BAB I PENDAHULUAN
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan
dan
tempa mpat
yang
digu igunakan
untuk
menyelengg menyelenggaraka arakannya nnya disebut disebut sarana Sarana kesehatan kesehatan sarana kesehatan kesehatan.. Sarana berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan ruju rujuka kan n dan/ dan/at atau au upay upaya a kese keseha hata tan n penu penunj njan ang. g. Sela Selain in itu, itu, sara sarana na kesehatan kesehatan dapat dapat juga diperguna dipergunakan kan untuk untuk kepentinga kepentingan n pendidikan pendidikan dan pela pelatih tihan an
sert serta a
pene penelit litia ian, n,
peng pengem emba bang ngan an
ilmu ilmu
peng penget etah ahua uan n
dan dan
teknol teknologi ogi di bidang bidang keseh kesehata atan. n. Dari Dari uraian uraian di atas, atas, sarana sarana keseh kesehata atan n meliputi meliputi balai balai pengobat pengobatan, an, pusat pusat kesehatan kesehatan masyaraka masyarakatt (Puskesma (Puskesmas), s), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan saran sarana a keseh kesehata atan n lainny lainnya. a. Dalam Dalam penye penyelen lengga ggaraa raan n upaya upaya keseha kesehatan tan diperl diperluka ukan n perbe perbekal kalan an keseh kesehata atan n yang yang meliput meliputii sediaa sediaan n farmas farmasi, i, alat alat keseh kesehata atan, n, dan perbek perbekala alan n keseha kesehatan tan lainny lainnya, a, sedan sedangka gkan n sedia sediaan an farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam bebera beberapa pa saran sarana a keseh kesehata atan n itu, sepert sepertii Rumah Rumah Sakit Sakit,, pabrik pabrik buatan buatan,, peng pengen enda dali lian an
mutu mutu
sedi sediaa aan n
farm farmas asi, i,
peng pengam aman anan an
peng pengad adaa aan, n,
penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas
1
resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggung jawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku. Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu : a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection) b. Pengadaan (Procure ment) c. Distribusi (Distribution) d. Penggunaan (Use) Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari : a. Organisasi (Organitation) b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability) c. Pengelolaan informasi (Information Management)
2
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces Management) Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut : Seleksi & perumusan kebutuhan
•
Penggunaan
• • •
Organisasi Pembiayaan Manajemen Informasi
Pengadaan
Distribusi
Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai : •
Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun
kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien. •
Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit
pelayanan kesehatan.
3
•
Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang
teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan. •
Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan
informasi berdasarkan resep kepada dokter. Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.
4
BAB II PERENCANAAN DAN PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT
II.1
Definisi Perencanaan Obat Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.
II.2 Tujuan Perencanaan Obat Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu : a.
Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah
program dapat mencapai tujuan dan sasaran.
5
b.
Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang,
pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku. c.
Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d.
Pertimbangan anggaran dan prioritas.
II.3 Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan : a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik
berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit, kebutuhan disusun menurut data tersebut. b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem administrasi atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Data kebutuhan
tersebut kemudian dituangkan dalam
rencana operasional yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia Farmasi dan Terapi. II.4
Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat Tahap perencanaan kebutuhan obat meliputi : 1.
Tahap Persiapan
Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk tim perencanaan pengadaan obat
6
yang
bertujuan
meningkatkan
efisiensi
dan
efektifitas
penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait dengan masalah obat. 2.
Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat Tahap
ini
untuk
menentukan
obat-obat
yang
sangat
diperlukan sesuai dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang akan digunakan atau dibeli. b. Tahap perhitungan kebutuhan obat Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu. Metode yang biasa digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu : -
Metode konsumsi
Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya. -
Metode morbiditas
Memperkirakan
kebutuhan
obat
berdasarkan
jumlah
kehadiran pasien, kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari penyakit yang ada. -
Metode penyesuaian konsumsi
7
Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi pengadaan
penggunaan didapat
obat.
dengan
Sistem
perencanaan
mengekstrapolasi
nilai
konsumsi dan penggunaan untuk mencapai target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat pelayanan yang disediakan. -
Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan
anggaran Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati
setiap
macam-macam
level
dalam
sistem
kesehatan yang sama. II.5 Definisi Pengadaan Obat Pengadaan
merupakan proses penyediaan obat yang
dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. II.6 Siklus Pengadaan Obat Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mecakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak,
8
pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran,
penyimpanan,
pendistribusian
dan
pengumpulan
informasi penggunaan obat. Gambar Siklus Pengadaan Obat
Menentukan jumlah yang dibutuhkan
Tujuan seleksi obat
Menyesuaikan kebutuhan dan dana
Pengumpulan informasi pemakaian
Memilih metode pengadaan
Mencari dan memilih pemasok
Menetukan persyaratan kontrak Menerima dan memeriksa obat-obatan
Monitor status pemesanan
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. II.7 Jenis Pengadaan Obat di Rumah Sakit Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
9
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
Pengadaan barang dan farmasi
Pengadaan bahan dan makanan
Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan
salep
Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk
pembuatan racikan puyer
Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan
infus c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan
pembelian
dengan
selang
waktu
tertentu,
misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan
Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian
10
yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :
Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas
diketahui
Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala
(dalam waktu
tertentu),
menghindari
kelebihan
persediaan
maupun kekurangan persediaan
Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian
serius dan kualitas
Atur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang
aman untuk mencapai total lebih rendah. II.8
Metode Pelaksanaan Pengadaan Obat Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah, organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu : 1. Pembelian a. Pelelangan (tender)
11
b. Pemilihan langsung c. Penunjukan langsung d. Swakelola
2. Produksi a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri. b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit c. Obat untuk penelitian 3. Kerjasama dengan pihak ketiga 4. Sumbangan 5. Lain-lain II.9 Kriteria Umum Pemilihan Pemasok Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah : 1. Telah
memenuhi persyaratan
hukum
yang berlaku
untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar). 2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000. 3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
12
II.10 Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan
yang
baik
dan
merupakan
standar
universal
mencakup aspek : a.
Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b.
Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar
formularium Rumah Sakit c.
Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas
akan menurunkan harga d.
Pengadaan secara kompetitif
Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah
melewati prakualifikasi yang diizinkan mengikuti. e.
Adanya komitmen pengadaan
Suplier
harus
menjamin
pasokan
obat
yang
kontraknya telah ditandatangani f.
Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan
kebutuhan nyata
Gunakan
penghitungan
berdasarkan
konsumsi
kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out,
obat expired
Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap
kebutuhan program dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
13
g.
Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran
Pasti
Kembangkan kepastian pembayaran
Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat
menurunkan harga h.
Prosedur tertulis dan transparan
Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada
Kepres nomor 18 tahun 2000
i.
Umumkan hasil pelelangan kepada publik
Pembagian Fungsi
Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit
individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier dan pelelangan j.
Program Jaminan Mutu Produk
Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu
produk dalam setiap dokumen
Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test
lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat k.
Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.
Untuk
menguji
kepatuhan
terhadap
prosedur
pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
14
Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau
eksternal l.
Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan
dengan target setidaknya setahun sekali
Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga
terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi
BAB III KESIMPULAN
Perencanaan
pengadaan
obat
dilakukan
untuk
menyusun
kebutuhan obat yang tepat sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kegiatan pengadaan obat di Rumah Sakit merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu faktor penentu keberhasilan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).
15
Proses
pengadaan
obat
di
Rumah Sakit
didasarkan pada
kebutuhan pemakaian barang di tiap ruangan pada tahun sebelumnya, sisa persediaan di gudang farmasi, pola penyakit dan dana yang tersedia yang dituangkan dalam rencana kebutuhan tahunan. Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Instalasi
farmasi
merupakan
unit
yang
bertugas
dalam
perencanaan, pengadaan, pengelolaan dan pendistribusian untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Metode pengadaan obat di Rumah Sakit pada umumnya berbeda-beda tergantung dari tipe Rumah Sakit dan kebijakan dari masing-masing Rumah Sakit.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pengawasan
Obat dan Makanan, “Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II”, Jakarta 1996. 2.
Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pelayanan
Kefarmasian dan Alat Kesehatan, “Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)” , Jakarta, 2002.
16
3.
Departemen Kesehatan RI, Badan Pengawasan Obat dan
Makanan, “Pengolahan Obat Kabupaten/Kota” , Jakarta, 2001. 4.
Siregar Charles, J.P., Lia Amalia, “Teori & Penerapan
Farmasi Rumah Sakit” , Penerbit Buku Kedokteran, EGC. 5.
Qurck, J.D., “Managing Drug Suplly” , Jonathan. D., (Eds),
Second Edition, Reursod and Expanded, Kumarin Press, USA, 1997.
17
