Planificación y Control de Proyectos con Primavera P6 Project Management – Nivel Avanzado

Planificación y Control de Proyectos con Primavera P6 Project Management – Nivel Avanzado -

Ing. Edwin Monzón PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT. [email protected]

Expositor Ing. Edwin Monzón PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT. [email protected] Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios en Advanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado como Project Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) y Project Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute. Además certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project (MCTS). Especialista en Planificación y Control de Proyectos de Construcción y Minería. Ha participado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalúrgica, gasífera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panamá dentro del equipo de Control de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B). Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas de Gestión de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera Risk Analysis, @Risk for Project) en diversas compañías y universidades del medio. Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos y construcción. 2

Agenda 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Introducción Primavera P6 Project Management Control del Proyecto Administración de la Seguridad Preferencias Administrativas Methodology Management Cálculo de la Programación Nivelación de Recursos Actualizando Líneas Base Definiendo Presupuestos Reflexión Auto Compute Actuals Claim Digger 3

Agenda 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Gestión de Portafolios Earned Value Management Análisis Tracking Códigos de Proyectos Campos Personalizados Global Change Documentos de Referencia Thresholds & Issues Análisis Cualitativo de Riesgos Assignments Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

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1. Introducción

1. Introducción La complejidad de los proyectos es muy variable. Softwares de planificación: Recomendación u obligación ? Implementación de las herramientas de planificación en el ciclo de vida del proyecto.

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1. Introducción Nacimiento de los softwares con categoría de herramientas de planificación. Todos los softwares de planificación son iguales ? Características comunes y facetas diferenciadoras. Ventajas de Primavera: Trabaja con base de datos grandes Reportabilidad Enfoque PMBOK Integración con Microsoft y otros.

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2. Primavera P6 Project Management

2. Primavera P6 Project Management Productos Primavera

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2. Primavera P6 Project Management Evolución de Primavera

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2. Primavera P6 Project Management Enlace P6: PM-MM-Web

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3. Control del Proyecto

3. Control del Proyecto Proceso de Actualización La actualización de avance de las actividades se desarrolla a través de los siguientes 3 pasos: Definición de la fecha de corte. Actualización de duraciones. Actualización de recursos y costos. Actualización de progreso.

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3. Control del Proyecto Definición de la Fecha de Corte Es la fecha donde se evalúa el estado del proyecto. Puede ser semanal, mensual, etc. dependiendo del plazo total del proyecto. P6 lo denomina Data Date

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3. Control del Proyecto Definición de la Fecha de Corte El data date se configura a través de: Menú Tools Schedule Current Data Date

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3. Control del Proyecto Definición de la Fecha de Corte

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3. Control del Proyecto Actualización de Duraciones La actualización de duraciones se desarrolla en la pestaña Status de la ventana de detalles de actividades. Esta actualización se desarrolla en 2 casos: Caso de hitos. Caso de actividades.

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3. Control del Proyecto Actualización de Duraciones Caso Hitos Actualizar Started más la fecha en hitos de inicio. Actualizar Finished más la fecha en hitos de fin.

Caso Actividades Si la Actividad ha concluido Actualizar Started más la fecha de inicio real. Actualizar Finished más la fecha de fin real.

Si la Actividad todavía no ha concluido Actualizar Started más la fecha de inicio real. Actualizar el remaining duration.

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3. Control del Proyecto Actualización de Recursos y Costos La actualización de recursos/costos se desarrolla en la pestaña Resources de la ventana de detalles de actividades. Esta actualización se desarrolla en 2 casos: Caso de actividades que han concluido. Caso de actividades que no han concluido.

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3. Control del Proyecto Actualización de Recursos y Costos Caso de actividades que han concluido. Actualizar Actual Units. Actualizar Actual Cost.

Caso de actividades que no han concluido. Actualizar Actual Units y Remaining Units Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

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3. Control del Proyecto Actualización del Progreso Definir el Activity Type Si el progreso es del tipo duration o units, el progreso se actualizará automáticamente. Si el progreso es del tipo physical, este deberá ser ingresado manualmente.

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3. Control del Proyecto Actualización del Progreso Tipos de Progreso Duración: Basado en la duración de la actividad. Se calcula como: % = (Original Dur – Remaining Dur) / Original Dur.

Physical: Basado en progreso físico. Ingresado manualmente. Units: Basado en las HH de la actividad. Se calcula como: % = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU + Remaining LU + Remaining NLU) 22

4. Administración de la Seguridad

4. Administración de la Seguridad Modelo de Seguridad de Usuario

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4. Administración de la Seguridad Relación OBS-Usuario (Users) Menú Entreprise / OBS Pestaña Users Botón Assign

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4. Administración de la Seguridad Relación OBS-Usuario (Responsibility) Menú Entreprise / OBS Pestaña Responsability

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4. Administración de la Seguridad Perfil de Seguridad - Global Menú Admin / Security Profile Botón Global Profiles Add Profile Name Check Has Privilege

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4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios - General Menú Admin / Users Pestaña General Botón Add Login Name Personal Name

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4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios - Contact Menú Admin / Users Pestaña Contact Email Address Office Phone

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4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios - Global Access Menú Admin / Users Pestaña Global Access Botón Add Seleccionar: Global Security Profile Check: All Resource Access

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4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios - Project Access Menú Admin / Users Pestaña Project Access Botón Assign Seleccionar OBS Seleccionar Security Profile

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4. Administración de la Seguridad Creación de Usuarios - Module Access Menú Admin / Users Pestaña Module Access Check Access

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5. Preferencias Administrativas

5. Preferencias Administrativas Pestaña General Menú Admin / Admin Preferences Pestaña General Code Separator Starting day of week Activity Duration

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Timesheets Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Timesheets Se requiere módulo Timesheets

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Data Limits Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Data Limits Niveles de estructura jerárquica

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Id Lengths Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Id Lengths Número máximo de carácteres

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Time Periods Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Time Periods Hours per time period Time period abbreviations

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Earned Value Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Earned Value Technique for computing performance percent complete Technique for computing Estimate to Complete (ETC)

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Reports Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Reports 3 juegos de encabezados, pie de página y etiqueta personalizada para reportes

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5. Preferencias Administrativas Pestaña Options Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Options Specify the interval to summarize and store resource spreads Project Architect Web Access Server URL Workflow Administrator Contract Management URL 41

5. Preferencias Administrativas Pestaña Rate Types Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Rate Types Permite editar el nombre del “Price/Unit” en “Defaul Tittle”

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6. Methodology Management

6. Methodology Management Methodology Management dentro del Suite Enterprise

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6. Methodology Management Acceso al Methodology Management Start / All Programs / Oracle-Primavera P6 / Methodology Management Login name: admin Password: admin

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6. Methodology Management Creación de Metodología Menú File / New Methodology Name / Next Methodology Type / Next

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6. Methodology Management Creación de Metodología Methodology Properties / Next Congratulations / Finish

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6. Methodology Management Abriendo una Metodología Existente Menú File / Open Seleccionar metodología Botón Open

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6. Methodology Management Copiando una Metodología Existente Abrir metodología a copiar Menú File / Copy New Methodology Name

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6. Methodology Management Borrando una Metodología Existente Abrir metodología a borrar Menú File / Delete Are you sure you want to delete? Botón Yes

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6. Methodology Management Propiedades de Metodología Menú Methodology / Methodology Properties Pestañas General / Codes / Notebook / Ids / Costs / Links

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6. Methodology Management Exportando una Metodología Abrir metodología ha exportar Menú File / Export Export Type / Next File Name / Next Botón Finish

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6. Methodology Management Importando una Metodología Menú File / Import ImportType / Next File Name / Next

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6. Methodology Management Importando una Metodología Import from XER / Next Update Methodology Options / Next Botón Finish

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Abrir Project Management Menú File / New Select EPS / Next Project Id & Project Name / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Project Start & End Dates / Next Responsible Manager / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Assignment Rate Type / Next Project Architect / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Welcome / Next Select Base or Plug in? / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Select Base Methodology / Next Estimate Size & Complexity / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Tailor WBS / Next Botón Tailor

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Tailor WP & Docs / Next Tailoring Overview / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Assignment Rate Type / Next Responsible Manager / Next

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6. Methodology Management Creando proyectos a partir de metodologías Update Project Options / Next Save Base Methodology / Next Botón Finish

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7. Cálculo de la Programación

7. Cálculo de Programación Cálculo del Proyecto Menú Tools / Schedule (F9) Celda Current Data Date Botón Schedule

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7. Cálculo de Programación Opciones de Programación Menú Tools / Schedule (F9) Pestaña General Opciones Generales

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7. Cálculo de Programación Opciones de Programación Menú Tools / Schedule (F9) Pestaña Advanced Opciones Avanzadas

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8. Nivelación de Recursos

8. Nivelación de Recursos Cálculo del Proyecto Menú Tools / Level Resources

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9. Actualizando Líneas Base

9. Actualizando Líneas Base Creación de Líneas Base Menú Project / Maintain Baselines Botón Add Save a copy of the current project as a new baseline / OK Baseline name BAseline Type

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9. Actualizando Líneas Base Asignación de Línea Base Menú Projects / Assign Baselines Project baseline User Baselines Botón OK

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9. Actualizando Líneas Base Actualización de Línea Base Menú Projects / Maintain Baselines Seleccionar línea base Botón Update When update project data, include Specify the activity, to include Log to file Botón Update

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10. Definiendo Presupuestos

10. Definiendo Presupuestos Top-Down Planning Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Budget Log Definir el presupuesto en Original Budget

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10. Definiendo Presupuestos Mudanza de Presupuesto Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Budget Log Budget Change Log / Botón Add Ingresar: Date / Amount / Responsible / Status / Reason / Change Number 77

10. Definiendo Presupuestos Flujo de Caja Mensual Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Spending Plan Ingresar datos en campos: Spending Plan y Benefit Plan El resto de columnas son autocalculadas 78

10. Definiendo Presupuestos Resumen del Presupuesto Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Budget Summary Se muestra un resumen de las pestañas Budget Log y Spending Plan

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10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros Menú Enterprise / Funding Sources Botón Add Founding Source Name

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10. Definiendo Presupuestos Origen de los Recursos Financieros Vista Projects Seleccionar nodo del EPS o Proyecto Vista de detalles de proyecto Pestaña Funding Botón Add Asignar Amount y Fund Share

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11. Reflexión

11. Reflexión Creación de Reflexión Seleccionar el proyecto Clic derecho Create reflection

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11. Reflexión Ejecución de Reflexión Seleccionar el proyecto reflexión Clic derecho Merge reflection into source project

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11. Reflexión Opciones de Reflexión Group Changes by Prior to merging After merging Botón Merge changes

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12. Auto Compute Actuals

12. Auto Compute Actuals Auto Cálculo de Actividad Inserta columna “Auto Compute Actuals” en vista Activities Menú Tools / Apply Actuals Seleccione New Data Date Botón Apply

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12. Auto Compute Actuals Auto Cálculo de Recursos Vista Resources Seleccionar Recurso En ventana de detalles seleccionar la pestaña “Detail” Check en Auto Compute Actuals

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13. Claim Digger

13. Claim Digger Configuración General Cerrar todos los proyectos abiertos Menú Tools / Claim Digger Select revised project Select original project or baseline Send report to: HTML File Output file: ruta Botón Compare

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13. Claim Digger Opciones Avanzadas Botón Advanced Specify the project data to compare Specify the activity data to compare Botón OK

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14. Gestión de Portafolios

14. Gestión de Portafolios Creación del Portafolio Menú Enterprise / Project Portfolios Pestaña General Celdas Name & Available to

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14. Gestión de Portafolios Asignación de Proyectos Pestaña Projects Botón Assign

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14. Gestión de Portafolios Abrir Portafolio Menú File / Select Project Portfolio Seleccionar Portafolio Botón OK

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14. Gestión de Portafolios Cerrar Portafolio Menú File / Select Project Portfolio Seleccionar All Projects Botón OK

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15. Earned Value Management

15. Earned Value Management

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15. Earned Value Management

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15. Earned Value Management

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15. Earned Value Management

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15. Earned Value Management Configuración de Preferencias Menú Admin / Admin Preferences Pestaña Earned Value Technique for computing performance percente complete Technique for computing Estimate to Complete (ETC) Earned value calculation

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15. Earned Value Management Configuración del WBS Vista WBS Pestaña Earned Value Technique for computing performance percente complete Technique for computing Estimate to Complete (ETC) Nota: Opciones por nivel de WBS

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15. Earned Value Management Configuración del WBS Milestones Vista WBS Pestaña WBS Milestones Botón Add

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15. Earned Value Management Columnas Earned Value Menú View / Columns / Customize Categoría: Earned Value Seleccionar campo Botón OK

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16. Análisis Tracking

16. Análisis Tracking Configuración Vista Tracking Vista Tracking 4 Windows

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17. Códigos de Proyectos

17. Códigos de Proyectos Creación de Códigos de Proyectos Menú Enterprise / Project Codes Botón Modify Botón Add Ingrese un código de proyecto

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17. Códigos de Proyectos Valores de Códigos de Proyectos Menú Enterprise / Project Codes Botón Add Ingrese valores de código de proyecto

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17. Códigos de Proyectos Asignando Project Codes a Proyectos Vista Projects Vista de detalles de proyectos Pestaña Codes Botón Assign

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18. Campos Personalizados

18. Campos Personalizados Creación de Campos Personalizados Menú Enterprise / User Defined Fields Seleccionar tipo de vista Botón Add Seleccionar Data Type

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18. Campos Personalizados Asignación de Campos Personalizados Menú View / Columns Categoría User Defined Seleccionar campo personalizado Botón OK

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19. Global Change

19. Global Change Creación de Global Change Menú Tools / Global Change Botón New Asignar nombre en “Global Change Name” Asignar condición en cuadro “If” Asignar acción en cuadro “Then” Asignar acción 2 en cuadro “Else” Botón Change 116

19. Global Change Ejecución del Global Change Botón Change Botón Cancel Change: Cancela los cambios Botón Commit Changes: Aplica los cambios Botón Save to file: Guarda archivo log con los cambios (wordpad).

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20. Documentos de Referencia

20. Documentos de Referencia Pestaña General Vista WPs & Docs Botón Add Ingresar: Title, Reference No, Status y Document Category Tambien puede ingresar: Version, Revision Date, Author, etc.

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20. Documentos de Referencia Pestaña Description Ingresar breve descripción del documento adjunto

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20. Documentos de Referencia Pestaña Files En Public Location adjuntar archivo asociado El botón Lunch abre el archivo asociado

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20. Documentos de Referencia Pestaña Assignments El botón Assign Activity vincula el documento adjunto a una actividad. El botón Assign WBS vincula el documento adjunto a un nodo del WBS.

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21. Thresholds & Issues

21. Thresholds & Issues Creación de Thresholds Abrir proyecto Vista Thresholds Botón Add Asigne el Threshold Parameter

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21. Thresholds & Issues Pestaña General Asigne el Threshold Parameter, Lower Threshold, Upper Threshold, WBS to monitor, Detail to monitor, Status, etc.

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21. Thresholds & Issues Pestaña Details Monitor Time Window Threshold Issues

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21. Thresholds & Issues Enlace con Vista Issues Vista Issues Pestañas General, Details y Notes. Botones Add y Delete Botones Send y Discussion

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22. Análisis Cualitativo de Riesgos

22. Análisis Cualitativo de Riesgos Tipos de Riesgos Menú Admin / Admin Categories Pestaña Risk Types Botón Add

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22. Análisis Cualitativo de Riesgos Creación de Riesgos Vista Risks Botón Add

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22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña General Risk Name Applies to WBS Apllies to Resource Responsible Manager Risk Type Status Priority Date Identified

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22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña Description Breve descripción del riesgo

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22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña Impact Impact Date Impact Probability

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22. Análisis Cualitativo de Riesgos Pestaña Control Descripción de las actividades de control del riesgo analizado

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23. Assignments

23. Assignments Pestaña General Vista Assignments Pestaña General Celdas: Activity name, Resource, Role, Cost Account, Price/Unit, Rate Type, Primary Resource

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23. Assignments Pestaña Planning Vista Assignments Pestaña Planning Celdas: Budget Units, Budget Units/Time, Original Duration, Actual Units, Remaining Early Units, Remaining Units/Time, Remaining Duration.

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Abrir proyecto Menú File / Export Export Format / Spreadsheet (XLS) Export Type / Activities

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Projects to Export Select Template

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Botón Modify Columns Filter Sort

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Exportación P6-Excel Select XLS File Summary Botón Finish

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Importación Excel-P6 Menú File / Import Import Format / Spreadsheet (XLS) Select Excel File / Select file to import

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Importación Excel-P6 Import type / Select the type of data to import Import Project Options / Select destination project

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24. Exportación/Importación entre P6 y Excel Importación Excel-P6 Summary Botón Finish

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25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project Exportación P6-Ms. Project Menú File / Export Export Format: Microsoft Project (MPP) / Next Export Type: Project / Next

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25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project Exportación P6-Ms. Project Project to export: Export file name / Next Template / Next Botón Finish

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25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project Importación Ms. Project – P6 Previamente guardar el archivo project como XML Menú File / Import Import format: Microsoft Project (XML) / Next Files to import: Botón Select y Celda Import to / Next

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25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project Importación Ms. Project – P6 Template / Next Import confirmation / Botón Finish

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Consultas y Comentarios

Ing. Edwin Monzón PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT. [email protected]