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MANUAL DE USUARIO TOURING Y AUTOMOVIL CLUB DEL PERÚ S.A.

VERSIÓN: SAP BUSINESS ONE 8.82

TALLER FLOTA Y MANTENIMIENTO Setiembre 2012

MANUAL DE USUARIO - TOURING Y AUTOMOVIL CLUB DEL PERÚ S.A.

CONTENIDO Pag. 4 4 4 5 6

OPCIONES GENERALES 1. Acceso al sistema. 2. Menú principal. 3. Barra de herramientas. 4. Uso de la tecla [ENTER] y [TAB] 5. Búsqueda de datos en formularios. 6. Vista mapa de relaciones.

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PROCESOS TALLER 1. REGISTRO DE ARTÍCULOS PARA EL TALLER 1.1. Registro de artículos inventariables. 1.1.1. Repuestos 1.2. Registro de artículos no inventariables. 1.2.1. Modelo de vehículos. 1.2.2. Servicio preventivo de kilometraje. 1.2.2.1. Creación de servicio preventivo. 1.2.2.2. Lista de materiales.

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2. TARJETA DE EQUIPO DEL CLIENTE 2.1. Registro de marca de vehículos. 2.2. Registro de vehículos.

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3. LLAMADAS DE SERVICIOS (ÓRDENES DE TRABAJO) 3.1. Descripción del formulario de órdenes de trabajo. 3.1.1. Cabecera del formulario. 3.1.2. Campos de usuario. 3.2. Pestañas 3.2.1. Tipo de orden de trabajo. 3.2.2. Requerimientos. 3.2.3. Actividades. 3.2.4. Soluciones. 3.2.5. Resolución. 3.2.6. Documentos. 3.3. Registro de orden de trabajo 3.3.1. Proceso general del taller. 3.3.2. Creación de la orden de trabajo. 3.3.2.1. Selección de vehículos. 3.3.2.2. Tipo de mantenimiento de la orden de trabajo. 3.3.2.3. Ingreso de requerimiento. 3.3.2.4. Registro del kilometraje del vehículos. 3.4. Registro de actividades 3.4.1. Asignación de mecánicos. 3.4.2. Asignación de Responsable de control de calidad.

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3.4.3. Registro del número del documento creado en el Addon de requerimientos. 3.4.4. Registro de compras por caja chica. 4. SOLICITUD DE REPUESTOS AL ALMACÉN

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4.1. Registro de OV 4.1.1. Mantenimiento correctivo. 4.1.2. Mantenimiento preventivo. 4.1.3. Alerta de generación de pedido de repuestos al almacén.

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OPCIONES GENERALES 1. ACCESO AL SISTEMA Para acceder al sistema SAP Business One, se debe de activar el ícono del escritorio que indica el nombre del sistema “SAP Business One”, o a través del botón del sistema operativo: inicio \ programas \ SAP Business One\ SAP Business One; mostrándose de esta manera la ventana de logueo del sistema donde se debe de ingresar el nombre del usuario y su contraseña correspondiente. La ventana de logueo nos muestra 3 datos importantes: Nombre de la sociedad, ID de usuario y clave de acceso; es importante mencionar que el dato del nombre de la sociedad indica la base de datos a la que se conecta el usuario. Esta ventana nos muestra el botón modificar sociedad el cual permite elegir la sociedad a la que una desea ingresar por ejemplo la de producción o una de prueba.

Debe de ingresar el nombre y clave de usuario.

Se debe de seleccionar la sociedad a la cual desea conectarse y luego ingresar el usuario y contraseña respectivo.

2. MENU PRINCIPAL La ventana principal del sistema está compuesta por el menú principal (horizontal y vertical), y la barra de herramientas; para el trabajo propiamente del taller las opciones del menú serán las siguientes: Inventarios; el cual permite registrar los códigos de artículos a registrar para el taller. Producción; es en este menú que se configuraran las listas de materiales para los servicios de mantenimiento preventivo de los modelos de vehículos. Servicios; en este menú se encuentran la opciones para el registro de vehículos y creación de las llamadas de servicios u órdenes de trabajo. Informes; muestras los distintos informes estándares existentes en el sistema.  

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

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Barra de Herramientas

Menu principal

3. BARRA DE HERRAMIENTAS

SAP Business One presenta una barra de herramientas que interactúa con todos los formularios o ventanas existentes en el sistema, esta cuenta con una serie de botones que serán de gran utilidad mientras se trabaje en el sistema; a continuación mencionamos alguno de ellos: Vista previa e impresión de documentos , estos botones nos permiten ver la vista preliminar de impresión de los documentos creados o por crear en SAP, así mismo el botón de impresión realiza la impresión directa del documento en un formato previamente configurado. Exportar datos, este botón nos permite exportar a formato TXT o XLS cualquier listado existente en el sistema, ya sea el resultado de una consulta o el listado de algún formulario o ventana activa, una vez activado el botón este solicitará una ruta donde a de generarse el archivo. Búsqueda, este botón activa el modo búsqueda de cualquier formulario o ventana activa. Al activar este botón nótese que los campos de datos del formulario se tornan de color amarillo esto nos indica que se pueden ejecutar búsquedas a partir de ellos. Nuevo documento, este botón activa el modo de creación de cualquier formulario o ventana activa del sistema. Botones de desplazamiento, son una serie de 4 botones los cuales indican: primer

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registro, registro anterior, registro siguiente y último registro, estos botones nos permitirán desplazarnos entre los documentos creados en el sistema, basta con ubicarse en un formulario como por ejemplo una llamada de servicio y utilizar estos botones para navegar entre los distintos documentos creados. Documento base y documento destino, estos botones indican si el documento o formulario activo ha sido creado desde un documento base (por ejemplo si una entrega fue creada desde un pedido de cliente), o si posee un documento destino (por ejemplo si una entrega posee una devolución), estos botones por lo general se encuentra desactivados y se activan únicamente cuando el documento posee un documento base o destino.

4. USO DE LA TECLA [ENTER] Y [TAB] Es importante indicar el uso de estos 2 botones en el sistema SAP, ya que se debe de tener especial cuidado al usar alguno de ellos: La tecla [ENTER] se utiliza en el sistema para crear, actualizar o buscar documentos estas acciones se ejecutan de inmediato al presionar este botón indistintamente de campo donde se encuentre el cursor o puntero. La tecla [TAB] se utiliza para poder desplazarse entre los campos del formulario donde se esté trabajando. 

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5. BÚSQUEDA DE DATOS EN FORMULARIOS SAP Business One permite ejecutar búsquedas de distintas maneras estas se realizan desde cualquier formulario del sistema, a continuación se explican 3 de ellas: 

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Utilizando el botón buscar desde la barra de herramientas del sistema (activa el modo de búsqueda del formulario). En este caso debe de ingresar algún dato en cualquiera de los campos (de color o amarillo), y luego presionar la tecla [ENTER] para ejecutar la búsqueda; de encontrar una coincidencia con el valor buscado el sistema mostrará el documento o registro encontrado, de encontrar más de una coincidencia el sistema mostrará un listado indicando los registro hallados. o De no estar seguro del valor a buscar puede utilizar el símbolo del asterisco (*) como comodín y luego presionar la tecla [ENTER] para ejecutar la búsqueda; el sistema mostrará un listado con todos los documentos o registros existentes en el sistema. Desde el modo de creación de documentos , si bien es cierto este es un modo exclusivo para crear documentos, SAP Business One permite realizar búsquedas para facilitar el ingreso o selección de los datos a crear para esto se debe de seguir las mismas instrucciones que la opción anterior con la diferencia que no se debe de presionar la tecla [ENTER] y en su reemplazo se debe de utilizar la tecla [TAB].

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Se debe de ingresar el dato deseado a buscar o un asterisco luego ejecutar la búsqueda, si se encuentra más de una coincidencia el sistema mostrará un listado de lo contrario mostrará el registro hallado.

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Búsquedas formateadas, estas son búsquedas configuradas que han sido asignadas a un campo o dato en particular, dentro de un formulario o ventana del sistema; estos pueden devolver un valor o una lista de valores al ser ejecutados.

Su identificación es muy sencilla ya que se muestran con la imagen de una “lupa” al un lado del recuadro del dato al cual ha sido asignado y se ejecutan dando un clic sobre ellos.

6. VISTA MAPA DE RELACIONES Esta es una útil herramienta que nos muestra SAP Business One, el cual se ejecuta a partir de un documento, a continuación un ejemplo de su modo de empleo: 

Se debe de estar ubicado en un documento para nuestro ejemplo una orden de venta o pedido de repuestos al almacén, luego en un área libre (dentro del formulario), se debe de dar un clic derecho y elegir la opción “Mapa de relaciones” el cual mostrará una ventana con los

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documento relacionados al documento desde el cual se ejecuto el mapa de relaciones. Una vez mostrado el mapa de relaciones se observa lo siguiente: o La orden de venta desde donde se ejecuta el mapa de relaciones posee como documento destino una entrega. La orden de venta y la entrega se encuentran relacionados a una llamada de servicio u o orden de trabajo.

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Es posible abrir los documentos que se muestran dentro del mapa de relaciones, para esto basta con ubicarse en uno de los cuadros que representan a los documentos y dar doble clic y el sistema mostrará el documento indicado.

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Clic derecho y elegir Mapa de relaciones.

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Doble clic para mostrar el documento.

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PROCESOS TALLER 1. REGISTRO DE ARTÍCULOS PARA EL TALLER Existen 2 posibles tipos de artículos a registrar con el fin de ser utilizados para la operatividad del taller de mantenimiento, estos son: Artículos inventariables. Artículos no inventariables o de servicio.  

Para registrar cualquiera de estos tipos de artículos se debe de acceder a la ventana de Datos Maestros de Artículo a través del menú Inventarios \ Datos Maestros de Artículo del menú principal (vertical). 1.1. REGISTRO DE ARTÍCULOS INVENTARIABLES Estos artículos son aquellos que serán almacenados y por lo tanto se llevará con control de stock, unidad de medida de almacenamiento y distribución de los mismos. 1.1.1. REGISTRO DE REPUESTOS Para registrar un artículo como repuesto se debe de tener en cuenta ciertas consideraciones y datos a ser llenados en el formulario de datos maestros de artículo: 1. Código del artículo: es el identificador de cada repuesto, este dato es único e irrepetible en el sistema. 2. Descripción del artículo: descripción en español. 3. Clase de artículo: es el tipo de articulo a registrar, para el caso de los repuestos se ha de seleccionar la opcion Artículos. 4. Grupo de artículo: son los grupos contables, para el taller se han configurado los siguientes grupos para los repuestos: Comb.y lubricantes Insumos varios Rep de vehiculos Mant. De vehículos 5. Articulo de inventario: Activado. 6. Articulo de venta: Activado. 7. Artículos de compra: Activado. 8. Activos fijos. 9. Sujeto a impuesto: Activado. 10.Impuesto indirecto: Activado. 11.Unidad de medida de compras: UN 12.Impuesto compras: IGV 13.Unidad de medida de ventas: UN 14.Impuesto ventas: IGV    

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15.Tipo de existencia: Mercaderías

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16.Tipo de unidad de medida: Unidades 17.Marca de repuesto: Seleccionar una marca en particular. 18.Código familia: Elegir el adecuado. 19.Código Sub-Familia: Elegir el adecuado. 20.Servicio KM.: NO 21.Modelo Veh. Taller: NO

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1.2. REGISTRO DE ARTICULOS NO INVENTARIABLES Son artículos de tipo servicio, los cuales son creados con distintos fines de uso para el taller, estos son: Artículos de tipo servicio de mantenimiento correctivos. Artículos de tipo servicios para el registro de modelo de vehículos. Artícullos de tipo servicios para el mantenimiento preventivo de kilometraje.   

La configuración de este tipo de artículos es básicamente la misma que los artículos inventariables por lo tanto tomaremos como la plantilla lo mencionado para los artículos inventariables y hemos de indicar en adelante los valores correctos para ciertos datos. 1.2.1. MODELO DE VEHÍCULOS Son aquellos servicios que se han de crear con el fin de ser considerados como “modelos de vehículos”, para ser utilizadosen el registro de vehículos del taller en la tarjera de equipo del cliente. Para registrar este tipo de artículos se debe de tener las siguientes consideraciones: 1. Código del artículo: este es el identificador del artículo, para el caso de los modelos de vehículos el código debe de poseer la siguiente momenclatura: MVT001, donde: M , indica modelo. V, indica vehículo. T, indica taller. 001, son los dígitos reservados para el correlativo de este tipo de artículos. 2. Grupo de artículos: Mant. De vehículos. 3. Artículo de inventario: Desactivado. 4. Artículo de Venta: Activado. 5. Artículo de compra: Desactivado. 6. Tipo de existencia: Otros. 7. Tipo unidad de medida: Unidades. 8. Marca repuestos: elegir la marca correspondiente; este dato es de vital importancia para este tipo de artículos ya que de acuerto a la marca que se seleccione se han de realizar ciertos filtros en las tareas propias del taller. 9. Servicio Km.: No. 10. Modelo Veh. Taller: Si, es de suma importancia el valor de este dato ya que a traves de el se ha de mostrar ciertos listados que se ejecutarán desde la taerjeta de equipo de cliente o desde la orden de trabajo.    

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1.2.2. SERVICIO PREVENTIVO DE KILOMETRAJE Los servicios preventivos de kilometraje son aquellos servicios estándares que se realizan cada 5,000 kilómetros de recorrido de un vehículo y estos varían de acuerdo a la marca y modelo de cada unidad. Los servicios preventivos de kilometraje son una serie de tareas y repuestos a cambiar o ejecutar sobre una un vehículo, estos servicios son elaborados por el fabricante del vehículo, pero luego pueden ser “ajustados” por el taller de ser necesario; para configurar estos servicios de mantenimiento en el sistema SAP Business One se debe de configurar una estructura de tipo cabecera-detalle: 1. Cabecera: Crear un servicio preventivo (artículo no inventariable o de tipo servicio). 2. Detalle: Crear una lista de materiales, asignado al servicio preventivo. Cabe indicar que en el sistema SAP Business One solo se han de configurar los repuestos a utilizar dentro del servicio preventivo, esto con el fin de poder generar documentos de solicitud de repuestos directamente al almacén. 1.2.2.1. CREACION DE SERVICIO PREVENTIVO Para este fin se debe de registrar un artículo de tipo servicio o no inventariable el cual se ha de considerar como cabecera de la estructura para el servicio de kilometraje; se debe de tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1 ______________________________________ 2 ________________________________________________ 3 ______________________________________

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1. Código del artículo: este es el identificador del artículo, para el caso de servicios preventivos el código debe de poseer la siguiente momenclatura: P005000CANFUS4D34. Donde: P , indica preventivo. 005000, son 6 dígitos reservados para el kilometraje que representa el artículo registrado en este caso 5,000 km. CANFUS4D34, indica el modelo del vehículos al cual se hace referencia. 2. Descricipción del artículo: este debe de seguir la siguiente estructura: Serv. Prev. 5000 CANTER FUSO 4D34  

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Donde: Primero se debe de indicar el servicio de kilometraje. Luego la descripción entera y exácta del modelo del vehículo. Grupo de artículos: Mant. De vehículos. Artículo de inventario: Desactivado. Artículo de Venta: Activado. Artículo de compra: Desactivado. Tipo de existencia: Otros. Tipo unidad de medida: Unidades. Marca repuestos: elegir la marca correspondiente al modelo del servicio de kilometraje. Servicio Km.: SI, este dato es de suma importancia ya que gracias a el se podrán listar los servicios de Kilometraje registrados en el sistema. Modelo Veh. Taller: No.  

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

1.2.2.2.

LISTA DE MATERIALES

Las listas de materiales se utilizan para registrar artículos que están compuestos de otros artículos como los servicios de mantenimiento, un pack u oferta; por ejemplo: un pack de mantenimiento el cual puede estar compuesto de artículos y/o servicios. Las listas de materiales son creadas a partir de un código o artículos base, en el caso del taller un servicio de mantenimiento preventivo, utilizaremos esta opción del sistema para completar la estructura (detalle) de nuestros servicios de mantenimiento preventivo, para esto debemos de ingresar al formulario lista de materiales desde el menú producción\ lista de materiales. Una vez cargado el formulario es importante indicar los datos que este presentan así como su correspondiente registro: 1. Código del artículo: este es el código del servicio preventivo (el cual se creó en el punto anterior), el usuario puede ingresar manualmente este dato o en su efecto, posicionarse en el cuadro del dato y ejecutar la búsqueda signada, el cual mostrará todos los servicios de mantenimiento preventivo registrados.

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2. Tipo lista de materiales: seleccionar “Modelo”, al crear la lista de materiales de este tipo nos permitirá editar los artículos involucrados cuando se genere un documento de solicitud al almacén. 3. Lista de precios: lista de precios principal. 4. Modelo del vehículo: este es un dato sumamente importante por lo tanto debe de tener siempre un valor.

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5. Detalle: 5.1. Código de artículo; este es el identificados de los artículos que componen el servicios de kilometraje, es decir los códigos de repuestos comprometidos en el servicio. 5.2. Cantidad, cantidades a utilizar. 5.3. Unidad de medida, de los repuestos. 5.4. Almacén, se debe de tener en cuenta que el almacén que se configure en la lista de materiales aparecerá por defecto cuando se creen los pedidos al almacén. 5.5. Método de emisión, este es un dato que se utiliza para determinar la manera del manejo de los ítems dentro de la lista de materiales, este puede ser de 2 tipos: Manual, el cual se utiliza para los artículos inventariables como los repuestos, filtros, lubricantes. 

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Notificación, se utiliza para los artículos no inventariables como los servicios o en este caso los para la mano de obra y materiales. 5.6. Lista de precios: lista de precios principal. 

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__ 5.2 __ __ 5.3 __ __ 5.4 __ ___ 5.5___ ___ 5.6___

2. TARJETA DE EQUIPO DEL CLIENTE La tarjeta de equipo de cliente es la ventana donde se ha de registrar los vehívulo indicando su propietario o área usuaria. De una manera simple se puede describir a la tarjeta de equipo del cliente como la tarjeta de propiedad de cada vehículo ya que contempla la mayoría de datos que contiene este documento. 

Para acceder debe de ingresar al menu Servicios / Tarjeta de equipo de cliente.

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2.1. REGISTRO DE MARCA DE VEHÍCULOS Antes de registrar un vehículo se debe de tener en cuenta si el modelo y marca del vehículo existe en el sistema, en caso de no estar registrada la marca del vehículo esta debe de ser creada a travez de una tabla de usuario diseñada con este fin: 

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Ingresar al menu herramientas de la barra de menus / ventanas definidas por usuarios/ SYP_MARCA – ARTÍCULOS – MARCA.

Luego se mostrará una venana donde se ha de ingresar las marcas faltantes, para esto ubíquese al final de la tabla e ingrese en el campo “code” el númer o correlativo que corresponda y porteriormente ingrese el nombre de la marca, para finalizar elija actualizar.

2.2. REGISTRO DE VEHÍCULOS Como ya se menciono anteriormente, los vehículos se registran a través de la tarjeta de equipo de cliente, es importante tener en cuenta que para registrar un vehículo se debe contar necesariamente con datos ya registrados en el sistema estos son: Modelo del vehículo. Área usuario o propietario. Marca del vehículo. Clase del vehículo.    

Para registrar los vehículos se deben de ingresar obligatoriamente los siguientes datos de la tarjeta de equipo del cliente:

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1. Modelo del vehículo, ejecute la búsqueda formateada a este dato para listar los modelos registrados en el sistema, de no encontrar el modelo deseado este debe de ser registrado (como ya se explico anteriormente). 2. Área Usuaria: es el área a la cual actualmente se encuentra asignado el vehículo, puede usar la busca formateada asignada a este campo. 3. VIN: se encuentra en la tarjeta de propiedad, es un dato único e irrepetible. 4. Placa: placa actual del vehículo. 5. Nro. Tarjeta de propiedad 6. Nro. Chasis: se encuentra en la tarjeta d propiedad. 7. Nro. Motor: se encuentra en la tarjeta d propiedad. 8. Código AM: es el código asignado por Touring y Automóvil Club del Perú para cada una de sus unidades. 9. Código AM anterior. 10. Clase del Vehículo: denota el tipo del vehículo pudiendo ser automóvil, camión, camioneta, motocicleta, etc. 11. Condición del vehículo: indica el estado actual del vehículo (Operativo, baja contable, robado, etc.). 12. Tipo de combustible: es importante indicar el dato exacto del combustible ya que este dato será usado posteriormente como validación para el registro del consumo del combustible de las unidades. 13. Nro. Tarjeta combustible: este dato se utiliza en el registro del consumo de combustible. 14. Nro. RTV 15. Fecha Vencimiento RTV: este dato debe siempre se contener un valor. Posee una alerta asignada, la cual se ejecuta antes de la fecha indicada. 16. Nro. SOAT 17. Fecha vencimiento SOAT: este dato debe siempre se contener un valor. Posee una alerta asignada, la cual se ejecuta antes de la fecha indicada. 18. Nro. MTC 19. Fecha vencimiento MTC: este dato debe siempre se contener un valor. Posee una alerta asignada, la cual se ejecuta antes de la fecha indicada. 20. Km. Vehículo: Es un dato de suma importancia ya que indica el km con el que registra el vehículo y a partir del cual se realizarán una serie de validaciones y alertas.

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3. LLAMADAS DE SERVICIO (ORDENES DE TRABAJO) Las llamadas de servicio son los formularios que utiliza el sistema SAP Business One para registrar las órdenes de trabajo, este documento se utiliza como un repositorio el cual contendrá y enlazará todas las actividades y documentos relacionados a una orden de trabajo en especial. Para acceder debe de ingresar al menu Servicios/ LLAMADA DE SERVICOS 

3.1. DESCRIPCION DEL FORMULARIO DE ORDENES DE TRABJO El formulario de llamadas de servicio esta estructurado en 3 cabecera, campos de usuario y pestañas.

principales bloques:

3.1.1. CABECERA DEL FORMULARIO Esta contempla los datos principales del vehículo y propietario o área usuaria, cabe indicar que los datos antes mensionados deben de estar previamente registrados en el sistema para crear la orden de trabajo o en su efecto se han de crean en la creación del mismo. Los datos principales de la cabecera de la orden del trabajo son:

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1. Placa del vehículos: tal como su descripción lo indica es la placa del vehículo, cabe mensionar que durante proceso de creación del documento si se ingresa el número de placa el sistema mostrará de forma automática los datos del vehículo asi como del área usuaria o propietario. 2. Área usuaria: Es el área al cual se encuentra asignado el vehículo, este dato cuenta con una búsqueda configurada la cual muestra las áreas usuarias disponibles en el sistema. 3. Estado OT: indica el estado actual de la orden de trabajo, cabe indicar que es de suma importancia el correcto uso de cada tipo de estado ya que esto denotará la

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situación actual del vehículo u orden de trabajo: Abierto: es el estado por defecto, cada vez que se registre una orden de trabajo esta de crea con este estado, este estado se mentiene mientras no se haya ejecutado ninguna tarea operativa sobre el vehículo. En proceso: este estado se utiliza o debe de ser cambiado cuando ya se iniciaron las tareas sobre la llamada de servicio o vehículo. Pendiente: Se utiliza este estado cuando por algún motivo se ha detenido los trabajos sobre el vehículo ya sea por falta de repuestos o cualquier otro inconveniente. Control de calidad: Este estado denota que se han concluido con las tareas sobre el vehículo y que se esta realizando el control de calidad por parte del responsable de la orden de trabajo o algún mecánico asignado para esta labor. Cerrado: Se utiliza este estado cuando se han concluido y verificado todas las tareas a ejecutarse sobre el vehículo y orden de trabajo correspondiente. Cabe mensionar que este estado únicamente se puede usar siempre y cuando no existan ningún documento pendiente o repuestos por entregar enlazados a la orden de trabajo. Cancelado: Se utiliza este estado para indicar que se anula la orden de trabajo. 

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4. Nro. OT: Es el número de orden de trabajo asiganado por el sistema el cual es correlativo y no es editable. 5. Asunto: Este dato se utiliza a manera de título de la orden de trabajo y debe de ser usado para indicar una descripción general de la orden de trabajo; es un dato obligatorio para crear la orden de trabajo. 3.1.2. CAMPOS DE USUARIO Los campos de usuario que se utilizan en la orden de trabajo son los siguientes: 1. Km. Vehículo: es de suma importancia registrar este dato ya que en base al valor que se ingresa se han de generar reportes y alertas en el sistema. 2. Cía. seguro: este dato se ingresa cuando el vehículo está siendo atendido por la compañía aseguradora.

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3. Mecánico #1 / Mecánico #2: estos datos indican el primer y último mecánico asignado a la orden de trabajo. 4. Responsable del control de calidad: indica el nombre del personal asignado para esta tarea. 5. V.B. Control de calidad: denota que se ejecuto o no el control de calidad. 6. Nro. OT tercero: este dato se utiliza en caso el vehículo este siendo atendido en un taller externo. 7. Ubicación vehículos: ubicación física del vehículo.

3.2. PESTAÑAS Las pestañas que se muestran en la orden de trabajo denotan una serie de datos y actividades los cuales se utilizan con el fin describir las acciones a realizar en la orden de trabajo así como registrar y enlazar actividades y documentos.

3.2.1. TIPO DE ORDEN DE TRABAJO Esta pestaña contiene los datos que indican el tipo y origen de la ordende trabajo estos datos son cargados por defecto al ingresar la placa del vehículo: 1. Solicitado por: Área Usuaria 2. Tipo OT: Cliente Taller 3. Tipo Mantenimiento: preventivo / correctivo, por defecto se carga el dato como correctivo. 4. Asesor de servicio: Se puede seleccionar un asesor de la lista asignada a este campo. En caso de dejar en blanco el sistema asignará en forma automática al usuario conectado al sistema siempre y cuando este se encuentre registrado como asesor de servicios en la plantilla de empleados.

3.2.2. REQUERIMIENTOS Esta pestaña se utiliza para ingresar la descripción de lo solicitado por la persona que entrega el vehículo l taller, estos datos deben de ser ingresados de manera ordenada y enumerada ya que estos datos formarán parte de reportes.

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3.2.3. ACTIVIDADES La pestaña actividades se utiliza para registrar las siguientes acciones o documentos: 1. Mecánicos: se pueden registrar “n” mecánicos de acuerdo a los participantes de la orden de trabajo. 2. Responsable de control de calidad: se asigna para indicar quien fue el responsable de esta tarea. 3. Registro de facturas de compras: se enlaza el documento de compra asignado a la orden de trabajo por ejemplo, las compras realizadas por caja chica. 4. Registro de número de requerimiento (Addon de Requerimientos): se registra como referencia el número del requerimiento registrado en el Addon de requerimientos.

3.2.4. SOLUCIONES Esta pestaña se utiliza para registrar las soluciones dadas para las tareas registradas en la orden de trabajo, como por ejemplo los pasos para hallar la solución o registrar algún documento como una fotografía posterior a un planchado y pintura.

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3.2.5. RESOLUCION Es un dato de ingreso libre el cual debe de indicar las soluciones halladas su uso es similar al de las soluciones sin la opción de poder manejar archivos. 3.2.6. DOCUMENTOS Esta pestaña se utiliza para enlazar y crear todos los documentos involucrados en la orden de trabajo como son las órdenes de venta (pedidos al almacén) y entrega de repuestos o lubricantes.

3.3. REGISTRO DE ORDENES DE TRABAJO 3.3.1. PROCESO GENERAL DEL TALLER Antes de registrar una orden de trabajo se debe de conocer el proceso en general de un mantenimiento ya sea preventivo o correctivo; desde la llegada del vehículo al taller hasta culminación de las tareas en la orden de trabajo. A continuación se explica de forma general este proceso: 1. Llega el vehículo al taller, el cual es trasladado por un conductor o representante del área usuaria del vehículo. 2. El asesor de servicio realiza la toma de inventario del vehículo. 3. El asesor crea una orden de trabajo en el sistemas SAP Business One, indicando la placa, asunto, tipo y requerimientos o comentarios del conductor del vehículo respecto a las fallas que este pueda presentar. 4. Luego se asigna a un mecánico responsable de la inspección del vehículo a través de una actividad. 5. Si el tipo de la orden de trabajo es preventivo el asesor de servicios procede a registrar una solicitud de repuestos al almacén (al sistema le indicará los repuestos o artículos involucrados). 6. De ser una orden de trabajo de tipo correctivo se debe de evaluar si se necesita de la autorización del responsable del taller para relizar algún pedido de repuesto o servicio. 7. Si se necesita de una autorización se registra un requerimiento en el addon de requerimiento y se registra una actividad en la orden de trabajo indicando el número del requerimiento; como parte del proceso de compra y luego de su

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aprobación se registra en el sistema una oferta de compra , posteriormente la orden de compra y el ingreso al almacen con su respectiva factura o ejecución del servicio de ser el caso. 8. De no necesitar autorización el asesor realizará una solicitud de repuestos al almacén para este caso se debe de ingresar cada artículo al detalle del documento. 9. Luego será el mecánico quien se dirija al almacén a solicitar los repuestos, el personal del almacén realizará la entrega de los repuestos generando para esto una guia de almacén. En caso de no contar con stock del repuestos solicitado, cabe la posibilidad de realizar la compra del mismo disponiendo de efectivo de la caja chica asignada al almacén; es importante de presentarte este caso registrar la factura de compra y posteriormente enlazar este documento a la orden de trabajo a través de una actividad. 10. Una vez entregados todos los repuestos y realizados todos los servicios y tareas se procede a cerrar la orden de trabajo.

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3.3.2. CREACIÓN DE LA ORDEN DE TRABAJO Como se menciono anteriormente para crear una orden de trabajo en el sistema SAP Business One se utilizará el formulario llamada de servicios, para acceder a este se debe de ingresar al menu Servicios/ LLAMADA DE SERVICOS. Para crear la orden de trabajo se debe de ingresar 4 datos principales: 1. Placa del vehículo. 2. Tipo de mantenimiento de la orden de trabajo 3. Requerimiento de usuario. 4. Registro del kilometraje. Luego de ingresados estos datos se debe de elegir la opción crear para registra la orden de trabajo, cabe mencionar que cuando se carga el formulario este se activa en modo de creación.

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3 ______ 2 _____________________________

3.3.2.1.

SELECCIÓN DE VEHÍCULOS Este es el primer dato que se debe de ingresar en el formulario de llamada de servicio ya que de encontrar la placa del vehículo el sistema mostrará de forma automática todos los datos relacionados al vehículo. Si al realizar la búsqueda el sistema encuentra mas de una concidencia con el valor buscado este mostrará un listado con los vehículos hallados; de no encontrar ningun registro el sistema mostrá un listado vacío a partir del cual se puede crear un vehículo a través del boton NUEVO.

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Por último tambien se puede ejecutar la búsqueda formateada asignada al campo, otra opción es ingresar el número del VIN en el campo respectivo.

Ingresar la placa del vehículo o presionar sobre el ícono de la lupa para ejecutar la búsqueda configurada.

3.3.2.2.

TIPO DEL MANTENIMIENTO El mantenimiento para las ordenes de trabajo pueden ser de 2 tipos, los cuales deben de ser seleccionados a criterio del asesor de servicio o responsable de la orden de trabajo: 1. Mantenimiento preventivo, se dá en base al kilometraje del vehículo. 2. Mantenimiento correctivo, se dá cuando se ha de reparar algún componente del vehículo.

3.3.2.3.

INGRESO DE REQUERIMIENTO (PESTAÑA) Estos datos son los requerimientos u observaciones iniciales que indica la persona que lleva el vehículo al taller. Son el conjunto de errores o fallas detectadas por el conductor del vehículo, los cuales deben de ser registrados en la orden de trabajo como parte del inicio de actividades a realizar.

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3.3.2.4.

REGISTRO DEL KILOMETRAJE DEL VEHICULO Este es un dato obligatorio para registrar una orden de trabajo, de manera pre-determinada el sistema muestra en forma automática el último kilometraje registrado para el vehículo, el cual debe de ser madificado por el km real del vehículo a la hora de crear la orden de trabajo. El sistema valida el valor del kilometraje ingresado no pudiendo ser este menor o igual al último registrado en el sistema, así mismo el valor del mismo no puede exeder en mas 5000 km en último valor registrado.

Una Vez registrada la orden de trabajo es posible imprimir el documento para esto se debe de activar el botón de vista previa de la barra de herramientas, mostrando las opciones de impresión donde hemos de seleccionar la opción “Llamada de servicio”.

Contiene los datos principales de la orden de trabajo. Imprima 2 ejemplares uno para su archivo o mecánico y otro como cargo para el usuario del vehículo.

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3.4. REGISTRO DE ACTIVIDADES Las actividades se registran sobre ordenes de trabajo ya creadas, es decir se debe de contar con la orden de trabajo previamente registrada en el sistema a la cual se han de enlazar las actividades a crear; las actividades se pueden registrar con el fin de asignar a un mecánico, responsable de control de calidad, documentos de compra, addon de requerimientos, etc. De los datos que se muestran en el detalle de actividades se debe de mensionar los siguientes: Tipo de actividad: nos indica el motivo por el cual se registro la actividad. Mecánico asignado: indica del nombre del mecánico. Nro. Documento: indica el número del documento relacionado por ejemplo una orden de compra o factura de proveedores. Requerimiento: se utiliza principalmete para ingresar el número del documento creado en el addon de requerimientos. Creado por: usuario quien creó el requerimiento.   





Para registrar una actividad debe de ubicarce en la pestaña “Actividad” de la llamada de servicios y activar el boton “Actividad”.

3.4.1. ASIGNACIÓN DE MECÁNICOS Una vez activado el boton de “Actividad” aparecerá la ventana o formulario de actividad donde hemos de registrar nuestra actividad propiamente dicha; para esto se deben de ingresar los siguientes datos: 1. Actividad: tarea. 2. Motivo: Servicios Taller 3. Tipo Actividad: se debe de elegir la opción “Asignación mecánico” 4. Mecánico: ejecutar la búsqueda configurada esta mostrará un listado con todos los empleados que hayan sido registrados como mecánicos.

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1 _ _____________________________ 2 ______________________________ 3 ______________________________

________________________ 4

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton crear de la ventana “Actividad” y posteriormente dar c lick en el boton Actualizar de la llamada de servicio. Nota: Concluido el registro de la asignación del mecánico se debe de actualizar el estado de la orden de trabajo a “En proceso”, ya que se asume que el mecánico inicia labores. 3.4.2. ASIGNACIÓN DE RESPONSABLE DE CONTROL DE CALIDAD Esta acción se realiza una vez concluidas todas las tareas en la orden de trabajo, la manera de registrar este tipo de actividad es igual a la de la asignación de un mecánico con la salvedad que para el dato tipo de Actividad se debe de elegir la opción “Control de calidad”.

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Nota: Concluido el registro de la asignación del responsable del control de calidad se debe de actualizar el estado de la orden de trabajo a “Control de calidad”.

3.4.3. REGISTRO DEL NÚMERO DEL DOCUMENTO CREADO EN EL ADDON DE REQUERIMEINTO. Como parte del procedimiento del taller cada vez que se registre un requerimiento para un vehículo en el addon de requerimientos, se debe de crear una actividad que indique el número del requerimiento registrado. Para registrar una actividad como requerimiento se deben de completar los siguientes datos: 1. 2. 3. 4.

Actividad: tarea. Motivo: Servicios Taller Tipo Actividad: se debe de elegir la opción “Requerimiento Addon” Requerimientos/ notas: en este campo se debe de ingresar el dato exácto del número del documento del requerimiento (serie y correlativo).

1 _ ________________________________________ 2 _________________________________________ 3 _________________________________________

4 _____________________________________________

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton crear de la ventana “Actividad” y posteriormente dar c lick en el boton Actualizar de la llamada de servicio.

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3.4.4. REGISTRO DE FACTURAS DE COMPRA Esta actividad se crea cuando ha sido necesario adquirir un repuesto y/o servicio, como por ejemplo la compra de algún artículo con dinero de caja chica del almacén; para esto registra una actividad indicando el porqué y costo de lo adquirido. Para registrar este tipo de actividad se deben de completar los siguientes datos: 1. Actividad: tarea. 2. Motivo: Servicios Taller 3. Tipo Actividad: se debe de elegir la opción “Compra de repuestos” 4. Requerimientos/ notas: en este campo se debe de ingresar una descripción del bien o servicio adquirido ademas de indicar el costo del mismo.

1 ___ ______________________________________ 2 _________________________________________ 3 _________________________________________

4 _____________________________________________

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton crear de la ventana “Actividad” y posteriormente dar c lick en el boton Actualizar de la llamada de servicio. NOTA IMPORTANTE: La creación de este tipo de actividad solo indica la información de la adquisición del repuesto o servicio más no implica el calculo del costo en el que se incurre; por tal motivo una vez registrado e ingresado en el sistema el comprobante de compra (Factura/ Boleta), este debe de ser enlazado a la actividad antes creada. Para esto siga los siguientes pasos: 1. Ingrese a la actividad creada con el fin de registrar la adquisición del repuesto o servicio.

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2. Ubíquese en la pestaña “Documento Vinculado” y realice la siguiente selección de datos: a) Clase de documento: Factura proveedores. b) Visualizar documentos relacionados con el socio de negocio: desactivado. c) Número del documento: de contar con el número del documento puede ingresarlo de lo contrario ejecute la búsqueda configurada a este campo y luego ubique el documento que desea relacionar.

a ) _________________________________ c ) _________________________________ b ) _________________________________

Una vez ingresados todos los datos se debe de activar el boton actualizar de la ventana “Actividad” y posteriormente dar click en el boton Actualizar de la llamada de servicio.

4. SOLICITUD DE REPUESTOS AL ALMACÉN En SAP Business One, para registrar una solicitud de repuestos al almacén se utilizará el documento de orden de venta OV, este tipo de documento brinda las facilidades para poder registrar pedidos a nivel de artículos así tambien como de lista de materiales (para nuestro caso paquetes de mantenimiento por servicio de kilometraje).

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Una vez creado y enlazado el documento a la orden de trabajo el responsable de almacén podrá ubicar este documento para posteiormente generar una entrega de mercaderías a traves de una guía de almacén. 4.1. REGISTRO DE ORDENES DE VENTA OV Para crear una orden de venta debe de seguir los siguientes pasos: 1. Ubíquese en la pestaña documentos de la orden de trabajo sobre la cual realizará la solicitud de repuestos al almacén. 2. Luego seleccione el boton “Detalle de los Gastos” a continuación seleccione el boton “Documento nuevo”. 3. Se mostrará una ventana donde debemos de indicar el tipo de documento a crear; para etse fin se debe de seleccionar “Pedido“.

1

2 3

4. Luego el sistema nos muestrará el formulario de ordenes de venta; los datos que se muestran deben de ser completados en el sigiuente orden: Campos de usuario: - Nro. OT, se debe de ingresar de forma manual el número de la orden de trabajo sobre la cual se está trabajando, esto enlazará de manera interna datos que el sistema necesita para enlazar los documentos. - Tipo servicio Taller, este dato posee 2 opciones correctivo y preventivo. 

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



Cabecera: Muestra los datos del área usaria (cliente), número y fechas del documento. Cabe indicar que el dato del área usuaria se carga en forma automática por tal motivo no es ncesario seleccionarlo. Detalle: Este permite el ingreso de los repuestos a solicitar al almacén, los datos involucrados en el detalle son: o

o o

o

o

o

Código o descripcíon del repuestos, el ingreso de estos datos esta sujeto al campo de usuario “tipo servicio del taller” ya que dependiendo de su valor se ejecutarán las búsquedas que lo ayudaran ha encontrar el artículo a ingresar; para mayor detalle revise los puntos 4.1.1. y 4.1.2. Cantidad a solicitar. Almacén, se debe de indicar de que almacén se desea descargar los artículos. Centro de costos, para el caso del taller se debe de seleccionar 123430 – Asistencia Mecánica. Unidad del negocio , para el caso del taller se debe de seleccionar ASISTMEC – Asistencia Mecánica. Sede, 01-S. Central.

CABECERA CAMPOS DE USUARIO DETALLE

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4.1.1. MANTENIMIENTO CORRECTIVO Para crear una orden de venta para un mantenimiento correctivo se debe de seleccionar el “Tipo servicio taller” (campo de usuario), como “Correctivo”. Esto indicará al sistema el listado de repuestos a mostran en el detalle de la orden de venta.

4.1.2. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Para crear una orden de venta para un mantenimiento preventivo se debe de seleccionar el “Tipo servicio taller” (campo de usuario), como “ Preventivo”. Esto indicará al sistema que muestre el listado de servicios de mantenimiento registrados para el modelo del vehículo perteneciente a la orden de trabajo.

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4.1.3. ALERTA DE GENERACIÓN DE PEDIDO DE REPUESTOS AL ALMACÉN. Una vez generado el documento de orden de venta el sistema envía una alerta de forma automática al personal del almacén para que puedan preparar la entrega de los repuestos. Esta alerta posee el nombre de “Taller – Pedidos Almacén” y detalla el número de la orden de venta generada así como el número de OT, placa y área usuaria del vehículo.

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SAP-Manual-Taller-Flota-y-Mantenimiento.pdf

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