PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN DAN PERSEDIAAN SPAREPART MOTOR BERBASIS WEB PADA PD ABC Epriyonsyah I Gede Heri AP Indra Alkausar Mursalin Wardoyo
11311039 11311237 11311239 11311075 11311119
Jurusan Sistem Informasi, Program Studi Sistem Informasi, Perguruan Tinggi Teknokrat
ABSTRAK Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan merupakan salah satu pengaplikasian sistem yang terkomputerisasi dalam bidang teknologi informasi dalam suatu bidang usaha penjualan barang. Ini membuktikan bahwa teknologi informasi telah mempengaruhi kinerja suatu perusahaan. Dilatarbelakangi oleh sulitnya bagi bagian kasir seperti sering kali terjadinya kesalahan pembuatan laporan penjualan, penumpukan arsip nota, penumpukan buku catatan data persediaan serta sulitnya dalam membuat laporan penjualan dan persediaan yang tepat karena lamanya mencari data-data yang bertumpuk. Maka dari itu tujuan dari penelitian ini adalah ingin merancang sebuah sistem informasi penjualan dan persediaan berbasis web yang dapat mempermudah dan mepercepat pekerjaan bagian kasir maupun administrasi dalam mengakomodasi transaksi penjualan dan laporannya maupun pengelolaan persediaan barang.
1. LATAR BELAKANG 1.1 Latar Belakang Masalah PD ABC merupakan salah satu usaha dagang sparepart motor. Sparepart yang dijual antara lain untuk merk motor Honda, Yamaha, Kawasaki, Suzuki. Seiring dengan makin pesatnya pemanfaatan teknologi informasi saat ini terutama dalam bidang usaha, maka perancangan teknologi informasi sangat diperlukan bagi pemilik usaha untuk meningkatkan daya saing dan mempermudah pengolahan data transaksi maupun persediaan. Demikian halnya dalam penjualan sparepart motor pada PD ABC yang belum memiliki suatu sistem terkomputerisasi yang dapat mengolah data transaksi penjualan dan persediaan barang yang berguna untuk mempermudah dalam membuat / merekap laporan transaksi penjualan dan mempermudah dalam pencatatan maupun mengetahui Stock barang yang tersedia dan barang yang terjual.
Dari uraian diatas, perlu adanya sebuah Aplikasi berbasis web yang didukung PHP dan mySQL dalam mengolah data transaksi penjualan dan permasalahan persediaan barang. Pengelolaan laporan transaksi penjualan dan persediaan barang dapat dibuat secara akurat dan terperinci sehingga memudahkan pemilik usaha untuk mengevaluasi serta mengambil keputusan untuk usahanya. Maka judul untuk menyusun penulisan karya ilmiah ini adalah “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Persediaan Sparepart Motor Pada PD ABC Berbasis Web”.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, penulis merumuskan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana merancang Sistem Informasi yang dapat menunjang proses pengelolaan transaksi penjualan dan persediaan barang pada PD ABC ? 2. Bagaimana merancang suatu Sistem Informasi yang dapat memberikan laporan yang sesuai dengan kebutuhan Pemilik PD ABC secara cepat dan berkala ? 3. Mengapa diperlukan Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan Berbasis Web ?
1.3 Manfaat Penelitian 1. Diharapkan sistem dalam penelitian ini dapat menciptakan daya saing dan mengatasi permasalahan transaksi penjualan dan pencatatan persediaan barang pada perusahaan. 2. Diharapkan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang maupun jasa dapat menggunakan sistem yang berbasis Teknologi Informasi berdasarkan penelitian ini. 3. Diharapkan penyajian informasi persediaan maupun penjualan berjalan cepat dan akurat.
2. TUJUAN PENELITIAN Tujuan makalah ini adalah untuk membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh PD ABC : 1. Membuat rancangan sistem berbasis web yang dapat mengatasi masalah efisiensi dan ketepatan penggunaan waktu dalam memproses laporan penjualan dan persediaan pada PD ABC. 2. Untuk membantu staf PD ABC dalam pembuatan laporan penjualan dan persediaan sparepart motor.
3. Memudahkan pemilik PD ABC dalam memperoleh informasi laporan penjualan dan laporan persediaan seraca cepat dan akurat.
3. BATASAN MASALAH Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan maka pada penulisan pembuatan sistem website ini penulis membatasi masalah sekaligus mempertajam dalam melakukan pembahasan. Sesuai dengan judul ini, maka ruang lingkup akan dibatasi yaitu : 1. Membangun aplikasi persediaan dan penjualan barang berbasis web pada PD ABC. 2. Sistem aplikasi berbasis web ini hanya melakukan proses penjualan dan persediaan barang (barang masuk, stok barang dan barang keluar) 3. Sistem berbasis web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Dreamweaver 8 sebagai alat bantu dalam mendesign dan antar muka situs web, serta MySQL sebagai basis data. 4. Dalam perancangan web ini menggunakan Use case Diagram. 5. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline / localhost.
4. LANDASAN TEORI 4.1 Pengertian Perancangan Menurut Syifaun Nafisah (2003 : 2) definisi Perancangan adalah sebagai berikut : “Perancangan adalah penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi Perancangan sistem dapat dirancang dalam bentuk bagan alir sistem (system flowchart), yang merupakan alat bentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukan urutan-urutan proses dari sistem.”
4.2 Pengertian Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005 : 11 ) definisi Sistem Informasi adalah sebagai berikut : “Sistem informasi
adalah
suatu sistem di
dalam suatu organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan.”
4.3 Pengertian Persediaan Barang Menurut Richard J. Tersine (1993 : 93) definisi Persediaan Barang adalah sebagai berikut : “Persediaan barang adalah material, dapat berupa bahan baku, barang setengah jadi, atau produk jadi yag disimpan dalam suatu tempat penyimpanan untuk menunggu proses berikutnya atau untuk dijual pada masa mendatang”
4.4 Pengertian Penjualan Menurut Swastha (2001 : 9) definisi Penjualan adalah sebagai berikut : “Penjualan adalah ilmu dan seni dipengaruhi pribadi yang dilakukan oleh pihak penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang dan jasa yang ditawarkan. Jadi, dengan adanya penjualan maka akan tercipta suatu proses perputaran jasa antara pembeli dan penjual itu sendiri.”
4.5 Pengertian PHP Menurut Antonius Nugraha Widhi Pratama (2010:9) definisi PHP adalah sebagai berikut : “PHP adalah kependekan dari Pretext Hyper-Processor yang dibagun oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1994. Dahulu, pada awal pengembangannya PHP disebut sebagai kependekan dari Personal Home Page. PHP merupakan produk open source sehingga kita dapat mengakses source code, menggunakan, dan mengubahnya tanpa harus membayar sepeserpun.”
4.6 Pengertian MySQL Menurut Antonius Nugraha Widhi Pratama (2010:10) definisi MySQL adalah sebagai berikut : “MySQL adalah suatu sistem managemen basis data relasional (RDBMS-Relational Database Management System) yang mampu bekerja dengan cepat, kokoh dan mudah digunakan.” 4.7 Perancangan Sistem UML (Unified Modeling Language) Munawar (2005:17) mendefinisikan UML: “UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal di dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek”. Diagram UML yang digunakan dalam perancangan yaitu :
1. Use-case diagram. Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan. 2. Activity Diagram Menurut Munawar (2005:109) : “Activity Diagram adalah teknik untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus.”. 3. Class Diagram Menurut Munawar (2005 : 28) : “Class Diagram merupakan himpunan dari objek-objek yang sejenis. Sebuah objek memiliki keadaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State sebuah objek adalah kondisi objek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku suatu objek mendefinisikan bagaimana sebuah objek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi.”
5. METODE PENELITIAN 5.1 Alat yang diperlukan dalam penelitian 5.1.1
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware) Untuk menjalankan Program aplikasi ini digunakan satu unit komputer dengan
minimal spesifikasi sebagai berikut : a. Processor : Pentium IV 500 Mhrz b. Hardisk : 40 GB c. RAM : 512 MB d. VGA Card : 64 MB e. Monitor : SVGA GIC 15” Digital f. Keybord : Standart g. Mouse : Scroll / Optic 5.1.2
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software) Adapun untuk spesifikasi Perangkat Lunak yang digunakan untuk menjalankan
program aplkasi ini adalah sebagai berikut: a. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP b. Paket Program : Mozila Firefox, Macromedia Dreamweaver 8 c. Server : Appserve
5.2 Metode Pengumpulan Data Metodologi pengumpulan yang dilakukan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan adalah kajian yang dilakukan untuk mengumpulkan data teoritis guna keperluan penulisan penelitian ini dengan membaca buku-buku PHP, MySQL, Sistem Informasi dan referensi yang berkaitan. 2. Metode Observasi (Lapangan) Metode ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung di PD ABC untuk memperoleh keakuratan data yang dibutuhkan. 3. Metode Wawancara Metode wawancara yaitu melakukan tanya jawab langsung dengan pihak pemilik PD ABC untuk mengumpulkan data yang diperlukan penelitian ini.
5.3 Metode Pengembangan Sistem Dalam melakukan perancangan aplikasi ini, metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah model Waterfall. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah ke-1 belum dikerjakan, maka langkah 2 tidak dapat dikerjakan. Jika langkah ke-2 belum dikerjakan maka langkah ke-3 juga tidak dapat dikerjakan, begitu seterusnya. Secara otomatis langkah ke-3 akan bisa dilakukan jika langkah ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan.
Gambar 5.1 Metode Waterfall
5.3.1
Analisis Kebutuhan Sistem yang akan dirancang harus dapat melakukan input dan edit data barang.
Sistem harus dapat melakukan penyimpanan data transaksi. Sistem harus dapat menampilkan laporan transaksi penjualan maupun laporan persediaan kepada pemilik PD ABC. 5.3.2
Desain Sistem Dalam pemodelan meliputi beberapa proses yaitu input data barang, input data
user, input data supplier, tampilkan laporan data barang, tampilkan data penjualan, dan tampilkan laporan data supplier. Pemodelan interface terdiri dari beberapa tampilan program, meliputi menu utama, form login, form transaksi penjualan, form input data barang , form input data supplier dan form input data user. 6. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 6.1 Analisis Sistem Berjalan Dalam pencatatan penjualan dan persediaan, PD ABC masih melakukannya dengan cara mencatat ke buku transaksi penjualan dan buku persediaan barang yang dapat menimbulkan masalah keterbatasan ruang penyimpanan berkas sehingga menyebabkan datadata yang disimpan dangan baik, besar kemungkinan hilang atau rusak. A. Use Case Penjualan Sistem Berjalan
Gambar 6.2 Use Case Penjualan Sistem Berjalan
Tabel 6.1 Keterangan Use Case Penjualan Sistem Berjalan Nama Use Case
Use Case Penjualan Sistem Berjalan
Deskripsi Singkat
Pembeli memesan barang pada Bagian Penjualan kemudian melakukan transaksi pembayaran.
Aktor
Pembeli, Bagian Penjualan
Pra Kondisi
-
Tindakan Utama
1. Pembeli memesan barang secara langsung pada bag. Penjualan. 2. Bag. Penjualan mengecek ketersediaan barang. Jika barang tersedia pembeli langusung melakukan transaksi pembayaran. 3. Pembeli mendapatkan barang dan nota
Tindakan Alternatif
-
Pasca Kondisi
-
B. Activity Diagram Penjualan Sistem Berjalan
Barang Tersedia Barang Tdk Tersedia
Stok Kosong Stok Tersedia
Gambar 6.3 Activity Diagram Penjualan Sistem Berjalan Tabel 6.2 Keterangan Activity Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Nama Activity
Activity Penjualan Sistem Berjalan
Deskripsi Singkat
Pembeli memesan barang pada Bagian Penjualan kemudian jika stok barang tidak tersedia maka Bag.penjualan menghubungi Bagian Gudang
Aktor
Pembeli, Bagian Penjualan, Bagian Gudang, Supplier
Pra Kondisi
-
Tindakan Utama
Pembeli memesan barang secara langsung pada Bagian Penjualan kemudian dilakukan pengecekan Stok oleh
Bagian Penjualan jika barang tersedia langsung dilakukan transaksi pembayaran. Tetapi jika barang tidak tersedia, Bagian Penjualan menghubungi Bagian Gudang untuk konfirmasi dan Bagian Gudang akan mengirimkan barang ke Bagian Penjualan. Tindakan Alternatif
-
Pasca Kondisi
-
6.2 Analisa Sistem Yang Diusulkan Setelah melakukan tahap analisis sistem, kami menemukan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Maka pada tahap perancangan ini kami akan membuat sebuah sistem informasi penjualan berbasis web yang merupakan sebuah usulan yang diharapkan dapat memperbaiki kelemahan- kelemahan pada sistem yang sedang berjalan. Perancangan sistem perangkat lunak dideskripsikan dengan model analisis menggunakan diagram Use Case. Analisis digunakan untuk pemetaan awal mengenai perilaku yang diisyaratkan sistem aplikasi kedalam elemen-elemen pemodelan. Untuk membantu perancangan dan melengkapi dokumentasi perancangan, digunakan Microsoft Visio yang mendukung perancangan dengan basis UML.
A. Use Case Sistem Penjualan
Gambar 6.4 Use Case Sistem Penjualan
Tabel 6.3 Keterangan Use Case Sistem Penjualan Nama Use Case
Use Case Sistem Penjualan
Deskripsi Singkat
Sistem penjualan digunakan untuk melakukan transaksi penjualan seperty Entry Data Pembeli, Entry Data Pesanan, Cetak Faktur dan Cetak Laporan Penjualan.
Aktor
Pembeli, Bag. Penjualan
Pra Kondisi
-
Tindakan Utama
1. Pembeli melakukan pemesanan ke bag. Penjualan 2. Bag. Penjualan Login ke dalam sistem penjualan lalu menginputkan data pembeli dan data pesanan pembeli. 3. Bag. Penjualan menyiapkan barang, mencetak faktur, lalu menerima pembayaran dari pembeli. 4. Pembeli mendapatkan barang dan faktur. 5. Bag. Penjualan mencetak laporan penjualan setelah kegiatan transaksi selama 1 hari selesai.
Tindakan Alternatif
Pesan barang melalui Telepon
Pasca Kondisi
-
B. Diagram Activity Sistem Penjualan
Gambar 6.5 Activity Diagram Sistem Penjualan Tabel 6.4 Keterangan Activity Diagram Sistem Penjualan Nama Activity
Activity Sistem Penjualan
Deskripsi Singkat
Pembeli
memesan
barang
pada
Bag. Penjualan
kemudian Bag. Penjualan menginputkan data pembeli dan data pesanan. Aktor
Pembeli, Bagian Penjualan, Sistem, Pemilik
Pra Kondisi
-
Tindakan Utama
1. Pembeli datang ke PD ABC dan melakukan pemesanan ke Bag. Penjualan.
2. Bag. Penjualan menginputkan data pembeli dan data pesanan ke dalam Sistem Penjualan. 3. Pembeli melakukan pembayaran sejumlah harga barang yang dipesan ke Bag. Penjualan. 4. Bag.
Penjualan
menerima
pembayaran
dari
pembeli, uang yang dibayarkan nominalnya di inputklan
ke
dalam
sistem
untuk
dihitung
kembaliannya. 5. Bag. Penjualan melakukan pengepakan barang untuk diterima pembeli 6. Bag. Penjualan mencetak faktur lalu untuk diterima pembeli. Tindakan Alternatif
Pesan barang melalui Telepon
Pasca Kondisi
-
C. Use Case Sistem Persediaan
Gambar 6.6 Use Case Sistem Persediaan
Tabel 6.5 Keterangan Use Case Sistem Persediaan Nama Use Case
Use Case Sistem Persediaan
Deskripsi Singkat
Sistem Persediaan dapat digunakan untuk melakukan Entry Data Supplier, Entry Data Barang, Update Data, Hapus Data, Entry Data User dan Cetak Laporan Persediaan.
Aktor
Admin
Pra Kondisi
Data belum berubah
Tindakan Utama
1. Admin dapat menghapus / mengubah seluruh data yang tedapat pada sistem, dapat melakukan Entry Data Barang, Entry Data Supllier, Entry Data User, Cetak Laporan Persediaan.
Tindakan Alternatif
-
Pasca Kondisi
Data yang telah di Update akan tersimpan dalam database.
D. Diagram Activity Sistem Persediaan
Gambar 6.7 Activity Diagram Sistem Persediaan Tabel 6.6 Keterangan Activity Diagram Sistem Persediaan Nama Activity
Activity Sistem Persediaan
Deskripsi Singkat
Admin dapat melakukan input data barang, input data user, jika barang tidak tersedia, admin melakukan permintaan barang ke supplier.
Aktor
Admin, Sistem, Supplier, Pemilik
Pra Kondisi
-
Tindakan Utama
1. Admin melakukan login untuk masuk ke sistem 2. Admin dapat melakukan penginputan data barang, dan data usir (termasuk hapus data
dan update
data) jika barang tidak tersedia, admin dapat melakukan permintaan barang ke supplier. 3. Admin
dapat
persediaan
melakukan
yang
nantinya
pencetakan
laporan
diserahkan
kepada
pimpinan PD ABC Tindakan Alternatif
Pesan barang melalui Telepon
Pasca Kondisi
-
6.3 Desain Sistem 6.3.1 Desain Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan PD ABC a. Tampilan Awal
6.3.2 Desain Sistem Penjualan a. Form Login
b. Home
c. Form Transaksi Penjualan
d. Laporan Transaksi Penjualan
6.3.3 Desain Sistem Persediaan a. Form Login
b. Home
c. Data Sparepart
d. Data Supplier
e. Form Input Data Sparepart
f. Form Input Data Supplier
g. Form Input Data User
7. DAFTAR PUSTAKA
Hartantyo, Tatar Yoyok. 2011“Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian pada Sinar Elektronik”. Sekolah Tinggi Komputer Surabaya.
Munawar.2005.
Pemodelan
Visual
dengan
UML.
Yogyakarta
:
Graha
Ilmu.
O’Brien.2005.Management Information System.Network: McGraw-Hill. Munawaroh, Siti. 2006. “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang”. Universitas Stikubank Semarang. Nugraha, Ucu S.T. 2011.“Sistem Informasi Persediaan Barang Pada CV Claper Creative Solution”. Universitas Informatika dan Bisnis Indonesia Bandung Nugroho, Bunafit. 2008. “Aplikasi Pemprograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL”. Yogyakarta : GAVA MEDIA. Sani, Mirza. 2010 “Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Pemasaran Pada Toko 39 Berbasis Web”. Universitas Mercubuana. Susanti, Indah. 2010. “Sistem Informasi Penjualan Pada CV LONGFOOD Sidoarjo”. AMIKOM Jogjakarta.
