REUNIÕES DE TRABALHO
Mónica Alves
REUNIÃO
“Encontro de pessoas ou organizações para tratar assuntos específicos, segundo uma ordem preestabelecida de trabalho, sobre os quais são tomadas decisões.”
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TIPOS DE REUNIÕES
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Reunião de Formação Reunião de Informação Reunião de Negociação Reunião de Avaliação Reunião de Criatividade Reunião de Convívio Reunião de Decisão Resolução de problemas
TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de formação O objectivo é facilitar o desenvolvimento de competências a nível do • Saber-mais • Saber-fazer-melhor • Saber-ser-diferente • Saber viver com os outros
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TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Informação O objectivo é estimular, de forma organizada, a partilha e circulação de informação descendente, ascendente e horizontal, de modo a estabelecer um clima mais transparente e autêntico entre as pessoas.
TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Negociação O objectivo é desenvolver a reciprocidade entre as partes adversas e abrir caminho à resolução de potenciais bloqueios, paralisações e conflitos.
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TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Avaliação O objectivo é desencadear a apreciação de avanços e retrocessos e encontrar formas de actuação que mantenham os primeiros e corrijam os segundos.
TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Criatividade O objectivo é potenciar as capacidades imaginativas e criadoras das pessoas, incentivando-as a sentir, a pensar e a agir de modo novo e diferente.
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TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Convívio O objectivo é aproximar as pessoas, possibilitando-lhes, através de actividades sociais e culturais, um maior e melhor conhecimento mútuo.
TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Decisão O objectivo é analisar determinado problema ou situação em ordem a poder ser tomada a decisão mais adequada para a sua resolução.
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TIPOS DE REUNIÕES
Reunião de Resolução de Problemas O objectivo desenvolver não somente uma solução, mas formular também conjuntamente uma definição de problema comum. É importante que todos os participantes da reunião tenham uma possibilidade fazer uma contribuição.
REUNIÃO
• Mais do que uma técnica, a reunião é um processo de relação. • O seu funcionamento e a sua eficácia dependem das interacções que se estabelecem. • O motor das interacções reside no objectivo da reunião.
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REUNIÃO
Uma Reunião não vale por si mesma; o seu valor está em saber quais os resultados tangíveis que dela se esperam e tudo fazer para os atingir.
REUNIÃO
Etapas Fundamentais: 1. Preparação 2. Realização 3. Avaliação
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PREPARAÇÃO I – Questões Prévias II – Convocatória III – Acta
PREPARAÇÃO
II – Convocatória • Enviar a convocatória aos participantes pelo menos 15 dias antes da reunião para que estes organizem os seus compromissos pessoais e se preparem convenientemente. • Enviar 5 dias antes da reunião , uma recordatória aos participantes relativa á realização da reunião (data, hora de início e local). Os participantes terão de se sentir convidados para uma actividade que lhes diz respeito.
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PREPARAÇÃO III – ACTA A acta é um instrumento de acção e de compromisso com uma tríplice função: 1.
Informativa - permite conhecer o trabalho efectuado durante a reunião
2.
Avaliativa - permite apreciar o progresso de um grupo ou organização ao longo de um determinado período de tempo
3.
De registo para memória futura - permite relembrar no presente o que aconteceu no passado
PREPARAÇÃO
A acta é a síntese do que foi dito na reunião, particularmente das propostas feitas, das decisões tomadas, das acções programadas e dos compromissos assumidos.
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PREPARAÇÃO
• Optar pela rotatividade, relativamente à redacção da acta. • Garantir que a acta seja redigida nas 24 horas que se seguem à reunião. • Limitar a acta a uma folha A4. • Enviar uma cópia a cada um dos participantes no intervalo das 48 horas seguintes à reunião.
PREPARAÇÃO Modelo de acta de reunião • Elementos formais: – – – – – – –
Tema da reunião Objectivos previstos Objectivos atingidos Data / Local Hora de início / Hora de termo Animador Participantes
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PREPARAÇÃO Elementos de conteúdo: - Assuntos tratados - Decisões tomadas - Acções programadas - Prioridades estabelecidadas - Responsabilidades atribuídas - Assuntos pendentes • Data e assinatura
REALIZAÇÃO I – Questões de Fundo II- Animação da Reunião
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REALIZAÇÃO
I – Questões de fundo 1º - Interacções 2º - Funções do animador 3º - Técnicas de animação 4º - Escuta activa 5º - Comportamentos dos participantes 6º - Lidar com conflitos
REALIZAÇÃO
II – Animação da reunião
1º Tempo – Acolhimento e apresentação dos participantes 2º Tempo – Desenvolvimento do tema da reunião
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ANIMAÇÃO DA REUNIÃO
Desenvolvimento do tema Fases fundamentais e inter-relacionadas: 1ª fase: Introdução 2ª fase: Discussão 3ª fase: Decisão 4ª fase: Acção
ANIMAÇÃO DA REUNIÃO Neste segundo tempo o animador é um facilitador e um regulador do grupo, competindo-lhe conjugar, de forma equilibrada, as seguintes actividades: Questionar, fazendo perguntas Clarificar, reformulando o que é dito pelos participantes Resumir, sintetizando e classificando os factos segundo a sua importância.
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AVALIAÇÃO I – Tipos de Avaliação de Reuniões II – Auto-avaliação do Animador
AVALIAÇÃO
É uma forma de saber até que ponto a reunião foi proveitosa e qual o seu interesse para aqueles que nela participaram e para a empresa ou organização que a promoveu.
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O SABER Aquele que não sabe E não sabe que não sabe, É um tolo! Evita-o. Aquele que não sabe E sabe que não sabe, É uma criança! Ensina-o. Aquele que sabe E não sabe que sabe, Está a dormir! Acorda-o. Aquele que sabe E sabe que sabe, É um sábio! Segue-o.
Eu sei que tu pensas que compreendeste O que pensas que eu disse. Mas não tenho a certeza Que tu te dás conta que o que ouviste Não é o que eu pretendia dizer.
Provérbio árabe
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