www.referat.ro
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Proiect versus program Proiectul se focalizeaza pe scopuri clar definite, specifice, unice,spre deosebire de programe care abordeaza tematici vaste, domenii, problematici generale din sectoare de activitate sau ale vietii economico-sociale. Programele au in vedere imbunatatirea parametrilor unei zone de influenta si sunt formate, de cele mai multe ori, dintr-o multitudine de proiecte. Prin comparatie, programele au o sfera de cuprindere mult mai ampla decat proiectele si se bazeaza pe obiective generale care au ca rol principal introducerea unor schimbari in mediul vizat. Proiectele au obiective specifice concrete si atunci cand fac parte dintr-un program, au rolul de a transpune obiectivele generale ale programului in moduri concrete de realizare. Programele sunt mai generale si constituie suportul pentru dezvoltarea de proiecte. Exista programe care sunt defalcate la randul lor in subprograme; acestea devin programe pentru categoria de proiecte carora li se adreseaza sau pot fi defalcate in alt nivel de subprograme. Ansamblul structural-teoria turnului. Teoria japoneza asupra managementului proiectelor propune o structua de turn pentru Sistemul Abilitatilor Practice pentru Managementul Proiectelor.Conform acestei teorii componentele de baza ale managementului sunt foate importante in activitatea de conducere a proiectelor.Aceste componente sunt: -managementul strategic; -managementul financiar; -managementul sistemelor; -mg. organizatiei; -mg. obiectivelor; -mg.resurselor; -mg.riscului; -mg.tehnologiei informatiei; -mg.relational; -mg.valorilor; -mg.comunicarii.
1
www.referat.ro
Elementele fundamentale utilizate in managementul programelor sunt: -misiunea-definirea misiunii de ansamblu a programului si efectele pe care realizarea acesteia le va genera asupra mediului vizat; -arhitectura-evidentiaza componentele sistemului (proiectele)si legaturile dintre acestea pentru a forma un ansamblu apt sa conduca la realizarea misiunii. -comunicarea -mediu (spatial virtual) care permite integrarea proiectelor si implicarea profesionistilor in realizarea programului; -evaluarea –evaluarea programului pe baza valorilor precizate si ulterior realizate; Caracteristici ale programelor: -profilul; -strategia; -arhitectura; -platforma; -ciclul de viata; -factori de succes. Factorii implicati in proiecte stakeholders Un stakeholders reprezinta o persoana sau o entitate (cu sa fara personalitate juridica) care poate castiga sau pierde ceva ca urmare a realizarii proiectului. In cadrul stakeholderilor sunt inclusi toti cei care au un beneficiu sau un dezavantaj atat in timpul realizarii proiectului, cat si a rezultatelor obtinute ca urmare a realizarii proiectului. Exista trei factori importanti referitor la stakeholderi care trebuie cunoscuti: -aria de interes a stakeholderilor (rezultate specifice,sarcini speciale); -contributia stakeholderilor (resurse cum ar fi: munca, finante,alte angajamente pozitive sau negative); -asteptarile stakeholderilor (rezultate concrete, recompense, efecte) Din categoria stakeholderilor principali fac parte ; finantatorul, sponsorul, adica entitatea care sustine financiar realizarea proiectului. Un alt stakeholder principal il constituie echipa proiectului, in esenta fiecare membru al echipei, care trebuie sa-si cunoasca sarcinile care le revin, rezultatele pe care trebuie sa le obtina.
2
www.referat.ro
O alta categorie de stakeholderi o constituie beneficiarii directi si indirecti ai proiectului care trebuie sa-si faca o ideie asupra rentabilitatii fondurilor investite. Din categoria stakeholderilor secundari fac parte : furnizorii de materii prime, materiale si servicii, institutii ale statului cu care proiectul intra in legatura, reprezentanti ai societatii civile si organizatiilor neguvernamentale interesate in obiectivele si rezultate proiectului, reperzentanti ai mass-media, etc. Proceduri necesare Aprobarea proiecteor nationale se realizeaza in moduri diferite, in functie de importanta si impactul temei, dar si de nivelul bugetului alocat. Proiectele nationale sunt aprobate si finantate prin doua metode: - licitatia de proiecte; - competitia de proiecte; 1.Procedura licitatiei de proiecte-etape: -pregatirea consta in selectarea unui grup de experti independenti care vor analiza aspecte legate de oportunitatea proiectului; -metodologia de licitatie. Grupul de experti elaboreaza metodologia de licitatie si stabilesc documentatia proiectului care cuprinde toate informatiile necesare intocmirii dosarului de licitatie de catre solicitanti, precum si criteriile si procedura de licitatie; -structura participantilor si beneficiarilor.Se vor preciza toti factorii implicati , finantatorii, beneficiarii . -analize/studii. Pentru proiecte mari si compelexe se vor solicita si studii de fezabilitate sau analie economico-financiare. Intocmirea acestor studii va face subiectul unei licitatii preliminare sau a unor alte contracte. -definitivarea presupune evaluarea metodologiei de reprezentantii finantatorilor si a beneficiarilor; - aprobarea finala reprezinta momentul luarii deciziei la lansarea licitatiei, lansarea efectiva si inceperea procedurilor de selectare a proiectului in masura sa atinga obiectivele propuse. Etapele procesului de adjudecare prin licitatie: -anuntarea licitatiei; -colectarea propunerilor-procesul de depunere si inregistrare a dosarelor; -verificarea administrativa: -redactare, nr. de exemplare, achitarea taxelor; -evaluarea pe baza unei metodologii; -ierarhizarea-pozitionarea in ordine descrescatoare a punctajelor obtinute e toate proiectele evaluate;
3
www.referat.ro
-negocierea-solicitarea de documentatie suplimentara si prezentarea contractului de finantare, discutii si clarificari suplimentare. 2.Procedura competitiei de proiecte. Competitia de proiecte se deosebeste fundamental de licitatia de proiecte prin faptul ca nu se stabileste aprioric o tema de proiect, ci numai tematica generala la care trebuie sa raspunda aceasta. Etapele procesului de adjudecare prin competitie: -idei de proiect: -apreciere; - analize/studii; - evaluare impact; -ierarhizare -negociere -decizie finala -adjudecare
Elementele fundamentale ale proiectelor Proiectul reprezinta un instrument prin intermediul caruia devin operationale elemente din strategiile propuse si sunt atinse obiectivele acestora. Proiectele pot indeplini roluri multiple. Cele mai frecvente sunt: -de solutionare a problemelor sau de ameliorare a situatiilor constatate daca nu este posibila o eradicare a acestora , in cadrul diferitelor institutii sau organizatii de stat sau private; -de pregatire a personalului care va desfasura noi tipuri de activitati(reorientare profesionala) sau va actiona in contexte diferite (retehnologizare); -de informare a publicului asupra unor evenimente ce vor avea loc si a modului in care acesta trebuie sa se comporte; -de concretizare a ideilor care pot conduce la intarirea valorilor democratice si pot contribui la o dezvoltare durabila economico-sociala. Tipologia proiectelor -in functie de sursa de finantare: nationale, intrernationale, mixte -in functie de procedurile de atribuire a fondurilor:de finantare prin licitatie, prin competitie de proiecte, prin cereri in ordinea depunerii si acceptarii, prin prioritizare, prin acceptare.
4
www.referat.ro
-in functie de natura obiectivului principal: de investitii, de cercetare, de dezvoltare, de organizare, de restructurare, de consultanta; -in functie de caracterul sectorului care beneficiaza de rezultate: de afaceri, economice, sociale, educationale, culturale, de mediu, de securitate. O alta tipologie este legata de mediul proiectelor: -mediul fizic: cadrul natural; -mediul economic si financiar; -mediul institutional si public; -mediul socio-cultural Stabilirea obiectivelor proiectelor. Obiectivele ce deriva din misiunea proiectului poarta denumirea de: - obiective specifice ( ce trebuie realizat, cum, la ce standard de calitate). Acestora li se adauga alte doua categorii: -obiective de costuri: resursele financiare, umane, materiale; -obiective de timp (durata, finalizarea); Caracteristicile proiectelor: -unicitatea consta in faptul ca scopul (misiunea) unui proiect este nerepetitiva. Prin caracterul de unicitate se incurajeaza ideile noi, abordarile diferite, inovarea si creativitatea; -caracterul temporar deriva din faptul ca proiectele au o durata stabilita (inceput-finalizare); -incertitudinea este datorata faptului ca proiectele au caracter de nouate si reprezinta asumarea misiunii in conditii specifice. Riscul consta in lipsa unor informatii, nesiguranta surselor, modificarea unor factori. Ciclul de viata al unui proiect cuprinde urmatoarele etape: -initiere (se identifica nevoia , probleme si se analizeaza oprtunitatea derularii proiectulu; -conceptualizarea(se stabilesta misiunea, obiectivul general si cele specifice); -elaborare/dezvoltare ( resurse, buget, timpul de realizare); -realizare/implementare ; -incheiere-momentul finalizarii Pasii procesului de derulare a proiectelor. -identificarea nevoii/problemei specifice; -analiza oportunitatii proiectului si a resurselor disponibile; 5
www.referat.ro
-formularea ideii proiectului; -elaborarea documentatiei pentru fundamentarea deciziei de finantare; -evaluarea documentatiei; -luarea deciziei de finatare si alocarea fondurilor; -realizarea proiectului; -raportul proiectului; -evaluarea rezultatelor proiectului; -inchiderea proiectului. Cerintele fundamentale ale unui management al proiectului modern si performant: -eficienta- raportul valoric intre rzulatetele obtinute si resursele utilizate pentru obtinerea acestora Aceasta inseamna minimizarea pierderilor, utilizarea informatiilor despre piata, analiza lanturilor de distributie, combinatii inedite de tehnologii, tehnici, solutii. -eficacitate-indicator care reprezinta raportul dintre rezultatatul final al proiectului si satisfactia produsa..Satifactia poate apartine beneficiarului sau fianatorului, sau ambilor, dar si echipei proiectului. Reprezinta raportul dintre rezultatele obtinute si rezultatele preconizate. -profesionalism –presupune utilizarea metodelor si procedurilor adecvate, respectarea standardelor de etica dar si cele sociale. Se refera la respectarea legilor locale, internationale, a standardelor, practicilor de finantare si de derulare a proiectului.
INITIEREA SI IMPLEMENTAREA PROIECTELOR 1.Analiza oportunitatii proiectelor Orice proiect prezinta: -un aspect functional-relativ sau contextual ; -un aspect tehnic-ralativ la solutiile tehnice disponibile; -un aspect operational-relativ la costurile si caracteristicile operationale implicate. Stabilirea oportunitatii ideii care va constitui obiectul proiectului, precum si obiectivele atinse prin realizarea acestuia sunt rezultatul unui proces complex de analiza si sinteza care cuprinde: 6
www.referat.ro
-analiza situatiei existente; -identificarea necesitatilor; -analiza problemei; -stabilirea prioritatii propunerilor; -definirea obiectivului general al proiectului; -consultarea cu factorii implicati; -determinarea existentei posibilitatilor tehnice si tehnologice de realizare a proiectului; -determinarea existentei si disponibilitatii resurselor umane necesare realizarii proiectului. 2.Analiza SWOT(Strengths, weaknesses, Opportunities, Threats) este una din cele mai cunosute si utilizate metode de analiza prin care se evidentiaza: -puncte tari: elemente legate de claritatea actiunilor, logica si sistematizarea acestora, gradul de flexibilitate, abilitatea de a lua decizii prompte, nivelul, structura si modul de repartizare al resurselor, performantele echipei, calitatea tehnologiilor si echipamentelor; -puncte slabe: neclaritatea sau insuficienta obiectivelor stabilite, experienta redusa a managementului, lipsa anumitor resurse, tehnologii invechite, echipa restransa sau slab pregatita si nemotivata, structuri decizionale greoaie, lipsa flexibilitatii si a posibilitatii de adaptare la cerintele noi ale mediului. -oportunitati: finantari nerambursabile, nationale sau internationale, acordarea unor facilitati pentru credite, productie, constructii, resurse umane, aparitia de noi piete; -riscuri: anularea unor prevederi stimulatoare, stabilirea unor constrangeri (fiscale, legislative, normative), restrictionarea accesului la unele resurse, reducerea puterii de negociere, reglementare saau dereglementare a sectorului, cresterea concurentei. Prin analiza SWOT sunt evidentiate aspecte din mediul : -intern, extern, concurential 3. Fezabilitatea proiectelor. Studiul de fezabilitate trebuie, pe baza unor metode si tehnici, sa probeze clientului ca poate lua decizia de a realiza proiectul respective sau sa renunte la acesta. Principalele conditii si criterii de a judeca studiul de fezabilitate evidentiaza daca solutile care se intrevad sunt: 7
www.referat.ro
-tehnic operationale; -economic realizabile(acceptabile); Obiectivele concrete ce trebuie avute in vedere la elaborarea studiilor de fezabilitate sunt: -economisirea de mijloace; -redresarea economica a organizatiei; -conturarea unei strategii pe termen mediu sau lung; -evidentierea unor aspecte care se pot referi la evaluarea intreprinderii prin: evaluarea patrimoniului, a cifrei de afaceri, capitalului social,a profitului, productivitatii, locurilor de munca. Rezulatele de ansamblu ale procesului de elaborare a studiului de fezabilitate se materializeaza in: -justificarea proiectului, -raportul de impact al proiectului; -calendarul estimativ si definirea etapelor semnificative; -indicatorii de rentabilitate si eficienta. Continutul studiului de fezabilitate: -date de identificare:denumire, adresa, telefon, anul infiintarii, cod fiscal, forma juridica, capitalul social, domenii de activitate, principalele produse, lucrari, servicii, segmentul de piata acoperit, forma de proprietate a terenului, .. -studii premergatoare: prognoza produselor sau serviciilor, prognoza tehnologiilor, si a performantelor, marketingul previzional: studii de piata, conditii de export, vanzari, distributia produselor. -analiza diagnostic: realizarile perioadelor trecute. -variantele propuse de dezvoltare si/sau restructurare studiate sau de rezolvare a problemei; -analiza eficientei variantelor studiate; -analiza riscului si senzitivitatii care cuprinde analiza incertitudinii, riscului, si sensibilitatii variantelor la apritia unor schimbari; -indicatori economici privind:rentabilitatea, eficienta, eficacitatea proiectului. 4. Posibile deficiente in managementul proiectelor a. Deficiente in fundamentarea proiectului: -stabilirea confuza a obiectivelor: -stabilirea unui nivel de asteptare foarte ridicat; b. Deficiente in planificarea proiectului: 8
www.referat.ro
-planificarea neuniforma pe diferite nivele; -prea multa birocratie; -planificarea prea optimista a timpului, a costurilor, altor resurse; -supraevaluarea capacitatilor membrilor echipei; -ignorarea unor aspecte in planificare; -necunoasterea riscurilor sau neluarea acestora in calcul. c. Deficiente in organizarea proiectului: -nu au fost avute in vedere alternative organizatorice pentru proiect; -distribuirea responsabilitatilor nu este definita si principiile colaborarilor sunt neclare; -imposibilitatea mobilizarii resurselor atunci cand este nevoie; -managerii de linie nu sunt implicate si echipa nu este motivata; -managerul de proiect este mai degraba un tehnocrat si mai putin un manager. d. Deficiente in controlul proiectului: -neintelegera rolului procesului de control si a diferentei intre monitorizare si control; -lipsa sincronizarii intre plan si rapoartele de executie; -lipsa autoritatii formale a mangerului in conditiie existentei responsabilitatilor; e.Deficiente in executia activitatilor proiectului. -complexitatea coordonarii unei varietati de resurse supra sau subevaluate; -neintelegera completa a sarcinilor de catre persoane neobisnuite sa coopereze la realizarea lor; -aspecte tehnice prea complicate , greu de inteles pentru utilizatori; -obiective neclare; - schimbari de plan sau specificatii necontolabile; -controlul calitatii este inadecvat. 5.Planificarea proiectului In cadrul unui proiect activitatea de planificare se refera la un sistem de planuri, astfel: -planificarea costurilor; -planificarea resurselor: umane, materiale, tehnologice; -planificarea jaloanelor: document sintetic care cuprinde momentele importante din evolutia proiectelor; -planul calendaristic-planificarea in timp a desfasurarii activitatilor proiectului, inceperea, durata si terminarea proiectului. -planul de calitate-cuprinde standardele de calitate care vor fi asigurate; 9
www.referat.ro
-planul amplasarii:pozitia constructiilor, situatie de amplasament; -planul anual al proiectului; -planul proiectului sau masterplanul contine un maximum de cuprindere a atributiilor tuturor participantilor; -planul strategic al proiectului. Planul proiectului reprezinta ansamblul planurilor menite sa ofere o imagine concreta a modului de transpunere in practica a proiectului; Planul strategic al proiectului are ca scop precizarea activitatilor care vor conduce la realizarea fiecarui obiectiv specific al proiectului si rezultatele preconizate a fi obtinute la finalul fiecarei activitati.
6.Costurile proiectului Una din constrangerile proiectului este aceea a resurselor. Resursele implicate intr-un proiect sunt fiananciare, materiale, umane, informationale. In contextul derularii proiectelor se disting trei etape: -finantarea-este direct legata de aprobarea realizarii proiectului si deci de accesul la resurse; -estimarea costurilor -reprezinta planificarea resurselor proiectului astfel incat sa asigure desfasurarea activitatilor acestuia.; -decontarea-este procesul de validare si acceptare a cheltuielilor efectuate pe baza rezultatelor obtinute; Sursele de finantare sunt multiple. Formele de finantare sunt in functie de modul in care sunt alocate sumele, si anume: -prin licitatie; -prin cereri de finantare. Etapele procesului de licitatie: -anuntarea publica a licitatiei. Se face publica intentia de finantare. Sunt prezentate toate datele necesare pentru ca posibilii oferanti sa intocmeasca documentatia necesara participarii la licitatie. -depunerea proiectelor: pana la data limita stabilita, cei interesati in obtinerea finantarii sau contractarea realizarii proiectului pot depune ofertele. -verificarea administrativa: se procedeaza la inventarirea proiectelor depuse, verificarea procedurilor si a documentelor; -evaluarea: se evalueaza si se ierarhizeaza proiectele in functie de punctajele obtinute(lista lunga). 10
www.referat.ro
-selectia.Se selectioneaza primele propuneri care prezinta avantaje tehnice si economice care sa conduca la atingerea obiectivelor. -contractarea finantarii.In cazul alocarii fondurilor prin licitatie beneficiarul finantarii nu poate fi decat castigatorul licitatiei. Cererile de finantare reprezinta propunerea realizarii unor proiecte si obtinerea finatatarii acestora, in cadrul organizatiei, din diferite surse, proprii sau atrase. Etapele procesului de solicitare a finantarii in cadrul programelor nationale sau internationale: -anuntarea publica a finantarii. -depunerea cererilor; -verificarea administrativa; -evaluarea ; -selectia; -contractarea finantarii; Etapele procedurii de aprobare a proiectului in cadrul unei organizatii sau firme. -prezentarea propunerii; prezentarea ideii proiectului si a obiectivelor generale; -agrearea ideii: obtinerea acceptului de principiu pentru intocmirea documentatiei; -intocmirea documentatiei proiectului; culegerea datelor necesare pentru elaborarea documentatiei care sa prezinte modul in care managerul de proiect isi propune sa realizeze obiectivele propuse; -dezbaterea proiectului ( a documentatiei in fata factorilor de decizie); -completarea/inglobarea observatiilor. -aprobarea proiectului; -decizia de incepere a proiectului-adica obtinera documentului care atesta aprobarea realizarii proiectului. Incheierea acordurilor de finantare se face pe baza contractelor de finantare care care sunt: -notificarea; -contractarea directa; -negocierea; Notificarea este o scrisoare oficiala prin care se comunica solicitantului finantarii ca a fost aprobata finantarea si ca cererea de finantare,
11
www.referat.ro
documentele anexate acesteia constituie contractul de finantare sau enexe la contractul cadru de finantare. Negocierea directa reprezinta procesul de armonizare a intereselor celor doua parti contractante in vederea obtinerii unei intelegeri finale acceptabila pentru fiecare dinre parti. Contractul de finantare reprezinta acordul de vointa intervenit intre finantator in calitate de contractor si finantat in caliate de contactant, prin care sunt perfectate conditiile de acordare a finantarii si obligatiile partilor. Decizia de finatare se face pe baza unui set de indicatori: -marja comerciala=venituri- costul marfurilor; -productia exercitiului=venituri din vanzarea productiei+variatia productiei stocate+ productie de imobilizari; -valoarea adaugata= productia exercitiului+ marja comerciala-consumurile exercitiului provenind de la terti; -excedentul brut de exploatare= valoarea adugata+ subventii de exploatareimpozite,taxe, alte varsaminte- cheltuieli cu personalul; -rezultatul exploatarii=excedentul brut din exploatare-alte venituri din exploatare-amortizari si provizioane-alte cheltuieli de exploatare; -rezultatul exceptional=venituri financiare-cheltuieli finaciare; rezultatul current =rezultatul exploatarii +venituri financiare -cheltuieli financiare. Pe baza acestor indicatori se pot calcula rate de rentabilitate: -rata marjei comarciale =(marja comerciala/venituri din vanzari de marfuri)100; -rata valorii adaugate =( valoarea adaugata /productia exercitiului) 100; contributia factorului uman =(cheltuieli cu personalul / valoarea adaugata) 100; -remunerarea intreprinderii=(profit+amortizarile)/valoarea adaugata *100; -rata excedentului brut al exploatarii =excedentul brut din exploatare/productia exercitiului*100; -rata rentabilitatii rezultatului exploatarii =rezultatul exploatarii/venituri din exploatare*100; -rata rentabilitatii rezultatului curent =rezultatul curent/venituri curente*100; - rata rentabilitatii rezultatului brut = rezultatul brut/venituri totale*100; -rata rentabilitatii comerciale (a vanzarilor) si variatia acesteia =profitul brut/venituri din vanzari*100; -rata rentabilitatii resurselor consummate =profit brut/total resurse consummate* 100; -rata rentabilitatii financiare =profit brut/capitalpropriu*100; 12
www.referat.ro
-coeficientul de indatorare =raportul dintre capitalul propriu si capitalul imprumutat; -pragul de rentabilitate (punctul critic) =cantitatea minima de produse necesare a fi realizate si vandute pentru a acoperi cheltuielile totale; Pentru alte tipuri de proiecte se pot utiliza indicatori de renatbilitate de tipul: -numar total de beneficiari directi; -nr. total de beneficiari indirecti; -costul mediu pentru crearea unui loc de munca; -costul mediu necesar pregatirii unei personae; -costul mediu unitar pentru reabilitarea unei structuri; -impactul social; -impactul de mediu; Eficienta este exprimata ca un raport EFFORT /EFECT. Exista trei indicatori de eficienta ai proiectului general acceptati si anume: -valoarea prezenta neta calculata ca diferenta intre profiturile nete viitoare aduse de proiect si valoarea invesitiei initiale; -indicele profitabilitatii calculate ca raport intre profiturile nete viitoare si valoarea investitiei initiale; -rata interna de rentabilitate care reprezinta valoarea coeficientului de actualizare la care valoarea prezenta neta devine zero. Bugetul de cheltuieli imbraca trei forme: -situatia necesarului de resurse finaciare aferente fiecarei activitati ce urmeaza sa fie efectuata; -bugetul de venituri si cheltuieli; -fluxul de numerar(cash flow); Din punct de vedere al categoriilor de cheltuieli trebuie retinut ca exista trei categorii : -cheltuieli cu investitiile; -cheltuieli curente (regie, delasari); -cheltuieli cu forta de munca; Decontarea cheltuielilor Existe mai multe aspecte ce trebuie urmarite in procesul de executie bugetara: -respectarea procedurilor si metodologiilor de selectare a furnizorilor si incheierea contractelor; 13
www.referat.ro
-efctuarea platilor pe baza documentelor justificative primare; -respectarea categoriilor de cheltuieli prevazute in buget; Decontrea in cazul proiectelor consta in dovedirea cu documente a tuturor cheltuielilor efectuate: facturi, chitante fiscale, ordine de plata, state de salarii, borderouri, bilete de tren sau avion etc .Cheltuielile cu salariile se dovedesc pe baza pontajelor si a statelor de plata semnare de salariari, dar si achitarea catre stat o cotelor de impozit, CAS, sanatate, pensie.. Pentru a evidentia performantele proiectului se poate calcula indicele de performanta a costurilor(IPC) ca raport intre aloarea adaugata si costul actual; IPC =VA / CA Se mai poate calcula indicele de performanta planificat(IPP) ca raport in tre valoarea adaugata si valoarea planificata: IPP = VA / VP 7.Evaluarea Evaluarea masoara elemntele in care au fost atinse obiectivele, aparitia rezultatelor preconizate si modul de utilizare a resurselor; Procesul de evaluare imbraca 3 forme: -autoevaluarea; -evaluarea in vederea aprobarii; -evaluarea finala sau evaluarea rezultatelor; Autoevaluarea este procesul prin care coordonatorul proiectului si managerul acestuia urmaresc realizarea activitatilor propuse, atingerea obiectivelor, gradul de indeplinire al acestora, si de utilizare a resurselor; Evaluarea proiectelor in vederea finatarii este procesul prin care finantatorul, in baza documentatiei proiectului, determina daca propunerea raspunde cerintelor sale. Criteriile de evaluare sunt: -oportunitatea temei propuse; -obiectivele si activitatile prevazutea fi realizate; -formele si metodele propuse a fi utilizate; -realismul planului operational; -bugetul proiecului; -echipa de lucru; -managementul proiectului; 14
www.referat.ro
-formele de raportare si evaluare a rezultatelorpropuse; -rezultatele obtinute; -impactul rezultatului asupra mediului. Pentru a evalua un proiect este necesar sa se cunoasca, masoare si estimeze elemente cum ar fi: -oportunitatea-incadrarea in cerintele si obiectivele generale ale proiectului; -acceptabilitatea-gradul in cere se presupune ca vaa influenta proiectul situatia actuala; -participarea-gradul in care beneficiarul proiectului participa la resursele necesare realizarii proiectului; -grupul tinta-dimensiunea grupului vizat fata de totalul beneficiarilor potentiali corelat cu costul aferent; -eficienta-sunt comparate rezultatele propuse cu resursele necesare realizarii lor; -calitatea-stadardele calitative utilizate pentru serviciile oferite. -sustenabilitatea-posibilitatea ca proiectul sa fie continuat sau dezvoltat ulterior prin forte proprii ale beneficiarilor; -diseminarea-posibilitati de extindere a rezultatelor proiectelor asupra unui numar mai mare de beneficiari. O alta categorie de indicatori ce pot fi utilizati in evaluarea proiectelor sunt: -rata de rentabilitate (raportul dintre profitul net si activele totale sau profitul net si valoarea totala a proiectului) -rata profitabilitatii arata cate unitati valorice sunt necesare pentru a obtine o unitate valorica de profit; -rata interna de recuperare a investitiei arata in ce perioada de timp pe baza profitului obtinut se recupereaza valoarea investititi; -productivitatea –determina cantitatea de produse obtinute in unitatea de timp cu o anumita structura de forte de productie; -eficienta-se calculeaza ca raport intre efect si efort; -eficacitatea -se compara rezultatele efectiv obtinute cu rezultatele preconizate; -numarul locurilor de munca- create prin realizarea productiei; -costul unui loc de munca- raportul intre valoarea investitiei si numarul de locuri de munca nou create. Evaluarea finala reprezinta evaluarea rezultatelor obtinute ca urmare a realizarii proiectului in concordanta cu obiectivele propuse. In procesul de evaluare a rezultatelor se au in vedere urmatorii parametri: 15
www.referat.ro
-eficienta; -eficacitatea; economicitatea- se analizeaza costurile efectuate comparativ cu costurile planificate; -participarea-asteptata din partea beneficiarilor proiectului; -grupul tinta. -disponibilitatea-se analizeaza aspecte legate de calitatea serviciilor oferite in cadrul proiectului; -gradul de cunostere-ponderea celor care au cunoscut proiectul si obiectivele acestuia comparative cu al celor care ar fi trebuit sa le cunoasca; -gradul de implicare- masura in care s-au implicat in desfasurarea proiectului factorii interesati in realizarea acestuia. -suficienta-resursele utilizate pentru realizarea proiectului comparativ cu cele care ar fi fost efectiv necesare; -rata profitului; -rata interna de recuperare a investiiei; -productivitatea; -numarul locurilor de munca nou create; -costul unui loc de munca; Controlul efectuat asupra proiectelor poate avea un caracter general sau poate fi axat pe o anumita componenta. Cele mai vizate componente ale controlului sunt: -financiar-contabil-cu scopul de a verifica daca au fost respectate prevederile legii si metodologia specifica in modul de utilizare a resurselor financiare. -calitatea –care are in vedere verificarea calitatii lucrarilor efectuate si respectarea standardelor de calitate ale proceselor sau alte prevederi aplicabile in acest sens -resursa umana –in scopul determinarii modului de selectie a acesteia, felul in care aceasta raspunde solicitarilor proiectului, modul de utilizare a sa, aspecte legate de disciplina in munca si respectarea normelor de protectia muncii sau confidentialitate; -graficul activitatilor- de regula are ca scop surprinderea necesarului suplimentar de echipamente sau disponibilizarea acestora mai repede, fara insa a efectua realizarea activitatilor proiectului. Controlul reprezinta activitatea de verificare a modului de respectare a procedurilor si legislatiei in vigoare, de catre managementul proiectului, pentru tematica abordata. Obiectivele generale urmarite de catre control pot fi: 16
www.referat.ro
-utilizarea resurselor; -incadrarea in graficul de timp; -calitatea executiei; -planul responsabilitatilor; -schimbari/ adaugiri; -timp de asteptare/ intarziere; -probleme speciale; Monitorizarea reprezinta procesul continuu de verificare a proiectului cu scopul de a identifica in timp real posibile disfunctionalitati si de a impune masuri de reglare, corectare, salvgardare, astfel incat sa nu fie periclitata realizarea proiectului in ansamblul sau; Rapoarte Ca instrumente utilizate de catre persoanele desemnate sa efectueze monitorizari sunt folosite: -Planuri( planuri de actiuni, operationale, grafice de timp, bugete, grafice de mobilizare a resurselor); -raportul initial-se relizeaza la inceput si defineste stadiul inceperii proiectului; -rapoarte de evolutie- care trebuie sa surprinda progresele inregistrate de proiect; -rapoarte de stadiu, rapoarte de faza; -rapoarte tehnice; -rapoarte financiare; -raport final –se relizeaza la incheierea proiectului si valideaza rezultatele proiectului; Rolul raportului final este acela de a: -prezenta modul de realizare a proiectului; -stabili gradul de realizare a obiectivelor; -prezenta rezultatele obtinute; -propune forme de continuare a proiectului si diseminare a informatiilor; -arata beneficiile rezultate in urma realizarii proiectului; -a evalua rezultatele proiectului. Pentru a mentine o relatie benefica proiectului trebuie retinute cateva reguli: -dae a nu astepta sa ti se ceara. -ofera putin dar suficient; -obtine fara sa ceri; 17
www.referat.ro
-nu se spune niciodata :avem o problema la proiectul X, .. ci a aparut o situatie neprevazuta, dar suntem pe cale sa o rezolvam.. Managementul resurselor umane: Managerul de proiect trebuie sa aiba in vedere: -structura echipei; -motivatiile sau motivarea; -comportamentul liderilor; -luarea deciziilor; -comunicarea oficiala; -delegarea sarcinilor; -solutionarea conflictelor; Orice echipa este formata din individualitati, iar fiecare individ se defineste pe baza unui ansamblu de 3 entitati: temperament, aptitudini, caracter. Dimensiunile personalitatii sunt: -energie individuala-adica cum consuma individual energia. -atentia- sau capacitatea de a percepe realitatea; -modalitatea de decizie-cum decide individual? -trairea-care este stilul de viata adoptat? In procesul de desfasurare a unui proiect, echipa care il realizeaza trece printr-un proces format din patru etape si anume: -formarea -cand membrii sunt atrasi in cadrul echipei si se incearca definirea sarcinilor pentru fiecare ; -maturizarea- reprezinta procesul pe care il parcurge echipa pana se constituie intr-un veritabil colectiv de munca; -normalizarea -care apare odata cu rodarea echipei si conduce la aparitia unui climat propice de lucru, formularea de critici constructive, de atitudini de sprijin reciproc care sa conduca la atingerea obiectivelor; -performanta- reprezinta momentul in care echipa se constituie ca o unitate caracterizata prin coeziune, eficienta a carui scop este identificarea, analizarea si solutionarea problemelor aparute; Calitatile unei echipe pot fi: -implicarea totala in proiect; -empatie; -incredere reciproca; -infruntarea fara teama a problemelor; -abilitatea de a lua decizii in grup; 18
www.referat.ro
-participarea fiecarei personae sa fie totala; -ideile tuturor sa fie ascultate si judecate atent; -echipa sa isi asume responsabilitatea pentru deciziile luate: -discutiile sa fie neinhibate, libere, flexibile; -inovatia si creativitatea sa fie apreciate; Slabiciunile echipei proiectului pot fi: -pasivitate, lipsa de implicare; -indiferenta; -lipsa angajamentului interior; -lipsa de creativitate si imaginatie; -ignorarea ideilor; -decizii premature; -fuga de responsabilitate; -sedinte ineficiente; Actiuni necesare pentru inlaturarea deficientelor echipelor de de proiect.: -clarificarea punctelor proiectului si ale echipei; -armonizarea punctelor de vedere ale membrilor echipei daca se constata divegente de opinii; -definirea clara a rolurilor fiecarui membru in echipa pentru a fi evitate eventualele ambiguitati si conflicte; -alegerea unui manager de proiect care sa aiba credibilitate si autoritate in fata echipei; -crearea fluxurilor firesti de comunicare in cadrul echipei si intre membrii acesteia si managerul de proiect;
Strategii folosite pentru dezvoltarea si construirea echipei: -confirmarea punctelor tari ale fiecarui participant la proiect prin afirmare publica; -tratarea negativului intr-un mod pozitiv(se critica activitatea nu persoana, se discuta cifre nu epitete sau adjective..) -utilizarea diferntelor; -abordarea globala(din 4 unghiuri): -armonie- oameni multumiti, echilibru in relatiile dintre membrii echipei); -excelenta-standare inalte, eficiente, eficacitate; -actiune; -ratiune decizii bune. 19
www.referat.ro
-a obtine acordul (fara a crea rezistenta); -a controla excesele;
Sistemul de valori a echipei prin cele 6 strategii: -Adevar:fiecare membru al echipei simte ca valorile, idile si punctul de vedere sunt respectate; -Increderea este mare in deciziile grupului se iau in considerare toate opiniile pertinente; -Comunicarea -este rapida deoarece feedback-ul este onest, deschis si constructiv; - Colaborarea devine un obicei, intrucat se ajunge la concluzii fara a se crea rezistenta in comportament; -Sentimentul apartenentei-adica membrii echipei doresc succesul activitatilor lor din cadrul proiectului; Sistemul decizional si de lidership: -comportamenul de rezolvare a problemelor in comun; -comportamentul de luare a deciziilor prin consultare; -comportamenul orientat catre sarcini; -comportamentul orientat catre relatii; Tipuri de decizii: -decizii strtegice-implica o mare parte a sructurii proiectului si au importanta deosebita in realizarea acestuia; -decizii operationale: de natura curenta, de mai mica importanta; -decizii nestructurate-care nu au obiectiv clar definit; -decizii dependente care depind de alte decizii trecute; -decizii independente- care nu depind de contextual decizional; Principalele tipuri de conflicte si cauzele acestora: -conflicte cauzate de graficele de timp; -conflicte cauzate de prioritati; -conflicte cauzate de resursele de personal-cand acestea sunt limitate; -conflicte cauzate de nivelul de performanta; -conflicte cauzate de proceduri administrative; -conflicte cauzate de costuri; -conflicte cauzate de orgolii/ ambitii; Reguli privind organizarea unui grup: 20
www.referat.ro
-definirea clara a sarcinilor, a autoritatii si a procedurilor pentru actiuni rapide si eficace; -asigurarea unei coeziuni in jurul obiectivelor, a scopurilor fundamentale, general acceptate; -asigurarea unei legaturi psihologice cu valente multiple si in acelasi timp perfectibile;; -stimularea diferentiata a dezvoltarii relatiilor in colectiv in functie de marimea acestuia si structura sa; -asigurarea unui echilibru in compozitia grupului (varsta, sex, stare civila, pregatire, vechime, grad de cultura..); -conceperea grupului dupa criteriile: omogenitatii, complementaritatii, eterogenitatii, a stabilitatii rationale; -folosirea rationala, fara abuz, a sedintelor; -alcatuirea grupului cu structura neierhizata. -existenta unui conducator care sa se bucure de incredere, sa aiba personalitate acceptata si care sa reprezinte forta si calitatea grupului; Principalele motivatii utilizate in formarea echipei: -recunoasterea profesionala; -interesul fata de tema propusa si pozitia oferita; -pozitie decizionala; -climat de lucru; -recompense profesionale; recompense materiale; Riscurile in proiectele internationale Managementul efectiv al riscului necesita o balanta intre obiectivitate si subiectivitate. Elementele componente ale riscului in proiectele internationale; -ideia proiectului sa nu fie corecta; -prognoza financiara deficienta; -colectivul insuficient calificat; -management defectuos; -risc de incompetenta; -coruptie; -diferente si modificari legislative; Riscul de respingere a unui proiect se poate datora:
21
www.referat.ro
-obiectivele proiectului nu se armonizeaza cu cele ale programului pentru care se realizeaza cererea de finantare; -grupurile tinta descrise drept beneficiare ale tehnologiei finale ale proiectului nu se regasesc printre cele formulate in mod expres ca fiind eligibile in programul de finantare; -tehnologia care se doreste a fi dezvoltata in cadrul proiectului nu corespunde standardelor internationale in vigoare; -activitatile prevazute in cadrul proiectului se intind pe o perioada de timp mai mare decat cea prevazuta in mod expres de finantator pentru tipul respectiv de proiecte; -constructia eronata a unui buget de catre managerul de proiect; -distributia neechilibrata a fondurilor alocate in cadrul capitolelor bugetare; -nerespectarea conditiilor de ordin tethnic asupra achizitiei de materiale sau echipamente; Cauze care stau la baza unui sistem defectuos al managerilor: -diminuarea viziunii de perspective (datorita suprasolicitarii..) -diminuarea capacitatii de comunicare; -reducerea timpului de studiu; -tensionarea climatului de munca; -aparitia fenomenelor de dispersie si de oboseala; Managerii trebuie sa aiba in vedere urmatoarele principii pentru a evita stresul si suprasolicitarea angajatilor: -cauta sa fii in permanenta in forma-prin alimentatie echilibrata; -respectarea perioadelor de repaus; -asigura o stare buna a sanatatii psihice; -utilizeaza disciplina de spirit , de judecata si de vointa. Marketingul proiectelor presupune doua aspecte: -marketingul proiectului deea, documentatia, actiunile care sa permita finantarea si realizarea proiectului); -marketingul rezultatelor proiectului-se refera la rezultatul proiectului si mediul acestora; Marketing management este procesul de planificare si executie a conceptiei, preturilor, promovarii si distributiei ideilor, marfurilor si serviciilor in vederea crearii actelor de schimb care sa satisfaca obiectivele individuale si organizationale.
22
www.referat.ro
Rolul marketingului proiectelor si functiile generale; -investigarea pietei, a necesitatilor de proiecte; -conectarea dinamica a intreprinderii la mediul economico-social; -satisfacerea in conditii superioare a nevoilor mediului; -maximizarea eficientei economice; Macromediul de marketing cuprinde: mediul natural, mediul demographic, mediul socio- economic, mediul tehnologic, mediul legal- institutional, mediul politic, mediul cultural- adica intregul ansamblu al vietii economicosociale. Piata proiectelor reprezinta spatial socio-economic in care se confrunta la un moment dat cererea cu oferta de proiecte. Principalele caracteristici ale pietei proiectelor sunt: -caracterul permisiv; caracterul novator; -extrema omogenitate; -caracterul necontrolabil; -caracterul concurential; dinamismul; Cererea de proiecte poate fi: -foarte clara si specifica; -generica; -latenta; Oferta de proiecte poate genera diferite tipuri de relatii: -relatii de asociere -cand se conditioneaza reciproc si relizarea unuia este conditionata de realizarea celuilalt in prealabil, simultan sau in continuare pentru a se atinge obiectivele strategice complexe; -relatii de substituire- cand sunt destinate aceleiasi nevoi sau probleme, insa ofera solutii diferite de rezolvare; -relatii de indiferenta cad proiectele se adreseaza unor probleme sau nevoi diferite care le plaseaza pe pozitii de independenta deplina. Mixul de marketing in proiecte este format din 5 P, acestea fiind mai aproape de caracteristicile serviciilor, si anume: -Produs (ideia proiectului ,obiectivele, activitatile, rezultatele preconizate); -Pret( valoarea totala a proiectului, bugetul); Personal (echipa, calificarea, experienta anterioara);
23
www.referat.ro
-Plasament (posibilitatea de repetare a proiectului, popularizarea proiectelor de succes); -Promovare (beneficiarii doresc sa faca cunoscute efectele positive, finantatorii doresc sa se cunoasca faptul ca au participat la proiect, managementul proiectului doreste sa si-l adauge in palmares si pe lista de referinte); Comunicarea si eficienta Principii de comunicare: -comunicarea este inevitabila respectiv noncomunicarea este imposibila; -comunicarea se desfasoara la doua niveluri: informational si relational, cel de-al doilea oferind indicatii de interpretare a continutului celui dintai; -comunicarea este un proces continuu ce nu poate fi tratat in termeni de cauza-efect sau stimul –raspuns; -comunicarea imbraca o forma digitala si una analogical; -comunicarea este ireversibila; -comunicarea presupune raporturi de forta si ea implica tranzactii simetrice sau complementare; -comunicarea presupune procese de ajustare si acomodare; Imbunatatirea comunicarii se poate realiza prin : -evitarea aprecierilor negative; -evitarea ignorarii punctului de vedere al partenerului de dialog; -evitarea punerii unui numar prea mare de intrebari; -incercarea de a diminua inserarea de observatii in curs sau prezentare; -practicarea ascultatului activ; -punerea de intrebari clarificatoare; -parafrazarea; -dezvoltarea ulterioara a gandurilor, aprecierilor;
24
