i
14
iv
1
Sistem Informasi Akutansi Penerapan E-Money pada Sistem Penjualan BBM di SPBU
PT Indomitra Sarana Utama
Oleh
Yulia Ika Nursaraswati 041311333221
Kelas M / S1 Akuntansi
Fakutas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Airlangga
2014
Kata Pengantar
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala limpahan Rahmat, Taufik dan Hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dengan baik. Makalah ini berjudul "Sistem Informasi Akutansi Penerapan E-Money pada Sistem Penjualan BBM di SPBU PT Indomitra Sarana Utama" berisi tentang penyaduran penulis dari jurnal referensi untuk membuat sistem informasi akuntansi yang baru untuk menerapkan online system pada perusahaan.
Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam administrasi pendidikan dalam profesi keguruan.Selain itu diharapkan makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini masih banyak kekurangan karena keterbatasan waktu dan sumber daya yang ada. Oleh karena itu saya harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
Surabaya , 16 Oktober 2014
Penyusun
ABSTRAK
SPBU merupakan sebuah perusahaan yang digunakan PERTAMINA untuk menyalurkan BBM (Bahan Bakar Minyak) secara langsung ke masyarakat. Dalam sistem penjualan yang dilakukan seluruh SPBU di Indonesia masih menggunakan sistem pembayaran secara tunai.
Makalah ini bertujuan untuk membuat sistem informasi yang baru dalam penerapan penggunaan e-money dalam sistem pembayaran di SPBU PT Indomitra Sarana Utama, Jakarta. Metode yang dipakai dalam makalah ini adalah studi literatur melalui jurnal-jurnal penelitian sebelumnya.
Berdasarkan studi kasus yang dilakukan SPBU PT Indomitra Sarana Utama dapat menerapkan sistem pembayaran elektonik dengna e-money untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Kata kunci : penjualan, pembayaran, e-money
Daftar Isi
Halaman Judul……………………… …………………………………………………… i
Kata Pengantar……………………………………………………………………………. ii
Abstrak……………………………………………………………………………………. iii
Daftar Isi………………………………………………………………………………….. iv
Daftar Gambar……………………………………………………………………………. v
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………… 1
Latar Belakang………………………………………………………………. 1
Tujuan……………………………………………………………………….. 1
Manfaat……………………………………………………………………… 2
Rumusan Masalah………………………………………………………….... 3
BAB II LANDASAN TEORI…………………………………………………………. 4
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN………………………………………………... 5
3.1. Gambaran Umum …………………………………………………………… 5 3.2 Pembahasan…………………………………………………………………. 7
BAB IV PENUTUP…………………………………………………………………… 13
4.1. Simpulan………………………………………………………………………… 13
4.2. Saran…………………………………………………………………………..… 13
REFERENSI…………………………………………………………………………… 14
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi yang Berlaku Saat Ini………………………………… 6
Gambar 1.2 Flowchart Sistem Penjualan yang Berlaku Saat Ini….……………………..7
Gambar 1.3 Struktur Organisasi Usulan…………………………………………………8
Gambar 1.4 DFD Konteks……………………………………………………………….8
Gambar 1.5 DFD Level 0………………………………………………………………..9
Gambar 1.6 DFD Level 1.……………………………………………………………….9
Gambar 1.7 Flowchart Sistem Penjualan Usulan……………………………………….10
Gambar 1.8 Entity Relationship Diagram (ERD)……………………………………….11
Gambar 1.9 Distribusi Formulir…………………………………………………………12
Gambar 1.10 Form Rekapan Hasil Penjualan…………………………………………….
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Penggunaan teknologi dalam kehidupan sehari-hari menjadi sebuah fenomena kehidupan yang terus berkembang saat ini. Secara tidak langsung keadaan ini akan menuntut perusahaan untuk lebih efektif dalam mengelola perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki serta penggunaan teknologi termutakhir yang dapat meningkatkan efisiensi kinerja.
Sistem pembayaran elektronik menjadi salah satu teknologi yang banyak digunakan belakangan ini, sudah banyak prusahaan yang mengandalkan e-money sebagai sarana pembayaran transaksi perusahaannya. Penggunaan uang tunai yang menimbulkan masalah adanya ancaman uang palsu, apabila jumlahnya besar sangat sulit untuk dibawa kemana-mana, memicu para konsumen untuk menggunakan e-money yang lebih praktis dalam hal waktu maupun tempat.
SPBU (Stasiun Pembelian Bahan Bakar Umum) merupakan salaha satu cntoh perusahaan yang belum menerapkan sistem e-money. Padahal pada dasarnya perputran uang di SPBU sangat tinggi karena hampir setiap hari semua masyarakat mengisi bahan bakar kendaraan mereka disini.
Hal ini yang menjadi dasar saya untuk membuat sistem informasi akuntansi dari penerapan e-money di SPBU PT Indomitra Sarana Utama. Dengan penggunaan e-money, penggunaan uang tunai akan berkurang sehingga kemungkinan terjadinya kecurangan akan sedikit. Dengan e-money pengendalian internal perusahaan akan lebih mudah karena penerimaan langsung ditagihkan ke bank jadi tidak perantara melalui pembayaran tunai ke operator.
Tujuan
Untuk mengetahui sistem infomasi akuntansi yang berlaku saat ini di SPBU PT Indomitra Sarana Utama.
Untuk merancang sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan penerapan e-money.
Untuk merancang struktur organsasi baru sesuai dengan sistem informasi akuntansi yang dirancang.
Manfaat
Adapun manfaat yang bisa diambil dari penelitian ini adalah :
1. Aspek Akademis
Penelitian ini di harapkan berguna untuk menambah ilmu dan pengetahuan dalam menyelesaikan suatu masalah yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Selain itu juga dapat menambah wawasan penulis khususnya di bidang ilmu manajemen informatika.
2. Aspek Praktis
Dalam melaksanakan penelitian diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mempermudah menyelesaikan pekerjaan khususnya pada bagian administrasi di SPBU.
Rumusan Masalah
Bagaimana struktur organasasi di SPBU PT Indomitra Sarana Utama yang sesuai untuk rancangan sistem informasi berbasis e-money ?
Bagaimana flowchart dari sistem informasi berbasis e-money di SPBU PT Indomitra Sarana Utama ?
BAB II
LANDASAN TEORI
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansimelakukan hal tersebut entah dengan sistem manual atau melalui sistem terkomputerisasi. (Bodnard,2010)
Pengertian Uang Elekronik (e-Money)
Berdasarkan Peraturan Bank Indonesia No. 11/12/PBI/2009 tentang uang elektronik, mendefinisikan Uang Elekronik adalah alat pembayaran yang memenuhi unsur-unsur sebagai berikut:
diterbitkan atas dasar nilai uang yang disetor terlebih dahulu oleh pemegang kepada penerbit;
nilai uang disimpan secara elektronik dalam suatu media seperti server atau chip;
digunakan sebagai alat pembayaran kepada pedagang dan dikelola oleh penerbit uang elektronik tersebut
nilai uang elektronik yang disetor oleh pemegang dan dikelola oleh penerbit bukan merupakan simpanan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur mengenai perbankan.
Jenis Uang Elekronik
Uang elektronik ditinjau dari jenisnya ada 2, yaitu:
1. Registered
Registered artinya data identitas pemegang uang elektronik tercatat dan terdaftar pada penerbit.
Nilai uang yang tersimpan di dalam media chip atau server penerbit paling banyak Rp. 5 juta.
2. Unregistered
Unregistered artinya data identitas pemegang uang elektronik tidak tercatat dan tidak terdaftar pada penerbit.
Nilai uang yang tersimpan di dalam media chip atau server penerbit paling banyak Rp. 1 juta.
Ketentuan Bank Indonesia bahwa uang elektronik baik yang registered maupun yang unregistered dibatasi total transaksi paling banyak Rp. 20 juta per bulan.
Uang elektronik ditinjau dari basis teknologi yang digunakan ada 2, yaitu:
1. Uang elektronik berbasis chip (chip based), memiliki karakteristik sebagai berikut:
Nilai uang disimpan di dalam media chip;
Verifikasi transaksi lebih cepat, karena bersifat off-line;
Sangat cocok sebagai alat pembayaran yang bersifat massal dengan nilai transaksi kecil, tetapi frekuensinya tinggi, seperti pembayaran tiket kereta api, parkir, tol.
2. Uang elektronik berbasis server (server based), memiliki karakteristik sebagai berikut:
Nilai uang disimpan di dalam server penerbit;
Verifikasi transaksi lebih lambat, karena harus on-line kepada penerbit.
Kurang cocok sebagai alat pembayaan yang bersifat massal, tetapi lebih cocok untuk micro/retail payment lainnya.
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan
SPBU PT Indomitra Sarana Utama hadir untuk memenuhi pendistribusian BBM di daerah Jakarta. Dengan berbenderakan PERTAMINA, SPBU 34.40124 berdiri pada awal tahun 2005 tepatnya pada tanggal 02 Februari 2005.
Pada bulan Juni 2006 Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum (SPBU) 34.40124 mendapat sertifikat dari PERTAMINA sebagai SPBU PASTIPAS (PAS KUALITASNYA, PAS TAKARANYA, PAS PELAYANANYA) hasil audit Independent dari Bareau Veritas Perancis.
Dengan menyandang SPBU PASTIPAS dan didukung oleh infrastruktur yang
kuat serta karyawan yang terlatih, SPBU 34.40124 siap bersaing dengan SPBU
berbendera negara asing (Shell dan Petronas) yang ada di Indonesia dan menjadi
SPBU terbaik di Kota Jakarta.
Saat ini, perusahaan SPBU ini masih melakukan sistem pembayaran menggunakan uang tunai yang dibayarkan kepada operator. Struktur organsiasi yang ada masih standar karena menggunakan semi-manual dalam proses bisnisnya. Bisa dilihat dari gambar 1.1 dibawah ini.
Gambar 1.1Struktur OrganisasiKa. SPBUSecurityCleaning ServiceOperatorKa. ShiftPengawas BBMPengawas AdminAdmin UmumKasirBright
Gambar 1.1
Struktur Organisasi
Ka. SPBU
Security
Cleaning Service
Operator
Ka. Shift
Pengawas BBM
Pengawas Admin
Admin Umum
Kasir
Bright
Sistem penjualan secara semi-manual tidak membutuhkan operator program yang harus mengelola sistem pembayaran secara elektronik. Pembeli akan antri di mesin BBM dan operator akan mengisikan BBM ke kendaraan pembeli dengan mesin BBM kemudian pembeli akan membayar dengan uang tunai kepada operator Setelah hari berakhir para operator akan menyetorkan jumlah penjualannya ke bagian kasir lalu akan dicek dengan mesin BBM yang telah dioperasikan. Semua transaksi dilakukan dengan uang tunai sehingga riskan terdapatnya uang palsu, maupun kecurangan dari konsumen maupun dari operatornya sendiri. Sistem informasi yang dipakai saat ini sesuai dengan gambar 1.2 dibawah ini.
Gambar 1.2Menerima Order dari KonsumenCek BBM melalui monitorPembatalan OrderTransaksi pembayaran tunaiBBM ditransfer ke mesin operatorMelakukan pengisian BBM ke konsumenAAKomputeriasi scr langsung oleh mesin BBMBBLaporan Harian manual penjualanData penjualanBatch ControlLaporan penjualan akhirSISTEM INFORMASI SAAT INIKonsumenPenyerahan uang tunai
Gambar 1.2
Menerima Order dari Konsumen
Cek BBM melalui monitor
Pembatalan Order
Transaksi pembayaran tunai
BBM ditransfer ke mesin operator
Melakukan pengisian BBM ke konsumen
A
A
Komputeriasi scr langsung oleh mesin BBM
B
B
Laporan Harian manual penjualan
Data penjualan
Batch Control
Laporan penjualan akhir
SISTEM INFORMASI SAAT INI
Konsumen
Penyerahan uang tunai
3.2. Pembahasan
Sitem Informasi Akuntansi yang diusulkan dalam penelitian ini adalah dengan melakukan pembayaran dengan uang elektronik (e-money). Setiap konsumen dapat melakukan pembayaran dengan ATM bank yang sudah diintegrasikan dengan sistem SPBU. Dalam membuat sistem baru pasti akan dibutuhkan beberapa bagian baru atau kita menghapus beberapa bagian di struktur organisasi. Dalam konteks ini struktur organisasi yang diusulkan sesuai dengan sitem informasi yang kan dibuat seperti gambar di bawah ini.
Gambar 1.3STRUKTUR ORGANISASIKa. SPBUSecurityCleaning ServiceKa. ShiftPengawas BBMBagian AkuntansiKasirOperator Program
Gambar 1.3
STRUKTUR ORGANISASI
Ka. SPBU
Security
Cleaning Service
Ka. Shift
Pengawas BBM
Bagian Akuntansi
Kasir
Operator Program
Fungsi operator dihilangkan karena para konsumen dapat melakukan pengisian BBM secara pribadi dan dapat membayarnya menggunakan e-money. Bagian ang ditambhakan yaitu bagian operator program yang akan mengawasi proses penjualan melalui program yang ada juga menggunakan CCTV sehingga keamanan dan kenyamanan konsumen dapat terjaga.
Kemudian kita harus menyusun DFD ( Data Flow Diagram) dari sistem yang akan dibuat dengan begitu sistem yang dibuat akan mudah dibaca oleh perusahaan. DFD konteks adala gambaran secara umum bagaimana siklus sitem penjualan terjadi seperti gambar dibawah ini.
DFD Level Konteks
Gambar 1.4Konsumen Memproses pembelianCek SaldoYaTidakData penjualanTagihanDataBag.AkuntansiBank
Gambar 1.4
Konsumen
Memproses pembelian
Cek Saldo
Ya
Tidak
Data penjualan
Tagihan
Data
Bag.Akuntansi
Bank
Kemudian akan didekomposisikan sesuai dengan fungsi per proses secara lebih rinci,sebagaimana berikut ini :
DFD Level 0
Gambar 1.5Konsumen Cek SaldoYaTidakMesin Penyaluran BBMPembayaran dgn ATMData penjualanBankBag.AkuntansiDataTagihan
Gambar 1.5
Konsumen
Cek Saldo
Ya
Tidak
Mesin Penyaluran BBM
Pembayaran dgn ATM
Data penjualan
Bank
Bag.Akuntansi
Data
Tagihan
Dekomposisi terakhira dari Data Flow Diagram adalah sebagai berikut :
Gambar 1.6DFD Level 1 Konsumen Cek SaldoYaTidakMesin Penyaluran BBMPembayaran dgn ATMData penjualanBankBag.AkuntansiDataTagihanCek data penjualan dengan mesin
Gambar 1.6
Konsumen
Cek Saldo
Ya
Tidak
Mesin Penyaluran BBM
Pembayaran dgn ATM
Data penjualan
Bank
Bag.Akuntansi
Data
Tagihan
Cek data penjualan dengan mesin
Alur Sistem Informasi yang diusulkan dengan penerapan e-money adalah konsumen akan datang ke SPBU dan menginput jumlah (liter) dan jenis BBM yang diinginkan kemudian operator program akan mengecek apakah saldo BBM masih mencukupi atau tidak. Apabila saldo mencukupi sistem akan merespon ya maka transaksi akan berlanjut.
Konsumen melakukan pembayaran menggunakan e-money (dicontohkan ATM ) dimesin BBM sesuai jumlah yang tertera di mesin jika saldo e-money mencukupi maka transaksi akan berlanjut dengan penyaluran BBM ke kendaraan mereka sendiri (tanpa bantuan operator). Sistem akan merecord transaksi penjualan tersebut dan mengintegrasikannya dengan Bank yang dipakai oleh layanan ATM tersebut setiap periode untuk menagihkan pembayaran atas transaksi yang mereka lakukan. Berikut Flow chart dari penerpan sistem e-money yang diusulkan :
BMenerima Order dari KonsumenCek BBM melalui monitorPembatalan OrderBBM ditransfer ke mesinMelakukan pengisian BBM oleh konsumenAKomputeriasi scr langsung oleh mesin BBMABLaporan Harian penjualanData penjualanBatch ControlLaporan penjualan akhirSISTEM INFORMASI USULANKonsumenBankMenerima tagihan atas ATMTidakYaTransaksi pembayaran e-money (ATM)YaTidakNB : Mesin BBM dan ATM menjadi satu kesatuan
B
Menerima Order dari Konsumen
Cek BBM melalui monitor
Pembatalan Order
BBM ditransfer ke mesin
Melakukan pengisian BBM oleh konsumen
A
Komputeriasi scr langsung oleh mesin BBM
A
B
Laporan Harian penjualan
Data penjualan
Batch Control
Laporan penjualan akhir
SISTEM INFORMASI USULAN
Konsumen
Bank
Menerima tagihan atas ATM
Tidak
Ya
Transaksi pembayaran e-money (ATM)
Ya
Tidak
NB : Mesin BBM dan ATM menjadi satu kesatuan
Gambar 1.7
Gambar 1.7
Selain hal diatas dalam penyusunan sistem informsi harus dijelaskan bagaimana ERD ( Entity Relationship Diagram) dari sistem informasi yang diusulkan. Fungsinya adalah untuk menjelaskan hubungan antar entitas yang ada di perusahaan seperti gambar dibawah ini
Entity Relationship Diagram
Gambar 1.8MenagihkanKonsumenNo.RekeningNama BankNamaJumlah PembelianMesinNo.MesinJenis produkJumlah yang dikeluarkanMengambil bensin diBag. AkuntansiNo.MesinJumlah yang dikeluarkanNama BankNama pelanggan BankNo.RekeningNama pelangganJumlah tagihanKomputerisasi ke Tanggal
Gambar 1.8
Menagihkan
Konsumen
No.Rekening
Nama Bank
Nama
Jumlah Pembelian
Mesin
No.Mesin
Jenis produk
Jumlah yang dikeluarkan
Mengambil bensin di
Bag. Akuntansi
No.Mesin
Jumlah yang dikeluarkan
Nama Bank
Nama pelanggan
Bank
No.Rekening
Nama pelanggan
Jumlah tagihan
Komputerisasi ke
Tanggal
Hasil dari ERD ( Entity Relationship Diagram) adalah output berupa laporan penjualan (atau disebut formulir) dala bentuk kertas. Proses penyaluran data formulir pada msing-masing entitas perusahaan disebut dengan Distribusi Formulir sesuai sistem informasi yang baru yaitu sebagai berikut.
Distribusi Formulir
Mesin Bag. Akuntansi BankRekapan Hasil Penjualan
Mesin Bag. Akuntansi Bank
Rekapan Hasil Penjualan
Gambar 1.9121132
Gambar 1.9
1
2
1
1
3
2
Dari ERD ( Entity Relationship Diagram) kita dapat menampilkan bagaimana bentuk form dari rekapan penjualan yang dapat dipakai oleh perusahaan :
Laporan Hasil Penjualan
Periode waktu
Nomor Mesin
No.rekening
Nama Bank
Nama Pelanggan
Jumlah yang dikeluarkan
Gambar 1.10
Gambar 1.10
Dari sistem informasi yang telah diusulkan dapat diliat bahwa nantinya kinerja perusahaan akan lebih efektif dan efisien karena telah menggunakan sistem online yag terintegrasi dengan baik serta penggunaan e-money yang berpengaruh signifikan terhadap penyalahgunaan uang palsu ataupun risiko kecurangan yang mungkin dilakukan oleh operator.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Simpulan
Proses penerapan e-money dalam sistem informasi di SPBU PT. Indomitra Sarana Utama berpengaruh pada keefektifan dan efesiensi perusahaan. Karena penggunaan sistem ini dapat meningkatkan pengendalian internal dari perusahaan sendiri. Selain itu proses yang langsung terkomputerisasi dapat mencegah terjadinya kelalaian (human erorr) ataupun kecurangan dari operator dan konsumen.
Pada dasranya sistem informasi penjualan yang baru hanya merubah pada sistem pembayaran secar elektronik saja sehingga memudahkan konsumen tanpa harus membayar secara tunai serta memudahkan perusahaan dalam mengelola uang (pendapatan) yang sebeumnya semua dalam bentuktunai menjadi dalam bentuk uang elektronik yang dapt ditagihkan ke bank yang melayani transaksi tersebut, kemanan dari pendapatan yang diperoleh setiap hari karena langsung tersimpan di bank.
4.2. Saran
Dalam menggunakan sistem ini untuk mengontrol dari pembelian konsumen secara sendiri dapat dipasang CCTV di setiap sudut mesin BBM. Hal ini sebagai pencegahan bila ada kemungkinan konsumen yang lalai ataupun ceroboh selain itu penerapan program yang tepat harus disesuaikan dengan kondiri lingkungan dari perusahaan itu sendiri. Sehingga sistem yang dijalnkan akan bekerja secara optimal.
REFERENSI
"Sistem Informasi Penjualan & Pembelian BBM Di SPBU Al – Hamsar Majalaya"
Penerapan E-SCM (Supply Chain Management) PT. Indomitra Sarana Utama
Sistem Informasi Transaksional Di SPBU 44-555-13 JL. Godean Km. 4.5 Yogyakarta dengan Visual Basic 6.0. Titik Nihayah, Teguh Baratha Adji
Electronic Fuel Cards: Challenges And Benefits a Study of Total Petroleum Ghana Limited Fuel Card (Tomcard) By Mrs. Felicia Schandorf - Lamptey (Bachelor Of Commerce)
Bećirović, S., Bajramović, Dž. & Ahmatović, A., The role of mobile banking in enhancing economic development (2011) International Conference: Communication and business sector, Berane: FMSK, pp. 89-98.
Bodnard, George dan William S.Hoopwood. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. United States. 2010
