AP 17_AA 26 – APLICACIÓN DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA ESTRUCTURACION DE REDES LOGISTICAS– COMUNICAR EL COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA LOGISTICO– ESTRUCTURAR INFORMES Y REPORTES DEL COMPORTAMIENTO DE LOS PROCESOS LOGISTICOS–EVALUACION DE LOS PRCESOS LOGISTICOS– REPORTE DE NOVEDADES DE LOS PROCESOS LOGISTICOS PANADERÍA Y BIZCOCHERÍA MANA PAN.
Elaborado por: ANDERSON OSWALDO RUEDA LOPEZ BAYRON DONCEL TRUJILLO JORGE ALEXANDER ROZO TORRES JHON FREDY JUNCA GARZON
Presentado a: CARMEN NIETO INSTRUCTORA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA AGROPECUARIA TECNOLOGÍA EN GESTIÓN LOGÍSTICA Valledupar, 12 de septiembre de 2017
AP 17_AA 26 – APLICACIÓN DEL ENFOQUE SISTEMICO A LA ESTRUCTURACION DE REDES LOGISTICAS– COMUNICAR EL COMPORTAMIENTO DEL SISTEMA LOGISTICO– ESTRUCTURAR INFORMES Y REPORTES DEL COMPORTAMIENTO DE LOS PROCESOS LOGISTICOS–EVALUACION DE LOS PRCESOS LOGISTICOS– REPORTE DE NOVEDADES DE LOS PROCESOS LOGISTICOS PANADERÍA Y BIZCOCHERÍA MANA PAN. A. Introducción: Para determinar los éxitos y las pérdidas de una compañía, es necesario recurrir a la capacidad de seguimiento que esta última tenga de los estándares de calidad y cumplimiento exigidos para lograr un alto grado satisfacción a sus clientes. Siendo importante que sea evaluada no solo la productividad en términos financieros, sino que se valora la respuesta que brinda el cliente externo al producto o servicio ofrecido por la empresa. Por lo anterior, se hace pertinente efectuar un adecuado diagnóstico de los diversos problemas que tenga la empresa en el quehacer cotidiano de cada uno de sus procesos y subprocesos, léase aprovisionamiento, producción, almacenamiento y distribución En este sentido el presente Informe de reporte de novedades del proceso logístico, hace un diagnóstico de los problemas más relevantes que presenta la empresa PANADERÍA Y BIZCOCHERÍA MANA PAN en cada uno de los subprocesos logísticos Aprovisionamiento, Producción, Almacenamiento y Distribución. Simultáneamente, también se muestran las soluciones que consideramos más pertinentes a dichos problemas, con los respectivos beneficios que le acarreará a la empresa la correcta implementación de las mismas. Este se constituye en el primer avance de investigación corresponde al estudio realizado por la empresa Mana Pan, en donde se busca efectuar una proyección del crecimiento a mediano plazo de la organización dentro del mercado de producción, procesamiento, transformación y distribución de alimentos en la zona donde tiene influencia. O sea que es una herramienta básica para desarrollar la estrategia de expansión de Mana Pan a otros municipio y de abrir otras sucursales en los que ya tiene sede, como lo es la nueva sucursal en el área norte de la ciudad de Valledupar y la otra en el municipio de San Diego, donde se prospecta específicamente la venta de repostería y tortas. Por todo lo anterior, la empresa Mana Pan creó un Grupo de Investigación interdisciplinaria que elaboró un diagnóstico en los procesos de gestión logística, a través del cual se pudo estructurar el reporte de novedades y diseñar una evaluación a la gestión logística que sea eficaz para los objetivos de la organización. En este equipo se conformó por un representante general de cada uno de los subprocesos logísticos Aprovisionamiento, Producción, Almacenamiento y; quienes daban cuenta de lo realizado en cada una de sus áreas y valoraban en conjunto con los demás el resultado alcanzado con su actividad.
B. Presentación: Nuestra empresa MANÁ PAN es productor y distribuidor de productos de panadería, galletas y pasteles -. Y como es sabido, la compañía tiene como objeto social el procesamiento de alimentos, la transformación, distribución y comercialización de productos de panadería, galletas, pasteles y tartas especiales; principalmente en el municipio de Valledupar- Cesar, Colombia; pero extendiendo su mercado a otros aledaños, tales como el municipio de La Paz- Cesar y San Diego –Cesar. Para lograr este cometido, la empresa cuenta con las siguientes secciones: compra de materiales en bruto (suministros), de almacenamiento; la sección de la producción y fabricación de productos, y las ventas y la sección de distribución, publicidad y marketing. A través de las cuales se ofrecen productos de panadería, galletas, pasteles y tortas de la especialidad. C. Evaluación de Gestión Logística En torno a la evaluación de la gestión logística de la empresa Mana Pan, debe hacer énfasis en la necesidad de efectuar un control preventivo de los procesos de gestión logística que permita detectar las falencias que estos tengan; para ello ha usado como herramienta básica los indicadores de evaluación, pues estos sin duda alguna le permiten a la alta gerencia de la organización crear una perspectiva real acerca de la forma de ejecución que tienen los diversos procesos operativos que ella desarrolla y la incidencia de estos dentro de toda la cadena logística de la empresa. Existen distintas propuestas metodológicas destinadas a la evaluación de la gestión logística, las que coinciden en destacar como acciones principales: 1. Recopilación de datos: La evaluación de la gestión logística y los posteriores informes de reportes de novedades en los procesos de gestión logística, requieren de cierta información básica que dé una imagen de la evolución económica, patrimonial y global de la empresa. Esta información se extrae inicialmente de los registros de inventarios de almacén, bienes, realización de actividades y otros similares. Sin embargo los anteriores no son los únicos medios de consecución de información, es por ello que se efectuaron visitas directas a los centros de producción, bodegas de almacenamiento, y a los puntos de ventas; en donde se realizaron entrevistas y encuestas al tanto personal operativo y administrativo, como a clientes, a fin de conocer una percepción interna y externa del desarrollo de la empresa. 2. Análisis de información: Una vez obtenida la información sobre la organización, se debe realizar análisis de los diferentes aspectos del negocio, a fin de determinar un estado no solo de control sobre los procesos de gestión logística, sino para definir el nivel de solvencia o capacidad patrimonial de la organización,
respecto de periodos anteriores y frente al mercado en el cual se encuentra compitiendo. En este sentido, tal análisis permite obtener un vistazo de las actividades ejecutadas durante el ciclo productivo, su calidad y el grado de incidencia de estas en el crecimiento de la empresa. 3. Resultados: Los resultados centrales del análisis serán: el ingreso neto, la variación patrimonial y la rentabilidad; los que serán calculados bajo el presupuesto de la obtención del máximo beneficio económico, manejo eficiente de los recursos y capacidad de crecimiento. En este sentido, al realizar el análisis previo de la información obtenida, de la evaluación de gestión a los procesos logísticos efectuada, se desprendieron los siguientes resultados: 3.1.
Subproceso Aprovisionamiento
La empresa Mana Pan carece de un adecuado sistema de gestión de stock: Al observar el sistema de gestión de stock con el que cuenta la organización, es posible determinar que este no se halla actualizado y no está sistematizado; por lo que en gran medida no tienen información en tiempo real sobre la llegada de los productos (tiempo, forma, cantidad, calidad, etc.) Por lo que la dinámica de producción se ve obstaculizada en gran medida por eventualidades tales como la escasez de un material, el ingreso de mayor demanda a la esperada, entre otras. Y finalmente no se puede efectuar una estrategia que tenga en cuenta las necesidades relativas a proyección de ventas, stock de seguridad y planificación de compras de materia prima que tiene la empresa. Como solución se propone en primer lugar que se utilice software para sistematizar la información relativa al stock, para tener cuenta exacta de lo que se tiene tanto en materia prima como en productos fabricados, productos terminados; ello en razón a la necesidad de dicha información que tienen otros procesos de gestión logística. Por último pero no menos importante, al sistematizar el stock, debe ingresarse la información respecto de este de manera actualizada, para tener cuenta de los tiempos reales en que se realizan los procesos logísticos y los requerimientos de mercancía, materia prima, productos terminados, etc., que tienen los mismos. Ello para mejorar el nivel de satisfacción de los clientes, la agilidad que cada área tiene y aminorar costos. Mana Pan no tiene establecida una estrategia de Compras y abastecimiento que respete un presupuesto: Como consecuencia de lo anterior, un stock inadecuado, hace que no se tenga conocimiento en tiempo real, de las necesidades de materia prima que tiene la producción, imposibilitando el correcto abastecimiento y la adquisición de compras que no impliquen sobrecostos a la empresa por estos conceptos.
Como solución se propone, el establecer alianzas comerciales con diversidad de proveedores, a fin de poder cubrir las necesidades de la empresa, sin tener que afrontar sobre costos en compras, pues las alianzas comerciales permiten ser beneficiarios de descuentos y de otros mecanismos para abaratar costos de producción. Para la constitución de dichas alianzas, se propone que sean tenidas en cuenta las siguientes variables a saber: Certificación de proveedores:
Volumen de compra:
Calidad pedidos:
Estado de recepción: 3.2.
Subproceso Producción
No existe sistema de gestión de stock sistematizado: La carencia de un sistema de
gestión de stock sistematizado, no solo afecta el aprovisionamiento; pues la gestión de stock permite control sobre las ventas y salidas, de modo que se pueda hacer un adecuado flujo de materiales, evitando las situaciones que actualmente se presentan, tales como la inutilización de materia prima por desconocimiento de su existencia en stock, o el tener en almacenamiento productos terminados que igualmente se deterioran por estar estacionados en bodega, por ignorancia de su salida del proceso logístico de producción. Como solución se propone sistematizar la información relacionada al stock de producción; para ello se exige invertir en un software, que permita implementar un sistema de inventario de producción; el cual no solo dará información sobre la existencia de productos terminados, sobre materia prima, sino que podrá incluir variables como los costos del productos (adquisición, manejo de inventario, y por falta de existencia). Baja en el nivel de productividad de la planta de producción de Mana Pan: Para
determinar esto se hace necesario acudir a un indicador de disponibilidad, el cual nos muestra el aprovechamiento del tiempo durante el proceso. Ello en razón a la relación tiempo de proceso y tiempo neto operativo; los cuales se deben calcular en horas. Donde el tiempo de proceso, es el que se tarda en ejecutar el proceso
productivo; y el tiempo operativo es el resultado del tiempo del proceso, menos las paradas producidas durante la producción.
Esto se puede visualizar en la siguiente ecuación así:
Siendo evaluada la producción en el mes de agosto de 2017, en comparación al mes de julio del mismo año así:
Por lo que se ha podido establecer, que en el mes de agosto de 2017, los tiempos operativos en la planta de producción han aumentado, de 5, 7 a 6,8 horas, por lo que el nivel de productividad ha disminuido a un 84% en este periodo de evaluación; siendo que en el anterior era de un 91%, donde el tiempo operativo era de 6.2 horas; presentándose un incremente de este último en un 7%. La principal causa de esta baja en la productividad se debe a la desactualización y falta de sistematización del stock, lo que hace que se pierda tiempo en la ubicación de la materia prima requerida y en establecimiento de metas, pues por la carencia de un software adecuado, no siempre están claras las metas de proyección de ventas y por lo tanto de producción. Esto se evidencia también en el índice de producción (ritmo de producción con estándar preestablecido), lo que indica el grado de cumplimiento con la producción programada. Ver la siguiente ecuación:
Evaluando el mes de agosto en términos del índice de producción, podemos decir que en comparación con el mes de julio ha disminuido un 3%, pues en este periodo se dio un total de 813 unidades reales producidas, es decir un 94%; y en el mes de agosto solo se dieron 789; lo que equivale a un 91%.
3.3.
Subproceso Almacenamiento
El manejo de los productos se hace de forma manual: se pudo evidencia que el
registro, conteo y manipulación de la mercancía se hace de manera manual, por lo que existe mayor riesgo de error en la contabilización en los tiempos de entrada y salida de los procesos logísticos. Lo cual trae como consecuencia que cada proceso trabaje de manera aislada, sin tener claridad de las necesidades reales que tiene la empresa con relación a las demás áreas de la cadena logística. Es por ello que se propone como solución la compra de una maquinaria para la manipulación y empaque de productos, que ayudará sin duda a darle un mejor tratamiento de las materias primas y de los productos terminados, a conservar la integridad de los mismos, reducir el tiempo en cada proceso (en la entrada y salida del mismo); por ende será de vital importancia para que se dé mayor productividad, crezca la demanda del producto, y se satisfagan las necesidades del cliente en cuanto a volumen y calidad. Manejo de bodegas sin tecnología de apoyo: El personal de bodega debe hacer uso
de software de inventario con el fin de realizar una administración eficiente de las bodegas y de los recursos que en estas se tienen (materia prima, productos terminados, etc.) Esto permitirá cubrir eventualidades como la ausencia de algún miembro del personal de bodega, pues la información concerniente a esta, no estará solo en manos de él, sino que se podrá acudir al software para acceder a esta. Finalmente se exige que todo el personal de bodega esté capacitado en el uso del software de inventario, para evitar fallas por desconocimiento del mismo; y del mismo modo poder efectuar las rotaciones de este personal, pues se trata de tareas rutinarias y por recomendaciones de salud ocupacional debe realizar la debida rotación de personal. 3.4. Subproceso Distribución Deficiente forma de embalaje del producto terminado: El material del embalaje debe evitar rayones, roturas, humedad, decoloración, y combustión. Además para la distribución es necesario tener en cuenta que hay que tener elementos de amortiguación. Deberá utilizarse un embalaje para el transporte y distribución del producto terminado adecuado a las características del mismo que disminuya los costos por rotura, por devolución, y mejoren la imagen de la empresa al evitar al cliente la molestia de tener que realizar el proceso de devolución por encontrar sería una estrategia que ahorraría costos. Uno de los problemas de la empresa Mana Pan es la cantidad de devoluciones que presenta a pesar de ser mínima, sigue al alza pues al comparar los meses de julio y agosto de 2017, se evidencia un alza del 3%, pues en el mes de julio se presentaron 49 unidades devueltas equivalente a un 5% y en el mes de agosto 64 unidades, correspondiente a un 8%. Esta situación se presenta en su mayoría por rayones o daños durante el transporte y/o la entrega al cliente.
Como solución se propone, adquirir una máquina de embalaje de productos terminados, la cual debe ser operada por personal capacitado en ello. Adicionalmente se recomienda adquirir equipos de transporte de alimentos en mejores condiciones, pues lo existentes si bien no están en deterioro evidente, si muestran estar llegando al margen de su vida útil, cosa que se representa en las posibles abolladuras o maltrato del producto final. Por
último se puede dar la reutilización del producto devuelto para líneas económicas, previa verificación de requisitos de ley, pues se trata de alimentos y tienen una vida útil corta. Por otra parte, se tiene como solución reutilizar el producto devuelto 3.5.
Mercadeo y ventas:
Grado de cumplimiento del presupuesto de ventas: Siendo las ventas el objetivo
principal del negocio y el rubro básico de ingresos, en este indicador se valora lo que es el grado de cumplimiento de las ventas presupuestadas para el período. Para ello se efectúa una constatación de las unidades reales vs las unidades presupuestadas. Como hallazgo en la Panadería Mana Pan, muy a pesar de sus dificultades en lo referente al manejo en el stock, y a la disminución consecuente en la producción debido al tiempo perdido en contabilizar la materia prima y los productos terminados; se ha registrado un aumento en las ventas en el mes de agosto en comparación con el de julio, equivalente al 2%, así: Mes de julio
Mes de agosto Esto nos indica si las técnicas de ventas, el manejo de los canales de ventas, la publicidad y promoción son efectivos. Clientes nuevos: Un objetivo básico de la compañía es el de conseguir de manera
constante nuevos clientes, para asegurar su permanencia en el mercado y conseguir incrementar sus volúmenes de ventas. Este indicador sirve para medir la cantidad de clientes que se deben conseguir para contribuir específicamente en la participación del mercado y muestra la eficiencia en la labor del personal de ventas encargado de este factor. Al analizar la información recaudada, se puede evidenciar que Mana Pan, ha incrementado sus clientes en el periodo del mes de agosto, superando las metas presupuestadas, pues la empresa tenía como meta de clientes presupuestados 130, es decir 1 cliente más a los 129 de los obtenidos en el mes de julio; logrando para el mes de
agosto 132 clientes, es decir tiene 3 clientes adicionales a los tenidos en el periodo de julio.
Mes de agosto:
Esto evidencia el alto grado de aceptación que tienen los productos ofrecidos, y la calidad de los mismos, dado que los clientes satisfechos recomiendan a otros debido a la alta satisfacción que tienen respecto de estos. 4.
Elaboración de conclusiones y recomendaciones: Todo reporte de novedades en los proceso de gestión logística exige la elaboración de unas conclusiones, que no son otra cosa que la proyección de un análisis breve del estado actual en el que se encuentra la empresa y los procesos de gestión que ella realiza, es decir que informa sucintamente cómo está la organización en términos de calidad y cumplimiento.
Finalmente se precisan de unas recomendaciones en las que se indican los aspectos positivos y negativos de la gestión. Sobre los aspectos negativos se hace un aparte especial dentro de las recomendaciones, pues respecto de estos se hace una detección de la relación causa-efecto que tienen estos en atención a los problemas que tiene la organización al ejecutar sus procesos de gestión logística 4.1. Conclusiones: Con relación a los hallazgos encontrados, se pueden determinar las siguientes conclusiones en el presente Informe de reporte de novedades, las siguientes: En los subprocesos de aprovisionamiento (abastecimiento), producción y almacenamiento se presentan fallas, relacionadas particularmente en el manejo del stock, que se presenta inicialmente en el subproceso proceso de aprovisionamiento, pero repercuten negativamente en los de compras, producción y almacenamiento; pues no se tiene debida cuenta de las existencias reales de materia prima y productos terminados; lo cual a largo plazo puede crear confusión en la proyección de ventas. Del mismo modo aumenta los tiempos de producción, generando un aumento en los costos operativos, disminuyendo las ganancias de la producción, mermando ostensiblemente el crecimiento financiero de la empresa Es por eso que se hace urgente el manejo sistematizado del stock, que sin duda se revertirá en la solución de los diversos inconvenientes que esto está teniendo en el manejo de las bodegas de aprovisionamiento, el cálculo de los tiempos operativos de producción y en el almacenamiento de los productos terminados; aspectos que si se
mejoran, incidirán positivamente en el respeto que la empresa debe tener en los tiempos de entrada y salidas de los procesos de gestión logística. Siendo pertinente que el personal de las áreas de abastecimiento –compras, producción y almacenamiento esté capacitado en el software que maneja el stock; para que estos puedan dar cuenta de las existencias que tiene la empresa en lo relativo a insumos, productos en producción, productos finales y cumplimiento de metas presupuestadas. Por otra parte, también se presentan malos manejos en el área del subproceso de distribución, más concretamente en lo que respecta al embalaje del producto; en donde se ha encontrado que por no tener un correcto embalaje con materiales de calidad, o con maquinaria apropiada para ello, un deterioro en el producto final a entregar al consumidor, quien sin duda efectúa la devolución correspondiente, generando otros costos adicionales no presupuestados a la empresa, que deberá hacerse cargo del producto devuelto siguiendo los requerimiento que la ley establece para los alimentos. En este sentido se exige que Mana Pan adquiera maquinaria para embalaje del producto final, y se capacite al personal competente en su utilización. No obstante el producto devuelto puede ser usado en líneas económicas, eso sí verificando si es óptimo para consumo y siguiendo las líneas que la ley establece para su reutilización. Mana Pan no usa en todos sus productos material de embalaje reciclable o reutilizable, lo que no la hace apta para obtener la certificación verde de calidad. Se presentará inicialmente un aumento de los costos de producción (embalaje), pero este se verá compensado no solo por la certificación como empresa amiga del medio ambiente, sino porque también se podrán disminuir costos tanto por devolución como por producción, en razón a que muchas empresas y personas no adquieren productos que no tengan certificación ecológica, y adicionalmente algunos materiales eco amigos son mucho más económicos que los tradicionales. Por último en el subproceso de mercadeo y ventas, solo se registran resultados positivos, pues no solo aumentó el volumen de ventas en relación con las ventas presupuestadas para el periodo, sino que se pudieron hacer alianzas comerciales, lo que permitió abrir cuentas un mayor número de clientes nuevos superior al determinado en la proyección de ventas. Esta situación genera sin duda perspectivas positivas de aceptación del producto y del crecimiento a mediano plazo que pueda tener la empresa, pues un cliente satisfecho es una potencial alianza comercial y el mejor instrumento de publicidad y mercadeo. Pero cabe destacar que si el comportamiento en los diferentes procesos de gestión logística continúa de la manera en la que se está desarrollando, habrá un desbalance entre la oferta y la demanda del producto, lo que traerá como consecuencia incumplimiento, clientes insatisfechos, aumento de devoluciones, pérdida de alianzas comerciales y disminución del volumen de ventas, que es en últimas lo que no se busca, porque las ventas y comercialización del producto son el principal sustento de Mana Pan.
4.2. Recomendaciones: Puntualizando el presente informe de reporte de novedades, se tienen las siguientes recomendaciones, a fin de que sean aplicadas a los procesos de gestión logística pertinentes, y por ende se logre la mejora en la ejecución de los mismos y se permita un mayor grado en la competitividad que tiene la empresa:
Reconocer en las nuevas tecnologías un aliado estratégico para la competitividad. Planeación de las compras teniendo en cuenta el histórico de ventas, el stock de seguridad y las proyecciones. Mantener sistematizado el proceso de abastecimiento Control y sistematización del proceso de pedido, recepción y almacenamiento de materiales Control y sistematización de los procesos de pedido, recepción, almacenamiento y despacho de materiales con sus respectivas guías. Implementar correctamente método FIFO (primeras en entrar, primeras en salir). Manejo de software de gestión de inventarios Capacitación del personal en el manejo de software Rotación del personal Determinar la forma adecuada de realizar el aumento del personal en bodega Empleo de maquinaria para la manipulación del producto terminado Reutilizar el producto devuelto por problemas de daños roturas y convertirlos en línea económica. Invertir en un embalaje con materiales reutilizable y reciclable, lo que contribuirá al logro de la certificación verde. Se deben monitorear periódicamente los cambios en los indicadores, para realizar los ajustes necesarios que permitan el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Mantener la estrategias de ventas seguida hasta la fecha; no obstante las proyecciones de ventas deberán mantenerse actualizadas, y respetando el volumen de producción presupuestado y alcanzado, para no tomar decisiones que generen incumplimiento con el cliente.
