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Tercerización de una PMO en el sector Gobierno: Caso de Éxito OSINERGMIN

21 de Agosto del 2009 José Díaz León Eco, MBA, MGTI

Capítulo Lima, Perú

Tercerización de una PMO en el sector Gobierno: Caso de Éxito OSINERGMIN

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SERVICIO PMO TERCERIZADO : Frentes de acción- WBS Objetivo y Alcance del servicio Gesti ón de Proyectos Portafolio de proyectos y Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO: Niveles de comunicación

SOPORTE DOCUMENTAL: 1.1 Seguimiento y Control de los Proyectos 1.2 Informe del progreso de los Proyectos 1.3 Administración de los Proyectos: calidad, alcance, riesgos 1.4 Creación y actualización del archiv archivo o del proyectoproyecto- doc. producida producida 1.5 Mantnmto/aseguramiento de estándares de gestión de proyectos MONITOREO DEL SERVICIO TERCERIZADO PMO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Capítulo Lima, Perú

SERVICIO PMO TERCERIZADO FRENTE 1: PROYECTOS SISTEMAS

DATOS- DO D OCUMENTACION

CONTENIDO WEB

GESTION SERVICIO

WBS - FRENTES DE ACCIÓN Capítulo Lima, Perú

FRENTE 1: SOPORTE Y GESTION DE LOS PROYECTOS GFHL Objetivo del servicio Soporte y gestión de los proyectos de la GFHL.

Alcance del servicio Desarrollar las actividades correspondientes con el cumplimiento de los objetivos del servicio, según el detalle siguiente: Actividades comprendidas en el soporte y gestión de los proyectos de la GFHL: Seguimiento y control de los proyectos: Tiempos, recursos y costos. Informes del progreso de los proyectos: Hitos, entregables y actividades Creación y actualización del archivo del proyecto con la documentación producida Soporte administrativo de todos los grupos de proyectos Administración de los proyectos y control de calidad, cambios, riesgos, incidencias y alcance Mantenimiento/Aseguramiento de estándares de gestión de proyectos.


PORTAFOLIO DE PROYECTOS La GFHL es una organización intensiva en proyectos pero también en sus actividades operativas del día a día; la buena cantidad de proyectos que tiene anualmente en curso y el alto porcentaje de tiempo asignado de su personal son prueba de ello. La inversión en proyectos de la Gerencia de Fiscalización de Hidrocarburos , OSINERGMIN tiene grandes inversiones que podrían estar expuestos a altos riesgos en caso no se gestione los proyectos con una metodología estándar de la organización. En la Coordinación de Sistemas de la GFHL, se ha definido y desarrollado un enfoque metodológico de gestión de proyectos alineado con las buenas prácticas que ofrece el PMBOK del PMI; que es un estándar internacional.


OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (PMO) Una organización que maneja múltiples y variados proyectos, requiere centralizar y coordinar la gestión de todos los proyectos; mediante una PMO que se caracteriza por prestar los servicios siguientes: • Estandarización: Proporcionando información y definición de políticas, procesos, procedimientos y plantillas de proyectos; a fin de estandarizar los contenidos de la documentación técnica del SFH de la GFHL, para su adecuación al Sistema de Control de la Calidad (ISO 9001: 2000) • Soporte Metodológico: Identificación y desarrollo de la metodología de gestión de proyectos, de las mejores prácticas, normas y modelos de calidad. • Repositorio: Ofreciendo un sistema de almacenamiento y recuperación de la documentación técnica de los proyectos, de las lecciones aprendidas de cada proyecto y, de todo lo que conforme activos organizaciones, muy útil para estimaciones de tiempo, recursos y costos de futuros proyectos. • Comunicaciones: La gestión de las comunicaciones entre proyectos es centralizada. • Supervisión: Centralizar la supervisión de todos los cronogramas y presupuestos de los proyectos. • Recursos: Optimiza el uso de recursos compartidos de la organización en todos los proyectos. Capítulo Lima, Perú

ORGANIZACIÓN DEL SERVICIO TERCERIZADO

Abreviatura

Roles para la Gestión de Proyectos (Frente 1)

JP

01 Jefe del Proyecto

AJP

01 Asistente del Jefe de Proyecto

ACC

03 Analista de Control de Calidad

CS SUP


Roles

Coordinador de Sistemas Supervisores CS-GFHL

PROCESOS DEL SERVICIO EN LA GESTION DE PROYECTOS Registro de proyectos

T.R.

Reg Estado de los proy Matriz de Asig.. roles

CONTRAT0S

Seguimiento y control

Informe progreso proy. Seguimiento proy. Activos

Avance PLANTILLAS

Administración

Y PROVEED

Actualización doc. producida

Monitoreo Serv.Operacional Capítulo Lima, Perú

CATALOGO DE PROYECTOS (PMI) Reporte de administración

REGISTROS CS-GFHL

Seguimiento Entregables

Control Docum. producida

INFORME GERENCIAL: Avance, pendt, acciones

SOPORTE DOCUMENTAL (PLANTILLAS DE FORMATOS, PROCEDIMIENTOS)


1.1 Seguimiento y Control de los Proyectos

(*)


1.1 Seguimiento y Control de los Proyectos


1.2 Informe del progreso de los Proyectos


1.2 Informe del progreso de los Proyectos


1.3 Administración de los Proyectos y control de calidad, riesgos e incidencias


1.4 Creación y actualización del archivo del proyectoproyecto- doc. producida

Plantilla: Documentación Producida por Proyecto


1.5 Mantenimiento/aseguramiento de estándares de gestión de proyectos

Plantilla: Lista de verificación de Entregables- PMI


MONITOREO DEL SERVICIO PMO TERCERIZADO


AVANCE

PENDIENTES

• De 27 proyectos asignados para todo el servicio, se programó la atención de 11 que han sido revisados (TR y contratos) :

• Por verificar el proceso de cierre de proyectos:

09 Proyectos Activos, 1 Concluido y 1 Suspendido; elaborando el Project Charter y los Planes de Gestión del proyecto.

• Soporte Documental: - Seguimiento y control de los proyectos Plantilla Registro de los Proyectos GFHL-Activos y, Plantilla Matriz de asignación de personal- roles.

-MC sobre requerimientos urgentes de Preliquidación (02-Nov-2008).

- Informe del progreso de los proyectos Plantilla Seguimiento de Proyectos Activos

-Desarrollo de nuevas funcionalidades y mejoras en el módulo de emergencia (NSFH y SCOP) y mejoras del SCOP GLP (04-Dic-2008).

- Administración de los proyectos y control de calidad, riesgos, alcance Plantilla Administración de los Proyectos - Activos - Creación y actualización del archivo del proyecto- doc. producida - Mantenimiento/aseguramiento de estándares de gestión de proyectos Lista de verificación de Entregables- PMI Plantilla Project Charter (entregada por CS) Plantilla Plan de Gestión del Proyecto (entregada por CS)

ALERTAS • El proyecto C.P. 030 sobre Implementar la base de información geográfica para ubicación de agentes que almacenan y comercializan combustible-GFHL, TERMINA EL 23-ENERO-2009.

ACCIONES CORRECTIVAS • Implementar un mecanismo de comunicación oportuna para informar sobre estado de los proyectos, vía directorio compartido con acceso por VPn. En paralelo, comunicar vía email sobre información solicitada. • Programar una reunión semanal para tratar requerimientos y coordinación de actividades. Fijar un día fijo de la semana y hora. Capítulo Lima, Perú

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL SERVICIO PMO TERCERIZADO


CONCLUSIONES C-1 La conformación del Catálogo de Proyectos conteniendo la documentación producida por los proyectos, de acuerdo a la guía Metodológica de Gestión del PMI, sientan las bases para la aplicación sistemática de buenas prácticas- reconocidas internacionalmente para asegurar el éxito de los proyectos en cuanto a plazos, presupuesto, calidad de los procesos y consecuentemente de los productos.

C-2 Las plantillas sobre formatos, procedimientos y procesos definidos y ocumenta os urante e erv c o perac ona proporc ona e soporte documental necesario para estandarizar los elementos de trabajo de todos los proyectos en la GFHL.

C-3 El esfuerzo colaborativo desarrollado durante el Servicio del PMO Tercerizado con participación de los funcionarios y profesionales de la GFHL y el equipo apertura el desarrollo de una cultura organizacional en la GFHL de OSINERGMIN orientada a la mejora de procesos para lograr productos de alta calidad.


RECOMENDACIONES

R-1 Es recomendable ampliar la cobertura del Servicio Operacional hacia todos los proyectos de la GFHL para conformar el Portafolio de Proyectos alineado con el Plan Estratégico de la GHFL de OSINERMIN.

R-2 Es recomendable institucionalizar el uso del soporte documental (plantillas de los formatos y procedimientos) elaborados durante el Servicio Operacional para incorporarlos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la GFHL-OSINERGMIN.

R-3 Es recomendable impulsar a todo nivel la capacitación y entrenamiento en marcos metodológicos como la Guía de Dirección de Proyectos que ofrece el PMI, para consolidar una cultura organizacional orientada a la gestión por procesos y trabajo en equipo, que logre la excelencia en la calidad del servicio.


REPOSITORIO DE PROYECTOS ELABORADOS BAJO LA METODOLOGÍA DEL PMI


INGRESO AL REPOSITORIO VIA INTRANET DE OSINERGMIN


DIRECTORIO DE PROYECTOS


RUTA DEL REPOSITORIO: \\srvapp01\CSHL-GFHL\DIRECTORIO DE PROYECTOS- PMI


PRINT DE UN PROYECTO DE LA CSHL DOCUMENTADO BAJO LA METODOLOG ÍA DEL PMI


PRINT de Proyectos de la CSHL documentados bajo la Metodolog í a del PMI guardados en el Repositorio


PRINT de Proyectos de la CSHL documentados bajo la Metodolog í a del PMI guardados en el Repositorio


SERVICIO TERCERIZADO PARA IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTOS BAJO LA METODOLOGÍA PMI EN LA GFHL


CULTURA DE GERENCIA DE PROYECTOS EN LA GERENCIA DE FISCALIZACIÓN DE HIDROCARBUROS LÍQUIDOS 1. LO QUE MEJOR FUNCIONA EN LA GFHL RESPECTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Con respecto al éxito actual de la GFHL en sus proyectos se debe a: •

los proyectos. •Las

ganas perseverancia, comunicación y buena integración de los participantes de los proyectos. •La apertura en la propuesta de ideas y contribución del equipo. •La capacidad, experiencia y conocimiento de los temas

del negocio

y técnico de los equipos multidisciplinarlos. •El

Soporte de la Gerencia para el cumplimiento de los objetivos y metas de cada Unidad. Capítulo Lima, Perú

2. NIVEL DE MADUREZ ACTUAL EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Las 12 mejores prácticas que cumple la GFHL se encuentran en un nivel de madurez inicial como el estandarizado y el medido, los cuales son dos de los primeros cuatro niveles de la madurez de capacidades del modelo OPM3 del PMI.


Nivel

Total

Cumplidos

%

Estandarizado

59

10

16.95 %

Medido

39

2

5.13 %

Controlado

25

0

0.00 %

En mejora

28

0

0.00 %

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