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INDICE
UNIDAD I: “FÓRMULAS
Y FUNCIONES AVANZADAS”
1. INTRODUCCIÓN................................................................... ................................................................................ ............. 1 2. OBJETIVOS ................................................................... ........................................................................................... ........................ 1 3. PERSONALIZAR ENTORNO.......................................................... .............................................................. 1 3.1. Barra de Acceso Rápido ...................................................... 2 3.1.1. Opciones de Excel.........................................................4 3.2. Personalizar formato de número ....................................... 5 3.2.1. Reglas para incluir texto y agregar espacio ............. 5 3.2.2. Reglas para incluir Posiciones decimales, espacios y colores ....................................................................................... ....................................................................................... 8 3.2.1. Crear un formato personalizado .............................. 13 3.2.2. Eliminar un formato personalizado ................................ 14 3.3. Manejo de ventanas ........................................................... 15 3.3.1. Inmovilizar paneles ....................................................15 3.4. Protección de cambios ....................................................... 16 3.4.1. Proteger elementos de un Libro ............................... 17 3.4.2. Proteger elementos elementos de una hoja de cálculo.............19 3.4.3. Desproteger la hoja......................................... hoja..................................................... ............ 21 3.5. Auditoría de fórmulas ....................................................... 22 3.5.1. Rastrear precedentes ..................................................22 3.5.2. Rastrear dependientes ...............................................22 3.5.3. Quitar flechas ............................................................. ...............................................................24 3.5.4. Comprobación de errores.......................................... 24 3.5.5. Rastrear error ............................................................. ...............................................................25 3.5.6. Referencias circulares.................................................25 4. DIFERENCIA ENTRE FÓRMULAS Y FUNCIONES ................... 26 4.1. Función ......................................................... ................................................................................ ....................... 26 4.1.1. Estructura ................................................................... .....................................................................26 4.1.2. Los argumentos ......................................................... ...........................................................26 4.2. Fórmula ......................................................... ................................................................................ ....................... 27 4.2.1. Componentes de una fórmula .................................. 28 4.3. Fórmulas de Matriz ............................................................ 28 4.3.1. Crear fórmula matriz .................................................29 4.3.2. Funciones en las fórmulas......................................... 29 4.3.3. Nombres en las fórmulas........................................... fórmulas........................................... 29 5. FUNCIONES................................................................. ....................................................................................... ...................... 30 5.1. Funciones Matemáticas y trigonométricas ..................... 30 5.2. Funciones Financieras ....................................................... 32 5.3. Funciones de Texto ............................................................ 35 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................ 37
Excel Avanzado 2007
INDICE
UNIDAD I: “FÓRMULAS
Y FUNCIONES AVANZADAS”
1. INTRODUCCIÓN................................................................... ................................................................................ ............. 1 2. OBJETIVOS ................................................................... ........................................................................................... ........................ 1 3. PERSONALIZAR ENTORNO.......................................................... .............................................................. 1 3.1. Barra de Acceso Rápido ...................................................... 2 3.1.1. Opciones de Excel.........................................................4 3.2. Personalizar formato de número ....................................... 5 3.2.1. Reglas para incluir texto y agregar espacio ............. 5 3.2.2. Reglas para incluir Posiciones decimales, espacios y colores ....................................................................................... ....................................................................................... 8 3.2.1. Crear un formato personalizado .............................. 13 3.2.2. Eliminar un formato personalizado ................................ 14 3.3. Manejo de ventanas ........................................................... 15 3.3.1. Inmovilizar paneles ....................................................15 3.4. Protección de cambios ....................................................... 16 3.4.1. Proteger elementos de un Libro ............................... 17 3.4.2. Proteger elementos elementos de una hoja de cálculo.............19 3.4.3. Desproteger la hoja......................................... hoja..................................................... ............ 21 3.5. Auditoría de fórmulas ....................................................... 22 3.5.1. Rastrear precedentes ..................................................22 3.5.2. Rastrear dependientes ...............................................22 3.5.3. Quitar flechas ............................................................. ...............................................................24 3.5.4. Comprobación de errores.......................................... 24 3.5.5. Rastrear error ............................................................. ...............................................................25 3.5.6. Referencias circulares.................................................25 4. DIFERENCIA ENTRE FÓRMULAS Y FUNCIONES ................... 26 4.1. Función ......................................................... ................................................................................ ....................... 26 4.1.1. Estructura ................................................................... .....................................................................26 4.1.2. Los argumentos ......................................................... ...........................................................26 4.2. Fórmula ......................................................... ................................................................................ ....................... 27 4.2.1. Componentes de una fórmula .................................. 28 4.3. Fórmulas de Matriz ............................................................ 28 4.3.1. Crear fórmula matriz .................................................29 4.3.2. Funciones en las fórmulas......................................... 29 4.3.3. Nombres en las fórmulas........................................... fórmulas........................................... 29 5. FUNCIONES................................................................. ....................................................................................... ...................... 30 5.1. Funciones Matemáticas y trigonométricas ..................... 30 5.2. Funciones Financieras ....................................................... 32 5.3. Funciones de Texto ............................................................ 35 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................ 37
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UNIDAD II:
1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9.
BASE DE DATOS”
“
INTRODUCCIÓN................................................................... .............................................................................. ........... 38 OBJETIVOS ................................................................... ......................................................................................... ...................... 38 TABLA DE DATOS................................................................. ............................................................................ ........... 38 IMPORTAR DATOS .............................................................. .......................................................................... ............ 39 4.1. Datos Externos de tipo Texto ........................................... 39 4.2. Datos de una Tabla de Word ............................................ 43 FILTRAR DATOS........................................................ ............................................................................... ....................... 44 5.1. Filtros de texto ......................................................... .................................................................... ........... 44 5.2. Filtros de fecha ......................................................... .................................................................... ........... 46 5.3. Filtros de número ............................................................... 46 5.4. Filtros por color .................................................................. 47 FILTRO AVANZADO ............................................................ ....................................................................... ........... 48 AGRUPAR DATOS............................................................................ DATOS............................................................................ 52 7.1. Subtotales ................................................................. ............................................................................ ........... 52 7.2. Agrupar y desagrupar ....................................................... 54 FUNCIONES DE BASE DE DATOS DATOS ................................................ 54 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................ 60
UNIDAD III: “TABLAS DINÁMICAS”
1. 2. 3. 4.
INTRODUCCIÓN................................................................... .............................................................................. ........... 61 OBJETIVOS ................................................................... ......................................................................................... ...................... 61 DESCRIPCIÓN GENERAL............................................................... 61 CREAR LA TABLA DINÁMICA..................................................... 62 4.1. Determinar qué desea saber ............................................. 62 4.2. Preparar los datos............................................................... 63 4.3. Utilizar el asistente ............................................................. 64 4.4. Crear la tabla dinámica ..................................................... 65 4.4.1. ¿Cuánto ha vendido cada vendedor? ...................... ......................66 4.4.2. Ver compras por país ................................................. ................................................. 68 4.4.3. Ver ventas por fecha...................................................70 4.5. Utilizando método del arrastre ........................................ 70 5. IMPRIMIR UNA TABLA DINÁMICA ........................................... 72 6. GRÁFICO DINÁMICO .......................................................... ..................................................................... ........... 73 6.1. Campo de filtro del informe ............................................. 73 6.2. Campo de valores............................................................... 74 6.3. Campo de serie ................................................................... 74 6.4. Elemento ................................................................... .............................................................................. ........... 74 6.5. Campo de categoría ........................................................... 74 6.6. Personalizar el gráfico ....................................................... 75 7. CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO A PARTIR PARTIR DE UNA TABLA DINÁMICA EXISTENTE ......................................................................... 75 8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................ 77
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UNIDAD IV: “PROGRAMACION I”
1. INTRODUCCIÓN................................................................... .............................................................................. ........... 78 2. OBJETIVOS ................................................................... ......................................................................................... ...................... 78 3. MACROS ........................................................... ............................................................................................. .................................. 78 3.1. Grabar una Macro .............................................................. 79 3.2. Grabar macros con referencias relativas ......................... 81 3.3. Ejecutar una Macro ............................................................ 81 3.4. Guardar archivos Excel con Macros ................................ 82 3.5. Abrir archivo Excel con Macros ....................................... 83 4. EDITOR DE VISUAL BASIC ............................................................ 85 4.1. Entorno del Editor de Visual Basic .................................. 86 5. ESTRUCTURA DE UNA MACRO .................................................. 87 6. INSTRUCCIONES EJECUTABLES ................................................. 88 7. VARIABLES .................................................................. ........................................................................................ ...................... 93 7.1. Nombres de variables ........................................................ 93 7.2. Tipos de variables .............................................................. 93 7.3. Declaración de variables ................................................... 93 8. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................ 95
UNIDAD V: “PROGRAMACIÓN II”
1. INTRODUCCIÓN................................................................... .............................................................................. ........... 96 2. OBJETIVOS ................................................................... ......................................................................................... ...................... 96 3. TIPOS DE INSTRUCCIONES INSTRUCCIONES........................................................... 96 3.1. Instrucción secuencial........................................................ secuencial........................................................ 97 3.2. Instrucción If-Then ............................................................. 97 3.3. Instrucción Select Case ...................................................... 98 4. EVENTOS...................................................................... ............................................................................................ ...................... 99 4.1. Evento Open........................................................................ 99 4.2. Evento BeforeClose .......................................................... 100 4.3. Eventos SheetActivate y SheetDeactivate .................... 101 4.4. Otros eventos asociados al Libro Excel ......................... 102 4.5. Eventos asociados a Hojas .............................................. 102 5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................. 104
UNIDAD VI: FORMULARIOS Y CONTROLES” “
1. INTRODUCCIÓN................................................................... ............................................................................ ......... 105 2. OBJETIVOS ................................................................... ....................................................................................... .................... 105 3. FORMULARIOS .......................................................... ............................................................................... ..................... 105 3.1. Creación del formulario .................................................. 106
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3.2. Controles de formulario .................................................. 107 3.3. Propiedades de los controles .......................................... 109 3.4. Control Label (Etiqueta) .................................................. 110 3.5. Control TextBox (Cuadro de texto) ............................... 110 3.6. Control ComboBox (Cuadro combinado) .................... 111 3.7. Control ListBox (Cuadro de lista) .................................. 111 3.8. Control CheckBox (Casilla de verificación) ................. 112 3.9. Control OptionButton (Botón de opción) ..................... 112 3.10. Control CommandButton (Botón de comando) ............... 112 4. PROGRAMACIÓN DE LOS CONTROLES ................................. 113 4.1. Inicializar los controles .................................................... 114 4.2. Mostrar el formulario ...................................................... 114 4.3. Programar los eventos de cada control ......................... 115 5. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................. 118
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UNIDAD I
“FÓRMULAS Y FUNCIONES AVANZADAS”
1.
INTRODUCCIÓN
Esta versión de Excel contiene una cinta de opciones del programa agrupadas en fichas o pestañas y éstas a su vez en grupos. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden realizar. En la presente unidad, se personaliza el entorno de trabajo, como la barra de Acceso Rápido con diferentes métodos. El cual permite un trabajo más eficiente para el usuario. El uso de fórmulas y funciones avanzadas de Microsoft Excel 2007 como: texto, estadísticas, matemáticas. Es necesario tener claro la diferencia entre una fórmula y una función, para la realización de tareas. El uso de adecuado de las fórmulas y funciones, permitirá mayor confianza en el usuario de realizar cálculos y operaciones en su trabajo y/o centro de estudios. 2.
OBJETIVOS
Personalizar el entorno de trabajo Utilización de fórmulas avanzadas Utilización de funciones avanzadas
3.
PERSONALIZAR ENTORNO
Una forma de trabajar en Excel 2007, es personalizando la barra con los botones que se desee, para seleccionar los botones más utilizados por el usuario. Como es la barra de Acceso Rápido.
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3.1. Barra de Acceso Rápido
Esta barra de Acceso Rápido contiene los botones comunes como: guardar, deshacer y rehacer.
Figura N° 1
Para personalizar, hacer clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccionar Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Se abrirá un cuadro de diálogo, en la lista elegir la opción: Más comandos / Personalizar…
Figura N° 2
Ir a la opción Personalizar: desde donde se podrá añadir acciones:
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Figura N° 3
Otro modo de personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, es ubicarse en uno de los grupos de datos y hacer clic derecho. Por ejemplo: Ubicarse en la cinta de opciones, ficha inicio, grupo Fuente. Elegir: Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido…
Figura N° 4
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3
A continuación el botón del grupo fuente, se ha añadido a la barra de inicio rápido.
Figura N° 5
3.1.1. Opciones de Excel
Excel le permite hacer cambios y elegir opciones, las más utilizadas desarrollamos a continuación: Más frecuentes Para modificar y/o agregar listas personalizadas debe ingresar a esta opción:
Figura N° 6
Se muestra la siguiente caja de diálogo, donde se podrá añadir más listas.
Figura N° 7
Fórmulas Revisión Guardar Avanzadas Personalizar Complementos Centro de confianza
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Recursos 3.2. Personalizar formato de número
Microsoft Office Excel proporciona muchos formatos de número integrados, pero, si estos formatos no satisfacen sus necesidades, puede personalizar uno de ellos para crear su propio formato. Un formato de número puede tener hasta cuatro secciones de código, separadas por caracteres de punto y coma. Estas secciones de código definen el formato de los números positivos, los números negativos, los valores de cero y el texto, en ese orden.
;;; Por ejemplo, puede usar estas secciones de código para crear el siguiente formato personalizado: [Azul]#.##0,00_);[Rojo](#.##0,00);0,00;"ventas "@
Ejemplo:
Figura N° 8
No tiene que incluir todas las secciones de código en el formato de número personalizado. Si sólo especifica dos secciones de código para el formato de número personalizado, la primera sección se utiliza para los números positivos y los ceros, y la segunda sección se utiliza para los números negativos. Si sólo especifica una sección de código, ésta se utiliza para todos los números. Si desea omitir una sección de código e incluir la siguiente, debe insertar el carácter de punto y coma de la sección que va a omitir. Las siguientes normas permiten personalizar cualquiera de estas secciones de código de formato de número. 3.2.1. Reglas para incluir texto y agregar espacio
Para mostrar texto y números en una celda, incluya los caracteres de texto entre dobles comillas (" ") o inserte una barra diagonal inversa (\) delante de un carácter. Incluya los
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caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato: $0,00" Superávit"; $-0,00" Déficit"
Para mostrar un importe positivo como "$125,74 Superávit" y un importe negativo como "$-125,74 Déficit". Ejemplo:
Total Figura N° 9
Observe que hay un espacio delante de "Superávit" y "Déficit" en cada sección de código. Cuadro N° 01
Signos $
Signo de dólar
-
Signo menos
+
Signo más
/
Barra diagonal
(
Paréntesis de apertura
)
Paréntesis de cierre
:
Dos puntos
!
Signo de exclamación
^
Acento circunflejo
&
Y comercial
'
Apóstrofo
~
Tilde
{
Llave de apertura
}
Llave de cierre
<
Signo menor que
>
Signo mayor que
=
Signo de igualdad
Carácter de espacio
Incluir una sección de entrada de texto
Si se incluye, la sección de texto siempre es la última sección del formato de número. Incluya un carácter de arroba (@) en la sección en la que desea mostrar el texto que escribe en la celda. Si el carácter @ se omite en la sección de texto, no se mostrará el texto que escriba. Si desea mostrar siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, incluya el texto adicional entre un carácter de dobles comillas (" "). Por ejemplo, "recibos brutos de "@
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Figura N° 10
Si el formato no incluye una sección de texto, todos los valores no numéricos que escriba en una celda con ese formato aplicado no resultarán afectados por el formato. Además, toda la celda se convertirá en texto. Agregar espacios
Para crear un espacio que tenga el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un carácter de subrayado ( _ ), seguido del carácter que desea utilizar. Por ejemplo, si coloca un paréntesis de cierre detrás de un carácter de subrayado, como _), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que se incluyan entre paréntesis.
Figura N° 11
Repetir caracteres
Para repetir el siguiente carácter del formato hasta rellenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, escriba 0*- para incluir los guiones que hagan falta detrás de un número para rellenar la celda, o escriba *0 delante del formato para incluir ceros iniciales. Ejemplo:
Figura N° 12
3.2.2. Reglas para incluir Posiciones decimales, espacios y colores
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Incluir posiciones decimales y dígitos significativos. Para aplicar formato a fracciones o números que contienen comas decimales, incluya los siguientes marcadores de posición de dígitos, comas decimales y separadores de millar en una sección. Cuadro N° 02
Marcadores de Posición 0 (cero)
#
?
, (coma)
Este marcador de posición de dígitos muestra los ceros no significativos si un número tiene menos dígitos que los ceros especificados en el formato. Por ejemplo, si escribe 8,9 y desea que se muestre como 8,90, use el formato #,00. Este marcador de posición de dígitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel no muestra ceros adicionales cuando el número que escribe tiene menos dígitos a ambos lados de la coma decimal que el número de símbolos # especificados en el formato. Por ejemplo, si el formato personalizado es #,## y escribe 8,9 en la celda, se muestra el número 8,9. Este marcador de posición de dígitos sigue las mismas reglas que el 0 (cero). Sin embargo, Excel agrega un espacio para los ceros no significativos a ambos lados de la coma decimal para que las comas decimales queden alineadas en la columna. Por ejemplo, el formato personalizado 0,0? alinea las posiciones decimales de los números 8,9 y 88,99 en una columna. Este marcador de posición de dígitos muestra la coma decimal en un número.
Si un número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que marcadores de posición en el formato, el número se redondea a tantas posiciones decimales como marcadores de posición haya. Si hay más dígitos a la izquierda de la coma decimal que marcadores de posición, se muestran los dígitos adicionales. Si el formato sólo contiene signos de almohadilla (#) a la izquierda de la coma decimal, los números menores que 1 comienzan con una coma decimal; por ejemplo, ",47".
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Cuadro N° 03
Para mostrar
Como
Utilice este código
1234,59
1234,6
####,#
8,9
8,900
#,000
,631
0,6
0,#
12 1234,568
12,0 1234,57
#,0#
44,398 102,65 2,8
44,398 102,65 2,8 (con los decimales alineados)
???,???
5,25 5,3
5 1/4 5 3/10 (con las fracciones alineadas)
# ???/???
Posición cero (a la izquierda)
Para ingresar números mostrando cero a la izquierda se debe hacer lo siguiente: o
De la cinta de opciones, ingresar a la ficha Inicio, grupo Número y elegir Número, Categoría: Personalizar: 0#
Figura N° 13
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o
Escribir la serie y copiar.
Figura N° 14
Mostrar un separador de millar
Para mostrar un punto como separador de millar o para ajustar un número a un múltiplo de 1.000, incluya el siguiente separador en el formato de número. Cuadro N° 04
Separador de millar . (punto)
Muestra el separador de millar en un número. Excel separa los millares con puntos si el formato contiene un punto incluido entre signos de almohadilla (#) o ceros. Un punto detrás de un marcador de posición de dígitos ajusta el número a 1.000. Por ejemplo, si el formato personalizado es #,0. y escribe 12.200.000 en la celda, se muestra el número 12,200,0. Cuadro N° 05
Para mostrar
Como
Utilice este código
12000
12.000
#.###
12000
12
#.
12200000
12,2
0,0..
Especificar colores
Para especificar el color de una sección del formato, escriba el nombre de uno de estos ocho colores entre corchetes en la
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sección. El código de color debe ser el primer elemento de la sección. Cuadro N° 06
colores [Negro]
[Magenta]
[Verde]
[Amarillo]
[Blanco]
[Aguamarina]
[Azul]
[Rojo]
3.2.3. Reglas para aplicar formato de monedas y porcentajes Incluir símbolos de moneda
Para escribir uno de los siguientes símbolos de moneda en un formato de número, presione BLOQ NUM y utilice el teclado numérico para especificar el código ANSI del símbolo. Cuadro N° 07
Para escribir
Presione este código
¢
ALT+0162
£
ALT+0163
¥
ALT+0165 ALT+0128
Nota: Los formatos personalizados se guardan con el libro. Para que Excel utilice siempre un símbolo de moneda específico, debe cambiar el símbolo de moneda en Configuración regional en el Panel de control antes de iniciar Excel. Mostrar porcentajes
Para mostrar números como porcentajes de 100 (por ejemplo, para mostrar 0,08 como 8% o 2,8 como 280%), incluya el signo de porcentaje (%) en el formato de número.
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3.2.4. Reglas para formatos de fecha y hora Mostrar los días, meses y años
Para mostrar los números como formatos de fecha (como días, meses y años), utilice los siguientes códigos en una sección. Cuadro N° 08
m mm
Muestra el mes como un número sin un cero inicial. Muestra el mes como un número con un cero inicial si procede. mmm Muestra el mes como una abreviatura (de ene a dic). mmmm Muestra el mes como un nombre completo (de enero a diciembre). mmmmm Muestra el mes como una sola letra (de E a D). d Muestra el día como un número sin un cero inicial. dd Muestra el día como un número con un cero inicial si procede. ddd Muestra el día como una abreviatura (de dom a sáb). dddd Muestra el día como un nombre completo (de domingo a sábado). aa Muestra el año como un número de dos dígitos. aaaa Muestra el año como un número de cuatro dígitos.
Mostrar horas, minutos y segundos
Para mostrar los formatos de hora (como horas, minutos y segundos), utilice los siguientes códigos en una sección. Cuadro N° 09
Para mostrar Meses Meses Meses Meses Meses Días Días Días Días Años Años
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Como 1–12 01–12 Ene-Dic Enero–Diciembre E–D 1–31 01–31 Dom–Sáb Domingo-Sábado 00–99 1900–9999
Utilice este código m mm mmm mmmm mmmmm d dd ddd dddd aa aaaa
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Cuadro N° 10
Formato de Hora h [h]
hh
m
[m]
mm
s [s]
ss AM/PM, a.m./p.m., A/P, a/p
Muestra la hora como un número sin un cero inicial. Muestra el tiempo transcurrido en horas. Si trabaja con un fórmula que devuelve un período de tiempo en el que el número de horas es mayor que 24, utilice un formato de número similar a [h]:mm:ss . Muestra la hora como un número con un cero inicial si procede. Si el formato contiene a.m. o p.m., la hora se basa en un reloj de 12 horas. En caso contrario, la hora se basa en un reloj de 24 horas. Muestra el minuto como un número sin un cero inicial. Nota El código m o mm debe aparecer inmediatamente detrás del código h o hh o inmediatamente delante del código ss; en caso contrario, Excel muestra el mes en lugar de los minutos. Muestra el tiempo transcurrido en minutos. Si trabaja con una fórmula que devuelve un período de tiempo en el que el número de minutos es mayor que 60, utilice un formato de número similar a [mm]:ss. Muestra el minuto como un número con un cero inicial si procede. Nota El código m o mm debe aparecer inmediatamente detrás del código h o hh o inmediatamente delante del código ss; en caso contrario, Excel muestra el mes en lugar de los minutos. Muestra el segundo como un número sin un cero inicial. Muestra el tiempo transcurrido en segundos. Si trabaja con una fórmula que devuelve un período de tiempo en el que el número de segundos es mayor que 60, utilice un formato de número similar a [ss]. Muestra el segundo como un número con un cero inicial si procede. Si desea mostrar fracciones de un segundo, utilice un formato de número similar a h:mm:ss.00 . Muestra la hora con un reloj de 12 horas. Excel muestra AM, a.m., A o a para los horas desde las 12 de la noche a las 12 del mediodía, y PM, p.m., P o p para las horas desde las 12 del mediodía hasta las 12 de la noche.
3.2.1. Crear un formato personalizado
Abra el libro en el que desea crear y almacenar un formato de número personalizado.
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En la ficha Inicio, haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo junto a Número.
Figura N° 15
En el cuadro Categoría, haga clic en Personalizado. En la lista Tipo, seleccione el formato de número que desea personalizar. El formato de número que seleccione aparecerá en el cuadro Tipo sobre la lista Tipo. Nota: Cuando seleccione un formato de número integrado en la lista Tipo, Excel creará una copia de ese formato de número, que puede personalizar. El formato de número original de la lista Tipo no se puede cambiar ni eliminar.
En el cuadro Tipo, realice los cambios necesarios en el formato de número seleccionado. Nota: Los formatos de número personalizados se almacenan en el libro en el que se crearon y no estarán disponibles para ningún otro libro. Para utilizar un formato personalizado en un nuevo libro, puede guardar el libro actual como una plantilla de Excel y crear un nuevo libro a partir de esa plantilla. 3.2.2. Eliminar un formato personalizado
Abra el libro que contiene el formato de número personalizado que desea eliminar. En la ficha Inicio, haga clic en el Iniciador de cuadros de diálogo junto a Número.
Figura N° 16
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En el cuadro Categoría, haga clic en Personalizado. En la lista Tipo, seleccione el formato de número personalizado que desea eliminar.
Los formatos de número integrados de la lista Tipo no se pueden eliminar.
Haga clic en Eliminar. 3.3. Manejo de ventanas 3.3.1. Inmovilizar paneles
Esta opción mantiene una parte de la hoja visible durante el desplazamiento por hoja. Ir a la ficha Vista, grupo Ventana, Inmovilizar paneles.
Figura N° 17
En el triángulo derecho hacer clic y se muestra las siguientes opciones: o o o
Movilizar paneles Inmovilizar fila superior Inmovilizar primera columna
Figura N° 18
Al inmovilizar paneles, se traza una línea vertical y otra horizontal:
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Figura N° 19
3.4. Protección de cambios
Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro, con o sin una contraseña. A continuación se va proteger un libro, una hoja de cálculo o una celda, para no permitir su modificación, ya sea por error o por no tener permiso para ello. 3.4.1. Proteger elementos de un Libro
Se puede Proteger el libro o restringir el acceso impidiendo que se creen nuevas hojas u otorgando acceso sólo a determinadas personas. Para ello ingresar a la ficha Revisar / Proteger libro. o
En la ficha Revisión, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.
Figura N° 20
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En Proteger en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes: o
o
Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.
Figura N° 21 Cuadro N° 11
Active esta casilla de verificación Estructura
Para impedir que los usuarios
Vean hojas de cálculo que haya ocultado. Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de cálculo. Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro. En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos, o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes. En escenarios, creen un informe de resumen de escenario. En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que colocan los resultados en una
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nueva hoja de cálculo. Graben nuevas macros. NOTA Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse. Ventanas
Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre. Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas. NOTA Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas.
o
Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
Nota: La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.
Para evitar que usuarios sin autorización reenvíen, editen y copien documentos importantes y mensajes de correo electrónico. Se debe tener instalado el Information Rights Management (IRM) de Microsoft Office.
Cuadro N° 22
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Nota: La protección de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña de nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados.
3.4.2. Proteger elementos de una hoja de cálculo
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias órdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar la operación que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones. En Microsoft Excel, al proteger una hoja de cálculo se protegen todas las celdas.
Cuadro N° 23
Proteger celda
Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo. Si desea proteger sólo algunas celdas, siga los pasos que se indican a continuación. Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la ficha Inicio, grupo Número.
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Cuadro N° 24
Hacer clic sobre la ficha Proteger . Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botón Aceptar . Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de fórmulas. Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de cálculo, por lo tanto a continuación tendremos que realizar los siguientes pasos: Seleccionar la pestaña Revisar Hacer clic sobre el botón Proteger hoja que se encuentra en la sección Cambios. Proteger hoja Aparecerá el cuadro de diálogo Protejer hoja :
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Cuadro N° 25
Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo para que no tenga efecto la protección para la modificación seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la protección. Si queremos asignar una contraseña para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contraseña, escribirla en el recuadro Contraseña. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Nota: Si hemos puesto contraseña nos pedirá confirmación de contraseña, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar. 3.4.3. Desproteger la hoja
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la protección, es decir: Seleccionar la ficha Revisar . Hacer clic sobre el botón Desproteger hoja que se encuentra en la sección Cambios.
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Nota: Si habíamos asignado una contraseña nos la pedirá, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre el botón Aceptar. Si no había contraseña asignada, automáticamente la desprotege. 3.5. Auditoría de fórmulas 3.5.1. Rastrear precedentes
Muestra flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente. Para realizar la auditoría de fórmulas, en la cinta de opciones ir a la ficha Fórmulas, grupo Auditoría de fórmulas / Rastrear precedentes.
Cuadro N° 26
o
Ejemplo de una suma:
Cuadro N° 27
3.5.2. Rastrear dependientes
Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente. Ir a la ficha Fórmulas, grupo Auditoría de fórmulas / Rastrear dependientes.
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Figura N° 28
o
A continuación se tiene un ejemplo que comprende ambos conceptos: Rastrear Precedencia
Rastrear Dependencia
Fórmula con Precedencia y Dependencia
Figura N° 29
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3.5.3. Quitar flechas
Quita todas las flechas trazadas por Rastrear precedentes o Rastrear dependientes.
Figura N° 30
3.5.4. Comprobación de errores
Comprueba y/o busca errores frecuentes que tienen las fórmulas.
Figura N° 31
Figura N° 32
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3.5.5. Rastrear error
Muestra con flechas el rastreo del error.
Figura N° 33
Ejemplo:
Figura N° 34
3.5.6. Referencias circulares
Cuando una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) Hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina referencia circular. Microsoft Office Excel no puede calcular automáticamente todos los libros abiertos cuando uno de ellos contiene una referencia circular. Ejemplo:
Figura N° 35
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4.
DIFERENCIA ENTRE FÓRMULAS Y FUNCIONES
Para realizar cálculos y operaciones matemáticas, financieras o lógicas, es necesario distinguir la diferencia entre fórmulas y funciones. 4.1. Función 4.1.1. Estructura
La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. La función es el nombre, por ejemplo: =SUMA(argumento).
Nota: Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
Figura N° 36
4.1.2. Los argumentos
Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común;
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una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones. Nota: Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.
4.2. Fórmula
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 5 por 3 y, a continuación, suma 2 al resultado. Ejemplo: Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.),
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referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). 4.2.1. Componentes de una fórmula
En esta fórmula podemos identificar: Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,14... Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
Una fórmula; Es una función en acción, argumentos incluidos. Las fórmulas pueden contener funciones. Por ejemplo: =PROMEDIO(A1:A33), =REDONDEAR(argument o).
4.3. Fórmulas de Matriz
Para Excel, una Matriz es un conjunto de celdas que son tratadas como un todo, a diferencia de las celdas que componen un Rango, las cuales mantienen su “independencia”.
A las Fórmulas de Matriz se les denomina así porque utilizan matrices (en vez de celdas individuales) para realizar cálculos que pueden ser muy complejos o imposibles de realizar con fórmulas simples.
Figura N° 37
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4.3.1. Crear fórmula matriz
Para crear la fórmula de matriz del ejemplo se ha seguido el procedimiento siguiente: Seleccionar el rango que contendrá los resultados (D2:D8). Escribir la fórmula siguiente: =B2:B8*C2:C8 Presionar la combinación de teclas Ctrl+Mayúsc+Enter Excel añade las llaves (usted no las escribe) para indicar que es una fórmula de matriz Esta fórmula ocupa siete celdas y devuelve una matriz de siete valores.
Figura N° 38
Asegura que todas las fórmulas son idénticas: no se pueden modificar o eliminar individualmente (Excel muestra un error si se intenta) Excel no permite insertar/eliminar una fila en la matriz. Para añadir filas se debe modificar la fórmula de matriz. 4.3.2. Funciones en las fórmulas
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.
4.3.3. Nombres en las fórmulas
Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres (nombre: palabra o cadena
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de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.), descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre. 5.
FUNCIONES 5.1. Funciones Matemáticas y trigonométricas COS(número) Esta función calcula el coseno del argumento número. El ángulo viene expresado en radianes. Por ejemplo, como puede apreciar en la figura, en cada una de las celdas de la columna B se calcula el coseno para la celda correspondiente en la columna A. Se puede apreciar la gráfica generada por Excel para los datos introducidos.
Figura N° 39
ACOSH(número) Esta función calcula el coseno hiperbólico inverso del argumento número. En la figura puede observar que en cada una de las celdas de la columna B se ha calculado el coseno hiperbólico inverso, tomando como argumento cada uno de los valores de la correspondiente celda de la columna A. Se muestra la gráfica generada por Excel utilizando
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los datos calculados. El argumento dado a esta función debe ser un valor mayor o igual a uno.
Figura N° 40
GRADOS Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo:
GRADOS(PI()) da como resultado 180 grados GRADOS(PI()/2) da como resultado 90 grados. LN(número) Calcula el logaritmo natural del valor dado como argumento. El logaritmo natural está definido únicamente para valores mayores que cero. Observe el ejemplo de la figura, en cada celda de la columna B se calcula el logaritmo natural para cada valor correspondiente de la celda de la izquierda, en la columna A. Observe la gráfica generada por Excel para el logaritmo natural. LOG(número, base) Calcula el logaritmo del argumento número, la base está dada por el segundo argumento. Si no se le da valor al argumento base, lo calcula con la base 10. El logaritmo está definido para valores positivos. En la figura puede apreciar que en cada celda de la columna C se ha calculado el logaritmo con base 5, siendo el argumento número su correspondiente valor de la celda de la columna A. Como puede observar en la gráfica generada por Excel para logaritmo con base 5. LOG10(número) Calcula el logaritmo con la base 10 del argumento número. El logaritmo está definido para valores positivos. En la figura puede apreciar que en la columna D se ha calculado el logaritmo con base 10, tomando como argumento su correspondiente valor en cada celda
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de la columna A. Observe que la gráfica para el logaritmo con base 10.
Figura N° 41
5.2. Funciones Financieras
Para acceder a las funciones financieras debe ir a la ficha Fórmulas, grupo Biblioteca de funciones y elegir Financieras.
Figura N° 42
Las finanzas se ocupan del estudio del flujo del dinero entre dos entes, particularmente de las condiciones de este flujo de dinero en el tiempo. Excel 2007 incluye más de 50 funciones financieras que ayudan a calcular desde las cuotas a pagar por un préstamo hasta el valor futuro de una inversión. =VF(tasa;nper;pago;va;tipo) Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Tasa, es la tasa de interés por período Nper, es el número de pagos periódicos Pago, es el monto de cada pago. No puede variar Va, es el valor actual de la inversión
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Tipo, indica cuando se realizan los pagos. Si es 0 los pagos se hacen al final del periodo y si es 1 se hacen al inicio del mismo. Notas: Tasa y Nper deben darse en la misma unidad de tiempo. Para todos los argumentos, los montos que se pagan (como depósitos) se representan como números negativos. Los montos que se reciben (por ejemplo: dividendos) se representan como números positivos. Ejemplo:
Supongamos que desee ahorrar dinero para un proyecto personal que tendrá lugar dentro de un año. Deposita S/.1,000 en una cuenta de ahorros que devenga un interés anual del 6%, que se capitaliza mensualmente (interés mensual de 6%/12 ó 0,5%). Tiene planeado depositar S/.100 el primer día de cada mes durante los próximos 12 meses. ¿Cuánto dinero tendrá en su cuenta al cabo de los 12 meses?
Figura N° 43
=PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Tasa, es la tasa de interés por período Nper, es el número de pagos periódicos Va, es el valor actual del la inversión Vf, es el valor futuro que se tiene obtener después del último pago. Si se omite se asume 0 (el valor futuro de un préstamo es 0) Tipo, indica cuando se realizan los pagos. Si es 0 los pagos se hacen al final del periodo y si es 1 se hacen al inicio del mismo. Nota :
El valor obtenido por PAGO incluye principal e intereses, pero no impuestos u otros factores.
Ejemplo: Se quiere pedir un préstamo de $2,800 a pagar en 2 años. Si se supone una tasa de interés anual del 22%, ¿cuánto debe pagarse cada mes?
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Figura N° 44
=TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener cero o más soluciones. Si los resultados consecutivos de TASA no convergen en 0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #¡NUM!. Nper, es el número de pagos periódicos Pago, es el monto de cada pago periódico. No puede variar. Va, es el valor actual del la inversión Vf, es el valor futuro que se desea obtener después del último pago. Si se omite se asume 0 (el valor futuro de un préstamo es 0) Tipo, indica cuando se realizan los pagos. Si es 0 los pagos se hacen al final del periodo y si es 1 se hacen al inicio del mismo Estimar, es el pronóstico para la tasa de interés. Si se omite se asume 10%. Ejemplo: Calcular la tasa de interés para una compra de S/. 1,119.00 con pagos mensuales de S/. 458.78 durante 3 meses.
Figura N° 45
=NPER(tasa; pago; va; vf; tipo) Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante. Tasa, es la tasa de interés por período Pago, es el monto de cada pago. No puede variar Va, es el valor actual del la inversión Vf, es la cantidad que se quiere obtener al finalizar los pagos. Si se omite se asume que es 0 (el vf de un préstamo es 0)
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Tipo, indica cuando se realizan los pagos. Si es 0 los pagos se hacen al final del periodo y si es 1 se hacen al inicio del mismo. Nota:
Las cantidades que se desembolsan (pagos o depósitos) se representan por cantidades negativas. Las que se reciben se representan por cantidades positivas.
Ejemplo: Se quiere saber cuántos depósitos mensuales de $100 son necesarios para que una inversión inicial de $1,000 llegue a $10,000 si se reciben unos intereses del 12% anual.
Figura N° 46
5.3. Funciones de Texto
Para utilizar las funciones de texto, debe ir a la ficha Fórmulas , grupo Biblioteca de funciones y elegir Texto:
El término texto no se refiere únicamente a letras. Estas funciones operan sobre cadenas de caracteres que pueden incluir letras, números y caracteres especiales. MAYUSC(texto),MINUSC(texto), NOMPROPIO(texto) Estas 3 funciones operan de manera similar: la primera cambia las letras minúsculas por mayúsculas, la segunda hace lo contrario, y la tercera hace mayúscula la primera letra de cada palabra y cualquier letra que haya después de algún carácter que no sea una letra.
Ejemplo: Si A1 contiene el texto cod TECSUP-567-esp los resultados serían: MAYUSC(A1) COD TECSUP-567-ESP cod tecsup-567-esp MINUSC(A1) NOMPROPIO(A1) Cod Tecsup-567-Esp
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DERECHA(texto,nro_caracteres), IZQUIERDA(texto,nro_caracteres), EXTRAE(texto,pos_ini,nro_caracteres)
Estas funciones devuelven un número específico de caracteres contenidos en un texto en sus extremos derecho o izquierdo, o a partir de una posición específica. Ejemplo: Si A1 contiene el texto Lima, 28 de diciembre del 2008 los resultados serían: del 2008 DERECHA(A1,8) IZQUIERDA (A1,8) Lima, 28 EXTRAE(A1,13,8) diciembr
LARGO(texto)
Devuelve la longitud (número de caracteres) que contiene un texto. La cuenta incluye los espacios contenidos. Ejemplo:
Si A1 contiene el texto Lima, 28 de diciembre del 2008 el resultado sería: =LARGO(A1)
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REEMPLAZAR(texto,pos_ini,nro_caracteres,texto) SUSTITUIR(texto,texto_original,texto_nuevo)
Ambas permiten cambiar un texto por otro. La primera es útil cuando se conoce la posición del texto que se va a reemplazar, pero no su contenido exacto. La segunda es útil cuando, por el contrario, se conoce el texto a reemplazar, pero se ignora su ubicación dentro de la cadena de caracteres. Ejemplo:
Si A1 contiene el texto Lima, 28 de diciembre del 2008 B1 contiene el texto octubre Para obtener el texto Lima, 28 de octubre del 2008 se podría utilizar una de estas fórmulas REEMPLAZAR(A1,13,9,B1) SUSTITUIR ( A1,”octubre”,B1)
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