Sistemas de Contabilidad Actividades

1. ¿Por qué un profesional p rofesional del área administrativa debe poseer conocimientos básicos de sistemas?

Porque la mayor responsabilidad de un profesional es la de tomar decisiones de tipo nanciero y no nanciero; es por eso que el proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en la información generada por los sistemas de información gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la información generada es un factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado. 2. Dena y explique sistemas! elementos! interrelaciones "istema.- es un conjunto de elementos entidades y componentes que se

caracteri!an por ciertos atributos identicables que tienen relación entre sí. #lementos.$ es una agrupación de pie!as individuales que tiene interrelación entre sí. %nterrelaciones.$ este funciona para lograr un objetivo com"n. &. ¿Por qué se puede considerar a la empresa como un sistema? ¿'ué elementos de la denici(n de sistemas identica en una empresa?

#na empresa es considerada como un sistema que recibe y genera información la cual será procesada y actuali!ada por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. $odas las empresas tienen funciones de típicas que desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que soportan las decisiones de negocios deben poseer ciertas características a n de garanti!ar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.  %istema de administración y nan!as.  %istema de producción.  %istema de comerciali!ación y ventas.

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). *n soft+are contable! ¿Puede ser considerado como un sistema?

&uando utili!amos el t'rmino computadora inmediatamente debemos pensar en el soft(are que debe utili!ar el equipo y el objetivo a cumplir por el mismo. &uando unimos los conceptos computador y soft(are nace intuitivamente el concepto %)%$*+,% de )/0+,&)1. ,. ¿'ué importancia tienen los sistemas en -eneral para las empresas?

*n la actualidad todo proceso contable requiere de los sistemas. *n una empresa el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. 2e esto se deduce la importancia que tienen los sistemas y cómo su uso redunda en benecio para toda empresa. *s imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y

transacciones nancieras sin contar con el au3ilio de los sistemas mecani!ados desarrollados en las computadoras. . ¿/uáles son los principales sistemas en una or-ani0aci(n?

Los principales sistemas de una organi!ación son4  %istema de negocios.  0elaciones.  %istema de producción.  %istema de ventas.  ,nálisis de sistema.  &iclo de vida desarrollo de sistema.  ,nálisis previo.  ijación de requerimiento.  2ise5o y desarrollo del sistema.  )mplantación del sistema.

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. ¿Puede concebirse una empresa manufacturera sin un sistema que controle o manee las actividades de producci(n?

o puede concebirse ya que un sistema de producción tiene como n manejar y controlar todas las operaciones que se generan dentro del proceso de una empresa manufacturera o el proceso de prestaciones de servicios en una empresa de servicios. 3. ¿'ué funciones principales tiene un sistema de producci(n?

*l sistema de producción debe tener las siguientes4  Planicación de la producción.  Planicación de la materia prima y otros costos.  &ontrol de la producción. • • •

4. #n al-unos casos un sistema de ventas incluye las funciones de facturaci(n y cobran0as como una sola aplicaci(n. ¿/uáles son las principales funciones de cada una de ellas?

*n el siguiente cuadro se muestra en forma comparativa las principales funciones de un sistema de facturación y cobran!as. 5acturaci(n

 &ontrol de los precios de cada producto.  &lasicación de productos por grupos y subgrupos.  *misión de presupuestos.  2enición de condiciones de pago. •

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 &ontrol de pedidos de clientes  *misión de facturas giros y recibos.  *misión de las órdenes de entrega.  ,nálisis de la gestión de ventas y facturaciones.  &onsulta de inventarios.  ,ctuali!ación de inventarios. • • • •

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 ,ctuali!ación de saldos de clientes.

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 %eguimientos a los procesos de cobran!a.  &álculo de comisiones de vendedores.  ,nálisis de cobran!a.  *misión de notas de d'bito y cr'dito.  *misión de estados de cuenta.  ,ctuali!ación de saldos.  &ontrol de gastos de cobran!as. •

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/obran0as

 0egistrar las cuentas por cobrar bajo diferentes condiciones de cobro intereses o formas de nanciamiento.  0egistro de cancelaciones parciales o totales. •

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16. ¿'ué si-nica /7D"?

*n el área de sistema de información el concepto de vida de los sistemas se conoce como4 &iclo de 6ida y 2esarrollo de los %istemas 7 &62% 11. ¿/uál es la importancia del concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas?

*l concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de información computari!ados. 8aciendo un símil de lo que sucede con un activo a lo largo de su vida "til es decir al construirse o comprarse y luego ponerse en funcionamiento. 12. 8ombre las fases del /7D"

Las fases que se pueden identicar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes4  ,nálisis previo.  ijación de requerimiento.  2ise5o y desarrollo del sistema.  )mplantación del sistema.  +adures y mantenimiento del sistema. • • • • •

1&. ¿'ué son los sistemas a medida?

2esde el momento en que sistema es desarrollado 9asta que esta puesto en funcionamiento se pueden identicar las medidas del sistema en el cual el comportamiento y rendimiento va cambiando. 1). #xplique brevemente el obetivo de cada una de las fases del /7D"

,nálisis Previo.- ,l desarrollar la adquisición de un sistema viene como secuencia del surgimiento de un problema. 5iaci(n de 9equerimiento.$ *s el cual se debe empe!ar un trabajo de campo

para determinar las necesidades y objetivo del sistema que se vaya a desarrollar. Dise:o y Desarrollo de "istema.$ $iene de objetivo de especicar la forma lógica

como iría a funcionar el sistema y la relación entre sus distintos componentes. %mplantaci(n de un "istema.$ #na ve! desarrollado el sistema la siguiente fase

es la implantación del mismo es decir ponerlo en funcionamiento. ;adure0 y ;antenimiento del "istema.$ $odo sistema necesita que se realicen

modicaciones menores para mantener su operatividad.

*8%D" D# "%"=#;<" 1. ¿'ué es una sistema administrativo?! ¿/uál es la principal funci(n de este tipo de sistema?

*stos %istemas podemos denominarlos sistemas administrativos ya que su principal función es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los objetivos de la misma. 2. ¿'ué diferencia básica puede encontrar entre sistemas contable y un sistema no contable?

La diferencia que e3iste entre un sistema contable y no contable es el registro de las operaciones y su centrali!ación en una sola base de datos. &. ¿/uál es el sistema que rene y centrali0a todas las operaciones de una empresa?

*l sistema que re"ne y centrali!a todas las operaciones es el %)%$*+, 2* &/$,:)L)2,2. ). ¿#xiste al-una relaci(n entre todos los sistemas administrativos diferentes del sistema contable y el sistema contable propiamente dic@o?

%i está relacionado uno con otros para un buen control es necesario identicar las relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa y el sistema contable propiamente dic9o. ,. ¿/uáles son los obetivos de un sistema contable?

*ste sistema tiene como objetivo llevar a cabo llevar toda la información contable de la empresa cuyo objetivo principal es tomar las decisiones con responsabilidad para entregar cifras e3actas de información contable. . ¿/uándo se considera que dos o más sistemas funcionan en forma inte-rada?

&uando una empresa reali!a más o menos las mismas operaciones por lo que e3iste alguna forma de estandari!arlas cuando se 9abla de eliminar redundancia de información. 2e esta manera se reduce el trabajo. . ¿'ué ra0ones pueden darse para establecer una relaci(n entre dos o más sistemas?

 *liminar redundancia de la información  acilitar el acceso a los datos o información  acilitar la elaboración de informes.

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3. ¿/uál es el obetivo principal de un sistema inte-rado?

%u objetivo es compartir información entre dos o más sistemas.

4. ¿'ué etapas podemos identicar en un sistema inte-rado?

 2enición de parámetro  &aptura de la información  $ransferencia de la información  &ontroles sobre la transferencia.

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16. ¿/uál es el obetivo principal en la denici(n de parámetros?

&onsiste en una denición inicial que se le da a un sistema para que sea tomado en cuenta por su funcionamiento. 11. ¿/uál es el obetivo principal de la captura de informaci(n de un sistema inte-rado?

*s el de reducir el trabajo que implica el registrar por ejemplo la facturación mensual de la empresa en forma manual y luego copiar de nuevo esa información. 12. ¿'ué procesos reali0a un sistema cuando lleva a cabo la etapa de transferencia de informaci(n?

%e reere al momento en el cual se transere las operaciones de un sistema a otro para que e3ista la captura de información los movimientos deben estar parametri!ados totalmente. 1&. ¿/(mo deben ser los controles sobre la trasferencia de informaci(n?

Los controles sobre la transferencia de la información de la información es un sistema integrado se puede clasicar dependiendo de si la transferencia es inmediata o al nal de un período. 1). ¿/uál es la caracterAstica principal de un sistema no inte-rado?

*n el sistema no integrado la transferencia de información se reali!a por lo general a trav's de movimientos resumidos y al nal de períodos previamente denidos. 1,. ¿'ué si-nica el concepto de informaci(n compartida?

%e reere el compartir información entre dos o más sistemas

1. ¿/uántos niveles de inte-raci(n se pueden identicar entre los sistemas?

 $res niveles4  %istema de compras  %istemas de inventarios  %istemas de producción • • •

1. ¿'ué es un sistema auxiliar? ¿/uándo puede ser considerado un sistema como auxiliar?

*l sistema au3iliar es el que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una actividad típica del negocio. %e puede considerar como sistema au3iliar todos aquellos sistemas que sean distintos al sistema contable. 13. ¿'ué nivel de detalle en la informaci(n! manea un sistema auxiliar?

*l detalle debe ser mayor al nivel de almacenamiento de la )nformación inanciera. *8%D8=
 )ngreso de datos  6alidación de registros  ,ctuali!ación de registros  *misión de reportes.

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2. ¿/onsidera usted que el -rado de compleidad de las operaciones en las empresas @an inuido en el procesamiento de los sistemas mecani0ados?

%i lo considero &. ¿/uáles son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?

#na de las tareas de un sistema contable es el tomar la mayoría de las decisiones nancieras este debe enfocarse como un sistema de información que re"ne y representa datos resumidos o detallados de la actividad económica de una empresa una fec9a o por períodos determinados ). #l control sobre el in-reso de los datos ase-ura que la informaci(n -rabada! esté de acuerdo con los parámetros necesarios para su procesamiento. ¿/uáles son los controles que se puede llevar a cabo sobre el in-reso de los datos?

*ste control se lo lleva a cabo por medio de un comprobante de diario cada comprobante tiene dos o más registros sean d'bitos o cr'ditos

,. ¿/uáles son los tipos de comprobantes que pueden procesarse por un sistema contable?

Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos4 +anuales- +ecani!ados. . ¿'ué informaci(n es relevante para un comprobante contable?

La información que es relevante la fec9a la descripción y el n"mero de secuencia . ¿/onsidera usted que la posibilidad de -rabar un comprobante sin cuadrar débitos y créditos sea una facilidad de un sistema contable?

o porque la cuentas de d'bito y cr'dito deben pasar a sus respectivos mayores tomando en cuentas los códigos de au3iliar. 3. #n la unidad se trat( la opci(n que tienen al-unos sistemas contables de manear cuentas multimonedas. ¿PodrAa explicar en qué consiste tal opci(n?

&onsiste en un sistema contable que tenga la capacidad de manejar varias monedas no debe procesar los movimientos de aquellas cuentas para las cuales se 9aya denido tal característica y no registren los valores equivalentes en moneda e3tranjera *8%DD%5%/8 D# D<=>" 1. ¿/uál es la importancia que tienen una correcta codicaci(n de los datos y transacciones nancieras en un sistema de contabilidad?

 $anto los datos como las transacciones deben ser codicados de una manera diferente y esto es denido por el contador de la empresa. Los sistemas de codicación se identican mediante el uso de símbolos letras < n"meros= elementos de un conjunto o subconjunto por ejemplo4 &ódigo de &uentas4 >->>>>>->>>> ombre 2. ¿'ué relaci(n @ay entre la automati0aci(n o mecani0aci(n de las operaciones y métodos de codicaci(n?

Los m'todos de codicación permiten clasicar adecuadamente todas las operaciones detalles transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad cuando se automati!a o mecani!an las operaciones contables de 9ec9o se crean la codicación ya sea de las cuentas o de los documentos para evitar errores. &. #xplique ¿'ué utilidad práctica tienen los métodos de codicaci(n para la reali0aci(n de las conciliaciones bancarias en una empresa?

%on muy "tiles al momento que se reali!an las transacciones en una entidad económica y ciertos eventos económicos identicables y cuanticables que la afectan con el objeto de facilitar a los diversos interesados al tomar las decisiones en relación con dic9a entidad económica. ). ¿/uáles son los obetivos para los cuales fueron creados los métodos de codicaci(n?

*l sistema elegido debe in?uir en los requerimientos de procesamiento de información y en segundo t'rmino prever si los códigos serán procesados manual mente o a trav's de un computador. *l primer objetivo de esta unidad es estudiar los distintos sistemas de codicación e3istentes y aplicables a las operaciones contables y nancieras. #n segundo objetivo es unir la aplicación de los m'todos de codicación con la teoría contable a trav's de la adecuada clasicación de las operaciones re?ejadas en lo que representa la columna vertebral del sistema contable4 el código de cuentas.

*8%D/#D%;%#8=>" #8 B<" >P#98#" D# *8< #;P9#"< 1. ¿'ué es un ciclo de ne-ocios?

*l periodo de tiempo en el cual el efectivo invertido por una empresa todos los procesos del negocio 9asta convertirse nuevamente en efectivo; la empresa invierte su dinero en materiales que a su ve! incorporará en un ciclo productivo para convertirlos en productos terminados para ser vendidos es decir convertirlos en cuentas por cobrar que posteriormente se transformarán en efectivo. 2. 9ealice un uo-rama del ciclo de ne-ocios *8%D" =#/8>B>F%/>" 1. ¿'ué debemos denir e identicar para establecer un esquema de control de acceso?

*l signicado de los t'rminos4 #suario o sujeto 0ecurso u /bjeto nivel de acceso 2. ¿'ué tipos! de mecanismos se pueden implantar para contribuir a la ecacia de los controles de acceso?

 )ntervalos de duración  Longitud mínimo

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 %inta3is  *ncriptación  0estricción del n"mero de intentos fallidos

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&. #xplique los si-uientes términos %ntervalos de
e3cedan los límites establecidos previamente. 5ormato de los Datos.$ :uscan asegurar que los campos ingresados tengan el formato apropiado para su procesamiento. =ransacciones Duplicadas.$ trata de evitar el doble procesamiento de las transacciones %denticaci(n de /ampos faltantes.$ $rata de asegurar que no e3istan datos faltantes dentro de un registro que luego generen inconsistencia para la información. /ontroles de /orrelaci(n.$ *s "til en los casos en que las combinaciones de campo utili!adas como claves de b"squeda de registro. /ontroles de %nte-ridad de los Datos.$ %e utili!an para asegurar que los campos ingresados son compatibles con los datos almacenados en los arc9ivos de datos. /ontroles de =otales.$ *s la obligación de mantener el balance entre debito y cr'ditos /ontroles de Di-ito 7ericador.$ &onsiste en la acción de un carácter al código de base tomando en cuenta alg"n algoritmo de cálculo. /ontroles sobre Partidas en "uspenso.$ ,lgunos sistemas de contabilidad permiten la introducción de transacciones no balanceadas las diferencias deben de ser acumuladas dentro de una cuenta de suspenso. •

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). ¿Por qué considera usted que al-unas empresas no asi-nan la importancia debida a los controles de se-uridad de los sistemas?

&onsidero que las empresas no optan por medidas de seguridad por que implica un costo monetario y un esfuer!o del personal obviamente la inversión que reali!a una empresa en seguridad no siempre tiene un retorno evidente ni inmediato.