TEXTOS DE CORRESPONDENCIA 10.1. Defnición: - Son textos que se utilizan dentro de la administración pública o privada, con el fn de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Poltica y dem!s normas "xpresan "xpresan #erarquas, #erarquas, acuerdos, acuerdos, obligaciones, órdenes, etc$ Se caracterizan por su solemnidad, seriedad y dignidad$ 10.2. Principios: % Formai!a!: Se toma en cuenta &ormatos o normas establecidas, con el fn de uni&ormizar su uso, ahorrar recursos y &acilitar su tratamiento$ % Simpici!a!: 'ebe ser breve preciso, claro, directo$ % Racionai!a!: Consiste en eliminar toda exigencia o &ormalidad costosa$ % Fe"i#ii!a!: (o debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración de documentos$ % Efcacia: 'ebe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, con el fn de lograr l ograr ob#etivos$ ob#etivos$ 10.$. S%peres&r%c&%ra: a' Enca#e(am Enca#e(amien& ien&o: o: "s el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes) membrete, nombre del a*o, lugar y &echa, código, destinatario, asunto y re&erencia$ #' Te"&o: "s la parte central y principal de todo documento$ +as partes del texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominación depende del tipo de documento$ c' T)rmino: "s el extremo in&erior del documento y est! integrado por las siguientes partes) antefrma, frma, postfrma, sello, anexo, .con copia. y pie de p!gina$ 10.*. Tipos: 10.*.1. Soici&%!: Soici&%!: "s un documento que una persona natural dirige a otra que ostenta un cargo o una &unción pública o privada, con el ob#eto de solicitar el goce de un derecho, benefcio o servicio$ /oda solicitud debe escribirse en papel 01, con una copia simple, la misma que ser! sellada y &echada por el recepcionista de mesa de partes al instante de la entrega2 copia que le servir! al recurrente como constancia para reclamos posteriores$ "ste documento se utiliza para solicitar el certifcado de estudio, inscripción como postulante, trab traba# a#o o o empl empleo eo,, licen licenci cia, a, cert certif ifca cado do domi domici cilia liari rio, o, pr3s pr3sta tamo mos, s, conc conces esió ión n de beca becas, s, bonifcación, etc$ +os menores de 45 a*os e#ercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados2 salvo excepciones como es el caso de los certifcados de estudios en los colegios$ "#emplo) “Carlos, estudiante de la UNA, necesita una constancia de estudios para seguir un curso de segunda especialización. El documento que debe redactar es: la solicitud” 6"xamen 7(0P8 944:$ Cases: - In!i+i!%a) In!i+i!%a) Sirve para gestionar la atención de un derecho en &orma individual$ "#emplo) Un estudiante de la UNA, presenta una solicitud para que le expidan una constancia de estudios. - Coec&i+a ,-emoria') ,-emoria' ) Se emplea para pedir la atención de un derecho que se considera de inter3s colectivo$ - Ofcia) Ofcia ) "st! dirigida a una entidad pública$ - Soici&%! Form%ario Form%ario)) "s un docume documento nto en papel papel ya impre impreso so,, que tiene tiene un &orm &ormato ato especial, de acuerdo a las exigencias de cada caso$ - Car&a / Soici&%!) Soici&%!) Se utiliza para pedir algo a entidades particulares$ Por Por el contenido, tiene las caractersticas de la solicitud de empleo y por su estructura o &orma es una carta$ Par&es: ;bligatorias) 4$Sumilla) y domicilio2 tiempo de servicio, código y especialidad para empleados públicos2
&acultad, a*o de estudios, especialidad, turno, sección, número de matrcula para estudiantes universitarios$ 1$ /exto o cuerpo) 'esarrolla los &undamentos o motivos que sustentan el pedido$ ?$ Pie, conclusión, o p!rra&o fnal) "s la parte, donde concluye invocando o reiterando lo solicitado$ @a precedida por &rases conocidas, como) or lo tanto, or lo expuesto, !uego a Ud. acceder a mi petición por ser de "usticia. A$ +ugar y &echa) Se ubica deba#o de la conclusión del texto, de la parte c3ntrica, de la ho#a hacia la derecha$ B$ irma y posfrma) "s la última parte en la que el recurrente estampar! su rúbrica$ D Complementarias) - 0nexo - Con copia 10.*.2. Car&a: "s un documento de car!cter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del "stado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de inter3s común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, &amiliar o amical$ +as cartas mane#an un estilo cuyas caractersticas son) Claridad 6&!cil comprensión:, Precisión 6palabras con sentido exacto:, Concisión 6evitar palabras superEuas y expresiones inútiles:, y Corrección 6redactar de acuerdo al lengua#e est!ndar$:$ Cases: F Por el número de destinatarios - Simples) /iene un solo destinatario$ - Circulares) /ienen varios destinatarios$ F Por el tema que tratan) - Comercial) "s un documento escrito y cerrado que una persona o empresa, envan a otra para tratar asuntos relacionados con la actividad comercial, como) pedidos, de venta, de cobro, de garanta, de cotización, de reclamo, de que#a, de propaganda, etc$ - (otarial) "s un documento escrito que se elabora mediante un notario público, quien es el encargado de otorgar y autorizar el documento$ +o usa toda persona natural o #urdica que necesita hacer valer sus derechos$ +a Carta puede ser de)
10.*.$. Ofcio: "ste documento es una comunicación escrita de car!cter netamente ofcial, protocolar2 utilizado por autoridades o &uncionarios de las di&erentes dependencias públicas o privadas$ /iene la &unción de relacionar a los órganos administrativos de la m!s alta #erarqua y, por consiguiente, debe ir frmado por el m!ximo representante legal de la institución$ "l ofcio se usa para comunicar) disposiciones, consultas, órdenes in&ormes o tambi3n para llevar
a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de &elicitación, de colaboración, de agradecimiento$ Cases: - Simple o directo) @a dirigido a una sola persona, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u ob#etos, realizar gestiones y para proporcionar cualquier in&ormación a un solo destinatario$ - Gúltiple) @a dirigido a varios destinatarios, la estructura es la misma del ofcio simple, no obstante es importante recordar que) - "l número de ofcio es el mismo para todos los e#emplares$ - "n el ofcio múltiple se escribe la palabra 'istribución$ - "l código inicia con ;>C>; G7+/>P+" - ;fcio de transcripción) "s un documento que sirve para transcribir el contenido de otro documento tal como se da en el original$ /odo el &ragmento o p!rra&o transcrito debe ir entre comillas y fel al original$ Par&es: 4$ Gembrete 8$ +ugar y &echa =$ Código o (umeración 6orden correlativo, siglas de la ofcina o entidad de procedencia y el a*o de expedición:$ 1$ 'estinatario 6nombre completo, cargo y lugar: ?$ 0sunto 6Sntesis del cuerpo: A$ Cuerpo o /exto B$ 'espedida y 0ntefrma 6atentamente: 5$ irma, posfrma H$ con copia o distribución 49$ >niciales o pie de pagina$ Complementarias) nombre del a*o 6circulación externa:, re&erencia, anexo$ -emoran!o: 6+atin, memorareI recordar, mencionar:2 es un documento de car!cter interno, de uso muy di&undido en la administración pública, se redacta en papel 0? y sirve de relación en una institución entre el #e&e y el subalterno o entre dependencias de la misma institución$ Se caracteriza por ser) 'irecto y breve, &uncional y pr!ctico, interno 6circula dentro de una entidad: y es de acción inmediata$ Cases: F S imple) @a dirigido a un solo destinatario, para in&ormar asuntos de traba#o como la realización de actividades o la e#ecución de tareas, y en general, para in&ormar asuntos de traba#o a un solo destinatario$ F Gúltiple) @a dirigido simult!neamente a varios destinatarios Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra in&ormación$ Par&es: 4$ Código o numeración 8$ >n&ormación 6compuesto por el remitente -'e- destinatario -0- asunto y lugar y &echa: =$ Cuerpo o texto 1$ 'espedida y 0ntefrma 6atentamente: ?$ irma, posfrma A$ con copia o distribución$ B$ >niciales o pie de p!gina$ Inorme: "s un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inter3s, va dirigido de un subordinado a uno superior, o de la misma #erarqua cuando el caso lo requiera$ /iene car!cter de declaración #urada2 quiere decir que la persona que i n&orma debe in&ormar la verdad, de lo contrario, podr! ser sancionada administrativa y #udicialmente$ Cases:
- ;rdinario) "s de uso permanente) diario, semanal, quincenal o mensual$ - "xtraordinario) "s el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algún asunto imprevisto$ Par&es: 4$ Código o numeración 8$ "ncabezamiento 6+ugar y &echa, 'estinatario -0+-, niciales o pie de pagina$ Ac&a: "s un documento que contiene el testimonio de las acciones m!s importantes que ha acontecido en la realización &ormal de determinados actos administrativos, como reuniones o sesiones de personas$ +ibro de actas debe estar &oliado y frmado, en la primera p!gina, por un (otario Público$ +a redacción de este documento le corresponde al secretario, quien generalmente escribe primero en borrador para despu3s pasarlo al libro, el acta debe ser frmada por los socios o personas asistentes a la reunión$ Cases: - 0cta de Sesión) "s un documento en el que consta el testimonio de los hechos m!s importantes que han sucedido en la sesión 6reunión &ormal de un grupo de personas: de un órgano deliberante 6grupo de personas que tiene potestad legal de reunirse:$ - 0cta de Comparendo) Se usa en la administración de #usticia$ - 0cta de Conciliación) Cuando se reúnen dos partes y se ponen de acuerdo$ - 0cta de >nspección) Cuando se detalla los detalles de una diligencia cumplida$ -0cta de undación) Cuando se de#a constancia de la creación de una entidad, de una ciudad, región o aspectos importantes en la vida de un pas$ - 0cta de Sociedad) +a m!s usada en la actividad empresarial$ - 0cta de /raba#o) Se conoce con este nombre a las di&erentes actas que se elaboran con el fn de de#ar constancia de actos o hechos de inter3s ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral$ Par&es: 4$ /itulo 8$ >ntroducción o encabezamiento 6comprende el lugar, &echa, hora, cantidad y nombre de los asistentes o de los que actúan si son numerosos:$ =$ Cuerpo o texto) "n esta se considera) Control de asistencia, despacho 6correspondencia enviada y recibida:, in&ormes de los miembros, lectura de la agenda, pedidos, 6cuando no est! en la agenda:, ;rden del da 6se debate agenda y los pedidos:, tratamiento de pedidos y votación$ 1$ inalización o cierre del acta ?$ irmas de los que aprueban el acta$
