1) Tujuan, Manfaat dan Teknik Penulisan Laporan
Tujuan laporan adalah (1) memberikan manfaat dan informasi yang tepat pada
masalah operasional yang signifikan dan tidak efisien; (2) memberikan saran pengembangan dalam pengelolaan operasi. Fungsi laporan adalah (1) menyampaikan hasil pemeriksaan operasional; (2)
mendorong dan meyakinkan perlunya suatu tindakan (lanjut). Laporan reviu/audit, memuat hal-hal yang telah dicapai auditor; (1) temuan-temuan
audit/reviu; (2) peningkatan defisiensi; (3) tindakan operator/auditee yang telah dilaksanakan untuk memperbaiki keadaan.
Versi Ratliff , manfaat laporan : 1. Bagi Auditor adalah melaporkan ringkasan hasil kerja audit; (1) mendorong tindakan untuk memperkuat pengendalian; (2) sebagai sarana pengajaran dan pelatihan staf auditor; (3) menilai kinerja auditor; (4) referensi kegiatan audit selanjutnya. 2. Bagi Manajemen Operasi adalah merupakan dorongan terhadap perbaikan yang diperlukan; (1) sebagai dukungan terhadap permasalahan yang membutuhkan perhatian manajemen yang lebih tinggi; (2) sebagai indikator terhadap kinerja operasional yang kurang diperhatikan manajer; (3) membantu mengevaluasi kinerja operasional.
Bagi Top Manajemen untuk menyediakan informasi rinci tentang operasi dan pengendalian; (1) menyediakan informasi obyektif; (2) informasi tentang kegiatan audit tentang kemungkinan adanya permasalahan penting dan beresiko tinggi; (3) menjelaskan tentang kedisiplinan kegiatan operasional. Bagi pihak lain/bagi eksternal auditor dapat membantu mengevaluasi lebih luas , mengarahkan permasalahan yang lebih khusus
dan menghindari duplikasi kerja ,
memberikan evaluasi kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan.
Teknik penulisan laporan yang efektif (versi Ratliff)
1.
Kumpulkan informasi penting sebelum menulis.
2.
Gunakan gaya percakapan untuk memperoleh umpan balik.
3.
Gunakan paragraf dan kalimat yang singkat dan sederhana(15-20 kata per kalimat, 12 baris per paragraf).
4.
Menggunakan kalimat aktif.
5.
Gunakan kata-kata yang mudah dipahami.
6.
Gunakan judul yang mengenai sasaran(topical dan diskriptif).
7.
Gunakan penegasan (cetak miring, bolt, dan sebagainya).
8.
Gunakan grafik dan catatan kaki untuk mempermudah pemahaman.
2) Jenis dan Sifat Laporan Jenis laporan
Laporan dapat formal, informal, lisan, tertulis dan interim
Laporan lisan , keuntungannya (1) dapat langsung dilaksanakan dan diadakan koreksi secepatnya; (2) dapat langsung berhadapan dan mendiskusikan temuan; (3) dapat langsung memperoleh informasi tambahan; (4) dapat langsung mengkoreksi temuan yang ada.
Laporan tertulis , keuntungannya (1) sebagai dokumen indikator kinerja pemeriksa; (2) merupakan dokumen dasar untuk pemeriksaan berikutnya; (3) dapat menunjukkan kualitas laporan auditor; (4) dapat disusun lebih rinci untuk memudahkan pengertian staf dan manajemen.
Laporan interim, dapat formal atau informal, lisan maupun tertulis, tergantung situasinya. Format temuan dapat lengkap dengan 5 (lima) atribut mau pun format bebas. Laporan interim dibuat karena temuan dianggap kritis dan perlu rekomendasi segera; audit belum selesai tetapi waktu audit telah habis, permintaan pimpinan untuk mengawasi kegiatan tertentu.
Sebelum laporan final disusun, perlu diadakan rapat penutupan dengan auditee secara komprehensip (closing conference/exit briefing )
Sifat laporan
1.
Signifikan (dilihat dari kepentingannya, besarnya nilai b iaya, assets, pendapatan dan L/R, pengembangan 3E dan seterusnya)
2.
Tepat guna dan waktu (dapat segera ditindak lanjuti dan bermanfaat)
3.
Akurat dan bukti cukup (tidak mengandung kesalahan, logis, didukung dokumen/fakta yang memadai jumlahnya)
4.
Meyakinkan (kesimpulan dan saran terkait data yang disajikan)
5.
Obyektif dan perspektif (menyeluruh, adil/seimbang, tidak menyesatkan dan komprehensif)
6.
Jelas dan sederhana (efektif, mudah dimengerti dan disimpulkan)
7.
Ringkas
8.
Bersifat membangun (membangkitkan semangat perbaikan)
9.
Terstruktur dan positif (tidak menggunakan kata yang negatif, misalnya: lemah, salah lalai, tidak efisien,dan sebagainya)
3) Macro dan Mi cro Structure Laporan Dua jenis laporan versi Gil Courtemanche (buku The New Internal Auditing):
MAKRO STRUKTUR :
Struktur laporan PEMERIKSAAN dengan 5 (lima) prinsip dasar (pengelompokan, perangkaian, kemudahan, kemenarikan dan fleksibilitas) dalam tiga komponen laporan, yaitu : Pengantar, Batang Tubuh dan Kesimpulan 1.
Pengelompokan temuan dapat disusun sesuai unit operasional organisasi (misalnya divisi produk A, divisi produk B) maupun berdasar fungsi yang diaudit (misalnya bidang pengadaan, bidang sumberdaya manusia,bidang produksi, dan lain-lain)
2.
Perangkaian temuan, dapat disusun sesuai urutan/alur siklus perusahaan ( misalnya pertama-tama temuan bidang pengadaan, temuan bidang produksi, temuan bidang persediaan barang jadi, temuan bidang penjualan, temuan bidang piutang, dan sebagainya), agar memudahkan kaitan kasus temuan suatu bidang dengan akibat pada (temuan) proses berikutnya. Sebagai contoh, temuan
pembelian bahan baku yang salah pd bidang pengadaan, akan menimbulkan temuan reject produk pada bidang produksi, dan temuan retur penjualan diatas standar (inefisien) pada bidang penjualan. 3.
Prinsip kemudahan, dapat dilakukan dengan menyusun daftar isi dan outline laporan secara runtut, judul temuan/ istilah yang jelas dan akurat serta adanya ringkasan temuan
4.
Prinsip kemenarikan, didasarkan atas banyaknya isi, uraian dan bahasa laporan, terkait kasus temuan pemeriksaan.
5.
Prinsip fleksibilitas, mengisyaratkan bahwa temuan tidak harus disusun dengan struktur yang kaku, tetapi disesuaikan dengan kemudahan penangkapan isi dari pembaca laporan.
MIKRO STRUKTUR:
merupakan struktur dari laporan TEMUAN yang u mumnya meliputi uraian mengenai: Tujuan, Temuan , Kesimpulan dan Rekomendasi. Temuannya, merupakan hasil evaluasi pembandingan antara kriteria dan fakta/aktual. 1.
Temuan-temuan mikro struktur merupakan bagian dari batang tubuh laporan makro struktur
2.
Pada temuan mikro struktur, bila disusun masing-masing, tidak nampak kaitan temuan suatu bidang (yang menjadi penyebab) dengan temuan bidang pada proses berikutnya (sebagai akibat). Misalnya, temuan kegagalan bidang pengadaan bahan baku dan perkakas, dapat menjadi temuan kegagalan/rijek dalam bidang produksi
3.
Dalam praktek, laporan mikro struktur dibuat tersendiri pada laporan interim atau laporan pemeriksaan kasus-kasus khusus
4) Checklist laporan audit
Adalah suatu alat untuk meneliti kelengkapan isi dan format laporan .
Checklist isi laporan, meneliti kelengkapan bab-bab yang diperlukan, overview laporan, kesimpulan/opini, headings yang mengarahkan, komentar penting awal laporan, komentar sejenis yang digabung, penghilangan pengulangan informasi, wording yang sesuai, dan sebagainya.
Checklist format laporan, meneliti pejabat yang dilapori, judul laporan, pe riode audit, tanda tangan auditor, cover, isi dan halaman laporan, pembukaan, distribusi laporan,nama auditor, dan sebagainya. Manfaat Checklist/Daftar Pengecekan 1. Membantu auditor melakukan audit kepatuhan. 2. Membantu auditor untuk menyusun catatan-catatan selama audit. 3. Memastikan kelancaran audit. 4. Sebagai alat bantu utama pada saat penyusunan laporan audit.
5) Tindak Lanjut dan Tr acking Sheet
Proses terakhir dalam pelaksanaan pemeriksaan yang juga merupakan elemen penting dalam pelaksanaan pemeriksaan adalah tindak lanjut hasil temuan pemeriksaan (follow up). Hiro Tugiman (2006:75) menyebutkan :
“Tindak lanjut (follow up) oleh audit internal diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan kecukupan, keefektifan dan ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan yang dilaporkan.
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa audit intern harus terus-menerus meninjau atau melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa terhadap temuantemuan audit yang dilaporkan telah dilakukan tidakan yaang tepat dan tidak berulang untuk hal yang sama. audit intern harus memastikan apakah suatu tindakan korektif terhadap berbagai temuan yang dilaporkan.
Dalam hal ini manajemen bertanggung jawab untuk menentukan tidakan yang perlu untuk dilakukan sebagai tanggapan terhadap temuan-temuan audit yang dilaporkan. Sedangkan Kontrol Intern bertanggung jawab untuk memperkirakan suatu tindakan yang diperlukan manajemen, agar berbagai hal yang dilaporkan sebagai temuan audit tersebut dapat diselesaikan dan ditanggulangi secara tepat waktu.
Dalam menentukan luas dari tindak lanjut, audit intern harus mempertimbangkan berbagai prosedur dari hal-hal yang berkaitan dengan tindak lanjut, yang dilaksanakan oleh pihak lain dalam organisasi. Menurut Hiro Tugiman (2006:76) :
Standar tindak lanjut: didasarkan SPPIA 2002 seksi 2500 (monitoring dan penyusunan prosedur tindak lanjut); dan SPPIA 1992, standar khusus 440 (tindakan koreksi dari temuan), SPKN 2007 standar 03, 05 dan 07
Peran tindak lanjut: melibatkan auditee, auditor dan manajemen eksekutif (direksi/bupati/gubernur/presiden) sesuai perannya.
Tahapan dasar tindak lanjut: meliputi (1) memperhatikan respons tertulis auditee; (2) diskusi dengan auditee, mengenai respons yang diakibatkan interpretasi saran yang kurang jelas; (3) menguji hubungan tindakan korektif dengan kondisi yang berlaku serta dokumen tindakan koreksi; (4) menilai kembali risiko lingkungan pengendalian setelah tindakan koreksi; (5) melaporkan tindak lanjut temuan “Berbagai faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan berbagai prosedur tindak lanjut: a. Pentingkan temuan yang dilaporkan
b. Tingkat dari usaha dan biaya yang dibutuhkan untuk memperbaiki kondisi yang dilaporkan c. Risiko yang mungkin terjadi bila tindakan korektif yang dilakukan gagal d. Tingkat kesulitan dari pelaksanaan tindakan korektif e. Jangka waktu yang dibutuhkan. Sebagaimana dibutuhkan sebelumnya, pimpinan audit intern bertanggung jawab untuk membuat jadwal kegiatan tindak lanjut sebagai bagian dari pembuatan jadwal pekerjaan pemeriksaan. Penjadwalan tindak lanjut harus didasarkan pada resiko dan kerugian yang terkait, dan juga tingkat kesulitan dan perlunya ketepatan waktu dalam tindakan korektif. Sedangkan dalam menetapkan berbagai prosedur dalam tindak lanjut, pimpinan audit intern harus mendasarkan pada hal-hal sebagai berikut:
1. Suatu jangka waktu yang disediakan kepada manajemen untuk memberikan tanggapan 2. Mengevaluasi tanggapan manajemen 3. Mengadakan verifikasi terhadap tanggapan manajemen (bila perlu) 4. Pemeriksaan terhadap tindak lanjut 5. Prosedur laporan kepada tingkatan manajemen yang sesuai tentang tindakan yang tidak memuaskan, termasuk pemeriksaan resiko akibat tidak dilakukannya tindakaa korektif.
Disamping prosedur, juga diperlukan cara untuk menyelesaikan tindak lanjut dalam pelaksanaan audit. Hiro Tugiman (2006:78) mengemukakan :
“ Berbagai teknik yang dipergunakan untuk menyelesaikan tindak lanjut secara efektif, yaitu:
1.
Pengiriman laporan tentang temuan pemeriksaan kepad a tingkatan manajemen yang tepat, yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan-tindakan korektif.
2.
Menerima dan mengevaluasi tanggapan dari manajemen terhadap temuan pemeriksaan selama pelaksanaan dilakukan, atau dalam jangka waktu yang wajar setelah laporan hasil pemeriksaan diterbitkan. Tanggapan-tanggapan akan lebih berguna apabila mencantumkan berbagai informasi yang cukup bagi pimpinan pemeriksaan intern untuk mengevaluasi kecukupan dan ketepatan waktu dari tindakan-tindakan korektif.
3.
Menerima laporan perkembangan perbaikan dari manajemen secara periodik, untuk mengevaluasi status usaha manajemen untuk memperbaiki kond isi yang sebelumnya dilaporkan.
4.
Menerima dan mengevaluasi laporan dari berbagai organisasi yang lain yang ditugaskan dan bertanggung jawab mengenai berbagai hal yang berhubung dengan proses tindak lanjut.
5.
Melaporkan kepada manajemen atau dewan tentang status dari tanggapan terhadap berbagai temuan pemeriksaan. Tracking sheet (dokumen tindak lanjut)
Untuk memonitor tindak lanjut, auditor dapat menggunakan dokumen tracking sheet, yang umumnya berbentuk matrik dengan kolom-kolom (1) penangungjawab (2) tanggal laporan pertama (3) temuan audit dan saran (4) tindakan manjemen (5) action planned (6) periode.
Dalam praktek, tracking sheet dilaporkan setiap triwulan d an memuat satu kolom tambahan : status temuan (temuan selesai ditindaklanjuti, temuan dalam proses penyelesaian, dan tidak ada tindak lanjut) Sebagai contoh, lihat halaman 464, Ratliff.
6) Audit Evaluation
Evaluasi kegiatan audit berguna untuk meningkatkan nilai pekerjaan audit, membantu menjaga keefektifan pengendalian kualitas dan menilai agar pekerjaan tetap berkembang
Salah satu media evaluasi audit adalah lembar tinjauan kritis audit, yang dapat digunakan untuk mengevaluasi langkah-langkah dan perbaikan kinerja yang diperlukan melalui pertemuan-pertemuan/rapat auditor
