Rapport de stage Soremed

Université Ibn Zohr Ecole Nationale de Commerce et de Gestion Agadir

RAPPORT DE STAGE APPROFONDI THEME :

Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Stage effectué à :

La SOREMED S.A.

Période de stage: Du01 Septembre 2012 au 30septembre 2012

Réalisé par:

Encadré par :

Lahoucine HAMAIDA

Mr. Lehsen BOUMALEK Responsable du service contrôle de gestion

Année universitaire : 2011-2012

Rapport de stage approfondi

Remerciements

Je tiens à adresser dans un premier temps mes remerciements à Mr. Omar KOUKOU le directeur de la société SOREMED de m'avoir accueillie au sein de son établissement durant le mois du stage. Je tiens tout particulièrement à exprimer mes sincères remerciements et témoigner de ma grande reconnaissance a Monsieur Lahsen BOUMALEK, le maitre du stage et le Responsable du service contrôle de gestion de la société SOREMED, qui m'a accordé sa confiance et attribué une mission valorisante et qui a supervisé mon stage au jour le jour. Je remercie également toute l'équipe de l'entreprise pour leur soutien et pour les précieuses informations qu’ils m’ont offertes avec intérêt et compréhension car chacun d'entre eux a su trouver un peu de temps pour m'aider dans ma mission. Merci pour votre aimable accueil, votre confiance, votre soutien et votre aide tout au long de mon séjour au sein de votre illustre établissement.

Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 6


Avant-propos Dans le cadre de notre formation professionnelle au sein de l’Ecole Nationale de Commerce et de gestion d’Agadir, nous somme tenue d’effectuer des stages professionnels en parallèle avec notre formation au sein de l’école. Ces stages professionnels vont nous permettre d’approfondir et de mettre en application nos connaissances acquises tout au long de notre formation et cela dans un cadre professionnel. Notre école s’est engagée depuis sa création à fournir à ses étudiants toutes les outils de recherche et les informations nécessaires à leur formation et pour les aider à accéder facilement au marché d’emploi, elle leur offre aussi la possibilité de passer des stages au sein des grandes entreprises au niveau national grâce à sa notoriété et son image de marque comme étant une des anciennes écoles du royaume et qui fournit aux entreprises du tissu économique marocaine un capital humaine très compétent. Ce stage d’approfondissement constitue une étape importante dans la réalisation de notre projet professionnel et donc le choix minutieux du thème de stage constitue, un élément crucial dans la réalisation du projet professionnel et dans sa réussite.



Sommaire Remerciements Avant-propos Sommaire Introduction  Chapitre préliminaire : méthodologie de travail………………………………......12  Chapitre 1 : présentation du cadre professionnel…………………………………14 

Section 1 : Présentation du secteur d’activité …………………………………….14



Section 2 : Présentation de la SOREMED………………………………………..16



Section 3 : Structure organisationnelle……………………………………………18



Section 4 : Description des services……………………………………………….20

 Chapitre 2 : diagnostic de la situation actuelle de la SOREMED……………..…32 

Section1 : Analyse SWOT de la situation de l’entreprise…………………………32



Section2 : Les dysfonctionnements organisationnels…………………………..…32



Section3 : Synthèse de l’analyse…………………………………………………..33

 Chapitre 3 : Cadre conceptuel de la gestion budgétaire…………………………..36 

Section1 : Aperçu théorique sur la gestion budgétaire ……………………………36



Section2 : La procédure budgétaire………………………………………………..36



Section3 : Rôle du budget………………………………………………………...37



Section4 : Les différents types de budgets………………………………………..38



Section5 : Le contrôle budgétaire ………………………………………………...45

 Chapitre 3 : Mise en place du budget prévisionnel……………………………….48 

Section1 : Méthodologie d’élaboration de budget………………………………..48



Section2 : Recommandations et propositions pour la mise en place du système budgétaire…………………………………………………………………………50

Conclusion…………………………………………………………………………………...52 Bibliographie………………………………………………………………………………..53



Introduction Générale

La planification est une pratique managerielle adoptée de plus en plus par tous les agents économiques, soucieux de leurs avenirs dans un environnement turbulent et incertain. C'est ainsi que les entreprises, publiques et privées, désirant d'agir sur leurs futurs se usent de ce moyen de gestion. La gestion budgétaire, qui constitue un système intégré dans le processus de planification, est mise en place pour coordonner les plans d'action à court terme avec les grandes orientations stratégiques de l'entreprise. Elle permet en outre, de mieux répartir les ressources disponibles entre les différentes unités organisationnelles. Ce mode de gestion s'inscrit, par conséquent, dans le cadre du système d'information mis en place par l'entreprise et qui vient compléter les autres systèmes déjà installés, et qui sont en principe: la comptabilité générale et la comptabilité analytique. De surcroît, la performance et la valeur donnée par l’environnement aux entreprises dépendent de la qualité de leurs ressources humaines et de leurs instruments de pilotage. Le contrôle de gestion constitue, à cet effet, un outil indispensable de prise de décision et contribue à l’amélioration de l’efficience des entreprises. La gestion budgétaire qui constitue un élément principal et indispensable dans un système de contrôle de gestion pour coordonner les plans d’action à court terme avec les grandes orientations stratégiques de l’entreprise. Elle permet de mieux répartir les ressources disponibles entre les différentes unités organisationnelles. Elle permet en outre de comparer l’activité effective (réalisée) d’une entreprise à son activité prévue puis budgétée, ce qui devra conduire à des actions pour améliorer les performances économiques. Parallèlement, la société SOREMED, leadeur de distribution de médicaments au Maroc est actuellement en quête de nouveaux outils de gestion. Elle doit optimiser la rentabilité de Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 9

Rapport de stage approfondi ses activités et commencer à appliquer de nouvelles techniques de gestion et de management, qui vont permettre de renforcer encours plus sa position sur le marché et d’améliorer sa compétitivité. C'est ainsi qu'il nous a été confié d'étudier comment mettre en place une gestion budgétaire prévisionnelle au sein de ladite société en proposant un modèle de système budgétaire pour le service contrôle de gestion. A travers ce rapport nous allons entamer l’intérêt de la gestion budgétaire pour l’entreprise à travers deux questions importantes : Quelle sera l’apport d’un système budgétaire pour l’entreprise et comment l’adapter aux besoins de l’entreprise ? Comment mettre en place un dispositif de gestion budgétaire fiable ? Pour répondre à ces questions notre présent travail s'articulera autour de trois axes : Dans un premier chapitre nous essaierons de diagnostiquer la situation actuelle l’entreprise pour mettre le point sur l’intérêt d’une gestion budgétaire prévisionnelle pour l’entreprise. Dans un deuxième chapitre nous présenterons un cadre théorique de la gestion budgétaire en expliquant les aspects et les composants du système budgétaire. Enfin, nous procéderons, dans un troisième chapitre, à la mise en place d’un budget prévisionnel que nous proposerons au service contrôle de gestion afin de l’aider dans sa mission de pilotage de l’activité de l’entreprise et de sa performance.



Chapitre préliminaire : Méthodologie de Travail


Rapport de stage approfondi  Chapitre préliminaire : Méthodologie de travail

Tout travail efficace est naturellement soumis à une méthodologie adéquate. Afin de bien mener notre travail, nous avons jugé nécessaire l’adoption d’une méthodologie qui va de l’observation, la recherche et l’analyse de l’information jusqu’à l’élaboration des budgets et bien évidemment la proposition de solutions que l’on estime nécessaires au bon fonctionnement de la gestion budgétaire. Les grands axes de la méthodologie suivie sont résumés dans les étapes suivantes :  Recherche documentaire sur le thème : cette phase est d’une importance extrême. Elle permet de concevoir une première idée sur le thème et sur les concepts liés à ce thème. C’est un effort d’auto-formation dans une matière inscrite dans le cadre de la formation des auditeurs et des contrôleurs de gestion. A l’aide de cette recherche, nous avons pu rassembler une panoplie de ressources bibliographiques qui nous ont été d’une grande utilité que ce soit dans la rédaction de la partie théorique du mémoire, mais aussi dans la partie pratique.  Intégration et observation au sein de l’entreprise : l’objectif de cette étape est de rassembler le maximum d’informations disponibles sur le thème afin de servir comme base à l’analyse qui sera effectuée par la suite. Les outils de travail sont essentiellement les entretiens avec les différents responsables chargés des services de l’entreprise.  L’élaboration des budgets : cette étape consiste à se servir des techniques quantitatives existantes en matière de budgétisation, en vue d’élaborer les différents budgets de la société et finalement les états de synthèses prévisionnels.  Elaboration d’un plan de recommandations : il convient ici d’établir des recommandations ayant comme objectif l’amélioration des pratiques de la gestion budgétaire de la SOREMED.  Conception et présentation d’une application informatique sous Excel : a ce niveau nous essayerons de concevoir une application informatique permettant de faciliter le perfectionnement de la gestion budgétaire pour que l’entreprise puisse engendrer des gains, et diminuer ses charges financières, notamment à l’aide d’une option permettant d’obtenir des prévisions périodiques des encaissements et des décaissements que l’entreprise doit régler. Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 12


Chapitre1 : Présentation du cadre professionnel.


Rapport de stage approfondi  Chapitre1 : Présentation du cadre professionnel

 Section1 : Présentation du secteur d’activité L’industrie pharmaceutique au Maroc née dans les années 60, elle jouit d’une expérience assez riche et d’un Savoir-faire pointu, en effet de multiples transferts technologiques. Pourtant ce secteur est confronté à de multiples contraints dont la principale, est l’étroitesse du marché pharmaceutique. La consommation par habitant n’est que 400 Dhs environ dans une année. Ce qui reste très faible. Cette étroitesse du marché pharmaceutique représente le principal frein aux économies d’échelle nécessaires pour produire des médicaments avec des coûts réduits. La production locale des médicaments est assurée actuellement par trente-deux laboratoires pharmaceutiques privés, la fabrication locale répond à 65% de la demande le reste est assuré par les importations. Il s’agit d’une production locale très développée et conforme aux normes internationales de qualité. Le secteur suit en effet une croissance du secteur régulière et relativement élevée. Sur la période 1980-1995, son développement est resté vif, avec un taux de croissance de plus de 10% par an en moyenne. Le marché doublait presque tous les cinq ans. L’investissement a suivi cette courbe ascendante. Après un rythme annuel de 25 millions de dirhams à partir de 1985, celui-ci atteint 100 millions en 1990, 250 millions en 1995 et 259 millions en 2009. L’export vers d’autres pays dont certains situés dans l’union européenne constitue une reconnaissance de la qualité du médicament fabriqué au Maroc. Malheureusement et jusqu’à présent, l’activité export ne porte que sur 8% de la fabrication nationale en médicaments. Les industriels se sont alors engagés dans un programme d’investissement permanent afin d’améliorer leur outils de production et la qualification de leurs personnels. Les résultats ont alors été au rendez-vous: l’industrie pharmaceutique marocaine se place désormais au 2ème rang en Afrique, juste après l’Afrique du Sud. Chaque année, près de 300 millions de Dh sont investis dans les usines industriels. Le secteur de distribution des médicaments subits également à des réglementations, il assure le ravitaillement quotidien et régulier des 11.000 pharmacies d’officine du Maroc par un nombre de 50 grossistes répartiteurs. Il est organisé par un circuit relativement classique à savoir laboratoire fabricant ou importateur grossiste répartiteur, officine, patient. Ce circuit Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 14

Rapport de stage approfondi organise la distribution de quelques 80% des médicaments fabriqués et importés. Pour une grande majorité de ces médicaments, ce circuit est adapté et permet de répondre à une finalité essentielle en matière de distribution à savoir la disponibilité des médicaments dans les officines. Le schéma suivant résume la répartition des médicaments au Maroc.

10%

LABORATOIRES

10%

80%

GROSSISTERIES

HOPITAUX

PHARMACIES

1%

99%

CONSOMMATEURS

Au niveau des prix des médicaments, ils sont déterminé suit à une procédure rigoureuse sous l’accord du Ministère de la Santé tenant en compte le pouvoir d’achat des consommateurs dans le sens de l’encouragement de la baisse des prix pour certaines classes thérapeutiques. Concernant les marges, ils sont uniformes pour certains médicaments, d’autres la marge est varié selon les catégories: les grossistes ont une marge légale de 10% de leur prix de vente, les officines ont une marge de 30% de leur prix de vente (prix public Maroc). Lorsque les officines s'approvisionnent directement auprès des laboratoires, leur marge réelle


Rapport de stage approfondi est supérieure et peut atteindre

45%. Elles le font surtout pour des médicaments sans

ordonnance, de débit important.

 Section2 : Présentation de l’entreprise d’accueil. Dans cette partie nous allons essayer de décrire le fonctionnement de la société SOREMED et nous établirons par la suite un diagnostic de la situation actuel de l’entreprise. Cette étude va servir par la suite a montré l’intérêt de la mise en place d’un système budgétaire au sein de l’entreprise et d’expliquer comment adapter ce système aux besoins de l’entreprise. 1. Aperçu de la SOREMED : Fiche technique

Forme juridique : Société anonyme. Raison social

: SOREMED.

Activité : Répartition des produits pharmaceutiques. Siege social : Zone Industrielle Tassila, N° 176 Inezgane, Agadir. Patente

: 49760929

Registre de commerce : 1366 Téléphone : 05 28 33 22 66 Fax

: 05 28 33 21 98

Localisation : Agadir. Superficie

: 5000

Date de création : 01 Février 2001 Capital social

: 22, 000,000 Dirhams

Champ d’action : tout le territoire marocain Nombre de client : plus 1200 clients Effectif : 300 Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 16


Crée en 2001 avec un capital de 1600 000 DH et un effectif de 20 personnes, la Société de Répartition des Médicaments SOREMED S.A. est une société commerciale installée à Agadir, son activité principale est la répartition des médicaments et des produits paramédicaux. Elle constitue un intermédiaire entre ses fournisseurs qui sont à l’origine des laboratoires et sa clientèle constituée principalement des pharmacies et d’hôpitaux. Aujourd’hui la SOREMED connait une progression importante de son activité, elle possède un capital de 30 000 000 DH et plus de 300 personnes d’effectif, son chiffre d’affaire en parallèle ne cesse de croitre enregistrant par conséquent des résultats importants. Le savoir qu’elle a acquis depuis sa création lui a permis de se positionner comme leadeur sur le marché national. 2. Activité de la SOREMED : Le schéma qui suit présente en détail le déroulement de l’activité à SOREMED :



Services opérationnels de la SOREMED Flux d’informations vers l’intérieur de la SOREMED Flux d’informations au sein de la SOREMED Flux d’information vers l’extérieur de la SOREMED Laboratoires Pharmacies



 Section3 : Structure organisationnelle : Organigramme :


Organigramme : Président Directeur Général

Contrôle de Gestion

Commercia l Finance

Commerciaux Centre d’appel Facturation Recouvrement Règlement Fournisseurs Avoirs Client Fournisseurs

Achat Médicament/Para

Contrôle au Niveau laboratoires Réception et Contrôle local

Direction Générale

Préparation des Commandes

Expédition Livraison

Tirage

Expédition

Ramassage

Livraison normale

Commandes urgentes

Réception et Contrôle local

Livraison Urgences

Comptabilité

Service Qualité

Informatique télécommuni cation

Informatique

Gestion Parc

Maintenance et Gestion Réseau

Gestion Atelier

Développement Achats Divers Achats Divers Caisse

Parc Auto Moto

Ressources Humaines

Gestion du Personnel


 Section4 : Description des services de l’entreprise Après avoir présenté la société et donné un aperçu sur son activité de distribution, nous allons décrire de façon générale le fonctionnement des différents services opérationnels, fonctionnels et de pilotage existant au sein de l’entreprise. Service Achat médicaments et Para : Ce service composé de 5 personnes, il est chargé d’assurer les approvisionnements des médicaments et autres produits parapharmaceutiques nécessaires pour l’alimentation du stock, ainsi ce service effectue un suivie du stock théorique de l’entreprise et veille à sa gestion. Pour décrire le fonctionnement de ce service nous allons nous servir du schéma suivant qui résume le processus d’achat auprès des labos :

A chaque niveau sont attribués un certains nombre de taches. 1.

Suivie du stock théorique : cette étape permet au service d’achat d’identifier

le niveau de stock théorique à l’aide d’un système nommé ISTA.COM. C’est une base de données sur laquelle tous les produits de la société sont inscrits avec toutes les informations nécessaires (prix, quantité, date de péremption, stock existant, lot correspondant…). L’approvisionnement se fait selon des normes fixées par la direction, il


Rapport de stage approfondi faut s’approvisionner dès que le stock théorique en valeur est entre 500000,00 DHS et 700000,00 DHS, ni inférieur ni supérieur. 2.

Préparation de la commande : il s’agit dans cette étape de préparer la

commande et d’élaborer le bon de commande, ce bon comprend la désignation du produit ainsi que la quantité nécessaire en vue d’alimenter les stocks et éviter toute rupture. 3.

Passation de la commande : après que le bon de commande soit prêt, il est

envoyé par fax aux labos concerné. 4.

Confirmation de la commande : après avoir bien reçu le bon de commande,

le labo envoie sa confirmation au service achat comme quoi il est prêt à répondre à leur besoin. 5.

Préparation du planning de récupération de la commande : afin de

confirmer la commande, le labo établit un programme pour récupérer la commande, ce programme a pour objet de fixer la date et les conditions de livraison de la commande. 6.

Récupération de la commande : afin d’informer le service achat sur la date et

les conditions de livraison de la commande, le responsable des achats donne l’ordre aux chauffeurs des camions d’aller récupérer la commande. Après avoir récupérer la commande le responsable du service stockage et magasinage assure les bonnes conditions pour accueillir les commande, il travaille en interaction avec le service achat. Le schéma suivant illustre le déroulement de cette mission :

Le processus d’achat continue par la réception de la commande au niveau des local, le responsable du service stockage et magasinage contrôle à l’aide des magasiniers la conformité de la commande reçue avec le bon de livraison ramené par le chauffeur de camion qui a récupéré la commande. Pour ce faire, il vérifie en premier lieu l’état des produits, la désignation, la posologie, la quantité, la date de péremption, le Prix Public Maroc (PPM). Il Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 22

Rapport de stage approfondi inscrit ensuite les anomalies sur le bon de commande et écarte les produits présentant les anomalies (produits cassés, date de péremption proche, produits sans étiquette de prix). Dans la seconde phase, il remet le bon de livraison au responsable de saisie (toujours au service achat) pour alimenter le stock théoriquement. Lors de la saisie sur l’application, le service achat compare une seconde fois le bon de livraison à la facture. Service stockage et magasinage: Service rattaché au service Achat, il est chargé d’entreposer les produits réceptionnés avant la vente. Suite à la multitude de catégories de produits dont dispose la société, une organisation minutieuse a été mise en place afin de ranger les produits. Ces derniers sont donc rangés par formes ou conditionnement et selon leur poids ou encore leur fragilité. PRODUITS

NIVEAUX CARACTERISTIQUES

Suspensions buvables, sirops, farines

0

Produits fragiles, lourds

Pommade collyre, ophtalmique, crème

1-1

---

Sachets

1-2

---

Injectables

1-3

Fragiles, légers

Suppo

1-4

---

Médicaments (effervescents,

1-5

Représentent 90% des

comprimés, gélules)

produits vendus par la société.

Le niveau 0 : représente le rez-de-chaussée. Les produits y sont disposés afin de faciliter leur acheminement vers les rayons du service préparation des commandes, Les

produits

entreposés à ce niveau (farines, les boites de lait, les sirops…) du fait de leur poids, de leur taille (le conditionnement), ou de leur fragilité. On note aussi des espaces réservés pour produits vétérinaires et le lait des enfants. Le niveau 1 : représente l’étage avec cinq aires de stockage, on y trouve les comprimés, les pommades, les suppositoires et autres qui sont moins sensibles et moins lourds. L’empilement de produits obéit à une certaine logique: on fait en sorte que le lot le plus ancien se retrouve en haut de la pile pour éviter les problèmes de péremption des produits. Cela nous conduit à dire que la sortie des stocks s’effectue selon la méthode du First in First Out(FIFO), car c’est le lot le plus ancien qui sortira en premier du fait qu’il se trouve en haut de la pile. Le service effectue également un suivi du niveau des stocks, évalue les quantités à commander puis établit les brouillards de commandes destinés au responsable approvisionnement. Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 23

Rapport de stage approfondi Service centre d’appel : Appelé aussi service commande, la mission principale de ce service est la vente, elle effectue son travail à l’aide d’un centre d’appel constitué d’un nombre important de téléphonistes (33 téléphonistes) ainsi quelques standardistes qui s’occupent de la réception des appels téléphoniques auprès des pharmacies pour prendre leurs commandes et satisfaire leurs besoins de médicaments et autres produits para pharmaceutiques, chacune de ces téléphonistes s’occupe d’un portefeuille de clients qu’elle gère, il est constitué d’un effectif de client (50 environ) situés à Agadir et hors Agadir, elle dispose deux lignes téléphoniques un pour appeler le client et chercher la commande et un pour recevoir les appels urgents des clients. Les commandes reçues sont saisies par la téléphoniste au cours de l’appel, elles sont automatiquement enregistrées dans le système informatique de l’entreprise et imprimés sous forme des bons de livraison auprès du service préparation des commandes. Service préparation de commande : Comme son nom l’indique, il s’agit d’un service où les commandes des clients se préparent, il se compose de trois sous service : tirage, ramassage et commandes urgentes. Après impression des bons de livraison et les classés selon les secteurs où se trouvent les pharmacies, ils sont ensuite placés dans un panier qu’on fait rouler tout au long d’une chaine. A chaque niveau de la chaine correspondant à un rayon se trouve un tireur qui lit sur le BL les médicaments à tirer de son rayon du fait qu’il est noté au niveau du BL le nom du produit, la quantité, le prix ainsi que le rayon où il se trouve. De ce fait chaque tireur prend le BL et cherche dans la colonne des rayons le code de son rayon ; s’il le trouve, il commence à tirer les produits si non ; il pose le BL au panier et l’envoie par la chaine au rayon suivant jusqu'à ce que le panier soit rempli des produits commandés. Les caisses remplies sont récupérées par les agents ramasseurs qui doivent procéder à un contrôle avant l’emballage des produits soit dans des cartons soit dans des sachets. Et enfin, le BL attaché à l’emballage correspondant (carton pour les commandes normales et sachets rouge pour les commandes urgentes) et pointé pour notifier la sortie de la commande, avant d’être transmis au service «expédition ».


Rapport de stage approfondi En cas d’une commande urgente, le processus de tirage est différent, il s’agit d’un agent qui s’occupe de tirer auprès de l’imprimante des urgences les BL imprimés (couleur bleu) et les distribuer sur les opérateurs des commandes urgentes, chaque opérateur ramasse tous les produits demandés dans un sachet rouge. Cette dernière est contrôler par un agent, il contrôle le code à barre et la passe au service Expédition. Cela s’explique par le fait qu’elles doivent être traitées dans de brefs délais et avec 0 faute. Service Expédition Livraison : Ce service est divisé en deux parties : Partie 1 est concernée par les commandes normales non urgentes. A la réception des emballages accompagnés de leurs BL, un agent du service confirme, après contrôle, les BL dans le système. C’est sur la base des BL confirmés qu’il imprime des feuilles de route qui sont remises aux livreurs. Ces derniers sont répartis par secteur de distribution, de même que les colis et sachets venant du service préparation des commandes sont classés par secteurs avant l’expédition. Les secteurs sont des zones géographiques de distribution et le code du secteur apparait toujours sur le BL. A chaque tournée de livraison, on remet aux livreurs les feuilles de routes qui comportent pour chaque pharmacie le nombre de colis ou de sachets à livrer. Ce nombre doit toujours être vérifié avant le départ. Aussi, pour jouer le rôle d’accusé de réception, la feuille de route qui sera cachetée par le client livré doit être ramenée par le livreur. Pour la plupart des secteurs, les livraisons s’effectuent par les livreurs de la société et avec les véhicules de la société. C’est seulement pour certaines localités très éloignées, notamment celles situées dans le Sahara, qu’il est fait recours à des compagnies de transport. En effet, sinon la société auraient supportés des coûts de transport très élevés. Quant au groupe2, il est chargé de l’expédition des commandes urgentes. Ces dernières portent uniquement sur les pharmacies situées dans la commune d’Agadir et les livraisons sont assurées par des agents équipés de motocycle.


Rapport de stage approfondi Service avoirs clients et fournisseur : Ce service traite les avoirs des clients et ceux des fournisseurs : P

L

Service Magasin et stockage

H A

A

R M

B

Produits Bon état A C

O

I

Service Avoirs Clients

E

Produits cassés Produits périmés

Service Avoirs Fournisseurs

S

Après avoir reçue les produits (avoirs), 4 opérateurs sont chargé à examiner leurs états ainsi établir en deux exemplaires la facture avoir : une pour le client et l’autre pour la société comme pièce justificative au niveau de la comptabilité. Le responsable dans cette procédure intervient pour contrôler et confirmer la facture. Les avoirs cassés ou périmés reçus du service avoirs clients sont traités et classés selon les labos, 2 opérateurs qui sont chargé de cette mission, le responsable de ce service négocie avec les labos les caractéristiques des avoirs, car certains labos n’acceptent pas les avoirs et d’autre acceptent mais avec conditions : (remboursement par facture, remboursement par échange, prix, quantité…), le responsable de service envoie 2 bordereaux au labos qui seront confirmés et cachés, le labos garde un et renvoie l’autre à la société. Les laboratoires proposent soit un remboursement des avoirs en valeur ou par échange soit une ristourne égale au 4/1000 du CA annuel réalisé avec le labo. Le service fait aussi recours à la destruction de ces retours au cas où ils ne sont plus utilisables, l’entreprise fait des dons au profit des associations auxquelles elle offre les produits qui sont encours utilisable. Ce service utilise un tableau de bord pour suivre le cout de ces avoirs :


Rapport de stage approfondi Cumul Avoir Envois Reçus Dons BMH Annuel

Service Parc auto-moto : Rattaché au service logistique ce service a pour mission de gérer les véhicules et les motos ainsi l’atelier réservé à l’entretien et le stockage de l’huile de véhicules. Le service parc a pour mission d’assurer et gérer les moyens de transport destinés à :  La récupération des approvisionnements ;  La livraison des médicaments;  Transport du personnel ;  Divers besoins de la société ; Ce service est constitué d’un responsable et 2 assistantes qui interviennent à tout moment en cas de panne ou rupture de stock des pièces de rechange et les huiles. Il effectue aussi le contrôle de consommation de carburant des véhicules et des motos, il établit chaque jours un rapport journalier transmis au service contrôle de gestion. Un service atelier est aussi attaché a ce service il se charge de l’entretient et la réparation des véhicules de l’entreprise et du maintient et le du stock d’huile de l’entreprise utilisé dans le vidange des véhicules. Service achats divers : Ce service est aussi rattaché au service logistique, il a pour mission de répondre aux besoins divers de l’entreprise qui ne sont pas liés à l’activité principal de l’entreprise, ce service se charge de règlement factures de consommation d’électricité et de l’eau et des bien et fournitures dont l’entreprise a besoins. Ce service gère ainsi la caisse de l’entreprise et établie un rapport journalier adressé au service contrôle de gestion sur la situation de la caisse. Service informatique et télécommunication : Le service informatique s'est diversifié en une multitude de fonctions spécialisées, touchant aux réseaux, au développement informatique, à la sécurité des systèmes informatiques. Les opérateurs de ce service mettent à la disposition de tous les services de la Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 27

Rapport de stage approfondi société l’outil informatique nécessaire au déroulement de l’activité, ils interviennent dans les cas suivants :  La sauvegarde des données traitées chaque jour ;  L’installation des logiciels ;  La sécurité du système ;  La réparation des outils informatique en cas de panne ;  La maintenance ; Ce service est supervisé par un responsable, 2 ingénieurs et 3 techniciens. Service écoute clients : Ce service a pour missions de traiter les réclamations et les doléances des clients, dans le but de répondre au moins délai à leurs attentes et assurer leurs satisfactions, cette mission est effectuée par une seule personne qui s’occupe de répondre aux appels téléphoniques. Elle traite toutes les réclamations concernant les commandes livrées par exemple : 

Produits en moins ;



Produits en plus ;



Produits non reçus;

Afin de traiter la réclamation, le responsable de ce service communique le service où l’erreur qui a été commise et donne l’ordre de corriger l’erreur dans les bref délais, il suit la correction jusqu’à ce que le client soit satisfait. Chaque fin de mois, le responsable traite les réclamations reçus et les analyser afin de faire en sorte de remédier aux erreurs et d’améliorer la qualité des prestations dans un souci de fidélisation de la clientèle. Service finance : Ce service a pour missions de réduire les impayés, les échéances de paiements,…et de tous les aspects financiers de la société. Il bloque ainsi les clients ayant plus de deux traites impayées dans le système. Ce service fait le suivi des comptes client et fournisseurs, ainsi que la saisie des traites, des BL et des chèques. Ce service négocie le délai de paiement aves les clients et les fournisseurs.


Rapport de stage approfondi Service comptabilité : Il est devisé en quatre compartiments, chaque comptable s’occupe d’un journal :  Journal des achats (de médicaments uniquement) : Les enregistrements dans ce journal se basent sur les pièces justificatives venant du service « Règlement fournisseurs » : les factures des fournisseurs ainsi que les bons de livraison correspondant et les traites établies à l’intention de ces fournisseurs. Les principales tâches effectuées à la réception de ces documents sont :  Impression de bons de réception des produits ;  Consignation pour, chaque traite, dans un échéancier de la raison sociale du bénéficiaire, du numéro de la facture à l’origine, du montant de la traite et du lieu de sa domiciliation ;  Enregistrement des factures dans le journal ;  Archivage.  Journal des ventes et de celui de la caisse : le comptable chargé de ce journal enregistre les opérations de vente ainsi les différentes opérations de la caisse en se basant sur les pièces comptables qui proviennent du service « Recouvrement clients » et du service de la caisse abrité dans le service « Qualité et logistique » (bons de caisse, autorisations de dépenses…). 

Journal banque : les pièces justificatives proviennent d’aussi bien du « Règlement fournisseurs », du service « Recouvrement clients » que de la «Caisse». Et les principales tâches effectuées par le comptable sont :  Les états de rapprochement bancaires qui consiste à vérifier la concordance des soldes des comptes banque tenus par le comptable de la société aux soldes figurant sur les relevés bancaires ;  Enregistrement au journal des avis de débit, des avis de crédit, des remises de chèques, des impayés, des frais de banque etc.

 Journal charge et TVA : le comptable responsable de ce journal s’occupe de la saisie des opérations des divers charges supportées par la société en se basant sur les bons. Il s’occupe également de la saisie du montant de la TVA pour chaque facture dans le tableau de préparation de la déclaration de la TVA.


Rapport de stage approfondi Le chef de service comptabilité est chargé exclusivement de la paie et les amortissements. Ainsi il supervise les comptables. Service ressources humaines : La mission principale de ce service est la gestion du personnel. Sa mission est de faire respecter le règlement intérieur. Pour se faire, le responsable des ressources humaines effectue les principales tâches et activités suivantes :  Suivi des présences et absences du personnel grâce à un dispositif informatique de pointage automatique ;  Elaboration et diffusion des notes de service ;  Suivi des blâmes, avertissement et mise à pied ;  Elaborer le bilan social, planifier les congés et les activités relatives au personnel ;  Autorisations d’absence et de congé  Immatriculation des employés à la CNSS,  Gestion de la paie, Le responsable des ressources humaines assure également aux employés un service social dans la négociation auprès des banques de taux de crédit intéressants. Cela concerne uniquement les crédits à la consommation (y compris véhicule). Aussi, la SOREMED peut elle-même octroyer des crédits aux employés, mais pour un plafond de 10000 DH. S’agissant d’un plan de formation, il n’est pas réellement prévu. C’est seulement lorsque le besoin se fait se sentir qu’on fera recours à la formation. Aussi, il n’y a pas de plan de carrière concret. L’affectation d’un employé à un autre poste conditionnée par la vacance de ce poste. Service Qualité : Il assure la qualité des services et la mise à disposition aux différents services des moyens nécessaires à leur bon fonctionnement (fournitures de bureau, outils informatiques, emballages, carburant, entretiens des véhicules, pièces de rechanges.. .). Aussi, ce service comporte une caisse pour gérer les différentes dépenses qu’il sera amené à effectuer (Bons de commandes pour l’entretien et le suivi des véhicules, bons de carburant, autres bons de caisse). Service contrôle de gestion : Service contrôle de gestion a été instauré dans la société en 2006 dont l’objectif est de contrôler ses coûts et pouvoir les maîtrisés, voir pour les réduire. Il permet d’effectuer un Implémentation et déploiement stratégique du dispositif budgétaire au sein d’une société de distribution. Page 30

Rapport de stage approfondi suivi de l’activité sur le plan interne et même externe, car ceci permet à la direction de prendre les bonnes décisions aux moments opportuns. La SOREMED s’est dotée des moyens humains et techniques nécessaires pour créer un service de contrôle de gestion indépendant du service financier afin de fournir les informations nécessaires liées à l’activité. La mission principale du contrôleur de gestion consiste à collecter, synthétiser, analyser, diffuser et suivre toutes les informations ayant trait à l’activité de la société en se basant sur des données traitées dans différents services, ces données sont présentées sous forme des rapports qui résume l’activité quotidienne de chaque service ainsi les informations qui consistent à concevoir des ratios, des tableaux de bord, et éventuellement calculer les coûts. Ce service se charge aussi de l’élaboration des états de synthèses et de l’analyse des comptes de l’entreprise. Le schéma suivant présente les services qui entrent en interaction avec le service contrôle de gestion :



Chapitre 2 : Diagnostic de la situation Actuelle de la SOREMED


Rapport de stage approfondi  Chapitre 2 : Diagnostic de la situation actuelle de la SOREMED

Section1 : Analyse SWOT de la situation de l’entreprise: Les opportunités:  Un marché en progression continue.  SOREMED est leadeur du marché.  Le secteur pharmaceutique au Maroc est légalement protégé.  Existence de différents fournisseurs.  La baisse des droits douaniers sur l’exportation vers l’Europe. Les menaces :  De nouveaux concurrents apparaissent sur le marché. Les forces  Gamme de produit diversifiée.  Clientèle très fidèle.  Un réseau de distribution bien maitrisé.  Personnel qualifié. Les faiblesses :  L’entreprise fait encourt recours aux modes archaïques de management.  Un stock de retour d’avoir grandissant.  Absence d’un système budgétaire au niveau de l’entreprise  Absence de système informatique pour la gestion du stock.  Absence d’un dispositif de contrôle interne.  Absence d’un système de gestion budgétaire

 Section2 : Les dysfonctionnements organisationnels Apres une visite et une observation du fonctionnement des différents services de l’entreprise nous avons remarqué quelques dysfonctionnements existant au sein de l’entreprise : Services Service comptabilité

Observations et recommandations Le service traite les dossiers de quatre entreprises ce qui augmente les risques d’erreurs, d’omissions ou même de perte de certains documents vu le nombre important de dossiers traités.



Service avoirs

Service stock et magasin

service expédition

Service logistique

Service contrôle de gestion

Les employés de ce service trouvent encours des problèmes avec le nouveau système d’information. Les responsabilités ne sont pas bien définis pour chacun. Absence d’un manuel de procédures au niveau du service. Ce service gère une quantité très importante des retours de produits. Le bon fonctionnement de ce service nécessite l’existence d’un système pour le suivie de l’évolution des retours d’avoirs. La réception et l’entreposage des produits connait une lourdeur à cause de la quantité importante des commandes d’une part et de l’absence de matériel facilitant la tache d’autre part, le manque d’espace est aussi un obstacle pour le service stockage. Le non suivie des cartons d’emballage fait retarder le processus de préparation de commendes de clients au niveau du magasin ce qui ralenti le processus. Des mesures de qualité doivent être instauré afin d’éviter tout retour d’avoir à cause d’omission ou de casse ou de toute erreur dans le processus de préparation de commande et d’expédition. Les responsabilités entre ce service et celui des RH ne sont pas bien définies et le champ d’action de chacun n’est du tout pas bien délimité ce qui donne lieu à des anomalies dans le contrôle du comportement des livreurs. Un système de suivie GPS des véhicules peut servir dans le contrôle et le suivi des expéditions. Absence d’une gestion budgétaire au niveau de ce service

 Section3 : Synthèse de l’analyse La SOREMED opère sur une marche en plein évolution, depuis sa création il a su développer un savoir organisationnel qu’elle a utilisé dans le développement de son portefeuille d’activité. Le marché offre à SOREMED certaines opportunités qui lui permette d’augmenter ses parts de marche, ce marché est marqué par la présence de plusieurs fournisseurs dont le pouvoir de négociation reste toujours faible face à la nécessite de commercialiser leur produits, ce constat permet a la SOREMED d’en tirer profit.


Rapport de stage approfondi La faiblesse de la concurrence et le caractère commerciale de l’activité de la SOREMED sont aussi des éléments cruciaux expliquant la progression de l'activité de l’entreprise. D’autre part l’entreprise dispose d’un réseau de distribution qui intègre toute les régions du royaume et une clientèle en grande partie fidèle à l’entreprise. Certes un certains nombres de faiblesses surgissent encours au sein de l’entreprise et émanent de certain dysfonctionnements majors qui risquent de toucher la compétitivité même de l’entreprise, ces dysfonctionnement existent aux niveaux les plus bas de l’hiérarchie de l’entreprise et ils sont le résultat d’une non clarification de la stratégie aux opérationnels ce qui entrave la performance de l’entreprise à tous les niveaux et menace la préservation du patrimoine de l’entreprise. Un système de contrôle interne pourrais bien remédier à ces lacune puisqu’il va permettre de vérifier le fonctionnement de l’entreprise à tous les niveaux, de réduire ainsi les dysfonctionnements majors et d’identifier les risques aux quels l’entreprise fait face aujourd’hui. L’instauration d’un système d’information intégré ERP sera de grand intérêt pour tous les services de l’entreprise et son effet sera très positif pour le fonctionnement de celle-ci. A ce niveau il faut clarifier que le retour sur investissement de ce projet reste difficile a évaluer mais il permet d’économiser en contre partie les dépenses de l’entreprise, car la coexistence de système manuscrit et automotatique représente un signe de mauvaise sante organisationnelle.



Chapitre3 : Cadre conceptuel de la gestion budgétaire.


Rapport de stage approfondi  Chapitre3 : Cadre conceptuel de la gestion budgétaire.

Dans ce deuxième chapitre, nous essayerons de donner un aperçu sur le cadre conceptuel et les notions associées à la gestion budgétaire, dans le but de prévoir la démarche à suivre pour l'élaboration du budget de la société SOREMED.

 Section1 : Aperçu théorique sur la gestion budgétaire Le budget est la traduction en terme monétaire, des objectifs, des politiques et des moyens élaborés dans le cadre d’un plan, couvrant toutes les phases d’opérations et limité dans

le

temps.

En effet, la procédure budgétaire consiste en la mise en œuvre annuelle des choix stratégiques, quantifiés dans les plans opérationnels. Le plan concerne les choix à long terme. Les budgets doivent reprendre la première année des plans opérationnels. Certes, les budgets ne sauraient être réduits à des prévisions de dépenses, mais décrivent également les recettes et par conséquent les objectifs de l’entreprise. D’où leur pertinence

et

cohérence.

L’établissement des budgets est un outil de délégation, de communication, de motivation et sur tout d’engagement. La procédure budgétaire tient compte de diverses contraintes: les choix stratégiques, le style de management, la structure des centres de responsabilité et les outils de gestion disponibles (comptabilité analytique).

 Section2 : La procédure budgétaire La procédure budgétaire doit respecter chaque année un calendrier budgétaire de septembre à décembre. L’approbation définitive des budgets par la direction générale ne peut dépasser le démarrage de la phase d’exécution, début janvier au plus tard. La procédure budgétaire est une activité cyclique qui se répète chaque année et comprend plusieurs phases:  La diffusion de la note d’orientation générale: c’est un document publié par la direction générale à tous les responsables de services et qui définit les orientations générales conformément aux objectifs stratégiques.


Rapport de stage approfondi  L’établissement décentralisé des éléments de la première esquisse budgétaire: chaque service est amené à élaborer son propre budget conformément aux orientations définies par la direction générale.  L’harmonisation des budgets et la procédure de la navette: Il faut harmoniser, coordonner et trouver des compromis entre les budgets souvent divergents des différentes fonctions.  Le budget définitif: Après un certain nombre d’itérations des différents budgets entre la direction générale et les divers départements, un budget définitif est élaboré.  Le suivi budgétaire: Lors de la mise en œuvre du budget définitif, des écarts sont dégagés et des actions correctives sont menées. C’est ce que l’on appelle suivi budgétaire qui permet de vérifier au cours du temps, si on tend vers la réalisation des objectifs fixés.

Source : Loning, H et all (2008), « contrôle de gestion : organisation outils et pratiques » éd Dunod.

 Section3 : Rôle du budget Dans son rôle de transformation des programmes d’actions, la gestion budgétaire se voit assigner d'autres rôles dont l’importance est non négligeable. Le budget est, en effet :


Rapport de stage approfondi Un Système de pilotage à court terme : À travers le suivi des objectifs établis et des écarts enregistrés, le budget permet aux responsables de détecter les principales déviations en vue d’apporter les corrections nécessaires. Engagement des responsables opérationnels : Le budget représente un engagement du responsable opérationnel à atteindre un objectif, selon un plan d’action qui l’a mis au point et qui a été approuvé par sa hiérarchie. Un Moyen de coordination des différents sous-systèmes : L’élaboration et la mise en place d’un budget nécessite une coopération et une articulation des différents départements et services de l’entreprise, et un engagement de la part des collaborateurs concernés. Un moyen de motivation des individus : La gestion budgétaire par sa nature décentralisée, joue un rôle épanouissant, puisqu’elle permet de responsabiliser et de mobiliser les différents acteurs de l’entreprise dans l’élaboration du budget, et ce afin d’atteindre les objectifs préétablis. Cependant, cet aspect de la gestion budgétaire demeure relatif suivant le degré d’implication des responsables dans la fixation des budgets. Un moyen de simulation : qui devient plus intéressant dans un environnement imprévisible et avec le développement des outils informatiques. Elle permet de tester l’impact d’une hypothèse ou d’un événement ou un aléa prévu sur la situation financière de l’entreprise.

 Section4 : Les différents types de budgets Le budget global de l’entreprise est constitué par l’ensemble des budgets correspondants aux différentes fonctions. On distingue alors:



1. Le budget des ventes: C’est le point de départ du processus prévisionnel: il s’agit de prévoir mensuellement les quantités et les prix unitaires de vente. Les prévisions s’appuient sur plusieurs techniques :  Analyse des ventes passées.  L’étude des parts de marché de l’entreprise, le cycle de vie des produits et de la concurrence, estimation des tendances globales.  Étude des comportements des consommateurs.  Études économiques sectorielles ou macro-économiques.  Collecte d’informations auprès des vendeurs de l’entreprise. Ce budget comprennent aussi les frais de distribution, généralement reliés au chiffre d’affaires, comprennent les frais de livraison, d’emballage, salaires des revendeurs, frais du SAV

(service

après-vente).

Les frais marketing comprennent les frais directement engagés pour soutenir les ventes (publicité, promotion) et les frais d’études commerciales (étude de marché).


Rapport de stage approfondi Exercice

J

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

Total annuel

Chiffre d’affaires Produit A Produit B Produit C

Chiffre d’affaires total brut Moins ristournes et rabais accordés I – Chiffre d’affaires total net II – Frais de marketing Publicité Promotion Etudes commerciales Autres frais


Rapport de stage approfondi III – Coût du personnel de vente Salaires Commissions Charges sociales Frais de déplacements IV – Coût d’administration des ventes Frais d’emballages Frais de contentieux Coût du service après vente V – Coût total de commercialisation (II + III + IV) Marge commerciale (I – V)

Exemple de budget commercial


2. Le budget de production: Connaissant le volume des ventes prévu, il est nécessaire d’en déduire les quantités à produire en fonction des capacités disponibles et des stocks de produits finis souhaités; pour une société de service, il s’agit de s’assurer d’une disponibilité en main-d’œuvre suffisante pour faire face à la demande prévisionnelle. Le programme d’activité se fonde sur l’estimation:  Des capacités disponibles mensuellement et des éventuels goulets d’étranglement ne pouvant être éliminés à court terme.  des rendements, des salaires, du temps productif et des coûts de fabrication afin de valoriser le plan de charges.  des transferts d’activités entre ateliers, entreprises extérieures au groupe (soustraitantes). 3. Les budgets des approvisionnements: La prévision des quantités de matières nécessaires à la production va permettre l’estimation des achats: volume, délai, coût. Les stocks tendant à se réduire de manière importante,

ce

qui

diminue

les

besoins

financiers.

Le service approvisionnement doit réagir très vite aux fluctuations des besoins de l’entreprise ou aux pénuries. L’établissement du budget des approvisionnements est naturellement lié au problème de la gestion des stocks correspondants. Il s’agit de budgétiser les entrées en fonction des sorties, en évitant à la fois le sur stockage qui génère des coûts supplémentaire, et la rupture de stock qui perturbe l’activité. 3.1 Les fondements économiques de la gestion de stock

L’objet de la fonction approvisionnement est de fournir matières premières et les composantes en qualité et en quantité suffisantes, au moment voulu et au coût le plus bas possible. La constitution et la gestion de stock engendre un certain nombre de coûts regroupés en trois catégories : 43

-

Les coûts liés à la commande : c’est l’ensemble des charges liées à la passation d’une commande (frais de courrier, téléphone, suivi d’une commande…). Ce coût est fonction du nombre de commandes.

-

Les coûts liés à la possession du stock : ce coût englobe les frais de logement du stock, d’assurance, de gardiennage, de suivi administratif du stock, mais également le coût des ressources nécessaires au financement des besoins en fonds de roulement générés par l’existence du stock.

-

Les coûts liés à l’insuffisance du stock : c’est l’ensemble des frais qui découlent du manque de disponibilité du stock Les coûts cités ci-dessus forment le coût de gestion de stock. Ils s’ajoutent au coût

d’achat des articles stockés pour former le coût global du stock. 3.2 Méthodes de suivi administratif du stock

-

Méthode des 20/80 : 20 % des articles en nombre représentant 80 % des articles en valeur. Ces références seront suivies de façon approfondie afin de limiter le coût de gestion de ces stocks. Les autres subiront une gestion plus souple.

-

Méthode ABC : Elle consiste à classer les articles de matières premières en trois groupes (A, B et C). Le groupe A va subir un contrôle très précis, alors que B sera géré de façon plus souple, et qu’il suffit d’éviter la rupture de stocks pour les articles du groupe C. 3.3 Les modèles de gestion de stock

Pour assurer une gestion optimale des stocks, il faut connaitre la cadence d’approvisionnement, mes délais de livraison et les niveaux de sécurité pour limiter les risques de rupture de stocks. Définissions d’abord certains concepts reliés à la gestion de stock : -

Le stock actif : c’est la quantité de produits qui entre en stock à chaque livraison et qui est consommée. Elle est aussi appelée « quantité économique ». Le stock actif dépend de la cadence d’approvisionnement et est égal à : SA = C / N

Avec : C représente la consommation annuelle et N le nombre d’approvisionnement. 44

-

Stock de sécurité : ce volant de stock a deux buts. Faire face à une accélération de la consommation pendant le délai de réapprovisionnement et faire face à un allongement du délai de livraison, c'est-à-dire un retard de livraison. Il se calcule ainsi : SS = (vitesse de consommation x Délai de livraison) Stock de réapprovisionnement, stock d’alerte, stock critique, ou point de

-

commande : c’est le niveau de stock qui entraîne le déclenchement de la commande. Il inclut le stock de sécurité s’il existe. La méthode de calcul dépend de la durée de livraison.  Si délai de livraison < délai de consommation : SR = ((Consommation / jour) x délai de livraison)  Si délai de livraison > délai de consommation : SR = ((Consommation / jour) x délai de livraison) – commandes en cours Après ces définitions, nous exposerons l’un des modèles de gestion de stock en l’occurrence le modèle de Wilson. Pour ce modèle, il s’agit de déterminer la quantité économique qui minimise le coût de gestion de stock. Le coût de gestion de stock est la somme du coût d’obtention des commandes noté (K1) et le coût de possession de stock noté (K2). K 1 = f x N ou (f x C/Q) K 2 = SI + SF / 2 = Q / 2 Le coût de gestion de stock s’écrit alors : K = K 1 + K 2 = (f x C/Q) + (Q / 2 x p x t) Avec ; C : consommation annuelle en quantité f : coût d’obtention d’une commande t : taux de possession du stock

45

p : coût d’un article stocké Q : quantité économique N : nombre de commandes avec N = C / Q La quantité économique est obtenue de la façon suivante : Q*=

(2 x C x f) / p x f

La cadence d’approvisionnement optimale : N*=C/Q* Pour cette valeur Q *, le coût de gestion de stock minimum est égal à : K*=

2xCxtxpxf

4. Le budget des frais généraux: Les services généraux sont des centres de responsabilité fonctionnels, centres de support ou de structure, qui livrent des prestations aux autres services, en particulier aux services opérationnels: informatique, finance, R&D, personnel, contrôle de gestion. Les budgets des services généraux sont de simples reconductions des budgets antérieurs, majorés d’un pourcentage d’inflation. 5. Les états financiers prévisionnels: Comportent trois documents:  Le budget de trésorerie: traduit les engagements en échéances d’encaissements et de décaissements. Donne le solde prévisionnel de trésorerie à la fin de l’année budgétaire. Ce document permet d’étudier les échéances mensuelles, d’anticiper les difficultés ponctuelles de trésorerie et de trouver les aménagements nécessaires: reports d’échéances, négociations de crédits bancaires à court terme adaptés aux besoins.  Le compte de résultat prévisionnel: dégage les résultats attendus des différents engagements budgétaires, facilite la comparaison des résultats prévisionnels avec ceux de l’an passé.  Le bilan prévisionnel: est l’image à un an de ce que pourrait être la situation de l’entreprise si les prévisions se réalisaient. Il permet de s’assurer que la structure 46

financière ne risque pas d’évoluer vers des déséquilibres graves, comme un excès d’endettement.

 Section5 : Le contrôle budgétaire En plus des budgets, le contrôle budgétaire joue un rôle important durant le processus de gestion budgétaire. Il favorise le contrôle des objectifs assignés par le budget et permet la régulation de l’activité en alertant les responsables des dérive s constatées et d’en chiffrer financièrement les conséquences Il doit être dynamique et participatif dans une optique de maîtrise de l’activité. La diffusion des éléments du contrôle budgétaire doit servir aux opérationnels pour les aider à bien cerner leur centres de responsabilité. La pertinence des écarts dépend de leur définition et de la qualité des budgets. Le contrôle budgétaire peut agir pendant l’action pour mener une éventuelle correction, ou bien suivre une logique d’évaluation des performances en adoptant un outil de mesure qui est« l’analyse des écarts ». Cet outil permet de veiller au respect du budget fixé pour chaque entité et de corriger une trajectoire stratégique en fonction des écarts.

47

Chapitre3 : Mise en place d’un budget prévisionnel.

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 Chapitre3 : Mise en place d’un budget prévisionnel.

 Section1 : Méthodologie d’élaboration de budget 1. Principes d’élaboration Un système budgétaire performant revêt à la fois une dimension de planification à court terme et de contrôle. Son objectif primordial est d’obtenir, au moindre coût et rapidement une information fiable, afin de prévoir et de comprendre les événements importants et permettre ainsi une action adéquate. Ce but ne pourra être atteint que si les six principes qui suivent sont respectés : Principe de totalité du système budgétaire Les résultats d’un budget ne sont significatifs que si son élaboration englobe tous les aspects de l’activité de l’entreprise. Un tel principe induit une certaine coordination entre les différents départements, mais en réalité l’extension de ce principe à tout le système devient plus difficile, et ce pour plusieurs raisons : la taille de l’organisation, des raisons financières, la nature de l’activité de l’entreprise, la disponibilité des informations, contraintes de temps…etc. Principe de superposition du système budgétaire et du système d’autorité Il consiste dans un premier lieu dans le découpage et ensuite dans la présentation des budgets. En effet, l’établissement d’un budget général pour l’intégralité du système nécessite d’abord, la répartition du pouvoir entre les différents niveaux de la hiérarchie. Cette délégation d’autorité aboutira à l’élaboration d’un certain nombre de sous budgets, selon les fonctions, les produits, les projets…etc. Ensuite vient la présentation des budgets qui doit permettre une distinction entre les éléments contrôlables et ceux non contrôlables. Principe de non destruction de la solidarité nécessaire entre les départements Le principe explicité dans ce paragraphe est celui de la solidarité entre les différents départements de l’entreprise, puisque une répartition des tâches conduit à un climat de concurrence et par conséquent un comportement égocentrique des responsables. Cette situation en cas de non prudence sera néfaste pour la prospérité de l’entreprise, du fait qu’elle peut probablement conduire à l’apparition d’objectifs divergents, et à une divergence

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significative entre les objectifs personnels des collaborateurs et ceux de l’organisation, ce qui influence négativement la réalisation de l’objectif ultime de l’entreprise. Or, un système budgétaire fiable est supposé créer et favoriser un sentiment de solidarité entre les différents départements afin de parvenir à atteindre le but de l’entreprise, ce qui évoque la motivation et la mobilisation de ses acteurs. Principe de non remise en cause de la politique générale de l’entreprise D’après la définition du budget, il s’avère que ce système prévisionnel, en l’occurrence la gestion budgétaire, s’inscrit dans le contexte de la stratégie de l’entreprise. De ce fait, elle ne doit pas se détacher ou remettre en cause la réflexion et les objectifs à long terme de l’entreprise. Ainsi, un budget doit traduire les objectifs de l’entreprise concernant la répartition du pouvoir, le choix d’un domaine d’activité, l’affectation des ressources et la recherche d’une certaine efficacité économique. Autrement dit, il doit réaliser les objectifs à long terme de la politique générale. Principe de couplage du système budgétaire avec la politique du personnel L’efficience d’un système budgétaire peut être jugée et évaluée à partir du degré de correspondance et de réalisation des objectifs préfixés. Or l’atteinte de ces buts est avant tout conditionnée par le niveau d’implication et de motivation de l’ensemble des niveaux hiérarchiques de l’organisation. Les responsables du plus haut niveau de la hiérarchie doivent donc savoir communiquer, avoir un comportement perçu favorablement lorsqu’ils exercent leurs pouvoirs et leurs autorités. Ils doivent trouver un système d’animation dont l’orientation sera suffisamment compatible avec les mentalités ambiantes et la logique budgétaire. Principe d’actualisation des prévisions au vu de nouvelles informations Un système budgétaire est avant tout un système contingent. En effet, l’entreprise est un système en étroite interaction avec son environnement, est sujette à de nombreuses influences internes ou externes, qui peuvent avoir des conséquences significatives sur ses orientations générales. La politique générale s’aligne aux changements, de même le budget suit les nouvelles variables. Le budget est, en effet, un système d’informations élaboré pour agir et réagir. Il doit à ce titre adapter ses points de repères aux réalités variantes de l’environnement, de façon à avoir toujours une connaissance actuelle précise de la situation. 50

 Section2 : Recommandations et propositions pour la mise en place du système budgétaire Nous savons tous qu'avant toute prise de décision, il convient d'informer, de former et de motiver l'ensemble de potentialités humaines. Cela relève d'une volonté d'agir et de réagir de la part des principaux détenteurs de pouvoir et par là même, une volonté de changement dans un environnement économique, social et culturel turbulent et dont nous sommes tous conscients de ses influences. L'ensemble des recommandations qui suivront constituent en premier lieu des contraintes à résoudre pour mettre en place un système budgétaire fiable. Notons tout simplement, avant d'exposer ces contraintes et ces recommandations, que le pouvoir dans les nouvelles circonstances de l'entreprise ne constitue plus en soi un élément de prestige, mais plutôt une responsabilité à assumer. 1. Recommandations : Les recommandations que nous jugeons essentielles pour le bon fonctionnement du système budgétaire consistent à :

Recommandation n° 1 : Mettre en place un programme prévisionnel échelonné des achats en vue de permettre un suivi des achats prévus au moment opportun et éviter ainsi les ruptures du stock. Recommandation n° 2 : Acquérir un logiciel de simulation de gestion budgétaire permettant de tester l'impact d'une hypothèse ou d'un événement sur la situation financière de l'entreprise. Recommandation n° 3 : Organiser des réunions périodiques dont l’objectif est de maintenir un suivi régulier des écarts entre les estimations et les réalisations en vue d’entamer des mesures correctives. Recommandation n° 4: Informer les responsables des centres de responsabilité des écarts survenus, tout au long de l'année budgétaire, pour qu'ils procèdent à des actions correctives au moment opportun. Recommandation n° 5 : Motiver et sensibiliser tout le personnel de l'importance de l'atteinte des objectifs fixés pour le bon déroulement de l'activité de la société. Recommandation n° 6: Instaurer un système de comptabilité des engagements afin de saisir les opérations dés leurs engagements par rubriques budgétaires et ce pour palier aux 51

problèmes de l'indisponibilité des informations, en temps réel, issues de la comptabilité générale. 2. Proposition d’une nouvelle procédure d’analyse des écarts budgétaires au sein de la SOREMED L’analyse des écarts constitue également un instrument pertinent de jugement pour l’entreprise en matière de gestion budgétaire. C’est pourquoi on a proposé de relever les principaux écarts du dernier exercice tout en respectant l’approche analytique. Celle-ci procédant du général au particulier, c'est-à-dire du résultat global aux éléments le constituant, en l’éclatant entre les différents éléments constitutifs du résultat. L’analyse va s’articuler sur les écarts constatés entre les prévisions trimestrielles de chaque année et les réalisations du même trimestre mais aussi avec les réalisations de la même période dans l’année précédente. En prenant l’exemple de résultat global trimestriel réalisé en premier trimestre de 2012, le tableau d’analyse va être conçu de cette manière : Tab : Analyse des écarts

Eléments

Réalisation trimestrielle 2013

Prévisions trimestrielles

52

Ecart

Réalisation de la même période en 2012

Ecart en %

Conclusion générale C'est ainsi que mon stage s'achève après une expérience enrichissante, au sein d'un établissement réputé sur le plan régional et national. Le stage que j’ai effectué au sein de la SOREMED ainsi que le thème sur lequel j’ai travaillé à savoir : la gestion budgétaire, m’ont été d’une utilité énorme. Par le biais de ce travail, j’ai fait un tour d’horizon des divers concepts de la gestion budgétaire. Le présent travail est le fruit des efforts fournis en auto-formation en matière de gestion budgétaire, pour relever le défi d'élaborer un budget en une durée limitée est pour acquérir d'autres connaissances à inclure dans son actif. J’ai investi dans cette matière qui est de plus en plus recherchée par les entreprises. Et par conséquent j’ai atteint mon objectif ainsi qu’aux besoins de la SORE MED en matière de rationalisation de ses méthodes de gestion budgétaire. Cette mission a été accomplie avec succès. En effet, j’ai pu mettre en place une nouvelle technique d'estimation des ventes par saison, et qui permet par un simple jeu de simulation sur Excel de prévoir les volumes à vendre. J’ai pu, en outre, proposer des modèles de budgets notamment celui des achats, des ventes, des frais généraux, d’investissement et bien évidemment de trésorerie.

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Bibliographie

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Rapport de stage Soremed

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