Revisi Dinkes 090617 Panduan Menjalin Komunikasi Dengan Masyarakat

PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

I. PENGERTIAN Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik yang dilakukan oleh puskesmas dengan masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari masyarakat. II. RUANG LINGKUP Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat: a. Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan kegiatan puskesmas, dan informasi lain yang dibutuhkan baik secara lisan maupun tertulis. b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik maupun keluhan baik secara lisan maupun tertulis c. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh masyarakat. III. TATA LAKSANA a. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan cara penyampaian melalui 1. Papan pengumuman a) Kepala puskesmas bersama penanggungjawab pelayanan

menentukan

informasi

yang

harus

disampaikan lewat papan pengumuman. b) Petugas menuliskan informasi yang

harus

disampaikan pada papan pengumuman. c) Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah ditentukan. 2. Leaflet/Brosur a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan

informasi

apasaja

yang

perlu

dicantumkan dalam leaflet/brosur. b) Petugas merancang leaflet/brosur. c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur. d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur. e) Petugas mendistribusikan

leaflet/brosur

ke

pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor. 3. Poster a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan

informasi

apasaja

yang

dicantumkan dalam . b) Petugas merancang leaflet/brosur. c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.

perlu

d) Petugas

melakukan

order

leaflet/bosur. e) Petugas mendistribusikan

pencetakan

leaflet/brosur

ke

pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor. 4. Standing banner a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan

informasi

apasaja

yang

perlu

dicantumkan dalam standing banner. b) Petugas merancang standing banner. c) Kepala puskesmas menyetujui standing banner. d) Petugas melakukan order pencetakan standing banner. e) Petugas memasang standing banner di tempat b.

yang sudah ditentukan. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan

dilakukan dengan tatap muka melalui : 1. Penyuluhan a) Petugas promosi kesehatan kesepakatan

jadwal

kegiatan

membuat

dengan

sasaran

penyuluhan. b) Petugas promosi kesehatan menentukan materi yang akan disampaikan. c) Petugas promosi kesehatan memastikan jadual kegiatan, bila terjadi perubahan maka dilakukan kesepakatan ulang. d) Petugas promosi

kesehatan

memberikan

penyuluhan kesehatan. e) Petugas promosi kesehatan menyusun laporan. 2. Pertemuan 3. Lokakarya mini tiga bulanan a) Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan meminta camat untuk dapat memimpin lokakarya mini tiga bulanan b) Petugas menyampaikan informasi kepada semua sektor yang terkait. c) Petugas membuat materi yang akan digunakan dalam lokakarya mini dalam bentuk yang mudah dipahami d) Petugas membuat surat undangan lokakarya mini untuk ditandatangani oleh Camat. e) Petugas membagikan surat undangan kepada semua sektor yang terkait. f) Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga bulanan. g) Petugas melaksanakan lokakarya mini sesuai jadwal. h) Petugas membuat notulen lokakarya mini ti bulanan.

i) Petugas melaporkan hasil lokakarya kepada Kepala Puskesmas. j) Kepala Puskesmas bersama Tim manajemen mutu membuat rencana tindak lanjut dan tindak lanjut dari c.

hasil lokakarya mini. Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik)

dilakukan cara 1. Kotak saran a) Petugas membuka kotak saran seminggu sekali (setiap hari sabtu) b) Petugas mencatat isi dari kotak saran yang disertai identitas dan nomer telepon c) Petugas merekap isi dari kotak saran d) Petugas melakukan konfirmasi dengan penulis kotak saran. e) Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas f) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas isi dari kotak saran (umpan balik) g) Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik h) Petugas menghubungi penulis kotak saran untuk memberikan tanggapan. 2. SMS a) Petugas menerima sms umpan balik b) Petugas mencatat isi umpan balik c) Petugas merekap isi umpan balik d) Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas e) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas umpan balik f) Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik g) Petugas

menghubungi

pengirim

sms

menyampaikan bahwa masalah sudah diselesaikan oleh puskesmas 3. Survey a) Petugas menyusun instrumen survey b) Kepala puskesmas menyetujui instrumen c) Petugas melakukan survey d) Petugas mengumpulkan hasil survey e) Petugas mengolah data hasil survey f) Petugas menganalisa hasil survey g) Petugas menyampaikan hasil analisa survey kepada kepala puskesmas h) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas hasil survey dan rencana tindak lanjutnya i) Petugas mencatat hasil rapat j) Petugas menyampaikan hasil survey di papan pengumuman

TANDA ARAH YANG JELAS (SOP)

IV. DOKUMENTASI: Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur dalam SOP. Hasil-hasil komunikasi dengan masyarakat didokumentasikan dalam notulen dan instrumen survey.