UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA - SISTEMA DE INVESTIGACIÓN
NOMBRE: JUAN CAMILO CASTAÑO RAMÍREZ 261211204 JUAN PABLO CORREDOR RODRIGUEZ 261212106 JHON RICARDO RICARDO MOLINA RODERO 261212206 JESSICA TATIANA MONRO MARCELO 26121220! TALLER TALLER N" #: APLICACIÓN DE LA MATRIZ DO$A LA MATRIZ MATRIZ MCPE%
1% TÍTUL ÍTULO: O: SIST SISTEM EMA A DE IN$O IN$ORM RMA ACIÓN CIÓN PARA LA ADM DMIN INIS ISTR TRAC ACIÓ IÓN N DE LA IN$ORM IN$ORMAC ACIÓN IÓN DE LOS LOS ALUMN ALUMNOS& OS& DOCENT DOCENTES ES EL CONTRO CONTROL L DE LOS PAGO PAGOS S RECIBIDOS EN EL COLEGIO DIVINO NIÑO DE COGUA% PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El colegio Divino Niño del municipio de Cogua, es una institución educativa privada, que desde hace 10 años presta sus servicios a la comunidad, iniciando labores con un número de 4 alumnos ! en la actualidad cuenta con 1"01 alumnos, distribuidos en los cursos de #re$%ard&n a '(ptimo grado de educación b)sica secundaria* #ro!ect)ndose a incrementar el número de estudiantes en los pró+imos años ! para el año -01 posesionarse como uno de los colegios m)s reconocidos de la región* . partir del año -00", empe/ó a orecer los niveles de bachillerato, abriendo el año pasado el grado se+to, este año el grado s(ptimo ! se tiene pro!ectado para los años siguientes ir abriendo los dem)s cursos sucesivamente* Despu(s de haber reali/ado una consulta con la secretaria quien es la encargada de manear en gran proporción la parte administrativa del colegio, se pudieron reali/ar los siguientes halla/gos* En la actualidad el colegio no cuenta con un sistema de inormación o base de datos que permita llevar el registro de los alumnos de una orma ordenada ! segura, esto hace que al momento de generar las listas de cada curso que cuenta con un numero promedio de 20 alumnos-, se tenga que hacer de orma manual, veriicando curso por curso o veriicando las carpetas de cada uno de los alumnos para obtener los nombres completos, de esta orma esta actividad se hace dispendiosa ! no le da iabilidad a la inormación* No e+iste un mecanismo seguro para registrar los pagos que reali/an cada uno de los alumnos por concepto de pensión, que est) entre los 3 "0*000 ! 3110*000, 3110*000, que se hacen, !a que para reali/ar este procedimiento se utili/an unas planillas por curso en donde igura el nombre del alumno ! los meses del año, en el momento que el alumno lleva el talonario se marca con una el mes que est) pagando, esto únicamente para la pensión* En el momento de los padres solicitar certiicados de estudio, estos se deben reali/ar casi de orma manual !a que ha! que buscar en las carpetas de años anteriores las notas para poder generarlos ! estos se est)n entregando - 5dos6 o 2 5tres6 d&as despu(s, !a que no se tiene un control sobre la documentación que debe tener cada uno de los alumnos* .l principio todo uncionó de manera eica/, pero al pasar el tiempo el volumen de inormación viene aume aument ntan ando do cons consid ider erabl ablem emen ente te ! esto esto ha hech hecho o que que los los proc proces esos os en la actu actual alid idad ad no sean sean conia coniable bles s generan generando do inconv inconveni enient entes es ! aument aumentand ando o el tiempo tiempo de atenci atención ón para para los proces procesos os anteriormente mencionados, por parte de la secretaria o docentes encargados* .unque ten&an en mente un crecimiento en la población estudiantil, ninguno previó estrategias para un eiciente maneo de la inormación* Debido a lo anteriormente descrito en el momento que la 'ecretar&a de Educación, solicita alguna inormación no se encuentra de inmediato ! ha! que reali/ar nuevamente los procesos de orma manual*
.s& mismo se generan inconormidades por parte de los padres de amilia, quienes maniiestan que el servicio no es eiciente por la demora en la entrega de cualquier documento solicitado sin importar el car)cter de urgencia que se tenga*
T'()'(*+ '( ,'(./ / D',)3,)( *' P+5'/& '/),': 1. 7V/+ 1%89 R'/)/ / M/.) DO$A%
DEBILIDADES 7D9
$ORTALEZAS 7$9
1% no cuenta con un sistema de 1%incrementar
del
número
de
inormación o base de datos estudiantes 2%No e+iste un mecanismo seguro para registrar los pagos #%los certiicados de estudio, se deben reali/ar casi de orma manual ! se est)n entregando 5dos6 o 2 5tres6 d&as despu(s 4% la actuali/ación de la inormación no es coniables generando inconvenientes ! aumentando el tiempo de atención para los procesos 8 servicio no es eiciente por la demora en la entrega de cualquier documento solicitado .
OPORTUNIDADES 7O9 1* 7endencia al crecimiento -* 8acilitar la gestión de la inormación ! el acceso oportuno a ella 2* 9eoramient o del servicio a los padres 4* :educción en tiempos de eecución de los procesos * 8ortalecer la utili/ación de los recursos tecnológicos 6% ;mplementac ión ! atención de las queas ! reclamos a trav(s del bu/ón
AMENAZAS 7A9 1* :eportes errados 2% Desmeorar la imagen de la institución en el sector educativo
2. 7V/+
ESTRATEGIAS 7DO9
ESTRATEGIAS 7$O9
1%implementar un sistemas de 1%conservar el buen desempeño de inormación o base de datos
2%agilidad en todos los procesos de papeleos
la institución para aumentar su demanda
2%implementar medios tecnológicos en los procesos educativos
#%utili/ar
herramientas tecnológicas que aciliten la gestión, seguimiento ! control de la inormación
4%tener un bu/ón de #<:' para tener poder tener en cuenta al cliente ! poder gestionar una meora continua
ESTRATEGIAS 7DA9 1% L';/ )<+/'(.' ( ,+(.+ *'.//*+ *' / )(=+/,)( 2%
1%89 R'/)/ / M/.) MCPE%
ESTRATEGIAS 7$A9 1* 9eorar la calidad de los servicios desarrollando un programa de capacitación -* ;mplementar r)pidamente el 'istema de inormación
7V/+ 2%09 E/5+/ ( 3/( *' ,+(.)(<'(,)/ 3// / './.'<)/ '',,)+(/*/& .'()'(*+ '( ,'(./ ' 3+,'+ *',).+ '( ' .'/ 6& / )</ >' ' )3/,.+ ? 3+5/5))*/* *' ,/*/ (/ *' / /,,)+(' 3';)./% 3.
2% TÍTULO: SISTEMA DE IN$ORMACIÓN PARA CONTROL DE INVENTARIOS DE LA PAPELERIA COLORAMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En la papeler&a Colorama el m(todo utili/ado en la actualidad es totalmente manual, ! en el maneo de inormación de inventarios son apro+imaciones* #ara hacer las compras revisan las e+istencias de los productos con m)s rotación, los de poca rotación solo se dan cuenta que se agotaron cuando algún cliente pregunta por el producto o no saben cu)nto tienen de cada producto* =os productos de baa rotación se reieren a la mercanc&a de temporada, como por eemplo el d&a de amor ! amistad, d&a de la madre, d&a del padre etc*, cuando no tienen una inormación real e histórica de movimientos para reali/ar las compras necesarias de dichos productos, esto trae como consecuencia mercanc&a retenida de un -0> en bodega, tener que venderla despu(s a precio de costo en el meor de los casos, por menos del que se compró ! en últimas se pierde por daños ! ocupa un espacio que se podr&a estar utili/ando para otro tipo de mercanc&a* Cuando hablan de productos de alta rotación ! poca utilidad lo manean con una ganancia de menos del 10> sobre el costo, como los son eseros, l)pices, cuadernos ! los derivados del papel periódico, esto para ser competitivos, el problema es que para sacar la ganancia se debe saber las e+istencias que ha! m)s las que llegaron, se tiene que hacer un redondeo en la utilidad para sacar dicha ganancia, lo cual se hace solo por acturas como se hab&a mencionado antes, pero no e+iste un sistema que controle la entrada ! salida de esta, para sacar un inorme ! compararlo &sicamente ! saber realmente cu)ntas e+istencias ha!, ! debido a esto se necesita otro tipo de herramienta que a!ude ! controle al reali/ar lo anterior con rapide/ sobre e+istencias reales* En la actualidad, han surgido nuevas ormas de hacer negocios en el mundo, or/adas qui/)s por un proceso de globali/ación, que se impone en todo el mundo, que e+ige en los actuales momentos un cambio de mentalidad centrada en la ma+imi/ación de la calidad ! maneo de datos =a #apeler&a COLORAMA , ha venido e+perimentando un moderado pero sostenido crecimiento ! aumento de su participación en el mercado de venta ! suministro de todo lo relacionado con lo que es una papeler&a, lo que ha signiicado un cierto aumento del volumen de ventas en el cual no pueden controlar las e+istencias del almac(n, en lo que se reiere a la parte de inventarios .s& mismo, la empresa no cuenta con un m(todo de evaluación ! control que le permita reali/ar el seguimiento de la eecución de su actividad económica, no se puede reali/ar un inventario que sea coniable ! real, se basan en las acturas de compra ! venta de la mercanc&a pero no lo veriican a menudo, no se hacen con recuencia !a que conlleva mucho tiempo, esto debido a lo manual del proceso* =a alta de un sistema de inventario hace que se compre lo que no se necesita, ! lo que se necesita no se compra, esto trae gastos innecesarios ! el estancamiento de mercanc&a de poca rotación ! lo que realmente tiene m)s rotación escasea con recuencia* En la actualidad, el tener organi/ada la empresa en cuanto los datos que se manean !a sean de inventarios, acturación, pedidos ! entregas, se pueden hacer estudios ! pro!ecciones, para el buen desempeño del ente
económico, cuando este carece de una estructura de maneo de inormación se pueden incurrir en errores que pueden traer gastos innecesarios ! estancamiento de material*
T'()'(*+ '( ,'(./ / D',)3,)( *' P+5'/& '/),': 4. 7V/+ 1%89 R'/)/ / M/.) DO$A% 5. 7V/+ 1%89 R'/)/ / M/.) MCPE% 6. 7V/+ 2%09 E/5+/ ( 3/( *' ,+(.)(<'(,)/ 3// / './.'<)/ '',,)+(/*/& .'()'(*+ '( ,'(./ ' 3+,'+ *',).+ '( ' .'/ 6& / )</ >' ' )3/,.+ ? 3+5/5))*/* *' ,/*/ (/ *' / /,,)+(' 3';)./%
DO$A:
DEBILIDADES 7D9
$ORTALEZAS 7$9
1%El m(todo utili/ado en la actualidad es totalmente manual* 2%=os productos de baa rotación, cuando no tienen una inormación real e histórica de movimientos para reali/ar las compras necesarias de dichos productos, trae como consecuencia mercanc&a retenida en bodega, tener que venderla despu(s a precio de costo en el meor de los casos, por menos del que se compró ! en últimas se pierde por daños ! ocupa un espacio que se podr&a estar utili/ando para otro tipo de mercanc&a*
1* tendencia crecimiento
al
#%No e+iste un sistema que controle la entrada ! salida de ganancias*
4%No pueden controlar las e+istencias del almac(n, en lo que se reiere a la parte de un inventario coniable ! real*
8% No cuenta con un m(todo de evaluación ! control que le permita reali/ar el seguimiento de la eecución de su actividad económica como empresa*
OPORTUNIDADES 7O9 1* aprovechar el moderado pero sostenido crecimiento ! aumento de su participación en el mercado de venta ! suministro de todo lo relacionado con lo que es una papeler&a* -* pequeñas empresas pueden requerir sus servicios
ESTRATEGIAS 7DO9
ESTRATEGIAS 7$O9
1* :eali/ar investigaciones de mercado para saber a qu( empresas se les puede brindar un servicio
1* buscar nuevos convenios o contratos ios con empresas que requieran una cantidad moderadamente alta en implementos de papeler&a
-* ;mplementar las nuevas tecnolog&as de inorm)ticas para crear un sistemas de control ! seguimiento para cada uno de los productos que entran en bodega
-* Conservar el continuo crecimiento de la empresa para generar ma!or demanda*
AMENAZAS 7A9 1%se basan en las acturas de compra ! venta de la mercanc&a pero no lo veriican a menudo, no se hacen con recuencia !a que conlleva mucho tiempo*
2%=a alta de un sistema de inventario hace que se compre lo que no se necesita, ! lo que se necesita no se compra, esto trae gastos innecesarios ! el estancamiento de mercanc&a de poca rotación ! lo que realmente tiene m)s rotación escasea con recuencia*
MCPE :
ESTRATEGIAS 7DA91
ESTRATEGIAS 7$A9 1% reali/ar la
1* Desarrollar un sistema que permita el meoramiento de las actividades económicas ! productivas de la empresa permitiendo un rendimiento eiciente*
separación de productos catalogandolos por su rotación -* contratar una empresa que desarrolle una solución tecnológica basada en tecnolog&as )giles para crear un inventario automati/ado
