GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES UNIDAD DE APOYO DE PROCURA
Procedimiento para la Recepción, Despacho y Control de Materiales en Almacenes de Cosapi
Código: PG-ALM-02
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Procedimiento para la Recepción, Despacho y Control de Materiales en Almacenes de Cosapi
CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev.Nº
Fecha
Descripción
1
30-04-04
Cambio de formato
2
27-01-10
Adecuación a la norma ISO 9001: 2008
3
01-02-11
Revisión General Firmas de la revisión vigente
Elaborado por: Javier Bernal Jefe de Materiales Julio Chu Jefe de Materiales Julio Chu Jefe de Materiales
Revisado por: Alberto Mendiola Gerente de Procura Alberto Mendiola Gerente de Procura Alberto Mendiola Gerente de Procura
Aprobado por: César Coloma Gerente de Operaciones César Coloma Gerente de Gestión de Operaciones César Coloma Gerente de Gestión de Operaciones
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I. Tabla de contenido ITEM
PAG
I. TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. DEFINICIONES 5. DESARROLLO
2 3 3 3 3 4
5.1. Recepción .................................................................................................... 4 5.2. Despacho ..................................................................................................... 5 5.3. Control de los materiales críticos................................................................. 5
6. MODO DE ACEPTACIÓN 7. RESPONSABILIDADES 8. ANEXOS
5 5 6
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1. Propósito
Definir y estandarizar el proceso de recepción, despacho y control de materiales en los almacenes de Cosapi. 2. Alcance •
•
3.
4.
Este procedimiento se aplica para todos los proyectos de Cosapi en los que se almacenan materiales. En los proyectos, cualquier conflicto con otro documento debe resolverse atendiendo los documentos contractuales del mismo.
Documentos de referencia •
MA-CAL-01
Manual de Gestión de la Calidad.
•
PG-ALM-01
Procedimiento para la manipulación, almacenamiento, y preservación de materiales en almacenes de Cosapi.
Definiciones •
Materiales y servicios críticos Es todo material y servicio que serán incorporados al proyecto y que son considerados críticos para el proyecto. Nota 1) Se denomina material o servicio crítico cuando éste tiene un impacto importante en el producto final del proyecto. La "Relación de materiales y/o servicios críticos" (FG-COM-01-C) de un proyecto representa una condición general, que debe ser confirmada en cada requerimiento de material y servicios. Nota 2) El Jefe de Almacén solicitará por escrito o vía correo electrónico al Jefe de Obra / Jefe de Oficina Técnica, la “Relación de Materiales y/o Servicios Críticos” (FG-COM-01-C) del proyecto, quienes deberán remitir esta relación actualizada. Nota3) La denominación de "critico" o "no crítico" para un material o servicio será determinada por el Jefe de Obra en conjunto con su Oficina Técnica. Nota 4) Un material o servicio no considerado en la "Relación de materiales y/o servicios críticos" (FGCOM-01-C) puede ser en algún momento clasificado como crítico, dependiendo de su utilización especifica.
•
Tarjeta Bind Card Tarjeta para el control manual de stock donde se registran los ingresos, salidas y saldos de los materiales críticos. Su uso está aceptado en obras que no cuentan con el sistema People Soft.
Kardex Registro electrónico del aplicativo KARDEX donde se registran los ingresos, salidas y saldos de los materiales críticos.
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•
•
Requisición de Compra Listado de materiales y/o servicios, solicitados por un peticionario autorizado de Cosapi indicando las cantidades, características y especificaciones de los mismos, así como la fecha de entrega. Se realiza de manera electrónica en el sistema de información computarizado People Soft (P.S.). Si dicha Requisición de Compra es hecha de manera manual, al formato pre-impreso se le denomina “Orden de Suministro” o "Solicitud de Artículo". Ambos documentos son equivalentes. Orden de Compra
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Documento mediante el cual se realizan las adquisiciones de mercancías de Cosapi adjudicándoselas a un proveedor. Tiene un carácter contractual y en él se incluyen las especificaciones, cantidades, unidades de medida, precios, plazos de entrega y forma de pago de las mercancías adquiridas. Es generado por los compradores de Cosapi y aprobado debidamente. •
Pedido al Almacén Documento requerido para el retiro de materiales de los almacenes de Cosapi. Es generado por un peticionario autorizado.
Recepción Proceso que consiste en recibir los materiales solicitados por el proyecto. Dicha recepción se realiza contra una Orden de Compra y/o Guía de Remisión.
•
Despacho Proceso que consiste en entregar los materiales al proceso productivo. Dicho despacho se hace contra un Pedido al Almacén.
•
5. Desarrollo 5.1. Recepción
5.1.1
El Jefe de Almacén, dispondrá en un lugar visible de su almacén, la “Relación de Materiales y/o Servicios Críticos” (FG-COM-01-C) actualizada; debiendo verificar la condición de crítico en cada recepción de material.
5.1.2
El almacenero del proyecto recibe materiales del cliente, de los proveedores y/o de otros almacenes de Cosapi.
5.1.3
Cuando el almacenero recibe materiales, debe comparar su Orden de Compra y/o Requisición de Compra con la Guía de Remisión de los materiales, verifica la unidad de medida y ejecuta una inspección visual de la cantidad y el estado del material. Adicionalmente, el almacén puede solicitar al Jefe de Oficina Técnica una inspección técnica del material.
5.1.4
El almacenero sella la Guía de Remisión del proveedor en señal de aceptación, la asocia a la Orden de Compra e ingresa la Nota de Recepción al sistema, la cual actualiza el Kardex del material. En caso de llevar un sistema manual se debe de actualizar la tarjeta Bind Card. Al ingresar la Nota de Recepción se debe conservar el código del catálogo de materiales críticos generado en la requisición de origen de acuerdo a la estructura del catálogo de materiales críticos y la fase en la cual serán empleados.
5.1.5
Los materiales importados luego de ser desaduanados son enviados al almacén del proyecto donde se verifica la unidad de medida y se ejecuta una inspección visual de la cantidad y el estado del material contando para el efecto con la factura del proveedor, packing list y/o conocimiento de embarque. Esta información junto con las observaciones adicionales son registradas en el formato FG-ALM-02-A "Reporte de inspección". Adicionalmente el almacén puede solicitar al Jefe de Oficina Técnica una inspección técnica del material.
5.1.6
Los materiales críticos, son recepcionados con Nota de Recepción y Reporte de Inspección, adjuntando certificados de calidad. (ver Relación de Materiales y/o Servicios Críticos FGCOM-01-C).
5.1.7
En el almacén también se recepcionan los materiales transferidos de otros almacenes de Cosapi, siempre y cuando hayan sido solicitados mediante una de las siguientes formas: Requisición de Compra, vía telefónica, vía fax, mail.
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El almacenero entrega los materiales al proceso de almacenamiento propiamente dicho para su manipulación, almacenamiento y preservación según el "Procedimiento para la manipulación, almacenamiento, y preservación de materiales en almacenes de Cosapi" (PGALM-01).
5.2. Despacho
5.2.1. El almacenero entrega los materiales contra un “Pedido al Almacén” indicando la fase de destino para su distribución en el campo. Los responsables de firmar un Pedido de Almacén son definidos por el Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra en el formato “Firmas Autorizadas de Solicitud de Materiales de Almacén” (FG-ALM-02-C). 5.2.2. Al final del día debe de actualizarse el Bind Card o Kardex de cada material con los Pedidos al Almacén ó Guías de Remisión. 5.2.3. Si la entrega es para un subcontratista, ésta se efectúa con Guía de Remisión. 5.3. Control de los materiales críticos.
5.3.1. En el proyecto, el Jefe de Almacén coordina con el Jefe de Oficina Técnica para, que de acuerdo a la “Relación de materiales y/o servicios críticos”, se controle la llegada de los mismos en las fechas previstas, asimismo se coordina la necesidad de adelantar y/o retrasar los envíos. 5.3.2. En el Bind Card o Kardex se registrará en forma secuencial y cronológica los ingresos y salidas del almacén, operación que permitirá conocer los saldos de los materiales críticos. 6.
Modo de aceptación
El proceso de recepción, despacho y control de materiales en almacenes del proyecto será aceptado siempre y cuando se cumplan las disposiciones vertidas en el presente procedimiento, así como contar con todos los registros de calidad de los anexos. 7.
Responsabilidades
El Jefe de Almacén del proyecto, será el encargado de archivar todos los procedimientos, instrucciones y registros que se generen con motivo del cumplimiento de este procedimiento. Es responsable de la recepción, despacho y control.
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Procedimiento para la Recepción, Despacho y Control de Materiales en Almacenes de Cosapi 8. Anexos
8.1. Anexo: Nota de Recepción
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8.2. Reporte de Inspección FG-ALM-02-A.
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8.3. Pedido al Almacén FG-ALM-02-B
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8.4. Firmas Autorizadas de Solicitud de Materiales de Almacén FG-ALM-02-C
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