A. Pengertian Pengertian Tamu Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin mengunjungi mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas maupun pribadi. Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama. Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada umumnya langsung ditangani ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu tamu dapat langsung langsung menemui pejabat pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri di bawah pengawasan pengawasan seorang office office manager. Terlepas dari besar kecilnya organisasi, organisasi, tata cara pengurusan pengurusan tamu tamu sebaiknya ditangani sebaik-baiknya.
. Pengertian Pengertian Tamu !antor Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. "ulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. da etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. #alam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika ketika melakukan melakukan kerjasama. kerjasama. Selain itu, itu, seorang sekretaris sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
. Pengertian Pengertian Tamu !antor Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. "ulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. da etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. #alam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika ketika melakukan melakukan kerjasama. kerjasama. Selain itu, itu, seorang sekretaris sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
$ang perlu diperhatikan diperhatikan dalam penerimaan tamu
Penerimaan tamu & sopan, ramah, bijaksana dan cerdas, mengetahui tentang struktur organisasi kantor serta hal-hal pokok tentang kantor tempat ia bekerja '. (atat identitas tamu & untuk mengetahui maksud)tujuan serta kemungkinan adanya keinginan terselubung dai tamu %.
Pelayanan terhadap tamu "emberi salam dengan ramah "enanyakan keperluan "empersilakan mengisi buku tamu "enjaga diri dalam berbicara "emberi informasi dan mengarahkan tamu *ila pimpinan berhalangan menemui, berikan alasan yang jelas dan jangan menyinggung tamu *eri pelayanan yang baik & bila terpaksa harus menunggu buatlah nyaman. "isal & ada t+, bacaan, dll
*eberapa petunjuk umum bagi sekretaris dalam melayani tamu kantor & a. b. c. d.
"enghormati setiap tamu yang datang di kantor "elayani tamu menurut kepentingannya Tamu aparat pemerintah Tamu teman pimpinan
Cara Pelayanan Tamu Kantor Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut & %. "engetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya. '. "emberikan kesan yang paling menyenangkan . "enyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat. . "engetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu. . "enghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu. /. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh tamu. 0. *ila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar meninggalkan pesan. (atat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki tamu.
B. Beberapa hal yang diharapkan oleh seorang tamu bila berkunjung di suatu kantor: - *ertemu langsung dengan orang yang dimaksud. - *ertemu dengan orang yang mengerti masalah dan bila perlu orang yang dapat mewakili menyelesaikan permasalahan yang dibawanya. - Tidak perlu menunggu lama. - *ila seorang tamu harus menunggu lama, bisa merasa nyaman dengan pelayanan ) perlakuan yang baik dan sopan dari penerima tamu. - Tidak dipimpong kesana kemari. - #iberi kepastian mendapat keterangan yang dimaksud, bila harus kembali, kapan1 - "endapat sambutan yang ramah dan profesional walaupun hanya mengantar surat. 2amun keinginan tamu ini tidak selamanya dapat dipenuhi, terutama bila tamu datang tanpa perjanjian. Sekretarislah yang seharusnya berfungsi sebagai penyaring dari semua tamu yang datang.
C. Pimpinan perlu mempunyai perencanaan dalam menerima tamu agar: - 3aktu pimpinan tidak tersita habis hanya untuk menerima tamu. - Para tamu yang tidak perlu menghadap pimpinan karena masalah yang diajukan dapat diselesaikan oleh sekretaris atau pejabat yang lain, sehingga tidak sampai mengganggu tugas-tugasnya. - Para tamu yang perlu diterima dapt benar-benar diatur sesuai dengan tingkat kepentingannya.
D. Jenisjenis tamu - Tamu dengan perjanjian !ecuali pimpinan masih ada tamu atau pertemuan lain, jangan biarkan tamu dengan perjanjian menunggu terlalu lama. Segera beri tahu pimpinan agar segera mengakhiri pertemuannya.
- Tamu tanpa perjanjian %. Tamu Salesman '. Tamu yang ingin membeli barang atau jasa . Tamu yang ingin mengajukan keluhan ) komplain . Tamu minta sumbangan Tamu yang dapat diterima pimpinan & %. Tamu teman pimpinan '. Tamu pegawai kantor sendiri . Tamu Pejabat Pemerintah . Tamu rutin ) relasi
!. Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris "aktu menerima tamu: - *ila sekretaris berhadapan dengan dua tamu yang sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan. - Sekretaris perlu berhati-hati dalam percakapan dengan tamunya, yaitu jangan membicarakan masalah politik, agama dan uang, baik dalam kantor maupun dalam masyarakat. - pabila pimpinan memperkenalkan sekretaris pada tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan 4apa kabar *apak 4 sekretaris tidak perlu berdiri pada saat diperkenalkan. - pabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka & %. *erikan kartu nama tamu selanjutnya yang sudah tiba. Sekretaris tidak perlu mengatakan apa-apa. '. "asuk dan katakan bahwa tamu yang selanjutnya telah tiba.
J. Kesalahan yang harus dihindari dalam menerima tamu - !arena lupa - !urang cepat bertindak - !urang lengkap memberi informasi - (ara berkomunikasi yang kurang efektif - !urang sabar - Terlalu ceroboh
*. Hal-Hal $ang Perlu #iperhatikan #alam "enerima Tamu #alam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain & 5 pabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat 6prioritas perlu dipertimbangkan7. 5 pabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman. 5 *erikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor adalah sebagai berikut & %. Penanganan ruangan tamu sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut & 5 8uangan harus nyaman, bersih dan rapi. 5 9engkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti & - buku tamu - kartu pengenal tamu - majalah)koran - brosur)katalog perusahaan - tempat sampah)asbak 5 Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
'. Tata cara mengantar dan melayani tamu& :angan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. "isalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah. *agian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah. pabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan. ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan. !etika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu. "embukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong 6buka pintunya7 dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
(. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain & a7. "empersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu. b7. #uduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik. c7. !etika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud. d7. pabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud, sampaikan pesan tertulis dikertas catatan. e7. !etika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
da beberapa etika menurut beberapa ahli & "enurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain & a. *ersikap sopan dan ramah b. *erkepribadian menarik c. *ijaksana d. "empunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.
"enurut ;rsula
*eberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu kantor & %. *ersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri. '. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa. . *ila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya. . Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti =selamat siang ada yang bisa saya bantu>. . Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan. /. *ila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan. 0. *ila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti =bolehkah saya tahu nama bapak1> atau =bapak dari perusahaan mana1>
<. :enis-jenis tamu dan cara pelayananya& 5 Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor& 2o :enis Tamu !antor !ondisi atau sikap sekretaris %. Tamu dengan perjanjian ;sahakan tamu menunggu sesingkat mungkin. :angan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta. '. Tamu tak dikenal Sapa dan tanyakan keperluanya. *ila tamu dapat diterima persilahkan duduk. *ila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu. . Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut. 3alaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar. . Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian *ersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan
. nggota keluarga atau teman atasan *ila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain. /. Tamu yang tak diingikan Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu. pabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes. 0. Pramuniaga atau salesman Perlakukan dengan baik. !atakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini. ?. Tamu lanjut usia atau cacat fisik Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan. @. nggota keluarga atau teman dekat sekretsris Terima secara wajar, tidak gaduh. *ila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu. Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja. %A. Tamu ketika atasan membatalkan janji "eminta maaf dan jelaskan alasanya. *ila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.
5 *eberapa Petunjuk ;mum Sebagai Sekretaris #alam "elayani Tamu-tamu kantor& Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor. Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana. "elayani tamu menurut kepentingannya. 5 Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan. Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa. "emberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan persilakan untuk menghungi bagian lainyang memang khusus menangani dana. :adi tidak harus bertemu dengan pimpinan.
5 Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa. Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut. 5 Tamu yang ingin membeli barang. Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. "ereka minta untuk diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. :angan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin membeli barang.
Tamu aparat pemerintah. a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin *iasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. kan tetapi, lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan. b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus *iasanaya pejabat)aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan) protokol. #alam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan. ;ntuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.
Tamu Teman Pimpinan Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. "ungkin tamu tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. #alam hal ini sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. *ila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. $ang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting. (ontoh bentuk percakapan dengan tamu saat menerima tamu & =selamat pagi)siang)bapak)ibu6 jangan menggunakan kata sapaan seperti "bak)"as7, ada yang bisa saya bantu> saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu & =mohon maaf *apak)Bbu untuk kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.>atau, =jika berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak)Bbu.> saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada & =mohon maaf *apak)Bbu, saat ini pimpinan kami tidak ada di tempat. *apak)Bbu bisa meninggalkan pesan, dan saya pastikan pimpinan kami akan menghubungi *apak)Bbu secepatnya> atau, =mohom maaf *apak)Bbu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain1 bagaimana kalau besok1>6sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia7.
C. Cormulir !edatangan Tamu Cormulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. secata garis besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan. (ontoh Cormulir !edatangan Tamu
!esimpulan Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan halhal apa saja yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.
D Titip Pesan Pada Orang 9ain Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa nda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. 9alu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa,dsb.
D !atakan nda sibuk :ika anda sedang tidak ingin menerima telepon atau menerima telpon dari orang yang tidak diharapkan, katakan saja pekerjaan anda sedang banyak. 9alu buat situasi seolah-olah nda sedang sibuk. "isalnya dengan mengetik sesuatu. #ekatkan suaranya di ujung telepon.
D Selesaikan Eia Telepon !alau memang suatu masalah bisa diselesaikan +ia telepon. $a, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. #engan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. :adi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang.
D !eluarkan 9ewat *ahasa Tubuh *ahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. "isalnya ketika nda kedatangan tamu tak diundang, nda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. "elirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau nda sedang dikejar waktu.
D *erbohong #emi !ebaikan :ika tamu tersebut benar-benar sudah Fkeras kepalaG untuk tetap tinggal !atakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. pa boleh buat, toh nda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan1
D :angan jak ke 8uangan :ika nda terlanjur bertemu dengan Ftamu tak diundangG itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus FmeladeninyaG. 2ah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja nda.
