JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA PROGRAM STUDI D4 ADMINISTRASI BISNIS POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG 2016
i
ii
iii
KATA PENGANTAR Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan skripsi yang berjudul “Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar Berbasis Microsoft Access pada PT Bahana Security Indonesia Lokasi Daya Grand Square Makassar”. Sebagai manusia biasa, penulis sangat menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kata sempurna sehingga masih terdapat banyak kekeliruan dan memerlukan perbaikan secara menyeluruh, hal ini tidak lain disebabkan karena keterbatasan ilmu dan kemampuan yang dimiliki oleh penulis dalam menyelesaikan tugas, karenanya berbagai masukan dan saran yang sifatnya membangun sangatlah diharapkan demi kesempurnaan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa dalam proses awal hingga selesai skripsi ini, banyak pihak yang telah terlibat dan berperan serta untuk mewujudkan selesainya skripsi ini, oleh karena itu penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah banyak membantu baik secara moril maupun materil dalam merampungkan skripsi ini hingga akhir. Pertama-tama ucapan terima kasih penulis haturkan secara khusus kepada kedua orang tua, yang telah mengasuh, membesarkan dan telah banyak memberikan motivasi, dukungan dan dorongan dalam berbagai aspek sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini. Terima kasih pula untuk saudara-saudara penulis yang secara tidak langsung telah memberi semangat.
iv
Selanjutnya ucapan terima kasih
kami
haturkan kepada
Bapak
Dr. Ir. Hamzah Yusuf M.S. selaku Direktur Politeknik Negeri Ujung Pandang, Bapak Dr. Mawardi, S.E. M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga, Dra. Imasita, M.Si selaku Ketua Program Studi D4 Administrasi Bisnis dan juga kepada Drs. Amiruddin. M.Si selaku dosen pengarah yang telah meluangkan waktu dalam memberikan arahan-arahan demi terselesaikannya skripsi ini. Selanjutnya ucapan terima kasih teruntuk para dosen yang telah mengajar dan mendidik penulis selama 4 tahun dan Staf Jurusan Administrasi Niaga yang telah memberi banyak pengetahuan kepada penulis khususnya tentang kedisiplinan dan pelajaran moral tentang kehidupan selama penulis kuliah di Politeknik Negeri Ujung Pandang. Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada teman-teman kelas 4 A 2012 tanpa terkecuali yang telah banyak memberikan masukan dan semangat kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat rampung. Sebagaimana yang dipahami bahwa awal dari sebuah karya sulit untuk menunjukkan kesempurnaan. Olehnya itu, Skripsi ini masih membutuhkan pengembangan agar dapat lebih baik lagi. Pada akhirnya, besar harapan penulis, semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi mereka yang membutuhkannya. Makassar,
September 2016
Penulis
v
DAFTAR ISI Halaman Sampul .................................................................................................... i Halaman Pengesahan ............................................................................................ ii Halaman Penerimaan Panitia Ujian................................................................... iii Kata Pengantar .................................................................................................... iv Daftar Isi ............................................................................................................... vi Daftar Gambar ................................................................................................... viii Daftar Tabel......................................................................................................... xii Daftar Lampiran ................................................................................................ xiii Abstrak ................................................................................................................ xiv Abstract ................................................................................................................ xv BAB I
PENDAHULUAN .................................................................................. 1 A. Latar Belakang................................................................................. 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................... 2 C. Tujuan ............................................................................................. 3 D. Manfaat ............................................................................................ 3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................ 4 A. Beberapa Pengertian ........................................................................ 4 B. Ciri-ciri Informasi ............................................................................ 6 C. Kualitas Informasi ........................................................................... 7 D. Konsep Surat ................................................................................... 8 E. Konsep Database ........................................................................... 11 F. Microsoft Access ........................................................................... 12
BAB III METODE PENELITIAN ................................................................... 23 A. Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................... 23 B. Metode Perancangan ..................................................................... 23 C. Alat dan Bahan .............................................................................. 23 D. Prosedur Penelitian/Desain ............................................................ 24
vi
E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 27 BAB IV PERANCANGAN DAN HASIL ......................................................... 28 A. Perancangan Database Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar ............................................................................................ 28 B. Pengaturan Startup......................................................................... 85 C. Pengujian Hasil Rancangan ........................................................... 87 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................. 90 A. Kesimpulan ................................................................................... 90 B. Saran .............................................................................................. 90 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 91
vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1
Rows dan Column ....................................................................... 14
Gambar 2.2
Field Name pada Table ................................................................ 14
Gambar 2.3
Contoh Record ............................................................................. 15
Gambar 2.4
Nomor ID..................................................................................... 15
Gambar 2.5
Form ............................................................................................ 16
Membuat Table Surat Masuk ...................................................... 31
Gambar 4.10 Tampilan Table ............................................................................ 32 Gambar 4.11 Memberi Nama pada Table ......................................................... 32 Gambar 4.12 Table Setelah Diberi Nama ......................................................... 33 Gambar 4.13 Field-field setelah diisi ................................................................ 33 Gambar 4.14 Lookup Wizard ............................................................................ 33 Gambar 4.15 Pemilihan table pada Lookup Wizard ......................................... 34 Gambar 4.16 Pemilihan Fields pada Lookup Wizard ....................................... 34 Gambar 4.17 Menyimpan Lookup Wizard........................................................ 35 Gambar 4.18 Menyimpan table Surat Masuk .................................................... 35 Gambar 4.19 Table setelah disave ..................................................................... 36
viii
Gambar 4.20 Table Surat Masuk ....................................................................... 36 Gambar 4.21 Field Table Surat Keluar ............................................................. 37 Gambar 4.22 Table Password ............................................................................ 37 Gambar 4.23 Table Relationships ..................................................................... 37 Gambar 4.24 Tampilan Membuat Query .......................................................... 39 Gambar 4.25 Tampilan Show Table.................................................................. 39 Gambar 4.26 Field Query dari Table Surat Masuk ........................................... 40 Gambar 4.27 Tampilan Save Query .................................................................. 41 Gambar 4.28 Query Surat Keluar ...................................................................... 41 Gambar 4.29 Query Gambar Surat Masuk ........................................................ 42 Gambar 4.30 Query Gambar Surat Keluar ........................................................ 43 Gambar 4.31 Query Ubah Password ................................................................. 44 Gambar 4.32 Desain Query Ubah Password ..................................................... 44 Gambar 4.33 Query Delete Data Keluar ........................................................... 46 Gambar 4.34 Tombol Delete Query .................................................................. 47 Gambar 4.35 Field Query Delete Data Keluar .................................................. 47 Gambar 4.36 Field Query Delete Data Masuk .................................................. 47 Gambar 4.37 Membuat Form dengan Form Desain .......................................... 49 Gambar 4.38 Form Kosong ............................................................................... 49 Gambar 4.39 Menambahkan Criteria pada Query............................................. 50 Gambar 4.40 Field List Table Surat Masuk ...................................................... 50 Gambar 4.41 Desain Form Input Surat Masuk.................................................. 51 Gambar 4.42 Button Form Input Surat Masuk .................................................. 51 Gambar 4.43 Tampilan Form Input Surat Masuk ............................................. 52 Gambar 4.44 Tampilan Form Input Surat Keluar ............................................. 53 Gambar 4.45 Membuat Form dengan Form Design.......................................... 53 Gambar 4.46 Form Kosong ............................................................................... 54 Gambar 4.47 Mengisi Field pada Query ........................................................... 54
ix
Gambar 4.48 Continuous Forms pada Property Sheet ...................................... 55 Gambar 4.49 Layout Field Tabular ................................................................... 55 Gambar 4.50 Desain Form Pencarian Surat Masuk .......................................... 56 Gambar 4.51 Tampilan Form Pencarian Surat Masuk ...................................... 57 Gambar 4.52 Tampilan Form Pencarian Surat Keluar ...................................... 57 Gambar 4.53 Desain Form View Surat Masuk ................................................. 58 Gambar 4.54 Snapshot pada Property Sheet ..................................................... 59 Gambar 4.55 Button pada Form View Surat Masuk ......................................... 59 Gambar 4.56 Tampilan Form View Surat Masuk ............................................. 60 Gambar 4.57 Tampilan Form View Surat Keluar ............................................. 61 Gambar 4.58 Tampilan Form Edit Surat Masuk ............................................... 62 Gambar 4.59 Tampilan Form Edit Surat Keluar ............................................... 63 Gambar 4.60 Desain Form Gambar Surat Masuk ............................................. 64 Gambar 4.61 Tampilan Form Gambar Surat Masuk ........................................ 64 Gambar 4.62 Tampilan Form Gambar Surat Keluar ......................................... 65 Gambar 4.63 Desain Form Login ...................................................................... 66 Gambar 4.64 Tampilan Form Login.................................................................. 67 Gambar 4.65 Tampilan Form Utama ................................................................ 67 Gambar 4.66 Desain Form User Baru ............................................................... 68 Gambar 4.67 Tampilan Form User Baru ........................................................... 69 Gambar 4.68 Desain Form Daftar User............................................................. 70 Gambar 4.69 Tampilan Form Daftar User ........................................................ 71 Gambar 4.70 Desain Form Ubah Password ...................................................... 72 Gambar 4.71 Tampilan Form Ubah Password .................................................. 72 Gambar 4.72 Tampilan tab control.................................................................... 73 Gambar 4.73 Desain Form Bantuan .................................................................. 74 Gambar 4.74 Tampilan form Bantuan ............................................................... 74 Gambar 4.75 Tampilan Create Form Klasifikasi .............................................. 75
x
Gambar 4.76 Desain form Kode Klasifikasi ..................................................... 75 Gambar 4.77 Tampilan form Kode Klasifikasi ................................................. 76 Gambar 4.78 Desain Form Daftar Kode Klasifikasi ......................................... 77 Gambar 4.79 Tampilan Form Daftar User ........................................................ 78 Gambar 4.80 Membuat Report dengan Report Design ..................................... 78 Gambar 4.81 Desain Report Surat Masuk ......................................................... 79 Gambar 4.82 Tampilan Report Surat Masuk..................................................... 79 Gambar 4.83 Tampilan Report Surat Keluar..................................................... 80 Gambar 4.84 Tampilan Report Gambar Surat Masuk ....................................... 80 Gambar 4.85 Tampilan Report Gambar Surat Keluar ....................................... 81 Gambar 4.86 Tampilan Report View Surat Masuk ........................................... 81 Gambar 4.87 Tampilan Report View Surat Keluar ........................................... 82 Gambar 4.88 Tombol membuat macro.............................................................. 83 Gambar 4.89 Tampilan membuat macro ........................................................... 83 Gambar 4.90 Tombol Run ................................................................................. 84 Gambar 4.91 Tombol membuat modul ............................................................. 85 Gambar 4.92 Jendela visual basic ..................................................................... 85 Gambar 4.93 Aplication Option ........................................................................ 86 Gambar 4.94 Tampilan aplikasi setelah dilakukan startup................................ 86
xi
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 4.1
Daftar Macro .................................................................................. 82
Tabel Hasil Pengujian .................................................................... 88
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Script-script VBA (Visual Basic For Application) ...................... Lampiran 2 : Daftar Pertanyaan Wawancara .................................................... Lampiran 3 : Surat Permohonan Izin Penelitian ............................................... Lampiran 4 : Surat Balasan Izin Penelitian .......................................................
xiii
ABSTRAK (Bonita Kristina Sinaga dan Mardiyanto), Judul Skripsi “Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar berbasis Microsoft Access pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar” bertempat di jalan Perintis Kemerdekaan 15, Ruko Pasar Grosir daya Modern B2-06 Makassar, (Pembimbing I, Amiruddin) dan (Pembimbing II, Paramudia). Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan suatu model sistem informasi surat masuk dan surat keluar berbasis Microsoft Access yang mampu mengelola informasi data surat pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar. Jenis penelitian yang digunakan yaitu Penelitian Terapan. Dalam penelitian ini untuk merancang model sistem informasi surat dengan menggunakan Microsoft Access. Tahapan yang dilakukan dalam perancangan ini yang pertama, mengidentifikasi masalah. Perancangan ini dibuat karena adanya suatu permasalahan yang akan diselesaikan. Masalah perlu diidentifikasi dan diketahui dengan baik, sehingga program yang dirancang dapat menyelesaikan masalah yang ada. Kedua, memilih program aplikasi yang digunakan. Ketiga, analisis kebutuhan rancangan model sistem informasi surat. Keempat, merancang model sistem informasi surat. Kelima, pengujian dan pemeriksaan hasil rancangan. Hasil dari rancangan model sistem informasi surat ini yaitu suatu program aplikasi berbasis Microsoft Access yang dapat memudahkan dalam mengolah data surat kemudian menyajikan informasi surat secara efektif dan efisien.
xiv
ABSTRACT (Bonita Kristina Sinaga and Mardiyanto), Title of thesis “Sistem Informasi Surat Masuk Dan Keluar berbasis Microsoft Access pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar” held at Jalan Perintis Kemerdekaan 15, Ruko Pasar Grosir Daya Modern B2-06 Makassar, (The First Supervisor, Amiruddin) and (The Second Supervisor, Paramudia). This research aims to produce a model of information system of incoming mail and outgoing mail based of Microsoft Access which able to manage mail data information in PT Bahana Security Indonesia located at Daya Grand Square Makassar. The type of research is Applied Research. In this research, the designing of mail information system model using Microsoft Access. The steps being taken in this system designing, the first is identify the problems. This design is made because the existence of a problem that will be solved. The problems need to be identified and well known, so the program that be designed is able to solve the problem. The second, is choose the application program that used. The third, is analysis the needs of the designing of mail information system model. The fourth, is design the mail information system model. The last, is test and check design result. The result of the designing of mail information system model is the application program based of Microsoft Access which able to ease for managing the mail data and provide the mail information effectively and efficiently.
xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman, teknologi juga mengalami perkembangan yang semakin pesat. Penggunaan teknologi informasi pada saat ini telah menjadi suatu kebutuhan bagi setiap orang maupun organisasi dalam menjalankan aktivitasnya. Tidak terlepas dari ruang lingkupnya, pembahasan tentang teknologi tentu akan selalu terkait dengan komputer. Komputer merupakan salah satu media dalam teknologi informasi yang telah banyak digunakan dalam berbagai bidang dan sebagai salah satu alat penunjang yang paling penting. Komputer dapat dipakai sebagai sarana untuk menyajikan informasi. Dalam suatu perusahaan, peranan teknologi sangat membantub kelancaran aktivitas, terutama dalam menjalankan kegiatan administrasi, seperti penggunaan teknologi komputer untuk mendukung kegiatan administrasi dan penggunaan teknologi dalam pengelolaan informasi. Pengelolaan data menjadi informasi yang bermutu akan sangat bermanfaat bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan yang baik sehingga akan berdampak bagi kelancaran aktivitas kerja. Komputer menyediakan program yang dapat memudahkan karyawan atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Salah satu program tersebut yaitu Microsoft Access yang merupakan bagian dari Microsoft Office
1
yang dapat membantu karyawan dalam hal pengelolaan data berbasis komputerisasi. PT Bahana Security Indonesia merupakan salah satu unit bisnis dari PT Bahana Solution Grup yang bergerak di bidang jasa perparkiran. PT Bahana Security Indonesia dalam penanganan surat masuk dan keluar masih menggunakan metode manual. Sistem ini dianggap kurang efektif dan efisien karena menyulitkan dalam mencari surat sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan kembali surat yang diinginkan, selain itu cara penyimpanan dan penataan surat yang kurang baik menyebabkan beberapa surat menjadi tercecer. Pengelolaan surat dengan aplikasi teknologi komputer berbasis Microsoft Access diharapkan dapat menjadi salah satu solusi dalam penyelesaian permasalahan tersebut. Microsoft Access merupakan salah satu program aplikasi database yang paling sering digunakan untuk melakukan pengelolaan data seperti melakukan penyortiran data secara cepat dan akurat. Dengan memanfaatkan aplikasi ini maka penemuan kembali data surat dapat dilakukan dengan mudah tanpa repot membuka ordner. Berdasarkan latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka dipilihlah “Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Microsoft Access pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar” sebagai judul skripsi ini.
2
B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut, yaitu “Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Microsoft Access pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar agar pengelolaan surat lebih efektif dan efisien?”. C. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan suatu model sistem informasi surat masuk dan surat keluar berbasis Microsoft Access yang mampu mengelola informasi data surat pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar. D. Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat: 1. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi D4 pada Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang. 2. Sebagai referensi bagi pihak-pihak yang membutuhkan perancangan model pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis Microsoft Access, khususnya bagian Administrasi PT Bahana Security Indonesia serta dapat dijadikan landasan pemikiran lebih lanjut pada kasus yang relatif sama. 3. Sebagai bahan pertimbangan bagi pihak yang berkepentingan khususnya pada bagian Administrasi dalam memperlancar dan mengefisienkan pekerjaan-pekerjaan kantor.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Beberapa Pengertian 1. Data Menurut Sedarmayanti (2009: 36) “Data adalah kumpulan dari fakta yang masih mentah (raw facts), yang berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik”. Berdasarkan definisi tersebut, dapatlah disimpulkan bahwa data adalah kumpulan fakta mentah yang berdiri sendiri dan belum terorganisasi. 2. Sistem Kata “Sistem” berasal dari bahasa Yunani “systema” yang diartikan sebagai himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Menurut Prajudi dalam Syafie (2006: 10) bahwa “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dari suatu usaha atau urusan.” Amirin (2003: 11) mendefinisikan seperti berikut ini. “Sistem adalah sehimpunan unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau menyusun skema atau tata cara melakukan kegiatan pemrosesan untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan, dan hak ini dilakukan dengan cara mengolah data dan/atau energi dan/atau barang (benda) di dalam jangka waktu 4
tertentu guna menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang (benda)” Dari beberapa definisi diatas, dapatlah disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang terdiri beberapa unsur atau komponen yang saling berhubungan untuk menggerakkan suatu fungsi dalam mencapai tujuan. 3. Informasi Informasi merupakan satu kebutuhan dalam suatu instansi atau perusahaan, dengan adanya informasi maka akan membantu dan memudahkan pekerja dan pimpinan untuk melakukan pekerjaannya oleh karena itu informasi yang ada harus tepat. Menurut Moekijat (2002: 66) bahwa “Informasi atau keterangan adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna”. Menurut Amsyah (2001: 9) mendefinisikan bahwa “Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan”. The Liang Gie (2007: 35) mendefinisikan seperti berikut ini. “Informasi pada pokoknya adalah rangkaian perkataan, kalimat, gambar, dan tanda tertulis lainnya atau tanda terdengar yang mengandung pengertian, buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat keputusan-keputusan atau melakukan tindakan-tindakan yang tepat berdasarkan kenyataan yang ada” Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data berupa tanda tertulis, kata, gambar maupun kalimat yang telah di olah sehingga dapat memberikan pengetahuan berguna. 5
4. Sistem Informasi Hutahaean (2014: 13) mendefinisikan bahwa “Sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan”. Menurut Gelinas, Oram, dan Wiggins dalam Abdul Kadir (2003: 11) bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai”. Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen berbasis komputer yang saling berhubungan yang dibuat untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untuk ditampilkan sebagai informasi bagi pengguna.
B. Ciri-ciri Informasi Menurut Sedarmayanti (2009: 37) bahwa informasi dalam lingkup sistem informasi memiliki lima ciri yaitu benar atau salah, baru, tambahan, korektif, dan penegas. a. Benar atau salah Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi
6
yang salah mempercayainya, akibatnya seolah-olah menjadi seperti benar. b. Baru Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. c. Tambahan Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada. d. Korektif Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang salah atau palsu sebelumnya. e. Penegas Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna, karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. Informasi, pada dasarnya diproduksi oleh adanya data. Pada kenyataannya, kedudukan antara data dan informasi sangat relatif. Informasi yang dihasilkan dari sekumpulan data, pada situasi tertentu (situasi baru), dan dalam situasi yang khusus, dapat berubah menjadi data mentah yang masih perlu diproses kembali untuk menjadi informasi baru.
C. Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto (2005: 829) bahwa kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.
7
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini, mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan
teknologi-teknologi
mutakhir
untuk
mendapatkan,
mengolah, dan mengirimnya. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevan informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda, misalnya informasi tentang laporan surat masuk dan surat keluar lebih relevan bila di tunjukan kepada bagian administrasi. D. Konsep Surat 1. Pengertian Surat Surat merupakan hal penting bagi suatu instansi maupun perusahaan karena biasanya setiap instansi maupun perusahaan melakukan komunikasi dengan menggunakan surat untuk memberikan serta memperoleh informasi.
8
Di bawah ini diuraikan beberapa pengertian surat menurut beberapa ahli dalam Nuraida (2008: 50): a.
Menurut J. Wajong Surat adalah pernyataan/ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
b.
Menurut S. Hidajat Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c.
Menurut Pajudi Atmosudirdjo Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi. Menurut Finoza (2009: 4) bahwa surat dapat didefinisikan sebagai
suatu informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat menyurat. Persyaratan tertentu sekaligus yang menjadi pembeda antara surat dan karangan tertulis lainnya adalah dalam hal: a. Penggunaan kertas; b. Penggunaan model atau bentuk; c. Penggunaan kode atau notasi; d. Pemakaian berkas yang khas; e. Pencantuman tanda tangan.
9
2. Fungsi Surat Menurut Hirman (2012: 3) bahwa fungsi surat adalah kegunaan sebuah surat pada diri pembuatnya baik perseorangan maupun organisasi. Secara umum fungsi surat sebagai berikut: a. Sebagai alat komunikasi tulis; b. Sebagai tanda bukti tertulis/alat bukti otentik; c. Sebagai alat bantu pengingat; d. Sebagai pedoman untuk bertindak/kerja; e. Sebagai jaminan keamanan; f. Sebagai duta/wakil organisasi; g. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan; h. Alat ukur (barometer) kegiatan organisasi. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2009: 163) surat berfungsi sebagai berikut: a. Wakil dari pengirim/penulis; b. Bahan pembuktian; c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut; d. Alat pengukur kegiatan organisasi; e. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak). Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan kehendak organisasi.
10
3. Sifat Surat Sedarmayanti (2009: 207) menjelaskan bahwa berdasarkan urgensi penyelesaiannya sifat surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu surat rahasia, surat penting, dan surat biasa. a. Surat Rahasia Surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan, karena jika bocor akan dapat menimbulkan kerusakan/kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. b. Surat Penting Surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kegiatan. c. Surat Biasa Surat biasa adalah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut. E. Konsep Database 1. Pengertian Database Menurut Kristanto (2004: 3) bahwa “Database adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu”. Menurut Madcoms (2011: 11) bahwa “Database merupakan sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu
11
atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang lain”. Menurut Silberchatz dkk. dalam Simarmata dan Paryudi (2006: 1) bahwa “Basisdata sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai dengan perusahaan” Dari beberapa defenisi di atas, selanjutnya dapat diambil kesimpulan bahwa database atau basis data adalah suatu kumpulan file atau data yang berisikan informasi perusahaan dan saling berkaitan satu dengan yang lainnya. 2. Komponen Database Dalam buku Wahana Komputer (2010: 234) dijelaskan bahwa komponen yang terdapat pada suatu database ialah data, field, dan record: a. Data, merupakan suatu catatan atau kumpulan fakta. b. Field, adalah kelompok atau kategori sebuah data. c. Record, adalah kumpulan dari data field. F. Microsoft Access 1. Pengertian Microsoft Access Microsoft Access merupakan sebuah aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar. Microsoft Access adalah software untuk membuat database dan manajemen program. 2. Elemen Microsoft Access 2013 Beberapa elemen yang terdapat dalam jendela kerja Microsoft Access 2013. Adapun tujuh elemen tersebut yaitu titel bar, quick access
12
toolbar, menu bar, ribbon menu, all access object, status bar, size button dan close button. a. Title Bar adalah panel teratas pada jendela access yang berfungsi untuk menampilkan menampilkan nama file atau judul dari project yang sedang aktif. b. Quick Access Toolbar adalah batang yang berisi tombol-tombol untuk jalan pintas dari pemanggilan perintah-perintah tertentu. c. Menu bar adalah barisan menu yang menampilkan perintah-perintah yang digunakan untuk mengatur dan mengolah objek. Adapun menu tersebut ialah: Home, Create, External Data, Database Tools, Field, dan Table. d. Ribbon Menu adalah seperangkat icon atau tombol yang merupakan bagian dari Menu Bar yang berfungsi untuk menjalankan perintahperintah tertentu. e. All Access Object adalah panel yang berfungsi untuk menampilkan semua objek Access. f. Status Bar adalah bar atau batang yang digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja Microsoft Access 2013. Misalnya: status aktif Num Lock, Caps Lock, Data Sheet View, Form View dan sebagainya. g. Size Button adalah tombol yang berfungsi untuk mengatur ukuran jendela access tombol tersebut terdiri dari tombol Minimize dan Maximize. h. Close Button adalah tombol yang berfungsi untuk mengakhiri lembar kerja atau menutup program.
13
3. Objek-objek Database Pada Access tedapat empat objek yang berfungsi untuk memudahkan dalam memasukkan, menyimpan, menganalisis, dan mengompilasi data yang diinginkan. Empat objek tersebut yaitu Tabel, Query, Form, dan Report. a. Tabel Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat dimanipulasi dilakukan operasi-operasi dasar database, diurutkan datanya (men-sort), diperbaiki data yang telah terkumpul, dan lain-lain. Jadi fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung atau menyimpan data yang kemudian dapat di olah/proses lebih lanjut. Tabel dalam sebuah database peranannya sangatlah penting. Tabel adalah objek pokok yang harus ada, karena tabel merupakan tempat penyimpanan data yang sesungguhnya. Tabel dalam Microsoft Access dan aplikasi database yang lainnya merupakan tempat penampungan data atau informasi.
Gambar 2.1 Rows dan Column
14
Di dalam Microsoft Access, row merupakan baris data, sedangkan column adalah atribut dari data atau sering disebut field. Field tidak sekedar kolom, tetapi juga cara untuk mengatur informasi dengan mengetikkan data.
Gambar 2.2 Field name pada table Sebuah record tidak hanya sebuah baris, tetapi unit informasi. Setiap sel di baris adalah bagian dari record di baris tersebut.
Gambar 2.3 Contoh record Setiap record terdiri dari beberapa field. Walaupun informasi di setiap record diatur dalam field-field. Namun, informasi tersebut menjadi satu kesatuan. Sebuah record biasanya memiliki data yang membedakan antar satu record dengan yang lainnya, atau disebut ID.
15
Nilai ID ini biasanya unik dan tidak sama antara satu record dengan record yang lainnya. Nomor ID ini menggunakan primary key. Primary key akan menjadi acuan informasi untuk row tersebut.
Gambar 2.4 Nomor ID b. Form Form digunakan untuk mempresentasikan data yang tersimpan di dalam tabel kepada user atau menerima input dari user ke tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain.
Gambar 2.5 Form
16
Form biasanya dipakai untuk memasukkan, memodifikasi, dan melihat record. Form memudahkan user untuk memasukkan data dengan benar. Ketika pengguna memasukkan informasi ke form di Access, data akan langsung masuk ke tempat yang dituju. Dalam Microsoft Access terdapat dua fasilitas yang bisa digunakan untuk merancang form yaitu fasilitas Design View dan Using Wizard. Halhal yang harus diketahui untuk mendesain form adalah sebagai berikut: 1. Bagian-bagian Form Adapun bagian-bagian dari form yaitu header, footer, page header, page footer, dan detail. a) Header merupakan bagian yang akan tampil atau tercetak pada bagian atas lembar kerja form. b) Footer merupakan bagian yang akan tampil atau tercetak pada bagian bawah lembar kerja form. c) Page Header merupakan bagian judul halaman yang terletak di bagian atas lembar kerja form. d) Page Footer merupakan bagian judul halaman yang terletak di bagian bawah lembar kerja form. e) Detail merupakan bagian yang berisi rincian data field serta nama field sumber pembuatan table. 2. Menambah Objek pada Form Pada Microsoft Access terdapat fasilitas control yang berfungsi untuk mengatur dan menambahkan objek-objek ke
17
dalam desain form. Adapun fungsi dari masing-masing object control tersebut ialah sebagai berikut: a) Select Object, digunakan untuk memilih objek pada design form yang juga digunakan untuk mengubah ukuran dari objek yang berasa dalam design form. b) Control Wizard, digunakan untuk mengaktifkan fasilitas komponen Control pada toolbox. Tombol tersebut akan menuntun dan mempermudah pengguna untuk membuat kontrol dengan cara langkah demi langkah. c) Label, digunakan untuk membuat teks yang isinya tidak dapat di modifikasi saat form di jalankan, isi label berupa informasi atau keterangan singkat. d) Option
Group,
digunakan
untuk
melakukan
pengelompokan beberapa kontrol yang memiliki fungsi yang sama. e) Toggle Button, digunakan untuk memberikan pilihan kepada pengguna untuk memilih salah satu atau beberapa pilihan yang tersedia. f) Option Button, digunakan untuk memberikan beberapa pilihan kepada pengguna. g) Check Box, diggunakan untuk memberikan pilihan yang berisikan Ya/Tidak atau True/False.
18
h) Text Box, digunakan untuk menampilkan data dari record source, menampilkan hasil perhitungan dan untuk menginput masukan dari pengguna. i) List Box, digunakan menampilkan daftar pilihan yang telah disediakan. j) Combo Box merupakan kombinasi dari Text Box dan dengan List Box, Combo Box digunakan untuk menampilkan daftar pilihan yang telah ada dan sebagai alternatif memberikan tempat untuk melakukan penginputan nilai secara manual. k) Command Button, digunakan untuk membuat tombol yang berisi perintah untuk menjalankan suatu fungsi. l) Image, digunakan untuk menambahkan gambar ke dalam form dan report. m) Unbound Object Frame, digunakan antuk menampilkan objek gambar, chart dan OLE object yang tidak tersimpan dalam tabel database Microsoft access. n) Bound Object Frame, digunakan untuk menampilkan gambar, chart dan OLE object yang tersimpan dalam tabel database Microsoft access. o) Page Break, digunakan untuk memisahkan halaman pada report. p) Tab Control, digunakan untuk membuat form tunggal yang di dalamnya terdiri dari beberapa informasi sebagai satu kesatuan.
19
q) Subform, digunakan untuk menampilkan subform pada main form. r) Line, digunakan untuk membuat garis pada form dan report. s) Rectangle, digunakan untuk membuat objek persegi panjang di pada form dan report. t) More Control, digunakan untuk memilih dan menggunakan kontrol lain di luar Control Object standar yang terdapat pada Microsoft Office 2013. c. Query Query adalah metode untuk mencari dan mengompilasi data dari satu atau lebih tabel. Query lebih powerfull dibandingkan dengan pencarian sederhana di tabel. Misalnya pencarian hanya akan mencarikan nama dari satu pelanggan took, maka query dapat mencari nama dan telepon dari setiap pelanggan.
Gambar 2.6 Tampilan Query
20
d. Report Report memungkinkan pengguna menampilkan data dalam bentuk cetakan. Report ini sangat berguna dan memungkinkan pengguna menampilkan komponen di database dengan format yang mudah dibaca. Pengguna juga dapat mengostumisasi laporan untuk membuat report yang menarik dari tabel atau dari query. e. Visual Basic for Aplication (VBA) Visual Basic adalah software keluaran perusahaan Microsoft yang umumnya digunakan para programmer untuk menciptakan aplikasi berbasis windows. Dalam Visual Basic Editor berisi semua programming tools yang dibutuhkan bagi pengembangan (developer) untuk membuat solusi tertentu dengan menggunakan bahasa Visual Basic. Pada Visual Basic Editor terdapat tujuh bagian yaitu Prospect explorer, toolbar, menu bar, properties window, toolbox, form window, dan code window. 1) Project Explorer, adalah jendela yang menampilkan nama-nama proyek, form, atau modul yang terlibat dalam proses pembuatan program aplikasi. 2) Toolbar, adalah bar yang berisi sederetan tombol perintah guna mengakses perintah khusus secara cepat. 3) Menu Bar, adalah bar yang berisi sederetan menu perintah untuk menjalankan aksi-aksi khusus.
21
4) Properties Window, merupakan jendela untuk mengatur tatanan kontrol yang telah dipasang di dalam form. 5) Toolbox, adalah bar yang berisi kontrol-kontrol standar Visual Basic yang bisa dipasang ke form dengan cara klik dua kali. 6) Form Window, merupakan jendela desain dari sebuah program aplikasi. 7) Code Window, merupakan sebuah jendela yang digunakan untuk menuliskan kode program dari kontrol yang dipasang pada jendela form dengan cara memilih terlebih dahulu kontrol pada kotak objek.
22
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square, Jalan Perintis Kemerdekaan km 15 Daya Makassar. Waktu penelitian selama 1 bulan, mulai dari bulan Juli sampai dengan bulan Agustus 2016. B. Metode Perancangan Adapun jenis penelitian yang digunakan yaitu Penelitian Terapan. Penelitian
terapan
adalah
penelitian
yang
bertujuan
memperoleh
penemuan-penemuan yang berkenaan dengan aplikasi/penerapan teoriteori tertentu secara praktis. Dalam penelitian ini dilakukan perancangan model pengelolaan arsip menggunakan Microsoft Access 2013 yang dilengkapi dengan Visual Basic for Aplication (VBA). C. Alat dan Bahan Untuk mendesain aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar dibutuhkan alat dan bahan desain. Adapun bahan yang digunakan untuk pembuatan desain aplikasi yaitu berupa data-data surat masuk dan surat keluar serta arsip yang berada di bagian Administrasi. Alat yang digunakan dalam penelitian ini terdiri atas Hardware dan Software. 1. Analisis kebutuhan perangkat keras (Hardware)
23
Berdasarkan analisa kebutuhan hardware yang digunakan dalam perancangan aplikasi sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini maka dapat ditentukan spesifikasi hardware sebagai berikut: a. Prosesor x86-bit atau x64-bit 1 (GHz) atau yang lebih cepat. b. Memori direkomendasikan 2 GB RAM. c. Disk Space Hardisk direkomendasikan tersisa sebesar 3 GB d. Resolusi layar di rekomendasikan 1280 x 800 e. Keyboard f. Mouse g. Printer 2. Analisa kebutuhan perangkat lunak (Software) Berdasarkan analisa kebutuhan software yang digunakan dalam perancangan aplikasi sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini maka dapat ditentukan software yang akan dibutuhkan adalah sebagai berikut: a. Microsoft Access 2013 yang dilengkapi dengan Visual Basic for Aplication (VBA) b. Microsoft Windows 7 D. Prosedur Penelitian Adapun tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi masalah Perancangan model aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini dibuat berdasarkan adanya suatu permasalahan yang akan
24
diselesaikan. Masalah harus di identifikasi dan di ketahui sehingga aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang akan didesain dapat menyelesaikan masalah yang ada. Beberapa masalah tersebut yaitu kurang efektifnya sistem kearsipan dalam penataan dan pengelolaan terhadap surat sehingga menyebabkan beberapa surat menjadi tercecer dan sulit untuk menemukan kembali arsip surat tersebut. Arsip yang dimaksud adalah surat masuk dan surat keluar. 2. Memilih Bahasa Pemrograman Untuk merancang program pengelolaan surat masuk dan surat keluar dibutuhkan suatu program. Program yang akan digunakan adalah Microsoft Access 2013 yang dilengkapi dengan Visual Basic for Aplication. 3. Perancangan Aplikasi Setelah alat dan bahan rancangan telah tersedia selanjutnya adalah merancang aplikasi sesuai kebutuhan. Adapun tahap-tahap yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Analisa dan pengumpulan data b. Membuat file database aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar; c. Membuat table; d. Membuat query; e. Membuat form; f. Membuat report;
25
g. Membuat macro h. Memasukkan rumus/script pada program Visual Basic for Applications (VBA); i. Membuat startup. 4. Pengujian hasil desain Setelah perancangan aplikasi selesai, maka selanjutnya dilakukan pengujian terhadap hasil rancangan tersebut. Pada tahap ini, aplikasi diperiksa apakah dapat berfungsi dengan baik atau terjadi kesalahan seperti eror, sehingga sesuai dengan kegunaan aplikasi dan dapat memenuhi hasil yang ingin di capai. Jika ternyata masih terdapat kesalahan, maka akan dicari penyebabnya lalu kemudian diperbaiki. Namun bila aplikasi dapat berfungsi dengan baik, hasil rancangan aplikasi tersebut dapat diperlihatkan kepada pengguna untuk di operasikan. Adapun teknik pengujian yang akan digunakan oleh penulis adalah teknik pengujian Black box. Black box testing merupakan pengujian suatu fungsi, apakah berjalan sesuai dengan diharapkan atau tidak. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 5. Membuat Dokumentasi Aplikasi Adapun dokumentasi aplikasi ini dibuat dengan cara mentransfer file rancangan ke dalam CD.
26
E. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu: 1. Observasi, yaitu pengumpulan data dengan melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian. 2. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan
wawancara
langsung
terhadap
pihak
yang
dapat
memberikan informasi terkait masalah yang dibahas.
27
BAB IV PERANCANGAN DAN HASIL
A. Perancangan Database Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar Sistem informasi surat masuk dan keluar pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square Makassar dirancang melalui beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut dimulai dari perancangan table, query, form, report dan macro. Sistem informasi surat masuk dan keluar ini juga dilengkapi dengan penggunaan fasilitas VBA yang merupakan kombinasi yang terintegrasi antara lingkungan pemrograman (Visual Basic Editor) dengan bahasa pemrograman (Visual Basic) yang memudahkan pengguna untuk mendesain dan membangun program Visual Basic dalam aplikasi utama Microsoft Access 2013. 1. Perancangan Table Sistem informasi Surat masuk dan keluar ini membutuhkan 4 buah table yang dirancang dengan cara pembuatan design view yaitu table klasifikasi surat, table surat masuk, table surat keluar dan table password. a. Table Klasifikasi Table klasifikasi merupakan table yang digunakan untuk menyimpan daftar indeks surat berdasarkan kepentingan surat. Cara pembuatan table klasifikasi adalah sebagai berikut: 1) Buka Microsoft Access 2013 2) Klik Blank New
28
3) Pada File Name ketik nama file dan klik create 4) Setelah database aktif, pada menu bar, klik create dan pilih table. Seperti pada gambar 4.1 berikut:
Gambar 4.1 Tampilan database 5) Selanjutnya muncul tampilan seperti pada gambar 4.2 berikut:
Gambar 4.2 Tampilan Table 6) Setelah tampilan table muncul, kemudian klik view dan pilih design view, setelah mengklik design view maka akan muncul dialog untuk memberi nama table tersebut, maka berilah nama table tersebut dengan “Klasifikasi”, seperti pada gambar 4.3 berikut: 29
Gambar 4.3 Memberi Nama pada Table 7) Setelah memberi nama pada table tersebut, maka tampilan selanjutnya adalah seperti pada gambar 4.4 berikut:
Gambar 4.4 Table setelah diberi nama 8) Isi field name seperti pada gambar 4.5 berikut:
Gambar 4.5 Field-field setelah diisi
30
9) Setelah fieldnya diisi, kemudian klik tombol close sehingga Microsoft Access akan menampilkan dialog yang memberikan pilihan apakah table tersebut akan disimpan atau tidak, setelah dialog tersebut muncul maka klik “yes” pada dialog tersebut agar table surat masuk tersimpan. Seperti yang terlihat pada gambar 4.6 berikut:
Gambar 4.6 Menyimpan table Surat Masuk 10) Setelah table tersebut disimpan maka table tersebut akan terlihat di daftar objek, seperti yang terlihat pada gambar 4.7:
Gambar 4.7 Table setelah disave 11) Untuk melihat isi table tersebut, double klik table Klasifikasi sehingga tampilannya seperti gambar 4.8 dibawah ini: 31
Gambar 4.8 Table Klasifikasi b. Table Surat Masuk Table Surat Masuk merupakan table yang digunakan untuk menyimpan informasi surat masuk pada PT Bahana Security Indonesia. Cara membuat table surat masuk adalah sebagai berikut: 1) Buka Microsoft Access 2013 2) Klik Blank New 3) Pada File Name ketik nama file dan klik create 4) Setelah database aktif, pada menu bar, klik create dan pilih table. Seperti pada gambar 4.9 berikut:
Gambar 4.9 Membuat Table Surat Masuk
32
5) Selanjutnya muncul tampilan seperti pada gambar 4.10 berikut:
Gambar 4.10 Tampilan Table 6) Setelah tampilan table muncul, kemudian klik view dan pilih design view, setelah mengklik design view maka akan muncul dialog untuk memberi nama table tersebut, maka berilah nama table tersebut dengan “SuratMasuk”, seperti pada gambar 4.11 berikut:
Gambar 4.11 Memberi Nama pada Table
33
7) Setelah memberi nama pada table tersebut, maka tampilan selanjutnya adalah seperti pada gambar 4.12 berikut:
Gambar 4.12 Table setelah diberi nama 8) Isi field name seperti pada gambar 4.13 berikut:
Gambar 4.13 Field-field setelah diisi 9) Pada field name KodeKlasifikasi pilih data type Lookup Wizard, lalu akan muncul jendela informasi seperti gambar 4.14 berikut:
34
Gambar 4.14 Lookup Wizard Lalu pilih next, setelah itu akan muncul jendela informasi seperti gambar 4.15 berikut:
Gambar 4.15 Pemilihan table pada Lookup Wizard Pilih Table: Klasifikasi lalu klik tombol next, setelah itu akan muncul jendela informasi selected fields, lalu pilih semua field yang ada seperti gambar 4.16 berikut: 35
Gambar 4.16 Pemilihan Fields pada Lookup Wizard Lalu klik tombol next sampai muncul jendela informasi seperti gambar 4.17 berikut, setelah itu klik tombol Finish.
Gambar 4.17 Menyimpan Lookup Wizard 10) Setelah fieldnya diisi, kemudian klik tombol close sehingga Microsoft Access akan menampilkan dialog yang memberikan pilihan apakah table tersebut akan disimpan atau tidak, setelah 36
dialog tersebut muncul maka klik “yes” pada dialog tersebut agar table surat masuk tersimpan. Seperti yang terlihat pada gambar 4.18 berikut:
Gambar 4.18 Menyimpan table Surat Masuk 11) Setelah table tersebut disimpan maka table tersebut akan terlihat di daftar objek, seperti yang terlihat pada gambar 4.19:
Gambar 4.19 Table setelah disave 12) Untuk melihat isi table tersebut, double klik table SuratMasuk sehingga tampilannya seperti gambar 4.20 dibawah ini:
37
Gambar 4.20 Table Surat Masuk Gunakan cara yang sama seperti pada perancangan table SuratMasuk diatas untuk membuat table yang lain. Bedanya hanyalah pada struktur dan field name dari setiap table. c. Table Surat Keluar Table Surat Keluar adalah table yang digunakan untuk menyimpan informasi surat keluar pada PT Bahana Security Indonesia. Kemudian isi field pada SuratKeluar, seperti pada gambar 4.21 berikut:
Gambar 4.21 Field Table Surat Keluar
38
d. Table Password Table
Password
adalah
table
yang
digunakan
untuk
menyimpan informasi berupa user dan password. Struktur table TPassword dapat dilihat pada gambar 4.22 berikut:
Gambar 4.22 Table Password 2. Database Relationships Setelah membuat table, maka selanjutnya membuat relasi antar table. Relasi antar tabel tersebut berfungsi untuk menghubungkan tabel yang satu dengan tabel lainnya. Tampilan relationship pada sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar 4.23 berikut:
Gambar 4.23 Table Password 39
3. Membuat Query Untuk perancangan sistem informasi surat masuk dan keluar membutuhkan 7 query. Query dirancang untuk menampilkan informasi yang tersimpan dalam database serta sebagai dasar dalam pembuatan form. a. Query Surat Masuk Langkah-langkah pembuatan query surat masuk adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan file surat masuk 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Query Design seperti pada gambar 4.24 berikut:
Gambar 4.24 Tampilan membuat Query 3) Setelah itu akan muncul jendela show table seperti pada gambar 4.25 berikut:
40
Gambar 4.25 Tampilan Show Table 4) Klik SuratMasuk pada jendela tersebut kemudian klik Add atau dengan cara double klik nama table tersebut. 5) Klik tombol close untuk menutup show table. 6) Masukkan semua data yang ada pada table surat masuk dengan mengklik ganda tanda “*”. Berikut adalah tampilan dari QSuratMasuk pada gambar 4.26:
Gambar 4.26 Field Query dari Table Surat Masuk
41
7) Simpan dengan nama QSuratMasuk, kemudian klik OK, seperti yang terlihat pada gambar 4.27 di bawah ini:
Gambar 4.27 Tampilan Save Query Lakukan langkah-langkah di atas untuk membuat query selanjutnya. b. Query Surat Keluar Query ini berfungsi untuk menampilkan semua daftar surat keluar yang ada pada PT Bahana Security Indonesia dimana fieldnya diambil dari table SuratKeluar. Tampilan desain query ini dapat dilihat pada gambar 4.28 berikut:
Gambar 4.28 Query Surat Keluar
42
c. Query Gambar Surat Masuk Query ini berfungsi untuk menampilkan gambar surat berdasarkan
dengan
nomor
urut
surat.
Ketikkan
teks
[Forms]![FCariMasuk]![NoSurat] pada kolom kriteria dari field NoSurat. Tampilan desain query ini dapat dilihat pada gambar 4.29 berikut:
Gambar 4.29 Query Gambar Surat Masuk d. Query Gambar Surat Keluar Query ini berfungsi untuk menampilkan gambar surat berdasarkan
dengan
nomor
urut
surat.
Ketikkan
teks
[Forms]![FormCari_Keluar]![NoSurat] pada kolom kriteria dari field NoSurat. Tampilan desain query ini dapat dilihat pada gambar 4.30 berikut:
43
Gambar 4.30 Query Gambar Surat Keluar e. Query Ubah Password Query ini berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam mengubah password file database. Langkah-langkah pembuatan query ini berbeda dengan query yang lainnya, adapun langkah-langkah pembuatannya yaitu seperti berikut: 1) Aktifkan file database perancangan sistem informasi surat masuk dan keluar. 2) Klik pada tab create, lalu klik query design. 3) Lalu akan muncul kotak dialog show table, lalu pilih TPassword. Seperti pada gambar 4.31 berikut:
44
Gambar 4.31 Query Ubah Password 4) Setelah itu, klik tombol Add dan tekan tombol close untuk menutup kotak dialog tersebut. Lalu pilih field yang dibutuhkan untuk membuat query UpdatePassword ke dalam kolom field query. Ketikkan teks [Forms]![FormUbahPassword]![PassUlang] pada kolom update to dari field Password dan pada kolom criteria dari field ID ketikkan [Forms]![FormUbahPassword]![ComboKode] seperti yang terlihat pada gambar 4.32 di bawah ini.
Gambar 4.32 Desain Query Ubah Password
45
5) Setelah selesai simpan query dengan mengklik menu File lalu Save As dengan nama Update Query. f. Query Delete Data Keluar Query ini berfungsi untuk menghapus semua record yang berada pada tabel. Langkah-langkah pembuatan query ini berbeda dengan query yang lainnya, adapun langkah-langkah pembuatannya yaitu seperti berikut: 1) Aktifkan file database perancangan sistem informasi surat masuk dan keluar. 2) Klik pada tab create, lalu klik query design. 3) Lalu akan muncul kotak dialog show table, lalu pilih Surat Keluar. Seperti pada gambar 4.33 berikut:
Gambar 4.33 Query Delete Data Keluar 4) Setelah itu, klik tombol delete pada menu bar seperti yang terlihat pada gambar 4.34 di bawah ini.
46
Gambar 4.34 Tombol Delete Query 8) Kemudian masukkan semua data yang ada pada table surat keluar dengan mengklik ganda tanda “*”. Berikut adalah tampilan dari QDeleteKeluar pada gambar 4.35:
Gambar 4.35 Query Delete Data Keluar 5) Setelah selesai simpan query dengan mengklik menu File lalu Save As dengan nama QDeleteKeluar. g. Query Delete Data Masuk Query ini berfungsi untuk menghapus semua record yang berada pada tabel surat masuk. Langkah-langkah pembuatan query in sama dengan pembuatan QDeleteKeluar Tampilan desain query ini dapat dilihat pada gambar 4.36 berikut:
Gambar 4.36 Query Delete Data Masuk
47
4. Membuat Form Sistem informasi surat masuk dan keluar pada PT Bahana Security Indonesia berbasis Microsoft Access membutuhkan 28 form yang dibuat dengan menggunakan fasilitas Create Form in Design View. Form ini dibuat untuk digunakan dalam melakukan penginputan, pencarian, pengubahan dan penghapusan data. Selain itu, dilengkapi dengan form lain seperti form utama, form login dan form penambahan user. Form ini tidak hanya dapat digunakan untuk menginput data tapi juga dapat digunakan oleh pengguna untuk melihat serta mencari informasi surat masuk dan keluar serta dapat melihat gambar asli surat yang telah di scan. a. Form Input Surat Masuk Form Input Surat Masuk adalah form yang berguna untuk menginput surat masuk pada PT Bahana Security Indonesia. Langkah-langkah dalam pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design seperti pada gambar 4.37 berikut:
48
Gambar 4.37 Membuat Form dengan Form Desain 3) Kemudian akan muncul form kosong
Gambar 4.38 Form Kosong 4) Buatlah judul form dengan mengklik tool
yang terdapat
pada Menu Bar Design, kemudian klik form pada bagian header maka akan terlihat kursor untuk mengetik label atau judul. Ketik INPUT DATA SURAT MASUK. 5) Klik Property Sheet, lalu klik data dan pilih Record Source 6) Setelah itu akan muncul jendela show table pilih Queries lalu add QSuratMasuk
49
7) Pilih semua field yang ada lalu pada Criteria tambahkan “InputBox” pada field-field yang ada kecuali pada field NoUrut dan GambarSurat, seperti gambar 4.39 berikut:
Gambar 4.39 Menambahkan criteria pada Query Penggunaan input box ini berguna agar ketika form input surat masuk di buka atau diklik maka secara otomatis field-field yang ada di form ini akan kosong dan pengguna dapat langsung menginput data. 8) Setelah itu klik Add Existing Fields lalu drag field dari table surat masuk yang berada di field list
Gambar 4.40 Field List Table Surat Masuk
50
9) Design form Input Surat Masuk seperti pada gambar 4.41 berikut:
Gambar 4.41 Desain Form Input Surat Masuk 10) Tambahkan empat buah command button pada design form untuk membuat tombol save, refresh, delete dan close dengan menggunakan fasilitas command button sehingga terlihat seperti gambar 4.42 berikut:
Gambar 4.42 Button Form Input Surat Masuk 11) Ketik kode program pada Form Input Surat Masuk seperti yang terdapat pada lampiran 1 dengan cara mengklik kanan salah satu Command Button > Build Event > Code Builder > OK. 12) Tekan tombol close untuk menutup desain form. Simpan form tersebut dengan nama FormInputSuratMasuk.
51
13) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil desain form Input Surat Masuk terlihat seperti gambar 4.43 berikut:
Gambar 4.43 Tampilan Form Input Surat Masuk b. Form Input Surat Keluar Form input surat keluar merupakan form yang digunakan untuk menginput data surat keluar yang ada pada perusahaan. Langkah-langkah pembuatan form ini sama dengan pembuatan form Input Surat masuk, namun hal yang perlu diperhatikan adalah sumber field yang ada pada form ini berasal dari tabel surat keluar (SuratKeluar). Adapun tampilan desain form surat keluar seperti pada gambar 4.44 berikut:
52
Gambar 4.44 Tampilan Form Input Surat Keluar c. Form Pencarian Surat Masuk Form pencarian surat masuk adalah form yang berfungsi untuk mencari informasi data surat masuk dengan beberapa pilihan kriteria yang telah disiapkan seperti no.urut, tanggal, nomor, perihal, tujuan dan pengolah surat. Ini dimaksudkan untuk mempermudah pengguna dalam pencarian surat masuk yang dibutuhkan dengan segera. Langkah-langkah pembuatan form pencarian ini adalah sebagai berikut: 1) Pada menu Bar klik Create kemudian klik Form Design.
Gambar 4.45 Membuat Form dengan Form Design 53
2) Kemudian akan muncul form kosong
Gambar 4.46 Form Kosong 3) Buatlah judul form dengan mengklik tool
yang terdapat
pada Menu Bar Design, kemudian klik form pada bagian header maka akan terlihat kursor untuk mengetik label atau judul. Ketik Pencarian Surat Masuk. 4) Klik Property Sheet, lalu klik data dan pilih Record Source 5) Setelah itu akan muncul jendela show table pilih Table lalu add SuratMasuk 6) Pada field pilih dan klik surat masuk, seperti gambar 4.47 berikut:
Gambar 4.47 Mengisi Field pada Query 7) Kemudian klik save dan close
54
8) Pada menu bar klik Design dan klik Add Existing Field. 9) Drag field dari field list kedalam desain form 10) Dalam Format Property Sheet pada Default View pilih Continuous Forms
Gambar 4.48 Continuous Forms pada Property Sheet 11) Tambahkan form header dengan cara klik kanan pada form dan pilih Form Header/Footer 12) Setelah form header muncul selanjutnya select semua field yang berada dalam form kemudian klik kanan, klik Layout dan klik Tabular. Maka tampilan layout field akan memanjang secara horizontal seperti pada gambar 4.49 berikut:
Gambar 4.49 Layout Field Tabular 55
13) Desain form Pencarian Surat Masuk seperti pada gambar 4.50 di bawah ini:
Gambar 4.50 Desain Form Pencarian Surat Masuk 14) Tambahkan 9 buah command button pada design form untuk membuat tombol search, Add, refresh, view, edit dan close dengan menggunakan fasilitas command button. 15) Ketik kode program pada form pencarian surat masuk seperti yang terdapat pada lampiran 1 dengan cara mengklik kanan salah satu Command Button > Build Event > Code Builder > OK. Referensi kode program ini penulis dapatkan dari https://www.youtube.com/watch?v=3SYXsdj_1Og oleh Austin. 16) Tekan tombol close untuk menutup desain form. Simpan form tersebut dengan nama FormCariSuratMasuk. 17) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil desain form pencarian surat masuk terlihat seperti gambar 4.51 berikut:
56
Gambar 4.51 Tampilan Form Pencarian Surat Masuk d. Form Pencarian Surat Keluar Form pencarian surat keluar adalah form yang berfungsi untuk mencari informasi data surat keluar dengan beberapa pilihan kriteria yang telah disiapkan seperti ID, tanggal, nomor, perihal, tujuan dan pengolah surat. Ini dimaksudkan untuk mempermudah pengguna dalam pencarian surat keluar yang dibutuhkan dengan segera. Langkah-langkah dalam pembuatan form pencarian surat keluar ini sama dengan langkah-langkah pembuatan form surat masuk. Adapun tampilan desain formnya seperti pada gambar 4.52 berikut:
Gambar 4.52 Tampilan Form Pencarian Surat Keluar
57
e. Form View Surat Masuk Form view surat masuk berguna untuk menampilkan rincian surat masuk yang dapat di lihat oleh pengguna. Dalam form view ini pengguna hanya dapat melihat detail surat yang diinginkan tanpa dapat mengubah isi detail surat. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Klik Property Sheet, lalu klik data dan pilih Record Source 5) Setelah itu akan muncul jendela show table pilih Queries lalu add QSuratMasuk, pilih semua field yang ada 6) Setelah itu klik Add Existing Fields lalu drag field dari table surat masuk yang berada di field list 7) Design form View Surat Masuk seperti pada gambar 4.53 berikut:
Gambar 4.53 Desain Form View Surat Masuk 58
8) Pilih Snapshot pada Recordset Type yang ada pada Property Sheet seperti pada gambar 4.54 berikut:
Gambar 4.54 Snapshot pada Property Sheet 9) Tambahkan empat buah command button pada design form untuk membuat tombol edit, print, delete dan close dengan menggunakan fasilitas command button sehingga terlihat seperti gambar berikut:
Gambar 4.55 Button pada Form View Surat Masuk 10) Ketik kode program pada Form View Surat Masuk seperti yang terdapat pada lampiran 1 dengan cara mengklik kanan salah satu Command Button > Build Event > Code Builder > OK.
59
11) Tekan tombol close untuk menutup desain form. Simpan form tersebut dengan nama FCariMasuk. 12) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design Form View Surat Masuk terlihat seperti gambar 4.56 berikut:
Gambar 4.56 Tampilan Form View Surat Masuk f. Form View Surat Keluar Form view surat keluar berguna untuk menampilkan rincian surat keluar yang dapat di lihat oleh pengguna. Dalam form view ini pengguna hanya dapat melihat detail surat yang diinginkan tanpa dapat mengubah isi detail surat. Langkah-langkah pembuatan form ini sama dengan langkah-langkah pembuatan form view surat masuk. Adapun tampilan form view surat keluar seperti pada gambar 4.57 berikut:
60
Gambar 4.57 Tampilan Form View Surat Keluar g. Form Edit Surat Masuk Form edit surat masuk adalah form yang berfungsi untuk mengubah informasi detail surat masuk yang telah diinput jika mengalami kesalahan penginputan. Form ini tidak dapat diakses oleh semua pengguna. Hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki izin untuk dapat mengubah informasi detail surat seperti admin. Langkah-langkah pembuatan form ini sama dengan langkah pembuatan form view surat masuk dan keluar tetapi pada Property Sheet recordset type yang dipilih adalah Dynaset agar detail surat yang ada dapat di edit oleh pengguna. Adapun tampilan form edit surat masuk seperti pada gambar 4.58 berikut:
61
Gambar 4.58 Tampilan Form Edit Surat Masuk h. Form Edit Surat Keluar Form edit surat keluar adalah form yang berfungsi untuk mengubah informasi detail surat keluar yang telah diinput jika mengalami kesalahan penginputan. Form ini tidak dapat diakses oleh semua pengguna. Hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki izin untuk dapat mengubah informasi detail surat seperti admin. Langkah-langkah pembuatan form ini sama dengan langkah pembuatan form edit surat masuk. Adapun tampilan form edit surat masuk seperti pada gambar 4.59 berikut:
62
Gambar 4.59 Tampilan Form Edit Surat Keluar i. Form Gambar Surat Masuk Form gambar surat masuk adalah form yang berfungsi untuk melihat gambar surat masuk yang telah di lampirkan pada saat penginputan data surat masuk. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Klik Property Sheet, lalu klik tab Data dan pilih Record Source 5) Setelah itu akan muncul jendela show table kemudian pada Tables klik add SuratMasuk, pilih semua field yang ada 6) Setelah itu klik Add Existing Fields lalu Drag field dari table surat masuk yang berada di field list 7) Design form Gambar Surat Masuk seperti pada gambar 4.60 berikut:
63
Gambar 4.60 Desain Form Gambar Surat Masuk 8) Tambahkan dua buah command button pada design form untuk membuat tombol print dan close 9) Ketik kode program pada Form Gambar Surat Masuk seperti yang terdapat pada lampiran 1 dengan cara mengklik kanan salah satu Command Button > Build Event > Code Builder > OK. 10) Tekan tombol close untuk menutup desain form. Simpan form tersebut dengan nama FormGambarMasuk. 11) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form Gambar Surat Masuk terlihat seperti gambar 4.61 berikut:
Gambar 4.61 Tampilan Form Gambar Surat Masuk 64
j. Form Gambar Surat Keluar Form gambar surat keluar adalah form yang berfungsi untuk melihat gambar surat keluar yang telah di lampirkan pada saat penginputan data surat keluar. Adapun tampilan desain formnya seperti pada gambar 4.62 berikut:
Gambar 4.62 Tampilan Form Gambar Surat Keluar k. Form Login Form login adalah form yang digunakan untuk mengakses program sistem informasi surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan username dan password yang telah dibuat sebelumnya pada table TPassword. Form ini akan tampil pertama ketika program dijalankan. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design
65
3) Lalu akan muncul form kosong 4) Tambahkan 2 text box dan 2 button 5) Atur Name masing-masing text box pada tab Other dalam Property Sheet, Unbound1 (Name: Username),
Unbound2 (Name:
Password) 6) Tambahkan dua buah command button pada design form untuk membuat tombol Login dan Exit 7) Selanjutnya masukkan kode program untuk Form Login seperti pada lampiran 1 8) Desain form Login seperti pada gambar 4.63 berikut:
Gambar 4.63 Desain Form Login 9) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form Login terlihat seperti gambar 4.64 berikut:
66
Gambar 4.64 Tampilan Form Login l. Form Utama Form utama merupakan form yang tampil setelah pengguna berhasil mengakses atau masuk melalui Form Login dengan menggunakan Username dan Password. Adapun tampilan desain formnya seperti pada gambar 4.65 berikut:
Gambar 4.65 Tampilan Form Utama
67
m. Form User Baru Form user baru merupakan form yang digunakan untuk menambah pengguna baru apabila ingin mengakses program tersebut. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Pada form tambahkan 4 text box dan 3 button 5) Atur Name masing-masing text box pada Tab Other dalam Property Sheet, Unbound1 (Name: Username), Unbound2 (Name: Password) 6) Selanjutnya masukkan kode program untuk Form Login seperti pada lampiran 1 7) Desain form User Baru seperti pada gambar 4.66 berikut:
Gambar 4.66 Desain Form User Baru
68
8) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form User Baru terlihat seperti pada gambar 4.67 berikut:
Gambar 4.67 Tampilan Form User Baru n. Form Daftar User Form daftar user merupakan form yang berfungsi untuk menampilkan semua pengguna termasuk password dan username. Form ini hanya dapat di akses oleh pihak admin. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Klik Property Sheet, lalu klik data dan pilih Record Source 5) Setelah itu akan muncul jendela show table pilih Tables lalu add TPassword, pilih semua field yang ada 6) Setelah itu klik Add Existing Fields lalu drag field dari table TPassword yang berada di field list kedalam form
69
7) Dalam Format Property Sheet pada Default View pilih Continuous Forms 8) Tambahkan form header dengan cara klik kanan pada form dan pilih Form Header/Footer 9) Setelah form header muncul selanjutnya select semua field yang berada dalam form kemudian klik kanan, klik Layout dan klik Tabular. 10) Design form Daftar User seperti pada gambar 4.68 berikut:
Gambar 4.68 Desain Form Daftar User 11) Tambahkan 5 buah command button pada design form untuk membuat tombol add, edit, refresh, delete, dan close dengan menggunakan fasilitas command button. 12) Ketik kode program pada form daftar user masuk seperti yang terdapat pada lampiran 1 dengan cara mengklik kanan salah satu Command Button > Build Event > Code Builder > OK. 13) Tekan tombol close untuk menutup desain form. Simpan form tersebut dengan nama FormDaftarUser.
70
14) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form Daftar User terlihat seperti pada gambar 4.69 berikut:
Gambar 4.69 Tampilan Form Daftar User o. Form Ubah Password Form ubah password merupakan form yang berfungsi untuk mengubah password dari setiap pengguna yang telah terdaftar di dalam program. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Pada form tambahkan tiga text box, dua button dan satu combo box 5) Atur Name masing-masing text box pada tab Other dalam Property Sheet, Unbound1 (Name: Combo Code), Unbound2 (Name: PassLama), Unbound3 (Name: PassBaru) dan Unbound4 (Name: PassUlang)
71
6) Selanjutnya masukkan kode program untuk Form Ubah Password seperti pada lampiran 1 7) Desain form Ubah Password seperti pada gambar 4.70 berikut:
Gambar 4.70 Desain Form Ubah Password 8) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form Ubah Password terlihat seperti pada gambar 4.71 berikut:
Gambar 4.71 Tampilan Form Ubah Password
72
p. Form Bantuan Form bantuan merupakan form yang berfungsi untuk membantu pengguna untuk memakai aplikasi ini, di dalam form terdapat beberapa petunjuk-petunjuk singkat tentang cara penggunaan aplikasi. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Pada form tambahkan tab control yang terdapat menu bar Design, kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar 4.72 berikut:
Gambar 4.72 Tampilan tab control 5) Untuk mengubah nama caption Page1 yaitu dengan mengklik tab other pada Property sheet dan ubah nama pada field Name 6) Selanjutnya tambahkan label pada Page1 untuk menambahkan keterangan bantuan 7) Desain form Bantuan seperti pada gambar 4.73 berikut:
73
Gambar 4.73 Desain form Bantuan 8) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Tampilan form Bantuan terlihat seperti pada gambar 4.74 berikut:
Gambar 4.74 Tampilan form Bantuan q. Form Kode Klasifikasi Form Kode Klasifikasi merupakan form yang berfungsi untuk menampilkan daftar kode klasifikasi yang telah diinput. Langkahlangkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pilih table Klasifikasi dan pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form 3) Lalu akan muncul form seperti pada gambar 4.75 berikut:
74
Gambar 4.75 Tampilan Create Form Klasifikasi 4) Tambahkan 7 buah command button pada design form untuk membuat 4 tombol navigasi dan tombol add, open, dan close dengan menggunakan fasilitas command button. 5) Desain form Kode Klasifikasi seperti pada gambar 4.76 berikut:
Gambar 4.76 Desain form Kode Klasifikasi 6) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form Kode Klasifikasi terlihat seperti pada gambar 4.77 berikut:
75
Gambar 4.77 Tampilan form Kode Klasifikasi r. Form Daftar Klasifikasi Form Daftar Klasifikasi merupakan form yang berfungsi untuk menampilkan seluruh daftar kode klasifikasi yang telah diinput. Langkah-langkah pembuatan form ini adalah sebagai berikut: 1) Aktifkan database sistem informasi surat masuk dan keluar 2) Pada menu bar klik Create kemudian klik Create Form Design 3) Lalu akan muncul form kosong 4) Klik Property Sheet, lalu klik data dan pilih Record Source 5) Setelah itu akan muncul jendela show table pilih Tables lalu add Klasifikasi, pilih semua field yang ada 6) Setelah itu klik Add Existing Fields lalu drag field dari table Klasifikasi yang berada di field list kedalam form 7) Dalam Format Property Sheet pada Default View pilih Continuous Forms
76
8) Tambahkan form header dengan cara klik kanan pada form dan pilih Form Header/Footer 9) Setelah form header muncul selanjutnya select semua field yang berada dalam form kemudian klik kanan, klik Layout dan klik Tabular. 10) Design form Daftar Kode Klasifikasi seperti pada gambar 4.78 berikut:
Gambar 4.78 Desain Form Daftar Kode Klasifikasi 11) Tambahkan 4 buah command button pada design form untuk membuat tombol add, refresh, delete, dan close dengan menggunakan fasilitas command button. 12) Tekan tombol close untuk menutup desain form. Simpan form tersebut dengan nama FormDaftarKlasifikasi. 13) Lalu klik form view untuk melihat hasilnya. Hasil design form Daftar User terlihat seperti pada gambar 4.79 berikut:
77
Gambar 4.79 Tampilan Form Daftar User 5. Membuat Report Untuk perancangan sistem informasi surat masuk dan keluar membutuhkan 6 report. Report dirancang untuk menampilkan data surat masuk dan keluar yang tersimpan dalam database. a. Report Surat Masuk Langkah-langkah untuk merancang Report RSuratMasuk adalah sebagai berikut: 1) Pilih report design di menu create, seperti pada gambar 4.80 berikut:
Gambar 4.80 Membuat Report dengan Report Design
78
2) Kemudian setelah muncul blank report, kemudian pilih Add existing fields, lalu pilih QSuratMasuk, kemudian drag satu persatu komponen QSuratMasuk seperti ID, Tanggal Terima, Perihal, Dari, Nomor Surat dan Tanggal Surat seperti pada gambar 4.81 berikut:
Gambar 4.81 Desain Report Surat Masuk 3) Kemudian klik kanan pada title report tersebut yang bertuliskan “Report1”, kemudian pilih save dan beri nama RSuratMasuk kemudian klik “OK”. 4) Setelah disimpan maka tampilan report RSuratMasuk tampak seperti gambar 4.82 berikut:
Gambar 4.82 Tampilan Report Surat Masuk
79
b. Report Surat Keluar Langkah-langkah untuk merancang Report RSuratKeluar sama dengan langkah merancang Report RSuratMasuk. Tetapi pada RSuratKeluar data yang diambil berasal dari QSuratKeluar. Tampilan report RSuratMasuk seperti pada gambar 4.83 berikut:
Gambar 4.83 Tampilan Report Surat Keluar c. Report Gambar Surat Masuk Report gambar surat masuk merupakan report yang berfungsi untuk menampilkan lampiran gambar surat masuk dan mencetaknya. Tampilan report RGambarSuratMasuk seperti pada gambar 4.84 berikut:
Gambar 4.84 Tampilan Report Gambar Surat Masuk
80
d. Report Gambar Surat Keluar Report gambar surat keluar merupakan report yang berfungsi untuk menampilkan lampiran gambar surat keluar dan mencetaknya. Tampilan report RGambarSuratKeluar seperti pada gambar 4.85 berikut:
Gambar 4.85 Tampilan Report Gambar Surat Keluar e. Report View Surat Masuk Report view surat masuk merupakan report yang berfungsi untuk menampilkan data surat masuk dan mencetaknya. Tampilan report RGambarSuratKeluar seperti pada gambar 4.86 berikut:
Gambar 4.86 Tampilan Report View Surat Masuk
81
f. Report View Surat Keluar Report view surat keluar merupakan report yang berfungsi untuk menampilkan tampilan data surat keluar. Tampilan report RGambarSuratKeluar seperti pada gambar 4.87 berikut:
Gambar 4.87 Tampilan Report Gambar Surat Keluar 6. Analisis Kebutuhan Macro Aplikasi sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini membutuhkan 26 Macros yaitu seperti pada table 4.1 berikut: Tabel 4.1 Daftar Macro No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Macro Form Input Surat Keluar Form Input Surat Masuk Form Cari Surat Keluar Form Cari Surat Keluar User Form Cari Surat Keluar Form Cari Surat Keluar User Form View Surat Keluar Form View Surat Keluar User Form View Surat Masuk Form View Surat Masuk User Form Edit Surat Keluar
Form Edit Surat Keluar User Form Edit Surat Masuk Form Edit Surat Masuk User Form Gambar Surat Keluar Form Gambar Surat Masuk Report Surat Keluar Report Surat Masuk Form Ubah Password Form Daftar Password Form Bantuan Quit Form Login Form Input Pass Form Cari Surat Keluar Form Cari Surat Masuk
Adapun langkah-langkah pembuatan macro adalah sebagai berikut: 1) Pada menu bar Create pilih Macro, seperti pada gambar di bawah ini:
Gambar 4.88 Tombol membuat macro 2) Pada field Add New Action pilih OpenForm, kemudian pada Form Name pilih form, lalu pada view pilih form, seperti pada gambar 4.89:
Gambar 4.89 Tampilan membuat macro 83
3) Kemudian klik tombol run pada menu bar design, seperti pada gambar 4.90 berikut:
Gambar 4.90 Tombol Run 4) Selanjutnya simpan macro dengan menekan Ctrl + S pada keyboard dan beri nama M_InputSuratKeluar. 5) Kemudian klik “OK”. 6) Lalu klik tombol Close untuk menutup macro design. Kemudian untuk pembuatan macro yang lainnya dapat mengikuti cara di atas. 7. Analisis Kebutuhan Module Sistem informasi surat masuk dan keluar menggunakan satu module yang berfungsi untuk menampilkan aplikasi sistem informasi surat masuk dan keluar tanpa menampilkan window menu pada Microsoft Access serta untuk menghitung total surat yang muncul pada kolom pencarian di form pencarian surat. Langkah-langkah pembuatan module sebagai berikut: a. Pilih module pada menu bar create, seperti pada gambar 4.91 berikut:
84
Gambar 4.91 Tombol membuat module b. Masukkan kode module pada jendela visual basic seperti pada gambar 4.92 berikut:
Gambar 4.92 Jendela visual basic c. Tekan tombol ctrl + S untuk menyimpan module tersebut dan beri nama Module1. d. Kemudian klik OK dan close jendela visual basic. B. Pengaturan Startup Startup berfungsi untuk mengatur fasilitas apa yang pertama kali harus tampil atau muncul sehingga fasilitas tersebut sangat menentukan dapat dijalankannya aplikasi secara keseluruhan.
85
Langkah-langkah untuk membuat startup adalah sebagai berikut: a. Klik Office Button atau file
pada menu bar, klik option
, pilih Current Database b. Ketikkan Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar pada kolom Application Title. c. Pada kolom Display Form, pilih Form Login. Lihat pada gambar 4.93 berikut:
Gambar 4.93 Aplication Option d. Klik tombol OK, kemudian restart program access tersebut e. Setelah pengaturan startup maka tampilan sistem informasi surat masuk dan keluar akan tampak seperti pada gambar: 4.94 berikut:
Gambar 4.94 Tampilan aplikasi setelah dilakukan startup 86
C. Pengujian Hasil Rancangan Setelah melakukan perancangan di atas maka tahap selanjutnya yaitu melakukan tahap uji coba program dengan menggunakan metode Black box adapun tahapan pengujian yaitu sebagai berikut: 1. Skenario Pengujian Skenario pengujian diperlukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang penulis rancang dapat berfungsi dengan baik atau tidak. Skenario pengujian dilakukan dengan memilih dari setiap pilihan yang ada pada aplikasi. Tabel 4.2 Tabel Skenario Pengujian No. Antar muka
Status Aplikasi
yang di uji
Skenario
Hasil yang
Pengujian
diharapkan Berhasil membuka form utama Berhasil menyimpan data ke dalam database Berhasil menyimpan data ke dalam database Berhasil menemukan data surat yang dicari
1.
Login
Halaman login sudah terbuka
2.
Input Surat Keluar
Form input surat keluar sudah terbuka
Memasukkan data username dan password Memasukkan data surat ke dalam field yang disediakan.
3.
Input Surat Masuk
Form input surat masuk sudah terbuka
Memasukkan data surat ke dalam field yang disediakan.
4.
Pencarian Surat Keluar
Form pencarian surat keluar sudah terbuka
5.
Pencarian Surat Masuk
Form pencarian surat masuk sudah terbuka
6.
User Baru
Form user baru sudah terbuka
7.
Ubah
F/orm ubah
Mencari data surat keluar dengan memasukkan keyword dan tanggal surat Mencari data surat masuk dengan memasukkan keyword dan tanggal surat Memasukkan data user baru ke dalam field Mengubah
Berhasil menemukan data surat yang dicari Berhasil menambahkan user baru Berhasil
87
Password
password sudah terbuka
password atau username user
8.
Daftar Password
Melakukan penghapusan user
9.
Close
Form daftar password sudah terbuka Keluar dari Sistem
Mengklik Buton Close pada ribbon
mengubah password atau username Berhasil menghapus user Berhasil keluar dari sistem aplikasi
2. Hasil Pengujian Dari hasil skenario pengujian terakhir yang dilakukan dapat diperoleh hasil pengujian. Dari hasil skenario pengujian pada setiap pilihan yang ada, maka diperoleh hasil pengujian yang sesuai dengan rumusan perancangan aplikasi program ini dan terangkum dalam tabel di bawah ini. Tabel 4.3 Tabel Hasil Pengujian No. Antar muka
Status Aplikasi
yang di uji
Skenario
Hasil
Pengujian
Pengujian Form utama terbuka
1.
Login
Halaman login sudah terbuka
2.
Input Surat Keluar
Form input surat keluar sudah terbuka
Memasukkan data username dan password Memasukkan data surat ke dalam field yang disediakan.
3.
Input Surat Masuk
Form input surat masuk sudah terbuka
Memasukkan data surat ke dalam field yang disediakan.
4.
Pencarian Surat Keluar
Form pencarian surat keluar sudah terbuka
5.
Pencarian Surat Masuk
Form pencarian surat masuk sudah terbuka
6.
User Baru
Form user baru sudah terbuka
Mencari data surat keluar dengan memasukkan keyword dan tanggal surat Mencari data surat masuk dengan memasukkan keyword dan tanggal surat Memasukkan data user baru ke dalam field
Form berhasil menyimpan data ke dalam database Form berhasil menyimpan data ke dalam database Data surat yang di cari berhasil ditemukan Data surat yang di cari berhasil ditemukan Form berhasil menambahkan user baru
88
7.
Ubah Password
Form ubah password sudah terbuka
Mengubah password atau username user
8.
Daftar Password
Melakukan penghapusan user
9.
Close
Form daftar password sudah terbuka Keluar dari Sistem
Mengklik Buton Close pada ribbon
Form berhasil mengubah password atau username Form berhasil menghapus user Berhasil menutup aplikasi
3. Analisa Hasil Pengujian Setelah melakukan pengujian terhadap semua menu sistem pada program ini, maka dapat disimpulkan bahwa pengujian telah menunjukkan hasil keluaran (output) dan proses yang sesuai dengan rancangan aplikasi program ini. Hasil dari program ini dapat dikatakan berfungsi dengan baik dan benar, karena telah dibuktikan dari hasil skenario pengujian. Seluruh antar muka atau form pada masukan data sistem informasi surat masuk dan surat keluar dapat berjalan dan berfungsi dengan baik, data yang dimasukkan terlihat sesuai yang ada di database dan tidak adanya error saat program ini dijalankan, data dapat tersimpan ke database sesuai rancangan yang dibuat dan tidak ada error yang terjadi saat aplikasi dijalankan.
89
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan pada Bab IV, dapatlah disimpulkan bahwa program aplikasi sistem informasi surat masuk dan surat keluar berbasis Microsoft Access telah dirancang sesuai dengan kebutuhan PT Bahana Security Indonesia sehingga dapat membantu memudahkan bagian Administrasi dalam mengelola dan mencari surat masuk maupun surat keluar sehingga pencarian surat dapat ditemukan dan disajikan informasi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.
B. Saran-saran Agar sistem yang diusulkan dapat digunakan lebih optimal dan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka ada beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pihak perusahaan, yaitu: 1. Sebelum menggunakan program aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar ini, sebaiknya diberikan pelatihan kepada pengguna, agar program dapat memudahkan pengguna dalam mengoperasikannya. 2. Di harapkan ke depannya agar ada pengembangan terhadap aplikasi ini agar tidak hanya menampilkan sistem informasi surat tetapi juga dapat menampilkan sistem informasi perusahaan.
90
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Amirin, Tatang M. 2003. Pokok-Pokok Teori Sistem. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada. Syafie, Inu Kencana dkk. 2006. Ilmu Administasi Publik. Jakarta: Rineka Cipta Finoza, Lamuddin. 2009. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi Insan Mulia. Hirman dan Masita. 2012. Manajemen Kearsipan: Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang. Hutahaean, Japerson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish. Kristanto, Harianto. 2004. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Penerbit Andi. Jogiyanto.2005. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Penerbit Andi Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. ----------------. 2010. Mudah Mempelajari Database Access. Yogyakarta: Penerbit Andi. Madcoms Komputer. 2011. Mahir dalam 7 Hari Microsoft Access 2010. Madiun: Penerbit Andi. Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Ngandro, Irank. 2010. Penelitian Dasar dan Terapan, (Online), (https://www.scribd.com/doc/40623039/Penelitian-Dasar-Dan-Terapan, diakses 5 Juni 2016). Nuraida, Ida, SE. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Penerbit Kanisius. Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Perkantorasn. Bandung: Mandar Maju.
Tentang
Manajemen
91
Simarmata, Janner dan Paryudi, Iman. 2006. Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Andi. The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta. Wahana Komputer. 2014. Microsoft Access 2013 Untuk Perkantoran Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Wikipedia. Penelitian Terapan (Online) (https://id.wikipedia.org/wiki/Penelitian_terapan, diakses 6 Juni 2016)
92
LAMPIRAN I UserLevel = DLookup("Code",
1. Kode Program Form Login
"TPassword", "User ='" &
Option Compare Database
Me.Jabatan.Value & "'")
Private Sub Command4_Click()
DoCmd.Close
Dim UserLevel As Integer
If UserLevel = 1 Then 'MsgBox "Username and
If IsNull(Me.Jabatan) Then
Password Correct"
MsgBox "Please Enter Username",
DoCmd.OpenForm
vbInformation, "Username Required"
"FrmUtama" Else
Me.Jabatan.SetFocus
DoCmd.OpenForm ElseIf IsNull(Me.Password) Then
"FrmUtama1" End If
MsgBox "Please Enter Password", vbInformation, "Username Required"
End If End If
Me.Password.SetFocus End Sub Else 'process the job If (IsNull(DLookup("User", "TPassword", "User ='" & Me.Jabatan.Value & "'"))) Or _ (IsNull(DLookup("Password", "TPassword", "Password ='" &
Private Sub Command1521_Click() If MsgBox("Yakin Anda Ingin Exit?", _ vbOKCancel + vbDefaultButton2 + vbQuestion, _ "Konfirmasi Keluar") = vbOK Then DoCmd.CloseDatabase
Me.Password.Value & "'"))) Then MsgBox "Incorrect Username
Else
and Password"
Me.Jabatan.SetFocus End If
Else
End Sub
2. Kode Program Form Input Surat Masuk
4. Kode Program Form Cari Surat Masuk
Option Compare Database
Option Compare Database
Private Sub Command1521_Click() If MsgBox("Yakin Anda Ingin Keluar?", _
Private Sub Command104_Click() Call Search End Sub
ElseIf PassLama = ps2 And ComboKode = 2 Then Me.PassBaru.Enabled = True Me.PassBaru.SetFocus Else ket = "Password Tidak Benar..." jdl = "Mengganti Password"
End Sub
sty = vbOKCancel + vbInformation res = MsgBox(ket, sty, jdl)
Private Sub Command9_Click() If PassBaru = PassUlang Then MsgBox "Do you Want to change Your Password??" DoCmd.OpenQuery "Update Query" DoCmd.Save Else DoCmd.Save End If
End Sub
If res = vbOK Then Me.ComboKode.Enabled = True Me.ComboKode.Locked = False Me.ComboKode.BackColor = 12777215 Me.ComboKode.SetFocus Else DoCmd.Close End If End If
End Sub
Private Sub Command11_Click() If MsgBox("Yakin Anda Ingin Keluar?", _ vbOKCancel + vbDefaultButton3 + vbQuestion, _ "Konfirmasi Keluar") = vbOK Then DoCmd.Close Else Me.PassLama.SetFocus End If
End Sub
11. Kode Program From Input Pass Option Compare Database
Private Sub CmdClose_Click() If MsgBox("Yakin Anda Ingin Keluar?", _ vbOKCancel + vbDefaultButton2 + vbQuestion, _ "Konfirmasi Keluar") = vbOK Then DoCmd.Close Else Me.Jabatan.SetFocus End If
End Sub
LAMPIRAN II
1. Kode Program Module Module1 Option Compare Database
Function FindRecordCount(strSQL As String) As Long Dim db As Database Dim srtRecords As Recordset
Set db = CurrentDb Set srtRecords = db.OpenRecordset(strSQL) If srtRecords.EOF Then FindRecordCount = 0 Else srtRecords.MoveLast FindRecordCount = srtRecords.RecordCount End If srtRecords.Close db.Close Set srtRecords = Nothing Set db = Nothing End Function
LAMPIRAN III
1. Custom1
2. Custom2
8"?>
8"?>
xmlns="http://schemas.microsoft.com/of
xmlns="http://schemas.microsoft.com/of
fice/2006/01/customui">
fice/2006/01/customui">
startFromScratch="true">
imageMso="DistributionListAddNewM
imageMso="PrintPreviewClose"
ember" size="large"
size="large" onAction="Macro1"/>
onAction="Macro3"/>
imageMso="FileDocumentEncrypt"
size="large" onAction="UbahPass"/>
3. Custom3
size="large" onAction="FormDaftarPass"/>
8"?>
xmlns="http://schemas.microsoft.com/of
size="large" onAction="Macro1"/>
fice/2006/01/customui">
Surat">
fice/2006/01/customui">
imageMso="PivotClearCustomOrdering
" size="large"
onAction="RSuratMasukUser"/>
Masuk"
onAction="RSuratKeluarUser"/>
imageMso="ImportSavedImports"
size="large"
onAction="FormInputSuratMasuk"/>
label="Pencarian">
Masuk" imageMso="ZoomIn"
imageMso="ExportSavedExports"
size="large"
size="large"
onAction="FormCariSuratMasuk
onAction="FormInputSuratKeluar"/>
User"/>
4. Custom4
onAction="FormCariSuratMasuk"/>
8"?>
imageMso="ZoomPrintPreviewExcel"
size="large"
Password" imageMso="BarcodeInsert"
size="large"
onAction="FormDaftarPass"/>
imageMso="DistributionListAddNewM
imageMso="PrintPreviewClose"
ember" size="large"
size="large" onAction="Macro1"/>
onAction="Macro3"/>
imageMso="FileDocumentEncrypt"
size="large" onAction="UbahPass"/>
DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA 1. Bagaimana tanggapan Bapak/Ibu tentang rancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar berbasis Microsoft Access pada PT Bahana Security Indonesia lokasi Daya Grand Square? 2. Menurut Bapak/Ibu, apakah menu yang tersedia pada aplikasi ini membantu dalam pengolalaan dan pencarian surat? 3. Menurut Bapak/Ibu setelah menggunakan aplikasi ini, apakah pencarian surat menjadi lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan metode sebelumnya? 4. Menurut Bapak/Ibu setelah menggunakan aplikasi ini, apakah aplikasi ini mudah dijalankan atau membutuhkan pelatihan yang lama? 5. Menurut Bapak/Ibu, apakah fasilitas yang ada pada aplikasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan?
