ZAMAN YÖNETĐMĐ
ZAMAN
EVRENSEL BĐR KAYNAKTIR. KAYNAKTIR.
YERĐ DOLDURULAMAZ.
GENĐŞLETĐLEMEZ.
DEPOLANAMAZ.
2
ZAMANIN DEĞERĐ Orta düzey bir yöneticinin bir saatte en az on dakika dakikasını sını gereksiz faaliyetlere sarf ve israf ettiğini israf ettiğini düşünürsek, Bir satte on dakika, yöneticiler için günde ortalama 9 saatlik bir mesaiyi kabul edecek olursak, g n e a aı r ayıp eme r. Bu aynı zamanda haftada 7,5 saat, saat, ayda tam bir hafta hafta ve yılda da 8 haftadan daha fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelmektedir!
Zamanınız sizin hayatınızdır. 3
Zaman kavramı & önemi
Zaman nedir?
Zaman sahip olduğumu umuzz en en önem önemIiIi ve değerli hazinedir.
Vakit nakittir , Time is money veya Zeit ist Geld diyerek diye rek tüm dünya dünya insanları insanları zamanı zamanı paray parayla la eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir.
Zaman kavramı & önemi
ZAMAN çok değerli bir sermayedir.
ZAMAN mutlak kardır.
ZAMAN satın alınmaz.
ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz.
ZAMAN çoğaltılamaz.
ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider.
Doğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.
YAAMIMIZDAK AMIMIZDAKİ BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ ACABA NEDİR?
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı yukarı iki yüz yüz bin (200. (200.000 000)) planlanabilir saatle sınırlıdır sın ırlıdır.. İktisadi olarak yapılan araştırmaIara göre, bir insan toplam iş görebilmee gücünün ancak % 30 görebilm 30 - 40 ' nı kullana kullanabilmek bilmektedir tedir..
gidiyor?
Netleşmemiş hedefler, Planlamada yapılan hatalar hatalar,, Plansızlık, Önceliklere gerekli önemi verememe, Sürekli erteleme, Öze inememe, Detayla fazla uğraşma,
BİR GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? Bir günde 24 saat sa at vardır ve bu herkes için aynıd a ynıdır ır.. Farklı olan ise bu 24 saatin kullanış kullanı ş şeklidir. Aşağıdaki tabloda tabloda 24 saatin insanlar insanlar tarafından tarafından genelde genelde nasıl harcandı harcandığ ğı görülmektedir. FAALiYE FA ALiYET T
SÜRE (SAAT)
TEMIZLIK YEMEK SEYAHAT ÇALI ÇALI MA
1 3 2 8 + -------TOPLAM 22
Yukarıdaki tabloya göre bir gün içinde kendimize k endimize ayıracak 2 saat zamanımız kalıyor k alıyor.. Birde çalış çalışma saatlerinin genelde 8 saatin s aatin üzerinde olduğ oldu ğu düş düşünülecek olursa, elimizdeki iki saatin gittiğ gitti ği de görülmektedir.
ana noktada İş ve çaIışma zamanımızın kontroIü genel olarak üç ana toplanır. A - AMİR :ÇaIışma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır altındadır.. Bu süre içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz. B--S B -SİSTEM ::Çalı Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır. C--KEND C -KENDİMİZ : Ni Niha haye yet, t, çaI çaIıışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz. Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman , hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz.
“ BO DURMAYIP BİR İ YAPIYOR OLSANIZ BİLE, O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEML İ BIR İİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOA HARClYORSUNUZ DEMEKT İR.. “
“ NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL , NE İÇİN YAPT YAPTIIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.”
Zaman; Yerine geri
konması,
döndürülmesi, ,
depolanması, satın
alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.
Zaman Yönetimi
ZAMAN YÖNETĐMĐ NEDĐR? Başarılı zaman yönetiminin daha çok çalışmayla yada her günü son dakikasına kadar doldurup gece yorgun düşmek ile ilgisi yoktur.
Başarılı Zaman Yönetimi daha çok çalışmak değil daha Gün bittikten sonra geri dönüp yapılacak işler listesine baktığımızda tüm işlerin bitmiş ve yaklaşık 1 saat sonra bir dostunuzla akşam yemeği yiyebilmek için hala zamanınızın olduğunu görebilmektir.
AKADEMĐ
Yapılacak her iş için bir zaman . Zaman pahalıdır.
Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.
ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiy ikiye e ayır ayırab abil ilir iriz iz..
Đstemek, Başarmak Đçin ere
r; ma
rme
Başlamak Gereklidir.
çn
Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır.
Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.
Plânsızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma
Zaman Tuzakları
Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yet i verememe Dağınık masa ve büro düzeni
ZAMAN YÖNETĐMĐNDE ALIŞKANLIĞIN ROLÜ Öncelikle alışkanlık alışkanlık yollarınızı tek tek gözden geçirmelisiniz. geçirmelisiniz. Çalışırken düşünmeden otomatik olarak yaptığınız şeyler nelerdir?
Bunların hep yapılmış olması iyi şeyler miydi?
Alışkanlıklarının bir listesini yap. Bu sana kolay gelmeyecektir. Bunu ele almanın en kolay yolu günlük olarak ne yaptığınızın, ne zaman yaptığınızın, bir şeyi belli bell i bir bi r tarzda yapıp yapmadığınızın da kaydını tutmaktır. tutmaktır. Bu kayıtları bir hafta, tercihen daha uzun bir süre tutun sonunda bir bakışta alışkanlıklarını tespit edebileceksin.
ZAMAN YÖNETĐMĐNDE ALIŞKANLIĞIN ROLÜ Kayıtlarını fosforlu bir kalemle gözden geçir. Tekrar eden alışkanlıkların üstünü bu kalemle çiz aynı alışkanlığı aynı renkle işaretle. Daha sonra bulduğun alışkanlıkların bir listesini yap bu alışkanlıklar her zaman iyi midir ?
Cevabın EVET ise alışkanlığına devam et.
Cevabın HAYIR’sa ve; Aksiyondan
ziyade reaksiyona itiyor. Bu gerçekten kötü bir alışkanlık. Đstediğimi elde etmemi güçleştiriyor. Zamanıma mal oluyor. oluyor. Başkalarının zamanına mal oluyor. Bunu hep yanlış sebeplerle yapıyorum. . Değişemem.
Diyorsan mutlaka bu alışkanlığını değiştirmen gerekiyor. gerekiyor. Değişim kolay. Alışkanlık olduklarında olduklarından, n, tıpkı tıpkı anne – babasının babasının teşvik teşvik ettiği bir şeyi yapmamak için inatlaşan bir çocuğun çocuğun durumu gibi değişime direnecektir.
ALIŞKANLIK DEĞĐŞTĐRME PLANI 1.
Değiştirmeyi istediğin alışkanlıklarını belirle.
2.
Tavrını pozitif ayarla.
3.
Benimsemeyi istediğin yeni alışkanlığını tanımla.
4.
Yeni alışkanlık alı şkanlık başlatmak için gerçekçi bir hareket planı geliştir. geliştir.
5.
Benimsemek istediğin alışkanlığa alışkanl ığa göre davran.
6.
Alışkanlık haline gelene kadar yeni davranış kalıbına sıkı sıkıya bağlı kal.
7.
Planlı alışkanlık değişimi için yardım sağla.
8.
Harekete geç.
YENĐ ALIŞKANLIK OLUŞTURMAK
Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.
Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin yönetiminin temelidir temelidir.. Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır...
Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamama
Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı
Kolay olanı olanı Bildiğimizi
Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan
Başkalarının isteğini
Öncelikleri bilmek ve sıralamak... YAPMAYA ALI MI IZDIR...
Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım. Etkinliği artırmak için yollar aradım. Her hafta neler başarmak istediğimi planladım. Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım. Ani işler için zaman bıraktım. Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.
Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan alıkoyan erteleme; erteleme; ◦ Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren .
ERTELEMEK
Kendini Gereğinden Fazla Đşe Adamak
Đşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak . Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.
Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görüne i ir er. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.
Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman .
ACELECĐLĐK
Çalışma masalarının üzerinde o an ı ı u y şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşla yavaşlaması masına na neden olur. olur.
Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma
Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ili kin bir fikri olma an vasıfsız ki iler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.
Rutin ve Gereksiz Đşler
Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.
Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun, ◦ ◦ Normal süresini aşan ve ◦ Amacına ulaşmayan toplantılardır toplantılardır..
Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar
Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden oldu u ibi moralsizli e de ol açar.
Kararsızlık
Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını s en rsen z, a en z zarar g rece
Hayır Diyememek...
r
Dağınık masa
Dağınık masa; ◦ Yorgunluk, ◦ Verimsizlik, ◦ Baş edememe ss , ◦ Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, ◦ Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.
Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.
Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Zamanın yetmediğini, işimizin çok oldu ldu unu unu sö söyle lerr yak yakın ınıp ıp duru dururu ruz. z. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?
1.
Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.
2.
Yaptığınız işte işte daha etkin olmak.
3.
Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha .
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
Zamanı Đyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları
Kariyer planlaması planla ması Okumak Đl i im Dinlenme Düşünme
Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.
En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini azın azın.. Sür Süre e i ve ve so sohbet hbet konusu nusunu nu kaydedin. Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.
Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.
tespit etmeliyiz.
En Đyi Zaman
%100
En iyi zaman
0 8:00
Öğle
17:00
İ
T S E T N A
A Z Ç Ü
Gereklilik Testi Uygunluk Uygunluk Testi Testi Etkinlik Testi
Kesinlikle yapılmalı
Yapılmalı
Yapılması iyi olur
Öncelik Sırasına Koymak
KĐŞĐSEL ZAMAN YÖNETĐMĐ Kötü bir zaman yönetimi : ◦ Verimsizliğe ◦ Etkisizliğe ◦ Strese Yol açmaktadır. Đyi bir zaman yönetimi : ◦ Kendini organize organize etmeyi ◦ Diğerlerini organize etmeyi
sağlamaktadır.
48
KĐŞĐSEL ZAMAN YÖNETĐMĐ Zamanın sayısal değerleri açısından bütün insanlar eşit zamana sahiptir sahiptir.. Ancak, bireyden bireye farklıla an ola zamanın al ılanmasıdır.
Zamanın Algılanması ◦ Psikolojik koşullar ◦ Biyolojik koşullar ◦ Toplumsal oplumsal koşullar koşullar çerçevesi çerçevesinde nde şekillen şekillenir ir.. 49
KĐŞĐSEL ZAMAN YÖNETĐMĐ Zaman yönetimi hakkında düşünürken, üstesinden gelinecek en büyük engel,kavrama yönelik taşıyabileceğimiz olumsuz tavırdır.
.
Hiç yeterli zamanımız olmaz..... Đşler her zaman birikir.... Bunu daha fazla kaynakla yapabilirdim.....
Zaman yönetimi araçlarını ve tekniklerini kullanmaya başlamadan önce, zamanımızı yönetme becerimize dair olumlu tavır geliştirmemiz gerekir.
50
KĐŞĐSEL ZAMAN YÖNETĐMĐ
Örneğin:
“ Hiç yeterli zamanımız olmaz”.......... olmaz”.......... yerine , “Bu işi, zamanımı ve işi yeniden düzenleyerek yapabilirim” diyebiliriz. veya,
“ Đşler her zaman birikir” yerine, “ Đşler geçmişte birikirdi, ama bunun gelecek te de olmasına hazır değilim” diyebiliriz. Bunun altında yatan inanış, “ yapamamın” tersine
“yapabilirimdir”.
MUSTAFA AHİN
51
1.KENDĐNĐ 1. KENDĐNĐ ORGANĐZE ETMEK:
Planlayın,
Zamanı kontrol edin,
Görevlerinizi düşünün,
Ayırdedin,
Gereken zamana karar verin,
52
KENDĐNĐ ORGANĐZE ETMEK:
Önceliklere karar verin A = Çok Önemli B = Önemli C = Diğer Đş
Günlük Ajanda kullanın Günlük işleri yazın Randevuları/ Randevuları/ toplantıları yazın Önemli işleri sıralayın ( “A” zamanı) Masanızda bekleyen bekleyen işler için zaman ayırın 53
ÖNCELĐKLER MATRĐSĐ
ACĐL / ÖNEMLĐ
ÖNEMLĐ / ACĐL DEĞĐL
ACĐL / ÖNEMLĐ DEĞĐL
NE ACĐL / NE ÖNEMLĐ
KENDĐNĐ ORGANĐZE ETMEK:
Gelecek Planlaması için zaman ayırın Öncelikle odaklanmanızı sağlar Önemli sonuçlara ulaşmanızı sağlar Performanslarınızı daha kolay izlemenizi sağlar
Zamanınızı planladıktan sonra en sık karşılaşılan sorun buna bağlı kalabilmektedir.Bu sorun genellikle verimlilik/ etkinlik düşüşüne yol açan oyalanmalar/bölünmeler yüzünden ortaya çıkmaktadır. 55
Karar
Görecelik
Zamanlama
Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:
1.
Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin.
2. Gereksiz yere uygun olmayan faaliyetleri eleyin.
Mümkün olduğunca dağıtım yapın.
3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı
Zirve enerji zamanınızı optimum kullanın. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın.
programlayın.
Engellerin çoğunu mümkün olduğunca eleyin veya azaltın.
Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum. Günlük çalışmamı buna göre ayarladım. ayarladım. Telefon görüşmeleri görüşmeleri Sorumluluklarımı kapsayan kapsayan bir özet . Zamanımı Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım. Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.
Kendimizi Değerlendirelim
Plânlama Zaman Çer Çe rçe çeve vem m
Uzun V a del deli Hedef defler
K ısa V ade adeli Hed efl efler
Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler Aksaklıklar
Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri
Zaman Kaybettiriciler
Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.
Projeler Anlık işler Kendini geliştirme
Arka plân bilgileri
Bitirme tarihini belirleyin. Đlk önce sıkıcı olan işi yapın. Şimdi yapın! Ödüllendirme sistemi kurun. Đşleri küçük bölümlere ayırın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın.
Gecikmelerle Mücadele
KENDĐNĐ ORGANĐZE ETMEK:
Masa üstü düzeni
Masanızın üstünü mümkün olduğunca açık tutmalısınız.Bir çok insan için muhtemelen gerekli olan şeyler şunlardır: ◦ Telefon başka bir yere değil bu kutuya koymaya teşvik etmelisiniz. ◦ Yazdığınız yazıları koymak için bir sümen , ◦ Đş listeniz ve neler olup bittiğini takip etmenize yarayacak diğer belgeleri kapsayan ajandanız ◦ Bir okuma /Dosyalama /Havale kutusu. Bu kutunun içindekiler çok acil olmayan durumlarda ilgilenebileceğiniz işlerdir: 63
2.TELEFON GÖRÜŞMELERĐ
Çok Fazla
Çok Uzun
Basit bir tavsiyenin yeterli olacağı durumlarda, telefonun gereksiz yere size bağlanması zaman kaybına yol açar. Sekreterinizi uyarınız. kaynaklanmaktadır. Birini aramadan önce, görüşmek görüşmek istediğiniz noktaları listeleyin ve bunlara bağlı kalın. Ayrıca diğer tarafın da bu noktalara bağlı kalmasını sağlayın.
Bölünmeler
Rahatsız edilmek istemediğinizde, - Masa Masada dan n uzak uzakla laşı şın n - Sekreterde Sekreterden n telefonları telefonları bağlamamasın bağlamamasını/mesaj ı/mesajları ları not etmesini etmesini isteyin. 64
ERTELEMEK VE HAYIR D YEMEMEK
ERTELEMENĐN HAYATINDAKĐ ROLÜ Hayır diyememe problemin varsa sebebi genellikle hayır demekle kişiyi reddettiğini düşünmendir. Bununla beraber hayır dediğinde kişiyi reddetmiş olmazsın.
ERTELEMENĐN HAYATINDAKĐ ROLÜ Gelen evrak sepetinde yada masanda ucu kıvrılmış ve üzerinde kahve lekesi olan evrak var mı? Masanın çekmecelerinde saklanmış gizli bir şeyler var mı? Okunacak bir ı ın e raflarda tozlanmı mı? Đşe götürüp getirdiğiniz evrak çantanı mesken tutmuş dosyalar var mı? Gelen evrak sepetin göze batacak kadar dolu ve içindekiler uzun zamandan beri orada mı?
Cevabın EVET ise işini erteliyorsun…
HĐÇ BĐRŞEY ŞEY ERTELEMEK KADAR UZUN SÜRMEZ Bir görev için; Bakarak ve üzerinde düşünerek 5 dakika, Hemen o anda o işi neden yapmadığını haklı çıkarmak için 10 dakika, Yapman gerektiğin halde neden yapmadığını dert etmek, için 5 dakika, Kendine Kendine işin neden yapılmadığını inandırmak için 10 dakika, , olarak tahmin edersek;
Đşi yapmamak için 60 dakika harcadığını göreceksin.
Şimdi Düşün o iş 60 dakikadan daha uzun mu sürerdi?
Hiç bir şey ertelemek kadar uzun sürmez…
Etkili Zaman Yönetimi Đçin Tavsiye Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. 2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. 1.
.
dikkatle yaklaşın. 4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. 5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.
ERTELEME Erteleme, insanı güçsüz düşüren, aciz bırakan bulaşıcı bir hastalıktır. hastalıktır. En kötüsü, bir alışkanlığa ve yaşam biçimine dönüştürülmesidir. Bir işi ertelemenin nedenleri pek çok ve çeşitlidir. Bazıları şunlardır: u ş ço y , nere en aş ayaca ımı em yorum Bu iş, çok güç bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapaca ğımı bilemiyorum!? Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor! Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok Sabah/öğleden sonra ilk saatlerde işe başlamakta güçlük çekiyorum İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum! Erteleme krizinden sonra, kendinizi sorgulayın.
MASANIZ VE ÇALIMA ALANI Yöneticilerin üçte birinin, düzensizlik sorunu bulunmaktadır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır.
Gelen bel elerle ba a ıkmak Asıl sorunu bulmak Her şeyi niye masanın üstüne koyuyorsunuz? Dosyalama sistemleri Yetersiz destek
ALIKANLIKLAR Alışkanlıklar yaşamın yapı taşlarıdır. Alışkanlıklarımız olmaksızın bu biçimde yaşayamayız. Fakat bize zamanı harcatan alışkanlıklarımızı değiştirmeli yada terk etmeliyiz.
Alışkanlıklarınızı nasıl değiştirebiliriz; tirebiliriz; •
Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın.
•
Bir anda çok şey değiştirmeye kalkmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin.
•
Yeni davranışınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin.
•
Asla ve asla ayrıcalık kabul etmeyin.
•
Sonuçların aniden düzelmesini beklemeyin hayal kırıklığı olur. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir.
Başarı için planlama •
Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmalıyız.
•
Planlamada, ani ve acil i şler için zaman toleransı bırakın ama bu boşluğu rezerv işlerle besleyin.
Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz?
NEFRET
Eğer herhangi bir işten nefret ediyorsan o işi uzun uzu n vadeli götürecek doğru kişi olup olmadığını kendine sor.
Nefret ettiğin biri işi yapmanın en iyi yolu yo lu kendine rüşvet vermektir. Eğer bu işi şimdi yapar ve yaklaşık yarım saat içerisinde bitirirsem, o zaman;
Tercih ettiğim başka bir şeyi yapabilirim. Ara verebilirim. Kendime mükafat olarak kazandibi ısmarlarım Kendimi fevkalade mutlu hissederim.
ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDI ĞI AVANTAJLAR :
Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. faaliyetlerdir. Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu i inde inde da daha ha etkin etkin kıla kılarr. Yazılı plan sayesinde, sayesinde , belirlenen belirlene n hedeflerde hedeflerd e daha az sapmalar olur, Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. ır. Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar.
3.TOPLANTILAR
Toplantıyı oplantıyı düzenlemeden düzenlemeden önce şunları şunları göz önünde bulundurun:
1.Toplan 1.Toplantıya tıya ihtiyacınız ihtiyacını z var mı? Bu sizin ve diğerlerinin zamanının en şekilde kullanımı mıdır? 2. Toplantılarının Toplantılarının çoğunun başlangıç ve bitiş saatini gösteren hazır bir gündemi olmalıdır. 3. Toplantı sırasında gündeme bağlı kalınıp kalınmadığını veya zamanın israf edilip edilmediğini düşünün. Neleri başardığınızı sonradan gözden geçirin. 78
4.HAYIR DĐYEMEMEK
Yardım gerektiğinde/istendiğinde, insanlar genellikle genellikle hayır demeyi zor bulurlar bulurlar.Y .Yardım ardım istendiğinde bunun ne kadar önemli/ acil o u unu ve yar ım e ece aş a r er n n olup olmadığını düşünün.
MUSTAFA AHİN
79
5.YÖNETĐCĐNĐN ĐSTEKLERĐ Yöneticiniz sizden acil bir iş istediğinde: Ne kadar acil olduğunu, ör: Son teslim tarihinin ne olduğunu, Di er i lere öre önemini Đşin kişisel olarak sizin tarafınızdan yapılması gerekip gerekmediğini yoksa başka birilerine havale edip etmeyeceğinizi belirleyin.
80
6.DĐĞERLERĐNĐ ÖRGÜTLEMEK “ Đşi delege etmeyi öğrenin” Đşlere bakarken şunları dikkate alın :
Başkasına delege edebilirmiyim ? Ekibinizde sizden başka kimin bu işi yapabilecek yeteneği olduğuna karar verin.
81
DELEGE ETMEK (DELEGASYON)
Delege Etmek:
“ Sorumluluğu elinizde tutarak,emrinizdekilere tutarak,emrinizdekilere bir i için sorumluluk ve bunu yapmaları yapmaları için yetki vermektedir.”
MUSTAFA AHİN
82
DĐĞERLERĐNĐ ÖRGÜTLEMEK Karar verdikten sonra : ◦ Kişiye kısaca bilgi verin ◦ Onu eğitin ki doğruyu öğrenin ◦ Güven verin ◦ Ne kadar süreceğine karar verin ◦ Elinizi işten çekin ama gözünüzü açık tutun ◦ Tavsiyelerde bulunmaya hazır hazır olun ◦ Temel noktaları kontrol edin MUSTAFA AHİN
83
ZAMAN YÖNETĐMĐ SORUNLARI
1.Zaman Maliyeti: Zamanı paraya eşit olarak düşünmeye düşün meye başlayana kadar, kadar, onu on u bedava vermeye devam edeceğiz. Zamanı parasal, değerlerde düşününce, onu yönetirken daha dikkatli olmaya başlayabiliriz.
MUSTAFA AHİN
84
ZAMAN YÖNETĐMĐ SORUNLARI 2.Zamanı Đsraf Eden Şeyler Hepimizn zamanını harcayan harcayan görevlerimiz veya engellerimiz vardır. Bunları sık, sık hayatın gerçekleri olarak kabul eder ve bir şey yapmayız.
85
ZAMAN YÖNETĐMĐ SORUNLARI 3.Sürüncemede Bırakmak Bunu: ◦ Özellikle kişileri duyarlı veya duygusal durumlara sokacak hoş olmayan işleri ertelemek için ◦ Gündelik iş kalıbımıza doğal olarak uymayan zor veya büyük görevlerden kaçınmak için ◦ Özellikle sonucun belirsiz olduğu veya bir hata olduğunda ne yapacağımızı bilmediğimiz, alışık olmadığımız faaliyetlerden kaçınmak için yaparız.
86
ZAMAN YÖNETĐMĐ SORUNLARI Sürüncemede bırakmanın temelini oluşturan sebepler: ◦ Öz güvenimiz hakkında şüphe etmek ◦ Başarısızlık veya reddedilme korkusuna yol açan ◦ Ortaya çıkan büyük bir teşvik veya heyacan ◦ Sürünceme de bırakma performansımızı ve başarıya ulaşma şansımızı güçlü bir şekilde engellemektedir.
87
ÖZET:
Zaman Yönetimi, etkin olabilmek için geliştirilmesi ve rafineleştirilmesi gereken bir dizi beceridir.Zamanı yönetirken akılda tutulması gereken beş temel nokta vardır. ◦ Etkinlik – Zamanı Zamanı sizin için önemli olan projelerde kullanmak ◦ , taleplere cevap verebilir ve bölünmeler için hazırlıklıdır. ◦ Gözden Geçirme – Yaptığınız aptığınız şeyi ve bunu nasıl yaptığın yaptığınızı ızı düzenli olarak kontrol edin ◦ Odaklanma - Ne Neyi yin n öne öneml mlii oldu olduğu ğu ko konu nusu sund nda a net net bir bir fikirle başlayın ve zamanınızı öncelikli kalemlere harcayın. ◦ Taahhüt - Herhangi bir zaman yönetim sistemi, enerji yatırımını ve bunu etkin olarak çalıştırmayı sürdürmek için karallılığı karallılığ ı gerektirir gerektir ir..
88
PLANLAMA Nereye gideceğine karar vermemiş bir kaptan için hiçbir rüzgar elverişli değildir.
89
PLANLAMA Bazı planlama çeşitleri şunları kapsamaktadır:
Ajandanızı, geleceğe yönelik iş
planlamak için, fırsatları tanımlamak
kullanabilirsiniz.
Günlük olarak “yapılacaklar” listesi hazırlayın. Bu, sizin sadece zaman doldurmadığınızı aksine hedeflerinizi doğru hareket ettiğinizi kesinleştirir
90
ZAMAN KAZANDIRICILAR
Zamanın Zamanın farkında olun: “ sadece 5 dakika”lar toplanınca bir sürü zaman zaman eder eder. “Hayır” demeyi öğrenin, on tes im tari ini renin on tes im tarihini belirleyin, Masanızı toplayın, Gravyer tekniği (Swiss Cheese Technique): Kızamık, Ener Enerji ji Düze Düzeyl yler eri, i, 91
ZAMAN KAZANDIRICILAR KAZANDIRICILAR--2 -2
Kısa sohpetleri azaltın Đşi havale edin, Đşte veya iş dışında beklerken vaktinizi daha verimli kullanın, Tarihi geçmiş malzemeyi atmak için atık kağıt kutsunu düzenli olarak kullanın, Şimdi yapın: Bir şeyi ertelediğinizde, bu gecikmenin gerçek maliyetini düşünün,
92
ZAMAN KAZANDIRICILAR KAZANDIRICILAR--3 -3
Đnsanlardan saatinde gelmelerini isteyin Gerçekçi günlük hedefler belirleyin Toplantılara katılıp katılmamanız gerektiğini sorun ş nme ç n zaman ayırın Bir seferde tek işle uğraşın Sorunla Sorunları rı çözme çözmek k için için acele aceleden den kaçın kaçının ın – bu , sonunda daha çok zaman alabilir. Müdürünüzün boş olduğu zamanları belirleyin 93
TOPLANTILARDA YAPILMASI GEREKENLER
Toplantı süresi mümkünse iki saatle sınırlanmalı; Toplantı odası çok önceden ayırtılmalı; Toplantıyla ilgili belgeler katılımcılara önceden verilmeli: malzemelerin toplantıdan önce yerinde olması sağlanmalı; Toplantı sırasında aralıklarla gündeme işaret edilmeli; Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kişiler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır bulunmaları sağlanmalı;
94
TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER
Toplantıya katılanların sayısı s ayısı mümkünse l0’u aşmamalı;
Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı;
Haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri maddeler i öngörülenden daha
Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı;
Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı
Gerektiğinde "Bu toplantıyı niçin niç in yapıyoruz" sorusunu sormaktan çekinilmemeli; Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır. 95
KISSADAN HİSSE : Adamın biri ormanda doIa şırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImi ş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür. Adam ormancıya yakla şır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile i şini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Afedersiniz, testereniz testereniz kör ve siz hala kütü ğü kesmeye, parçalamaya çaIı şıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜÜNDÜNÜZ MÜ?” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir.
TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?
Bu dünyada başarılı olmak için ne istediğini bilmen lazım. Ne istediğini bilmezsen elde ettiğinde anlayamazsın.
Hayatını kontrol altına almak basit Bir parça kağıda 5 yıl içinde ne yapmak yapmak istediğini yaz ve…
Sonrada ne gerekiyorsa yap.
HAYATININ KONTROLÜNÜ ELĐNE AL
En Yükseğe Erişmek Đsterseniz, En Aşağıdan Başlayın. P. CYRUS
