S10-Gerencia Proyectos.pdf

S10

Contenido Introducción.………………………………………………………………………………………………… Generalidades ……………………………………………………………………………………………… Acceso al módulo de Gerencia de proyectos ……………………………………………………………. Entorno de trabajo del S10……………………………………………………………………………........ Planificación ……………………………………………………………………………………………........ Registro de un nuevo proyecto………………………………………………………………....... Asignar presupuestos al proyecto……………………………………………………………… Calendario ………………………………………………………………………………………. Registrar los días no laborables ………………………………………………………… Horario de trabajo …………………………………………………………………………… Calcular horas y días laborables para los períodos ……………………………………. Botones ………………………………………………………………………………………. Actividades ………………………………………………………………………………………… Generalidades ………………………………………………………………………………….. Datos que proporciona este escenario ………………………………………………………. Cuando se cambia el presupuesto …………………………………………………………… Subactividades ………………………………………………………………………………… Caso a) Asignación automática (ver en Valorizaciones) ………………………………….. Caso b) Asignación manual …………………………………………………………………. Para el Meta ………………………………………………………………………………. Estructura de división del trabajo ………………………………………………….. Registro de las fases (WBS) ……………………………………………………….. Preparando las partidas antes de asignar a las fases …………………………… Consolidar partidas ………………………………………………………………….. Hacer asignable ……………………………………………………………………… Asignar partidas a las fases …………………………………………………………. Subfases ……………………………………………………………………………… Botones ……………………………………………………………………………….. Partidas de control ………………………………………………………………………….. Acceso al escenario ……………………………………………………………………… Registro de las partidas de control …………………………………………………….. Definir estructura ……………………………………………………………………. .. Registro ………………………………………………………………………………… Asignación de actividades a las partidas de control ……………………………… Botones ……………………………………………………………………………….. Diagrama de Gantt ………………………………………………………………………….… Generalidades …………………………………………………………………………………… Acceso al escenario …………………………………………………………………………… Uso del presupuesta meta …………………………………………………………………… Insertar columnas …………………………………………………………………………. Escala temporal …………………………………………………………………………… Control de cambios ……………………………………………………………………….. Paquetes ……………………………………………………………………………………. Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto ………………… Crear subactividades ……………………………………………………………………… Etiquetas …………………………………………………………………………………… Ingreso de metrados a subactividades …………………………………………………. Dependencia de actividades ……………………………………………………………. Vincular actividades …………………………………………………………………….. Impresión del diagrama de Gantt ……………………………………………………… Exportar al MS Project …………………………………………………………………… Transferencia por períodos ……………………………………………………………… Botones ……………………………………………………………………………………. Períodos …………………………………………………………………………………………. Generalidades ……………………………………………………………………………… Acceso al escenario ………………………………………………………………………….. Hacer visible los períodos …………………………………………………………………. Crear períodos personalizados …………………………………………………………….. Botones ……………………………………………………………………………………….. Cronograma por períodos ……………………………………………………………………. Resultados de la planificación …………………………………………………………...... S10 Gerencia de proyectos

4 4 4 5 6 6 9 10 10 11 11 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 14 16 16 17 19 20 21 23 24 24 24 25 26 26 27 27 27 28 28 28 29 30 32 34 35 43 44 45 46 48 48 48 50 50 50 51 52 57 58 59 1

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Cronogramas …………………………………………………………………………………. Plan de utilización de recursos ……………………………………………………………… Botones ………………………………………………………………………………………… Registro de información previa a la ejecución ………………………………………………. Responsables ………………………………………………………………………………… Personal disponible …………………………………………………………………………… Registro de obreros en el catálogo de identificadores ……………………………….. Elección del personal disponible ……………………………………………………….. Propiedades de los obreros ……………………………………………………………… Copiar propiedades de los obreros ……………………………………………………… Equipo disponible …………………………………………………………………………….. Registro de activos en el catálogo de recursos ……………………………………….. Selección de activos disponibles ……………………………………………………….. Propiedades del equipo ………………………………………………………………….. Grupo de trabajo ……………………………………………………………………………… Grupo de equipo …………………………………………………………………………….. Registro de subcontratos ……………………………………………………………………. Actividades por grupos ………………………………………………………………………. Ejecución ………………………………………………………………………………………………….. Orden de trabajo ………………………………………………………………………………… Generar orden de trabajo ……………………………………………………………………. Exportar la orden de trabajo a Excel ………………………………………………………. Importar la orden de trabajo de Excel ……………………………………………………… Para conocer la cantidad de materiales que utilizará ……………………………………… Uso del módulo de Compras …………………………………………………………………. Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………. Registro de la empresa ……………………………………………………………………... Registro de usuarios ……………………………………………………………………….. .. Acceso al módulo de Compras ……………………………………………………………… Acceso a los escenarios ………………………………………………………………….. .. Registro del Centro de Compras ………………………………………………………….. Asignar proyecto al Centro de Compras ………………………………………………….. Permisos de uso de los escenario ………………………………………………………….. En Pedidos ……………………………………………………………………………………… Registro de usuarios en el proyecto …………………………………………………. ... Pie de la orden de compra …………………………………………………………………. .. Logotipo para los reportes …………………………………………………………………. .. Registro de logotipos ………………………………………………………………………. .. Asignar logotipo a una empresa ……………………………………………………………. Configuración ……………………................................................................................. .. Configuración de Compras ………………………………………………………………. Acceso al módulo de Compras …………………………………………………………..…. Plan de utilización de recursos ………………………………………………………….…. Registro de recursos específicos ……………………………………………………..… ¿Cómo funciona pedidos? ………………………………………………………………….. Para pedir recursos …………………………………………………………………………… Asignar fecha de entrega ……………………………………………………………………. Cronograma de entregas ……………………………………………………………………. Aprobación ……………………………………………………………………………………. Visualizar los documentos generados ……………………………………………………... Procedimiento para eliminar un pedido ……………………………………………………. Compras ………………………………………………………………………………………. Pedidos de compra …………………………………………………………………………… Consulta de precios ………………………………………………………………………….. Seguimiento al pedido ………………………………………………………………………. Impresión de reportes ……………………………………………………………………….. Cotizaciones ………………………………………………………………………………….. Generar cotizaciones ……………………………………………………………………. Aprobación de las cotizaciones ………………………………………………………… Enviar la cotización al proveedor ………………………………………………………. Recepción de cotizaciones ………………………………………………………………….. Registro de datos en la cotización ………………………………………………………

S10 Gerencia de proyectos

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Consulta de precios ……………………………………………………………………….. Cuadro comparativo ………………………………………………………………………. Elección de recursos .…………………………………………………………………. Impresión del reporte …………….……………………………………………………. Ordenes de compra ………………………………………………………………………. Generar ordenes de compra ………………………………………………………… Generar ordenes de compres desde pedidos …………………………………. Generar ordenes de compra desde cotizaciones ……………………………. Aprobar las ordenes de compra ……………………………………………………. Antecedente …………………………………………………………………………….. Seguimiento ……………………………………………………………………………... Impresión de la orden de compra ………………………………………………………. Uso del módulo de Almacenes ……………………………………………………………………. Registro de usuarios en el sistema …………………………………………………………….. Registro de usuario en el proyecto ……………………………………………………………. Movimientos ……………………………………………………………………………………… Ingresos ………………………………………………………………………………………. Ingreso por compra ……………………………………………………………………… Egresos ……………………………………………………………………………………….. Egreso a partida de control …………………………………………………………….. Stock ………………………………………………………………………………………….. Informes ………………………………………………………………………………………. Continuación del uso del Gerencia de proyectos ………………………………………………… Registro de avances ………………………………… ………………………………………….. Valorización de subcontratos …………………………………………………………………… Partes de equipo ………………………………………………………………………………… Control ……………………………………………………………………………………………… Información disponible para el control …………………………………………………… Mano de obra ………………………………………………………………………………. Equipo ………………………………………………………………………………………… Resultados …………………………………………………………………………………… Comparación de avances …………………………………………………………………. Resultados operativos ………………………………………………………………………. Procesar datos ………………………………………………………………………………. Valor ganado ………………………………………………………………………………… Grupo con recursos …………………………………………………………………………. Resultados por recurso ……………………………………………………………………… Valorizaciones ………………………………………………………………………………………… Diagrama de bloque ……………………………………………………………………………… Datos generales …………………………………………………………………………………… Datos valorizaciones (1) …………………………………………………………………………. Certificado de pago ……………………………………………………………………………….. Datos adicionales …………………………………………………………………………………. Actividades ………………………………………………………………………………………… Nivel de asignación ………………………………………………………………………………. Asignación automática ………………………………………………………………………….. Diagrama de Gantt ………………………………………………………………………………. Transferencia por períodos …………………………………………………………………….. Períodos ………………………………………………………………………………………….. Cronograma por Períodos ………………………………………………………………………. Resultados de la planificación ……………………………………………………………….... Ingreso de avances ……………………………………………………………………………… Registro de adelanto para materiales ………………………………………………………… Diseño del resumen de la valorización ……….................................................................. Elaborar una valorización ……………………………………………………………………… Registro de metrados ………………………………………………………………………….. Registro de avances para un período ……………………………………………………….. Registro de avances con metrado acumulado ……………………………………………… Tomar avances en función al acumulado ……………………………………………………. Opciones para el metrado acumulado ……………........................................................... Reportes ………………….................................................................................................


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Introducción Este es un programa que sirve para planificar, ejecutar y controlar proyectos a partir de presupuestos asignados al proyecto. Todas las labores que se realizan en el proyecto es dentro del costo previsto, por consiguiente no existe el problema de recursos sobre asignados y trabaja hasta con 3 tipos de presupuestos del mismo proyecto. El conjunto de programas que se describe en esta guía, ha sido desarrollado dentro de los nuevos conceptos de la Gerencia de proyectos, como es el WBS y un cronograma gráfico de Gantt para la parte de planificación, todos ellos con opciones de fácil manejo y válidos a nivel internacional. Este programa también está preparado para el manejo de los recursos de mano de obra, materiales, equipos y subcontratos. El módulo de Almacenes es utilizado para el manejo de los recursos tipo material. Durante la ejecución, el sistema se integra con Excel, para el acopio de información del campo. Para el control se usa los conceptos del valor ganado y los resultados que esperamos con la gestión del proyecto son los “Resultados Operativos” para cuantificar el avance en cuanto a costo y metrado. Sólo un control periódico de preferencia semanal, permite tener bajo control el proyecto y tomar las medidas correctivas justo a tiempo. Existen las siguientes alternativas para trabajar en este programa: a) Trabajar sólo con las opciones implementadas en el S10. b) Cuando el MS Project se utiliza como complemento del S10, es este caso ya no se usa el Gantt del S10, en el MS Project se registra el WBS y se vinculan las actividades y luego de importa al S10. Generalidades Se utilizará los módulos:  Presupuesto  Gerencia de proyectos  Almacenes Resultados que se logran al usar este programa:  En planificación: Contar con un cronograma gráfico (Gantt), cronograma valorizado, plan de utilización de recursos, cantidad de personal y equipo que se utilizará. Además conocer el tiempo real de ejecución.  En ejecución: Control del tareo y partes de equipo, productividad; egreso de recursos.  En control: Resultados operativos. Acceso al módulo de Gerencia de proyecto

Del tapiz de su PC elija el botón


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Entorno de trabajo del S10


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1 Planificación 1.1 Registro de un nuevo proyecto El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales. 1.1.2 Datos del proyecto Para que el usuario pueda realizar un seguimiento, se registrará el proyecto: Proyecto: Puente en carretera Propietario: Ministerio de transportes y Comunicaciones Lugar: Urubamba Fecha Inicio: 04/07/2005 Plazo: 180 días Tipo de moneda: Nuevos Soles. Calendario: Base 1.1.3 Registro del proyecto Acceso al escenario de Datos generales,

El sistema muestra el catálogo de proyectos. En el árbol de este catálogo registre el tipo de proyecto, en este caso OBRAS VIALES.


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En la ventana Proyecto, registre: Obras viales,

Dentro de Obras viales, registraremos el proyecto;

Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales, centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc. El sistema muestra la ventana de registro del proyecto: Ingrese los datos solicitados:


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Llamada a: Propietario, como el elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo. Llamada b: Ingrese el mismo lugar del presupuesto. Llamada c: Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera períodos semanales y mensuales. Llamada d: Fecha fin, no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente. Llamada e: Plazo, es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de inicio. Llamada f: La semana comienza el, hay muchas empresas que inician la semana (para efectos del pago de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc.). Llamada g: Moneda, elija el mismo tipo de moneda utilizado en el presupuesto. Llamada h: Moneda Secundaria Almacenes, elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares Americanos.) Llamada i: Empresa, ingrese el nombre de su empresa. Llamada j: Sucursal, este dato es informativo. Llamada k: Dirección, este dato es informativo. Llamada l: Teléfono, este dato es informativo. Llamada m: Fax, este dato es informativo. Llamada n: Adicionar, después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos.

Después, el proyecto es mostrado en el árbol del escenario de datos generales.


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1.1.4 Asignar presupuestos al proyecto

Del catálogo de presupuestos, elija el presupuesto que corresponda,

Luego el sistema muestra, el presupuesto asignado; es el mismo proceso para asignar los demás presupuestos, Comentario: El sistema permite asignar uno o varios presupuestos a cada uno las ramas. A medida que se elaboren más presupuestos para el proyecto, estos deben ser asignados donde corresponda, cuando en el proyecto existan ampliación de metas u obras adicionales, elabore otro presupuesto y asigne.


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1.2 Calendario El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del proyecto, incluye los horarios de trabajo hasta de 3 turnos. De manera predeterminada, al registrar un proyecto en el escenario de datos generales también le asigna un calendario base por defecto que es utilizada por todas las actividades y subactividades del proyecto. Los días laborables y no laborables definida en el calendario base son los días laborables y no laborables predeterminados de cada recurso, no es necesario asignar calendarios a los recursos. El usuario debe registrar un horario (desde el menú Herramientas) y también puede asumir el Calendario Base, que es mostrado en el escenario de Calendario. Este calendario y horario es asignado al proyecto por defecto al momento de su registro para luego adecuarlo. El usuario también puede registrar un nuevo calendario y horario para el proyecto. 1.2.1 Uso del calendario El calendario se usa para asignar al proyecto. A una actividad (una barra del diagrama de Gantt.); cuando una barra (actividad) en el diagrama de Gantt es dividida varias subactividades a cada una de estas se le puede asignar un calendario diferente. 1.2.2 Acceso al escenario

1.2.3 Registrar los días no laborables


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Procedimiento para registrar un día como no laborable: Llamada a: Elija el mes y año. Llamada b: Elija el día haciendo un clic sobre este. Llamada c: Haga un check para marcarlo como no laborable. Repita el proceso para todos los días no laborables del periodo de duración del proyecto. Llamada d: Sí el día elegido requiere un horario que sólo es laborable medio día, elija esta opción y en la ventana que muestre ingrese las horas. 1.2.4 Horario de trabajo Permite el ingreso del horario de trabajo para el proyecto hasta en tres turnos, se digita directamente el horario como se muestra conservando (:) dos puntos como separador.

Una vez que ingrese el horario del día lunes, marque un bloque solo de la línea del día lunes haciendo un clic sobre el botón luego haga clic derecho sobre el bloque y el sistema muestra un menú de donde debe elegir copiar. Marque un bloque de los días martes, miércoles, jueves y viernes, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija pegar. También modifique el horario del día sábado. 1.2.5 Calcular horas y días laborables para los períodos

Después de procesar el calendario desaparece el botón


.

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1.2.6 Botones Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas.

1.3 Actividades 1.3.0 Generalidades El conjunto del proyecto debe ser descompuesto en segmentos más pequeños y manejables con suficiente detalle, organizando el proyecto de acuerdo al proceso constructivo, con participación de todas las partidas de los presupuestos asignados. Este proceso también es conocido como faseado o Estructura de División del Trabajo (EDT) o (WBS siglas en inglés), en las que se agrupan partes del presupuesto (partidas) con los metrados que corresponde a cada una de estas y que pasan a formar actividades que son las que se programan. Actividad es una porción de partida asignada a una fase o WBS, el conjunto de actividades pasan al escenario del diagrama de Gantt para que sean programadas. Resumiendo el concepto se trata de adecuar los presupuestos al proceso constructivo. El proceso que se describe debe efectuarse para los presupuestos:  Venta.  Meta. 1.3.1 Datos que proporciona este escenario Proporciona el faseado o el WBS con las actividades que serán programadas en el escenario del diagrama de Gantt. 1.3.2 Cuando se cambia el presupuesto Vaya a S10 Presupuestos y procese el presupuesto. Luego use el botón actividades y luego en el diagrama de Gantt use el botón .

en el escenario de

1.3.3 Acceso al escenario


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1.3.4 Subactividades Al ubicar el cursor en Venta en el árbol, toma los datos del presupuesto asignado, mostrando las partidas y subpartidas en una sola hoja con la finalidad de que puedan ser utilizadas en la planificación. Esta labor se realizar sólo la primera vez que se ingresa a este escenario o cuando se asigne mas presupuestos al proyecto. En caso de que el proyecto tenga asignado varios presupuestos, para visualizar otro presupuesto, Caso a) Asignación automática (Ver en Valorizaciones) Caso b) Asignación manual Esta opción es la recomendada para el Meta y Venta descompuesto, permite definir la estructura de registro de las fases, luego registrar manualmente las fases o WBS y luego asignar las partidas a cada una de las fases, con los metrados que le corresponde. 1.3.4.2 Para el Meta En el árbol elija Meta, luego use el botón

para desplegar el contenido del presupuesto.

1.3.4.2.1 Estructura de división del trabajo Llamado también faseado, WBS o EDT. Se trata de adecuar el presupuesto al proceso constructivo, para cada una de las ramas del árbol se forman las fases. Dependiendo del tipo de proyecto se realiza un análisis de la forma como será construida, en el caso del puente en este croquis se esboza,


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Luego en un organigrama se describe las partes del puente en forma detallada, tal como será construida.

El organigrama, también se utiliza para asignar responsables a cada segmento del proyecto, además este es ingresado al sistema como WBS. Al diagrama de Gantt pasan las actividades ordenadas de acuerdo a lo mostrado en el organigrama. 1.3.4.2.2 Registro de las fases (WBS) Previamente defina la estructura de registro.


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Luego el sistema muestra la ventana,

Para iniciar el registro de la WBS,

Sólo registre hasta el nivel 3.


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1.3.4.2.3 Preparando las partidas antes de asignar a las fases a) Consolidar partidas:

Debido a que el presupuesto que se toma como ejemplo para este proyecto, tiene subpartidas para la preparación de agregados en todas las partidas de concreto; al consolidar las partidas son aisladas y las cantidades acumuladas, esto facilita la asignación.

Consolide: Agregado fino para concreto, Agregado grueso para concreto, Piedra grande.


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b) Hacer asignable: Tiene la finalidad de agrupar las subpartidas a la partida principal, con la finalidad de asignar una sola partida de concreto a la fase o WBS.

Repite el proceso para:


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Previo a la asignación de las partidas a las fases, visualice sólo los campos que son necesarios,


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1.3.4.2.4 Asignar partidas a las fases (WBS) A cada fase se le asigna las partidas que les corresponden,


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1.3.4.2.5 Subfases Las actividades que forman parte de una fase se encuentran juntas, en lo que respecta a encofrado, concreto y acero. Con la finalidad de que al escenario del diagrama de Gantt pasen estos datos en forma ordenada y de acuerdo al proceso constructivo; se forman las subfases.


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Para verificar que todas las partidas hayan sido asignadas a las fases use el botón muestra el cuadro de diálogo,

1.3.4.3

y el sistema

Botones

Estos botones corresponden a la ventana superior. Expandir todos, muestra todas las partidas del presupuesto activo. Contraer todos, muestra el presupuesto sólo al primer nivel Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del presupuesto. Todos, sí este botón está hundido muestra todas las actividades asignadas a un grupo de fases, sólo es de consulta. Generar actividades, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que cambie datos en el presupuesto. Definir nivel de asignación, muestra una ventana para elegir el nivel de asignación de las partidas a las fases.  Al último nivel: Mantiene la estructura del presupuesto con partidas y subpartidas.  Al primer nivel: El presupuesto es mostrado como en la hoja del presupuesto, sin subpartidas. Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las fases y asigna las partidas del presupuesto. Asigna sólo el presupuesto actual, sí el proyecto tiene varios presupuestos asignados, esta opción efectúa una asignación automática del presupuesto activo (que es mostrado en la ventana superior de este escenario). Ubicar actividad con saldo, verifica que todas las partidas estén asignadas a las fases. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida. S10 Gerencia de proyectos

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Resultado de la asignación


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1.4 Partidas de control Para el control económico del proyecto, las partidas del presupuesto se agrupan en partidas de control. Ejemplo todas las partidas de encofrado serán agrupadas en una sola partida que se llamará Encofrado. Es como si se “armara” otra partida con todos los análisis de precios unitarios de encofrado.

Para el ejemplo estas son las partidas de control: Puente en carretera Preparación de agregados Encofrado Concreto Acero Gastos generales Permisos sindicales, descansos médicos

Se considera como una partida de control los permisos sindicales y los descansos médicos debido a que estos costos son “cargados” al proyecto. Es requisito que en el escenario de Actividades, las partidas del presupuesto sean asignadas a las fases.


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1.4.1 Registro de las partidas de control 1.4.2 Definir estructura


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Luego el sistema muestra,

1.4.3 Registro

A continuación se muestra el registro concluido,

Importante: Después de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura de registro de las partidas de control.


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1.4. 4 Asignación de actividades a las partidas de control

Repita el proceso para cada una de las ramas. Nota: Las partidas de control son compartidas por los módulos de gerencia de proyectos, pedidos y almacenes, para efectuar los egresos y el control. Para verificar si todas las partidas fueron asignadas, usando el botón

, luego el botón

expanda el contenido de la ventana superior

muestra las partidas que faltan asignar.

Cuando se efectúan cambios en el presupuesto, como modificar metrados, rendimientos, cantidades de recursos en los análisis de precios unitarios; procese el presupuesto, luego en el módulo de gerencia de proyectos ingrese al escenario de actividades y use el botón . A la partida de control “Permisos sindicales, descansos médicos”, no se le asigna ninguna partida. Durante el proceso de ejecución todos los gastos por estos conceptos se irán “cargando” a la partida de control. Después tendremos el monto que cuesta estos permisos y descansos. 1.4.5 Botones

Expandir todos, muestra todas las actividades de la rama elegida, sea esta del venta, venta descompuesto, meta o línea base. Contraer todos, muestra las actividades sólo al primer nivel Ubicar una partida, cuando el puntero del ratón lo ubica sobre una partida, el sistema muestra una ventana donde indica al presupuesto al que pertenece así como el ítem dentro de la hoja del presupuesto.


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Verificar asignación, toma los datos del presupuesto. Utilice esta opción todas las veces que cambie datos en el presupuesto. Asignación automática, genera automáticamente una estructura en las partidas de control y asigna las actividades (previamente agrupadas en el escenario de Actividades). Ubicar sin asignación, verifica que todas las actividades estén asignadas a las partidas de control. Para efectuar esta verificación el contenido de la ventana superior tiene que estar expandida. 1.5 Diagrama de Gantt Generalidades Los datos del WBS o fases, del escenario de actividades son mostrados en este escenario, en forma de barras con la finalidad de programarlos. Después de vincular todas las actividades del proyecto dará como resultado el tiempo real de ejecución del proyecto. Los datos expresados en barras, pasan al escenario del cronograma por periodos como cifras, donde se obtienen los resultados de la planificación. El tipo de vínculo en el diagrama de Gantt permite manejar los tiempos en el proyecto. Sí se forman paquetes de actividades el usuario define la duración. La barra (actividad) está directamente ligada a un rendimiento y metrado conocido por consiguiente no existen holguras y lo que se trata de hacer con el diagrama Gantt es ubicar la barra (actividad), de acuerdo al orden constructivo y justo en el periodo que debe ejecutarse. No existe el problema de recursos sobre asignados porque está directamente ligado al análisis de precios unitarios. La programación en el diagrama de Gantt es a nivel ¨plan general¨ como marco en el cual se ejecutará el proyecto, quiere decir que una actividad tiene una fecha inicio y fin, dentro de este rango de fechas debe ser ejecutado. Se debe efectuar una planificación previa a la ejecución, realizada por el responsable, eso es conocido como la teoría del último programador, donde se efectúa la programación al detalle o el día a día. 1.5.0 Acceso al escenario


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1.5.1 Uso del presupuesto meta En el ejemplo que seguimos es para el meta, el mismo proceso se repite la el venta. 1.5.1.1 Insertar columnas De todas las columnas implementadas en el escenario, el usuario debe elegir sólo las columnas que serán mostradas. (Esto con la finalidad de registrar la cantidad de cuadrillas o grupos de trabajo y el sistema proporcione la duración en días).

1.5.1.2

Escala temporal

Esta opción permite elegir las escala temporal, además actúa como un zoom, que es muy útil al momento del vinculas las actividades.


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El sistema muestra la ventana,

1.5.1.3

Control de cambios

El uso del control de cambios, tiene la finalidad de almacenar o guardar el contenido del escenario. Sí comete una equivocación puede restaurar el último control de cambio que hizo, así no perderá mucho de lo que trabajó. Además tiene la finalidad de documentar todos los cambios que sufrió el proyecto durante al lapso de su ejecución. Antes de iniciar cualquier actividad en el escenario del diagrama de Gantt haga un control de cambio, haciendo clic en el botón , luego el sistema muestra la ventana,


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1.5.1.4

Paquetes

El sistema permite agrupar varias actividades que se ejecutan juntas en una sola, el tiempo de ejecución que viene a ser el tamaño de la barra lo define el usuario previo análisis.


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Luego,

Comentario: En la ventana Creación de paquete, para definir la duración, también se ¨juega¨ con la cantidad de cuadrillas y este dato debe ser tomado en cuenta la momento de registrar el personal disponible. A continuación se muestra los paquetes formados,

Vuelva a ejecutar un control de cambio. S10 Gerencia de proyectos

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1.5.1.4a Grupos de trabajo que se utilizarán en la construcción del proyecto La cantidad de grupos de trabajo se va registrando en el notero que dispone el sistema, o usar una hoja Excel o Word. La cantidad también puede obedecer a la experiencia del programador, al tiempo que se dispone para ejecutar el proyecto o se puede determinar “tanteando”, el ingreso de cantidad de grupos de trabajo o cuadrillas modifica y observando la duración de la actividad. Para el presente ejemplo use: Preparación de agregados: Encofradores: Acero: Concreto:


1 cuadrilla 4 cuadrillas 5 cuadrillas 2 cuadrillas

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Para ingresar el número de grupos de trabajo a un grupo de actividades,


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1.5.1.5

Crear subactividades

Las actividades agrupadas en paquetes que corresponden a los estribos serán divididas en dos, debido a que tenemos estribo derecho y estribo izquierdo. A cada uno de los segmentos divididos llama subactividades.


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A continuación se muestra las subactividades,

1.5.1.6

Etiquetas

A cada una de las subactividades se le asignará un color y un nombre con la finalidad de identificarlo y facilitar la programación, Estas son las etiquetas que serán registradas: Etiquetas Preparación de agregados Estribo derecho Estribo izquierdo Superestructura Gastos generales


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Para iniciar el registro de las etiquetas,

La orden muestra el catálogo de Etiquetas, donde se debe efectuar los registros de las etiquetas, previamente defina la estructura de registro; en esta oportunidad usaremos dos niveles.


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Para registrar el nivel 1


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Para registrar el nivel 2,

A continuación se muestran las etiquetas registradas y para elegir:

Repita el proceso para asignar etiqueta a la barra de la actividad de agregado fino para concreto.


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A continuación se muestra las subactividades con las etiquetas pegadas,

Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repartir


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Para asignar etiquetas a un grupo subactividades para repetir


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A continuación se muestra las barras con las etiquetas asignadas.

Vuelva a ejecutar un control de cambios.


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1.5.1.7

Ingreso de metrados en subactividades

En el ejemplo que estamos desarrollando, el puente tiene dos estribos, el metrado del estribo derecho es 45% del total del metrado y al izquierdo le corresponde el 55%. A cada una de las subactividades se le ingresa el nombre y metrado que le corresponde

Luego haga un control de cambios Ahora existen dos formas de trabajar con las barras de Gantt: a) Con las opciones propias del S10 b) Exportar al MS Project para vincular las actividades y luego importar al S10.


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Con las opciones propias del S10 1.5.1.8

Dependencias de actividades

Las actividades se vinculan con la finalidad de que comiencen en el orden y momento adecuado y determina su participación dentro del proyecto, la superposición de vinculaciones proporciona la duración total del proyecto. No arrastre una barra; este hecho hace que una barra se fije en una fecha.

Las actividades se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin.

La colocación de actividades en orden jerárquico no crea automáticamente dependencias entre ellas. Para crear dependencias entre actividades es preciso vincularlas.


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Para cambiar de tipo de vínculo entre dos barras,


1.5.1.9

Vincular actividades

Use el botón para ocultar el árbol y tener mas espacio para trabajar, luego elija en la escala temporal semanas. Vincule las actividades como se muestra,


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1.5.1.10 Impresión del diagrama de Gantt Previamente elija el tipo de impresora que utilizará, hágalo desde el botón de inicio del Windows. Luego de la barra de botones elija el botón y el sistema muestra,

Llamada a: Graba el reporte en formato PDF. Llamada b: impresión.

Muestra la ventana para configurar la

Comentario: La impresora elegida debe soportar el tamaño de papel A3, esta opción ajusta el tamaño del reporte a A3, pero imprimirá en una hoja A4.


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1.5.1.11 Exportar al MS Project Al exportar el contenido del diagrama de Gantt al MS Project, no exporta los recursos, por lo que utilice sólo para efectuar reportes o enviar por e-mail.

ADVERTENCIA: En este caso no importe la información del MS Project al S10, ya que perderá sus actividades y asignaciones. 1.5.1.12 Transferencia por periodos En el S10, una barra contiene información para cada día de rendimientos, metrados y recursos; use el botón para transferir los datos, al escenario del cronograma por periodos donde es mostrado en cifras y ver el resultado de la planificación. El sistema muestra la siguiente ventana,

Pase al escenario de Periodos para ver las actividades en cifras. Comentario: Cuando modifique información en el presupuesto, ingrese al escenario de actividades y use el botón , luego ingrese al escenario del diagrama de Gantt y también use el botón , luego el botón

.

1.5.1.13 Botones Diagramas: Muestra el diagrama de Gantt en todo el escenario. Muestra el diagrama Gantt. Muestra el diagrama Pert en todo el escenario, que es un tipo específico de diagrama en red del proyecto. Las actividades se representan en cuadros o nodos y las relaciones entre actividades se muestran con líneas que conectan los nodos.


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S10

Ventana de visualización Ventana superior El cursor sólo se activa en la ventana superior. Sincronización Cuando en la ventana superior e inferior muestra el diagrama de Gantt, Todo lo que se ejecute en el diagrama de Gantt de la ventana superior se refleja en diagrama Gantt de la ventana inferior y viceversa. Sincronización El cursor sólo se activa en la ventana inferior.

Dividir Ventana, muestra en la ventana inferior la información de acuerdo a la selección hecha en el menú que se muestra a continuación.

Refrescar Diagrama Gantt: Regenera los datos después de realizar algún cambio en los cronogramas. Esquema de presentación: Propia: Cuando este botón está activo muestra los cambios personalizados, cuando modifique o cambie los colores de las barras, fondo, etc., sólo para el proyecto de donde se ejecuta. General: Muestra los colores estándar del sistema y es general para todos los proyectos registrados en el sistema. Control de cambio: Guarda el contenido del escenario como una vista, haga una vista todas las veces que realice modificaciones importantes en el diagrama de Gantt. Al recuperar el control de cambio reemplaza al que viene usando en el escenario. Edición: Edita o muestra los datos de las actividades del cronograma de acuerdo a lo siguiente: Programado: Muestra las actividades del cronograma para que el usuario pueda programarlos. Ejecutado: Muestra las actividades del cronograma con los datos tomados de las ordenes de trabajo. Resumen: Muestra los datos del cronograma de acuerdo a lo siguiente: Programado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo programado. Ejecutado Muestra las actividades del cronograma de acuerdo a lo ejecutado (toma de las órdenes de trabajo.) Valorizado Muestra las actividades del cronograma valorizadas. Cambiar la escala temporal para ver un nivel de detalle diferente


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S10

Reduce la ventana activa con el siguiente valor más bajo. Ir al inicio de la actividad: Para la actividad elegida muestra el inicio de la barra. Edita los datos de las actividades de acuerdo a las opciones implementadas en el filtro: Todas las actividades, Actividades resumen, Actividades de primer nivel, Actividades críticas, Hitos, Actividades con notas. Filtro por especificaciones: Permite ubicar información dentro del cronograma. Obtener ruta crítica: Calcula la ruta crítica del diagrama Gantt, mostrando de color rojo. Obtener barras: Sí generó órdenes de trabajo e ingresó datos a los avances, por otro lado ingresó los metrados realmente ejecutados por modo Medición. Este botón muestra en forma de barras en el diagrama de Gantt, con colores rojo y negro. Transferencia por periodos: Debido a que cada barra contiene metrados, recursos y rendimientos para cada día, esta opción calcula. El resultado puede ser visualizado en el escenario Cronograma por períodos. 1.6 Periodos 1.6.1 Generalidades Los periodos son lapsos de tiempo en los cuales se planifica la ejecución de las actividades y el sistema los genera en forma automática de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto y el plazo, estos datos fueron definidos en el escenario de datos generales al momento de registrar el proyecto. Los períodos definidos son para todo el proyecto. Labores que se efectúan en este escenario  Hacer visibles o esconder periodos, para los escenarios donde sean requeridos.  Crear periodos personalizados. 1.6.2 Acceso al escenario


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S10

1.6.3 Hacer visible los periodos

Repita el proceso para los periodos semanales,

Comentario: El escenario del cronograma por periodos soporta 15 periodos visibles, los que pueden ser impresos. Para imprimir el resto de periodos quite previamente el check de los periodos ya impresos y ponga check a los que recién imprimirá.


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S10

1.6.4 Crear periodos personalizados En el escenario del diagrama de Gantt, los datos fueron calculados para cada uno de los días. Los periodos personalizados permiten mostrar los datos de acuerdo a los requerimientos de la empresa. A continuación se muestra la forma como serán registrados los periodos Periodo mensual* Periodo semanal* Valorizaciones Acumulado Valorización 1 Valorización 2 Valorización 3 Valorización 4 Saldo * Por defecto el sistema muestra estos dos periodos Para registrar el periodo “Valorizaciones”,


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Para registrar: “Acumulado” y “Saldo”,

También registre saldo


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Para registrar: “Valorización 1”,


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A continuación elija todos los periodos semanales que formarán parte de la valorización 1, para visualizar sólo los periodos semanales,


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S10

Los periodos elegidos son mostrados en la ventana de donde fueron solicitados

Para registrar las demás valorizaciones,


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S10

Estos son los periodos registrados,

Comentario: El periodo acumulado, contiene todas las valorizaciones. Cada una de las valorizaciones contienes las semanas que corresponde a ese periodo. Saldo, inicialmente contiene todas las semanas, a medida que avanza la construcción del proyecto se tiene que ir modificando el contenido de las semanas (eliminando las semanas ya trabajadas), con la finalidad de que siempre tengamos sólo el saldo por ejecutar. En el escenario del cronograma por periodos; sí hace visible el periodo acumulado tendrá la suma de todos los periodos valorizaciones del 1 al 6. 1.6.3 Botones Eliminar períodos excedentes. Actualiza los datos del proyecto. Refrescar, toma los nuevos datos de inicio y fin del proyecto.

IMPORTANTE: Sí crea períodos personalizados, estos necesariamente deben tener como períodos componentes, semanas o meses. Los períodos también pueden tener períodos equivalentes, que deben ser semanas o meses. No elimine los períodos básicos (días).


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S10

1.7 Cronograma por periodos Generalidades Este escenario, proporciona:  Los resultados de la planificación. o El cronograma valorizado o El cronograma de avances o El plan de utilización de recursos. En este escenario se ingresan:  Los avances para la valorización interna del meta, que es utilizado en el control de obra.  Los avances para la valorización que debe pagar el propietario de la obra, en el venta. El origen de los datos de este escenario es como se muestra a continuación,

Comentario: Sí no utilizó el escenario del diagrama de Gantt para efectuar una planificación, existe la alternativa de que ingrese directamente los datos en metrados o porcentajes que desea lograr en cada una de las celdas que corresponden a los periodos de las actividades, también pueden ser datos importados desde el MS Project.


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S10

1.7.1 Resultados de la planificación Acceso al escenario

1.7.1.1 Cronogramas Para elegir el tipo de dato que muestre el escenario, de la barra de botones use el botón luego el sistema muestra la ventana,

(modo),

Elija el tipo de periodo:

Para sumar el contenido de las columnas hacia arriba, use el botón Para imprimir en pantalla el reporte elija el botón


y del menú que muestre, elija una opción.

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S10

Este es el reporte: Cronograma por partida,

Este es el reporte: Cronograma, puede ser valorizado o metrado, de acuerdo a los datos mostrados en el escenario.


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Plan de utilización de recursos: Es la relación de recursos utilizados en la ejecución del proyecto y cuyas cantidades han sido distribuidas en el tiempo de acuerdo a lo programado. Los datos pueden ser mostrados en cantidad o valorizado de acuerdo a lo elegido en modo visualización. Para mostrar las actividades con sus recursos,

Luego el sistema muestra, en la ventana inferior el plan de utilización de recursos que puede ser impresa directamente desde el S10 o exportada a Excel.

1.7.2 Botones Depurar cronograma: Elimina datos que ya no serán utilizados. Sumar actividades: Debido a que las partidas del presupuesto han sido agrupadas en fases, este botón calcula los parciales y suma hacia los títulos. Use esta opción cuando modifique la asignación de partidas a las fases en el escenario de Actividades. Especificaciones: Es un filtro que permite mostrar las actividades de acuerdo a las opciones mostradas en la ventana.


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S10

Ubicar partida: Esta opción es informativa, permite ubicar una partida o una actividad asignada a una fase, indica al proyecto y presupuesto de donde proviene. Mostrar leyenda: Este botón muestra o esconde la leyenda que permite “jugar” con el número de cuadrillas, para obtener la cantidad de días que es necesario para ejecutarla.

Visualizar: Todas las opciones que muestra el menú, es para la parte inferior del escenario.

Modo: De acuerdo a la selección que se realice, el sistema muestra el tipo de dato. Modo programado: Los datos que contiene cada barra dentro del escenario del diagrama de Gantt, el sistema calcula los datos para cada día y los muestra Modo orden de trabajo: Toma los datos de las órdenes de trabajo generadas. (Sólo mano de obra y los metrados, no materiales). Modo valorizado: El residente de obra debe ingresar los avances realmente logrados, producto de un metrado. Sumar actividades: Los datos en modo valorizado, horas hombre u horas máquina, los suma y acumula en forma vertical

Fin de la planificación. S10 Gerencia de proyectos

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S10

Registro de información previa a la ejecución 1.8 Responsables Se refiere al personal administrativo y técnico encargado del “manejo” de la empresa. En el escenario de actividades, cada uno de los registros puede ser asignado a un responsable, esto en el caso del personal técnico (residentes de obra). Cuando se trabaja con “Actas” todo el personal necesariamente debe estar registrado como responsable. Datos que serán registrados:

Acceso al escenario

En el árbol elija el proyecto


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S10

A continuación registre la información en cada uno de los niveles,

1.9 Personal disponible Se refiere sólo al personal obrero que participará en la ejecución de proyecto. El obrero debe ser previamente registrado en el catálogo de identificadores, para luego ser elegido como personal disponible. Estos son lo datos que se utilizarán para el registro:  Obreros  Peones o Registre 18 peones para concreto.  Oficiales o Registre 2 oficiales para concreto. o Registre 8 oficiales para encofrado.  Operarios o Registre 4 operarios para encofrado.

Además: 1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados 1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero


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S10

1.9.1 Registro de obreros en el catálogo de identificadores Como ejemplo se toma el registro del obrero: Vicente Gómez, se desempeñará como Oficial de Concreto. Acceso al catálogo de identificadores

En el catálogo de identificadores,


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En esta ventana ingrese los datos solicitados,

Llamadas de la ventana Identificador: Llamada a: Tipo de persona, en el sistema están disponibles dos tipos, en esta oportunidad elija Persona Natural. Llamada b: Código alterno, se refiere al código que tiene esta persona en otro sistema o programa. Llamada c: Tratamiento, es el vocativo como nos dirigimos a una persona, ejemplo; señor (Sr.), señorita (Srta.), Ingeniero (Ing.). Use el botón elegir con doble clic.

para acceder al catálogo de tratamientos y luego

Llamada d: Se refiere al sexo de la persona que se registra, el botón disponibles.

muestra los tipos de sexo

Llamada e: RUC se refiere al registro único de Contribuyentes. Llamada f: DNI se refiere al documento nacional de identidad. Llamada g: Apellidos y nombres, del obrero a registrar. Llamada h: Abreviatura, use esta celda para ingresar la categoría y oficio del obrero, esto ayuda al momento de elegirlo. Llamada i: Datos complementarios, ingrese los datos solicitados.


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Llamada j: Tipo de identificador, elija esta pestaña para calificar (en este caso de obrero) al registro que se efectuará.

A continuación se muestra los datos registrados en la ventana Identificador,


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1.9.2 Elección del personal disponible A continuación se muestra los datos que serán utilizados en el ejemplo,



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S10

El sistema muestra el catálogo de personal de donde debe elegir a los obreros,

Luego en el escenario serán mostrados los obreros elegidos. 1.9.4 Propiedades de los obreros Las propiedades se refieren al tipo que se utilizó en presupuestos, la categoría que se utilizará para los pagos en planilla y los costos de hora hombre. A todos los obreros registrados, se les ingresa sus propiedades. Estos son los precios que se utilizan en el ejemplo,

Para registrar las propiedades de los obreros (peones de concreto),


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S10

El sistema muestra la ventana donde se ingresan los datos,

1.9.5 Copiar propiedades de los obreros Para copiar las propiedades de un obrero, a otros de la misma categoría, marque un bloque (sólo del obrero que se quiere copiar las propiedades), luego haga clic derecho para mostrar el menú y elegir “Copiar”. Después, marque un bloque de los obreros “destino”, haga clic derecho sobre el bloque y del menú elija Propiedades, luego “Pegar propiedades”.


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A continuación se muestra los registros concluidos,

Luego “jale” a: 2 oficiales de concreto y registre sus propiedades. 8 oficiales de encofrado y registre sus propiedades. 4 operario de encofrado y registre sus propiedades. 1 operario que se encargará de controlar la preparación de agregados 1 operario que se encargará de controlar la colocación del acero Con este personal se forman los Grupos de trabajo.

1.10 Equipo disponible El equipo propio y de terceros que se utilizará en el proyecto debe ser registrado con la finalidad de elaborar los partes diarios de equipo y el costo sea cargado posteriormente a los resultados operativos. El registro de estos equipos es con el código 10 y la unidad (u) dentro del catálogo de recursos. En el presupuesto se utilizaron los equipos con el código 03. Luego se compatibilizará cada activo con el equipo presupuestado y se le asignará las propiedades. Con los activos se formarán grupos de trabajo. Este es el equipo que se utilizará en las diferentes actividades:


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1.10.1 Registro de activos en el catálogo de recursos En el presupuesto se utilizó el recurso MEZCLADORA DE CONCRETO DE 11 p3 18 HP con la unidad de hm (hora máquina). Datos que serán registrados: Mezcladora de concreto tipo tambor [como recurso principal] Mezcladora de concreto tipo tambor de 11 p3 18 hp (pza) [como recurso específico] El recurso específico es el que se elije como activo disponible, se caracteriza por que tiene 14 dígitos en el código y como unidad puede ser pieza o unidad. 1.10.1.1 Acceso al catálogo de recursos

En el árbol del catálogo de recursos,


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En el catálogo se muestra los registros efectuados


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1.10.2 Selección de Activos disponibles El activo disponible es elegido y registrado como “Equipo disponible” para el proyecto, la participación durante la ejecución del proyecto es tomado en el parte diario. Estos son los datos que serán elegidos,

1.10.3 Acceso al escenario:

Luego en el árbol elija el proyecto. En el escenario,

El sistema muestra el catálogo de recursos, (donde previamente se tienen registrados) todos los activos propios y de terceros que se usará en la construcción del proyecto,


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Los equipos elegidos son mostrados en el escenario “Activos disponible”,


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1.10.4 Propiedades del equipo Estos son los datos de las propiedades y precios que se utilizarán, se refieren los que fueron utilizados en el presupuesto. No siempre coinciden con el activo disponible.

A cada uno los activos que participan en la ejecución del proyecto, se relacionará con el equipo presupuestado, además se le ingresará los datos de precios, equivalencias, de similar forma como se hizo para la mano de obra. Para ingresar las propiedades a los equipos:

Repita el proceso para los demás activos.


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S10

1.11 Grupo de trabajo Es este escenario se forman los grupos de trabajo o “cuadrillas” con el personal registrado o elegido, mostrado en el escenario de personal disponible, está conformado sólo por obreros. Datos que serán registrados:

Requisitos: Tener registrado el personal en el escenario de personal disponible, con sus propiedades. 1.11.1 Acceso al escenario:

En el árbol elija el proyecto. 1.11.2 Verificar estructura de registro

Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación,


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S10

Registro del nivel 1:

Estos son los registros efectuados,


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1.11.3 Asignar obreros a los grupos de trabajo

1.12 Grupo de equipo Es este escenario se forman los grupos de equipo o “cuadrillas” con el activo registrado o elegido, mostrado en el escenario de activo disponible. Requisitos: Tener registrado el activo en el escenario de activo disponible, con sus propiedades. Estos son los datos que se registrarán:


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S10

1.12.1 Acceso al escenario:

En el árbol elija el proyecto. 1.12.2 Verificar estructura de registro

Verifique que el la estructura tenga 3 niveles, como se muestra a continuación,

Para registrar el nivel 1,


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S10

Se muestra el registro de grupos concluido,

Luego asigne los equipos a cada uno de los grupos. 1.13 Registro de Subcontratos El subcontrato es un recurso, y su ejecución es encargada a un tercero llamado subcontratista. En esta primera parte sólo registre los Subcontratos. Datos que serán registrados


En el árbol elija el proyecto. 1.13.2

Registro del subcontrato


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S10

Para registrar; SC m de o. Para colocación de acero,

Llamadas de la ventana Datos subcontrato: Llamada a: Registre los datos solicitados. La frecuencia de pago ya se encuentra definido (En el escenario de Datos generales, en la celda de Datos adicionales. Llamada b: Ingrese el porcentaje de adelanto sólo en el caso de proporcionarlo, en cada valorización el sistema amortizará automáticamente. No existe otra forma de otorgar adelanto. Llamada c: En caso de ser necesario ingrese el porcentaje que será descontado de cada valorización. La devolución del fondo de garantía es manual. Llamada d: Los impuestos aplicables a los subcontratos, varían de acuerdo al documento que presentará el subcontratista para respaldar el pago que recibe, si presenta factura debe incluirse el IGV, en caso de recibo de honorarios se le descuenta el IES y la retención de ley. Llamada e: Para asignar el registro del recurso subcontrato, Llamada 1: Permite asignar al subcontrato los recursos presupuestados. Llamada 2: Permite asignar al subcontrato recursos del catálogo, estén o no presupuestados. Luego en el catálogo de recursos,


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Los recursos elegidos son mostrados en la ventana de registro de subcontratos, para asignarles partida de control.

Luego el sistema muestra el catálogo de las partidas de control, con la finalidad de asignar a cada uno de los recursos tipo subcontrato,

Una vez que tenga todos los datos del subcontrato use el botón Adicionar, para grabarlos y cerrar la ventana.


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S10

A continuación se muestra el subcontrato registrado:

Con lo que termina el registro del subcontrato, el siguiente paso es valorizar, que lo haremos luego.


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S10

1.14 Actividades por grupos A cada una de las actividades se le asigna una cuadrilla o grupo de trabajo que se encargará de su ejecución, esto es un requisito previo para generar ordenes de trabajo.


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S10


En el árbol elija el proyecto y meta. Para desplegar el contenido de la ventana superior.

Repita el proceso para las demás actividades. S10 Gerencia de proyectos

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S10

2 Ejecución 2.1 Orden de trabajo Generalidades La orden de trabajo es un documento que genera el usuario en el sistema por el cual se ordena la ejecución de una o varias actividades. Con la finalidad es obtener resultados operativos, el sistema está preparado para trabajar en forma simultánea con el módulo de almacenes, para lo cual el se debe cumplir ciertos requerimientos.  Tener registrado las fases o WBS, y haber asignado partidas a las fases.  Tener registrado en el escenario de personal disponible a todo el personal obrero y empleados, así como los subcontratistas que participarán en la ejecución del proyecto.  En el escenario de grupos de trabajos, con el personal disponible haber formado los grupos de trabajo o cuadrillas.  Tener registrado en el escenario de activos disponibles a todo el equipo propio y de terceros que participará en la ejecución del proyecto.  En el escenario de grupos de equipos, con el activo disponible haber formado los grupos de trabajo o cuadrillas.  Los grupos de trabajo deben estar asignadas a las actividades. Las actividades que se ordenen no necesariamente deben estar programadas en el diagrama de Gantt. Estas son las órdenes de trabajo que serán generadas:

Acceso al escenario

Luego en el árbol elija el proyecto y después Meta. 2.1.1 Generar orden de trabajo


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S10

Para elegir la escala de tiempo semanal,

Elija el día sábado 23 de julio,

Para el sábado 23 de julio, elija las actividades programadas,


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S10

Estas son las actividades programas para el sábado 23 de abril del 2005,

Antes de exportar la orden de trabajo a Excel, en su PC cree una carpeta donde serán almacenadas todas las órdenes de trabajo generadas para este proyecto. 2.1.2 Exportar la orden de trabajo a Excel

Nota: La orden de trabajo Impresa se entrega al tareador, maestro de obra y capataz del grupo. El ejemplo que se acaba de realizar es para actividades programadas en el diagrama de Gantt. A continuación se muestra una orden de trabajo exportada al Excel.


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S10


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S10

Una vez que registre los datos en la orden de trabajo en Excel, guarde el contenido de la hoja Excel y cierre. 2.1.3 Importar la orden de trabajo de Excel La hoja Excel que contiene la orden de trabajo tiene que estar cerrada.


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S10

Los avances registrados en la OT son visualizados en el escenario del Cronograma por períodos.


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2.1.4 Para conocer la cantidad de materiales que utilizará Es necesario tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará en la actividad ordenada.


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S10

Estos son los datos exportados a Excel, y puede enviar al almacén un e-mail para que efectúe el egreso.

Otra forma de conocer la cantidad de materiales que se utilizará es ingresar al escenario de Cronograma por períodos, para luego usar el botón

y visualizar el modo: Programado metrado; luego use el botón

para elegir la opción Actividades y recursos.

Comentario: En la realidad quien decide la cantidad de materiales es el residente o el maestro de obra, lo que anteriormente se indicó es para tener una idea de la cantidad de materiales que se utilizará. Los pedidos que realice el maestro de obra, directamente son atendidos en el almacén, la modalidad de “Egreso a partida de control”. S10 Gerencia de proyectos

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S10

C Uso del módulo de Compras C.1.2.1. Acceso al módulo de Compras

En el panel de su PC ubique el botón

luego el sistema muestra la ventana de acceso.

C.1.2.2 Registro de usuarios en el sistema El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al módulo de Compras, a los escenarios, catálogos y documentos. El administrador del sistema debe registrar la empresa y sus departamentos o gerencias, en este ejemplo la empresa es CONSTRUCTORA S10 y la gerencia es OBRAS, para finalmente registrar al usuario llamado Andrade Andrés. Este registro se realiza en el sistema. C.1.2.2.1 Registrar a la empresa


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S10

Para registrar OBRAS que viene a ser una gerencia,

C.1.2.2.2 Registro de usuarios Se registrará a Andrade Andrés,


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S10

C.1.2.2.3 Acceso al módulo de Compras Debido a que los grupos de Compras y Pedidos se encuentran en el módulo de Compras, sólo se dará acceso al módulo de Compras.

C.1.2.2.4 Acceso a los escenarios

Repita el proceso para las pestañas de Catálogos y documentos. El acceso que se otorgue a los usuarios también puede ser selectivo, poniendo check sólo a las opciones que tendrá acceso. S10 Gerencia de proyectos

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S10

Cierre el módulo de Compras y vuelva a ingresar, pero esta vez como Andrés,

C.1.2.3 Registro del Centro de Compras En lo referente al usuario que registra el nuevo centro de compra, ocurren dos alternativas: a) Cuando el administrador del sistema (sa) es el que registra el centro de compra, tiene que registrar también a los usuarios y darles atributos de manejo. b) Andrés, es un usuario que previamente fue registrado por el (sa) y tiene atributos para registrar centro de compra. Cuando Andrés registre un nuevo centro de compra, por defecto el sistema lo muestra como usuario del centro de compra por defecto y le da todos los atributos que incluye el hecho de registrar a los nuevos usuarios que tendrán acceso al centro de compras.

En este ejemplo el centro de compras, se llamará CC S10


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S10

C.1.2.4 Asignar proyecto al Centro de Compras

Para asignar el proyecto al centro de compras,

El sistema muestra el catálogo de proyectos de donde debe elegir los proyectos que manejará el centro e compras CC S10,


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S10

C.1.2.5 Permisos de uso de los escenarios


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S10

C.1.2.6 En Pedidos Como el proyecto fue registrado en el módulo de Gerencia de proyectos, en pedidos el nombre del proyecto es mostrado con los almacenes de materiales y activos. C.1.2.6.1 Registro de usuarios en el proyecto


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S10

Al usuario Andrés, también se le registrará en el almacén de materiales, para que pueda manejar,

Luego elija la pestaña de permisos y verifique o asigne permisos. C.1.2.7 Pie de la orden de compra En el pie de la orden de compra, el usuario registra información que el proveedor debe cumplir, como requisitos, condiciones plazos, etc., así como definir las personas que firmarán el documento impreso,


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S10

Ingrese la información en la celda que corresponde a observación,

C.1.2.8 Logotipo para los reportes Sí desea que el reporte de la orden de compra lleve el logotipo de su empresa, el logotipo tiene que estar elaborado y almacenado dentro de una carpeta. C.1.2.8.1 Registro de logotipos


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S10

Verifique la estructura de de registro del catálogo,

Registro del logotipo


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S10

Elija la carpeta donde está almacenado el logotipo,

Sólo los logotipos registrados en el catálogo pueden ser asignados posteriormente. Luego cierre la ventana de logotipos. S10 Gerencia de proyectos

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S10

C.1.2.8.2 Asignar logotipo a una empresa


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S10

Luego cierre el catálogo de identificadores. Comentario:

Por defecto el sistema imprimirá las órdenes de compra con el logotipo asignado a la empresa. Sí además de la impresión del logotipo desea que imprima el nombre de la empresa, tiene que hacer desde configuración.

C.1.2.9 Configuración Las opciones de configuración realizadas por el supervisor tiene un comportamiento general, cualquier cambio es para todos los usuarios. Ingrese al módulo de compras con sa


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S10

C.1.2.9.1 Configuración de Compras Use el botón

para acceder a la ventana de configuración.

La pestaña “Del supervisor”, sólo está visible para el usuario que ingresa como (sa), también para los usuarios que tengan la categoría de Administrador del Sistema y Administrador del Módulo.

Llamada a:

Llamada b:

Llamada c:

Llamada d:

Llamada e:

Controlar los pedidos por centro de compra, esta opción trabaja en forma conjunta con “Solicitar centro de compra” de Pedidos. Activado: Muestra para cada centro de compra sólo aquellos pedidos que tienen asignado el centro de compra donde esté ubicado en el árbol. Desactivado: Muestra todos los pedidos generados para ser comprados. Imprimir nombre de la empresa en la orden de compra. Activado: Imprime nombre de la empresa en la orden de compra. Desactivado: No imprime nombre de la empresa en la orden de compra. Número de la orden de compra por empresa. Activado: Genera un correlativo de la orden de compra, a pesar de tener varios centros de compra en la empresa. Desactivado: Genera correlativamente el número de orden de compra para cada uno de los centros de compra. Es el valor del Impuesto General a las Ventas, que el sistema tomará para calcular el precio del I.G.V., de los recursos de las órdenes de compra. Este valor es guardado con cada orden de compra. Quien registra o modifica el porcentaje es el supervisor. Nro. De dígitos de los documentos; el supervisor decide hasta cuantos dígitos puede tener una orden de compra, el cual varía desde 4 hasta 12 dígitos.

C.1.3 Acceso al módulo de compras Sólo los usuarios que están registrados en el sistema y tiene permiso para manejar el módulo tienen acceso. En este caso Ingrese al sistema como Andrés


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S10

C.1.3.1 Plan de utilización de recursos El plan de utilización de recursos muestra la lista de recursos que participan en la ejecución del proyecto, distribuidos en el tiempo (en períodos) y es calculado en el módulo de Gerencia de proyectos, cuando el contenido de las barras es traslado al escenario del Cronograma por períodos en cifras. Con la finalidad de explicar que los recursos que se piden deben ser entregados en obra en fechas definidas, se toma como ejemplo el pedido del recurso ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60. Sí efectuó la planificación en el diagrama de Gantt del módulo de Gerencia de proyectos, puede visualizar las fechas, como se muestra a continuación. Es necesario aclarar que las fechas que se toman deben ser unos días antes de ejecutar la actividad.

Sólo con fines de información se muestra la ventana de recursos y precios del módulo de Presupuestos, en el que aparece el recursos ACERO CORRUGADO fy=4200 kg/cm2 GRADO 60, el mismo que aparece con la unidad de kilogramos, se refiere al metrado total del proyecto.

Ocurre que el acero lo compramos y usamos en varillas, por lo que es necesario transformar los 50,814.30 kilogramos en varillas, de acuerdo al siguiente detalle; (la cantidad de varillas se tomó del metrado efectuado previamente). S10 Gerencia de proyectos

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S10

C.1.3.1.1 Registro de recursos específicos

Del catálogo de recursos específicos elija,


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S10

A continuación se muestra los recursos específicos del acero, ingrese las cantidades,

A continuación se muestra la cantidad de varillas registradas,


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S10

C.1.4 ¿Cómo funciona pedidos? La información es organizada de acuerdo a lo siguiente,

Para el ejemplo que seguimos lo datos del los recursos se tomó del plan de utilización de recursos y la fecha de entrega en obra lo leemos en el Gantt. (Las cantidades fueron redondeadas).


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S10

C.1.5 Para pedir recursos

El sistema muestra el formulario pedido de obra,


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S10

Un recurso puede estar en más de una partida de control, del catálogo de recursos por partidas de control, elija uno a uno los recursos, de la ventana superior hacia la ventana inferior. (En el caso del acero corrugado sólo elija los recursos específicos).

Las cantidades que se modifiquen sólo son para este pedido,


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S10

C.1.5.1 Asignar fecha de entrega A cada uno de los recursos o al total de los recursos que forman parte de este pedido se le asigna fecha de entrega. En esta oportunidad se asignará a todos los recursos el 18 de julio del 2005.

Del calendario se elije la fecha de entrega,


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S10

El pedido debe ser enviado para ser aprobado,


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S10

Reporte del pedido

C.1.5.2 Cronograma de entregas Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Gerencia de proyectos


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S10

Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Almacenes

Para visualizar los recursos que se espera en una determinada fecha en el módulo de Pedidos


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S10

C.1.6 Aprobación En este escenario se aprueban los pedidos que no fueron aprobados automáticamente desde el escenario de Pedidos y han sido enviados para su aprobación posterior. Sí fue aprobada en forma automática anteriormente, la opción de aprobar queda deshabilitada.

Los pedidos aprobados pasan a Compras, al escenario de Pedidos de compra.


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S10

C.1.6.1 Visualizar los documentos generados

Cuando el pedido es para el stock de almacén, el documento generado es una requisitoria de compra que debe ser tramitado por Compras, como en el presente caso.

Comentario: Cuando el pedido es para un destino específico (Partida de control), el sistema verifica previamente el stock en el almacén, en caso de que exista la cantidad pedida, el sistema genera un “Pedido de almacén”; sí en stock sólo existe pero no en la cantidad deseada; entonces el sistema genera dos documentos, el primero es un “pedido de almacén” por la cantidad existente en el stock y el otro documento generado es la “Requisitoria de compra”, por el saldo.


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C.1.7 Procedimiento para eliminar un pedido

Luego cierre la ventana de documentos generados, S10 Gerencia de proyectos

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C.1.8 Compras C.1.8.1 Pedidos de compra En este escenario se listan todos los documentos llamados “requisitorias al centro de compras” que corresponden a los pedidos realizados mediante Pedidos para el proyecto asignado. Las requisitorias de compra, sólo son generadas cuando las cantidades pedidas de los recursos son mayores a los que existe en el stock. Labores que se realizan en este escenario: Visualizar todas las requisitorias de compra generadas; Generar orden de compra para el total de la requisitoria de compra; Generar orden de compra para uno o varios recursos que forma parte de una requisitoria de compra. Los recursos que forman parte de la requisitoria de compra de los cuales no se han generado órdenes de compra, pasan al escenario de Cotizaciones.

a) Generar orden de compra para todo el pedido. Use esta opción para generar en forma directa la orden de compra a partir del pedido de compra, sin necesidad de realizar la cotización. Se entiende que ya se conoce de antemano las condiciones y a la empresa que se le comprará los recursos.


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Las llamadas de la ventana orden de compra, las llamadas están de acuerdo a la secuencia de uso y son las siguientes: Llamada a: Pestaña de Acumulado, muestra los recursos con sus cantidades acumuladas, sólo desde este lugar se registran los precios de los recursos. Llamada b: Proveedor, este botón muestra el catálogo de proveedores para registrar o elegir un proveedor para la orden de compra. Llamada c: Tratado con; cuando se registró la empresa también se registraron a los contactos, el sistema permite elegir a uno de ellos como contacto. Llamada d: Fecha; el sistema sugiere la fecha, pero el usuario lo puede modificar eligiendo la fecha del calendario. Llamada e: Forma de pago; las formas de pago se encuentran en un catálogo de donde se elije. Llamada f: Moneda; elija el tipo de moneda para la orden de compra. Llamada g: Tipo de cambio; elija el tipo de cambio para la fecha de la orden de compra. Llamada h: F/B; en esta celda ingrese el número de la factura o de la boleta. Llamada i: Facturar a; elija del catálogo de identificadores el nombre de la empresa. Llamada j: Descuento %; en esta celda se ingresa el porcentaje de descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Llamada k: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas j y k al mismo tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno. Llamada l: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra, estos datos lo define el proveedor.


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Llamada m: Lugar de entrega, es el lugar donde debe ser entregado los recursos comprados. Cuando se registró la empresa también se registró la dirección y que es tomada en esta oportunidad.

Llamada n: Fecha de entrega: Se refiere a la fecha de entrega en obra de los recursos, sólo cuando los recursos tienen una misma fecha de entrega. Llamada o: Precios; Ingrese el precio de compra a cada uno de los recursos que se compran. Llamada p: Descuento %: En esta columna se registra el descuento adicional en porcentaje. Llamada q: Pestaña Detallado; Muestra a cada uno de los recursos con el número de pedido que le corresponde. Llamada r: Graba el contenido de la ventana.


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b) Generar orden de compra para uno o varios de los recursos del pedido

Luego de realizar las acciones a) o b), vaya al escenario de Orden de compra.

C.1.8.1.1 Consulta de precios Los precios registrados desde el módulo de presupuestos, en las cotizaciones o la orden de compra para cada uno de los recursos, son almacenados para ser consultados como a continuación se muestra,


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C.1.8.1.2 Seguimiento al pedido

C.1.8.1.3 Impresión de reportes


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C.1.9 Cotizaciones Una cotización es el documento por el cual el centro de compras consulta el precio y las condiciones de venta de los recursos a los proveedores. A este escenario llegan todos los recursos registrados en las requisitorias de compra pendientes de atención. Labores que se realizan en este escenario  “Armar” las cotizaciones a partir de los recursos que contienen las “requisitorias al centro de compras”.  Asignar proveedores a cada una de las cotizaciones.  Envían las cotizaciones a los proveedores.  Opciones de consulta, acumulado, detallado y por proveedor. C.1.9.1 Generar cotizaciones Es recomendable formar cotizaciones con recursos semejantes como todo lo que vende una ferretería, otra cotización únicamente de agregados, otra de cemento, otra de acero, etc., esto permite asignar varios proveedores a cada una de las cotizaciones.


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C.1.9.2 Asignar proveedor a una cotización

C.1.9.3 Enviar la cotización al proveedor

Llamada a: Permite adicionar otro proveedor a la cotización


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Llamada b: Quitar: Permite adicionar otro proveedor a la cotización Llamada c: Envía al Proveedor; la cotización al proveedor elegido; esta opción sólo se activa cuando el proveedor tiene correo electrónico, Llamada d: Enviar en Microsoft Excel al proveedor; Cambia de estado a la cotización del proveedor elegido. Para enviar manualmente la cotización tiene que imprimir el reporte y enviarlo por fax.

Llamada e: Anular cotización; use esta opción cuando el proveedor no conteste. C.1.10 Recepción de Cotizaciones En este escenario se listan las cotizaciones con los datos que los proveedores registraron y devolvieron al centro de compra, para registrar los precios de cada uno de los recursos, el tipo de moneda, forma de pago etc., para elaborar el cuadro comparativo.

C.1.10.1 Registro de datos en la cotización


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Llamadas de la ventana Recepción de Cotización Llamada a: La forma de pago debe ser previamente registrado en un catálogo para ser utilizado posteriormente todas las veces que sea necesario, el botón marcado con la llamada muestra el catálogo. Llamada b: Del catálogo de monedas elija la moneda que utiliza el proveedor en su cotización. Llamada c: Sólo en el caso de que los recursos que se compran sean en moneda diferente a la base (ejemplo Dólares), del catálogo elija el tipo de cambio para la fecha del documento. Llamada d: Registre el descuento global para todo el documento, sí adicionalmente uno de los recursos tuviera descuento use la columna ingrese en la columna Dcto (%). Llamada e: Descuento Global; en esta celda se ingresa el monto del descuento global para todos los recursos que forman parte de la orden de compra. Comentario: El sistema permite ingresar datos a las celdas marcadas con las llamadas d y e al mismo tiempo, también puede usar uno de ellos o ninguno. Llamada f: Ingrese el tiempo en el que se compromete el proveedor entregar los recursos sí es que se ordena la compra. Llamada g: Fecha vigencia; se refiere a la fecha que tiene vigencia los precios de la orden de compra. Llamada h: Ingrese el número de cotización el proveedor. Llamada i: Ingrese el precio neto ofertado por el proveedor, sí pone un check en la columna que corresponde a IGV, este precio será adicionado en el % que corresponde al IGV, y el precio total es mostrado en la columna “Parcial con IGV”. Llamada j: Use este botón para grabar el contenido de la ventana.


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C.1.10.2 Consulta de precios Sí hace clic derecho sobre el nombre de un recurso, el sistema muestra el menú La comparación de los precios recibidos de los proveedores hágalo en el escenario de cuadro comparativo. C.1.11 Cuadro comparativo En este escenario se decide que recursos serán comprados y a que proveedores, para tomar la decisión se toma en cuenta los datos proporcionados por los proveedores. Los datos que son mostrados en este escenario corresponden a las cotizaciones recibidas del proveedor. Labores que se realizan en este escenario  Se comparan los datos proporcionados por cada uno de los proveedores.  Se decide los recursos que serán comprados a cada uno de los proveedores.  Una cotización puede generar varias órdenes de compra. Las órdenes de compra generadas se visualizan en el escenario de orden de compra. Acceso al escenario


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C.1.11.1 Elección de recursos

Para consulta de precios haga clic sobre el recurso.

C.1.11.2 Impresión del reporte

Todos los recursos aprobados pasan al escenario de órdenes de compra.


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C.1.12 Ordenes de compra La orden de compra es el documento definitivo de adquisición de los recursos. En este escenario se visualiza las órdenes de compra generadas en el escenario de Pedidos de compra y se generan órdenes de compra a partir de los pedidos de compra y desde el cuadro comparativo de las cotizaciones.

C.1.12.1 Generar órdenes de compra

a) Generar órdenes desde pedidos Cuando se usa esta opción es necesario ingresar los precios a los recursos que se compren.


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b) Generar órdenes desde cotizaciones Los precios de los recursos son tomados de la cotización.


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C.1.12.2 Aprobar las órdenes de compra El usuario que apruebe las órdenes de compra debe tener atributos para hacerlo. Sólo las órdenes de compra aprobadas pasan al módulo de Almacenes para efectuar los ingresos por orden de compra. El sistema no permite borrar las ordenes de compra aprobadas, para eliminarlas, previamente cambie de estado a registrado. Para aprobar una orden de compra, haga clic derecho sobre el nombre del proveedor o número de la orden de compra y del menú que se active elija la opción de aprobar.


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C.1.12.3 Antecedente Esta opción es informativa, lista los tipos de pedidos que generaron la orden de compra, muestra el documento y sus recursos.


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C.1.12.4 Seguimiento Muestra el recorrido y estado de la orden de compra desde el momento que fue generada hasta su destino en el módulo de almacenes.


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C.1.12.5 Impresión de la orden de compra


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Este es la orden de compra impresa,


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A Uso del módulo de almacenes El módulo de almacenes es el encargado de administrar los recursos tipo material con los movimientos de ingresos y egresos. A.1.1 Registro de usuarios en el sistema El administrador del sistema (sa), es el encargado de registrar a los usuarios y darle acceso al módulo de almacenes, a los escenarios, catálogos y documentos. También de registrarlo en el proyecto y almacén. Ingrese al módulo de almacenes como “sa” para registrar al usuario llamado Andrade Andrés.


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Mediante esta orden se da acceso al módulo de almacenes,

Con esta orden se da acceso a los escenarios,

Repita el proceso para la pestaña de catálogos y luego par los documentos. S10 Gerencia de proyectos

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A.1.2 Registro de usuarios en el proyecto Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el proyecto,

El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.


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Para registrar al usuario Andrade Andrés, en el almacén.

El sistema muestra el catálogo de usuario de donde debe elegir a Andrade, Andrés.


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S10

Para otorgarle permisos al usuario dentro del módulo de almacenes,

Con lo que concluye el proceso de registro de usuarios. Cierre o salga del módulo de almacenes. Luego ingrese al módulo de almacenes como el usuario Andrés.


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A.1.3 Movimientos A.1.3.1 Ingresos Todos los recursos que utilice el proyecto deben ser ingresados al almacén, el sistema está implementado con los siguientes tipos de ingreso:

Todo recurso sebe ser ingresado al almacén antes de ser egresado y debe estar respaldado por un documento en el que figure la fecha, cantidad, precio unitario, unidad. A.1.3.1.1 Ingreso por compra Este movimiento se efectúa cuando los recursos que ingresarán al almacén vienen respaldados por una factura. Datos que serán utilizados para el ingreso por compra

Para iniciar el ingreso por compra


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S10

Sí el sistema solicita el tipo de cambio, regístrelo;


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Luego el sistema muestra el formulario de ingreso.

De catálogo de recursos elija a los que formarán parte del ingreso,


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S10

Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de ingreso, para el ingreso de cantidades y precios,

Con lo que concluye el ingreso. A.1.3.2 Egresos A.1.3.2.1 Egreso a Partida de Control Este tipo de egreso es el más usado durante la ejecución, es cuando el residente o maestro de obra envían un pedido al almacén y el almacenero efectúa un movimiento de egreso. Es requisito tener en el stock del almacén los recursos que serán egresados. Estos son los datos que se utilizarán en el ejemplo,


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S10

Para iniciar el egreso,

Luego el sistema muestra el formato de egreso a partida de control,

A continuación elija los recursos que forman parte del egreso,


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S10

Los recursos elegidos son mostrados en el formulario de egreso a partida de control,

Nota: Cuando tenga varios recursos en el formulario de egreso, marque un bloque, luego haga clic derecho sobre el bloque y del menú que muestre elija “Asignar partida de control”.


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S10

Estos son los egresos efectuados,

A.1.4

Stock

Muestra la cantidad de reservas o existencias en el almacén de un determinado recurso, en el momento de realizar una consulta. El resultado de los movimientos de ingresos y egresos, constituye el stock de un recurso. Las opciones implementadas en este escenario facilitan información importante sobre el movimiento de un almacén. Antes de emitir reportes o ver la información, recostee (procese), como se muestra a continuación,


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S10

Los reportes del escenario de Stock están orientados a proporcionar información del tipo de recurso, a una fecha determinada, este puede ser valorizado o físico (cantidades). También permite Use el botón

, para visualizar el reporte y el sistema muestra las opciones en esta ventana,

Este es el reporte,

A.1.5

Informes

Este escenario permite obtener resultados valorizados en un determinado rango de fechas para diferentes destinos los cuales dependen del tipo de almacén donde este ubicado. Si se ubica en un almacén tipo: Material: Se basa en las guías de egreso a Partida de Control Activo: Se basa en las guías de egreso a Persona Repuestos: Se basa en las guías de egreso a Activo Economato: Se basa en las guías de egreso a Unidad Operativa Para nuestro ejemplo lo haremos en un almacén tipo Material, por lo tanto trabajaremos con las guías de egreso a Partidas de Control, involucra también a todas las guías de egreso con Partida de Control con Descarga Directa.


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S10

Elija la semana,

Luego use el botón


para procesar, estos son los resultados,

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S10

Continuación del uso de Gerencia de proyectos 2.4 Registro de avances Los avances realmente logrados en obra dentro de un período, se registran en el sistema con la finalidad de valorizar y luego evaluar. Los que se ingrese en este escenario es lo que se toma en cuenta para los resultados operativos). Estos son los datos que se ingresarán, en metrados.

Para ingresar los avances:


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S10

Para visualizar los datos en costo,

Luego use el botón

Comentario:

para sumar los datos en forma vertical y estos son los resultados,

Existe la posibilidad de que los datos puedan ser ingresados por días para luego sumar a semanas, o ingresar directamente los datos en los períodos semanales


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S10

2.5 Valorización de subcontratos Todas las actividades consideradas como subcontratos se valorizan dentro de los periodos semanales. Datos para la valorización 01

Para valorizar,


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Para imprimir la valorización


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2.6 Partes de equipo El trabajo diario del equipo debe ser registrado en el sistema con la finalidad de controlar las horas o días trabajados así como el costo. Cuando es equipo menor la unidad básica es día, como en el presente caso. Estos son los datos que se registrarán:

Acceso al escenario:


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S10

Luego elija la partida de control concreto,

Al usuario: Ingrese todos los partes que son mostrados en “datos que se registrarán “. Luego, use el botón


para calcular el resumen del período.

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Para visualiza los resultados del período,

Este es el resultado:


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3 Control El control periódico del proyecto (de preferencia semanal), permite observar la marcha del proyecto, en cuanto al avance y costo, de acuerdo a estos datos se toman las decisiones. Requisito  Ingreso de avances: En el escenario del cronograma por periodos modo valorizado porcentaje o metrado.  Valorizar los subcontratos realizados en el período que se controla.  En almacenes procesar el stock.  Ingresar los partes de equipo y procesar.  Procesar los tareos de los períodos a controlar. 3.0 Información disponible para el control 3.1 Mano de obra Proporciona la cantidad de horas hombre y costo empleado en el período que será controlado, esta información se encuentra en el escenario del tareo. Los datos provienen de las órdenes de trabajo importadas desde Excel. Para acceder al escenario de tareo;

Para procesar el tareo,


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S10

Nota: El botón muestra el catálogo de períodos, para hacer visible o esconder los períodos de los cuales se desea obtener los resultados.

Para visualizar el resultado,

Luego el sistema muestra el catálogo de periodos, en este caso sólo los semanales,


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3.2 Equipo: Repita el proceso pero esta vez para partes de equipo, sólo la información procesada pasa al escenario de resultados operativos. 3.3 Resultados Los resultados en primera instancia son revisados por el encargado de la ejecución del proyecto, en este caso el residente de obra, siguiendo la secuencia; 3.3.1 Registro de avances en el Meta Se refiere a los metrados (realmente ejecutados) ingresados por el encargado. Los metrados ingresados en el “Meta” son utilizados para el control interno.


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Para visualizar los datos en costo, use el botón


y en la ventana,

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Luego use el botón para sumar las cantidades hacia los títulos y este es el resultado o los montos serán mostrados dentro de “valorizado” en el escenario de resultados operativos.

3.3.2 Comparación de avances Cada semana se debe verificar la marcha del proyecto, comparando los datos de “programado”, “valorizado” y “orden de trabajo”, para visualizar los datos,


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Este es el resultado

3.4 Resultados operativos Es el resultado de la ejecución y proporciona información consolidada de la marcha del proyecto global a nivel de partidas de control, para comparar los montos considerados en el programado, el valorizado y el real (lo que se gastó o invirtió realmente, para valorizar). Acceso al escenario


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3.4.1 Procesar datos

Para elegir las semanas 30 y 31,

El sistema muestra el catálogo de períodos de donde se elije,


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S10

Para elegir y hacer visible los campos que contiene la información,

A continuación se eligen los campos,

Luego, use el botón


, para procesar los datos marcados con el número 2

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Llamadas de la ventana de Resultados Operativos Llamada 1: Corresponde al monto programado en el diagrama de Gantt. Llamada 2: Corresponde a los datos ingresados en el escenario de cronograma por períodos en modo valorización. Llamada 3: Es el monto que corresponde a la suma de los tareos (participación de la mano de obra), los partes de equipo, los egresos de recursos del almacén hacia la partida de control de Concreto y las valorizaciones de los subcontratistas dentro del período. Llamada 4: Es el factor de avance, cuando el valor es mayor a uno significa que la obra está adelantada. Llamada 5: Es el factor de costo, cuando el valor es mayor a uno significa que la obra es rentable o estamos ganando. 3.4.2 Valor ganado Es una comparación gráfica de los valores programado, valorizado y real.


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3.4.3 Grupo con recursos Para la actividad elegida, permite visualizar la participación de los recursos a nivel global y específico. Para visualizar la participación de recursos a nivel global,


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Para analizar la información en forma detallada, En este caso para la mano de obra y específicamente para el oficial,

Para ver el detalle del tareo


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S10

En la ventana que se muestra a continuación, aparecen todas las semanas que participó el obrero, y para ver el detalle,

Este es detalle del tareo del obrero elegido,

Comentario: Para el caso de los materiales, el proceso es similar pero esta vez elija el recurso al que desea hacer un seguimiento.


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3.4 Resultados por recurso El desempeño o participación de los recursos, en la gestión del proyecto se visualiza con la finalidad de comparar las cantidades de lo programado, valorizado y realmente utilizado.

Este es el resultado,


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4 Valorizaciones Se trata de cuantificar el avance de obra con la finalidad de cobrar al propietario por el trabajo realizado. Todas las valorizaciones tienen el carácter de pagos a cuenta. Para valorizar se utiliza el presupuesto elaborado por el postor, llamado también presupuesto venta. 4.1 Diagrama de bloque Muestra la secuencia que debemos seguir para efectuar las valorizaciones,


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4.2 Datos generales En el ítem 1.1 se registró el proyecto. Cuando se tenga que realizar la valorización del proyecto

4.2.1 Datos valorizaciones (1)


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Llamadas de la ventana Datos Valorizaciones 1 Llamada 1: Escala períodos valorización, elija período mensual, para valorizar una vez al mes. Llamada 2: Nivel período valorización, Se refiere a:

Llamada 3: % Adelanto efectivo. Cuando el usuario ingresa un porcentaje, el sistema fija un tope para los adelantos en efectivo. El desembolso del adelanto se puede efectuar en una o más armadas hasta llegar al techo. La amortización del adelanto en efectivo se realiza en forma individual para cada uno los adelantos en forma automática. 4.2.2 Certificado de pago Esta opción es para ser utilizada por la Supervisión. Se refiere a las instituciones que aportarán dinero para pagar las valorizaciones, para efectos de este ejemplo será el Banco Interamericano y el Banco Mundial.


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4.3 Datos adicionales Ingrese a esta opción para configurar el número de decimales en precios y cantidades y fijar los períodos de valorización de los subcontratos.

Advertencia: Los períodos de valorización de los subcontratos, no deben ser modificados posteriormente Registro de adelantos en efectivo El sistema está preparado para administrar uno o varios adelantos en efectivo y cada uno tendrá un tratamiento independiente de principio a fin.


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4.4

Actividades

Caso a) Asignación automática Esta opción es usada generalmente para el Venta. El sistema genera las fases o el WBS y además asigna las partidas en forma automática, de acuerdo al nivel de asignación elegido. Después de usar esta opción se observa que las fases conservan la estructura del presupuesto (no muestra las subpartidas).

Comentario: El caso b) se refiere a la asignación manual que se realiza al Meta, descrito en el ítem 1.3 4.4.1 Expandir En el árbol elija Venta, luego use el botón

para desplegar el contenido del presupuesto.

4.4.2 Nivel de asignación Use el botón


para definir el nivel de asignación, luego el sistema le muestra el cuadro de diálogo,

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4.4.3 Asignación automática Luego use el botón

para efectuar una asignación automática.

Este es el resultado de la asignación automática


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4.5

Diagrama de Gantt

Los datos registrados en el escenario de Actividades, pasan al diagrama de Gantt para ser programados. Sí no desea usar este escenario para programar, en el escenario del Cronograma por períodos puede ingresar directamente los datos en porcentaje o metrados en cada una de las celdas que corresponde a las partidas dentro del período mensual.

A continuación se muestra las actividades (partidas) programadas.


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4.5.1 Transferencia por Períodos Use el botón para calcular el contenido del Diagrama de Gantt y trasladar los datos al escenario del Cronograma por períodos.

4.6 Períodos En este escenario se hacen visibles los períodos que serán utilizados para la valorización, en el escenario del Cronograma por períodos, este caso serán mensuales.


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4.7 Cronograma por períodos Los datos del escenario de Actividades y la programación efectuada en el Diagrama de Gantt, pasan a este escenario para ver los resultados de la planificación. Otras labores que se realizan en este escenario:  Sí no utilizó el Diagrama de Gantt para planificar, puede ingresar directamente los datos en cada una de las celdas que corresponden a las actividades (partidas).  Ingresar los datos que se valorizarán. Acceso al escenario

4.7.1 Resultados de la planificación 4.7.1.1 Resultados en porcentaje Use el botón

, para elegir el tipo de dato, en este caso programado porcentaje.


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Los datos que se muestran a continuación, corresponden a la planificación efectuada en el Diagrama de Gantt.

4.7.1.2 Resultados en metrado Use el botón

, para elegir el tipo de dato, en este caso programado metrado.


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4.7.1.3 Resultados en costo Use el botón

, para elegir el tipo de dato, en este caso programado costo.

4.7.2 Ingreso manual de avances Cuando no se utiliza el diagrama de Gantt para efectuar la planificación, los porcentajes se ingresan directamente, como se muestra a continuación Use el botón

, para elegir el tipo de dato, en este caso programado porcentaje.


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Comentario: Las celdas donde ingrese la información se puede marcar en forma vertical. Otra forma de ingreso de datos,

A continuación se muestra el cronograma con los datos registrados


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Comentario: El usuario debe elegir sólo una de las formas descritas anteriormente para tener datos en este cronograma. Estos datos son utilizados como metas mensuales. 4.8 Registro del adelanto en efectivo

El monto del adelanto se registra sin el IGV.


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4.9

Registro de adelantos para materiales

Existen varias modalidades para otorgar el adelanto para materiales, en esta oportunidad veremos como se registra el adelanto en función a las partidas de suministro del presupuesto. Este proceso tiene 2 partes: Selección de las actividades involucradas Asignar los metrados y precios a cada actividad Selección de actividades: Para facilitar este proceso utilizaremos vistas,


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Efectúe el siguiente registro: Nivel 1: Todas las vistas Nivel 2: Adelanto para acero corrugado


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2) Asignación de metrados y precios a cada actividad

Para copiar los metrados a cantidad,


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4.10 Diseño del resumen de la valorización A partir del diseño del resumen de la valorización se puede controlar las valorizaciones en forma dinámica y personalizada. Trabaja de similar forma a una hoja Excel, en la que puede insertar o quitar líneas, incluir macros básicos, facilitando la creación de nuevos conceptos, ejemplo multas, pagos a cuenta, amortizaciones extraordinarias, etc. Cuando en el escenario de Datos generales se registra un proyecto, por defecto el sistema crean también el diseño resumen de valorización. En el escenario de Cronograma por períodos cuando se genera una nueva valorización, también se genera el resumen.


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S10

Llamadas de la ventana Diseño resumen de valorización Llamada a.- Variables obligatorias: Estas variables tienen que estar como mínimo en el resumen. COSTO DIRECTO A VALORIZAR = v_d; se registra en la línea 01 y se refiere al monto o costo directo a valorizar. TOTAL A PAGAR = t_p; se registra en la última línea, y tiene la finalidad de totalizar y convertir las cifras en letras. Llamada b.- Variables auxiliares IGV=p_igv; Se refiere al Impuesto General a las Ventas y se aplica a la valorización neta. %Fondo garantía= p_fg: El fondo de garantía es un descuento temporal que se aplica a la valorización bruta. Costo amortización materiales= c_am:La amortización por adelanto para materiales, el sistema lo realiza en forma automática en forma proporcional a lo valorizado en cada partida, hasta llegar al tope. Costo sector = c_st## ( ##.nro.sector): %Amortización efectivo =p_ae## ( ##.nro.adelanto):

Al registrar el proyecto se definió el porcentaje del adelanto en efectivo que fija el tope; se aplica en forma proporcional a la valorización bruta.

Llamada c.- Línea: Es un correlativo y se generan automáticamente a medida que se efectúan nuevos registros. Llamada d.- Descripción: Esta celda es editable, registre el nombre del concepto. Llamada e.- Variable: Permite el uso de las variables obligatorias o auxiliares, sí el usuario nuevos conceptos debe registrar una variable que lo identifique. Llamada f.- Macro: Es la orden que debe ejecutar el sistema y debe ser registrado por el usuario usando las variables y los operadores.


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Llamada g.- Título: A cada línea se le puede registrar un título para fines de impresión. Llamada h.- Nota: En esta celda el usuario puede registrar notas relacionadas con la línea, no tiene otro uso tampoco aparecen en las impresiones. Llamada i.- Imprime?: Sólo las líneas marcadas con check, son impresas en el reporte. Llamada j.- O.Resumen: Se refiere al orden de presentación de cada línea, el usuario debe digitarlos, este resumen se visualiza en el escenario del Cronograma por períodos. Llamada k.- O.F.Pago: Se refiere al orden de presentación de cada línea, el usuario debe digitarlos, este resumen se visualiza en el escenario del Cronograma por períodos. No se dispone de una impresión del resumen del diseño de la valorización. Para exportar a Excel, haga clic derecho sobre el resumen de la valorización. 4.11 Elaborar una valorización 4.11.1 Registro de metrados 4.11.1.1 Registro de avances en porcentaje para un período


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4.11.1.2 Registro de avances con metrado acumulado


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En la columna Metrado acumulado, se registran los metrados acumulados hasta la fecha que se quiere valorizar.


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4.11.1.3 Tomar avances en función al acumulado Se trata de tomar los avances para un período en base al Metrado acumulado, el sistema sólo toma el saldo que le corresponde al período.

Comentario: Debido a que la primera valorización es del mes de Julio, toma el íntegro de los metrado registrados. Para las siguientes valorizaciones sólo tomará el saldo.


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4.11.2 Opciones para el Metrado acumulado En la columna donde se registran los metrados acumulados están disponibles las opciones:

Llamada a: Pegar desde el portapapeles; se refiere a que si tiene información en una hoja Excel, permite pegar los datos que corresponden a los metrados acumulados, para explica el uso de esta opción se exportará a Excel, luego se registrará los metrados para después copiar y pegar. Exportar a Excel: Antes de exportar a Excel haga visible las columnas de Metrado acumulado,


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En Excel, ingrese los metrados


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En el módulo de Gerencia,

Llamada b: Limpiar metrado acumulado; borra los metrados existentes de la columna Metrado acumulado. 4.12 Reportes Los reportes de la valorización se observan desde el escenario del cronograma por períodos, modo valorización costo.


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4.12.1 Planilla de valorización

Llamada a: Elija la escala temporal en este caso Mensual Llamada b: Elija el período valorizado, en este caso Julio 2005


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S10


210

S10

4.12.2 Planilla de metrados


211

S10

4.12.3 Certificado de pago


212

S10

4.12.4 Desagregado del adelanto para materiales


213

S10

4.12.5 Amortización del adelanto para materiales


214

S10


215

S10

4.12.6 Certificación de pago


216

S10-Gerencia Proyectos.pdf

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