PRA1_GP

P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació Tipus de document: Acta de constitució Versió del document: V1.0

Data: 1 de gener de 2009

Actualització del sistema de comandes, tramesa i facturació

Acta de constitució del projecte Versió 1.0. 1 de gener de 2009

Redactat per:

Revisat per:

Aprovat per:

Aprovat per:

Francisco Fraga

Bruno Pont

Patrick Arlequeew

Sotsdirector d'IT (P&G)

Director de IT (P&G)

Signatura

Signatura

Director Associat de Serveis Globals de Negoci (P&G) Signatura

Vicepresident Serveis Globals de Negoci (P&G) Signatura

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1. Propòsit del projecte 1) En un primer estadi, el Departament de Serveis de Negoci Global va iniciar el procés d'actualització del sistema obsolet de gestió de comandes, tramesa i facturació, amb els -1Jaume Villarreal Quintana

P&G



riscos que ja d'entrada això podria comportar. 2) Un estudi més acurat ha detectat el potencial del projecte inicial. La implementació d'un nou sistema IT de gestió més sofisticat pot ajudar a generar més beneficis dins del model de negoci. 3) La implementació d'un sistema actualitzat ajudaria a la companyia a minimitzar la pèrdua de vendes, crear una cadena de subministrament més eficient i reduir els costos en tota l'empresa.

2. Descripció del projecte Es tracta d'actualitzar el present sistema IT de gestió de comandes, tramesa i facturació per millorar aspectes clau del model de negoci de la companyia: 

protegir la continuïtat del negoci, assegurant que la companyia segueixi creixent



i liderant la indústria de productes de consum. desenvolupar un sistema que afavoreixi la presa de decisions en temps real, permetent a la companyia recaptar les opinions de consumidors i distribuïdors



per tal de crear promocions més persuassives i incrementar les vendes. millorar la eficiència en la cadena de subministrament, accelerant

la

productivitat, per exemple, a l'hora d'identificar els millors magatzems per fer els enviaments de les comandes. Ja que l'objectiu principal és l'actualització d'un sistema informàtic de gestió que ha quedat obsolet, es valora la conveniència que sigui Francisco Fraga, director del Departament IT de la companyia, qui assumeixi el càrrec de director de projecte. El seu coneixement de la totalitat de les operacions que actuen sobre comandes, trameses i facturació el converteixen en la persona idònia per assumir aquest càrrec amb plenes garanties. El projecte també implica la participació d'altres companyies i empreses alienes a P&G, necessàries per assegurar l'èxit del mateix. Concretament es parla de: 

SAP, empresa multinacional alemanya dedicada al disseny de productes informàtics de gestió empresarial, tant per a empreses com per a organitzacions



i organismes públics. totes aquelles empreses de distribuició que treballen directament amb la nostra companyia.

Aquest projecte és un dels més grans que mai ha afrontat la companyia i suposa un gran esforç per fer evolucionar l'entramat d'operacions. Malgrat això, la intenció última ha de ser canviar tot el sistema sense que ni les operacions internes ni els actors externs se'n

-2Jaume Villarreal Quintana

P&G



ressenteixin.

3. Objectius del projecte •

Actualitzar el sistema TI de gestió de comandes, tramesa i facturació.

•

Minimitzar la pèrdua de vendes.

•

Crear una cadena de subministrament eficient.

• Reduir despeses.

4. Riscos del projecte La identificació de riscos s'ha fet a partir de la valoració de tres aspectes:  valorar què ha funcionat i què ha fallat en anteriors implementacions fetes per altres companyies. S'han observat experiències foranes per aprendre d'altres situacions.  haver implementat exitosament amb SAP més de 70 petits projectes de gestió de comandes, i enviament. S'han analitzat experiències internes per aprendre de les pròpies situacions.  parlar amb un nombre important de distribuidors que treballen amb nosaltres per recollir la seva experiència amb altres companyies que darrerament hagin fet actualitzacions dels seus sistemes. Això ha permès detectar tres riscos significatius: 1) la pèrdua de negoci, degut a la incapacitat de processar les comandes puntualment. 2) la pèrdua de credibilitat, a causa de la manca de qualitat en el procés d'enviament. 3) la pèrdua de vendes, ja que els competidors poden prendre avantatge durant el nostre procés de transició.

5. Fites significatives  

Primera fase d'implementació Segona fase d'implementació



Tercera fase d'implementació -3Jaume Villarreal Quintana

P&G



6. Resum del pressupost No es disposa de les dades suficients per desenvolupar aquest apunt.

7. Selecció del projecte Requerit per

Departament de Serveis de Negoci Global (GBS)

Impacte en cas de no fer-

 

se

Fallada del sistema de gestió per manca d'actualització. Decrement del nivell de vendes i/o de clients a causa d'una manca de qualitat en la implementació de processos. 1

Depén d'altres projectes?

No

Afecta a altres projectes?

Sí

Urgent

Sí

2

Per actualitzar el sistema IT d'operacions i facturació. Per oferir una reducció de costos informàtics. Per millorar la gestió de processos, tant a nivell intern com a nivell extern. Per evitar que els competidors guanyin posició en el mercat global.

ROI

No es disposa de dades suficients per desenvolupar aquest apunt.

8. Organització del projecte Identificació del director del projecte Director del projecte

Director IT de P&G: Francisco Fraga

Nivell d'autoritat

Màxim en l'execució del projecte. Responsable sobre l'ús i distribució del pressupost, així com de la contractació de recursos i proveïdors.

Responsabilitats

Lliurament del servei a punt per operar segons els terminis establerts, amb tots els sistemes IT de gestió actualitzats,

1 Bo i que la documentació no ho argumenta, és molt probable que un projecte d'aquesta envergadura depengui d'algun projecte ja engegat per la companyia.

2 De manera anàloga, és molt probable que el projecte afecti a altres projectes de la companyia. -4Jaume Villarreal Quintana

P&G



implementats i a ple rendiment. Signatura

5/1/2009

Identificació d'altres participants Participants Companyia / Interlocutor

Participació

Responsabilitats

 Actualitzar tots els productes

Empresa de disseny de

Proveïdora de serveis de

productes informàtics de

desenvolupament i disseny de

informàtics relacionats amb la

productes informàtics.

gestió de comandes, tramesa i

gestió empresarial

SAP

facturació.

Francisco Fraga

 Testejar les actualitzacions.  Posar en marxa el sistema i realitzar-ne el manteniment oportú.

 Confrontar amb membres de

Empreses locals de

Proveïdores d'informació

distribució

estratègica relacionada amb els

Francisco Fraga

sistema de d'operacions de la

l'equip

companyia. Identificació del patrocinador del projecte Patrocinador del projecte

Vicepresident del Dpt.

de Serveis de Negoci

Global:

Patrick

Arlequeeuw Nivell d'autoritat

Signatura

Màxim. 

Vot decisori en els acords de consens del Consell General de

 

Direcció del projecte. Assignació i ampliació del pressupost global. Acceptació del canvi d'abast i de la data d'entrega.

5/1/2009


P&G




P&G

Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació Tipus de document: Registre d'interessats Versió del document: V1.0


Actualització del sistema de comandes, tramesa i facturació

Registre d'interessats Versió 1.0. 1 de gener de 2009

Redactat per:

Revisat per:

Aprovat per:

Aprovat per:

Francisco Fraga

Bruno Pont

Patrick Arlequeew

Sotsdirector d'IT (P&G)

Director de IT (P&G)

Signatura

Signatura

Director Associat de Serveis Globals de Negoci (P&G) Signatura

Vicepresident Serveis Globals de Negoci (P&G) Signatura

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1 de gener de 2009

1. Entorn d'incidència del projecte


P&G



El següent esquema explicita l'entorn d'actuació del projecte, establint quins actors hi estan implicats i a qui va dirigit.

2. Identificació i tipificació d'intreressats clau Director del projecte Empresa

Posició

Nom i cognoms

Actitud

P&G

Director d'IT

Francisco Fraga

PRO

Interès  

Èxit del projecte Promoció personal

Clients Grup Consumidor

Nom i cognoms de l'interlocutor A decidir amb els membres de màrketing.

s

Actitud Neutra

Interès 

Millora de preus

--en contra Usuaris

Grup Treballadors de

Nom i cognoms de l'interlocutor A decidir amb els membres d'IT.

P&G

Distribuïdors

Actitud PRO

Interès 

informàtic de

--en contra A decidir amb els membres de màrketing.

PRO

Millora del sistema



gestió Rebuig al canvi



Millora de les condicions



d'entrega Optimització de processos de



comanda Augment de la facturació


Projecte: Actualització de sistema de comandes, tramesa i facturació

P&G

Tipus de document: Registre d'interessats Versió del document: V1.0


Empreses participants Grup SAP

Nom i cognoms

Participació

A decidir amb

Provisió de serveis de

els membres

desenvolupament i

d'IT.

Actitud PRO

disseny de productes informàtics.

Interès 

Desenvolupament



de software Promoció



corporativa Èxit del projecte

Implementació de solucions tècniques. Grups membres del projecte Departamen

Nom i cognoms

Participació

Actitud

Interès

t IT

Sotsdirector de departament

Col·laboració en

PRO

l'actualització del sistema

 

Èxit del projecte Implementació de solucions tecnològiques i informàtiques

Qualitat

Director de departament

Implementació i control dels estàndards de qualitat

Gestió de

Director de

Dades

departament

Implementació i control dels processos de gestió i protecció de dades

nuetra



---

processos a

en contra nuetra

revisar 

Volum de dades a



revisar Consistència del

--en contra

Volum de

sistema durant la transició. Control de

Director de

Línia

departament

Adaptació dels processos

PRO



de línia al nou sistema

Millora de l'eficiència en el processos de línia

Administraci

Director de

ó

departament

Control dels processos operatius

nuetra



---

Viabilitat econòmica del

en contra 

projecte Rendiment de la inversió realitzada (ROI).

Negoci

Director de departament

Seguiment de l'impacte

PRO



Continuïtat de la



companyia Creixement



corporatiu Consolidació la

de l'actualització sobre el model de negoci.


P&G



posició de marca Equip direcció del projecte Empresa

Nom i cognoms

Missió

Actitud

SAP

Per definir

Controlar la part de SAP

PRO

Interès 

Increment del



negoci Increment de valor



de la marca Consolidació del

en el projecte

departament de desenvolupament Patrocinadors Empresa

Posició

P&G

Vicepresident

Nom i cognoms Patrick Arlequeew

Actitud PRO

Interès 

Continuïtat de la



companyia Creixement



corporatiu Consolidació la

de Serveis Globals de Negoci

posició de marca Influents Empresa

Posició

Nom i cognoms

Actitud

Interès

Actitud

Interès

3. Identificació i tipificació d'altres interessats Grup

Nom i cognoms

Afectació

- 10 Jaume Villarreal Quintana

P&G




FEIGAE

Projecte: Servei de manteniment integrat Tipus de document: Estructuració del projecte Versió del document: V2.0


Situeu-vos, ara, al cas FEIGAE i una setmana abans de l’inici del projecte. Degut als continus processos de globalització de les empreses d’IT, NOTA ha estat adquirida per Chiu-Jan Telecom. Chiu-Jan vol redefinir l’estratègia global de la companyia NOTA i vol estudiar si cal modificar els projectes en curs. En aquest sentit, el vostreprojecte es veu afectat. Mitjançant una comunicació formal per carta, NOTA comunica a FEIGAE que té intenció de continuar al projecte, però modificant els acords i l’abast prèviament definits. FEIGAE decideix analitzar quin impacte poden tenir aquests canvis en l’estructura general del projecte i en les dates i fites claus. En concret, i segons ens indica en Jordi Rabinet, les afectacions més importants són les que es descriuen a continuació.

Tenint en compte els canvis de NOTA per la definició detallada de l’acord de col·laboració per l’operatòria del sistema, seran necessaris 5 dies més dels previstos inicialment.

Codi: 2.1

Nom: definció detallada de l'acord

Descripció

Refinar l’acord de col·laboració per a obtenir una definició detallada de l’operatòria del sistema.

Responsable

Responsable de l'equip d'administració.

Recursos

Equip d'administració.

Durada

25 dies

Resultats

Document d'acord definitiu de l'SMI. Responsabilitats de cadascun dels socis.

Restriccions

Cap

Dependències

Pla del projecte aprovat

Criteris d'acceptació

Complir el document. Validació per part de tots els socis.

La definició dels requisits tècnics del producte de mobilitat estaran fixats: com que només caldrà detallar-los, es passarà d’una durada de 10 dies a 2. Codi: 2.3

Nom: definició de requisits de mobilitat

Descripció

Definir les característiques tècniques i funcionals que ha de complir el producte de mobilitat que s’ha de fer servir per implantar l'SMI.

Responsable

Responsable d'implantació de la solució de mobilitat

Recursos

Equip d'implantació de la solució de mobilitat

Durada

2 dies

Resultats Restriccions

 

Requisits tècnics del producte de mobilitat que s'ha d'implantar Plec de condicions tècniques per als possibles proveïdors.

Cap - 12 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE



Dependències



Complir els documents. Aprovació dels responsables de la FEIGAE i CHINJAN.

La implementació als sistemes de NOTA per tal de suportar els paràmetres del SMI també es veurà afectada. Les metodologies a seguir en implementació aquest procés seran les que imposa Chiu-Jan. La configuració del servei de comunicacions requerirà que dos tècnics de Chiu-Jan viatgin a la seu de NOTA per tal de dur a terme la verificació. El cost del viatge (4.300€) haurà de ser assumit pel projecte. S’estima que es requereixen 10 dies més dels previstos. Codi: 3.4.2

Nom: implantació a NOTA / parametrització del servei

Descripció

Ajustar els paràmetres de les comunicacions mòbils a les particularitats del producte de mobilitat que s'ha d'implantar per a suportar l'SMI.

Responsable

Dos tècnics responsables de TIC a CHIU-JAN.

Recursos


Durada

25 dies

Resultats

Comunicacions mòbils de NOTA parametritzades per a suportar el producte de mobilitat triat.

Restriccions

S'ha de fer segons la metodologia de parametrització de CHIUJAN.

Dependències

Configuració del servei de comunicacions acabat i anàlisi de requisits del producte acabat per part del proveïdor.


Superar sense errors les proves usuals de NOTA en la parametrització del servei de comunicacions

Per a la implementació, es considera que qualsevol modificació als sistemes de NOTA ha de garantir la compatibilitat amb les aplicacions i serveis que ja ofereix Chiu-Jan. La garantia de compatibilitat requerirà de 8 dies de feina i serà supervisada per un dels tècnics de Chiu-Jan. Nou element base de l'EDT

Codi: 3.4.4

Nom: garantia de compatibilitat

Descripció

Garantir la compatibilitat amb les aplicacions i serveis oferts per CHIU-Jan i aquelles possibles modificacions realitzades als sistemes de NOTA. - 13 Jaume Villarreal Quintana

FEIGAE



Responsable

Tècnic responsables de TIC a CHIU-JAN.

Recursos


Durada

8 dies

Resultats

Requisits tècnics de compatibilitat entre CHIU-JAN i els sistemes de NOTA

Restriccions

Cap

Dependències


El SAU serà subcontractat a una tercera empresa. La durada de la formació d’aquest SAU serà el doble de la prevista, amb una reducció de costos del 20%. Codi: 5.3

Nom: formació de l'SMI

Descripció

Preparar i formar el personal que està implicat en el funcionament de l'SMI, perquè faci la feina correctament i eficientment. Cal considerar les tasques següents: 





Pla de formació: definir els continguts. Establir la política de formació: formar els formadors. Planificar les sessions per al territori i acordar-ho amb les empreses implicades (NOTA i federades de la FEIGAE). Formar els gestors del SAU: fer els cursos de formació als gestors del SAU (responsables dels equips d'operadors del SAU). Aquests són els que faran la formació als instal·ladors i internament al SAU. Formar els usuaris de mobilitat (instal·ladors): fer els cursos de formació als instal·ladors de les empreses federades de la FEIGAE. S'ha de formar, segons el que s'ha previst, el 25% de tots.

Responsable

Coordinador general del projecte

Recursos

Empresa subcontractada de formació dels proveïdors de la solució de mobilitat. Gestors del SAU, instal·ladors.

Durada

  

Pla de formació: 10 dies Formació dels gestors del SAU: 10 dies Formació dels usuaris de mobilitat (instal·ladors): 15 dies

Resultats

Usuaris formats

Restriccions

No es considera la formació interna del personal administratiu de la FEIGAE i d'LSP, atès que aquest procés es considera inclòs dins de les implantacions dels processos administratius.

Dependències

Pla de formació: funcional de l'SMI tancat    

Criteris

Formació de gestors del SAU: pla de formació tancat i SMI operatiu Formació dels usuaris de mobilitat (instal·ladors): gestors del SAU formats Proves d'extrem a extrem acabades

Avaluació suficient del nivell de coneixement adquirit pels usuaris sobre el


FEIGAE


d'acceptació

funcionament de l'SMI.



FEIGAE

Afectació dels requisits i les fites més importants del projecte

Afectació dels requisits del projecte 2. Requisits i característiques del projecte Codi

Descripció

R001

Proporcionar cobertura en el 75% del territori durant el primer any i el 99% de l’àrea geogràfica de l’Àrea Est de la FEIGAE.

R002

Transmetre les peticions d’assistència en menys de 5 minuts.

R003

Aconseguir un temps de resposta per a peticions d’informació i comprovació de dades des del PDA inferior a 10 segons.

R004

Fer el seguiment de les peticions d’assistència dels clients en el web del servei amb un decalatge màxim de 30 minuts.

R005

Tenir capacitat per a afegir serveis interactius al PDA.

Afectació de les fites més importants del projecte Definició detallada de l'acord A causa de l'adquisició de NOTA per part de la companyia CHIU-JAN, s'han produït tota una sèrie de modificacions en les condicions de treball entre la companyia de telefonia i FEIGAE. Per aquest motiu, ha calgut reformular la definició detallada de col·laboració per l'operatòria del sistema. La seva durada inicial s'ha incrementat en 5 dies, passant de 20 a 25 dies. Aquest canvi, però, no afecta a les fites posteriors, ja que hi ha un marge d'una setmana entre la finalització d'aquesta fita i l'inici de la següent, corresponent a les defincions legals i dependent de la primera.

Implantació a NOTA La majoria dels canvis produïts per l'entrada de la nova companyia s'han focalitzat sobre aquesta fita, emmarcada en un període inicial de 110 dies de durada. Les modificacions del servei, tant a nivell de definició com tècniques i de compatibilitat han provocat modificacions temporals i pressupostàries en alguns dels elements base adjudicats a aquesta fita. Concretament: 

la definició de requeriments ha vist escurçada la seva durada ja que les PDA que s'empraran fa quatre anys que són operatives en altres servies. Aquesta situació


FEIGAE




permet agilitzar la tasca de definir els requisits propis del dispositiu. la parametrització del servei ha vist incrementada la seva temporalització, així com la seva partida pressupostària. En el primer cas la durada passa de 15 a 25 dies a causa de la implementació de les metodologies pròpies de la companyia CHIU-JAN, diferents a les que proposava NOTA. A fi i efecte que aquesta parametrització s'ajusti als requeriments de la nova companyia, es requereix la presència de dos tècnics de la companyia propiètaria, que realitzaran el desplaçament a càrrec dels promotors del projecte. El cost ascendeix a un total de



4300€. la garantia de compatibilitat ha requerit la creació d'un nou element base dins de la definició de l'EDT, concretament dins del punt 3.4, corresponent a la implantació de la solució a NOTA. Aquesta tasca, d'una durada prevista de 8 dies, ha rebut el codi 3.4.4 i s'ha situat just després de la tasca que vetlla per la implantació de la solució de mobilitat.

Formació La gestió i explotació del Servei d'Atenció a l'Usuari (SAU) ha passat a mans d'una tercera empresa, subcontractada per la companyia. Aquesta modificació ha comportat una modificació en la planificació i la durada del procés de formació, que s'ha previst en el doble de temps adjudicat en primera instància. Així mateix, la possibilitat de subcontractar el servei ha permès reduir en un 20% els costos, fet que repercuteix directament en la gestió pressupostària del projecte.


FEIGAE



PRA1_GP

Recommend Documents