Soll & Haben
Buchführung einfach erklärt
Ein Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion 7. Auflage
Herausgeber: Herausgeber: Autoren:
Günter D. Alt Günter D. Alt; Alt; Horst-Dieter Horst-Dieter Radke 1
Soll & Haben Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,
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Inhalt
Inhalt Lese-Ausflug 1
Vom Vom Abakus zum „Blechtrottel“ ....................... .................................. ....................... ........................ .................. ......77 Auftragsbearbeitung – wer braucht so was? .............................................................10
Wie aus dem richtigen Leben ... ...................... .................................. ........................ ........................ ................11 11 Der Einzelgänger ........................................................................................................11 Das handwerkelnde Team ..........................................................................................12 Die Gewerbemannschaft aus Dresden ......................................................................13
Welche Maschine muss her? ................... ............................... ....................... ....................... ........................14 ............14 Nicht kompatibel?............ kompatibel?........................ ........................ ....................... ....................... ........................ ....................... ...............15 15 Eine kurze Begriffsklärung ............... ........................... ........................ ....................... ....................... .................... ........15 15 Übrigens ... .................................................................................................................16 Lese-Ausflug 2:
Risiken und Nebenwirkungen ... ....................... ................................... ........................ ........................ ................19 19 Was heißt eigentlich „Buchhaltung“? ..........................................................................19 Wer hat die Buchhaltung „erfunden“? ........................................................................20 Alles, was Recht ist ............................... ................ .............................. ............................... ............................... .............................. ........................21 .........21 Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Buchführung ....................23 .............. ......23
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens ....................... ................................... ................... .......25 25 Welche Buchhaltungssysteme gibt es? ......................................................................25 Das Ganze und die Teile: Das betriebliche betriebliche Rechnungswesen .............................. ............... ..................26 ...26 Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung .............................. ............... ..........................28 ...........28 Die Bücher der Buchhaltung ......................................................................................28 Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto ............................. .............. .............................. ............................... ..................31 ..31 Lese-Ausflug 3:
Erbsenzähler .......................... ................................... ....................... ....................... ........................ ........................ ................. .....33 33 Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur ................................................................33 Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars ........................................................36 Bilanz – die Waagschale des Unternehmens ............................................................40
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Soll & Haben Wie lange müssen alle Unterlagenaufbewahrt werden? .............................................47 Lese-Ausflug 4
Ordnungsmacht: Beleg, Satz und .......................... .................................. ....................... ..................... .........49 49 Was ist ein Beleg? ......................................................................................................49 Vom Beleg zur Buchung .............................................................................................50 Anwendung der GoS ............................. ............. ............................... .............................. ............................... ............................... .......................51 ........51 GoS (in Auszügen) ......................................................................................................52 Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung .........................................................55 Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen .....................................56 Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail ............................... ................ ............................... ....................59 ....59 Lese-Ausflug 5
Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel ................................. ............................................. ................. .....67 67 Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto ................................................67 Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten ............................... ............... .......................68 .......68 Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz ........................... ........... ............................... ......................75 .......75 Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht? ........................................................76 Lese-Ausflug 6
Werkzeugkasten Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle ........................ .................................... ................... .......81 81 Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen .............................................................81 Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik des Warenverkehrs ...................82 .............. .....82 Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr ...............................................84 Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr ............................. .............. .........................86 ..........86 Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin? ............................. ............. .......................88 .......88 Lese-Ausflug 7
Hau’ drauf: Umsatzsteuer Umsatzsteuer und und und ... ............. ......................... ........................ ................... .......93 93 Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung .....................................................93 Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? ...........................................................................94 Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer .......................................................95 Gar nicht diebisch: Elster .........................................................................................101 Wie sicher ist das Verfahren? ....................................................................................108 Wie die Umsatzsteuer gebucht wird .........................................................................116
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Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern .............................. ............... ............................... .......................120 .......120
Inhalt Lese-Ausflug 8
Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein? .......................................123 Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken .....................123 Besonderheiten auf Warenkonten .............................................................................123 Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten ..............................125 Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften ......................126 Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni .......................................................127 Besonderheiten im Zahlungsverkehr ........................................................................129 Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen ....................................................129 Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen ....................131 Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto ................................................136 Die Buchführung im Einzelhandel ............................................................................138 Die Buchführung in der Industrie ..............................................................................140 Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb ....................................................140 Der Kontenrahmen der Industrie ..............................................................................141 Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb ................................................................141 Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung ...........................................142 Buchen im Industriebetrieb ......................................................................................143 Lese-Ausflug 9
Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung .............147 Vereinfachte Buchführung für wen? .........................................................................147 Unterschiede zur Doppelten Buchführung ...............................................................149 Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung .......................................................150 Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung ....................................151 Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart .....................................152 Lese-Ausflug 10
Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende ...........................................155 Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung ........................................155 Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen .............................................................155 Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung .......................................................161 Die hohe Kante: Rückstellungen .............................................................................163 Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz ..............................................165
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Soll & Haben Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung ...........................................................167 Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik ...........................................................169 Glossar
Im Buch benutzte Konten......................................................................193
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Lese-Ausflug 1
Lese-Ausflug 1 Vom Abakus zum „Blechtrottel“ Der Computer wurde erfunden, weil die Mathematiker und Statistiker es leid waren, umfangreiche Berechnungen vorzunehmen. Diese Meinung zur Geschichte und „Erfindung“ des Computers hört man immer wieder - und sie ist ja zumindest nicht ganz falsch. Aber auch wieder nicht ganz richtig, denn im Wirtschaftsleben gab es ebenfalls eintönige Arbeit, die nach Automatisierung und Erleichterung verlangte und dies führte zu Automatisierung von Produktionsanlagen (der Jacquardsche Webstuhl mag als Beispiel dienen), zur Schreibmaschine und zu Buchungsapparaten. Mechanische Rechenmaschinen fanden in den Büros und Fabriken eine viel größere Verbreitung als an Universitäten und wissenschaftlichen Instituten. 1970 hielten elektronische Tischrechner Einzug in die Bürowelt. Auf vielen Schreibtischen standen aber noch mechanische Rechenmaschinen und die wurden oft in einer Geschwindigkeit und Perfektion benutzt, die beeindruckend war. Beide Richtungen - die wissenschaftliche und die praktische - führten zur Entwicklung und Perfektionierung des Computers. In den dreißiger und vierziger Jahren war „überall“ eine Aufbruchsstimmung in der Welt hinsichtlich des Baues mechanischer und elektronischer Rechenmaschinen zu finden, die zur Realisierung des Computers nach dem zweiten Weltkrieg führte. Bereits 1937 stellte in Berlin Konrad Zuse seinen ersten, mechanischen Relaisrechner fertig: im Wohnzimmer seiner Eltern und ohne staatliche Unterstützung. Weitgehend allein konzipiert, war dies der erste funktionsfähige Computer, der fertig gebaut wurde. Er funktionierte nicht sonderlich gut, was nicht verwunderlich war, da viele Bauteile noch nicht mit der nötigen Präzision hergestellt werden konnten. Konrad Zuse sägte viele Relaisbleche mit der Laubsäge selber aus - bei den restlichen halfen ihm Freunde. Aber bereits die Variante Z3 war ein funktionierendes Modell, das leider bei einem Bombenangriff zerstört wurde. Unverdrossen baute Zuse ein weiteres Gerät, das er von Berlin – unter teils abenteuerlichen Umständen – in den Allgäu transportierte und erfolgreich vor den Alliierten in einem Pferdestall versteckte. Hier führte er es auch Professoren von der berühmten ETH (Eidgenössischen Technischen Hochschule) in Zürich vor, die daraufhin den Rechner mieteten und bis 1959 einsetzten. In der ersten Zeit war es der einzige in Europa arbeitende Computer an einer Hochschule. In Frankreich wurde zur gleichen Zeit ebenfalls an einem mechanischen Relaisrechner gearbeitet, der aber nie fertig gestellt wurde. In den USA und in England dagegen wurde bereits länger an elektronischen Rechnervarianten gebastelt. Zu nennen wären hier Atanasoff, der ab 1937 ein Compu-
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Soll & Haben termodel mit Röhren entwickelte (ABC, 1940 - USA), Mauchly und Eckert (ENIAC, 1945; UNIVAC 1951 - USA), von Neumann (EDVAC, 1952 - USA) und Wilkes (EDSAC, 1949 - GB). Einen erheblichen Entwicklungsschub brachte die Erfindung des Transistors im Jahre 1947 durch das amerikanische Entwicklertrio Bardee, Brattain und Shockley. Die Computer, die in den fünfziger Jahren damit entwickelt wurden, waren schneller und etwas kompakter. Der richtige Durchbruch kam aber erst, als 1957/58 der integrierte Schaltkreis erfunden wurde. Immer mehr Transistoren und Bauelemente brachte man auf einem Chip unter, bis es 1971 gelang eine komplette Recheneinheit darauf zu platzieren. Zunächst waren diese Computer nur an Forschungseinrichtungen zu finden. Sie wurden aber während des Krieges bereits beim Militär (für ballistische Berechnungen) und später in der Industrie für spezielle (beispielsweise statische) Kalkulationen eingesetzt. Nachdem die Geräte kleiner, fehlertoleranter und dabei auch preiswerter wurden, eroberten sie sich die Unternehmen, insbesondere die „Mittlere Datentechnik“ sorgte in den siebziger Jahren für den Einzug auch in Unternehmen mittlerer Größe und den Aufstieg des deutschen Computerpioniers Nixdorf. Die Erfindung des Personal Computer in den 80er Jahren brachte schließlich die elektronische Datenverarbeitung auch in den Kleinbetrieb. Ein Computer ist nichts ohne Software. In der Anfangszeit musste für jede Anwendung ein Programm neu erstellt werden. Die Einsatzvarianten in den großen Unternehmen waren so unterschiedlich wie die Betriebe selbst und mussten deshalb individuell erarbeitet werden. Je mehr Betriebe Computer einsetzten und gebrauchten, umso mehr kamen Situationen vor, die sich wiederholten. Deshalb setzte bald die Standardisierung von Software ein. Für viele Fälle kann heute ein Programm erworben werden, das in zahlreichen Situationen auf die gleiche Art und Weise eingesetzt werden kann. Standardisierte Software heißt übrigens nicht, dass nicht individuelle Einstellungen möglich wären. Ein solches Produkt haben Sie mit WISO-Kaufmann oder WISO Buchhaltung vor sich. Sie können das gleiche Programm auf Ihrem Computer installieren wie viele andere Betriebe auch. Ihre Anwendung unterscheidet sich aber – je nachdem was Sie für einen Betrieb haben: Dienstleistung, Handwerk, Handel oder andere – doch von vielen Einsatzvarianten anderer Unternehmen. Der Vorteil, der auch einem Kleinbetrieb aus der Computernutzung erwächst, ist erst nach einiger Zeit richtig einzuschätzen. Die ersten Lieferscheine und Rechnungen werden nicht unbedingt schneller geschrieben, als mit der Schreibmaschine. Wenn dann aber einmal ein Ordner voll ist und ein ganz bestimmter Beleg neu gesucht werden muss, wird der Nutzen vielleicht zum ersten Mal deutlich. Noch effektiver ist aber die Weiterverarbeitung der Daten: etwa die automatische Übergabe
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Lese-Ausflug 1 der Belegdaten an die Buchhaltung oder die Auswertung der Umsätze. Der Blick auf noch nicht gezahlte Rechnungen und die noch offenen Außenstände ist viel leichter möglich und so ergibt der Einsatz des Computers eine Effektivität für das kleine Unternehmen, das dieses auch dringend braucht, da der Einsatz von Personal doch in der Regel sehr begrenzt und kostenträchtig ist. Um diese Vorteile richtig zu nutzen, sind aber zwei Dinge Voraussetzung: • dass die richtigen Geräte (der Fachmann spricht von Hardware) vorhanden sind und • dass das Programm (die Software) passend eingerichtet wurde. WISO-Kaufmann kann vieles, benötigt dafür aber auch die richtige Hardware. Es muss zwar nicht die allerneuste Technologie sein, aber eine Grenze sollte doch gezogen werden: Mindestens ein Pentium II Prozessor und eine nicht zu knappe Hauptspeicherausstattung (wenigstens 256 MByte) sowie genügend freier Festplattenplatz sollten vorhanden sein (siehe dazu auch die Ausführungen unter „Welche Maschine muss her?“). Stehen Sie vor einer Neuanschaffung, so sollten Sie sich nach einem preiswerten (nicht billigen!) Markengerät umsehen. Die in Zeitschriften angebotenen, selbst zusammengebauten Billig-Rechner diverser Werkstätten und Discounter sollten sie besser meiden. So etwas ist für Bastler durchaus geeignet, nicht aber für Ihren Betrieb, in dem der Computer einwandfrei und möglichst ohne Störungen laufen soll. Da ist einer der in regelmäßigen Abständen angebotenen Rechner mit Garantie aus dem Fachhandel oder einem Elektronikmarkt oft die bessere Wahl. PCs, die in Lebensmittelketten angeboten werden, zielen eher auf den privaten Anwender, da sie mit Funktionen voll gestopft sind, die im Büroalltag selten gebraucht werden. Ein Markengerät im Fachhandel gekauft, ist meist eine gute Wahl, auch wenn es etwas teurer ist. Fachhandel ist aber nicht gleich Fachhandel. Wenn Sie den Eindruck haben, dass der „Fachhändler“ in ihrer Nähe nach der Devise arbeitet: „Der deutsche Handwerker bringt sich nicht durch Eile und übertriebenen Service in Gefahr!“, dann schauen Sie besser nach einem Direktanbieter mit einer „Vor-Ort-Garantie“, das heißt mit der Schadensbehebung durch einen Werkskundendienst innerhalb angemessener Zeit bei Ihnen im Büro – üblicherweise innerhalb von 48 Stunden. Erfahrungsgemäß bleibt ein Computer nicht von alleine ohne Probleme arbeitsfähig. Es sind Wartungsaufgaben zu erfüllen und immer wieder auch kleinere Probleme zu bewältigen. Haben Sie ein Netzwerk installiert, so trifft dies in besonderem Maße zu. Kaum ein Kleinbetrieb wird eine EDV-Abteilung einrichten (können). Besser ist es, wenn eigene Mitarbeiter dies „nebenher“ übernehmen und sich entsprechend schulen und weiterbilden. Die Investition in diese Weiterbildung ist meist gut angelegt und in der Regel nicht zu aufwendig. In den angelsächsischen Ländern gibt es
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Soll & Haben kleine Serviceunternehmen, die die Betreuung solcher Installationen übernehmen. Ein Techniker kann sich leicht um vier bis sechs Unternehmen (je nach Größe) langfristig kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen. Diese Servicetechniker übernehmen dann in der Regel auch die Einrichtung der Software mit. Auch bei uns sind solche Dienstleistungsunternehmen immer häufiger zu finden. Schauen Sie ins Branchenbuch oder fragen Sie etwas im Kollegenkreis herum. Wahrscheinlich sind solche Servicefirmen auch schon in Ihrer Nähe zu finden. WISO Tipp Fragen Sie auch die Berufsvertretungen (Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern), die über solche Dienstleistungen oft gut informiert sind und die Informationen gerne weitergeben. Wenn gar nichts mehr geht, hilft häufig nur noch ein professioneller Computer-Notdienst- eine Art ADAC für den PC. Wo der nächste Notdienst ist, können Sie aus den Anzeigen in der örtlichen Tageszeitung, aus den „Gelben Seiten“ oder durch Nachfrage bei einem großen Händler erfragen (etwa MediaMarkt), die sich nicht selten selbst solcher Dienstleister bedienen.
Neben bundesweit agierenden Servicehotlines gibt es eine Reihe PC-Notdienste, deren Einsatzgebiet begrenzt ist oder die nur Computer reparieren, die bei ihnen gekauft wurden. Solche Notdienste sind selbstverständlich kostenpflichtig – eine Stunde kostet mindestens 50 Euro (bei Netzwerkproblemen auch mehr). Dazu kommen eventuell Anfahrtspauschalen und bei einigen auch ein Schnellservicezuschlag. Also: Vor dem Auftrag genau nachfragen! Für die zweite Voraussetzung – die richtige Einstellung dieser Software – haben Sie dieses Begleitbuch. Sie finden im ersten Teil viele Hinweise auf die passende Einrichtung für unterschiedliche Situationen. Außerdem steht Ihnen aber in einem zweiten Teil eine detaillierte Beschreibung der Software samt Installation und Einrichtung zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, so zu schreiben, dass Sie auch ohne Informatik-Ausbildung mit den Handbüchern klar kommen. Wenn doch einmal ein Problem ungelöst bleibt, schauen Sie auf den Internet-Seiten von BuhlData Service (www.buhl.de) nach; möglicherweise liegt schon eine Lösung parat, beispielsweise bei den so genannten „FAQs“ – häufig gestellten Fragen.
Auftragsbearbeitung – wer braucht so was? Verflixt! Habe ich der Firma Meier nun eine Rechnung geschrieben, oder nicht? Ich wühlte meine Schreibtischschublade durch und konnte nichts finden. Mein ElbaRechnungsdurchschreibebuch mit Blaupausen war auch nicht zu greifen. Sch ... so ist das eben, wenn man anfängt, sich selbstständig zu machen. Man hat den Kopf
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Lese-Ausflug 1 voll mit Aufträgen und Terminen und keine Zeit an etwas anderes zu denken. Irgendwann aber muss man doch die Kontoauszüge der Bank einsortieren und damit beginnt der Rückweg in die Realität. Also ... sind nun alle Rechnungen tatsächlich geschrieben und an die Empfänger übermittelt? Und wenn, haben alle gezahlt? Und dann klingelt das Telefon und jemand möchte noch ein paar Stück von Artikel „X“ bestellen und auf Anhieb kann man gar nicht sagen, ob noch was am Lager liegt. Öde und schwarz lugt der Monitor des ausgeschalteten Computers vom Schreibtisch herüber, als wolle er sagen „warum lässt du mich nicht machen?“ Um Gottes willen! Für meinen kleinen Betrieb? Die paar Aufträge und Rechnungen etwa mit dem Computer schreiben? Der Aufwand des Einrichtens ist viel zu groß, der Verwaltungsaufwand kaum kleiner, als wenn ich alles mit der Hand mache und wahrscheinlich ist die Software auch viel zu teuer ... Alles falsch! Vorurteile! Natürlich kann man eine sinnvolle Organisation auch mit der Hand, der Schreibmaschine, mit einfachen Mitteln am Computer – Textverarbeitung und Tabellenkalkulation – erledigen. Dass es aber mit spezieller Software aufwendiger wäre, stimmt so grundsätzlich schon mal nicht. Außerdem gehen bei solch einer Argumentation ein paar ganz wesentlich Vorteile sofort unter: die ständig abrufbaren Informationen über Auftrag- und Lagerbestand etwa oder die Möglichkeit, die vorhandenen Daten direkt an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Und das Programm WISO-Kaufmann ist der beste Beweis dafür, dass eine spezielle kaufmännische Software auch nicht teuer sein muss. Damit Sie wissen, wie solch ein „Software-Vehikel“ sinnvoll eingesetzt werden kann und was alles damit anzustellen ist, werden wir die Einsatzmöglichkeiten aus drei unterschiedlichen Blickwinkeln beschreiben. Im folgenden Abschnitt, der sich mit der Auftragsbearbeitung (Modul Auftrag) befasst, finden Sie drei Modelle, die sich auf fast alle denkbar anderen Einsatzmöglichkeiten übertragen lassen.
Wie aus dem richtigen Leben ...
Der Einzelgänger Mario Felleisen ist Berater für kleine und mittlere Unternehmen. Er führt betriebswirtschaftliche Beratungen bei Gründung neuer Unternehmen sowie bei Problemen bestehender Unternehmen durch. Außerdem veröffentlicht er Fachbeiträge in verschiedenen Periodika (IHK Zeitschrift, Loseblattsammlungen etc.). Er ist ein Einzelgänger, beschäftigt gelegentlich stundenweise eine Sekretärin, wenn es viele Berichtseiten zu schreiben gibt und mal allzu viele Beiträge für Zeitschrif-
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Soll & Haben ten versprochen wurden. Ansonsten schreibt er seine Rechnungen über Beraterund Beitragshonorare mit einem einfachen Textprogramm. Alles wird ordentlich in Jahresordnern abgelegt, die durch Trennblätter in Einnahmen und Ausgaben aufgeteilt sind. Jedes Jahr, wenn es an die Steuererklärung geht, addiert Mario mühsam alle Rechnungen zusammen. Schon zweimal hat er dabei festgestellt, dass kleinere Rechnungen nicht bezahlt waren. Er hat es nicht gemerkt, weil er keine Rechnungskontrollen durchführt. Große Rechnungsbeträge hat er im Kopf und mahnt auch gewissenhaft an, wenn es etwas zu lange dauert. Bei kleinen Beträgen – glaubt er – hat er noch den Überblick. Aber … so muss er zugeben: Dieses Jahr hat er eine Rechnung überhaupt nicht geschrieben. Jetzt, als er es merkt, ist’s zu spät ... Das reicht Mario. Er hat WISO-Kaufmann erstanden und will die Verwaltung jetzt mit dem Computer erledigen. Das letzte Hindernis – die Installation der Software und die Einrichtung derselben – wird von seinem Sohn übernommen, der Betriebswirtschaft studiert und sich in den Semesterferien die Zeit dazu nimmt. Wenn Sie Freiberufler sind oder Sie eine Auftragsbearbeitung für nebenberufliche Tätigkeiten (Kursleiter an der Volkshochschule, Kleingewerbe oder nebenberufliche Schriftstellerei) benötigen, so können Sie die Hinweise aus diesem Modell auf Ihre eigene Tätigkeit leicht übertragen.
Das handwerkelnde Team Die Holzbaustelle KG ist ein kleiner Schreinerbetrieb, der vorwiegend Küchen und Ladeneinrichtungen im Einzelauftrag erstellt. Die Kunden für die Küchen sind meist Privathaushalte, Ladeneinrichtungen werden selbstverständlich für andere Geschäftskunden gebaut (vom Puppenladen für die Tochter des Schreinermeisters einmal abgesehen). Die grundverschiedenen Kundengruppen müssen nicht nur bei der Ansprache – in der Werbung und beim Angebot – sondern auch bei der Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung unterschiedlich behandelt werden. Zwei Schreinermeister, drei Gesellen und zwei Auszubildende sind in der Holzbaustelle beschäftigt. Eine Halbtagskraft erledigt den Schriftverkehr, bedient das Telefon (wenn sie da ist) und hält auch laufend Kontakt mit dem Steuerberater (Belege hinbringen und so weiter). Ein großes Problem sind die zögerlichen Zahlungseingänge. Privatkunden möchten immer erst zweimal gemahnt werden, gewerbliche Kunden berufen sich von vornherein auf längere Zahlungsziele und verlangen – aus den unterschiedlichsten Gründen – Abschläge auf den Preis. Beide Kundengruppen bestehen natürlich auf vorzeitige Lieferung! Das alles im Blick zu haben („sag mal Theo, wann sollte die
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Lese-Ausflug 1 Küche eigentlich geliefert werden?“) und die unterschiedlichen Zahlungsbedingungen nicht durcheinander zu bringen („gestern hat Karl-Heinz dem Dr. Hellmann die gleichen Zahlungsbedingungen versprochen, wie Reisebüro Schnatter sie hat!“) ist gar nicht so einfach. „Eine Auftragsbearbeitung muss her!“ sagt Peter Sägemöller, Meister der Holzbaustelle und sieht als Ergebnis dabei schon die Liquidität über den Rand des Kontos spritzen – mit Hilfe von WISO Kaufmann. Sind Sie Handwerker oder haben Sie einen kleinen Produktionsbetrieb, dann finden Sie Anregungen für Einrichtung und Umgang mit WISO-Kaufmann in diesem Modell.
Die Gewerbemannschaft aus Dresden Die Porzella GmbH vertreibt Porzellanwaren kleiner Betriebe aus den neuen Bundesländern (vorwiegend aus Meißen). Aufgebaut wurde das Unternehmen von ehemaligen Ingenieuren und Technikern der Porzellanindustrie, die nach der Wende erst einmal arbeitslos geworden waren, mehrfach vom Arbeitsamt umgeschult wurden – ohne wirklich für den neuen Beschäftigungsmarkt fit zu werden. Mit einem Schulungsleiter aus dem Westen an der Spitze und nach Abschluss eines Kurses haben sie sich in die Selbstständigkeit „gestürzt“. Bereuen mussten Sie das nicht. Die Sachkenntnis der „Ossis“ kombiniert mit der Marktkenntnis des desertierten „Wessis“ brachte schnell den Einbruch in eine kleine Marktnische, die ständig ausgebaut wurde. Von Anfang an keine überzogenen Ansprüche, Improvisation kam vor Organisation: das Unternehmen konnte sich gut behaupten. Langsam stößt man allerdings an allen Ecken an Grenzen. Zwanzig Mitarbeiterinnen machen etwa 7 Millionen Euro Umsatz und ständig wird ein Lagerbestand von rund 0,8 Millionen Euro geführt. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden mit einem formularorientierten Textprogramm geschrieben und dann weitgehend per Hand und Ablage verwaltet. Der Lagerist führt eine Bestandskartei mit bunten Kartons und aufgesteckten Reitern. Jeder wünscht sich eine Aushilfe (meist für Dauer) und die beiden Geschäftsführer fanden bei dem letzten verzweifelten Versuch, alle diese Anfragen abzulehnen, endlich eine Lösung: „Wir stellen jetzt um auf EDV Warenwirtschaft, aber richtig! Mit WISO Kaufmann.“ Haben Sie einen Handelsbetrieb oder einen kleinen Produktionsbetrieb, dann ist dieses Szenario für Sie besonders interessant. Das sind unsere drei Ausgangssituationen. Sie können jedes Beispiel auch auf andere Situationen übertragen. So lässt sich Modell 1 auch von Buchführungshelfern,
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Soll & Haben Steuerberatern, Seminaranbietern; Fall 2 von jedem anderen Handwerksbetrieb und Szenario 3 von allen anderen Gewerbe- und Handelsbetrieben nutzen.
Welche Maschine muss her? Natürlich braucht es nicht nur das Programm. Um dieses nutzen zu können, muss auch ein Computer vorhanden sein. Da in der Praxis noch die unterschiedlichsten Geräte zu finden sind und durchaus für bestimmte Aufgaben auch noch ihren Zweck erfüllen, sollte kurz darauf geschaut werden, was denn wirklich benötigt wird. Nicht immer wird man einen Computer neu anschaffen müssen, ebenso ist aber der alte nicht immer sinnvoll einzusetzen. Wenn Sie einen alten Pentium II PC mit mindestens 450 MHz Taktfrequenz haben, der mit wenigstens 64 MB RAM ausgestattet ist, ein CD-ROM-Laufwerk enthält (diese Geräte hatten meist schon CD-ROM Laufwerke mit vierfacher oder höherer Geschwindigkeit) und etwa 150 MB freier Platz auf der Festplatte vorhanden ist dann können Sie fast loslegen. Vielleicht ist es aber besser, vorher noch etwas nachzudenken. Diese Mindestanforderungen reichen aus, das Programm zu installieren und zu nutzen. Nur ist zugegebenermaßen die Nutzung nicht sehr effektiv. Deshalb empfehlen wir als Voraussetzung für ein angenehmes Arbeiten mindestens: • Einen PC mit Pentium II Prozessor (oder kompatibel) mit 450 MHz Taktfrequenz, besser schneller • Einen Hauptspeicher mit 256 MB • Freien Festplattenplatz von mindestens 500 MB • CD-ROM Laufwerk mit 24facher Lesegeschwindigkeit (oder schneller) • Grafik: Super VGA mit mind. 1024 x 768 Bildpunkten Auflösung (und den dazu passenden Monitor) Setzen Sie die Netzwerkversion ein, so sollten Sie noch etwas höhere Anforderungen an den Datenserver stellen: • Hauptspeicher mit mindestens 512 MB • Freier Festplattenplatz von mindestens 1 GB Ach ja, Windows 98 SE (oder höher) sollte installiert sein (Windows NT ist ab Ser vicepack 6 einsetzbar). Die Empfehlung lautet aber auch hier: Windows 2000 oder Windows XP (aus Sicherheitsgründen mit dem Servicepack 2) einzusetzen. Einen Drucker brauchen Sie natürlich auch. Mit solch einer Ausstattung werden Sie gut mit WISO-Kaufmann arbeiten können. Passt es bei einzelnen Details nicht,
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Lese-Ausflug 1 so können Sie vor der Neuinvestition überlegen, ob Sie Ihr Gerät nicht aufrüsten. Arbeitsspeicher ist z.B. nicht sehr teuer. Auch eine zu kleine Festplatte kann mit wenig Kapital gegen eine größere ausgetauscht werden. Da werden Sie auch schnell merken, dass größere Platten im Verhältnis billiger sind, als kleine – hier zu knausern macht also keinen Sinn. Stimmt es aber in fast allen Details nicht (Prozessor zu langsam, Hauptspeicher zu knapp, die Festplatte war vorher schon überfüllt und das CD-ROM-Laufwerk ist eines von den alten, langsamen), dann sollten Sie nicht ans Aufrüsten denken, sondern an eine Neuinstallation. Das ist wenig teurer und hat mehr Zukunft.
Nicht kompatibel? Sie arbeiten mit einem Apple Computer und dem Betriebssystem Mac OS X oder haben auf Ihrem PC Linux installiert. Dann läuft WISO Kaufmann nicht, denn es wurde nur für das Betriebssystem Windows entwickelt. Das mag sich in der Zukunft vielleicht einmal ändern – vorläufig müssen Sie es aber als gegeben hinnehmen. Die beste Lösung ist es, einen PC mit Windows XP anzuschaffen, wenn Sie trotzdem mit WISO Kaufmann oder Buchhalter arbeiten möchten. Wenn Sie das aber nicht möchten, dann gibt es Alternativen: unter Mac OS X können Sie auch Windows und Windows-Software installieren, wenn Sie Virtual PC einsetzen, eine Emulationssoftware die von Microsoft vertrieben wird. Sie ist allerdings nicht ganz billig und Windows wird zusätzlich benötigt. Auf einem Linux-Rechner setzen Sie die Software OpenOffice ein, die vergleichsweise preiswert ist und die Installation von Windows-Software auf einem Linux-Rechner ermöglicht.
Eine kurze Begriffsklärung Bevor es richtig losgeht, noch eine kurze Begriffsklärung. Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen für ein computergestütztes kaufmännisches Abrechnungssystem wurden bereits in den vorangegangenen Abschnitten erwähnt und spielen in der Praxis auch immer wieder eine Rolle. Handelt es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder gibt es tatsächlich Unterschiede? Ganz abgesehen davon, dass normalerweise auch unterschiedliche Leistungskategorien damit gemeint sind, können wir uns für dieses Buch und die zugrunde liegende Software so einigen: Eine Auftragsbearbeitung speichert alle Daten, die nötig sind, um Aufträge zu verwalten und alle nötigen Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und so fort) damit zu drucken. Natürlich lassen sich die dazu nötigen Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) auch entsprechend verwalten, so dass durchaus Merkmale einer Warenwirtschaft in der Auftragsverwaltung zu finden sind.
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Soll & Haben Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Daten im Mittelpunkt. Meist geht es um größere Mengen und die Verwaltung muss von einem leistungsfähigen Datenbanksystem übernommen werden. Möglicherweise hängt auch noch eine Produktion mit dran und es müssen unterschiedliche Waren (Fertigerzeugnisse, Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) verwaltet werden. Natürlich kann solch eine Warenwirtschaft auch Angebote und Rechnungen schreiben. Die Mahnungen kommen dann aber meist schon aus der Buchhaltung. So gesehen handelt es sich bei dem Modul Auftragsverwaltung in WISO Kaufmann um eine Auftragsbearbeitung. Dass damit auch ganz komfortabel eine Lagerbuchhaltung geführt werden kann, wird noch gezeigt werden.
Übrigens ... ... finden Sie im gesamten Text dieses Buches immer wieder hervorgehobene Abschnitte, die Sie besonders beachten sollten. WISO Tipp Gibt Ihnen wertvolle Hinweise, wie Sie etwas besser oder schneller erledigen können, oder wo ein besonderer Vorteil im Umgang mit dem Programm für Sie liegt.
Weist Sie auf Fallen oder Schwierigkeiten im Umgang mit dem Programm hin. Nicht immer ist alles eindeutig und Software sowie Hardware längst nicht so transparent, wie das der Anwender erwarten könnte.
Hotkey zeigt Ihnen, wie Sie manchen Befehl und manche Funktion mit einfachen Tastenkombinationen ausführen können. Gerade bei der Eingabe über die Tastatur ist die Maus doch manchmal viel zu weit entfernt und stört die flüssige Arbeit. Innerhalb der Szenarien werden solche Hotkeys hier und da wiederholt, damit jeder Sie auch nutzen kann.
Check: An verschiedenen Stellen finden Sie Checklisten, die Ihnen bei der Realisierung verschiedener Vorhaben helfen (z.B. eine Auftragsverwaltung einzurichten, das zu einem bestimmten Szenario passt).
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Lese-Ausflug 1
WISO Tipp Achten Sie auf die Einträge in den Pulldown-Menüs. Hier werden neben vielen Befehlen auch die zugehörigen Hotkeys angezeigt. Bei einigen Menü- oder Schaltbefehlen finden Sie einen unterstrichenen Buchstaben. Diese Buchstaben sind ebenfalls Hotkeys. Sie aktivieren ihn, wenn Sie die „Alt“-Taste gedrückt halten und zusätzlich die Taste für den (unterstrichenen) Buchstaben betätigen.
In den folgenden Kapiteln zum Modul Auftrag aus WISO-Kaufmann erfahren Sie Grundsätzliches zum Umgang mit einer Auftragsbearbeitung/ Warenwirtschaft. Dabei wird auch auf das Programm Bezug genommen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Moduls finden Sie allerdings nur im Bedienerhandbuch.
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Soll & Haben
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Lese-Ausflug 2
Lese-Ausflug 2: Risiken und Nebenwirkungen ...
Was Was heißt eigentlich eigentlich „Buchhaltung“? Dass Buchhaltung etwas für Überpenible, für Beamte und Erbsenzähler ist und normale Menschen sich damit nicht abgeben mögen, das bekommt man allenthalben zu hören, wenn dies Thema in Gesprächen angerissen wird. Selbst in Kreisen von Unternehmensverantwortlichen halten sich penetrant drei Vorurteile: • Dass Buchhaltung nur für das Finanzamt geführt werden muss, • dass Buchhaltung und Jahresabschluss für den eigentlichen Betriebsablauf nicht so wichtig sind (allenfalls noch für die Bank), • dass es – außer für steuerliche Zwecke – keine gesetzlichen Regelungen für die Buchhaltung gibt. Diese Vorurteile treffen sämtlich nicht zu! Selbstverständlich gibt es gesetzliche Regelungen und sie gehen weit über die steuerlichen Aspekte hinaus. Buchhaltung ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung (unabhängig von der Größe des Unternehmens) und sie wird auch nicht für das Finanzamt und die Bank, sondern primär für den Unternehmer selbst geführt. Dass es für den Staat und die Banken wichtig ist, dass ein Geschäftsmann Bücher führt und diese zur Einsicht vorlegt, zeigt allerdings, dass ihr ein hoher Stellenwert beigemessen wird; in dem einen Fall, um eine korrekte Grundlage für die Besteuerung zu haben in dem anderen Fall, um zu sehen, ob sich die Kreditvergabe für das Unternehmen überhaupt lohnt. Dabei ist das Bedürfnis, Aufzeichnungen über geschäftliche Vorgänge zu machen, so alt, wie es schriftliche Chroniken gibt. Keilschriftdokumente und ägyptische Papyri belegen, dass Menschen über Verkäufe, Waren- und Geldbewegungen Aufzeichnungen geführt haben und das sicherlich nicht, um damit literarischen Ansprüchen zu genügen. Auch im privaten Bereich ist das Bedürfnis, Überblick über Geld- und Vermögensvorgänge zu bekommen, nicht zu übersehen. Selbst der Wirtschaft so fern stehende Menschen wie zum Beispiel Künstler können als Beispiel dienen. Eduard Mörike etwa hat Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt. Der Buchhalter beziehungsweise die Buchhalterin ist heute eine spezialisierte Fachkraft im kaufmännischen Umfeld, die eine verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit ausübt. Grundlage ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung und die kontinuierliche Fortbildung, die bis zur Bilanzbuchhalterprüfung führen kann.
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Soll & Haben Kurz gesagt ist Buchhaltung ein System, Einnahmen und Ausgaben so zu führen, dass ein Überblick über die augenblickliche Vermögenslage sowie über die Ertragssituation Auskunft gegeben werden kann.
Wer Wer hat die Buchhaltung Buchhaltung „erfunden“? So alt das Bemühen um geschäftliche Aufzeichnungen also ist, unsere heutige Form der „doppelten Buchführung“ wurde im Italien der Renaissance entwickelt. Die Führung von Konten kann bereits für das 13. Jahrhundert nachgewiesen werden, Hauptbücher von 1340 fand man beispielsweise in Genua. Das Jahr 1494 ist allerdings insofern für die Buchführung bedeutend, als in diesem Jahr der Franziskanermönch Luca Pacioli ein Sammelwerk zur Darstellung der gesamten Mathematik veröffentlichte und in diesem eine Abhandlung über die Buchführung enthalten war. Diese Abhandlung war nicht nur ein systematischer Überblick über das System der doppelten Buchführung, sondern gleichzeitig eine praktische Anleitung für Kaufleute. Luca Pacioli begründet dieses Kapitel Kapitel folgendermaßen: HerPacioli sagt: Damit die verehrten Untertanen des erlauchten und großmütigen Her zogs von Urbino einen vollständigen Begriff der ganzen Ordnung des Handels bekommen ... entschloss entschl oss ich mich ... noch diese besondere, höchst notwendige Abhandlung zu verfassen ... Damit beabsichtige ich, ihnen ausreichende ausreichende und genügende Anweisungen zur ordnungsmäßigen Führung aller ihrer Konten und Bücher zu geben.
Bis heute haben sich die von Pacioli aufgezeichneten Grundlagen der doppelten Buchführung nicht geändert. Und manchmal vermisst man in Lehrbüchern unserer Tage die Deutlichkeit und Prägnanz in der Darstellung der grundlegenden Prinzipien. Pacioli begründet auch gleich zu Anfang, warum Buchhaltung für alle, die Handel treiben, so enorm wichtig ist: Pacioli sagt: Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner Ordnung alle seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in aller Kürze von jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als auch von den Guthaben, denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht. Dieser Teil ist ihnen sehr nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne die gebührende Ordnung der Buchungen, und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist immer in großer Sorge.
Natürlich hat bis heute eine Spezialisierung stattgefunden. Unsere heutige Buchhaltung ist vielfältiger geworden und nur als Teil des „betrieblichen Rechnungswesens“ anzusehen. Diese Spezialisierung erfordert auch, dass die Buchhaltung professionell – das heißt von Spezialisten – ausgeführt wird. Kaufleute, die keine
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Lese-Ausflug 2 Buchhalter sind oder haben, geben diese Aufgabe deshalb gern an ihren Steuerberater ab. Trotzdem sollte jeder Kaufmann Buchhaltung verstehen und in den Grundlagen erfassen können.
Alles, was Recht Recht ist Ein eigenes Gesetz zur Buchführungspflicht gibt es nicht. Allerdings finden sich in einigen Gesetzbüchern Abschnitte und Paragrafen, welche die Pflicht zur Führung von Büchern eindeutig regeln. Das trifft trifft insbesondere zu auf • Das Handelsgesetzbuch (HGB) • Die Abgabenordnung (AO) • Das Umsatzsteuergesetz (UStG) • Das Gewerbesteuergesetz (GewStG) • Das Einkommensteuergesetz (EStG) und • Das Körpersteuergesetz (KStG) Die wesentlichsten Vorschriften zur Führung von Büchern finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB). § 238 Abs. 1 HGB (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ord nungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemes sener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Ent stehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Die wichtigsten Merkmale, die sich daraus ableiten lassen sind: • Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen • und zwar nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. • Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit die Buchführung Buchführung verstehen können. • Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen „zeitlich“ eingeordnet werden. Am 22.6.1998 wurde das Handelsrecht in Wesentlichen Teilen reformiert. Eine auch für die Buchführung wichtige Änderung betrifft die Kaufmannseigenschaft. Gab es bisher in einem komplizierten System den Muss- und Sollkaufmann sowie den
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Soll & Haben Voll- und Minderkaufmann, so kennt das neue Recht nur noch den Kaufmann (Istkaufmann und Kannkaufmann). § 1 HGB (1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. (2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unter nehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. § 2 HGB Ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1 Abs. 2 Handelsgewerbe ist, gilt als Handelsgewerbe im Sinne dieses Gesetz buchs, wenn die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist ... § 5 HGB Ist eine Firma im Handelsregister eingetragen, so kann gegenüber demjenigen, welcher sich auf die Eintragung beruft, nicht geltend gemacht werden, dass das unter der Firma betriebene Gewerbe kein Handelsgewerbe sei.
Verkürzt kann gesagt werden: • Kaufmann ist jeder, dessen Betrieb einen in kaufmännischer Weise organisierten Geschäftsbetrieb erfordert. • Nichtkaufmann ist der nicht in das Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende, dessen Betrieb eine kaufmännische Betriebsführung nicht erfordert. Alle Kaufleute sind verpflichtet, Bücher zu führen; lediglich Nichtkaufleuten ist dies also erlassen. Erfüllt allerdings ein Nichtkaufmann eine der folgenden Bedingungen, so muss auch er Aufzeichnungen in Form der Buchführung erstellen: • Mehr als 350.000 Euro Umsatz jährlich • Gewinn von mehr als 30.000 Euro jährlich Auch Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit. Sie müssen dem Finanzamt gegenüber die Erlöse nur in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vorlegen, welche die jährlichen Betriebserlösen die Betriebsausgaben gegenüberstellt. Dies kann in Form eines Kassenbuchs oder einer speziellen Überschussrechnung geschehen (AO § 140 f.). Dieses Verfahren wird auch vereinfachte Gewinnermittlung genannt.
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Lese-Ausflug 2 Bei einer freiberuflichen Tätigkeit handelt es sich um eine wissenschaftliche, schriftstellerische, künstlerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit oder um einen der namentlich im Gesetz aufgeführten „Katalogberufe“. Dazu gehören zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Journalisten. Zwei Begriffe treten Ihnen entgegen, wenn Sie einen neuen Mandanten anlegen mit WISO Kaufmann, die meist – aber nicht immer – deckungsgleich mit den vorangegangenen Einstufungen sind: Soll- und Ist-Versteuerung. Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung fällig, bei der Ist-Versteuerung mit dem Zahlungseingang.
Bei der Anlage eines Mandanten wird die Art der Versteuerung bereits abgefragt.
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Das HGB weist in § 238 Abs.1 auf die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ hin. Nun ist es leider nicht so, dass diese „Grundsätze“ irgendwo zu sammenhängend in einem Gesetz niedergeschrieben sind. Vielmehr haben sie sich aus der Praxis und der Rechtsprechung ergeben und ihren Niederschlag in vielen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gefunden. Das Wesentliche davon findet man allerdings auch im Handelsgesetzbuch . § 239 HGB
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Soll & Haben (1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Auf zeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. (2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. (3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. (4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ent sprechen ...
Grundsätze dieses Paragrafen sind: • Führung der Bücher in einer „verständlichen“ Sprache. • Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung der Geschäfts vorfälle. • Eintragungen dürfen nicht „unleserlich“ gemacht werden. § 242 HGB (1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen ... (2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrech nung) aufzustellen. (3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresab schluss.
Grundsätze dieses Paragrafen sind: • Der Kaufmann muss eine Eröffnungsbilanz bei Beginn und weiter jährlich zum Abschluss eine Bilanz erstellen. • Aufwendungen und Erträge sind in einer Gewinn- und Verlustrechnung zum Ende des Geschäftsjahres aufzustellen. § 243 HGB (1) Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchfüh rung aufzustellen.
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Lese-Ausflug 2 (2) Er muss klar und übersichtlich sein. (3) Der Jahresabschluss ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäfts gang entsprechenden Zeit aufzustellen.
Grundsätze dieses Paragrafen sind: • Nochmalige Berufung auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) • Klarheit und Übersichtlichkeit sowie • zeitgerechte Aufstellung. § 246 HGB (1) Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Aufwendungen und Erträge zu enthalten, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist ... (2) Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden.
Grundsätze dieses Paragrafen sind: • Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung müssen vollständig sein • Verrechnungsverbot. Der Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung kann schwer wiegende Folgen haben. Das reicht von der Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch die Finanzämter – was wahrscheinlich zu einer ungünstigeren Besteuerungsgrundlage führt – bis hin zu Strafverfahren mit Geld- und Freiheitsstrafen. Dies vor allem dann, wenn Jahresabschlüsse verfälscht wurden oder im Konkursfall die Verschleierung der betrieblichen Finanzsituation nachgewiesen werden kann.
Ausgerechnet: Das Bild des Unternehmens
Welche Buchhaltungssysteme gibt es? Sprechen wir heute von Buchhaltung, so ist immer die „doppelte Buchhaltung“ gemeint. Das bedeutet nicht, dass die Buchführung doppelt gemacht werden muss. Dieses System zeichnet sich vor allem dadurch aus, • dass eine Buchung immer aus einer „Doppelbuchung“ besteht: einmal auf der Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite eines anderen Kontos,
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Soll & Haben • sowie aus einer doppelten Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich am Anfang und Ende des Geschäftsjahres (Bilanz) und die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Ende des Geschäftsjahres. Es gibt noch ein zweites System: Die einfache Buchführung beziehungsweise Gewinnermittlung, die etwa in Form eines Kassenbuches oder einer Einnahme-Überschussrechnung geführt wird, weist je Vorgang nur eine Buchung auf. Mit der Überschussrechnung legen Sie dem Finanzamt über Ihre Einkunftssituation Rechenschaft ab, wenn Sie von der doppelten Buchführung befreit sind. Diese Form der Buchhaltung unterscheidet sich von jener nicht nur durch die einfache Buchung je Vorgang, sondern auch noch durch die zeitliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle: • Bei der doppelten Buchführung werden die Geschäftsvorfälle nach ihrer Zugehörigkeit zu einer zeitlichen Periode gebucht. Wird etwa im Dezember schon die Miete für den Januar des folgenden Jahres gezahlt, so wird diese Zahlung für das laufende Jahr im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (man sagt dann, es wird „abgegrenzt“). • Bei der Überschussrechnung zählt der Zahlungszeitraum. In diesem Fall würde die vorzeitige Mietzahlung den Überschuss mindern. WISO Tipp Da die doppelte Buchführung aussagekräftiger ist, als die einfache Buchführung in Form einer Überschussrechnung, empfiehlt sich auch dort die Führung einer doppelten Buchführung, wo zeitaktuelle Informationen über den Geschäftsverlauf nötig sind, eine gesetzliche Anforderung aber eigentlich noch nicht gegeben ist. Hinzu kommt, dass Verluste aus vergangenen Jahren oder aus der Wertminderung von Geschäftsanteilen nur geltend gemacht werden können, wenn bilanziert wird.
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen Buchführung wird heute oft in einem Zusammenhang genannt, den man „betriebliches Rechnungswesen“ nennt. Dieses soll ein möglichst exaktes Abbild des gesamten Unternehmensgeschehens liefern, sozusagen „ausrechnen“. Es sollen also nicht nur die Vermögensverhältnisse dargestellt werden, sondern lückenlos alle Vorgänge aufgezeichnet werden, die den Unternehmenserfolg bestimmen. Mit dieser Aufzeichnung allein ist es aber nicht getan. Das Rechnungswesen soll die Informationen auch „auswerten“ und damit zur „Überwachung“ der betrieblichen Prozesse beitragen. Da die Überwachung alleine aber wiederum nicht ausreicht, ist
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Lese-Ausflug 2 „Steuerung“ des Unternehmens angesagt und damit wird der Rahmen des Rechnungswesens in Richtung Unternehmensleitung auch schon gesprengt. Im Einzelnen besteht das betriebliche Rechnungswesen aus folgenden Komponenten: Die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung ist allerdings ein ganz wesentlicher Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Hier werden alle Bestände und Bestandsveränderungen der Vermögens- und Kapitalteile des Unternehmens erfasst sowie der Werteverbrauch und -zuwachs aufgezeichnet. In der Summe ergibt diese Aufzeichnung den – positiven oder negativen – Erfolg des Unternehmens, der in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert wird. Diese Aufzeichnungen sind immer zeitbezogen (für einen Monat, ein Quartal, ein Jahr und so weiter), man spricht deshalb auch von einer Zeitrechnung. Ergänzt wird die Finanzbuchhaltung durch die Kosten- und Leistungsrechnung (man spricht auch manchmal von einer Betriebsbuchhaltung). Hier wird nur der Teil der betrieblichen Vorgänge erfasst, der zur Erfüllung der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit nötig ist. Sämtliche Kosten werden neu in einer Kostenstellenrechnung auf alle betrieblichen Kostenstellen verteilt und anschließend in der Kostenträgerrechnung stückbezogen über die Kalkulation und zeitbezogen in einer Erfolgsrechnung genutzt. Die Betriebsstatistik wertet die Zahlen der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung aus und ergänzt diese gegebenenfalls durch Daten des allgemeinen Markt- und Wirtschaftsgeschehens. In der Planungsrechnung wird dann versucht, in einer Vorschaurechnung eine Orientierung für die künftige Unternehmensentwicklung zu geben und damit die Entscheidungsfindung für alle betrieblichen Bereiche zu erleichtern. Das Controlling wertet dann alle vorliegenden Informationen aus und erstellt daraus ein betriebliches Kontroll- und Steuerungssystem, das führungsrelevante Informationen liefern soll. Das alles hört sich zunächst so an, als gelte es nur für große Unternehmen. Was soll ein Handwerker oder ein Kleinbetrieb mit Kosten- und Leistungsrechnung, Betriebsstatistik oder Planungsrechnung anfangen? Betrachtet man es aber genauer, so ergibt sich ein anderes Bild. Die Geschäftsbuchhaltung gehört ja auf jeden Fall zu einem Unternehmen. Eine Kalkulation wird auch jeder vornehmen: der Handwerker, der Händler und auch der Dienstleister. In die Kalkulation sollten aber möglichst Daten einfließen, die sehr eng mit der Realität verbunden sind. Fiktive, nur angenommene Werte in einer Kalkulation können bewirken, dass der Unternehmenserfolg negativ ist, das heißt, es kommt nicht das
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Soll & Haben herein, was an Kosten und Aufwendungen herausgeht. Andererseits kann es aber auch zu unrealistischen Preisen führen, die am Markt nicht akzeptiert werden. Damit sind wir bei der Kostenträger-Stückrechnung und der Feststellung, dass eine Kosten- und Leistungsrechnung, zumindest in einer einfachen Form, zu fast jedem Unternehmen gehört. Dass jeder Unternehmer den Betriebserfolg betrachtet und zu beurteilen versucht, ist selbstverständlich. Die Daten liefert die Buchhaltung, wenn sie zeitgemäß und im Sinne der Gesetzgebung geführt wird. Alles Zusätzliche erhöht die Sicherheit der Beurteilung. Daten der zugehörigen Branche helfen, den eigenen Betrieb in den Rahmen vergleichbarer anderer Betriebe einzuordnen. Ein gewisses Maß an Vorausschau, an Planung, hilft ebenfalls, den Betrieb auch durch schwierige Zeiten zu bringen. In diesem Zusammenhang ist es interessant, auf eine Anmerkung von Luca Pacioli zu schauen, der etwas über den Zweck des kaufmännischen Handelns seiner Abhandlung zur Buchführung voranstellt: Pacioli sagt: Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder Handelnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe. Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.
Der Spiegel des Unternehmens: Die Finanzbuchhaltung Die weiteren Ausführungen in diesem Fachteil des Buches werden sich allerdings ausschließlich mit der „Finanzbuchhaltung“ beschäftigen, dem Teil des Rechnungswesens, in dem die Geschäftsvorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und abgebildet werden. Wie der Name schon andeutet, wird diese Buchhaltung in „Büchern“ erfasst, wobei die manuelle Buchführung heute immer mehr durch eine EDV-Buchführung abgelöst wird.
Die Bücher der Buchhaltung Da die Buchführung heute weitgehend über die EDV erledigt wird, ist es leider kaum noch im Bewusstsein, dass die Buchführung eigentlich aus verschiedenen „Büchern“ besteht. Es mag ketzerisch klingen bei einem Begleitbuch zu einer Buchhaltungssoftware: Wir empfehlen aber trotzdem jedem, der sich mit der Buchhaltung vertraut macht, sich solche handgeschriebenen Buchhaltungen einmal anzusehen. Möglicherweise gibt es im eigenen Umfeld einen Kleinbetrieb, der die Bücher
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Lese-Ausflug 2 noch so führt oder noch aufbewahrt hat aus Zeiten, wo diese mit der Hand geführt wurden. Eine andere Variante, sich der „Buchhaltung im wörtlichen Sinne“ anzunähern, ist, im Schreibwarengeschäft Vordrucke für Journal und Hauptbuch zu erstehen und die ersten Übungen mit der Hand durchzuführen. In einer Zeit, in der immer nach dem Vorteil einer Handlungsweise gefragt wird, darf die Begründung für diese Empfehlung natürlich nicht fehlen: Das Verständnis für die Zusammenhänge in der so genannten „Blackbox“ bei der elektronischen Buchhaltung wird wesentlich erleichtert. Als Erstes ist das Grundbuch oder das Journal zu nennen, in das die laufenden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge eingetragen werden. Hier finden sich außerdem • Die Eröffnungsbuchungen, • die vorbereitenden Abschlussbuchungen und • die Abschlussbuchungen. Pacioli sagt: „Das zweite übliche Geschäftsbuch wird Journal genannt, auf dem, wie schon gesagt, dasselbe Zeichen, wie auf dem Memorial anzubringen ist und dessen Blätter zu nummerieren sind ... Im Journal kannst Du (da es Dein Geheimbuch ist) ausführlich berichten und alles buchen, was Du an Mobilien und Immobilien besitzest ... Aber die Posten des besagten Journals muss man zierlicher formen und einschreiben, wobei man weder zu ausführlich noch zu kurz sein darf ...“
Das Journal ist also wichtig, um die Geschäftsvorfälle zeitlich einordnen zu können. Durch die Angabe der Belegnummer ist eine Rückverfolgung zum Originalbeleg jederzeit schnell möglich. Außerdem wird durch ein fortlaufend geführtes Journal die Lückenlosigkeit der Buchhaltung Gewähr leistet. Wesentliche Anforderungen des HGB sind durch ein sauber geführtes Journal schon mal erfüllt. Allerdings ist es schwierig, aus dem fortlaufenden Journal den Stand des Vermögens und der Schulden zu ersehen. Deshalb wird ein Hauptbuch geführt, das alle Konten enthält, von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz. Pacioli sagt: „Hast du ordnungsmäßig alle Deine Posten in das Journal eingetra gen, so ziehe sie dann aus diesem und übertrage sie in das dritte Buch, das Hauptbuch, das man gewöhnlich mit doppelt soviel Blättern, wie das Journal anlegt ...“
Im Hauptbuch finden wir die Konten mit ihrer Soll- und Haben-Einteilung, die jederzeit den gewünschten Überblick Gewähr leisten. Dabei gilt, dass diese Einteilung auch bei einer EDV-gestützten Buchhaltung noch vorhanden ist, selbst wenn die
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Soll & Haben Bücher nicht in der Form geführt wurden, wie es übrigens schon bei Luca Pacioli beschrieben ist und es bei uns noch bis vor gar nicht so langer Zeit in vielen Kleinbetrieben Realität war. Und noch etwas ist beim Hauptbuch wichtig: Hier ist die Kontrolle der gesamten Buchhaltung möglich, indem die Soll- und Habenposten zusammenaddiert werden. Besteht keine Übereinstimmung, so ist die Buchhaltung fehlerhaft. Pacioli sagt: „Die Bilanz des Hauptbuches muss gleich sein, das heißt, die Summe soll gleich sein, ich sage weder Debitoren noch Kreditoren, sondern die Summe des Habens muss gleich sein der Summe des Solls. Ist das nicht der Fall, so ist ein Fehler im Buch.“
Außerdem gibt es noch eine Reihe von Nebenbüchern. Die wichtigsten sind: • Die Lagerbuchhaltung • Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung • Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung • Das Wechselbuch In der Lagerbuchhaltung werden Aufzeichnungen über Bestände, Zugänge und Abgänge der einzelnen Waren geführt. Die Zeit raubende Bestandsaufnahme (In ventur) kann durch die sorgfältige Führung einer Lagerbuchhaltung rationalisiert werden oder gar ganz entfallen (etwa bei der permanenten Inventur, die das ganze Jahr über stichprobenweise durchgeführt wird, und zwar so, dass einmal im Jahr alle Artikel durchgeprüft wurden). Bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, auch Offene-Posten-Buchhaltung genannt, handelt es sich um die Auflistung der Verbindlichkeiten (Kreditoren = Lieferanten) und Forderungen (Debitoren = Kunden), die noch nicht ausgeglichen sind. Hierbei werden keine echten Buchhaltungs-Konten geführt, sondern nur einzelne Positionen aus den Konten übernommen. Bei Ausgleich einer Position durch Zahlung verschwindet der Posten. Es stehen also nur „offene Posten“ in diesen Listen. In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Betriebes geführt. Mit der Buchhaltung findet dann meist monatlich ein Abgleich der summierten Positionen statt. Das Wechselbuch ist heute noch in vielen Betrieben üblich. Hier werden Besitz- und Schuldwechsel aufgeführt und verwaltet. Es korrespondiert mit den entsprechenden Konten der Buchhaltung, enthält aber mehr Informationen als dort aufgenommen werden können.
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Lese-Ausflug 2
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto Der Begriff Konto ist heute jedem geläufig. Zumeist ist damit das Bankkonto gemeint, das durchaus verschiedene Zustände haben kann (es ist ein positiver Geldbetrag darauf vermerkt, es ist nichts drauf oder es ist sogar ein negativer Geldbetrag eingetragen, das heißt es werden Schulden gegenüber der Bank ausgewiesen). Wenn irgendjemand etwas angestellt hat, sagt man auch umgangssprachlich: „Das geht auf sein Konto!“ Hier wurde dann ein negativer Eindruck „verbucht“. Tatsächlich stammt dieser Begriff aus dem italienischen (conto = Rechnung). Mit dem Konto ist es in der d er doppelten Buchführung wie im richtigen Leben: Es hat zwei Seiten! In Anlehnung an die italienische „Urbedeutung“ können wir sagen: Es wird eine zweiseitige Rechnung geführt. Auf die eine Seite kommen zum Beispiel die Einnahmen, auf die andere Seite die Ausgaben. Für die linke Seite hat sich im Deutschen die Bedeutung SOLL eingebürgert, für die rechte Seite HABEN. Wir können aber nicht grundsätzlich der Soll- und der Haben-Seite eine Bedeutung zuweisen. Das wird im Laufe dieses Buches noch herausgestellt werden. SOLL und HABEN auf einem Konto sind zunächst für den Buchhalter Platzhalter, denen erst mit der Art des Kontos eine bestimmte Bedeutung zufällt. WISO Tipp Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich das zu merken, benutzen Sie eine „Eselsbrücke“: Links ist die Seite mit dem „L“, also „SOLL“.
Im Gegensatz zum Konto ist der Kontokorrent eine laufende Rechnung in Listenform (ital. Conto corrente = laufende Rechnung). Diese Form ist aus den Bankkontoauszügen gut bekannt. Die Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung für Freiberufler und andere Nicht-Buchführungspflichtige wird ebenfalls oft noch in dieser Form geführt.
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Soll & Haben
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Lese-Ausflug 3
Lese-Ausflug 3: Erbsenzähler ...
Bestandsaufnahme: Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur Fängt man eine neue Sache an, ist es gut, zuvor eine Bestandsaufnahme zu machen. Dadurch wird nicht nur die Ausgangssituation klar und deutlich beschrieben, sondern auch schnell erkannt, was aus der Vergangenheit noch zu bewältigen ist. Dies gilt ganz besonders für den Neubeginn einer geschäftlichen Tätigkeit und für das Ende einer Geschäftsperiode (meistens des Geschäftsjahres). Handelsrecht und Steuerrecht schreiben es dem Kaufmann vor, wann er eine solche Bestandsaufnahme vorzunehmen hat. § 240 HGB (1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben. (2) Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar aufzustellen. Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten. Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem ordnungs mäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken.
Weitere Vorschriften finden sich in: § 140 und § 141 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO). Zusammengefasst bedeutet dies: • Das Inventar Inventar ist bei der Gründung oder Übernahme Übernahme eines Unternehmens, Unternehmens, • am Schluss eines jeden Geschäftsjahres und • bei der Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens aufzustellen. In dieser Bestandsaufnahme geht es vor allem darum, Vermögen und Schulden des Unternehmens festzustellen. Dies geschieht durch eine mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme, die Inventur. Die Aufzeichnung dieser Bestandsaufnahme nennt man Inventar. Dieser Begriff entstammt wieder dem Lateinischen (inventarium = Verzeichnis des Vorgefundenen). Enthalten ist in diesem Verzeichnis nicht nur der Wert, sondern auch Art und Menge der Vermögensgegenstände. Pacioli sagt: „Zuerst muss der Kaufmann sein sorgfältiges Inventar in der Weise abfassen, dass er immer zuerst auf ein Blatt oder in ein e in besonderes be sonderes Buch das einschreibt, was er in der Welt an Immobilien und Mobilien zu besitzen glaubt, indem er immer mit den Dingen beginnt, die kostbar sind und leicht verloren gehen können, wie bares Geld, Edelsteine, Silbergeräte usw. usw. ... Sodann muss
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Soll & Haben man die anderen Vermögensteile der Reihe nach aufschreiben ... Dieses Inventar muss an ein und demselben Tage angefertigt werden, sonst würde es den zukünftigen Handel stören.“
Im ursprünglichen Sinne versteht man unter einer Inventur immer die körperliche Inventur, das heißt, es wird gezählt, was da ist. Möglich ist dies vor allem für alle körperlichen Gegenstände wie Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung, Warenbestände und so weiter. Was nicht gezählt werden kann, sind alle nichtkörperlichen Gegenstände. Dazu gehören Bankguthaben und -schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten. Hier findet dann eine Buchinventur statt. Die Werte können auf Grund von Belegen (Kontoauszügen, Aufzeichnungen) ermittelt werden. In der Praxis hat heute die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens beim Geschäftsjahreswechsel die größte Bedeutung. Klassischer Fall ist die Stichtagsinventur. An einem bestimmten Termin (der übrigens auch über mehrere Tage gehen kann, wenn gewährleistet ist, dass keine sonstige Geschäftstätigkeit diesen Vorgang beeinträchtigen kann) wird eine komplette mengenmäßige Bestandsaufnahme vorgenommen. Termin ist in der Regel der tatsächliche Jahresabschluss (zum Beispiel 31.12.); man kann von diesem Termin jedoch auch geringfügig abweichen. Eine Frist von 10 Tagen vor oder nach diesem Abschlussstichtag wird im Allgemeinen toleriert. Zugänge und Abgänge in diesem Zeitraum müssen allerdings dokumentiert sein und in die Inventur eingerechnet werden. Diese Art der Bestandsaufnahme ist aber oft arbeitsintensiv und aufwendig. Deshalb gibt es einige Vereinfachungsverfahren, die eine betriebsindividuelle Vorgehensweise ermöglichen: § 241 Abs. 1 – Die Stichprobeninventur (1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegen stände nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden ...
Die Stichprobeninventur ermittelt den Warenbestand also auf Grund anerkannter mathematisch statistischer Verfahren durch Stichproben, die allerdings körperlich aufgenommen werden müssen. § 241 Abs. 2 – Die permanente Inventur (2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahres bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert
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Lese-Ausflug 3 auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.
Die permanente Inventur ermöglicht eine Bestandsaufnahme ohne eine körperliche Gesamtaufnahme am Abschlussstichtag. Der Bestand wird dann aus einer laufend und aktuell geführten Lagerkartei (heutzutage meist EDV-gestützt) übernommen. Wichtig ist, dass im Laufe des Geschäftsjahres jeder Artikel einmal durch körperliche Bestandsaufnahme geprüft wurde. Richtig angewandt ist die permanente Inventur ein sehr rationelles Inventurverfahren. Die Inventur findet quasi nebenher das ganze Jahr über statt. § 241 Abs. 3 – Die verlegte Inventur (3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen Vermö gensgegenstände nicht verzeichnet zu werden, wenn 1. der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnah me oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens ... in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und 2. auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines ... entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegen stände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.
Die verlegte Inventur ermöglicht eine Abweichung vom Abschlussstichtag von bis zu 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag. Dabei können auch die verschiedenen Vermögensgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen werden. Eine „wertmäßige“ Fortschreibung zum Abschlussstichtag ist aber zwingend erforderlich. Moderne Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Inventuraufgaben heute ungemein. Das beginnt mit dem Ausdruck von Zähllisten, die bei guter Lagerorganisation bereits so ausgedruckt werden, dass nicht jeder Artikel neu gesucht werden muss, sondern alles nach der Reihe kommt. Und mittels moderner Technik (Nutzung von EAN-Strichcode und Lesegeräten) kann die Zählaufgabe weitgehend automatisiert werden. Solche Listen finden Sie im Modul Auftrag unter Abrechnung.
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Soll & Haben
Hier finden Sie Hilfe bei WISO-Kaufmann für die Inventur
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars Die Aufzeichnung eines Inventars kann nicht irgendwie auf einem Zettel erfolgen. Auch die Art und Weise der Aufzeichnung ist nicht beliebig. Heute haben sich folgende Regeln durchgesetzt: Das Inventar ist dreigeteilt in: A) Vermögen B) Schulden C) Reinvermögen oder Eigenkapital
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Lese-Ausflug 3 Das Vermögen ist geordnet nach der Flüssigkeit. 1. Zunächst kommt das langfristig genutzte Vermögen wie Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung und so weiter. Man spricht auch vom Anlagevermögen. 2. Dann kommt das Vermögen, das nur relativ kurzfristig im Unternehmen verweilt: Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige und fertige Erzeugnisse, Forderungen und alle Geldmittel (Bar-, Bank- und Postgiroguthaben). Man spricht auch vom Umlaufvermögen. Die Schulden werden nach der Fälligkeit geordnet: 1. An erster Stelle stehen hier die langfristigen Schulden (Hypotheken-, Darlehnsschulden). 2. Dann kommen die kurzfristigen Schulden (Lieferantenschulden, kurzfristige Bankschulden und so weiter). Das Eigenkapital (der Reinerlös oder Festkapital) ergibt sich aus der einfachen Subtraktion der beiden vorangegangenen Gruppen. Wenn man vom Vermögen die Schulden abzieht, bleibt das Eigenkapital übrig. Bleibt nichts übrig oder ist das Eigenkapital gar negativ, so sind die Schulden größer als das Vermögen. Dies ist in jedem Unternehmen eine kritische Situation, zumindest dann, wenn sie über einen längeren Zeitraum anhält.
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Soll & Haben Bereits mit dem Inventar kann eine einfache Erfolgsrechnung durchgeführt werden, und zwar durch einen so genannten Betriebsvermögensvergleich. Dazu wird vom Eigenkapital des aktuellen Inventars das Eigenkapital des vorangegangenen Inventars abgezogen. Die Differenz ergibt den Gewinn (falls der Betrag positiv ist) oder einen Verlust (bei einem negativen Ergebnis). Das Einkommensteuergesetz (EStG) fasst die Definition, was Gewinn und Betriebs vermögen ist und wer dieses zu ermitteln hat genau in den Paragrafen 4 und 5. § 4 EStG (1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vo rangegangenen Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um den Wert der Einlagen ... § 5 EStG (1) Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist für den Schluss des Wirtschaftsjahrs das Betriebsvermögen anzusetzen (§ 4 Abs. 1 Satz 1), das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung auszuweisen ist ...
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Lese-Ausflug 3
Beispiel: Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne, Stuttgart, zum 31. Dez. 200x A
Vermögen
I
Anlagevermögen
1.
Bebaute Grundstücke, Hauptstr. 77
2.
Gebäude, Hauptstr. 77
3.
Maschinen lt. Anlagenverz. 1
395.300,00
4.
Fuhrpark lt. Anlagenverz. 2
215.200,00
5.
Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlagenverz. 3
117.200,00
II
Umlaufvermögen
1.
Rohstoffe lt. Inventurliste 1
125.340,00
2.
Hilfsstoffe lt. Inventurliste 2
35.207,00
3.
Unfertige Erzeugnisse lt. Inventurliste 3
19.201,00
4.
Fertigerzeugnisse lt. Inventurliste 4
5.
Forderungen an Kunden, lt. OP-Aufst. 1
6.
Bankguthaben
€
340.000,00 2.917.000,00
490.709,00
13.303,00
Südwestbank Stuttgart
27.007,00
Summe des Vermögens
40.310,00 5.072.187,00
B.
Schulden
I
Langfristige Schulden
1.
Hypothek Südwestbank Stuttgart
2.
Darlehn Südwestbank Stuttgart
3.
Darlehn Raiffeisenbank Stuttgart
II
Kurzfristige Schulden
1.
Kontokorrent Deutsche Bank, Stuttgart
257.300,00
2.
Verbindlichkeiten an Lieferanten lt. OP-Aufstellung 2
877.350,00
C.
670.457,00 376.720,00
Raiffeisenbank Stuttgart
Summe der Schulden
€
2.130.000,00 907.000,00 85.000,00
3.122.000,00
1.134.650,00 4.256.650,00
Ermittlung des Eigenkapitals Summe des Vermögens
5.072.187,00
–
Summe der Schulden
4.256.650,00
=
Eigenkapital (Reinvermögen)
815.537,00
39
Soll & Haben
WISO Tipp Die Inventarerstellung wird kaum von einem Buchhaltungsprogramm übernommen. Meist lassen sich aber aus den Programmmodulen (zum Beispiel der Anlagenbuchhaltung) wesentliche Details für die Inventur herausholen. Mit einer Tabellenkalkulation bringen Sie die Inventur in eine ansprechende Form.
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens Wenn jemand sagt, dass eine Bilanz zu ziehen sei, so bedeutet das meist, sich darüber klar zu werden, wie die augenblickliche Situation gerade ist. Dabei werden alle positiven den negativen Gegebenheiten gegenübergestellt und gegeneinander „abgewogen“. Wiegt die positive Seite schwerer, so ist das ein gutes Zeichen. Ist die Situation andersherum, so ist meist Anlass zur Veränderung gegeben. Die „Waage“ ist deshalb nicht nur als bildhafter Vergleich zu sehen; der Begriff selbst kommt tatsächlich aus dem Italienischen und bedeutet bilancia = Gleichgewicht der Waage. Die Bilanz in der Buchhaltung hat eine ähnliche Funktion. Anders als beim In ventar werden Vermögen und Schulden einander gegenübergestellt. Besteht eine Differenz (der Buchhalter sagt dazu „Saldo“) auf der Seite der Schulden, so ist Aktivkapital (das heißt Eigenkapital) vorhanden. Findet sich der Saldo auf der Seite des Vermögens, so ist Passivkapital (das heißt Verlust) entstanden. Wem dies nicht sofort deutlich wird, behelfe sich wieder mit einem bildhaften Vergleich: Differenz bedeutet ja, es ist „weniger“ auf der Waagschale. Weniger auf der Waagschale Vermögen muss demnach bedeuten, das Vermögen reicht nicht aus, um die Schulden zu decken. Umgekehrt ist es natürlich besser. Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die Art angeben, wie man von einem Buch in das andere überträgt, wenn man das Buch zu wechseln wünscht, weil es vollgeschrieben ist oder weil ein neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen immer beobachten. Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches.“
Die linke Seite der Bilanz wird als Aktiva, die rechte Seite der Bilanz als Passiva bezeichnet. Die formelle Gliederung einer Bilanz ist im Handelsgesetzbuch festgelegt. Ebenso wie beim Inventar werden die Vermögenswerte nach ihrer Flüssigkeit und die Kapitalpositionen nach ihrer Verfügbarkeit (der Fälligkeit) geordnet. § 266 HGB
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Lese-Ausflug 3 (1) Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen. Dabei haben große und mittelgroße Kapitalgesellschaften ... auf der Aktivseite die in Absatz 2 und auf der Passiv seite die in Absatz 3 bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebe nen Reihenfolge auszuweisen. Kleine Kapitalgesellschaften ... brauchen nur eine verkürzte Bilanz aufzustellen, in die nur die in den Absätzen 2 und 3 mit Buchstaben und römischen Zahlen bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge aufgenommen werden. (2) Aktivseite:
A. Anlagevermögen: I. Immaterielle Vermögensgegenstände: 1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte; 2. Geschäfts- oder Firmenwert; 3. geleistete Anzahlungen. II. Sachanlagen: 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten; 2. technische Anlagen und Maschinen; 3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung; 4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau. III. Finanzanlagen: 1. Anteile an verbundenen Unternehmen; 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen; 3. Beteiligungen; 4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; 5. Wertpapiere des Anlagevermögens; 6. sonstige Ausleihungen. B. Umlaufvermögen: I. Vorräte: 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe; 2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen; 3. fertige Erzeugnisse und Waren;
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Soll & Haben 4. geleistete Anzahlungen. II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände: 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen; 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen; 3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein Beteiligungs verhältnis besteht; 4. sonstige Vermögensgegenstände. III. Wertpapiere: 1. Anteile an verbundenen Unternehmen; 2. eigene Anteile; 3. sonstige Wertpapiere. IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten. C. Rechnungsabgrenzungsposten (3) Passivseite: A. Eigenkapital: I. Gezeichnetes Kapital; II. Kapitalrücklagen; III. Gewinnrücklagen: 1. gesetzliche Rücklage; 2. Rücklage für eigene Anteile; 3. satzungsmäßige Rücklagen; 4. andere Gewinnrücklagen. IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag; V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag. B. Rückstellungen: 1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen; 2. Steuerrückstellungen;
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Lese-Ausflug 3 3. sonstige Rückstellungen. C. Verbindlichkeiten: 1. Anleihen, davon konvertibel; 2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten; 3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen; 4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen; 5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel; 6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen; 7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht; 8. sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen der sozialen Sicherheit. D. Rechnungsabgrenzungsposten. Das Handelsgesetzbuch schreibt die Form der Bilanz also sehr genau vor: •
Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen
•
Eine bestimmte Gliederung ist einzuhalten
Kleine Kapitalgesellschaften können aber eine vereinfachte Gliederung wählen: Dabei fallen die Positionen der 3. Gliederungsstufe heraus (also alles, was hinter arabischen Zahlen aufgeführt ist). Was sind aber kleine Kapitalgesellschaften? § 267 HGB Abs. 1
Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nicht überschreiten: 1. Fünf Millionen dreihundertzehntausend Deutsche Mark Bilanzsumme nach Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags ... 2. zweiundvierzig Millionen vierhundertachtzigtausend Deutsche Mark Umsatzer löse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag. 3. Im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.
Vereinfacht bedeutet das: •
5.310.000 DM Bilanzsumme (gegebenenfalls reduziert um den Verlust)
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Soll & Haben •
42.480.000 DM Umsatzerlöse des Abschlussgeschäftsjahres
•
50 Arbeitnehmer beschäftigt im Jahresdurchschnitt.
Die Bezeichnungen Aktiva und Passiva (auch: Aktivseite und Passivseite) können Sie durchaus wörtlich nehmen: Die Aktivseite enthält Informationen darüber, wie die Mittel angelegt wurden (wie investiert wurde). Noch etwas deutlicher: was mit den zur Verfügung stehenden Mitteln „aktiv“ gemacht wurde. Die Passivseite gibt Auskunft darüber, wo die Mittel herkommen (wie finanziert wurde), oder anders gesagt: wer jetzt „passiv“ über dieses Mittel verfügt. Bei genauerem Hinsehen werden Sie feststellen, dass die Bilanz nichts anderes ist als ein kurz gefasstes und anders aufgegliedertes Inventar, dessen Erstellung ebenso vom Gesetzgeber verlangt wird. Sie unterscheidet sich aber dadurch, dass im Inventar Mengen, Einzelwerte und Gesamtwerte aufgeführt werden. In der Bilanz genügt die Aufführung der Gesamtwerte der einzelnen Positionen. Für die Erstellung der Bilanz gelten einige Grundsätze: • Der Grundsatz der Bilanzwahrheit besagt, dass man weder etwas weglassen noch etwas hinzufügen darf. • Der Grundsatz der Bilanzklarheit bedeutet, dass die Bilanz übersichtlich sein und Menschen mit Sachverstand einen Einblick in die Vermögensverhältnisse des Unternehmens geben muss. • Der Grundsatz der Bilanzkontinuität drückt aus, dass die verschiedenen Bilanzen eines Unternehmens einander in Aufbau und Inhalt entsprechen müssen. Außerdem sind ständig gleiche Bewertungsgrundsätze zu benutzen. Der Gestaltungsspielraum bei der Erstellung einer Bilanz ist also nicht allzu groß. Handelsund steuerrechtliche Vorschriften sind immer zu berücksichtigen. Ein wichtiger formaler Anspruch an eine Bilanz ist, dass sie immer vom Unternehmer unterzeichnet sein muss! § 245 HGB Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unter zeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so ha ben sie alle zu unterzeichnen.
Die Bilanz ist Ausgangspunkt einer Buchführung (Eröffnungsbilanz) und Endpunkt einer Buchführung (Schlussbilanz). Sie wird zur Bestandsklärung auch in kürzeren Zeiträumen, (etwa als Monats- oder Quartalsbilanz) erstellt oder für bestimmte
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Lese-Ausflug 3 Zwecke weiterentwickelt (so zum Beispiel die Bewegungsbilanz, um die Zahlungsströme zwischen zwei Bilanzzeitpunkten zu ermitteln). Die Beispiel-Bilanz, die aus dem Beispiel-Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne entwickelt werden kann, sieht folgendermaßen aus:
Der Ausdruck einer Bilanz gehört heute zu den gängigen Merkmalen einer Buchhaltungssoftware. Bei WISO Kaufmann ist diese Option im Modul FiBu unter Abrechnung - Kontengliederungen drucken zu finden:
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Soll & Haben
Die Bilanz wird von Buchhaltungsprogrammen als „Auswertung“ geführt.
Wer keine Bilanz, sondern eine Einnahme- Überschussrechnung benötigt, findet diese im gleichen Menü. WISO Tipp Beachten Sie aber, dass der einfache Ausdruck der Bilanz zum Jahresende noch nicht unbedingt die sinnvoll richtige Bilanz für den Jahresabschluss ist. Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater und nehmen Sie Abschlussbuchungen erst nach seinen Vorgaben vor!
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Lese-Ausflug 3
Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden? Dass Unterlagen der Buchhaltung nicht einfach vernichtet werden können, müsste auch ohne gesetzliche Regelung jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unternehmer trotz positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der Vergangenheit angewiesen. Zum anderen interessiert sich auch das Finanzamt für diese Aufzeichnungen, um bei Bedarf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt, ob Steuererklärungen korrekt abgegeben wurden. Die Aufbewahrungsfrist ist allerdings begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich wieder im Handelsgesetzbuch (HGB): § 257 HGB (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lagebe richte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte ... 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesand worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich: • 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und so weiter, sowie die Buchungsbelege • 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von „Handelsbriefen“) beziehungsweise deren Kopien aufzuheben. In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem Beleganfall kann es Sinn machen, nicht die Belege selbst, sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder einem anderen Datenträger aufzubewahren. Auch hierzu hat das HGB etwas zu sagen:
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Soll & Haben § 257 HGB Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernab schlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sicherge stellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar ge macht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit inner halb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen also nicht ausschließlich auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Auch das Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten. Für den Rest der Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzeitigen Sichtbarmachung der Belegkopien vorhanden ist. Die Aufbewahrung auf sonstigen Datenträgern (Diskette, Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicherheit bei langfristiger Aufbewahrung. Kein (magnetischer und optischer) Datenträger kann bisher die Daten über die vorgeschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit absoluter Sicherheit aufbewahren.
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Lese-Ausflug 4
Lese-Ausflug 4 Ordnungsmacht: Beleg, Satz und ...
Was ist ein Beleg? In der Buchhaltung werden die Vorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und abgebildet. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Unternehmens in Vermögen und Schulden (statisch: Bilanz) und die Ertragslage des Unternehmens in Gewinn und Verlust (periodenbezogen: Gewinn- und Verlustrechnung). All diesen Vorgängen liegen Belege zugrunde. Oder anders gesagt: Alles, was Auswirkungen hat, spiegelt sich in einem Beleg wieder. Auf Grund dieser Belege wird gebucht. Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg) und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind zum Beispiel: Eingangsrechnungen und Gutschriften von Lieferanten, Kontoauszüge der Banken, Quittungen, Postbelege. Beispiele für Eigenbelege sind: Kopien von Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Spesenabrechnungen, selbst ausgestellte Quittungen und so weiter. Fehlt für irgendeinen Vorgang ein Beleg, so kann ein Ersatzbeleg erstellt werden, der neben Datum, Grund und Höhe der Einnahme oder Ausgabe möglichst auch einen Hinweis auf den Grund für die Ausstellung des Ersatzbelegs angibt. WISO Tipp Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein Beleg nicht zu erbringen ist – sei es an der Parkuhr, in der Telefonzelle und durchaus auch einmal im Geschäft, in dem Sie von der Bedienung unfreundlich angeschaut werden, weil hinter Ihnen eine Reihe anderer Kunden wartet. Dann nehmen Sie den Kassenbon für die belegten Brötchen mit und machen daraus einen Eigenbeleg, in dem Sie die nötigen Angaben ergänzen. Oder – wenn Sie gar nichts an „Beleg“ haben – machen Sie Ihre Angaben auf einem weißen Blatt Papier. Am besten ist es, wenn Sie einen solchen „Eigenbeleg“ dann auch noch von einem Zeugen mit abzeichnen lassen. Vorsteuerabzug mit solch einem Beleg ist allerdings nicht möglich.
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Soll & Haben Vom Beleg zur Buchung Ein Beleg ist also immer der Ausgangspunkt für eine Buchung in der Buchhaltung. Der Weg des Belegs durch die Buchhaltung ist in der Regel folgender: • Der Beleg wird zunächst geprüft, sowohl sachlich als auch rechnerisch. • Dann werden die Belege für die Buchung vorbereitet. Sie erhalten eine fortlaufende Nummer und die Kontierung, das heißt, der Buchungssatz wird auf dem Beleg vermerkt in Form der Kontennummern. • Oft werden die Belege noch sortiert (zum Beispiel nach dem Buchungsvorgang, dem Ablagesystem). • Nun werden die Belege gebucht. Um eine eindeutige Zuordnung zwischen Beleg und Buchung zu erzeugen, wird mindestens die Belegnummer und die Belegart bei der Buchung angegeben. • Anschließend werden die Belege mit einem Buchungsvermerk versehen und abgelegt. Eine übersichtliche Belegablage ist Grundvoraussetzung für eine ordnungsmäßige Buchführung. EDV und Buchhaltung Buchhaltung wird heute weitgehend mithilfe der EDV geführt. Die Vorteile liegen auf der Hand: • Der Computer übernimmt aufwendige Zuordnungsaufgaben schneller und sicherer als der Mensch. • Abschlüsse erledigt der Computer ebenfalls schneller und genauer, da es sich um systematisierbare Aufgaben handelt. • Auswertungen können fast beliebig aus dem vorhandenen Zahlenmaterial und mit wenig Aufwand erstellt werden. • Vorgänge können wiederholt werden. Sind Buchungen für einen Abschluss vergessen worden, so können diese eingegeben und der Abschluss wiederholt werden, ohne dass viel Aufwand betrieben werden muss. Es lassen sich aber auch Nachteile der EDV-Buchführung ausmachen. Der Wesentlichste ist, dass es sich um ein Blackbox-System handelt. Der Anwender sieht nicht mehr, wie es drinnen aussieht. Auch Fachwissen ist nur noch begrenzt für die Buchungserfassung nötig. Man braucht sich ja nur vom Programm leiten lassen, und die Buchhaltung „geschieht wie von selbst“. Das ist aber ein Trugschluss! Das Programm nimmt lediglich die Routinearbeiten und das Verbuchen ab. Was aber
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Lese-Ausflug 4 auf den Konten steht, wird nach wie vor von den buchenden Personen bestimmt. Auf gediegene Grundkenntnisse der doppelten Buchführung ist deshalb auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht zu verzichten. Auch der Gesetzgeber trägt dem Trend zur EDV-Buchführung Rechnung und hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ (GoS) erlassen. Diese Grundsätze sind vom „Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft und öffentlicher Hand e.V. (AWV), Eschborn“ unter Mitwirkung einer Arbeitsgruppe „Speicherbuchführung“ der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder ausgearbeitet worden. Einige wesentliche Auszüge daraus werden in den folgenden Texten aufgeführt. Zunächst gilt für die Anwendung der GoS:
Anwendung der GoS I. Rechtsgrundlage, Wesen und Anwendungsbereich Nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung 1977 (AO) können die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht ... Mit den GoS sollen die allgemeinen GoB insbesondere für den Bereich der Speicherbuchführung ergänzt werden. Deren Ordnungsmäßigkeit richtet sich grundsätzlich nach den gleichen Vorschriften und Grundsätzen, die auch für die anderen Buchführungsformen maßgebend sind ...
II. Belegaufbereitung und Belegfunktion. Bei ADV -Buchführung kann durch Programm sichergestellt werden, dass alle Vorgänge vergleichbarer Ausgangslage einheitlich verarbeitet werden. Es ist in einem solchen Fall nicht erforderlich, die Verarbeitung jedes einzelnen Vorgangs zu belegen, sondern es genügt, wenn der Nachweis für dieselbe Kategorie von Buchungsvorfällen nur einmal geführt wird ... Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen.
III. Buchung Eine „verarbeitungsfähige Speicherung“ eines Geschäftsvorfalls ... ist gege ben, wenn nach der Organisation und Technik der jeweiligen Buchführung alle Voraussetzungen für die endgültige Verarbeitung der Angaben über den Ge schäftsvorfall, insbesondere auch für seine sach- und personenkontenmäßige Verbuchung, vorliegen und die Daten außerdem gegen eine unbefugte oder unkontrollierbare Veränderung gesichert sind ...
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Soll & Haben IV. Dokumentation und Prüfbarkeit Für jedes ADV-Verfahren ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdoku mentation). Unter einer Dokumentation ist im Zusammenhang mit ADV-Buchfüh rungen eine Sammlung von Unterlagen zu verstehen, die sicherstellen soll, dass solche Buchführungen innerhalb angemessener Zeit prüfbar sind ...
Daraus ergibt sich, dass nicht irgendwie mit dem Computer Buchführung gemacht werden kann. Wer sich ein Buchführungsprogramm „bastelt“ – sei es durch direkte Programmierung oder über eine Anwendung wie eine Tabellenkalkulation – hat zunächst eine ausreichende Dokumentation darüber zu erstellen. Nur dann erkennt das Finanzamt diese Buchhaltungssoftware an. Bei Kauf eines Buchhaltungsprogramms ist darauf zu achten, dass es den GoB/GoS entspricht. Bei WISO Buchhaltung ist dies der Fall. Auch wenn es sich im Text zur Anwendung der GoS so anhört: Auf Belege kann auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht verzichtet werden. Nur bei standardisierten Buchungsvorgängen kann auf „traditionelle“ Belege dann verzichtet werden, wenn über das Verfahren eine Dokumentation vorliegt, die belegt, dass der „Dauerbeleg“ den GoB entspricht.
GoS (in Auszügen) 1. Einleitung 1.0 Die elektronische Datenverarbeitung (EDV) löst zunehmend die alten Buchführungstechniken ab. So können die Handelsbücher, Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen mithilfe der Speichertechnik der EDV geführt werden (Speicherbuchführung). ... 1.2 Die Speicherbuchführung besteht darin, dass die Buchungen auf maschi nell lesbaren Datenträgern aufgezeichnet (gespeichert) und bei Bedarf für den jeweils benötigten Zweck einzeln oder kumulativ (verdichtet) lesbar gemacht werden. Die Buchungen müssen insbesondere einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen dargestellt werden können. Sie müssen jederzeit in ange messener Frist lesbar gemacht werden können ... 1.3 Für die Speicherbuchführung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in gleicher Weise wie für andere Techniken der Buchführung ...
2. Belegaufbereitung und Belegfunktion 2.0 Buchungen müssen auch bei der Speicherbuchhaltung durch Einzel-, Sam mel- oder Dauerbelege (Eigen-, Fremdbelege) nachgewiesen werden. 2.1 Die Belege sind so aufzubereiten, dass eine ordnungsmäßige Verarbeitung in der Speicherbuchführung möglich ist und die sachliche und zeitliche Zuord nung der Geschäftsvorfälle nachgeprüft werden kann ...
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Lese-Ausflug 4
3.Buchung 3.0 Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ord nungsprinzip zeitgerecht erfasst und mit Zuordnungsmerkmalen (Kontenfunktion) und Identifizierungsmerkmalen (Belegfunktion) auf einem Datenträger ... verarbeitungsfähig gespeichert sind. Die Vollständigkeit und die formale Richtig keit der Datenerfassung müssen gewährleistet sein. 3.1 Wird eine Buchung verändert, so muss ihr ursprünglicher Inhalt feststellbar bleiben, zum Beispiel durch Protokolle (Fehlerlisten) über durchgeführte Ände rungen. Diese Änderungsnachweise sind aufzubewahren. 3.2 Werden Daten vor dem Abschluss der Buchungen, zum Beispiel wegen offenbarer Unrichtigkeit geändert, braucht der ursprüngliche Inhalt nicht fest stellbar zu sein.
4. Kontrolle und Abstimmung 4.0 Die Vollständigkeit der auf Datenträgern aufgezeichneten Buchungen sind durch geeignete organisatorische Vorkehrungen, zum Beispiel durch program mierte und/oder andere Kontrollen, sicherzustellen. Für Aufzeichnungen über Kontrollen und Abstimmungen gelten, soweit sie Buch- oder Belegfunktion erfüllen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
5. Datensicherung 5.0 Der Buchführungspflichtige ist während der Aufbewahrungsfristen für die sichere und dauerhafte Speicherung der Daten verantwortlich; er hat sie vor Verfälschung zu schützen ...
6. Dokumentation und Prüfbarkeit 6.0 Die Speicherbuchführung muss wie jede Buchführung von einem sachver ständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit prüfbar sein.
Bei genauer Betrachtung dieser Grundsätze zeigt sich, dass auch bei der Buchführung mittels EDV nicht auf Grundsätzliches verzichtet werden kann. Das Programm mag einiges an Arbeit abnehmen. Fehler können aber auch hier nicht einfach ungeschehen gemacht werden. An dieser Stelle bietet die EDV-Buchführung aber eine erhebliche und erlaubte Erleichterung: Buchen ist nämlich auf zwei Arten möglich: im Dialog und als Stapel. Im ersten Fall fragt das Programm über eine Erfassungsmaske oder so genannte Dialogbox alle benötigten Details für eine Buchung (Konten, Belegnummer, Belegtext, Beträge) ab und führt anschließend die Buchung aus. Jetzt gilt 3.1 der GoS: Eine Veränderung dieser Buchung ist „undokumentiert“ nicht mehr möglich. Diese Art der Dialogbuchung bietet sich deshalb nur bei Einzelbuchungen und größtmöglicher Sicherheit, dass keine Fehler im Buchungssatz enthalten sind, an.
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Soll & Haben Andernfalls – und das trifft sicherlich auf die meisten Buchungsvorgänge im Alltag zu – wählt man die Stapelbuchung. Hierbei werden alle anliegenden Buchungen ebenfalls über eine Erfassungsmaske oder Dialogbox erfasst. Diese werden dann aber nicht gleich verbucht, sondern in einem Stapel abgelegt. Es ist jetzt möglich, jede Buchung noch einmal zu prüfen und zu kontrollieren. Das kann am Bildschirm passieren oder auch auf einem Ausdruck des Stapels. Innerhalb dieses Stapels ist jede Korrektur „undokumentiert“ möglich (3.2 der GoS), zum Beispiel auch das Löschen kompletter Buchungssätze. Die Art und Weise, wie zwischen Stapel und Dialog gewechselt wird, beziehungsweise wie Stapelbuchungen in die eigentliche Buchhaltung übernommen werden, ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Bei WISO Buchhaltung buchen Sie zunächst immer im Stapel.
Erst der Buchungslauf für das Hauptbuch übernimmt die Buchungen aus dem Stapel
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Lese-Ausflug 4
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung Im Verlauf dieses Buches wurde bereits mehrfach vom „Buchungssatz“ gesprochen. Es ist längst fällig, diesen Begriff zu erläutern. Vereinfacht gesagt ist ein Buchungssatz eine Anweisung, auf welchen Konten – und auf welcher Kontoseite – bei einem Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Jedem Geschäftsvorgang liegt ein Beleg zugrunde und von jeder Buchung wird ein Buchungssatz gebildet. Für den erfahrenen Buchhalter in der Praxis besteht der Buchungssatz in einer Eintragung der Konten auf dem Beleg (oder in eine Buchungsliste), der anschließend manuell oder per EDV ins Journal aufgenommen wird. Während des Erlernens (im Selbststudium oder in Lehrgängen und Schulen) werden die Buchungssätze ausformuliert. Pacioli sagt: „Du musst wissen, dass von allen Posten, die Du im Journal gebucht hast, im Hauptbuch immer je zwei zu bilden sind, nämlich einer im Soll und einer im Haben ...“
Ein einfacher Buchungssatz hat immer die Form:
SOLL an HABEN, Betrag. Solch ein Buchungssatz könnte sein:
Kasse an Bank, 2.000 Euro. Für den Buchhalter bedeutet dies: 2.000 Euro in die Kasse gelegt (Buchung auf der Soll-Seite des Kontos), die zuvor von der Bank abgehoben wurden (Buchung auf der Habenseite des Kontos). Der zugrunde liegende Beleg ist in der Regel der Kontoauszug der Bank. „Moment!“ werden Sie vielleicht sagen. „Wieso steht der Betrag bei der Kasse im Soll und bei der Bank im Haben? In die Kasse haben wir doch gerade etwas hineingelegt und bei der Bank weggenommen? Auf dem Kontoauszug der Bank erscheinen doch alle negativen Buchungen (also, wenn wir etwas abheben) im Soll und wenn etwas hinzukommt im Haben!“ Von diesem Vergleich müssen Sie sich zunächst befreien. Was wie auf den Konten innerhalb einer Buchführung gebucht wird, hängt davon ab, um welche Konten es sich handelt. Die Seiten der Bilanz heißen nicht SOLL und HABEN, wie bei den einzelnen Konten, sondern AKTIVA und PASSIVA. Entsprechend heißen die Konten, die aus der Aktivseite der Bilanz entwickelt werden, Aktivkonten. Bei den Aktivkonten stehen im Soll grundsätzlich der Anfangsbestand und die Zugänge. Im Haben werden die Abgänge eingetragen und der Endbestand ermittelt. Da Kasse und Bank beides Aktivkonten sind (die Bank zumindest in diesem Beispiel), müssen die Einträge entsprechend dem obigen Buchungssatz behandelt werden. Die Kasse ist „Schuldner“ der Bank. Sie hat von dieser den Geldbetrag bekommen. Entsprechend findet eine Eintragung im Soll bei der Kasse und im Haben bei der Bank (sie ist „Gläubiger“) statt.
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Soll & Haben Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen Was ein Konto ist, wurde in einem vorangegangenen Kapitel bereits knapp erläutert. Die Ausführungen zum „Buchungssatz“ machen aber bereits deutlich, dass es ein differenzierteres Bild der Konten in der Buchhaltung gibt. Die Bilanz muss vor Beginn der eigentlichen Geschäftstätigkeit in Konten aufgelöst werden, ganz gleich, ob bei Beginn der Geschäftstätigkeit überhaupt oder zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Aus dieser Auflösung resultieren bereits zwei Arten von Konten: die Aktivkonten – die im vorangegangenen Abschnitt zum Buchungssatz bereits erläutert wurden – und die Passivkonten. Diese Aktiv- und Passivkonten werden auch Bestandskonten genannt, da auf ihnen die Bestände des Unternehmens enthalten sind (also alles das, was im Inventar erwähnt wird). Darüber hinaus gibt es aber auch noch die Erfolgskonten, auf denen die eigentlichen Unternehmenserfolge sichtbar werden. Auf diesen Erfolgskonten werden die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens gebucht. Sind die Erträge größer als die Aufwendungen, ergibt sich ein Gewinn. Sind die Aufwendungen größer als die Erträge, so ergibt sich ein Verlust. Die Zusammenfassung aller Erfolgskonten findet (beim Monats- und Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung (der so genannten GuV-Rechnung) statt. Um die Buchhaltung möglichst einheitlich zu gestalten, wurden so genannte Kontenrahmen definiert, welche die verschiedenen Kontenarten in Gruppen (den so genannten Kontenklassen) zusammenfassen und nummerieren. Es gibt eine ganze Reihe Kontenrahmen für die verschiedenen Wirtschaftszweige wie Einzelhandel, Großhandel, Industrie, Banken und so weiter. Diese Kontenrahmen sind allerdings so weit generalisiert, dass jeder Betrieb sich daraus einen individuellen Rahmen zusammensetzen kann. WISO Tipp Grundsätzlich ist es auch möglich, einen eigenen Kontenrahmen zudefinieren, da ein bestimmter Rahmen ja nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings muss man dabei aufpassen, dass folgende gesetzliche Vorschrift eingehalten wird. § 238 HGB Abs. 1 ... Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann ...
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Lese-Ausflug 4 Eine weite Verbreitung haben heute die standardisierten Kontenrahmen der DATEV (SKR 01, SKR 02, SKR 03 und SKR 04) gefunden. Diese Kontenrahmen sind weniger auf Branchen als auf Unternehmensformen ausgerichtet: SKR 01 für kleine Personengesellschaften, SKR 02 für kleine Kapitalgesellschaften. SKR 03 und SKR 04 sind wesentlich stärker untergliedert und erfüllen so eher die Erfordernisse des Bilanzrichtliniengesetzes vom 19.12.1985. Davon abgeleitet werden eine Reihe von branchenorientierten Kontenrahmen angeboten, die ebenfalls durch die DATEV standardisiert sind.
WISO Buchhaltung enthält mehrere standardisierte Kontenrahmen ...
Im Buchhaltungsmodul von WISO Kaufmann finden Sie eine ganze Reihe dieser Kontenrahmen. Bei der Neuanlage eines Mandanten können Sie den passenden Kontenrahmen auswählen. Jeder dieser Kontenrahmen kann noch einmal bearbeitet und für eigene Zwecke angepasst werden.
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Soll & Haben
... die zusätzlich noch an eigene Erfordernisse angepasst werden können.
WISO Tipp Bei eigener Anpassung ist es empfehlenswert, folgendermaßen vorzugehen: • Alle Konten entfernen, die nicht benötigt werden. Dabei aber berücksichtigen, ob nicht im Laufe des Geschäftsjahres doch ein Fall auftreten kann, der dieses Konto erfordert. Leere Konten werden bei Auswertungen bei Bedarf unterdrückt. Ein nachträglich falsch eingeordnetes Konto bringt aber unter Umständen das Bild der Buchhaltung etwas durcheinander. • Kontenbezeichnungen anpassen, gegebenenfalls die Bezeichnung verkürzen, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Aber nicht Konten mit grundsätzlich anderen Bedeutungen belegen und so die Kontengliederung durcheinander zu bringen.
In diesem Buch beziehen wir uns auf den SKR 04, die Beispiele sind aber über die Kontenbezeichnungen auf alle anderen Kontenrahmen übertragbar.
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Lese-Ausflug 4
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail Eine vereinfachte und komprimierte Übersicht des SKR 04 kann das Gliederungsprinzip in Kontenklassen gut erläutern. Die Kontenklassen 0 und 1 enthalten die Aktivkonten. Klasse 0 enthält das Anlage- und Finanzvermögen und damit den langfristigen Finanzierungsbereich des Unternehmens: Konten
Bedeutung
0001 – 0089 Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital 0095
Aufwendung für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs Anlagevermögen
0100 – 0170 Immaterielle Vermögensgegenstände (Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte, Lizenzen, Geschäfts- und Firmenwert u.a.) Sachanlagen 0200 – 0398 Grundstücke, Bauten auf Grundstücken (eigene u. fremde) u.a. 0400 – 0460 Technische Anlagen und Maschinen 0500 – 0690 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 0700 – 0795 Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau 0800 – 0970 Finanzanlagen 0999
Aktiver Konsolidierungsausgleichsposten
Die Klasse 1 enthält das Umlaufvermögen und damit die Konten für den kurzfristigen Geldverkehr
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Soll & Haben
Konten
Bedeutung Vorräte
1000 – 1039 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 1040 – 1099 Unfertige Erzeugnisse und unfertige Leistungen 1100 – 1139 Fertige Erzeugnisse und Waren 1140 – 1179 Waren (Bestand) 1180 – 1197 Geleistete und erhaltene Anzahlungen 1180 – 1197 Geleistete und erhaltene Anzahlungen 1200 – 1295 Forderungen 1298
Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
1299
Eingeforderte Nachschüsse
1300 – 1450 Sonstige Vermögensgegenstände (einschl. Steuerrückforderungen) 1460
Geldtransit
1480 – 1498 Gegen- und Verrechnungskonten 1500 – 1550 Wertpapiere (einschl. Schecks) 1600
Kasse
1700
Postgiro
1800
Bank
1900 – 1950 Rechnungsabgrenzungsposten Die Kontenklassen 2 und 3 enthalten die Passivkonten. Die Klasse 2 enthält die Kapitalkonten.
60
Lese-Ausflug 4
Konten
Bedeutung
2000 – 2049 Kapital Vollhafter/Einzelunternehmer 2050 – 2099 Kapital Teilhafter 2100 – 2399 Privatkonten Vollhafter/Einzelunternehmer 2500 – 2799 Privatkonten Teilhafter 2900 – 2910 Gezeichnetes Kapital 2920 – 2929 Kapitalrücklagen 2930 – 2963 Gewinnrücklagen 2970 – 2976 Gewinnvortrag 2978 – 2979 Verlustvortrag 2980 – 2994 Sonderposten mit Rücklageanteil Die Klasse 3 enthält die Konten für die Schulden des Unternehmens: Konten
Bedeutung
3000 – 3098 Rückstellungen (und sonstige Rückstellungen) Verbindlichkeiten 3100 – 3130 Anleihen 3150 – 3200 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 3250 – 3285 Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen 3300 – 3349 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3350 – 3390 Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener und der Ausstellung eigener Wechsel 3400 – 3430 Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 3450 – 3480 Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht. 3500 – 3851 Sonstige Verbindlichkeiten 3900 – 3970 Rechnungsabgrenzungsposten Die Kontenklassen 4 – 7 enthalten die Aufwands- und Ertragskonten. Die Klasse 4 enthält die betrieblichen Erträge:
61
Soll & Haben
Konten
Bedeutung
4000 – 4449 Umsatzerlöse 4500
Provisionserlöse
4600 – 4680 Eigenverbrauch (einschließl. Unentgeltliche Leistungen an Gesellschafter) 4690
Nicht steuerbare Umsätze
4695
Umsatzsteuervergütungen
4700 – 4729 Erlösschmälerungen 4730 – 4799 Gewährte Skonti, Boni, Rabatte 4800 – 4810 Bestandsveränderungen 4820
Andere aktivierte Eigenleistungen
4830 – 4955 Sonstige betriebliche Erträge Klasse 5 enthält den betrieblichen Materialaufwand Konten
Bedeutung
5000 – 5099 Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren 5100
Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen
5200 – 5559 Einkauf von Waren / Warenbezug 5600 – 5659 Nicht anrechenbare Vorsteuer 5700 – 5729 Nachlässe 5730 – 5799 Erhaltene Skonti, Boni, Rabatte 5800
Anschaffungsnebenkosten
5820
Leergut
5840
Zölle und Einfuhrabgaben
5860
Verrechnete Stoffkosten
5860
Verrechnete Stoffkosten
5880
Bestandsveränderungen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5900
Fremdleistungen
Die Klasse 6 enthält die sonstigen betrieblichen Aufwendungen:
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Lese-Ausflug 4
Konten
Bedeutung Personalaufwand
6000 – 6090 Löhne und Gehälter 6100 – 6170 Soziale Abgaben und Aufwendungen Abschreibungen 6200 – 6268 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenst. Des Anlage vermögens und Sachanlagen sowie auf aktivierte Aufwendungen für die Ingangsetzung und Erweiterung des Geschäftsbetriebs. 6270 – 1288 Abschreibungen auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten. Sonstige betriebliche Aufwendungen 6300
Sonstige betriebliche Aufwendungen
6305 – 6350 Raumkosten 6400 – 6430 Versicherungen, Beiträge, Sonstige Abgaben 6450 – 6490 Reparaturen und Instandhaltungen 6500 – 6570 Fahrzeugkosten 6600 – 6640 Werbekosten 6650 – 6690 Reisekosten 6700 – 6790 Kosten der Warenabgabe 6800 – 6830 Verwaltungskosten 6800 – 6830 Verwaltungskosten 6835 – 6840 Mieten, Leasing 6845 – 6850 Sonstiger Betriebsbedarf 6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
6860 – 6870 Nicht anrechenbare Vorsteuer 6878
Spenden
6885 – 6905 Erlöse und Verluste aus Anlageverkäufen und so weiter. 6910 – 6936 Abschreibungen und Verluste auf Umlaufvermögen 6970 – 6988 Kalkulatorische Kosten 6990 – 6999 Kosten bei Anwendung des Umsatzkostenverfahrens
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Soll & Haben Die Klasse 7 enthält weitere Konten für Erträge und Aufwendungen: Konten
Bedeutung
7000 – 7019 Erträge aus Beteiligungen 7100 – 7149 Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 7190 – 7194 Erträge aus Verlustübernahme und auf Grund einer Gewinngemeinschaft ... 7200 – 7210 Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens 7300 – 7359 Zinsen und ähnliche Aufwendungen 7390 – 7394 Aufwendungen aus Verlustübernahme und auf Grund einer Gewinngemeinschaft ... 7400
Außerordentliche Erträge
7500
Außerordentliche Aufwendungen
7600 – 7640 Steuern vom Einkommen und Ertrag 7650 – 7690 Sonstige Steuern (einschl. Steuernachzahlungen) 7700
Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716 Gewinnvortrag 7700
Erträge aus Kapitalherabsetzung
7710 – 7716 Gewinnvortrag 7718
Verlustvortrag
7720
Vorabausschüttung
7730 – 7750 Entnahmen aus Rücklagen 7760 – 7780 Einstellungen in Rücklagen Die Kontenklasse 9 enthält Vortragskonten und statistische Konten.
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Lese-Ausflug 4
Konten
Bedeutung
9000 – 9090 Vortragskonten 9120 – 9190 Statistische Konten für Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) 9200 – 9219 Statistische Konten für den Kennziffernteil der Bilanz 9400 – 9490 Statistische Konten für den DATEV-Betriebsvergleich 9500 – 9799 Statistische Konten für die Kapitalkontenentwicklung 9800 – 9801 Lösch- und Korrekturschlüssel 9900 – 9990 Bestand an Forderungen bei Gewinnermittlung nach § 473 EStG Die Abweichung bei den unterschiedlichen Kontenrahmen (SKR, IKR, GKR) ist für das Verstehen der doppelten Buchführung beziehungsweise die praktische Tätigkeit des Buchhalters nicht von Bedeutung. Wer sich in einem Kontenrahmen zurechtfindet, kann das ohne große Umstellung auch in jedem anderen. Dass man sich in solch einem Fall an neue Nummern und Bezeichnungen gewöhnen muss und von daher im Ablauf zunächst etwas behindert ist, ändert aber nichts an der identischen Systematik. Die Schwierigkeiten liegen eher darin, dass der Einzelhandels-Buchhalter mit ganz anderen Buchungsproblemen beschäftigt ist (stärkere Fixierung auf das Kassengeschäft), als der Buchhalter in einem Industriebetrieb (Verbuchung der industriellen Leistungserstellung).
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Soll & Haben
66
Lese-Ausflug 5
Lese-Ausflug 5 Balanceakt: Schritt für Schritt zum Ziel
Von der Eröffnungsbilanz zum Eröffnungsbilanzkonto Es gibt verschiedene Fälle, in denen eine Eröffnungsbilanz aufzustellen ist: • Wenn ein Unternehmen (Handelsgewerbe) neu gegründet wurde • Wenn eine Unternehmensumwandlung stattgefunden hat (zum Beispiel wenn ein Kleingewerbe zu einem kaufmännischen Betrieb geworden ist) • Wenn ein Unternehmen den Besitzer wechselt • Wenn zwei Unternehmen zusammengehen (Verschmelzen) • Wenn Gesellschafter aus einer OHG oder KG ausscheiden • Wenn die Rechtsform wechselt Außerdem wird eine Eröffnungsbilanz jeweils zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres erstellt. Dabei handelt es sich dann in der Regel um die Schlussbilanz des abgeschlossenen und vorangegangenen Geschäftsjahres. Diese Eröffnungsbilanz wird nun für die laufende Buchungstätigkeit in einzelne Konten aufgelöst. Dabei gilt: Die Beträge der Aktivseite werden im Soll auf den Aktivkonten, die Beträge der Passivseite im Haben auf den Passivkonten gebucht. Wenn wir aber nun das ernst nehmen, was bei der Erläuterung zum Buchungssatz gesagt wurde, dann erscheint bei der Auflösung das System der doppelten Buchführung inkonsequent. Wir müssen ja buchen: SOLL an SOLL und HABEN an HABEN. In manchen Schulbüchern zur Buchführung und auch in einigen Kontenrahmen (zum Beispiel dem GKR) wird das „Eröffnungsbilanzkonto“ erwähnt. Mithilfe dieses Kontos versucht(e) man diese Inkonsequenz zu beseitigen. Zunächst bucht man • Aktivposten der Bilanz an Haben des Eröffnungsbilanzkontos beziehungsweise • Soll des Eröffnungsbilanzkontos an Passivposten der Bilanz.
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Soll & Haben Anschließend kann das Eröffnungsbilanzkonto aufgelöst werden mit folgenden Buchungssätzen: • Soll Aktivkonto an Haben Eröffnungsbilanzkonto und • Soll Eröffnungsbilanzkonto an Haben Passivkonto In der Praxis spart man sich das heute meist. Wird die Buchhaltung per „EDV“ gemacht, tritt dieses Eröffnungsbilanzkonto sowieso kaum in Erscheinung. Die so genannten Eröffnungsbilanzbuchungen finden über so genannte Saldovorträge statt. Zu Beginn eines Geschäfts (oder zu Beginn der Arbeit mit der EDV-Buchhaltung) werden diese manuell aus der Bilanz (oder dem Inventar) übernommen. Später können Saldovorträge automatisch gebucht werden, denn eine Schlussbilanz ist dann ja bereits vorhanden. Die Schlussbilanz hat auch gleichzeitig die Eröffnungsbilanz zu sein! Diese Doppelfunktion nennt man auch Bilanzzusammenhang, Bilanzidentität oder formelle Bilanzkontinuität. Der Gesetzgeber hat dies in den Bewertungsgrundsätzen des HGB festgeschrieben. § 252 HGB (1) Bei der Bewertung der im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensge genstände und Schulden gilt insbesondere Folgendes: 1. Die Wertansätze in der Eröffnungsbilanz des Geschäftsjahrs müssen mit de nen der Schlussbilanz des vorhergehenden Geschäftsjahrs übereinstimmen.
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten Ist die Eröffnungsbilanz in Konten aufgelöst, so kann gebucht werden. Beim Buchen handelt es sich um das Erfassen der laufenden Geschäftsvorfälle. Dabei werden die Bestandskonten insofern verändert, dass immer zwei Konten gleichzeitig berührt werden, und zwar (mindestens) einmal auf der Soll- und einmal auf der Haben-Seite eines Kontos. Ist eine Buchungsperiode beendet (Monat, Quartal, Jahr) oder soll ein Zwischenabschluss erstellt werden, so werden die Konten abgeschlossen und in die Schlussbilanz übertragen. Als Beispiel soll der Vorgang dienen, der bereits zur Erläuterung des Buchungssatzes herhalten musste: Von der Bank wurde ein Geldbetrag abgehoben und in die Kasse gelegt. Der Buchungssatz lautet: Kasse (Soll) an Bank (Haben)
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1.000 Euro
Lese-Ausflug 5 Auf den Konten tragen Sie – in der gleichen Reihenfolge: erst Soll, dann Haben – diese Vorgänge entsprechend ein. Ein kurzer Verweis auf das Gegenkonto erleichtert die Übersicht und die Suche nach Fehlern.
Mit dem Programm WISO Buchhaltung ist ebenso einfach zu buchen. Das erste Konto, das in der Standardmaske abgefragt wird, muss das Konto sein, auf dessen Soll-Seite die Buchung erfolgen soll. Dann wird der Betrag und anschließend das Gegenkonto (Konto mit der Buchung auf der Habenseite) eingetragen. Ein Text dient zur besseren Identifizierung der einzelnen Buchung. Wer ganz ungeübt ist, kann den Buchführungshelfer einschalten (über Einstellungen - Buchführungshelfer anzeigen). Darin sind viele standardisierte Buchungen bereits vorbereitet. Sie müssen dann nur noch individuell angepasst werden.
Eine einfache Buchung in der Buchungsmaske ist schnell mit dem Buchungssatz gefüllt.
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Soll & Haben Pacioli sagt: „Nachdem wir dies zu Deiner Belehrung gesagt haben, werden wir nun den ersten Posten der Kasse K asse im Soll und dann denjenigen des Kapitals im Haben in Ihrem Hauptbuch eintragen ...“
Buchen ist also gar nicht so schwierig. Haben Sie das Prinzip einmal begriffen, konzentrieren Sie sich fast ausschließlich auf die Frage „Wohin?“, das heißt, welche Konten werden berührt. Natürlich gibt es verzwickte Buchungsprobleme, die nicht mehr mit einer einfachen Buchungen gelöst werden können. Wenn das Prinzip an solchen einfachen Buchungen einmal verstanden ist, muss in den komplizierten Fällen nur noch das „Problem an sich“ gelöst werden. Vor der Buchung stellen Sie sich drei systematische Fragen: • Welche Konten müssen für diesen Fall benutzt werden? • Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem welchem ein Abgang vor? • Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt? Schließen wir an das vorangegangene Beispiel an und führen es weiter: Gebucht wurde die Transaktion, dass Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt wurde. Nun kommt der Paketdienst und bringt die Sendung eines Lieferanten, die per Nachnahme zu zahlen ist (500,- Euro). 1.Frage: Welche Konten müssen in diesem Fall benutzt werden? Ganz sicher wieder die Kasse, denn aus ihr wurde der Paketbote bezahlt. Bei der Lieferung handelt es sich um Waren, die anschließend ins Lager gelegt werden. Wir können als dafür ein Warenkonto benutzen. 2.Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor? Deutlich ist, dass bei den Waren ein Zugang vorliegt. Hier kann also im Soll gebucht werden. Die Kasse wurde um den entsprechenden Betrag reduziert. Es handelt sich also um einen Abgang und damit um eine Haben-Buchung. 3.Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt? Kasse und Warenkonten sind Aktiv-Konten. Was das für eine Bedeutung für die Bilanz hat, werden Sie einige Seiten später kennen lernen. Der Buchungssatz lautet also: Warenkonto (Soll) an Kasse (Haben)
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500,- Euro
Lese-Ausflug 5
Mit der WISO-Buchhaltung ist das alles noch einfacher: Der Buchführungshelfer gibt auch hier schon wieder eine passende Buchung vor. Lediglich der Betrag muss noch angepasst werden.
Warenbuchung mit WISO Buchhaltung
Ein Klick auf OK übernimmt die Buchung und verbucht sie im Buchungsstapel. Wird später Buchungslauf für „Hauptbuch“ durchführen durchführen gewählt (sinnvoller (sinnvoller Weise zum Monatsabschluss, nachdem alle Buchungen noch einmal kontrolliert wurden), werden die Buchungen „richtig“ verbucht. Ein Protokoll gibt über diese Buchungen Aufschluss.
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Soll & Haben
Beide Beispielbuchungen werden nach der Übernahme im Journal aufgeführt.
An diesem kleinen Beispiel kann jetzt auch die grundsätzliche Abschlusstechnik der Buchführung demonstriert werden. Es wird zunächst die größere Seite des Kontos ermittelt und die Summe unterhalb eingetragen. Dieser Endbetrag wird auf die andere Seite übertragen. Anschließend wird die Differenz (der Saldo) ermittelt und eingetragen. Dieser Saldo kommt nun (natürlich wieder über eine Buchung) in die Schlussbilanz. Auf das bisher benutzte Beispiel angewandt sieht sieht dies so aus :
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Lese-Ausflug 5
Die Buchungssätze für den Abschluss sehen für dieses Beispiel folgendermaßen aus: Schlussbilanz (Soll) an Kasse (Haben)
675,90
Schlussbilanz (Soll) an Waren (Haben)
6.255,00
Schlussbilanz (Soll) an Bank (Haben)
20.033,05
Für die weiteren Ausführungen in diesem Buch gilt: • Das Eröffnungsbilanzkonto Eröffnungsbilanzkonto wird unberücksichtigt gelassen gelassen (wird für die WISO-Buchhaltung sowieso nicht benötigt) • Der Hinweis Hinweis Soll und Haben beim Buchungssatz entfällt. Es diente hier – zu Beginn der Erläuterungen zum Buchen – nur zum besseren Verständnis. Da immer erst das Sollkonto und dann das Haben-Konto kommt, ist durch die Aufstellung des Buchungssatzes schon klar, wo gebucht wird. wird. Ein einfaches Beispiel für den Weg von der Eröffnungsbilanz über Buchungen zur Schlussbilanz könnte folgendermaßen aussehen:
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Soll & Haben
Die Geschäftsvorfälle und Buchungen: 1.Kauf von Waren auf Ziel, 5.000 Euro Buchungssatz: Waren an Verbindlichkeiten, 5.000 Euro 2.Ein Kunde zahlt seine Rechnung, 4.000 Euro Buchungssatz: Bank an Forderungen, 4.000 Euro 3.Zahlung an einen Lieferanten, 8.125 Euro Buchungssatz: Verbindlichkeiten an Bank, 8.125 Euro
Die Konten werden in die Schlussbilanz abgeschlossen.
Die Buchungssätze lauten:
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Lese-Ausflug 5 1.Schlussbilanz an Waren, 155.000 Euro 2.Schlussbilanz an Forderungen, 53.000 Euro 3.Schlussbilanz an Bank, 18.875 Euro 4.Festkapital an Schlussbilanz, 55.000 Euro 5.Darlehn an Schlussbilanz, 115.000 Euro 6.Verbindlichkeiten an Schlussbilanz, 56.875,00 Euro Damit ist ein – wenn auch kleiner – Buchungskreislauf geschlossen. In der nächsten Periode wird die Schlussbilanz als Eröffnungsbilanz übernommen und wiederum in Konten aufgelöst. Dieses Beispiel eignet sich auch dazu, erste Erfahrungen mit der WISO-Buchhaltung zu machen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie einen neuen Mandanten an (Mandant öffnen) - dies geht allerdings nur in der mandantenfähigen Netzwerkversion. Haben Sie die Einzelplatzversion, so arbeiten sie mit dem Testmandanten, bevor Sie eine eigene „echte“ Buchhaltung anlegen. 2. Buchen Sie die Geschäftsvorfälle nach den Buchungssätzen. Die Buchungsmaske rufen Sie durch die Schaltfläche Neu auf. 3. Schauen Sie sich das Buchungsjournal (Abrechnung - Buchungsprotokoll drucken) und bei Bedarf auch andere Auswertungen an (z.B. Konten Summen & Salden drucken) 4.Stellen Sie die Bilanz auf (Abrechnungen – Kontengliederungen drucken). Haben Sie dies kleine Beispiel mit dem Programm „durchgespielt“, haben Sie nicht nur die Grundtechniken der Buchführung geübt, sondern auch gleichzeitig den Umgang mit dem Programm. Dabei müssen Sie kaum mehr als eine halbe Stunde für diese Übung einplanen.
Alles ändert sich: Werteveränderungen in der Bilanz Bei den Beispielen und der Übung auf den vorangegangenen Seiten ist Ihnen sicherlich deutlich geworden, dass jeder Geschäftsvorfall zu einer Veränderung in der Bilanz führt. Dabei sind vier verschiedene Veränderungsarten auszumachen: • Bei einem Aktivtausch verändern sich nur Positionen der Aktivseite. Passivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Wenn eine neue
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Soll & Haben Schreibmaschine gegen bar gekauft wird, verringert sich der Betrag in der Kasse und erhöht sich der Betrag bei der Geschäftsausstattung. • Bei einem Passivtausch verändern sich nur Positionen der Passivseite. Aktivseite und Bilanzsumme bleiben unverändert. Beispiel: Das Darlehn eines Anlegers wird in eine Beteiligung und damit in Eigenkapital (Festkapital) umgewandelt. • Bei einer Aktiv-Passiv-Mehrung werden Positionen der Aktiv- und Passivseite erhöht. Die Bilanzsumme erhöht sich ebenfalls. Beispiel: Kauf von Waren auf Ziel (Verbindlichkeiten). • Bei einer Aktiv-Passiv-Minderung werden Positionen der Aktiv- und Passivseite vermindert. Beispiel: Banküberweisung an einen Lieferanten. Für ein Verständnis der Buchführung und vor allem der Auswirkungen auf den Abschluss ist es wichtig, diese grundlegenden Prinzipien zu kennen. WISO Tipp Es ist immer darauf zu achten, dass das Gleichgewicht der Bilanz erhalten bleibt. Kein Geschäftsvorfall darf zu einem Ungleichgewicht der beiden Bilanzseiten (Aktiva – Passiva) führen!
Buchen auf Erfolgskonten: was hat’s gebracht? Die bisherigen Buchungsvorgänge bezogen sich ausschließlich auf die direkten Bilanzkonten und haben keinen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens. Wenn Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt wird, verändert sich genauso wenig an den Vermögensverhältnissen wie beim Kauf von Waren. Nun findet aber in einem Unternehmen auch ein Werteverzehr sowie ein Wertezuwachs statt. Den Werteverzehr nennt man auch Aufwand oder Kosten, den Wertezuwachs Ertrag oder Erlös.
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Lese-Ausflug 5 Jeder Geschäftsvorfall, der einen Aufwand oder Ertrag bewirkt, verändert (indirekt) das Kapitalkonto. Aufwendungen schmälern das Kapital, Erträge erhöhen dieses. Damit nicht jedes Mal das Kapitalkonto berührt werden muss beim Buchen solcher Geschäftsvorfälle, werden so genannte Erfolgskonten eingerichtet. Es ist nicht falsch, sich diese als „Unterkonten des Kapitalkontos“ vorzustellen. Jedes Erfolgskonto wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Das Ergebnis dieser Gewinn- und Verlustrechnung ist der Betriebserfolg. Dieser fließt in die Bilanz ein: über das Kapitalkonto. Pacioli sagt: „Außer den schon erwähnten Dingen musst Du in allen Deinen Büchern folgende Konten einrichten, nämlich: Warenunkosten, gewöhnliche Aus gaben des Hauses, außergewöhnliche Ausgaben, Einnahme und Ausgabe, Gewinn und Schaden, oder, wie Du es auch nennen kannst, Vorteil und Nachteil, oder Nutzen und Schaden, Gewinn und Verlust, was gleich ist. Diese Konten sind für jedes kaufmännische Unternehmen höchst notwendig, um immer sein Kapital erkennen und zuletzt beim Abschluss erfahren zu können, wie viel das Geschäft abwirft.“
Das folgende Beispiel zeigt exemplarisch, wie eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung über das Kapitalkonto abgeschlossen wird: Die Aufwands- und Ertragskonten werden abgeschlossen und der Saldo in das Gewinn- und Verlustkontoübertragen. Die Buchungssätze dazu lauten. • Gewinn- und Verlustkonto an Aufwandskonto • Ertragskonto an Gewinn- und Verlustkonto Der Saldo des Gewinn- und Verlustkontos wird in das Kapitalkonto übertragen. Steht der Saldo auf der Soll-Seite, so liegt ein Gewinn vor, steht der Saldo auf der Haben-Seite, so ist ein Verlust entstanden. Die Buchungssätze lauten: • Gewinn- und Verlustkonto an Kapitalkonto (bei Gewinn) • Kapitalkonto an Gewinn- und Verlustkonto (bei Verlust)
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Soll & Haben
Dieses Beispiel stellt die wünschenswerte Situation dar, dass nach Abzug aller Kosten noch etwas übrig bleibt: der Gewinn.
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Lese-Ausflug 5 Damit ist das Prinzip der doppelten Buchführung bereits grob umrissen dargestellt. Sie wissen • Wie ein Inventar und eine Bilanz erstellt wird. • Sie kennen die wichtigsten rechtlichen Grundlagen. • Sie können eine Eröffnungsbilanz in Konten auflösen. • Sie können auf Bestandskonten buchen. • Sie können auf Erfolgskonten buchen. • Sie können die Erfolgskonten über das Kapitalkonto abschließen. • Sie können die Schlussbilanz erstellen. WISO Tipp Natürlich fehlen Ihnen noch die Kenntnisse für viele buchungstechnische Details. Eine ganze Reihe davon werden in den nächsten Kapiteln dieses Buches dargestellt. Was Ihnen aber auch diese Kapitel nicht bringen können, ist die nötige Erfahrung. Die gewinnen Sie nur durch das „Tun“.
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Soll & Haben
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Lese-Ausflug 6
Lese-Ausflug 6 Werkzeugkasten – Passendes für alle Fälle
Nun aber richtig: Buchen mit Kontenrahmen Sie haben jetzt bereits einen guten Überblick über das System der doppelten Buchführung. Auch die Technik des Buchens ist Ihnen inzwischen vertraut. Der Einfachheit halber ist in den vorangegangenen Abschnitten auf die Benutzung eines Kontenrahmens verzichtet worden (abgesehen von den Beispielen mit der WISOBuchhaltung). In den folgenden Kapiteln und Beispielen wird aber konsequent auf den Kontenrahmen SKR 04 Bezug genommen, damit dieses Buch für Sie so praxisrelevant wie möglich ist. Warum überhaupt Kontennummern? Die Buchhaltung wird dadurch doch nicht richtiger? Und wenn sowieso nur eine kleine Buchhaltung geführt wird, könnte man da nicht auf die Anwendung eines Nummernsystems verzichten? Wo doch sowieso heutzutage alles durchnummeriert ist! Das ist richtig! Die Buchhaltung nach den bisher aufgeführten Prinzipien kann auf ein Nummernsystem bei den Konten durchaus verzichten. Was in der Renaissance ohne Nummern ging, funktioniert auch heute noch. Allerdings mehr schlecht als recht. Berücksichtigen Sie immer die gesetzliche Vorgabe: § 238 Abs. 1 HGB Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
Zu individuell darf also eine Buchhaltung nicht gestaltet sein und der Verzicht auf ein aussagefähiges Nummernsystem kann leicht zur Unübersichtlichkeit führen. Aus einer kleinen Buchhaltung wird schon bei erträglichem Geschäftserfolg leicht eine große. Hinzu kommt, dass bei der Buchführung über EDV für Abschluss- und Bilanzzuordnungen auf ein Nummernsystem nicht mehr verzichtet werden kann. Die Vorteile sind also: • Ein Nummernsystem lässt eine übersichtliche und aussagefähige Gliederung der Konten zu. • Ein Nummernsystem erlaubt eine sinnvolle Generalisierung von Kontenzusammenhängen (Kontenrahmen: SKR, GKR, IKR). • Ein Nummernsystem ist für die EDV-Buchhaltung unerlässlich.
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Soll & Haben In den folgenden Kapiteln können Sie sich mit wichtigen Details der Buchungstechnik auseinander setzen. WISO Tipp In jedem Kontenrahmen (IKR, GKR, SKR 04 ...) finden Sie freie Bereiche oder sogar eine ganze freie Kontenklasse. Die können Sie beliebig zur Einrichtung ihrer Kontenarten und/oder Kostenstellenrechnung nutzen!
Die Eine kommt, die Andere geht – die Problematik des Warenverkehrs Der Warenverkehr ist für den Handel und jeden anderen Gewerbebetrieb ein ganz wesentlicher Bereich, der sich entsprechend auch in der Buchhaltung widerspiegelt und an dieser Stelle vorrangig behandelt wird. Pacioli sagt: „Für alle Waren, die Du Tag für Tag hineingibst, machst Du ihn [den Laden] in Deinen Büchern zum Schuldner und zum Gläubiger jener Waren, die Du ihm lieferst, eine nach der anderen.“
Warenbewegungen sind zum Beispiel: • Einkauf von Waren (der Warenbestand nimmt zu). • Verkauf von Waren (der Warenbestand nimmt ab). • Warenbestandskorrekturen, zum Beispiel nach einer Inventur (der Bestand nimmt zu oder ab) • Ware wird entnommen, zum Beispiel für Muster oder Eigenverbrauch (der Bestand nimmt ab) • Ware wird hinzugefügt, zum Beispiel aus Rücklieferungen, aus Messeresten und so weiter (der Bestand nimmt zu). Stellen Sie sich diese Vorgänge einmal für die Bilanz vor. Der Einkauf von Waren ist unproblematisch: Da erhöht sich der Warenbestand und Finanzkonten (Kasse, Bank) verringern sich oder auf der Passivseite werden die Verbindlichkeiten (Lieferantenschulden) erhöht. Spätestens beim Verkauf von Waren müssten Sie aber stutzig werden. Als richtiger Kaufmann haben Sie einen „angemessenen Gewinn“ eingeplant (wie Luca Pacioli so schön sagt). Wo wird der aber in der Bilanz untergebracht? Warenverkäufe sind also nicht erfolgsneutral. In der Regel bewirken sie einen positiven Erfolg (Ertrag), wenn sie über dem Einstandspreis verkauft werden. Gele-
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Lese-Ausflug 6 gentlich kann es aber auch vorkommen, dass ein negativer Erfolg (Verlust) eintritt, wenn ein Verkauf unter Einstandspreis erfolgt. Der normale Vorgang einer Warenbewegung ist folgender: • Die Ware wird gekauft zu einem bestimmten Preis (den Warenpreis laut Liste) • Hinzu kommen Kosten, die nötig sind, die Ware zu besorgen (die Bezugskosten). • Beides zusammen ergibt den Einstandspreis (oder auch: den Bezugspreis). • Darauf wird ein Zuschlag gerechnet, der möglichst alle anfallenden Kosten (Lagerkosten, Verwaltungskosten, Vertriebskosten und so weiter) abdeckt. • Außerdem wird ein Gewinnzuschlag gerechnet. • Einstandspreis plus Zuschläge (Kalkulationszuschläge) ergeben den Verkaufspreis. Eine solche Kalkulation könnte folgendermaßen aussehen:
So wichtig der Verkaufspreis für den Fortbestand des Unternehmens ist, so wichtig ist der Einstandspreis für den Buchhalter. Warenbestände und Wareneingang werden in der Buchhaltung zum Einstandspreis bewertet. Das heißt: Der Warenpreis plus aller Bezugskosten, aber ohne Kalkulationszuschläge wird zur Wertermittlung (zum Beispiel bei der Bilanz aber auch bei Unternehmensbewertungen) herangezogen. Außerdem verlangt der Gesetzgeber eine vorsichtige Bewertung der Vermögensgegenstände (dazu gehört auch das Vorratsvermögen).
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Soll & Haben § 252, Abs. 1 HGB (4) Es ist vorsichtig zu bewerten, namentlich sind alle vorhersehbaren Risiken und Verluste, die bis zum Abschlussstichtag entstanden sind, zu berücksichti gen, selbst wenn diese erst zwischen dem Abschlussstichtag und dem Tag der Aufstellung des Jahresabschlusses bekannt geworden sind ... § 253 HGB (1) Vermögensgegenstände sind höchstens mit den Anschaffungs- oder Her stellungskosten, vermindert um Abschreibungen ... anzusetzen. Verbindlichkeiten sind zu ihrem Rückzahlungsbetrag ... anzusetzen.
Statt Einstandspreis (für das einzelne Produkt) spricht man auch von Anschaffungskosten. In Produktionsbetrieben ist die Bezeichnung Herstellungskosten üblich, da ja das zu verkaufende Produkt erst noch hergestellt werden muss. Die Kalkulation von Waren ist Thema der Kostenträgerrechnung (genauer: der Kostenträger-Stückrechnung). Sie ist auch selten so einfach durchzuführen, wie das im obigen Beispiel dargestellt wurde. Tatsächlich hat auch in den wenigsten Fällen der Buchhalter die Aufgabe, Kalkulationen durchzuführen. Deshalb kann die Vertiefung dieses Themas hier ausgeklammert werden. Für die Buchungstechnik ist es kaum von Belang. Bei der intensiven Auseinandersetzung mit dem Thema Buchführung kommt aber auch der Buchhalter nicht darum herum, sich dieses Themas anzunehmen, da er ja wesentliche Daten für die Kalkulation mit zur Verfügung stellt. Aus dieser Situation ergibt sich noch ein anderes Problem. Wenn die Waren zu anderen Preisen verkauft werden, als sie eingekauft wurden, dann kann ja nicht mehr direkt aus der Buchhaltung ersehen werden, was im Warenlager noch vorhanden ist. Deshalb werden drei Arten von Konten geführt: Wareneingangskonten, Warenbestandskonten und Warenverkaufskonten. Außerdem findet – wie schon ausführlich dargelegt – eine regelmäßige Zählung der Bestände durch die Inventur statt.
Mal mehr mal weniger: Buchungen im Warenverkehr Die vorangegangenen Ausführungen lassen vielleicht den Eindruck entstehen, dass die Buchungspraxis des Warenverkehrs ganz schön kompliziert ist. Das ist aber nicht der Fall, wenn man sich immer bildlich vergegenwärtigt, was gerade passiert. Es erleichtert übrigens immer das Verständnis der Buchführung, wenn man allen zu buchenden Vorgängen reale Vorgänge des Unternehmensalltags zuordnen kann. Wenn man weiß, was hinter einem banalen Buchungssatz steht, welche Wirklich-
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Lese-Ausflug 6 keit damit abgebildet wird, versteht man nicht nur die ganze Buchführung besser, sondern auch das, was im Unternehmen vorgeht. Einfach ist der Fall bei Eröffnung der Buchführung – sei es bei Geschäftsbeginn oder bei Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Per Saldovortrag (direkte Eingabe oder Übergabe bei Jahreswechsel) wird der Bestand festgehalten. Der Buchungssatz lautet: 1140 Waren (Bestand) an 9000 Saldovortragskonto Wareneingänge werden auf ein Wareneingangskonto gebucht. Abhängig von der Zahlung werden als Gegenkonto Verbindlichkeiten (Kauf auf Ziel/Rechnung) oder Geldkonten (Bank, Kasse, Postbank) benutzt. 5200 Wareneinkauf an 3310 Verbindlichkeiten 5200 Wareneinkauf an 1600 Kasse Diese Wareneinkäufe erhöhen den Warenbestand, werden aber – zunächst – getrennt vom Warenbestand gebucht. Warenverkäufe werden über das Warenverkaufskonto gebucht. Als Gegenkonto werden Forderungen (Lieferungen auf Ziel/Rechnung) oder Geldkonten (Bank, Kasse, Postbank) benutzt. 1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse 1800 Bank an 4000 Umsatzerlöse Diese Buchungen vermindern den Warenbestand. Da die Erlöse aber nicht eindeutig belegen, um wie viel der Warenbestand abgenommen hat, findet auch hierbei keine direkte Buchung auf dem Bestandskonto statt. Das Buchen selbst ist – wie Sie sehen – unproblematisch. Wie sieht es aber mit dem Abschluss aus? Da alle Vorgänge auf unterschiedlichen Konten getrennt gebucht wurden, ist auch dies einfach durchzuführen. Als Erstes wird nachgeschaut und gezählt, was noch vorhanden ist: Bei der In ventur wird gezählt und bewertet, anschließend gebucht. Nun können folgende Situationen eintreten: • Der Endbestand ist höher als der Anfangsbestand. Das Lager wurde also „aufgestockt“. Es wurde mehr eingekauft als verkauft. Man spricht auch von einer Warenbestandsmehrung. • Der Endbestand ist niedriger als der Anfangsbestand. Das Lager wurde abgebaut. Es wurde also mehr verkauft als eingekauft. Man spricht auch von einer Warenbestandsminderung.
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Soll & Haben Da die Konten und auch später die Bilanz ausgeglichen sein müssen, findet eine Buchung über das Wareneingangskonto statt. Im Falle der Bestandsmehrung bucht man: 1140 Waren (Bestand) an 5200 Wareneinkauf Im Falle einer Warenbestandsminderung bucht man: 5200 Wareneinkauf an 1140 Waren (Bestand) Auf dem Wareneingangskonto ergibt sich nun der so genannte Wareneinsatz. Das sind die Waren, die dann auch tatsächlich verkauft wurden. Aus der Differenz zwischen dem Warenverkauf und dem Wareneingangskonto (das korrekterweise jetzt eigentlich Wareneinsatzkonto heißen müsste) kann der Rohertrag ermittelt werden. Warenverkauf minus Wareneinsatz = Rohertrag. So geht man allerdings in der Praxis nicht vor. Gebucht wird über das Gewinn- und Verlustkonto: GuV Konto an 5200 Wareneinkauf oder 5200 Wareneinkauf an GuV-Konto Der eigentliche Warenbestand wird in die Schlussbilanz gebucht : Schlussbilanzkonto an 1140 Waren (Bestand) In der Gewinn- und Verlustrechnung wird dann die Differenz ermittelt. Da auch noch andere Erfolgskonten über die GuV abgeschlossen werden, ergibt sich aus dem Saldo das tatsächliche Betriebsergebnis. Das Gewinn- und Verlustkonto wird zuletzt über das Kapitalkonto abgeschlossen: GuV an 2000 (Eigen)Kapital 2000 (Eigen)Kapital an GuV So weit zunächst zu den Buchungen im Warenverkehr. Dass in der Praxis noch zahlreiche Details berücksichtigt werden müssen, bleibt hier unberücksichtigt. An anderer Stelle wird diese Thematik wieder aufgegriffen.
Wo’s um die Knete geht: Buchungen im Zahlungsverkehr Im letzten Abschnitt wurde es deutlich: Waren müssen auch bezahlt werden, sowohl an Lieferanten als auch von Kunden. Dass es da verschiedene Arten und Möglichkeiten gibt, wurde ebenfalls bereits erwähnt. Zunächst sieht auch alles ganz
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Lese-Ausflug 6 einfach aus: Man kauft gegen Barzahlung (Gegenkonto ist die Kasse), oder man kauft auf Rechnung (Gegenkonto ist das Verbindlichkeitskonto) und irgendwann wird dann bezahlt (über die Bank). Pacioli sagt: „Für die Einkäufe wird dies genügen, um Dich zu führen, sei es, dass sie ganz gegen bar erfolgen oder teils gegen bar und teils gegen Ziel, oder ge gen bar und gegen Bankschein oder alles gegen Bank, oder bar und Bank, oder bar und Waren, oder Waren und Bankschein, oder alles auf Bankschein oder Ware und Ziel oder Ware und Bank oder Bank und Ziel, oder Bank und Bank schein, oder Bank, bar, Bankschein und Waren, weil man auf alle diese Arten zu kaufen pflegst. Du wirst dies für Dich im Sinne des Vorhergehenden im Memorial buchen und von dort in das Journal und Hauptbuch übertragen.“
Leider gibt es da eine ganze Reihe Details, die mitberücksichtigt werden müssen. Da schreibt etwa ein Lieferant auf die Rechnung: Zahlungsziel 30 Tage netto, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen. Zwei Prozent Abzug von der Rechnung sind nicht wenig. Es lohnt sich sogar die Überziehung des eigenen – zinspflichtigen – Kontos. Wie wird so etwas aber gebucht? Nehmen wir an, dass eine Rechnung über 8.000 Euro zur Zahlung ansteht. Zunächst buchen wir die Rechnung (den Wareneingang) wie gehabt: 5200 Wareneingang an 3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro Irgendwann später wird gezahlt. Geschieht das in der Frist, in der Skonto abgezogen werden darf, so wird ein geringerer Betrag gezahlt, als mit der Rechnung gebucht. Es bleibt eine Differenz auf dem Verbindlichkeitskonto zurück. Wohin damit? Der Skonto schmälert den Warenwert und wird daher in der Klasse 5 gebucht. Der Buchungssatz bei der Zahlung lautet nun: 3310 Verbindlichkeiten, 8.000 Euro an 1800 Bank, 7840 Euro an 5730 Erhaltene Skonti, 160 Euro Hier haben wir es erstmals mit einem Buchungssatz zu tun, der mehr als zwei Konten anspricht. Das ist unproblematisch, wenn darauf geachtet wird, dass beide Seiten – Soll und Haben – in der Summe übereinstimmen. Auf einem Konto wird im Soll gebucht, bei zwei Konten im Haben. Beide Seiten ergeben in der Summe jeweils die 8.000 Euro. Beim Warenverkauf funktioniert es ähnlich. Wenn den Kunden als Anreiz zur schnelleren Zahlung ebenfalls Skonto angeboten wird, so kann das Konto „Gewährte Skonti“ benutzt werden. Das Skonto schmälert ja unseren Verkaufserlös.
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Soll & Haben Kauft ein Kunde auf Rechnung für 12.000 Euro Waren und gilt als Zahlungsfrist 8 Tage für die Nutzung von 1 % Skonto, so wird zunächst gebucht: 1210 Forderungen an 4000 Umsatzerlöse, 12.000 Euro Zahlt der Kunde innerhalb von 7 Tagen mit Abzug von 1 %Skonto, so buchen Sie nach erfolgter Zahlung: 1800 Bank, 11.880 Euro und 4730 Gewährte Skonti, 120 Euro an 1210 Forderungen, 12.000 Euro Wieder werden zwei Konten – diesmal im Soll – bebucht und ein Konto im Haben. Beide Seiten ergeben in der Summe jeweils 12.000 Euro. Was aber, wenn ein Kunde weder bar noch durch Überweisung, sondern durch einen Scheck zahlt? Handelt es sich hierbei um seltene Fälle oder um ein kleines Unternehmen, bei dem die Zahl der Schecks überschaubar bleibt, so wird zunächst ebenfalls gegen Forderungen gebucht: 1210 Forderungen an 4000 Verkaufserlöse Der Scheck wird bei der Bank eingereicht und nach Gutschrift auf dem Konto findet eine Verbuchung statt: 1800 Bank an 1210 Forderungen Ebenso verhält es sich mit Schecks, die das Unternehmen ausstellt, um sie an Lieferanten weiterzugeben. Eine Buchung der Zahlung findet erst statt, wenn das Konto belastet wird. Es versteht sich von selbst, dass in beiden Fällen ein Scheckbuch geführt wird, in dem die Ausgabe beziehungsweise der Eingang von Schecks vermerkt wird. Dieses Scheckbuch zählt aber nicht zur eigentlichen Buchhaltung, sondern dient nur Kontrollzwecken. In größeren Unternehmen oder wenn täglich viele Schecks eingehen, wird je ein besonderes Scheckkonto in der Klasse 1 eingerichtet. Buchungstechnisch bereitet das keine besonderen Probleme, da diese Konten lediglich an die Stelle von Forderungen und Verbindlichkeiten gesetzt werden. Sie bedingen auch immer eine zweite Buchung, wenn aus dem Scheck eine Zahlung auf dem Bankkonto wurde.
Personalbuchungen: Auf wessen Konto geht die Sekretärin? Fast jedes Unternehmen benötigt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die für die verschiedensten Tätigkeiten eingesetzt werden. Diese bekommen für ihre geleistete Ar-
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Lese-Ausflug 6 beit Lohn oder Gehalt. Der Buchhalter wird diese Aufwendungen auf entsprechend dafür eingerichteten Erfolgskonten buchen. Der Arbeitgeber hat für seine Arbeiter und Angestellte die Pflichtversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung) abzuführen und auch einen Teil davon zu übernehmen. Beiträge zur Unfallversicherung sind sogar in voller Höhe vom Arbeitgeber zu bezahlen. Bei den folgenden Beispielen wurden die Berechnungen nach den aktuellen Tabellen und Beitragssätzen durchgeführt und teilweise etwas vereinfacht. Da sich in diesem Bereich laufend etwas ändert, können wir in diesem Buch nie allzu aktuell sein. Das Programm WISO Lohn ist das allerdings sehr wohl – zumindest wenn Sie sich regelmäßig die bereitstehenden Updates holen. Pacioli sagt: „Auch die Gehälter der Angestellten und Lehrlinge des Ladens werden in dieses Konto eingetragen. Einige errichten hierfür ein besonderes Konto, um zu wissen, was sie hierfür im Jahr ausgeben und saldieren es dann mit obigem Konto ...“
Der Ablauf (von der Gehaltsabrechnung bis in die Buchhaltung) sieht folgendermaßen aus: Zunächst wird die Gehaltsabrechnung erstellt. Als Beispiel dient die folgende – vereinfachte – Abrechnung:
Der Buchhalter bucht zunächst das Bruttogehalt, die Gehaltsauszahlung sowie die zurückgehaltenen Steuern und Versicherungen: 6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro an 1800 Bank, 1.312,43 Euro
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Soll & Haben an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro Schließlich muss noch der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungen gebucht werden: 6100 Soziale Abgaben und Aufwendungen an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro Nicht lange nach der Gehaltsabrechnung werden die Beträge an das Finanzamt und die Sozialversicherung überwiesen. Es wird gebucht: 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro und 1740 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit, 637,-- Euro an 1800 Bank, 756,07 Euro Natürlich gibt es auch in diesem Bereich noch eine ganze Reihe an Besonderheiten – zum Beispiel der so beliebte „Vorschuss“. Hat Claus Meyer sich bereits vor dem Gehaltszahlungstermin 500 Euro auszahlen lassen, so ist folgende Buchungsweise angesagt: Zunächst die Auszahlung: 1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro an 1600 Kasse, 500 Euro Dann die Buchung bei der Gehaltsabrechnung: 6000 Löhne und Gehälter, 1.750 Euro an 1800 Bank, 812,43 Euro an 1340 Forderungen gegen Personal, 500 Euro an 3730 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer, 119,07 Euro an 3740 Verbindlichkeiten im Rahmen der soz. Sicherheit, 318,50 Euro Eine andere Sache ist die so genannte „Vermögenswirksame Leistung“ nach dem Vermögensbildungsgesetz. Hier gibt es verschiedene Varianten: Der Arbeitgeber zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – es erhöhen sich die Aufwendungen für Personal. Der Arbeitnehmer zahlt einen Betrag zur vermögenswirksamen Leistung – das Nettogehalt des Arbeitnehmers reduziert sich. Beide, Arbeitnehmer und Arbeitgeber, zahlen einen Teil – Personalaufwendungen erhöhen sich, das Nettogehalt reduziert sich.
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WISO Tipp Da es durch häufige Gesetzes- und Steueränderungen für den Buchhalter das Problem ergibt, Abrechnungs- und Buchungspraxis jeweils anpassen zu müssen, macht es gerade für kleine Betriebe Sinn, eine spezielle Software – wie WISO Lohn – einzusetzen oder die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung abzugeben. Oft übernimmt der Steuerberater diese Dienstleistung. Er liefert dann nicht nur die fertigen Abrechnungen samt Lohnzettel und Bankbelege, sondern auch noch gleich eine Buchungsliste, die dem Buchhalter die Arbeit wesentlich erleichtert.
Wer es selber machen möchte, sollte zwei Möglichkeiten nutzen: • Einmal die regelmäßigen und – meist kostenlosen – Informationsveranstaltungen der Krankenkassen, auf denen aktuelle Änderungen vorgestellt und meist auch erläutert werden. • Die Lohnabrechnung über den Computer. Lohnabrechnungsprogramme (etwa WISO Lohn) sind durchaus erschwinglich geworden. Nutzen Sie dann ein Update, um immer die aktuellsten Anpassungen gleich umsetzen zu können. Auch diese Programme geben meist eine Buchungsliste mit aus.
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Lese-Ausflug 7 Hau’ drauf: Umsatzsteuer und und und ...
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung Bisher wurden bei allen Erläuterungen und Erklärungen die Steuern weitgehend ausgeklammert (außer bei den Personalbuchungen). Im Alltag eines jeden Unternehmens – und damit auch in der Buchhaltung – spielen die Steuern eine nicht unwesentliche Rolle. Vor allem die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) kommt in den meisten Geschäftsvorfällen vor. Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung gehört zum Alltag (und die Handhabung zum Handwerkszeug) eines jeden Buchhalters. Hinzu kommen die Unternehmenssteuern, die jedes Unternehmen, abhängig von der Rechtsform, ein bis mehrmals im Jahr betreffen. Interessieren soll aber in diesem Buch nicht die gängige Steuerpraxis einschließlich Vermeidungsstrategien. Für diesen Zweck gibt es spezielle Fachliteratur und Steuerberater. Allein was für die Buchungspraxis wichtig ist, wird in den folgenden Abschnitten aufgeführt. Während dieses Handbuch überarbeitet wird, plant die Regierung eine Anhebung der Mehrwertsteuer ab 2007. Noch ist nichts in trockenen Tüchern, aber die Chance, dass dieser „Kelch an uns vorüber geht“ ist sehr gering. Vermutlich findet eine Anhebung von 16 % auf 19 % statt (der verminderte Steuersatz von 7 % soll bleiben). Sicherlich gehen auch noch einige Änderungen im Umsatzsteuergesetz damit einher. Eine Anpassung dieses Buches an die voraussichtlich neuen Regeln ist erst für die Version WISO Kaufmann 2008 möglich. Ergänzende Hinweise (und möglicherweise auch Texte) finden Sie aber sicherlich auf der Homepage (http://buhl-data. de), sobald es genauere Informationen gibt. Auch die Steuern sind keine Erfindung unserer Zeit. Luca Pacioli musste sich mit diesem Problem in seiner Abhandlung über die Buchhaltung ebenfalls beschäftigen. Pacioli sagt: „Wenn Du mit solchen Ämtern [Finanzämtern] Konto führen willst, so wirst Du die Verwaltung der Staatsschulden zum Schuldner von allen Arten Kapital zu soundsoviel Prozent machen, indem Du die Stadtbezirke nennst, wo sei angelegt sind ...“
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Soll & Haben Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? Die heutige Form der Umsatzsteuer gibt es seit dem 1.1.1967. Vorher wurde ein kumulatives Bruttoumsatzsteuersystem genutzt, an das sich heute kaum noch jemand erinnert. Das Prinzip der heute benutzten Umsatz“ver“steuerung beruht darauf, dass auf jeder Produktions- oder Handelsstufe der Wert besteuert wird, der dem Produkt durch Weiterverarbeitung oder Weiterveräußerung zugeführt wird, den das Produkt also mehr wert wird. Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer. Das klingt kompliziert, wird aber durch einen einfachen Trick geregelt: Jeder darf von seiner Umsatzsteuerschuld, die sich aus den Umsatzerlösen ermittelt, den Teil der Steuer, den er selbst im Zusammenhang seiner betrieblichen Tätigkeit entrichtet hat (Steuer auf Rohstoffe, Betriebsstoffe, Fertigprodukte, Handelsware und so weiter – daher auch Vorsteuer), von der Steuerschuld abziehen. Ein einfaches Beispiel kann dieses Prinzip anschaulich verdeutlichen:
Juli 2000 Verkaufserlöse netto
Netto-Rechn. Betr. 45.000,00
darauf entfallen 16 % Ust Einkauf Handelswaren
7.200,00 27.500,00
darauf entfallen 16 % VSt Sonstige Kostenrechnungen
4.400,00 2.800,00
darauf entfallen 16 % VSt Sonstige Kostenrechnungen darauf entfallen 7 % VSt Vorsteuer gesamt
Umsatzsteuer
448,00 1.250,00 87,50 4.935,50
Umsatzsteuerschuld: USt – VSt
2.264,50
Auf diese Weise entrichtet jede Produktions- oder Handelsstufe nur die Steuer auf den dort entstandenen „Mehrwert“. Der Letzte in der Kette – der Verbraucher – entrichtet keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Er verbraucht das Produkt (auf irgendeine Weise) und schafft keinen „Mehrwert“ mehr. Dafür zahlt er allerdings den Bruttobetrag; die Steuer wurde für ihn bereits auf den Produktions- und Handelsstufen vorher an das Finanzamt entrichtet. Für den Unternehmer ist die Umsatzsteuer somit kostenneutral. Es handelt sich um eine Verbrauchssteuer, die der Letzte in der Kette, der Verbraucher, zahlen muss.
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Lese-Ausflug 7
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer Niedergelegt sind die gesetzlichen Bestimmungen im umfangreichen Umsatzsteuergesetz (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). WISO Tipp So einfach das Prinzip erklärt werden kann, so kompliziert ist diese Regelung in der Praxis. Jeder, der eine unternehmerische Tätigkeit – sei es freiberuflich oder gewerblich – aufnehmen will, sollte sich zumindest in den Grundzügen damit beschäftigen. Eine ausführliche Beratung durch den Steuerberater oder das Finanzamt ist nicht der schlechteste Weg dafür. Das Gesetz definiert als Erstes, was „Steuerbare Umsätze“ überhaupt sind: § 1, Abs. 1 UStG – Steuerbare Umsätze (1) Der Umsatzsteuer unterliegen die folgenden Umsätze: 1.Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland ge gen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt ... 2.Der Eigenverbrauch im Inland ... 3.Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Körperschaften und Personenvereinigungen ... im Rahmen ihres Unternehmens an ihre Anteilseigner, Gesell schafter, Mitglieder, Teilhaber oder diesen nahe stehenden Personen ausführen, für die Leistungsempfänger kein Entgelt aufwenden, 4.die Einfuhr von Gegenständen aus dem Drittlandsgebiet in das Inland ... 5.der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt.
Der Fall 1. ist klar. Wo ein Unternehmen Leistungen erbringt, fällt Umsatzsteuer an. Dabei ist es noch nicht einmal wesentlich, ob der Unternehmer im Inland eine Betriebsstätte unterhält oder die Rechnung erstellt. Das ist ganz besonders wichtig für diejenigen, die zwar im Inland tätig werden wollen, aus steuerlichen Gründen aber den Firmensitz im Ausland planen. An der Mehrwertsteuer kommen sie dadurch nicht vorbei. Was „Inland“ ist, hat der Gesetzgeber aber noch genauer definiert, als sich das der „Laie“ vorstellen kann: § 1 Abs. 2 Inland im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet der Bundesrepublik Deutsch land mit Ausnahme des Gebiets von Büsingen, der Insel Helgoland, der Freihäfen, der Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie sowie der deutschen Schiffe und der deutschen Luftfahrzeuge in Ge bieten, die zu keinem Zollgebiet gehören. Ausland im Sinne dieses Gesetzes ist
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Soll & Haben das Gebiet, das danach nicht Inland ist. Wird ein Umsatz im Inland ausgeführt, so kommt es für die Besteuerung nicht darauf an, ob der Unternehmer deut scher Staatsangehöriger ist, seinen Wohnsitz oder Sitz im Inland hat, im Inland eine Betriebsstätte unterhält, die Rechnung erteilt oder die Zahlung empfängt.
Aber auch der Fall 2. darf nicht übersehen werden: Wenn ein Unternehmen selbst Leistungen verbraucht – für Zwecke, die nicht im Unternehmen selbst, sondern außerhalb liegen –, ist Umsatzsteuer fällig. Ebenso ist es mit Fall 3. Geschenke und Zuwendungen an Personen, die dem Unternehmen mehr oder weniger nahe stehen, unterliegen der Umsatzsteuer. Auch die Einfuhr von Waren unterliegt der Umsatzsteuer. Allerdings gibt es hierfür eine besondere Form der Umsatzsteuer mit der Bezeichnung Einfuhrumsatzsteuer. Etwas komplizierter ist es mit 5., dem innergemeinschaftlichen Erwerb. Deshalb ist er gleich in einem Folgeparagrafen (§ 1a UStG) speziell geregelt: § 1 Abs. 2a Das Gemeinschaftsgebiet im Sinne dieses Gesetzes umfasst das Inland im Sin ne des Absatzes 2 Satz 1 und die Gebiete der übrigen Mitgliedstaaten der Eu ropäischen Gemeinschaft, die nach dem Gemeinschaftsrecht als Inland dieser Mitgliedstaaten gelten (übriges Gemeinschaftsgebiet). Das Fürstentum Monaco gilt als Gebiet der Französischen Republik; die Insel Man gilt als Gebiet des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland. Drittlandsgebiet im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet, das nicht Gemeinschaftsgebiet ist. § 1a UStG (1) Ein innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt liegt vor, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: 1.Ein Gegenstand gelangt bei einer Lieferung an den Abnehmer (Erwerber) aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates ... (2) Als innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt gilt 2.Das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet in das Inland durch einen Unternehmer zu seiner Verfü gung ...
Es geht also um die steuerlichen Regelungen bei Bezug von Waren aus EG-Ländern. In den meisten Ländern gibt es ähnliche Umsatzsteuergesetze und -regelungen wie bei uns. Wird Ware ausgeführt (also bei uns eingeführt), so unterliegt sie nicht der Umsatzsteuer des Landes, das exportiert. Dafür wird aber bei der Einfuhr die Umsatzsteuer des eigenen Landes fällig. Dies ist Fall 4. – die Einfuhrumsatzsteuer.
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Lese-Ausflug 7 Einige Begriffe aus dem ersten Paragrafen des UStG bedürfen noch einer näheren Definition. So die Begriffe „Unternehmer, Unternehmen“ und „Lieferung, sonstige Leistung“. § 2 UStG (1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, e rzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird. (3) Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art ... und ihrer land- oder oder forstwirtschaftlichen Betriebe gewerblich oder beruflich tätig ...
WISO Tipp Es gibt hier also kaum „Tricks“, „Tricks“, dem Finanzamt und der „Umsatzbesteuerung“ zu entkommen. Zwar ist es möglich, sich in einigen Ausnahmefällen von der Umsatzsteuer befreien zu lassen, doch sind die Grenzen hier sehr eng gesetzt.
Die wichtigsten Steuerbefreiungen sind: • Ausfuhrlieferungen • Lohnveredlungen für ausländische Auftraggeber • Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr • Grundstücksumsätze • Vermietungs- und Verpachtungsumsätze • Umsätze im medizinischen Bereich Auch der Kleinunternehmer kann unter bestimmten Umständen auf die die Abführung von Umsatzsteuer verzichten. § 19 UStG (1) Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. Nr. 1 bis 3 geschuldete Umsatz steuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den §1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Um satz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalender jahr 32.500 Deutsche Mark nicht überstiegen überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Deutsche Mark voraussichtlich nicht übersteigen wird ...
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Soll & Haben (2 )Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung ... erklären, dass er auf die Anwendung des des Absatzes 1 verzichtet ...
WISO Tipp Da bei einer Befreiung eine Verrechnung mit der selbst gezahlten Vorsteuer nicht mehr möglich ist, sollten Sie genau überlegen, ob Sie von der Befreiung Be freiung tatsächlich Gebrauch machen wollen. Nachrechnen kann sich lohnen!
Die Begriffe „Lieferungen und sonstige Leistungen“ sind sicherlich s icherlich schon aufgefallen beim Studium eines Kontenrahmens im Zusammenhang mit den Konten Forderungen und Verbindlichkeiten. Was der Gesetzgeber darunter versteht, beschreibt der § 3 UStG. § 3 UStG (1) Lieferungen eines Unternehmers sind Leistungen, durch die er oder in sei nem Auftrag ein Dritter den Abnehmer oder in dessen Auftrag einen Dritten befä higt, im eigenen Namen über einen Gegenstand G egenstand zu verfügen (Verschaffung der Verfügungsmacht). (6) Wird der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, Lieferer, den Abnehmer oder einen vom Lieferer oder vom Abnehmer beauftragten Dritten befördert oder ver sendet, gilt die Lieferung dort als ausgeführt, wo die Beförderung oder Versendung an den Abnehmer oder in dessen Auftrag an einen Dritten beginnt ... (7) Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind. Sie können auch in einem Unterlassen oder im Dulden einer Handlung oder eines Zustandes bestehen ...
Diese „Auszüge“ aus dem umfangreichen § 2 des UStG belegen sehr deutlich, dass der Gesetzgeber versucht, möglichst weitgehend alles, was ein Umsatz sein könnte, zu erfassen. Auch der „Ort der sonstigen Leistung“ ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Umsatzsteuerregelungen: § 3a UStG ( 1) Eine sonstige Leistung wird ... an dem Ort ausgeführt, von dem aus der Unternehmer sein Unternehmen betreibt. Wird die sonstige Leistung von einer Betriebsstätte ausgeführt, so gilt die Betriebsstätte als der Ort der sonstigen Leistung.
Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die Steuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Das Finanzamt spricht von einem Voranmeldungszeitraum. Dieser beträgt in der Regel einen Monat, in Ausnahmefällen ein viertel Jahr. Die Meldefrist beträgt 10 Tage.
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Lese-Ausflug 7 § 18 UStG (1) Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungs zeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzu geben, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat ... Die Vorauszahlung ist i st am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig. (2) Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 6.136 Euro, ist der Kalendermonat Vor anmeldungszeitraum. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr K alenderjahr nicht mehr als 512 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der VerVer pflichtung zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien ...
WISO Tipp Von den Finanzämtern wird inzwischen keine Überziehung mehr toleriert. Spätestens am 10. müssen also das Formular und die Zahlung beim Finanzamt eingegangen sein. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie keine Einzugsermächtigung erteilt haben! Es drohen Ihnen sonst Verzugszinsen oder sogar Strafgebühren. Mit dem Homebanking-Modul WISO Mein Geld können Sie Ihren Zahlungsverkehr fristgerecht organisieren.
Die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann um einen Monat verlängert werden. Der Gesetzgeber nennt dies Dauerfristverlängerung. Für Betriebe oder Personen, die nur quartalsweise zur Abgabe verpflichtet sind, lohnt sich das ganz besonders dann, wenn keine Sondervorauszahlungen nötig sind. Für alle anderen gilt, dass bei einer Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung zu Beginn des Kalenderjahres zu leisten ist, die 1/11 der Summe der Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres entspricht. § 46 UStDV Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Abgabe der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen Vorauszahlungen ... um einen Mo nat zu verlängern ... § 47 UStDV (1) Die Fristverlängerung ist bei einem Unternehmer, Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich abzugeben hat, unter der Auflage zu gewähren, dass dieser eine Sondervorauszahlung auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet. Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr. Kalenderjahr.
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Soll & Haben § 48 UStDV (2) Der Unternehmer hat die Fristverlängerung für die Abgabe der Voranmeldung bis zu dem Zeitpunkt zu beantragen, an dem die Voranmeldung, für die die Fristverlängerung erstmals gelten soll, nach § 18 Abs.1, 2 und 2a des Gesetzes abzugeben ist.
Außer den Voranmeldungen muss einmal im Jahr eine Jahreserklärung (Umsatzsteuererklärung) abgegeben werden. § 3 UStG Der Unternehmer hat für das Kalenderjahr oder für den kürzeren Besteuerungs zeitraum eine Steuererklärung nach na ch amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzu geben, in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss, der sich zu seinen Gunsten ergibt ... selbst zu berechnen hat (Steueranmeldung) ... Die Steueranmeldung muss vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben sein.
Die WISO-Buchhaltung erstellt erstellt ...
Für Buchhalter, die mit einer EDV-Buchhaltung arbeiten (etwa der WISO-Buchhaltung) ist die Umsatzsteuervoranmeldung kein Problem. Sind alle Buchungsvorgänge zeitlich richtig erfasst, wirft das Programm eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung aus, die gleich als – oder in das – Formular gedruckt werden kann.
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Lese-Ausflug 7 Diese Formulare werden allerdings bei den Finanzämtern nicht mehr gern gesehen. Offiziell ist es ab Januar 2005 Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldung online vorzunehmen. Die Finanzämter stellen dafür die Software Elsterformular bereit, die das Ausfüllen der Formulare am Bildschirm und das anschließende versenden an Ihre Finanzbehörde ermöglicht. WISO Tipp Als Anwender von WISO Buchhalter benötigen Sie Elsterformular nicht. Das Programm erlaubt Ihnen das Erstellen und Versenden der Umsatzsteuererklärung direkt aus der laufenden Anwendung, weil ein sogenanntes „Elster-Modul“ bereits integriert ist.
Den „diebischen Vogel“ des Finanzamts benötigen Sie als Anwender der WISO Software nicht!
Gar nicht diebisch: Elster ELSTER ist eine Erfolgsgeschichte: Bislang 230 Millionen Mal ist der elektronische Datenweg zum Finanzamt inzwischen genutzt worden – in der Öffentlichkeit weit-
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Soll & Haben gehend unbemerkt. Sang- und klanglos, auch weil es fast nie Probleme mit ELSTER gab. Verwirrend war und ist nur, dass der Kurzbegriff ELSTER in der Öffentlichkeit für drei verschiedene Verfahren oder Dienste der Finanzverwaltung verwandt wurde, die an sich nur das technische Übertragungsverfahren gemeinsam haben: ELSTER, ElsterFormular und neuerdings ElsterOnline. ELSTER ist die Bezeichnung für eine Softwarekomponente des Fiskus, die in die meisten Steuer- und Finanzbuchhaltungsprogramme – etwa von WISO – eingebaut ist. So können die Anwender dieser Produkte alle Funktionen der elektronischen Steuerdatenübermittlung nutzen, vorausgesetzt ELSTER wird von dem jeweiligen Programm unterstützt. Daneben hat die Steuerverwaltung selbst ein eigenes Ausfüllprogramm für Steuererklärungen entwickelt, quasi die Steuerformulare für den Bildschirm. Dieses Programm nennt sich ElsterFormular. Es hat eine einfache - an den Steuerformularen orientierte - Eingabeoberfläche und nutzt natürlich ebenfalls den Übertragungsweg ELSTER. ElsterOnline, das neue Internet-Portal von ELSTER bündelt die Online-Dienstleistungen der Finanzverwaltung. ElsterOnline ist so eine Art elektronisches Finanzamt. Da braucht man also kein spezielles Programm, ein Internetbrowser genügt, um teilnehmen zu können. Einkommensteuer
Neu ist die Möglichkeit, Steuererklärungen nicht mehr als Ausdruck auf Papier, sondern als verschlüsselte Datei per Internet an das Rechenzentrum des Finanzamtes zu schicken, nicht. Das Verfahren an sich – 1999 für jedermann freigegeben – nennt sich ELektronische STeuerERklärung. Es wurde zunächst für die Abgabe der Einkommensteuer konzipiert, später auf andere Steuerarten (Umsatz- und Lohnsteueranmeldung) ausgeweitet. Der Marktführer unter den Steuerprogrammen für den PC, das WISO-Sparbuch, war das erste Programm, das diesen komfortablen und vorteilhaften Weg ermöglichte. Schon im ersten Jahr machten mehr als 20.000 Steuerzahler davon Gebrauch, heute sind es Millionen. Einziger Wehrmuttropfen: Weil das Gesetz auf der Einkommensteuererklärung eine Unterschrift verlangt und in den meisten Fällen auch die Steuerkarte vorgelegt werden musste, war es bisher notwendig, neben der Datenübertragung per Internet auch noch einen speziellen Ausdruck zu unterschreiben und ihn mit der Steuerkarte – und eventuell weiteren Unterlagen – an das Finanzamt zu schicken. Auch das ist jetzt zu Ende: Neuerdings ist die komplette Steuererklärung online möglich. Voraussetzung war die Einführung der elektronischen (also papierlosen) Steuerkarte
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Lese-Ausflug 7 für alle Arbeitnehmer und eine digitale Signatur (das Finanzamt muss ja sicher sein, dass nicht ein Fremder Ihre Steuererklärung abgibt).
Welche Vorteile hat die elektronische Steuererklärung?
Auf einen Nenner gebracht: Schnellere Rückzahlung, weniger Fehler, keine Belege mehr einrichen. Die Bearbeitung beim Sachbearbeiter im Finanzamt erfolgt nicht mehr nach dem „first come, first serve“-Prinzip. In allen Ländern werden die elektronischen Erklärungen heute bevorzugt bearbeitet. Früher war das anders: wer zuerst abgab, kam als erster dran, egal auf welchem Wege die Abgabe erfolgte. Das ist heute einer der großen Vorteile von ELSTER: in vielen Fällen bereits nach 14 Tagen, längstens aber nach 4 Wochen ist das Geld auf dem Konto! Denn: bei der elektronischen Form entfallen für den Sachbearbeiter beim Finanzamt zeitraubende Überprüfungen und Einzelberechnungen. Dies hat sein „Kollege“ ELSTER schon auf dem PC des Absenders vorher durchgeführt. Und die Daten müssen im Finanzamt nicht noch einmal manuell von Papier in die EDV der Verwaltung übertragen werden (wodurch manchmal auch Fehler entstanden und immerhin jeder vierte bis fünfte Bescheid falsch war). Dieser gesamte Zeitaufwand entfällt beim Online-Verfahren. Zu gut Deutsch: Auch wenn Ihre Steuererklärung online nicht bevorzugt würde, ginge es einfach schneller. Und dann verzichten alle Finanzämter bei der elektronischen Abgabe auch noch darauf, dass Sie Belege mitschicken. Trotzdem müssen Quittungen und Unterlagen aufgehoben werden – sollte etwas unklar sein, kann der Sachbearbeiter nämlich doch noch Einsicht in Ihre Dokumente verlangen. Aber zunächst einmal brauchen Sie keine Nachweise einzureichen. Wenn Sie nicht schon signieren nur einen so genannten „Kurzausdruck“ mit Ihrer Unterschrift, gegebenenfalls die Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers (früher die Lohnsteuerkarte, normalerweise werden die Daten heute elektronisch ans Finanzamt geschickt), Spendenquittungen und übrige Steuerabzugsbescheinigungen (beispielsweise Erträgnisaufstellungen Ihrer Bank zu Zinseinkünften oder Dividenden). Lohnsteuerbescheinigungen auf Papier gabs noch bis Ende 2004. Seither müssen Arbeitgeber alle Daten papierlos an die Finanzverwaltung übermitteln, der Arbeitnehmer bekommt nur noch eine Bescheinigung über die übermittelten Werte, auf der die so genannte eTIN („Electronic Taxpayer Identification Number“) vermerkt ist, unter der die Werte ans Finanzamt gegangen sind. Die eTIN ist sozusagen der Personalausweis für Ihren Lohnsteuerdatensatz im Rechenzentrum der Finanzbe-
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Soll & Haben hörden. Formal brauchen Sie heute mit Ihrer Steuererklärung also keine Lohnsteuerbescheinigung mehr mit einzureichen. WISO Tipp Sie können trotzdem ein Duplikat Ihrer Lohnsteuerbescheinigung mit ans Finanzamt schicken. Denn ein Feldversuch in Berlin hat gezeigt, dass es mit der eTIN Probleme geben kann. Sie ist eine errechnete Kombination, die sich aus dem Namen und den Geburtsdaten ergibt. Es hat sich gezeigt, dass es mehrere „Thomas Becker“ oder „Maria Maier“ gibt, die denselben Geburtstag haben. Klartext: mehrere Lohnsteuerbescheinigungen, die überhaupt nichts miteinander zu tun haben, können dieselbe eTIN aufweisen. Und dann geht die Suche los. Wenn Sie Ihre eigene Bescheinigung mit einreichen, ist die Sache schneller klar, welcher Datensatz nun wirklich zu Ihnen gehört.
Neuerdings können Sie sogar darauf verzichten, den so genannten „Kurzausdruck“ ans Finanzamt zu schicken. Voraussetzung, sie nutzen die digitale Signatur, um Ihre elektronisch übermittelten Daten zu „unterschreiben“ – mehr zu diesem Verfahren weiter unten. Allerdings: Spendenquittungen und übrige Steuerabzugsbescheinigungen, sofern überhaupt vorhanden, müssen Sie trotzdem weiter einreichen, weil die bisher nicht elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden (können). Daran wird noch gearbeitet. Was passiert mit den Daten beim Finanzamt?
Fall eins: Sie signieren noch nicht digital und schicken nach der elektronischen Übertragung den so genannten „Kurzausdruck“ ans Finanzamt. Solange dem Sachbearbeiter Ihr unterschriebener Kurzausdruck nicht vorliegt „schlummern“ Ihre Daten. Erst mit der individuellen „Telenummer“ auf Ihrem Ausdruck kann der Sachbearbeiter – und niemand sonst – Ihren Fall „aufschließen“ und auf seinen Bildschirm holen. Dann prüft er kurz Ihre Ihrer Angaben und schickt den Datensatz per Knopfdruck wieder in das Rechenzentrum zurück. Dort wird dann sofort und automatisch Ihr Bescheid gedruckt. Fall zwei: Sie nehmen an dem Verfahren mit der digitalen Signatur teil. Dann bekommt der Sachbearbeiter in einigen Ländern wie bei einer neu eintreffenden EMail einen Hinweis auf seinen Bildschirm, dass Sie Ihre Erklärung eingereicht haben und er sie bearbeiten soll. In anderen Ländern druckt der Finanzamtscomputer ein dem Kurzausdruck ähnliches Papier aus und das bekommt Ihr Sachbearbeiter als Arbeitsauftrag. Der kann sich Ihre Daten dann ebenso wie bei der Variante
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Lese-Ausflug 7 „Kurzausdruck“ auf den Bildschirm holen, die Angaben prüfen und per Knopfdruck den Versand Ihres Bescheides veranlassen. In beiden Fällen haben Unbefugte keine Möglichkeit, in Ihre Daten Einblick zu nehmen – auch wenn Ihr Nachbar die Telefonleitung anzapfen würde: auf diesem Wege könnte er nicht herausbekommen, wie Sie finanziell gestellt sind. Wie sicher ist die Übertragung?
So sicher, dass das Verfahren – wegen des Vorbehalts der Sicherheitsbehörden, auch verschlüsselte Daten in begründeten Fällen einsehen zu können – in USA oder in unserem Nachbarland Frankreich beispielsweise nicht freigegeben würde. Ihr Datensatz wird „hybrid“ verschlüsselt: zunächst Triple DES (112bit Schlüssel) und anschließend RSA (1024bit Schlüssel). Da werden also die besten Chiffrierverfahren kombiniert. Diese Verfahren sind weltweit noch nicht „geknackt“ worden. Sie brauchen also absolut keine Bedenken zu haben, dass Hacker in Ihre sensiblen persönlichen Daten sehen können. Die Unversehrtheit der Daten wird über einen so genannten Hash-Code gewährleistet. Übrigens: Es werden auch nur die Daten ans Finanzamt übertragen, die Sie selbst eingegeben haben. Der Fiskus kann nicht etwa gleichzeitig Ihren Computer ausschnüffeln. Nur, was Sie selbst wollen, landet im Rechenzentrum der Finanzbehörden. Die ELSTER-Infrastruktur wurde durch übrigens den TÜV-IT überprüft und mit dem Sicherheitszertifikat der TÜV Informationstechnik GmbH bestätigt. Daten weg und dach Fehler entdeckt
Kein Problem, wenn Sie nicht digital signieren. Dann verbessern Sie den Fehler einfach und versenden die Daten erneut. Und dem Finanzamt schicken Sie den zweiten (oder dritten, oder vierten …) Kurzausdruck. Durch die spezielle „Telenummer“ ist der neue Datensatz mit dem jeweils entsprechenden neuen Ausdruck fest verbunden. Das bedeutet, dass der Sachbearbeiter beim Finanzamt nur den Datensatz von Ihnen „aufschließen“ kann, der mit dem vorliegenden Ausdruck übereinstimmt. Die anderen Datensätze – wie viele auch immer – werden dann automatisch gelöscht. Wenn Sie digital signieren – egal mit welchem technischen Verfahren – geht das nicht mehr. Mit dem Absenden der Daten einschließlich elektronischer „Unterschrift“ haben Sie Ihre Steuererklärung rechtlich „abgegeben“. Eine Änderung ist dann nur noch nach vorheriger (und wohl schwieriger) Abstimmung mit Ihrem Sachbearbeiter vom Finanzamt denkbar. In diesem Punkt ist die Abgabenordnung (AO) bisher gnadenlos – das Problem ist dem Fiskus aber bewusst und an einer Lösung wird gearbeitet. Wann sie kommt ist aber ungewiss.
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Soll & Haben Was passiert, wenn mein Finanzamt die „komprimierte Steuererklärung“ ablehnt?
Das dürfte eigentlich gar nicht passieren: alle Bundesländer haben sich dem elektronischen Verfahren angeschlossen. Dennoch erhalten wir in Einzelfällen immer mal wieder Beschwerden von Zuschauern, dass ihr Finanzamt (oder der Sachbearbeiter) die Annahme des Kurzausdrucks verweigert hätte. Klartext: Sie haben ein Recht darauf, dass Ihre per ELSTER übergebene Steuererklärung bearbeitet und beschieden wird, auch wenn Ihr Sachbearbeiter seinen Bildschirm, die Tastatur oder vielleicht auch nur Sie persönlich nicht mag Was bietet die kostenlose CD vom Finanzamt?
Mit einem Wort: wenig! Die Finanzbehörden sprechen im Zusammenhang mit ElsterFormular von einem „Programm“, mit Softwareprodukten zur Steuererklärung – wie etwa dem Marktführer WISO-Sparbuch – ist das aber nicht vergleichbar. Ausgewachsene Programme beraten den Anwender in Steuerfragen, zeigen ihm Wege, wie er am meisten von seinem zu viel bezahlten Steuergeld wieder zurückholen kann und geben ihm die Möglichkeit, im Streitfall auf Urteile und Anweisungen zu verweisen, die vielleicht noch nicht mal der Sachbearbeiter im Finanzamt kennt (oder nicht kennen will). ElsterFormular dagegen ist im Prinzip nichts anderes, als eine elektronische Form der Steuerformulare, die auf dem Bildschirm angezeigt und ausgefüllt werden können. Als „Hilfe“ bekommt der Anwender nicht mehr, als er auch als gedrucktes Heftchen bekommt, wenn er sich die Papierformulare beim Finanzamt holt. Eine steuerliche Beratung findet nicht statt – ganz zu schweigen etwa von legalen „Tricks“, wie man Steuern sparen kann. Der Anwender muss im Prinzip selber wissen, welche Formulare er einreichen kann und wo er etwas eintragen muss. Einziger Service: ElsterFormular rechnet am Ende aus, ob etwas nachzuzahlen oder eine Rückerstattung zu erwarten ist und schickt die Daten anschließend (wie oben beschrieben) digital ans Finanzamt. Anmeldesteuern
Für die so genannten Anmeldesteuern – etwa die Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldung – ist rechtlich keine Unterschrift nötig (die Anmeldung erfolgt ja nur vorläufig). Deshalb wurde das Verfahren der elektronischen Datenübermittlung – das auch dem Fiskus eine Menge Arbeit (und Personal) spart – schnell ausgeweitet und die WISO-Buchhaltung war wieder einmal eines der ersten Programme, die die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung nutzen konnte. Statt einen Ausdruck per Post oder Boten (und rechtzeitig) an das Finanzamt zu schicken, konnte der Anwender seine Anmeldung per Internet direkt an das Rechenzentrum seines Fi-
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Lese-Ausflug 7 nanzamtes übermitteln. Ein spezieller Ausdruck ist auch hier möglich, dient aber nur der Kontrolle – und für die eigene Ablage. Seit 1. Januar 2005 ist die elektronische Abgabe der Umsatzsteuer Pflicht für alle – auch Kleingewerbetreibende, Freiberufler, Ich-AGs und andere müssen ihre Voranmeldungen jetzt auf elektronischem Wege abliefern. Für Härtefälle gab’s eine Übergangsfrist, in der „… auf Antrag“ noch Papier akzeptiert wurde. Aber auch das ist längst vorbei und nur noch in Sonderfällen und nach zäher Einzelabstimmung mit dem Finanzamt, kann man von der zwangsweisen Vorschrift der elektronischen Übermittlung (vorübergehend) befreit werden. Auch dieses Verfahren hat mehrere Vorteile: Buchstäblich noch in letzter Minute kann die Voranmeldung abgegeben werden – die Datenübertragung „drückt“ der verschlüsselt übertragenen Datei einen elektronischen Zeitstempel auf, der für die Fristwahrung maßgeblich ist. Also kann man auch noch kurz vor Mitternacht dafür sorgen, dass keine Säumniszuschläge fällig werden (auf dem Postwege ist dieses Risiko nicht immer ganz auszuschalten). Außerdem kommt zu viel bezahlte Vorsteuer schnell zurück: In vielen Fällen entfällt eine förmliche Prüfung und der Finanzamtscomputer veranlasst postwendend die Auszahlung. Im besten Fall hat man schon zwei Tage nach Abgabe der Voranmeldung sein Geld auf dem Konto. Technische Voraussetzung zur Datenübermittlung ist natürlich auch hier ein PC mit Internetzugang beziehungsweise ein ISDN- oder DSL-Anschluss oder wenigstens ein Modem. Um die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgeben zu können, waren ursprünglich allerdings auch noch einige Vorbereitungen nötig: Als „Datenlieferer“ musste man einmalig einen Antrag auf Zulassung zur Datenübermittlung gemäß § 8 Steueranmeldungs-Datenübermittlungs-Verordnung (StADÜV) ausfüllen. Zwingend erforderlich war es auch, neben der gültigen Genehmigungsnummer (des Programms) auch den Namen des eingesetzten Softwareproduktes anzugeben! Und neben diesem Antrag musste jeder – ebenfalls einmalig – eine Teilnahmeerklärung beim Finanzamt abgeben. Darin versicherte man, dass die Unterlagen und Angaben, die für die Datenübermittlung erforderlich sind, nach bestem Wissen und Gewissen vollständig und richtig zur Verfügung gestellt werden, die übermittelten Daten überprüft und eine berichtigte Steueranmeldung abgegeben wird, wenn eine „Unrichtigkeit“ festgestellt würde. Außerdem verpflichtete man sich, die übermittelten Daten aufzubewahren. Auch das ist passé, spätestens seit der Verpflichtung für jeden Anmelder, den elektronischen Weg zu nehmen.
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Soll & Haben In der Praxis müssen Sie sich um das meiste davon gar nicht kümmern – das tut die WISO-Buchhaltung (oder eines der anderen Buchhaltungsprogramme). Wichtig ist, dass Sie wenigstens den Kontrollausdruck aufheben, falls die Daten auf Ihrem PC mal verloren gehen. Und jedes Mal, wenn Sie eine Anmeldung abgeben wollen, ist eine weitere kleine „Hürde“ zu überwinden: Das so genannte „ELSTER-Modul“, das Ihre Daten aus dem Buchhaltungsprogramm zusammenstellt und an den Finanzamts-Zentralrechner schickt, muss die neueste Version sein. Diese Software wird von der Finanzverwaltung selbst programmiert und kostenlos zur Verfügung gestellt. Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich veraltete (und möglicherweise fehlerhafte oder überholte) Programmteile verwendet werden, wird die auf Ihrem PC vorhandene Version online überprüft, ob sie noch aktuell ist und gegebenenfalls aktualisiert. Folge: Da Sie in der Regel einmal im Vierteljahr oder im Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, müssen Sie möglicherweise jedes Mal vor der Übertragung Ihrer eigenen Daten das neueste Modul von „Elster“ beziehungsweise Teile davon vom Rechner der Finanzverwaltung downloaden und aktivieren. Die WISO-Buchhaltung macht das automatisch, aber... WISO Tipp Die dafür notwendige Zeit (je nach verwendeter Übertragungstechnik unterschiedlich) sollten Sie einkalkulieren – vor allem dann, wenn Sie die Anmeldung „auf den letzten Drücker“ abgeben. Im schlechtesten Fall könnte nämlich genau die für das Downloaden benötigte Zeit dazu führen, dass Sie die Abgabefrist überschreiten. Also lieber nicht erst zwei Minuten vor Mitternacht damit anfangen!
Wie sicher ist das Verfahren? Um die Jahreswende 2004/2005, als vielen Firmen zum ersten Mal klar wurde, dass sie bald kein Papier mehr abgeben durften, machten Horrormeldungen die Runde, dass ELSTER Unternehmen in den Ruin treiben könnte. Selbst der renommierte Branchenverband BITKOM e.V. ließ sich vor den Karren spannen und warnte öffentlich: „Damit wird dem Schindluder Tür und Tor geöffnet“. Den Unternehmen in Deutschland wurde gar geraten, ihre Einzugsermächtigungen für Steuerzahlungen bei den Finanzämtern zu kündigen. Dran war an allem nichts, dahinter steckten womöglich gigantische Interessen. Erst nach WISO-Recherchen, die alle Vorwürfe widerlegten, zog BITKOM kleinlaut zurück. Trotzdem fragen immer wieder mal besorgte Steuerzahler nach, ob denn da alles mit rechten Dingen zugehe.
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Lese-Ausflug 7 BITKOM und andere hatten behauptet, es sei möglich, „… Steuerdaten fremder Unternehmen ohne technische Hürden zu manipulieren und finanzielle Schäden anzurichten“, da sich „… die Unternehmen nicht authentifizieren“ müssten und somit „… böswillige Wettbewerber oder Kunden mit wenigen Mausklicks völlig überhöhte Umsatzsteuern oder Lohnsteuern melden“ könnten. Da die Finanzämter meist Einzugsermächtigungen für die Steuervorauszahlungen besäßen drohe „… Unternehmen der vorübergehende Verlust von Liquidität“. Die Fakten sehen freilich anders aus:
Die von BITKOM zitierten „Steuerexperten“ hatten sowohl die steuerlichen Fachbegriffe als auch die dazugehörenden datentechnischen Prozesse verwechselt. So wurde in der Pressemitteilung immer vom ELSTER-Verfahren gesprochen, gemeint war aber das so genannte ElsterFormular – zwei völlig unterschiedliche Paar Schuhe. Das ELSTER-Verfahren zur Übertragung von Steuerdaten wird (siehe oben) im Wesentlichen bei der Einkommensteuererklärung verwendet und dort ist selbstverständlich eine Authentifizierung (Unterschrift) vorgeschrieben. Auch beim bisherigen „Papierverfahren“ konnten die Steuerdaten fremder Unternehmen manipuliert und abgegeben werden. Durch das schon vor Jahren eingeführte, aber erst seit 2005 für alle „Anmeldesteuern“ verbindliche ElsterFormular, änderte sich die Situation nur in einem einzigen Punkt: Bisher konnte der Absender einer falschen Erklärung (auf Papier) seine Identität sicher verbergen; beim elektronischen ElsterFormular-Verfahren ist jetzt zumindest seine IP-Adresse rückverfolgbar. Die Fälschungshürde wurde also deutlich heraufgesetzt. Im Übrigen würde eine erfolgreiche Manipulation voraussetzen, dass der echte Steuerpflichtige just in diesem Monat und entgegen seiner Verpflichtung selbst keine Anmeldung abgibt … und sein böswilliger Widersacher das auch noch weiß. Nur dann nämlich hätte der Fremde überhaupt Chancen zu manipulieren – treffen nämlich zwei Anmeldungen für denselben Meldepflichtigen (Steuernummer) und denselben Anmeldungszeitraum (Monat, Vierteljahr) bei den Finanzbehörden ein, wird automatisch eine Prüfung veranlasst, bevor eine Abbuchung des Geldbetrages angestoßen wird. Und auch die Aussage „…Bis der Fehler festgestellt und der Betrag rücküberwiesen ist, kann es gerade bei mittelständischen Firmen eng werden. Betriebliche Schäden sind nicht ausgeschlossen“, war blanker Unsinn und eine rein theoretische Gefahr. Es würde nämlich weiter voraussetzen, dass der geschädigte Unternehmer eine fälschlich eingezogene Steuersumme in seinen Kontobelegen nicht erkennt. Denn beim Einzugsverfahren reicht üblicherweise ein Anruf bei der kontoführenden Bank, um den Transfer mit gleicher Wertstellung rückgängig zu machen.
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Soll & Haben Interessant ist, dass bisher weder beim Papierverfahren noch bei den bis bisher eingereichten rund 245 Millionen (ja schon länger möglichen) elektronischen Anmeldungen keine einzige derartige versuchte oder vollendete Falschabgabe bekannt geworden ist. Zudem ist nicht erkennbar, wo angesichts jetzt drohender Enttarnung (IP-Adresse) eine erhöhte Motivation für eventuelle Täter zu suchen wäre, etwas zu tun, wovon sie selbst keinen direkten Vorteil haben. Es ist ein einziger Fall bekannt, in dem zwei befreundete Steuerberater in Absprache mit dem zuständigen Finanzamt diesen krummen Weg technisch ausprobiert und danach Alarm geschlagen haben. Einen solchen konstruierten Vorgang als Beleg heranzuziehen, das neue Verfahren werde womöglich Unternehmen in die Pleite führen, könnte man fast als „Vorsatz“ werten. Zumal, wenn man bedenkt, dass exakt im zeitlichen Zusammenhang damit in der Tagespresse Anzeigen erschienen, in denen Steuerberater und die DATEV darauf hinwiesen, dass Steuerberater mit der neuen Gesetzeslage am besten umgehen könnten. Vielleicht lohnte es sich, da einmal nach den wirtschaftlichen Interessen zu fragen... Im Kommen: die elektronische Signatur
In zwei Punkten hatten die Kritiker allerdings auch nicht ganz Unrecht: Sie bemängelten, dass die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Anwendungen nur Computer aus der Windowswelt kannten, folglich beispielsweise Apple-User keine Chance hatten, ihre Steueranmeldungen papierlos abzugeben. Und: dass eine Authentifizierung, etwa durch eine digitale Signatur, letztlich doch besser wäre. Beidem hat die Finanzverwaltung durch das so genannte Elster-Portal Rechnung getragen: wer keine vernünftige Softwarelösung für seinen Macintosh-Rechner findet, kann seine Anmeldungen online über das Portal der Finanzbehörden abgeben. Und zum Thema digitale Signatur haben sich die Elster-Programmierer eine pfiffige eigene, vor allem aber für den Anwender kostenlose Lösung einfallen lassen: ELSTERonline
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Die drei Möglichkkeiten der digitalen Signatur
Natürlich: wer schon eine digitale Signaturkarte besitzt (beispielsweise medisign, Datev-Card, S-TRUST, SignTrust und D-TRUST), kann auch die anmelden und damit jetzt seine Steueranmeldungen und -erklärungen elektronisch „unterschreiben“, das Verfahren heißt ELSTERPlus. Einem inzwischen von einem großen Sicherheitsunternehmen entwickelten USB-Stick ELSTERSpezial, der das digitale Zertifikat fest eingegossen hat, gaben Fachleute dagegen nur wenig Chancen auf dem Markt. Grund: Der 40 Euro teure USB-Stecker ist zurzeit nur für ELSTER einsetzbar. Prinzipiell ist freier Speicherplatz auf dem Stick vorhanden. Um diesen zu verwenden ist jedoch spezielle Software nötig. Und für andere Signaturen müsste der Käufer ein zweites Mal investieren. Verständlich, dass sich bislang nur ein Vermarkter fand, der das Risiko eingehen wollte, zehntausende solcher Sticks auf Lager zu legen und womöglich auf ihnen sitzen zu bleiben. Für die Masse der Steuerzahler wird wohl die dritte Variante, das so genannte ELSTERBasis, die interessanteste sein. Der Anwender meldet sich mit seinen persönlichen Daten und seiner eigenen Steuernummer am Portal an.
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Soll & Haben
Wenn Steuernummer und Geburtsdatum übereinstimmen, kann’s losgehen
Stimmen die Daten mit den im System der Finanzverwaltung hinterlegten überein, erhält er daraufhin per E-Mail einen Teil und per Brief – an die zu der Steuernummer passende Adresse – den zweiten Teil der Aktivierungsdaten. Nur wer über beide „Schlüssel“ verfügt kann folglich den Zugang aktivieren und ein vorläufiges Zertifikat erzeugen.
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Die Aktivierungsdaten bestehen aus zwei Teilen
Mit diesem vorläufigen Zertifikat kann er sich dann auf seine persönliche Seite im Portal einloggen und erhält erst von dort wieder automatisch das endgültige Zertifikat überspielt, das auf seiner Festplatte abgelegt wird. Und mit diesem Softwareschlüssel auf seinem PC kann er sich künftig in sein Konto bei ELSTERonline einloggen, wo bevorstehende Aufgaben aufgelistet werden – etwa die Anmeldung von Umsatz- oder der Lohnsteuer – aber auch Mitteilungen des Finanzamts im eigenen Postfach landen. . WISO Tipp Mit intelligenten Programmen – wie etwa WISO Kaufmann oder WISO Sparbuch – muss der Anwender aber gar nicht erst das Portal der Finanzbehörden ansteuern. Er kann mit dem Softkey dann direkt aus der jeweiligen Anwendung digital signieren.
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Soll & Haben
Über das private Steuerkonto lassen sich alle Aufgaben regeln
Das Verfahren ist sicherheitstechnisch klug durchdacht und hat vor allem einen Vorteil: es kostet nichts. Einziges Problem: bei Computerproblemen, etwa einen Festplattencrash, oder bei einem Wechsel des Rechnersystems könnte das gespeicherte Zertifikat verloren gehen. Deshalb: WISO Tipp Kopieren Sie sich Ihr Zertifikat zur Sicherheit ein- oder zweimal, beispielsweise auf eine CD-ROM und bewahren Sie die an einem sicheren Ort auf. Im Ernstfall können Sie dann auf einer neuen Festplatte mit der Kopie weiterarbeiten. Die Zukunft: Ein Portal mit durchschlagender Wirkung
ELSTER wird in Zukunft weitere für die Besteuerung relevante Daten wie etwa Kapitalertragsteuern, vermögenswirksame Leistungen und ähnliche sowie notwendige Anlagen zur Steuererklärung (beispielsweise Bilanzen, GuV-Rechnungen) in das Projekt einbeziehen. Das große Ziel von ELSTER ist die durchgehende Realisierung einer personalisierten ELSTER-Portalseite, mit deren Hilfe die Kommunikation zwischen Bürger, Unternehmen und Finanzamt individuell, papierlos und sicher auf elektronischem Wege erfolgt. Der Steuerbürger kann dann beispielsweise seine virtuelle Lohnsteuerkarte aufrufen und bestimmte Daten (Steuerklasse, Adresse, Bankverbindung) selbst än-
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Lese-Ausflug 7 dern. Gleichzeitig hat er die Möglichkeit, seinem Arbeitgeber den elektronischen Zugriff auf die virtuelle Lohnsteuerkarte einzuräumen, so dass dieser schnell und problemlos die neuen Besteuerungsgrundlagen erhält. Auch Unternehmen sollen von den Vorteilen einer direkten Kommunikation profitieren: Sie können dann, um nur ein Beispiel zu nennen, ihre per Mausklick erstellte Bilanz mit Hilfe des Portals an das Finanzamt weiterleiten und festlegen, ob und wie zu erwartende Erstattungsbeträge mit anderen, zu zahlenden Steuern verrechnet werden sollen. Auch Steuerberater werden sich ein Arbeiten ohne ELSTER bald nicht mehr vorstellen können. Sie haben in Zukunft unter anderem die Möglichkeit, sich über das ELSTER-Portal eine Übersicht der von den eigenen Mitarbeitern im letzten Monat erstellten Steueranmeldungen und Steuererklärungen zu beschaffen und sich automatisch anzeigen zu lassen, in welchen Fällen das Finanzamt abgewichen ist. Seit dem Startschuss realisierte das mittlerweile auf vier Standorte verteilte Entwicklerteam der Steuerverwaltung eine schon breite Palette an steuernahen Dienstleistungen. Dazu gehören die Jahressteuererklärungen (Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärung), die Bescheiddatenbereitstellung (durch sie lässt sich die abgegebene Steuererklärung mit dem von der Steuerverwaltung bereitgestellten elektronischen Bescheid automatisiert vergleichen), Umsatzsteuer-Vor- und Lohnsteuer- Anmeldungen und die elektronische Übermittlung der auf der Rückseite der Steuerkarte befindlichen Lohnsteuerbescheinigungsdaten. Noch nicht komplett realisiert ist der System„Baustein“ Steuerkontoabfrage: Zur Entlastung von Routineanfragen zum Steuerkonto bietet ELSTER seit März 2004 im Rahmen eines Pilotprojekts in Hessen ein Online-Auskunftssystem, mit dem Bürger und Steuerberater zeit- und ortsunabhängig aktuelle Informationen zum Steuerkonto einholen können. Dazu gehören beispielsweise Auskünfte zu offenen Forderungen oder über eingegangene Zahlungen. Neben den genannten Diensten für Steuerbürger, Berater und Arbeitgeber bietet ELSTER inzwischen auch zeit- und kostensparende Verfahren für die Kommunikation zwischen der Finanzverwaltung und Städten, Gemeinden, Landkreisen, Kammern und Verbänden. Webbasierte Transferkomponenten ersetzen dabei den althergebrachten Datenaustausch mittels Disketten, Magnetbandkassetten oder Papierformularen. Beispielsweise können die Kfz-Zulassungsstellen der Kommunen und Landkreise die Zulassungsdaten online an die Steuerverwaltung übermitteln. Zwar nur einmal im Monat, dafür aber mit einem hohen Datenvolumen rufen die Industrie- und Handelskammern (IHK) als auch die Handwerkskammern (HWK) die zur Beitrags- und Gebührenerhebung erforderlichen Daten mittels ELSTER bei den Finanzbehörden ab.
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Soll & Haben Dem Steuersünder auf der Spur
Mit ELSTER verfolgt der Fiskus aber auch noch andere Ziele: Mehr denn je ist heute die Ermittlung so genannter „risikorelevanter Fälle“ zur Eindämmung des Steuerbetrugs eine zentrale Aufgabe der Finanzverwaltung. Im Rahmen eines modularen und stufenweise einsetzbaren EDV-Risiko-Managementsystems realisierte ELSTER parallel zum bürgernahen Meldeverfahren eine länderübergreifende Online-Datenabfrage. Auf deren Basis können die Bundesländer per Mausklick bundesweite Namensabfragen durchführen – mit einer Geschwindigkeit, die bisher nicht denkbar war. Auf diese Weise wollen die Finanzämter vor allem auch Steuersünder aufspüren und damit ihren vom Bundesrechnungshof eingeforderten Aufgaben zur Ermittlung risikobehafteter Fälle effizient nachkommen. So weit zu den Grundlagen und gesetzlichen, beziehungsweise datentechnischen Regelungen von Lohn- und Umsatz- und anderen Steuern. Sie genügen, um die buchungspraktischen Grundsätze in den folgenden Abschnitten zu verstehen.
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird Da die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, sollte der gewissenhafte Buchhalter Konten für diese Steuer einrichten und sie aus allen Belegen „herausrechnen“. In der Regel werden die Bruttopreise (incl. Mehrwertsteuer) angegeben (zwingend vorgeschrieben laut Preisauszeichnungsverordnung vom 18.9.1969, neu gefasst am 14.3.1985). In Angeboten an gewerbliche Kunden können aber auch Nettopreise (excl. Mehrwertsteuer) angegeben werden. Hier ist immer auf die entsprechenden Zahlungsbedingungen zu schauen. Zu berücksichtigen ist auch, dass es im Wesentlichen drei Steuersätze in der Bundesrepublik Deutschland gibt (in anderen Staaten ist das unterschiedlich geregelt), wenn man von einigen zusätzlichen Sonderfällen einmal absieht: • Der allgemeine Steuersatz von zurzeit 16 %. Dieser Steuersatz gilt im Wesentlichen für Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch und Einfuhren. • Der ermäßigte Steuersatz von zurzeit. 7 %. Er ist hauptsächlich auf bestimmte Gegenstände bezogen (zum Beispiel Lebensmittel, Bücher, Holz, Vieh- und Pflanzenzucht, Tierzucht, künstlerische Leistungen). • Die Steuerbefreiung von 0 %. Wie wird nun die Steuer ermittelt, wenn sie nicht gesondert ausgewiesen ist? • Bei Nettobeträgen: Betrag * 16/100 = Umsatzsteuer (16 %), Betrag * 7/100 = Umsatzsteuer (7%).
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Lese-Ausflug 7 • Bei Bruttobeträgen: Betrag * 13,7931/100 = Umsatzsteuer (16 %), Betrag * 6,54/100 = Umsatzsteuer (7 %). Zwei Beispiele verdeutlichen diese Berechnungsmethoden: 1. Lieferung eines Buches über 55,89 Euro netto: 55,89 * 7 / 100 = 3,91 Euro (USt.) Der Bruttobetrag beträgt: 55,89 + 3,91 = 59,80 Euro. 2. Warenlieferung über 2500,00 Euro brutto: 2500 * 13,7931 / 100 = 344,83 Euro (USt) Der Nettobetrag beträgt: 2500,00 – 344,83 = 2155,17 Euro. Eigentlich könnte man alle Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer und Mehrwertsteuer) über ein Konto laufen lassen. Am Ende käme schon das korrekte Ergebnis – die Zahllast an das Finanzamt – heraus (soweit keine Fehler bei den Buchungen gemacht wurden). Die Übersicht wäre dadurch doch sehr erschwert und die Fehlersuche im Bedarfsfall recht schwierig. Außerdem verlangt das Finanzamt in den amtlichen Formularen den getrennten Ausweis der Steuerbeträge, sodass eine getrennte Verbuchung unumgänglich ist. Es wird in der Buchhaltung sowohl ein Konto für die Vorsteuer als auch für die Umsatzsteuer eingerichtet. Das Vorsteuerkonto schließt man dann über das Umsatzsteuerkonto ab und ermittelt so die Zahllast. Die Buchung für einen Wareneingang sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer folgendermaßen aus: 5200 Wareneinkauf
4.000 Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %
640 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten 4.640 Euro. Die Buchung für einen Warenverkauf sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer folgendermaßen aus: 1200 Forderungen
9.860 Euro
an 4000 Umsatzerlöse
8.500 Euro und
3805 Umsatzsteuer 16 %
1.360 Euro
Abgeschlossen wird: 3805 Umsatzsteuer 16 %
640 Euro
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Soll & Haben an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %
640 Euro
Der Saldo, der sich auf dem Konto 3805 Umsatzsteuer beim Abschluss ergibt, ist die Zahllast an das Finanzamt. Auf T-Konten sieht das Beispiel folgendermaßen aus:
Diese Form der Umsatzsteuerverbuchung wird auch als Nettoverfahren bezeichnet. Das Bruttoverfahren verzichtet auf eine Einzelberechnung der Umsatzsteuer. Hier werden alle Beträge brutto auf den entsprechenden Konten verbucht und erst zum Ende des Voranmeldungszeitraums aus den Konten herausgezogen. Dies ist nur sinnvoll bei kleineren Betrieben mit wenigen Rechnungen beziehungsweise im Einzelhandel dort, wo die Umsatzsteuer noch nicht gesondert herausgerechnet wird. Umsatzsteuer ist natürlich nicht nur bei Warenbuchungen zu berücksichtigen. Jede Rechnung, die in einem Unternehmen geschrieben wird (Ausgangsrechnungen) oder hereinkommt (Eingangsrechnungen), ist auf Umsatzsteuer hin zu prüfen. Zahlungen an das Finanzamt sind relativ zügig zu leisten. Nicht ganz so zügig geht der umgekehrte Weg. In beiden Fällen kann es vorkommen, dass zu einem Abschlusszeitpunkt (Monats-, Quartals-, Jahresende) eine Zahllast an das Finanzamt noch offen steht oder vom Finanzamt noch Zahlungsüberhänge zu erwarten sind. Dann wird die Zahllast an das Finanzamt über sonstige Verbindlichkeiten, der Zahlungsüberhang über sonstige Forderungen in der Bilanz abgeschlossen. Die Verbuchung der Zahllast auf sonstige Verbindlichkeiten nennt man auch Passivierung (nach der Passivseite der Bilanz, auf der hier gebucht wird), die Verbu-
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Lese-Ausflug 7 chung des Überhangs auf sonstige Forderungen nennt man auch Aktivierung (nach der Aktivseite der Bilanz). Eine spezielle Kontierung für die Umsatzsteuer muss bei der WISO-Buchhaltung nicht vorgenommen werden. Bei der Buchungseingabe muss aber vermerkt werden, um welchen Steuersatz es sich handelt (bei der so genannten „Standardbuchung“ kann das für jeden Satz permanent vergeben werden). Die vorgegebenen Steuersätze sind bereits festen Konten zugeordnet. Über Bearbeiten - Parameter - Sonstige - Umsatzsteuer können diese Zuordnungen angepasst werden. Dazu ist nur der jeweilige Steuersatz durch Doppelklick auszuwählen. Im folgenden Dialog kann auf der Registerkarte FiBu die Kontenzuordnung geändert werden.
Kontenzuordnungen lassen sich anpassen.
Beim Buchen kann der passende Umsatzsteuersatz - wenn er nicht sowieso schon richtig vorgegeben wurde - aus einer Liste auswählen. Die vorgegebene Kontenzuordnung wird dabei natürlich berücksichtigt.
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Soll & Haben
Der Umsatzsteuersatz kann aus einer Liste ausgewählt werden.
Eine Abgrenzung der gezahlten oder nicht gezahlten Umsatzsteuer am Ende einer Periode muss nicht mehr durch Umbuchungen erfolgen, da die WISO-Buchhaltung dies automatisch berücksichtigt.
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern Jedes Unternehmen muss sich mit einer Vielzahl von Steuern auseinander setzen. Die Umsatzsteuer ist die gängigste neben den Einkommenssteuern. Man unterscheidet grundsätzlich in: • Aktivierungspflichtige Steuern (zum Beispiel Grunderwerbssteuer). • Aufwandsteuern (u.a. Gewerbesteuer, KfZ-Steuer, Wechselsteuer) • Personensteuern (Einkommen- und Kirchensteuer, Vermögenssteuer, Körperschaftssteuer).
Aktivierungspflichtige Steuern werden über die Bilanz abgeschlossen zum Beispiel die Grunderwerbssteuer wird folgendermaßen gebucht: 0200 Grundstücke an 1800 Bank
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Aufwandsteuern sind Aufwendungen des Unternehmens, die den Gewinn mindern (oder den Verlust vergrößern). Sie sind erfolgsbeeinflussend und daher auch auf Erfolgskonten zu buchen und über die Gewinn- und Verlustrechnung abzuschließen. Die Kfz-Steuer wird folgendermaßen verbucht: 6570 Kfz-Steuer an 1800 Bank Bei den Personensteuern ist das nicht so einfach festzulegen. Sie betreffen die Person des Unternehmers und werden über das Privatkonto abgeschlossen. Deswegen werden sie auch Privatsteuern genannt. Die Buchung der Einkommensteuer für den Unternehmer lautet: 2100 Privatkonto an 1800 Bank Kapitalgesellschaften (wie die AG oder GmbH) zahlen keine Einkommensteuer, dafür aber Körperschaftssteuer. Da bei Kapitalgesellschaften kein Kapitalkonto vorhanden ist, wird über ein besonderes Abgrenzungskonto zwischengebucht. Auch hier findet dann ein Abschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung
statt. Die Vermögenssteuer kann sowohl bei Personen- als auch bei Kapitalgesellschaften anfallen. Entsprechend wird dann auch gebucht: im ersten Fall über das Privatkonto, im zweiten Fall über das Zwischenkonto. Zusammenfassend kann gesagt werden: • Aktivierungspflichtige Steuern sind kein Aufwand, sondern Anschaffungsnebenkosten. Sie erhöhen den Wert einer Sache. • Aufwandsteuern gehen in die Kalkulation der Erzeugnisse ein. Sie mindern den Gewinn, andererseits aber auch den Aufwand an Personensteuern. Personensteuern dürfen nicht den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Sie sind „aus dem Gewinn“ zu zahlen.
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Lese-Ausflug 8 Pflicht und Kür: Darf’s ein wenig mehr sein?
Was Sie sonst noch können müssen: Spezielle Buchungstechniken Wer sich durch die vorangegangenen Kapitel gearbeitet hat, besitzt schon grundlegendes Wissen über die doppelte Buchführung. Bevor wir aber zum Jahresabschluss kommen, sollen noch einige spezielle Buchungstechniken und Buchungsfälle angeschaut werden: • Besonderheiten auf Warenkonten (Rabatte und Boni, Rücksendungen, Gutschriften) • Besonderheiten im Zahlungsverkehr (Wechselbuchungen, Rückbuchungen) • Das Privatkonto • Probleme bestimmter Unternehmensformen (Einzelhandel, Industrie) In allen Fällen handelt es sich um Themen, die bereits behandelt wurden und in diesem Kapitel hinsichtlich erweiterter Problemfälle betrachtet werden.
Besonderheiten auf Warenkonten Die Warenkonten gehören in den Unternehmen aus Einzel-, Großhandel und Industrie sicherlich zu den wichtigsten Konten überhaupt. Schließlich dreht sich ja der ganze Geschäftsverkehr um die Waren, die hergestellt, weiterverarbeitet oder gehandelt werden.
Achten Sie auf das Kleingedruckte: Warenbezugsnebenkosten Es ist in der Praxis so, dass neben dem reinen Warenpreis beim Kauf eines Produktes weitere Kosten anfallen – die so genannten Warenbezugskosten oder, genauer die Anschaffungsnebenkosten. Das sind je nach Fall Transportkosten, Zölle, Vermittlungsgebühren, Mindermengenzuschläge, Versicherungen und so fort. Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass diese Kosten zu den Anschaffungskosten (also zum Warenpreis) zuzurechnen sind. § 255 HGB (1) Anschaffungskosten sind die Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, soweit sie dem Vermögensgegenstand einzeln zugeordnet werden können. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie
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Soll & Haben die nachträglichen Anschaffungskosten. Anschaffungspreisminderungen sind abzusetzen. (2) Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Herstellung eines Vermö gensgegenstands, seine Erweiterung oder für eine über seinen ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Dazu gehören die Materialkosten, die Fertigungskosten und die Sonderkosten der Fertigung ... (3) Zinsen für Fremdkapital gehören nicht zu den Herstellungskosten. Zinsen für Fremdkapital, das zur Finanzierung der Herstellung eines Vermögensgegen stands verwendet wird, dürfen angesetzt werden, soweit sie auf den Zeitraum der Herstellung entfallen ...
Dieses Thema wurde bereits bei der Preiskalkulation angesprochen, die buchungstechnische Abwicklung blieb aber außen vor. Das soll nun nachgeholt werden. Gebucht werden diese Kosten nach dem SKR 4 auf dem Konto 5800 Anschaffungsnebenkosten . Abgeschlossen wird es über das Konto 5200 Wareneingang.
Beispiel: Eine Warenrechnung enthält die Posten: 500,- Euro Warenwert (netto), Mindermengenzuschlag 5 % auf den Nettopreis, Verpackungskosten 10,- Euro (netto). Transportversicherung 3,50 Euro. Der Transporteur kassiert bei der Anlieferung 10,- Euro brutto. Folgende Buchungssätze ergeben sich aus diesem Fall: 1. 5200 Wareneingang,
500,- Euro und
1405 anrechenbare Vorsteuer,
80,- Euro
an3310 Verbindlichkeiten,
580,- Euro
2.5800 Anschaffungsnebenkosten,
38,50 Euro
1405 anrechenbare Vorsteuer,
5,60 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten,
44,10 Euro
3.5800 Anschaffungsnebenkosten,
8,62 Euro
1405 anrechenbare Vorsteuer,
1,38 Euro
an 1600 Kasse,
10,- Euro
Die vorbereitende Abschlussbuchung lautet:
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4.5200 Wareneingang,
47,12 Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten,
47,12 Euro
Lese-Ausflug 8 Auf den Warenkonten sieht dies folgendermaßen aus:
Was zahlt der Kunde sonst noch? Warenverkaufsnebenkosten Ähnlich wie beim Wareneinkauf können auch beim Warenverkauf Nebenkosten entstehen. Wenn sich diese auf den Kunden abwälzen lassen, so entstehen „Verkaufserlöse“. Werden diese Nebenkosten – auf Grund von Verträgen und Lieferbedingungen – aber selbst getragen, müssen diese Kosten separat gebucht werden. Die Kontengruppe 6700 – 6790 des SKR 4 Kosten der Warenabgabe enthält alle dazu nötigen Konten: 6700 Kosten der Warenabgabe 6710 Verpackungsmaterial 6740 Ausgangsfrachten 6760 Transportversicherungen 6770 Verkaufsprovisionen 6780 Fremdarbeiten 6790 Aufwand für Gewährleistung Sie sehen, das neben den direkten Bezugskosten wie „Verpackungsmaterial“, „Ausgangsfrachten“ und „Transportversicherungen“ auch „Verkaufsprovisionen“ und „Fremdarbeiten“ – soweit sie im Zusammenhang mit dem Verkauf stehen – zu den Warenverkaufsnebenkosten gerechnet werden. Fremdarbeiten können zum Beispiel Installationskosten sein; irgendein nicht direkt zum Unternehmen gehörender Dienstleister baut das Produkt auf oder installiert es beim Kunden. Beispiel: In Rechnung gestellt werden: Warenverkauf 2.500 Euro (netto), Pauschale für Versandkosten 15,- Euro (netto). Kosten für Verpackungsmaterial 15,- Euro (brutto) werden selbst übernommen.
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Soll & Haben Die Buchungssätze lauten: 1.1200 Forderungen,
2917,40 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
2515,- Euro
und 3805 Umsatzsteuer 16%,
402,40 Euro
2.6710 Verpackungsmaterial,
12,93 Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %,
2,07 Euro
an 1600 Kasse,
15.00 Euro
Wenn was nicht in Ordnung war: Rücksendungen und Gutschriften Immer wieder kann es vorkommen, dass Waren zurückgeschickt werden, sowohl von Kunden als auch an Lieferanten. Oder es erfolgen Gutschriften, weil die Ware nicht dem Angebot entsprach, teilweise wertgemindert war oder aus sonstigen Gründen. Auch damit muss sich der Buchhalter auseinander setzen und die Vorgänge in der Buchhaltung transparent machen. Beim Wareneinkauf sind folgende Konten zu bebuchen: 5710 Nachlässe 7 % 5720 Nachlässe 16 % Wieder handelt es sich um Unterkonten des Wareneingangskontos. Abgeschlossen wird also wieder über das Wareneinkaufskonto. Auf der Warenverkaufsseite sind folgende Konten zu bebuchen: 4700 Erlösschmälerungen Es handelt sich um Unterkonten zum Warenverkaufskonto. Entsprechend wird auch über dieses Konto abgeschlossen. Wichtig in allen Fällen ist, dass eine Korrektur der Umsatzsteuer stattfindet.
Beispiel: 1. Wir bekommen von einem Lieferanten eine Gutschrift über 20 % auf eine vorausgegangene Lieferung über 20.000,- Euro (netto), da die Qualität der Ware nicht der Bestellung entsprach. 2. Ein Kunde sendet Waren zurück. Wir schreiben ihm gut: 1.000 Euro (netto). Die Buchungssätze lauten:
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Lese-Ausflug 8 1.3310 Verbindlichkeiten,
4.640,- Euro
an 5720 Nachlässe,
4.000,- Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer,
640,- Euro.
2.4700 Erlösschmälerungen,
1.000,- Euro und
3805 Umsatzsteuer,
160,- Euro
an 1200 Forderungen,
1.160,- Euro.
Darf es etwas weniger sein? Rabatte und Boni Mit Nachlässen auf den Rechnungsbetrag – so genannte Skonti – haben wir uns schon bei den Buchungen zum Zahlungsverkehr beschäftigt. Mit Rabatten hat es der Buchhalter einfacher: sie dürfen sofort abgezogen werden. Eine Buchung erübrigt sich. Beispiel: Warenpreis lt. Preisliste - 3 % Rabatt Nettopreis + 7 % MwSt. Rechnungsbetrag
7.500,-- Euro 225,-- Euro 7.275,-- Euro 509,25 Euro 7.784,25 Euro
Gebucht wird lediglich: Fall 1: Wir haben bestellt (eine Eingangsrechnung liegt vor): 5200 Wareneinkauf,
7.275,-- Euro und
1401 Anrechenbare Vorsteuer 7 %,
509,25 Euro,
an 3310 Verbindlichkeiten,
7.784,25 Euro
Im Kontenrahmen SKR 04 sind allerdings Rabattkonten vorgesehen. Wer eine Auswertung der erzielten Rabatte benötigt, kann diese auch buchen lassen. Auch für nachträglich gewährte Rabatte werden sie benötigt, da der Nachlass auf eine einmal gebuchte Rechnung ja nicht einfach aus der Buchhaltung verschwinden kann. Man kann zwar die Buchung stornieren – das heißt löschen – und mit dem neuen Rechnungsbetrag wiederholen. Das ist allerdings umständlicher als von vornherein eine Rabattbuchung vorzunehmen. Die Konten liegen im SKR 04 von 5770 Erhaltene Rabatte bis
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Soll & Haben 5794 Erhaltene Rabatte 15 % Vorsteuer Fall 2: Ein Kunde hat bestellt (wir haben eine Ausgangsrechnung geschrieben): 1200 Forderungen,
7.784,25 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
7.275,-- Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7%,
509,25 Euro
Auch für gewährte Rabatte gibt es Konten im SKR 04 von 4770 Gewährte Rabatte bis 4794 Gewährte Rabatte 15 % Vorsteuer Etwas komplizierter – aber kaum schwieriger – ist die Verbuchung der so genannten Boni. Dabei handelt es sich um nachträglich gewährte Nachlässe; etwa einen umsatzbezogenen Nachlass am Jahresende. Diese Boni verändern die Verkaufsbeziehungsweise Einkaufspreise und damit die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer. Deshalb kommen wir in der Buchhaltung um eine spezielle Buchung nicht herum. Es handelt sich wiederum um Unterkonten des Wareneinkaufs- beziehungsweise Warenverkaufskontos: 4740 bis 4764 Gewährte Boni 5740 bis 5764 Erhaltene Boni
Beispiel: 1. Wir bekommen von einem Lieferanten einen Bonus von 1,5 % auf den Jahresumsatz von 125.370,-- Euro (netto). 2. Wir gewähren einem Kunden einen Bonus von 2 % auf den Jahresumsatz von 370.000,-- Euro (netto). Die Buchungssätze lauten:
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1. 3310 Verbindlichkeiten,
2.181,44 Euro
an 5740 Erhaltene Boni,
1.880,55 Euro und
an 1405 Anrechenbare Vorsteuer 16%,
300,89 Euro.
2. 4740 Gewährte Boni,
7.400,-- Euro und
3805 Umsatzsteuer,
1.184,-- Euro
an 1200 Forderungen,
8.584,-- Euro.
Lese-Ausflug 8 Beachten Sie, dass bei allen „Korrekturen“ – sei es im Wareneinkauf oder -verkauf – auch die Umsatzsteuer mit korrigiert werden muss.
Besonderheiten im Zahlungsverkehr Neben den Buchungen im Warenbereich sind die Buchungen zum Zahlungsverkehr im Buchhaltungsalltag fest verankert. Schließlich hat ein Unternehmen, das nicht mehr zahlungsfähig ist, keine dauerhafte Überlebenschance mehr. Die Zahlungen spiegeln sich aber nicht nur auf den Bank- und Kassenkonten wieder. Eine wichtige und gängige Zahlungsart ist die mit „Wechsel“. Wie das buchhalterisch zu regeln ist, soll in diesem Kapitel geklärt werden. Zuvor müssen wir uns aber auch noch mit Zahlungen beschäftigen, bei denen nicht alles „glatt gegangen“ ist.
Der Crash auf dem Bankkonto: Rückbuchungen Es kann immer wieder vorkommen, dass beim Einzug per Lastschrift eine Zahlung nicht akzeptiert wird. Dabei können unterschiedliche Gründe vorliegen: • Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil das Konto nicht ausreichend gedeckt ist. • Die Bank akzeptiert den Einzug nicht, weil er unvollständig oder ungenau ist. • Der Kontoinhaber akzeptiert den Einzug nicht und widerspricht, sodass die Bank den Einzug ebenfalls zurückgehen lässt. • Das Konto existiert nicht (mehr). In den meisten Fällen ist es aber so, dass bereits eine Buchung auf dem eigenen Konto stattgefunden hat. Jetzt taucht nachträglich eine Belastung auf, die jene bereits vorgenommene Buchung revidiert.
Beispiel: Wir buchen auf Grund einer vorliegenden Einzugsermächtigung am 1.6.2000 vom Kundenkonto 5.220,- Euro (brutto) ab. Drei Tage später belastet uns die Bank mit diesem Betrag, weil ein Widerspruch der Bank des Kunden erfolgt ist. Außerdem wird unser Konto mit 5,-- Euro Gebühren belastet. Die Buchungen lauten: am 1.6.2000: 1800 Bank an 1200 Forderungen, am 4.6.200: 1200 Forderungen an 1800 Bank,
5.220,- Euro 5.225,- Euro
Die Gebühren für die Rücklastschrift werden selbstverständlich dem Kunden angelastet. Sollte allerdings diese Rücklastschrift durch einen eigenen Fehler veranlasst
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Soll & Haben sein (z.B. falsche Kontonummer oder Bankleitzahl), dann geht das so nicht. Die Rückbuchung sieht dann folgendermaßen aus: 1200 Forderungen,
5.220,-- Euro und
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs, an 1800 Bank,
5,-- Euro 5.225,-- Euro
So etwas kann nicht nur einem Kunden passieren. Zahlungsschwierigkeiten können in jedem Betrieb auftreten (aus unterschiedlichsten Gründen). Oder eine Zahlung an einen Lieferanten soll rückgängig gemacht werden (so lange das noch geht), weil Probleme mit der gelieferten Ware aufgetreten sind und eine schnelle Regelung über den Lieferer nicht zu erwarten ist. Beispiel: Ein Lieferant bucht am 3.6.2004 einen Rechnungsbetrag über 8.700,-- Euro (brutto) vom Bankkonto ab. Fünf Tage später widersprechen wir dem Einzug, da sich herausgestellt hat, dass die Ware wegen eines versteckten Mangels nicht zu verkaufen ist. Die Bank belastet uns mit 5,-- Euro Gebühren . Die Buchungen lauten: am 3.6.2004: 3310 Verbindlichkeiten an 1800 Bank,
8.700,-- Euro
am 8.6.2004: 1800 Bank, an 3310 Verbindlichkeiten,
8.700,- Euro,
und 6855 Nebenkosten des Geldverkehrs an 1800 Bank, 5,-- Euro Selbstverständlich sollte man einen Widerspruch gegen eine Einzugsermächtigung nicht leichtfertig vornehmen. Die anfallenden Gebühren sind nur der kleine Teil der Probleme, die dadurch entstehen können. Auch sollte man sich gut überlegen, wem man eine Bankeinzugsermächtigung gibt. Die Vorteile sind allerdings nicht von der Hand zu weisen: • Man braucht sich um eine pünktliche Zahlung von Rechnungen nicht zu kümmern und man verpasst so auch keine Skontoertrag. • Lieferanten geben manchmal ein besonderes Skonto bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung. Der Nachteil ist aber auch nicht zu übersehen: • Die Steuerung der Zahlungsausgänge ist nur bedingt möglich, wenn weitgehend Einzugsermächtigung gegeben wurden. Auf der anderen Seite sind aber Einzugsermächtigungen von Kunden für das Unternehmen interessant, weil der Zahlungseingang auf den eigenen Konten jetzt
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Lese-Ausflug 8 besser geregelt werden kann und das aufwendige Mahnen an schlechte Zahler sich deutlich reduziert. WISO Tipp Haben Sie gegen Ihre Kunden häufig größere Beträge als Forderung und müssen Sie oft mahnen, bis die Zahlung auf ihrem Konto gutgeschrieben wird? Dann versuchen Sie mit Ihren Kunden den Bankeinzug (Einzugsermächtigung) zu vereinbaren. Allerdings besteht dann trotzdem das Risiko, das innerhalb von sechs Wochen nach Bankeinzug der Kunde oder die Bank diesem Einzug widersprechen können. Gerade bei großen Rechnungsbeträgen ist die Abbuchungserlaubnis trotzdem die bessere Lösung. Denn hier ist dieser Widerspruch nur innerhalb von zwei Wochen nach Abbuchung möglich.
Mit Papieren den Zahlungsspielraum erweitern: Wechselbuchungen Bereits in der Kindheit wurde so manchem von einem Lehrer „alter Schule“ vermittelt: „Schreibe hin, schreibe her, aber schreibe niemals quer“ – womit der Wechsel gemeint war, der „quer“, das heißt, wenn man ihn hochkant legte, unterschrieben wurde. Der Wechsel hatte einen schlechten Ruf, dessen Spur auch in der deutschen Literatur zu finden war. In den Novellen des ausgehenden 19. und beginnenden 20. Jahrhunderts finden sich immer wieder Bankrotteure, die Wechsel gezeichnet hatten, und irgendwann die Einlösung verweigern mussten, weil sie pleite waren. Diese Stimmung findet sich in der populären Meinung bis heute. Selbst in der kaufmännischen Berufsschule wurde verhalten vor dem Wechsel gewarnt. Dabei hat er das eigentlich gar nicht verdient. Beim Kauf von Waren treffen zwei unterschiedliche Interessen aufeinander. Der Lieferant möchte möglichst früh sein Geld haben, da er ja Vorleistung auf unterschiedliche Weise erbracht hat (er hat die Waren auf eigene Kosten hergestellt, weiterverarbeitet oder beschafft). Der Abnehmer möchte möglichst spät bezahlen, da er ja noch für den Absatz der Waren sorgen muss und das Geld von seinen Kunden erst später bekommt. Beide Interessen sind sicherlich berechtigt. Eine Lösung für dieses Problem ist der Wechsel. Der Wechsel ist eine Urkunde, in der sich ein Schuldner (= der Bezogene) schriftlich verpflichtet, an einem genau definierten Tag und Ort einen bestimmten Geldbetrag an eine bestimmte Person (= der Aussteller) zu zahlen. Der Wechsel entstand im 12. Jahrhundert in Italien. Die Kaufleute wollten das Risiko, ihr Geld auf Reisen durch Raub und Unfall zu verlieren, vermindern. Deshalb
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Soll & Haben hinterlegten sie Geld bei einem Geldwechsler oder einer Bank und bekamen darüber eine Urkunde, den „Wechselbrief“, mit dem sie in einer fremden Stadt den darauf vermerkten Geldbetrag eintauschen konnten. Pacioli sagt: Dasselbe Verfahren sollst du beobachten, um Wechsel anderswohin zu senden, wie nach London, Brügge, Rom, Lyon und so weiter und auf andere zu ziehen, indem du die Briefe und Fälligkeiten nennst, nämlich entweder auf Sicht oder auf einen bestimmten Tag oder nach deinem Belieben, wie es der Brauch ist.
Der Wechsel ist aber nicht nur Zahlungsmittel, sondern vor allem auch ein Kreditmittel. Wenn der Gläubiger nicht wartet, bis der Schuldner nach Vorlage seines Wechsels bezahlt, so kann er den Wechsel selbst zur Zahlung an seinen Lieferanten weiterreichen oder zu einer Bank gegen und sich den Wechselbetrag auszahlen lassen. In beiden Fällen wird natürlich eine Gebühr und ein Zinsabschlag (Diskont) fällig. Pacioli sagt: „Für deine Tinte, Papier, Miete, Mühe und Zeit ziehst Du eine bescheidene Provision ab, die beim Wechsel immer erlaubt ist, wenn auch keine Gefahr der Reise oder Übergabe in die Hand dritter Personen besteht und so weiter, wie beim Wechsel in diesem Werke an seiner Stelle ausführlich gesagt worden ist.“
Außerdem besteht ein weitest möglicher Rechtschutz im Wechselverkehr. Kann der Bezogene (der Schuldner) die Wechselsumme nicht rechtzeitig aufbringen, so kann der Wechsel relativ schnell eingeklagt werden. Dabei haftet nicht nur der Bezogene, sondern alle die den Wechsel weitergegeben haben. Die Vorgehensweise noch einmal im Detail: 1. Der Schuldner erhält Ware von seinem Lieferanten, der für ihn so zum Gläubiger wird. 2. Der Gläubiger übersendet (nach Absprache) an den Schuldner einen Wechsel. Der Wechsel ist auf den Schuldner „bezogen“, daher der Sprachgebrauch: Bezogener. 3. Der Schuldner (Bezogener) versieht den Wechsel mit seiner Unterschrift, das heißt, er akzeptiert ihn (daher: Akzept und Akzeptant) und sendet ihn an den Gläubiger (den Aussteller, auch Remittent) zurück. 4. Am Verfalltag wird der Wechsel vom Gläubiger (oder einem Anderen) vorgelegt und sicherlich in den meisten Fällen auch eingelöst. Der Wechsel ist aber erst dann ein Wechsel, wenn er bestimmten Formvorschriften genügt. Der Wechsel muss enthalten: 1. Die Bezeichnung Wechsel im Text der Urkunde.
132
Lese-Ausflug 8 2. Die Anweisung, eine bestimmte Geldsumme zu zahlen. 3. Die Angabe des Bezogenen. 4. Die Angabe der Verfallszeit. 5. Die Angabe des Zahlungsortes. 6. Die Angabe des Tages und des Ortes der Ausstellung. 7. Die Angabe des Remittenten, das ist derjenige, an den oder an dessen Order zu zahlen ist. 8. Die Unterschrift des Ausstellers. Fehlen die Angaben Verfallszeit, Zahlungsort oder Ausstellungsort, so gilt der Wechsel trotzdem. Der Gesetzgeber geht dann von einem Sichtwechsel (zahlbar, wenn er vorgelegt wird) und vom angegebenen Ort (bei Bezogener oder Aussteller) aus. Fehlt eine andere Angabe, so ist der Wechsel ungültig. Beispiel: Von einem Lieferanten werden Waren im Werte von 10.000,-- Euro (netto) gekauft. Gezahlt wird mit einem Drei-Monats-Wechsel. Zunächst ist der Wareneingang wie üblich zu buchen: 5200 Wareneinkauf,
7.000,-- Euro und
1405 Vorsteuer 16 %,
1.120,-- Euro
an 3310 Verbindlichkeiten,
8.120,-- Euro
Wurde der Wechsel dann akzeptiert, wandelt sich die Verbindlichkeit in eine Wechselschuld: 3310 Verbindlichkeit,
8.120,-- Euro
an 3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln,
8.120,-- Euro
Wird der Wechsel gleich beim Warenempfang ausgegeben, so kann auch direkt auf das Konto Wechselverbindlichkeiten gebucht werden. Am Verfallstag legt der Gläubiger den Wechsel über seine Bank zur Zahlung vor. Im Normalfall findet die Zahlung auch statt. 3350 Verbindlichkeiten aus Wechseln,
8.120,-- Euro
an 1800 Bank,
8.120,-- Euro
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Soll & Haben Beispiel: Ein Kunde hat Waren im Werte von 13.920,-- Euro (brutto) bezogen. Er bitte um eine Zahlung durch Wechsel mit drei Monaten Laufzeit und akzeptiert die zugesandte Tratte . Der Wechsel wird einen Monat vor Ablauf an die Bank zum Diskont weitergegeben. Auch hier wird der Warenverkauf ganz normal gebucht: 1200 Forderungen,
13.920,-- Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
12.000,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
1.920,-- Euro
Dann erfolgt die Umbuchung als Wechselforderung: 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
13.920,-- Euro
an 1200 Forderungen,
13.920,-- Euro
Der Wechsel kann weitergereicht werden. Die Forderungen daraus kann dann der neue Besitzer geltend machen. Diese Abtretung muss schriftlich auf der Rückseite des Wechsels vermerkt werden. Diesen Eintrag nennt man Indossament, der Remittent wird zum Indossanten und der neue Wechselbesitzer (Empfänger) zum Indossatar. Wird der Wechsel zum Diskont an die Bank gegeben, so berechnet diese den so genannten Diskontsatz – das sind die Zinsen für die Zeit, die der Wechsel noch läuft – und zieht diesen vom Wechselbetrag ab. Dieser verminderte Betrag wird ausgezahlt. Wechselbetrag
=
13.920,-- Euro
- Diskont 8 % für 30 Tage
=
92,80 Euro
Auszahlungsbetrag
13.827,20 Euro
Der Diskont wird folgendermaßen berechnet: = Bruttobetrag * Tage/360 * Diskontsatz/100 Gebucht wird: 1800 Bank,
13.827,20 Euro und
7340 Diskontaufwendungen,
80,-- Euro und
3805 Umsatzsteuer,
12,80 Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen, 13.920,-- Euro
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Lese-Ausflug 8
WISO Tipp Beachten Sie, dass die Umsatzsteuer in diesem Fall korrigiert und aus dem Diskontbetrag herausgerechnet werden muss; denn der Diskont verringert ja den ursprünglichen Umsatzbetrag. Vergessen Sie nicht, das auch Ihrem Kunden mitzuteilen. § 14 UStG Hat der Unternehmer in einer Rechnung für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag, als er nach diesem Gesetz für den Umsatz schuldet, gesondert ausgewiesen, so schuldet er auch den Mehrbetrag. Berichtigt er den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, so ist § 17 Abs. 1 entsprechend anzuwenden.
Die Korrektur der Umsatzsteuer ist aber nur möglich, wenn wir dies auch gleichzeitig dem Kunden mitteilen, damit dieser ebenfalls eine entsprechende Korrektur vornehmen kann. § 17 UStG Hat sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz im Sinne des § 1 Abs. 1. Nr. bis 3 geändert, so haben 1. Der Unternehmer, der diesen Umsatz ausgeführt hat, den dafür geschuldeten Steuerbetrag und 2. Der Unternehmer, an den dieser Umsatz ausgeführt worden ist, den dafür in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug Entsprechend zu berichtigen ... Die Berichtigung des Vorsteuerabzugs kann unterbleiben, soweit ein dritter Unternehmer den auf die Minderung des Entgelts entfallenden Steuerbetrag an das Finanzamt entrichtet; in diesem Fall ist der dritte Unternehmer Schuldner der Steuer.
Zahlt der Kunde bei Vorlage des Wechsels am Fälligkeitstag nicht, so geht der Wechsel zu Protest. Dieser wird durch eine öffentliche Urkunde eines Notars oder Gerichtsvollziehers festgelegt. Der Besitzer des Wechsels kann auf einen Vordermann Rückgriff nehmen – wenn der Wechsel indossiert, das heißt, weitergereicht wurde – oder aber direkt auf den Aussteller.
Beispiel: Der Wechsel aus dem vorangegangen Beispiel wird vom Kunden nicht eingelöst und geht zu Protest. Für die Protesturkunde entstehen Kosten in Höhe von 40,-- Euro. Die Bank belastet uns zusätzlich mit 10 Euro. Gebucht wird: 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen,
13.920,-- Euro
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Soll & Haben an 1800 Bank,
13.920,-- Euro
6855 Nebenkosten des Geldverkehrs,
50,-- Euro und
1405 Vorsteuer,
8,-- Euro
an 1800 Bank,
58,-- Euro
An den Kunden werden zusätzlich zu den Protestkosten eigene Auslagen (z.B. Einschreibegebühren) in Höhe von 10,-- Euro und Verzugszinsen (10 % für 14 Tage von 13.920,-- Euro = 38,67 Euro) in Rechnung gestellt. Diese Posten unterliegen nicht der Umsatzsteuer: 1200 Forderungen,
14.026,67-- Euro
an 1230 Wechsel aus Lieferungen und Leistungen, 13.920,-- Euro, und an 4830 Sonstige Erträge,
68,-- Euro und
an 7100 Sonstige Zinserträge,
38,67
WISO Tipp Können Sie voraussichtlich einen Wechsel nicht einlösen, so kümmern Sie sich rechtzeitig vorher um eine Wechselverlängerung. Der Fachmann spricht in solch einem Fall von einer Prolongation. Für diesen Fall sind nachträglich noch Diskontzinsen zu zahlen, keinesfalls aber die hohen Kosten, die bei einem Wechselprotest fällig werden; ganz abgesehen davon, dass darunter auch die Zahlungswürdigkeit leidet. Schwierig wird es allerdings, wenn der Aussteller den Wechsel bereits weitergegeben hat, etwa an seine Bank oder an eigene Lieferanten. Dann gibt es die Möglichkeit, das der Aussteller einen neuen Wechsel ausstellt und darüber einen Scheck oder eine Überweisung tätigt. Damit kann dann der ursprüngliche Wechsel eingelöst werden.
Die in diesen Beispielen behandelten Wechsel sind so genannte Warenwechsel, da immer ein Warengeschäft zugrunde liegt. Wird ein Wechsel lediglich zur Finanzierung genutzt, spricht man von einem Finanzwechsel.
Der Intimbereich der Buchhaltung: Das Privatkonto Ein Privatkonto gibt es eigentlich nur bei Einzelfirmen und bei Personengesellschaften. Es dient dazu, dass Einlagen und Entnahmen des Unternehmers und/oder der Gesellschafter richtig verbucht werden können. Für ein Einzelunternehmen reicht die Führung eines Kontos, über das alle Buchungen laufen, aus. Bei einer
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Lese-Ausflug 8 Personengesellschaft mit mehreren Gesellschaftern sollten Unterkonten für verschiedene Vorgänge angelegt werden. Im DATEV-Kontenrahmen SKR 04 gibt es in der Klasse 2 (Passiva) einige Gruppen von Privatkonten: 2100 – 2399
Privat Vollhafter/Einzelunternehmer
2500 – 2799
Privat Teilhafter
darin enthalten sind Konten wie: 2500
Privatentnahmen allgemein
2530
Eigenverbrauch
2550
Privatsteuern
2580
Privateinlagen
2650
Privatspenden
In Personengesellschaften werden für jeden Gesellschafter ein Privatkonto (mit entsprechenden Unterkonten) angelegt. Bei einem kleinen Einzelunternehmen genügen dagegen folgende drei Unterkonten: • Allgemeine Privatentnahmen • Privatsteuern • Privateinlagen Grundsätzlich sind zwei Arten von Vorgängen zu unterscheiden: • Privatentnahmen und • Privateinlagen Privateinlagen werden vorgenommen, um das Eigenkapital zu erhöhen (oder überhaupt einzuzahlen, zum Beispiel bei einem neuen Gesellschafter). Für Privatentnahmen sind verschiedene Vorgänge denkbar: • Geldentnahmen (beispielsweise für den Lebensunterhalt) • Auszahlung von Kapitalanteilen (etwa bei ausscheidenden Gesellschaftern) • Eigenverbrauch oder unentgeltliche Leistungen und sonstige Leistungen (siehe dazu auch das Kapitel über die Umsatzsteuer!).
Beispiele:
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Soll & Haben 1. Eine Einzahlung auf das Bankkonto zum haftenden Gesellschaftskapital in Höhe von 10.000,-- Euro 2. Entnahme von Waren zum Eigenverbrauch in Höhe von 300,-- Euro (netto) 3. Der Geschäftsführer entnimmt einen Firmen-Pkw komplett für private Zwecke. Der Buchwert beträgt 7.500,-- Euro. Der Tageswert dagegen 10.000,-Euro. Die Buchungen lauten wie folgt: 1800 Bank,
10.000 Euro
an 2180 Privateinlagen,
10.000 Euro.
2130 Eigenverbrauch,
348,-- Euro
an 4600 Eigenverbrauch,
300,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
48,-- Euro
2130 Eigenverbrauch,
11.600,--Euro
an 0520 PKW,
8.000,-- Euro und
an 4846 Erlöse aus Anlageverkäufen,
2.000,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
1.600,-- Euro.
Abgeschlossen werden die verschiedenen Konten über das Privatkonto 2100 Privatkonto Das Privatkonto (oder auch alle Unterkonten) wird (werden) über das Konto Eigenkapital abgeschlossen, und zwar wenn die Einlagen die Entnahmen übersteigen: 2000 Festkapital (Eigenkapital) an 2100 Privatkonto Wenn die Entnahmen die Einlagen übersteigen: 2100 Privatkonto an 2000 Festkapital (Eigenkapital)
Die Buchführung im Einzelhandel Für den Einzelhandel gibt es einen standardisierten Kontenrahmen: den so genannten EKR. Er wurde von der Hauptgemeinschaft des Deutschen Einzelhandels (HDE) herausgegeben und wird von dort auch immer wieder angepasst. Der EKR
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Lese-Ausflug 8 entspricht in seinem Aufbau der Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnungs-Gliederung nach dem HGB. Im Mittelpunkt des Einzelhandels stehen die Warenbuchungen (Einkauf von Waren) und das Kassengeschäft (Verkauf der Waren, meist gegen Bareinnahme). Die folgenden Beispiele simulieren Vorfälle, wie sie an einem Tag bei einem Einzelhandelsgeschäft zur Buchung anstehen können : Beispiel: 1. Ein Lieferant schickt Waren im Werte von 5.500 Euro (netto). Es handelt sich ausschließlich um Lebensmittel (MwSt. 7%). Zahlbar innerhalb 7 Tagen mit 2 % Skonto oder 21 Tage netto. Die Wareneingangskontrolle ergibt, dass Waren im Werte von 800,- Euro verdorben sind. Sie werden zurückgeschickt. Nach Rücksprache mit dem Lieferanten kann der Betrag direkt bei der Zahlung abgezogen werden. Eine Gutschrift wird separat zugeschickt. 2. Eine andere Rechnung (aus der Woche zuvor) 2.675,-- Euro (brutto) wird zur Zahlung angewiesen, um das Skonto von 2 % auszunutzen. 3. Die Tageseinnahmen von 3.399,39 Euro (brutto) werden zur Bank gebracht. 4. Einem Kunden werden Waren ins Haus geliefert. Der Rechnungsbetrag beträgt 145,50 Euro (brutto). Die Buchungssätze lauten: 1.5200 Wareneinkauf,
4.700,-- Euro und
1401 Vorsteuer 7 %,
329,-- Euro
an 3310 Verbindlichkeiten,
5.029,-- Euro
2.3310 Verbindlichkeiten,
2.675,-- Euro
an 1800 Bank,
2.621,50 Euro und
an 5730 Erhaltene Skonti
53,50 Euro
3.1800 Bank
3.399,39 Euro
an 1600 Kasse,
3.399,39 Euro
4.1200 Forderungen,
145,50 Euro
an 4000 Umsatzerlöse,
135,98 Euro und
an 3801 Umsatzsteuer 7 %,
9,52 Euro.
139
Soll & Haben Bei Buchungssatz 2. ist zu beachten, das hier ja nur der Vorgang „Bargeld wurde der Kasse entnommen und zur Bank gebracht“ zu buchen ist. Der eigentliche Umsatz ist möglicherweise aus dieser Kassenentnahme überhaupt nicht zu ersehen. Einmal, weil vielleicht Wechselgeld für den nächsten Tag zurückbehalten wurde. Dann können ja auch laufend schon Beträge aus der Kasse entnommen worden sein: für den Post- oder Paketdienst, für die Zahlung an Aushilfen in bar. Oder es sind Einzahlungen ohne einen konkreten Umsatz erfolgt, etwa durch Anzahlung eines Artikels, der erst noch geliefert werden muss. Die Umsätze ergeben sich erst aus den konkreten Buchungen des Kassenbuchs.
Die Buchführung in der Industrie Im Vordergrund eines Industriebetriebes steht die Produktion von Gütern. Bevor, wie beim Großhandel, die Waren verkauft werden, müssen diese erst hergestellt werden. Dazu werden Roh- und Hilfsstoffe eingekauft und diese in einem betrieblichen Leistungsprozess zu Fertigprodukten verarbeitet. Dadurch ist die Kostenstruktur eines Industriebetriebes vielfältiger als etwa die eines Großhandelsbetriebes.
Kosten und Leistungen in einem Industriebetrieb In einem Industriebetrieb gilt ein besonderer Kostenbegriff: Man versteht unter Kosten den Verzehr an Gütern, Geld und Dienstleistungen, die bei der Erstellung von betrieblichen Leistungen entstehen. Mit diesen Leistungen sind in der Regel die zu fertigenden Produkte sein. Das reicht von einfachen Schrauben und Nägeln bis hin zu komplexen Anlagen oder Fahrzeugen. Folgende Kostenarten entstehen in einem Industriebetrieb: • Stoffkosten: Dahinter steht der Verbrauch an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Rohstoffe sind die Hauptbestandteile eines zu fertigenden Produkts. Hilfsstoffe sind Nebenstoffe wie Nägel und Schrauben. Betriebsstoffe gehen nicht unmittelbar in das Produkt ein (zum Beispiel Brennstoffe). • Arbeitskosten: Fertigungslöhne, Hilfslöhne, Gehälter sowie Sozialkosten. • Abschreibungen • Sonstige Kosten (Raumkosten, Steuern, Vertriebs- und Verwaltungskosten und so weiter) Es gibt noch weitere Differenzierungen der Kosten, etwa in fixe und variable Kosten (nach der Abhängigkeit von der Produktion) oder in Einzel- und Gemeinkosten (nach der Verrechnung auf das Produkt). Diese sollen uns aber an dieser Stelle nicht interessieren, da sie vordringlich die Kosten- und Leistungsrechnung betreffen .
140
Lese-Ausflug 8 Auf der anderen Seite stehen die Leistungen (Erlöse) des Unternehmens. Es werden ja nicht nur Güter und Produkte erzeugt, sondern anschließend auch verkauft. Die Leistungen können differenziert werden in: • Absatzleistungen: alle Erlöse aus dem Verkauf der produzierten Fertigerzeugnisse, dem Verkauf von Halbfertigerzeugnissen sowie von Lizenzen und Patenten. Auch der Erlös aus Dienstleistungen ist in einem Industriebetrieb denkbar. • Lagerleistungen: Wird mehr produziert als verkauft, entsteht ebenfalls eine Leistung. Anders als im Großhandel findet ja bei der Produktion eine Wertschöpfung statt. Roh- und Hilfsstoffe (zu einem bestimmten Wert) werden dem Lager entnommen. Daraus entsteht ein neues Produkt, das wieder auf Lager gelegt wird (zu einem neuen Wert). • Eigenleistungen: innerbetriebliche Leistungen für selbst hergestellte Anlagen.
Der Kontenrahmen der Industrie Dass die bisher beschriebenen Eigenarten eines Industriebetriebes in der Buchhaltung nach einem besonderen Kontenrahmen verlangt, ist sicherlich gleich deutlich geworden. Der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI) hat demgemäß einen Industriekontenrahmen (IKR) herausgegeben, der in der Differenzierung den Erfordernissen eines Industriebetriebes angepasst ist.
Das Betriebsergebnis im Industriebetrieb Zur Ermittlung des Betriebsergebnisses gibt es zwei unterschiedliche Verfahren: das Gesamtkostenverfahren und das Umsatzkostenverfahren. Beim Gesamtkostenverfahren werden die „gesamten Kosten“ den erstellten Leistungen unter Einbeziehung der Bestandsveränderungen gegenübergestellt. Man verfährt dabei nach folgendem Schema:
Umsatzerlöse +/- Erhöhung oder Verminderung des Bestandes von Halb- und Fertigfabrikaten -
Selbstkosten der produzierten Leistungen
=
Betriebsergebnis
141
Soll & Haben
Beim Umsatzkostenverfahren werden den Erlösen für die abgesetzten Leistungen die Selbstkosten der zugehörigen Leistungen gegenübergestellt. Das folgende Schema:
Umsatzerlöse -
Selbstkosten der abgesetzten Leistungen
=
Betriebsergebnis
sieht wesentlich einfacher aus als das des Gesamtkostenverfahrens. Dieser Eindruck täuscht aber. Für das Umsatzkostenverfahren ist eine aussagefähige und funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung nötig. Das Gesamtkostenverfahren ist zwar einfacher in die Buchhaltung zu integrieren; immer dann aber, wenn eine differenzierte Aussage über den Erfolg von Produkten oder Produktgruppen gemacht werden soll, ist das nach diesem Verfahren nur mit Schwierigkeiten – wenn überhaupt – möglich. Allen Unternehmen, die mit mehreren Produkten oder Produktgruppen arbeiten, kann deshalb nur geraten werden, das Umsatzkostenverfahren einzuführen.
Zweikreissystem: Die Kosten- und Leistungsrechnung Wie bereits in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben, liegen die Besonderheiten des Industriebetriebs in der Leistungserstellung. Deshalb sind diese besonderen Anforderungen auch weniger in der Finanzbuchhaltung als in einer Kostenund Leistungsrechnung, also außerhalb der Finanzbuchhaltung, einzurichten. Stärker als in anderen Unternehmensformen ist diese Kosten- und Leistungsrechnung in einem Industrieunternehmen gefordert . Da mit der Kosten- und Leistungsrechnung ein „zweiter Buchungskreis“ aufgebaut wird, spricht man auch von einem Einkreissystem (Buchhaltung ohne Kosten- und Leistungsrechnung) und einem Zweikreissystem (mit Kosten- und Leistungsrechnung). Sämtliche Kosten werden in der Kontenklasse 6 nach Kostenarten gegliedert gebucht. Diese Kosten werden aber in einem Zweikreissystem noch einmal gebucht; diesmal nach Kostenstellen gegliedert. • Eine Kostenart ist eine Gruppe, die Kosten einer ganz bestimmten Art aufnimmt (zum Beispiel Personalkosten), ganz gleich, „wo“ diese angefallen sind.
142
Lese-Ausflug 8 • Eine Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung. So nimmt die Kostenstelle Materialeinkauf alle Kosten auf, die hier entstehen (Personal- und Sachkosten). Eine doppelte Verbuchung der Geschäftsvorfälle – einmal in der Buchhaltung und einmal in der Kostenrechnung – ist trotzdem heute kaum noch üblich. Der Buchhalter gibt bei der eigentlichen Buchung die Kostenstellen an, auf die dann automatisch die Beträge weitergereicht werden. Bei bestimmten Kostenarten kann man manchmal sogar bestimmte Kostenstellen – oder Verteilungsschlüssel für verschiedene Kostenstellen – hinterlegen, sodass die manuelle Eingabe entfallen kann. Mit der Weiterverarbeitung hat der Buchhalter aber selten zu tun. Dies ist Aufgabe des Kostenrechners und / oder Controllers. In Kleinbetrieben kann diese Funktion auch der Buchhalter übernehmen. Besser ist es aber, wenn die Funktionen getrennt sind. Die weitere Auswertung der Kostenstellenrechnung führt zum so genannten Betriebsabrechnungsbogen, in dem letztendlich Zuschlagssätze für die Kalkulation (Kostenträger-Stückrechnung) und Beträge für die kurzfristige Ergebnisrechnung (Kostenträger-Zeitrechnung) ermittelt werden. WISO Tipp Mit der WISO-Buchhaltung kann eine einfache Kostenarten- und Kostenstellenrechnung eingerichtet werden. Dazu müssen aber bei der Stammdatenanlage bereits Kostenstellen definiert werden. Dann stehen allerdings umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.
Buchen im Industriebetrieb Beschaffung heißt in einem Industriebetrieb nicht einfach nur „Waren einkaufen“. Zunächst sind die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zu beschaffen, die zur Herstellung der eigenen Fertigerzeugnisse benötigt werden.
Beispiel: Rohstoffe im Wert von 5.000,-- Euro (netto) wurden eingekauft. Zusätzlich entstehen Kosten für Fracht 150,-- Euro (netto) und Verpackung 50,-- Euro (netto). Zu buchen ist: 5100 Einkauf von Rohstoffen,
5.000,-- Euro und
5800 Anschaffungsnebenkosten,
200,-- Euro und
1405 Anrechenbare Vorsteuer 16 %,
832,-- Euro
143
Soll & Haben an 3310 Verbindlichkeiten,
6.032,-- Euro
Beim Abschluss werden die Bezugskosten über das Rohstoffkonto abgeschlossen: 5100 Einkauf von Rohstoffen,
200,-- Euro
an 5800 Anschaffungsnebenkosten,
200,-- Euro.
Selbst wenn die Leistungserstellung im Industriebetrieb im Vordergrund steht, so kann doch auf eine Absatzleistung nicht verzichtet werden. In der Kontenklasse 4 (SKR 04) wird die Gesamtleistung gebucht, die sich aus folgenden Komponenten zusammensetzt: • Umsatzerlöse für abgesetzte Leistungen • Lagerleistungen • Innerbetriebliche Leistungen Dabei setzen sich die Umsatzerlöse manchmal nicht nur aus solchen zusammen, die mit eigenen Erzeugnissen erzielt wurden, sondern durchaus auch aus Umastzerlösen mit Handelswaren oder sonstigen Umsätzen. Merkwürdig erscheinen zunächst die Lagerleistungen. Wenn Herstell- und Absatzmenge immer gleich sind, dann fallen diese Lagerleistungen nicht an. Theoretisch gibt es dann keinen Lagerbestand, weil immer gleich alles verkauft wird, was produziert ist. Zum Stichtag ist das Lager leer. In der Praxis ist das aber nicht so. Es wird entweder mehr produziert, als abgesetzt wird – dann spricht man von einem Mehrbestand; das Lager wurde „aufgebaut“. Oder es wird mehr verkauft in einer Periode, als produziert werden konnte. Dann spricht man von einem Minderbestand; das Lager wurde „abgebaut“. Diese Bestandsveränderungen müssen am Ende einer Periode berücksichtigt werden, da sie eine Leistung darstellen, welche die Gesamtleistung beeinflusst. Hierzu wird das Konto Bestandsveränderungen genutzt.
Beispiel: Der Anfangsbestand an Fertigerzeugnissen beträgt
50.000,-- Euro.
1. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von
57.000,-- Euro.
2. Bei der Inventur ergibt sich ein Schlussbestand von
47.000,-- Euro
Zu buchen ist folgendermaßen: 1. Schlussbilanz an 1100 Fertigerzeugnisse
144
57.000,-- Euro 57.000,-- Euro
Lese-Ausflug 8 Der Mehrbestand von 7.000,-- Euro wird in die Gewinn- und Verlustrechnung übernommen. Er stellt sozusagen einen betrieblichen Erfolg dar: 1100 Fertigerzeugnisse,
7.000,-- Euro
an 4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse,
7.000,-- Euro
Das Konto Bestandsveränderungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen: 4800 Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse,
7.000,-- Euro
an Gewinn- und Verlustrechnung,
7.000,-- Euro.
2. Schlussbilanz
47.000,-- Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse
47.000,-- Euro
4800 Bestandsveränderungen,
3.000,-- Euro
an 1100 Fertigerzeugnisse
3.000,-- Euro
Gewinn- und Verlustrechnung,
3.000,-- Euro
an 4800 Bestandsveränderungen. Die innerbetrieblichen Eigenleistungen sind alle Leistungen, die im Betrieb selbst erstellt wurden und zur eigenen Nutzung vorgesehen sind. Verlegt beispielsweise der Betriebselektriker die Verkabelung für das neue Computernetzwerk, so ist von solch einer Eigenleistung zu sprechen. Aktiviert werden hier alle Kosten, die bei der Herstellung der Eigenleistung anfallen. Der Gesetzgeber spricht entsprechend nicht mehr von Anschaffungs-, sondern von Herstellungskosten. § 33 EStR Herstellungskosten eines Wirtschaftsgutes sind alle Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten für die Her stellung des Wirtschaftsguts, seine Erweiterung oder für eine über seinen ur sprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung entstehen. Dazu gehören die Materialkosten, einschließlich der notwendigen Materialge meinkosten, die Fertigungskosten, insbesondere Fertigungslöhne, einschließ lich der notwendigen Fertigungsgemeinkosten, die Sonderkosten der Fertigung und der Wertverzehr von Anlagevermögen, soweit er durch die Herstellung des Wirtschaftsgutes veranlasst ist. Kosten der allgemeinen Verwaltung sowie Aufwendungen für soziale Einrichtungen des Betriebes brauchen nicht in die Her stellungskosten einbezogen werden. Auch der so genannte Unternehmerlohn (Wert der eigenen Arbeitsleistung) erhöht die Herstellungskosten nicht ...
145
Soll & Haben Die Kosten werden in der Klasse 4 (SKR 04) gebucht. Zum Ausgleich dieser Kosten ist das Ertragskonto „4820 Andere aktivierte Eigenleistungen“ zu benutzten. Über dieses Konto wird dann auch aktiviert: 0400 Maschinen und Anlagen an 4820 Andere aktivierte Eigenleistungen
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Lese-Ausflug 9
Lese-Ausflug 9 Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahme-Ausgaben Rechnung
Vereinfachte Buchführung für wen? Für bestimmte Berufsgruppen und bei kleinen Unternehmen, die bestimmte Grenzwerte nicht übersteigen, kann eine vereinfachte Buchführung – die so genannte Einnahme-Überschussrechnung geführt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür gibt das Einkommensteuergesetz (EStG): § 4 EStG (3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Über schuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines Anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten). Die Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung oder Substanzver ringerung sind zu befolgen. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind erst im Zeitpunkt der Veräußerung oder Entnahme dieser Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Die nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind unter Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der An schaffungs- oder Herstellungskoten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen.
Der Gewinn wird demnach nach einer einfachen Formel ermittelt:
Betriebseinnahmen -
Betriebsausgaben
=
Gewinn
Trotzdem ist noch auf weitere Details Rücksicht zu nehmen: • Es gibt so genannte „durchlaufende Posten“, das heißt Einnahmen und Ausgaben, die in Rechnung und für „Andere“ gemacht werden. • Güter des Anlagevermögens dürfen nicht bei Anschaffung mit dem vollen Wert berücksichtigt werden, sondern sind entsprechend ihrer Nutzungsdauer abzuschreiben (Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung).
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Soll & Haben • Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter werden erst bei Veräußerung abgesetzt. Außerdem ist ein detailliertes Verzeichnis darüber zu führen. Weiterhin gilt: § 11 EStG (1) Einnahmen sind innerhalb des Kalenderjahres bezogen, in dem sie dem Steuerpflichtigen zugeflossen sind. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendi gung des Kalenderjahrs, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind, gelten als in diesem Kalenderjahr bezogen ... (2) Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind. Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt Absatz 1 Satz 2 entsprechend ...
Dieser Paragraf beschreibt wohl einen der wesentlichsten Unterschiede zur doppelten Buchführung: • Bei einem Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG muss der Gewinn periodengerecht ermittelt werden, das heißt, das Einnahmen und Ausgaben der Periode zugerechnet werden müssen, zu der sie gehören. Eine Zahlung im alten Jahr, die aber in das Neue gehört, muss entsprechend abgegrenzt werden, ebenso die Ausgabe im folgenden Jahr, die aber eigentlich noch das laufende Jahr betrifft. • Bei einer Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählt das Prinzip der Vereinnahmung und Verausgabung. Nur das, was in einer Periode eingenommen oder ausgegeben wurde, wird ihr auch zugerechnet. Eine kleine Einschränkung gibt der § 11 EStG aber doch: ... kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres ... müssen die Einnahmen und Ausgaben noch der sie betreffenden Periode zugeordnet werden. Nur was ist mit „kurze Zeit“ gemeint? Eine genaue Definition fehlt zwar im Gesetz, doch kann man davon ausgehen, dass ein Zehn-Tage-Zeitraum den Spielraum ausreichend kennzeichnet.
Beispiel: 1. Zahlen Sie die Miete für den Januar des folgenden Jahres bereits am 28. Dezember, so können Sie diese Ausgabe nicht mehr dem alten Jahr zurechnen. 2. Bekommen Sie ein regelmäßiges Honorar statt am 28. Dezember erst am 3. Januar des folgenden Jahres auf Ihr Konto gebucht, so müssen Sie es noch in das alte Jahr hineinnehmen.
148
Lese-Ausflug 9
WISO Tipp Abgesehen von den zwanzig Tagen um den Jahreswechsel herum bietet die Einnahme-Überschussrechnung eine praktische Möglichkeit, die Steuern zu beeinflussen: Haben Sie bereits zu viel Gewinn im laufenden Jahr gemacht, so schreiben Sie die letzten Rechnungen einfach erst im Januar oder realisieren Sie Ausgaben, die erst für das nächste Jahr geplant sind, so weit, wie das möglich ist, noch im alten Jahr (keine laufenden Ausgaben!).
Konnten Sie über Einnahmen verfügen, haben Sie diese aber nicht abgerufen, so gilt der Betrag trotzdem als zugeflossen und muss in der zugehörigen Periode zugeordnet werden. Das gilt vor allem dann, wenn Ihnen etwa ein Honoraranspruch mitgeteilt und zum Abruf gestellt wurde. Das gilt aber nicht, wenn der Anlass zur Zahlung – die Rechnungsstellung – von Ihnen noch nicht geschaffen wurde.
Unterschiede zur Doppelten Buchführung Weitere Unterschiede zwischen doppelter Buchführung (Betriebsvermögensvergleich) und Überschussrechnung sind:
Doppelte Buchführung
Überschussrechnung:
Bilanz und GuV-Rechnung sind aufzu- Keine Bilanz und GuV Rechnung nöstellen tig Kassenbuch muss geführt werden
Auf ein Kassenbuch kann verzichtet werden
Inventur
Keine Inventur nötig
Aufzeichnung nach den Grundsätzen Einfache Aufzeichnungen ordnungsmäßiger Buchführung (Dopik) zwingend
Allerdings darf der Begriff „Einfache Aufzeichnung“ nicht in dem Sinne missverstanden werden, dass Aufzeichnungen nach Gutdünken möglich sind. Auch hier sind Betriebseinnahmen und vor allem Betriebsausgaben so aufzuzeichnen, dass ein sachverständiger Dritter sie leicht und vollständig überprüfen kann. Eine fortlaufende Aufzeichnung unter Angabe des Datums und des Verwendungszwecks ist unumgänglich.
149
Soll & Haben
WISO Tipp Eine so genannte „Schuhkarton-Buchhaltung“ – also das Sammeln von Belegen in Kartons oder ähnlichen Behältnissen – mag für einen kurzen Zeitraum durchaus mal möglich sein. Auf Dauer empfiehlt sich aber eine „ordentliche“ Ablage, beispielsweise in Aktenordnern: Dort werden die Unterlagen der Reihe nach (etwa nach Datum) abgeheftet. Kassenstreifen, Parkquittungen und ähnlich kleine Belege werden am besten auf DIN-A4-Blätter geklebt. Eine Nummerierung ist nicht unbedingt nötig, kann aber hilfreich sein, wenn Sie mit der Nummerierung im Buchungsjournal korrespondiert.
Dass ein Kassenbuch nicht geführt werden muss, ist in den Fällen, wo kaum Kassenein- und Auszahlungen stattfinden eine echte Erleichterung. Dort aber, wo ständig Kassenbewegungen stattfinden, ist dies auch bei einer Überschussrechnung dringend anzuraten. Ebenso sollte auf eine Anlagenbuchführung – wenn auch in einfachster Form – schon deshalb nicht verzichtet werden, um die regelmäßigen Abschreibungen ermitteln und berücksichtigen zu können. Durch die Form der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung ist schon bedingt, dass Privatentnahmen und -einlagen nicht unbedingt aufgezeichnet werden müssen. Ausgenommen sind davon die Barentnahmen und Bareinlagen (im Kassenbericht aufzuzeichnen) und die Sachentnahmen.
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung Ein besonderes Augenmerk muss auf die Umsatzsteuer bei der Überschussrechnung gerichtet werden. Die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge aus den erzielten Erlösen gehören mit zu den Betriebseinnahmen und stellen keinen durchlaufenden Posten dar. Andererseits liegen zum Zeitpunkt der Zahlung an das Finanzamt wiederum Betriebsausgaben vor. Im Ergebnis bleibt als Gewinn der Nettoerlös. Zu beachten ist die Umsatzsteuer auch bei Entnahmen aus dem Unternehmen.
Beispiel: Sie entnehmen einen PC samt Zubehör (Drucker, Modem, Monitor) zu einem Gebrauchtwert von 2.200,-- Euro (netto). Da Sie beim Kauf des PC Vorsteuerabzug in Anspruch genommen haben, muss für diese Entnahme jetzt wieder Umsatzsteuer abgeführt werden. In unserem Beispiel sind das 352,-- Euro. Als Betriebseinnahme sind 2.552,-- Euro zu erfassen. Hätten Sie den PC allerdings gebraucht von Privat gekauft und keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht, dann würde die Privatentnahme auch nicht zu einer Umsatzversteuerung führen.
150
Lese-Ausflug 9
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung Die Ausführungen in den vorangegangenen Abschnitten deuten schon darauf hin, dass nicht irgendwie in zwei Schuhkartons (einer für Ausgaben, einer für Einnahmen) die Überschussrechnung geführt werden kann. Um eine Form zu gewährleisten, die jedem „sachverständigen Dritten“ einen Einblick in die Überschussrechnung ermöglicht, gibt es zwei Empfehlungen: 1. Haben Sie ein geringes Belegaufkommen, sodass wenig Aufzeichnungen überhaupt anfallen, dann wählen Sie die Form eines amerikanischen Journals. Sie können dafür Formblätter im Schreibwarenhandel kaufen oder diese adäquat in einer Tabellenkalkulation (Lotus 1-2-3 oder MS-Excel) umsetzen. Die Vorteile sind: • wenig Kosten für die Aufzeichnung (falls Sie dafür nicht extra einen PC und/oder eine Tabellenkalkulation kaufen müssen ) • wenig zeitlicher Aufwand, weil die überschaubaren Aufzeichnungen schnell erstellt sind. Die Nachteile sind: • dass sie alle Auswertungen per Hand erstellen und errechnen müssen und • dass sie bei zunehmendem Geschäftserfolg (und damit auch zunehmenden Buchungsvorgängen) schnell an die Grenzen kommen. 2. Gehen Sie schon von einem größeren Anfall an Buchungsvorgängen aus und steht möglicherweise sogar irgendwann der Wechsel zur doppelten Buchführung an (auch wenn das erst in ein paar Jahren realisiert werden wird), lohnt sich der Einsatz einer Software für die Überschussrechnung. Diese bieten heute fast so viel Komfort wie richtige Buchführungsprogramme. Lediglich in den Auswertungen unterscheiden Sie sich. Die Vorteile sind: • dass Ihnen umfangreiche Auswertungen per Menüaufruf zur Verfügung gestellt werden • dass Sie bereits mit einer Buchungstechnik (auch hierbei sind zwei Konten anzugeben, ein Geldkonto und ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto) vertraut gemacht werden, die später bei einer doppelten Buchhaltung sowieso angewandt werden muss.
151
Soll & Haben Die Nachteile sind: • dass der Buchungsaufwand höher ist und Sie sich mit der Software erst noch vertraut machen müssen. Die WISO-Buchhaltung steht nur als „vollwertige Buchhaltung“ zur Verfügung, das heißt, Sie buchen immer in der Variante „doppelte Buchführung“. Erst bei der Auswertung entscheiden Sie, ob Sie eine Bilanz oder eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen wollen.
Die Einnahme-Überschussrechnung ist kein eigenes Modul sondern nur eine Auswertung in WISO-Buchhaltung
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart Freiberufler können unbegrenzt lange bei der Überschussrechnung bleiben. Eine Verpflichtung zum Wechsel gibt es auch bei steigenden Einnahmen nicht. Andererseits ist aber ein freiwilliger Wechsel durchaus möglich.
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Lese-Ausflug 9 Entwickelt sich die Praxis eines Freiberuflers durch einen fachfremden Partner zu einem Gewerbebetrieb, kann aus steuerrechtlichen Gründen die Verpflichtung zur Bilanzierung gegeben sein. Ganz sicher ist das der Fall, wenn die in § 141 AO (= Abgabenordnung) genannten Grenzen überschritten werden. § 141 AO (1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Fest stellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb 1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze ... von mehr als 260.000 Euro im Kalenderjahr oder 2. Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirt schaftswert ... von mehr als 20.500 Euro oder 3. Einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 25.000 Euro im Wirtschafts jahr oder 4. Einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 25.000 Euro im Kalenderjahr gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt .... (2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbe hörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.
Damit unterliegen gewerbliche Unternehmen und Land- und Forstwirte die einen der Grenzwerte überschreiten der steuerrechtlichen Buchführungspflicht, Freiberufler jedoch nicht. Wird der Betrieb oder die Praxis veräußert, so ist zwingend zum Betriebsvermögensvergleich, also zur doppelten Buchführung zu wechseln. Der Veräußerungsgewinn muss auf Basis der zu erstellenden Eröffnungsbilanz ermittelt werden. Wird der Gewinn vom Finanzamt geschätzt, so wird diese Schätzung nach den Grundsätzen von § 4 Abs. 1 EStG vorgenommen. Somit liegt auch in solch einem Fall ein Wechsel der Gewinnermittlung – sozusagen zwangsweise – vor. Bei einem Wechsel von der Einnahme-Überschussrechnung zur doppelten Buchführung sind zwei Schritte zu vollziehen:
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Soll & Haben 1. Es ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Unter Umständen bedeutet dies auch die vorherige Inventur. Dabei sind die allgemeinen Bilanzierungsgrundsätze zu berücksichtigen. 2. Es ist in eine Gewinnkorrektur nötig, da jetzt eine andere zeitliche Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt. Wird der Vorgang in der anderen Richtung vollzogen (also von der doppelten Buchführung zur Einnahme-Überschussrechnung) so ist analog zu verfahren.
154
Lese-Ausflug 10
Lese-Ausflug 10 Böllermann & Co.: Das Jahr geht zu Ende
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung Es wurde in den vorangegangenen Kapiteln immer wieder Bezug genommen auf den Jahresabschluss in die dazu nötige Schlussbilanz sowie die zu erstellende Gewinn- und Verlustrechnung. Dass vor diesem Abschluss aber eine Reihe notwendiger Arbeiten vorgenommen werden müssen, wurde bisher unterschlagen. Die Probleme, mit denen wir uns jetzt noch beschäftigen müssen sind: • Abschreibungen • Zeitliche Abgrenzungen • Rückstellungen • Bewertung • Gewinnverwendung Einige dieser Aufgaben müssen nicht unbedingt erst vor dem eigentlichen Jahresabschluss erledigt, sondern können in den Buchungsalltag integriert werden (zum Beispiel Abschreibungen). Das hat den Vorteil, dass der Aufwand für den Abschluss verringert und die Ergebnisaussage zu jedem möglichen Zeitpunkt „genauer“ wird.
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen „Das hat der ja längst abgeschrieben!“ ist eine, eher negativ gefärbte Bemerkung, die man immer wieder in bestimmten Situationen zu hören bekommt, wenn über Unternehmen und das zugehörige Anlagevermögen gesprochen wird. Manchmal wird auch süffisant behauptet, jemand „schreibt seine Freundin von der Steuer ab“, das hat dann mit Buchführung weniger zu tun. Wenn wir im Zusammenhang mit der Buchhaltung von Abschreibung reden, meinen wir in der Regel die „Abschreibung auf Sachanlagen“ und die „Abschreibungen auf Forderungen“. Mit den Abschreibungen auf Sachanlagen (AfA) beschäftigen wir uns an dieser Stelle ausführlicher. Sachanlagen sind in der Bilanz im Anlage vermögen erfasst. Nun gibt es zwei Arten von Anlagevermögen, die auch unterschiedlich betrachtet werden müssen:
155
Soll & Haben • Sachanlagen mit zeitlich nicht begrenzter Nutzung (Grund und Boden, Finanzanlagen) • Sachanlagen mit zeitlich begrenzter Nutzung (abnutzbare Anlagegüter). Für die erste Gruppe gibt es keine regelmäßige Abschreibung. Hier tritt eher eine „Bewertungsproblematik“ auf, die ebenfalls später betrachtet werden soll. Uns interessiert in diesem Kapitel eigentlich nur die zweite Gruppe, bei der eine regelmäßige Abschreibung (planmäßige Abschreibung) vorgenommen wird. § 253 HGB (2) Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Der Plan muss die Anschaffungs- oder Her stellungskosten auf die Geschäftsjahre verteilen, in denen der Vermögensge genstand voraussichtlich genutzt werden kann. Ohne Rücksicht darauf, ob ihre Nutzung zeitlich begrenzt ist, können bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden, um die Vermögensgegenstände mit dem niedrigeren Wert anzusetzen, der ihnen am Abschlussstichtag beizulegen ist; sie sind vorzunehmen bei einer voraussicht lich dauernden Wertminderung.
Ein Teil der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterliegt also der Abnutzung. Durch ständigen Gebrauch tritt eine Wertminderung ein. Diese Wertminderung ist in der Buchhaltung zu erfassen. Normalerweise tritt die Wertminderung planmäßig und regelmäßig ein. Es kann aber auch zu einer außerordentlichen Abnutzung kommen. Wird ein PKW für den Außendienst ständig genutzt, so verliert er im Laufe der Zeit und je nach Einsatz an Wert. Diese Abnutzung kann durch regelmäßige Abschreibung gleicher Beträge oder aber auch durch Abschreibung abhängig von der Nutzung (zum Beispiel der km-Leistung) erfasst werden. Da die Lebensdauer eines Pkws nicht unbegrenzt ist und einigermaßen genau angegeben werden kann, ist es nicht schwer, in diesem Fall einen regelmäßigen Abschreibungsmodus zu finden. Findet ein Unfall statt, bei dem der PKW geschädigt oder gar zerstört wird, so findet auch eine größere Wertminderung als normalerweise statt. Diese kann durch eine Sonderabschreibung ebenfalls erfasst werden. WISO Tipp Welche Güter in welchen Zeiträumen abgeschrieben werden dürfen, regelt eine amtliche Tabelle (siehe Anhang), von der im Normalfall nicht abgewichen werden kann. Beachten Sie, dass sich diese amtlichen AfA-Tabellen häufig ändern. Im Zweifel lohnt es, beim Finanzamt nachzufragen oder sich die gerade gültige Tabelle im Buchhandel zu besorgen.
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Lese-Ausflug 10 Die Abschreibungen werden als Aufwand erfasst und in der Gewinn- und Verlustrechnung gebucht. Als Gegenbuchung findet eine Wertminderung in der Bilanz statt. Beispiel: Ein neuer Firmen-Pkw, 19.800,-- Euro (brutto) wird am 15.7. angeschafft. Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre. Zunächst wird die Anschaffung gebucht: 0520 PKW,
17.068,97 Euro
und 1405 Vorsteuer 16 %,
2.731,03 Euro
an 1800 Bank,
19.800,-- Euro
Abgeschrieben werden soll dieser PKW also über einen Zeitraum von 5 Jahren. Wir nehmen die lineare Abschreibung (Abschreibung in gleich bleibenden Beträgen). Das macht für ein Jahr: 17.068,97 Euro / 5 = 3.413,79 Euro, und damit gleich bleibend 20 %. Da der PKW erst in der 2. Jahreshälfte angeschafft wurde, wird im ersten Jahr auch nur eine „halbe Abschreibungsrate“ gebucht: 1.706,89 Euro. Der Buchungssatz zum 31.12. lautet: 6220 Abschreibungen auf Sachanlagen,
1.706,89 Euro
an 0520 PKW,
1.706,89 Euro
Das Konto Abschreibungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Damit geht der Abschreibungsbetrag in das Ergebnis ein. Das Konto Fuhrpark wird um den Abschreibungsbetrag reduziert und das Anlagevermögen (und damit auch die Bilanzsumme) somit entsprechend verringert. WISO Tipp Für eine korrekte Bilanzerstellung reicht es aus, am Jahresende alle Abschreibungen einmal zu buchen. Will man aber das Jahr über monats- oder quartalsweise Ergebnisrechnungen haben, die eine aussagefähige Information über den Unternehmenserfolg geben, so sollte die Abschreibung auch monats- oder quartalsweise gebucht werden. Da die Abschreibungsbeträge sich selten ständig ändern, ist das auch mit wenig Aufwand machbar. Wird eine EDV-Buchführung mit integrierter oder verbundener Anlagenbuchhaltung geführt, ist das noch einfacher, weil die Abschreibungen auf Menübefehl durchgeführt und verbucht werden.
157
Soll & Haben Die im Beispiel benutzte lineare Abschreibung ist zwar die gängigste Form der Abschreibung, aber nicht die einzig mögliche. An weiteren Abschreibungsarten gibt es: • die geometrisch degressive Abschreibung (Abschreibung in fallenden Beträgen) • die arithmetisch degressive (oder digitale) Abschreibung (Abschreibung in fallenden Beträgen) • die progressive Abschreibung (Abschreibung in steigenden Beträgen) • die Leistungsabschreibung (Abschreibung nach Leistungseinheiten) Zunächst ist festzuhalten, dass die digitale und die progressive Abschreibung nach unserem Steuerrecht nicht zulässig sind. § 7 EStG Bei beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann der Steuer pflichtige statt der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen die Ab setzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen bemessen. Die Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen kann nach einem unveränderlichen Hundertsatz vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen werden; der dabei anzuwendende Hundertsatz darf höchstens das Dreifache des bei der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen in betracht kommenden Hundertsatzes betragen und 30 vom Hundert nicht übersteigen ... Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen ist zulässig. In diesem Fall bemisst sich die Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des Übergangs an nach dem dann noch vorhandenen Restwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträ gen ist nicht zulässig.
Bei der linearen Abschreibung gehen wir von einem Abschreibungsbetrag aus, der nach einem gleich bleibenden Prozentsatz vom Anschaffungswert berechnet wurde. Bei der degressiven Abschreibung haben wir ebenfalls einen Prozentsatz, der sich nicht verändert. Berechnet wird der Betrag aber vom jeweiligen Restwert. Würde der PKW aus dem letzten Beispiel degressiv abgeschrieben mit einem jährlichen Satz von 20 %, so sähe das im ersten Jahr so aus: Anschaffungswert:
17.068,97 Euro
./. Abschreibung 1. Jahr
1.706,89 Euro
(1/2 Abschreibungsbetrag) Restbuchwert 31.12.
158
15.362,08 Euro
Lese-Ausflug 10 Die Abschreibung im zweiten Jahr wird nun nicht vom Anschaffungswert, sondern vom Restwert berechnet. 20 % von 15.362,08 Euro sind: 3.072,42 Euro: Restbuchwert 1.1.
15.362,08 Euro
./. Abschreibung 2. Jahr
3.072,42 Euro
Restbuchwert 31.12.
12.289,66 Euro
Diese Methode führt nie zu einem Restwert von Null, selbst wenn der Abschreibungssatz erhöht wird (etwa auf 25 %). Mehr als 30 % kann als Abschreibung sowieso nicht gewählt werden, wie das Zitat aus dem Einkommensteuergesetz belegt. Wird das Anlagegut irgendwann unbrauchbar, ausgemustert, verkauft oder zerstört, dann wird der vorhandene Restbuchwert ausgebucht. Beispiel: Ein 4 Jahre alter PKW hat einen Restbuchwert von 5.000,-- Euro. Wie ist zu buchen, wenn: 1. Der PKW zu einem Preis von 3.500,-- Euro verkauft wird, 2. der PKW zu einem Preis von 6.000,-- Euro verkauft wird, 3. der PKW einen Totalschaden hat und keine Vollkaskoversicherung besteht? Die Buchungssätze lauten wie folgt: 1. Zunächst wird der Verkauf gebucht: 1800 Bank
4.060,-- Euro
an 0520 PKW,
3.500,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer 16 %,
560,-- Euro.
Anschließend findet eine Wertberichtigung statt. Auf dem PKW-Konto steht der PKW ja noch mit 1.500,-- Euro, obwohl er gar nicht mehr vorhanden ist.
7500 Außerordentliche Aufwendungen,
1.500,-- Euro
an 0520 PKW,
1.500,-- Euro
2. 1800 Bank,
6.960,-- Euro,
an 0520 PKW,
5.000,-- Euro und
an 7400 Außerordentliche Erträge,
1.000,-- Euro und
an 3805 Umsatzsteuer,
960,-- Euro
159
Soll & Haben Eine Wertberichtigung muss in diesem Fall nicht stattfinden, dafür aber ein außerordentlicher Ertrag gebucht werden.
3. 7500 Außerordentlicher Aufwand,
5.000,-- Euro
0520 PKW,
5.000,-- Euro
Zu erwähnen ist noch die Leistungsabschreibung. Sie findet überall dort Einsatz, wo eine Leistung gemessen werden kann und diese Leistung auch der Maßstab für eine Abnutzung oder Wertminderung des Anlagegutes ist. Als Beispiel mag ein LKW dienen, der für den betrieblichen Gütertransport eingesetzt wird. Hier kann die Abschreibung nach km-Leistung bemessen sein. Geht man von einer Gesamt-km-Leistung von 750.000 km aus, so kann am Jahresende die Abschreibung nach gefahrenen Kilometern festgelegt werden. Sind am Ende des ersten Jahres beispielsweise 102.055 km mit dem LKW gefahren worden, so ergibt sich folgende Rechnung bei einem Anschaffungswert von 485.000,-- Euro: 485.000 / 750.000 * 102.055 = 65.995,56 Euro Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass der tatsächliche Wertverbrauch und der buchhalterische Wertverbrauch viel näher beieinander liegen als bei den anderen Abschreibungsarten. Bei der Buchung ergeben sich keine Eigenheiten Eine Besonderheit sind die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG). § 6 EStG (2) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ... von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nut zung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstel lungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ... für das einzelne Wirtschaftsgut 410 Euro nicht übersteigen. Ein Wirtschaftsgut ist einer selbstständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweck bestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermö gens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind ...
Wenn der Anschaffungsbetrag also 410 Euro (netto, also ohne Mehrwertsteuer) nicht überschreitet, besteht nach § 6 EStG so genannte Bewertungsfreiheit. Dann darf der volle Betrag sofort komplett, also innerhalb eines Jahres, abgeschrieben werden, auch wenn die voraussichtliche Nutzungsdauer länger ist. Zu beachten ist allerdings dabei, dass es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, das selbstständig genutzt werden kann. Bei einem Drucker ist das zum Beispiel nicht möglich, da dieser ja ohne den PC nicht arbeiten kann.
160
Lese-Ausflug 10
WISO Tipp Wenn Sie anstelle eines normalen Druckers ein Kombigerät gekauft haben, das auch allein stehend als Fax eingesetzt werden kann, können sie es im Jahr der Anschaffung gleich voll abschreiben. Sie dürfen es dann allerdings – zumindest offiziell – nicht als Drucker oder Scanner mit benutzen.
Auch das Umlaufvermögen kann „abgeschrieben“ werden. Und zwar dann, wenn eine Beteiligung nicht mehr ihren Wert hat (das Unternehmen macht Verluste oder es droht sogar der Konkurs), oder wenn für eine Forderung angenommen wird, dass sie vollständig oder zum Teil ausfallen wird oder wenn für Warenbestände nicht mehr der normale Erlös erzielt werden kann (Ware ist verdorben oder beschädigt). In solchen Fällen muss dann auch hier abgeschrieben werden. § 253 HGB Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen vor zunehmen, um diese mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich aus ei nem Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt. Ist ein Börsen- oder Marktpreis nicht festzustellen und übersteigen die Anschaffungs- oder Herstel lungskosten den Wert, der den Vermögensgegenständen am Abschlussstichtag beizulegen ist, so ist auf diesen Wert abzuschreiben. Außerdem dürfen Abschrei bungen vorgenommen werden, soweit dies aus vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig sind, um zu verhindern, dass in der nächsten Zukunft der Wertansatz dieser Vermögensgegenstände auf Grund von Wertschwankungen geändert werden muss.
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung Als Einsteiger in das Gebiet der Buchführung sind manche komplexen Probleme der doppelten Buchführung noch nicht im Blick. Erst bei näherer Betrachtung tauchen diese dann auf. So wird vielen erst deutlich, dass Buchführung immer zeitbezogen ist, wenn sie sich konkret damit auseinander setzen. Es reicht nicht, einen Vorgang irgendwie gebucht zu haben, der Vorgang muss auch in einem richtigen Zusammenhang stehen. Damit kommen wir zu der Problematik der zeitlichen Abgrenzungen . Ein wichtiger zeitlicher Rahmen ist das Geschäftsjahr. Dieser hält sozusagen die gesamte Buchhaltung zusammen. Am Ende des Geschäftsjahres steht der Jahresabschluss, der mit seiner Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung gleichzeitig wieder den Start für das neue bildet. Quartale und Monate sind weitere zeitliche Rahmen innerhalb des Geschäftsjahres. Soll die Buchhaltung aussagefähig sein, so müssen alle Vorfälle auf diesen Rahmen abgestimmt sein. Dass dies nicht immer leicht ist, zeigt das folgende Beispiel:
161
Soll & Haben Beispiel: • Am 1.6. wird die Kfz-Steuer (450,-- Euro) für „ein“ ganzes Jahr bezahlt. • Am 15.1. bekommen wir die Darlehenszinsen (375,-- Euro) für das letzte Quartal des vorangegangenen Jahres. In beiden Fällen gerät bei einer normalen Buchung der zeitliche Rahmen durcheinander. Im ersten Fall zahlen wir im laufenden Geschäftsjahr mehr, als dafür eigentlich anfällt. Wir haben für das folgende Geschäftsjahr bereits für fünf Monate Kfz-Steuer vorausgezahlt. Im zweiten Beispiel fallen Erträge an, die in das vorangegangene Geschäftsjahr gehören. Wird in beiden Fällen nichts unternommen, treten Verfälschungen des tatsächlichen Jahresergebnisses auf. Deshalb muss im ersten Fall ein halbes Jahr Steuer herausgerechnet und vom eigentlichen Betriebsergebnis „abgegrenzt“ werden. Im zweiten Fall muss im alten Jahr noch eine Buchung erfolgen, obwohl die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Im ersten Beispiel liegen eine Zahlung und ein Aufwand vor, die nicht nur das laufende Geschäftsjahr betreffen, sondern auch schon das Folgende. Im zweiten Fall haben wir einen Ertrag, aber noch keine Zahlung im alten Geschäftsjahr. Damit haben wir zwei verschiedene Vorfälle erfasst, die uns eine Differenzierung der zeitlichen Abgrenzungen ermöglichen: • Einnahmen und Ausgaben erfolgen im „alten Jahr“ – also vor dem Bilanzstichtag -, der Ertrag oder der Aufwand liegen aber eigentlich im „folgenden Jahr“ – nach dem Bilanzstichtag. Hier spricht man von „Sonstigen Forderungen“ oder „Sonstigen Verbindlichkeiten“. • Ist es genau umgekehrt – Ausgaben und Einnahmen liegen im alten Jahr (vor dem Bilanzstichtag) -, so müssen diese Vorgänge per „Rechnungsabgrenzung“ in der Bilanz ergebnisneutral untergestellt werden. Je nachdem, ob die Aktiv- oder die Passivseite betroffen ist, spricht man von „aktiver Rechnungsabgrenzung“ oder „passiver Rechnungsabgrenzung“.
Beispiel: Für die erste Variante, Kfz-Steuer für Januar bis Juli des folgenden Jahres wurde bereits bezahlt, muss eine aktive Rechnungsabgrenzung vorgenommen werden. Der Buchungssatz lautet:
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7685 Kfz-Steuer
455,-- Euro
an 1800 Bank,
450,-- Euro
1900 Aktive Rechnungsabgrenzung,
187,50 Euro
Lese-Ausflug 10 an 7685 Kfz-Steuer,
187,50 Euro
Im neuen Jahr wird dann diese Forderung gegen das Konto Kfz-Steuer aufgelöst : 7685 Kfz-Steuer,
187,50 Euro
an 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung. Im zweiten Fall liegt eine Sonstige Forderung vor. Uns stehen Zinsen für einen Zeitraum im alten Jahr zu. Das Geld kommt aber erst im neuen Jahr. Die Buchungssätze lauten: 1220 Sonstige Forderungen,
375,-- Euro
an 7100 Zinserträge,
375,-- Euro
Schlussbilanz an 1220 Sonstige Forderungen,
375,-- Euro
Das Konto Sonstige Forderungen wird über die Eröffnungsbilanz im neuen Jahr aufgelöst und bei Zahlung wird gebucht: 1800 Bank an 1220 Sonstige Forderungen,
375,-- Euro.
Das genaue Prüfen von Vorgängen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugrenzen sind, ist eine wichtige Aufgabe für den Buchhalter (und / oder Steuerberater) beim Jahresabschluss. Auch monatlich oder quartalsweise sollten wichtige Posten abgegrenzt werden, wenn das Monats- oder Quartalsergebnis einigermaßen aussagefähig sein soll.
Die hohe Kante: Rückstellungen Nehmen wir einmal an, Sie haben einen Autounfall verschuldet . Die Sachkosten des Schadens des Unfallgegners übernimmt die Kfz-Versicherung. Den eigenen Schaden trägt die Kaskoversicherung ebenfalls. Sie haben aber ein Strafverfahren abzuwarten. Auf Grund der Rechtslage müssen Sie mit einer Strafe rechnen. Sie können sagen: „Vielleicht geht es ja gut“. Sicher ist das aber nicht. Das Beste wird sein, dass Sie sich für den negativen Fall schon etwas Geld beiseite legen. Dann machen Sie eine Rückstellung. Es gibt viele Fälle, in denen eine solche private Rückstellung von Geldmitteln sinn voll ist. Auch der Unternehmer muss bei der Bilanzerstellung an Rückstellungen denken. Das schreibt sogar der Gesetzgeber vor. § 249 HGB (1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für:
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Soll & Haben 1.Im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im fol genden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden. 2.Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden. Rückstellungen dürfen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung auch gebildet werden, wenn die Instandhaltung nach Ablauf der Frist nach Satz 2 Nr. 1 innerhalb des Geschäftsjahres nachgeholt werden. (2) Rückstellungen dürfen außerdem für ihrer Eigenart nach genau umschriebe ne, dem Geschäftsjahr oder einem früheren Geschäftsjahr zuzuordnende Aufwendungen gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich oder sicher, aber hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunkts ihres Eintritts unbestimmt sind. (3) Für andere als die in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden, soweit der Grund hierfür entfallen ist.
Demnach gibt es zwei Arten von Rückstellungen: • Rückstellungen mit bestehenden Verpflichtungen Dritten gegenüber. Das können zum Beispiel Steuerrückstellungen oder Prozesskostenrückstellungen sein. Rückstellungen ohne bestehende Verpflichtung Dritten gegenüber – die Rückstellungen sind in der Höhe und auch hinsichtlich des Empfängers nicht bekannt (etwa Garantierückstellungen). Nach § 249 Abs.1 HGB besteht also eine Passivierungspflicht für die aufgeführten Rückstellungen, das heißt, sie müssen auch in der Bilanz erscheinen (natürlich auf der Passivseite). Es gibt aber auch Rückstellungen, die man bilden „darf“ (ebenfalls § 249 Abs.1 HGB, letzter Satz), zum Beispiel für Instandhaltungsaufwendungen. Ein Passivierungswahlrecht besteht auch bei solchen Rückstellungen, die Aufwendungen für das alte Geschäftsjahr betreffen. (§ 249 Abs.2 HGB). Anders als bei den Sonstigen Verbindlichkeiten stehen Sachverhalt und / oder Betrag nicht so eindeutig fest. Sobald der Grund für die Bildung entfällt oder der erwartete Fall eintritt, sind die Rückstellungen aufzulösen. Idealerweise werden die Buchungen von Rückstellungen erst beim Jahresende vorgenommen. Erst beim Ablauf des alten Jahres ist ja klar, dass in diesem Geschäftsjahr der Fall, für den die Rückstellung bestimmt ist, nicht mehr eintritt.
Beispiel: Eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamtes hat im Dezember stattgefunden. Das Ergebnis der Prüfung lässt eine Nachzahlung in Höhe von 1.500,-- Euro
164
Lese-Ausflug 10 erwarten. Zulasten des Kontos Gesetzliche Soziale Aufwendungen ist eine Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen. 6110 Gesetzliche Soziale Aufwendungen,
1.500,-- Euro
an 3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,-- Euro.
Die Gesetzlichen Sozialen Aufwendungen fließen über die Gewinn- und Verlustrechnung in das Ergebnis ein, die Rückstellungen werden über die Schlussbilanz abgeschlossen. Im neuen Jahr wird die Bilanz wieder in Konten aufgelöst. Folgt beispielsweise am 12. Februar dann der Steuerbescheid über 1.200,-- Euro, so wird wie folgt gebucht: 3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,-- Euro
an 1800 Bank,
1.200,-- Euro
und an 7400 außerordentliche Erträge,
300,-- Euro
Die tatsächliche Steuerschuld war also niedriger. Wäre sie höher ausgefallen, etwa 1.800,-- Euro, so müsste folgendermaßen gebucht werden: 3070 Sonstige Rückstellungen,
1.500,-- Euro
und 7500 Außerordentliche Aufwendungen,
300,-- Euro
an 1800 Bank,
1.800,-- Euro
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz Die Bilanz wurde bereits in einem einführenden Kapitel – zusammen mit der In ventur – besprochen. Das Thema Bewertungen kam in einigen Abschnitten bereits einige Male zur Sprache. Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss muss es aber noch einmal aufgegriffen werden. Folgende Fragen zeigen exemplarisch, welche Überlegungen beim Jahresabschluss angestellt werden müssen: • Die Artikel am Lager stammen aus unterschiedlichen Lieferungen, die zu unterschiedlichen Preisen bezogen wurden. Welchen Preis nimmt man für die Bewertung des Lagerbestandes an? • Wie werden Wertpapiere und Devisen behandelt? Welcher Kurs ist hier anzunehmen?
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Soll & Haben • Es gibt Kunden, die schon lange nicht mehr zahlen. Bei einigen läuft möglicherweise schon das Mahnverfahren. Wie sind diese Forderungen zu bewerten? Für Luca Pacioli war das vor 500 Jahren noch verhältnismäßig einfach: Pacioli sagt: „Alle Juwelen und Waren, die Dir eigen gehören und die Du erworben hast, oder die Dir durch Testament zurückgelassen oder Dir geschenkt wurden, müssen, eins von dem anderen gesondert, in barem Gelde geschätzt werden ...
Alle Immobilien, die Du besitzt und die Dein Eigentum sind, z.B. Häuser, Liegenschaften, Läden, hast Du, wie z.B. besagtes Haus, zum Schuldner zu machen und den Wert nach Deinem Gutdünken in barem Gelde zu schätzen ...“ Das HGB gibt in den Paragrafen 252 – 256 Bewertungsvorschriften. Einige Stellen daraus wurden bereits zitiert. Eine vollständige Wiedergabe macht wenig Sinn, dafür aber eine Zusammenfassung der wichtigsten Regeln: 1. Die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres und die Schlussbilanz müssen übereinstimmen. 2. Bei der Bewertung ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit auszugehen (wenn nicht eindeutig etwas Anderes abzusehen oder beschlossen ist). 3. Alle Vermögensgegenstände müssen „einzeln“ bewertet werden. 4. Es muss vorsichtig bewertet werden. Alle am Abschlussstichtag bekannten oder entstandenen Risiken sind in die Bewertung einzubeziehen. 5. Gewinne dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. 6. Aufwendungen und Erträge sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen zu berücksichtigen (siehe dazu den Abschnitt „Zeitliche Abgrenzungen“ in diesem Kapitel) 7. Einmal angewandte Bewertungsmethoden müssen auch in Zukunft beibehalten werden. Bei der Bewertung selbst sind darüber hinaus verschiedenen „Prinzipien“ zu beachten: • Das strenge Niederstwertprinzip: Die Bewertung zum niedrigsten Wert ist zwingend vorgeschrieben. Dies gilt für das Umlaufvermögen.
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Lese-Ausflug 10 • Das gemilderte Niederstwertprinzip: Es wird grundsätzlich wie beim strengen Niederstwertprinzip gehandhabt. Eine vorübergehende und nicht nachhaltige Wertminderung muss aber nicht berücksichtigt werden. Dies gilt für das Anlagevermögen. • Das Höchstwertprinzip: Gilt für die Passivseite der Bilanz und bezieht sich wesentlich auf die Schulden.
Wer kriegt wie viel? Die Gewinnverwendung Wenn die Geschäfte oder Unternehmungen erfolgreich verlaufen sind, schließt das Geschäftsjahr mit einem Gewinn ab. Nun ist zwar heute die Gewinnerzielung nicht die einzige Motivation, unternehmerisch tätig zu werden, mindestens aber zur Unternehmenserhaltung sollte sie mit im Vordergrund stehen. Pacioli sagt: „Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder Handelnde durch einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe. Das Ziel eines jeden Kaufmannes ist die Erwerbung eines erlaubten und angemessenen Gewinns für seinen Unterhalt.“
Aber nicht nur der Unternehmer, der Kapitalgeber oder der Inhaber eines Betriebes ist am Gewinn interessiert – auch der Staat. Schließlich ist dieser Gewinn Grundlage für die „Einkommensbesteuerung“. § 4 EStG (1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahrs und dem Betriebsvermögen am Schluss des vor angegangenen Wirtschaftsjahrs, vermehrt um den Wert der Entnahmen und ver mindert um den Wert der Einlagen ... (3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen ...
Bei einer Einzelunternehmung ist die Buchung des Gewinns für den Buchhalter kein Problem. Das Gewinn- und Verlustkonto wird über das Privatkonto abgeschlossen. Das Privatkonto ist ein Unterkonto des Kapitalkontos, und so wirkt sich die Veränderung des Privatkontos direkt in der Bilanz auf der Passivseite aus. Die Gewinnverteilung in anderen Gesellschaften ist etwas komplizierter und soll zumindest ansatzweise an dieser Stelle betrachtet werden. Sind mehrere Gesellschafter vorhanden (zum Beispiel in einer OHG oder KG), so muss das in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelte Kapital auf die Konten der Gesellschafter verteilt werden. Diese Gesellschafterkonten sind sozusagen Un-
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Soll & Haben terkonten des Kapitalskontos. Wie die Verteilung des Kapitals vorgenommen wird, regelt entweder der Gesellschaftervertrag oder das Gesetz. Bei der OHG schreibt dieses zum Beispiel vor: § 121 HGB (1) Von dem Jahresgewinne gebührt jedem Gesellschafter zunächst ein Anteil in Höhe von vier vom Hundert seines Kapitalanteils. Reicht der Jahresgewinn hierzu nicht aus, so bestimmen sich die Anteile nach einem entsprechend nied rigeren Satze. (2) Bei der Berechnung des nach Absatz 1 einem Gesellschafter zukommenden Gewinnanteils werden Leistungen, die der Gesellschafter im Laufe des Geschäftsjahrs als Einlage gemacht hat, nach dem Verhältnisse der seit der Leistung abgelaufenen Zeit berücksichtigt. Hat der Gesellschafter im Laufe des Geschäftsjahrs Geld aus seinem Kapitalanteil entnommen, so werden die ent nommenen Beträge nach dem Verhältnis der bis zur Entnahme abgelaufenen Zeit berücksichtigt. (3) Derjenige Teil des Jahresgewinns, welcher die nach den Absätzen 1 und 2 zu berechnenden Gewinnanteile übersteigt, sowie der Verlust eines Geschäfts jahres wird unter die Gesellschafter nach Köpfen verteilt.
Es wird also zunächst eine Verzinsung der Kapitaleinlage von 4 % vorgenommen. Der Rest des Gewinns – oder auch der Verlust – wird nach Köpfen verteilt. Beispiel: Vier Gesellschafter sind an einer OHG mit folgenden Einlagen beteiligt: • Weber mit 20.000 Euro • Schmitz mit 30.000 Euro • Schumann mit 35.000 Euro und • Keller mit 15.000 Euro. Keller ist außerdem Geschäftsführer und erhält vorab aus dem Gewinn 10.000 Euro. Die folgende Tabelle zeigt, wie ein Gewinn von 80.000,-- Euro aufgeteilt wird und das Kapital verändert unter der Voraussetzung, dass keine „Entnahme“ stattgefunden hat (siehe dazu § 121 Abs. 2 HGB):
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Lese-Ausflug 10
Gesellschafter
Anfangs-
Geschäfts-
Kapital
führeranteil
Verzinsung der Einlage mit 10 %
Restverteilung
GesamtGewinnanteil
Endkapital
Weber
20.000
800
16.500
17.300
37.300
Schmitz
30.000
1.200
16.500
17.700
47.700
Schumann
35.000
1.400
16.500
17.900
52.900
Keller
15.000
600
16.500
27.100
42.100
10.000
Die Buchungen, die zum Jahresende stattfinden, lauten folgendermaßen:
Gewinn- und Verlustkonto,
80.000,-- Euro
an 2001 Kapitalkonto Weber,
17.300,-- Euro und
an 2002 Kapitalkonto Schmitz,
17.700,-- Euro und
an 2003 Kapitalkonto Schumann,
17.900,-- Euro und
an 2004 Kapitalkonto Keller,
27.100 Euro.
Bei Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sieht es etwas anders aus. Es gibt keine Gesellschafterunterkonten innerhalb des Eigenkapitals der Bilanz. Geführt wird ein Eigenkapitalkonto, das die Kapitaleinlagen zum Nennwert (bei der AG) enthält. Außerdem gehören dazu Konten für Rücklagen. In diese Rücklagen werden Gewinne, die im Laufe des Jahres entstehen, eingestellt. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen gesetzlichen Rücklagen (siehe dazu § 150 AktG) und freien Rücklagen (siehe dazu § 58 AktG). In die gesetzlichen Rücklagen müssen beispielsweise jährlich 5 % des Jahresüberschusses eingestellt werden., und zwar so lange, bis 10 % des gezeichneten Kapitals erreicht sind. Bei der GmbH gibt es diese Auflage allerdings nicht. Rücklagen sind zusätzliches Haftungskapital.
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik Wer Buchführung in der Schule oder in Kursen erlernen durfte, hat sicher noch die Erinnerung daran, dass bei umfangreichen Übungsaufgaben der Abschluss mit viel Aufwand verbunden war. Es mussten Striche gezogen, Salden ermittelt über Zwischenkonten auf die Gewinn- und Verlustrechnung und in die Schlussbilanz abgeschlossen werden. Und wenn man Glück hatte, ging es auch noch auf.
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Soll & Haben Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt die Art angeben, wie man von einem Buch in das andre überträgt, wenn man das Buch zu wechseln wünscht, weil es voll geschrieben ist oder weil ein neues Jahr beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen Kaufleute jedes Jahr, besonders für neue Jahreszahlen, immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches. Willst Du dies befolgen, so ist größte Sorgfalt notwendig ...“ Diejenigen, die noch die Buchhaltung ohne Computer gepflegt haben, mussten einen ähnlich hohen Aufwand treiben, um einen Abschluss durchzuführen. Heute ist das mit dem Computer einfacher. Es ist – alle vorbereitenden Abschlussarbeiten als durchgeführt vorausgesetzt! – nur ein Menübefehl aufzurufen und wenig später ist der Abschluss durchgeführt. Gerade weil der eigentliche Abschluss nun sehr leicht durchzuführen ist, sollte viel Sorgfalt auf die vorbereitenden Arbeiten verwandt werden. Grundsätzlich ist folgendes Vorgehen beim Jahresabschluss anzuraten: 1. Buchen aller vorhandenen Belege. 2. Prüfen ob noch Belege zu erwarten sind (notfalls anfordern oder Ersatzbelege erstellen und buchen) 3. Anlagenbuchhaltung aktualisieren und Abschreibungen buchen (falls dies nicht schon während des Jahres laufend passiert ist). 4. Geschäftsvorfälle auf zeitliche Abgrenzungen prüfen. 5. Rückstellungen bilden wo nötig. 6. Den Abschluss durchführen (probehalber) 7. Mit dem Steuerberater diesen Abschluss durchsprechen und prüfen. 8. Abschließende Buchungen vornehmen 9. Den endgültigen Abschluss durchführen.
170
Lese-Ausflug 10
WISO Tipp Insbesondere wenn Sie mit einem DATEV-Kontenrahmen buchen und nicht selbst sehr solide Buchhaltungs- und Jahresabschlusskenntnisse haben, führen Sie den Abschluss nur bis Schritt 7 durch und überlassen Sie alles Weitere ihrem Steuerberater. Wenn Sie unsicher sind, übergeben Sie ihm eine Diskette mit Ihren Buchhaltungsdaten schon nach Schritt 3 oder 4.
171
Soll & Haben
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Glossar
Glossar Abbuchungsverfahren Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Dieses Verfahren muss der Bank gegenüber dokumentiert werden, das heißt, der Kontoinhaber muss eine schriftliche Einwilligung gegeben haben. Einer Abbuchung kann der Kontoinhaber innerhalb zwei Wochen nach Abbuchung widersprechen.
Abfindung Entschädigungszahlungen des Arbeitgebers, die für den Verlust des Arbeitsplatzes durch eine Kündigung geleistet werden. Nicht selten gibt es Abfindung im Rahmen eines Sozialplans.
Abgrenzungen In der Finanzbuchhaltung werden auch Aufwendungen und Erträge verbucht, die nicht unmittelbar etwas mit der eigentlichen Betriebsleistung zu tun haben. Solche betriebs- oder periodenfremden außerordentlichen Aufwendungen oder Erträge müssen von den betriebsbedingten Aufwendungen und Erträgen abgegrenzt werden, um eine Verfälschung des Betriebsergebnisses zu vermeiden.
Absatz auch: Vertrieb. Die letzte Stufe im betrieblichen Leistungsprozess.
Absatzplan Teil des Gesamtplans eines Unternehmens. Er berücksichtigt die Ziele auf dem Absatzmarkt unter Berücksichtigung der realen Marktchancen. Der Absatzplan ist einem permanenten Soll-Ist Vergleich zu unterziehen, um kurzfristig Anpassungen erarbeiten zu können.
Abschreibungen Vermögensgegenstände werden in der Finanzbuchhaltung abgeschrieben. Man unterscheidet zwischen planmäßiger Abschreibung, außerplanmäßiger Abschreibung
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Soll & Haben und steuerrechtlicher Abschreibung. Bei allen Methoden werden die Anschaffungsoder Herstellungskosten auf die geschätzte Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung verteilt. Üblich sind die lineare Abschreibung, die degressive Abschreibung sowie die Leistungsabschreibung.
Akkordarbeit Wird ein Arbeitsentgelt nicht an der geleisteten Arbeitszeit, sondern an der geleisteten Arbeitsmenge bemessen, so liegt Akkordarbeit vor.
Aktivierung Die Buchung auf der Sollseite eines aktiven Bestandskontos in der Buchführung und dem Ansatz eines Aktivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Aktivierung.
Aktivkonto Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Aktivkonto ist ein Vermögenskonto. Es wird über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen.
Algorithmus Ein Rechenvorgang mit wiederholender Gesetzmäßigkeit. Insbesondere bei der Programmierung werden Algorithmen für bestimmte Funktionen (beispielsweise Such vorgänge) eingesetzt.
Anhang Kapitalgesellschaften müssen in ihrem Jahresabschluss neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung in einem Anhang Erläuterungen zu den Posten der Bilanz und der GuV aufführen. Je nach Größe der Gesellschaft sind auch noch weitere Angaben zu machen (z.B. ausstehende Einlagen, Sonderposten mit Rücklagenanteil).
Anlagenbuchführung Das Anlagevermögen eines Unternehmens besteht aus Sachanlagen, Finanzanlagen und immateriellen Vermögensgegenstände. Die Anlagenbuchführung erfasst die
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Glossar Sachanlagen eines Unternehmens und führt dieses solange auf, wie es im Unternehmen enthalten und/oder eingesetzt ist. Ein Anlagespiegel mit einer Übersicht der Abschreibungen und des Restwertes gehört in den Anhang zur Bilanz.
Anlagevermögen Das Anlagevermögen eines Unternehmens wird auf der Aktivseite der Bilanz aufgeführt.
Anschaffungskosten Mit Anschaffungskosten bezeichnet man die Aufwendungen, die geleistet werden müssen, um ein Wirtschaftsgut zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.
Anwesenheitsprämie Eine Sondervergütung, die der Arbeitnehmer neben seiner vertraglich oder tariflich vereinbarten Vergütung dafür enthält, dass er während eines bestimmten Zeitraumes eine tatsächliche Arbeitsleistung erbringt.
Arbeitgeber Arbeitgeber ist, wer mindestens einen Arbeitnehmer beschäftigt. Er ist Gläubiger des Anspruchs auf Arbeitsleistung und Schuldner des Arbeitsentgelts gegenüber dem Arbeitnehmer.
Arbeitnehmer Wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrages oder eines gleichgestellten Rechts verhältnisses zur Arbeit verpflichtet ist, wird als Arbeitnehmer bezeichnet. Neben der wirtschaftlichen herrscht auch eine persönliche Abhängigkeit durch die Einbindung in die betriebliche Organisation.
Arbeitsentgelt Alle laufenden und/oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung zählen zum Arbeitsentgelt.
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Soll & Haben
Arbeitslosenversicherung Alle Arbeiter und Angestellte sind grundsätzlich in der Arbeitslosenversicherung versicherungspflichtig.
Arbeitspapiere Dazu gehören die Lohnsteuerkarte, der Sozialversicherungsausweis, das Arbeitszeugnis, die Arbeitsbescheinigung und ggf. die Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Papiere (außer Zeugnisse und Arbeitsbescheinigungen) dem Arbeitgeber vorzulegen, der sie während der Dauer der Beschäftigung verwahren muss. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber sie herausgeben. Er haftet bei schuldhaftem Verlust.
Arbeitstage Die Tage, an denen der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung zur Arbeitsleistung nachkommen muss. Sie sind nicht identisch mit dem Begriff Werktage. Welche Tage als Arbeitstage gelten, ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag.
Arbeitsunfähigkeit Eine Erkrankung des Arbeitnehmers, die ihn an der Ausübung seiner Tätigkeit hindert. Sie führt zur Entgeltfortzahlung und bei längerer Dauer (mehr als 6 Wochen) zur Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse.
Arbeitsvertrag Dienstvertrag über eine unselbstständige Arbeitsleistung. Parteien sind der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer.
Arbeitszeit Sie ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder kann vom Arbeitgeber einseitig festgelegt werden. Ein Betriebsrat hat dazu ein Mitbestimmungsrecht.
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Glossar
Aufbewahrungsfristen Buchführungsunterlagen müssen innerhalb bestimmter Fristen aufbewahrt werden (lt. § 257 HGB). 10 Jahre müssen aufbewahrt werden: Handelsbücher (Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse), Lageberichte, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte. 6 Jahre müssen aufbewahrt werden: empfangene Handelsbriefe, Kopien der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Außerordentliche Erträge Diese Erträge fallen außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit an. Sie beruhen auf Ereignissen, die ungewöhnlich in der Art sind und selten vorkommen. Dazu gehören u.a.: Erträge aus dem Verkauf von Betriebsteilen, Erträge aus dem Verkauf von Beteiligungen, einmalige Zuschüsse der öffentlichen Hand.
Bankeinzugsverfahren Zahlungsweise, bei der der Gläubiger (Lieferant) den fälligen Betrag direkt vom Konto des Schuldners (Kunden) abbuchen lässt. Natürlich muss der Kontoinhaber damit einverstanden sein. Er kann dieser Abbuchung innerhalb von 6 Wochen nach Abbuchung widersprechen.
Beitragsbemessungsgrenzen Arbeitsentgelte die die Beitragsbemessungsgrenze, die jährlich neu angepasst wird, übersteigen, werden bei der Beitragsermittlung zu den Sozialversicherungen nicht mitberücksichtigt.
Beleg Schriftstück, das dem zu buchenden Geschäftsvorfall zugrunde liegt und dieses „belegt“. Eine Regel aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist: Keine Buchung ohne Beleg.
Beschaffung Die Tätigkeiten des Unternehmens zur Deckung der durch die Unternehmenstätigkeit entstehenden materiellen Bedürfnisse. Die Beschaffung von Waren (Rohstoffen
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Soll & Haben und so weiter) ist nur ein Teil, die Beschaffung von Personal (Arbeitskräften) und Finanzmitteln (Finanzierung) gehört ebenfalls dazu.
Beschaffungspreis auch: Bezugspreis, Einstandspreis. Der Rechnungspreis einer Ware zuzüglich der Beschaffungskosten (Bezugskosten) wie zum Beispiel Transportkosten, Verpackungskosten, Versicherungen.
Bestandskonten Entstehen aus der Auflösung der Bilanz zu Beginn eines Geschäftsjahres. Sie nehmen die Anfangsbestände aus der Bilanz auf.
Bestandsveränderungen Die Umsatzerlöse einer Periode entsprechen nicht den gesamten betrieblichen Leistungen. Es sind auch Bestandsveränderungen bei Beständen an noch nicht verkauften eigenen Erzeugnissen zu berücksichtigen. Wurde mehr verkauft, als an produzierten Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer negativen (Lagerbestand wurde abgebaut), wurde weniger verkauft, als an produzierten Waren ins Lager genommen wurde, kommt es zu einer positiven Bestandsveränderung (Lagerbestand wurde aufgebaut).
Bestellmenge, optimale Die Warenmenge, bei deren Höhe am kostengünstigsten eingekauft wird. Dabei ist aber nicht nur der Preis je Einheit zu berücksichtigen, sondern auch die Lagersituation (Lagerfläche, Lagerkosten und so weiter).
Bestellpunkt Der Zeitpunkt, der bei einer optimalen Lagerhaltung unter Berücksichtigung der voraussichtlichen Bestellmengen und der Widerbeschaffungszeit eine neue Bestellung aufgegeben werden muss.
Betriebsanalyse 178
Glossar Eine kritische Untersuchung eines Betriebs sowohl intern als auch extern. Ziel ist eine verbesserte Organisation (intern) und ein besseres Erscheinungsbild des Unternehmens (extern).
Betriebsergebnis Das Betriebsergebnis ergibt sich aus der Gewinn- oder Verlustrechnung. Es kann nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden.
Betriebsprüfung Die ordnungsmäßige Einbehaltung der Lohnsteuer wird vom Finanzamt in regelmäßigen Abständen in Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung geprüft. Der Arbeitgeber hat eine Mitwirkungspflicht bei der Prüfung. Die Sozialversicherungsbeiträge werden von den Rentenversicherungsträgern (seit 1996) geprüft. Diese Prüfungen finden mindestens alle vier Jahre statt.
Betriebsstoffe Güter, die im betrieblichen Produktionsprozess verbraucht werden und dabei nicht Bestandteil des erzeugten Produkts werden (Heizöl, Öl für Maschinen, Büromaterial und so weiter).
Bilanz Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens an einem bestimmten Tag (Stichtag) in Form eines Kontos. Anders als beim Inventar sind nur die Gesamtwerte der Vermögensteile und Schulden aufgeführt. Die Bilanz ist Bestandteil des Jahresabschlusses (zusammen mit der Gewinn- und Verlustrechnung und des Lageberichts). Die Bilanz wird in der Form eines T-Kontos ausgeführt. Die linke Seite heißt Aktiva und enthält das Vermögen, die rechte Seite heißt Passiva und enthält die Schulden. Man sagt auch: Die Passivseite zeigt die „Mittelherkunft“, die Aktivseite die „Mittelverwendung“ an.
Break-Even-Point
179
Soll & Haben Die Nutzschwelle vor Erreichen des Gewinns. Bei seinem Erreichen sind sowohl die fixen als auch die variablen Kosten durch die Erlöse gedeckt.
Buchführung Gemeint ist in der Regel die doppelte Buchführung. Sie ist eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Auf diese Weise kann der Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden ständig ermitteln. Der Gesetzgeber schreibt die Buchführung ab einem bestimmten Rahmen vor. Trifft die Buchführungspflicht nicht zu, so kann auch eine vereinfachte Aufzeichnung zur Gewinnermittlung geführt werden (so genannte Einnahme-Überschuss-Rechnung).
Buchung Eine Buchung ist in der Finanzbuchhaltung das schriftliche Festhalten eines Geschäftsvorfalls auf den Konten. Es werden (bei der doppelten Buchhaltung) immer zwei Konten berührt.
Debitor Kunde. Begriff aus der Buchhaltung. Unter Debitoren versteht man heute alle Forderungen (also die Schuldner des Unternehmens). Sie werden in der so genannten Debitorenbuchführung verwaltet. Dabei handelt es sich um Unterkonten zum Forderungskonto.
Direktversicherung Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer eine Lebensversicherung auf das Leben des Arbeitnehmers ab, dann liegt eine Direktversicherung vor. Sie dient der langfristigen Altersvorsorge und sie ist in der Regel steuerlich begünstigt.
Dumpingpreise Preise, die so gestaltet sind, dass sie durch ihren extrem niederen Ansatz Konkurrenzprodukte gefährden. Sie liegen oft unter den Einstandspreisen und werden eingesetzt, um einen Marktanteil zu gewinnen. Anschließend sollen die Preise sich wieder am Markt orientieren, was oft aber nicht so leicht wieder zu realisieren ist.
180
Glossar
Einführungsrabatt Wird bei der Einführung eines neuen Produkts dem Handel gewährt, um verstärkte Verkaufsaktivitäten anzuregen.
Einnahmen-Überschussrechnung Wenn nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften die Verpflichtung besteht, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, so kann die Einnahmen-Überschussrechnung zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG angewandt werden.
Einzelhandel Der Einzelhändler bezieht seine Waren vom Großhändler oder Hersteller und verkauft Sie an private Haushalte (Endverbraucher). Einzelhandelsgeschäfte gibt es in vielen Facetten: das Fachhandelsgeschäft, Supermärkte, Kaufhäuser. Eine besondere Form des Einzelhandels ist der Versandhandel.
Entnahmen Wirtschaftsgüter, die der Steuerpflichtige dem Betrieb entnimmt (Barmittel, Waren oder Leistungen), zählen zu den Entnahmen und müssen als Einkünfte versteuert werden (EStG § 4 Abs.1).
Erfolgskonten Die Aufwendungen und Erträge werden im Laufe des Geschäftsjahres auf den Aufwands- und Ertragskonten – den sog. Erfolgskonten – gebucht. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die Salden dieser Konten als Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Ersatzkassen Zu den gesetzlichen Krankenkassen gehören neben den Allgemeinen Ortskrankenkassen (AOK), Betriebs- und Innungskrankenkassen, Seekrankenkassen, landwirtschaftlichen Krankenkassen und der Bundesknappschaft die Ersatzkassen. Sie führen die Krankenversicherung nach den gleichen Rechtsvorschriften.
181
Soll & Haben Erträge Erträge sind der in Geld bewertete Wertzugang in einer Periode. Sie erhöhen das Reinvermögen eines Unternehmens.
Fertigprodukt Ein Fertigprodukt hat den betrieblichen Produktionsprozess (in einem Industrieoder Handwerksbetrieb) durchlaufen und wird zum Verkauf angeboten. In einem anderen Unternehmen kann es aber ein Bestandteil für eine weitere Fertigung sein.
Forderungen Bezeichnet das Recht von einem anderen, aufgrund eines Schuldverhältnisses eine Leistung zu fordern (BGB § 241).
Geldwerter Vorteil Wenn einem Arbeitnehmer Lohn nicht in Form von Barlohn, sondern in Form von Sachlohn zufließt, spricht man vom geldwerten Vorteil.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens können dann vollständig im Jahr der Anschaffung oder Herstellung als Betriebsausgabe abgeschrieben werden, wenn der Wert des einzelnen Wirtschaftsgutes 410 Euro nicht übersteigt. Solche Güter werden geringwertige Wirtschaftsgüter genannt.
Gesamtkostenverfahren Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkosten verfahren aufgestellt werden. Beim Gesamtkostenverfahren werden die Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres einander gegenübergestellt.
Gesamtumsatzrabatt 182
Glossar Wird dem Wiederverkäufer am Ende eines Jahres auf den Gesamtumsatz gewährt. Oft mit der Erreichung eines Mindestumsatzzieles verbunden.
Gewerbe Jede auf Dauer angelegte selbstständige wirtschaftliche Tätigkeit mit der Absicht, Gewinn zu erzielen.
Gewinn Die positive Differenz zwischen Umsatz (Erlös) und Kosten. In einer differenzierteren Betrachtung wird vom Umsatz zunächst der Wareneinsatz abgezogen (das heißt, die Produkte, die zuvor selbst eingekauft wurden. Bei einem Industriebetrieb sind es die Herstellungskosten). Dann sind die sonstigen betrieblichen Kosten (einschließlich der Personalkosten) zu subtrahieren. Was bleibt, ist der Gewinn.
Gewinn- und Verlustrechnung Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres. Sie bildet zusammen mit der Bilanz den Jahresabschluss.
Gratifikation Sonderzuwendungen des Arbeitgebers zu bestimmten Anlässen (z.B. Jubiläen) die zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt werden.
Großhandel Dienstleistungsbetrieb und eine dem Einzelhandel vorgeschaltete Handelsstufe. Der Großhandel kauft von Herstellern und Produzenten große Warenmengen und gibt sie in kleineren Einheiten an Wiederverkäufer (Einzelhandelsbetriebe) ab.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Das Handelsgesetzbuch schreibt vor (HGB § 238), dass die kaufmännische Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu führen ist. Wichtige Grundsätze sind:
183
Soll & Haben
• Keine Buchung ohne Beleg • Die Belege sind zeitnah zu erfassen (zu buchen) • Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht geordnet und verständlich sein. • Wenn Buchungen und Aufzeichnungen verändert (korrigiert) werden, so muss dies erkennbar und nachvollziehbar sein.
Handelsbetriebe (allgemein) sind Dienstleistungsbetriebe zur Beschaffung und Verteilung von Waren.
Handelsregister Ein beim Amtsgericht geführtes Verzeichnis, in das sich alle Vollkaufleute eintragen lassen müssen, deren Unternehmen zur Buchführung verpflichtet sind.
Handelsspanne Differenz zwischen Beschaffungspreis und Verkaufspreis (im Handelsbetrieb).
Handelsvertreter Selbstständige Gewerbetreibende, die ständig damit betraut sind, anderen Unternehmern Geschäfte zu vermitteln oder im Namen der Unternehmer abzuschließen ($ 84 – 92 c HGB).
Herstellungskosten Aufwendungen, die durch den Verbrauch von Gütern und die Inanspruchnahme von Diensten entstehen. Sie setzen sich zusammen aus den Einzelkosten der Fertigung und den Fertigungsgemeinkosten.
Industriebetrieb 184
Glossar Dient der Herstellung (Produktion) von Gütern. In der Grundstoffindustrie werden Güter für ihr nachfolgende Produktionsstufen hergestellt. In der Investitionsgüterindustrie werden Maschinen, Fahrzeuge, Schiffe und andere hergestellt, also Güter, die in der Konsumgüterindustrie zur Fertigung von Verbrauchsgütern benötigt werden.
Inventur/Inventar Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres hat jeder Kaufmann sein Vermögen und seine Schulden genau zu verzeichnen. Den Vorgang nennt man Inventur, die tabellarische Auflistung das Inventar. Es bildet die Grundlage für die Bilanz.
Investition Langfristige Verwendung von Kapital zur Beschaffung von Sachanlagevermögen.
Jahresabschluss Zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres muss ein das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellender Abschluss angefertigt werden. Dieser besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, in manchen Fällen aus einem zusätzlichen Anhang und Lagebericht.
Kalkulation Preisfindung für einen Artikel. Dem Einstandspreis werden verschiedene interne Kostenfaktoren und eine Gewinnspanne zugerechnet. Berücksichtigt werden sollten auch Zahlungsvorteile, die den Kunden gewährt werden, etwa Skonti.
Konditionen Bedingungen, zu denen ein Geschäft zwischen Kaufleuten abgeschlossen wird.
Konkurs Gerichtliches Verfahren zur zwangsweisen Aufteilung des gesamten Vermögens eines zahlungsunfähigen Schuldners an seine Gläubiger.
185
Soll & Haben
Kontenrahmen Ein Kontenrahmen ist ein Organisations- und Gliederungsplan für das Rechnungswesen. Diese Kontenrahmen liegen heute in standardisierten Formen vor (z.B. Industriekontenrahmen IKR, Kontenrahmen der DATEN SKR 01, 02, 03, 04).
Konto Zweiseitige Aufstellung, auf der in der doppelten Buchführung die einzelnen Geschäftsvorfälle gebucht werden. Die linke Seite wird als Sollseite, die rechte Seite als Habenseite bezeichnet. Zu- und Abgänge werden immer auf verschiedenen Seiten dargestellt.
Kosten Die für die betriebliche Leistungserstellung (Beschaffung, Produktion, Absatz) notwendigen und in Geld bewerteten Aufwendungen.
Krankengeld Arbeitnehmer bekommen ab dem Zeitpunkt, ab dem die Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers entfällt Krankengeld von ihrer gesetzlichen oder privaten Krankenkasse, wenn eine Krankheit vorliegt oder eine Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt wird.
Kreditoren Unter dem Begriff Kreditoren werden alle kreditgewährenden Gläubiger zusammengefasst. Den größten Teil machen in einem Unternehmen die kreditgewährenden (Waren-) Lieferanten aus. Sie werden in der sog. Kreditorenbuchführung verwaltet.
Lagerbuchhaltung Nebenbuchhaltung, die eine Übersicht über (Waren-) Bestände und deren Veränderung führt.
186
Glossar
Lagerhaltung Vorübergehende Lagerung materieller Güter. Industriebetriebe lagern Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe, sowie die fertigen Erzeugnisse vor dem Abverkauf an Großhändler und Verbraucher. Der Handel lagert Fertigprodukte zur Abgabe an andere Händler oder Verbraucher.
Lieferbedingungen Konditionen, die Einzelheiten der Vertragsabwicklung zwischen den Vertragsparteien festlegen. Sie regeln insbesondere die Art und Weise der Lieferung einer Ware.
Liquidität Die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens.
Lohn Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer eine Leistungsvergütung zu zahlen – den Lohn. Dieser Begriff wird allerdings in der Regel für die Vergütung an Arbeiter benutzt. Für Angestellte wird der Begriff Gehalt verwendet.
Lohnkonto Hauptbestandteil der Lohnunterlagen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Zu verstehen ist darunter eine Aufstellung der persönlichen Daten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit seiner Arbeitstätigkeit und der dafür gezahlten Arbeitsvergütung.
Lohnsteuer Einkommensteuer, die bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit durch direkten Abzug vom Arbeitslohn erhoben wird.
Lohnsteueranmeldung Nach § 41 a EStG muss der Arbeitgeber regelmäßig die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer beim zuständigen Finanzamt anmelden und abführen.
187
Soll & Haben
Lohnsteuerkarte Wird von der Wohnsitzgemeinde des Arbeitnehmers bis Ende Oktober des laufenden Jahres für das Folgejahr ausgestellt und zugesandt. Sie enthält die wesentlichen Merkmale für die Lohnversteuerung (Lohnsteuerklasse, Familienstand, Kinderzahl, Religionsgemeinschaft) und ist beim Arbeitgeber vorzulegen.
Mängelrüge Anzeige des Käufers an den Verkäufer, dass die gelieferte Ware einen Mangel hat.
Markenartikel Güter, die mit einem Markenzeichen (Firmenname, Logo) ausgestattet sind und in gleich bleibender Aufmachung und Qualität über einen längeren Zeitraum verkauft werden.
Marktanteil Der Anteil am gesamten Volumen eines Marktes, den eine Firma mit ihren Produkten hat.
Mutterschutz Für Arbeitnehmerinnen gewährt das Mutterschutzgesetz einen besonderen arbeitsrechtlichen Schutz für die Zeit vor und nach der Geburt. Es muss vom Arbeitgeber an geeigneter Stelle im Betrieb zur Aussicht ausliegen.
Nachfrage Menge an Gütern, die der Käufer bei unterschiedlichen Preisen bereit und in der Lage ist, zu erwerben.
Nettoumsatz Umsatz abzüglich aller Nachlässe und Erlösschmälerungen. Dieser „bereinigte“ Umsatz wird auch als Reinumsatz bezeichnet.
188
Glossar
Neutrale Aufwendungen Die neutralen Aufwendungen dienen nicht dem eigentlichen Betriebszweck. Zu diesen Aufwendungen gehören: betriebsfremde, kreditgewährende und außergewöhnliche Aufwendungen.
Neutrale Erträge Entstehen nicht durch den eigentlichen Betriebszweck. Darunter fallen u.a. Steuererstattung aus dem Vorjahre (periodenfremd), Erträge aus Beteiligungen (betriebsfremd), Gewinn aus dem Verkauf eines Anlagegutes (außerordentlich). Sie sind das Gegenstück zu den neutralen Aufwendungen.
Passivierung Buchung auf der Habenseite eines passiven Bestandskontos und der Ansatz eines Passivpostens in der Bilanz bezeichnet man als Passivierung.
Passivkonto Bestandskonto in der Finanzbuchhaltung. Ein Passivkonto ist ein Schuldenkonto. Es wird über die Schlussbilanz abgeschlossen.
Preis gibt den Wert eines Gutes in Geld an. Die Preisfindung ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers.
Privatentnahme Eine Privatentnahme liegt vor, wenn der Unternehmer Wirtschaftsgüter aus dem betrieblichen in den privaten Bereich überführt.
Privatkonto
189
Soll & Haben Bei Einzelfirmen und Personengesellschaften werden für den Einzelunternehmer bzw. die vollhaftenden Gesellschafter so genannte Privatkonten geführt. Auf diesen werden alle Einlagen und Entnahmen gebucht.
Quittung Schriftliche Empfangsbestätigung des Gläubigers einer Leistung (meist eines Geldbetrags) an den Schuldner.
Rabatt Preisnachlass beim Einkauf von Waren oder bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Er wird entweder als feststehender Betrag oder als Prozentsatz angegeben.
Rechnungsabgrenzung Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwendungen für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen. Auf der Passivseite sind Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Erträge für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.
Rendite Der Ertrag aus dem angelegten Kapital, in Prozentsätzen ausgedrückt.
Rentenversicherung Die gesetzliche Rentenversicherung gehört neben der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu den Sozialversicherungen. Versicherungspflichtig sind grundsätzlich alle, die gegen Arbeitsentgelt oder zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Auch die freiwillige Versicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Rücklagen 190
Glossar Rücklagen wurden bei Kapitalgesellschaften aus rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Gründen zur Deckung noch nicht entstandener Verbindlichkeiten gebildet. Sie sind Bestandteil des Eigenkapitals und steuerlich nicht abzugsfähig.
Rückstellungen Durch die Bildung von Rückstellungen werden Ausgaben und Verluste, die wirtschaftlich das abgelaufene Jahr betreffen, periodengerecht abgegrenzt. Es erfolgt keine endgültige Gewinnkorrektur, sondern lediglich eine Gewinnverlagerung auf das Jahr, das wirtschaftlich mit diesem Aufwand belastet werden soll.
Sachbezüge Das sind Lohnbestandteile, die nicht in Geld, sondern in Naturalien gewährt werden. Sie sind steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Skonto Für die Zahlung einer Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist wird oftmals ein Abzug gewährt, der Skonto genannt wird. Damit soll ein Anreiz zur frühzeitigen Zahlung gegeben werden.
Sonstige Forderungen Bei den Sonstigen Forderungen erfolgt der Ertrag im alten Jahr, während die Einnahme erst im neuen Jahr erfolgt.
Sonstige Verbindlichkeiten Bei den Sonstigen Verbindlichkeiten handelt es sich um Aufwendungen, die im alten Jahr entstanden sind und deren Zahlungen erst im neuen Jahr erfolgen.
Sortiment Warenangebot und –auswahl eines Unternehmens. Das Sortiment eines Händlers umfasst alle von ihm angebotenen Waren.
191
Soll & Haben Sozialversicherungsausweis Einen Sozialversicherungsausweis erhalten alle Arbeitnehmer in der Bundesrepublik Deutschland, um dem Missbrauch von Sozialleistungen vorzubeugen. Er wird von der gesetzlichen Rentenversicherung ausgestellt.
Stornobuchung Unter einer Stornobuchung versteht man das Rückgängigmachen einer Buchung. Dabei muss die ursprüngliche Buchung kenntlich bleiben. Am sichersten ist es, die Stornobuchung in der Form einer Umbuchung zu machen. (Die ursprüngliche Buchung wird mit umgekehrtem Buchungssatz wiederholt. Anschließend erfolgt die neue, richtige Buchung.
Teilzeitarbeit Sie liegt vor, wenn die regelmäßige Arbeitszeit kürzer ist als die regelmäßige Wochenarbeitszeit vergleichbarer vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer.
Umsatz (auch: Erlös). Wert, der innerhalb einer Periode (Monat, Jahr) die verkauften Produkte eines Unternehmens in Geld bewertet.
Umsatzkostenverfahren Die Gewinn- und Verlustrechnung kann nach dem Gesamt- oder Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen die Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen gegenübergestellt.
Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer wird auf jeder Wirtschaftsstufe auf eine Ware oder Leistung erhoben. Durch den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer, die auf einer Vorstufe entstanden ist, wird jeweils nur der Mehrwert der Ware oder Leistung besteuert. Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
192
Glossar
Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten sind Schulden Dritten gegenüber. Es wird zwischen langfristigen (z.B. Darlehnsverbindlichkeiten) und kurzfristigen Verbindlichkeiten (Lieferanten verbindlichkeiten) unterschieden.
Zahlungsbedingungen Konditionen, die die Art und Weise der Zahlungsabwicklung zuwischen Käufer und Verkäufer regeln. Dazu gehören vor allem die Vereinbarungen über die Fälligkeit der Zahlungen.
Zeitlohn Der Arbeitnehmer wird rein nach der geleisteten Arbeitszeit bezahlt.
Im Buch benutzte Konten Die in den Beispielen benutzten Konten sind im Folgenden noch einmal in einer Übersicht aufgelistet. Diese Kontenzusammenstellung entspricht in keinster Weise einem kompletten Kontenrahmen, wie er für die Praxis zu gebrauchen ist. Für die Beispiele und zur Einführung in die Buchführung ist diese Zusammenstellung aber ausreichend. Die Gliederung wurden dem SKR 04 angelehnt. 0200
Grundstücke
0400
Maschinen und Anlagen
0520
PKW
1100
Fertigerzeugnisse
1200
Forderungen
1220
Sonstige Forderungen
1230
Wechsel aus Lieferungen und Leistungen
1401
Anrechenbare Vorsteuer 7 %
1405
Anrechenbare Vorsteuer 16 %
1600
Kasse
1800
Bank
193
Soll & Haben 1900
Aktive Rechnungsabgrenzung
2000
Festkapital (Eigenkapital)
2100
Privatkonto
2130
Eigenverbrauch
2180
Privateinlagen
3070
Sonstige Rückstellungen
3310
Verbindlichkeiten
3350
Verbindlichkeiten aus Wechseln
3801
Umsatzsteuer 7 %
3805
Umsatzsteuer 16 %
4000
Umsatzerlöse
4600
Eigenverbrauch
4700
Erlösschmälerungen
4740
Gewährte Boni
4800
Bestandsveränderungen Fertigerzeugnisse
4820
Andere aktivierte Eigenleistungen
4830
Sonstige Erträge
4846
Erlöse aus Anlagenverkäufen 16 %
5100
Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
5200
Wareneinkauf
5720
Nachlässe
5730
Erhaltene Skonti
5740
Erhaltene Boni
5800
Anschaffungsnebenkosten
6110
Gesetzliche soziale Aufwendungen
6220
Abschreibungen auf Sachanlagen
6570
KfZ-Steuer
6710
Verpackungsmaterial
194
Glossar 6855
Nebenkosten des Geldverkehrs
7100
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
7340
Diskontaufwendungen
7400
Außerordentliche Erträge
7500
Außerordentliche Aufwendungen
7685
Kfz-Steuer
195
Soll & Haben
196
Index
Index A
Abgabenordnung ............................................................................... 21, 33, 51, 153 Abgrenzung ........................................................................................................... 25 Absatzleistungen ................................................................................................. 141 ADV ...................................................................................................................... 51 AfA .............................................................................................................. 155, 156 AG ............................................................................................................... 121, 169 Aktiva ................................................................................................ 40, 44, 76, 179 Aktivierung ................................................................................................. 119, 174 Anfangsbestand ....................................................................................... 55, 85, 144 Anlagenbuchführung ........................................................................................... 174 Anlagevermögen ........................................................................................... 41, 175 Anschaffungskosten ............................................................................................ 175 Anschaffungsnebenkosten .................................................................... 62, 121, 123 AO ..................................................................................................... 22, 33, 51, 153 Arbeitsentgelt ...................................................................................................... 175 Arbeitskosten ...................................................................................................... 140 Arbeitslosenversicherung .............................................................................. 89, 176 Arbeitsunfähigkeit ............................................................................................... 176 Arbeitsvertrag ..................................................................................................... 176 Arbeitszeit ........................................................................................................... 176 Aufbewahrungsfrist ................................................................................. 47, 53, 177 Auftrag .................................................................................................................. 98 Auftragsbearbeitung .................................................................................. 10, 15, 16 Aufwand ........................................................................................ 76, 121, 125, 157 Aufwandsteuern .......................................................................................... 120, 121 Aufzeichnungen ............................................................ 19, 24, 30, 47, 52, 149, 151 B
Barlohn ................................................................................................................ 182 Beitragsbemessungsgrenze ................................................................................. 177 Beleg ................................................................................................. 15, 49, 51, 177 Belegart ................................................................................................................. 50 Belegnummer ............................................................................................ 29, 50, 53 Bestand .......................................................................................... 34, 35, 68, 82, 85 Bestandsaufnahme .................................................................................... 30, 33, 34 Bestandsveränderungen .......................................... 27, 62, 141, 144, 145, 178, 194 Bestellmenge ....................................................................................................... 178 Beteiligungen .................................................................................................. 41, 64
197
Soll & Haben Betriebsausgaben ................................................................ 147, 149, 150, 160, 167 Betriebseinnahmen .............................................................................. 147, 149, 167 Betriebsprüfung ................................................................................................... 179 Betriebsvermögen ......................................................................................... 38, 167 Betriebsvermögensvergleich ........................................................... 26, 38, 148, 153 Bewertung ..................................................................................... 68, 155, 165, 166 Bezeichnung .......................................................................................................... 58 Bilanz ................ 24, 30, 40, 43, 44, 45, 55, 67, 68, 75, 76, 119, 149, 152, 165, 179 Bilanzklarheit ........................................................................................................ 44 Bilanzkontinuität ............................................................................................. 44, 68 Bilanzwahrheit ...................................................................................................... 44 Bonus .................................................................................................................. 128 Bruttopreis ........................................................................................................... 116 Bruttoverfahren ................................................................................................... 118 Buchhaltung .................................... 19, 20, 25, 28, 40, 50, 136, 141, 152, 161, 170 Buchinventur ......................................................................................................... 34 Buchung .................................................................... 47, 49, 50, 51, 53, 55, 69, 180 Buchungsliste ........................................................................................................ 91 Buchungssatz ............................................................................................ 53, 55, 56 C
CD ....................................................................................................................... Controlling ............................................................................................................
114 27
D
Dauerfristverlängerung ......................................................................................... 99 Debitorenbuchhaltung ........................................................................................... 30 Direktversicherung .............................................................................................. 180 Dokumentation ................................................................................................ 52, 53 doppelte Buchhaltung ........................................................................................... 25 durchlaufende Posten .......................................................................................... 147 E
EDV-Buchführung .......................................................................................... 50, 53 Eigenkapital ...................................................................................... 36, 39, 42, 137 Eigenleistungen ........................................................................................... 141, 145 Eigenverbrauch ............................................................................................. 62, 137 einfache Buchführung ........................................................................................... 26 Einfuhrumsatzsteuer ............................................................................................. 96 Einkommensteuergesetz ....................................................................... 38, 147, 159 Einkreissystem .................................................................................................... 142
198
Index Einnahme-Überschussrechnung .................................... 26, 147, 149, 150, 152, Einstandspreis ................................................................................................. 82, Einzelhandel .......................................................................................... 56, 138, Elster ................................................................................................................... Elster-Modul ....................................................................................................... Endbestand ...................................................................................................... 55, Erfolgskonto .......................................................................................................... Erfolgsrechnung .............................................................................................. 27, Erlös ........................................................................................ 22, 76, 141, 161, Ertrag ..................................................................................................................... EStG ........................................................................ 21, 38, 147, 148, 158, 160,
153 83 181 101 101 85 77 38 192 76 167
F
Finanzanlagen ....................................................................................................... Firmensitz im Ausland .......................................................................................... Forderungen .............................................................. 37, 42, 98, 119, 182, 191, Freiberufler .............................................................................................. 12, 22, freie Rücklage .....................................................................................................
41 95 193 152 169
G
Gehalt .................................................................................................................... Gehaltsabrechnung ................................................................................................ Geldwerter Vorteil ............................................................................................... Geringwertige Wirtschaftsgüter .......................................................................... Gesamtkostenverfahren ............................................................................... 141, Geschäftsjahr ....................................................... 24, 26, 33, 34, 161, 162, 164, Geschäftskunden ................................................................................................... Geschäftsvorfälle .............................................. 21, 24, 26, 29, 52, 53, 77, 143, gesetzlichen Rücklage ......................................................................................... Gestaltungsspielraum ............................................................................................ Gewerbebetrieb ....................................................................................... 22, 82, Gewerbesteuergesetz ............................................................................................. Gewinn ...................................................... 38, 49, 77, 147, 148, 153, 167, 168, Gewinn- und Verlustrechnung .............................. 24, 26, 56, 77, 86, 121, 155, GoB ............................................................................................................... 25, GoS ....................................................................................................................... Grundbuch ............................................................................................................. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ................................................... 23, Gutschrift ............................................................................................................ GWG ...................................................................................................................
89 30 182 182 182 167 12 170 169 44 153 21 183 183 183 51 29 49 126 160
H
199
Soll & Haben Handelsgesetzbuch ........................................................................................ 21, 183 Handelsvertreter .................................................................................................. 184 Hauptbuch ....................................................................................................... 29, 55 Herstellungskosten .............................................................................................. 184 HGB .................................................................................................................... 139 Höchstwertprinzip ............................................................................................... 167 I
Idea ...................................................................................................................... 164 Immaterielle Vermögensgegenstände ................................................................... 41 Industriebetrieb ........................................................................................... 140, 184 Industriekontenrahmen ............................................................................... 141, 186 innergemeinschaftlicher Erwerb ........................................................................... 96 J
Jahresabschluss ......................................................... 19, 25, 46, 123, 155, 165, 185 Journal ............................................................................................... 29, 55, 87, 151 K
Kalkulation ................................................................................................ 27, 83, 84 Kapitalkonto ............................................................................ 77, 86, 121, 167, 169 Kassengeschäft .............................................................................................. 65, 139 KG ......................................................................................................................... 12 Kontenklasse ................................................................................................... 56, 59 Kontenrahmen ............................................................................... 56, 138, 171, 186 Kontokorrent ......................................................................................................... 31 Körperschaftssteuer ............................................................................................. 120 Körpersteuergesetz ................................................................................................ 21 Kosten ......................................................................................................... 123, 140 Kosten- und Leistungsrechnung ......................................................................... 140 Kostenarten ................................................................................................. 140, 143 Kostenstellen ........................................................................................... 27, 82, 143 Kostenstellenrechnung .................................................................................. 82, 143 Kostenträger .......................................................................................................... 27 Kostenträger-Stückrechnung ................................................................... 28, 84, 143 Kostenträger-Zeitrechnung ................................................................................. 143 Kostenträgerrechnung ..................................................................................... 27, 84 Krankengeld ........................................................................................................ 186 Krankenkasse .............................................................................................. 176, 186 Krankheit ............................................................................................................. 186 KStG ..................................................................................................................... 21 Kunde .............................................................................................. 49, 86, 125, 131
200
Index L
Lagerbestand ....................................................................................................... Lagerbuchhaltung ......................................................................................... 30, Lagerhaltung ............................................................................................... 178, Lagerleistungen ................................................................................................... Leistungsrechnung ........................................................................................ 27, Lieferant ................................................................................................ 87, 126, Lieferungen ..................................................................................................... 85, Lieferungen und sonstige Leistungen ................................................................... Lohn- und Gehaltsabrechnung .............................................................................. Lohnbestandteile ................................................................................................. Lohnkonto ........................................................................................................... Lohnsteuer ........................................................................................................... Lohnsteuerkarte ................................................................................................... Lohnsteuerprüfung ..............................................................................................
178 186 187 144 142 136 98 98 91 191 187 187 188 164
M
Mahnung ............................................................................................................... Mehrbestand ........................................................................................................ Mehrwertsteuer ..................................................................................... 93, 116, Minderbestand ..................................................................................................... Monatsabschluss ................................................................................................... Mutterschutz .......................................................................................................
15 144 160 144 71 188
N
Nettopreis .................................................................................................... 116, 124 Nettoverfahren .................................................................................................... 118 Niederstwertprinzip ............................................................................................. 167 O
offene Posten ......................................................................................................... 30 OHG .............................................................................................................. 67, 167 P
PASSIVA ............................................................................................................... Passiva ............................................................................................. 40, 76, 137, Passivierung ........................................................................................ 118, 164, Personensteuern .......................................................................................... 120, Planungsrechnung ................................................................................................. Positionen ........................................................................................................ 30, Preisauszeichnungsverordnung ...........................................................................
55 179 189 121 27 75 116
201
Soll & Haben Preisfindung ................................................................................................ 185, Privateinlagen ..................................................................................................... Privatentnahmen ................................................................................................. Privatkonto .......................................................................................... 138, 167, Protokoll ................................................................................................................
189 137 137 189 71
R
Rabatt .................................................................................................................. Rabattkonten ....................................................................................................... Rechnung ........................................................................................ 10, 87, 147, Rechnungsabgrenzung ................................................................................ 162, Rechnungswesen ................................................................................................... Religionsgemeinschaft ........................................................................................ Rentenversicherung ............................................................................................. Rohertrag ............................................................................................................... Rückbuchung ...................................................................................................... Rücklage ............................................................................................... 42, 169, Rücklastschrift .................................................................................................... Rückstellung ....................................................................................... 155, 163,
181 127 149 190 26 188 190 86 129 190 129 191
S
Sachanlagen ................................................................................................ 155, 174 Sachentnahme ..................................................................................................... 150 Saldo ........................................................................................... 40, 68, 77, 85, 118 Saldovortrag .......................................................................................................... 85 Schätzung ...................................................................................................... 25, 153 Scheck ................................................................................................................... 88 Semesterferien ....................................................................................................... 12 Skonto ........................................................................................................... 87, 191 SOLL ..................................................................................................................... 31 Soll ............................................................................................................ 55, 67, 87 Soll-Versteuerung .................................................................................................. 23 Sonderabschreibung ............................................................................................ 156 sonstige Leistungen ....................................................................................... 98, 137 Sozialversicherungsausweis ........................................................................ 176, 192 Stammdaten ......................................................................................................... 143 steuerkarte ........................................................................................................... 188 Steuersatz ............................................................................................................ 116 Stoffkosten .......................................................................................................... 140 Substanzverringerung ......................................................................................... 147 U
202
Index Überschussrechnung ................................................... 22, 26, 31, 46, 147, 149, Umlaufvermögen .................................................................................. 39, 161, Umsatzkostenverfahren ............................................................................... 141, Umsatzsteuer ....................................................................................................... Umsatzsteuererklärung ....................................................................................... Umsatzsteuergesetz ......................................................................................... 21, Umsatzsteuerkonto .............................................................................................. Umsatzsteuervoranmeldung ............................................................................ 93, Unfallversicherung ................................................................................................ Unternehmer ................................................................................................... 19, unternehmer ........................................................................................................ UStDV ................................................................................................................... UStG .....................................................................................................................
181 166 192 192 101 95 117 99 89 47 137 95 95
V
Verbindlichkeiten .................................................... 43, 61, 74, 82, 85, 98, 191, Verbrauchssteuer ................................................................................................... verkauf ................................................................................................................ Verlust ............................................................................................... 26, 49, 77, Vermögenssteuer ................................................................................................. vermögenswirksame Leistungen ......................................................................... Voranmeldungszeitraum ............................................................................... 98, Vorgang ............................................................................................................... Vorgänge ................................................................................... 26, 49, 84, 126, vorgänge ................................................................................................................ Vorräte ................................................................................................................... Vorratsvermögen ............................................................................................. 34, Vorschuss .............................................................................................................. Vorsteuer ......................................................................................................... 94, Vorsteuerabzug ...................................................................................... 49, 135, Vorsteuerkonto ....................................................................................................
193 94 125 155 120 176 118 161 137 76 60 83 90 98 150 117
W
Warenbestand ............................................................................................ 34, 82, 86 Warenbestandsmehrung ........................................................................................ 85 Warenbestandsminderung ..................................................................................... 85 Warenbewegungen ................................................................................................ 82 Warenbezugskosten ............................................................................................. 123 Wareneingang .............................................................................................. 124, 139 Wareneingangskonto ............................................................................... 85, 86, 126 Wareneinkauf ........................................................................................ 86, 125, 126 Wareneinsatz ................................................................................................. 86, 183
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