LOS TEXTOS ADMINISTRATIVOS ADMINISTRATIVOS INTRODUCCIÓN Escribir no siempre significa ser creativo, sino saber aplicar ordenadamente un modelo más o menos fijo. Esto es lo que ocurre mayormente con los textos administrativos como la solicitud, el memorial, el currículo y otros documentos formales. Estos documentos son de carácter legal y están sujetos a las exigencias de cada país. Por lo tanto, se caracterizan por la abundancia de términos formales y legales así como por su eficacia como herramientas administrativas.
1. LA SOLICITUD 1.1. DEFINICIÓN Es un documento por el cual una persona efectúa un pedido a otra. El receptor de la solicitud tiene autoridad y, por lo tanto, puede conceder o gestionar lo deseado por el emisor: una beca, un certificado, una vacante, etc. Las solicitudes son textos con intencionalidad persuasiva y trama argumentativa, que constan de dos núcleos: lo solicitado y la justificación correspondiente. En algunos casos, se invierte el orden porque el solicitante privilegia las condiciones que reúne para conseguir lo que se propone. El derecho de petición de los peruanos está amparado por el Art. 2 inc. 20 de la actual Constitución Política que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito ante la autoridad competente; por lo tanto, el interesado está autorizado a exigir una respuesta dentro del plazo legal.
1.2. FACULTAD PARA FIRMAR SOLICITUDES Esta facultad la tiene toda persona natural, mayor de 18 años. Los menores ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. El que no es miembro de una institución presenta una solicitud por “Mesa de Partes”, en tanto el servidor de la institución institución puede hacerlo por mesa de partes o por intermedio de su jefe inmediato.
1.3. PARTES 1. Sumilla. 2. Destinatario 3. Texto ( presentación, asunto, pedido, conclusión) 4. Lugar y fecha 5. Firma y posfirma 1.4. USOS Sirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual. Por más que una medida administrativa afecte por igual a dos o más personas, cada una deberá presentar por por separado.
1.5. REDACCIÓN La relación asimétrica entre quien solicita y quien otorga hace que se empleen, como en la carta formal, fórmulas de cortesía para el encabezamiento y el cierre, además de algunas expresiones ya consagradas por el uso como: Me presento y expongo…/ Me dirijo a Ud. con el fin de solicitarle…/ Le ruego tenga a bien enviarme…/Rogamos sirvan reservarnos…
1.5.1 REDACCIÓN DE LA SUMILLA 1
Es la síntesis de la petición. Comprende la palabra “solicita” o “solicito” y la mención del
derecho que se invoca.
1.5.2 DESTINATARIO Es la denominación denominación del cargo de la autoridad representativa de una institución. 1.5.3 REDACCIÓN DEL TEXTO En la solicitud se puede emplear la primera o la tercera persona, pero una vez elegida la forma, esta debe mantenerse en todo el texto. Formas usuales: En primera persona: De mi mayor consideración…/ Me presento y expongo…/ Me dirijo a Ud. con el fin de solicitarle…/ Le ruego… En tercera persona: El que suscribe…/ le solicita…/ le informa…/ Se dirige…
El texto de la solicitud consta de tres secciones: Exordio :
que particulariza al solicitante, por ejemplo: Francisco Sosa Martínez, Ingeniero de Sistemas, con DNI 09435897 y domiciliado en Los Petirrojos Nº 234 de esta ciudad; ante Ud. expongo: motivos del pedido, p.e: Que por tener conocimiento de Exposición: desarrolla los motivos la convocatoria a concurso de plazas administrativas…
Conclusión:
que finaliza invocando lo solicitado, p.e: POR LO EXPUESTO: Ruego a Ud. acceder a mi petición.
1.5.4. LUGAR Y FECHA Se ubican debajo de la conclusión del texto, de la parte céntrica de la hoja hacia la derecha. 1.5.5. FIRMA Y POSFIRMA Se coloca al centro del papel.
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MODELO DE SOLICITUD SOLICITA: AUTORIZACIÓN PARA ENSAYOS EN LA MUNICIPALIDAD.
SUMILLA
DESTINATARIO
PRES PRESEN ENTA TACI CI N
SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE SURCO SA Juan Gonzales Brito, identificado con DNI n° 07774685, domiciliado en la calle La Encalada 230 Surco, de 22 años de edad; me dirijo a Ud. con el debido respeto y expongo: Que siendo representante del grupo juvenil «Tempestad» y habiendo utilizado las instalaciones de la Municipalidad para realizar nuestros ensayos como grupo artístico, durante los dos últimos años, y no contando, actualmente, con un lugar para el desarrollo de tales actividades artísticas, solicito disponga a quien corresponda se me expida la autorización para hacer uso de la sala de ensayos, para tal fin adjunto los requisitos exigidos.
ASUNTO
PEDIDO CONCLUSIÓN
Por lo tanto, pido a usted acceder a mi solicitud, por ser de justicia. Surco, 23 de mayo de 2009
LUGAR Y FECHA
________________ Juan Gonzales Brito
FIRMA Y POSFIRMA
2. EL EL MEMORIAL 2.1. DEFINICIÓN Es un documento a través del del cual un grupo de personas solicita un derecho común a todos los integrantes Se podría decir que es una solicitud colectiva cuya estructura formal es semejante a la primera con algunas variantes. 2.2.
USOS Se emplea para pedir la atención de un derecho derecho que se considera de interés colectivo.
2.3. CARACTERÍSTICAS La sumilla y el texto del memorial se redactan en primera persona plural: “Solicitamos permiso para utilizar las instalaciones del auditorio municipal”. El exordio se elabora en términos generales, por ejemplo: Los suscritos, en uso de nuestros derechos ciudadanos, vecinos de la Av. Las Palmeras, Cdra. 7,Los Olivos; ante Ud. con el mayor respeto nos presentamos y decimos: (Se puede identificar a uno de los firmantes).
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El texto del memorial casi siempre contiene varios considerandos, los que se mencionan con numerales ordinales: Primero, segundo, tercero, etc. Las personas que firman el memorial lo lo hacen anotando el número de sus documentos de identificación personal.
MODELO DE MEMORIAL SOLICITAMOS: APOYO EN LA COBERTURA DE NECESIDADES BÁSICAS SEÑOR PRESIDENTE DE LA REPUBLICA S.P. Los suscritos, moradores del asentamiento humano «Nueva Generación», perteneciente al distrito de El Carmen, venidos en desgracia como consecuencia de un pavoroso incendio que nos ha postrado en la más absoluta miseria, a usted respetuosamente exponemos: PRIMERO: Que hace ocho días se produjo un derrumbe en uno de los cerros aledaños a nuestra localidad, el cual destruyó todo lo que encontró a su paso. Esto, origino un incendio que se propago rápidamente a la totalidad de casas que eran de esteras y cartones. SEGUNDO: Como consecuencia, las doscientas familias que integramos este asentamiento hemos quedado virtualmente en la calle: sin techo, sin abrigo, sin alimentos y sin condiciones elementales de salubridad. TERCERO: Nuestra modesta condición y escasos recursos económicos, no nos permiten afrontar y solucionar este grave problema que se agudiza día a día ante la indiferencia de las autoridades correspondientes. CUARTO: Si usted nos visita comprobara que mujeres y niños pernoctamos a la intemperie y tenemos que soportar las inclemencias del invierno. El panorama se agudiza por al ausencia de luz, agua y desagüe, lo que viene causando muchas enfermedades infectocontagiosas. POR LO EXPUESTO: Esperamos Señor Presidente, que, con el alto sentido humano que lo caracteriza, acuda prontamente a nosotros y nos brinde la ayuda necesaria que nos permita aliviar este trágico momento que viven nuestras familias. Es gracia que esperamos alcanzar. alcanzar. El Carmen, 16 de mayo de 2009 APELLIDOS Y NOMBRES _____________________ _____________________ _____________________
DIRECCIÓN ______________ ______________ ______________
FIRMAS ___________ ___________ ___________
DNI __________ __________ __________
3. CURRÍCULUM VITAE 3.1. DEFINICIÓN El currículum vitae es un documento en el que se proporciona información sobre los datos personales, la formación académica y la experiencia profesional de una persona. 3.2. OBJETIVO El objetivo del currículum vitae es informar acerca de las condiciones y cualidades de una persona para que pueda acceder a un puesto laboral. Al remitirlo a un empleador, el documento debe transmitir la imagen profesional que interesa al receptor de manera que sea una buena opción entrevistarlo. Un buen aviso llama a conocer más el producto. En un currículum vitae, el producto es usted. 3.3. ORGANIZACIÓN 4
El currículum vitae es flexible y a la vez depende de muchos factores, entre ellos: a) Las exigencias de cada entidad b) Los objetivos y fines que persigue el titular de la hoja de vida c) La trayectoria y experiencia del titular
3.4. CLASES a) Por presentarse con con documentos documentos sustentatorios o sin ellos: Currículum documentado Currículum no documentado b) Por su grado de complejidad: Currículum básico. Contiene datos generales, estudios realizados, experiencia laboral, capacitación y referencias personales. Currículum con fines profesionales. Contiene datos generales, grado académico, estudios de posgrado, experiencia laboral, capacitaciones, reconocimientos y referencias personales. c) Por su estructura: Currículum cronológico Currículum funcional
3.5. INFORMACIÓN A INCLUIR DATOS PERSONALES: Nombre Dirección Número telefónico y correo electrónico Edad, estado civil, documento de identidad identidad y otros datos datos cuando se considere necesario. ESTUDIOS Los grados de mayor relevancia van primeros. Especialidad, fechas (años o fechas en los que se realizó los estudios), nombre de la institución. (No es necesario incluir estudios escolares, salvo que lo considere relevante o positivo en la evaluación según el cargo y la organización) org anización) EXPERIENCIA LABORAL Orden cronológico inverso Se puede incluir toda la experiencia, voluntaria, voluntaria, pagada, vinculada o no a la profesión Mencione sector de actividad de la organización y área en la que laboró. Describa su experiencia en función a logros o habilidades específicas adquiridas.
Otras Habilidades Existen habilidades que pueden resultar relevantes: conocimientos de software, de idiomas, entre otros. Actividades Extracurriculares: Las actividades extracurriculares permiten descubrir algunas actitudes, valores o hábitos valorados por el empleador. Referencias Personales De presentarlas, en nuestro medio es recomendable presentar tres referencias, preferentemente de empleadores, en tal caso deberá identificarse el centro de labores y el cargo. Otra opción son referencias académicas. Asegúrese de que las las personas señaladas los tengan presentes presentes y tengan una opinión opinión muy favorable de usted. Si no las solicitan, puede introducir la frase: “disponible a solicitud”
3.6. DISPOSICIÓN
Generalmente no más de dos páginas. Las excepciones pueden darse en CV dirigidos al entorno académico. La información ubicada en la primera página tiene mayor impacto.
3.7. LENGUAJE EFECTIVO 5
Escoja palabras con impacto para describir logros o habilidades. Utilice verbos de acción. Por ejemplo: /Incrementé / Coordiné / Supervisé /Dirigí /Gerencié / Alcancé /Persuadí / Organicé / Desarrollé / Implementé /Investigué / Produje / Reduje… • Inicie las oraciones con los verbos de acción. • Utilice oraciones cortas. Esto crea el efecto de un currículum vitae contundente y conciso. su propia imagen. • Utilice un lenguaje positivo. Debe vender su
3.8. EL PERFIL PROFESIONAL Señala la formación profesional y las principales habilidades, experiencias o intereses en no más de tres líneas. Permite llamar la atención del lector y enfocar las habilidades e intereses del candidato. Un perfil mal escrito puede causar una primera mala impresión y descalificar al candidato. Especialmente útil para profesionales que han desarrollado alguna especialidad o que por su experiencia o estudios complementarios cuenten con habilidades desarrolladas distintas a las de su profesión.
3. 9. CASOS DE INTERÉS Si su experiencia es pobre, utilice el currículum funcional y destaque sus habilidades. Cambio de carrera, por ejemplo luego de hacer un MBA. Utilice el currículum funcional evidenciando habilidades adquiridas valiosas en su nueva profesión. Indique el reenfoque de su carrera en el perfil profesional. En el caso de algunas carreras como Educación, las instituciones académicas otorgan mucho valor a los grados, títulos, cursos y publicaciones para la calificación de los candidatos.
3.10. RECOMENDACIONES FINALES Utilice palabras que impacten y demuestren sus habilidades para obtener resultados. Revise su currículum y solicite críticas a person as objetivas. Revise la gramática y ortografía. Utilice papel A 4 para la redacción. Tenga en cuenta que el modelo es flexible.
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3.11. MODELOS A continuación se presentan dos modelos: cronológico y funcional. Currículum cronológico
Henry Alfonso Guzmán Cruz Jr. Sagrado Corazón Mz. Ñ lote 3 – Los Olivos Telf. 980445369 / 5238873
[email protected] 29 años Profesional en Ingeniería Industrial, especializado en Recursos Humanos y Seguridad Industrial. Dominio del idioma inglés.
ESTUDIOS 1997 - 2001 UNIVERSIDAD DEL CALLAO Ingeniería Industrial Bachiller – Tercio superior
EXPERIENCIA LABORAL 08/2008 – 08/2009 ATIXS SOLUTIONS S.A. Gerente Administrativo y de Finanzas. Desarrollé un sistema de control instalado en 200 empresas clientes a nivel mundial. Coordiné la atención de 20 clientes con una reducción de costos promedio de US$ 15 MM en cada caso.
07/2007 - 07/2008 SAN FERNANDO S.A. Productos Practicante - Área Finanzas Desarrollé un modelo de costeo por actividades actividades ABC. Asistí al departamento departam ento de Sistemas en la definición de requerimientos para facturación y costeo en la implementación del SAP.
IDIOMAS Inglés: Conocimientos avanzados (Centro de idiomas de la Pontificia Universidad Católica del Perú)
CONOCIMIENTOS DE COMPUTACIÓN MS Office Profesional (Excel, Word, Access, Power Point, Project), Visio. REFERENCIAS Ing. Mercedes Ferrer Mejia. Sub Gerente General de Convexus S. A. Av. Las Artes Norte 1280 - San Borja. Teléfono 5256545, anexo 225 Ing. Javier Bautista Medrano. Jefe del área de finanzas. Empresa San Fernando S.A. Av. Angamos 1525 Surquillo. Teléfonos 5456890 - 5466890
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Currículum funcional
JESSICA VANESSA FERNANDEZ TUESTA DATOS PERSONALES: Fecha de nacimiento: DNI : Estado civil: Dirección: Teléfono: Licencia de conducir: Correo electrónico:
21 octubre de 1978 18192021 Soltera Mz. D, Lote 5 – Urb. Los Jardines – SMP 7811024 – 997557557 Categoría A1
[email protected]
RESUMEN Profesional en Administración de Empresas, con experiencia en gestión de inventarios, manejo de indicadores de gestión, pronóstico de ventas y atención directa al cliente y logística. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión, habilidad para solucionar problemas; cumplimiento, identificación y compromiso con las metas que se propone la empresa. Promotora ABG
Marzo 2006 – Octubre 2008
Asistente Administrativo. Encargada de Tesorería. Elaboración y pago de planilla de plana docente y pago a proveedores. Encargada de compras. Atención a los alumnos y familiares sobre información administrativa y económica. Evaluación y aprobación de expedientes del Sistema Sistema Becario. Becario. Costeo de servicios. Elaboración del presupuesto. Reporte de indicadores a Dirección General.
Experiencia laboral
Consorcio Flores y Asociados
Abril 2004 – Agosto 2006
Asistente de Gerencia de Administración y Operaciones Monitoreo y reporte del stock diario diario de productos terminados. Encargada del del inventario de los los activos fijos de la empresa. empresa. Elaboración de presupuesto de compras mensual. Apoyo en la elaboración y distribución de documentos, así como la difusión del Proceso de certificación ISO 9000. Universidad de San Martín de Porres Abril – Diciembre 1999
Prácticas profesionales
Formación Profesional
Asistente de logística Área de bienes y recursos humanos Universidad de San Martín de Porres Bachiller en Adminitración de Empresas
Febrero 2000
Universidad de San Martín de Porres Lic. en Administración de Empresas
Agosto 2004
Cursos y seminarios
Inglés
Nivel alcanzado Lee : Escribe: Habla :
Idiomas Habilidades
Introducción a la Gestión de la Calidad Calidad (Lima-UNMSM) Junio 2005 Certificación de la calidad (Lima-UCV), Noviembre 2003
Avanzado Intermedio Intermedio
Manejo de sistemas operativos y herramientas de ofimática e Internet. Manejo de Redes a nivel avanzado.
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ACTIVIDAD 1. Mediante el método e s t u d i o d e c a s o s , identifique el documento pertinente a la situación planteada y luego redacte, según corresponda, la solicitud o memorial respectivo. (Si faltaran datos, añadir libremente para contextualizar el hecho y luego redactar el texto final.) a) El señor Nolito Guzmán Echevarría, necesita un certificado certificado del trabajo anterior para presentarse a una convocatoria laboral. Él había laborado como Administrador en la Municipalidad de San Borja, durante los años 2006 y 2007. ¿Qué documento debe redactar para obtener el referido certificado? b) La señorita Marlene López Bruga desea viajar a Trujillo durante una semana debido a que un pariente suyo se encuentra delicado de salud. Quisiera pedir permiso en su trabajo lo más pronto posible, pero no sabe cómo podría hacerlo. c) Hace una semana, en un parque se ha quebrado una tubería de desagüe y dos calles han sido anegadas. Varios vecinos llamarón por teléfono a Sedapal pidiendo que sea reparada la tubería; sin embargo, aún nadie ha venido ¿Cómo podría hacer para que se resuelva el problema? 2. Redacte su currículum vitae (cronológico)
BIBLIOGRAFÍA: CASSANY, Daniel. Daniel. Taller de textos. Leer, escribir y comentar en el aula. Barcelona: Paidós Paidós Ibérica, 2006. 187 p. ISBN: 13:978-84-493-1935-8 PIANTANIDA, Graciela y DE ROJO, Mónica. El texto instrumental. Buenos Aires: Kapelusz, 2000. 94 p. ISBN 950 -13-2436-2 VALLADARES, Otto. Manual de Redacción Administrativa. Lima: Mantaro, 1997. 378 p. VIVALDI, Martín actualizado por: Sánchez Pérez, Arsenio. Curso de redacción: Teoría y práctica de la composición y del estilo. 33ª ed. España: Paraninfo, 2000, 493 p. ISBN 9788428325707
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