UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN C-1
SISTEMAS DE INFORMACION DE LA MERCADOTECNIA UNIDAD II: SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN INTERNA CATEDRÁTICO: De la Rosa Tovar Claudia
INTEGRANTES:
Sandra Aurelia Ruiz Reynosa Alan Fabrizio Sánchez Navarro Paola Carolina Serrano Domínguez Greysi Yadira Maldonado Hernández Zuart Solís Hermila Elizabeth González Gallegos Yesenia Salinas Villanas Airam Eugenia
TUXTLA GUTIÉRREZ, CHIAPAS A 8 DE FEBRERO DE 2011.
Índice Introducción…………………………………………………………………..3
Concepto……………………………………………………………………..4
Diseño de subsistema……………………………………………………….5
Información originada en contabilidad…………………………………….6
Información originada en finanzas…………………………………………8
Información originada en personal……………………………………….11
Información originada en producción…………………………………….12
Información originada en mercadotecnia…………………………….....15
Conclusión…………………………………………………………………...18
Bibliografía consultada…………………………………………………....19
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Introducción
Vivimos en la era de la información, los acontecimientos que tienen lugar en alguna parte del mundo afecta en cierta manera al resto. Por ejemplo todo lo que se esta viviendo en Egipto (conflictos por la inconformidad con el gobierno de ese país) viene a tener cierto impacto sobre las naciones, por ello muchos tienen los ojos atentos a lo que pueda pasar, viendo de que forma se puede minimizar los impactos o sacar provecho de ello.
Las organizaciones no pueden quedarse atrás o estancarse en este aspecto, de ahí la importancia de los sistemas de información que permiten estar a la vanguardia y enfrentar los nuevos retos.
En este tema hablaremos sobre el subsistema de información interna que es una herramienta poderosa para la toma de decisiones; en la cual obtener información resulta ser económico y rápido, ya que se encuentra en el seno de la propia organización, en sus diferentes departamentos los cuales arrojan valiosa información que es útil para tomar decisiones de manera óptima involucrando los objetivos de la organización.
Como cita Kotler en su libro “Administrar un negocio bien es administrar su futuro; y administrar el futuro es administrar información" Marion Harper Jr., citado por Kotler.
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SUBSISTEMA DE INFORMACION INTERNA CONCEPTO DE SUBSISTEMA DE INFORMACION INTERNA
El ambiente de mercadotecnia se divide en dos grandes subsistemas: subsistema interno (que se halla en el seno de la organización) y el subsistema externo (que está fuera de ella).
Para comenzar vemos que: Sistema es un todo organizado (o un grupo de unidades distintas que constituyen un todo integrado que funciona u opera en armonía y sincronía, casi siempre en respuesta a cierto tipo de control. Información son datos debidamente organizados y que aportan utilidad o adquieren un carácter relevante para una persona determinada.
Entonces tenemos que: Un Subsistema de Información de Interna es una estructura permanente e interactiva compuesta por personas, equipo y procedimientos, cuya finalidad es recabar, clasificar, analizar, evaluar y distribuir información pertinente, oportuna y precisa que servirá a quienes toman decisiones de mercadotecnia para mejorar la planeación, ejecución y control. Su costo es bajo y se obtiene de forma rápida Los sistemas de información de la empresa son los encargados de gestionar la información y hacer posible su utilización. .
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La información interna es inherente a las organizaciones. Y es que, una organización es, al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan intercambiando información. Por ello, la información interna en una organización se considera mucho mas importante (su volumen es generalmente mayor) que la información externa
Las direcciones de las entidades, en la mayoría de las ocasiones, no disponen de una información que les resulte verdaderamente útil para dirigir y tomas decisiones ya que estas son muy voluminosos o no son veraces.
DISEÑO DEL SUBSISTEMA
El diseño del sistema es la estrategia de alto nivel para resolver problemas y construir una solución. Este incluye decisiones acerca de la organización del sistema en subsistemas, la asignación de subsistemas a componentes hardware y software, y decisiones fundamentales conceptuales y de política que son las que constituyen un marco de trabajo para el diseño detallado.
La organización global del sistema es lo que se denomina la arquitectura del sistema. Existe un cierto número de estilos frecuentes de arquitectura, cada uno de los cuales es adecuado para ciertas clases de aplicaciones. La meta no es diseñar el sistema más elegante sino uno que se adapte a las necesidades de la organización y lo que sea factible ofrecer económicamente.
El diseño de sistemas es la primera fase de diseño en la cual se selecciona la aproximación básica para resolver el problema. Durante el diseño del sistema, se
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decide la estructura y el estilo global. La arquitectura proporciona el contexto en el cual se toman decisiones más detalladas en una fase posterior del diseño. Al tomar decisiones de alto nivel que se apliquen a todo el sistema el diseñador desglosa los problemas en subsistemas. El diseñador de sistemas debe tomar las siguientes decisiones:
Organizar el sistema en subsistemas. Identificar la concurrencia inherente al problema. Asignar los subsistemas a los procesadores y tareas. Seleccionar una aproximación para la aproximación de almacenes de datos. Manejar el acceso a recursos globales. Seleccionar la implementación de control de software. Manejar las condiciones de entorno. Establecer la compensación de prioridades.
INFORMACIÓN ORIGINADA EN CONTABILIDAD
Funciones del área contable
Elaborar los Estados Financieros. Elaborar las declaraciones de impuestos. Elaborar y verificar el cumplimento de obligaciones fiscales. Atender los soportes necesarios de control y vigilancia.
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Revisar y registrar la información de inventarios. Revisión mensual de la nómina. Registrar todas las operaciones causadas en la empresa.
El propósito de la contabilidad es registrar cada transacción financiera de una compañía. Desde los salarios de los trabajadores hasta las ventas de cada artículo. Sin un registro de los gastos de mano de obra, materiales y servicios adquiridos, una empresa podría descubrir demasiado tarde que vende productos a un precio inferior de lo que cuesta elaborarlo.
Sin un sistema de cuentas por cobrar, los administradores no sabrían cuánto dinero debe la empresa a cada proveedor y cuando se vence el plazo. Sin un sistema que registre y ayude a planear el flujo de caja, los administradores no tendrían el suficiente dinero en el banco para hacer los pagos a tiempo. Al final del año, la compañía no presentaría un registro de su situación financiera (balance general), ni un estado de pérdidas y ganancias.
La contabilidad estuvo entre las primeras funciones de negocio que adoptaron los sistemas de información y casi todos los negocios del mundo occidental lo usan para informarse. Los libros de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y flujo de caja se presentan para la computarización y pueden generar balances generales y estados de perdidas y ganancias a partir de los registros.
Los sistemas de información de contabilidad reciben registros de operaciones de rutina (como la compra de materia prima, el pago de servicios o la venta de bienes) provenientes de sistemas de procesamiento de transacciones. El sistema
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se dirige de manera automática a cada compra de materias primas o pago de servicios, al sistema de cuentas por pagar, que lo usa para hacer los cheques. Luego, un programa especial coteja la elaboración de los cheque contra la cuenta bancaria de la compañía.
Cuando una compañía diseña y manufactura un nuevo producto: ¿Cómo puede determinar un precio que cubra los costos y genere una utilidad razonable? Debe mantener un sistema que lleve registro de los costos de mano de obra, materiales, honorarios y todos los demás gastos relacionados en el diseño y fabricación del producto. Los sistemas de contabilidad de costos usados para recabar datos sobre los costos incluidos en la producción de productos específicos, utilizan de manera óptima los SI para reunir los datos necesarios para establecer precios. Los SI también ayudan a organizar costos a órdenes de trabajo específicas. Una orden de trabajo es una autorización para realizar un trabajo con un propósito específico.
Los SI
de contabilidad son usados también ampliamente para propósitos
administrativos, ayuda a organizar los presupuestos trimestrales y anuales de los departamentos, divisiones y corporaciones completas. Los mismos sistemas ayudan a los administradores a controlar sus presupuestos mediante el rastreo de ingresos y gastos en un periodo determinado, comparándolos contra cantidades predichas en el presupuesto.
El uso de los SI de contabilidad propicio que se hicieran nuevas exigencias de los auditores. Los sistemas electrónicos de contabilidad crearon una nueva especialidad llamada auditoria de procesamiento electrónico de datos, para asegurar que los sistemas electrónicos cumplan con las regulaciones estándar y las reglas aceptables.
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INFORMACIÓN ORIGINADA EN FINANZAS
La salud de una empresa se mide por el estado de sus finanzas El objetivo de las administradores financieros es administrar el dinero eficientemente, la cual logran 1) al cobrar las cuentas por pagar lo antes posible, 2) al hacer pagos en el últimos momento permitido por la ley 3) al asegurarse de que hayan fondos suficientes para las operaciones diarias, 4) al aprovechar las oportunidades para asegurar los mayores beneficios de los fondos no empleados en las actividades cotidianas. Estos objetivos pueden cumplirse de la mejor manera mediante la cuidadosa administración del efectivo y el análisis de sus inversiones.
Los sistemas de información financiera ayudan al administrador al llevar el registro de las finanzas de una compañía, pues registran cada recibo de pago y de cobro para dar cuenta del movimiento del efectivo; emplean software de presupuesto para llevar registro de planes financieros de una compañía.
A los sistemas que manejan específicamente efectivo de les llama sistema de administración de dinero que se encarga de realizar transacciones entre las instituciones financieras que se transfieren grandes cantidades de dinero usando trasferencia electrónica de fondos, que sirve para la transferencia electrónica de dinero de una cuenta de un banco a una cuenta de otro banco.
Un número cada vez mayor de compañías e individuos hacen sus operaciones bancarias a través de la web, como: solicitudes de crédito, pago de cuentas de
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fondos, y otras operaciones bancarias. Las operaciones bancarias en línea ahorran el tiempo que gasten los administradores financieros en el teléfono y visitas personales a los empleados bancarios.
Análisis de investigación y servicios El objetivo de cada inversionista es comprar un bien y venderlo a un precio mayor. Cuando intervienen en valores, es importante conocer el precio de estos en tiempo real.
Algunos usos de los sistemas de información financiera son:
Registra millones de precios de valores y sus cambios en periodos largos. Los inversionistas, en segundos pueden graficar precios de una acción o bono especifico. Transmiten en pocos segundos ordenes de compra y venta. A través de la web permite a las empresas de correduría e inversiones dejar que sus clientes vean en línea las posiciones de sus cuentas. Proporciona noticias a los corredores suscritos sobre el precio de acciones, tipos de cambio, etc. Ayuda a los administradores de las instituciones financieras a la administración de las carteras de sus acciones, bonos y otros documentos comerciales.
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Actividades que desarrolla el área de finanzas
Presupuesto. Contabilidad. Impuestos. Proyecto s de inversión. Costos. Inventarios. Auditoria interna y operacional.
INFORMACIÓN ORIGINADA EN PERSONAL
La comunicación permanente entre las personas que integran el personal de una empresa es básica para el éxito de ésta. Sin comunicación no es posible ir todos en una misma dirección.
La comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuáles son los planes, objetivos a alcanzar y su grado de participación y esfuerzo en esa tarea.
La Dirección debe mantener canales abiertos de esa comunicación para informar, promover, estimular y dar a conocer toda clase de contenidos, relativos a sus planes, objetivos y acciones a realizar a su personal. También, debe de utilizar esos cauces o canales de comunicación para conocer, informarse, pulsar las opiniones y sugerencias de su personal.
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Analizando los siguientes puntos podremos obtener valiosa información: Reclutamiento y Selección. Contratación. Inducción. Capacitación y desarrollo. Sueldos y Salarios. Análisis y descripción de puestos. Seguridad e higiene. Seguridad social. Prestaciones. Promociones personales. Seguridad de los edificios. Negociación colectiva.
INFORMACIÓN PROPORCIONADA EN PRODUCCIÓN.
La producción es el proceso de convertir materias primas en productos. La administración de la producción es más compleja que los muchos servidores, debido a que, además de los clientes y el personal, incluye factores no considerados en el sector de servicios: compra, y almacenamiento de materias primas, así como la administración de las líneas de producción y ensamble. Tal vez el logro más importante de la técnica de información de producción es haber
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conseguido una mayor agilidad, que es la capacidad de una empresa para ajustar su proceso de producción en tiempo real para satisfacer demandas de mercado y producción. Los sistemas de información han sido fundamentales en la reducción de costos de producción, incluyendo los costos de administración de recursos y el control de inventarios.
La tecnología de la información colabora con las siguientes actividades de producción:
Ayuda a programar las actividades de la planta, optimizando el uso combinado de todos los recursos: maquinas, personal, herramientas, materias primas y materias temporales. Ayuda a planear requisitos materiales de acuerdo con las demandas actuales previstas. Ayuda e reubica material rápidamente de una orden a otra, para evitar que se sobrepasen las fechas de vencimiento. Permite que los usuarios administren inventarios en tiempo real, tomando en consideración la demanda y la capacidad de respuesta de todos los centros de trabajo. Ayuda a clasificar las ordenes de trabajo de acuerdo con las " características" de unidades ordenadas, como el color el tamaño de los productos. Considera las características de cada recurso (como mano de obra calificada, configuración de equipo y herramientas especializadas) para llevar a cabo su tarea.
DE LOS MATERIALES REQUERIDOS
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Un área de producción notablemente mejorada gracias
a un Si el control de
inventarios, o planeación de requerimientos de materiales (MRP) las técnicas de control de inventarios tradicionales operaban de acuerdo con el principio básico de que el futuro inventario se basa necesariamente en el anterior: una vez usado, el inventario se reemplazaba.
Por el contrario en MRP para el reabastecimiento se toma en cuenta la necesidad futura que el software de MRP calcula de acuerdo con los pronósticos de demanda. Los programas de MPR
toman
la demanda de los clientes como
entrada inicial.
La entrada principal de los programas de MRP es la cantidad de productos necesarios y el tiempo en que habrán de requerirse; después calculan la cantidad de recursos requeridos para requerir sus partes y ensambles. Los programas emplean pronósticos a largo plazo para colocar pedidos de materiales que emplean mayor tiempo de producción. Otra entrada importante para las aplicaciones de MRP incluye una lista de todas las materias primas y demandas de subcomponentes llamada lista de materias o BOM (Bill Of Material).
ACTIVIDADES QUE DESARROLLA EL AREA DE PRODUCCION
Transformación de la materia prima. Definición de la operación del servicio. Diseño y control de los procesos productivos.
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Mantenimiento. Distribución de la planta. Control de calidad. Diseño del producto. Investigación y desarrollo de productos y materiales. Almacén. Compras, también llamada logística.
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NFORMACION ORIGINADA EN MERCADOTECNIA
Ninguna organización no comercial puede sobrevivir sin vender sus productos o servicios, por tanto, los negocios intentan persuadir a los consumidores para que compren lo que producen. Hacen labores de mercadotecnia para detectar a los grupos de la población con más probabilidades de comprar productos que poseen las características que ellos mas desean, y las formas más efectivas y eficientes de hacer una venta cuando un consumidor muestra interés en el producto o servicio. Debido a que estos esfuerzos dependen principalmente de análisis de enormes cantidades de datos, los SI se han convertido en herramientas clave en estrategia de concepción y ejecución de estrategias de mercadotecnia. Cuando la mercadotecnia tiene éxito, los SI apoyan al esfuerzo de ventas; para convencer al cliente que siga comprando, los SI dan soporte al servicio al cliente.
INVESTIGACION DE MERCADOS
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Pocas organizaciones pueden vender sus productos sin promoción; menos aun pueden promoverlos con éxito sin la investigación de mercados. Los sistemas de investigación de mercados ayudan a detectar que sectores de población y en que regiones es más probable vender un nuevo producto o servicio. También ayuda a asignarle precio a un producto nuevo durante sus primeros meses en el mercado.
Muchas compañías han aprovechado con entusiasmo la oportunidad de reunir datos del consumidor que le brinda la Web. Los consumidores proporcionan datos personales valiosos a cambio de servicios ofrecidos en la Web o en la participación en sorteos. La ventaja de este método de acopio de datos no solo en su bajo costo, sino también su formato electrónico. Los registros se envían de manera automática a base de datos, de las que se recuperan después para análisis.
MERCADOTECNIA OBJETIVO
Para ahorrar recursos los negocios usan tecnología de la información para promover sus productos entre los compradores más probables (mercadotecnia dirigida). Los grandes avances en la tecnología de bases de datos permiten que incluso los negocios más pequeños y modestos usen este tipo de mercadotecnia. La gran cantidad de información personal que reúnen y adquieren las corporaciones les permite preparar expedientes electrónicos de los intereses, gustos y hábitos de los individuos.
La información que poseen les permite dirigirse aun mercado de uno, es decir, un individuo más que aun grupo. (Algunos expertos en mercadotecnia les gusta llamarla mercadotecnia 1:1 uno a uno. Debido a que la obtención y el manejo de datos se ha vuelto tan económico, y las aplicaciones de la mercadotecnia están al alcance de todos, dirigirse a “un mercado uno de uno” resulta económico en algunas industrias, sobre todo de servicios financieros. Además las empresas de
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software usan información tomada de tarjetas de registro para crear un perfil del software típico que usa cada cliente. Ellos alientan a los clientes a enviar de regreso estas tarjetas para recibir ayuda, servicio y a menudo descuento. Posteriormente el vendedor envía material promocional vía correo tradicional o electrónico solo a aquellos clientes cuyos perfiles indican interés potencial.
El Telemarketing (mercadotecnia por teléfono) usa mucho la tecnología de la información por teléfono. El empleado de Telemarketing usa una PC conectada a una gran base de datos que contiene registros de clientes potenciales o ya existentes. Con un registro recuperado y desplegado en la pantalla, un empleado que marca el número presionando una sola tecla o haciendo clic. El empleado le habla al comprador potencial mientras observa ese registro de compras de la persona con la organización o incluso con otras organizaciones.
Aunque no es un mercado objetivo la venta a través de la televisión, también requiere de tecnología de la información.
LA COMPUTADORA COMO UN MEDIO PARA MERADOTECNIA Y VENTAS
Durante varias décadas la radio y la televisión solo fueron medio de venta. Ahora también la computadora se ha convertido en un medio para la promoción de productos.
Los usuarios ahora se sienten atraídos por un sitio Web mediante carteles e iconos que sirven de vínculo con otros sitios.
Los anuncios comerciales abundan en la Web. Durante varios años las ventas a través de PC han superado a las ventas. La Web proporciona excelentes oportunidades de mercadotecnia y ventas.
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SERVICIO AL CLIENTE
Las corporaciones consideran el servicio al cliente como una parte importante de su esfuerzo total de mercadotecnia y ventas. Con el crecimiento de la competencia y tantas opciones disponibles para los clientes, es muy importante mantener satisfechos a los clientes. Muchos ejecutivos le dirán que sus compañías no ganan dinero (e incluso que lo pierden) en la primera venta a un nuevo cliente debido a la gran inversión en mercadotecnia. Por tanto, usan los servicios al cliente y otras técnicas para asegurar que se repiten las ventas y para estimular la fidelidad del cliente.
Actividades que desarrolla el área de mercadotecnia
Investigación de mercados Ventas Asesoría al cliente Generación de ideas publicitarias Publicidad Control de fuerza de ventas Relaciones públicas Diseño de empaque Distribución, entregas de producto Promociones Exposiciones Fijación de precios Medición de la satisfacción del cliente
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Conclusión
En un mundo cambiante las organizaciones deben pensar seriamente en la posibilidad de allegarse a estos sistemas de información que sabiéndoles sacar provecho brindan grandes beneficios.
Cada organización deberá adecuarlo a sus necesidades y posibilidades para que su aplicación resulte ser óptima. Por ende es importante recordar que algunas veces podemos contar con exceso de información la cual en ocasiones solo viene a estorbar la toma de decisiones, en este caso será necesario considerar a personal apto para este trabajo. Considerando que la información que poseamos será el poder que nos pondrá en ventaja frente a una situación o viceversa.
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No olvidemos que el subsistema de información interna es de suma importancia como lo es el externo, más cuando actualmente se habla mucho de sistemas abiertos los cuales intercambian información con el entorno.
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
Hernández y Rodríguez, Sergio, Introducción a la Administración.
D. Schewe, Charles. M. Smith, Reuben, Mercadotecnia Conceptos y Aplicaciones.
Chiavenato, Idalberto, administración de Recursos Humanos, 5a edición, Editorial McGraw-Hill, México, 2006.
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Sitios web consultados
http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/no8/info1.htm
http://www.wikilearning.com/monografia/la_importancia_de_la_informacion/ 14763-5
http://html.rincondelvago.com/mercadotecnia-en-mexico.html
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