SVEUČILIŠTE JOSIPA JURJA STROSSMAYERA EKONOMSKI FAKULTET U OSIJEKU Kolegij: POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI Student: Mirjana Labaš 16. veljače 2009.
RADNI ZADATAK 1.
POSLOVNO KOMUNICIRANJE – POSLOVNO DOPISIVANJE Posljednja dva desetljeća dovela su do revolucije u komunikacijskoj tehnologiji. Tradicionalno poslovno pismo koje je bilo osnovni oblik pisane komunikacije, zamijenio je faks, koji u novije vrijeme sve više ustupa mjesto e-mailu kao najbržem, najjednostavnijem i najjeftinijem obliku pisane komunikacije. Tako danas prema izjavama samih sudionika poslovnog komuniciranja, oko 70% poslovnih pisama „putuje“ internetom, faks zauzima oko 20% komunikacijskog prostora a tradicionalno pismo manje od 10%. Nove komunikacijske tehnologije nisu samo ubrzale način komunikacije, već su velikim dijelom dovele do promjene na samo forme, već i sadržaja poslovnih pisama. Suvremena poslovna pisma su kratka i informativna, a uljudnost i korektnost nameću se kao imperativ poslovnog komuniciranja. 3 ključne riječi poslovnog dopisivanja – 1. izgled (stil), 2. način 3. osobnost Ad 1) Bez obzira na koji se način šalju, poslovna pisma oduvijek se smatraju poslovnim dokumentima kojim se prenosi poslovna poruka, predstavlja poduzeće i razvijaju poslovni odnosi te odnosi s javnošću. Stoga su izgled, stil i sadržaj poslovnog pisma vrlo važni. Glavni dijelovi poslovnog pisma - Zaglavlje, mjesto i datum, adresa primatelja, pozivni znakovi, predmet ili sažetak, sadržaj pisma, pozdrav, potpis. Neuredno pismo napisano na nerazumljiv način s mnogo pogrešaka ne samo da stvara lošu sliku o pošiljatelju, već i vrlo negativno djeluje na uspostavljanje i održavanje poslovnih odnosa. Uz kvalitetnu usmenu komunikaciju (razgovor licem u lice, telefonski razgovor, sastanak, prezentacija) pismena komunikacija (memorandum, poslovno pismo, telefaks, e-mail, web, chat) zahtjevnija je od usmene jer pretpostavlja točnost jezičnog izražavanja koju rijetki steknu tijekom prethodnog školovanja. Dobro pismeno izražavanje podrazumijeva jasan i koncizan stil, poznavanje pravopisa i gramatike i strukturu pisanih formi. Svaka tvrtka ima vlastiti komunikacijski stil profesionalno strukturiran prema okruženju u kojem djeluje. Kao i svaka vještina i poslovna komunikacija može se unaprijediti.
Ad2) Svaku ključnu informaciju i dogovor u poslovnom svijetu uobičajeno je i obavezno potvrditi u pisanom obliku. Stoga je spretno pismeno iznošenje misli, ideja, sažimanje i formalno potvrđivanje već dogovorenog sadržaja komparativna prednost i vještina bez koje je teže napredovati u današnjem sve zahtjevnijem poslovnom svijetu. - primjena osnovnih formi koji su standard u pojedinom poduzeću i dio su njegova kućnog stila. - pisana poruka treba biti kratka, jasna i nedvosmislena – napisana u pozitivnom tonu te koristiti isključivo činjenice. J - jednostavnost i čist književni jezik uz obavezne ljubazne fraze pri otvaranju i zatvaranju pisane komunikacije - pridržavati se načela poslovnog dopisivanja (ekspeditivnost, čuvanje poslovne i službene tajne, točnost i preciznost izražavanja, administrativno-tehnička obrada, urednost i estetski izgled) Trend suvremene retorike vezan je uz masovne medije koji dominiranju 21. stoljećem unijeli su novinarski stil izražavanja – kratko i jasno po formuli odgovora na šest bitnih pitanja -
Tko, što, gdje, kada, zašto i kako (5W + 1H – who, what, where, when, why + how).
No kod svake pisane forme treba poštovati klasičnu strukturu – uvod, sredina i kraj. Da bi se izbjegli mogući nesporazumi, poslovna korespondencija treba biti u dobroj mjeri ukusa i znanja tj. bez procjenjivanja ili podcjenjivanja drugih. Ad 3) Pisana komunikacija – važan dio osobnog i korporativnog imidža Kultura poslovne komunikacije dio je odgoja i kulture svake osobe. Svaka tvrtka ima vlastiti komunikacijski stil profesionalno strukturiran prema okruženju u kojem djeluje. Kao i svaka vještina i poslovna komunikacija može se unaprijediti. Da bi prvi dojam bio pozitivan prije početka pisanja trebalo bi postaviti neka pitanja: - kome se piše, koji je cilj/svrha napisanog, što čitatelj već zna o predmetu, poznajemo li dovoljno predmet/temu o kojoj se piše. S obzirom da je današnje vrijeme, vrijeme dominacije vizualnih medija i u poslovnoj korespondenciji sve su više izraženiji vizualni zahtjevi. Zato treba voditi računa o naslovima, tabelama, grafikonima, kartama, slikama, fotografijama, bojama.
SVEUČILIŠTE JOSIPA JURJA STROSSMAYERA EKONOMSKI FAKULTET U OSIJEKU Kolegij: POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI Student: Mirjana Labaš 16. veljače 2009.
RADNI ZADATAK 2.
POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAV
Kvalitetna integracija poslovnih procesa u organizaciji podrazumijeva uspostavu primjerenog tijeka informacija i komunikacije. Znanost, tehnika i tehnologija toliko se brzo razvijaju da dovode do radikalnih promjena u području organizacije poslovnih procesa, upravljanja i samog rukovođenja. Informacija koja uključuje znanje, predstavlja jedan od najvažnijih resursa svake organizacije. Kako iskoristiti prikupljene informacije i znanje postojećih resursa da počinju stvarati novu vrijednost? Uz pomoć dobro dizajniranog poslovnog informacijskog sustava reinženjering poslovnih procesa postaje kontinuiran proces i sastavni dio poslovne tehnologije organizacije. Poslovanje koje je utemeljeno na suvremenoj informacijskokomunikacijskoj tehnologiji dokazuje da poslovni informacijski sustav unutar organizacije doprinosi njenom bržem i kvalitetnijem razvoju. Kao primjer (case study) informacijski sustav upravljanja kvalitetom – ISO 9001 poduzeća Cesta-Varaždin d.d. , trgovačko društvo za rekonstrukciju i izvođenje radova niskogradnje u Varaždinu specijaliziralo se za izgradnju cesta i prometnih površina. Norma ISO 9001 određuje i definira postupke i odgovornosti na području nabave informatičke opreme, njenog održavanje, uvođenja softwera u primjenu, te zaštite informacijskog sustava. Za proceduru je zadužen odjel informatike koji objedinjuje sve poslovne procese – skladištenjem podataka – generiranjem inteligentnih poslovnih izvještaja: - financijsko izvještavanje – prema nekoliko varijabli o žiro računi, prihodi, rashodi, troškovi o parametri izvještavanja – dani, kupci, dobavljači, mjesto troška - prodajni i nabavni procesi - marketinška učinkovitost (ponude, sklapanje ugovora) - proizvodnja – materijalni aspekt prodaja proizvod kupci - transport - angažiranost ljudskih resursa U svakom trenutku moguće je generirati izvještaje pokazatelja učinkovitosti koja se prati u nekom vremenskom razdoblju, radnoj jedinici, odjelu i sl. Sustav je integrirani sa svim potrebnim elementima – hardwear, softwear, lifewear, datawear, netwear i orgwear. Cjelovita struktura informacijskog sustava prikazana u slici zauzela bi nekoliko strana, zato iznosim jedan segment i to početak procesa stvaranje ponude koja je daljnju osnovu za ugovaranje radova, otvaranje radnih naloga, izvršenje radnog zadatka, obračuna i ispostavljanje faktura, zatvaranje radnog naloga, obračun troškova te izrade izvještaja Upravi o uspješnosti radnog naloga.
Slika 1. Izrada ponude
Snimka stanja na terenu -određivanje količina
Troškovni k količina
Cjenik -materijala -usluga
Ponuda
strojevavozila
Zahtjev za ponudu
Ponudben a dokument acija
Zahtjev za ponudu : 1. Javni natječaj objavljen u sredstvima javnog priopćavanja 2. Natječaj po pozivu naručitelja 3. Poziv stranke -pismeni -telefonski
Izračun količina
Preuzimanje ponudbene dokumentacije - određivanje količina
Analiza cijena
Izrada i slanje ponude
Arhiv a ponu da
Pretkalkulacija za izradu ponude (interna cijena x količina x koeficijent
po
1 1 1 1 1 1 1
Slika 2. Postupak nabave softwera i njegove primjene
KORISNIK
INFORMATIKA
DOBAVLJAČ
Iniciranje razvojnog programa
Odobreni razvojni program
Izrada razvojnog programa Obrada zahtjeva
Upit
Izrada ponude
Obrada ponude
Ponuda
Ugovor ili narudžba
Primjena razvojnog programa
Uvođenje razvojnog programa
Procesi koji osiguravaju isporuku
Softver i usluge
