RSUD KOTA DEPOK
PANDUAN PENGELOLAAN LOGISTIK PROGRAM PENANGGULANGAN TB - DOTS DOKUMEN MDG’s
IS ARUM HINDASAH [Pick the date]
KATA PENGANTAR
RSUD KOTA DEPOK
Page i
SK DIREKTUR
RSUD KOTA DEPOK
Page ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR SK DIREKTUR RSUD DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang .....................................................................................................................6 B. Maksud dan Tujuan ..............................................................................................................6 C. Ruang Lingkup ......................................................................................................................7 D. Sasaran ...................................................................................................................... BAB II LOGISTIK PROGRAM PENGENDALIAN TUBERKULOSIS .............................. 11 A. Logistik Obat Anti Tuberkulosis (OAT) .......................................................................... 11 B. OAT Kombipak. .................................................................................................. 11 C. Kombinasi Dosis Tetap (KDT) ........................................................................... 13 D. Logistik Non OAT ............................................................................................................ 14 BAB III FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK ..................................................................... 16 A. Siklus Manajemen Logistik ............................................................................................. 16 B. Peran dan Tanggungjawab Pengelolaan OAT................................................................ 17 BAB IV PERENCANAAN ................................................................................................. 19 A. Persiapan ............................................................................................................................... 19 B. Pelaksanaan ................................................................................................................. ......... 20 C. Perhitungan OAT dan Non OAT .............................................................................................. 21 BAB V PENGADAAN ..................................................................................................... 23 A. Pengadaan ............................................................................................................................ 23 B. Penerimaan .................................................................................................................. ......... 26 BAB VI PENYIMPANAN................................................................................................. 28 BAB VII DISTRIBUSI ...................................................................................................... 30 BAB VIII PENGGUNAAN .................................................................................................. 32 A. Penggunaan OAT ................................................................................................................... 32 B. Kategori-1 : 2(HRZE) / 4(HR)3 ..................................................................................... 33 C. Kategori -2 : 2(HRZE)S/ (HRZE)/ 5(HR)3E3 .................................................................... 33 D. OAT Sisipan : (HRZE) ................................................................................................... 34 E. Kategori Anak : 2(RHZ) / 4(RH) .................................................................................... 35 F. Penggunaan Non OAT ........................................................................................................... 35 BAB IX DUKUNGAN MANAJEMEN ................................................................................ 37 A. Pengorganisasian ............................................................................................................ .... 37 B. Sumber Daya Manusia ......................................................................................................... 40 C. Pembiayaan .................................................................................................................. ...... 40 D. Sistim Informasi............................................................................................................. ...... 41 E. Jaga Mutu Logistik ............................................................................................................... 44..........
RSUD KOTA DEPOK
Page iii
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Tuberkulosis (TB) masih menjadi masalah kesehatan di Indonesia dan menjadi salah satu program prioritas Kementerian Kesehatan sebagai bagian dari komitmen global. Usaha penanggulangan TB di Indonesia dilakukan dengan menggunakan strategi Directly Observed Treatment Shortcourse (DOTS), sebuah strategi yang direkomendasikan WHO karena terbukti merupakan strategi yang paling efektif.
Program pengendalian TB ini dilaksanakan oleh
Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Jenderal Pengendalian Penyakit dan Penyehatan Lingkungan (PP&PL), Direktorat Pengendalian Penyakit Menular Langsung (P2ML), Sub Direktorat Tuberkulosis. Strategi DOTS terdiri dari lima komponen utama yaitu komitmen politik, pemeriksaan dahak secara mikroskopis, pengobatan jangka pendek yang standar bagi semua kasus TB dengan tata laksana kasus yang tepat, pengawasan langsung pengobatan oleh PMO (pengawas Menelan Obat), jaminan ketersediaan OAT (Obat Anti Tuberkulosis) yang bermutu dan adanya sistem pencatatan dan pelaporan yang baku. Strategi DOTS akan mencapai sasaran dan target apabila didukung oleh ketersediaan logistik yang cukup baik dari jenis dan jumlah dengan kualitas yang terjamin. Logistik dalam program pengendalian TB terdiri dari dua kelompok besar yaitu obat antituberkulosis (OAT) dan Non OAT. Khusus berkaitan dengan OAT sesuai
Surat Keputusan Menteri Kesehatan
No.1190/MENKES/SK/X/2004, Pemerintah dalam hal ini Kementerian Kesehatan Republik Indonesia bahwa OAT ditetapkan sebagai obat yang sangat sangat esensial dan dijamin ketersediaannya
oleh
pemerintah. OAT diberikan kepada pasien dengan cuma-cuma
diseluruh Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) yang telah menerapkan strategi DOTS. Sumber pengadaan dapat berasal dari pemerintah baik APBN maupun APBD, juga dapat bersumber dari Bantuan Luar Negeri. Sedangkan logistik Non OAT sesuai dengan otonomi daerah disediakan oleh Pemerintah Daerah meskipun tetap didukung oleh Pemerintah Pusat. B. MAKSUD DAN TUJUAN Buku Pedoman Logistik ini sebagai panduan operasional pengelolaan logistik program penanggulangan
TB
untuk
menjamin
ketersediaan
dan
kualitas
logistik
program
penanggulangan TB sesuai dengan kebutuhan. RSUD KOTA DEPOK
Page 1
C. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dalam buku panduan ini meliputi siklus manajemen logistik yang terdiri dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi, penggunaan serta dukungan manajemen lainnya antara lain organisasi, sumber daya manusia, pendanaan dan sistem informasi.
D. SASARAN Sasaran utama buku panduan ini adalah petugas pengelola program TB dengan Strategi DOTS di RSUD Kota Depok dan pengelola logistik TB di tingkat manajemen RS.
RSUD KOTA DEPOK
Page 2
BAB II LOGISTIK PROGRAM PENGENDALIAN TUBERKULOSIS
Dalam manajemen Program Pengendalian TB, logistik dikelompokan menjadi dua jenis yaitu logistik OAT dan logistik non OAT. A. LOGISTIK OBAT ANTI TUBERKULOSIS (OAT) OAT yang digunakan program penanggulangan TB (P2TB) di Indonesia ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan / Ditjen P2PL berdasarkan rekomendasi dari komite ahli (KOMLI) dan Gerakan Terpadu Nasional Penanggulangan TB dengan memperhatikan beberapa paduan OAT yang diusulkan oleh WHO dan IUATLD. Obat anti tuberkulosis lini pertama yang digunakan oleh Program Pengendalian Tuberkulosis di Indonesia terdiri dari Isoniazid (H), Rifampisin (R), Pirazinamid (Z), Etambutol (E) dan Streptomisin (S). Sediaan OAT ada dua macam yaitu Kombipak dan Kombinasi Dosis Tetap (KDT). OAT Kombipak adalah paket obat lepas yang terdiri dari Isoniasid (H), Rifampisin (R), Pirazinamid (Z) dan Etambutol (E) yang dikemas dalam bentuk blister. OAT KDT terdiri dari kombinasi dua (HR) atau empat jenis (HRZE) obat dalam satu tablet yang dosisnya disesuaikan dengan berat badan pasien. Pada tahun 2005 Program TB Nasional menetapkan penggunaan KDT sebagai obat utama. Paduan OAT kombipak tetap digunakan program untuk pengobatan pasien yang mempunyai efek samping berat dengan OAT KDT. Paduan OAT yang digunakan oleh Program Nasional Pengendalian Tuberkulosis di Indonesia :
Kategori 1 : 2(HRZE)/4(HR)3
Kategori 2 : 2(HRZE)S/(HRZE)/5(HR)3E3 Disamping kedua kategori ini, disediakan paduan obat sisipan (HRZE)
Kategori Anak: 2HRZ/4HR
1. OAT Kombipak. Kemasan Kombipak adalah paket obat lepas yang disusun dari 4 jenis obat, yakni: Isoniasid, Rifampisin, Pirazinamid, Etambutol yang terdiri dari: a. Kombipak I (H @ 300 mg, R @ 450 mg, 3 tablet Z @ 500 mg, 3 tablet E @ 250 mg); b. Kombipak II (2 tablet H @ 300 mg, R @ 450 mg); (3); c. Kombipak III (H @ 300 mg, R @ 450 mg, 3 tablet Z @ 500 mg); RSUD KOTA DEPOK
Page 3
d. Kombipak IV (2 tablet H @ 300 mg, R @ 450 mg, E @ 250 mg, 2 tablet E @ 500 mg), e. Kombipak Anak. Untuk pemberian kepada pasien, OAT tersebut dibagi dalam beberapa kategori, yang terdiri dari: 1) Kategori I : 2RHZE/4R3H3 Paket Kategori I terdiri dari : a) Kombipak I (H @ 300 mg, R @ 450 mg, 3 tablet Z @ 500 mg, 3 tablet E @ 250 mg) : 56 blister b) Kombipak II (2 tablet H @ 300 mg, R @ 450 mg) : 48 blister 2) Kategori II : 2RHZES/RHZE/R3H3E3 Paket Kategori II terdiri dari : a) Kombipak I (H @ 300 mg, R @ 450 mg, 3 tablet Z @ 500 mg, 3 tablet E @ 250 mg) : 94 blister b) Streptomicyn @ 1 gr : 56 vial c) Kombipak IV (2 tablet H @ 300 mg, R @ 450 mg, E @ 250 mg, 2 tablet E @ 500 mg) : 60 blister 3) Sisipan Untuk Sisipan digunakan Kombipak I 4) Kategori Anak : 2RHZ/4RH Paket Kategori Anak terdiri dari : Kombipak Anak (H @ 100 mg, R @ 150 mg, Z@ 300 mg) : 180 sachet Keuntungan OAT Kombipak yaitu lebih memudahkan pemberian obat pada pasien yang mengalami efek samping terhadap satu atau lebih jenis obat TB . Kerugian OAT kombipak yaitu : a) Jumlah tablet banyak sehingga kepatuhan pasien meminum obat kurang b) Individualisasi dosis untuk mengobati pasien terbatas Gambar 1. Paket Kombipak Kategori I
RSUD KOTA DEPOK
Page 4
2. Kombinasi Dosis Tetap (KDT) Paket Kombinasi Dosis Tetap (KDT) yaitu paket yang terdiri dari tablet yang berisi 2 jenis obat (HR) dan tablet yang berisi 4 jenis obat (HRZE). Untuk pemberian kepada pasien, OAT tersebut dibagi dalam beberapa kategori, yang terdiri dari: a. Kategori I : 2 (RHZE)/4(RH)3 Paket Kategori I terdiri dari : 1) RHZE (150/75/400/275) : 6 blister 2) RH (150/150) : 6 blister b. Kategori II : 2 (RHZE)S/RHZE)/(RH)3E3 Paket Kategori II terdiri dari : 1) 2) 3) 4)
RHZE (150/75/400/275) : 9 blister Streptomicyn @ 1 gr : 56 vial RH (150/150) : 7 blister E (400 mg) : 7 blister
c. Sisipan Untuk Sisipan digunakan RHZE (150/75/400/275) d. Kategori Anak : 2 (RHZ)/4(RH) Paket kategori Anak terdiri dari : 1) RHZ (75/50/150) : 6 blister 2) RH (75/50) : 12 blister Keuntungan menggunakan obat KDT dalam pengobatan TB yaitu : a) Rentang berat badan lebih kecil sehingga dosis obat yang dikonsumsi lebih ideal. b) Mencegah penggunaan obat tunggal sehingga menurunkan resiko terjadinya resistensi obat ganda. c) Jumlah tablet yang ditelan lebih sedikit sehingga pemberian obat menjadi lebih mudah dan meningkatkan kepatuhan pasien. Gambar 2.Paket Kombinasi Dosis Tetap Kategori I
RSUD KOTA DEPOK
Page 5
B. LOGISTIK NON OAT Secara garis besar logistik non OAT dibagi dalam dua kelompok, yaitu barang habis pakai dan tidak habis pakai. 1. BARANG HABIS PAKAI : a. Bahan pemeriksaan Dahak, antara lain: 1) Reagensia 2) Pot Dahak 3) Kaca sediaan 4) Oli Emersi 5) Ether Alkohol 6) Tisu 7) Tusuk sate 8) Box slide 9) Rak Pewarnaan 10) Rak Pengering 11) Timer 12) Botol Semprot 13) Kertas Lensa 14) Kertas Saring dll. b. Formulir Pencatatan dan Pelaporan, yaitu: 1) TB-01 5) TB-05 9) TB-09 13) TB-13 2) TB-02 6) TB-06 10) TB-10 3) TB-03 7) TB-07 11) TB-11 4) TB-04 8) TB-08 12) TB-12 c. Barang cetakan lainnya seperti leaflet, brosur, poster, lembar balik, stiker, buku pedoman dan lain-lain. d. Alat Tulis Kantor, seperti: kertas, tinta printer, map, odner. 2. BARANG TIDAK HABIS PAKAI: a. Kendaraan b. Komputer c. Laptop d. Printer e. Telpon RSUD KOTA DEPOK
Page 6
f.
Air Conditioner
g. Lemari h. Filing Cabinet i.
LCD/Infocus
j.
Brand cast
k. Meubeler (meja, kursi) Barang- barang tidak habis pakai tersebut, statusnya sebagai aset, ditentukan dengan mengacu pada peraturan pemerintah dalam pengelolaan barang milik Negara (BMN). Contoh spesifikasi masing - masing barang dapat dilihat pada lampiran 1 - 6.
RSUD KOTA DEPOK
Page 7
BAB III FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK
Pengelolaan logistik dalam panduan ini sesuai siklus manajemen logistik yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan. Siklus ini akan berjalan dengan baik apabila didukung oleh suatu dukungan manajemen yang meliputi organisasi, pendanaan, sistem informasi dan sumber daya manusia. Rangkaian antara siklus dan dukungan manajemen ini dipayungi oleh Kebijakan dan Aspek Hukum yang berlaku. A. SIKLUS MANAJEMEN LOGISTIK Gambar.3 Siklus Manajemen Logistik
Fungsi – pengelolaan logistik terdiri dari : 1. Perencanaan 2. Pengadaan 3. Penyimpanan 4. Distribusi 5. Penggunaan RSUD KOTA DEPOK
Page 8
Fungsi-fungsi tersebut di atas harus didukung oleh : 1. Sumber Daya Manusia 2. Organisasi 3. Pembiayaan 4. Sistem Informasi Manajemen
Pelaksanaan dari fungsi-fungsi tersebut didasarkan atas kebijakan dan peraturan perundang-undangan seperti : a. UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah daerah b. UU No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan c. PP No. 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan A!at Kesehatan d. Kepres No.80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa instansi Pemerintah e. Kepmenkes No. 145'/Menkes/SK/X/2003 tentang Standar Pelayanan Minimal bidang Kesehatan di Kab/Kota. f.
Kepmen Kesehatan No. 1426/MenkesJSKiXI/2002 tentang Pedoman Pengelolaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.(Cetakan kedua tahun 2005)
g. Kepmen Kesehatan No. 1427/Menkes/SK/XI/2002 tentang Pengadaan Obat Pe!ayanan Kesehatan Dasar. h. Kepmen Kesehatan No.1190/menkes/X/2004 tgl 19 oktober 2004, tentang pemberian obat gratis TB dan ARV i.
Keputusan Kepala Badan POM No. HK 00.05.3.2522 tgl 2 Juli 2003 tentang Penerapan Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)
RSUD KOTA DEPOK
Page 9
B. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN OAT Dibawah ini adalah tabel pembagian peran dan tanggung jawab di tiap tingkatan dalam pengelolaan OAT.
Tabel 1. Peran dan Tanggung Jawab Pengelolaan OAT No 1 2 3
4
Kegiatan Seleksi Pemilihan Obat Perencanaan Kabupaten Pengadaan Kabupaten APBN Bantuan Luar Negeri Penyimpanan Unit Pelayanan Kesehatan Kabupaten
5
6 7
Distribusi Kabupaten Propinsi Pusat Penggunaan Obat UPK Pemantauan dan Evaluasi Kabupaten
Penanggung Jawab KOMIL Tim perencana obat terpadu Dinkes Kabupaten Direktorat Bina Farmasi Direktorat P2ML
Waktu Disesuaikan dengan kondisi Apr – Juni Apr – Juni Apr – Juni Sewaktu-waktu
Dokumen Pendukung
LPLPO, TB 07, TB 13. Sesuai Kep Pres No.80 tahun 2003 beserta perubahannya
Pengelola Obat
Disesuaikan
LPLPO, Kartu Stok
Instalasi Farmasi Kabupaten
Per triwulan
Surat bukti barang keluar, Berita Acara Penerimaan/Pengeluaran Barang, Kartu Stok
IFK dan Pengelola Program IFK dan Pengelola Program Binfar dan P2PL
disesuaikan disesuaikan disesuaikan
LPLPO TB 13, Surat Permintaan Rekapitulasi TB 13, Surat Permintaan
UPK TIM DOTS
Disesuaikan
TB.01, Paket Obat
Staf Farmasi & Wasor Kab
Per triwulan
TB 03 UPK, LPLPO, Ceklist Supervisi
Keterangan : Pengadaan tahun ini merupakan perencanaan tahun sebelumnya. Jadwal pengadaan disesuaikan dengan kondisi. Penerimaan dan penyimpanan disesuaikan dengan sumber pendanaan OAT.
RSUD KOTA DEPOK
Page 10
BAB V PERENCANAAN
Perencanaan adalah langkah pertama dalam siklus pengelolaan logistik. Kegiatan ini meliputi proses penilaian kebutuhan, menentukan sasaran, menetapkan tujuan dan target, menentukan strategi dan sumber daya yang akan digunakan. Langkah-langkah perencanaan adalah: A. PERSIAPAN 1. Membentuk tim perencanaan terpadu atau menggunakan tim perencanaan terpadu yang sudah ada. 2. Menyiapkan data yang dibutuhkan dalam merencanakan logistik antara lain data pasien TB yang diobati dan jumlah logistik yang digunakan tahun sebelumnya, data unit-unit pelayanan kesehatan, stok logistik yang masih bisa dipakai, sumber dana. Tabel.2 Proses Perencanaan OAT Secara Berjenjang
B. PELAKSANAAN 1. Menentukan jenis logistik yang dibutuhkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. OAT yang akan diadakan terutama dalam kemasan KDT, sedangkan OAT kemasan kombipak disediakan untuk penggunaan pada pasien yang mengalami efek samping terhadap OAT KDT. 2. Merencanakan kebutuhan OAT Perencanaan kebutuhan menggunakan dua pendekatan yaitu menggunakan metode konsumsi dan metode morbiditas. Metode konsumsi adalah proses penyusunan RSUD KOTA DEPOK
Page 11
kebutuhan berdasarkan pemakaian tahun sebelumnya. Metode morbiditas adalah proses penyusunan kebutuhan berdasarkan perkiraan jumlah pasien yang akan diobati (insidensi). Perencanaan OAT yang digunakan merupakan gabungan dari kedua pendekatan metode konsumi dan morbiditas. Perencanaan kebutuhan setiap kategori OAT didasarkan pada jumlah pasien yang telah diobati tahun lalu, jumlah stok yang ada sekarang, lead time, target penemuan kasus tahun depan. Perencanaan OAT dilakukan secara berjenjang
mulai dari tingkat Kabupaten,
Provinsi dan Pusat. Pada tingkat Kabupaten/Kota hal ini dilakukan oleh tim perencanaan obat terpadu yang telah ditetapkan disetiap Kabupaten/Kota. Tim perencanaan obat terpadu minimal terdiri dari pengelola program dan pengelola farmasi. Hasil perencanaan dari Kabupaten/Kota disampaikan kepada Dinas Kesehatan Provinsi untuk dianalisis dan direkapitulasi dengan menggunakan Formulir Rekapitulasi Perencanaan OAT Kabupaten/Kota. Dinas Kesehatan Provinsi mengirimkan hasil rekapitulasi tersebut kepada Ditjen P2PL cq Subdit TB. Hasil rekapitulasi disampaikan kepada ke Ditjen Binfar dan Alkes sebagai pelaksana pengadaan. Perencanaan untuk buffer stock di tingkat Kabupaten sebesar 10%, Provinsi 10% sedangkan di tingkat Pusat sebagai buffer stock 10–20%. Alokasi waktu perencanaan hingga kedatangan logistik di setiap jenjang berbedabeda. Sebagai contoh, ditingkat Kabupaten dan Provinsi perencanaan dimulai sejak bulan April – Juni dan di tingkat Pusat pada bulan Juli – September. Hasil rekapitulasi perencanaan dari Provinsi dikirimkan ke Direktorat
P2ML, Ditjen PP & PL. Rekapitulasi
perencanaan yang diterima oleh Ditjen PP & PL kemudian dianalisis dan diserahkan kepada Bagian Perencanaan dan Informasi. Pelaksanaan perencanaan kebutuhan logistik disesuaikan dengan jadwal penyusunan anggaran disetiap tingkat pemerintahan baik APBD Kab/Kota, Provinsi dan APBN. Berikut ini contoh siklus proses perencanaan dan pengadaan di tingkat Pusat (APBN) yang memperhatikan perencanaan dari Kab/Kota dan Provinsi. Gambar.4 Contoh Alur Waktu Proses Perencanaan dan Pengadaan Logistik
RSUD KOTA DEPOK
Page 12
C. Perhitungan OAT dan Non OAT. 1. Rumus Perhitungan Kebutuhan OAT Penghitungan perencanaan kebutuhan obat dilakukan dengan cara sebagai berikut : .
Jumlah OAT yang dibutuhkan = (Kb x Pp) + Bs – (Ss+Sp) Keterangan : Kb = Konsumsi OAT perbulan (dalam satuan paket) Pp = Periode perencanaan dan pengadaan (dalam satuan bulan) Bs = Bufer stok ( dalam satuan paket) = ...% x (Kb x Pp) Ss = Stok sekarang (dalam satuan paket) Sp = Stok dalam pesanan yang sudah pasti (dalam satuan paket) Perhitungan kebutuhan obat tersebut dilakukan untuk setiap jenis kategori OAT yang akan diadakan. Template perencanaan sudah disediakan untuk memudahkan Dinkes Kabupaten / Kota melakukan perencanaan dan dapat dilihat di lampiran 9. Formulir/template tersebut sudah tersedia dalam bentuk soft copy, sehingga tim perencana obat terpadu di Kabupaten/ Kota hanya perlu melakukan input data. 2. Perhitungan Kebutuhan Non OAT Untuk kebutuhan logistik laboratorium habis pakai seperti reagensia, pot dahak, kaca
RSUD KOTA DEPOK
Page 13
3. Langkah-langkah pengadaan a. Usulan kebutuhan logistik dari pengguna kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) sesuai dengan jenis dan jumlah yang telah direncanakan. b. Persetujuan dari KPA untuk melaksanakan pengadaan barang yang diusulkan pengguna barang. c. Proses pengadaan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa yang telah ditetapkan. d. Penerimaan barang oleh Panitia Pemeriksa/Penerima Barang/Jasa yang telah ditetapkan. e. Melaporkan dan menyerahkan kepada pengguna barang/jasa untuk pengelolaan lebih lanjut. 4. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan a. Kriteria logistik yang akan diadakan b. Persyaratan pemasok sesuai dengan jenis barang yang akan diadakan c. Penentuan waktu pengadaan d. Pemantauan status pesanan 5. Kriteria logistik a. Logistik OAT 1) Daftar obat yang dibutuhkan sesuai dengan program Penanggulangan TB 2) Batas kadaluarsa obat pada saat diterima oleh panitia penerima barang minimal 24 (dua puluh empat) bulan. 3) Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam Farmakope Indonesia edisi terakhir. 4) Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh industri farmasi 5) Obat memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. 6) Obat diproduksi oleh industri farmasi yang memiliki sertifikat CPOB Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker atau tenaga farmasi penanggung jawab Instalasi Farmasi Provinsi/Kabupaten/Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Laboratorium yang ditunjuk pada saat proses pengadaan dan merupakan tanggung jawab pemasok.
RSUD KOTA DEPOK
Page 15
b. Logistik Non OAT 1) Logistik non OAT sesuai dengan kebutuhan program Penanggulangan TB 2) Persyaratan mutu logistik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan untuk setiap jenis logistik yang dibutuhkan. 6. Persyaratan Pemasok Pemilihan pemasok penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas logistik yang akan diadakan. a. Pemasok untuk Logistik OAT 1) Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang masih berlaku . Pedagang Besar Farmasi terdiri dari PBF Pusat maupun PBF Cabang. Izin PBF Pusat dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan Sedangkan izin untuk PBF Cabang dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Provinsi. 2) Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus memiliki dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat Yang Baik) bagi masingmasing jenis obat yang dibutuhkan untuk pengadaan. 3) Pedagang Besar Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat, misalnya dalam pelaksanaan kerjanya tepat waktu. 4) Pemilik dan atau Apoteker/ Asisten Apoteker penanggung jawab PBF, tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian. 5) Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan OAT sesuai dengan masa kontrak b. Pemasok untuk Logistik Non OAT 1) Memiliki Izin usaha perdagangan sesuai dengan jenis logistik yang akan diadakan 2) Pemasok harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan sesuai dengan jenis logistik yang dibutuhkan 3) Mampu menjamin ketersediaan logistik sesuai dengan masa kontrak c. Metode Pengadaan Dalam
melaksanakan
pengadaan
barang
harus
sesuai
dengan
peraturan
perundangundangan yang berlaku yaitu Kepres No.80 tahun 2003 dan perubahannya. Ada beberapa metode Pengadaan diantaranya : 1) Pelelangan Umum 2) Pelelangan Terbatas 3) Pemilihan Langsung 4) Penunjukan Langsung RSUD KOTA DEPOK
Page 16
d. Penentuan Waktu Pengadaan Waktu pengadaan dan kedatangan setiap jenis logistik yang diadakan dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisa data : 1) Sisa stok dengan memperhatikan waktu 2) Jumlah setiap jenis logistik yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran. 3) Kapasitas sarana penyimpanan 4) Waktu tunggu 7. Pemantauan Status Pesanan Pemantauan status pesanan bertujuan untuk : a. Mengatur waktu pengiriman sehingga efisiensi dapat ditingkatkan b. Petugas Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota memantau status pesanan secara berkala. c. Pemantauan dan evaluasi pesanan harus dilakukan dengan memperhatikan : 1) Nama setiap logistik yang diadakan 2) Satuan kemasan 3) Jumlah setiap jenis logistik yang diadakan 4) Jumlah setiap jenis logistik yang sudah diterima 5) Jumlah setiap jenis logistik yang belum diterima
B. PENERIMAAN Penerimaan logistik ada dua jenis yaitu penerimaan dari pengadaan sendiri dan penerimaan yang berasal dari sumber lain. Yang dimaksud dengan penerimaan dari pengadaan sendiri adalah penerimaan barang logistik yang pengadaannya menggunakan dana
dari
pemerintah yang menerima barang. Yang dimaksud dengan penerimaan dari sumber lain adalah penerimaan barang logistik yang pengadaanya bukan dari pemerintah yang penerima barang. Seperti Provinsi menerima barang dari buffer stock Pusat, Kab/Kota menerima barang dari buffer stock Provinsi dan seterusnya. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan dari pengadaan sendiri : 1. Panitia penerima barang/jasa harus memeriksa logistik yang diterima dengan dokumen/ persyaratan administrasi dan spesifikasi yang telah ditentukan. 2. Panitia penerima barang/jasa harus melibatkan pengelola program dalam proses penerimaan logistik. RSUD KOTA DEPOK
Page 17
3. Bila terjadi ketidaksesuaian spesifikasi yang telah ditentukan pada penerimaan logistik, panitia penerima berhak menolak menerima logistik dan melaporkan kepada Pimpinan mengenai temuan tersebut. Selanjutnya membuat surat penolakan yang ditujukan kepada pemenang tender dan panitia pengadaan barang/jasa. 4. Penerimaan OAT oleh Pusat yang berasal dari bantuan luar negeri disesuaikan dengan prosedur yang berlaku baik dari aspek administrasi maupun teknis seperti berikut ini: a. Sebulan sebelum kedatangan OAT, supplier harus memberikan dokumen pendukung seperti Bill of Lading/ Air Way Bill, Invoice, sertifikat analisis, packing list. b. Ditjen PP & PL harus memperhatikan waktu ‘free demurrage’ peti kemas ketika OAT impor tersebut sampai di Indonesia. c. Ditjen PP & PL meminta Ditjen Binfar untuk mengeluarkan Surat persetujuan / rekomendasi pengeluaran OAT bantuan luar negeri dari Pelabuhan atau Bandara . d. Apabila ada OAT yang belum terdaftar di Indonesia maka harus didaftarkan untuk mendapatkan izin edar dari BPOM. e. Menyelesaikan pembebasan pajak barang impor, apabila : 1) OAT yang dialamatkan kepada Kementerian Kesehatan maka Ditjen PP & PL meminta izin untuk pembebasan pajak kepada Menteri Keuangan melalui Direktur Jenderal Bea dan Cukai. 2) OAT yang dialamatkan kepada Lembaga/NGO internasional yang sudah terdaftar di Sekretariat Negara maka surat izin ditujukan kepada Sekneg oleh NGO tersebut. f.
Sebelum OAT datang pastikan gudang penyimpanan mampu menampung secara kualitas dan kuantitas.
5. Penerimaan dari Buffer Pusat dan Propinsi Hal – hal yang harus diperhatikan dalam penerimaan Logistik dari tingkat yang lebih tinggi: a. Petugas Instalasi Farmasi Provinsi/Kabupaten harus memperhatikan dan memeriksa apakah obat yang diterima sesuai dengan surat permintaan atau
alokasi yang
disediakan. b. Sebelum melakukan penerimaan logistik, pastikan dulu ada ruangan di instalasi farmasi Pusat/Provinsi/Kabupaten untuk menyimpan logistik. c. Petugas
Instalasi
Farmasi
Kabupaten/Provinsi
melakukan
pengecekan
dan
penghitungan logistik yang akan diterima sesuai dengan berita acara penerimaan barang.
RSUD KOTA DEPOK
Page 18
d. Logistik yang sudah diperiksa ditulis di buku penerimaan barang, kartu stok barang dan kartu stok induk. e. Jangan lupa menulis expire date sesuai dengan kategori logistik. f.
Hasil pemeriksaan dituangkan dalam berita acara penerimaan barang.
g.
Apabila terjadi ketidaksesuain logistik yang diterima dengan persyaratan teknis, petugas IFK berhak menolak logistik yang dikirim.
6. Langkah yang harus dilakukan apabila terjadi ketidaksesuaian : a. Apabila jumlah Logistik yang diterima tidak sesuai dengan Surat Pengiriman Barang, maka Berita Acara penerimaan barang dibuat berdasarkan jumlah Logistik yang memenuhi syarat. b. Apabila no batch tidak sesuai dengan yang tercantum atau tidak tertulis pada Surat Pengiriman Barang maka cantumkan no batch yang sesuai dengan barang yang diterima.
RSUD KOTA DEPOK
Page 19
BAB VII PENYIMPANAN Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan termasuk memelihara yang mencakup aspek tempat penyimpanan (Instalatasi Farmasi atau gudang), barang dan administrasinya. Dengan dilaksanakannya penyimpanan yang baik dan benar, maka akan terpelihara mutu barang, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga kelangsungan persediaan, memudahkan pencarian dan pengawasan. A. SYARAT GUDANG Gudang yang akan digunakan untuk menyimpan barang/logistik harus mempunyai standar antara lain: 1. Tersedia ruangan yang cukup untuk penyimpanan 2. Tersedia ruangan khusus sesuai dengan persyaratan setiap jenis barang/logistik yang akan disimpan 3. Tersedia cukup ventilasi, sirkulasi udara dan penerangan 4. Tersedia alat pemadam kebakaran dan dapat digunakan 5. Suhu penyimpanan berada di bawah 25°C 6. Gudang mempunyai minimal satu pintu masuk barang dan satu pintu keluar barang yang masing-masing mempunyai lapisan pengaman. 7. Gudang harus mempunyai pintu darurat 8. Tersedia ruangan administrasi 9. Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak ada yang bocor 10. Jendela mempunyai teralis dan dipasangi gorden. 11. Gudang bebas dari tikus dan kecoa serta tidak ada tanda-tanda yang menunjukkan tikus hidup didalamnya 12. Gudang dalam keadaan bersih, rak tidak berdebu, lantai disapu dan tembok dalam keadaan bersih B. TATA RUANG GUDANG 1. Penataan ruangan sesuai dengan pengelompokan barang/logistik yang akan disimpan 2. Penataan ruangan memberikan kemudahan bergerak bagi petugas 3. Pintu barang masuk dan barang keluar berbeda
RSUD KOTA DEPOK
Page 20
C. SARANA PENUNJANG GUDANG 1. Rak 2. Palet 3. Forklift/ Troli 4. Lemari Pendingin 5. Lemari Khusus 6. Alat pengatur suhu ruangan (AC, Kipas angin, Exhaust) 7. Alat pengukur suhu dan kelembaban 8. Alat Pemadam api ringan 9. Alarm 10. Genset
D. PENATAAN BARANG Barang atau logistik ditempatkan berdasarkan: 1. Bentuk sediaan dan alfabet. 2. Barang disusun sesuai dengan prinsip FEFO (First Expired First Out) da
(First In First
Out). 3. Jumlah tumpukan sesuai dengan ketentuan yang tertera pada setiap dud. Barang tidak boleh bersentuhan langsung dengan lantai. 4. Barang ditata tidak boleh terbalik. 5. Barang yang rusak dan kadaluarsa disimpan secara terpisah sebelum.
E. ADMINISTRASI GUDANG 1. Kartu Stok 2. Kartu Persediaan Barang 3. Kartu Induk 4. Buku Harian Penerimaan dan Pengeluaran Barang Semua kartu diatas harus diisi lengkap setiap terjadi mutasi barang. 5. SBBK (Surat Bukti Barang Keluar) 6. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) 7. Formulir TB 13 8. Kartu Rencana Distribusi 9. Sarana Administrasi seperti komputer, formulir, printer, ATK RSUD KOTA DEPOK
Page 21
BAB VIII DISTRIBUSI
Distribusi adalah pengeluaran dan pengiriman logistik dari satu tempat ke tempat lainnyadengan
memenuhi
persyaratan
baik
administratif
maupun
teknis
untuk
memenuhiketersediaan jenis dan jumlah logistik agar sampai di tempat tujuan. Proses distribusi iniharus memperhatikan aspek keamanan, mutu dan manfaat. A. TUJUAN DISTRIBUSI : 1. Terlaksananya pengiriman logistik secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan 2. Terjaminnya kecukupan logistik di Unit Pelayanan Kesehatan 3. Terjaminnya mutu logistik pada saat pendistribusian Distribusi dilaksanakan berdasarkan permintaan secara berjenjang untuk memenuhikebutuhan logistik di setiap jenjang penyelenggara program penanggulangan TB. B. TATA CARA DAN FORMULIR YANG DIBUTUHKAN SEBAGAI DASAR DISTRIBUSI LOGISTIK: 1. Permintaan logistik dari Unit Pelayanan Kesehatan ke Dinas Kesehatan Kab/ Kotadengan menggunakan usulan permintaan yang ditetapkan, contoh untuk OATmenggunakan LPLPO (lihat lampiran 10). 2. Permintaan logistik dari Dinas Kesehatan Kab/ Kota ke Dinas Kesehatan Provinsi dengan menggunakan usulan permintaan yang ditetapkan, contoh untuk OATmenggunakan Formulir Permintaan OAT Kabupaten/Kota (lihat lampiran 11). 3. Permintaan
logistik
dari
Dinas
Kesehatan
Provinsi
ke
Pusat
(Subdit
TB)
denganmenggunakan usulan permintaan yang ditetapkan, contoh untuk OAT menggunakan Formulir Permintaan OAT Provinsi (lihat lampiran 12)
C. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PROSES DISTRIBUSI: 1. Distribusi dari Pusat dilaksanakan atas permintaan dari Dinas Kesehatan Provinsi.Distribusi dari Provinsi kepada Kabupaten/ Kota atas permintaan Kabupaten/ Kota.Distribusi dari Kabupaten/ Kota berdasarkan permintaan UPK. RSUD KOTA DEPOK
Page 22
2. Setelah ada kepastian jumlah logistik yang akan didistribusikan dari tingkat yanglebih tinggi, maka tingkat yang lebih tinggi mengirimkan surat pemberitahuankepada tingkat yang dibawahnya mengenai jumlah, jenis dan waktu pengirimanlogistik. 3. Apabila terjadi kelebihan atau kekurangan obat disalah satu Institusi maka unityang diatasnya dapat melakukan realokasi sesuai kebutuhan. 4. Pengiriman dan penerimaan logistik dilaksanakan pada jam kerja. 5. Penetapan frekuensi pengiriman logistik haruslah memperhatikan antara lain anggaran yang tersedia, jarak dan kondisi geografis, fasilitas gudang dan sarana yang ada. Gambar 5. Contoh Alur Permintaan, Distribusi dan Pelaporan Logistik :
Keterangan: Alur distribusi Logistik Alur permintaan dan pelaporan Logistik Penjelasan: Permintaan kebutuhan OAT dari UPK menggunakan LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat). Laporan triwulan penerimaan dan pemakaian OAT untuk tingkat Kabupaten/kota menggunakan formulir TB 13. Dinas Kesehatan Provinsi akan merekapitulasi formulir TB 13 dari Kabupaten/Kota untuk selanjutnya di berikan kepada Kementerian Kesehatan. Khusus untuk logistik Non OAT menggunakan format standar. RSUD KOTA DEPOK
Page 23
BAB IX PENGGUNAAN A. PENGGUNAAN OAT Penggunaan OAT harus dilaksanakan secara rasional dengan memperhatikan kriteria sebagai berikut : 1. Tepat diagnosis 2. Pemberian Regimen OAT sesuai dengan diagnosa 3. Tepat pemilihan obat 4. Tepat dosis 5. Cara pemberian dengan interval waktu pemberian yang tepat 6. Tepat lama pemberian obat 7. Waspada terhadap efek samping 8. Harus efektif, aman, bermutu dan berkhasiat 9. Tersedia pada saat yang dibutuhkan 10. Pemberian informasi kepada pasien 11. Tepat tindak lanjut 12. Tepat penyerahan OAT 13. Kepatuhan Pasien. Pengobatan tuberkulosis dengan OAT dilakukan dengan prinsip - prinsip sebagai berikut : a. OAT harus diberikan dalam bentuk kombinasi beberapa jenis obat, dalam jumlah cukup dan dosis tepat sesuai dengan kategori pengobatan. Dalam program penanggulangan TB digunakan OAT dalam bentuk paket, baik kemasan KDT maupun Kombipak. Pemakaian OAT dalam bentuk paket lebih menguntungkan dan menghindari obat tunggal. b. Pengobatan harus didampingi seorang Pengawas Menelan Obat (PMO), untuk menjamin kepatuhan pasien menelan obat dan menghindari resistensi. Pada dasarnya pengobatan TB dibagi menjadi dalam dua tahap yaitu : Tahap Awal (intensif)
Pada tahap awal (intensif) pasien mendapat obat setiap hari.
Bila pengobatan tahap intensif tersebut diberikan secara tepat, biasanya pasien menular menjadi tidak menular dalam kurun waktu 2 minggu.
RSUD KOTA DEPOK
Page 24
Sebagian besar pasien TB BTA positif menjadi BTA negatif (konversi) dalam 2 bulan.
Tahap Lanjutan
Pada tahap lanjutan pasien mendapat jenis obat lebih sedikit, namun dalam jangka waktu yang lebih lama
Tahap lanjutan penting untuk membunuh kuman persister sehingga mencegah terjadinya kekambuhan.
Penggunaan paduan OAT sesuai Buku Pedoman Nasional Penanggulangan Tuberkulosiadalah sebagai berikut : 1. Kategori-1 : 2(HRZE) / 4(HR)3 Paduan OAT ini diberikan untuk pasien baru: a. Pasien baru TB paru BTA positif. b. Pasien TB paru BTA negatif foto toraks positif c. Pasien TB ekstra paru Tabel 3. Dosis Paduan OAT KDT Kategori 1
Tabel 4. Dosis Paduan OAT-Kombipak Kategori 1
2. Kategori -2 : 2(HRZE)S/ (HRZE)/ 5(HR)3E3 Paduan OAT ini diberikan untuk pasien BTA positif yang telah diobati sebelumnya: a. Pasien kambuh b. Pasien gagal c. Pasien dengan pengobatan setelah putus berobat (default)
RSUD KOTA DEPOK
Page 25
Tabel 5. Dosis Paduan OAT KDT Kategori 2
Tabel 6. Dosis paduan OAT Kombipak Kategori 2
Catatan: a. Untuk pasien yang berumur 60 tahun ke atas dosis maksimal untuk streptomisin adalah 500mg tanpa memperhatikan berat badan. b. Untuk perempuan hamil lihat pengobatan TB dalam keadaan khusus. c. Cara melarutkan streptomisin vial 1 gram yaitu dengan menambahkan aquabidest sebanyak 3,7 ml sehingga menjadi 4ml. (1ml = 250mg) dan atau sesuai petunjuk pada
kemasan. 3. OAT Sisipan : (HRZE) Paket sisipan KDT adalah sama seperti paduan paket untuk tahap intensif kategori 1 yang diberikan selama sebulan (28 hari). Obat ini diberikan apabila pasien tidak mengalami konversi dahak dari BTA positif ke negatif. Tabel 7. Dosis KDT Sisipan
RSUD KOTA DEPOK
Page 26
Tabel 8. Dosis OAT Kombipak Sisipan
4. Kategori Anak : 2(RHZ) / 4(RH) Prinsip dasar pengobatan TB adalah minimal 3 macam obat dan diberikan dalam waktu 6 bulan. OAT pada anak diberikan setiap hari, baik pada tahap intensif maupun
tahap
lanjutan dosis obat harus disesuaikan dengan berat badan anak. Tabel 9. Dosis OAT Kombipak Anak
Tabel 10. Dosis OAT KDT Anak
Keterangan: (1) Bayi dengan berat badan kurang dari 5 kg dirujuk ke rumah sakit (2) Anak dengan BB =33 kg , dirujuk ke rumah sakit. (3) Obat harus diberikan secara utuh, tidak boleh dibelah (4) OAT KDT dapat diberikan dengan cara : ditelan secara utuh atau digerus sesaat
sebelum diminum. B. PENGGUNAAN NON OAT Sarana logistik non OAT digunakan sesuai dengan azas pemanfaatan secara efisien dan efektif, sebagai contoh: 1. Mikroskop digunakan di fasilitas pelayanan kesehatan yang melaksanakan pemeriksaan mikroskopis dahak, seperti rumah sakit, PRM dan PPM.
RSUD KOTA DEPOK
Page 27
2. Bahan laboratorium habis pakai digunakan di fasilitas pelayanan kesehatan yang melaksanakan pemeriksaan mikroskopis dahak, sedangkan kaca sediaan dan pot dahak digunakan di semua fasilitas pelayanan kesehatan. Formulir-formulir pencatatan dan pelaporan digunakan sebagai berikut:
RSUD KOTA DEPOK
Page 28
BAB X DUKUNGAN MANAJEMEN
Pengelolaan logistik program TB dilakukan di setiap tingkat pelaksana, mulai dari tingkat pusat hingga kabupaten/kota maupun Sarana Pelayanan Kesehatan (SPK). Sehingga diperlukan suatu manajemen pengelolaan dan koordinasi yang baik antara setiap tingkat pelaksana tersebut.
A. PENGORGANISASIAN Organisasi pengelolan logistik program TB dapat digambarkan di bawah ini:
Tugas dan fungsi dari setiap tingkat pelaksana tersebut dalam pengelolaan logistik TB adalah: Tingkat Pusat a. Membuat kebijakan Nasional pengelolaan logistik program TB b. Membuat pedoman Nasional pengelolaan Logistik program TB. c. Menyediakan logistik program TB untuk mendukung sebagian kebutuhan daerah, RSUD KOTA DEPOK
Page 29
d. termasuk buffer stock.
RSUD KOTA DEPOK
Page 30
c. Perhitungan rencana kebutuhan logistik untuk satu periode tertentu disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi. d. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana kebutuhan logistik ke propinsi dan tembusan ke pusat. e. Melakukan Pelatihan untuk petugas Puskesmas. f.
Melakukan Bimbingan Teknis, Monitoring dan Evaluasi Ketersediaan logistik di UPK.
g. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bertanggungjawab terhadap pendistribusian logistik kepada unit pelayanan kesehatan dasar. h. Dinas Kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap penanganan logistik yang rusak dan kadaluwarsa. i.
Dinas Kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan mutu (organoleptis) logistik yang ada di IFK dan UPK.
Pola Kerjasama di Tingkat Kab/kota
B. SUMBER DAYA MANUSIA Dalam pengelolaan logistik program TB, dukungan manajemen dari segi Sumber Daya Manusia (SDM) memegang peranan yang sangat penting untuk terciptanya pengelolaan logistik yang baik. SDM TB untuk mengelola logistik di setiap tingkat pelaksana sangat dibutuhkan, baik jumlah maupun kompetensi-nya, sehingga perlu adanya suatu standar ketenagaan, pelatihan dan supervisi sesuai tupoksi dan beban kerjanya. Pengembangan sumber daya manusia (SDM) adalah suatu proses yang sistematis dalam memenuhi kebutuhan ketenagaan yang cukup dan bermutu sesuai kebutuhan. Proses ini meliputi kegiatan penyediaan tenaga, pembinaan (pelatihan, supervisi, kalakarya/on the job training), dan kesinambungan (sustainability). Tujuan pengembangan SDM dalam program TB adalah tersedianya tenaga pelaksana yang memiliki keterampilan, pengetahuan dan sikap (dengan kata lain “kompeten”) yang diperlukan RSUD KOTA DEPOK
Page 31
dalam pengelolaan logistik program TB, dengan jumlah yang cukup sehingga mampu menunjang tercapainya tujuan program TB nasional. Pengembangan SDM tidak hanya berkaitan dengan pelatihan tetapi meliputi keseluruhan manajemen pelatihan dan kegiatan lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan jangka panjang pengembangan SDM yaitu tersedianya tenaga yang kompeten dan profesional dalam penanggulangan TB. 1. Standar Ketenagaan Tenaga/Petugas yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan Logistik Program TB adalah tenaga kefarmasian (kualifikasinya apoteker dan atau tenaga teknis kefarmasian) dan pengelola program TB yang berlatar belakang pendidikan kesehatan. Uraian tugas pengelola OAT dapat dilihat pada lampiran 13. Jumlah petugasnya masing-masing disesuaikan dengan beban kerja disetiap tingkat pelaksanaannya. 2. Pelatihan Untuk mendapatkan tenaga pengelola logistik TB yang terampil maka setiap tenaga pengelola harus mengikuti pelatihan pengelolaan logistik program TB. 3. Supervisi Supervisi dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan pengelolaan logistik program TB dan untuk melakukan pembinaan tenaga pelaksana logistik yang dilakukan secara berjenjang dan berkala dengan menggunakan daftar tilik. (Lihat lampiran 14) C. PEMBIAYAAN Pembiayaan dalam pengelolaan logistik program TB sangat diperlukan. Pembiayaan ini bersumber dari dana APBN, APBD dan sumber lainnya yang sah sesuai kebutuhan. Penyusunan kebutuhan anggaran harus dibuat secara lengkap, dengan memperhatikan prinsip-prinsip penyusunan program dan anggaran terpadu. Pembiayaan dapat diidentifikasi dari berbagai sumber mulai dari anggaran pemerintah dan berbagai sumber lainnya, sehingga semua potensi sumber dana dapat dimobilisasi. Perencanaan harus disusun sesuai dengan kebutuhan, dengan kata lain disebut program oriented, bukan budget oriented. D. SISTIM INFORMASI Pemantauan dan evaluasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk memonitor kecukupan logistik program TB. Pemantauan merupakan pengamatan rutin terhadap ketersediaan logistik dengan menganalisis informasi baik dari ketersediaan dengan kebutuhan. Pemantauan bertujuan agar dapat segera mengetahui bila ada masalah atau kekurangan dalam pelaksanaan kegiatan dan dapat melakukan tindakan untuk pemenuhan. RSUD KOTA DEPOK
Page 32
Pemantauan dilakukan oleh semua pihak terkait secara berjenjang dan berkala melalui: Menelaah laporan rutin yang berkaitan dengan pengelolaan logistik di setiap tingkatan. Melalui pertemuan. Supervisi termasuk wawancara dengan petugas pelaksana program, pasien dengan menggunakan ceklist supervisi. Evaluasi adalah penilaian secara berkala terhadap pemenuhan kebutuhan logistik dari seluruh aspek manajemen logistik. Untuk UPK, minimal dilakukan setiap bulan. Dinas Kesehatan Kab/kota dan Propinsi maupun Pusat melakukan evaluasi minimal setiap 3 bulan. Cara melakukan evaluasi : 1. Mengkaji atau menganalisa hasil dari pemantauan 2. Pertemuan berkala 3. Laporan akhir tahun 4. Survey khusus 1. Indikator Pengelolaan logistik Indikator digunakan untuk mengukur sampai berapa jauh tujuan atau sasaran pengelolaan logistik telah berhasil dicapai. Tujuan lain dari penggunaan indikator adalah untuk penetapan prioritas pengambilan tindakan dan untuk pengujian strategi dari sasaran yang ditetapkan. Dalam mengukur efektifitas kinerja pengelolaan logistik, digunakan indikator sebagai berikut. Tabel 11. Indikator Pengelolaan Logistik
RSUD KOTA DEPOK
Page 33
2. Pencatatan Dan Pelaporan Pencatatan logistik di unit pelayanan kesehatan terdiri dari : Buku Penerimaan barang Buku Pengeluaran Barang Kartu stok barang Pencatatan logistik di Instalasi Farmasi Kab/Kota, Provinsi dan Pusat terdiri dari: Buku Penerimaan barang Buku Pengeluaran Barang Kartu stok barang (lihat lampiran 15) Kartu stok induk (lihat Lampiran 16) Pelaporan pengelolaan logistik di setiap siklus harus dilaporkan secara berjenjang dengan menggunakan format yang baku. Tabel 12. Pelaporan Logistik OAT
E. JAGA MUTU LOGISTIK Jaga mutu didefinisikan sebagai suatu konsep yang mencakup segala aspek yang secara individual atau bersama-sama dapat mempengaruhi mutu suatu produk. Dasar pemikiran jaga mutu : Mutu harus dibentuk dalam setiap desain dan proses. Mutu tidak dapat diciptakan melalui pemeriksaan. Inti pengendalian mutu terpadu yang sesungguhnya terletak pada kendali mutu dan jaminan mutu. RSUD KOTA DEPOK
Page 34
Jaga mutu yang dilaksanakan di bidang obat meliputi : Standardisasi produk dan sarana Pre market : lisensi produk / registrasi, lisensi sarana / sertifikasi (CPOB) Post-market : pemeriksaan setempat, sampling dan pengujian, monitoring efek samping Logistik terutama OAT yang diterima atau disimpan di gudang perbekalan kesehatan secara rutin harus dilakukan uji mutu. Uji mutu ini dapat dilakukan secara organoleptik dan laboratorium. 1. Pengujian Secara Organoleptik. Uji organoleptik dilakukan terhadap perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Untuk logistik non OAT dilakukan sesuai dengan jenis dan karakteristik. Tanda-tanda perubahan mutu obat : a. Tablet. 1) Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa 2) Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab 3) Blister/strip rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat 4) Obat yang sudah melampaui tanggal kadaluarsa b. Tablet salut. 1) Pecah-pecah, terjadi perubahan warna 2) Basah dan lengket satu dengan yang lainnya 3) Blister/strip rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik 4) Obat yang sudah melampaui tanggal kadaluarsa c. Obat suntik 1) Kebocoran wadah (vial/ampul) 2) Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi dan atau pelarut 3) Perubahan warna dan bentuk pada serbuk injeksi 4) Obat yang sudah melampaui tanggal kadaluarsa 2. Pengujian Secara Laboratorium Dalam pengadaan obat harus dijamin bahwa obat diterima dan disimpan sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, sehingga dapat terjaminnya mutu dan mampu telusur (no bets selalu tercatat). Setiap bets obat harus diuji secara laboratorium untuk meyakinkan bahwa obat itu memenuhi syarat sebelum diedarkan. RSUD KOTA DEPOK
Page 35
Produk yang tidak memenuhi syarat atau kriteria mutu terkait harus ditolak. Obat yang datang harus dikarantina sampai pihak pemasok menunjukkan bahwa produk tersebut memenuhi syarat dan spesifikasi, certificate of analysis untuk memastikan bahwa produk yang dikirim sesuai dengan yang dipesan dan tersertifikasi dari pabrik. Setiap produk yang diterima harus dilakukan sampling random untuk analisis laboratorium, untuk menjamin bahwa produk tersebut memenuhi standar yang dipersyaratkan. Sampling secara random dilaksanakan pada setiap rantai distribusi. Pengambilan sampel dilakukan oleh petugas yang berwenang (BPOM). Jika obat yang diperiksa tersebut tidak memenuhi persyaratan, maka harus diberi tanda, disimpan terpisah dan tidak boleh digunakan serta obat tersebut harus dikembalikan atau dimusnahkan. a. Sampling Salah satu kegiatan yang dapat menjamin mutu obat pasca pemasaran atau pada jalur distribusi / di peredaran adalah melalui sampling dan pengujian obat. Sampling obat dilaksanakan dalam rangka pengawasan terhadap pemenuhan standar mutu / compliance. Sampling obat yang dilakukan harus dapat mewakili obat beredar dan representatif. Dalam proses sampling perlu ditetapkan mengenai perencanaan, pelaksanaan, pencatatan, dan penandaan sampel. b. Tujuan sampling 1) Melindungi masyarakat dari penggunaan produk yang tidak memenuhi syarat dan keamanan. 2) Menjamin konsistensi mutu produk pasca pemasaran. 3) Terlaksananya fungsi pengawasan produk secara efektif dan efisien 4) Pengawasan terhadap obat yang digunakan untuk program. c. Proses Sampling 1) Perencanaan a) Jumlah sampel untuk setiap sampel diperhitungkan untuk 3 kali pengujian dengan bets yang sama untuk tujuan verifikasi (uji ulang atau uji banding) serta sampel pertinggal. b) Jumlah sampel untuk satu (1) kali pengujian : Jenis sediaan : tablet/pil/kapsul
RSUD KOTA DEPOK
Page 36
2) Tempat Pengambilan Sampel Dilakukan di Instalasi Farmasi Pusat, Instalasi Farmasi Propinsi dan Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota 3) Pelaksanaan pengambilan sample dilakukan oleh Balai Besar / Balai POM sesuai dengan prosedur yang berlaku dan dibuat Berita Acara pengambilan sampel yang ditandatangani oleh pengambil sampel dan pihak sarana tempat dimana sampelnya diambil. 4) Hasil pengujian sampling yang dilakukan harus disampaikan ke Dinas Kesehatan setempat. d. Uji mutu terhadap logistik Non OAT Pengujian mutu logistik Non OAT pada prinsipnya sama dengan uji mutu OAT, hanya disesuaikan dengan jenis dan karakteristiknya. Contoh: Reagensia, selain dilakukan uji secara organoleptik juga dilakukan uji secara laboratorium. 3. Tindak lanjut Hasil Uji Mutu Tindak lanjut terhadap logistik yang terbukti rusak adalah : Dikumpulkan dan disimpan terpisah, pemisahannya berdasarkan produk yang memiliki nomor bets atau kode produksi yang sama Buat Laporan ke atasan langsung yang isinya jumlah, jenis, nomor bets dan tanggal kadaluarsa. Menginformasikan ke seluruh fasilitas kesehatan yang memiliki jenis produk dengan nomor bets yang sama untuk tidak dipergunakan lagi RSUD KOTA DEPOK
Page 37
Dihapuskan dan dimusnahkan sesuai aturan yang berlaku, dan atau dikembalikan sesuai dengan kesepakatan yang berlaku (Kontrak) a. Penghapusan Dan Pemusnahan Logistik Penghapusan dan pemusnahan adalah rangkaian kegiatan dalam rangka pembebasan barang-barang logistik milik negara dari tanggungjawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penghapusan dan pemusnahan logistik mengacu kepada Keputusan Menteri Keuangan No. 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan barang milik Negara/Daerah, Menteri Dalam Negeri No. 17 tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang milik Daerah dan Menteri Kesehatan
No. 1539/Menkes/SK/XI/2003 tentang Tata cara
Penghapusan dan Pemanfaatan Barang Milik Negara di lingkungan Depkes. Tujuan penghapusan dan pemusnahan logistik adalah : 1) Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk disimpan. 2) Melindungi petugas, masyarakat dan lingkungan akibat dari barang-barang logistik yang rusak/kadaluarsa. Alasan pertimbangan penghapusan dan pemusnahan logistik adalah : 1) Secara fisik tidak dapat digunakan karena telah mengalami perubahan bentuk, warna, kemasan. 2) Logistik yang telah melampaui batas waktu penggunaan/kadaluarsa. 3) Logistik yang hilang karena sesuatu hal seperti dicuri, bencana (dibuktikan dengan berita acara) Langkah Kegiatan Penghapusan dan Pemusnahan Logistik 1) Membuat daftar logistik yang akan di hapuskan beserta alasan-alasannya oleh instalasi farmasi dan teknis terkait. 2) Pisahkan logistik yang kadaluwarsa/rusak pada tempat tertentu. 3) Melaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan mengenai logistik yang akan dihapuskan. 4) Kepala Dinas Kesehatan mengajukan usulan penghapusan kepada Gubernur/ Bupati/Walikota sesuai dengan tingkat pemerintahan untuk mendapat persetujuan penghapusan. 5) Setelah panitia melaksanakan penghapusan (dengan Berita Acara), pengelola barang mengeluarkan barang tersebut dari daftar inventaris. RSUD KOTA DEPOK
Page 38
6) Selanjutnya mengusulkan barang yang sudah dihapuskan untuk segera dimusnahkan. 7) Setelah mendapat persetujuan pejabat yang berwenang maka barang tersebut dapat dimusnahkan. Pemusnahan barang dilakukan sesuai dengan karakteristik barang dengan cara sebagai berikut: a) Pemendaman di dalam tanah (1) Teknik ini adalah cara tertua dan termudah karena tidak perlu penanganan/ preparasi sebelumnya. (2) Digunakan untuk jenis untuk obat padat (tablet, kaplet, serbuk, kapsul) (3) Sebaiknya teknik ini dilakukan setelah teknik enkapsulasi/ inersiasi (4) Lokasi pemendaman harus jauh dari sumber air minum/ pemukiman b) Pembuangan ke saluran air kotor (1) Sebelum dibuang ke saluran air, obat terlebih dahulu di campur dengan sejumlah air untuk mengurangi konsentrasinya. (2) Digunakan untuk sediaan cair seperti sirup, suspensi, emulsi. c) Enkapsulasi Obat-obat berbentuk padat dan setengah padat : (1) Masukan kedalam suatu bak berlapis plastik/ drum baja (75%) (2) Diisi suatu medium berupa campuran semen, kapur, pasir atau batu bara, lalu ditambahkan air (3) Selanjutnya ditutup rapat dan kedap udara, lalu dipendam di dalam tanah d) Insinerasi (1) Merupakan proses oksidasi kering bersuhu tinggi (800 – 1200 C) dengan menggunakan insinerator, sehingga gas yg dihasilkan dapat terurai pada proses pertukaran panas (heat exchange) (2) Mengakibatkan penurunan yang sangat signifikan dari segi volume maupun berat limbah. e) Inersiasi (1) Merupakan variasi dari enkapsulasi (2) Tablet dan pil harus dikeluarkan dari blisternya, lalu direndam air, di campur semen, kapur sehingga membentuk pasta.
RSUD KOTA DEPOK
Page 39
(3) Pindahkan kedalam truk pengangkut semen curah untuk selanjutnya dikubur. (4) Pengelolaan limbah seperti ini, untuk meminimalkan resiko berpindahnya substansi yang terkandung dalam limbah ke air permukaan atau air tanah. f) Disinfeksi Kimia Desinfeksi kimia dilakukan khususnya untuk membunuh mikroorganisme yang terdapat pada perbekalan kesehatan habis pakai. Teknik ini dilakukan dengan cara menambahkan suatu zat kimia ke dalam limbah tersebut.(H2SO4 0,2 M). Contoh format yang berhubungan dengan penghapusan dan pemusnahan dapat dilihat pada lampiran 20-22.
RSUD KOTA DEPOK
Page 40
