PLANEACIÓN: PLANEACIÓN: determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos. TIPOS DE PLANES Planeación estratégica: largo estratégica: largo plazo. Se centra en temas amplios y duraderos que aseguran la efectividad de la empresa y su supervivencia durante muchos años. Establece la finalidad de la organización y describe un conjunto de metas y objetivos para llevar adelante a la empresa hacia el futuro Planeación operativa: operativa: corto plazo, está orientada a la consecución del objetivo determinado. Convierte los conceptos generales del plan estratégico en cifras claras, en pasos concretos y en objetivos evaluables a corto plazo. Demanda una aplicación de recursos que sea eficiente y efectiva en costes en la solución de problemas y consecución de los objetivos establecidos. Planeación táctica: táctica: Es más limitada, limitada, específica y a medio plaz. Se Se refiere más a asuntos relativos a la eficiencia que a la eficacia a largo plazo. PRESUPUESTO: plan PRESUPUESTO: plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una una empresa para un periodo periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipadas y los objetivos trazados, de manera que permita visualizar su efecto en la empresa y sirva como herramientas de control administrativo.
VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS: Motiva a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa Incrementa la participación de los diferentes niveles de organización. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables. Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos. Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía. Facilita el control administrativo. Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. Ayuda a lograr mayor eficacia y eficiencia en las operaciones.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS: 1. Está basado en estimaciones: estimaciones: esta limitación obliga a que la administración trate de utilizar determinadas herramientas estadísticas para lograr que la incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos con que cuenta.
2. Debe ser adaptado constantemente a los cambios de importancia que surjan, lo que significa que es una herramienta dinámica, si surge algún inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya que de otra manera perdería su sentido. 3. Su ejecución no es automática: es necesario que el elemento humano de la organización comprenda la utilidad de esta herramienta, todos los integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados por el uso del presupuesto son ellos 4. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración: uno de los problemas más graves que provocan el fracaso de las herramientas administrativas, es creer que por sí solas pueden llevar al éxito. Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para competir con ella. 5. Toma tiempo y cuesta prepararlos. No se deben esperar resultados demasiado pronto. EL PROCESO DE ELABORACION DE LOS PRESUPUESTO: puede fundamentarse mediante un enfoque contable o administrativo. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, el producto final del proceso del presupuesto son los estados financieros que ella genera. En la contabilidad administrativa los estados financieros presupuestados son estimaciones de lo que ocurrirá en el futuro y no datos históricos de lo ocurrido en el pasado.
Elección de los periodos: El periodo conveniente para un presupuesto es un año. Cada empresa elige el periodo que mejor convenga a sus necesidades. La mayoría de las compañías preparan presupuestos anuales mientras que otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al término de cada periodo se revisan los presupuestos y se analiza el comportamiento real con respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios.
Organización de la preparación de presupuestos: Un comité de presupuestos, constituido por varios miembros de la alta gerencia, puede vigilar la preparación de estas indispensables herramientas. Este comité debe fijar las pautas generales que la organización debe seguir y coordinar los presupuestos que por separado preparen las diversas unidades de la organización, resolviendo las diferencias que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a la consideración del director general y del consejo. En una compañía pequeña esta tarea la realiza el propio director general o el director administrativo.
Ejecución de los presupuestos: La tarea de elaborar el presupuesto es de todos, desde los obreros hasta la alta gerencia. Por esta razón se hace necesario formular manuales específicos de las actividades que deberán desarrollarse, como para cualquier otra labor administrativa.
Control del presupuesto: Esta labor debe ser desarrollada por el comité de presupuestos para localizar y resolver situaciones perjudiciales en el momento en que aparezcan y
evitar que generen mayores problemas. Este control se realiza partiendo del sistema presupuestado con lo real, se determinan las variaciones que deben ser estudiadas y analizadas. Finalmente, se procede a realizar los ajustes necesarios, con el fin de eliminar la deficiencia y modificar el presupuesto si fuera necesario. PRESUPUESTO BASE CERO: proceso mediante el cual la administración, al ejecutar el presupuesto maestro, toma la decisión de asignar los recursos destinados a áreas indirectas de la empresa de manera que en cada una de esas actividades indirectas se demuestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido.
Obliga a los administradores a justificar, mediante un análisis de costo-beneficio, cualquier incremento de sus actividades y además los compromete a jerarquizarlas de acuerdo con el beneficio y su importancia para la empresa. no se aplica a ningún elemento del costo, como materia prima, mano de obra o gastos indirectos de fabricación. PRESUPUESTO MAESTRO: conjunto de presupuestos que buscan, por un lado, la determinación de la utilidad o pérdida que se espera tener en el futuro, y por el otro, formular edos financieros presupuestados que permitan al administrador tomar decisiones sobre un periodo futuro en función de los planes operativos para el siguiente año.
El presupuesto maestro está constituido por dos presupuestos: 1. PRESUPUESTO DE OPERACIÓN. 2. PRESUPUESTO FINANCIERO
PRESUPUESTO DE OPERACIÓN: se presupuestan aquellas partidas que conforman o influyen directamente en las utilidades de la compañía, en específico la utilidad de operación o utilidad antes de financieros, impuestos y repartos (UAFIR), que es precisamente el último eslabón del presupuesto de operación. Se refiere a las actividades de producir, vender y administrar una organización, que son las actividades típicas a través de las cuales una empresa realiza su misión de ofrecer productos o servicios a la sociedad. Dichas actividades dan origen a los:
Presupuesto de ventas Presupuesto de producción Presupuesto de materia prima Presupuesto de mano de obra Presupuesto de gastos indirectos de fabricación Presupuesto de gastos de operación Presupuesto de costo de venta y de valuación de inventarios
a) Presupuesto ventas: 1ª etapa que enfrentará la organización será la determinación del comportamiento de su demanda; es decir, conocer qué se espera que haga el mercado.
Determinar el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo. b) Presupuesto producción: de él depende todo el plan de requisitos respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Determina el número de unidades por cada producto a fabricarse para satisfacer las ventas planeadas a través de niveles de inventarios apropiados y a los costos que permitan obtener beneficios esperados. c) Presupuesto necesidades materia prima y compras: Proporciona el marco de referencia para diagnosticar las necesid de los dif insumos. compra de materias primas que van a quedar incorporadas propiam en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo. d) Presupuesto mano de obra directa: diagnostica las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico, para satisfacer los requisitos de la producción planeada. La determinación de requerimientos de personal, del número de horas que son necesarias para hacer frente a una cantidad de productos por elaborar, el cálculo de la tarifa por hora y el costo de la mano de obra. e) Presupuesto de gastos de fabricación indirectos: Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Aquí se incluyen la mano de obra indirecta, servicios como electricidad, teléfono, agua, combustible, repuestos, mantenimiento, depreciación de instalaciones, maquinaria y equipo, amortización de activos diferidos, etc. f) Presupuesto de gastos de operación: tiene por objeto planear los gastos en que incurrirán las funciones de distribución y administración de la empresa para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza. Suponen aquellos gastos relacionados con el funcionamiento del negocio pero no son inversiones (como la compra de una máquina). g) Costo de ventas presupuestadas: Una vez que se ha calculado la estructura de costos de producción (materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación), es posible obtener el costo de ventas que tendrá la empresa durante el periodo presupuestal. El presupuesto de compra de materiales directos, el presupuesto de mano de obra directa, y el presupuesto de gastos indirectos son el punto de partida para la preparación del presupuesto de costo de ventas. El inventario final deseado y el inventario inicial estimado son combinados con esta información para determinar el presupuesto del costo de lo vendido.En el caso del cálculo del costo por unidad, hay dos formas de determinarlo: utilizando costeo absorbente o recurriendo al costeo directo. Dependiendo de cuál método se utilice, el monto del costo de ventas cambiará Estado de resultados presupuestado: integración de los diferentes presupuestos que forman el presupuesto de operación. Como tal, refleja el valor contable neto que la empresa prevé lograr al cabo de un año (o por periodos).
PRESUPUESTO FINANCIERO: El plan maestro debe culminar con la elaboración de loe estados financieros presupuestados, que son el reflejo del lugar en donde la administración quiere colocar la empresa, así como cada una de las áreas, de acuerdo con los objetivos que se fijaron para lograr la situación global. Aparte de los estados financieros anuales presupuestados, pueden elaborarse reportes financieros mensuales p trimestrales, o cuando se juzgue conveniente, para efectos de retroalimentación, lo que permite tomar las acciones correctivas que se juzguen oportunas en cada situación. La esencia del presupuesto financiero surge de la información generada por el presupuesto de operación. El presupuesto financiero, aunado a ciertos datos del estado de resultados presupuestado, expresa el estado de situación financiera presupuestado y el estado de flujo efectivo presupuestado. El estado de resultados, el estado de situación financiera y el estado de flujo de efectivo presupuestado indican la situación financiera proyectada. Con estos informes concluye la elaboración del plan anual o plan maestro de una empresa. A) Presupuesto de efectivo: pronóstico de las entradas y salidas de efectivo que diagnostica los faltantes o sobrantes futuros y, en consecuencia obliga a planear la inversión de los sobrantes y la recuperación-obtención de los faltantes. B) Presupuesto de inversiones o adiciones de no circulantes: Al realizar la planeación a largo plazo se determinan estrategias sobre nuevas inversiones en activos fijos, adquisiciones de nuevos negocios, etc, las cuales se efectuarán paulatinamente durante varios años o periodos presupuestarios, incluyendo en cada presupuesto maestro las inversiones de capital que correspondan a ese periodo, de acuerdo con el plan a largo plazo. Esas inversiones deben tomarse en consideración dentro del presupuesto financiero. Posiblemente impliquen desembolsos en efectivo o bien obtención de fondos ajenos. Pero lo más importante es que el estado de situación financiera presupuestado será afectado por las nuevas adquisiciones, tanto por la obtención de fondos como por los aumentos de activos. C) Balance general o estado de situación financiera presupuestado: La planeación a corto plazo es el diseño de acciones cuyo fin será cambiar la empresa de la manera en que ésta haya sido definida. Ese diseño de actividades, cuando se refiere al presupuesto maestro, debe estar encaminado a lograr una situación conveniente para la empresa en dicho periodo, lo cual se puede ver plasmado mediante la elaboración de los estados financieros presupuestados, que servirán de guía durante el periodo considerado. De lo anterior se
infiere la importancia de elaborar con cuidado los estados financieros proyectados, porque serán el punto de referencia de toda la organización.
