PATOK DUGA ( BENCHMARKING ) 1 Definisi Patok Duga (Benchmarking) : 1. Gregory H. Watso
Benchmarking sebagai sebagai pencarian pencarian secara secara berkesina berkesinambun mbungan gan dan penerapan penerapan secar secara a nyata nyata prakti praktik-pr k-prakt aktik ik yang yang lebih lebih baik baik yang yang menga mengara rah h pada pada kinerj kinerja a kompetitif unggul.
2. David Kearns Kearns (CEO dari Xerox) Xerox) Benchmarking adalah suatu proses pengukuran terus-menerus atas produk, jasa dan tata cara kita terhadap pesaing kita yang terkuat atau badan usaha lain yang dikenal sebagai yang terbaik
3. IBM Benchmarking merupakan suatu proses terus-menerus untuk menganalisis tata cara terbaik di dunia dengan maksud menciptakan dan mencapai sasaran dan tujuan dengan prestasi dunia
4. Tedd Teddy y Paw Pawit itra ra Benchmarking sebagai suatu proses belajar yang berlangsung secara sisitematis dan terus-menerus dimana setiap bagian dari suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang terbaik atau pesaing yang paling unggul
5. Goetsc Goetsch h dan dan Davis Davis Benchmarking sebagai proses pembanding dan pengukuran operasi atau proses intern internal al organ organis isasi asi terhad terhadap ap merek mereka a yang yang trbaik trbaik dalam dalam kelasn kelasnya, ya, baik baik dari dari dalam maupun dari luar industry.
Dari definisi diatas dapat dikatakan bahwa benchmarking membutukan kesiapan “Fisik “Fisik” ” dan “Menta “Mental”. l”. Secar Secara a “Fisik “Fisik” ” karena karena dibutu dibutuhka hkan n kesiap kesiapan an sumber sumber daya daya 1 Fandy Tjipto & Anastasia Diana dalam bukunya Total Quality Management (hal 231-58)
manusia dan teknologi yang matang untuk melakukan benchmarking secara akurat. Sedangka Sedangkan n secara secara “Mental” “Mental” Adalah Adalah bahwa bahwa pihak pihak manajemen manajemen perusaha perusahaan an harus harus bers bersia iap p
dir diri
bila bila
sete setela lah h
diba diband ndin ingk gkan an
deng dengan an
pesa pesain ing, g,
tern ternya yata ta
mere mereka ka
menemukan kesenjangan yang cukup tinggi. Dari berbagai definisi definisi diatas diatas dapat dapat ditarik ditarik beberapa beberapa kesimpul kesimpulan an (Pawitra (Pawitra,, 1994, p.12), yaitu : 1. Benchmarking meru merupa paka kan n kiat kiat untu untuk k meng menget etah ahui ui tent tentan ang g bagi bagima mana na dan dan meng mengap apa a
suat su atu u
peru perusa saha haan an
yang yang
memi memimp mpin in
dala dalam m
suat su atu u
indu indust stri ri
dapa dapatt
melaksanakan tugas-tugasnya tugas-tugasnya secara lebih baik dibandingkan dibandingkan dengan yang lainnya 2. Fokus dari kegiatan benchmarking diarahkan pada praktik terbaik dari perusahan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk dan jasa menjalar kearah kearah proses, proses, fungsi, fungsi, kinerja kinerja organisa organisasi, si, logistik, logistik, pemasar pemasaran, an, dll. Benchmarking juga berwujud perbandingan yang terus-menerus, jangka panjang tentang praktik dan hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada. 3. Praktik benchmarking berlangsung secara sistematis dan terpadu dengan praktik manajemen lainnya, misalnya TQM, corporate reengineering, analisis pesaing, dll 4. Kegiatan
benchmarking
perlu
keterlibatan
dari
semua
pihak
yang
berkepentingan, pemilihan yang tepat tentang apa yang akan di- benchmarkingkan, kan, pemaha pemahama man n dari dari organ organis isasi asi itu itu sendi sendiri, ri, pemili pemilihan han mitra mitra yang yang cocok cocok dan kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan dalam praktik bisnis.
PERBEDAAN BENCHMARKING DENGAN ANALISIS PERSAINGAN Analisis Persaingan meliputi perbandingan antara produk-produk pesaing dengan produk yang dihasilkan Perusahaan. Sedangkan Benchmarking lebih jauh daripada itu, itu, yaitu yaitu memban membandin dingka gkan n bagaim bagaimana ana suatu suatu produk produk direka direkayas yasa, a, dipro diproduk duksi si,, didistribusikan didistribusikan dan didukung. Perbedaan Benchmarking dengan Analisis Persaingan Analisis Persaingan Benchmarking
Melihat pada proses
Melihat pada hasil
Memeriksa bagaimana sesuatu
Memeriksa apa yang telah terjadi dan dikerjakan
Dapat membandingkan dengan ndustry
Perbandingan di dalam industri
lainnya Penelitian membagi hasil untuk manfaat
Penelitian tanpa membagi hasil
bersama Dapat tidak kompetitif
Selalu kompetitif
Membagi informasi
Rahasia
Kemitraan
Tersendiri
Kerjasama/ Interdependen
Mandiri
Diperg Diperguna unakan kan untuk untuk menca mencapai pai tujua tujuan n
Dipergunakan
perbaikan
persaingan
untuk
memeriksa
Tujuan berupa pengetahuan proses
Tujuan
berupa
pengetahuan
tentang
industri Fokus p pa ada ke kebutuhan pe pelanggan
Fokus p pa ada ke kebutuhan pe perusahaan
Sumber Forum PDAM Indonesia Online > Kinerja > Benchmarking > MEMAHAMI BENCHMARKING
2
Benchmarking digunakan digunakan untuk menentuk menentukan an proses proses yang akan diperbak diperbakii secara secara berkesinambungan berkesinambungan (incremental) dan perubahan yang dibutuhkan. Faktor-faktor yang mendorong perusahaan melakukan benchmarking adalah : 1. Komitm Komitmen en terhad terhadap ap TQM ( total quality management) 2. Fokus Fokus pada pada pelan pelangga ggan n 3. Produc Productt – to to – mar market ket time time 4. Waktu Waktu siklu siklus s pemanu pemanufak faktur turan an 5. Laba Secara Secara umum manfaat yang diperoleh diperoleh dari benchma benchmarking rking dapat dapat dikelomp dikelompokkan okkan menjadi (Ross, 1994 pp.239-240) : 1. Peru Peruba baha han n Bud Buday aya a Memung Memungkin kinkan kan perusa perusahaa haan n untuk untuk meneta menetapka pkan n target target kinerj kinerja a baru baru yang yang real realis isit itis is
berp berper eran an
meya meyaki kink nkan an
seti setiap ap
oran orang g
dala dalam m
orga organi nisa sasi si
akan akan
kredibilitas target 2. Perb Perbai aika kan n Kine Kinerj rja a Membantu Membantu perusaha perusahan n mengetahu mengetahuii adanya adanya gap-gap gap-gap tertentu tertentu dalam dalam kinerja kinerja dan untuk memilih proses yang akan diperbaiki 3. Peningkata Peningkatan n Kemampua Kemampuan n Sumber Sumber Daya Daya Manusia Manusia Memberikan dasar bagi pelatihan Karyawan menyadari adanya gap antara yang yang
mere mereka ka
ker kerjaka jakan n
deng dengan an
apa apa
yang yang
diker ikerja jaka kan n
2 http://www.pdambandarmas http://www.pdambandarmasih.com/forumpdam/in ih.com/forumpdam/index.php?topic=23.0 dex.php?topic=23.0
kary karyaw awan an
lain lain
diperusahaan diperusahaan lain. Keterlibatan karyawan dalam memecahkan permasalahan sehingga karyawan mengalami peningkatan kemampuan dan keterampilan
EVOLUSI KONSEP BENCHMARKING Menurut Watson (dalam Widayanto, 1994), konsep benchmarking sebenarnya telah mengalami setidaknya lima generasi, yaitu : 1. Reverse Engineering Dalam Dalam tahap tahap ini dilakuka dilakukan n perbandin perbandingan gan karakteis karakteistik tik produk, produk, fungsi fungsi produk produk dan kinerja terhadap produk sejenis dari pesaing. 2. Competitive Benchmarking Benchmarking Selain Selain melakukan melakukan benchma benchmarking rking terhadap terhadap karakteri karakteristik stik produk, produk, juga melakukan melakukan benchmarking benchmarking terhadap proses yang memungkinkan produk yang dihasilkan adalah produk unggul. 3. Process Benchmarking Benchmarking Memiliki lingkup yang lebih luas dengan anggapan dasar bahwa beberap proses bisnis perusahaan terkemuka yang sukses memiliki kemiripan dengan perusahaan yang akan melakukan benchmarking. 4. Strategic Benchmarking Benchmarking Meru Merupa paka kan n
suat su atu u
pros proses es
yang yang
sist sistem emat atis is
untu untuk k
menge engeva valu luas asii
alte altern rnat atif if,,
implem implement entas asii strat strategi egi bis bisnis nis dan memper memperbai baiki ki kinerj kinerja a dengan dengan mema memaham hamii dan mengadaptasi mengadaptasi strategi yang telah berhasil dilakukan oleh mitra eksternal yang telah berpartisipasi berpartisipasi dalam aliansi bisnis. Membahas tentang hal-hal yang berkitan dengan arah strategis jangka panjang.
5. Global Benchmarking Mencakup Mencakup semua semua generasi generasi yang sebelum sebelumnya nya dengan dengan tambahan tambahan bahwa bahwa cakupan cakupan geografis geografisnya nya sudah sudah mengglob mengglobal al dengan dengan membandi membandingkan ngkan terhadap terhadap mitra mitra global global maupun pesaing global.
JENIS – JENIS BENCHMARKING Benchmarking Internal→Pendekatan ini dilakukan dengan membandingkan operasi suatu bagian dengan bagian internal lainnya dalam suatu organisasi. Benchmarking
kom kompeti petiti tif→ f→
Pede Pedeka kata tan n
ini ini
dila dilaku kuka kan n
deng dengan an
meng mengad adak akan an
deng dengan an
meng mengad adak akan an
perbandingan perbandingan dengan berbagai pesaing. Benchmarking
Fung Fungsi sion onal al→ →
Pend Pendek ekat atan an
ini ini
dila dilaku kuka kan n
perban perbandin dingan gan fungs fungsii atau atau proses proses dari dari perusa perusahaa haan-p n-peru erusa sahaa haan n yang yang berad berada a di berbagai industry. Benchmarking
Gene Generi rik→ k→
Mela Melaku kuka kan n
perb perban andi ding ngan an
deng dengan an
pros proses es
bisn bisnis is
fundamental fundamental yang cenderung sama di setiap industri.
PATOK DUGA SEBAGAI INSTRUMEN PERBAIKAN Pada hakikatnya patok duga merupakan suatu instrumen untuk melakukan perbaikan. Langkah awal yang yang dilakukan adalah mengidentifikasi proses dan prakti praktik k pemanu pemanufak faktur turan an serta serta opera operasi si lainny lainnya a dalam dalam suatu suatu perus perusaha ahaan an yang yang membutuhkan membutuhkan perbaikan. Langkah berikutnya adalah mencari perusahaan lain yang sukses dalam melakukan aktivitas operasi yang hampir sama (ekuivalen). Setelah itu diusahaka diusahakan n untuk untuk melakuka melakukan n pengama pengamatan tan dan pengukur pengukuran an secara secara terperin terperinci ci mengenai perusahaan yang sukses melaksanakan aktivitas dan proses operasinya. Apabila informasi telah diperoleh, maka perusahaan yang melakukan patok duga
dapat dapat memula memulaii perbai perbaikan kan prose prosesn snya ya dengan dengan mengub mengubah ah fokus fokus organ organisa isasi si dan mengemba mengembangkan ngkan keteramp keterampilan ilan para manajer manajer dan karyawan karyawannya. nya. Pengemba Pengembangan ngan keterampilan yang dibutuhkan dalam patok duga meliputi empat faktor, yaitu: 1. Pengetahu Pengetahuan, an, terutam terutama a yang berkena berkenaan an dengan dengan aspek aspek proses proses dan praktik praktik suatu suatu pekerjaan. 2. Motiva Motivasi, si, misaln misalnya ya melalui melalui berba berbagai gai bentuk bentuk dorong dorongan an dan reward yang dapat memotivasi setiap orang dalam organisasi untuk terus belajar. 3. Situas Situasi, i, yaitu yaitu peluan peluang g bagi bagi setiap setiap orang orang untuk untuk menera menerapka pkan n penge pengetah tahua uanny nnya a dalam rangka meningkatkan efisiensi dan produktivitas. produktivitas. 4. Kemauan Kemauan setiap setiap indiv individu idu untuk untuk mengem mengembang bangkan kan penget pengetahua ahuannya. nnya.
Dalam melakukan patok duga terdapat empat kategori atau cara yang bisa digunaklan, adalah: 1.
Riset in-house Dila Dilaks ksan anak akan an
deng dengan an
mela melaku kuka kan n
peni penila laia ian n
terh terhad adap ap
info inform rmas asii
dala dalam m
perusahaan sendiri maupun informasi yang ada di publik. 2. Rise Risett piha pihak k keti ketiga ga Cara ini ditempuh ditempuh dengan jalan membiayai membiayai kegiatan kegiatan patok duga yang akan dilakukan oleh perusahaan surveyor . Biasanya pihak ketiga ini melakukan patok duga untuk informasi informasi yang sulit didapat dari pesaing pesaing bisnis. Selain itu, juga dapat menyelenggarakan forum diskusi panel untuk memperoleh masukan yang luas dan banyak, misalnya mengenai keingina pelanggan. 3. Pert Pertuk ukar aran an lan langs gsun ung g Pertukaran informasi secara langsung ini dilakukan melalui kuesioner, survei melalui melalui telepon, telepon, dan lain-lain lain-lain.. Biasanya Biasanya cara ini menagwal menagwalii cara berikutnya, berikutnya, yaitu kunjungan langsung. 4. Kunj Kunjun unga gan n lan langs gsun ung g Cara ini dilaksanakan dengan melakukan kunjungan kelokasi mitra patok duga, seperti wawancara dan tukar informasi. Cara ini juga dianggap paling efektif dalam patok duga.
Pada Pada hakika hakikatny tnya, a, prose proses s patok patok duga duga terdir terdirii atas atas lima lima tahap tahap (Karlo (Karloff dan Ostblom, 1993, pp.80-83), yaitu meliputi tahap keputusan mengenai apa yang akan dipatok duga, identifikasi mitra patok duga, pengumpulan informasi, analisis, dan implementasi. Kelima proses ini diperinci oleh Goetsch dan Davis (1994, pp. 416423) menjadi 14 langkah berikut: 1. Komi Komitm tmen en mana manaje jeme men n Pros roses
pato patok k
duga
buka ukanlah lah
hal hal
yang yang
seder ederha hana na dan dan
mudah udah,,
tet tetapi api
membutuhkan dana, waktu, dan persetujuan dari pihak manajemen. Sasaran utama utama patok patok duga adalah untuk untuk menemuka menemukan n proses-pr proses-proses oses yang lebih baik untuk menggantikan proses yang ada atau paling tidak melakukan berbagai perubahan pokok terhadap proses yang sudah ada. Oleh karena itu, mandat dan komitmen dari pihak manajemen puncak sangat penting dalam melakukan patok duga. 2. Basis Basis pada pada pro proses ses peru perusah sahaan aan itu itu send sendiri iri Sebe Sebelu lum m
suat su atu u
peru perusa saha haan an
memu memutu tusk skan an
untu untuk k
mela melaku kuka kan n
perb perbai aika kan n
berkesina berkesinambun mbungan gan dan menerapk menerapkan an pengenda pengendalian lian proses proses statistik statistikal al (SPC), (SPC), perusaha perusahaan an tersebut tersebut harus harus benar-ben benar-benar ar memahami memahami proses proses yang ada dalam dalam perusahaan itu sendiri. Dengan demikian apa yang akan dibandingkan telah bena benarr-be bena narr
dime dimeng nger erti ti dan dan
dipa dipaha hami mi..
Pema Pemaha hama man n
itu itu
send sendir irii
meli melipu puti ti
kemampuan atau kapabilitas, diagram alur proses, dan aspek lainnya. 3.
Ident dentiifika fikas si
dan
dokum kumenta entas si
setia etiap p
keku ekuataa ataan n
dan
kel kelema emahan han
pros roses
perusahaan. Yang dapat dikategorikan sebagai proses yang baik adalah proses-proses yang telah telah berjal berjalan an sesuai sesuai denga dengan n harapa harapan. n. Sedang Sedangkan kan yang yang tidak tidak memen memenuh uhii harapan dapat dikelompokan sebagai proses yang lemah. Proses yang sudah baik baik
tida tidak k
perl perlu u
dipa dipato tok k
duga duga,,
teta tetapi pi
cuku cukup p
dipe diperb rbai aiki ki
teru teruss-me mene neru rus. s.
Sedang Sedangkan kan prose proses s yang yang lemah lemah perlu perlu dij dijhad hadika ikan n sasara sasaran n atau atau objek objek untuk untuk diub diubah ah
seca secara ra
radi radika kall
mela melalu luii
pato patok k
duga duga..
Ini Ini
dika dikare rena naka kan n
perb perbai aika kan n
berkesimanbungan tidak memadai untuk dapat mengubah proses yang lemah menjadi proses yang baik dalam jangka wakti yang relatif singkat. Meskipun Meskipun konsentr konsentrasi asi perusaha perusahaan an lebih lebih ditekanka ditekankan n pada proses-pr proses-proses oses yang lemah, tetapi semua proses (baik yang menjadi kekuatan maupun kelemahan perusahaan) perusahaan) perlu didokumentasi. didokumentasi. Hal ini dikarenakan dalam patok duga, setiap
pihak pihak berusaha berusaha memband membandingka ingkan n prosesnya prosesnya dengan dengan proses proses perusaha perusahaan an lain yang lebih baik. Jadi, mitra patok duga membutuhkan pula informasi mengenai proses yang telah dimiliki. 4. Pemili Pemilihan han pros proses es yang yang akan akan dipa dipatok tok duga duga.. Apabil Apabila a prose proses s dalam dalam perus perusaha ahaan an sendir sendirii telah telah dipah dipaham ami, i, maka maka langka langkah h selanj selanjutn utnya ya adalah adalah memili memilih h prose proses s yang yang akan akan dipato dipatok k duga duga . yang yang dapat dapat dijadikan objeknya adalah setiap perilaku dan kinerja perusahaan yaitu meliputi barang, jasa, proses operasi, sistem pendukung, staf, biaya, modal, custumer perceived value, dan sebagainya. (Karlof dan Ostblom, 1993, pp. 81). Pedoman dalam dalam langkah langkah ini adalah adalah proses proses yang benar-benar benar-benar menjadi menjadi kelemahan kelemahan dan memang diinginkan untuk diubah, sedangkan proses lainnya dapat dimasukkan dalam program perbaikan berkesinambungan. Tidak semua proses dalam perusahaan perlu dipatok duga. Dalam pemilihan proses tersebut harus pula dipertimbangkan dipertimbangkan faktor tingkat kematangan kualitas pros proses es dan dan prod produk uk,, sert serta a tuju tujuan an bisn bisnis is peru perusa saha haan an yang yang bers bersan angk gkut utan an.. Peng Penguk ukur uran an
kepu kepuas asan an
pela pelang ngga gan n
juga juga dapa dapatt
dija dijadi dika kan n
masu masuka kan n
dala dalam m
menentukan proses yang akan dipayok duga, misalnya mengenai aspek kinerja customer service, service , prosedur penjualan atau rancangan bangunan produk. 5. Pemb Pemben entu tuka kan n tim tim pato patok k duga duga.. Dalam melaksanakan patok duga perlu dibentuk suatu tim khusus. Tim tersebut haru harus s terd terdir irii dari dari 3 unsu unsurr utam utama, a, yait yaitu u seti setiap ap oran orang g menj menjal alan anka kan n atau atau mengopoerasikan proses yang dipatok duga, setiap orang yang memberikan input input kepada kepada prose proses s terseb tersebut, ut, dan mereka mereka yang yang mengg menggun unaka akan n output output dari dari proses proses itu. Ketiga unsur unsur itu merupakan merupakan pihak-pihak pihak-pihak yang paling paling memahami memahami perbedaan antara proses yang dimiliki perusahaan dan mitra patok duga. Selain ketiga unsur tersebut, tim patok duga juga perlu melibatkan wakil dari pihak mana manaje jeme men n dan dan oran orang g yang yang memi memili liki ki kema kemamp mpua uan n dala dalam m mela melaks ksan anak akan an penelitian. 6. Penelitia Penelitian n terhad terhadap ap objek objek yang terbaik terbaik dikelasn dikelasnya ya (best-in-class (best-in-class). ). Mitra Mitra patok patok duga duga harus harus dis disele eleksi ksi berdas berdasark arkan an prose proses s yang yang terbai terbaik k dalam dalam kelasn kelasnya. ya. Dengan Dengan kata kata lain, lain, mitra mitra patok patok duga duga harusl haruslah ah perusa perusahaa haan n yang yang prosesnya terbaik dalam kelasnya dan bersedia menjadi mitra patok duga. Mitra patok duga tidak hanya terbatas pasda perusahaan yang berada dalam satu
industri, tetapi juga dapat dari industri yang berlainan. Biasanya perusahaan yang unggul dalam kelasnya memiliki karakteristik sebagai berikut: •
Fokus pada prestasi
•
Cost consciousness
•
Memiliki hubungan yang dekat, akrab dengan para pelanggannya
•
Memilih hubungan yang dekat dengan para pemasok
•
Fokus pada perbaikan kualitas dan produktivitas
•
Memanfaatkan teknologi mutakhir
•
Fokus pada core business
1. Pemili Pemilihan han calon calon mitra mitra patok patok duga duga best in class. Setelah Setelah proses proses yang terbaik dalam dalam kelasnya kelasnya teridentifika teridentifikasi, si, maka tim patok patok duga duga haru harus s menen enentu tuka kan n mitra itra yang yang pali paling ng tepa tepatt untu untuk k dipi dipili lih. h. Fakt Faktor or pert pertim imba bang ngan anny nya a adal adalah ah loka lokasi si calo calon n mitr mitra a dan dan apak apakah ah mitr mitra a ters terseb ebut ut meru merupa paka kan n pesa pesain ing g atau atau buka bukan. n. Kemi Kemitr traa aan n pato patok k duga duga yang yang baik baik akan akan memberikan manfaat bagi kedua belah pihak. 2. Mencap Mencapai ai kesepa kesepakat katan an denga dengan n mitra mitra patok patok duga duga.. Bila calon mitra patok duga sudah ditentukan, maka tim harus menghubungi mitra potensial tersebut untuk mencapai kesepakatan mengenai aktivitas patok duga. duga. Ada baiknya baiknya dilakuka dilakukan n pertemua pertemuan n antar antar eksekutif eksekutif kedua perusahaan. perusahaan. Biasanya kesepakatan yang ada bersifat informal dan meliputi jadwal kunjungan antar perusahaan, pengungkapan (disclosure ( disclosure), ), dan aspek kerja sama. 3. Peng Pengum umpu pula lan n data data.. Bila telah ada persetujuan atau kesepakatan antara dua belah pihak, maka tim dapat dapat mulai mulai melaku melakukan kan pengam pengamata atan, n, pengum pengumpul pulan an data data dan dokum dokument entasi asi segala sesuatu yang berkaiatan dengan proses mitranya. Pengumpulan data bisa dilakukan dengan wawancara langsung, survai melalui telepon dan surat dan pengumpulan data sekunder.
4. Analis Analisis is data data dan dan penent penentuan uan gap. gap. Gap adalah perbedaan kinerja antara proses kedua belah pihak. Perbandingan yang dilakukan dapat menggunakan sejumlah faktor kinerja seperti berikut: Kriteria Kinerja
Unit Pengukuran
Pangsa pasar
Unit Rupiah
Profitabilitas
Margin contribution Return on total capital or equity
Pertumbuhan pesaing
Pangsa pasar disetiap segmen
Bahan baku (material)
Proporsinya Proporsinya terhadap biaya total Harga / volume Biaya pengangkutan
Biaya tenaga kerja langsung / tidak langsung
Proporsinya Proporsinya terhadap biaya total Jumlah karyawan pada setiap fungsi Pangsa gaji tetap / variabel Jam kerja produktif setiap karyawan Profil karyawan
Biaya modal
Tingkat turnover: •
Total asset
•
Fixed asset
•
Inventory
Karakteritik produk
Kebijakan depresiasi
Kinerja output
Per utility function
Pelayanan
Waktu tanggapan Waktu rata-rata setiap pelayanan Pemprosesan Pemprosesan pesanan rutin Perencanaan produksi
Citra (image (image))
Customer awareness Intensitas ddan biaya pemasaran Reaksi pelanggan terhadap kampanye Pemasaran, Pemasaran, dsb
1. Perenc Perencan anaan aan tindaka tindakan n untuk untuk mengur mengurang angii kesenj kesenjang angan an yang ada atau atau bahkan bahkan mengunggulinya. Misalnya Misalnya tim tersebut tersebut menyimpu menyimpulkan lkan bahwa bahwa perubaha perubahan n untuk untuk menerapk menerapkan an pros proses es baru baru ters terseb ebut ut laya layak, k, diin diingi gink nkan an,, dapa dapatt dila dilaku kuka kan, n, dan dan mend mendap apat at dukungan setiap pihak, sehingga perlu diadopsi. Untuk mengimplementasikan
proses baru itu diperlukan perencanaan guna meminimumkan hambatan dan ganggu gangguan an selam selama a proses proses peruba perubahan han dan penyes penyesuai uaian. an. Dalam Dalam rangka rangka ini diperluk diperlukan an sekali sekali adanya adanya pelatihan pelatihan,, baik untuk operator operator,, pemasok, pemasok, maupun maupun pelanggan. Aspek Aspek yang perlu mendapat mendapatkan kan perhatia perhatian n dis disini ini adalah adalah bahwa bahwa tujuan tujuan patok patok duga duga adalah adalah menera menerapka pkan n proses proses yang yang terbai terbaik k dalam dalam kelas kelasnya nya.. Apabil Apabila a tim patok patok duga hanya hanya semata-ma semata-mata ta meniru meniru mitranya mitranya,, maka tujuan tujuan pelaksan pelaksanaan aan patok atok
duga uga
tida idak
terc ercapai. pai.
Untu Untuk k
itu itu
tim
per perlu
mener enerap apka kan n
stra trategi tegi
pengembangannya pengembangannya dalam jangka waktu tertentu. 2. Impl Implem emen enta tasi si perb perbah ahan an Lang Langka kah h
ini ini
meru merupa paka kan n
lang langka kah h
yang yang
pali paling ng
muda mudah, h,
deng dengan an
asum asumsi si
perencan perencanaan aan tim telah telah dilakukan dilakukan dengan dengan cermat cermat dan pelaksan pelaksanaann aannya ya sesuai sesuai dengan perencanaan. Yang perlu diperhatikan adalah diterapkannya prosedur baru mungkin membutuhkan waktu untuk bisa menjadi kebiasaan. Oleh karena itu, adalah wajar bila kinerja pada awal implementasi perubahan belum sama dengan dengan patok patok dugany duganya. a. Apabil Apabila a karyaw karyawan an telah telah dapat dapat menyes menyesuai uaikan kan diri diri dengan perubahan dan permasalahan pada masalah awal teratasi, maka kinerja perusahaan akan mendekati patok duga. Bila tidak, mungkin ada faktor penting yang yang tera teraba baik ikan an,, sehi sehing ngga ga kunj kunjun unga gan n kemb kembal alii kemi kemitr tra a pato patok k duga duga perl perlu u dilakukan. 3.
Pema emantauan. Setelah proses baru digunakan dan berjalan, biasanya kinerja perusahaan akan meningkat
dengan
berk berkes esin inam ambu bung ngan an
pesat.
maka maka
Dengan
orga organi nisa sasi si
dapa dapatt
dilaksanakannya meng mengun ungg ggul ulii
perbaikan pato patok k
duga duga..
Kesemuanya ini baru dapat tercapai bila kegiatan pemantauan dapat dilakukan. Pemantauan bisa bisa dilakukan dengan dengan pengendalian pengendalian proses statistikal ( statistical proses control ), serta bagan-bagan lainnya. 4. Memperbah Memperbaharui arui patok patok duga, duga, melan melanjutka jutkan n siklus siklus tersebut. tersebut. Sebagaimana telah dijelaskan pada bagian berikutnya, penerapan patok duga tidak hanya bertujuan untuk meniri proses yang terbaik dikelasnya, tetapi juga menggul menggulinya, inya, sehingga sehingga bisa menjadi yang terbaik terbaik dikelasn dikelasnya. ya. Hal ini harus harus dilak dilakuka ukan n karena karena perus perusaha ahaan an yang yang terbai terbaik k dikela dikelasn snya ya saat saat ini juga juga akan akan mengembangkan diri dan memperbaiki prosesnya. Oleh karena itu, patok duga harus diperbaharui pada waktu-waktu tertentu dan terus berhubungan dengan
perus perusaha ahaan an yang yang terbai terbaik k dikela dikelasn snya. ya. Jadi Jadi perusa perusaan an harus harus tetap tetap melaku melakukan kan perb erbaika aikan n
berke erkes sina inambung bunga an
meng engkon konsentr entra asika ikan
pato atok
pad pada
duga uganya nya
pro prose-p e-pros roses pada ada
ter terbai baiknya knya,,
pro proses
yan yang
dan dan
merup erupak aka an
kelemmahannya. Hal-hal penting yang berkaitan dengan 14 langkah pelaksanaan patok duga tersebut adalah: •
Pato Patok k
duga duga
memb membut utuh uhka kan n
komi komitm tmen en,,
part partis isip ipas asi, i,
dan dan
duku dukung ngan an
dari dari
manajemen puncak •
Suatu organisasi harus sungguh-sungguh memahami prosesnya sendiri sebelum berusaha melakukan patok duga
•
Pros roses-p es-prroses
yang yang
har harus
dip dipato atok
duga duga
adala dalah h
pros roses
yan yang
pali palin ng
membutuhkan membutuhkan perbaikan •
•
Tim patok duga harus melibatkan operator proses Patok duga yang baik adalah melakukan perbandingan dengan yang terbaik dikelasnya, bukan terbaik dalam industri.
•
JJan anga gan n
terb terbur uruu-bu buru ru
mene menera rapk pkan an
pros proses es
baru barua a
atau atau
peru peruba baha han n
tanp tanpa a
perencanaan perencanaan yang cermat dan teliti •
Jangan puas dengan gap nol, tetapi usahakan untuk melampauinya. melampauinya.
•
Pantaulah secara cermat setiap proses baru atau perubahan proses.
•
Patok duga bukanlah hanya satu proses saja, tetapi lanjutkanlah lanjutkanlah selamanya.
