LICENCE PROFESSIONNELLE EN AUDIT ET CONTRÔLE DE GESTION
AUDIT DU CYCLE ACHAT-FOURNISSEUR Mémoire de fin d’étude
I.
Remerciement
Par le biais de ce rapport, nous tenons à remercier vivement Mr Sobhi Khalid, notre encadrant encadrant et coordonateur coordonateur de stage durant la formation, qui qui a eu la bienveillance de nous accompagner tout au long de notre formation en m’expliquant tous les mécanismes mécanismes et les techniques de travail au sein de cette honorable honorable Licence Professionnelle.
Nos reme rciements rciements s’adressent aussi à tous les intervenants, formateurs de la licence pour leurs gentillesses et pour leurs aides précieuses. Nous exprimons par cette occasion toute notre gratitude et respecte envers heu.
Enfin, à toute personne qui a contribué de loin ou de prêt pour la réalisation de ce rapport, je dis du fond du cœur.
PLAN Introduction Première partie: Le cycle achats/fournisseurs achats/fournisseurs
Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit. Section 1 : l’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action. A. L’évolution de l’audit: B. Définition de l’audit: C. Typologie de l’audit: D. Champs d’action de l’audit: Section 2 : La démarche générale d’audit A. Phase de préparation. B. Phase de réalisation C. Phase de conclusion Chapitre 2 : L’audit du cycle achat fournisseur. Section 1: Contrôle interne du cycle achat fournisseur. A. La fonction achat B. Les services intervenants C. Les étapes du cycle achat fournisseur Section 2: Audit du compte fournisseurs et compte rattachés A. Objectifs d’audit du compte B. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs
Deuxième partie: L’audit du cycle achat fournisseur de « Institut Nationale de la
Recherche Agronomique »
Chapitre I : Présentation de la société auditée « Institut Nationale de la Recherche Agronomique » Section 1 : Présentation de l’INRA A. Les missions de l’INRA B. L’organigramme de l’INRA Section 2 : Description des procédures du cycle achat par Bon de Commande A. Objectif des procédures : B. Les procédures : C. Archivage des documents : Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA Section 1 : la phase de prise de connaissance : A. Diagramme de circulation B. Plan d’approche C. Le rapport d’orientation Section 2 : La phase de réalisation de la missio n d’audit : A. Grille d’Analyse des Tâches B. Le Questionnaire de Contrôle Interne C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de commande Section 3 : La phase de conclusion A. Cahier de Recommandations B. Rapport d’audit Conclusion
II.
INTRODUCTION
Le mot audit nous vient du Latin par l’anglais, en Latin
: audio - audire signifie écouter -
entendre, et par extension : donner audience. La pratique de l’Audit, d’abord dans le domaine financier et comptable, puis par exten sion, dans les autres fonctions de l’entreprise (Audit Opérationnel), a connu un développement
considérable. Il s’est construit alors autour de l’Audit une image de modernité et d’efficacité qui provient
de :
La richesse du concept.
L’exigence de compétences
étendues des auditeurs.
Comme une première dénomination et non pas définition on peut dire que l’Audit est un
métier et une fonction , désormais à part entière, dans un grand nombre d’entreprises et d’organisation de par le monde
C’est une profession organisée (lois, règlements, normes). C’est un outil structuré, au service d’une direction générale ou d’un comité d’Audit représentant les intérêts des actionnaires. C’est une fonction de contrôle, au départ, qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de généraliste et évolue désormais vers celui de consulting. Au même titre que d’autre professions ou fonction voisines, souvent plus répondues ou mieux connues, telles que le contrôle de gestion, l’organisation, le conseil économique …l’Audit
reste un outil dont la vocation essentielle est d’Améliorer l’Efficacité dans l’entreprise, c-à-d d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés. En tout état de cause, l’efficacité passe par :
-
une bonne planification.
-
des objectifs clairs, précis et réfléchis.
-
un contrôle interne adapté.
C’est là qu’une structure d’Audit prend toute sa signification en
-
détectant les faiblesses.
-
suggérant les améliorations souhaitables.
:
III.
Chapitre 1 : Généralité et démarche de l’audit.
Dans ce chapitre on va entamer 2 sections : L’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action et La démarche générale de l’audit. A. Section 1 : l’évolution de l’audit, sa typologie et son champ d’action.
L’audit est une activité qui remonte à la nuit des temps, à l’origine, existait principalement l’audit comptable et on retrouve des traces de cette réalité présente dès l’antiquité. Si le corps d’auditeur existe depuis fort longtemps, le terme «
audit » a surtout
pour origine la pratique romaine de juger les plaintes devant une juridiction, à partir de l’audition de certains témoins (audire :
écouter). Progressivement ce terme concernera
l’examen officiel des comptes, accompagné de vérifications,
fondées sur les références
apportées des témoins et des pièces justificatives. Le terme audit qui a aussi une origine anglaise signifiant audition (au sens de l’action d’entendre quelqu’un dans une circonstance formelle ou officielle), a d’abord signifié une
révision et un contrôle de la comptabilité et de
la gestion. Désormais, l’audit est un métier et une fonction à part entière, dans un grand nombre d’entreprises et d’organisations de par le monde. C’est une profession organisée
(cas de
l’audit comptable et financier), un outil structuré au service d’une direction générale ou d’un comité d’audit représentant les intérêts des actionnaires et
une fonction de contrôle, au départ,
qui s’oriente de plus en plus vers un rôle de généraliste et évolue désormais v ers
celui de
consulting. Au même titre que d’autres professions ou fonctions voisines, souvent plus répandues
ou mieux connues, telles que le contrôle de gestion, le conseil en organisation, le conseil économique, etc., l’audit est un outil dont la vocation essentielle est d’améliorer l’efficacité de l’action dans l’entreprise, c'est-à-dire, d’une façon générale, atteindre les objectifs fixés.
A. L’évolution de l’audit: L’objectif du travail de l’auditeur a évolué progressivement d’une recherche
spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des procédures et des structures de celle- ci. Pour illustrer cette évolution de l’aud it, nous
présentons ci-dessous un tableau récapitulatif qui fait ressortir les étapes les plus significatives (voir tableau n°1) Tableau n° 1 : Synthèse de l’évolution de l’audit Période
Auditeurs
Prescripteur de l’audit
Objectifs de l’audit
1) 2000 ans Rois, empereurs, églises avant le Christ Clercs ou écrivains et états à 1700 Etats, 2) 1700 à 1850 commerciaux actionnaires
tribunaux et Comptables Professionnels de la comptabilité ou juristes
3) 1850 à 1900 Etats et actionnaires
Professionnels 4) 1900 à 1940 Etats et actionnaires Etats, banques 5) 1940 à 1970 actionnaires
d’audit
et
de
comptabilité et
Professionnels d’audit
et
de
comptabilité Professionnels
6) 1970 à 1990 Etats, tiers et actionnaires
7) À partir de Etats, tiers et actionnaires 1990
d’audit
et
de
comptabilité et de conseil
Professionnels d’audit et du conseil
Punir les voleurs pour les détournements de fonds. Protéger le patrimoine. Réprimer les fraudes et punir les fraudeurs. Protéger le patrimoine. Eviter les fraudes et attester la fiabilité du bilan. Eviter les fraudes et les erreurs et attester la fiabilité des états financiers historiques. Attester la sincérité et la régularité des états financiers historiques. Attester la qualité du contrôle interne et le respect des normes comptables et normes d’audit. Attester l’image fidèle
des comptes et la qualité du contrôle interne dans le respect des normes. Protection contre la fraude internationale.
Source : COLLINS (Lionel), VALIN (Gérard), « Audit et contrôle interne : Aspects financiers, opérationnels et stratégiques, 4ème édition, éditions Dalloz, Paris, 1992, page 1
Les étapes identifiées dans ce tableau sont liées aux repères historiques déterminés. En effet, jusqu’au 17ème siècle, les Etats, royaumes et églises en Europe, étaient, sauf exception, les seules entités dont le patrimoine avait une masse méritoire d’un contrôle protecteur. Par la suite, le contrôle de l’Etat s’était formalisé, petit à petit, par la création de la
Cour des
Comptes1 (1807). Les ordonnances et codes commerciaux cherchaient à protéger les tiers contre les faillites frauduleuses au début de la période du capitalisme populaire 2. La seconde moitié du 19ème siècle avait vu la promulgation de lois sur les sociétés par actions qui cherchaient à protéger les actionnaires contre la malhonnêteté des aventuriers capitalistes 3. Le début du 20ème siècle a, quand à lui, connu la publication des premiers textes sur les techniques de l’audit (Dicksee « Auditing
» 1895, Savigny « le contrôle des comptes »
1901). En 1941, les rapports d’audit externe aux Etats -Unis
commencent à faire mention des
principes comptables généralement admis. La plupart des autres pays avancés renforcent les obligations de contrôle légal. The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA USA) de 1978 venaient, par la suite, imposer des normes de contrôle interne pour lutter contre les actes illégaux. Enfin, à partir de l’année 1990, le débat international sur la relation et la distinction
entre audit et conseil était lancé. B. Définition de l’audit:
Le mot « audit » du latin audire, qui veut dire « écouter », est entré dans le langage courant et spécialement au niveau du management. Cependant, ce terme est victime d’un souci excessif d’originalité qui con duit chaque auteur à donner une définition personnelle à ce terme. L’étude de ce concept montre l’existence d’une multiplicité de définitions. Ainsi, 1
selon
Juridiction administrative spécialisée, chargée de vérifier les comptes publics et de juger les comptables publics
de l'État (trésorier-payeur général, receveur des finances..) créée en France en 1807 (loi du 26 novembre 1807) par Napoléon Ier (Voir : fr.jurispedia.org/index.php/ Cour_des_comptes_(fr)) 2
Version du système capitaliste dans laquelle le plus grand nombre de personnes est détenteur d'actions
(actionnariat populaire). Il ne faut pas confondre capitalisme populaire (notion d'actionnaires individuels) et actionnariat salarié (notion de salariés-actionnaires). (http://gaullistes.free.fr/participation.htm) 3
Leurs activités ont revêtu un caractère irrationnel et spéculatif et
ont été à la recherche de toutes les occasions
de réaliser un gain pécuniaire quelque soit la manière. (WEBER (Max), « L’éthique protestante et l’esprit du CAPITALISME », 1904-1905)
Germond et Bonnault 4 ; l’audit se définit comme étant « l’examen technique rigoureux et constructif auquel procède un professionnel compétent et indépendant en vue d’exprimer une opinion motivée sur la qualité et la fiabilité de l’information financière présentée par une entreprise au regard de l’obligation qui lui est faite de donner en toutes circonsta nces,
dans le
respect des règles de droit et des principes comptables en vigueur, une image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière et de ses résultats ». Pour J. Raffegeau5, l’audit est défini comme un ensemble de techniques d’informations et d’évaluation mises en œuvre au sein d’une démarche cohérente par un
professionnel afin de porter un jugement par référence à des normes et formuler une opinion sur une procédure ou les modalités de réalisation d’une opération. L’audit n’est pas
uniquemen t un ensemble de techniques d’information et d’évaluation de la qualité d’une action, c’est un examen précis et précieux sur la conduite de l’action et sur son résultat .
De
son coté et dans le même ordre d’idées, M. Gervais 6 avance que l’audit est l’activité
qui
applique, en toute indépendance, des procédures et des normes d’examen en vue d’évaluer l’adéquation et le fonctionnement de toute ou partie des actions dans une organisation par
référence à des normes. On peut donc conclure, d’après les définitions précitées, que l’audit est une démarche, structurée et bien organisée, qui vise à examiner les procédures en vigueur au sein d’une
organisation, afin de formuler, par la suite, une opinion sur la qualité de celles-ci et si elles correspondent ou pas à des normes bien déterminées. C. Typologie de l’audit: Audit interne, opérationnel, de performance…, financier ou qualité, autant de types d’audit dont on entend parler ces jours -ci. Il est
donc nécessaire de faire une différence entre
ces types. Selon les spéc ialistes en la matière, les types d’audit peuvent être classés selon le statut de l’auditeur, la nature de l’audit, son objectif et selon son domaine d’application.
4
GERMOND (Bernard Pierre), BAUNNAULT (René), « Révision et certification des comptes », éditions :
Masson, Paris, 1987, Page 21. 5
RAFFEGEAU (Jean) , DUFILS (Pierre) , MENONVILLE (Didier de), « l’audit financier », éditions : Presses
Universitaires de France – PUF , Paris, 1994. 6
GERVAIS (Michel), « Contrôle de gestion stratégique de l’entreprise », éditions : Economica, Paris, 1991.
§ 1 : Classement selon le statut de l’auditeur
Le classement selon ce critère fait apparaî tre deux types d’audit : l’audit légal et l’audit contractuel.
1. Audit légal
Appelé aussi « commissariat aux comptes ou aux apports », l’audit légal, doit assurer aux actionnaires et aux tiers que les états financiers qui leur sont présentés, donnent une image fidèle des performances et de la situation financière de l'entité. L’aud it
légal est rendu
obligatoire au Maroc par le dahir du 11 août 1922 qui « marocanise » la loi française de 1867 sur les sociétés et insère l’obligation d’un contrôle par un commissaire aux comptes.
Le commissariat aux comptes, supervisé par un commissaire aux comptes, remplit deux missions fondamentales, à savoir la certification et le contrôle de la légalité : A. La certification Les commissaires aux comptes certifient que les comptes annuels sont réguliers, et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulée ainsi que la situation financière et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice ; B. Contrôle de la légalité Les commissaires aux comptes signalent à l’assemblée générale les irrégularités et
inexactitudes relevées par eux au cours de leur mission ainsi que les infractions dont ils ont eu connaissance. 2. Audit contractuel La révision légale des comptes n’est obligatoire que pour certaines entreprises, or, toute entreprise a la faculté, si elle le veut, de s’adresser à un
professionnel indépendant pour
que celui-ci révise ses comptes ou audite sa situation. On parle donc d’audit contractuel. § 2 : Classement selon la nature de l’audit Le classement selon la nature de l’audit distingue entre deux types, à savoir : l’audit interne et l’audit externe. 1. Audit interne
L’audit interne est maintenant une fonction d’assistance au management. Issue du
contrôle comptable et financier, la fonction audit interne recouvre de nos jours une conception beaucoup plus large et plus riche, répondant aux exigences croissantes de la gestion de plus en plus complexe des entreprises. Selon l’I.I.A (The Institute of Internal Auditors)7 :
« L’Audit Interne est une activité
indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur ef ficacité ». L’objectif de cet audit est d’assister les membres de l’entreprise dans l’exercice
efficace de leurs responsabilités. Dan s ce but, l’audit interne fournit des analyses, des appréciations, des recommandations, des avis et des informations concernant les activités examinées. 2. Audit externe
L'auditeur externe exerce les mêmes tâches que l'auditeur interne, seulement que sa mission consiste à auditer d'autres structures. Il est alors amené à se déplacer dans les entreprises pour y vérifier le respect des différentes procédures. Ce métier est beaucoup plus diversifié que le précédant car, pour chaque mission, il est nécessaire de se remettre en cause et de découvrir de nouveaux environnements avec leurs spécificités propres. L'auditeur externe devient donc un véritable expert capable de raisonner très rapidement et surtout doté de véritables capacités d'adaptation. § 3 : Classement par objectifs Le classement selon ce critère nous propose deux types d’audit à savoir l’audit de conformité et l’audit d’efficacité. 1. Audit de conformité
7
Traduction de la définition internationale de l’audit interne, approuvée par the Institute of Internal Auditors
le 29 juin 1999 (voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions d’organisation, P aris, 2002, Page 60).
Appelé aussi audit de régularité, un tel audit consiste à vérifier la bonne application des règles, des procédures, description de postes, organigrammes, systèmes d’information.etc. Il s’agit de comparer ce qui devrait être et à ce qui existe réellement. L’audit de régularité
porte essentiellement sur la conformité des documents, situations, structures par rapport à des normes ou référentiels internes et externes à l’entreprise. Sa mission est d’informer sur tout ce
qui devrait être. C'est donc par rapport à un référentiel que l'auditeur est appelé à se prononcer sur le degré de régularité ou de conformité de l'entreprise et de ses entités opérationnelles et fonctionnelles aux instructions internes et aux dispositions légales et réglementaires, il informe les responsables de toute sorte de déviations ou de distorsions. Il analyse les causes, en évalue les conséquences et enfin; propose des solutions pour réduire l'écart entre la règle et la réalité. 2. Audit d’efficacité Dans le cadre d’un audit d’efficacité, l’auditeur ne se contente pas uniquement de
vérifier la régularité ; conformité de l'entreprise aux référentiels internes et externes, mais il se prononce sur la qualité de ses réalisations en terme d'efficience et d'efficacité. Il cherche ici un écart entre les résultats et les objectifs, c'est à dire un écart entre le but choisi et l'effet produit mais aussi "le pourquoi" de cet écart et le "comment" le réduire. L’audit d’efficacité sert, donc, à examiner la pertinence des organisations et des méthodes, l’adéquation des moyens mis en œuvre par rapport aux objectifs fixés, la rigueur de la gestion et la qualité du management qui sont examinées. L’auditeur ne doit pas seulement
émettre une opinion sur la bonne application des règles mais également sur leur qualité. § 4 : Classement selon le domaine d’application On distingue trois types d’audit à savoir ; l’audit comptable et financier, l’audit opérationnel et l’audit de performances. 1. Audit comptable et financier Selon l’OECCA8
(Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrées en France) :
« l’audit a pour objectifs de permettre à l’expert comptable d’attester de la régularité et de la 8
Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », éditions :Mithaq-Almaghrib,
Rabat, 1996, Page 75
sincérité des comptes annuels et de l’image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise à la fin de l’exercice ». Pour sa part, l’UEEC 9
(Union Européenne des Experts Comptables) avance que :
« l’objet de l’audit des comptes annuels est d’exprimer une opinion sur le fait de savoir si ceux-ci traduisent fidèlement la situation de la société à la date du bilan et de ses résultats pour l’exercice examiné, en tenant compte du droit et des usages du pays où l’entreprise a son
siège ». C’est, donc, une démarche menée par un professionnel compétent et indépendant dans le but d’émettre une opinion justifiée sur la qualité de l’information financière présentée par l’entreprise. A la base, la démarche consiste à vérifier deux principes fondamentaux, à savoir, la régularité et la sincérité. Le respect de ces deux principes donne la garantie de l’image
fidèle. 2. Audit opérationnel Cet audit qui s’applique à toutes actions, sans privilégier leur incidence sur la tenue et
la présentation des comptes, a pour objet de juger la manière dont les objectifs sont fixés et atteints, ainsi que les risques qui pèsent év entuellement sur la capacité de l’entreprise ou d’une entité à définir des objectifs pertinents, à les atteindre et à apprécier leur opportunité. Le contrôle d’une opération de gestion par l’auditeur interne ne saurait rester subjectif.
Il doit nécessairement se fonder sur un certain nombre de règles et principes qui constituent les procédures de l’entreprise ; c’est là le point commun entre l’audit comptable et l’audit opérationnel. De même que l’audit comptable vérifie le respect des règles comptables,
budgétaires et statistiques, de même l’audit opérationnel contrôlera la bonne application des procédures de gestion interne. L’audit opérationnel est réalisé par des spécialistes du secteur examiné, aptes non
seulement à comprendre les détails des procédures techniques, mais aussi à faire preuve d’une connaissance pratique des problèmes posés. 3. Audit de performances (audit de gestion)
Depuis les années quatre-vingt, de nombreux chercheurs se sont attachés à définir la notion de performance et plus récemment cette notion est mobilisée dans la littérature managériale pour évaluer la mise en œuvre par l’entreprise des stratégies annoncées de 9
Voir EL GADI (Abdelhamid), « Audit et contrôle de gestion », IDEM.
développement
durable.
.
Par ailleurs, la mesure de la performance revêt une dimension essentielle au sein de toute organisation dont l’existence dépend de l’efficience. Le concept est cependant loin d’être unidimensionnel ; il existe autant d’approches de la performance que de parties prenantes :
performances économique, technique, humaine. etc, chacun la construit en fonction des objectifs qu’il assigne à l’organisation. L’audit de performances est, donc, une notion relativement nouvelle, née de la volonté de dépasser les objectifs étroits des audits comptables et opérationnels. C’est un au dit
de
l’économie, de l’efficacité et de l’efficience d’une fonction ou d’une organisation qui prédit un accroissement des besoins d’évolution de la gestion et propose de partir de critères de performances existantes et définis par l’entreprise elle-même et d’en juger la pertinence. Rappelons que l’audit de performances dépasse l’audit comptable et l’audit opérationnel. Il les intègre tous en évaluant les per formances globales de l’entreprise.
D. Champs d’action de l’audit: Il serait absurde de parler d’audit sans, pour autant, préciser son champ d’application et ses critères d’efficacité ainsi que de mettre en exergue l’objectivité des auditeurs et leur rôle. En effet, l’audit en tant que démarche structurée et structurante,
intervient dans plusieurs
domaines de gestion de l’entreprise d’autant plus que les auditeurs, acteurs de cette démarche,
doivent se conformer à certaines règles et éviter tout activité pouvant compromettre leur objectivité. Il serait aussi judicieux de donner des éclaircissements sur la notion de contrôle interne vu l’importance qu’elle revêt au sein de la démarche d’audit.
§ 1 : Champ d’intervention et efficacité de l’audit L’audit a pour vocation d’évaluer toutes les opérations, tous les rouages, tous
les
systèmes, toutes les fonctions de l’entreprise. Cette notion d’universalité qui est l’essence même de l’audit s’exerce toutefois, dans un cadre spécifique qui est celui de l’évaluation de l’efficacité du système de contrôle. La performance et l’efficacité de l’audit, quand à eux, peuvent être appréciées à travers les besoins de l’entreprise et les normes d’efficacité des fonctions. Cette appréciation peut
émaner de plusieurs organes ; la direction peut donner son appréciation en fonction du degré de réalisation des objectifs fixés, de leur cohérence avec la politique tracée par l’entreprise, de la couverture des activités et également en fonction du ratio coût-bénéfice, les audités, pour leur part, peuvent apporter leur appréciation sur le rapport d’audit,
quand aux auditeurs
externes, leur recours aux travaux et aux consultations de l’audit, surtout interne, constitue un facteur d’appréciation. Le service de l’audit lui-même, peut apprécier l’efficacité et la
performance en formulant des jugements sur la méthodologie et l’efficacité réelle des prestations, le comité d’audit, quand à lui, effectue le contrôle du suivi de la politique d’audit de l’entreprise, l’établissement des standards de contrôle, le contrôle des éléments essentiels de gestion de l’audit, etc. Il est important de signaler aussi que le système d’appréciation doit être adapté aux besoins réels de l’entreprise ainsi qu’à la taille de son équipe. Quand aux choix des indicateurs,
il
doit
tenir
compte
de
l’environnement
et
intégrer
une
appro che
« d’amélioration » qui permettra de sélectionner les indicateurs dans le cadre des axes de progrès. § 2 : Objectivité et rôle des auditeurs
Les auditeurs doivent effectuer leurs travaux avec objectivité. Celle- ci n’est pas compromise lorsque l’auditeur est amené à
recommander la mise en place de procédures et de
systèmes de contrôle ou à examiner des procédures avant leur mise en application. Par contre, la conception, la mise en place, l’exploitation de systèmes ne sont pas du ressort des
auditeurs. De même, ils ne doivent pas rédiger des procédures. De telles activités risquent en effet de compromettre l’indépendance et l’objectivité de l’audit. Déclaration, code d’éthique et normes constituent des références incontournables pour l’auditeur. Ils donnent
à la profession sa véritable dimension et renforcent sa crédibilité. Mais
il faut bien voir que ces éléments et notamment les normes de management ont été faites par les Américains, pour des Américains, et qu’elles ne sont pas nécessairement adaptées à
la
culture des autres pays. Elles doivent donc être adaptées dans une certaine mesure aux spécificités de chacun. Les auditeurs ne sont pas des experts en détection des fraudes. Il ne faut, donc, pas se tromper de métier, se transformer en enquêteur ou en policier, mais réduire son rôle à des actions spécifiques et bien déterminés. Dans ce cadre, l’auditeur doit informer les autorités compétentes (à commencer par le Directeur de l’Audit) de l’existence d’indices et de se
garder de tout triomphalisme. Il doit aussi réaliser des investigations complémentaires pour asseoir son constat, collaborer avec les spécialistes (si il est sollicité), et surtout, s’assurer que
toutes les bonnes mesures de contrôle interne ont été prises pour éviter le retour de tels incidents.
§ 3 : Le contrôle interne 1. Définitions Les définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord se fait sur l’essentiel ; ensemble de dispositions permettant la maîtrise de la gestion de l’entreprise. Les
auditeurs externes, commissaires aux comptes et experts comptables ont été les premiers en France à développer la notion de contrôle interne et ce pour atteindre les objectifs spécifiques assignés à leur fonction : certifier la régularité, la sincérité et l’image fidèle des comptes et résultats. Le contrôle interne est donc pour eux un moyen alors que pour les auditeurs internes il s’agit d’un objectif. Pour l’Ordre des Experts Comptables et Comptables Agrée en France 10
le contrôle
interne est « l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’un coté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la Direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et les procédures des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle -ci».
de chacune
Le contrôle interne est,
donc, un ensemble de dispositifs mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour
maîtriser le fonctionnement de leurs activités. 2. Objectifs Général du CI :
A. Maîtrise de l’entreprise : Elle suppose :
la conduite ordonnée et efficace des opérations,
la réalisation des objectifs et des buts.
Cette maîtrise de l’entreprise exige, la définition claire des objectifs, des budgets, des structures et de procédures : un ensemble de dispositifs qu’on appelle contrôle de gestion.
B. Sauvegarde des actifs : Le contrôle interne à pour objectif la protecti on du patrimoine de l’entreprise contre les risques :
10
de la mauvaise utilisation des ressources de l’entreprise,
Voir RENARD, (Jaques), « Théorie et pratique de l’audit interne » 4ème édition, éditions d’organisation, Paris,
2002, Page 118)
de fraude.
Le patrimoine de l’entreprise peut prendre différentes formes : financier,
technologique, image de marque, savoir faire. Le dirige ant de l’entreprise est tenu, donc, de s’assurer que tous les actifs de la société sont protégés en permanence contre les risques.
C. Assurer la qualité de l’information : Le contrôle interne se donne également pour objectif, l’instauration d’un système
adéquat d’information de qualité. Une entreprise ne peut être gérée, dirigée ou maîtrisée si elle ne possède pas un système d’information vérifiant les caractéristiques suivantes :
Enregistrement des opérations à la source, dans les plus brefs délais,
Autorisation des opérations et vérification de l’information à la source,
Regroupement des informations par catégories homogènes à chaque étape de traitement,
Respect des normes généralement admises et des règles internes à l’entreprise
pour la présentation d e l’information comptable,
Diffusion de l’information aux personnes censées entreprendre une action ou
contrôler sa validité dans les délais les plus courts. Il est évident que la qualité de l’information ne peut être assurée que par la mise en
place de contrôles réguliers. Ces contrôles forment une partie intégrante des systèmes d’information quels qu’en
soient les moyens de traitement , bien qu’on y pense plus
particulièrement lors de la conception et la mise en place d’un système informatique.
D. Assurer l’application des instructions de la direction : Les instructions sont communiquées sous diverses formes automatisées, écrites ou verbales ; elles peuvent revêtir un caractère permanent, temporaire ou ponctuel. En fait, il arrive, par fois, que des instru ctions données dans une entreprise n’ait aucune signification ni à court terme ni à long terme pour ceux qui les reçoivent Il convient donc de s’assurer , dans un premier temps, par un contrôle à priori, que l’objectif des instructions est bien défini et
que les instructions même sont claires, appropriées
et compréhensibl es, d’une part, et d’autre part, qu’elles sont adressées spécifiquement aux personnes habilitées et formées pour les interprétés correctement.
Dans un deuxième temps, par un contrôle, à p osteriori, l’émetteur de l’instruction doit s’assurer de son application.
E. Favoriser l’amélioration des performances : L’amélioration des performances sous-entend le respect d’une efficacité certaine et, à
moindre degré, une certaine efficience dans la ge stion de l’entreprise. L’efficacité concerne la capacité d’une organisation à atteindre l’objectif qu’elle s’est fixée, l’efficience est la qualité de l’organisation, qui lui permet d’être efficace au moindre
coût. 3. Objectifs par cycle et opérations
A. Cycle achat /fournisseur S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Toutes les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements pris par l’Entreprise
Les biens et services reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité et la quantité et qu’ils sont enregistrés sans délais
Les biens et services retournés ainsi que les réclamations concernant les quantités, qualités ou délais de livraisons, sont suivis de façon à obtenir des avoirs pour ces éléments
Les factures sont contrôlées avec les bons de réception pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiements; et que ces factures sont approuvées avant d’être enregistrés dans les
comptes fournisseurs et dans les comptes de charges
Toutes les dettes ou créances concernant des biens et services et services reçus ou retournés sont enregistrées dans les livres, même si les factures ou avoirs correspondants ne sont pas encore reçus ou approuvés
B. Cycle trésorerie S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque
L'encaissement des effets (chèques) est régulièrement suivi
Les paiements sont justifiés et dûment autorisés
Toutes les recettes et dépenses sont comptabilisées C. Cycle vente /clients
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Tous les biens et services fournis et les services rendus à la clientèle sont correctement facturés et comptabilisés.
Les rabais, remises, ristournes accordés aux clients et les créances passées en pertes sans dûment autorisés et correctement comptabilisés
Les biens et services ne sont pas livrés aux clients qui ont atteint leur limite de crédit et qui représentent un ris que pour l’Entreprise
Les créances sont recouvrées avec célérité
Le système de comptabilisation des comptes clients et des autres comptes affectés par les opérations de ventes est fiable
S'assurer que les créances détenues font l'objet d'une provision D. Cycle stock
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les procédures mises en place dans l’Entreprise permettent :
Une saisie exhaustive des mouvements physiques de stocks qui lui appartiennent
Une protection suffisante des stocks
Les coûts imputés aux stocks sont déterminés avec précision.
Les procédures mises en place dans l’entreprise permettent une identification
précise des stocks à déprécier.
E. Cycle immobilisation S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les acquisitions d’immobilisations sont dûment autorisées et correctement comptabilisées
Les retraits d’immobilisations sont dûment autorisés et correctement
comptabilisés
Les immobilisations existent, appartiennent bien à l’entreprise, et qu’elles sont
correctement évaluées et classées
La dotation aux amortissements (et provisions pour dépréciation) respecte les principes généralement admis F. Opération comptable
S'assurer :
Que la comptabilité est correctement organisée
Que la fiabilité des informations enregistrées ou produites G. Opération paie
S’assurer que :
Les séparations de fonctions sont suffisantes
Les personnes figurant dans le journal de paie ont bien droit à leur rémunération
La paie est établie correctement
Le paiement s’effectue avec la sécurité
Les conditions légales sont respectées (notamment les prêts au personnel)
nécessaire
B. Section 2 : La démarche générale de l’audit
L’auditeur suit une démarche qui se décline en trois phases comportant chacune une série d’actions :
Phase de préparation
Phase de réalisation
Phase de conclusion
A. Phase de préparation. 1.
La prise de connaissance générale de l’entreprise
L’auditeur acquiert cette connaissance au travers : L’étude de la documentation externe (données et réglementation générales et spécifique : environnement international, national et sectoriel) et
interne à l’entreprise
(procédure, organigramme, plan stratégique,….)
Les contacts directs (entretiens avec les dirigeants et les différents responsables des services,…) Les l’examen analytique préliminaire permettant à l’auditeur de procéder au découpage de l’activité de l’entreprise et a l’établissement d’un plan d’audit et d’un
programme de travail. 2. Le découpage de l’activité à auditer
Le découpage se fera par module (ou section ou sous section) des états financier. L’auditeur regroupera et scindera les sections en fonction de leur importance, de leur
homogénéité, de leur lien. Les sections de travail généralement retenues sont les suivantes :
Les investissements,
La valeur d’exploitation,
Les ventes et les créances clients,
Les achats et les dettes fournisseurs,
La trésorerie et le portefeuille des titres,
Les capitaux propres et résultats,
Les opérations de financement,
Les charges de personnel, …
3. Le pl an général d’audit
Le plan général d’audit (ou plan de mission) est un document qui résume les différentes informations obtenues par l’auditeur suite aux étapes précitées et précise les conclusions et décisions qu’il tire pour la réalisation de sa mission. Un plan d’audit con tient
généralement : Une présentation de l’entreprise (ou de l’entité auditée), les principales évolutions de
la période et leurs explications obtenues ou à confirmer, La nature de la mission, ses particularités éventuelles, L’identification des risques généraux et des risques spécifiques à la mission,
La détermination du seuil de signification, La stratégie d’audit retenue :
Evaluation du contrôle interne
Ou examen direct des comptes
Les éléments d’organisation interne relatifs à l’équipe, au planning et au budget, L’approche à retenir. 4. Le programme de travail détaillé
Le programme de travail décrit avec précision les éléments suivants :
La nature des travaux à effectuer,
L’étendue des travaux,
Le calendrier des travaux.
B. Phase de réalisation 1. L'appréciation du contrôle interne
Depuis quelques années, la notion de contrôle interne a été introduite dans tous les domaines d’activités économiques, aussi bien dans les pays développés que dans les pays
sous-développés. A. La description du système du contrôle interne :
A partir de l’examen du manuel des procédures ou des entretiens réalisés avec les principaux acteurs de l’entreprise, l’auditeur recense et formalise,
pour chaque section de
travail, toutes les procédures qui caractérisent le déroulement des opérations depuis l’opération elle même jusqu'à sa comptabilisation.
Les techniques utilisées à ce niveau sont :
le mémorandum (description narrative),
le diagramme de circulation (représentation graphique des circuits) B. Les tests de conformité :
Les tests de conformité (ou d’existence ou encore de réalité) ont pour objectifs de s’assurer de la bonne compréhension de la procédure par l’auditeur et que la procédure décrite est conforme à la réalité. Ainsi, l’auditeur suit
quelques transactions tout au long de la
procédure Exemple : prendre quelques bons de commande client, les rapprocher des bons de livraison, des factures et des mouvements d’inventaire. L’auditeur n’a pas à vérifier que la procédure est bien appliquée m ais
simplement
qu’elle existe. C. La première évaluation du contrôle interne :
A partir des étapes précédentes et à l’aide du questionnaire de contrôle interne, l’auditeur est en mesure d’identifier les faiblesses et les forces liées à la conception de
chacune des procédures examinées. Exemple : défaillance de la procédure d’inventaire physique D. Les tests de permanence :
Les tests de permanence ont pour objectif de vérifier que les contrôles internes, mis en place par l’entreprise pour assurer la fiabilité
des informations financières, ont été
effectivement appliqués sur toute la période sous revue L’auditeur teste que les points forts « théoriques » se vérifient en pratique et qu’ils
sont appliqués de façon constante. E.
L’évaluation définitive du contrôle
interne :
L’auditeur récapitule dans un document de synthèse les faiblesses de conception relevées à partir des tests de conformité et les faiblesses d’application identifiées à travers les
tests de permanence.
L’auditeur examine les conséquences de son
évaluation définitive du contrôle interne
sur le programme de contrôle des comptes, sur son opinion et sur la lettre de recommandation dans laquelle l’auditeur signale à l’entreprise les faiblesses méritant d’être corrigées.
Trois caractéristiques princip ales sont à la base d’un bon système de contrôle interne :
1)
Un plan d’organisation qui prévoit une séparation des taches et des
responsabilités entre les collaborateurs ;
2)
Un système de procédures d’autorisation et d’enregistrement bien appliqué
pour permettre un contrôle comptable raisonnable sur les différents acteurs, sur les engagements ainsi que sur les produits et les charges ;
3) Des méthodes solides et éprouvées doivent être suivies et adoptées pour l’accomplissement des différentes taches et fonctions de chacun des services prévus dans l’organisation de l’entreprise. Le personnel doit posséder une
qualification adaptée à la nature des responsabilités qui lui sont attribuées. 2. Examen des états de synthèse
Au terme de l’évaluation définitive du contrôle interne, l’auditeur recherche, pour chaque force et chaque faiblesse, l’impact qu’elles ont ou peuvent avoir sur la régularité et la
sincérité des comptes. Autrement dit, il détermine aussi précisément que possible, les garanties que lui apportent les points forts et les risques que génèrent les points faibles. Sur la base de ces présomptions, l’auditeur connaît plus ou moins donc, les éléments de preuve qui lui manque
pour donner à son opinion un caractère objectivement raisonnable. Il peut en conséquence adapter son programme d’audit de manière à les obtenir sans déployer d’efforts inutiles. Pour
cela il dispose de plusieurs techniques : A. La revue analytique
La revue analytique détaillée est néces saire afin d’obtenir un degré d’assurance satisfaisant, elle constitue une étape importante pour définir les risques accrus et élaborer son plan d’audit. Le degré d’assurance obtenu dépend des limitations inhérentes aux procédures
analytiques et de la rigueur avec laquelle les tests sont effectués. Il convient de noter que l’objectif principal de la revue analytique est avant tout d’identifier les variations imprévues ou l’absence de variations prévues susceptibles de révéler l’existence d’un risque d’inexactitude.
Les procédures de revue analytique comprennent les travaux suivants : Prendre en considération l’activité du client et son environnement en tenant compte
des systèmes d’information et des procédures de contrôle interne. Apprécier les
éléments comptables en fonction de notre anticipation, notamment: Analyser les variations des soldes par catégorie pour la nécessité d’obtenir un détail
par filiale, par ligne de produit, par division, etc. ;
Détailler le solde par catégorie et examiner chaque catégorie pour détecter d’éventuelles anomalies ;
Analyser les variations importantes. S’assurer de la concordance entre les variations et
les différents postes liés à celles-ci, Préparer une analyse mettant en relation les variations d’une année sur l’autre Evaluer la fiabilité des données, en tenant compte des résultats de l’évaluation de
l’environnement de contrôle.
Déterminer à partir de quel niveau (en valeur et en %) les écarts constatés entre les comptes et nos attentes devront déclencher des recherc hes d’explications détaillées.
Obtenir des explications des écarts par rapport à l’évolution attendue, qui puissent être
contrôlés par d’autres éléments de preuve (passer en revue les balances auxiliaires,
examiner les documents justificatifs...). B. Observation physique L'observation physique est l’un des moyens les plus efficaces permettant de s'assurer
de l'existence réelle d'un actif, elle n'apporte cependant qu'une partie des éléments probants qui sont nécessaires à l'auditeur pour fonder son jugement. Seule l'existence du bien est confirmée. Les autres éléments, tels que propriété du bien, valeur attribuée, etc., doivent être vérifiés par d'autres techniques. Cependant, l'observation physique peut, dans certains cas, apporter une partie des éléments probants concernant la propriété ou la valeur du bien. Il appartient à l'auditeur de déterminer les conditions auxquelles il soumet la mise en œuvre de l'observation physique ainsi que l'étendue de son application.
Les éléments pouvant faire l'objet d'un examen physique sont très nombreux. Par rubrique du bilan, on peut noter:
Immobilisations corporelles ;
Stocks dans l'entreprise ou chez des tiers lorsqu'elle en est propriétaire ;
Effets et espèces
Bien que l'observation physique puisse être effectuée ponctuellement par l'auditeur tout au long de l'exercice de sa mission, elle est le plus souvent mise en oeuvre au moment des inventaires des divers éléments évoqués ci-dessus par 1'entreprise. La responsabilité des prises d'inventaire est du ressort de la direction de l'entreprise. L'auditeur doit s'assurer que les dirigeants assument cette responsabilité et ont mis en place des procédures de contrôle physique satisfaisantes. Une façon efficace de s'en assurer est d'assister aux contrôles effectués par l'entreprise. Dans la plupart des cas, l'auditeur se limitera à constater que les procédures existent, qu’elles sont satisfaisantes et correctement appliquées. Il complétera cette observation par un
nombre de comptages dont le volume dépendra de la qualité des procédures d'inventaire mises en place par l'entreprise et de la fiabilité du système de contrôle interne concernant les actifs inventoriés et leur enregistrement. C. Confirmation directe :
La confirmation directe est une procédure qui consiste à demander à un tiers ayant des liens d'affaires avec l'entreprise vérifiée de confirmer directement à l’auditeur des
informations concernant l'existence d'opérations, de soldes, ou tout autre renseignement il appartient au commissaire aux comptes de déterminer les conditions auxquelles il soumet sa mise en œuvre ainsi que l'étendue de son applicati on. La confirmation directe permet, en général, à l’auditeur d'atteindre ses objectifs plus
rapidement et de façon plus satisfaisante que d'autres moyens de contrôle. Cependant elle peut ne pas être suffisante puisqu’elle ne constitue qu'une partie des éléments probants que
l'auditeur doit réunir pour fonder son jugement. Par exemple, une confirmation de solde reçue d'un client donne une qualité de preuve très satisfaisante quant à l'existence de la créance. Elle ne signifie pas que le client est solvable et que la créance sera encaissée. Des procédures alternatives devront également être mises en œuvre pour vérifier que
toutes les créances non
réglées figurent dans les comptes. Il est en principe préférable de demander une confirmation de solde ou d'information à la date de clôture. Le rapport de l'auditeur étant sur les états de synthèse établis à la date de clôture, l'élément confirmé sera directement utilisable. Cependant lorsque le système de contrôle interne est satisfaisant, les demandes de confirmation peuvent porter sur une date autre que celle de la clôture. Il sera alors nécessaire de s'assurer que les conclusions que l'on a pu tirer de ces confirmations sont toujours valables à la date d’échéance.
Par contre, certaines confirmations doivent être faites systématiquement à la date de clôture, par exemple la recherche des engagements et passifs éventuels auprès des conseils juridiques ou du Greffe du tribunal de première instance. L'efficacité de la technique de confirmation directe est subordonnée au respect de certaines règles pratiques concernant
La sélection des comptes à confirmer,
La présentation, le contrôle et l'expédition des demandes,
L'exploitation des réponses,
Le traitement des demandes sans réponses.
C. Phase de conclusion 1. La synthèse des travaux d’audit
Cette synthèse porte sur l’étendue des travaux et sur les erreurs et inexactitudes
identifiées qui n’auraient pas déjà été prises en compte par l’entreprise. L’auditeur décide si tous les travaux nécessaires ont été effectués et récapitule les
erreurs et les inexactitudes relevées et examine leurs ajustements .Il compare le total des montants des ajustements au seuil de signification tel qu’il l’a défini au début de sa mission. 2. Le rapport d’audit et l’opinion de l’auditeur
L’auditeur est tenu à l’établissement d’un rapport général relatant son opinion sur les
états financiers et le cas échéant d’un rapport spécial. Lorsque tous les contrôles ont été effectués et évalués, et que l'auditeur externe a déterminé si les états financiers ont été préparés conformément à un référentiel comptable pertinent, celui-ci doit être en mesure d'émettre une opinion écrite sur les états financiers dans leur ensemble. Cette opinion constitue l'élément essentiel du rapport d'audit. 1.
Le rapport d'audit
Selon la norme ISA 700, le rapport d'audit doit comporter les éléments suivants :
Intitulé
Destinataire
Paragraphe de présentation ou d'introduction (comportant l'identification des états financiers audités et le rappel des responsabilités respectives de la direction de l'institution et de l'auditeur)
Paragraphe portant sur l'étendue de l'audit (faisant référence aux normes ISA ou aux normes ou pratiques nationales applicables, et décrivant le travail effectué par l'auditeur)
Paragraphe d'opinion (indiquant l'opinion exprimée par l'auditeur sur les états financiers)
Signature de l'auditeur
Date du rapport
Adresse de l'auditeur Le paragraphe d'opinion est l'élément essentiel du rapport d'audit. L'auditeur externe
peut émettre plusieurs types d'opinion :
Opinion sans réserve
Opinion sans réserve avec observation(s)
Opinion avec réserve
Impossibilité d'exprimer une opinion
Opinion défavorable a. Opinion sans réserve
L'auditeur émet une opinion sans réserve lorsqu'il est satisfait des éléments audités, dans tous leurs aspects significatifs, et conformément aux termes de référence définis : - L'information financière a été préparée en utilisant un référentiel comptable acceptable, appliqué de manière cohérente. L'information financière est conforme aux réglementations en vigueur et aux exigences statutaires. - L'image reflétée par l'information financière dans son ensemble est conforme à la connaissance que l'auditeur a de l'activité de l'organisation ou de l'agence. - L'information financière est, dans tous ses aspects significatifs, présentée de façon appropriée. - Les exigences additionnelles requises dans les termes de référence ont été satisfaites. b. Opinion sans réserve avec observation(s)
Le rapport d'un auditeur peut être modifié par l'ajout d'un paragraphe « d'observation», pour mettre en lumière un élément affectant les états financiers. Ce paragraphe est
généralement inclus après le paragraphe d'opinion et doit explicitement précisé qu'il ne remet pas en cause l'opinion exprimée par l'auditeur. c.
Opinion avec réserve
Dans certaines circonstances, l'auditeur externe peut choisir d'émettre une opinion avec réserve. Une telle opinion résulte généralement soit d'une limitation de l'étendue des travaux d'audit, soit d'un désaccord avec la direction concernant le bien-fondé des procédures comptables ou la pertinence de la présentation des états financiers. L'auditeur doit se référer à l'ISA 700 qui stipule : Une opinion avec réserve doit être exprimée lorsque l'auditeur estime ne pas pouvoir donner une opinion sans réserve, et que le désaccord avec la direction ou la limitation de l'étendue de l'audit n'ont pas une importance ou des conséquences telles qu'elles justifieraient l'expression d'une opinion défavorable ou l'impossibilité d'exprimer une opinion. d.
Note à la direction
Produit complémentaire du processus d'audit externe, la note à la direction identifie les problèmes et faiblesses apparus au cours de l'audit, et propose des recommandations constructives qui peuvent aider la direction à mieux gérer les activités de l'institution et à consolider les contrôles internes. Ce document communique les résultats de l'auditeur au conseil d'administration ou au comité d'audit de l'institution. L'auditeur externe doit porter beaucoup d'attention à la préparation de la note à la direction. Cette lettre est particulièrement importante pour les institutions de micro finance, qui ont souvent des contrôles internes faibles. Trop souvent, les auditeurs rédigent une note à la direction standard, abordant des problèmes généraux sans apporter vraiment de solution aux problèmes spécifiques de l'institution, ni beaucoup de conseils concrets à la direction pour résoudre ces problèmes. Avant de rédiger la version définitive de la note à la direction, l'auditeur doit soumettre une première version à la direction, de façon à ce qu'elle puisse lui faire part de ses remarques.
IV.
Chapitre 2 : L’audit du cycle achat fournisseur
Le deuxième chapitre de cette première partie portera sur : Le contrôle interne de cycle achat et L’audit du compte -fournisseur-. C. Section 1 : Contrôle interne du cycle achat fournisseur
A. La fonction achat :
La fonction achats est définie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens ou services nécessaires au fonctionnement de toute entreprise. Les objectifs de cette fonction sont les suivants : Que
les besoins soit convenablement identifiés et réels
Que
la commande soit faite auprès de fournisseur idéal
Que
la réception soit conforme à la commande
Que
la facturation soit réelle et conforme à la réception
Que
le paiement soit conforme à la facturation
B. Les services intervenants Dans le cadre d’un bon contrôle
interne, on rencontre généralement les services
suivants (ou une séparation entre différentes personnes des tâches correspondantes à accomplir) : A.
Services initiateurs de la commande.
Ils émettent des « demandes d’achat » dans
des limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs B.
Service « Achats ».
Il établit les bons de commande sur la base soit des
demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs
et
surveille les délais de livraison. C.
Service « Réception ». Il s’assure de la conformité de la livraison avec la
commande (quantité et qualité). D.
Service « Stocks ».
enregistrements correspondants.
Il reçoit la marchandise du service « Réceptions » et fait les
E.
Service « Comptable ».
Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été
approuvées. F.
Service « Trésorerie ». Il met la facture en paiement en s’assurant de son
approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, sur la date et sur le moyen de paiement) C. Les étapes du cycle achat fournisseur :
Les étapes du cycle achat fournisseur sont les suivant : A. Le déclenchement de la commande
1) Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l’assurance que les commandes d’achat de marchandises ou de biens et services sont faits en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes
autorisées à le faire. Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : Qui peut déclencher la commande ? Quand passer la commande ? Quelle quantité faut-il commander ? A quel fournisseur doit- on s’adresser ? 2) Organisation correspondant à ces objectifs Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation
satisfaisante : a)
Une demande d’achat est établie par les services utilisateurs et transmise au
service « Achats ». b)
Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des
exemplaires standards et pré numérotés, à partir des demandes d’achat par le service
« Achats ».
c)
Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de
réception, de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement
comptable et du règlement des factures. d)
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par
écrit et un montant maximum autorisé est défini. e)
Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de
l’entreprise.
f)
La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de
commande. g)
Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des
possibilités offertes, le meilleur prix en égard à la qualité exigée. Généralement, il existera une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services achetés comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l’objet d’une remise en cause et d’une mise à jour périodiques. B. L’acceptation des livraisons (ou de service rendu)
1) Objectifs du contrôle interne
En ce domaine, ils sont amené à garantir que:
Les délais de livraison prévus sont respectés
Les livraisons (ou le service rendu) ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande
Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.
2) Organisation correspondante Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation
satisfaisante : a)
Un bon d’entrée (ou de réception) doit être établi pour chaque
réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés. Dans le cas de petites entreprises, lorsqu’il s’agit d’achats standards, un double du bon
de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas
l’utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui -ci
soit numéroté
dès son arrivée. b)
Un contrôle, dès réceptions, doit être prévu. Les livraisons ne doivent être
acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l’entreprise.
Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en deux temps : -
Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de réception -
Contrôle de qualité de la marchandise reçue. Cela ne peut être fait que par une
personne compétente (en général, un technicien), qui procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages. Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. c)
Une fois ces contrôles effectués, l’acceptation de la livraison doit être indiquée
par l’envoie de doubles du bon de réception au service «
Achats », à la comptabilité et, s’il
s’agit de marchandises à stocker, au magasin.
Pour le magasin, le bon de réception accompagne la marchandise et sert de « prise en charge » Pour le service achats, cela lui permet d’être informé de la livraison et de surveiller les
délais de livraison Quant à la comptabilité, nous verrons que le bon de réception lui sert en attente de la facture et lui permet de tenir une comptabilité en I.P. d)
Le service « Achats » surveille les délais de livraison à partir des bons de
commandes expédiés et effectue les relances nécessaires. C. La constatation des dettes et le paiement des factures
1) Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir que: -
Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et
des services -
La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
a)
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour
lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement
à la comptabilité les doubles des
bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à la comptabilité, d’une part, d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture, d’autre part, de pouvoir c onnaître
à tout
moment l’ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été
reçue. b)
Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient
évités : -
La perte ou simplement l’absence de suivi des factures four nisseurs.
Dans cet
esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent les utiliser (par exemple au service « Achats » pour vérification des prix facturés). -
Les confusions dans la tenue des comptes « fournisseurs » qui peuvent donner
lieu à des litiges et détériorer l’image de marque de l’entreprise.
-
Les retards de règlements qui peuvent se traduire par le versement d’indemnités.
-
L’enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations.
A cet égard, on pourra mentionner les procédures suivantes : -
Dès leur réception, les factures doivent être numérotées, afin de permettre leur
identification, et datées afin de mém oriser leur date d’arrivée. -
Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter
que l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice au moment de l’établissement du bilan).
-
Un certain nombre d’opérations doivent être effectuées avant l’enregistrement de
la facture :
Rapprochement de la facture et du bon de réception (celui-ci a normalement dû
être rapproché du bon de commande) : on doit en effet s’assurer que la facture correspond à une livraison effective et acceptée.
taxes.
Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaires, calcul des
-
Approbation de la facture, par une personne responsable ; Une fois enregistrée, la facture devra être classée dans un échéancier , jusqu’à ce
qu’elle soit payée.
c)
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit
être en mesure de les suivre ; par exemple : -
En cas de retour des marchandises après un premier usage qui n’a pas donné
satisfaction, il con vient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faudra demander au fournisseur d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par diverses
négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l’objet d’un contrôle constant, notamment à l’occasion de l’établissement des comptes de fin d’exercice ;
-
En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux
modalités de règlement ; -
Si des avances sont versées au fournisseur, les procédures adéquates doivent
être mises en place, pour que ces avances viennent en déduction du règlement définitif. D. Paiement des factures
1) Objectifs du contrôle interne
Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : -
Les factures sont contrôlées avant mise en paiement
-
La mise en paiement est dûment autorisée
-
Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
2) Organisation correspondant à ces objectifs
Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne. a)
Le service comptable doit comparer les éléments figurant sur la facture : prix,
qualité, quantités, avec copie des bons de réception et des bons de commande. b)
La mention « bon à payer » ne doit être portée sur la facture qu’après
comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.
Le bon à payer doit être porté uniquement sur l’original, afin d’éviter de le donner
plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » sera indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l’original. Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement, afin d’éviter les
doubles comptabilisations. Les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement. E. L’information et le contrôle de l’information L’auditeur interne doit s’assurer en permanence que les procédures mentionnées ci -
dessus sont correctement appliquées (notamment les délégations de responsabilité). D’autres travaux pourront porter sur l’examen des justificatifs tels que les factures, les
relevés des fournisseurs, les contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de détecter des engagements non enregistrés). Enfin, en relation avec les problèmes de trésoreri e, l’auditeur interne pourra porter une attention particulière aux escomptes non demandés, aux paiements anormalement anticipés. D. Section 2 : Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés
A. Objectifs d’audit du compte : Les principaux objectifs d’audit des fournisseurs et
comptes rattachés consistent à
vérifier que : • Toutes les dettes fournisseurs figurant au bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise pour des produits ou des prestations
reçues. • Toutes les dettes fournisseurs de l’entreprise à la date de clôture sont comptabilisées
au bilan. • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de
clôture. • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés ne sont pas couverts par des garanties
sur les actifs, privilèges ou autres nantissements. • les comptes fournisseurs et comptes rattachés sont correctement présentés, imputés et décrits dans les comptes annuels, y compris dans l’annexe, conformément aux principes
comptables généralement admis, appliqués de manière constante.
Les principaux comptes concernés : • Dans le bilan :
-
Avances et acomptes reçus sur commandes en cours,
-
Fournisseurs,
-
Fournisseurs - effets à payer
-
Fournisseurs - factures non parvenues.
• Dans le compte de résultat :
-
Achats,
-
Autres charges externes. B. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs
1) Procédures d’examen analytique :
Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et enquêter sur les changements inattendus (des changements dans les fournisseurs principaux, dans la proportion des soldes débiteurs, dans l’ancienneté des soldes...) ou sur l’absence de
changement attendu. Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents. 2) Procédures de base :
Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise auditée afin de vérifier
le délai d’encaissement (avoirs) ou de décaissement.
Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats, les bons
de réception, les factures des fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôture, et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice.
Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire
physique ou celle de clôture en examinant les décaissements postérieurs à la date de clôture, les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures.
Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer.
3) Procédures générales :
Vérifier les imputations comptables du journal des achats en comparant la
nature des produits ou prestations achetés avec les intitulés des comptes.
Revoir les avoirs et autres ajustements intervenus après la date de clôture.
Pointer le solde des comptes fournisseurs et comptes rattachés avec le grand
livre et les comptes annuels.
Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets à payer figurant au bilan
avec la balance fournisseurs, ou éventuellement, avec le total de l’échéancier des effets à
payer.
Rapprocher les montants importants des soldes fournisseurs des factures ou des
relevés émis par les fournisseurs, et s’assurer par sondage de l’apurement en banque des comptes effets à payer, sauf pour les soldes ayant fait l’objet d’une confirmation.
Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances ou
acomptes versés et sont classées à l’actif du bilan.
S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture et que la
différence de change figure dans le compte « Ecart de conversion actif ou passif ».
Pour les fournisseurs factures non parvenues, vérifier l’exercice de
rattachement avec le bon de réception et l’évaluation avec le bon de commande. Vérifier l’enregistrement en stocks.
Obtenir pour les principaux fournisseurs les conditions générales d’achats, et
vérifier que tous les rabais, remises et ristournes à obtenir ont été provisionné à la date de clôture. Expliquer toutes les variations importantes par rapport à l’exercice précédent.
Revoir les principau x contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer
qu’il n’existe pas d’engagements d’achats à des prix excédents leurs valeurs probables de
réalisation.
Vérifier que toutes les informations relatives aux comptes fournisseurs et
comptes rattachés s ont incluses dans l’annexe pour que les documents de synthèse donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats. Cette annexe comporte l’état des échéances à la clôture. Vérifier la régularité et la sincérité de ces
informations.
4) Les erreurs possibles :
Des produits et des prestations reçus des fournisseurs ne sont pas
comptabilisés.
Des crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de
produits ou de prestations.
Des dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement.
Des charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant.
Des achats effectués après la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice.
Les montants dus aux fournisseurs ne sont pas tous crédités aux comptes de
fournisseurs.
Des crédits aux comptes de fournisseurs ne correspondent pas à des dettes
fournisseurs.
Le journal des achats n’est pas correctement totalisé.
Les totaux du journal des achats ne sont pas correctement centralisés dans le
grand livre.
Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal
des achats.
Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas
comptabilisés.
Des débits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des décaissements
en faveur des fournisseurs.
Des décaissements comptabilisés en faveur des fournisseurs ne correspondent
pas aux montants décaissés.
Des décaissements effectués dans l’exercice sont comptabilisés dans l’exercice
suivant.
Des débits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des décaissements.
Le journal des décaissements n’est pas correctement totalisé.
Les totaux du journal des décaissements ne sont pas correctement centralisés
dans le grand livre.
Les décaissements ne sont pas correctement enregistrés dans le journal des
décaissements.
Les décaissements ne sont pas correctement enregistrés dans le grand livre
auxiliaire fournisseurs.
V.
Chapitre I : Présentation de la Société auditée « Institut Nationale de la Recherche Agronomique »
VI. E. Section 1 : Présentation de l’INRA
L’Institut Nationale de la Recherche Agronomique est un établissement public à caractère
scientifique opérant dans le domaine de la recherche agronomique crée par la loi n° 40-80, promulguée par le Dahir n° 1.81.204 du 3 Joumada II 1401 (08 avril 1981) et mis en application par le décret n° 2.81.348 du 3 Joumada I 1402 (22 Mars 1982) A. Les missions de l’INRA :
Elles se présentent comme suit :
La production des connaissances scientifiques et des innovations dans les
domaines de l’agriculture et l’élevage ;
Le contrôle des recherches, études et travaux effectués pour le compte des
entreprises publiques ;
La diffusion de documents relatifs tant à ses propres recherches qu’a celles
effectuées à l’étranger ;
L’étude et la détermination des modalités pratiques de l’ application
des
résultats de ses recherches, et dans ce cadre, conseiller les organismes de vulgarisation agricole et les agriculteurs ;
La contribution dans le développement agricole du Maroc ;
La mise au point des techniques culturelles appropriées dont le but d’améliorer
la productivité de plusieurs espèces végétales ;
La mise en place des méthodes de lutte efficaces contre les maladies et
parasites animaux ;
La production des semences certifiées; l’amélioration des espèces animales
(ovins, caprins, bovi ns…)
Le transfert technologique par le biais des SRD (Service de Recherche et
Développement)
La diminution des importations des produits agricoles de l’extérieur ;
L’augmentation de la production végétale et animale du point de vue
quantitatif ;
Entreprendre des essais sur les cultures nouvelles et sur la production animale
d’une façon générale ; L’INRA a connu dernièrement une réorganisation structurelle visant la modernisation de
son processus de gestion. La finalité de la nouvelle organisation est de doter l’institution d’une :
Planification stratégique adéquate pour renforcer les capacités prospectives
d'adaptation, de réaction et d'anticipation de la demande sociale de recherche agronomique;
Politique de proximité en se basant sur la régionalisation et la déconcentration
de la recherche;
Système intégré de suivi, d'évaluation et de contrôle;
Gestion intégrée et rationnelle des ressources;
Politique de valorisation de ses produits;
Politique cohérente d'information et de coopération.
L'INRA opère à travers dix centres régionaux régionaux de la recherche agronomique et 21 domaines expérimentaux répartis sur le territoire national et couvrant les divers agro systèmes du pays. Les projets de recherche de l'INRA sont définis avec la participation des partenaires, des clients et des prescripteurs prescripteur s régionaux. Ils sont menés au sein de trente unités de recherche hébergées par les Centres Régionaux. Ils sont encadrés à l'échelle centrale par dix départements scientifiques à vocation disciplinaire. Pour accomplir sa mission et être au diapason de l’actualité scientifique, l’INRA entretient des relations de partenariats avec des organisations nationales et internationales, les structures de développement, le secteur privé et les Organisations Non Gouvernementales. B. L’organigramme de l’INRA :
L’organigramme de l’INRA défini les attributions et les fonctions des différentes unités. Il a connu des changements importants au cours de l’année 2003, avec cette nouvelle structure, l’INRA vise à améliorer ses mécanismes
de recherche et de gestion en précisant les
nouvelles missions de chaque unité afin de mieux répondre à ses obligations internes et externes. (Voir page suivante)
F. Section 2 : Description des procédures du cycle achat par Bon de Commande A. Objectif des procédures :
Le circuit « achat par bon de commande » a pour objet de déterminer les modalités d’engagement, de liquidation, d’ordonnancement, et de paiement
des dépenses répondant
aux critères suivant :
L’achat porte sur les fournitures
livrables immédiatement ou la réalisation de
travaux ou services ; Le montant de la dépense ne peut dépasser 200 000 DH (article 2 de la
décision, DEEP N°2-2216 du ministre des Finances du 16 septembre 1992). Cette limite est à considérer, dans le cadre d’une
année budgétaire, en fonction de chaque personne habilité à
engager des dépenses et selon des prestations de même nature. Le Bon de commande doit être présenté selon le canevas présenté en annexes
(Cf. annexes n°13) Les achats par bon de commande doivent être soumis dans la mesure du
possible et par les moyens appropriés à la concurrence. B. Les procédures :
Etape
Intervenant dans le circuit
Etape préliminaire
Nature des tâches
Etablissement de la DA en 2 exemplaires (1) (Cf. Annexe n°12) : L’original pour le Service Equipement/
Expression du besoin et consultation des fournisseurs
Service utilisateur
Administration /Marché ; Une copie pour lui-même. Signature des DA par le chef du service demandeur ; Transmission de la DA au : Service Equipement : en cas d’achat d’immobilisation ou d’articles autres que les
fournitures de bureau ; Service des marchés : en cas d’achat de fournitures de bureau ; Service Administratif : pour les achats effectués au niveau des centres régionaux de la recherche agronomique ou domaines expérimentaux
Service Equipement/Service des marchés/Service Administratif
Service Equipement /service des Marchés/services administratif en collaboration avec l’ordonnateur/sousordonnateur et le service utilisateur
Etablissement du BC en 5 exemplaires (Cf. annexe n13) Blanc : fournisseur ; Bleu : cellule de la comptabilité générale et analytique ; Vert : Service de la comptabilité Budgétaire ; Rouge : agent comptable (original) ; Souche : service Administration /Equipement/Marché Signature des BC par le Chef du service Equip/Adm/Marché Transmission de la DA, des devis contradictoires ou de certificat Administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur retenu et du BC (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la comptabilité Budgétaire . Examen et contrôle préalable du bon de commande et des autres pièces justificatives ; Vérification des disponibilités budgétaires ; Imputation budgétaire sur le bon de commande ;
Etablissement de la fiche d’engagement
Mise à jour du livre d’enr egistrement
Etape n°1 Engagement
Service Equipement Service des Marchés Service administratif
Service de la comptabilité Budgétaire
Consultation du fichier fournisseur et demande de 3 devis contradictoires (DC) ou du certificat Administratif (CA) Réception des Devis Contradictoires ; Etablissement du tableau comparatif des prix. Evaluation des offres et choix du Fournisseur (2) ; Etablissement et signature du PV de choix du fournisseur.
des droits des
créanciers Transmission de la DA, des devis contradictoires ou de certificat Administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche d’engagement, du BC (blanc, bleu, vert, rouge) à l’ordonnateur/ ordonnateur
Ordonnateur/ Sous-ordonnateur
Vérification de la conformité des pièces constitutives du dossier d’engagement ; signature du bon de commande et de la fiche d’engagement ;
transmission de la demande d’achat, des devis
contradictoires ou du certificat administratif, du tableau comparatif des prix, du P.V de choix du fournisseur, de la fiche d’engagement et du bon de commande (blanc, bleu, vert, rouge) au Service de la Comptabilité Budgétaire ;
Service Equipement/ou ; Service des Marchés/ou ; Service administratif.
Service de la comptabilité budgétaire
Service Equipement /Service des Marchés/Service Administratif
Remise du bon de commande blanc au :
Notification et envoi du bon de commande (blanc) au fournisseur ; Etablissement d’une copie du bon de commande ; Transmission de la copie du bon de commande au Magasinier/ Chargé de l’inventaire ;
Réception de la livraison ; Réception du bon de livraison (BL) en 2 exemplaires ; Rapprochement du bon de Commande avec le bon de livraison et la livraison elle-même ; Signature du bon de livraison ; Etablissement de 2 copies du bon de livraison ; Etablissement du bon de Réception (BR) ( Cf. annexe n°16) :
Magasinier/(1) Chargé de l’inventaire
Souche : magasinier, Jaune : Service Utilisateur, Bleu : Cellule de la Comptabilité Générale et Analytique, Vert : Service de la Comptabilité Budgétaire, Rouge : Agent Comptable (original) Signature des bons de réception par le magasinier ; Inscription du n° d’inventaire sur le bon de la réception par le chargé de l’inventaire (cas des
immobilisations) (2) ;
Apposition du n° d’inventaire sur l’immobilisation en
question ; Mise à jour de la fiche de stock par le magasinier (1) ; Transmission des bons de réception et du bon de livraison (original et une copie) au : Service Equipement/ Service Administratif.
Service Equipement/ Service des Marchés/ Service Administratif Etape n°2 Liquidation
Service Equipement ; Service des marchés ; Service Administratif
des
Marchés/
Service
Signature des bons de réception ; Etablissement d’une copie du bon de réception ; Transmission du bon de réception (jaune) au service utilisateur ; Réception de la facture en 5 exemplaires ; Rapprochement de la facture du Bon de Réception et
certification des factures ; Transmission de 4 factures, des bon de Réception (vert, bleu et rouge) et des Bons de Livraison (original) au Service de la comptabilité budgétaire Vérification des pièces justificatives ; Signature des factures ;
Etablissement de l’Ordre de Paiement (OP) (Cf.
Etape n°3 Ordonnancement
Annexe n°17) en 3 exemplaires : Vert : Service de la comptabilité budgétaire ; Bleu : Cellule de la comptabilité générale et Analytique ; Rouge : Agent comptable ;
Service de la comptabilité budgétaire
Ordonnateur/ SousOrdonnateur
Signature de l’ordre de paiement par le chef du
service de la comptabilité budgétaire ; Création du titre de paiement Transmission de tout le dossier a l’ordonnateur/
Sous-ordonnateur. Examen du le dossier et signature de l’ordre de
Service de la comptabilité budgétaire
paiement, des factures et du titre de paiement ; Transmission du dossier au service de la comptabilité budgétaire Mise à jour du journal des ordonnancements (Cf. Annexe n°18) ; Mise à jour du livre des comptes (CF. Annexe n°19) Transmission du Bon de Commande (bleu), de l’ordre de paiement, du Bon de Réception (bleu), et d’une facture à la cellule de la comptabilité générale et Analytique ;
Vérification des pièces reçues (Cf. manuel de contrôle interne) ; Etablissement de l’ordre d’imputation (Cf. Annexe
n°20) Cellule de la comptabilité générale et analytique
Service de la comptabilité budgétaire
Etape n°4 Paiement
Agent comptable / Agent comptable délégué
Signature de l’ordre d’immutation par le chef de la
cellule de la comptabilité générale et analytique ; Saisie de l’opération comptable ; Apposition de la mention « comptabilisé » sur la facture ; Transmission de 3 ordres de paiement au service de la comptabilité budgétaire ; Transmission de la demande d’achat, de 3 devis contradictoires ou du certificat administratif, du tableau comparatif des prix, du PV de choix du fournisseur, de la fiche budgétaire, de 3 ordres de paiement, de 2 factures certifiées, du Bon de Livraison (original) et du Bon de Réception (rouge) a l’agent comptable et archivage des copies ; Contrôle de la validité de la créance, conformément à l’article 11 du décret royal n°330 -66 portant règlement général de la comptabilité publique. Ce
contrôle porte sur : La qualité de l’ordonnateur ou de son délégué La disponibilité des crédits L’exactitude de l’imputation des dépenses aux
chapitres qu’elles concernent La justification du service fait L’exactitude des calcules de liquidation préalable des L’intervention
contrôles
réglementaires et la production des justifications Le respect des règles de prescription et de déchéance Le caractère libératoire du règlement
Signature de l’ordre de paiement, des factures et du
titre de paiement
Transmission d’une facture, des ordres de paiement
(bleu et vert) de la fiche budgétaire et du titre de paiement contre décharge au service de la comptabilité budgétaire
Service de la comptabilité budgétaire
Cellule de la comptabilité générale et analytique
Mise à jour de la fiche budgétaire et des registres de suivi des engagements Transmission du titre de paiement et du bordereau d’envoi au fournisseur Transmission de l’ordre de paiement (bleu) à la cellule de la comptabilité générale et analytique Préparation de l’ordre d’imputation pour la
constatation du paiement Comptabilisation du règlement Apposition de la mention « réglé le » sur la facture
C. Archivage des documents :
Service utilisateur Demande d’achat
Bon de réception (jaune)
Service équipement / Service des marches/ Service administratif
Bon de commande (souche)
Bon de livraison (Copie)
Bon de réception (Copie)
Facture
Cellule de la comptabilité générale et analytique
Bon de commande (bleu)
Bon de réception (bleu)
Facture
2 ordres d’imputation (constatation et paiement)
Ordre de paiement (bleu)
Service de la comptabilité budgétaire Demande d’achat (copie)
Devis contradictoires ou certificat administratif (copie)
Tableau comparatif des prix (copie)
PV de choix du fournisseur (copie)
Bon de commande (vert)
Fiche d’engagement
Bon de livraison (copie)
Bon de réception (vert)
Deux factures (dont un exemplaire signé par l’agent comptable)
Ordre de paiement (vert)
Magasinier
Bon de commande (copie)
Bon de réception (souche)
Bon de livraison (copie)
Agent comptable / Agent comptable délégué Tous les documents transmis à l’agent comptable
/ Agent comptable délégué sont des
originaux. Demande d’achat
Trois devis contradictoires ou certificat administratif
Tableau comparatif des prix
PV de choix du fournisseur
Fiche d’engagement
Bon de commande
Bon de réception (rouge)
Bon de livraison
Facture
Ordre de paiement (rouge)
VII.
Chapitre II : Contrôle interne du cycle achat de l’INRA
G. Section 1 : la phase de prise de connaissance :
Puisqu’on est dans une mission d’audit interne cette phase consiste en général à la prise de connaissance des procédures d’achats par Bon de Commandes. A. Diagramme de circulation :
Les procédures étant décrites dans un manuel de procédures il s’est avéré nécessaire d’éclairer plus la procédure grâce à l’élaboration d’un diagramme de circulation à partir des procédures
décrites. Le diagramme de circulation se présente comme suit :
Service utilisateur
Etablissement et signature de la DA réception de 3 devis contradictoires ou certificat administratif (CA) - création de tableau comparatif des prix (TCP) - Evaluation des offres et choix du fournisseur
- Etablissement d’un PV de choix
du Fournisseur
D.A
Sce Ordonnateur/ Equipement/Marchés/Administratif Ss ordonnateur Domaines Expérimentaux
D.A
Devis ou CA
TCP
Choix du FRS
PV de choix
Sce compta budgétaire/SA au niveau régional
Sce compta grale Et analytique
magasinier
Trésorier payeur
Service utilisateur
- Etablissement du BC en 5 exemplaires - signature du BC
- transmission du dossier D1, qui comprend : DA, DC, TCP, BC (4 expl) -contrôle du BC et autres pièces justificatives - Etablissement de la Fiche d’Engagement
Sce Ordonnateur/ Equipement/Marchés/Administratif Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
Sce compta grale Et analytique
BC
D1
D1
Imputation budgétaire
F.E
(FE) - mise à jour du livre de droit de créance (LDC)
LDC 2
magasinier
Trésorier payeur
Service utilisateur
Sce Equipement/Marchés/Ad m/DE
Ordonnateur/ Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
Transmission du dossier
Sce compta grale Et analytique
magasinier
Trésorier payeur
2
d’engagement à l’ordonnateur
(D2)
D2
D2
-signature du BC et FE
BC -transmission au service compta budgétaire - transmission du BC au service EMA -Envoi du BC au Fournisseur - Etablissement
FE D2
BC
BC
BC
BC
d’une copie du
BC - envoi de la copie au magasinier réceptionnaire - Réception du BL - rapprochement entre BC, BL et livraison
BL 3
Service utilisateur
Sce Equipement/Marchés/Ad ministratif/DE
Ordonnateur/ Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
Sce compta grale Et analytique
magasinier
- signature du BL
3
-Etablissement de copies du BL
BL
-création du BR en 5 exemplaires
BR
-mise à jour de la fiche de stock
F.S
-Transmission du dossier
D3
-Signature des BR - Etablissement
BR
d’une copie su
BR
BR
D3
4
Trésorier payeur
Service utilisateur
Sce Equipement/Marchés/Ad ministratif/DE
Ordonnateur/ Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
BL Transmission du BR jaune
BR
Réception de la facture en 5 exemplaires
BR
Facture
Rapprochement du 3 BR du BL de 4 factures Envoi du dossier
D4
D4
Vérification des pièces justificatives Signature de la Facture
Facture
5
Sce compta grale Et analytique
magasinier
Trésorier payeur
Service utilisateur
Sce Equipement/Marchés/Ad ministratif/DE
Ordonnateur/ Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
5 Etablissement de l’OP en
(3exemplaires) OP
Signature de l’OP Création du TP
Transmission de D5
TP
D5
D5
Examen et signature de l’OP,
la facture et le TP
D5
D5
Mise à jour du journal d’ordonnancement
et du livre des comptes
J.O 6
L.C
Sce compta grale Et analytique
magasinier
Trésorier payeur
Service utilisateur
Sce Equipement/Mar chés/Administrat if/DE
Ordonnateur/ Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
Sce compta grale Et analytique
6
BC OP BR Facture D6 = BC, 3 OP, BR, Facture Transmission de D6
D6
D6
Vérification des pièces reçues OI
Etablissement de l’Ordre d’Imputation
Saisie de l’opération
comptable Transmission de 3 ordres de paiement au service de compta budgétaire
OP 7
OP OP OP
magasinie r
Trésorier payeur
Service utilisateur
Sce Equipement/Mar chés/Administrat if/DE
Ordonnateur/ Ss ordonnateur
Sce compta budgétaire
Transmission de D7 : D7= la demande d’achat, 3 devis contradictoires ou certificat administratif, tableau comparatif des prix, PV de choix du fournisseur, fiche budgétaire, 3 OP, 2 factures, BL, BR.
Sce compta grale Et analytique
magasinier
Trésorier payeur
7
D7
D7
FB
OP
TP
D8 : facture, OP (bleu et vert), fiche budgétaire, TP Mise à jour de la fiche budgétaire et des registres suivis des engagements
FB TP
Transmission du TP et du BE bordereau d’envoi
au FRS
D8
D8
BE
RSE
D
Création de document
prise d’information
Document interne
renvoi à la page suivante
Document externe
traitement comptable
Dossier, Registre
classement provisoire
Contrôle effectué par la société
Flux de physique de documents Flux d’informations
B. Plan d’approche :
Le plan d’approche permet une prise de conscience des objectif s de la mission d’audit
il nous permettra ainsi d e décomposer la procédure d’achats par Bon de Commande en phases ce qui permettra par la suite une analyse pragmatique de chacune de ces phases :
Opération élémentaire
Déclenchement de la commande
objectifs
Les commandes sont effectuées en fonction des besoins de l’institut, pour des quantités
Acceptation et traitement des livraisons
optimales et par les personnes autorisées à la faire Il faut garantir que : les délais de livraison prévus sont respectés les livraisons ne sont acceptées que si elles correspondent à une demande. Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. Le contrôle interne doit garantir que : Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services. La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations. Les factures sont contrôlées avant mise en paiement. La mise en paiement est dûment autorisée Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
Enregistrement des dettes
Paiement des factures
C. le rapport d’orientation :
En se référant aux objectifs définis au plan d’approche on a pu déterminer les
principaux objectifs ainsi que les objectifs spécifiques relatives au contrôle interne lors au traitement des achats par Bon de Commandes. Le rapport d’orientation a permis aussi de déterminer le champ d’action dans ce module en délimita nt les services concernés (voir rapport d’orientation page suivante) :
Rapport d’orientation
Objectifs généraux :
S’assurer que la répartition des tâches au niveau des services et des intervenants
garantie obéit au principe de contrôle interne.
S’assurer que les services Equipement, marchés et administratif gère efficacement ses
opérations en rapport avec les fournisseurs. Apprécier la clarification des tâches et responsabilités de différents
services et
personnes concernées par tout acte d’achat.
S’assurer du respect des principes de contrôle interne, notamment l’exhaustivité au
niveau de traitement des engagements des dépenses Apprécier le système de référencement des articles en stocks ainsi que les conditions de stockage. Objectifs spécifiques :
Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par
la même personne au niveau du service magasin et si nécessaire prévoir des recrutements (cas de sous effectif).
Vérifier l’existence d’une procédure de relance des fournisseurs qui permet d’éviter
les retards de livraisons et les ruptures de stocks.
Vérifier l’existence d’une séparation de tâches lors de l’établissement de la Demande d’achat notamment entre celui qui établi cette demande et celui qui la vise. Eviter la dichotomie entre la gestion des demandes d’achat et le traitement des
commandes et réception pour une bonne gestion des achats. Veiller à ce que les bons et documents soient rangés dans un ordre précis et rangé dans un endroit adéquat. Champ d’action :
Service magasin Service Equipement, Marchés et Administratif. Service comptabilité budgétaire Services demandeurs Ordonnateur/ sous ordonnateur Cellule de la comptabilité générale et analytique Service de trésorerie (trésorier payeur fondé de pouvoir)
H. Section 2 : La phase de réalisation de la mission d’audit :
Cette phase vise à déterminer les dispositions du contrôle interne mis par la direction afin de garantir une bonne exécution de la procédure d’achat par Bon de Commande ainsi une séparation des tâches sera nécessaire afin de garantir des procédures seines et d’éviter tout les
risques qui peuvent affecter le patrimoine de l’Institut. A. Grille d’Analyse des Tâches :
Cet outil permet de déterminer les responsabilités de chaque intervenant dans le circuit il met en évidence l’existence d’un bon contrôle interne ainsi l’existence d’une sépa ration tâches s’avère nécessaire :
des
tâche
Etablissement de la demande d’achat
Signature des DA
Service Chef de Service Chef de Service demandeur service Equipement service compta demandeur Marchés EMA budgétaire Administratif
× ×
Consultation du fichier fournisseur
×
Etablissement du tableau comparatif des prix Evaluation des offres et choix du fournisseur Etablissement du BC
×
Signature des BC
× × ×
Examen et contrôle des BC et des pièces justificatives Imputation budgétaire
×
Etablissement de la fiche
×
d’engagement
×
Ordonnateur Magasinier Chef de Sous Chargé de service ordonnateur l’inventaire compta budgétaire
Cellule Compta générale et analytique
Chef de cellule CG et analytique
Trésorier payeur fondé de pouvoir
tâche
Service Chef de Service Chef de Service demandeur service Equipement service compta demandeur Marchés EMA budgétaire Administratif
Mise à jour du livre
Ordonnateur Magasinier Chef de Sous Chargé de service ordonnateur l’inventaire compta budgétaire
×
d’enregistrement
Vérification de la conformité des pièces constitutives du dossier
×
d’engagement
Remise du BC blanc au service EMA Notification et envoi du BC au Fournisseur Réception de livraison
× × ×
Rapprochement entre BC, BL et livraison Signature du BL
×
Etablissement du BR
×
Signature du BR
×
Mise à jour de la fiche de stock
×
×
Cellule Compta générale et analytique
Chef de cellule CG et analytique
Trésorier payeur fondé de pouvoir
tâche
Service Chef de Service Chef de Service demandeur service Equipement service compta demandeur Marchés EMA budgétaire Administratif
Signature du BR
×
Rapprochement de la facture et de BR
×
Vérification des pièces justificatives Etablissement de l’Ordre de
Ordonnateur Magasinier Chef de Sous Chargé de service ordonnateur l’inventaire compta budgétaire
Cellule Compta générale et analytique
× ×
Paiement Signature de l’
OP
×
Examen du dossier Mise à jour du journal
× ×
d’ordonnancement
Mise à jour des livres de comptes
×
Transmission du BC, OP, BR et facture Vérification des pièces reçues
× ×
Chef de cellule CG et analytique
Trésorier payeur fondé de pouvoir
tâche
Service Chef de Service Chef de Service demandeur service Equipement service compta demandeur Marchés EMA budgétaire Administratif
Signature du BR
×
Rapprochement de la facture et de BR
×
Vérification des pièces justificatives Etablissement de l’Ordre de
Ordonnateur Magasinier Chef de Sous Chargé de service ordonnateur l’inventaire compta budgétaire
Cellule Compta générale et analytique
× ×
Paiement Signature de l’ OP
×
Examen du dossier Mise à jour du journal
× ×
d’ordonnancement
Mise à jour des livres de comptes
×
Transmission du BC, OP, BR et facture Vérification des pièces reçues
× ×
Chef de cellule CG et analytique
Trésorier payeur fondé de pouvoir
tâche
Service Chef de Service Chef de Service demandeur service Equipement service compta demandeur Marchés EMA budgétaire Administratif
Etablissement de
Ordonnateur Magasinier Chef de Sous Chargé de service ordonnateur l’inventaire compta budgétaire
Cellule Compta générale et analytique
Trésorier payeur fondé de pouvoir
×
l’OI Signature de l’OI
×
Saisie de
×
l’opération
comptable Contrôle de la validité de la créance Mise à jour de la fiche budgétaire et du registre suivi des engagements Préparation de
Chef de cellule CG et analytique
× ×
l’OI pour
×
constatation du paiement Comptabilisation du règlement
×
B. le Questionnaire de Contrôle Interne :
OBJECTIF DE CONTROLE : A- s’assurer que tous les achats sont saisis et enregistrés (exhaustivité) : Questions 1- es ce qu’il existe une séparation entre les tâches de réception et de comptabilisation ? 2- l’accès aux zones de stockage est il suffisamment protégé ? 3- existe il un rapprochement entre Bon de Réception,
Oui Non ×
Commentaires La réception de la marchandise est effectuée par le magasinier chargé d’inventaire tandis que la
comptabilisation est effectuée par la cellule de la comptabilité générale et analytique. ×
L’accès aux magasins est réservé au magasinier et aux manutentionnaires, la date ainsi que l’heure d’accès est enregistrée.
×
Il existe une multiplicité de contrôles des pièces justificatives tant par le service équipement, des marchés ou administrative selon la nature des achats et par la cellule de comptabilité budgétaire ainsi que de comptabilité générale et analytique ce qui garantie que les charges enregistrées correspondent aux commandes livrées Les BR sont plutôt coloriées selon le service destinataire. Souche : au magasinier Jaune : au service utilisateur Bleu : à la cellule de comptabilité générale et analytique Vert : au service de la comptabilité budgétaire Rouge : au trésorier payeur. Il existe un suivi des commandes non livrées par antériorité de la date de commande cependant la
mouvement d’inventaire
permanent, et enregistrement de la charge ? 4- es ce que les Bons de Réception sont prés numérotés ?
×
Existe il un suivi des commandes non livrées par antériorité de la date de commande ? Est-ce que la procédure de suivi des commandes non livrées est formalisée ?
×
période de relance du suivi n’est pas clairement
×
précisée Les procédures sont bien connues par les différents intervenants
OBJECTIF DE CONTROLE : B- s’assurer que toutes les factures enregistrées correspondent à de achats réels (réalité) : Questions Existe-t-il un rapprochement entre quantités commandées reçues et facturées ? Est ce que la comptabilisation s’effectue sur la base des
originaux des factures en présence du BC et du BR?
Oui Non ×
Commentaires Un rapprochement entre les quantités commandées, les BC, et factures est effectué par le magasinier chargé d’inventaire
×
Existe-t-il un lien entre le Bon
×
Chaque entrée en stock des commandes donne
de Réception, l’entrée en stock
lieu à la création d’un Bon de Réception, un
et la facture ?
rapprochement entre BR, BL et Facture est effectué par le service Equipement, Marchés ou Administratif selon la natures des achats
OBJECTIF DE CONTROLE : C- tous les achats facturés sont effectués dans l’intérêt de l’institut : Questions Est ce que les commandes sont préalablement autorisées ? Est ce que cette autorisation est contrôlée ?
Oui Non ×
Commentaires Le chef du service utilisateur vérifie et signe la Demande d’Achat
×
le service Equipement, des Marchés, Administratif vérifie la signature de la Demande d’Achat
Est ce qu’il existe une
procédure permettant le recensement et le suivi des
besoins réels de l’entreprise ? Est-ce qu’une mise à jour du
fichier fournisseur est effectuée ? Es ce qu’il existe une
×
Les besoins de chaque service sont vérifiés par le chef du service concerné avant l’établissement de chaque Demande d’Achat
×
Le livre de droit de créance est mis à jour une fois la fiche d’engagement effectuée, celui ci détermine chaque fournisseur. ainsi que l’état des
créances et dettes envers lui. La réception est effectuée par le magasinier et la comptabilisation par la cellule comptabilité générale et analytique
×
séparation entre les fonctions de réception et comptabilisation ? OBJECTIF DE CONTROLE :
D- s’assurer que tous les retours de marchandises aux fournisseurs sont saisis et enregistrés : Questions Es ce que tous les retours de livraisons au fournisseur sont
Oui Non ×
Commentaires
concrétisés par l’émission d’un
avoir ? OBJECTIF DE CONTROLE : E- vérifier que tous les achats sont correctement imputés, totalisés et centralisés : Questions Oui Existe-t-il des règles claires des × fonctions mises à la disposition des personnes chargées de la comptabilisation et notamment :
Non
Commentaires Il existe un plan comptable spécifique à l’INRA
et à la nature de son activité cependant la codification des charges et leur distinction des immobilisations a nécessité une étude approfondie de la nature des charges et fait
-
code fournisseur plan comptable distinction des charges et immobilisations - codification analytique. Existe-t-il un contrôle de l’imputation budgétaire?
l’objet d’une coordination avec les autres instituts de même activité à l’échelle internationale
×
Le contrôle de l’imputation budgétaire est
effectué sur la base des pièces justificatifs cependant ce contrôle est effectué à priori il n’existe pas un contrôle à posteriori.
OBJECTIF DE CONTROLE : F- s’assurer que tous les achats enregistrés sont correctement évalués : Questions Existe-t-il un rapprochement des éléments de la facture avec des éléments de la commande (prix, quantités, calcul, TVA) ? Est ce qu’il existe un suivi et
contrôle des rabais, remises et ristournes ?
Oui Non ×
×
Commentaires Lors de la réception de la facture le rapprochement entre BL, BR et facture est effectué. Le contrôle est effectué en référence aux quantités facturées et à la conformité de la commande.
C. Analyse des points forts et des points faibles dans la procédure d’achat par Bon de commande :
Points Forts :
L’organisation générale des achats :
- Les services de comptabilités générale et budgétaire interviennent dans chaque phase de la procédure d’achat par Bon de Commande depuis le début jusqu’à la fin de celle ci, le service de comptabilité budgétaire s’intègre ainsi dans l’élaboration des contrôles sur la base des pièces justificatives (BC, BR…).
-
les procédures sont formalisées et bien claires, elles sont mises à jour dans un manuel de procédures disponible dans chaque service concerné.
-
la multiplicité des contrôles sur la base des pièces justificatives garantie un bon niveau de contrôle interne ce qui permet d’éviter les risques d’erreurs
- une bonne répartition des tâches d’exécution de contrôle et d’enregistrement permet une garantie d’un meilleur contrôle interne.
-
Etablissement de la Demande d’Achat :
une séparation des tâches entre la personne qui établie la DA et celle qui vérifie et valide la DA (chef du service demandeur).
-
Consultation des Fournisseurs :
l’existence d’une procédure de choix des fournisseurs garantie l’approvisionnement à un meilleur rapport qualité/prix il fau préciser que la procédure est effectuée par l’un des services Equipement, marchés, ou administratif selon l a nature d’achat
Etablissement des bons de commande :
-
les commandes ne sont passées que sur la base de Demande d’achat dûment approuvé.
-
le bon de commande est visé par une personne dûment autorisée avant sa diffusion dans notre cas c’est le chef de service Equipement, Marché, Administratif.
-
Réception de la livraison :
il existe un rapprochement entre le Bon de commande, le Bon de livraison et la livraison elle-même ce qui permet toute incompatibilité entre le détail des quantités commandés et celles livrées.
-
Les éléments reçus sont ordonnés puis rangés dans les magasins ce qui permet un repérage facile des produits lors de la sortie des magasins.
-
L’accès au magasin est sécurisé, les personnes ayant l’autorisation d’y accéder sont bien connus ce qui permet d’éviter tout risque de détournement.
-
La comptabilisation s’effectue sur la base de pièces justificatives dûment vérifiées.
-
Il existe une séparation des tâches entre la personne qui établissent l’Ordre d’Imputation et celle qui la signe (chef de la cellule comptabilité générale et
analytique) ce qui garantie un bon contrôle interne.
-
Les points faibles :
l’existence de la multiplicité des contrôles représente certes une garantie d’un bon
contrôle interne cependant elle rend les procédures plus rigides et ainsi peu pratiques et engendre ainsi des retards lors de l’exécution.
-
Les procédures en cas de non-conformité et de retour de marchandises au fournisseur existent mais ne sont pas formalisées.
-
L’inexistence de procédure de relance des fournisseurs en cas de retards de livraison.
-
Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enre gistrement et
de contrôle de la
part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches. -
Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont
pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif. -
les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.
-
les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le rapprochement de celles- ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est pas effectuée.
I.
Section 3 : La phase de conclusion
Notre mission concernant la pro cédure d’achat par Bon de Commande nous a permis de remettre en cause certaines faiblesses relevées dans la procédure d’achat et pour palier à ces faiblesses on a proposé un ensemble de recommandations à mettre en œuvre.
A. Cahier de Recommandations Recommandation 1 : Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an cas de
traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de retour de marchandises. Recommandation2 : Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est recommandé
de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système informatisé de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie. Cela ne remet pas pour autant en cause le rôle du contrôle interne les informations introduites dans le système informatique doivent être précédemment vérifiées. Recommandation3 :
Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement du
BC, BL et livraiso n l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une principale règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est suggéré de recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison le magasinier effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce contrôle devra être
également sous la supervision directe du contrôleur de gestion. Ainsi le BR devra être créé par le magasinier mais sa signature devra passer par le contrôleur de gestion. Recommandation4 : Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures de
gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommandé de recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience nécessaire pour la gestion
du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement adéquat selon la nature des documents archivés. Recommandation5 :
Les magasins surtout des matières à haut risque doivent être rangés dans des locaux spécialement aménagés afin de garantir plus de sécurité lors de la manutention et de l’usage.
B. Rapport d’audit :
Nous avons été mandaté par le con seil d’administration afin d’effectuer un audit du cycle achat fournisseur de l’institut nationale de recherche agronomique. Notre travail qui s’est déroulé dans la sérénité et le respect des normes professionnelles de l’audit, a touché Le cycle achat :
Les travaux réalisés ont conduit à identifier des anomalies dont les principales sont :
Il existe une accumulation de tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle de la
part du magasinier ce qui représente une atteinte au principe de séparation des tâches.
Il existe un problème d’archivage, les documents reçus dans chaque service ne sont
pas rangés selon un ordre bien précis et dans un lieu bien adéquat ce qui rend difficile leur repérage en cas de besoin ou de contrôle administratif.
les visites à certains magasins ont permis de remarquer que les conditions de stockage de certains produits ne respectaient pas les dispositions de sécurité.
les relevés envoyés par les fournisseurs ne sont pas pris en considération ainsi le rapprochement de celles-ci avec les fiches individuelles de chaque fournisseur n’est pas effectuée.
Afin d’atténuer ces anomalies nous proposons de
:
Il s’avère nécessaire de formaliser toutes les procédures du cycle achat notamment an
cas de traitement des non-conformités, le traitement des retards de livraison et de retour de marchandises.
Afin d’alléger les procédures et réduire ainsi le temps d’approvisionnement il est
recommandé de diminuer le flux des dossiers et documents en élaborant un système informatisé de gestion des achats et qui permettra de gagner en temps et en énergie. Cela ne remet pas pour autant en cause le rôle du contrôle interne les informations introduites dans le système informatique doivent être précédemment vérifiées.
Le magasinier chargé de l’inventaire cumule les tâches de réception de rapprochement du BC, BL et livraison l’établissement du BR. Ce qui représente une atteinte à une
principale règle du contrôle interne, celle de la séparation des tâches. A ce niveau il est suggéré de recruter un manutentionnaire qui sera chargé de la réception de la livraison le magasinier effectuera ainsi un deuxième contrôle à l’entrée des magasins. Ce
contrôle devra être également sous la supervision directe du contrôleur de gestion. Ainsi le BR devra être créé par le magasinier mais sa signature devra passer par le contrôleur de gestion.
Pour pallier au problème d’archivage il s’avère nécessaire d’élaborer des procédures
de gestion de la documentation et qui permettent de garantir un meilleur classement des documents et ainsi un repérage plus facile de ces derniers. Il est fortement recommandé de recruter des responsables des archives ayant le profil et l’expérience
nécessaire pour la gestion du flux important des documents. Ils seront aussi responsables de choisir le classement adéquat selon la nature des documents archivés.
Cabinet ASKA
VIII.
Conclusion
L’examen par un homme indépendant et compétent de la fidélité des représentations
comptables et financières est la clé de voûte garantissant la probité et la crédibilité des transactions économiques des entreprises et des entrepreneurs. L’objectif du travail de l’auditeur a pourtant évolué progressivement d’une recherche spécifique des fraudes dans les écritures comptables jusqu’à une appréciation globale de la
fidélité des rapports émis par une agence économique et une analyse critique de la fiabilité des procédures et des structures de celle-ci. A l'évidence, quelle que soit la nature des missions confiées à l'auditeur, le niveau d'efficacité sera fonction d'un certain nombre de paramètres, dont la plupart ne sont d'ailleurs pas spécifiques à cette fonction, mais sont des critères valables pour toute structure de l'entreprise qui se veut performante, car l'efficacité passe par la" qualité totale" au sens actuel du terme. L'efficacité, et donc le résultat pour l’entreprise, seront
d'autant plus grands, que
chacun de ses critères aura pu être optimisé, apportant ainsi une contribution significative à l'ensemble. Cette optimisation a ses limites, qui peuvent être classées en trois grandes catégories, selon leur nature : - Une première limite est liée aux hommes. Aux auditeurs bien sûr, compte tenu de leurs aptitudes à assumer la fonction, de leurs connaissances, de leur formation, de leurs qualités intrinsèques, mais aussi aux audités et à leur comportement, à leurs réactions face aux contrôles qu’ils subissent ou à la remise en cause éventuelle de leur façon de travailler et de
leurs habitudes. Enfin, l'attitude des dirigeants d'entreprise et le soutien qu'ils apportent, tant au niveau de l'élaboration du programme d’audit et de la pr ise
en compte des
recommandations, est un gage majeur de réussite. - Une deuxième limite est constituée par le rapport efficacité/coût. L'existence d'une structure performante d'audit coûte cher en termes de salaires, de frais de déplacements, de frais de structure. Il faut donc que l'équipe se rentabilise et il n'est pas toujours évident de mesurer concrètement sa productivité.
