UP - 1. kolokvij
1. Kako biste definirali pojmove projekt i upravljanje projektima?
• Projekt se definira kao privremeno nastojanje da se stvori jedinstven proizvod,usluga ili rezultat. Projekt ima dva važna obilježja - privremenost i jedinstvenost. • Upravljanje projektima označava primjenu znanja, vještina, alata i tehnika na projektnim aktivnostima, kako bi se ispunili projektni zahtijevi.
2. Navedite i pojasnite ključne ciljeve i obilježja projekta? Ključni Ciljevi – postići željeni projektni rezultat u određ enom vremenskom roku, uzimajuć i u obzir aspekte troška (što manji) i kvalitete (što već a). Obilježja projekta su privremenost i jedinstvenost.
3. Kako biste definirali pojam multikulturalnog projekta?
Projekti koji se financiraju i/ili izvode u dv ije ili više zemalja nazivaju se internacionalni
projekti. Zbog susreta različitih kultura takve projekte nazivamo i multikulturalnim.
4. Koje su osnovne prepreke u radu multikulturalnih projekata i zbog čega one nastaju? Osnovne prepreke u radu internacionalnog, multikulturalnog projekta su: kulturološke razlike
članova projektnog tima; razlike u sustavu vrijednosti; jezične razlike; edukacijske; sociološke; pravne; političke; vjerske; financijske; infrastrukturne razlike. Posebno se očituju razlike u pristupu vremenu.
5. Koja su ključna ograničenja projekta i kako ona mogu djelovati na projekt? Ograničenja projekta su: vrijeme, kvaliteta i troškovi (TQC), ali se troškovi mogu zamjeniti ukupnim proračunom pa spomenuta ograničenja postaju: vrijeme, kvaliteta kv aliteta i proračun (TQB). Svako upravljanje projektom se susrede s pojavom ograničenja po jednom od navedenih čimbenika i to tako što de trpjeti preostala dva. (Primjer. Ako je vrijeme za isporuku kratko morat de se žrtvovati kvaliteta ili se moraju angažirati angaž irati dodatni resursi.)
1
6. Navedite i kratko pojasnite osnovne faze životnog ciklusa projekta! Faza je dio čitavog procesa koji je obuhvaden projektom. Životni ciklus čine faze: iniciranje, planiranje, izvođenje, nadzor, kontrola i zatvara nje projekta. Projekt se dijeli na životne faze kako bi se njime lakše upravljalo. Upravljanje svakom pojednim fazom podrazumijeva bolju kontrolu troškova, lokacije resursa, raspoloživog vremena i drugih čimbenika koji utječu na uspješnost izvođenja proje kta.
7. Navedite i kratko opišite sadržaj standardne projektne dokumentacije! Konceptualni dokument projekta, projektne zahtjeve, projektnu povelju, obujam projekta,
plan projektnog menadžmenta, završni dokument.
8. Navedite i kratko pojasnite osnovne funkcije upravljanja projektima?
Planiranje, organiziranje, motiviranje, vođenje, kontroliranje, komuniciranje, promoviranje, kreativnost i poticanje.
2
9. Navedite i kratko pojasnite osnovne korake kod tradicionalnog pristupa upravljanj u projektima!
Kao prvi zadatak voditelja projekta i projektnog tima jest definiranje zadataka i
izvršitelja,planiranje je drugi korak pri čemu se određuju zadaci i dodjeljuju određenim članovima tima. Izvršenje kao idući korak u principu je dozvola za obavljanje dodijeljenih zadataka.Tjekom izvršenja potrebno je kontrolirati odvija li se sve prema planu i na kraju je potrebno projekt formalno završiti odnosno zatvoriti. 10. Navedite i kratko pojasnite osnovne skupine procesa upravljanja projektima!
1. skupina procesa iniciranja - odobrava se projekt ili neka njegova faza 2. skupina procesa planiranja – definiraju se i detaljnije opisuju ciljevi i najpovoljnije od
alternativnih načina da se dosegnu ciljevi (optimalni plan) 3. skupina procesa izvođenja – koordiniraju se resursi kako bi se izvršio plan 4. skupina procesa nadzora i kontrole – kontrolira se postizanje ciljeva tako što se redovito promatra proces, uočavaju odstupanja i poduzimaju korektivne akcije 5. skupina procesa zatvaranja – formalizira se prihvadanje projekta ili neka njegova faza i rad se dovodi do regularnog kraja
11. Navedite područja znanja upravljanja projektima! 1. – 3. – rezervirano za osnovne funkcije i pojmove 4. integracijsko upravljanje projektom - formiranje plana upravljanja, kontrola radova 5. upravljanje obuhvatom projekta - planiranje obujma, definiranje obujma 6. upravljanje projektnim vremenom - procjena resursa, procjena trajanja aktivnosti 7. upravljanje projektnim troškovima - formiranje proračuna, kontrola troškova 8. upravljanje projektnom kvalitetom - osiguranje kv alitete, kontrola kvalitete 9. upravljanje ljudskim resursima projekta - osiguranje tima, upravljanje timom 10. upravljenje projektnom komunikacijom - distribucija informacija, upravljanje sudionicima 11. upravljanje projektnim rizikom - identifikacija rizika, kvantitativna i kvalitativna analiza rizika 12. upravljanje projektnom nabavom - planiranje nabavke, izbor izvođača 3
12. Što su to agilne metodologije i koji su principi agilnog pristupa? Nastale kao rezultat sve većeg zahtijeva za neprekidnim inovacijama i borba za smanjenje troškova. Agilna upravljanja projektima temelje se na tradicionalnom modelu i njegovih pet faza ali su te faze zamijenjene prikladnijima. 13. Navedite i kratko pojasnite osnovne faze agilnog upravljanja projektima!
1. Vizija (eng. Envision) 2. Nagađanje (eng. Speculate) 3. Istraživanje (eng. Explore) 4. Prilagodba (eng. Adapt) 5. Zatvaranje (eng. Close)
14. Što je Scrum i po čemu se razlikuje od tradicio nalnog pristupa upravljanja projektima? Skram (eng. Scrum) je iterativna i inkrementalna agilna metodologija razvoja softvera. Za
razliku od tradicionalnih metodologija, koje se drže predodređenog plana razvoja, Skram nastoji biti fleksibilan, omogućujući razvojnim timovima da u svakom trenutku mogu reagirati na promjene zahtjeva od strane naručitelja proizvoda. 15. Navedite i kratko pojasnite osnovne uloge u Scrum timu!
Skram tim se sastoji od skram vođe, vlasnika proizvoda i razvojnog tima. Vođa skrama pomaže razvojnom timu u samoorganiziravanju i podučava ih kako da što bolje iskoriste različite specijalnosti koje posjeduju. On uklanja sve smetnje koje bi mogle utjecati na napredak tima. Sve ovo ima za cilj stvaranje kvalitetnih proizvoda. Vlasnik proizvoda je uvijek točno jedna osoba odgovorna za upravljanje listom zadataka
proizvoda. Kroz ovo upravljanje, on zastupa interese ulagača i održava kvalitetu rada cijelog tima. Razvojni tim čine profesionalci, koji na kraju svakog dogovorenog roka isporučuju inkremente proizvoda, potencijalno spremnog za izdavanje.
16. Navedite i kratko pojasnite osnovne događaje u Scrum -u! 1. doseg vizije, 2. plan ciklusa, 3. izgradnja ciklusa, 4. provjera klijenta i 5. osvrt na verziju.
17. Što je strategija i što se događa ako se zanemari njen utjecaj na projekte? Strategija je određenje dugoročnih ciljeva poduzeća, kao i izbor akcija te alokacija resursa kako bi se ostvarili ti ciljevi. Zanemarenje strategije vodi ka neuspjehu poduzeća u dužem roku, gubi se cjelovit pogled na
poduzeće, događa se upravljački problem nadzora svih operacija poduzeća. 4
18. Navedite osnovne pretpostavke za izbor odgovarajuće strategije! Temeljna pretpostavka je analiza vanjskog i unutarnjeg okružja. Utvrđivanj e prilika i opasnosti za poduzeće te njegovih prednosti i slabosti. Analizom vanjske okoline utvrđuju se prijetnje i prilike u sada šnjoj i budućoj okolini poduzeća. Analizom unutarnje okoline jednako je nužno proučiti i ocijeniti unutarnju okolinu poduzeća s obzirom na resurse, slabosti i snage vezane za istra živanje i razvitak, proizvodnju, nabavu, marketing te proizvode i usluge. 19. Što je SWOT analiza i što ona omogućuje?
Najjednostavnija metoda za analizu okruženja je SWOT analiza. Ključni element formulacije strateške opcije je usklađ ivanje organizacijskih snaga i slabosti s prilikama i prijetnjama koje postoje na tržištu. Kada se ispravno koristi, SWOT analiza može pružiti dobru osnovu za formulaciju strategije. SWOT analiza je široko prepoznata u literaturi iz marketinga i menadžmenta kao sustavan način za postizanje cilja . 20. Što je strateški plan, zašto se izrađuje i što obuhvaća?
Strateški se plan izrađuje da bi se ostvarili strateški ciljevi poduzeć a. Orijentiran je na alokaciju resursa, okolinu i misiju. Postavlja ga vrhovni menadžment u čijoj je mjerodavnosti utvrđivanje vizije, misije i globalnih ciljeva poduzeć a. Obuhvaća: izbor odgovarajuće strategije, utvrđivanje potrebnih ljudskih potencijala, utvrđivanje tehnoloških potreba, utvr đivanje financijskih resursa, utvr đivanje adekvatne organizacije i menadžmenta. 21. Kako biste definirali proces pokretanja strategije i što sve obuhvaća?
Pokretanje strategija proces je pretvo rbe strategije u projekte koje ć e organizacija u nekom vremenskom razdoblju morati izvesti. Obuhvaća:
1. strateško programiranje razvoja 2. priprema pokretanja projekta (program projekta) 3. izvođenje projekata 4. eksploatacija 22. Navedite i kratko objasnite sadr žaj osnovnih faza rada na projektu!
Početna faza rada na projektu, implementacija projekta i zaključivanje projekta. Početna faza - iniciranje projekta, selekcija projekta i planiranje projekta (metode i tehnike upravljanja projektima) Implementacija projekta – pokretanje implementacije, projektna nabava i ugovaranje, praćenje i kontrola realizacije Zaključivanje projekta – revizija projekta, završetak projekta
5
23. Navedite i kratko pojasnite ključne procese uključene u skupinu procesa planiranja projekta!
1. priprema plana projektnog menadžmenta – definiranje, priprema, koordinacija i integracija svih pomoć nih planova 2. planiranje obuhvata – nužno za kreiranje upravljačkog plana koji dokumentira kako ć e obuhvat biti definiran, planiran i kontroliran 3. definiranje obuhvata – razvoj detaljnog izvješća o obuhvatu projekta 4. kreiranje WBS-a (the Work Breakdown Structure) – dijeljenje ukupnog procesa na manje,
lakše upravljive komponente 5. definiranje aktivnosti – identifikacija pojedinih aktivnosti koje trebaju biti provedene kako bi se proizvela različita dobra koja projekt isporučuje 6. redoslijed aktivnosti – dokumentacija ovis nosti između pojedinih aktivnosti, redoslijed izvođenja istih 7. procjena resursa – procjena tipa i količine resursa potrebnih za provođenje aktivnosti 8. procjena trajanja aktivnosti – određivanje vremena u kojem se aktivnost treba izvršiti 9. priprema vremenskog plana – analiza aktivnosti, trajanje aktivnosti, zahtjevi za resursima i ograničenje 10. procjena troškova – procjenja vrijednosti resursa potrebnih za dovršenje aktivnosti 11. planiranje proračuna – utvrđivanje financijskih potreba procesa 12. planiranje kvalitete – određivanje standarda kvalitete 13. planiranje ljudskih resursa – određivanje i dokumentacija uloga na projektu, odgovornosti i međusobne povezanosti 14. planiranje komunikacija – informacijske i komunikacijske potrebe projektnih sudionika 15. planiranje upravljanja rizikom – projektno planiranje i identifikacija moguć ih rizika 16. identificiranje rizika – određivanje rizika koji mogu utjecati na projekt 17. kvalitativna analiza rizika – utvrđivanje prioriteta među rizicima 18. kvantitativna analiza rizika – numerička analiza utjecaja rizika na konačne ciljeve projekta 19. planiranje odgovora na rizik – poboljšanje mogućnosti i smanjenje prijetnji vezanih za neobavljanje zadanih ciljeva 20. planiranje nabave – identifikacija potreba koje je najbolje podmiriti nabavom proizvoda 21. planiranje ugovaranja – potpisivanje ugovora 24. Navedite osnovne elemente za izradu plana projekta! VRIJEME - točno određen početak i kraj projekta. Na primjer, projekt počinje 1. veljače, a
završava 15. Lipnja. REZULTATI - koji se trebaju postići i/ili proizvesti na kraju projekta ili u određenim trenucima tijekom implementacije projekta s jasno određenim kvantitativnim i kvalitativnim značajkama. Na primjer, proizvesti 100 kopija rezultata istraživanja. RESURSI - oni se koriste tijekom imp lementacije projekta i jasno su određeni: kvantitativno i kvalitativno. Na primjer, financijski resursi (točna vrijednost i količina određene valute), ljudski resursi (potreban broj i/ili profil volontera i profesionalca), znanje, oprema itd.
6
25. Navedite metodološke cjeline koje sačinjavaju mrežno planiranje!
1. analiza strukture 2. analiza vremena
3. analiza troškova 4. analiza resursa kao zasebnih metoda 26. Što podrazumijevate pod pojmom analize strukture projekta?
Ispitivanje i utvr đivanje logičkog redoslijeda i međusobnih ovisnosti pojedinih faza rada ili aktivnosti koje treba izvr šiti u okviru trajanja nekog projekta. Analiza strukture je jedinstvena za navedene metode, a u analizi vremena postoje odre đene razlike. Osnovni pojmovi u analizi strukture su: projekt, aktivnost i doga đaj. 27. Na koje načine se može prikazivati odnos među aktivnostima, navesti i pojasniti?
Pomoću tablice popisa aktivnosti i mre žnog dijagrama.
28. Što obuhvaća analiza vremena u mrežnom planiranju?
Obuhvaća CPM i PERT metode/analize. 29. Objasnite razlike između analiza vremena metodom CPM i PERT! CPM – koristi se pri planiranju projekata u kojima se vrijeme za izvršenje aktivnosti može precizno utvrditi (normirati). Sastoji se u određivanju: 1. trajanja aktivnosti
2. trajanja događaja 3. trajanje projekta PERT – koristi se prilikom planiranja projekata u k ojima je vrijeme trajanja aktivnosti dano stohastički. Za razliku od CPM metode, PERT u račun uvodi i nesigurnost vremenske procjene trajanja pojedinih aktivnosti. Primjenjuje se kod projekata koji se izvode prvi put, te se vrijeme trajanja aktivnosti procjenjuje. Provodi se u 3 faze: 1. određivanje trajanja aktivnosti
2. izračunavanje trajanja događaja 3. određivanje trajanja projekta 7
30. Što obuhvaća analiza resursa potrebna za izvedbu projekta?
Osnovna premisa resursne teorije je da se konkurentn a prednost može postići iz
posjedovanja jedinstvenih resursa, umijeća, znanja i tehnologija koje suparnici poduzeća ne mogu uopće imati ili ih ne mogu lako priskrbiti i imitirati.
8
