rapport_d'approche_globale[1]

Rapport d’approche globale: Evaluation du contrôle interne Cycle « Achat – Fournisseur »

Chez

MARSA MAROC 2009/2010 Samir RAHMOUNI MBM2 – Audit et Conseil d'Internationalisation Groupe Sup de Co - La Rochelle

Le Groupe Sup de Co La Rochelle n'entend donner ni approbation, ni improbation aux opinions émises dans ce RAPPORT DE MISSIONS. Ces opinions doivent être considérées comme propres à leur auteur. AVERTISSEMENT Toutes les informations qui figurent dans ce RAPPORT DE MISSIONS sont strictement confidentielles et ne sauraient être utilisées, à quelque fin que ce soit, ni reproduites sous quelque forme que ce soit, sans l'autorisation formelle préalable de l'entreprise MARSA MAROC et de l'auteur Samir RAHMOUNI

Rapport d’Approche Globale REMERCIEMENTS

Avant tout développement sur cette expérience professionnelle, il apparaît opportun de commencer ce rapport d’approche globale par des remerciements, à ceux qui m’ont beaucoup appris, et à ceux qui ont eu la gentillesse de faire de ce stage un moment très profitable. Mes remerciements s’adressent en premier lieu à Madame ZRAOULA, notre responsable de Master et encadrant pédagogique qui a veillé à la viabilité méthodologique de notre démarche. Aussi, je remercie mon maître de stage, Mr DRISS AGOUGIM qui m’a accueilli au sein de l'entreprise et qui m’a accompagné tout au long de ces 5 mois. Enfin, je remercie l’ensemble de mes collègues, pour les conseils et l’aide qu’ils ont pu me prodiguer : M. AGOUGIM : Direction Financière, comptabilité et contrôle budgétaire M. RAHMANI: Système d’information M. BAKKALI : Direction approvisionnement

Toutes ces personnes honorent MARSA Maroc, et nous les remercions toutes

Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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Rapport d’Approche Globale

Tables des matières : Introduction :…………………………………………………………......……5 Partie 1 : Présentation de MARSA MAROC :…………………….....……...7 I- Présentation de la société :…………………..…………………….….…..7 1) Mission et services de l’entreprise :……….……………….…..…....7 2) Fiche signalétique de la DEPA:……………………….…………......8 3) L’organigramme de MARSA MAROC :…………………………...9 4) Division finances, comptabilité et contrôle budgétaire :…….…....11 Missions du département :…………………………………...…...11 Structure de la division :.........................................................…....12 II- Rapport de gestion MARSA MAROC « 2009 » :……………..……...13 1) Note de présentation :…………………………………….…….…..13 2) Principales réalisations du projet d’entité « 2010 » :……………..14 3) Gestion de la dette fournisseur :………………….………….…….15 4) Plan d’investissement :...............................................................…....16 Partie 2 : évaluation du contrôle interne : cas MARSA MAROC I - Méthodologie de travail :………………………………………………..17 1.1 Phase de préparation :…………………………………………….17 1.2 Description du système achat :…………………….…………..…18 1.3 Vérification de l’existence du système :………………….……....18 1.4 Évaluation préliminaire :…………………………..……………..18 1.5 Vérification du fonctionnement du système achats :……………19 1.6 Évaluation finale du système des achats :…………………..…....19 II- Mission de la direction achat :………………………………………….20 III- Description du processus achat de MARSA MAROC :……………..21 IV- Les contrôles clés du processus achats-fournisseurs :…...…………...25 V- Analyse des procédures d’achat :……………………………………….30 Conclusion :……………………………….…………………………………..41


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Introduction

Dans les grands organismes publiques et privés, la Direction Générale ne saurait raisonnablement se fier à des informations fournies par les différents services, que dans la mesure où celles-ci sont contrôlées par des professionnels compétents, conscients et indépendants, d’où la nécessité de créer au sein de l’entreprise, une Direction dite « AUDIT INTERNE ».

En effet, MARSA MAROC

dispose d’un département « audit » qui

occupe une place importante au sein de l’organisme et qui constitue une fonction à part entière dans l’entreprise, étendant son champ d’action à tous les domaines de la gestion : ainsi ont fait l’objet d’audit, diverses fonctions telles que la Production, la Qualité, les Ressources Humaines, et la fonction Achat. La fonction Achat-fournisseur dans les marchés publics, par le rôle important qu’il peut jouer, est la clef de voûte de tout organisme public désireux de développer son activité et sa compétitivité en toute égalité et sincérité. Avoir un meilleur rapport qualité-prix en ce qui concerne les prestations et les fournitures qui correspondent aux besoins de la société, contribue à la rentabilité de celle-ci et au respect de son budget d’investissement et de fonctionnement. Mais comment éviter l’achat de marchandises et de prestations non utiles et

non

conformes

au

cahier

des

charges,

d’une

qualité

médiocre, et avec des délais de réception non respectés?


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Rapport d’Approche Globale Comment s’assurer que la marchandise reçue et payée est bien celle qui a été commandée? Que les montants des stocks et des fournisseurs correspondent bien à la réalité? Que l’on maintient dans le magasin le niveau de stock optimal? Que l’on bénéficie des escomptes de règlements lorsque c’est possible et avantageux? Que l’on paie une seule fois le fournisseur pour les marchandises effectivement reçues ? Toutes ces questions peuvent être résolues grâce à un ensemble de méthodes et de procédures adoptés au sein de la société pour protéger ses actifs, contrôler l’exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l’application des instructions de la Direction: c'est-àdire un dispositif de contrôle interne fiable et efficace! Le contrôle interne est constitué par l'ensemble des mesures de contrôle, comptables ou autres, que la direction définit, applique et surveille, sous sa responsabilité, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la fiabilité des enregistrements comptables et des états de synthèse qui en découlent. Un système de contrôle interne doit faire l’objet d’une évaluation pour voir sa capacité à minimiser le risque de fraude. Pour cela, nous allons essayer de répondre à la problématique suivante :

Comment peut-on évaluer le contrôle interne au sein de MARSA MAROC ?

Par la suite de ce rapport, nous allons tout d'abord faire une présentation de la société MARSA MAROC, puis une description de son cycle achatfournisseur, et enfin nous procéderons à une évaluation de son contrôle interne.


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PARTIE I : PRESENTATION DE MARSA MAROC I-

Présentation de la société

Créée le 1er Décembre 2006, MARSA MAROC est une entreprise publique à caractère industriel et commercial. C’est une Société Anonyme dont le mode de management est confié à deux organes:  Le Conseil de Surveillance exerce un contrôle permanent sur la gestion de la société par le Directoire et approuve les grandes orientations stratégiques de la Société. Ce Conseil de Surveillance est présidé par le ministre de l’Equipement et du Transport, ainsi que 4 autres membres, représentant le ministère des Finances et de la Privatisation, le Fonds Hassan II et le ministère de l’Equipement et du Transport.  Le Directoire constitue l’organe de gestion de la Société qui est constitué par 5 membres dont les pouvoirs sont les prises de décision: d’ordre commercial, technique, financier, ou encore, social. 1- La mission et les services de l’entreprise :

MARSA MAROC est un opérateur de logistique portuaire, qui a pour but principal, la recherche en « création de valeur » dans chaque maillon de la chaîne logistique portuaire. Une gamme diversifiée de services, est proposée par l’entreprise:

 Services rendus aux navires : - Le pilotage ; - Le remorquage ;


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- Le lamanage ; - La location de matériel flottant (remorqueur, vedette,…etc.)

 Services à la marchandise : - La manutention et le transfert des produits pétroliers ; - L’aconage, le magasinage et l’ad valorem ; - Le shifting des conteneurs (manipulation à bord) ; - Le pesage, l’empotage et le dépotage.

 Services annexes : - Le transfert de produits pétroliers ; - La location de matériel ; - La location de parcelles pour les minerais ; - Le débardage ; - La fourniture d’eau et d’électricité ; - La location d’entrepôts frigorifiques, etc.

 Assistance aux passagers : L’assistance aux touristes de croisière.


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Rapport d’Approche Globale 2- Fiche signalétique de la DEPA :

Raison sociale

:

MARSA-MAROC/ Direction d’Exploitation au Port D’Agadir (DEPA).

Capital social

: 733.956.000 DH

Forme Juridique : Établissement public Localisation

: Port d’Agadir

Siège social

: Casablanca, Bd Zerktouni N°175.

Patente

: 8100015

N° CNSS

: 2131613

N° IF

: 5410001

N° Telephone

: +212.528.84.37.00

Fax Site web

: +212.528.84.28.25 : www.marsamaroc.co.ma


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3- L’organigramme MARSA MAROC d’AGADIR:

Directeur d’exploitation

Division système d’information

Service suivi de la performance

Division d’exploitation

Division opérations maritimes

Division commerciale Service sécurité, sûreté, environnement

Division technique Service juridique

Division des ressources humaines

Division des finances, comptabilité et contrôle budgétaire


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4- La division « finances, comptabilité et contrôle budgétaire » : a- La mission de la division : - Appliquer la politique définie par la Direction Générale dans les domaines comptable, financier, budgétaire et fiscal. - Veiller au bon fonctionnement et à l’exactitude du système d’information comptable, financier et budgétaire. - Opérer les actions nécessaires pour une bonne gestion des créances et des dettes, et de manière générale veiller à la sauvegarde du patrimoine de la DEPA.

b- La structure de la division : La division « finances, comptabilité et contrôle budgétaire » de la DEPA comprend :

Division finances, comptabilité et contrôle budgétaire Service gestion comptable et fiscale

Service engagement financier

Service gestion budgétaire

Section comptabilité fournisseurs

Section gestion des créances clients

Section suivi budgétaire

Section comptabilité des banques et caisses

Section règlement fournisseurs

Section prévisions et contrôle

Section comptabilité de la paie

Section gestion de la trésorerie et des marchés

Section contrôle

Section caisses


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Rapport d’Approche Globale  Service « Gestion Comptable et Fiscale » : Ce service est sous le contrôle direct du chef de la division. Il a pour mission : - La gestion de la comptabilité des dettes, des créances, des dépenses et des recettes et fluctuations du patrimoine (conformément au plan comptable). - La création de documents comptables et fiscaux dans les délais impartis. - L’application des procédures, des méthodes et des normes comptables telles qu’elles sont définies par le manuel de l’organisation et des procédures financières et comptables de la direction générale.

 Service « Engagements Financiers » : Il a pour mission : - la gestion des créances clients et des cautions. - Le règlement des fournisseurs et des créances de la DEPA. - L'établissement des plans de trésorerie et les simulations financières. - Le suivi des opérations et des comptes bancaires.  Service « Gestion Budgétaire » : Il a pour mission : - la centralisation et la préparation du budget de fonctionnement et d’investissement de la DEPA. - Le suivi de l’exécution du budget de fonctionnement et d’investissement de la DEPA. - L’analyse et le contrôle des écarts de réalisations par rapport aux prévisions.


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II-

Rapport de gestion MARSA MAROC «2009 » :

1- Note de présentation : L’activité du port a été marquée au cours de l’année 2009 par les faits suivant :  Baisse du trafic global de 4% (impact de la crise économique Mondiale)  Maintien de la ligne régulière de transit des remorques (Las Palmas Agadir-Barcelone): 2 577 unités et 23 863 tonnes ;  Croissance soutenue du « trafic conteneur » avec +11% en EVP et +16% en tonnage (malgré la crise économique);

2- Principales réalisations du projet d’entité 2010 : Les objectifs du projet d’entité de la DEPA sont les suivants : OBJECTIFS STRATEGIQUES: 1- Amélioration de la qualité des services « trafic conteneur » :  Réorganisation de l’activité « conteneurs » au port  Réduction du délai de séjour des navires;  Réduction du délai de séjour des camions  Simplification du processus et du circuit documentaire.


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2- Montage d’une offre logistique terrestre en partenariat avec un Armateur :  Signature d’un accord de principe avec les armateurs pour la gestion des Conteneurs vides à l’extérieur du port  Montage d’un projet de partenariat avec les armateurs au sujet d’une Offre logistique pour la gestion du vide.  Choix et validation du site d’implantation

3- Développement du trafic conteneurisé « poisson congelé » des ports de Laâyoune et Dakhla et « primeurs » Dakhla (promotion de l’ouverture de lignes de cabotage entre ces ports et celui d’Agadir) :

Actualisation et suivi des résultats de l’étude sur le trafic de cabotage Élaboration d’une offre à valeur ajoutée pour le trafic cabotage

OBJECTIFS DE PROGRES:

4- Fidéliser le client:  Améliorer la satisfaction client par la mise en place d'outils de mesure.  Simplifier le mode de facturation par l’adoption de tarification à l’unité en ce qui concerne le trafic des conteneurs  Simplifier le mode de facturation du magasinage du vide.


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5- Mise à niveau de l’activité remorquage : �Réglementer cette activité en concertation avec l’ANP ; �Renforcement des moyens humains et matériels.

3- Gestion de la dette Fournisseurs : Les actions déployées portent essentiellement sur :  La maîtrise et la programmation des lancements des demandes de prix et des appels d’offres ;  La sensibilisation continue, du personnel technique des entités opérationnelles impliquées en amont dans le processus des règlements fournisseurs ;  La simplification et la maîtrise du circuit et des délais de traitement des dossiers fournisseurs La dette fournisseur du port a évolué comme suit (en milliers de dirhams): Année

2009

2010

Dette de fonctionnement

9163

10163

Dette d'investissement

1178

2946

Délai moyen de fonctionnement

47

44

Délai moyen d'investissement

18

54

4- Plan d’investissement : L’enveloppe initiale du plan d’investissement pour l’année 2010 est de l’ordre de 82 200 KDH, et le taux d’engagement global effectué sur le plan est de 61 %.


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La répartition des engagements par nature est la suivante :  Équipements 42 412 KDH soit 84%  Infrastructures 7 846 KDH soit 16%

La répartition par activités se présente de la manière suivante :  Pour le conteneur 44 822 KDH soit 90%  Pour les services destinés aux navires 2 505 KDH soit 5%  Pour les services généraux 1 676 KDH soit 3%  Pour le conventionnel 1 255 KDH soit 2%

Ci- dessous les principaux projets engagés (en milliers de dirhams) :  Acquisition d’une grue conteneurs pour un montant de 33 852 KDH ;  Extension du réseau d’électricité des conteneurs frigo pour un montant de 2 467 KDH  Revêtement de terres plein pour le stockage des conteneurs pour un montant 5 383 KDH ;  Acquisition de moteurs pour les remorqueurs pour un montant de 2 505 KDH  Acquisition d’un Spreader pour un montant de 1 900 KDH ;  Acquisition d’un groupe électrogène pour un montant de 1 025 KDH ;  Acquisition de matériel informatique et de communication pour un montant de 532 KDH ;  Fourniture et installation de serveurs pour un montant de 845 KDH.


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Rapport d’Approche Globale PARTIE II : L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DANS LE PROCESSUS ACHAT-FOURNISSEUR : Cas MARSA MAROC

I - La méthodologie de travail :

1.1 La phase de préparation : Cette première étape de l’appréciation du contrôle interne se réalise immédiatement après la prise de connaissance générale de l’entreprise. C'est-àdire après avoir compris le contexte général de la société, les données significatives du secteur et de la société sur lesquelles l’attention sera portée. Les moyens utilisés pour obtenir l’information sont principalement des entretiens avec les chefs de service (Directeur de la Direction achat, Responsable achat, Magasinier, etc.…) et l’examen des documents internes de l’entreprise,

dite

« documentation

spécialisée ».

Dans

ce

cas,

nous

rechercherons le maximum d’informations utiles, en un minimum de temps. Dans le cas de la fonction approvisionnement, l’attention sera portée sur : - le montant du compte achat, sa tendance, son importance relative face aux autres postes sur le compte de résultats, - le volume des opérations d’achats, - la nature des achats, - le nombre de comptes fournisseurs et le nom des principaux incluant leurs conditions de crédit et de règlement. - la division de la fonction achat en centre de responsabilité : Prenons par exemple, le service achat, la réception, le magasin, la comptabilité-Fournisseur, la trésorerie (paiement des factures).


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Rapport d’Approche Globale 1.2. Description du système des achats La description d’un système de contrôle interne existant dans l’entreprise et relatif aux achats, se réalise généralement à l’aide d’un manuel de procédures des achats (lorsque ce dernier existe et qu’il est suffisamment clair et détaillé d’entretiens avec les chefs de service et les employés qui interviennent directement ou indirectement dans les opérations achats). 1.3 Vérification de l’existence du système Lors de cette étape, l’auditeur procédera à des tests de conformité afin de vérifier que l’on a bien appréhendé et décrit le système achat et les explications qui nous ont été fournies. Pour la mise en œuvre de ces vérifications, on peut procéder à la sélection d’un nombre limité de demandes d’achat jusqu’à leur dénouement, on devra aussi, s’assurer que tous les points de contrôle prévus lors de la description du système : Visa, Signatures, Rapprochement, Vérification des calculs et des totaux... ont été effectués et matérialisés sur les pièces justificatives. Ces tests n'ont pas l’objet de prouver l’application des procédures mais d’en contrôler l’existence.

1.4 Évaluation préliminaire : Dans l’évaluation préliminaire du dispositif de contrôle interne, l’auditeur se fait une opinion sur la qualité des procédures de l’entreprise. Ce niveau de qualité aura une incidence directe de la nature et l’étendue du programme de vérification du fonctionnement des procédures et une incidence plus ou moins directe sur le programme de contrôle des comptes.


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Rapport d’Approche Globale Dans les étapes précédentes, l’auditeur a étudié et testé l’existence du système. Il va maintenant réfléchir sur la qualité : - séparation des fonctions - contrôle réciproque des tâches - niveau des points de contrôle. Le moyen le plus couramment utilisé est celui de préparer un questionnaire de contrôle interne, dans la mesure où, les questions soient « fermées » avec comme seules possibilités de réponses « oui » ou « non ». La réponse négative traduisant dans la plupart des cas, une faiblesse de système. Les résultats de l’évaluation préliminaire doivent permettre : - l’identification des points forts du système - l’identification des points faibles du système

1 .5 Vérification du fonctionnement du système des achats La conclusion de l’évaluation préliminaire du système va permettre d’identifier les points forts et les points faibles du système.

1.6 Évaluation finale du système des achats : L’auditeur pourra conclure son appréciation du contrôle interne, en distinguant : - Les véritables points forts qui sont à la fois théoriques et pratiques - Les faiblesses imputables à un défaut dans la conception du système, - Les faiblesses imputables à une mauvaise application des procédures. L’aboutissement normal de l’évaluation du contrôle interne est la rédaction interne du « rapport de contrôle interne ».Y sont décrits l’ensemble


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Rapport d’Approche Globale des faiblesses détectées, lesquelles feront l’objet de recommandations .ce rapport est généralement établi à l’attention de la Direction Générale. L’étendue des travaux de vérification des comptes achats fournisseurs sera déterminée en fonction de la confiance accordée par l’auditeur au dispositif de contrôle interne. Suite à cette description des étapes d’évaluation du contrôle interne, nous allons étudier, qu’elle est la mission du service achat, puis vous verrons la description des procédures de l’entreprise, et enfin, le résultat de ma mission.

II- Missions de la Direction Achats au sein de MARSA MAROC : La Direction Achats assure :  L’acquisition de matériel & services dans les meilleures conditions de coûts, qualité, délai, et garantie, en vue de satisfaire au mieux les clients internes  Informer les départements demandeurs sur les estimations budgétaires La Direction des Achats fonctionne en collaboration avec les services Demandeurs et avec le service Gestion du Matériel, en vue de connaître avec précision les normes techniques des approvisionnements demandés et leurs caractéristiques quantitatives et qualitatives. Parmi les responsabilités qui sont confiées à cette Direction :  La réception et l’enregistrement des demandes d’achat fournies de la part des autres services (achat coût direct) ou du Magasin (achat gérés) ;  Le regroupement des besoins ;  La sélection des fournisseurs ;  La préparation et le lancement des appels d’offres ;  L’envoi des appels d’offres aux fournisseurs ; Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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Rapport d’Approche Globale  La réception des offres ;  La relance des fournisseurs au cas où le nombre de réponses est inférieur à trois ;  La présentation des offres, l’élaboration des tableaux de comparaison ;  La préparation de l’avis technique ;  La transformation de l’appel d’offre en commande ; La relance des fournisseurs en cas de retard de livraison Les objectifs de l’Audit : Le rôle de l’auditeur est de s’assurer que cet ensemble répond aux quatre objectifs principaux de contrôle interne : - s’assurer de la bonne conception du système d’achats/fournisseurs pour savoir s’il présente les garanties nécessaires ; - s’assurer que la procédure est bien respectée ; - s’assurer que les factures annulées font l’objet d’un avoir pour éviter une double comptabilisation ; - s’assurer que les dossiers sont classés dans un ordre bien déterminé permettant un accès rapide à l’information demandée. III- La description du processus achat chez MARSA MAROC : L’appréciation du contrôle interne dans le cadre des missions d’audit est effectué sur tous les systèmes de l’entreprise pouvant avoir un impact sur :  la fiabilité et la qualité des informations émises et enregistrées,  le respect et l’application des instructions et directives de la Direction Générale  l’amélioration des performances. Ma mission est limitée à celui du cycle achat –fournisseur. Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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3.1 La procédure de passation d’un marché par appel d’offres ouvert ou restreint : Description narrative : - Dès l’identification du besoin, l’entité chargée du projet prépare le cahier de charges et le transmet à l’entité achats qui prépare le dossier d’appel d’offres. Ce dossier contient les documents suivants :  L’avis d’appel d’offres ;  Le modèle de la déclaration sur l’honneur ;  Les modèles des actes de cautionnement ; - lancement de l’appel d’offre par la DAM ou le DEPA qui est publié dans les journaux et sur le site web de MARSA MAROC. Tout en assurant le suivi de l’appel d’offre par le traitement des demandes d’informations émises par les concurrents, la préparation des réunions d’information s’il y a lieu, ainsi que la réception des offres déposées par les concurrents. - La commission de jugement procède aux travaux d’ouverture des plis en séance publique et de jugement des offres. - La communication des résultats et la restitution des cautions provisoires par l’entité des achats. - L’entité chargée du projet établit le marché en éditant le projet et en établissant le rapport de présentation, en faisant signer le marché par les responsables et en faisant enregistrer le marché au niveau du registre tenu par l’entité des achats. - A la réception du dossier communiqué, l’entité achats instruit le dossier et le compléte par les documents suivants :  Copie du PV d’ouverture des plis ;  Copie du PV de jugement des offres Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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Rapport d’Approche Globale  Copie du rapport d’évaluation d’offres techniques et financières ;  Copie de l’acte d’engagement et du bureau des prix ; 

Copie du règlement de consultation ;

- dès réception du dossier sur le marché, le DEP l'examine et procède à sa signature. - Transmission du dossier sur le marché à la DAM pour approbation, tout en procédant à l’examen de l’exhaustivité de ce dossier. - A la présentation du dossier « marché » par le président du directoire on procède à son approbation sur la base du dossier préparé par la DAM et dans les 48h, il sera envoyé et classé par la DAM. - La notification de l’approbation du marché par l’entité d’achat. Le logigramme : (voir annexe 2) 3.2 La procédure de passation d’un marché négocié : La description narrative : - A l’apparition du besoin, l’entité chargée du projet adresse une demande à l’entité achats ; - Dans les 48H suivant la réception de la demande l’entité des achats examine les justifications données, pour la passation d’un marché négocié. Puis, elle instruit une fiche d’instruction portant son avis. - Dès réception de la demande, le DEP peut soit donner son accord et viser le projet de note à adresser à la DAM, soit rejeter la demande de passation du marché négocié. - La DAM examine la demande de l’accord préalable à l'égard des motifs exprimés par la Direction concernée du projet et au respect du règlement de passation des marchés et commandes de MARSA MAROC. - Après réception de la fiche d’instruction de la DAM, le président peut approuver la demande d’accord. Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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Rapport d’Approche Globale - Après 48H, le DEP et le DAM signent la décision de constitution de la commission de négociation, préparée par l’entité achats. - Le DEP et le DAM signent les lettres de consultation, préparées par l’entité achats. - La commission de négociation examine les offres reçues, puis décide des actions à entreprendre : engagement de négociations sur l’offre technique, sur l’offre financière ou sur les modalités d’exécution. - La commission de négociation choisit l’offre qui lui apparaît la plus avantageuse (qualité- prix- délai). - La rédaction et la signature du marché par l’entité chargée du projet. - La transmission du dossier marché à la DAM pour approbation. - Après l’instruction du dossier marché par la DAM, le président du directoire approuve le marché. - Enfin l’entité achats procède à la notification de l’approbation du marché. Le logigramme : (voir annexe 1) 3.3La procédure d’achat par bon de commande : La description narrative: - L’expression du besoin par l’entité demandeur. - A la réception du BCI, le responsable de l’entité achats examine la faisabilité de la commande interne. - Traitement de la commande interne et lancement de la consultation par l’entité d’achat. - L’ouverture des plis et des choix fournisseurs par commission. - Après jugement des offres, l’entité Achats établi un BCE suivant l’offre du fournisseur retenu. Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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Rapport d’Approche Globale - L’entité financière procède à l’engagement budgétaire du montant de la dépense. - Visa du bon de commande par la personne habilitée. - Notification de la commande au fournisseur. - Réception et contrôle des prestations. - Visa des documents de réception et leur remise au fournisseur. - Transmission du dossier de règlement.

Le logigramme : (voir annexe 3)

IV - Les contrôles clés du processus achat-fournisseurs :

Lors de cette partie, nous allons voir les étapes du processus achat-fournisseur qui nécessitent davantage de contrôle, au sein de MARSA MAROC.

Recherche et sélection des fournisseurs Une fois la demande d’achat reçue par la Direction achat, un processus de consultation de fournisseurs est déclenché dans le but de choisir la meilleure offre qui réponde aux exigences de la demande et qui réalise le rapport qualité/prix le plus favorable. - Critères d’évaluation Il est généralement admis que le prix ne constitue pas un critère unique commandant de façon automatique le choix d’un fournisseur. Le prix n’a de véritable signification que lorsqu'il est rapporté à d’autres critères qui sont, principalement : 

la qualité



le délai et le respect des dates de livraison



la garantie de certains matériaux


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Rapport d’Approche Globale 

le coût d’exploitation.

Par conséquent, un examen des appels d’offres se présente. L’appel d’offre : c’est une opération de sélection des fournisseurs par le lancement des appels d’offres en vue de recevoir des propositions de prix. Les appels d’offres sont envoyés par Fax, E-mail, courrier rapide ou remis contre décharge par le coursier achats aux fournisseurs locaux. Pour les appels d’offres importants, les fournisseurs sont invités par la Direction des achats à retirer les demandes de prix auprès de bureau d’ordre de MARSA MAROC. Aucun contact téléphonique n’est permis entre les acheteurs et les fournisseurs. Tout éclaircissement éventuel ou échange d’information doit se faire par écrit (fax)

Sélection des fournisseurs Dans un système de sélection de fournisseurs, il s’agit de faire une première élimination entre les fournisseurs potentiels, d’évaluer les fournisseurs restants, et enfin les meilleurs fournisseurs selon l’objectif visé. Au sein de la société, les fournisseurs sont sélectionnés par la Direction des achats (parmi les fournisseurs agrées), en intégrant si nécessaires, les fournisseurs agrées et appropriés, proposés par le Demandeur. Les responsables des Achats complètent l’appel d’offre par les conditions générales d’achat de MARSA MAROC. Ces offres sont adressées ou déposées par les fournisseurs sous plis fermés scellés au Bureau d’ordre, qui les transmet par registre ou bordereau à la Direction des achats. Dans le cas où, à l’expiration du délai de réponse accordée, une seule offre est reçue, tous les fournisseurs consultés seront relancés et une nouvelle date de remise des offres leur sera notifiée. Le fournisseur ayant déjà envoyé


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Rapport d’Approche Globale son offre aura le choix de la maintenir ou de la reprendre pour présenter une nouvelle offre avant expiration du deuxième délai.

Ouverture des offres Pour l’ouverture des offres, il est institué deux commissions d’ouverture des plis et d’adjudication des marchés : Pour la Première Commission Pour les achats d’une valeur inférieure à 200.000,00 DH, la commission chargée de l’ouverture et de l’adjudication aura lieu chaque mardi après-midi et elle sera composée de: 

Directeur des achats



Représentant de la Direction Maintenance



Représentant de la Direction Financière



Représentant de la Direction Audit

Pour la deuxième Commission : Pour les achats urgents ou exceptionnels, ainsi que les achats dont la valeur est supérieure à 200.000,00DH la commission chargée de l’ouverture et de l’adjudication se réuni chaque jeudi après-midi et est composée de : 

D.G.A. Raffinage



Directeur des Achats



Directeur Maintenance



Directeur Audit



Représentant Financier.

Pour les deux commissions, la réunion se tient si le président et deux membres au moins, sont présents.


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Rapport d’Approche Globale L’ouverture s’effectue à l’expiration du délai de réponse. Les commissions d’ouvertures sont tenues de respecter la présente procédure, à toutes les phases antérieures à leur intervention. Les offres ouvertes seront datées et signées par les membres de la commission. Les offres reçues ouvertes ou après ouverture ne sont pas prises en considération, sauf cas exceptionnel accepté par la deuxième commission des achats .Pour chaque réunion d’ouverture, un PV sera dressé par les achats et communiqué aux membres de la commission achats concernée.

Comparaison des offres Après l’ouverture des offres, la Direction des achats, élabore un tableau de comparaison des offres qui se fera selon le moins conforme globalement. La mention conforme ou non-conforme, sur le tableau de comparaison technique, doit figurer au milieu de la case du fournisseur concerné. Sur le tableau de comparaison, ne doivent être portés ni ratures ni corrections. En cas de besoin, les remarques seront portées au crayon. L’avis technique est mentionné au verso du tableau de comparaison ou sur le recto du dossier achat. Les dossiers des offres ne doivent plus être retournées aux demandeurs pour avis technique, les commissions d’ouverture et d’adjudication, telles que constituées, ont la compétence technique requise pour évaluer les offres. Si dans certains cas particuliers, les commissions d’ouverture et d’adjudication décident de faire appel aux spécialistes de la société pour les aider dans leur choix, elles ne leur communiqueront que les tableaux portant tous les éléments à éclaircir, mis sans indication de prix ni d'identités.  Cas de modification de désignation sur la demande d’achat : La comparaison technique entre les offres des fournisseurs doit être faite par rapport à la désignation figurant sur la Demande d’achat. Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

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Rapport d’Approche Globale Si au moment de la comparaison, l’acheteur se rend compte que la désignation est incomplète ou erroné, il doit mentionner sa remarque dans le tableau de comparaison.  Cas de modification de quantité Les quantités figurant sur la Demande d’Achat doivent faire l’objet d’une étude préalable, sur la base de la consommation annuelle des 3 dernières années, des quantités installées, des paramètres de gestion, des quantités réservées, du stock réel, des restitutions prévues, afin que ces mêmes quantités soient maintenues pour la commande. Si malgré cela une modification de la quantité à commander est nécessaire, elle sera explicitement justifiée.  Cas d’annulation d’un dossier L’annulation d’un dossier d’approvisionnement doit être dûment justifiée par le Service Achats, puis validée par l’une des commissions, selon la valeur du dossier.

Adjudication Les tableaux de comparaison des offres seront présentés pour adjudication à la commission concernée Pour les deux commissions tous les membres doivent signer. Après adjudication des offres, les demandes d’achat ne doivent plus transiter, avant la signature de la commande, pour contrôle des conformités avec le budget. le Demandeur et la Direction Achat sont responsables des imputations budgétaires, il est entendu qu’après signature de la commande, une copie est transmises au service comptabilité qui effectuera alors le contrôle et enregistre l’engagement Tout achat adjugé, fait l’objet de l’établissement d’une commande. Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

Page 29


Analyse de la procédure d’achat :

V-

Grille de séparation des fonctions SD

1- Émission des demandes

SA

X

SM

SC

SF

DG

X

d’achat 2-Établissement des commandes

X

3-Réception des marchandises

X

4-Comparaison commande et

x

bon de Réception. 5-Comparaison commande

x

bon de Réception et facture 5- Imputation Comptable

x

6- Vérification de l’imputation

x

comptable 7- Facture à payer

x

8- Tenue du journal des achats et

x

des comptes fournisseurs 9-Tenue des comptes individuels

x

des fournisseurs 9- Rapprochement des relevés

x

fournisseurs avec les comptes. 10- Établissement des demandes

x

de paiement 11- Signature des chèques 12- Établissement des virements


X X

Page 30

Rapport d’Approche Globale x 13- Tenue du journal de trésorerie

x

14- Suivi des avoirs

SD : Service Demandeur SA : Service Achat

SM : Service Magasin

SC : Service Comptable SF : Service Financier DG : Direction Générale

Conclusion : La séparation des taches est satisfaisant. Test de vérification S’assurer que les documents décrits dans la procédure existent réellement. Présentation des résultats des tests Documents

Existe

Conforme

demande d’achat

Oui

Oui

consultation

Oui

Oui

Oui

Oui

bon de commande

Oui

Oui

bulletin d’entrées

Oui

Oui

 bon de livraison

Oui

Oui

 factures

Oui

Oui

Oui

NON

tableau

de

comparaison

archivage

Conclusion : Satisfaisant


Page 31


Questionnaire du contrôle interne L’auditeur doit s’assurer que les procédures d’achat sont effectivement mises en place dans l’entreprise, et qu’elles assurent un contrôle interne efficace de façon permanente. A cet effet, quelles sont les questions que l’auditeur est amené à poser à chaque étape du processus ? (voir annexe 4)

Synthèse des forces

Opérations effectuées Organisation des achats

Forces relevées Il existe des procédures et des notes d'organisation bien définies et mise à jour. Les procédures des achats respectent bien le principe de séparation des tâches (utilisateur, négociateur, personne habilitée à autoriser les achats et personne habilitée )à contrôler les factures .ce qui permet un meilleur contrôle

Établissement de la DA

La DA est visée par les responsables autorisés : l'existence d'une hiérarchisation nette des pouvoirs au niveau des DA, des autorisations d'engagement et des engagements (DA .)informatisée


Page 32

Rapport d’Approche Globale Recherche et sélection des fournisseurs

Le choix des fournisseurs estbien respecté, ce qui permet de s'assurer que MARSA MAROC bénéficie de ,conditions optimales en matière de prix qualité des produits, délai de livraison, conditions de paiement et de garantir l'objectivité du choix, le respect de la .déontologie Le nombre des fournisseurs contractés .est en pleine évolution La liste des fournisseurs est mise à jour .périodiquement L'accès aux fichiers fournisseurs est limité afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du système (les acheteurs peuvent consulter les fichiers fournisseurs mais ne peuvent en aucun cas modifier les données contenues dans ces fichiers sans l'autorisation du responsable .)hiérarchique Les règles du jeu sont clairement explicitées dans la procédure d'appel d'offre soumise aux concurrents La démarche de préparation des documents d'AO est bien définie : lettre d'invitation, instructions, cahier des charge conditions contractuelles, projet de .contrat Avant l'expédition des documents d'AO, l'habilitation de la signature, l'identité du contenu et des dates d'envoi aux différents concurrents avec les mêmes conditions .et délais sont bien vérifiés -Les modalités de réponse aux AO sont bien précisées (double enveloppe cachetée, séparation des offres techniques et commerciales des offres financières. ...).


Page 33

Rapport d’Approche Globale -Les offres sont conservées cachetées et dans un milieu protégé jusqu'à la date d'ouverture. La procédure de réception et d'ouverture des plis obéit à un contrôle rigoureux quand au délai et aux personnes chargées de cette mission, ce qui accroît la transparence de cette étape d'achat (indépendance vis-à-vis des fournisseurs) : les offres sont ouverte à la même date et conformément à la : procédure commissions achats à savoir .La présence des membres autorisés Le rejet des offres non conformes ou ; présentant des manques d'identification - L'ouverture et l'appréciation séparées des offres techniques et commerciales des offres financières. ...). La rédaction d'un PV d'ouverture des .offres La sélection des fournisseurs se fait à travers le tableau comparatif qui reflète les offres réelles Le choix final tient compte de toutes les autres composantes )financière, juridique et sécurité( Établissement du bon de commande

Les commandes ne sont passées que sur .la base d'une DA approuvée Bons de commande standards, pré numérotés et contenant toutes les mentions requises (entité concernée, ,demandeur, nomenclature prix et quantités, délai de paiement et de .)livraison Bons de commande établis en sept exemplaires et en couleurs différentes pour respecter le principe de traçabilité (un envoyé au demandeur, un centralisé à la Direction des Achats, un transmis aux entités concernées chargées de l'imputation et du


Page 34

Rapport d’Approche Globale rapprochement/Bl/facture Visa du bon de commande par .personnes autorisées avant sa diffusion La liste des personnes habilitées à engager la société et à signer les BC est .)bien établie (avec des plafonds L'identité des délégataires chargés de signer les commandes, suivant l'importance des montants est communiquée aux acheteurs et même .aux fournisseurs Le suivi des commandes passées aux fournisseurs est effectué afin d'éviter les achats en double et identifier les retards de .livraison l'existence d'un état récapitulatif des commandes passées en attente de réception Certains contrats sont validés par le service juridique pour s'assurer que leurs clauses sont suffisantes (définition des responsabilités réciproques entre ,MARSA MAROC et ses fournisseurs .)précision des clauses d'assurance Le principe de séparation des tâches est bien respecté (passation de la commande, autorisation technique et ordonnancement nettement dissociés) afin d'éviter le .risque d'achats abusifs En milieu informatisé, les axes logiques au système de création et modification .des commandes sont protégés Réception

La fiabilité des réceptions : leslivraisons ne sont acceptées qu'après leur concordance avec le bon de .commande et ses spécifications Les contrôles réception sont matérialisés par un visa technique et une date et ils portent sur la qualité, les


Page 35

Rapport d’Approche Globale quantités ainsi que l'ensemble des .spécifications techniques exigées Les bons de réception sont prés numérotés et leur séquence est contrôlée .pour éviter les risques de détournement Informations à fournir à la Comptabilité en attente de facture, à la Direction Achats pour faire le suivi, au service demandeur pour l'utilisation, et une trace .de la réception est laissée au magasin Les réceptions partielles font l’objet ,d’un traitement spécifique Relance des fournisseurs en cas de .retard de livraison

Contrôle des factures Les factures sont transmises directement par le service courrier à la .Comptabilité Les factures reçues sont reprochées aux BC et aux bulletins .d'entrée Le contrôle effectué concernant les quantités facturées, les prix unitaires, le calcul de la TV A pour détecter toutes les erreurs .effectuées par le fournisseur Les anomalies constatées font l'objet .d'une contestation Les factures et avoirs reçus sont .contrôlés Les doubles de la facture sont parvenus » avec la mention « Duplicata La mention « Bon à payer » portée uniquement sur l’originale de la facture afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture les imputations sont revues par un responsable Comptabilisation des factures et La comptabilité reçoit des exemplaires .des BC et des bons de réception avoirs Le regroupement des pièces Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

Page 36

Rapport d’Approche Globale justificatives avant la comptabilisation, ce qui permet d'éviter l’enregistrement des achats non effectués et des charges .ou dettes non autorisées Les imputations comptables sont faites par un progiciel Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin .d'éviter les doubles comptabilisations

Le règlement des achats

Provision pour facture à recevoir

Justification des soldes

Contrôle extra comptable permet le pointage et le suivi du compte fournisseur par rapport aux relevés .fournisseurs Étude de la concordance entre le compte collectif fournisseur et le compte .auxiliaire de fournisseur .Il existe un suivi des avoirsLes paiements des factures sont bloqués tant que les avoirs n’ont pas été reçus paiement uniquement sur l'original de la .facture Le paiement est effectué après autorisation des personnes habilitées à le .faire L'information à fournir à la Comptabilité générale pour la comptabilisation des paiements dans les .comptes fournisseurs Un autre contrôle extra comptable est effectué pour s'assurer que le compte fournisseur est soldé par rapprochement .avec les pièces bancaires Les factures non tenues sont comptabilisées dans un compte de .provision Les écarts de conversion sont corrigés .après approbation La balance des créditeurs divers est .tenue par la comptabilité


Page 37


- Synthèse des points faibles : Les points faibles tirés d’un examen du contrôle interne, ainsi que les risques présentés et les recommandations ont été regroupés dans le tableau suivant :

Points faibles Absence

d’une

Risques

Recommandations

procédure Manque de clarté

Établir une procédure spéciale et

écrite qui définit le rôle de

homogène qui définit l’interface

chaque intervenant et les

entre la Direction Achats et les

règles

autres

de

traitement

des

Directions

concernées

documents entre la Direction

pour fiabiliser le suivi

des

opérations

Achats,

Comptabilité

la

Direction

Générale,

des

la

Direction Financière et autres entités concernées l’absence d’un Cahier des Risque Charges dossiers

pour

de

non Afin

certains correspondance

vérification

procéder des

à

une

informations

avec le besoin à relatives à la description du satisfaire, achat mal besoin, défini

incomplète,

chaque

dossier

doit

contenir un Cahier des Charges

Absence d’un spécimen de Procédure signature

de

Le service Achat doit disposer achat d’un spécimen de signature dans

non contrôlé

le but d’assurer le bon contrôle des personnes habilitées à signer


Page 38

Rapport d’Approche Globale le Service Demandeur n’est risque de la non- Il faut que le Service Demandeur pas présent pour certaine conformité livraison.

de

la soit présent pour vérifier les

commande reçue.

L’adaptation avec le nouveau Dérapage système

se

progressivement

sur

caractéristiques demandées. les Renforcer

fait délais afférents au formation ce

qui traitement

entraîne des retards dans la comptable

l’assistance

et

pour

service

le

la

technique afin d’éviter toute rupture.

saisie Certains documents entrés ou Le risque de retard Il

faut

veiller

sur

sortis ne sont pas mentionnés de transmission des l’enregistrement à temps de tous dans

le

registre

correspondance

de documents circulant les documents qui transitent par au sein du service.

le service achat.

Il existe des réclamations de Mauvaise réputation Mettre en place un échéancier de la

part

de

certains Le

fournisseur suivi

des

règlements

de

fournisseurs pour retard de décline en cas de fournisseurs règlement

rupture en cas d’une nouvelle consultation


Page 39

Rapport d’Approche Globale il y’a une certaine rupture Le non satisfaction Prévoir un stock de sécurité pour pour des produits destinés des

demandes les produits à consommation

pour le stockage dans le d’achat reçues pour courante. Magasin de la société.

les articles gérés par le lieu de stockage

Absence de classement des de la société documents

Perte d’information,

un archivage mal organisé

difficultés sauvegarde recherche

de les dossiers doivent être classés et

de dans

efficace un ordre bien déterminé afin de

des informations

permettre un accès rapide à l’information demandée. Tenir un archivage bien organisé

La conclusion que j’ai pu tirer de cette deuxième partie se caractérise par l’existence de divers points de force, et aussi de points de faiblesses, mais la question qui se pose ici, c’est: est ce que ces faiblesses peuvent constituer une menace dans l'entreprise ? Et si oui, quel importance ont elles ? En effet, la plupart de ces faiblesses sont celles d’applications et non pas de conception et par conséquent, celles qui sont issues d’une mauvaise conception peuvent être évitées par quelques changements dont le système que j’ai parlé au niveau des recommandations.


Page 40


Conclusion L’importance de l’audit en tant que vecteur d'orientation vers la bonne gestion et le management moderne des organisations, ne peut être nié. De même, nous pouvons affirmer que le moteur du développement économique et social de notre pays, se heurte à certains problèmes. Le métier de responsable Audit a donc un brillant avenir devant lui: un métier en mariage intellectuel et culturel de la nouvelle génération de gestionnaires ; un métier qui participe à la résolution des problèmes d’un pays en développement et qui se retrouve, du fait de la mondialisation, face aux exigences d’une restructuration urgente et de mise à niveau de son économie. Le but de l’auditeur est de remédier aux dysfonctionnements et de les dévoiler. C’est dans ce sens, que j’ai observé que les auditeurs au sein de MARSA MAROC soignent particulièrement leurs communications auprès de leurs « audités »: ils sont conviviaux, polis et restent toujours respectueux à leur égard. En effet, cet exercice est indispensable pour mener à bien leur mission! Je me suis ainsi rendu compte, que l’audit n’est pas un métier qui se résume à conduire des études et des analyses dans le but de pure conformité, mais il vise à améliorer la gestion et rationaliser l’utilisation des ressources de l’organisation ce qui nécessite une équipe apte à recommander des solutions concrètes et réalisables. Ces recommandations doivent être suffisamment détaillées pour pouvoir mettre en place de nouvelles procédures répondant aux principes d’économie d’efficience et d’efficacité ;c’est cet aspect de l’audit qui


Page 41

Rapport d’Approche Globale m’a intéressé et qui à mon avis, prend de plus en plus d’importance au sein des entreprises. Finalement, grâce à ce stage, j’ai pu mobiliser et enrichir un ensemble de connaissances en matière d’audit ; je voudrai donc conseiller tout étudiant optant pour l’option Audit, de trouver son stage de fin de formation dans une grande structure, puisque cela lui sera très enrichissant et intéressant pour, sa carrière et son cursus universitaire, ainsi que pour son épanouissement personnel et professionnel.


Page 42


ANNEXES


Page 43


Annexe 1 Etape

Processus

Les acteurs

Les références

Entité chargé de projet

Avis de l’appel d’offre L’acte d’engagement Déclaration sur l’honneur Actes de cautionnement

Début

1

Préparation du cahier des charges

2

Lancement de l’appel d’offre ouvert ou restreint

Ouverture des plis en séance publique

3

Jugement des appels d’offre

4

5

Communication des résultats et restitution des cautions provisoires

6

Etablissement des marchés

7

Instruction du dossier de marché

8

Signature du marché

Entité achat

Commission de jugement de l’appel d’offre Commission de jugement de l’appel d’offre

PV

Entité achat

Affichage des l’appel d’offre.

Entité chargé de produit

Rapport de présentation du marché

Entité achat

PV d’ouverture des plis PV de jugement des offres Rapport Acte d’engagement CPS/consultation

résultats

Direction concerné

Soumission du marché à l’approbation du président

Transmission du dossier de marché à la DAM pour approbation

9

10

Examen du dossier du marché

Prise en charge des remarques soulevées

11

Direction concernée

Marché original Rapport Fiche d’engagement

DAM

Dossier conforme

Approbation du marché par le président


Président du

Page 44

de

Rapport d’Approche Globale directoire

12

13

Envoi du dossier de marché de la direction concernée et classement

DAM

Notification de l’approbation du marché Entité achat

Fin


Page 45


ANNEXE 2 Etape

Processus

Les acteurs

Les références

Entité chargée du projet et la direction concernée

Demande

Début Expression du besoin de passation d’un marché

1

DEP

Oui 2

Non Examen de la demande

3

Entité Achats

Non

Demande de recours au marché négocié

Direction concernée

Accord DEP

Nécessité accord Président du directoire

Non Oui 4

Examen de la demande d’accord préalable

Fiche d’instruction DAM

5 Non

6

oui Consultation de la commission de négociation

7 Consultation du ou des prestataires potentiels

8

9

Fax, message électronique ou note

Accord président du directoire Président du directoire DAM et direction concernée DAM et direction concernée

Dossier de consultation et CPS)

( lettre

PV Examen des offres

Commission de négociation

Négociation

Commission de négociation

10 Rédaction du marché et signature Transmission du dossier marché à la

Evaluation du contrôle DAMinterne cycle achat-fournisseur

Entité chargée du projet

Rapport de présentation

Page 46

Rapport d’Approche Globale 11 Direction concernée

12

Instruction du dossier marché

Bordereau d’envoi du dossier du marché

Dossier d’approbation DAM

13 14

Approbation du marché

Président du directoire Notification de l’approbation du marché Entité Achats

Ordre de service, accusé de réception

Fin


Page 47


Début Expression du besoin

Entité demandeur

2

Examen de la commande

Responsable Entité achat

3

Traitement de la commande interne et lancement de la consultation

Entité achat

1

4

Ouverture des plis et choix de l’attributaire

Etablissement du bon de commande

5 6

Engagement budgétaire

7 Visa du bon de commande

8

Notification de la commande au fournisseur

9 Non

Réception et contrôle des prestations

Oui Réclamation aux fournisseurs

10

11

Information de l’entité achats

Entités : achat, demandeur et financière Entité achat

BCI

Dossier de consultation PV et lettre de regret Spécimen de BCE

Entité financière Personne habilité Entités demandeur et achat

Accusé de réception

Demandeur et magasinier Demandeur et magasinier

Lettre de réclamation

Prestation conforme Demandeur Visa du document de réception et leur remise au fournisseur

Transmission des documents. Réception à l’entité achats Transmission du dossier de réglement

12

Demandeur et magasinier

Bon de livraison

Demandeur et magasinier

Bordereau d’envoi

Entité achat

Fin


Page 48


Annexe 4 A-EXPRESION DU BESOIN 1. Existe-t-il une procédure ou des X

Il existe des procédures et des no

instructions écrites ?sont-elles adaptées à la nature et à l’importance du besoin ?

d’organisation qui sont adaptées X

2. les besoins sont-ils parfaitement définis ? 3.

les

Les besoins sont bien définis. X

demandes

d’achat

La DA est visée par les responsab

sont-elles

autorisés : l’existence d’une hiérarchisat

signées par la personne autorisée ?

nette des pouvoirs au niveau des achats

4. la Direction Achat dispose-t-elle d’un

X

recueil de signature ?

La direction ne dispose pas d’un recueil signature ce qui signifie un manque

5. Les demandes d’achat comportent- X elles des plans, un cahier des charges ?

clarté

La préparation du cahier de charges est

élément de force du moment que c

permet à MARSA MAROC d’exiger toutes 6. Toutes les demandes d’achat sont elles saisies au niveau de SAP ?

conditions susceptibles de garantir un b X

B- RECHERCHE ET SELECTION DES

fonctionnement du marché et de conser ses droits.

FOURNISSEURS 1.

La

recherche

des

fournisseurs

potentiels est-elle systématique ?

X

4. Existe-il un fichier fournisseur, un fichier articles et une documentation X adéquate ?sont-ils complets et mis à jour ?

5. Quel est le système d’évaluation des fournisseurs utilisé par la Direction des Achats ? 6. les fournisseurs sélectionnés offrent-ils X les meilleures conditions de prix et de Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

En cours. Page 49

Rapport d’Approche Globale qualité ? 7. Existe-il une liste des fournisseurs qui X n’ont pas satisfait dans le passé aux

Ce qui permet de s’assurer que la SAM

conditions de qualité, de délais de livraison

bénéficie de

ou de prix ?

matière de prix, qualité des produits.

conditions optimales

10. Qui effectue le choix final en fonction X de sa capacité ? les justifications du choix sont-elles mentionnées ? 11. une personne indépendante du

Le choix final tient compte de l’a

Direction Achat examine-t-elle parfois les X

technique et le service concerné afin

critères de choix et la validité des

s’assurer la conformité des caractéristiq

conditions acceptées ?

demandées.

L’existence d’une Direction d’Audit perm C- Commandes d’achats

d’examiner les critères et la validité conditions acceptées

1. Les achats de biens ou de service sontils commandés seulement sur la base de demandes

d’achats

établies

par

des

personnes habilitées ?

X

2. Des bons de commandes sont-ils systématiquement établis ? 3. Si oui, ces bons de commandes sont-ils

X

a- Pré numérotés ? b- Etablis en quantités et en valeur ?

X

c- Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat ? 4.

Qui

approuve

les

commandes ? X

l’approbation apparaît-elle sur tous les exemplaires ?le service achat a-t-il à sa disposition un recueil des autorisations ?

La direction achat et la direction concern X


Page 50

Rapport d’Approche Globale 5. certains achats sont-ils dispensés de suivre

la

procédure

de

commande ?lesquels ?

Les achats locaux et les achats accélérés X

6. Les prix sont-ils examinés par une personne compétente ?

X

7. Les achats courants sont ils effectués auprès de fournisseurs dont la liste est X approuvé par un responsable ? 8. Cette liste est-elle régulièrement revue pour déterminer si les prix payés ne sont X pas au dessus du marché ? 9. Si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, se sert-on de la séquence numérique pour identifier les retards d’exécutions ?

x

10. Les commandes en cours sont-elles régulièrement évaluées pour déterminer les engagements pris par l’entreprise ? 10. Y a t il une procédure de relance des X fournisseurs en retard de livraison ?

D.RECEPTIONDES MARCHANDISES 1. existe-t-il une procédure de réception ? x 2. Les marchandises reçues sont elles rapprochées des bons de commande en ce qui concerne a- Les quantités ?

X

b-La qualité ? c- Les prix 2. Les différences entre les quantités commandées et reçues sont-elles analysées


La réception est formalisée par un bulle d’entrée

Page 51

Rapport d’Approche Globale et expliquées ? 3. Des bons de réceptions sont-ils établis X systématiquement ? 4. Si oui, sont-ils a- Pré numérotés ? b- Signés par le réceptionnaire ?

X

5. Les livraisons partielles font-elles l’objet d’un enregistrement séparé et suivi ? 6. les marchandises reçues sont-elles physiquement vérifiées ?

X

7. Le service de réception tient-il un X registre

permanent

des

marchandises X

reçues ?

X

8. L’original du bon de réception des marchandises est-il directement transmis à la comptabilité ?

Transmis au service comptabilité X

9. les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles l’objet d’un X bon de sorti (ou de contestation) Si oui, ces bons sont-ils Prés numérotés ?

X

Transmis à une personne chargée d’obtenir

X

les avoirs ? C- Retours des marchandises

X

1. Les marchandises retournées aux fournisseurs, font-ils l’objet d’un bon de X sorti, si oui, sont-ils pré numérotés ? 2. Ces retours sont-ils effectués suivant le processus normal d’expédition ? X Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

Page 52

Rapport d’Approche Globale 3. Les bons de sorti et les demandes X d’avoir sont-ils transmis aux personnes chargées d’obtenir les avoirs ? 4. Si oui, ces personnes se servent elles

X

de la pré numérotation pour vérifier X qu’elles reçoivent tous les bons de sorti

Le service Magasin transmis

et demandes d’avoir ?

directement une note de

5. Les retours de marchandises sont-ils immédiatement

signalés

à

X

contestation à la DA et à la C

la X

comptabilité et au service achat ? 6. Sont-ils suivis par la comptabilité en vue de l’émission rapide d’un avoir ? X

Le service Magasin transmis directement

F. Comptabilisation

une La note comptabilité de contestation Fournisseur à la DA et à la C est

1- La comptabilité fournisseurs est-elle séparée de la comptabilité générale ?

XX

intégrée

de

la

comptabilité Générale

X

2- Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du bureau X d’ordre au service comptable ?

La comptabilité Fournisseur est intégrée d X

3- Sont-elles enregistrées avant d’être traités ?

la comptabilité Générale Le numéro est attribué par le

X

4- Est-ce qu’il y’a un système de

système informatique X

numérotation séquentielle des factures et des avoirs à la réception par le service X comptable ? 5- Indique-t-on la date de réception sur

X

la facture en même temps ? 6-

Les

identifiés

doubles à

« duplicata » ?

l’aide

factures d’un

sont-ils X X tampon X


Page 53

Rapport d’Approche Globale 7- Les factures et avoirs sont vérifiés par le service comptable pour : a. Les quantités, prix et conditions de paiement avec les bons de commande ?

X X

8- Lorsque des marchandises sont livrées

Le service magasin

directement, est-ce que l’on a toutes les informations pour permettre le contrôle de factures d’achat ?qui effectue ce contrôle ?

X X

11. l’imputation comptable est-elle correcte ?

X

12. le traitement comptable de la TVA X sur la facture est-il correct ? la TVA estelle bien récupérée ?

X

11- Si des factures sont envoyées aux X services utilisateurs pour approbation

X

a. Sont-elles accompagnées des pièces justificatives ? b. La comptabilité garde-t-elle une trace de ces envois ?

X X

12 les factures et avoirs reçus sont-ils additionnés avant enregistrement ?

X

Ce total est-il rapproché du total du journal des achats ? 15 –Tient-on des comptes individuels fournisseurs ?

X X

16 –Etablit-on une balance mensuelle des fournisseurs ? X G. PAIEMENT DES FACTURES X Evaluation du contrôle interne cycle achat-fournisseur

Page 54

Rapport d’Approche Globale 1- Les factures sont-elles approuvées par une personne autre que celle qui les X vérifie avec les pièces justificatives ? 2- les paiements sont-ils effectués

Voir Délégation des pouvoirs

seulement au vu de l’original des

X

factures ? 3- Les factures et pièces justificatives X X sont-elles revues par la personne qui signe les chèques ?

X

4- Existe-t-il des limites pour les montants payés ? 5-

Cette

personne

contrôle-t-elle

l’utilisation du cachet et vérifie-t-elle les X X chèques émis ? 7- Le total des factures à payer est-il X comparé au total des chèques émis et crédités au compte en banque ? 8-tout paiement est-il justifié ? a-t-on X archivé les pièces justificatives après paiement ?

X

X


Page 55

rapport_d'approche_globale[1]

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