RESUMEN:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES (MAPRO) a) Definición MAPRO:
Es un instrumento administrativo de carácter informativo en el que se presenta la secuencia procedimental procedimental para la ejecución de las actividades propias de las funciones de una unidad administrativa o de una empresa en su conjunto, normatizando las obligaciones para cada puesto de trabajo y limitando su área de aplicación y la toma de decisiones en el desarrollo de las actividades, tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un trámite para la obtención de un producto o servicio. servicio. La elaboración y actualización del Manual de Procedimientos Administrativos está a cargo de los jefes y personal de cada órgano y unidad orgánica, es decir de los usuarios internos, a iniciativa propia o por disposición del superior, bajo el asesoramiento, orientación y apoyo técnico de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, a través de la Unidad de Racionalización y Estadística o quien haga sus veces; unidades encargadas de revisar, reajustar, compatibilizar, consolidar, compendiar, compendiar, tramitar su aprobación y difundir una vez aprobado el MAPRO. D i f er encia nci a de de conce concep ptos. tos.--
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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionados o que interactúan, y que transforman elementos de entrada en resultados otorgándoles valor.
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Procedimientos: Es el conjunto de acciones acciones o actividades actividades unidas entre sí, sí, para el logro de un resultado.
b) Clasificación de los procedimientos administrativos
Procedimientos adjetivos: Son aquellos que están referidos al funcionamiento administrativo de la institución, se ubican básicamente en las áreas de apoyo, asesoría y dirección.
Procedimientos sustantivos: Son aquellos que están referidos a la producción de bienes o servicios de la entidad - constituyen los denominados procedimientos administrativos que forman parte del TUPA. c) Objetivo del manual de procedimientos: -
Compendiar y documentar ordenadamente por órganos, la descripción, flujos y formularios de los procedimientos.
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Establecer oficialmente la secuencia de trabajo t rabajo que debe seguirse.
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Precisar responsabilidades en la ejecución de los lineamientos a seguir para su relación y presentación son:
Iniciar con un verbo en tiempo en infinitivo.
Especificar con claridad qué, para qué y para quiénes se ha elaborado el procedimiento.
Evitar el uso de adjetivo calificativos.
No subrayar conceptos. Utilizar una redacción clara, precisa y en una extensión máxima de cinco renglones.
d) Importancia del manual de procedimientos.
Permite identificar los procesos y sus elementos.
Facilita cumplir con los requisitos.
Ayuda a determinar la cantidad aproximada de personal necesario en cada órgano.
Es un punto de partida clave para el costo de los procedimientos.
Optimiza el trabajo en equipo, y en consecuencia, contribuye a mejorar el clima organizacional.
e) Ventaja del uso del diagrama de bloque:
Conceptos Previos:
a) Procedimiento.- Es la secuencia de acciones concatenadas entre sí, que ordenadas en forma lógica, permiten cumplir con un fin u objetivo predeterminado.
b) Diagrama de Bloques.- Es una forma de representación gráfica de un procedimiento, que permite la visualización y/o análisis, principalmente, de los elementos siguientes: -
Documentos
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Acciones
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Recorridos
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Puestos de trabajo.
En la medida que sea necesaria y según la naturaleza del problema que se aborde, el diagrama permite incluir elementos como: tiempo y distancia.
c) Etapa.- Es una parte importe de un procedimiento, dentro del cual se desarrolla un conjunto de acciones secuenciales y/o paralelas que permiten el desarrollo de un procedimiento. Para efectos prácticos, puede considerarse una etapa, al conjunto de acciones realizadas en cada Unidad Orgánica que interviene en el procedimiento.
d) Acción.- Es la unidad desagregada de un procedimiento. Puede ser de naturaleza física o intelectual. Cada trabajador puede ejecutar una o varias acciones de un procedimiento. Entonces las ventajas del uso de un diagrama de bloques son:
Facilita la impresión visual del circuito.
Permite ser leído por personal no técnico.
Permite la participación de los trabajadores que intervienen en la ejecución del procedimiento.
Contribuye como instrumento valioso en la etapa de recopilación de información del porque posibilita evaluar la coherencia de los datos recibidos, evidencia la falta de información y ello sirve para formular preguntas sobre posteriores aclaraciones.
Facilitar la sustentación de los procedimientos racionalizados.
Facilita la comunicación y coordinación entre Analistas del Sistema y otros trabajadores.
NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 1. Objeto: Normar el contenido y el proceso de formulación de los Manuales
Normativos en la
administración pública.
2. Finalidad: Lograr que el Sistema de Racionalización adopte un proceso uniforme sobre la elaboración de los Manuales de Procedimientos en las entidades públicas.
3. Alcance: Las normas de la presente Directiva, serán de aplicación por las Oficinas integrantes del Sistema de Racionalización de las entidades públicas.
4. Normas generales : 4.1.El Manual de Procedimientos, es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo también un carácter instructivo e informativo.
4.2. Las Oficinas de Racionalización que intervienen en el proceso, serán responsables solidariamente de la elaboración de dicho Manual. En este caso, la Dirección Nacional de Racionalización, intervendrá como elemento coordinador.
4.3. Los Manuales de Procedimientos deberán tener las siguientes características: -
Información completa, concisa y clara.
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Fácil manejo e identificación
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Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualización.
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Dimensiones uniformes, formato A4 (210 x 297 mm),
5. Contenido del Manual de Procedimientos: A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:
5.1. Identificación : En ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes:
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Logotipo de la dependencia. Nombre de la dependencia. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.
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Título del Manual de Procedimientos. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización
5.2. Índice En este apartado se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a continuación:
5.3. Introducción Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.
5.4. Objetivo del manual El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la segunda, PARA QUÉ SE HACE.
5.5. Alcance. Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.
5.6. Aprobación y actualización 5.7. Procedimientos Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados: -
La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
- No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
5.7.1. Nombre del procedimiento y código Designar el registro alfanumérico que identifique de manera única los elementos que componen el manual.
5.7.2. Propósito del Procedimiento Describe la finalidad o razón de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue con su implantación.
5.7.3. Base legal 5.7.4. Requisitos 5.7.5. Etapas de procedimiento
5.7.6. Instrucciones 5.7.7. Duración Establecer el tiempo promedio utilizado en la ejecución del procedimiento, desde su inicio hasta su conclusión. Si se encuentran comprometidos plazos por leyes, reglamentos o cualquier otra normatividad aplicable, deberán anotarse en este apartado.
5.7.8. Diagramación 5.7.9. Formularios. 5.7.10. Glosario de términos 6. Método de Trabajo: Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados: a)
Políticas y lineamientos.
b)
Descripción de Actividades
c)
Diagrama de Flujo
d)
Formatos e instructivos
7. Normas del proceso de formulación e implementación: 7.1. Elaboración: -
Las Oficinas de Racionalización o quien haga sus veces, tienen la responsabilidad básica en el levantamiento de inventario de procedimientos, su priorización y conducción del proceso de formulación de los Manuales.
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En el proceso de formulación de Manuales de Procedimientos, se realizarán acciones orientadas a interesar, motivar y capacitar al personal que interviene directamente, a fin de obtener buenos resultados.
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La elaboración propiamente dicha de los Manuales de Presupuesto, corresponde a las Oficinas responsables de la ejecución del proceso al cual se refiere el procedimiento, contando para ello, con la asesoría de la Oficina de Racionalización.
7.2. Aprobación:
La aprobación de Manuales, corresponderá a las siguientes autoridades: a) Directores Generales y Directores Regionales, cuando los procedimientos recorran únicamente por su respectiva jurisdicción. b) Director Superior o autoridad de nivel equivalente, cuando los procedimientos fluyan por dos o más dependencias administrativas que tienen nivel de Dirección General o equivalente.
c) Cuando el Manual se refiere a procedimiento que tenga alcance multisectorial requieren la aprobación de los Directores Superiores de los Ministerios involucrados.
La aprobación estará supeditada al pronunciamiento técnico favorable de la Oficina de Racionalización o quien haga sus veces, en los casos que ésta no haya intervenido directamente en la elaboración de los Manuales de Procedimientos.
7.3. Difusión:
Las Oficinas institucionales del Sistema, fijará los criterios de difusión de los Manuales de Procedimientos, en concordancia con las normas de cada entidad.
La distribución deberá, necesariamente, comprender a: a) Dirección Superior y autoridad que apruebe el Manual b) Dependencias que interviene en el procedimiento, de ser posible, a nivel de cargo. c) Oficina de Control d) Oficina, Unidad o Área de Capacitación e) Biblioteca y Archivo Técnico de la institución f) Dirección Nacional de Racionalización g) Centro de Documentación del INAP.
7.4. Actualización:
Las Oficinas Institucionales del Sistema, para actualizar periódicamente los Manuales de Procedimientos, incorporarán en su Programación Anual, una actividad orientada a la revisión de dichos documentos.
Cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales, en un plazo no mayor de 30 días, a partir de la fecha de la referida aprobación o modificación, las correspondientes Oficinas Institucionales de Racionalización incorporarán las modificaciones que haya lugar en los respectivos Manuales.
La Oficina de Racionalización formulará su propia metodología que permita actualizar los Manuales de Procedimientos en forma eficaz y oportuna.
8. Normas Complementarias: 8.1. La descripción de cada procedimiento deberá iniciarse en una hoja independiente. Las páginas se foliarán correlativamente. 8.2. La encuadernación se hará con tapa y contratapa de cartulina, las mismas que deberán asegurarse con tornillos o cualquier otro elemento que facilite el intercambio de hojas.
8.3. Las hojas complementarias que se agreguen al Manual, llevarán la misma numeración de la hoja a la cual se incorporarán, seguida por guion y dígito para no alterar la numeración correlativa. 8.4. Cuando haya que excluir hojas de los Manuales, en su lugar se colocará una que contenga el mismo número de las páginas retiradas e información sobre el motivo de la exclusión.
9. Normas Transitorias: A partir de la fecha de aprobación de la presente Directiva. 9.1. Las entidades que en la actualidad cuentas con Manuales de Procedimientos aprobados o en proceso de aprobación, en el plazo de un (1) año deberán adecuarlos a lo que dispone la presente Directiva. 9.2. Las Oficinas Institucionales, integrantes del Sistema, remitirán a la Dirección Nacional de Racionalización, una relación de los Manuales de Procedimientos vigentes a la fecha, indicando la denominación, fecha de elaboración y última actualización, así como nivel de aprobación. 9.3. Las entidades que cuenten con Guías u otros documentos que orienten la elaboración de Manuales de Procedimientos, en el plazo de sesenta días, los adecuarán a la presente norma. 9.4. Las modificaciones que tengan que realizarse antes del término de un año, en los Manuales aprobados con anterioridad a la presente Directiva, se sujetarán al contenido de ésta.
10. Flujogramas: Son diagramas que expresan gráficamente las distintas operaciones que forman parte de un procedimiento, estableciendo secuencias cronológicas. Puede contener información sobre el método de ejecución de operaciones, el itinerario de las personas, el itinerario de documentos, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc. Es por eso que se adoptaron algunos símbolos para diagramas de flujo administrativos.
10.1. Tipos de flujograma. Los flujo gramas pueden ser de formato vertical y horizontal a) F ormato Vertical.
Cuando las secuencias de las operaciones va de arriba hacia abajo, efectuadas para alcanzar un propósito. b) F ormato H orizontal.
En este tipo de flujograma la Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha.
