SIG-LOGISTICA

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA FUNCIÓN LOGISTICA LOGISTICA

U N I V E RDE S I DCIENCIAS A D N A C IJURIDICAS O N A L J O RYGEMPRESARI E BASADR FACULTAD LOGISTICA GROHMANN SISTEMAS DE

INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA FUNCIÓN LOGISTICA PARADIGMAS: ¿MEDIR?, ¿PARA QUÉ?, SI TODO MARCHA BIEN!

YANET TI TICONA CONA CHURA

2008-31845

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INTRODUCCION A medida que las computadoras fueron convirtiéndose en herramientas comunes de los negocios a fines de la década de 1950 y principios de la de 1960, las compañías pudieron recopilar, almacenar y manipular grandes cantidades de datos para facilitar la labor de los encargados de tomar las decisiones. De esta capacitad nació el sistema de Información, procedimiento permanente y organizado cuya finalidad es generar, analizar, difundir, almacenar y recuperar la información que se utilizara en la toma de decisiones. Por otra parte, el proceso de perfeccionamiento empresarial, la continúa preparación de los cuadros en técnicas de dirección y el entorno cada vez más dinámico determina que la eficiencia de las decisiones administrativas depende de la precisión de los sistemas de información diseñados en la empresa. Ya que para la toma de decisiones no solo importa la información interna, sino que la que viene del entorno comienza a tener vital importancia. En la mayoría de las empresas la barrera no radica en desconocer la importancia de la implementación de los sistemas de información, sino en desconocer como hacerlo, e incluso cuando se hace, no aprovechar las ventajas que evidentemente daría organizar los procesos.

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1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL? ¿Qué es exactamente un sistema de información gerencial? En el contexto del presente manual, un sistema de información gerencial es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieren. Un SIG no es simplemente un programa informático e involucra mucho más que sólo calcular números. La información gerencial implica esencialmente la comunicación entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempeña su institución. El plan de cuentas, todos los formularios utilizados por una institución — desde los recibos hasta las solicitudes de préstamos, incluyendo los requerimientos de vacaciones por parte del personal — las reuniones, los reportes, las políticas y procedimientos, la asignación de personal, el perfil de un puesto, el proceso de planificación y también los programas informáticos — todos estos y otros más influyen sobre el flujo de información en una institución y por lo tanto, juntos conforman el sistema de información gerencial. Hay que notar la diferencia que existe entre datos e información dentro de la definición de un SIG. Los datos son hechos no procesados que no revelan nada en forma aislada. Por ejemplo, una simple transacción de pago no indica si éste se efectúo a tiempo y tampoco da a conocer en qué situación se encuentra el préstamo. La información está conformada por datos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o a comprender algo mejor (figura 1.1). Por ejemplo, la comparación entre los pagos actuales con las cuotas programadas revela la situación de un préstamo y su antigüedad — información que puede ser usada para tomar una decisión con respecto al seguimiento del préstamo o a la constitución de provisiones. Una institución puede estar saturada de datos y sin embargo puede poseer poca información.

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a) Objetivos generales de un sistema de información •

•

•

Suministrar a los distintos niveles de la dirección la información necesaria para la planificación, el control y la toma de decisiones. Colaborar en la consecución de los objetivos de la empresa, apoyando la realización y coordinación de las tareas operativas. Extraer ventajas competitivas de su entorno.

a) Principales características de los sistemas de información • •

•

•

•

Fiable. Que proporcione información de calidad, sin errores. Selectivo. Que suministre sólo la información necesaria para el objetivo que se le haya asignado, obviando la información no necesaria. Relevante. Que la información suministrada sea de una importancia tal que interese al destinatario. Oportuno. Que el sistema proporcione la información en el momento en que se necesita. Casi siempre es más útil una información a tiempo, aunque posea ciertas deficiencias (sea incompleta), que una información a destiempo por mucha calidad que tenga. Flexible. El diseño del sistema debe permitir su fácil modificación para adaptarlo a las necesidades cambiantes de la organización y a las variaciones del entorno.

a) Categoría de los sistemas de información

En la medida en que más funciones de las organizaciones se han automatizado, los sistemas de información se han tornado aceleradamente más especializados, dando origen a distintos sistemas de información. Estos sistemas individuales podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del sistema general de información propio de una organización. Los sistemas componen una pirámide, sirviendo de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los niveles jerárquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información especializados.

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1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias). Estos sistemas permiten a la organización mejorar y mantener un seguimiento o registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razón que también se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la organización. La base de datos así conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de información. Un sistema común de procesamiento de transacciones en todas las empresas es el relacionado con el área de contabilidad. Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento de órdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y nómina. 2. Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes estructurados). Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de información resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido. Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización.

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Los reportes periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepción, que indican acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a solicitud, que son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con periodicidad, sino en una situación ocasional, como la evaluación para la contratación de un seguro médico para los empleados. 3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión. Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema. Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo. Ventajas de los Sistemas de Información • • • • • •

•

Control más efectivo de las actividades de la organización. Integración de las diferentes áreas que conforman la organización. Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia. Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas. Proporciona ventajas competitivas y valor agregado. Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real. Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema

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•

en puntos distantes. Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Desventajas de los Sistemas de Información • •

El tiempo que pueda tomar su implementación La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.

1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LOGÍSTICA El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la información. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas. Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed.

Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro. Los sistemas ERP fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permitía a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeación y el control de la producción mediante la integración de información procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercialización entre otros. El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras soluciones de tipo específico que mejoraban parte de la gestión operativa de una empresa, los software buscaron la integración de todas las

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facetas del negocio como ingeniería, planificación, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de producción, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una “isla de información”. A ello ha contribuido el hecho de que una compañía normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes áreas de negocios, los cuales no están asociados a una estrategia global. Esto lleva a que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga información cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la información está distribuida. Y las fuentes de error en el cálculo de los indicadores de gestión de la empresa son muy altas. En este sentido, el rol de los ERP es integrar la información de una empresa en uno solo sistema. Los sistemas ERP permiten, al tener información veraz y accesible en la organización, mejorar la atención al cliente, bajar los costos, aumentar los volúmenes de ventas, reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el desempeño a través de indicadores, mejorar la comunicación entre áreas de producción y reducir la duplicidad de la información, entre otros.

Modelos de los sistemas ERP Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas:

Herramienta: es una aplicación a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. Aplicación Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programación adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades.

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Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original. Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas. Características de los sistemas ERP Cualquier sistema debe poseer una mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP: ✔

✔

✔

✔

✔

✔

Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos. Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas Más allá de la compañía: no debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización. Los mejores procesos de negocios: debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema.

Características Técnicas Las aplicaciones ERP están construidas con lenguajes de programación como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programación visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a la arquitectura utilizada la más recomendada es la de ClienteServidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software de garantía, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM. Costo y tiempo de implementación de los ERP

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El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El promedio de costo para una implantación de ERP es de $ 15.000.000. El tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el término del período de implementación. Pasan alrededor de 2.5 años desde la iniciación del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversión (“ROI”).

Aplicaciones “Best of Breed” El término “Best of breed” es frecuentemente utilizado durante el proceso de selección de un software. La mayoría de personas que emplean este término están de acuerdo en que esto significa utilizar la mejor solución de software para un trabajo en particular. Este trabajo puede ser manejar un centro de distribución, administrar un programa de beneficios para los empleados o un plan de mantenimiento en la empresa. Es cualquier solución que mejor se ajuste a los requerimientos funcionales de la organización. En un mundo globalizado como el actual la solución tiene que ser parte de un gran rompecabezas, por lo tanto este debe ajustar con otras piezas relacionadas, la integración juega un rol en la determinación de un “best of breed”. Asimismo una empresa “best of breed” hace referencia a aquella que se enfoca en un eslabón de la cadena de valor, “best of breed” significa escoger el mejor producto disponible para cada función del negocio. Las compañías que están buscando agilidad y efectividad en su negocio, competir más efectivamente en nuevos mercados, ven la solución “best of breed” como el mejor camino; por la velocidad de la implementación y la evidencia tangible; es decir se muestran resultados rápidamente.

Podríamos hacer la pregunta ¿best of breed significa utilizar los mejores paquetes funcionales junto con la integración tanto como sea posible? Para contestar esta pregunta en necesario tomar en consideración un factor muy importante; el costo. Los aplicaciones funcionales producen beneficios tangibles, pero también se incurren en costos de adquisición, implementación y administrativos. Por lo tanto una solución “best of breed” es aquella que produce un mejor retorno. Otro factor a considerar es el riesgo. La implementación de un software “ best of breed” puede ser terriblemente compleja, sobregiros en el presupuesto, tiempos de finalización excedidos y otros que pueden ser atribuidos al pobre manejo y conocimiento del paquete.

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No es fácil decidir cual “best of breed” escoger ya que lo que trabaja para una compañía puede que no funcione para otra. “Best of breed” significa muchas cosas. Significa tomar la mejor solución para la situación, significa tener el mejor retorno sobre la inversión y significa vivir con un nivel de riesgo. Algunas de las aplicaciones más comunes desarrolladas como “best of breed” se presentan a continuación:

•Warehouse Management System Administración de Almacenes Funciones

(WMS)

ó

Sistema

Funciones

•

Definición del LAY OUT

•

Relación Artículo - Ubicación

•

Actualización de Posiciones

•

Días de búsqueda F.I.F.O

•

Reporte del LAY OUT

•

•

Relación Tipo de Artículo Ubicación Relación Familia de Artículo Ubicación

•Stock Management System (SMS) ó Sistema de Stock Funciones •

•

•

•

•

•

•

•

•

Funciones

Carga de Movimientos en Preparación Procesar Recepción

Informes

de

Procesar Ordenes de Carga Confirmación de Informes de Recepción Confirmación de Ordenes de Carga Confirmación de Guías en Bultos Reimpresión de planillas Anulación de comprobantes pendientes Carga de movimientos de Stock

•

Ficha de Stock

•

Saldo de Stock por depósito

•

Saldo de Stock a una fecha

•

Histórico de posiciones

•

Control de Carga

•

Seguimiento de Lotes

•

•

•

Estadística de ocupación de depósito Totales de movimientos por artículo Comprobantes de preparación

pendientes

de

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•

•

•

Transferencias posiciones

entre

Transferencias a Picking Confirmación transferencias a Picking

de

Conteo Cíclico

•

Comprobantes en proceso de preparación

•

Reportes de Stock

•

Control de Accesos

•

Ficha de Stock

•Milk Run Managemen System (MMS) ó Sistema de recoleción consolidada Funciones •

Funciones

Generación Recolecciones Fijas

de

•

Estado de Flota

•

Armado de Orden de Retiro

•

•

Armado de Viaje

•

•

Asignación de Flota

•

Manejo de Fleteros

•

Cierre de Viaje

•

Control de Documentación

•

Anulación de Viaje

•

Módulo de Performance

•

Listados de Transporte

Servicio

Gestión y Emisión de Carta de Porte Emisión y Seguimiento de Remitos

de

•Trucking Management System (TMS) ó Sistema de Transporte Funciones

Funciones

•

Generación de Servicio

•

•

Armado de Viajes

•

•


•

•

Carga de Remitos Cliente

•

Manejo de Fleteros

•

Cierre de Viaje

•


•

Anulación de Viaje

•


•

Anulación de Remitos

•

Control de Accesos

•

Listados

•

Estado de Flota

de

Servicios

de

Estado de Flota Gestión y Emisión de Carta de Porte Emisión y Seguimiento de Remitos

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Transporte

•Distribution Management System (DMS) ó Sistema de Distribución Funciones

Funciones

•

Carga de Pedidos

•

•

Carga de Remitos Clientes

•

•

Carga de Despacho

Ordenes

de

•

Comprobantes de distribución

pendientes

Listado de Viajes pendientes de Cierre Estado de Flota

•

Armado de Viajes

•

Operaciones Redespacho

con

•


•

•

Emisión de Hoja de Ruta

•

Manejo de Fleteros

•

Emisión de Carta de Porte

•


•

Emisión de Guías

•


•

Anulación de Viajes

•

Control de Accesos

•

Cierre del Viaje

•

•

Carga de Pedidos

•

•

Carga de Remitos Clientes

Emisión y Seguimiento de Remitos

Comprobantes de distribución

pendientes

Listado de Viajes pendientes de Cierre

•Container Management System (CMS) ó Sistema de Administración de Contenedores Funciones •

•

Retiro de Contenedores Transporte de Contenedores

Funciones •


•

Manejo de Fleteros

•

Devolución de Contenedores

•


•


•


•

Control de Accesos

•

Emisión de Carta de Porte de Retiro

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA FUNCIÓN LOGISTICA LOGISTICA •

•

Emisión de Carta de Porte de Transporte Emisión de Carta de Porte de Devoluciones

•

•

•

Armado de Orden de Retiro

•

•

Cierre de Viaje

•

•

Anulación de Viaje

•

•

Anulación de Cierre de Viaje

•

•

•

•

•

Gestión y Emisión de Carta de Porte Retiro de Contenedores Transporte de Contenedores Devolución de Contenedores

•

•

Movimientos de Locator de Contenedores Reserva Automática Ubicaciones

de

Confirmación de Arribos Programación Ubicaciones de Arribos

de

Programación de Descargas Confirmación Movimientos Transferencias posiciones

de entre


•

Manejo de Fleteros

•


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•Financial Management System (FMS) ó Sistema de Administración Financiera Funciones

Funciones

•

Facturación de Servicios

•

MENU PRINCIPAL

•

Cuentas a Pagar

•

Archivos Maestros

•

Cuentas a Cobrar

•

Facturación

•

Caja y Bancos

•

•

Contabilidad General

•

•

Facturación de Servicios

•

Cuentas Deudores

Corrientes

Gestión de Proveedores Administración de Caja y Bancos

•

Control de Ventas

•

Contabilidad General

•

Depuraciones

•

Cierres Diarios

Ejemplos de software “Best of Breed” Algunos ejemplos de las soluciones “best of breed” son las siguientes: Servisat (control de flotas satelitales) La empresa Satrack ha desarrollado el software SERVISAT el cual permite tener control sobre las flotas de vehículos de la empresa. El funcionamiento del sistema es como sigue: Se le instala un dispositivo a cada uno los vehículos. Desde Internet se puede ubicar el vehículo en tiempo real. Se programa el dispositivo para que se envíe la posición periódicamente o cuando ocurra algún evento de importancia Si el evento es de suma importancia, tal como abandono del área de trabajo, botón de emergencia, etc. (Prioridad Alta) se contacta inmediatamente al propietario o encargado para tomar las medidas necesarias Si el evento es únicamente informativo, tal como un reporte periódico de posición, este será almacenado en la base de datos para ser consultado posteriormente por el usuario a través de la Internet. Los servicios que presta la empresa por medio de este sistema son los siguientes: • • •

•

•

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Localización: Ubicación instantánea (en tiempo real) en términos de calle y carrera, y en puntos específicos de vías interdepartamentales. Información de velocidad y estado del motor (encendido o apagado). Control de apagado: Desde la central se puede apagar o permitir que se encienda el motor del vehículo. Bloqueo de puerta trasera : Adicionalmente, desde la central se puede bloquear y desbloquear la puerta trasera del vehículo. Los principales beneficios que se obtienen al implantar un sistema como este son: Máximo control en la operatividad de su flota Aumenta la efectividad operativa con sus clientes Garantiza el aumento en la seguridad de sus vehículos y mercancías Ayuda en la reducción de los costos de operación Permite minimizar los riesgos • • • • •

Software manejo de bodegas La empresa Logisoft (logistics software corporation) tiene como producto principal el paquete “WAREHOUSE EXPLORER”. Este producto está diseñado para trabajar en un ambiente de poco uso de papelería, utilizando la última tecnología en identificación de código de barras incluyendo radio frecuencia. Explorer warehouse puede operar en muchos ambientes de negocio acomodando las necesidades de los distribuidores y empresas de manufactura. Se puede implementar Warehouse Explorer como un sistema básico y luego agregar los módulos adicionales de acuerdo al cambio en los requerimientos. La conexión en tiempo real utilizando la tecnología de

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código de barras permite lograr ahorros en tiempo y dinero tomando la información que se necesita saber en el momento justo. La flexibilidad del diseño permite realizar interfaces con bases de datos ya existentes y otras utilidades como soluciones de código de barras y reportadores.

Comparación entre ERP y Best of Breed Ahora bien, una vez definido los diferentes tipos de paquetes de software diseñados para la administración de una empresa, ya sea parcial o total, es importante conocer las características de cada uno con respecto a algunos factores de importancia. Si lo que se busca es una solución óptima en cada área en la empresa, la mejor de opción es un “best of breed” pues normalmente proporciona una mayor funcionalidad , satisfaciendo a más usuarios. Pero en cuestión de ahorro, conveniencia, y eficacia a la hora de compartir datos, pueden hacer a un sistema integrado muy atractivo. Los sistemas integrados proporcionan múltiples aplicaciones y una base de común datos y una interfase consistente para el usuario donde todos los módulos tengan una mirada y percepción familiar. Los sistemas “Best of Breed”, diseñados para aventajar en una o algunas aplicaciones específicamente, también puede proponer desafíos, como aumentar la capacitación y el soporte, interfaces complejas con otros sistemas, doble entrada de los datos, y el almacenamiento redundante de los datos. Así qué no existe todavía una respuesta final de cual sistema debe ser mejor, pero si se muestran a continuación algunos factores determinantes que considerar a la hora de decidir cual implementar.

Costo Los ERP pueden tener costos de la autorización menores y no requieren interfaces costosas, por lo que normalmente son menos costosos. Sin embargo, “Best of Breed”, los rasgos especializados pueden crear una ventaja competitiva que también puede servir para bajar costos o aumentar la productividad. Influencia Si una empresa es “cliente instalado” de una compañía que vende ERP, su poder de decisión en la relación puede disminuirse significativamente, y cuando se desee agregar nuevos módulos, se tendrá menos impacto en la negociación de términos y precio. Y por otra parte, si decide no agregar los módulos, la perspectiva de reemplazar el sistema entero es inoperante si lo comparamos con la sustitución de uno o dos aplicaciones independientes como lo son los “Best of Breed”. Recursos humanos

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En un ambiente donde se trabaja con Best of Breed”, el personal debe entrenarse para usar y dar soporte a los sistemas múltiples con plataformas de hardware potencialmente diferentes, sistemas operativos, bases de datos, y lenguajes de programación. La escasez de personal capacitado quienes puedan integrar y mantener sistemas dispares son una gran ventaja en el acercamiento integrado.

Soporte La paradoja en la cual el vendedor del hardware culpa al vendedor del software y viceversa se agranda al adquirir un desarrollo Best of the Breed”. Si un sistema se cae, más personas hay que señalar cuando hay múltiples vendedores envueltos. Por el contrario, cuando un problema en un ERP, es más fácil de tratar con un solo vendedor o compañía, que muchas compañías diferentes. Datos Compartidos Muchos de los llamados sistemas integrados son el resultado de adquirir varias compañías especializadas en sistemas Best of Breed”. Si el vendedor ofrece plataformas del hardware diferentes, bases de datos, o sistemas operativos para cada módulo, hay una buena oportunidad de los sistemas de juntarse a través de las adquisiciones, pero pueden que no sean fáciles de unir. Con un sistema integrado ERP real desarrollado por una sola compañía, es más fácil y rápido acceder los datos compartidos de una misma base de datos.

Funcionalidad Mientras el atractivo más fuerte de los sistemas “Best of Breed” es su rica funcionalidad, los sistemas integrados ERP están comenzando alcanzar esto con unos sistemas primos llamados "sistemas de boutique" . Todavía en aquellas áreas dentro de una organización que sean muy dinámicas y competitivas y que necesiten perfeccionamientos regulares, que mejor que proporcionar un “Best of Breed”. Esto pues en los sistemas más especializados ERP toma más mucho tiempo para las compañías rediseñar una colección entera de aplicaciones. 1. INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es el intercambio, de dispositivo electrónico (comunmente Computador) a dispositivo electrónico, de documentos comerciales en formato estructurado y estándarizado que tiene por objetivo la automatización de los procesos. EDI puede ser usado para transferir órdenes de compra, órdenes de pago, avisos de embarque, etc. directamente desde su sistema SAP/R3 hacia el sistema de su proveedor desarrollado en Power Builder sin mayor problema de interoperatividad.

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Con PSeN - EasyLink EDI Ud. obtiene la mejor solución en Intercambio Electrónico de Documentos existente en el mercado global. Una solución total - en red, sistemas y soporte - que le ayuda a concentrarse en obtener los beneficios de EDI. Con PSeN - EasyLink EDI Ud. podrá intercambiar documentos comerciales no sólo con sus proveedores/clientes locales, sino también con cualquier otro del extranjero, sin importar con que VAN trabaje esta. Los estándares utilizados en nuestra red son internacionales como ANSI X.12, UN-EDIFACT, entre otros. Ud. tiene contrapartes en el extranjero, Estados Unidos por ejemplo, convierta fácilmente documentos EDI.ANSI X12 a EDI.EDIFACT o a ARCHIVOS PLANOS y viceversa; como ve Ud. puede automatizar todas sus operaciones sin preocuparse por los estándares utilizados, deje que una empresa especializada asuma la responsabilidad. Acaso necesita generar ARCHIVOS PLANOS especiales, es decir aceptados por su aplicación, no es problema, rápidamente nosotros le construimos el mapa correspondiente.

Ventajas : ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

✔

Reducción de Costos. Reducción de Errores. Rapidez, Confiabilidad y Seguridad. Automatización de procesos. Mejoramiento en tiempos de entrega y calidad de servicios. Manejo eficiente de inventarios y optimización de producción. Fortalecimiento de la relación entre clientes y proveedores.

la

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1. INTERNET EN LA FUNCIÓN LOGÍSTICA Internet ha modificado las relaciones entre fabricantes y comerciantes. La red no es sólo un nuevo instrumento de marketing, también puede ser una malla donde se entrecrucen cadenas de colaboración con organizaciones, gracias a los hubs. La transparencia, inmediatez y eficiencia de las redes telemáticas que tratan la información están alterando el comercio. En el fondo, las start-ups actúan en el mercado como siempre: desintermedian y reintermedian con nuevos formatos comerciales buscando un mejor servicio para compradores y vendedores. Aplican las teóricas ventajas de las nuevas tecnologías: accesibilidad, movilidad, rapidez, reducción de costes, personalización, etc. Si esto es así, ¿por qué muchas de estas empresas no llegan a los resultados que esperan sus inversores? ¿Puede ser que no compremos por desconfianza en el medio de pago o porque el PC es complejo como dispositivo de acceso? Ambas cosas están cambiando rápidamente. ¿Y si lo que ocurre es que los que ya hemos comprado no repetimos porque la satisfacción obtenida en la compra, o en la entrega asociada, es insuficiente? Ahora, las incomodidades o ineficiencias están asumidas, y la confianza establecida. El cambio de hábitos en la compra es lento, y el coste e incertidumbres logísticos influyen, y bastante. Aún así hay que mejorar las capacidades de los sistemas de gestión logística y la integración interempresarial. Los módulos correspondientes de los sistemas ERP no están preparados para ello. Son buenos sistemas integrando las funciones y recursos de una empresa sobre el núcleo contable, pero no se concibieron para las capacidades requeridas por los profesionales logísticos, ni se diseñaron para la colaboración entre empresas. No debemos confundir el tener acceso a un sistema por Internet con que éste se base en el modelo que la ha hecho universal. Internet no uniformiza los ordenadores de sus nodos sino que integra los existentes y promueve la aparición de servidores especializados (como los buscadores). En nuestro entorno la ‘economía digital’ es más una ‘economía de red’. Para brindar las eficiencias en coste y la calidad de servicio demandadas debemos emplear Internet, pero sobre todo ver que creció integrando los ordenadores y líneas existentes mediante protocolos para compartir e interoperar (http, ftp, smtp, etc.). Hay que aplicar el espíritu de la Red, que integra diversidad y especialización, bases de la innovación y del ahorro. En logística, tenemos que ampliar nuestra tradicional visión de cadena de materiales. Para prestar un servicio a "coste razonable", hay que partir de una malla o red donde se entrecruzan cadenas de colaboración de

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organizaciones grandes y pequeñas, integradoras y especializadas, con recursos compartidos siempre que sea posible. Al igual que hace Internet, la logística debe adaptar sus infraestructuras y capacidades a los flujos de mercancías de la nueva demanda, con su menudeo, capilaridad y velocidad. Pero esto implica cambiar la concepción del servicio al cliente, que ya no es sólo entregar, sino que abarca la manera de hacerlo y la información asociada, lo que comporta actualizar los métodos de gestión. Además de renovar instalaciones y de adoptar nuevas tecnologías en picking y packing, hay que generar sinergias en los flujos y almacenamiento de materiales mediante la integración de su información. Para ello, la aplicación del gestor logístico debe ver órdenes y existencias desde un punto cualquiera a otro de la red, según el rol que juegue en las cadenas en que intervenga (visión de cono, o de doble cono en diábolo). El sistema ha de ayudar en la toma de decisiones, automatizando las sencillas, controlando la ejecución y planificando la utilización de las capacidades disponibles en el siguiente ciclo. Esto no se puede conseguir sólo incorporando nuevos métodos al EDI tradicional (XML, WAP, mensajes, sincronizaciones, etc.), ni ofreciendo nuevos servicios de intermediación con portales que faciliten los intercambios de información entre sistemas. El middleware y los servicios relacionados son necesarios, pero no suficientes. El nuevo modelo de logística en red se resuelve con hubs de información, posibles en Internet, que, conectados con los sistemas existentes de proveedores, fabricantes, agentes logísticos y comerciantes, sean nodos que satisfagan mejor la demanda generada, ya sea tradicional o de mercados electrónicos, al tener visibilidad "end to end". Estos sistemas contarán con reglas de negocio que asignen las existencias disponibles o potenciales en la red (por fabricación, tránsito, ensamblado o alternativas) a las órdenes de servicio con fecha inmediata o futura. Deben hacer un seguimiento en tiempo real de su ejecución para satisfacer las expectativas de los compradores, gestionando las inevitables incidencias y aportando informaciones que reduzcan la incertidumbre. Han de gestionar las operaciones que involucran a más de un nodo de la red: reaprovisionamientos, traspasos, devoluciones, trazabilidad de productos, etc. Tienen que interpretar con los sistemas de planeamiento logístico existentes, permitiendo que trabajen con datos reales, y no sólo con hipótesis. Han de permitir la incorporación ágil de nuevas capacidades operativas a la malla logística (suministro, transporte, almacenamiento, manipulación, distribución y sistemas de información) permitiendo la gestión de picos, y la utilización de medios alternativos como medida contra las ineficiencias. En resumen, los actuales sistemas de información logística han de completarse con estas nuevas plataformas virtuales para que todos se

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conviertan en nodos de una red, como hace el hub de las redes de área local. Siguiendo con la analogía, en ellas se puede hacer el cross-docking, almacenamiento y picking de los datos requeridos por la planificación, la ejecución interempresarial y el análisis de satisfacción de la demanda servida. Con la ayuda de estos nodos se pueden encontrar sinergias en la red y suministrar valor añadido al permitir compartir capacidades operativas y de gestión mediante el procesamiento de los flujos de datos asociados a los de materiales. Las empresas logísticas, partícipes clave en la red, pueden y deben ponerse al día rápidamente con el empleo de estos hubs que permiten integrar sus aplicaciones de almacén entre sí, y con los sistemas de clientes y consignatarios en los procesos de ECR Las que consideren que, además, pueden diferenciarse gestionando un sistema avanzado de este tipo para fidelizar a sus subcontratistas y clientes, pronto se darán cuenta de que no pueden ser jugadores y árbitros a la vez y se concentrarán en la prestación de servicios eficientes, personalizados e innovadores.

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CONCLUSIONES •

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Todas las empresas de logística necesitan de sistemas de información para el almacenamiento de los datos de mensajería realizados. De esta forma se mantienen almacenados todos los datos referentes a los envíos realizados, y así, obtener de forma rápida y fácil estadísticas que faciliten los trabajos y la gestión, preparando la empresa para nuevos trabajos. Ampliando estos sistemas con información geográfica, se potencia enormemente los resultados de los análisis, incorporando una gran versatilidad y funcionalidad para realizar una gestión mucho más eficiente de la información que poseen. Si bien la utilización de esta tecnología facilitan enormemente los trabajos, existe la problemática de la utilización de personal experto para la gestión de la información geográfica, tal y como se realiza con los administradores de los sistemas de información, es decir, el administrador de base de datos. Este personal cualificado debe tener no solo conocimiento de sistemas de información, sino que debe tener de igual forma conocimientos en cartografía, ya que toda esta cartografía, al provenir de diferentes fuentes, puede estar en sistemas de referencia distintos, lo que obliga a un tratamiento previo. Así mismo, el sistema debe ser alimentado de información geográfica, normalmente en función de los requerimientos de los trabajos que se quieren abordar, es decir, el enfoque de los trabajos es para la localización de los diferentes envíos que deben llevarse a cabo, pero la empresa de logística puede prever, según los datos estadísticos de los que dispone mediante históricos, de las zonas de mayor carga de trabajo y sobre la que va a tener una mayor necesidad de información geográfica, de esta forma no será necesario un aporte excesivo de cartografía desde un principio, sino que el sistema se puede ir alimentando paulatinamente, con lo que no supondrá un problema económico en la implantación en un principio de estos sistemas. La utilización de estos sistemas y por tanto de la alimentación de información para su correcto funcionamiento, supone un gran reto para las empresas que deben aportar cartografía a este tipo de sistemas. Las grandes empresas dedicadas a la comercialización de cartografía deben abordar y ser capaces de proporcionar cartografía,

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tal y como en estos momentos ocurre con la cartografía navegable, que esté constantemente actualizada y sea geográficamente correcta para la utilización en estos tipos de sistemas.

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SIG-LOGISTICA

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