KATA PENGANTAR Magang merupakan suatu alternatif pengaplikasian teori yang diterima oleh mahasiswa dalam perkuliahan. Melalui Magang Kerja diharapkan Saya sebagai mahasiswi mendapatkan pengalaman dan pengetahuan mengenai dunia kerja yang kelak akan diterjuninya. Magang kerja ini wajib bagi mahasiswa Program Vokasi jurusan Administrasi Perkantoran dan Sekretari, dan dilaksanakan pada rentang waktu semester IV dan VI yang pelaksanaannya selama kurang lebih empat bulan, untuk mengenal dunia kerja Perkantoran dan Sekretari. Untuk itu Saya menyusun dan mengajukan proposal ini guna memenuhi persyaratan Magang Kerja di perusahaan Bapak/Ibu yaitu PT PERTAMINA (Persero). Akhirnya Saya panjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmatnya seiring dengan selesainya penyusunan proposal ini. Atas perhatian dan bantuan yang Bapak/Ibu berikan, Saya ucapkan terima kasih. Depok, 14 Juni 2012
Penyusun
Annisa Dewi Kinanti NPM : 1006728386
BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Administrasi Perkantoran dan Sekretari Indonesia sangat di perlukan untuk menyusun data-data Administrasi Perkantoran yang teratur dan sesuai dengan prosedur Penyusunan file, penyusunan jadwal dsb. Kemajuan teknologi yang semakin pesat tersebut menuntut dibutuhkannya sumber daya manusia yang berkualitas dan profesional di bidangnya. Hal itu dapat dicapai oleh lembaga-lembaga pendidikan formal maupun nonformal melalui peningkatan kualitas mutu pendidikan dengan memberikan dukungan sarana dan prasarana yang menunjang ke arah tersebut. Program Vokasi jurusan Administrasi Perkantoran dan Sekretari Universitas Indonesia, merupakan Universitas negeri yang menyelenggarakan pendidikan terapan dalam sejumlah bidang pengetahuan khusus. Pendidikan yang dimaksud bersifat profesional yang berorientasi pada kebutuhan Administrasi Perkantoran dan Sekretari. Program Vokasi jurusan Administrasi Perkantoran dan Sekretari Universitas Indonesia didirikan untuk mendukung pengembangan Sistem Administrasi Perkantoran dan Sekretari dan memperbaiki mutu Administrasi Perkantoran dan Sekretari yang sudah ada. Program Studi Vokasi jurusan Administrasi Perkantoran dan Sekretari merupakan program studi dibawah jurusan Administrasi, yang dirancang untuk menghasilkan Kinerja yang baik dan secara khusus di bidangnya. Administrasi Perkantoran dan Sekretari adalah pendidikan vokasi di perguruan tinggi di Indonesia yang memfokuskan mahasiswa agar mampu menerapkan teknologi proses dengan konsep metode Administrasi dalam konteks kemampuan pada berbagai aspek mencakup perencanaan, problem solving, perancangan penjadwalan, managerial, dan pengembangan dalam kegiatan administrasi. Pada semester IV dan VI, terdapat mata kuliah Magang Kerja yang diperlukan mahasiswa/i untuk dilakukan proses belajar di dunia perkantoran. Oleh karenanya, kami mengajukan permohonan kepada pihak PT PERTAMINA (Persero) untuk dapat memberi kesempatan kepada Saya
menjalani kegiatan proses belajar di PT
PERTAMINA (Persero) untuk kegiatan Magang kerja. 1.2 Dasar Pemikiran
Universitas sebagai salah satu lembaga pendidikan dan pengembangan sumber daya manusia memiliki peranan dan tanggung jawab dalam mempersiapkan mahasiswa/i menjadi tulang punggung bangsa yang nantinya akan memegang peranan penting dan terjun langsung dalam pembangunan masyarakat Indonesia pada era globalisasi. Kegiatan magang secara langsung di perkantoran akan menambah pengetahuan dan menjadi bekal bagi mahasiswa/i dalam penerapan ilmu di bidang Administrasi Perkantoran dan Sekretari. Mahasiswa/i Program Studi Administrasi Perkantoran diharapkan mampu menguasai ilmu dan teknologi untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia bagi masyarakat khususnya dalam bidang Administrasi Perkantoran dan Sekretari. Kesempatan Magang kerja ini sangat bermanfaat untuk membandingkan pengetahuan yang didapat di bangku kuliah dengan di lapangan atau perkantoran. Maka dari itu, Saya berkeinginan untuk melaksanakan Magang kerja dan Penelitian kerja di PT PERTAMINA (Persero) dengan alasan sebagai berikut : 1. PT PERTAMINA (Persero) banyak melibatkan proses-proses penting dalam Sumber daya Manusia di Indonesia. 2. PT PERTAMINA (Persero) layak untuk digunakan sebagai sarana pemahaman proses Administrasi secara langsung dan aplikatif dalam bidang Administrasi Perkantoran dan Sekretari. Di dalam Proposal ini Saya melampirkan juga Riwayat dan Transkrip nilai untuk memenuhi persyaratan yang Saya ajukan untuk melaksanakan Magang Kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu Pimpin. Beberapa referensi Saya Tertarik untuk melaksakan magang kerja di PT PERTAMINA (Persero) yaitu karena Profile yang saya lihat dari jaringan internet dan Saya pelajari melalui beberapa nara sumber salah satunya yaitu Orang Tua Saya sendiri, ada beberapa contoh referensi Profile yang Saya kutip dari Website dan jaringan Internet
Profil Pertamina
PERTAMINA adalah perusahaan minyak dan gas bumi yang dimiliki Pemerintah Indonesia (National Oil Company), yang berdiri sejak tanggal 10 Desember 1957 dengan nama PT PERMINA. Pada tahun 1961 perusahaan ini berganti nama menjadi PN PERMINA dan setelah merger dengan PN PERTAMIN di tahun 1968 namanya berubah menjadi PN PERTAMINA. Dengan bergulirnya Undang Undang No. 8 Tahun 1971 sebutan perusahaan menjadi PERTAMINA. Sebutan ini tetap dipakai setelah PERTAMINA berubah status hukumnya menjadi PT PERTAMINA (PERSERO) pada tanggal 17 September 2003 berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2001 pada tanggal 23 November 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi. PT PERTAMINA (PERSERO) didirikan berdasarkan akta Notaris Lenny Janis Ishak, SH No. 20 tanggal 17 September 2003, dan disahkan oleh Menteri Hukum & HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 HT.01.01 pada tanggal 09 Oktober 2003. Pendirian Perusahaan ini dilakukan menurut ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang No. 1 tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas, Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 tentang Perusahaan Perseroan (Persero), dan Peraturan Pemerintah No. 45 tahun 2001 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 12 tahun 1998 dan peralihannya berdasarkan PP No.31 Tahun 2003 "TENTANG PENGALIHAN BENTUK PERUSAHAAN PERTAMBANGAN MINYAK DAN GAS BUMI NEGARA (PERTAMINA) MENJADI PERUSAHAAN PERSEROAN (PERSERO)" Sesuai akta pendiriannya, Maksud dari Perusahaan Perseroan adalah untuk menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri serta kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha di bidang minyak dan gas bumi tersebut. Adapun tujuan dari Perusahaan Perseroan adalah untuk:
1. Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan Perseroan secara efektif dan efisien. 2. Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut, Perseroan melaksanakan kegiatan usaha sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan dan turunannya. 2. Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan. 3. Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG. 4. Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3. Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri MIGAS dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar. Clean (Bersih) Dikelola secara profesional, menghindari benturan kepentingan, tidak menoleransi suap, menjunjung tinggi kepercayaan dan integritas. Berpedoman pada asas-asas tata kelola korporasi yang baik. Competitive (Kompetitif) Mampu berkompetisi dalam skala regional maupun internasional, mendorong pertumbuhan melalui investasi, membangun budaya sadar biaya dan menghargai kinerja Confident (Percaya Diri) Berperan dalam pembangunan ekonomi nasional, menjadi pelopor dalam reformasi BUMN, dan membangun kebanggaan bangsa Customer Focused (Fokus Pada Pelanggan) Beorientasi pada kepentingan pelanggan, dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan. Commercial (Komersial) Menciptakan nilai tambah dengan orientasi komersial, mengambil keputusan berdasarkan prinsip-prinsip bisnis yang sehat. Capable (Berkemampuan) Dikelola oleh pemimpin dan pekerja yang profesional dan memiliki talenta dan penguasaan teknis tinggi, berkomitmen dalam membangun kemampuan riset dan pengembangan.
Agenda Transformasi Pertamina Perubahan Paradigma Manajemen dan Sumberdaya Manusia. Transformasi Kegiatan Usaha di Sektor Hulu sebagai Penghasil Pendapatan Utama Perusahaan. Transformasi Kegiatan Usaha di Sektor Hilir sebagai Ujung Tombak Perusahaan dalam
Interaksi dengan Konsumen. Transformasi Restrukturisasi Korporat: Keuangan, SDM, Hukum, IT, dan Administrasi Umum, termasuk Penanganan Asset. Hasil yang diinginkan dari Transformasi Pertamina adalah: Pertamina ke depan sebagai perusahaan panutan (role model) di Indonesia Hasil - hasil yang dicapai, perbaikan berkesinambungan yang dilakukan sejak Juli - 31 Desember 2006 diantaranya: Gelombang pertama dari 27 Breakthrough Projects (proyek-proyek terobosan) dalam 100 hari menghasilkan pendapatan tambahan kurang lebih USD 15 juta Identifikasi potensi penurunan biaya sebesar Rp 2 trilyun dalam supply chain melalui peningkatan efisiensi distribusi BBM 5 SPBU telah mencapai standard "Pertamina Way", sesuai dengan sertifikasi BVI (Biro Veritas Indonesia), dengan target dapat mengimplementasikan "Pertamina Way" di 100 SPBU di DKI dan sekitarnya pada bulan Maret 2007 Roll out jaminan kualitas dan kuantitas di SPBU. Program tersebut telah diimplementasikan di 5 SPBU percontohan dan nilai yang dihasilkan jika program tersebut selesai akan mencapai Rp. 800 milyar Kerjasama dengan berbagai perusahaan minyak dan gas dunia; diantaranya telah membawa berbagai hasil, misalnya pembangunan lube oil plant di Dumai dengan SK Corp, joint-bidding di sektor hulu dengan Statoil, kerjasama di bidang aviasi dengan Shell. Hasil dari Breakthrough Projects (Proyek-proyek terobosan) gelombang pertama yang sukses hingga saat ini antara lain: 1. Perolehan US$ 11 s/d. 11.5 juta dari Pengembangan pondok tengah: First oil production dapat dilakukan 2 bulan lebih awal dari rencana awal berdasarkan POD yang telah disetujui oleh BP Migas. Produksi rata-rata 1.500 BOPD sejak tanggal 9 Agustus 2006 dan 3.000 BOPD sejak 24 Oktober 2006. 2. Mengurangi depot kritis. 3. Perolehan US$ 2.5 s/d. 2.8 juta dari pengolahan LSWR ke RCC/FC: Pengiriman dan pengolahan LSWR selama bulan Agustus sampai dengan Oktober 2006 rata-rata mencapai 209 MB per bulan (lebih dari target 200 MB perbulan). 4. Perolehan Rp. 3 s/d. 3.5 Milyar penghematan dari transportation loss control: Target penurunan transportation loss dari 0.15 % menjadi 0.1% (20 kapal)
BAB II TUJUAN
Sesuai dengan tujuan pendidikan Program Vokasi jurusan Administrasi Perkantoran dan Sekretari Universitas Indonesia yaitu menghasilkan lulusan yang diharapkan mempunyai pemahaman tentang sistem proses pada dunia Administrasi Perkantoran dan Sekretari, adapun tujuan dari Magang kerja, antara lain : 2.1 Tujuan Magang Kerja dan Penelitian Kerja Perkantoran Proposal ini bertujuan untuk mendapatkan persetujuan dari pihak Perkantoran, dimana kegiatan proses belajar mahasiswa Vokasi Administrasi Perkantoran dan Sekretari untuk mata kuliah Magang dan Penelitian Kerja dapat dilakukan di PT PERTAMINA (Persero). 2.1.1 Tujuan Umum Mencoba untuk belajar menerapkan ilmu yang didapat dari bangku kuliah dengan kenyataan yang ada dilapangan atau Perkantoran, khususnya yang berkaitan dengan bidang yang saya pelajari. Mengembangkan wawasan dan pengetahuan secara langsung di lapangan atau perkantoran. Mengetahui gambaran sistem kerja di lapangan atau perkantoran dan situasi organisasi struktural serta interaksinya dalam perusahaan. Memperluas wawasan mahasiswa sebelum memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. 2.1.2 Tujuan Khusus Memahami dan mengkaji penerapan disiplin ilmu Administrasi Perkantoran dan Sekretari di lapangan atau perkantoran dengan memperhatikan aspek-aspek yang mempengaruhinya, seperti aspek ekonomi, aspek pembangunan, aspek sumber daya manusia dan beberapa aspek-aspek lain yang saya pelajari. Mendekatkan kepentingan antara dunia pendidikan dan dunia kerja Pengenalan masalah yang terjadi dan usaha pemecahannya sesuai dengan kendala yang ada serta faktor-faktor yang mempengaruhi. Mahasiswa/i dapat menggunakan teori-teori dasar Administrasi yang telah diperoleh dan mempraktekkan di tempat kerja yang sesungguhnya.
Mampu menerapkan teknologi proses dengan konsep kerja bersih dalam konteks kemampuan pada berbagai aspek mencakup perencanaan, problem solving dan pengembangan dalam kegiatan perkantoran. 2.1 Manfaat Magang dan Penelitian kerja perkantoran 2.2.1 Bagi Perusahaan/Intansi Memberi kontribusi dalam pelaksanaan kegiatan teknis dunia usaha atau instansi perkantoran. Memberi peluang pada perusahaan/instansi dalam merekrut pegawai yang sesuai dengan tuntutan, secara efektif dan efesien. 2.2.2 Bagi Peserta Magang dan Penelitian kerja perkantoran Dapat mengenal dunia kerja secara langsung. Membangun pengalaman nyata di dunia perkantoran guna adaptasi diri terhadap kondisi dunia usaha/kerja. Berlatih berkomunikasi dengan masyarakat. Memberikan peningkatan keahlian profesi sehingga menumbuhkan kepercayaan diri. 2.2.3 Bagi Institusi Pendidikan Sebagai salah satu alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku. Sebagai masukan, guna pengembangan kurikulum yang sesuai atau sepadan dengan kebutuhan lapangan kerja.
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK 3.1 Waktu Pelaksanaan Mata kuliah Magang kerja memiliki bobot 6 SKS atau 24 Jam praktek/minggu, dimana mahasiswa/i dapat magang di industri dengan kegiatan belajar proses dan turut bekerja di perkantoran. Waktu total pelaksanaan kegiatan proses belajar di Administrasi perkantoran dalam kegiatan magang kerja adalah 60 hari kerja efektif atau sekitar 3 bulan memiliki 5 hari kerja dalam seminggu. Proses pembimbingan dilaksanakan pada semester IV dan VI. 3.2 Tempat Pelaksanaan Tempat pelaksaan magang dan penelitian kerja perkantoran yang akan dilaksanakan oleh mahasiswa kali ini adalah PT PERTAMINA (Persero) 3.3 Aspek Kerja yang Diinginkan Sebagai mahasiswa/i Program Studi Administrasi Perkantoran dan Sekretari Universitas Indonesia, aspek kerja yang dinginkan meliputi : 3.3.1
Kegiatan belajar magang kerja :
1. Memahami proses kompetensi umum 2. Memiliki kemampuan teknis tinggi yang di butuhkan dalam penyelenggaraan tugastugas di bidang Administrasi Perkantoran dan Sekretarisan. 3. Mampu menjalankan kegiatan teknis operasional di bidang Administrasi Perkantoran dalam membantu tugas-tugas pimpinan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. 4. Mampu berkomunikasi dalam bahasa inggris secara lisan maupun tulisan. 5. Mampu mengoperasikan berbagai fasilitas perkantoran (telepon, mesin faksimili, mesin ketik manual maupun elektrik, computer dan peralatan presentasi, mesin hitung, dsb). 6.
Membuat laporan akhir dari segala kegiatan magang kerja
3.4 Bentuk Magang dan Penelitian
Selama pelaksanaanya, mahasiswa akan menyelesaikan tugas-tugas serta pekerjaanpekerjaan khusus yang diberikan oleh pihak PT PERTAMINA (Persero). Khususnya yang berkaitan dengan Bidang Administrasi Perkantoran dan Sekretari. 3.5 Jurnal dan Laporan Magang dan Penelitian Segala sesuatu yang diamati maupun dikerjakan oleh mahasiswa selama magang dan penelitian akan di catat dalam satu jurnal. Jurnal ini akan diparaf oleh pembimbing lapangan atau perkantoran. Sesuai dengan tuntutan yang diterapkan oleh Program Vokasi Administrasi Perkantoran dan Sekretari Universitas Indonesia dan ketentuan yang berlaku di PT PERTAMINA (Persero), mahasiswa/i diharuskan membuat laporan magang dan penelitian sebagai bentuk timbal balik pertanggung jawaban penulis terhadap PT PERTAMINA (Persero) setelah pelaksanaan magang dan penelitian, dengan disertai Surat Keterangan Hasil magang dan penelitian dari PT PERTAMINA (Persero). Pembuatan laporan ini merupakan syarat mutlak nilai mata kuliah magang kerja di Program Vokasi Administrasi Perkantoran dan Sekretari Universitas Indonesia.
BAB IV PENUTUP
Demikian proposal ini Saya susun sebagai pelengkap permohonan pengajuan magang kerja administrasi perkantoran di perusahaan Bapak/Ibu, agar dapat dijadikan bahan pertimbangan dengan harapan magang kerja ini dapat terealisasikan sesuai rencana.
Saya mengharapkan
diberikannya kesempatan
kepada Saya untuk
mendapatkan pengetahuan dan wawasan dengan kerja paktik di perusahaan Bapak/Ibu. Saya mengharapkan bantuan dan dorongan serta peran dari berbagai pihak agar dalam pelaksanaan magang kerja nanti dapat berjalan sebagaimana mestinya sesuai dengan yang diharapkan dan memberikan hasil yang nyata manfaatnya bagi kedua belah pihak. Demikian proposal pengajuan magang kerja ini, besar harapan Saya untuk diijinkan melaksanakan magang industri dan penelitian industri di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Atas segala perhatian dan kesempatan yang diberikan, Saya ucapkan terima kasih. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan bimbingan, rahmat serta ridho-Nya, Amin.
PROPOSAL PENGANTAR MAGANG KERJA PT PERTAMINA (PERSERO)
NAMA : ANNISA DEWI KINANTI NPM : 1006728386
PROGRAM VOKASI BIDANG STUDI ADMINISTRASI UNIVERSITAS INDONESIA
