PCM_12-2008_Buku_Ms_Project_2007.pdf

Smart Project Plan with

Merencanakan project Mengendalikan project Menyusun laporan project

!Cover Ms Project 2007.indd 1

Antonius Fran Setiawan

10/24/2008 4:06:00 PM

Cover 2_Home&Study.indd 1

10/24/2008 2:53:49 PM

SAVING FILES! «

Smart Project Plan with

Microsoft Office Project 2007 © Majalah PC Media, 2008 Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit.

Merk Dagang Seluruh merk dagang yang digunakan dalam buku ini merupakan hak cipta dari pemegang merk dagang masing-masing.

Peringatan dan Pernyataan Segala daya upaya telah dikerahkan agar buku ini dapat selengkap dan seakurat mungkin, walau begitu tidak ada pernyataan apapun mengenai kebenaran maupun kecocokannya. Segala informasi di buku ini disediakan berdasarkan apa adanya. Penulis dan penerbit dengan segala hormat tidak bertanggung jawab pun tidak memiliki pertanggungjawaban kepada apapun atau siapapun akibat terjadinya kehilangan atau kerusakan yang mungkin timbul yang berasal dari informasi yang dikandung dalam buku ini.

Chief Editor Anton R. Pardede Writer Antonius Fran Setiawan Editor Renny Fitriastuti Graphic Design & Layout Lely Yulaena Mardiana Secretary Evawani Utami Putri Publishing PT Dian Digital Media, Jakarta Printing PT Dian Rakyat, Jakarta Editorial Address Gedung Warta Lt.4 Jl. Kramat IV/11 Jakarta Pusat-10430 Telp. (021) 315-3731 Fax. (021) 315-3732 Circulation Address Jl. Rawagirang No. 8 Kawasan Industri Pulogadung Jakarta Timur-13930, Telp. (021) 4682-6816, 7079-6499 Fax. (021) 4682-8919

: Smart Project Plan with Microsoft Office Project 2007

1KDT index edited.pdf 1

10/23/2008 3:23:16 PM

3

» SAVING FILES!

Daftar Isi Pendahuluan.................................................................. Apa Itu Manajemen Proyek?............................................. Sekilas Microsoft Project.................................................... Kuis di Buku Microsoft Project 2007..................................

7 7 7 8

Bab 1. Instalasi Microsoft Project....................

9 Spesifikasi Minimum........................................................... 9 Memperoleh Serial Number............................................... 10 Menginstal Microsoft Project............................................. 12 Mengaktifkan Microsoft Project 2007............................... 15

Bab 2. Manajemen Proyek.................................... Proyek................................................................................. Manajemen......................................................................... Manajemen Proyek............................................................ Tugas Manajer Proyek dan Siklus Proyek.......................... Microsoft Project 2007....................................................... Apa yang Baru di Microsoft Project 2007?........................

Bab 3. Perencanaan Proyek................................. Ilustrasi Perencanaan Proyek............................................. Mengaktifkan Project Guide.............................................. Memulai Project................................................................. Opsi Tambahan...................................................................

Bab 4. Pengendalian Proyek...............................

19 19 21 21 21 23 26 29 29 31 32 47

49 Memulai Pengelolaan Proyek............................................ 49

4



10/23/2008 3:23:16 PM

SAVING FILES! «

Bab 5. Pelaporan Proyek........................................

61 Masuk ke Menu Report Melalui Project Guide................. 61

Kuis.......................................................................................



10/23/2008 3:23:16 PM

82

5


10/23/2008 3:23:16 PM

PENDAHULUAN «

Pendahuluan Apa Itu Manajemen Proyek? Dalam benak kita, sering kali mengindentikkan kata proyek dengan uang, di mana ada proyek di situ uang mengalir untuk kita. Padahal asal kata proyek tidak berhubungan dengan uang. Proyek diambil dari bahasa latin projectum yang memiliki kata kerja proicere. Terjemahan bebas dari prociere adalah sesuatu yang datang sebelum yang lain. Namun, pengertian proyek mulai berubah di tahun 1950-an dengan dikenalkannya manajemen proyek. Manajemen proyek kemudian berkembang pesat menjadi salah satu disiplin ilmu yang paling banyak dipakai, Bapak dari manajemen proyek adalah Henry Gantt yang merumuskan metode perencanaan dan pengendalian yang kemudian dikenal dengan Gantt Chart. Pada dasarnya, manajemen proyek mengacu pada waktu, biaya, dan scope. Pada dekade ini, manajemen proyek mengalami perkembangan yang luar biasa. Bahkan melahirkan beberapa ilmu baru. Jika dulu manajemen proyek banyak digunakan di bidang engineering, saat ini tumbuh dan berkembang menjadi manajemen produk yang sudah meluas ke seluruh sendi-sendi industri.

Sekilas Microsoft Project Microsoft mengembangkan Microsoft Project sejak tahun 1984 berbasis operating system MS-DOS. Aplikasi ini langsung mendapat sambutan yang cukup baik karena merupakan pionir software manajemen proyek yang menggunakan gantt chart. Beberapa tahun kemudian dirilis versi Windows dengan nama Winproj. Pada versi Windows-nya, Microsoft Project dirilis dalam dua versi, standart dan professional.


2Pendahuluan terbaru.pdf 1

10/23/2008 3:35:30 PM

7

» PENDAHULUAN

Meskipun masuk dalam keluarga besar Microsoft Office, tetapi Microsoft Project tidak di-bundling bersama aplikasi office lainnya. Di versi terbarunya, Microsoft memasukkan banyak fitur baru. Termasuk kemampuan untuk berintegrasi dengan Microsoft Sharepoint, yang merupakan portal terintegrasi dari Microsoft. Dikenalkan pula Microsoft Project Server dan Microsoft Project WebAccess. Dengan fitur-fitur baru ini, Microsoft mulai merambah ranah korporasi, karena dengan mengintegrasikan seluruh fitur dan kemampuan Microsoft Project Anda bisa mengorganisasi kegiatan dan penjadwalan dengan mudah.

Kuis di Buku Micrososft Project 2007 Kali ini, kami akan mengadakan survai yang dapat diikuti oleh seluruh pembaca setia PC Media untuk menjawab pertanyaan yang akan kami berikan kepada Anda. Sebagai tanda terimakasih, kami akan memberikan 10 paket online training gratis total senilai US$3790. Training tersebut bisa Anda akses di . Segera buka Halaman 82 dan kirimkan SMS sebanyak-banyaknya. Kami akan berikan username dan password untuk mengikuti etraining tersebut. Pengumuman pemenang akan dimuat pada PC Media edisi 02/2009.

Jalan Pintas untuk Mendapatkan Nomor Serial Microsoft Project 2007 Bab 1 buku ini membimbing Anda untuk melakukan cara registrasi untuk mendapatkan versi trial 3 bulan secara legal. Namun, jika Anda menganggap cara tersebut terlalu panjang, silakan membuka link http://www.trymicrosoftoffice.com/ referrer.aspx?r=b07ddc20-138b-4428-80b5-d9e6ad3cadd6 untuk mendapatkan nomor serial secara instan dan mudah.

8

2Pendahuluan terbaru.pdf 2


10/23/2008 3:23:09 PM

INSTALASI MICROSOFT PROJECT «

Bab 1

Instalasi Microsoft Project Anda bisa mendapatkan aplikasi Microsoft Project Standart pada DVD PC Media. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menginstal Microsoft Project dan mendapatkan serial number. Spesifikasi Minimum Untuk dapat menginstal Microsoft Project, Anda harus memiliki hardware dengan spesifikasi minimum: Komponen

Prasyarat

Processor

Minimal 700 MHz, Semakin tinggi kecepatan processor semakin baik.

Memory

Minimal 512 MB, semakin besar semakin baik.

Harddisk

Memerlukan ruang kosong sebesar 1,5 GB.

Resolusi Monitor

Minimal 800x600, direkomendasikan untuk menggunakan 1024x768 atau lebih tinggi.

Operating System

Windows XP Service Pack 2 atau operating system yang lebih baru

Jika ingin menginstal Microsoft Project Server, Anda harus memiliki komputer dengan spesifikasi minimum:


3Bab 1 edited.pdf 1

10/23/2008 3:23:03 PM

9

» INSTALASI MICROSOFT PROJECT Komponen

Prasyarat

Processor

Minimal 2,5 GHz, Semakin tinggi kecepatan prosesor semakin baik.

Memory

Minimal 1024 MB, semakin besar semakin baik.

Harddisk

Memerlukan ruang kosong sebesar 3 GB.

Resolusi Monitor

Minimal 1024x768 atau lebih tinggi.

Operating System

Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition, Windows Server 2003 Enterprise Edition, Windows Server 2003 Datacenter Edition, atau Windows Server 2003 Web Edition dengan service pack. Windows SharePoint Services 3.0.

Jika sudah memeriksa komputer Anda dan cukup memadai untuk diinstal Microsoft Project, silakan melanjutkan ke tahapan instalasi.

Memperoleh Serial Number Pada DVD PC Media disertakan file master Microsoft Project 2007 edisi standar, untuk memperoleh serial number trial, Anda harus terhubung ke Internet.

LANGKAH 1 Buka Internet Explorer dan masuk ke http://trial.trymicrosoftoffice.com/wwtrial/product.aspx?re_ms=o o&family=projectpro&culture=en-GB seperti pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Situs resmi download Microsoft Project.

10

3Bab 1 edited.pdf 2


10/23/2008 3:29:43 PM


LANGKAH 2 Klik tombol download untuk masuk tahapan berikutnya. Tunggu hingga muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2. Masukkan identitas Anda dengan benar, terutama alamat email, karena serial number trial akan dikirimkan ke e-mail Anda.

Gambar 1.2 Masukkan indentitas diri Anda dengan benar.

LANGKAH 3 Setelah mengisikan seluruh informasi yang diminta, Anda harus memasukkan user id dan password account live.com Anda.

Gambar 1.3 Masukkan username dan password.


3Bab 1 edited.pdf 3

10/23/2008 3:23:04 PM

11

» INSTALASI MICROSOFT PROJECT

Jika belum punya, Anda bisa membuatnya dengan mengklik Create Account. Maka, Anda akan menerima e-mail berupa serial number untuk versi trial selama 3 bulan.

LANGKAH 4 Buka e-mail Anda dan lihat apakah sudah ada balasan dari Microsoft yang berisi serial number Microsoft Project yang Anda perlukan untuk proses instalasi.

Gambar 1.4 Contoh e-mail konfirmasi.

Menginstal Microsoft Project Setelah Anda menerima e-mail berisi serial number, langkah berikutnya adalah menginstal Microsoft Project Standart 2007.

LANGKAH 1 Klik ganda file instalasi Microsoft Project Standart 2007 dan tunggu hingga proses awal selesai.

12

3Bab 1 edited.pdf 4


10/23/2008 3:23:04 PM


Gambar 1.5 Proses ekstraksi Microsoft Project 2007.

LANGKAH 2 Masukkan nomor serial yang Anda dapatkan dari e-mail dan biarkan kosong referral key kemudian klik Continue untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Gambar 1.6 Memasukkan serial number.

LANGKAH 3 Selanjutnya Anda akan dibawa ke halaman berisi End User Lisence Agreement. Silakan baca sebaik-baiknya agar Anda bisa mengetahui batas penggunaan lisensi yang dimiliki. Setelah memahami EULA, klik tombol Continue untuk melanjutkan.


3Bab 1 edited.pdf 5

10/23/2008 3:23:04 PM

13


Gambar 1.7 End User License Agreement.

LANGKAH 4 Klik Install Now untuk memulai proses instalasi Microsoft Project 2007. Anda tinggal menunggu proses instalasi selesai.

Gambar 1.8 Siap proses instalasi.

14

3Bab 1 edited.pdf 6


10/23/2008 3:23:04 PM


LANGKAH 5 Tutup kotak dialog yang memberikan informasi bahwa proses instalasi selesai.

Gambar 1.9 Instalasi selesai.

Mengaktifkan Microsoft Project 2007 Setelah selesai dengan proses instalasi, mengaktifkan Microsoft project 2007.

Anda

harus

LANGKAH 1 Buka Microsoft Project 2007 yang baru Anda instal dan tunggu sampai keluar kotak dialog aktivasi produk seperti Gambar 1.10. Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan.


3Bab 1 edited.pdf 7

10/23/2008 3:23:04 PM

15


Gamar 1.10 Kotak dialog aktivasi.

LANGKAH 3 Jika Anda ingin mengaktifkan lisensi trial tersebut, tandai pilihan pertama, dan pilihan ketiga berfungsi untuk mengupgrade lisensi trial Anda. Untuk mengaktifkan lisensi trial ini, pastikan komputer Anda terhubung ke Internet.

Gambar 1.11 Kotak dialog aktivasi lisensi.

16

3Bab 1 edited.pdf 8


10/23/2008 3:23:04 PM


LANGKAH 4 Tunggu hingga Microsoft Project 2007 terhubung ke server aktivasi Microsoft, setelah proses aktivasi selesai dan akan tampak kotak dialog seperti pada Gambar 1.12.

Gambar 1.12 Kotak dialog aktivasi.


3Bab 1 edited.pdf 9

10/23/2008 3:23:04 PM

17

3Bab 1 edited.pdf 10

10/23/2008 3:23:04 PM

MANAJEMEN PROYEK «

Bab 2

Manajemen Proyek Bagian ini akan mengenalkan apa itu manajemen proyek dan langkah-langkah apa saja yang harus Anda lalui untuk mengatur satu proyek. Jika Anda pernah bertanggung jawab untuk melakukan koordi-nasi berbagai tugas khusus yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu untuk menetapkan anggaran biaya proyek.

Proyek Dalam kehidupan sehari-hari, Anda mungkin telah sering mendengar istilah "proyek". Bahkan dalam setiap langkah kita, disadari atau tidak, kita sering bersinggungan dengan aktivitas proyek. Beberapa hari yang lalu, seorang rekan meminta penulis untuk mengatur pembangunan warnet miliknya, untuk memperlancar pekerjaan tersebut, penulis dan rekan membentuk satu gugus tugas terdiri dari beberapa orang yang bertugas untuk mengurus renovasi ruangan, membeli perangkat komputer, melakukan instalasi, dan mengonfigurasikan jaringan komputer. Untuk itu, kami harus


4Bab 2 edited.pdf 1

10/23/2008 3:22:58 PM

19

» MANAJEMEN PROYEK

merencanakan berapa orang yang terlibat dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Dalam dunia kerja, sering kali kita tidak menyadari aktivitas proyek yang kita jumpai, misalnya ketika kita dipercaya untuk dapat menyelenggarakan perayaan ulang tahun perusahaan, menangani lelang, dan lain-lain. Bahkan, ketika bos Anda memberikan tugas sungguh-sungguh menggunakan istilah "proyek", misalnya proyek pengembangan produk baru. Apakah contoh kasus di atas bisa disebut proyek? Ya, kasus di atas adalah proyek karena memiliki karakteristik tersendiri, antara lain: Ada target yang akan dicapai. Ada rentang waktu tertentu untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Ada pekerjaan yang harus diselesaikan oleh beberapa orang dan diperlukan koordinasi satu sama lain. Bukan pekerjaan yang rutin bagi kita. Ada parameter tertentu seperti waktu, anggaran, sumber daya, dan spesifikasi. Baiklah kita analisis kasus di atas apakah layak disebut proyek atau tidak. Target proyek: warnet. Rentang waktu: mulai ada pembicaraan yang berisi permintaan bantuan untuk membangun warnet sampai selesai pembangunan warnet. Pembagian tugas: Petugas renovasi ruangan. Petugas hardware untuk belanja segala kebutuhan warnet. Petugas software untuk menginstal perangkat lunak dan jaringan ke seluruh komputer.

20

4Bab 2 edited.pdf 2


10/23/2008 3:22:58 PM

MANAJEMEN PROYEK «

Pekerjaan bersifat nonrutin, karena warnet bukanlah pekerjaan sehari-hari. Ada batas waktu pengerjaan.

membangun

Manajemen Jika kita bicara manajemen, bayangan kita selalu kepada struktur organisasi di kantor atau di pemerintahan. Dan jika bicara manajemen, kita juga bicara tentang manajer, orang yang bertugas untuk mengelola manajemen. Dalam proyek, seorang manajer proyek bertanggung jawab untuk melakukan 4 P, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengendalian seluruh sumber daya agar proyek dapat terselesaikan dengan baik.

Manajemen Proyek Project Management Institute (PMI) mendefinisikan istilah manajemen proyek sebagai sebuah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat, dan pada akitivitas proyek tertentu untuk memenuhi persyaratan berlangsungnya sebuah proyek. Dengan kata lain, menyelesaikan pekerjaan, tepat waktu, dalam budget, dan sesuai persyaratan atau spesifikasi. Unsur pembatas waktu, budget, dan spesifikasi sering disebut sebagai triple constrant.

Tugas Manajer Proyek dan Siklus Proyek Dalam manajemen proyek, manajer proyek bukanlah orang yang memiliki otoritas tertinggi dalam proyek, masih ada otoritas yang lebih tinggi dalam satu proyek yang disebut Champion. Biasanya champion adalah orang yang memiliki proyek tersebut atau sponsor utama proyek. Tugas utama manajer proyek adalah: Merencanakan/menjadwalkan proyek. Mengelola sumber daya. Mengomunikasikan proyek.


4Bab 2 edited.pdf 3

10/23/2008 3:22:58 PM

21

» MANAJEMEN PROYEK

Hal terpenting dalam mengelola sebuah proyek adalah siklus hidup proyek. Siklus hidup proyek yang dimaksud adalah rentang waktu yang terdiri dari tahapan-tahapan yang akan dilalui sebuah proyek. Siklus hidup proyek memiliki empat tahap yang harus dilalui, yaitu: 1. Inisiasi proyek. 2. Perencanaan proyek. 3. Pengendalian proyek selama pelaksanaan. 4. Penutupan proyek.

TAHAP INISIASI PROYEK Fokus utama tahapan inisiasi proyek adalah menemukan tantangan dan masalah dari proyek. Sedangkan, tujuan dari tahap inisiasi adalah identifikasi terhadap segala hal yang harus dilakukan dan hambatan hambatan yang mungkin terjadi selama proses pengerjaan. Secara teknis, tahap ini adalah tahap pemilihan manajer proyek yang mampu menangani proyek yang akan kita jalankan.

TAHAP PERENCANAAN PROYEK Fokus utama tahap perencanaan proyek adalah bagaimana kita menyelesaikan tugas yang telah didbebankan kepada kita. Tujuan dari tahap ini adalah mengembangkan detail perencanaan proyek dengan melakukan breakdown setiap detail tugas, alokasi sumber daya, penjadwalan, perencanaan anggaran, dan bagaimana meminimalisasi risiko. Jika rencana tersebut telah disetujui oleh champion, maka proposal rencana pengelolaan proyek tadi disebut project baseline. Project baseline dijadikan tolok ukur pengendalian proyek.

TAHAP PENGONTROLAN PROYEK Fokus utama tahap ini adalah memastikan bahwa proyek

22

4Bab 2 edited.pdf 4


10/23/2008 3:22:58 PM

MANAJEMEN PROYEK «

yang kita kerjakan tetap pada jalur yang telah direncanakan. Pada tahapan ini pengerjaan proyek telah dilakukan. Tujuan tahapan ini adalah memastikan bahwa proyek dapat berjalan sesuai rencana dan sesuai dengan spesifikasi serta masih dalam batasan anggaran.

TAHAP PENUTUPAN PROYEK Ada tiga fokus pada tahapan ini, yaitu pertanggungjawaban, pembelajaran proyek, dan perayaan. Setelah proyek selesai dikerjakan, maka manajer proyek wajib mempertanggungjawabkan pengerjaan proyek kepada champion dan recipient (penerima atau pengguna poyek). Biasanya, champion yang akan memberikan pernyataan resmi mengenai selesainya proyek tersebut. Karena setiap proyek merupakan event yang unik dan selalu berbeda setiap waktu, maka proses evaluasi selama berlangsungnya proyek bagi seluruh tim merupakan proses pembelajaran yang sangat berharga. Untuk itu, seorang manajer proyek memiliki peran yang sangat penting untuk melakukan penyebaran proses pembelajaran proyek dalam tim yang dipimpinnya. Jangan meremehkan acara perayaan tersebut karena perayaan adalah salah satu bentuk penghargaan terhadap seluruh usaha yang telah dilakukan. Di samping itu, perayaan dapat mempererat kebersamaan dalam sebuah tim hingga menjadi solid.

Microsoft Project 2007 Mengembangkan produk perangkat lunak, penerbitan newsletter, pelaksanaan program pelatihan, memulai usaha baru, atau bahkan membangun rumah baru adalah beberapa proyek paling banyak memerlukan perencanaan dan penanganan yang baik. Bagaimana Microsoft Project 2007 membantu Anda melakukan ini? Ia membantu Anda menyusun rencana, mengisi, dan mengatur semua rincian


4Bab 2 edited.pdf 5

10/23/2008 3:22:58 PM

23

» MANAJEMEN PROYEK

yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Microsoft Project 2007 menyediakan informasi proyek untuk keperluan publikasi, pelacakan kemajuan, analisis biaya, menilai kualitas proyek Anda dan mengatur beberapa proyek. Pada Microsoft Project 2007, Anda bisa berinteraksi dengan data yang dibuat oleh perangkat lunak buatan Microsoft yang lain dan Anda bisa juga membangun pusat informasi proyek dengan menginstal Microsoft Project Server. Setiap anggota tim bisa mengakses informasi yang mereka perlukan dan seluruh pekerjaan bisa dikoordinasikan melalui e-mail workgroup. Jika semua itu digunakan secara optimal, maka kita bisa melakukan efisiensi waktu dan biaya. Sebelum kita belajar Microsoft Project, ada beberapa istilah yang harus kita pahami. Berikut ini istilah dan definisi yang akan sering digunakan: Tasks: mereka adalah sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus diselesaikan dalam rangka untuk menyempurnakan tujuan proyek. Scope: suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu dan tujuan mereka. Resources: dapat orang, peralatan, layanan, atau bahanbahan yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas. Atau bisa juga merujuk pada jumlah sumber daya akan mempengaruhi lingkup dan waktu dari setiap proyek. Microsoft Project 2000 berkomunikasi dengan Anda melalui interface - grafik-grafik dan lembar kerja, menu, toolbar, dan kotak dialog. Toolbars: menyediakan jalan pintas ke fungsi yang sering digunakan.

Gambar 2.1 Toolbar Microsoft Project.

24

4Bab 2 edited.pdf 6


10/23/2008 3:22:58 PM

MANAJEMEN PROYEK «

Meskipun hanya menampilkan Microsoft Project Standard Toolbar dan Formating Toolbar, Anda bisa menampilkan toolbar lainnya dengan cara pilih View, Toolbars dari menu dan klik toolbar yang tidak ditandai untuk menampilkannya. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 2.2.

Gambar 2.2 Menu pengaturan toolbar.

Entry bar: berfungsi untuk menampilkan persentase proses pengerjaan aktivitas dalam Microsoft Project. Status bar: terletak di bagian bawah jendela menampilkan pesan dan informasi ketika beberapa tindakan yang sedang berlangsung seperti memasukkan data, membuka, atau menyimpan file. View bar: di sebelah kiri adalah scroll-down bar yang menampilkan kolom icon yang menampilkan status tampilan.


4Bab 2 edited.pdf 7

10/23/2008 3:22:58 PM

25

» MANAJEMEN PROYEK

Apa yang Baru di Microsoft Project 2007? Dengan Microsoft Project 2007, Anda bisa mengendalikan anggaran dengan fitur budgettracking serta bisa memasukkan anggaran ke dalam proyek. Cost resource type meningkat kemampuannya dengan perkiraan anggaran biaya cukup dengan menampilkan pemetaan financial fields tracked dalam project accounting systems. Melacak anggaran proyek. Gunakan budget tracking untuk mendefinisikan anggaran jika Anda memiliki level akses yang cukup tinggi. Jika Anda seorang manajer proyek, bisa mengalokasikan pendanaan dan melacak biaya dan pekerjaan yang tidak perlu. Identifikasi sumber pendanaan melalui beberapa pekerjaan. Saat ini beberapa perencanaan dan biaya sesungguhnya bisa Anda terapkan secara bersamaan ke dalam proyek dengan Cost resource type, yang juga di-support oleh sistem akuntansi proyek.

Gambar 2.3 Resource Information.

26

4Bab 2 edited.pdf 8


10/23/2008 3:22:58 PM

MANAJEMEN PROYEK «

Berbagi template proyek baru. Anda bisa berbagi template saat memulai proyek baru agar ada kesamaan pola dalam menyajikan laporan, prediksi, dan penerapan pembiayaan serta perencanaan pemasaran.

KEMUDAHAN MEMAHAMI DAN MENGENDALIKAN JADWAL PROYEK DAN AKUNTANSI Mengatur prediksi yang masuk akal dengan tim proyek, manajemen dan pelanggan menggunakan Microsoft Project untuk menyusun penjadwalan, mengalokasikan sumber daya, dan mengatur anggaran. Memahami jadwal dengan menggunakan fitur task driver untuk mengetahui kenapa satu pekerjaan dimulai pada tanggal tertentu, dan menggunakan fitur pembatalan multilevel untuk melakukan perubahan tugas dan rencana proyek. Identifikasi faktor yang mempengaruhi jadwal pekerjaan. Kendali tugas menunjukan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi dimulainya satu pekerjaan. Untuk mengetahui dan mengubah tugas yang ada, Anda cukup mengklik ganda pada tugas yang ingin diubah.

Gambar 2.4 Task Drivers.

Mengetahui akibat perubahan yang dilakukan. Lakukan perubahan pada satu tugas dan lihat akibat dari perubahan itu terhadap seluruh proyek yang sedang berjalan.


4Bab 2 edited.pdf 9

10/23/2008 3:22:58 PM

27

» MANAJEMEN PROYEK

Gambar 2.5 Task list.

Membatalkan dan mengembalikan beberapa perubahan. Mengembalikan tugas yang sudah dibatalkan dan mengembalikan tugas yang sudah dijalankan dengan multiple level undo.

KEMUDAHAN BERKOMUNIKASI DENGAN APLIKASI OFFICE LAINNYA Anda bisa menghubungkan Microsoft Project 2007 dengan aplikasi lain seperti Microsoft Word, grafik Microsoft Excel dan presentasi Microsoft PowerPoint.

28



10/23/2008 3:22:58 PM

PERENCANAAN PROYEK «

Bab 3

Perencanaan Proyek Merencanakan satu pekerjaan bukanlah hal yang mudah, apalagi melibatkan beberapa orang. Pada bagian ini, Anda akan belajar membuat perencanaan proyek secara sederhana. Ilustrasi Perencanaan Proyek Untuk mempermudah tutorial, penulis akan membuat ilustrasi sederhana, yaitu dengan Instalasi warnet. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan proyek dengan empat pertanyaan yang disingkat menjadi 3W+H. 1. What. Apa saja yang dikerjakan dalam membangun warnet? Membeli hardware. Komputer. AC. Meja dan kursi. Mendekorasi ruangan dan memasang interior. Instalasi hardware.


5Bab 3 edited.pdf 1

10/23/2008 3:22:52 PM

29

» PERENCANAAN PROYEK

Instalasi jaringan komputer. Uji coba koneksi. 2. When. Kapan tugas tersebut diselesaikan dan dan memasuki masa uji coba. 3. Who. Siapa saja yang mengerjakan? Budi, desainer interior. Joko, perlengkapan dan logistik. Eka, teknisi komputer. Sonny, teknisi AC. Dani, asisten teknisi. Erry, asisten teknisi 4. How much. Berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk membangun warnet? AC 1 PK Rp 2.500.000 Meja komputer 11 unit @ Rp 250.000 Komputer 11 unit @ Rp 4.000.000 Cat tembok Rp 1.000.000 Honor Budi/jam Rp 40.000 Honor Joko Rp 10.000 Honor Eka Rp 40.000 Honor Sonny Rp 30.000 Honor Danny Rp 15.000 Honor Erry Rp 15.000 Buku ini akan menitikberatkan pada pengelolaan schedule dan pembiayaan. Untuk mempermudah pekerjaan, kita akan aktifkan project guide dan menggunakan template yang telah disediakan oleh Microsoft Project.

30

5Bab 3 edited.pdf 2


10/23/2008 3:22:52 PM


Mengaktifkan Project Guide Untuk mengaktifkan project guide, lakukan langkah-langkah di bawah ini : Pilih View | Turn On Project Guide. Untuk lebih jelasnya, bisa Anda lihat pada Gambar 3.1 dan 3.2. Setelah diaktifkan dengan cara sesuai Gambar 3.1, maka toolbar project guide akan muncul seperti pada Gambar 3.2.

Gambar 3.1 Turn on project guide

Gambar 3.2 Toolbar project guide.


5Bab 3 edited.pdf 3

10/23/2008 3:22:52 PM

31


Project guide mengelompokkan langkah menjadi empat kelompok utama yaitu: Tasks. Rousources. Track. Report.

Memulai Project LANGKAH 1 Klik File | New untuk membuat proyek baru, pada toolbar paling bawah akan muncul New Project bar.

Gambar 3.3 Memulai proyek baru.

LANGKAH 2 Klik On Computer pada bagian Template untuk menampilkan menu pilihan template. Kemudian pilih General dan klik pada Blank Project dan tekan tombol OK.

32

5Bab 3 edited.pdf 4


10/23/2008 3:22:52 PM


Selanjutnya, pada bagian kiri lembar kerja akan muncul Tasks Manager yang berisi wizard langkah demi langkah mengatur proyek.

Gambar 3.4 Memilih template.

Gambar 3.5 Proyek baru.


5Bab 3 edited.pdf 5

10/23/2008 3:22:52 PM

33


LANGKAH 3 Atur tanggal dimulainya proyek dengan mengklik Set a date to schedule from. Dan tentukan kapan Anda akan memulai proyek tersebut, klik Done setelah Anda selesai mendefinisikan tanggal mulai pekerjaan.

Gambar 3.6 Set a date to schedule from.

LANGKAH 4 Langkah keempat adalah menentukan jam kerja dengan mengklik Define general working times pada Tasks Manager. Kemudian pilih jam kerja Standart. Pada Calendar Template.

Gambar 3.7 Define general working times langkah 1.

34

5Bab 3 edited.pdf 6


10/23/2008 3:22:52 PM


Kemudian lanjutkan ke tahap kedua dengan mengklik Continue to step 2. Pada tahapan ini, Anda menentukan hari kerja dan melakukan pengaturan ulang jam kerja apabila ada yang kurang sesuai dengan keinginan.

Gambar 3.8 Menentukan hari kerja dan jam kerja.

Setelah menentukan hari kerja dan jam kerja, Anda akan menentukan tanggal atau hari di mana ada libur nasional


5Bab 3 edited.pdf 7

10/23/2008 3:22:52 PM

35


yang mengharuskan kita untuk tidak menjalankan pekerjaan. Klik Change working time untuk memasukkan hari libur nasional.

Gambar 3.9 Menambahkan libur ekstra.

Gambar 3.10 Hari libur nasional.

36

5Bab 3 edited.pdf 8


10/23/2008 3:22:52 PM


Klik Continue to step 5 untuk melanjutkan ke tahapan kelima, yaitu mengubah jam kerja per hari, untuk itu Anda harus mampu menghitung secara tepat berapa jam total dalam seminggu. Jika bingung atau takut salah kalkulasi, Anda bisa melanjutkan ke langkah selanjutnya.

Gambar 3.11 Mengatur time unit.

Tahap pengaturan jam kerja sudah selesai dan Anda siap untuk melanjutkan ke langkah 5.

LANGKAH 5 Setelah mengatur jam kerja dan waktu libur, Anda bisa mulai memasukkan daftar tugas yang sudah disusun pada awal bab ini. Agar mempermudah pengelolaan tugas, maka buatlah tugas sedetail mungkin dan memasukkannya ke dalam subtugas. Caranya adalah dengan mengklik icon panah ke kanan pada toolbar.


5Bab 3 edited.pdf 9

10/23/2008 3:22:52 PM

37


Gambar 3.12 Mengubah task menjadi sub-task.

Gambar 3.13 Daftar tugas yang belum dilakukan penjadwalan pekerjaan.

Setelah selesai memasukkan daftar pekerjaan, selanjutnya kita akan memasukan jadwal pengerjaan dengan mengubah tanggal mulai dan selesainya pekerjaan. Jika pada saat Anda memasukkan tanggal pengerjaan pada hari libur, maka secara otomatis Microsoft Project akan mengubahnya menjadi tanggal setelah hari libur.

38



10/23/2008 3:22:52 PM


Gambar 3.14 Mengatur jadwal pengerjaan.

Setelah Anda mengubah tanggal pembelian AC, Microsoft Project akan menanyakan apakah kegiatan pembelian AC sekaligus merupakan penutup dari tugas sebelumnya, karena memang pembelian AC dilakukan setelah Anda membeli meja dan kursi komputer, maka sambungkan mereka ke dalam satu kesatuan tugas dengan memilih link them. Jika Anda memilih ini, maka apabila timeline pembelian AC mundur, secara otomatis jadwal pembelian meja dan kursi komputer juga akan mundur.

Gambar 3.15 Menghubungkan tugas baru dengan tugas berikutnya.

LANGKAH 5 Setelah tugas pembelian perangkat keras, tugas berikutnya adalah melakukan dekorasi ruangan. Atur jadwal dekorasi ruangan sesuai urutan tanggal sebelumnya dan tentukan



10/23/2008 3:22:52 PM

39


bahwa waktu yang diperlukan adalah 3 hari, untuk mengubah waktu pengerjaan lihat Gambar 3.17. Tetapi ada dua keanehan yang terjadi saat Anda mengatur jadwal pengerjaan, yaitu: Tidak ada pertanyaan untuk melakukan link. Pada gantt chart tidak terjadi link. Untuk lebih jelas perhatikan Gambar 3.16.

Gambar 3.16 Tugas yang tidak terkoneksi.

Gambar 3.17 Pengaturan lama pekerjaan.

Padahal tugas dekorasi ruangan mengharuskan tugas pembelian perangkat keras sudah selesai. Ada satu sebab mengapa ada dua kejadian aneh, yaitu karena tugas dekorasi ruangan bukanlah bagian dari tugas pembelian perangkat keras. Sehingga oleh Microsoft Project tugas tersebut tidak terpengaruh oleh tugas pembelian perangkat keras.

40



10/23/2008 3:22:52 PM


Untuk melakukan link secara otomatis, klik ganda pada tugas "Mendekorasi ruangan dan memasang interior". Hingga muncul kotak dialog seperti Gambar 3.18.

Gambar 3.18 Task Information.

Pilih tabulasi Predessors untuk menghubungkan tugas ini ke tugas lain. Kemudian pilih tugas yang akan dihubungkan, dalam hal ini tugas membeli kursi. Setelah selesai, klik tombol OK untuk mengakhiri.

Gambar 3.19 Link task.



10/23/2008 3:22:52 PM

41


Anda akan melihat perubahan pada gantt chart, ada tanda bahwa tugas mendekorasi ruangan sudah terhubung dengan tugas sebelumnya. Lanjutkan untuk memasukkan jadwal selanjutnya. Dan lihat contoh jadi seperti pada Gambar 3.20.

Gambar 3.20 Scheduling dan gantt chart.

LANGKAH 6 Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Klik tombol Resources kemudian pilih Specify people and equipment for the project.

Gambar 3.21 Memasukkan sumber daya untuk proyek.

Selanjutnya Microsoft Project akan menampilkan lembar kerja resources, pada kotak dialog bagian kiri pilih menu Enter resources manually.

42



10/23/2008 3:22:52 PM


Gambar 3.22 Worksheet untuk resources.

Resources terdiri dari dua macam, yaitu: 1. Cost (biaya), biasanya mengacu pada biaya variabel, yaitu biaya yang dikeluarkan berdasarkan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Contoh variabel yang bisa dimasukkan ke dalam cost adalah biaya tenaga kerja. 2. Material resources (bahan baku), seperti namanya, variabel yang masuk kelompok ini adalah variabel bahan baku, dalam contoh kasus kali ini pembelian kursi, meja, dan komputer. Untuk memasukkan resources, klik pada Shell resources untuk menampilkan kota dialog Resources. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.23. Pada saat kotak dialog Resources terbuka, perhatikan pada bagian Type, apabila Anda klik akan keluar menu Pulldown dengan tiga pilihan: 1. Work, yang masuk kelompok ini adalah tenaga kerja, sewa peralatan, atau alat pendukung lain yang hanya dipakai sementara dan tidak berkurang kuantitasnya akibat dipergunakan. 2. Material, seperti arti harafiahnya, yang masuk kelompok ini



10/23/2008 3:22:52 PM

43


adalah bahan baku atau material lain yang dipergunakan untuk membangun atau memproduksi sesuatu, dalam hal ini seperti meja, kursi, kabel, komputer, dan lain-lain. 3. Cost, yang masuk pada tipe biaya adalah pengeluaran yang tidak bergantung kepada jumlah pekerjaan atau waktu yang diperlukan, seperti biaya tiket kereta atau tiket pesawat.

Gambar 3.23 Menambahkan resource.

Pada Gambar 3.23, Anda telah memasukkan nama resources, group, dan type serta e-mail, klik OK untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya. Jika Anda perhatikan Gambar 3.24, maka akan ditemui bahwa belum ada rate per jam dari Budi.

Gambar 3.24 Resources budi dengan rate kosong.

44



10/23/2008 3:22:52 PM


Untuk memasukkan rate, klik pada kolom Standart rate, setelah muncul kotak dialog Resource information seperti Gambar 3.25 masukkan honor per jam Budi. Setelah memasukkan honor per jam, klik OK untuk mengakhiri.

Gambar 3.25 Resource information.

Untuk variabel material, caranya hampir sama. Hanya pada type, Anda pilih "material" dan pada rate cukup dimasukkan standart rate saja. Lihat Gambar 3.26 untuk lebih jelasnya.

Gambar 3.26 Material cost.



10/23/2008 3:22:52 PM

45


LANGKAH 7 Setelah selesai memasukkan tanggal pengerjaan, langkah berikutnya adalah memasukkan siapa saja yang melaksanakan pekerjaan tersebut. Klik kolom Resources name, kemudian aktifkan tabulasi Resources seperti pada Gambar 3.27.

Gambar 3.27 Menambahkan resources yang mengerjakan proyek.

Masukkan apa atau siapa saja yang terlibat dalam pengerjaan tersebut. Untuk material, Anda harus memasukkan berapa unit material yang diperlukan. Sedangkan untuk tenaga kerja, berapa persen kehadiran petugas yang ditunjuk, apakah full time atau hanya 75% dari total waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proyek tersebut.

Gambar 3.28 Assign resources.

46



10/23/2008 3:22:52 PM


Setelah dimasukkan, Anda akan melihat bahwa total biaya yang dikeluarkan untuk tiap-tiap item akan ditampilkan.

Opsi Tambahan Jika Anda mendapatkan tenaga freelance dengan jam kerja khusus, misalnya hanya bekerja pada jam 12.00 sampai dengan jam 15.00, maka Anda bisa mengatur jam kerja untuk tenaga freelance tersebut secara khusus. Caranya dengan: 1. Pilih resource yang ingin Anda atur jam kerjanya. 2. Klik menu Define working times for resources. 3. Klik Continue to step 2 dan step 3 untuk masuk ke bagian Editing.

Gambar 3.29 Mengubah jam kerja.

4. Pilih hari apa yang ingin Anda ubah jam kerjanya. 5. Masukkan jam kerja baru. 6. Jika Anda ingin mengubah jam kerja seluruh hari dari Senin sampai Sabtu, klik Apply to all days. Jika ingin



10/23/2008 3:22:52 PM

47


mengubah pada hari-hari tertentu, Anda bisa menyesuaikan jadwalnya. Apabila sudah selesai, klik menu Continue to step 4 untuk mengakhiri.

Gambar 3.30 Mengubah jam kerja.

48



10/23/2008 3:22:52 PM

PENGENDALIAN PROYEK «

Bab 4

Pengendalian Proyek Setelah pada merencanakan satu proyek, pada bagian ini kita akan belajar bagaimana mengendalikan proyek dengan tepat dan mudah. Jika pada bab sebelumnya kita belajar bagaimana merencanakan proyek, maka pada bab ini kita akan mengelola proyek agar kelak mudah untuk dievaluasi sebagai bahan pembelajaran pengelolaan proyek di masa depan.

Memulai Pengelolaan Proyek Untuk memulai pengelolaan proyek, Anda bisa mengklik tombol Track seperti pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Tempat tombol Track.


6Bab 4 edited.pdf 1

10/23/2008 3:22:44 PM

49

» PENGENDALIAN PROYEK

Setelah Anda aktifkan menu Track pada project guide, akan tampil tahapan pengelolaan proyek.

Gambar 4.2 Project guide track.

LANGKAH 1 Sebelum memulai tracking, Anda harus menyimpan perencanaan proyek Anda sebagai baseline dengan mengklik menu Save a baseline plan to compare with later versions, dilanjutkan dengan mengklik tombol Save baseline.

Gambar 4.3 Save baseline.

50

6Bab 4 edited.pdf 2


10/23/2008 3:22:44 PM


LANGKAH 2 Langkah selanjutnya adalah mulai melakukan input terhadap proses pengerjaan proyek dengan mengklik Prepare to track the progress of your project dan tunggu beberapa saat untuk melihat halaman tracking seperti Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Halaman setup tracking.

Pada bagian ini, ada 3 cara memasukkan tingkat penyelesaian pekerjaan: 1. Always track by entering the percent of work complete. Cara ini berfungsi untuk memasukkan progress pekerjaan berdasarkan persentase penyelesaian. Anda cukup memasukkan angka 0 100 untuk memprediksi berapa persen pekerjaan telah diselesaikan, kelemahan metode ini adalah tingkat akurasinya sangat lemah.


6Bab 4 edited.pdf 3

10/23/2008 3:22:45 PM

51


Gambar 4.5 Tracking berdasarkan persentase.

2. Always track by entering the actual work done and work remaining Cara ini berfungsi untuk memasukkan progress pekerjaan berdasarkan jam kerja yang telah penyelesaian. Anda cukup memasukkan angka 0 sampai angka tertinggi sama dengan jam kerja yang anda masukkan ke rencana kerja. Akurasi progress-nya cukup baik, karena dihitung jam per jam.

Gambar 4.6 Tracking berdasarkan waktu yang sudah dikerjakan dan berapa sisa waktu sebelum deadline.

52

6Bab 4 edited.pdf 4


10/23/2008 3:22:45 PM


3. Always track by entering the hours of work done per time period Cara ini berfungsi untuk memasukkan progress pekerjaan berdasarkan jam kerja yang telah penyelesaian. Anda cukup memasukkan angka 0 sampai angka tertinggi sama dengan jam kerja yang Anda masukkan ke rencana kerja. Akurasi progress-nya cukup baik, karena dihitung jam per jam. Ditambah tampilan tanggal mulai pengerjaan dan tanggal penyelesaiannya membuat Anda bisa mengetahui detail jadwal pekerjaan.

Gambar 4.7 Tracking berdasarkan waktu yang sudah dikerjakan dan memerlukan berapa hari penyelesaiannya.

Kali ini kita akan menggunakan cara moderat dengan menggunakan metode kedua. Masukkan jumlah jam kerja yang telah diselesaikan dan lihat bedanya pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Input data pengerjaan proyek.


6Bab 4 edited.pdf 5

10/23/2008 3:22:45 PM

53


LANGKAH 3 Setelah memasukkan jadwal pekerjaan yang telah diselesaikan, kita bisa melihat perkembangan dengan membuka project guide track. Caranya cukup mudah, dengan mengklik menu Done pada Setup tracking, Anda akan dibawa ke menu project guide tracking. Untuk melihat progress kerja, silakan klik pada bagian Incorporate progress information into the project. Pada bagian incorporate progress ditampilkan beberapa kolom, yaitu:

Gambar 4.10 Incorporate progress.

1. Actual Work Berisi informasi informasi berapa jam pekerjaan tersebut sudah dilakukan. 2. Remaining Work Berisi informasi berapa lama lagi sisa pekerjaan yang harus dilakukan. 3. Duration Berisi informasi berapa hari pekerjaan itu sudah dilakukan.

LANGKAH 4 Ada saatnya kita perlu melihat sampai di mana perkembangan project yang dikerjakan. Untuk melihatnya,

54

6Bab 4 edited.pdf 6


10/23/2008 3:22:45 PM


Anda bisa melihat dengan mengklik Check the progress of the project. Untuk melihat project apa saja yang sudah selesai, kita bisa melihatnya melalui Status indicator pada Microsoft Project. Ada beberapa icon indikator yang menandai status pekerjaan, yaitu: Icon

Keterangan Status

Pekerjaan yang telah selesai. Pekerjaan yang sesuai jadwal. Pekerjaan yang sudah melebihi jadwal.

Pada Gambar 4.11, Anda akan melihat status tiap pekerjaan yang sudah dilakukan atau yang sudah melebihi jadwal.

Gambar 4.11 Status indikator.

Pada menu ini, Anda bisa melihat beberapa kelompok pekerjaan melalui filter. Adapun jenis tugas yang bisa Anda filter adalah:


6Bab 4 edited.pdf 7

10/23/2008 3:22:45 PM

55


1. Completed task, menu ini berfungsi untuk melihat tugas atau pekerjaan apa saja yang sudah selesai dijalankan. 2. Task on schedule, menu ini berfungsi untuk melihat tugas atau pekerjaan apa saja yang sudah sesuai jadwal. 3. Late Tasks, menu ini berfungsi untuk melihat tugas atau pekerjaan apa saja yang sudah terlambat dari jadwal seharusnya. 4. Critical Tasks, menu ini berfungsi untuk melihat tugas atau pekerjaan apa saja yang sudah hampir deadline. 5. Future Tasks, menu ini berfungsi untuk melihat tugas atau pekerjaan apa saja harus dilakukan selanjutnya. 6. Unstarted Tasks, berisi list pekerjaan yang belum dimulai. Selain keenam tugas tersebut, masih banyak filter yang bisa digunakan. Untuk menampilkan list lengkap, Anda bisa mengklik More Filters ... (lihat Gambar 4.12).

Gambar 4.12 More Filters...

56

6Bab 4 edited.pdf 8


10/23/2008 3:22:45 PM


Anda bisa juga mengubah dasar tanggal melihat progressnya project dengan mengubah tanggal pemeriksaan status seperti pada Gambar 4.13. Jika tanggal diubah menjadi tanggal 24 Oktober, maka ada status yang berubah dari sesuai jadwal ke status terlambat.

Gambar 4.13 Perubahan tanggal check status membuat indikator status berubah.

Selain mengubah tanggal pemeriksaan status, Anda juga bisa menampilkan status berdasarkan status pekerjaan, interval pekerjaan berdasarkan tanggal dimulainya pekerjaan, serta interval pekerjaan berdasarkan jadwal tanggal selesainya pekerjaan.


6Bab 4 edited.pdf 9

10/23/2008 3:22:45 PM

57


Gambar 4.14 Pengelompokan pekerjaan berdasarkan status.

LANGKAH 5 Langkah ini adalah langkah terahir pada Bab 4, yaitu memanage proyek, di mana kita bisa melihat beberapa informasi mengenai pembiayaan. Untuk menampilkannya, Anda bisa mengklik Make changes to the project pada project guide.

Gambar 4.15 Make change to the project.

58



10/23/2008 3:22:45 PM


Anda bisa menampilkan beberapa informasi di kolom detail dengan meletakkan kursor ke sheet detail dan mengklik kanan tombol mouse Anda.

Gambar 4.16 Detail sheet.

Untuk mengetahui berapa besar biaya tiap-tiap pekerjaan, Anda bisa mengaktifkan detail cost dengan klik kanan dan tandai cost dengan mengklik kiri saat kursor Anda tepat di menu Cost, kemudian lihat hasilnya.

Gambar 4.17 Detail sheet dengan report cost.



10/23/2008 3:22:45 PM

59


Jika merasa tampilan detail sheet kurang menarik, coba Anda ubah tampilannya dengan mengklik kanan Detail sheet l klik detail styles.

Gambar 4.18 Detail styles.

1. Field informasi apa saja yang bisa ditampilkan di detail sheet. 2. Field yang ditampilkan oleh user. 3. Jenis huruf dan ukuran yang digunakan. 4. Warna latar belakang dan pattern sheet untuk field yang sedang Anda pilih di nomor 2. Untuk mengubah warna background dan pattern yang Anda sukai, silakan bereksplorasi dengan kotak dialog detail sheet ini. Untuk mengganti warna huruf, Anda bisa mengubahnya di Change font sehingga background dan warna hurufnya menjadi berbeda dibandingkan detail sheet yang lain.

60



10/23/2008 3:22:45 PM

PELAPORAN PROYEK «

Bab 5

Pelaporan Proyek Setelah Anda selesai mengerjakan proyek, saatnya menyusun laporan pengerjaan proyek. Microsoft akan memberikan banyak kemudahan dalam menampilkan laporan dalam berbagai bentuk. Laporan merupakan satu bentuk dokumen tertulis yang berisi rangkuman informasi dari satu kegiatan yang dirancang dan disusun untuk memberikan gambaran situasi dari kegiatan tersebut. Laporan bisa diberikan kepada publik maupun perorangan yang memerlukan, yang terpenting dari pelaporan adalah kesesuaian format antara pemberi laporan dan penerima laporan. Untuk itu, Microsoft menyediakan begitu banyak model pelaporan bagi Anda.

Masuk ke Menu Report Melalui Project Guide Seperti sebelumnya, kita harus mengaktifkan project guide untuk pelaporan dengan cara mengklik tombol Report pada toolbar project guide. Atau bisa juga dengan mengklik menu Report area pada Project guide tracking.


7Bab 5 edited.pdf 1

10/23/2008 3:23:22 PM

61

» PELAPORAN PROYEK

Gambar 5.1 Menu untuk mengaktifkan report.

Setelah aktif, akan tampil menu untuk memulai langkahlangkah menampilkan laporan pekerjaan Anda.

Gambar 5.2 Report project guide.

62

7Bab 5 edited.pdf 2


10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

1. SELECT A VIEW REPORT Menu ini menampilkan informasi proyek dalam beberapa format. Anda bisa melihat, mengedit, dan menampilkan informasi dalam beragam bentuk. Seperti halnya pada bagian tracking, pada bagian report ini tersedia beberapa template tampilan. Visual reports terbagi dalam beberapa kelompok, yaitu task overview, task usage, resource overview, resource usage, assignment overview, dan assignment usage. Sedangkan, laporan (reports) dibagi menjadi overview, current activities, costs, assignments, workload, dan custom reports. Di bagian custom reports, Anda bisa mengubah laporan sesuai kebutuhan. Untuk mulai memanfaatkan fitur Report, Anda bisa mengklik menu dan pada project guide menampilkan dua pilihan.

Gambar 5.3 Menu view and reports.


7Bab 5 edited.pdf 3

10/23/2008 3:23:22 PM

63

» PELAPORAN PROYEK

Pada tahap pertama, kita akan mengakses display or analyze project information with a view. Pada Gambar 5.2, bisa Anda lihat bahwa di bagian bawah terlihat beberapa pilihan tampilan yang bisa dipilih. Untuk melihat tampilan lengkapnya, Anda bisa mengklik See additional view.

Gambar 5.4 Kotak dialog tampilan view report secara lengkap.

Berikut ini beberapa fitur view report standart yang bisa Anda lihat: View Calendar Untuk menampilkannya, Anda klik Calendar pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Di situ Anda bisa melihat daftar pekerjaan secara berurutan tanggal dan dalam tampilan kalender.

Gambar 5.5 View calendar.

64

7Bab 5 edited.pdf 4


10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

Detail Gantt Chart Untuk menampilkannya, Anda klik detail Gantt chart pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Anda bisa melihat gantt chart secara detail.

Gambar 5.6 Detail gantt chart.

Network Diagram Untuk menampilkannya, Anda klik Network diagram pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Setelah itu, akan ditampilkan diagram jaringan berupa flowchart. Di situ akan ditandai pekerjaan yang sudah selesai dengan warna hitam dan dicoret.

Gambar 5.7 Network diagram.

Relationship Diagram Untuk menampilkannya, Anda klik Relationship diagram


7Bab 5 edited.pdf 5

10/23/2008 3:23:22 PM

65

» PELAPORAN PROYEK

pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Selanjutnya akan ditampilkan hubungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan yang lain.

Gambar 5.8 Relationship diagram.

Resource Form Untuk menampilkannya, Anda klik Resource form pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Pada view report ini agak unik karena Anda bisa melihat sumber daya yang tersedia sudah mengerjakan apa dan terlibat dalam proyek apa saja.

Gambar 5.9 Resource form.

66

7Bab 5 edited.pdf 6


10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

Resource Graph Untuk menampilkannya, Anda klik Resource graph pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Menu ini berfungsi untuk melihat kinerja sumber daya kita apakah ada yang overload atau tidak. Fitur ini cukup menarik dan nyaman digunakan karena Anda bisa melihat dengan mudah siapa saja yang overload. Resource Sheet Untuk menampilkannya, Anda klik Resource view pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource sheet ini memiliki tampilan mirip dengan worksheet pada Excel. Di situ, Anda bisa melihat seluruh sumber daya yang ada beserta tingkat penggunaannya. Resource Usage Untuk menampilkannya, Anda klik Resource usage pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Resource usage berfungsi untuk melihat berapa tingkat penggunaan sumber daya yang tersedia serta berapa biaya yang harus dikeluarkan selama proyek. Untuk menambahkan detail yang ingin ditampilkan, klik kanan pada Sheet detail kemudian klik pada Detail sheet. Task Form Untuk menampilkannya, Anda klik Task form pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Tampilan task form ini mirip dengan resources form, hanya saja ditampilkan berdasarkan kelompok tugas dan bukan berdasarkan resources-nya. Di sini, Anda bisa melihat satu pekerjaan diselesaikan oleh siapa saja dan tiap-tiap sumber daya mengerjakan pekerjaan tersebut selama berapa jam. Task Sheet Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Pada task sheet ini, Anda bisa melihat satu pekerjaan diselesaikan dalam berapa hari, oleh siapa, dan apa saja yang terlibat dalam proses pekerjaan tersebut.


7Bab 5 edited.pdf 7

10/23/2008 3:23:22 PM

67

» PELAPORAN PROYEK

Task Usage Untuk menampilkannya, Anda klik Task sheet pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Task usage berfungsi untuk melihat berapa jam kerja yang dipakai pada hari-hari tertentu, misalkan hari Senin bekerja selama 8 jam, sedangkan hari Selasanya hanya 1,5 jam. Tracking Gantt Untuk menampilkannya, Anda klik Tracking gantt pada Select view, dan klik tombol Apply this view. Tracking gantt berfungsi untuk membandingkan jadwal yang disusun dalam rencana kerja (baseline schedule) dibandingkan dengan realisasi jadwalnya (actual schedule). Membuat Laporan Proyek Anda bisa mengekspor laporan tersebut ke dalam pivot table Excel dengan cara yang sangat mudah. Caranya klik Create a project report untuk menampilkan pilihan penggunaan Visual report.

Gambar 5.10 Create a project report.

1. Display Visual Report Menu ini berfungsi untuk mengekspor laporan ke dalam pivot table Microsoft Excel. Klik Menu untuk menampilkan kota dialog seperti pada Gambar 5.18.

68

7Bab 5 edited.pdf 8


10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

Gambar 5.11 Visual report.

Untuk mengekspor ke pivot table cukup mudah, Anda tinggal pilih jenis laporan apa yang diinginkan dan Anda tinggal klik tombol View. Maka, laporan akan tersusun secara otomatis dan ditampilkan di Microsoft Excel.

Gambar 5.12 Hasil ekspor ke pivol table Microsoft Excel.


7Bab 5 edited.pdf 9

10/23/2008 3:23:22 PM

69

» PELAPORAN PROYEK

2. Display Reports Display report ditujukan bagi Anda yang ingin mencetak secara langsung di Microsoft Project, cara membuatnya hampir sama, klik saja Display report.

Gambar 5.13 Display reports.

Untuk mencetak laporan, cukup pilih salah satu jenis report, kemudian klik tombol Select untuk menampilkan model laporan yang tersedia. Setelah Anda pilih format mana yang paling sesuai, tinggal klik tombol Select untuk menampilkan print preview. Metode ini sangat mudah digunakan, tetapi memiliki keterbatasan tampilan.

Gambar 5.14 Menampilkan format laporan.

70



10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

Gambar 5.15 Print preview.

1. CHANGE THE CONTENT OR ORDER OF INFORMATION IN A VIEW Bagian ini bisa disebut juga bagian filtering, karena Anda bisa menampilkan sumber daya yang ingin dilihat berdasarkan karakteristik pekerjaan, durasi pekerjaan, prioritas pekerjaan, atau bahkan tanggal penyelesaian tugas tersebut. Selain itu, Anda bisa mengurutkan tampilan berdasarkan tanggal dimulainya. Penyaringan, pengelompokan, dan pengurutan data akan mengubah tampilan informasi proyek secara temporer. Anda bisa menggunakan fitur ini untuk menampilkan dan mereview informasi proyek. Fitur yang tersedia di menu ini antara lain penyaringan (filter) dan pengelompokan (group).



10/23/2008 3:23:22 PM

71

» PELAPORAN PROYEK

Gambar 5.16 Filter isi laporan.

Filter yang disediakan, antara lain: Group complete incomplete task Kita jalankan pengelompokan antara pekerjaan yang belum selesai dengan yang sudah selesai untuk semua tugas. Group duration Kita jalankan pengelompokan berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Group duration then priority Kita jalankan pengelompokan berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

72



10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

1. CHANGE THE LOOK OR CONTENT OF THE GANTT CHART Anda bisa mengubah tampilan gantt chart sesuai keinginan, tetapi ini hanya berupa tampilan agar Anda lebih merasa nyaman melihat gantt chart. Ada beberapa pilihan untuk mengubah tampilan gantt chart, dengan menggunakan wizard atau secara manual. Kali ini kita agak mempelajari bagaimana mempercantik gantt chart kita dengan menggunakan wizard. Klik Start the Gantt Chart Wizard... kemudian klik tombol Next.

Gambar 5.17 Gantt chart wizard.

Pilih tampilan yang Anda sukai, dilanjutkan dengan klik tombol Next.

Gambar 5.18 Memilih tampilan yang disukai.



10/23/2008 3:23:22 PM

73

» PELAPORAN PROYEK

Pilih apa saja yang ingin Anda tampilkan pada gantt chart, klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya.

Gambar 5.19 Informasi yang ditampilkan pada gantt chart.

Pada bagian ini, Anda diminta memilih untuk menampilkan dependensi satu tugas dengan tanda panah atau tidak.

Gambar 5.20 Show dependencies.

Tahapan untuk mengubah tampilan gantt wizard Anda sudah selesai. Klik tombol Format it untuk memformat tampilan gantt chart Anda.

74



10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

Gambar 5.21 Format gantt chart.

Setelah selesai format klik tombol Exit untuk melihat hasil perubahan. Anda juga bisa mengubah time scale-nya menjadi 3 baris atau menyederhanakannya menjadi 1 baris saja. Untuk menngaktifkan kotak dialog time scale, ikuti urutan penekanan menu seperti Gambar 5.34.

Gambar 5.22 Kotak dialog time scale.

Tiap tier atau tingkatan menu memiliki tabulasi untuk konfigurasi.



10/23/2008 3:23:22 PM

75

» PELAPORAN PROYEK

Top Tier Berisi informasi global. Anda bisa menentukan kelompoknya per tahun, per setengah tahun, sampai unit terkecil. Hanya saja, Anda tidak boleh memasukkan nilai yang lebih kecil dari tier di bawahnya. Middle Tier Berisi kelompok Informasi lebih detail dibanding top tier, konfigurasi default-nya adalah weekly. Namun, Anda bisa mengubahnya menjadi harian. Bottom Tier Berisi kelompok Informasi paling detail, konfigurasi defaultnya adalah daily. Namun, Anda bisa mengubahnya menjadi tiap jam.

Gambar 5.23 Time scale.

1. Unit, yang merupakan skala rentang waktu gantt chart akan ditampilkan. 2. Label, judul dari gantt chart. 3. Jumlah baris informasi time scale yang akan ditampilkan.

1. PRINT CURRENT VIEW AS A REPORT Seperti halnya nama menunya, menu ini berfungsi untuk

76



10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

mencetak laporan proyek yang sedang aktif. Menu ini cukup mudah dan intuitif karena tidak memerlukan banyak prosedur untuk mencetak dokumen yang diperlukan. Untuk mencetak, anda cukup mengikut wizard berikut ini: Klik Print current view as a report l one page.

Gambar 5.24 Mencetak satu halaman.

Klik continue to step 2 --> biarkan apa adanya dan klik continue to step 3. Klik page setup untuk mengubah header dan footer.

Gambar 5.25 Pengaturan header, footer, dan margin cetak.



10/23/2008 3:23:22 PM

77

» PELAPORAN PROYEK

Jika Anda ingin melihat bagaimana hasil cetakannya nanti, silakan klik tombol Preview untuk melihat hasil cetakan di layar. Apabila masih dirasa kurang, Anda bisa masuk ke page setup lagi untuk mengatur margin dan jenis font.

Gambar 5.26 Hasil print preview.

1. COMPARE PROGRESS AGAINST BASELINE WORK Baseline works adalah chart yang Anda susun saat merencanakan satu proyek dan rencana jadwal pengerjaan proyek. Pada scheduled bar ditampilkan tanggal pekerjaan yang sedang berlangsung. Pada praktiknya, ada perbedaan antara perencanaan dengan realisasi pengerjaan proyek. Anda bisa melihat perbedaan tersebut dalam kolom-kolom pada lembar kerja. Anda bisa juga menggunakan menu ini untuk menganalisis rencana jadwal dan realisasinya. Dengan menggunakan filter, Anda bisa juga menampilkan tugas yang masih harus diselesaikan tanpa menampilkan tugas yang sudah diselesaikan.

78



10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

Untuk membandingkan baseline dan actual, Anda cukup mengklik Compare progress against baseline work akan ditampilkan dua gantt chart yang saling berhimpitan. Gantt chart atas menggambar kondisi sebenarnya (actual), sedangkan bagian bawah menampilkan rencana awal (baseline).

Gambar 5.27 Perbandingan actual dan baseline.

Jika Anda perhatikan Gambar 5.39, Anda akan melihat ada dua warna, yaitu hitam dan hijau. Hitam adalah baseline schedule, sedangkan hijau adalah actual schedule.

2. SEE THE PROJECT’S CRITICAL TASKS Jika Anda melihat ada beberapa pekerjaan yang mendekati tenggat waktu atau bahkan memiliki kemungkinan melewatinya, bisa melakukan beberapa langkah berikut: Mengoptimalkan alur tugas yang kritis dengan menganalisis beberapa pekerjaan yang bisa seharusnya bisa dikerjakan simultan, tapi ternyata dikerjakan berurutan yang menyebabkan tertundanya satu pekerjaan. Memodifikasi sumber daya yang ditugaskan untuk menyelesaikan pekerjaan. Anda bisa juga menambahkan sumber daya baru untuk menyelesaikan tugas tersebut agar lebih cepat terselesaikan. Mempersempit ruang lingkup kerja dan memprioritaskan target kerja utama.



10/23/2008 3:23:22 PM

79

» PELAPORAN PROYEK

Untuk melihat jalur kritis proyek Anda cuku mudah. Dengan cara klik See the project’s critical tasks, Anda akan melihat pekerjaan yang mencapai titik kritis atau hampir melewati tenggat waktu dengan warna merah.

Gambar 5.28 Critical tasks.

1. SEE HOW RESOURCES’ TIME IS ALLOCATED Menu ini berfungsi untuk menampilkan sumber daya dan pekerjaan yang dialokasikan untuk mereka. Untuk melihat sumber daya tersebut bertugas di pekerjaan apa saja dan bagaimana progress-nya, Anda cukup mengklik sumber daya di kiri atas. Maka, kolom kanan atas dan bawah akan menampilkan detailnya.

Gambar 5.29 Resources time allocated.

80



10/23/2008 3:23:22 PM

PELAPORAN PROYEK «

2. SEE PROJECT COSTS Menu ini adalah menu paling menarik, karena Anda bisa melihat berapa besar anggaran yang dihabiskan untuk proyek ini dan Anda bisa melakukan analisis biaya proyek melalui beberapa cara: 1. Mengubah sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Misalnya, dengan mengganti pekerja yang memiliki honor tinggi dengan yang berhonor rendah. 2. Menyesuaikan tarif untuk tiap sumber daya, misalnya dengan bernegosiasi untuk mendapatkan harga termurah atau dengan sistem borongan hingga berapa lama tugas tadi diselesaikan tidak akan membuat pegeluaran Anda membengkak. Tentu saja Anda hanya bisa melakukan cara ini jika pekerjaan tersebut tidak bergantung kepada pekerjaan lainnya atau ada pekerjaan lain yang bergantung pada pekerjaan tersebut. 3. Mengurangi ruang lingkup kerja proyek, atau dengan bahasa lain, lebih fokus pada pekerjaan inti untuk mengurangi biaya. Salah satu cara adalah dengan menghapus tugas yang tidak perlu atau mempersingkat waktu pengerjaan serta efisiensi staf. Dengan melakukan cara tersebut diharapkan mampu mengurangi biaya. Untuk membuka prediksi biaya proyek, Anda cukup mengklik See project costs.

Gambar 5.30 Project costs.



10/23/2008 3:23:22 PM

81

» PELAPORAN PROYEK

Pada project cost terdapat beberapa kolom, yaitu: 1. Total Cost, berisi informasi total biaya yang dikeluarkan pada saat Anda mengerjakan proyek. 2. Baseline, berisi rencana anggaran belanja yang akan Anda keluarkan. Karena masih merupakan rencana, sering kali terdapat selisih antara total cost dan baseline, ini dikarenakan ada perbedaan antara rencana dan realisasi. 3. Variance, adalah selisih antara rencana anggaran dengan total biaya setelah dilakukan efisiensi. Jika angka dimulai dengan tanda kurung, maka terjadi penghematan biaya sebesar (x) rupiah. 4. Actual, adalah informasi biaya yang sudah dikeluarkan sampai saat dibuatnya laporan, jika angkanya 0 ada kemungkinan memang belum waktunya dikerjakan. 5. Remaining, berisi informasi anggaran yang masih tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan.

Raih kesempatan mendapatkan 10 paket Online Training

"Microsoft Project 2007 dari Keystone" senilai total Rp36.000.000,- bagi 10 orang pemenang PERTANYAAN: Menurut Anda, topik apa yang paling tepat untuk diangkat dalam ekstra buku PC Media berikutnya? A. Programming B. Sekuriti & Virus Komputer C. Database D. Server E. Microsoft PowerPoint Advanced CARA MENJAWAB: Pelanggan Indosat (Ma trix, IM3, Mentari, Starone); Telkomsel (Halo, Simpati, As); XL (Xplor, Bebas, Jempol); Flexi; atau Mobile-8 (Fr en) kirim SMS ke 76 69 : Ketik SMS: PCMEDIA12 PRO JECT[Jawaban A/B/C/D/E]N AMA Contoh: PC MEDIA 12 PR OJECT C BUDI SMS diterima selambat-lambatnya 19 Desember 2 00 8. Nama pemenang diumumkan pada PC Media 02 /2 00 9 halaman 1 42 yang t erbit 15 Januari 20 09 .

82



10/23/2008 3:23:22 PM

Office SB

Beli

* gratis ! Rp 1 Juta

Gratis Software Akuntansi accurate SMALL BUSINESS senilai

rp 1 juta.

gratis CD Training Office small business senilai Rp 75 ribu.

Untuk setiap pembeli PC atau Laptop yan an g sudah teRinstall Office Small Business 2007 cOE M ASLI dari distribu tor resmi indonesia Mul ai 1 Nov ‘08 - 31 Des ’08.

KM ALA SUKSES U iness mall Bus OFFICE S ANALISA pakai

office 2007

N PEMASARA L NA PROFESIO ai

+

pak

07 Publisher 20

i jAlin relas

+

pakai

Business Cont Manager

act

PROFIT

=

pakai

JANGAN LUPA MINTA PASANG OFFICE Small BusinEss YANG ASLI!

Office smal 7 Business 200 l

* Rp 1 juta berupa bonus dan tidak bisa diuangkan. selama persediaan masih ada.

SBE_Advert_PCMediaMiniBook_FA.indd 1

10/24/2008 3:47:10 PM

Cover 4_IRM.indd 1

24/10/2008 15:17:25

PCM_12-2008_Buku_Ms_Project_2007.pdf

Recommend Documents