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1 6 16.1 LOS DATOS COMO ACTIVOS CORPORATIVOS
En el capitulo 1. “Sistemas de archivos y bases de datos”, se aprendió que los datos son la materia prima con la que se produce información. Por consiguiente, no sorprende saber que en el ambiente guiados por la información, los datos son aceptados como un activo valioso que requieren un cuidadoso manejo. Para evaluar el valor monetario de los datos, simplemente eche un vistazo a lo que esta guardado en la base de datos de una compañía: datos sobre clientes, sobre proveedores, inventario, operaciones, etcétera. ¿Cuántas oportunidades se perderían si los datos guardados en la base de datos se pierden? ¿Cuál será el costo real de la pérdida de datos? Por ejemplo, una firma de contabilidad cuya base de datos completa se pierde cuando un virus de computadora daña los archivos guardados en su disco duro, incurriría en costos directos e indirectos significativos. ¡Los problemas de la firma de contabilidad se acrecentarían por el hecho de que la perdida de datos podría ocurrir durante la época de declaración de impuestos! La pérdida de datos pone a cualquier compañía en una difícil posición. La compañía no podría manejar las operaciones diarias con eficiencia, podría enfrentar la pérdida de clientes que requieren un servicio rápido y eficiente, y podría perder la oportunidad de hacerse de nuevos clientes. Los datos en la actualidad se consideran como un valioso recurso que debe transformado en información. Si la información es precisa y oportuna, es probable que su uso desencadene acciones que mejoren la posición competitiva de la compañía y genere riqueza. En realidad, una organización esta sujeta a un ciclo de datos-información-toma de decisiones. El usuario aplica inteligencia a los datos para producir información de la base del conocimiento utilizado en la toma de decisiones. Este ciclo se ilustra en la figura 16.1
FIGURA 16.1 CICLO DE DATOS-INFORMACIÓN-TOMA DE DECISIONES
Al examinar el flujo en la figura 16.1, tome en cuenta que las decisiones tomadas por gerentes de alto nivel inician acciones en los niveles bajos de la organización. Esas acciones producen datos adicionales que van a ser utilizados para monitorear el desempeño de la compañía. A su vez, los datos adicionales deben ser reciclados dentro del marco de referencia datos/información/decisiones. Por lo tanto, los datos constituyen la base para la toma de decisiones, planificación estratégica, control y monitoreo de operaciones. Un factor de éxito crítico de una organización es el manejo eficiente de sus activos. Para manejar los datos como activo corporativo, los gerentes deben entender el valor de la información: esto es, los datos procesados. De hecho, existen com-
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pañías (por ejemplo, las que proporcionan reportes de crédito)cuyo único producto es la información y cuyo éxito depende sólo del manejo de ésta.
16.2 LA NECESIDAD DE Y EL ROL DE LAS BASES DE DATOS EN UNA ORGANIZACIÓN Los datos son utilizados por varias personas de diferentes departamentos y por diversas razones. Por consiguiente, el manejo de datos debe tomar en cuenta el concepto de datos compartidos, El capítulo 1 mostró que la necesidad de compartir datos hizo que el DBMS electrónico fuera casi inevitable. Utilizando apropiadamente, el DBMS facilita:
La interpretación y presentación de los datos en formatos útiles, al transformar los datos sin procesar la información. La distribución de los datos e información a las personas adecuadas en el momento adecuado. La preservación y el monitoreo del uso de los datos durante lapsos adecuados. El control de la duplicación y uso de los datos, tanto interna como externamente.
Cualquiera que sea el tipo de organización, el rol predominante de la base de datos es soportar la toma de decisiones administrativas en todos los niveles de una organización. La estructura administrativa de una organización podría dividirse en tres niveles: alto, intermedio y operativo. La administración en todos los niveles de una organización. El DBMS debe proporcionar herramientas que den a cada nivel de administración una visión diferente de los datos y que soporten el nivel de tomas de decisiones requerido. Puede tenerse una mejor idea de los roles de soporte de base de datos si se resumen las actividades típicas de cada nivel de administración.
Alta administración. A este nivel la base de datos debe ser capaz de: 1. Proporcionar la información necesaria para tomar decisiones estratégicas, planificación estratégica, formulación de políticas y definición de objetivos. 2. Proporcionar acceso a los datos externos e internos para identificar las oportunidades de crecimiento y para trazar en un diagrama la dirección de ese crecimiento (dirección se refiere a la naturaleza de las operaciones. ¿Se convertirá la empresa en una organización de servicios, en una manufactura o en alguna combinación de las dos? 3. Proporcionar un marco de referencia para definir y hacer que se cumplan las políticas de la organización (recuerde que esas políticas se transforman en reglas de negocio en los niveles bajos de la organización). 4. Mejorar la probabilidad de réditos de las inversiones positivos para la compañía, mediante la búsqueda de nuevas maneras de reducir costos o aumentar productividad. 5. Proporcionar retroalimentación para monitorear si la compañía esta alcanzando sus objetivos. Administración intermedia. A este nivel la base de datos debe ser capaz de: 1. Suministrar los datos necesarios para decisiones y planificación tácticas. 2. Monitorear y controlar la asignación y uso de recursos de la compañía. a. En particular, ¿qué tan eficiente se asignan y utilizan los recursos? Recuerde que los datos, también son un recurso de la compañía de modo que la base de datos la información necesaria para monitorear y controlar el uso de los datos. Por ejemplo, la base de datos debe habilitar al departamento de sistemas de información para garantizar que todos los componentes de la base de datos se integren apropiadamente. b. ¿Qué problemas operativos potenciales o actuales existen? ¿Qué tan bien permitirá el ambiente de base definir y estudiar soluciones alternas? Tales soluciones a menudo requieren información para actuar en el escenario e información detallada para la realización de predicciones. c. Evaluar el desempeño de los diferentes departamentos.
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este desarrollo significó que las responsabilidades de administración de la base de datos se dividieran. El segmento de desarrollo de aplicaciones estaba a cargo de reunir los requerimientos de la base de datos y de su diseño lógico, en tanto que el segmento de operaciones se encargaba de ejecutar, monitorear y controlar las operaciones del DBMS.
FIGURA 16.2 ORGANIZACIÓN INTERNA DEL DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Así como crecen las aplicaciones de las bases de datos, la administración de éstas se vuelve más complicada, los cual nos lleva a la función de la administración de bases de datos. La persona responsable del control de las bases centralizadas y de las compartidas es el administrador de las bases de datos (DBA). A medida que crecía el número de aplicaciones de la base de datos, el manejo de esto se convirtió en una tarea cada vez más compleja dentro de la estructura organizacional de una compañía. En la gráfica de la organización, la función del DBA se podría definir como un puesto de asesoría o un puesto lineal. Si se coloca el DBA en una posición de asesoría, con frecuencia se crea un ambiente de consultoría, en el que el DBA es capaz de idear la estrategia de administración de datos. Se han ilustrado los dos posibles puestos de DBA en la figura 16.3. La función del DBA en una posición lineal tiene tanto la responsabilidad como la autoridad para planear, ejecutar y aplicar las políticas, estándares y procedimientos utilizados en la actividad de administración de datos. Se han ilustrado los dos posibles puertos de DBA en la figura 16.3. La decisión en cuanto a la colocación del DBA depende del estilo administrativo de la compañía y de factores como el tamaño y la complejidad de las operaciones de la compañía y la distribución geográfica de sus instalaciones. Estos factores también ayudan a determinar la estructura interna del DBA. No parece haber un estándar de organización interna para el DBA. En parte, los estándares podrían estar incompletos porque la función del DBA es sí misma probablemente es la más dinámica de las funciones de una organización. De hecho, los rápidos cambios en la tecnología de DBMS dictan los estilos organizacionales. Por ejemplo:
El desarrollo de bases de datos distribuidas pueden hacer que una organización descentralice aún más la función de administración de los datos. La base de datos distribuida requiere que el DBA del sistema defina y delegue las responsabilidades de cada DBA local, lo que impone nuevas y más complejas actividades de coordinación al DBA del sistema. Es probable que el creciente uso de bases de datos orientadas a objetos listas para la internet y el número cada vez mayor de aplicaciones de almacenamiento de datos, se agreguen a las actividades de diseño y modelado de daros del DBA, con lo que se expande y diversifica su trabajo.
Para una perspectiva histórica del desarrollo de la función del DBA y una cobertura más amplia de sus alternativas de colocación organizacional, se recomienda la obra clásica de Jay-Louise Weldon Database Administration(New York , Premium Press, 1981). Aunque se pudiera pensar que por la fecha de publicación es obsoleto, un sorprendente número de sus temas están regresando a la escena de bases de datos operativas actuales (por ejemplo, puede que se recuerde que el cliente delgado en la arquitectura cliente/servidor refleja mucho de los conceptos mainfarme “obsoletos” y que la estructura conceptual del mundo orientado a objetos incorpora ideas encontradas en la estructura conceptual de una base de datos jerárquica).
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FIGURA 16.4 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DE LA ADMINISTRACION DE BASES DE DATOS
Tome en cuenta que una compañía podría tener varios DBMS diferentes e incompatibles instalados para soportar diferentes operaciones. Por ejemplo, no es raro encontrar corporaciones con un DBMS jerárquico para soportar las transacciones diarias a nivel operativo y una base de datos relacional para soportar las necesidades de información ad hoc de la alta e intermedia administraciones. También puede haber una variedad de DBMS instalados en los diferentes ambientes. En un ambiente como ése, la compañía podría tener un DBA asignado por cada DBMS. El coordinador general de todos los DBA en ocasiones se conoce como administrador de sistemas (SYSADM). Cuya posición se ilustra en la figura 16.5.
FIGURA 16.5 ADMINISTRADORES MULTIPLES DE BASE DE DATOS EN UNA ORGANIZACIÓN
Existe una creciente tendencia hacia la especialización en la función del manejo de datos. Por ejemplo, los diagramas organizacionales utilizados por algunas de las más grandes corporaciones hacen una distinción entre un DBA y el administrador de datos (DA). EL DA, conocido también como gerente de recursos de información (IRM), generalmente se reporta directamente a la alta administración y tiene una mayor responsabilidad y autoridad que el DBA, aunque sus roles tienden a empalmarse hasta cierto grado. El DA es responsable de controlar todos los recursos de datos de la corporación, tanto computarizados como manuales. La descripción del trabajo del DBA abarca por lo tanto un área de operaciones más grande que el DBA, porque el DA controla no sólo los datos computarizados, sino también los datos fuera del alcance del DBMS. La colocación del DBA
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Al examinar la figura 16.6 se observa que el DBA es el punto focal de la interacción usuario/datos. El DBA define y hace que se cumplan los procedimientos y estándares que deben ser utilizados por programadores y usuarios durante su trabajo con el DBMS. El DBA también verifica que el acceso del programador y el usuario satisfaga los estándares de seguridad y calidad. Los usuarios de base de datos podrán clasificarse por el:
Tipo de soporte para la toma de decisiones (operativo, táctico o estratégico) requerido. Grado de conocimientos de computación (principiante, adelantado o experto). Frecuencia de acceso (ocasional, periódico o frecuente).
Estas clasificaciones no son exclusivas y por lo general se empalman. Por ejemplo, un usuario operativo puede ser un experto con acceso ocasional a la base de datos. No obstante, un gerente de alto nivel típico podría ser un usuario principiante con acceso periódico a la base de datos. Por otra parte, un programador de aplicaciones de bases de datos es un experto operativo y un usuario frecuente de la base de datos. Cada organización, por lo general, emplea personas cuyos niveles de conocimiento de la base de datos abarca todo el espectro. El DBA debe ser capaz de interactuar con todas estas personas, entender sus diferentes necesidades, hacer preguntas en todos los niveles de conocimiento y comunicarse con eficiencia. Las actividades del DBA ilustradas en la figura 16.6 sugieren la necesidad de una combinación muy diversa de habilidades. En empresas grandes, es probable que esas habilidades se distribuyan entre varias personas que trabajan dentro de la función del DBA. En empresas pequeñas, estas habilidades pueden ser del dominio de un solo individuo. Las habilidades del DBA son amplias, variadas y, no obstante, estrechamente relacionadas con la naturaleza del trabajo. Estas habilidades se clasifican en dos diferentes categoría: administrativas y técnicas. En la tabla 16.2 se resume la clasificación. TABLA 16.2 HABILIDADES DEL DBA DESEADAS
Al examinar la tabla 16.2, tome en cuenta que el DBA debe realizar dos roles distintos. El rol administrativo del DBA está enfocado en el manejo del personal y en las interacciones con la comunidad de usuarios. El rol técnico del DBA comprende actividades que implican el uso del DBMS- diseño, desarrollo y ejecución de bases de datos – así como la producción, desarrollo y uso de programas de aplicación. En las siguientes secciones se examinarán con más detalle los roles administrativo y técnico del DBA.
