Facilitador: William Villa, MBA, PMP
GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS CON PRINCE2 ®
Sesión 1: Introducción a PRINCE2®
OBJETIVOS DEL CURSO •
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Comp Comprrende enderr el prop propós ósit ito o, roles oles y respo espons nsab abili ilida dade dess de PRIN PRINCE CE2® 2®.. Comprender la relación entre los principios, procesos, temáticas, prod produc ucto toss y func funcio ione ness dent dentrro de un proy proyec ecto to PRIN PRINCE CE2® 2®.. Cono Conoce cerr y apli aplica carr la Meto Metodo dolo logí gíaa PRIN PRINCE CE2® 2®..
OBJETIVOS DEL CURSO •
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Comp Comprrende enderr el prop propós ósit ito o, roles oles y respo espons nsab abili ilida dade dess de PRIN PRINCE CE2® 2®.. Comprender la relación entre los principios, procesos, temáticas, prod produc ucto toss y func funcio ione ness dent dentrro de un proy proyec ecto to PRIN PRINCE CE2® 2®.. Cono Conoce cerr y apli aplica carr la Meto Metodo dolo logí gíaa PRIN PRINCE CE2® 2®..
AGENDA •
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Qué Qué es PRIN PRINCE CE2 2 Que Que no prop propor orci cion onaa PRIN PRINCE CE2 2 Qué Qué es un proy proyec ectto PRIN PRINCE CE2 2 Qué Qué es un Proyect ecto Qué Qué es Proj Projec ectt Mana Manage gerr Qué Qué es lo que que quer querem emos os con control trolar ar Qué Qué es lo que hace ace un Project ject Manag anager er Proy Proyect ectos os en conte context xto o Estruc Estructu tura ra de PRINC PRINCE2 E2
Qué es PRINCE2® PRoject IN Controlled Environments (Proyectos en ambientes controlados) es uno de los métodos más utilizados para la Gestión de proyectos en el mundo. Constituye un método estructurado basado en la experiencia en miles de proyectos y contribuciones patrocinadores, directores de proyectos, equipos de proyectos, académicos, formadores y consultores.
Qué es PRINCE2® Ha sido diseñado de manera genérica a fin de que pueda aplicarse a cualquier proyecto, independientemente de su escala, tipo, organización, geografía o cultura. Para ello: Se separa la gestión del trabajo del proyecto de las contribuciones de especialistas, como el diseño o la construcción. Se enfoca en describir lo que hay que hacer, en lugar de prescribir cómo se debe hacer. •
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Qué es PRINCE2® •
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Se basa en buenas prácticas establecidas y comprobadas. Puede adaptarse a necesidades organizacionales específicas. Puede aplicarse a cualquier tipo de proyecto. Es reconocido y proporciona un vocabulario común. Asegura un enfoque a la viabilidad del proyecto en relación con sus objetivos de Business Case, en lugar de simplemente ver la terminación del proyecto como un fin en sí mismo. Promueve las lecciones aprendidas y mejora continua. Cuenta con el soporte de una red mundial.
Evolución de PRINCE2® PROMPTT • •
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1975 a 1979 Simpact Systems Ltd. desarrollo un método para la gestión de proyectos denominado PROMPTII. En 1979 el Centro de Informática y la Agencia de Telecomunicaciones del Gobierno Reino Unido adoptó PROMPTT (CCTA).
PRINCE • •
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1979 a 1996 El método PRINCE aseguraba el progreso del proyecto mediante tres perspectivas: del negocio, técnica y del usuario. Desarrolló una reputación de ser complejo, rígido y aplicable sólo a grandes proyectos, lo que llevó a su revisión en 1996.
PRINCE2 • •
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1996 a 2017 En la versión del 2009 se incorporó los siete principios básicos para el éxito de un proyecto. La última y más reciente versión se realizó en el 2017 que busca hacer del método más simple y fácil de adaptar, se conoce como PRINCE2 2017.
Qué no proporciona PRINCE2® Existen tres grandes categorías de temas considerados fuera del alcance de PRINCE2: Aspectos especializados. PRINCE2 es genérico; no contempla aspectos específicos para una industria en particular o tipo de proyecto. Técnicas detalladas. Solo se describen cuando se recomienda un enfoque específico o cuando el enfoque es exclusivo de PRINCE2. Capacidad de liderazgo. El liderazgo, motivación y otras habilidades interpersonales son sumamente importantes en la gestión de proyectos, pero no pueden ser desarrollados en una metodología.
¿Qué es un proyecto PRINCE2®? PRINCE2 establece determinados criterios sobre lo que hace que un proyecto sea un “Proyecto PRINCE2”. Debe ser posible demostrar como mínimo: Está aplicando los principios de PRINCE2. Cumple con los requisitos mínimos establecidos en los temas de PRINCE2. Tiene procesos de proyecto que satisfacen el propósito y los objetivos de los procesos PRINCE2. Está utilizando las técnicas recomendadas por PRINCE2 o utilizando técnicas alternativas equivalentes. •
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¿Qué es un proyecto? •
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Cambio Temporal Multidisciplinario Único Incertidumbre
Definición: Proyecto PRINCE2 = Una organización temporal creada con
el propósito de entregar uno o más productos empresariales de acuerdo a un Caso de Negocio acordado.
¿Qué es Gestión de proyectos? Es la planificación, delegación, supervisión y control de todos los aspectos del proyecto y la motivación de los participantes para alcanzar los objetivos del proyecto dentro del desempeño esperado en cuanto a alcance, tiempo, costos, calidad, beneficios y riesgos.
¿Qué queremos controlar? Hay seis variables en cualquier proyecto y, por lo tanto, seis aspectos del desempeño del proyecto deben ser controlados, estos son: •
Costos: ¿Cuánto costará?
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Escalas de Tiempo: ¿Cuándo se terminará?
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Calidad: Productos aptos para el propósito
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Alcance: ¿Qué va a entregar el proyecto?
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Beneficios: ¿Por qué estamos haciendo esto?
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Riesgo: ¿Cuánto riesgo estamos dispuestos a aceptar?
¿Porqué fracasan los proyectos?
¿Qué hace un Project Manager? Controlar
Planear
ACT
PLAN
Actuar
Planear
CHECK
DO
Verificar
Hacer
Monitorear
Delegar
El contexto del proyecto Portafolio
Programa A
Proyectos y otras actividades
Programa B
Proyectos y otras actividades
Subportafolio
Programas, proyectos y otras actividades
Proyectos
Otras actividades
Proyectos en un entorno comercial Puede haber jerarquías de relaciones comerciales entre proveedores en lugar de una simple relación cliente-proveedor, la cual involucra a dos organizaciones. Los proyectos a menudo involucran a múltiples organizaciones limitadas por múltiples contratos. La Organización que entrega el proyecto (el proveedor) lo hará a fin de satisfacer una necesidad particular identificada por el cliente.
Proyectos en un entorno comercial Se pueden tener: •
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Joint Ventures
Investigación colaborativa Proyectos intergubernamentales Proyectos interinstitucionales Consorcio de licitación y contratación de alianzas Asociaciones
Proyectos en un entorno comercial Se debe considerar: •
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Razones para emprender el proyecto (Business Case) Sistemas de gestión Gobierno Estructuras organizacionales Enfoques de entrega Culturas corporativas
Aplicando PRINCE2® Las principales normas internacionales y cuerpos de conocimiento: •
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La Guía del PMBOK® (sexta edición, 6 de septiembre de 2017) ISO 21500: 2012 Guía sobre gestión de proyectos BS 6079-1: 2010 Principios y directrices para la gestión de proyectos APM Cuerpo de Conocimiento: 2012 La línea de base de la Competencia Individual de IPMA para la Gestión de Proyectos, Programas y Portafolio (4.a versión, ICB4)
Puesta en marcha de PRINCE2® Por lo general, una organización desarrollará valores, principios, políticas, normas y procesos, incluyendo aquellos requeridos para gobernar, administrar y apoyar programas y proyectos. Un Programa define sus estrategias en un plan que debe asegurar el alineamiento de la visión y metas del programa con las de la Organización.
Estructura de PRINCE2® PRINCE2 aborda la Gestión de proyectos con cuatro elementos integrados: Principios. Obligaciones rectores y buenas prácticas que determinan si el proyecto se está gestionando realmente con PRINCE2. Temas. Describen aspectos de la gestión de proyectos que deben ser abordados continuamente y en paralelo a lo largo del proyecto. Procesos. Describen el proceso desde la actividad previa al inicio del proyecto, las etapas del ciclo de vida del proyecto hasta el cierre del proyecto. Entorno del proyecto. Relacionado con la adaptación y adopción de PRINCE2 para crear una propia metodología de Gestión de proyectos.
Estructura de PRINCE2®
Los 7 Principios de PRINCE2® Gestión Exitosa de Proyectos
Los 7 Principios de PRINCE2® •
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Justificación continua del Business Case Aprender de la experiencia. Roles y responsabilidades definidas (Sponsor, usuario, proveedores) Gestión por etapas Gestión por excepción (presenta un modelo de gobierno en base a responsabilidad y delegación de autoridad) Enfoque en los productos Adaptación al entorno del proyecto
Los 7 Temas de PRINCE2® Gestión Exitosa de Proyectos
Los 7 Temas de PRINCE2® Business Case
Progreso
Organización
Temáticas PRINCE2® Cambio
Calidad
Riesgo
Planes
Los 7 Temas de PRINCE2® Temáticas PRINCE2® 2009 • • • •
Propósito: ¿Porqué? Definiciones: Conceptos clave Enfoque: ¿Cómo? Roles y responsabilidades: ¿Quién hace que?
Temáticas PRINCE2® 2017 • • • •
Temática: ¿Porqué? / Conceptos clave Requisitos mínimos: ¿Cómo? / Roles y responsabilidades Uso efectivo: Consejos para una adaptación efectiva al entorno Técnicas
Los 7 Procesos de PRINCE2® Gestión Exitosa de Proyectos
Los 7 Procesos de PRINCE2® •
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Puesta en marcha de un proyecto (SU) Dirección de un proyectos (DP) Inicio de un proyecto (IP) Control de una fase (CS) Gestión de la entrega de productos (PD) Gestión de los límites de una fase (SB) Cierre de un proyecto (CB)
Los 7 Procesos de PRINCE2® Pre proyecto
Fase de inicio
Fase(s) de entrega subsiguiente(s)
Fase final de entrega
Dirección de un Proyecto
Dirección
SU SB
SB
CP
Gestión
IP
Entrega
Leyenda:
SU: Puesta en marcha de un proyecto IP: Inicio de un proyecto SB: Gestión de límites de fase CP: Cierre de un proyecto
Control de una fase
Control de una fase
Gestión de la entrega de productos
Gestión de la entrega de productos
Personalizando PRINCE2® Los siguientes aspectos de PRINCE2 se pueden personalizar combinándolos o ajustándolos: •
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Procesos; por ejemplo, agregar o combinar actividades. Los temas se pueden aplicar con técnicas apropiadas para el proyecto. Los Roles, siempre que se garantice la rendición de cuentas definitiva y no surja conflicto de intereses. Divida los productos de gestión en varios documentos o fuentes de datos. Por lo general, los documentos formales, así como diapositivas, gráficos en la pared o datos en sistemas de TI son más adecuados para el proyecto y el medio ambiente Terminología para adaptarse mejor a las políticas y estándares, estos aplicados de manera consistente.
