suministros. Suministros internos y Externos. Recepción y almacenamiento de Mercancías. Organización del almacén. Distribución de pedidos. Tema
15.-Los
CONCEPTO DE SUMINISTROS
Se define suministro como el conjunto de actividades y tareas que tienen como fin el aprovisionamiento de materiales al almacén y servicios sanitarios. SUMINISTROS INTERNOS Y EXTERNOS => Suministro interno será la tarea encaminada a proveer o suministrar desde el almacén, a los diversos servicios o unidades de la Institución sanitaria, del material necesario para poder llevar a cabo la actividad asistencial encomendada. Y el suministro externo tiene como finalidad la de abastecer el almacén, desde los distintos proveedores, de la mercancía destinada al suministro interno y que previamente ha sido solicitada. En definitiva son los productos que han sido adquiridos por el almacén a empresas externas para su consumo.
RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS
El almacén es el lugar físico donde se efectúa la función de almacenaje; y debe ser suficientemente amplio y contar con zonas de recepción y control de entradas, de preparación y de salida de artículos. La finalidad del almacén es garantizar el aprovisionamiento en todo momento y a un coste razonable. Para ello debe contar con una adecuada estructura y responsabilizar a una persona de garantizar el control y organización de dicho almacén Uno de los elementos principales para el óptimo funcionamiento de un almacén es el establecimiento de un buen sistema de control. Para ello se necesita conocer no sólo el número de entradas y salidas de las mercancías, sino también la ubicación de las mercancías en el interior del almacén y de la disponibilidad de espacios dentro del propio almacén.
CRITERIOS DE ORDENACIÓN DE LAS L AS MERCANCÍAS.
CLASIFICACIÓN DE PARETO => Ordena los artículos en clases A B y C, según su nivel de consumo. Los artículos del tipo A son los que más se utilizan, y por tanto se guardarán en los lugares más próximos y de fácil acceso. Los de clase B tienen un consumo intermedio y los de clase C serían aquellos que se consumen menos, y por tanto se sustituyen de forma más lenta y espaciada en el tiempo; por lo que se almacenan en los lugares menos accesibles del almacén. El control de las existencias en el almacén se realizará a través de inventarios. Los inventarios son el conjunto de operaciones que se llevan a cabo para conocer las cantidades existentes en un almacén de cada producto en un momento determinado. Y en su elaboración se tendrán en cuenta únicamente los artículos en stock. Existen varios tipos de inventarios: el tradicional y el rotativo. El tradicional consiste en el recuento de los artículos del almacén, y éste deberá estar cerrado y todas las operaciones interrumpidas. El inventario rotativo supone un recuento de las existencias durante todo el ejercicio con el fin de determinar el número de veces que se consume y se repone re pone la mercancía a lo largo del año. Una vez realizado el recuento físico de existencias es necesario proceder a su valoración económica, para ello se utilizan distintos criterios de valoración. 1) CRITERIO FIFO (first in, first out) que considera que las unidades que salen del almacén son las más antiguas, según el criterio de renovación de artículos (primero en entrar, primero en salir). 2) CRITERIO LIFO (Last in, first out) que supone que la ultima unidad que entra en el almacén es la primera que sale. Es un método poco frecuente.
FASES EN LA TAREA DE SUMINISTRO
La tarea de suministro consta de las siguientes 10 fases: 1) Previsión de aprovisionamiento. 2) Planificación de adquisiciones. 3) Procedimiento de contratación. 4) Petición de material. 5) Recepción o revisión de mercancías. 6) Guardado de la mercancía. 7) Mapa de almacén. 8) Gestión de stock. 9) Reaprovisionamiento. 10) Control económico. a) PREVISIÓN DE APROVISIONAMIENTOS => Consiste en prever las necesidades de materiales de todo tipo que tenga una institución sanitaria. b) PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES => Hace referencia a una necesaria adecuación de los medios con los que se cuenta, a los servicios que han de prestar las Instituciones. En definitiva se trata de adecuar los medios de que se dispone a los servicios que se han de prestar. c) PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN => Es el procedimiento mediante el cual se adquieren determinados productos o servicios. d) PETICIÓN DE MATERIAL => Una vez gestionada la compra, se procede a la petición del material. e) RECEPCIÓN/REVISIÓN DE MERCANCÍAS => La primera tarea de la unidad de suministros cuando llega un pedido es registrarlo. La recepción de la mercancía se divide en tres apartados básicos: a) Recepción simple de la mercancía. (que puede incluir un control de pedidos, un control de los bultos y datos sobre el transportista). También el número de pedidos, los pedidos pendientes, el código del proveedor etc. b) Revisión de la mercancía (que puede incluir un control de las unidades y lotes recibidos, las devoluciones al proveedor y el etiquetado de la mercancía). c) Control de calidad (que puede incluir un informe del recepcionista sobre el estado de la mercancía o datos sobre la entrada de artículos que se admiten temporal o definitivamente bajo la indicación de rotos y que serán repuestos o reparados por el proveedor). 1) GUARDADO DE LA MERCANCÍA => Después de la recepción se procederá al almacenamiento de la mercancía, utilizando criterios de clasificación que facilite su localización cuando los productos sean solicitados. Normalmente a todos los productos se les asigna un código que servirá para facilitar esta labor. 2) MAPA DE ALMACÉN => Supone la clasificación del almacén por zonas: recepción; pulmón de entrada; zona de apilado; zona de preparación exclusiva; zona de rotos; zona de expediciones; pulmón de salida; zona de drive in etc. 3) GESTIÓN DE STOCK => Es quizá la labor más importante de todo el sistema. Deberá garantizar la posibilidad de comunicar cualquier actualización del stock en tiempo real (lo que se denomina integridad referencial). Nos facilita información que nos permite conocer en todo momento las entradas, las salidas y las existencias de un artículo concreto. Es además básico para evitar situaciones de desabastecimiento que darían lugar al incumplimiento de la labor asistencial encomendada a la Institución de que se trate. Para evitar esto se debe tener siempre un determinado stock de cada artículo que variará en función del uso de cada uno de ellos. También se debe llevar un control de los artículos que consume cada Servicio o Unidad para evitar consumos indebidos. 4) REAPROVISIONAMIENTO Y MOVIMIENTOS INTERNOS => Hace referencia al control de los movimientos de entrada y salida (movimientos externos) y a los movimientos de reaprovisionamiento y colocación o descolocación (movimientos internos). 5) CONTROL ECONÓMICO => Esta función corresponde a la unidad de intervención y su objetivo es cuidar que se cumplan las previsiones contenidas en los Presupuestos y en las normas de contratación.
ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN
Pueden existir almacenes generales para todos los centros integrantes de un hospital, área de salud o zona básica de salud; o un almacén por cada edificio. Y según el tipo de material de que se trate puede haber tres tipos de almacenes: 1) Almacenes de materiales de uso relacionado directamente con los enfermos (por ejemplo almacén de farmacia; de material quirúrgico y de material clínico fungible). 2) Almacenes de materiales para el funcionamiento del centro sanitario (por ejemplo almacén de papelería o de mantenimiento). 3) Almacén de lencería o lavandería, que sin duda es el almacén que tiene más movimiento diario. Este almacén tiene los dos usos anteriores; ya que por un lado facilita los uniformes al personal y el vestuario reglamentario a los trabajadores. Y por otro lado facilita a los enfermos las batas, toallas y ropa de cama a los enfermos.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE ALMACENES
Hace referencia a las diversas formas de almacenamiento, control y distribución de los productos gestionados. Los más generalizados son: a) Artículos rotacionales (artículos de consumo regular). Son almacenable con stock de tendencia a la baja. b) Artículos de seguridad (de consumo esporádico). Almacenables con stock sujeto a criterios de seguridad. c) Artículos de tránsito (artículos no almacenables, de inmediato consumo o salida). El almacén sólo verifica su recepción y entrega inmediata al servicio que lo va a consumir. d) Artículo excedente (artículos almacenados, obsoletos o fuera de uso. Son artículos a eliminar). e) Artículos en depósito (artículos cuyo valor de stock es a cuenta del proveedor). Se gestionan como si fueran artículos de seguridad. f) Artículos de baja (artículos obsoletos, sin stock, cuyas descripciones se desean mantener.
GESTIÓN DE EXISTENCIAS
Los almacenes de los hospitales son almacenes de distribución, por ello realizan dos funciones principales: recepcionar los productos o bienes de consumo necesarios para el normal funcionamiento del hospital y distribuir sus productos según necesidades de los distintos servicios clínicos. El almacén es el responsable de guardar los productos, conservándolos en condiciones óptimas para su utilización. Los suministros externos son todos los productos adquiridos por el centro a empresas externas para su consumo. Estos suministros se deberán formalizar mediante contratos administrativos. Además deberán estar identificados por un número de pedido o por una orden de compra. Y deberán incorporar los códigos de los productos individualizados que se corresponden con el suministro. Los suministros internos son la distribución que se realiza entre los distintos servicios o unidades que constituyen el hospital. La identificación de los productos solicitados se realiza mediante el código del producto. Y en la mayoría de los hospitales estos códigos se encuentran en sistemas informáticos, mediante el cual se realiza la petición. Los códigos contendrán la siguiente información: Grupo, Subgrupo, Familia, Subfamilia y Artículo que es el nivel más básico.
ELABORACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL CATÁLOGO DE PRODUCTOS
Todos los artículos están catalogados y se dividen entre almacenables y específicos. Son artículos almacenables aquellos que se encuentran stockados en el almacén y de consumo generalizado en el hospital (por ejemplo material de limpieza). Y el material específico es el que sólo se consume por una o dos Unidades del Hospital, y por tanto no se almacena en el “
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Almacén sino en el propio Servicio consumidor, considerándose en el almacén como material de tránsito. Por tanto el catálogo de productos es el documento en el que se incluyen todos los productos de uso y consumo hospitalario. La elaboración del catálogo debe observar la siguiente metodología: a) Finalidad. b) Información sobre el producto. c) Incluir almacenables (genéricos) y específicos (bajo una denominación c omercial específica). d) Composición. e) Organización (por código de productos). f) Rango (A B C). Y el catálogo de productos deberá tener el siguiente contenido: a) Códigos. b) Descripción del producto en cuestión, que debe ser clara y concisa, indicando las características del producto en cuestión. c) Unidad que se quiere contabilizar (por ejemplo una sola dosis, caja de 10, caja de 20 unidades etc). d) Ubicación (lugar físico que ocupa en el almacén). Por ejemplo si son sustancias peligrosas deberán estar ubicadas próximas al suelo. e) Rango (A B o C). Puede ser por consumo, por precio, por caducidad etc. Además todos los productos del catálogo se presentan agrupados en diferentes niveles. El nivel superior se denomina Grupo. A su vez dentro de los grupos se establecen Subgrupos; por debajo aparecen las Familias; que a su vez pueden dividirse en subfamilias, y finalmente los Artículos que son el nivel más básico.
DEFINICIÓN DE LOTES
En ocasiones se agruparán distintos lotes, a fin de conseguir mayor homogeneidad en las adjudicaciones que posteriormente se realicen, ya que cada agrupación de lotes se adjudicará necesariamente a un único proveedor. Estos lotes podrán coincidir o no con las familias de artículos definidos en el catálogo del Centro. Se pretende conseguir que los artículos similares se adjudiquen a un solo proveedor, lo que facilita la praxis sanitaria y las actuaciones administrativas. “
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PRECIO UNITARIO
El precio unitario indicado es determinante en la contratación administrativa, ya que en ningún caso, sea cual sea el procedimiento y la forma de adjudicación de un expediente de contratación, se podrá adjudicar por importe superior. Por ello hay que conocer con exactitud cuáles son los precios del mercado, y realizar continuas prospecciones, investigaciones y estudios para determinar la idoneidad y adecuación de los precios seleccionados a la realidad de los mercados.
CÁLCULO DE STOCKS
El cálculo de aprovisionamiento del material almacenable requiere el establecimiento previo de las siguientes variables relacionadas con el stock para cada producto: a) COEFICIENTE DE PUNTO DE PEDIDO => fija en unidades de tiempo el nivel de stock por debajo del cual se precisa realizar un pedido o reposición. b) COEFICIENTE DE REPOSICIÓN => factor que multiplicado por el consumo medio mensual, nos dará la cantidad necesaria a reponer. c) COEFICIENTE DE SEGURIDAD => Factor que multiplicado por el consumo medio mensual en los artículos rotacionales, fija de forma automática el stock de seguridad. d) STOCK DE PUNTO DE PEDIDO => Determina el número de unidades a partir de la cual debe realizarse un pedido.
e) STOCK DE SEGURIDAD => Volumen de stock fijado antes de que el artículo sea considerado bajo mínimos. Su actualización dependerá del coeficiente de seguridad y de si el artículo está considerado rotacional. f) STOCK INICIAL MES => Cantidad de unidades de artículos con los que se inicia el periodo mensual. g) STOCK ACTUAL => Cantidad de unidades de artículos en un momento determinado de recuento. Después de las entradas y salidas, éste pasará a ser el stock inicial del próximo mes del ejercicio. h) COMSUMO MEDIO MENSUAL => Dato estadístico que refleja las unidades de artículos consumidas por término medio en un mes. i) CONSUMO ACUMULADO POR AÑO => Unidades de artículos consumidos durante un año. j) DESVIACIÓN => Refleja las diferencias entre las previsiones de consumo realizadas y el consumo real anual.
CONTROL DE STOCK
Estos controles se refieren sólo al material almacenable. Su misión principal es evitar la rotura de los mismos, y por tanto evitar el desabastecimiento del Hospital, así como los excesos o excedente de determinado material o las posibles caducidades o productos ya obsoletos. Estos controles abarcan dos aspectos diferentes: los inventarios rotatorios y la revisión del material sin o con poco movimiento. Son pequeños inventarios realizados sobre un número pequeño de artículos diversos, de los considerados almacenables, y que sirven como muestras de la situación inventariable del almacén sobre las cantidades existentes y sus caducidades. La periodicidad con que se realizan estos inventarios rotatorios dependerá del número de artículos a inventariar, las condiciones del Almacén, las cargas de trabajo del personal etc. Normalmente será el sistema informático el que elegirá de forma aleatoria (al azar), los productos a inventariar. INVENTARIOS ROTATORIOS =>
Se seleccionan los artículos con el valor de stock más elevado y se comprueba que no se hayan empezado gestiones para su regularización con anterioridad. Del resto de artículos se emitirá un listado de movimientos. Si al comprobar los movimientos se detectan que las salidas, en caso de haberlas, no son recientes, se comunicará al Servicio que a consumido el producto que efectúen su agotamiento o que informen de su definitiva obsolescencia en su servicio. Si desde el Servicio responden que son artículos que van a consumir, se consideran material en proceso de agotamiento de stock. Al consumirse el total del stock, el artículo se pasa a específico, eliminándolo de la planilla de material almacenable e incluyéndolo en la de material específico. Si no pueden agotar el stock o no contestan en el plazo de un mes, se efectuarán las gestiones oportunas con el proveedor, a fin de intentar su devolución y permuta por otro artículo en uso. Y si el artículo no puede consumirse y el proveedor tampoco admite la devolución, se procederá a realizar alguna de estas tres acciones: 1) la cesión a otro Centro del Organismo que pueda utilizarlo; 2) A mantenerlo en activo hasta su caducidad, en que pasaría a disposición de alguna ONG; 3) o pasaría directamente a alguna ONG. REVISIÓN DEL MATERIAL SIN O CON POCO MOVIMIENTO =>
TÉCNICAS PARA EL CONTROL DE STOCKS
Tradicionalmente la medición de las existencias se realiza a través de la aplicación de los siguientes niveles: a) Nivel en unidades. b) Nivel en euros. c) Ratio de rotación. d) Nivel de servicios. e) Tasa de cobertura.
f) Tasa de utilización.
ANÁLISIS ABC
Los grupos de artículos que integran la totalidad del consumo, se clasifican por orden descendente en las categorías A, B, C. Las razones que justifican esta clasificación son las siguientes: a) LEY DE PARETO => Es la regla del 80-20. Esta regla centra el análisis en pocos productos pero de un gran peso, que representan el porcentaje más elevado del gasto del hospital. (por ejemplo el 20% de los pedidos representa el 80% del gasto; o el 20% de los pedidos representan el 80% de las existencias). O también el 20% de los clientes absorben el 80% del gasto. b) SEGREGACIÓN => A través de la segregación los artículos pueden ser clasificados en función de su contribución al gasto, por lo que la información servirá a los directivos para introducir y aplicar políticas y técnicas específicas. Realizada la clasificación, los artículos A son los que componen el 50% superior del gasto. Los artículos C son los que componen el 50% inferior del gasto; y los artículos B son los restantes.
REGULARIZACIONES E INVENTARIOS
INVENTARIO ANUAL => Se suele realizar en los últimos meses del ejercicio económico, cerrando el almacén durante una semana aproximadamente, previo aviso a los distintos Servicios para que lo tengan en cuenta. Se debe partir de que no esté pendiente de procesar ningún movimiento (entrada o salida) de cualquier artículo almacenable. Posteriormente se obtienen dos juegos de listados: un juego con las cantidades en stock de todos los artículos almacenables y un juego sin cantidades. Los recuentos se efectúan de la siguiente forma: a) Se forma un equipo de dos personas para efectuar el recuento de las zonas de paletización, y el resto (picking) lo efectúan los demás celadores repartiéndose los listados por grupos existentes. b) A medida que se van finalizando los recuentos de ambas zonas (palets y picking), se pasan a los administrativos para su fundición en el listado con existencias, y comprobación de los artículos con diferencia. Finalmente señalar que la realización del Inventari o General Anual sirve además de para realizar el recuento de los artículos, para ir reponiendo la zona de picking, y comprobar las caducidades de los artículos, aprovechando para colocar los que tienen la fecha más corta en primera línea de disposición de preparación y apartando aquellos que pudiesen estar caducados, por haber dejado de usarse y no aceptar el proveedor su devolución o permuta.
DISTRIBUCIÓN DE PEDIDOS
Es sin duda, la finalidad, razón de ser y objetivo último de los almacenes. Para ellos los distintos Servicios o Unidades presentan sus pedidos en un impreso normalizado que recibe distintas denominaciones (vale de almacén, hoja de pedido, petitorio etc.), para que los celadores del almacén los preparen. Una vez preparado, según la periodicidad previamente determinada, que puede ser diaria, semanal, quincenal etc, el personal auxiliar de cada Servicio o Unidad retirará el material. Ante casos excepcionales y situaciones imprevistas o de urgencia no habrá días fijados para la entrega del material. La petición del material debe hacerse en impresos normalizados, debiendo ir firmada por la persona responsable del servicio (que será el supervisor de planta o Jefe de Unidad), y con las siguientes indicaciones: a) Denominación del material. b) Código.
c) Cantidad solicitada. d) Identificación del Servicio, fecha y firma. La mercancía será retirada junto con una copia de la hoja de pedido, en la cual el personal del almacén habrá consignado previamente la cantidad realmente servida, junto a la que se solicitó. Por último recordar que el material de almacén según su peligrosidad puede ser: crítico, semicrítico y no crítico. Requiere asepsia total, porque va a permanecer en el interior del organismo, ya sea de manera temporal o definitiva como válvulas cardiacas, hilos de sutura, clavos, tornillos etc. MATERIAL SEMICRÍTICO: Deben ser desinfectados pero no es imprescindible su esterilización, ya que habitualmente no son vías de transmisión de infecciones (como las bateas donde se transportan los medicamentos). MATERIAL NO CRÍTICO: Debe estar limpio, y en la medida de lo posible desinfectado. Es un material que no está en contacto directo con el interior del organismo, ni con sus vías de entrada. Ejemplo ropa de cama, orinales etc. MATERIAL CRÍTICO:
