INDICE PRESENTACIÓN PRESENTAC IÓN ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ............................1 ..............1 1.
PROCESO DE INSTALACION........... INSTALACION................ .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .........5 ....5
INSTALACIÓN ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .................. ....1 1 1.
INTRODUCCION INTRODUCCION DE DATOS GLOBALES.... GLOBALES ........ ........ ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .........8 8
PARAMETRIZACIÓN PARAMETRIZA CIÓN ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ..................... .......1 1 2.
MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN DE LOS DATOS GLOBALES............ GLOBALES................. .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......10 ..10
1.
MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO DEL SISTEMA........ SISTEMA............ ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........12 .....12
1.1
Mantenimiento Mantenimiento al Módulo Módulo de Contabilidad Contabilidad .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........12 .....12
1.1.1
Mantenimiento al Plan de Cuentas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................12 ..............12
MANTENIMIENTO ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .........................1 ...........1 1.1.2
Mantenimiento a los Auxiliares .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................15 .......15
1.1.3
Carga del Balance Inicial ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................26 ..............26
1.2
Mantenimiento Mantenimiento al Módulo Presupuesta Presupuestario rio ........ ............. .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......29 ..29
1.2.1 Codificación de las Aperturas Programáticas Programáticas ......... .............. .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........29 .....29 1.2.2
Carga Automática de Presupuesto ............................ .......................................... ........................... ........................... ............................ ............................ ..........................31 ............31
1.2.3
Carga Manual del Presupuesto ............................ .......................................... ........................... ............................ ............................ ........................... ............................ ...................36 .....36
1.
REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES ........ ............. .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......42 ..42
1.1
Clasificación de las Transacciones ........ ............ ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........42 .....42
TRANSACCIONES TRANSACC IONES ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .........................1 ...........1 1.2
Codificación de las Transacciones........... Transacciones................ ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......43 ..43
1.2.1
Transacciones Presupuestarias ........................... ......................................... ........................... ............................ ............................ ........................... ............................ ...................44 .....44
1.2.2
Transacciones No Presupuestarias ........................... ......................................... ........................... ........................... ............................ ............................ ..........................45 ............45
1.2.3
Transacciones Patrimoniales Patrimoniale s ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................46 .......46
1.3
Codificación de los Momentos Momentos del registro en el SINCON.... SINCON........ ......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........47 .....47
1.4
Registro de Transacciones Transacciones en la Opción Control ........ ............. ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........48 .....48
1.
ESTRUCTURA DEL COMPROBANTE.... COMPROBANTE ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........51 .....51
1.1
Cabecera del Comprobante Comprobante ......... .............. .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........51 .....51 COMPROB AN ANTES................................... S................................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .........................1 ...........1
1.2
Cuerpo del Comprobante Comprobante ......... ............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........52 .....52
1.3
Opciones de elección........... elección................ ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........53 .....53
1.4
Menú contextual .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........54 .....54
1.
REPORTES DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD ......... ............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........56 .....56
1.1
Para uso de la Institución....... Institución............ .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......56 ..56
1.1.1
Balance General ............................ .......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................56 ..............56
EMISIÓN DE REPORTES ............................ .......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ............................ ..................... .......1 1 1.1.2 Estado de Recursos y Gastos Corrientes Corrientes ........ ............. .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......57 ..57 1.1.3 Movimientos Movimientos en el Patrimonio Neto ......... .............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......59 ..59 1.2
Para remitir al Ministerio Ministerio de Hacienda .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......60 ..60
1.2.1 Estados Financieros Básicos .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......60 ..60 1.2.2
Reportes Complementarios Complementar ios............. ........................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ..........................63 ............63
2.
REPORTES DE PRESUPUESTOS............. PRESUPUESTOS................. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......67 ..67
2.1
Para uso de la Institución....... Institución............ .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......67 ..67
2.1.1
Ejecución Presupuestaria de Recursos............ Recursos .......................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .....................67 .......67
2.1.2
Ejecución Presupuestaria de Gastos.............. Gastos ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................69 .........69
2.2
Para remitir al Ministerio Ministerio de Hacienda .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......70 ..70
2.2.1
Ejecución Presupuestaria ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................70 ..............70
3.
REPORTE DE TESORERÍA.... TESORERÍA ........ ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........72 .....72
3.1
Flujo de Caja OEC para la UPF ........ ............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........72 .....72
3.2
Flujo de Caja Estándar Estándar para uso uso de la Institución... Institución........ .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........73 .....73
3.3
Flujo de Efectivo Efectivo para para el Ministerio Ministerio de Hacienda Hacienda.... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........75 .....75
4.
REPORTES ECONÓMICOS ECONÓMICOS .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......76 ..76
4.1
CAIF para uso de la Institución Institución ......... .............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........77 .....77
4.2
CAIF Comparativa Comparativa para para el Ministerio Ministerio de Hacienda.... Hacienda........ ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......78 ..78
5.
REPORTES COMPARATIVOS COMPARATIVOS ........ ............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........80 .....80
5.1
Importar Importar Datos de la Anterior Ge Gestión stión .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......80 ..80
6.
EJECUCIÓ EJECUCIÓN N EN FORMATO ASCII ASCII PARA CONTADURÍA CONTADURÍA ...... ......... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....81 .81
6.1
Generación de Ejecución Ejecución en ASCII ......... .............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......82 ..82
1.
UNIDADES EJECUTORAS...... EJECUTORAS.......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........88 .....88
1.1
Crear Unidades Ejecutoras...... Ejecutoras.......... ........ ........ ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......88 ..88
OTRAS OPCIONES.............. OPCIONES ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................1 .........1 1.2
Consolidar Información Información de las Unidades Unidades Ejecutoras....... Ejecutoras........... ........ ........ ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......89 ..89
1.3
Cambiar de Unidad Ejecutora Activa..... Activa ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........92 .....92
2.
USUARIOS DEL SISTEMA.......... SISTEMA............... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........92 .....92
2.1
Crear usuarios ........ ............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........93 .....93
2.2
Asignar opciones.... opciones ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........95 .....95
2.3
Asignar Password Password o Clave de acceso .......... .............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......96 ..96
3.
COPIAS DE RESPALDO ......... ............. ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........97 .....97
3.1
Generar backups backups o Copias C opias de Respaldo........ Respaldo............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .........97 .....97
3.2
Nombre de los Backups......... Backups.............. .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......99 ..99
3.3
Descripción de los Backups........ Backups............. ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... .......99 ..99
ANEXO ANEXO No. No. 1..... 1........ ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....101 .101 CONTROLES EN EL PROCESO DE IMPORTACIÓN DEL PRESUPUESTO PRESUPUE STO DEL SFPM o SFP.............. SFP .................101 ...101 ANEXO ANEXO No. No. 2..... 2........ ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....105 .105 CONTROLES EN LA CARGA DEL PRESUPUESTO MANUAL.........................................................................105 ANEXO ANEXO No. No. 3..... 3........ ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....106 .106 BARRA DE HERRAMIENTAS HERRAMIENTA S ............................ .......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ............................ .................106 ...106
PRESENTACIÓN
INSTALACIÓN 1. PROCESO DE INSTALACION La instalación del SINCON es sencilla y fácil de ejecutar, solo debe seguirse las instrucciones que el sistema muestra en sus diferentes pantallas. Al introducir el CD del SINCON se ejecutará de manera automática un menú con las opciones de instalación y otras posibilidades que trae el mismo. Debe elegirse instalar SINCON. La primera pantalla que se presentará dará las primeras instrucciones de instalación del sistema.
El SINCON es un sistema de distribución gratuita, desarrollado para instituciones del sector público (exceptuando las de la Administración Central). Esta protegido bajo las leyes de propiedad intelectual del Gobierno de la República de Bolivia.
Debe elegirse el directorio donde se instalará el sistema, procurando mantener el directorio por defecto, solo debe cambiarse si es necesario.
No debe interrumpirse el proceso de instalación hasta que llegue al 100% el proceso. Al concluir se presentará la pantalla de instalación completa.
Después de la instalación puede verificarse en el escritorio, de manera automática el sistema ha creado un icono de acceso directo, que permite ingresar al sistema en forma inmediata.
Además de este ingreso se puede acceder al sistema desde la opción “Inicio”, como se muestra en la siguiente pantalla:
Por esta opción se puede acceder a la ejecución del sistema y a las otras posibilidades, por ejemplo a la ayuda y a la desinstalación del SINCON.
PARAMETRIZACIÓN 1. INTRODUCCION DE DATOS GLOBALES Una vez instalado el Sistema la primera pantalla que se presentará será la de Parámetros Globales o de Personalización de los Datos de la Institución. Los datos Introducidos el SINCON los utilizará en todos los reportes que genere en los diferentes módulos, es decir Presupuestos, Contabilidad y Tesorería.
Para elegir el código Institucional se debe hacer clic con el ratón en la flecha de desplazamiento.
Después de la elección deben llenarse los campos solicitados de manera correcta, sin omitir ningún dato.
Los datos solicitados son los siguientes: o
CÓDIGO INSTITUCIONAL
Código asignado según el Clasificador Institucional. o
UNIDAD EJECUTORA
Es una Unidad contable, un centro de registro, capaz de producir sus propios Estados Financieros. Por ejemplo pueden ser Unidades Ejecutoras las Direcciones Administrativas y Financieras, las Unidades o Departamentos de Contabilidad, etc. Para
el ejemplo la Unidad Ejecutora es DAF, Dirección Administrativa Financiera. o
FUENTE FINANCIERA
Corresponde a la fuente con la que se determinará la información de la ejecución financiera para la Dirección General de Contaduría. En las municipalidades se recomienda que elijan la fuente 41 y en el resto de instituciones se recomienda la fuente 20. Elegidos los datos solicitados y apretando el botón grabar el SINCON mostrará la pantalla inicial, donde el usuario por defecto es SINCON y sin contraseña.
2. MODIFICACIÓN DE LOS DATOS GLOBALES Si se desea modificar los parámetros globales se debe realizar la siguiente secuencia en el menú:
Elegida la opción Datos Globales el sistema presentará el cuadro de diálogo de Parámetros Globales del Sistema.
En esta opción lo útil sería cambiar el tipo de hoja, cuando no se dispone de comprobantes preimpresos se debe elegir “sin preimpreso”, los comprobantes se imprimirán en hojas en blanco, pero si se dispone de comprobantes pre impresos, se debe elegir la opción “preimpreso”.
MANTENIMIENTO 1. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA Para que el sistema esté preparado para el registro de transacciones, debe inicialmente realizarse las tareas de mantenimiento a los Subsistemas que componen el Sistema de Contabilidad Integrada, por ejemplo realizar mantenimiento al Plan de Cuentas y a estructura de los Auxiliares, Cargar el Balance Inicial, estas tres tareas en el Módulo Patrimonial, en el módulo Presupuestario debe cargarse la Apertura Programática y el Presupuesto aprobado. El sistema por defecto tiene todos los instrumentos de integración cargados, el Catálogo de Cuentas, los Clasificadores Presupuestarios, el Catálogo de Tesorería, el Clasificador Económico, los Relacionadores que permiten la Integración de los diferentes módulos. Además la clasificación de las transacciones y la definición de los momentos del registro, que se los realiza a través de la elección de códigos de agrupación y de transacción.
1.1
Mantenimiento al Módulo de Contabilidad
1.1.1 Mantenimiento al Plan de Cuentas El Plan de Cuentas se estructura a través de la Codificación Decimal, de 5 dígitos, como sigue:
Primer Dígito: Segundo Dígito: Tercer Dígito: Cuarto Dígito: Quinto dígito:
Título Capítulo Grupo Cuenta Subcuenta
Esta estructura esta definida en la Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada. Para que la institución usuaria personalice su Plan de Cuentas de acuerdo a sus requerimientos, deben elegir la siguiente secuencia en el menú:
Después de esta elección el sistema mostrará la pantalla de Mantenimiento del Plan de Cuentas.
La primera columna corresponde al CÓDIGO, la segunda al NIVEL, la tercera columna indica el TIPO (N o S), la cuarta si acepta AUX y la quinta columna presenta la DESCRIPCIÓN de la cuenta. El CÓDIGO corresponde a la estructura del Plan de Cuentas Único, la segunda corresponde al NIVEL de la Cuenta, es decir si esta es de Título (Nivel 1), Capítulo (Nivel 2), Grupo (Nivel 3), Cuenta (Nivel 4) o Subcuenta (Nivel 5), la tercera columna indica el TIPO, si la cuenta es de Agregación será N, si es transaccional será S, es lógico que cuando se realicen comprobantes debe utilizarse las cuentas transaccionales. La cuarta columna AUX, indica si la cuenta tendrá auxiliares ( S) o no
los tendrá (N), es, en esta columna en la que se debe trabajar el usuario para personalizar las cuentas de acuerdo a los requerimientos de información que se precise, la quinta columna presenta la DESCRIPCIÓN de la cuenta. Se deben revisar todas las cuentas que comúnmente utiliza la institución en sus transacciones, para determinar, si estas precisan contar o no con auxiliares. Por ejemplo: En la cuenta 52200 Venta de Servicios, por defecto el sistema no permite auxiliares (N), pero si se precisa información para determinar a que servicios corresponden estos ingresos, se puede cambiar el campo auxiliar de N a S, para ello debe situarse en la cuenta y haciendo clic sobre la misma o con la opción Modificar se realiza el cambio. En el Campo Auxiliar debe cambiarse de N a S para que la cuenta acepte auxiliares.
Debe realizarse esta acción con todas aquellas cuentas en las que se necesita información a más detalle, cambiando de N a S, o viceversa si no se precisa detalle de esa cuenta. No se puede modificar la condición auxiliar de las cuentas que ya intervinieron en alguna transacción, el sistema no lo permitirá por el principio de uniformidad del registro. Este mantenimiento al plan de Cuentas debe realizar al principio de la gestión o antes de utilizar las cuentas a modificarse.
1.1.2 Mantenimiento a los Auxiliares Para definir la estructura de auxiliares, debe tomarse en cuenta lo siguiente: • • •
La disposición del número de dígitos disponibles en el SINCON La clase de auxiliar La estructura de los auxiliares (Código)
Dígitos disponibles de los auxiliares El SINCON permite utilizar hasta 10 dígitos para los códigos de auxiliares, es responsabilidad de los técnicos encargados definir la estructura de los mismos. Debe tomarse en cuenta para definir la estructura de los auxiliares los criterios de amplitud, concisión y funcionalidad.
Amplitud, en el número de dígitos para que no se tenga restricciones que lleven a reformular la estructura o rompan la homogeneidad. Concisión, en la descripción del auxiliar, a efecto de expresar los conceptos, atinada y exactamente con las menos palabras posibles. Funcionalidad, para que la codificación sea práctica y útil. Clases de Auxiliares El SINCON permite 3 clases de auxiliares: • • •
Auxiliares de Agregación Auxiliares de Entrada Auxiliares Individuales
Los dos primeros están relacionados entre si, ya que representan dos niveles de información, los de agregación como dice su nombre permiten agregar la información de los auxiliares de entrada. Mientras que los auxiliares individuales solo representan un nivel de información. Para dar de alta auxiliares en el SINCON, existen tres opciones, primero desde el menú “Mantenimiento”, segundo desde la opción “Contabilidad / Carga de saldos iniciales” y tercero al elaborar comprobantes con afectación contable.
Estructura de los Auxiliares (Código) La estructura se refiere al conjunto de dígitos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos, que permiten formular y emitir un mensaje, que cuente con criterios de amplitud, concisión y funcionalidad.
Las instituciones como parte de su control interno deben disponer de un instructivo donde se defina la estructura de los auxiliares, sobre la base de lo que se propone a continuación:
Codificación:
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
00000
Los 5 primeros dígitos deben denotar el código de la cuenta a la que pertenece el auxiliar.
0.
Los dígitos 6 y 7 denotarán la existencia de auxiliares de agregación cuando sean diferentes de cero.
000
Los últimos tres dígitos denotarán si el auxiliar es de entrada o individual, cuando sean diferentes de cero.
Auxiliares de Agregación y de Entrada
5 Dígitos, código de la Cuenta
2 Dígitos diferentes de cero si el auxiliar es de agregación
00000
3 Dígitos diferentes de cero si el Au xil ia r e s de Entrada
0.
000
DESCRIPCION Caja Recaudadora Raúl Penacho María Fuentes Caja Pagadora José Vera Manuel Salas
TIPO Agregación Entrada Entrada Agregación Entrada Entrada
Ejemplo: Auxiliares para la cuenta 11110 Caja
1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1
1 1 1 1 1 1
CODIGO 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 0 2 1 0 2 1 0 2
. . . . . .
0 01 0 02 0 01 0 02
En el sistema los auxiliares se pueden dar de alta, cuando se está realizando un comprobante, cuando se está cargando los saldos iniciales o desde la opción mantenimiento, está última eligiendo la siguiente secuencia en el menú:
Elegida la opción “Auxiliares” se accederá al Mantenimiento de Auxiliares. En este cuadro de diálogo se visualiza todos los auxiliares creados, además permite el insertar uno nuevo, borrar los que se introdujeron de manera errada, imprimir y otras posibilidades.
Para Insertar un nuevo auxiliar se elige el botón “Insertar”:
Debe elegirse inicialmente la cuenta a la que se asignarán los auxiliares a crearse, posteriormente el código del auxiliar y llenarse los datos necesarios. Los datos a introducirse son: o
Cuenta:
Código correspondiente según el catálogo de cuentas.
o
Descripción:
La correspondiente al código de la cuenta.
o
Auxiliar:
Código definido en la estructura de auxiliares.
o
Tipo:
Si el auxiliar es de agregación, de entrada o individual.
o
Cuando corresponda, el código del auxiliar de agregación, al cual Padre: se va a relacionar el auxiliar de entrada.
o
El código de la fuente relacionada con el código del organismo, Fuente: según el clasificador de FF y OF. Solo se habilitará cuando corresponda
o
Razón:
o
Cuenta Bancaria No.: El número de la cuenta bancaria registrada en la entidad financiera, solo se habilitará para la cuenta bancos.
La descripción concisa del auxiliar.
Crear Auxiliares de Agregación Al elegir la opción insertar, se presentará el cuadro de dialogo en el cual debe introducirse todos los campos necesarios, pero indispensablemente los campos “Cuenta” donde se elegirá o introducirá el código de la cuenta de la que dependerá el auxiliar y el campo “Tipo” donde debe elegirse necesariamente la opción “Agregación”. Nótese que en las cuentas del efectivo (Bancos, Caja, etc) que corresponden a auxiliares de agregación, el SINCON no permite el acceso al campo “fuente/organismo”, ni a “Cuenta bancaria No.”, lo propio sucede con otras cuentas que no corresponden al manejo de recursos.
Crear Auxiliares de Entrada Al elegir la opción insertar, se presentará el cuadro de dialogo en el cual debe introducirse todos los campos necesarios, pero indispensablemente los campos “Cuenta” donde se elegirá o introducirá el código de la cuenta de la que dependerá el auxiliar y el campo “Tipo” donde debe elegirse necesariamente la opción “Entrada”. En el ejemplo al ser una cuenta del efectivo y además ser un auxiliar de entrada, el sistema solicita la fuente/organismo, el padre (el auxiliar de agregación correspondiente) y el No. de la Cuenta bancaria.
Crear Auxiliares Individuales Se propone la siguiente estructura 5 Dígitos, código de la Cuenta
2 Dígitos Iguales a cero
00000
0.
3 Dígitos diferentes de cero
000
Ejemplo: Auxiliares para la cuenta 11390 Fondos en Avance
CODIGO DESCRIPCION 1 1 3 9 0 0 . 0 0 1 Jorge Mendizábal 1 1 3 9 0 0 . 0 0 2 Antonio Rivadavia 1 1 3 9 0 0 . 0 0 3 Jacinto Aruquipa
TIPO Individual Individual Individual
Crear Auxiliares Individuales En el sistema al elegir la opción insertar, se presentará el cuadro de dialogo en el cual debe introducirse todos los campos necesarios, pero indispensablemente los campos “Cuenta” donde se elegirá o introducirá el código de la cuenta de la que dependerá el auxiliar y el campo “Tipo” donde debe elegirse necesariamente la opción “Individual”. Los auxiliares individuales no tienen Padre (auxiliar de agregación), pero pueden tener habilitadas la opciones “fuente/organismo” y “cuenta bancaria” si corresponden a cuentas del efectivo. Los campos Teléfonos y NIT se utilizan para proveedores, contratistas o personas con las que tendrá relación la institución y requiera estos datos.
1.1.3 Carga del Balance Inicial Realizado el mantenimiento al Plan de Cuentas y a los auxiliares, debe cargarse el Balance Inicial o los Saldos Iniciales.
Carga Manual de los Saldos Iniciales La secuencia en el menú será la siguiente:
Después de elegir esta opción SINCON presentará la siguiente pantalla, donde se debe ingresar el balance Inicial, introduciendo las cuentas de Activo al Debe y las de Pasivo y Patrimonio al Haber. Los totales deben ser iguales para que el sistema permita grabar.
Carga automática de los saldos Iniciales Si en la gestión anterior se utilizó el SINCON, la carga del Balance Inicial es automática, eligiendo la siguiente secuencia en el menú:
Como requisito indispensable la base de datos de la gestión anterior debe estar disponible en el equipo donde se realizará la importación. El SINCON mostrará la siguiente pantalla reconociendo la ruta por defecto de la gestión anterior, si se cambió el directorio, debe también modificarse esa ruta, si es la correcta el sistema reconocerá de manera automática la Unidad de Origen y la mostrará. Para importar los saldos de la anterior gestión debe elegirse la opción Importar Balance de Apertura del Ejercicio Anterior , con el botón “importar” se realizará la carga automática de saldos (las otras opciones se explicarán en el apartado correspondiente).
Debe tenerse cuidado, cuando se importe de manera automática los saldos iniciales de la gestión anterior, por ejemplo si la estructura de cuentas para esta gestión se ha modificado, debe revisarse detalladamente esas modificaciones en los saldos trasladados, suele ocurrir que una cuenta en la anterior gestión tenia auxiliares y por la modificación realizada en esta gestión ya no los tiene, estos cambios pueden generar algún tipo de inconsistencia en los saldos importados.
1.2
Mantenimiento al Módulo Presupuestario
La carga del presupuesto en el SINCON, se la realiza de dos maneras, la primera importando de manera automática (del SFPM en las municipalidades o del SFP en el resto de instituciones) y la segunda de manera manual. Para realizar una correcta carga del presupuesto debe tomarse en cuenta lo siguiente:
1.2.1 Codificación de las Aperturas Programáticas El código de las categorías programáticas tiene una estructura de 8 dígitos, de acuerdo a las directrices de la siguiente manera:
PROGRAMA
PROYECTO
(dos dígitos) 00 00 01 al 09 10 al 89 90 al 99
(cuatro dígitos) 0000
ACTIVIDAD U OBRA (dos dígitos) 00
0001 al 9999 01 al 49 50 al 99
IDENTIFICAN A: Actividades Centrales (*) Actividades Comunes (*) Programas Específicos Programas de Deudas, Aplicaciones Financieras, Transferencias y otros. Proyectos Actividades Obras
(*) Los códigos 00 - Actividades Centrales , y 01 al 09 - Actividades Comunes , se utilizan en el campo de los programas para agrupar a todas las actividades que tienen dicha naturaleza, aunque en sí no constituyen programas.
Apertura Programática para Municipalidades según las Directrices El Ministerio de Hacienda a través de las Directrices de Formulación Presupuestaria, define para las Municipalidades la siguiente Apertura Programática.
COD. DENOMINACION DELPROGRAMA
CLASIFICACION POR FINALIDAD Y FUNCIONES
00
PROGRAMA CENTRAL
111
10
PROMOCION Y FOMENTO A LA PRODUCCION AGROPECUARIA
421
11
SANEAMIENTO BASICO
560
12
CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO DE MICRORIEGOS
421
13
DESARROLLO Y PRESERVACION DEL MEDIO AMBIENTE
560
14
LIMPIEZA URBANA Y RURAL
510
15
ELECTRIFICACION RURAL
435
16
ALUMBRADO PUBLICO
640
17
INFRAESTRUCTURA URBANA Y RURAL
620
18
CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO DE CAMINOS VECINALES
451
19
SERVICIO DE CATASTRO URBANO Y RURAL
610
20
SERVICIOS DE SALUD
760
21
SERVICIOS DE EDUCACION
980
22
DESARROLLO Y PROMOCION DEL DEPORTE
810
23
DESARROLLO DE LA CULTURA
820
24
DESARROLLO Y FOMENTO AL TURISMO
473
25
PROMOCION Y POLITICAS DE GENERO
109
26
DEFENSA Y PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA MUJER
109
27
SERVICIOS DE TRANSPORTE
410
28
CONTROL Y REGULACION DE MERCADOS
411
29
SERVICIO DE FAENEADO DE GANADO
421
30
SERVICIO DE INHUMACION Y CREMACION DE RESTOS
560
31
PREVENCION DE RIESGOS Y DESASTRES NATURALES
220
32
RECURSOS HIDRICOS
421
33
SERVICIOS DE SEGURIDAD CIUDADANA
310
34
FORTALECIMIENTO MUNICIPAL (INCLUYE LAS TRANSFERENCIAS AL COMITÉ DE VIGILANCIA PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS – ACTIVOS FINANCIEROS
111
PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS – OTRAS TRANSFERENCIAS PARTIDAS NO ASIGNABLES A PROGRAMAS - DEUDAS
180
97 98 99
992
990
Es aconsejable que las municipalidades utilicen esta apertura modelo para estandarizar
la codificación a nivel nacional.
1.2.2 Carga Automática de Presupuesto Importación del Presupuesto del Sistema de Formulación Presupuestaria El SINCON permite importar el presupuesto del Sistema de Formulación Presupuestaria (SFPM para municipalidades y SFP para el resto de instituciones), para ello se debe seguir la siguiente secuencia del menú:
Realizada esta elección el SINCON presentará la opción “Importar Presupuesto del SFPM ó SFP”, para ello debe tenerse disponible inicialmente el backup del SFPM ó SFP en la disquetera de disco flexible.
Donde: Drive: Unidad de disco flexible desde donde se importará el presupuesto (por defecto A: ó B:). Unidad: La unidad Ejecutora del SINCON a la que se importará el presupuesto. (En algunas instituciones puede haber más de una Unidad Ejecutora). Fecha, TC, Documento de Respaldo, Beneficiario y Glosa: Datos de la cabecera que tendrá el comprobante 25 “Presupuesto Inicial”. Importar: Botón de comando que ejecutará la importación. Guardar: Botón de comando que si cuadra el presupuesto por grupo de fuentes, permitirá guardar el presupuesto en el SINCON. Salir: Botón de comando que sale de la importación por proceso concluido o por abandono del mismo. Proceso de importación Si el presupuesto que se desea importar está equilibrado (revisar detalladamente el Anexo No. 1, Controles de Importación del Presupuesto) el SINCON realizará el siguiente proceso: Verificará el equilibrio a nivel total y a nivel fuente de financiamiento y organismo financiador por grupos, del presupuesto a cargar. Si está equilibrado el mensaje será el siguiente.
Por lo tanto eligiendo aceptar, en el rectángulo de RESUMEN nos mostrará los totales por fuente y organismo, de la siguiente manera:
No existiendo diferencias debe elegirse el botón de comando Guardar, el importador cargará el presupuesto en el sistema e indicará.
. Para verificar que el sistema ha realizado el proceso correctamente debe analizarse lo siguiente.
Carga automática de la Apertura Programática Siguiendo la secuencia de menú Mantenimiento y Utilitarios \ Presupuesto \ Apertura Programática, se verifica que el SINCON cargó de manera automática la Apertura Programática. Esta apertura programática debe ser igual a la introducida en el SFPM ó SFP, debe revisarse para constatar la correcta importación realizada por el SINCON.
Además de importar la estructura programática el SINCON importa los parámetros correspondientes a cada una de ellas, por ejemplo el código SISIN, la Clasificación Sectorial, el tipo de Gasto, la Clasificación Funcional asignada, entre otros. Debe revisarse si el SINCON realizó una correcta importación de los datos correspondientes a cada apertura programática.
Carga automática del presupuesto en Comprobante 25 Con la secuencia de menú Comprobantes \ Control, se puede verificar que el SINCON
ha elaborado el comprobante 25 correspondiente al Presupuesto Inicial. Este comprobante elaborado de manera automática se grava en el SINCON en un comprobante en borrador, con los datos definidos en el SFPM ó SFP.
Con la opción editar se debe revisar el registro y si corresponde, completar los datos, para proceder a validar y habilitar el presupuesto de la gestión. Antes de validar el comprobante debe revisarse su composición, para asegurar una correcta validación.
1.2.3 Carga Manual del Presupuesto Si la carga del presupuesto se la realiza de manera manual, debe seguirse la siguiente secuencia.
Mantenimiento Apertura Programática En el sistema SINCON se carga la apertura con la siguiente secuencia en el menú:
Posteriormente a esta acción se presentará la pantalla, donde se debe cargar la apertura programática.
Para la carga de la Apertura Programática se debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones: •
•
•
•
•
•
•
Los Programas son de Agregación, porque en él se sumarán las actividades y/o proyectos, por lo tanto debe mantenerse con N. Las Actividades Específicas de los Programas y los Proyectos deben ser S, es decir transaccionales, lo que implica que al elaborar comprobantes se utilizará este código. Debe además elegirse la clasificación sectorial y funcional. El Programa 97000000 Partidas No Asignables a Programas – Activos Financieros (en las municipalidades esta reservada para la presupuestación de partidas del grupo 500000 Activos reales, debe insertarse una actividad o varias para su presupuestación. El Programa 98000000 Partidas No Asignables a Programas – Otras Transferencias esta reservada para la presupuestación de partidas relacionadas a las transferencias (exceptuando las relacionadas al Comité de Vigilancia), la institución debe insertar una actividad o varias para el efecto. El Programa 99000000 Partidas No Asignables a Programas - Deudas, el sistema utiliza para la ejecución de las partidas de Flujo Financiero, mientas que las aperturas 99000001 y 99000002 son actividades donde deben presupuestarse pagos de Devengados de Gestiones Anteriores, correspondientes a funcionamiento e inversión Cuando la Categoría Programática sea Proyecto, debe elegirse la clasificación Sectorial, introducir el Código SISIN, elegir la Clasificación Funcional y definir el tipo de Gasto (Capitalizable y no capitalizable). Se recomienda, especialmente a las municipalidades, que en los Programas Centrales se presupueste todo lo correspondiente a Gastos de Funcionamiento y en los Programas Específicos desde el 10 al 89 los Gastos de Inversión (gastos elegibles e inversión real) y en los programas 97, 98 y 99000000 los gastos financieros y las transferencias.
En esta pantalla debe introducirse todos los datos exigibles de acuerdo a la apertura programática.
Los datos solicitados: o
Código, es el código asignado al Programa, Proyecto o Actividad.
o
Descripción, es la descripción del Programa, Proyecto o Actividad, tomando en cuenta, que para los proyectos debemos definir, la Acción, el Objeto y la Ubicación, por ejemplo: Construcción de la Escuela 20 de Octubre en Chasquipampa Acción Objeto Ubicación
o
Tipo, En los Programas el tipo será Agregación (N), en los proyectos o actividades el tipo será Entrada (S).
o
Cod. SISIN, código asignado por Inversión Pública al Inscribir los Proyectos de Inversión o código definido por la institución en su catálogo propio.
o
Clasificador Sectorial, lo correspondiente según el clasificador de sectores. Debe asignarse a proyectos y/o actividades.
o
Tipo de gasto, cuando la categoría Programática sea Proyecto, se presentará dos opciones. Capitalizable y No Capitalizable.
o
Finalidad, lo correspondiente según el clasificador de finalidad y funciones. Debe asignarse a proyectos y/o actividades.
o
Códigos SFPM ó SFP, corresponde a los códigos de las Direcciones Administrativas, Unidades Ejecutoras, Macro Distritos, Distritos y Juntas Vecinales, definidas en la formulación del presupuesto y de acuerdo a la institución usuaria.
Debe tenerse en cuenta que la elección que se haga del Tipo de Proyecto es determinante en la afectación en la contabilidad, pero también de ello dependerá la información que se genere en presupuestos y en tesorería. Por ejemplo, si se esta registrando un proyecto de construcción, refacción, remodelación debe elegirse Capitalizable, ya que significa Formación Bruta de Capital, como se muestra en la pantalla.
Si el proyecto no es construcción, por ejemplo es alfabetización, debe elegirse no capitalizable y se tendrá lo siguiente.
Registro del Presupuesto La carga del presupuesto es necesaria en el sistema ya que sin su disposición no podría realizarse ningún registro que implique la ejecución de recursos o de gastos. Este registro se realiza a través de la elaboración de un comprobante, con la siguiente secuencia en el menú:
Después de esta elección e introducidos los datos del presupuesto, debitando los recursos y acreditando los gastos, el comprobante que quedará de la siguiente manera: En código 25 en el SINCON es exclusivo para la carga del “Presupuesto Inicial”, las modificaciones posteriores deben registrarse con el código 28 “Modificaciones al
Presupuesto” y los traspasos presupuestarios con el código 01 “Traspasos”.
Para la carga del presupuesto de manera manual debe consultarse el Anexo No. 2 “C ontroles en la carg a manual del pres upues to”.
TRANSACCIONES 1.
REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES
Acápite muy importante, ya que del registro de las transacciones depende la información que se genere en los diferentes módulos. En el registro de las transacciones debe aplicarse toda la teoría contable, la normativa y las disposiciones que reglamentan el Sistema de Contabilidad Integrada. Este documento pretende ser práctico y no redundar en conceptos y base teórica profunda, por ello se presentan las transacciones tal como se las registra en el SINCON. Para realizar el registro de las transacciones, es necesario repasar algunos conceptos, que se presentan a continuación:
1.1
Clasificación de las Transacciones
En el Sistema de Contabilidad Integrada las transacciones tienen naturaleza y efecto presupuestario, patrimonial y de tesorería, en forma separada, combinada o Integral, de acuerdo al momento cronológico en que se efectúan. Las transacciones que realiza el Sector Público pueden clasificarse como sigue:
Transacciones Presupuestarias: Son aquellas originadas en operaciones que se ejecutan vía presupuesto de recursos o gastos y que afectan a la posición patrimonial, teniendo reflejo financiero en bancos y en cuentas patrimoniales. Integran los módulos presupuestario, patrimonial y de tesorería. En el SINCON se presenta las siguientes transacciones, que corresponden a este grupo. • • • • • •
Presupuestos Gastos y Contabilidad Gastos, Contabilidad y Tesorería Recursos y Contabilidad Recursos, Contabilidad y Tesorería Gastos, Recursos y Contabilidad
Transacciones no Presupuestarias: Son aquellas que no afectan al presupuesto de
manera bruta, tienen incidencia en la gestión y en la situación económica financiera, tienen expresión en el libro bancos e integran los componentes patrimonial y de tesorería. En el SINCON podemos encontrar las siguientes transacciones, que corresponden a este grupo. •
Contabilidad y Tesorería
Transacciones Patrimoniales: Son aquellas operaciones que no necesitan reflejo presupuestario, no significan movimientos de efectivo, y afectan a la posición económica financiera. En el SINCON podemos encontrar las siguientes transacciones, que corresponden a este grupo. • •
Ajustes a la Contabilidad Asiento de Cierre
La clasificación de las transacciones o los tipos de transacción, se presenta en el sistema de la siguiente manera:
De acuerdo a la transacción a realizar debemos elegir con mucho cuidado el carácter de la misma y posteriormente los momentos del registro.
1.2
Codificación de las Transacciones
En sistema utiliza códigos de agrupación para clasificar las transacciones, a continuación se presenta estos códigos:
Códigos de agrupación:
Como ejemplos prácticos se puede enunciar las siguientes transacciones:
1.2.1 Transacciones Presupuestarias Con afectación solo en el presupuesto La apropiación y la estimación presupuestaria Las modificaciones presupuestarias Los traspasos presupuestarios El registro del compromiso
• • • •
En el sistema para realizar estos registros se sigue la siguiente secuencia en el menú: Comprobantes / Trascripción / Presupuestos, el sistema nos presenta las siguientes opciones:
Con afectación en el Presupuesto y en el Patrimonio Por ejemplo: • • •
Recepción de recursos en especie o no monetizables Transacciones de gasto que llegan solo hasta el devengado. Transacción de recursos que llegan solo hasta el devengado
En el sistema para realizar estos registros se seguirá la siguiente secuencia en el menú: Comprobantes / Trascripción y el sistema nos mostrará las siguientes opciones:
Si elegimos por ejemplo la opción Gastos y Contabilidad, el sistema presentará los siguientes momentos del registro:
Con afectación en el Presupuesto, en el Patrimonio y en la Tesorería Por ejemplo: • • • • • •
Recaudación de impuestos, tasas, patentes y otros ingresos en efectivo. Transferencias abonadas por Coparticipación Tributaria Transferencias abonadas por Alivio a la Deuda HIPC II Transferencias abonadas por el IDH Otras transferencias y donaciones en efectivo Adquisición de bienes y servicios, activos y otros en efectivo.
En el sistema para realizar estos registros se seguirá la siguiente secuencia en el menú: Comprobante / Trascripción y el sistema nos mostrará las siguientes alternativas:
Si elegimos por ejemplo, Gastos, Contabilidad y Tesorería, tendremos lo siguiente:
1.2.2 Transacciones No Presupuestarias Con afectación en el Patrimonio y en la Tesorería •
Todas las transacciones que significan movimientos de efectivo o salidas de dinero, previos o posteriores al devengamiento de las partidas o rubros presupuestarios.
Previo al devengamiento de los rubros o partidas (operaciones anticipadas) Por ejemplo: • • •
• • •
Los Anticipos a Corto Plazo La Entrega de Fondos con cargo a rendición de Cuentas (Fondos en Avance) Los gastos pagados por anticipado, como alquileres, seguros, otros. (Activos Diferidos) Los Bienes en Tránsito (adquisición de bienes del interior o exterior del país) Los Ingresos percibidos por anticipado (Pasivos Diferidos) La devolución de efectivo por operaciones anticipadas realizadas
En el sistema para realizar estos registros se seguirá la siguiente secuencia en el menú: Comprobantes / Trascripción / Contabilidad y Tesorería y luego elegir, por ejemplo si se esta realizando un pago, lo siguiente:
Posteriores al devengamiento de los rubros o partidas •
•
Pago de obligaciones (cuentas por pagar, sueldos y salarios por pagar, aportes por pagar, retenciones por pagar, etc.) Cobro de Adeudos (Cuentas a Cobrar, etc.)
En el sistema para realizar estos registros se seguirá la siguiente secuencia en el menú: Comprobante / Transcripción / Contabilidad/Tesorería, si es de gasto el sistema nos mostrará la siguiente pantalla:
1.2.3 Transacciones Patrimoniales Son todas aquellas que tienen efecto solo en el Subsistema de Contabilidad Patrimonial, como por ejemplo, el registro de: • •
El asiento de Apertura Registro de la Depreciación
• • • • •
Actualización de Activos Registro de las Reservas Técnicas Registro de las Previsiones Registro del Asiento de Cierre de Gestión Castigo de Deuda, entre otros
En el sistema para realizar estos registros se seguirá la siguiente secuencia en el menú: Comprobantes / Transcripción el sistema nos mostrará las siguientes alternativas:
1.3
Codificación de los Momentos del registro en el SINCON
El sistema codifica los momentos del registro de la siguiente manera: COD
DESCRIPCION
GRUPO
01 02 05 07 09 10 11 13 14 15 18
Traspasos Presupuestarios Compromiso Pago Comprometido - Devengado Comprometido - Devengado - Pagado Devengado Devengado - Pagado Ingreso Devengado Ingreso de Caja Ingreso Devengado - Percibido Egreso Comprometido - Devengado - Pagado e Ingreso Devengado Percibido
PPT PPT COT GCO GCT GCO GCT RCO COT RCT PCO
19 23 24 25 26 28
1.4
Egreso Devengado - Pagado e Ingreso Devengado - Percibido Asiento de Cierre de Ejercicio Asientos de Ajuste de la Contabilidad Presupuesto Inicial Reversión de Comprobantes Modificaciones al Presupuesto
PCO CON CON PPT REV PPT
Registro de Transacciones en la Opción Control
Cuando el usuario ya es experimentado, es decir ya conoce de memoria los códigos de transacción, puede realizar el registro de las transacciones haciendo uso de la Control, para ello seguirá la siguiente secuencia en el menú.
Está opción permite el registro de las transacciones y las otras posibilidades relacionadas con Comprobantes. Para registrar una transacción nueva a través de esta opción se elegirá el botón de comando F3 Nuevo.
Para elegir el código de transacción se debe desplegar la lista de selección con el ratón.
Si el código elegido tuviera otras alternativas, el SINCON mostrará las opciones disponibles.
Eligiendo la opción correspondiente el SINCON desplegará el comprobante de contabilidad integrada.
COMPROBANTES 1.
ESTRUCTURA DEL COMPROBANTE
El comprobante en el SINCON es integral, su estructura es homogénea para todas las transacciones, diferenciándose por los controles que realiza el sistema de acuerdo a la naturaleza de la transacción, por ejemplo en las transacciones contables, es lógico que el sistema no permita el ingreso de Códigos de Apertura Programática, partidas, fuentes, etc. El Comprobante es único y pueda llenarse indistintamente la cabecera, el cuerpo y la glosa, pero al finalizar y pretender gravar, el SINCON alertará la falta de datos no introducidos.
Los datos del comprobante son:
1.1
Cabecera del Comprobante
En la cabecera del comprobante se definen los datos referenciales de la transacción: o
Beneficiario: Nombre o Razón social de la persona, entidad pública o privada que provee o acredita la transacción.
o
Fecha: Especifica la fecha del comprobante en el siguiente formato: dd/mm/aaaa, correspondiente a la gestión vigente de trabajo.
o
código de transacción transacción correspondiente. correspondiente. Código de Transacción: Indica el código
o
Especifica el código de la moneda elegida en parámetros parámetros globales, globales, ya sea Moneda: Especifica bolivianos o cualquier otra moneda extranjera que se encuentre en la tabla de monedas.
En el sector sector público Boliviano, Boliviano, obligatoriam obligatoriamente ente se deben deben elaborar elaborar estados estados financieros financieros y presupuestarios, presupuestarios, en la moneda moneda oficial oficial de nuestro país, país, el boliviano boliviano (BSS) o
Especifica el tipo de cambio cambio de la moneda moneda con la que se se está Tipo de Cambio: Especifica trabajando, el cuál se debe introducir a través de la opción Mantenimiento /Otros /Bolsín. Este debe ser el tipo de cambio vendedor, establecido por el Bolsín del Banco Central de Bolivia, para facilitar esta labor el sistema adicionalmente presentará una pantalla de diálogo en línea o en la propia edición del comprobante solicitando información sobre el tipo de cambio si este no estuviese previamente establecido.
o
Documento de Respaldo: Se especifica el documento de respaldo del comprobante a introducir.
o
sistema automáticam automáticamente ente cuando cuando el Número de Comprobante: Es generado por el sistema comprob comprobant ante e es crea creado, do, consta consta de de 7 dígit dígitos, os, comenza comenzará rá con con 1 cuando cuando estos estos se elaboren elaboren en borrador, al validarse el número número que corresponda come comenzará nzará con 0.
1.22 1.
Cuerpo del Comproban antte
En la parte del detalle o cuerpo del comprobante se formula el asiento de la Contabilidad Integrada, el cual posee campos o columnas que son susceptibles de recibir datos: o o o o o o o o o o o
Apertura ura Progr Programá amátitica ca AP = Apert GASTO = Partida de Gasto RECURSO = Rubro de ingreso FF = Fuente de Financiamiento OF = Organismo Financiador ET = Entidad de Transferencia CTA = Cuenta Contable AUX = Código de los Auxiliares OEC = Código de tesorería DEBE = Debe HABER = Haber
En la parte inferior inferior izquierda se encuentra encuentra la glosa del comprobante, comprobante, donde se describe los datos más importantes de la transacción realizada.
Cuando el comprobante contiene datos estos se muestran de acuerdo a la ubicación de manera descriptiva en la parte inferior izquierda encima de la glosa.
En el cuerpo del comprobante existen controles internos, que permiten el correcto registro de la transacción, además se cuenta con comandos de teclas, menú contextual, que permiten facilitar el registro de datos. Se detalla a continuación las opciones más importantes:
1.3
Opciones de el elección
Para poder acceder a información información disponible disponible se puede utilizar utilizar el Mouse o el teclado, el Mouse Mouse facil facilitita a la ele elecci cción ón de de opcio opciones nes que que prese present nta a el compro comproban bante te para para reali realiza zarr el registro contable. Por ejemplo si se está realizando una transacción de gastos, al situarse en la columna Apertura Programática haciendo doble clic (o con el teclado F6) se despliega la apertura habilitada.
La posibilidad posibilidad de despliegue despliegue de datos se da en todas aquellas aquellas columnas columnas que disponen disponen de información de elección, por ejemplo, la columna gastos desplegará los créditos presupuestados, la columna cuenta desplegará el plan de cuentas, etc.
Además de lo descrito descrito existen otras opciones que facilitan facilitan la elaboración elaboración de los comprobantes, a continuación se realiza la lista de ellas:
Combinación de Teclas F4 CTRL + F4 CTRL + N F3 CTRL + F5 F6 SHIFT + F6 SHIFT + F3 CTRL + F6
F2 CTRL + F3 CTRL + F7
1.4
Función
Disponible en:
Elimina Fila Activa Limpia Fila Activa Inserta una línea Inserta varias filas Muestra subtotales Selección
En cualquier lugar En cualquier lugar En cualquier lugar En cualquier lugar En cualquier lugar En las columnas con opciones de selección Selección dos En cualquier lugar Lista Clasificadores En columna Gasto o Recurso Consulta En columna comprobantes cuenta y en los anteriores códigos. 10,11 y 19 Intercambia valores En columnas Debe-Haber Debe y Haber Datos Cheque En columna auxiliar y en cuentas de banco Crea Auxiliares En columna Auxiliar Auxiliar
Menú co contextual
En la elaboración elaboración de un comprobante el el SINCON le presenta la posibilidad posibilidad de acceder acceder al uso de menús contextuales en el cuerpo del comprobante, que se desplegarán haciendo clic con el botón derecho del Mouse. Las opciones disponibles dependen de las columnas donde se realice esta acción, por ejemplo: En la columna columna Apertura Apertura Programática Programática se desplegará desplegará el menú menú contextual contextual que permitirá permitirá realizar realizar todas las acciones que no están atenuadas, atenuadas, pero no podrá acceder por ejemplo ejemplo a listar el Clasificador Presupuestario.
En la columna Gasto desplegará el menú contextual donde se podrán seleccionar todas las opciones no atenuadas, por ejemplo listar clasificador, entre otras.
EMISIÓN N DE REPORTES 1. REPORTES DE CONTABILIDAD 1.1
Para uso de la Institución
Se presentará en este acápite los reportes de contabilidad más importantes que la institución utilizará. Los reportes de Contabilidad son: • • • •
Balance General Estado de Recursos y Gastos Corrientes Sumas y Saldos Movimientos en el Patrimonio Neto
1.1.1 Balance General Debe elegirse la opción de menú:
También puede realizarse desde la barra de botones de comando, eligiendo lo siguiente:
Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde puede elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por que es el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
1.1.2 Estado de Recursos y Gastos Corrientes Se debe elegir la siguiente secuencia en el menú:
También puede realizarse desde la barra de botones de comando, eligiendo el siguiente comando:
Elegida la opción el SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo, donde pueden elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
1.1.3 Movimientos en el Patrimonio Neto Debe elegirse la opción de menú:
Elegida la opción el SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo, donde pueden elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por que es el formato que tienen por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
1.2
Para remitir al Ministerio de Hacienda
1.2.1 Estados Financieros Básicos Los Estados Financieros a enviarse al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría) de acuerdo a la Norma Básica son: o o
Balance General Estado de Recursos y Gastos Corrientes
o o o
Estado de Flujo de Efectivo Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estados de Cuenta o Información Complementaria
Los Estados Financieros a remitirse al Ministerio de Hacienda en el SINCON se obtienen en el siguiente menú:
Realizada la elección el SINCON mostrará el siguiente cuadro, donde debe elegirse los reportes de contabilidad oficiales a enviar al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría), diseñados de acuerdo a los formatos establecidos por esa repartición. Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde debe elegirse el Estado Financiero a obtener, se notará que no se puede modificar por ejemplo los rangos de fechas, que por defecto esta en el intervalo del 1 de enero al 31 de diciembre de la gestión de trabajo.
Estos reportes deben emitirse al finalizar la gestión y ser remitidos hasta el 31 de marzo según lo dispuesto por la norma vigente. Por ejemplo, elegida la opción Balance General e imprimir el SINCON muestra el listado de cuentas para que el usuario introduzca el número de la nota que se hace referencia en las Notas a los Estados Financieros.
Si la información procesada no esta concluida, por no existir el Asiento de Cierre de Ejercicio, por existir comprobantes en borrador o diferencias entre el Activo y el Pasivo más el Patrimonio, el sistema mostrará en el cuadro “ Observaciones al Balance”, las
observaciones correspondientes y en el reporte colocara la leyenda OBSERVADO. Como ejemplo se presenta las siguientes pantallas con un Estado Financiero Observado.
1.2.2 Reportes Complementarios Adicionalmente a los reportes que deben enviarse a Contaduría se ha indicado que debe enviarse, los Estados de Cuenta o Información Complementaria, en el SINCON se obtienen siguiendo en el menú la siguiente secuencia:
Por ejemplo si se elige Cuentas a pagar a Corto Plazo el SINCON lista todas las cuentas debe elegirse con clic la cuenta de la que se imprimirán todos los auxiliares, no realizando ninguna acción y directamente eligiendo imprimir, el sistema imprimirá todos los auxiliares de todas las cuentas.
El reporte será:
En el caso de la opción deuda pública, por el formato del reporte exigido por el Ministerio de Hacienda, el usuario debe armar el reporte de la siguiente manera: El SINCON presenta la estructura definida por el Ministerio de Hacienda, para introducir los datos se debe hacer clic donde el sistema indica, si se llegará a necesitar más líneas que las que se disponen por defecto, debe hacerse clic en la línea por ejemplo de “Por acreedor”, se habilitará el botón nuevo, el sistema insertará una nueva línea.
Si se introduce datos se verán de la siguiente manera:
Para el ejemplo se introdujo la línea “Prestamos a Corto Plazo” y a la derecha los importes correspondientes a la gestión anterior y a la gestión actual, con grabar se darán de alta alta los datos.
Debe borrarse las líneas no utilizadas, con el botón borrar. El reporte se presentará de la siguiente manera:
2. RE REPO PORT RTES ES DE DE PRES PRESUP UPUE UEST STOS OS Se presentará en este acápite los reportes de presupuestos más importantes de uso de los ejecutivos municipales y los reportes que por norma deben presentarse al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría).
2.11 2.
Par araa uso uso de la la In Instituci ció ón
Los reportes reportes presupuestarios presupuestarios más important importantes es de uso de los ejecutivos ejecutivos y técnicos técnicos de las las inst institituci ucion ones es son: son: • •
Ejecución de Recursos Ejecución de Gastos
2.1.11 Eje 2.1. Ejecuci cución ón Pr Presup esupues uestar taria ia de Rec Recurs ursos os Debe elegirse la opción de menú:
Elegida la opción el SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo, donde pueden elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por el formato que tienen por defecto los reportes del SINC SINCON ON.. También se puede realizar está elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando:
El reporte se mostrará de la siguiente manera:
2.1.2 Ejecución Presupuestaria de Gastos Debe elegirse la opción de menú:
También se puede realizar está elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando:
Elegida la opción el SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo, donde pueden elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
2.2
Para remitir al Ministerio de Hacienda
2.2.1 Ejecución Presupuestaria
Los reportes de Presupuestos para Contaduría deben emitirse en el siguiente menú:
Realizada la elección el SINCON mostrará el siguiente cuadro, donde debe elegirse los reportes de presupuesto oficiales a remitirse al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría), diseñados de acuerdo a los formatos oficiales.
Debe elegirse el Tipo de Reporte a obtener (Gasto o Recurso), se notará que no se puede modificar el rango de fechas, que por defecto esta en el intervalo del 1 de enero al 31 de diciembre de la gestión de trabajo. Los reportes mensuales deben remitirse cada mes hasta el 10 del periodo siguiente y los anuales hasta el 31 de marzo de la siguiente gestión, como parte de los Estados Financieros, según lo dispuesto por la norma vigente.
Eligiendo la opción imprimir el sistema presentará el siguiente formato:
3. REPORTE DE TESORERÍA Se presentará en este acápite los reportes de tesorería, por OEC que se presenta a la Unidad de Programación Fiscal (UPF) y el estándar que es de uso de la institución y de manera excepcional se esta remitiendo al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría).
3.1
Flujo de Caja OEC para la UPF
Debe elegirse la opción de menú:
También se puede realizar está elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando:
Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, debe elegirse la opción “Por OEC‘s (UPF), además del rango de fecha.
Pulsando el botón imprimir, se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
3.2
Flujo de Caja Estándar para uso de la Institución
Para este caso en el cuadro de diálogo debe marcarse la opción Estándar , como se muestra en el cuadro de diálogo siguiente:
Realizada la elección el SINCON presenta un cuadro de diálogo, donde puede elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
Seguidamente, se imprimirá, el resumen del flujo.
3.3
Flujo de Efectivo para el Ministerio de Hacienda
El reporte de Flujo de Efectivo para enviarse al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría), se obtendrá del siguiente menú:
Elegida la opción el SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo, donde solo posibilita realizar la impresión.
Este reporte se utiliza cuando se remite los Estados Financieros anuales al Ministerio de Hacienda, tiene el siguiente formato.
4. REPORTES ECONÓMICOS Se presentará en este acápite el reporte de la Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento
(CAIF) que utiliza la institución y el reporte que se remite al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría.).
4.1
CAIF para uso de la Institución
Debe elegirse la opción de menú:
También se puede realizar está elección a través de la barra de botones eligiendo el siguiente comando:
El SINCON presentará el siguiente cuadro de diálogo, donde puede elegirse varias posibilidades.
Eligiendo imprimir y luego aceptar se tendrá el reporte en pantalla, si se desea imprimir en papel debe elegirse tamaño Carta, por el formato que tiene por defecto los reportes del SINCON. El reporte se mostrará de la siguiente manera:
4.2
CAIF Comparativa para el Ministerio de Hacienda
El reporte de la CAIF para enviarse al Ministerio de Hacienda (Dirección General de Contaduría) deberá emitirse con al siguiente secuencia en el menú.
Elegida la opción se tendrá el siguiente cuadro de diálogo, donde solo puede elegirse
imprimir.
Elegida la opción el sistema presentará el siguiente reporte:
5. REPORTES COMPARATIVOS De acuerdo a lo determinado por la Norma Básica de Contabilidad Integrada, aprobada con Resolución Suprema Nº 222957 del 04 de marzo de 2005 en el Artículo 45, indica que los Estados Financieros básicos, excepto los de Ejecución Presupuestaria de Recursos y Gastos, deben contener información de la gestión anterior y que la información del año actual estará presentada en la columna a continuación de los conceptos que se informa y en la segunda columna la información de la gestión anterior, reexpresada a moneda de cierre de la gestión actual, es decir debe ser comparativos. En su artículo 38, referido a la reexpresión de Estados Financieros, indica: “La reexpresión de los Estados Financieros de las entidades públicas a moneda constante se efectúa con base en la Norma de Contabilidad Nº 3 del Consejo Técnico Nacional de Auditoría y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia. El Ajuste integral es un procedimiento mediante el cual se actualizan con base a la Unidad de Fomento de Vivienda (UFV) y/o en la moneda pactada, las cuentas contables no monetarias y las monetarias con mantenimiento de valor o que expresan moneda extranjera, afectadas por la inflación”. El SINCON permite la emisión de Estados Financieros Comparativos, para dar cumplimiento estricto a lo dispuesto en la Norma Básica, como se pudo apreciar en todos los reportes que se emiten en el Menú diseñado exclusivamente para el Ministerio de Hacienda. Para la emisión de Estados Comparativos debe realizarse la siguiente tarea previa en el SINCON.
5.1
Importar Datos de la Anterior Gestión
Esta tarea es la más importante ya que importa los datos de la gestión anterior que serán comparados con los de la gestión vigente. Esta tarea solo es posible si la institución utilizó en la gestión pasada el SINCON. Se sigue la siguiente secuencia de comandos:
Después de elegir la opción importar el SINCON mostrará el siguiente cuadro de diálogo, donde debe elegirse las cuatro opciones para importar los datos correspondientes al Balance General (si al principio de gestión se realizó esta tarea, ya no se la debe ejecutar nuevamente), Estado de Recursos y Gastos Corrientes, CAIF y Flujo de Caja, para hacer cualquier verificación se puede analizar los datos en Excel haciendo clic sobre el icono de esta hoja electrónica.
Realizada esta tarea, permite al sistema elaborar Estados Comparativos para ser remitidos a la Dirección General de Contaduría dependiente del Ministerio de Hacienda.
6. EJECUCIÓN EN FORMATO ASCII PARA CONTADURÍA Las instituciones como parte del Sector Público deben presentar de manera obligatoria
ejecución presupuestaria mensual al Ministerio de Hacienda en los plazos establecidos y de acuerdo a las siguientes disposiciones legales o
LEY de Administración Presupuestaria N° 2042
Ley de 21 de Diciembre de 1999 en su artículo 11 indica “Las entidades públicas tienen la obligación de presentar al Ministerio de Hacienda la información que éste requiera para el seguimiento y evaluación de la ejecución física y financiera del presupuesto institucional y del avance de la Programación de Operaciones Anuales Institucional, así como para el seguimiento y supervisión del endeudamiento, dentro de los plazos que dicho Ministerio establezca. La información de ejecución presupuestaria de las entidades públicas sobre ingresos, gastos e inversión pública, debe enviarse mensualmente hasta el 10 del mes siguiente al de ejecución, a la Dirección General de Contaduría, adicionalmente la información de ejecución física y financiera de inversión pública, deberá ser enviada al Viceministro de Inversión Pública y Financiamiento Externo, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes”. o
Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada
En su artículo 37, referente a la presentación de la Información de ejecución presupuestaria a la Dirección General de Contaduría, indica, “Todos los organismos y entidades públicas tienen la responsabilidad de presentar información de su ejecución presupuestaria de recursos y gastos a la DGC en los plazos establecidos por Ley. Su incumplimiento generará sanciones establecidas en disposiciones legales”. o
Decreto Supremo No. 27848 – Inmovilización de Recursos
Del 12 de Noviembre de 2004, cuyo objeto es la de regular la inmovilización de los recursos fiscales municipales, de las que no presenten su documentación en los plazos y condiciones establecidas, en su artículo 4 establece: “Las municipalidades deben presentar un resumen de ejecución presupuestaria mensual en medio impreso, por rubros de recursos y partidas de gasto institucionales y en medio magnético al mínimo nivel de detalle, a la Dirección General de Contaduría dependiente del Viceministerio de Presupuestos y Contaduría, hasta el 10 del mes siguiente al de ejecución, de acuerdo a lo determinado por el artículo 11 de la Ley No. 2042”. Además en el reglamento de este decreto se define la estructura de los archivos que debe remitirse.
6.1
Generación de Ejecución en ASCII
Para dar cumplimiento con lo determinado en la Normativa vigente el sistema SINCON permite la generación de información de ejecución presupuestaria en medio magnético y en los formatos definidos por el ente rector, debe seguirse la siguiente secuencia en
el menú:
Después de la elección se presenta la siguiente pantalla:
Pestaña: Análisis de Equilibrio y Generación de ASCII En esta opción se puede generar archivos ASCII para un solo mes o para varios meses, además los datos que se reportaran son utilizados para realizar análisis de consistencia de la ejecución de recursos versus gastos.
Las posibilidades son: o
Todos los meses: Cuando se desea generar ASCII para todos los meses de la gestión
o
Un solo Mes: Cuando se desea generar ASCII para un mes determinado
o
Equilibrio: Verifica el equilibrio en la ejecución presupuestaria de los meses seleccionados.
o
Exportar: Exporta los resultados del equilibrio a hoja Excel (útil para ver diferencias).
o
ASCII: Genera archivos comprimidos (en formato .RAR) que contienen archivos de texto (ASCII) en el disco duro para su envió al Ministerio de Hacienda (Contaduría).
Al elegir equilibrio y después de elegir el (los) mes (s) a exportar se mostrará la siguiente pantalla:
Para el ejemplo se verificó la ejecución del mes de enero, en la última columna (Estado) se muestra OK cuando la información esta equilibrada y “??” cuando no lo está (en este caso debe verificarse la diferencia). Además de la igualdad por mes presenta la de la gestión en la fila CON. Para exportar los ASCII se debe hacer doble clic con el botón del ratón o enter en la fila correspondiente al mes a exportar y el sistema marcará la columna con X (si su estado
es OK) y eligiendo el botón ASCII se generará los archivos correspondientes.
Como se muestra en la anterior pantalla, se eligió exportar el mes de enero. Al elegir ASCII el sistema procesará lo solicitado y al concluir mostrará lo siguiente:
Eligiendo aceptar, inmediatamente el sistema preguntará si los archivos ASCII generados se copiarán a disquete o está tarea se la realizará posteriormente en la opción (segunda pestaña) Copias de archivos ASCII.
Pestaña: Copias de archivos ASCII El SINCON almacena los archivos ASCII en el disco duro del computador, estos archivos pueden copiarse a disco flexible para ser remitidos a la Dirección General de Contaduría.
En esta pantalla el sistema muestra todos los archivos ASCII generados, con los siguientes datos: o
Archivo: Nombre del archivo comprimido (de los ASCII)
o
Tamaño: Del archivo comprimido
o
Fecha y Hora: Fecha y hora de generación del archivo comprimido
o
Institución: Nombre de la Institución
o
Descripción: Detalles del (los) archivos ASCII que contiene el archivo comprimido
o
Copiar a la Unidad de Destino: Drive donde se copiarán los archivos del disco duro a disquete (A o B).
Con enviar se realizará la exportación al drive que se eligió, con salir se abandonará la intención. Los archivos comprimidos en formato RAR contienen los siguientes archivos ASCII:
15010107.GAS = Ejecución de los Gastos del mes de enero 2007 de la institución 1501
15010107.REC = Ejecución de Recursos del mes de enero 2007 de la institución 1501 15010107.MOG = Modificaciones en los Gastos del mes de enero 2007 de la institución 1501 15010107.MOR = Modificaciones en los Recursos del mes de enero 2007 de la institución 1501 15010107.CAT = Apertura Programática al mes de enero 2007 de la institución1501 15010107.CYB = Saldos de Caja y Bancos del mes de enero 2007 de la institución1501 Cuya estructura es: Código Institucional Mes Año Extensión 0000 00 00 XXX
OTRAS OPCIONES 1.
UNIDADES EJECUTORAS
1.1
Crear Unidades Ejecutoras
En algunas instituciones puede tenerse más de una Unidad Ejecutora, que no necesariamente corresponde a centros de registro, esto está en función a la estructura de la institución. Por ejemplo pueden ser Unidades Ejecutoras en las Municipalidades: Los Hospitales que poseen su propia administración y llevan contabilidad separada. En las Prefecturas, los SEDUCA‘s, en las Universidades sus Facultades, etc. Estas Unidades son capaces de generar Estados Financieros Independientes para luego consolidarlos y obtener Estados Financieros Institucionales. En el sistema la siguiente opción permite crear Unidades Ejecutoras:
Eligiendo el Botón de Comando Insertar se crea una Unidad Ejecutora Nueva.
En el ejemplo se ha creado la Unidad UCH “Unidad de Contabilidad (Hospital)”, que corresponderá a la Contabilidad de un Hospital.
1.2
Consolidar Información de las Unidades Ejecutoras
Cuando exista más de una Unidad Ejecutora se recomienda tomar nota de los siguientes requisitos, que permitirán el buen funcionamiento y consolidación de la información a nivel institucional: •
•
•
•
Pueden existir varias Unidades que funcionen en un solo equipo de computación, en red o en varios computadores situados a considerable distancia. Cada unidad ejecutora debe tener su propio presupuesto equilibrado, es decir sus recursos igual a sus gastos. La apertura programática es Institucional, lo que equivale a decir que pueden haber varias Unidades Ejecutoras que tengan asignación presupuestaria en un solo Programa, Actividad y/o proyecto Debe realizarse el mantenimiento del Plan de Cuentas en la Unidad principal (ver acápite mantenimiento al Plan de Cuentas) si las unidades están en el mismo equipo de computación o están en red. Si están físicamente separadas, debe realizarse el mantenimiento de igual manera, pero en todos los equipos y la estructura del Plan de cuentas debe ser única para todas las Unidades Ejecutoras, esto permitirá la Consolidación de la Información sin problemas
Para aclarar estos puntos se dan los siguientes ejemplos: La municipal de El Alto tiene necesidad de crear dos Unidades Ejecutoras, una para el registro de la contabilidad central y otra para la contabilidad de un hospital que tiene su
propia administración. o
1er. Paso - Crear la nueva Unidad Ejecutora
La institución define a la Unidad Ejecutora central, por ejemplo, como Dirección Administrativa Financiera DAF (al instalar el sistema) y crea una nueva para el Hospital, la Unidad de Contabilidad UCH (ver crear Unidades Ejecutoras). o
2do. Paso – Mantenimiento Plan de Cuentas
Define en el mantenimiento al Plan de Cuentas, que cuentas tendrán auxiliares y cuales no (ver acápite mantenimiento al Plan de Cuentas), esta acción deberá realizar en las dos unidades ejecutoras (suponiendo que no están conectadas) y en las dos debe tener la misma estructura. o
3er. Paso – Consolidación de la Información
Cuando se trabaja en red o en un solo equipo la consolidación es automática, pero para consolidar la información cuando se trabaja en varios equipos, y además estos se encuentran físicamente a distancia, debe realizarse lo descrito en los siguientes incisos.
a) En la Unidad Ejecutora Desconcentrada Debe realizarse las siguientes elecciones para exportar la información y llevarla a disquete:
Elegida la opción exportar el SINCON le pedirá introducir un disquete en el drive A
(pudiéndose ser B o Flash) y bajará la información procesada a la fecha, como se muestra en la siguiente gráfica:
b) En la Unidad Ejecutora Principal Debe realizarse el siguiente procedimiento:
Elegida la opción Importar el sistema le indicará:
Debe introducirse el disquete (o flash) recibido de las unidades desconcentradas y elegir los archivos listados.
1.3
Cambiar de Unidad Ejecutora Activa
Para ver la información de las Unidades Ejecutoras desconcentradas que se importaron debe cambiarse de Unidad Activa realizando la siguiente acción:
El sistema posteriormente listará las Unidades Ejecutoras habilitadas y se debe elegir a la que se quiere cambiar. Una forma mas directa de cambiar de Unidad Ejecutora es utilizando la barra de botones
Es necesario puntualizar que todos los reportes que el sistema procesa, disponen de la opción de obtener información por Unidad Ejecutora o Consolidada.
2. USUARIOS DEL SISTEMA
Esta opción se utiliza cuando existe más de un operador del sistema, por ejemplo puede, de acuerdo a la estructura orgánica, tenerse un responsable de Contabilidad, otro de Presupuestos y otro de Tesorería, o también existir un Director Financiero, un Contador y un Auxiliar. Cada uno de estos puestos tiene diferente intervención (o responsabilidades) en el sistema, por ejemplo el Director Financiero analiza las salidas de información, realiza el mantenimiento y administra el sistema; el Contador valida las transacciones, emite reportes del sistema, el Auxiliar transcribe las comprobantes, etc. Todo dependerá de la organización de la institución, inclusive se puede habilitar usuarios, como el ejecutivo, los Directores u Oficiales Mayores, miembros del Concejo y otras autoridades. A cada usuario se le puede asignar opciones y restricciones, además de una clave o password de ingreso, de la siguiente manera:
2.1
Crear usuarios
Debe elegirse la siguiente secuencia en el menú:
Elegida la opción usuarios del sistema, se presentará lo siguiente:
Con la opción insertar el sistema pide se introduzca los datos del Usuario y la Descripción que corresponda al mismo. Para asignarle opciones, primero en el mismo cuadro de diálogo de altas de usuarios, elegir la opción Duplicar, el sistema presentará lo siguiente:
Este proceso le da igualdad de opciones al usuario nuevo, que tiene el usuario SINCON (usuario por defecto, administrador del sistema y sin restricción alguna), el sistema indicará, que el usuario creado tiene las mismas opciones que el usuario SINCON.
2.2
Asignar opciones
Para restringirle o habilitarle al usuario nuevo opciones se debe seguir la siguiente secuencia en el menú:
Elegida la opción Asignar Usuarios y opciones, se presentará el siguiente cuadro:
Para borrar una opción debe situarse sobre la misma (descripción en los recuadros centrales) y se elige Borrar . Por ejemplo para borrar la opción validar comprobantes (como se muestra en la gráfica), se debe elegir la opción CP14. El sistema le preguntará si va a validar su acción de la siguiente manera:
Eligiendo sí, el sistema quitará la opción de validación al usuario elegido y cuando reingrese al SINCON, ese usuario no podrá ingresar a la opción validar comprobantes, mostrando atenuada la opción, como se muestra en la siguiente gráfica:
Para reasignar o dar de alta opciones a los usuarios se debe elegir el botón de comando Insertar y escribir el código de la opción a habilitar.
2.3
Asignar Password o Clave de acceso
Para asignar claves de acceso o Password se debe ingresar a la opción: Mantenimiento / Parámetros / usuarios del sistema, situarse sobre el usuario y elegir la opción Contraseña. El sistema le solicitará la clave de acceso y su verificación. La contraseña solo debe ser conocida por el usuario y por el Administrador del Sistema (Director u otro mando medio) que es el usuario SINCON, el que necesariamente debe tener password.
Después de realizar esta operación la próxima vez que ese usuario ingrese al sistema le solicitará que ingrese su clave.
Es recomendable que el usuario SINCON tenga clave de acceso, por que es el administrador del sistema y no se le restrinja ninguna de las opciones y todos los usuarios también tengan clave de acceso para que se identifique que tareas han realizado, como por ejemplo en el registro de comprobantes.
3. COPIAS DE RESPALDO Esta opción es muy importante ya que permitirá tener en buen recaudo la información introducida en el sistema, esta acción permitirá a los usuarios respaldar su información ante posibles imprevistos, como las caídas de luz, el borrado involuntario, el ataque de virus, etc.
3.1
Generar backups o Copias de Respaldo
Debe seguirse la siguiente secuencia de comandos: Mantenimiento \ Utilitarios \ Respaldo de la Base de Datos, como se muestra en la siguiente pantalla:
El sistema, si es la primera vez que saca un backup, de manera automática sacará la copia de respaldo con el nombre 15010000000.RAR La siguiente pantalla le muestra todo lo referente a las copias de respaldo:
Esta opción del SINCON permite resguardar la información para protegerla, para evitar
perdidas que pueden significar tiempo y costo a la Institución. Eligiendo los botones de comando se realiza los siguientes procesos: Con Crear se genera una copia de respaldo de la información activa del SINCON en el disco duro, luego con Enviar a Diskette podemos copiar a un disco flexible. Si se desea recuperar un respaldo de la información que está en disquete, primero con Recuperar de Diskette copiamos el respaldo al disco duro y con Restaurar recuperamos esta información para ponerla como activa.
3.2
Nombre de los Backups
El sistema por defecto asigna el nombre de la copia de respaldo con la siguiente estructura. Por ejemplo:
Código Institucional 1205
Fecha Año Mes Día 07 01 11
Correlati vo A
Donde: Código Institucional: Cuatro dígitos que corresponden al código asignado a la institución en el Clasificador Institucional. Fecha: Dos dígitos corresponde a la gestión de trabajo, ejemplo 2006 (06), los siguientes dos al mes, ejemplo enero (01) y los restantes dos al día ejemplo 11 (11). Correlativo: Código alfabético que se inicia con la letra A = Primer backup del día, continuando con B = segundo backup, y así sucesivamente 3.3
Descripción de los Backups
Debe introducirse como descripción de las copias de respaldo, lo que se crea que fue más relevante que se haya introducido en el sistema a esa fecha, como por ejemplo: Carga del presupuesto en borrador, Información procesada antes de realizar ajustes, antes del cierre, antes de reversión, etc. Con la opción Crear Backup, el sistema mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Es recomendable sacar copias de respaldo por lo menos una copia al día y si el trabajo desarrollado fue muy significativo, sacar varias copias diarias. Debe borrarse las copias más antiguas, solo ocupan espacio en el disco. Además del disco duro, por seguridad debe tenerse respaldos en discos removibles, en flash o mejor en CDs.
ANEXO No. 1 CONTROLES EN EL PROCESO DE IMPORTACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL SFPM o SFP Elegida la opción importar el sistema realizará los siguientes controles:
CONTROL DE EQUILIBRIO PRESUPUESTARIO a. Cuando está equilibrado el presupuesto Verificará el equilibrio a nivel total y a nivel grupo de fuente de financiamiento y organismo financiador del presupuesto a cargar. Si está equilibrado el mensaje será el siguiente.
Por lo tanto pulsando aceptar, en el rectángulo de RESUMEN nos mostrará los totales por fuente y organismo, de la siguiente manera:
Eligiendo el botón de comando Guardar, el importador cargará el presupuesto en el sistema e indicará.
.
b. Cuando no está equilibrado el presupuesto Si no cuadra el presupuesto que se está importando se tendrá el siguiente mensaje:
En el rectángulo de RESUMEN se mostrará los totales por fuente y organismo y las diferencias del desequilibrio, de la siguiente manera:
El botón de guardar no se habilitará, imposibilitando la importación, el técnico debe revisar su presupuesto en el SFPM ó SFP y volver a realizar este proceso cuando este equilibrado el presupuesto. Para facilitar la ubicación del desequilibrio el SINCON generará archivos en formato Excel, en el siguiente directorio (si no se modificó el directorio de instalación por defecto: C:\swp2007\Rep
Con los siguientes archivos en la carpeta Rep.
Si revisa el contenido de los archivos y utilizando las herramientas que le da el software Excel, se podrá encontrar las diferencias para modificarlas en el SFPM o SFP. El archivo de sfpm2006gasto1205 tiene la siguiente composición.
c. Cuando el backup corresponda a la Entidad Al importar el sistema verifica que la información a traer corresponde a la institución activa en el SINCOM, si no coincide se mostrará el siguiente mensaje:
d. Cuando exista presupuesto ya cargado Comprobante 25 en borrador El SINCON puede realizar el proceso de importación varias veces, pero verifica que no exista un comprobante 25 en borrador, menos validado. Mientras el presupuesto que se importó esté en un comprobante 25 en borrador, es decir no se haya validado, este puede ser borrado. Si se realizará una importación por segunda vez el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Si se desea importar nuevamente se debe eliminar el comprobante en borrador y proceder a la importación del nuevo presupuesto.
Comprobante 25 validado Si se ha validado el comprobante 25 con el presupuesto importado ó se ha elaborado manualmente un comprobante 25 y se validó, no se podrá importar el presupuesto del SFPM o SFP. El sistema indicará lo siguiente.
ANEXO No. 2
CONTROLES EN LA CARGA DEL PRESUPUESTO MANUAL a. Desequilibrio en fuentes y organismos El control que realiza el SINCON al cargar el presupuesto es, que exista equilibrio primero a nivel techo presupuestario, es decir que los recursos sean iguales a los gastos, el segundo control, que exista equilibrio presupuestario a nivel grupo de fuentes y organismos financiadores, es decir que los recursos y los gastos sean iguales por grupos de fuentes y organismo financiador, si esto no se cumple, el SINCON desplegará el siguiente control.
ANEXO No. 3 BARRA DE HERRAMIENTAS El SINCON permite al usuario acceder inmediatamente, con un solo clic del ratón, a algunas de las opciones más importantes que se disponen en el software. A continuación se detalla esta posibilidad:
Botón que permite el acceso directo a la opción Control de Comprobantes. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión de Comprobantes. Botón que permite el acceso directo a la opción Análisis de Cuentas Auxiliares Simples Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión del Balance General. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión del Estado de Recursos y Gastos Corrientes. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión de la CAIF. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión de la Ejecución de Gastos. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión de la Ejecución Detallada de Gastos. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión de la Ejecución de Recursos. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión de la Ejecución Detallada de Recursos. Botón que permite el acceso directo a la opción Impresión del Flujo de Caja. Botón que permite el acceso directo a la opción Copias de Respaldo. Botón que permite el acceso directo a la opción Calculadora. Botón que permite el acceso directo a la opción Cambiar Unidad Ejecutora. Botón que muestra el usuario activo. Botón que muestra el directorio donde esta instalado el sistema. Botón que muestra la gestión activa Botón que permite el acceso directo a la opción Ayuda.