OpenText-SAP-Solutions-User-Guide-Spanish.pdf

Manual de usuario

OpenText DocuLink for SAP Solutions Este manual describe el funcionamiento de OpenText DocuLink for SAP Solutions.

DC100000-UGD-ES

Manual de usuario OpenText DocuLink for SAP Solutions

DC100000-UGD-ES Rev.: 23. ene. 2012 Esta documentación se ha creado para la versión de software 10.0. Asímismo es válida para las versiones posteriores siempre y cuando no se envíe con el producto o se publique nueva documentación en https://knowledge.opentext.com https://knowledge.opentext.com.. Open Text Corporation

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Tabla de contenidos

Parte 1

Introducción a DocuLink

1

Resume umen..... n....... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .. 9

1.1 1.2

Convenciones ...................................................................... .....................................................................................9 ...............9 Contacto............................................................................................10

2

Conceptos de de Do DocuLink ... .... ...... ...... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... .... 13

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Atributos ................................................................... ............................................................................................13 .........................13 Nodos................................................................................................13 Carpetas............................................................................................13 Vistas ....................................................................... ................................................................................................13 .........................13 Proyecto de muestra Objetos enlazados..........................................14

3

Inte Interrfase fase de usua usuarrio .. .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 17

3.1 3.2 3.3 3.4

SAP GUI for Windows.......................................................................18 SAP GUI for HTML............................................................................18 DocuLink Web UI ................................................................. ..............................................................................19 .............19 Dependencias de las visualizaciones ...............................................20

4

Novedades de DocuLink ink versión ión 10.0 .0.. .... ...... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... .... 21

Parte 2

Introducción a DocuLink

5

Llamar a DocuLink ink ... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... .... 25

5.1 5.2 5.3

SAP GUI for Windows.......................................................................25 SAP GUI for HTML............................................................................26 DocuLink Web UI ................................................................. ..............................................................................27 .............27

6

Navega egación.. ción.... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... .... 29

6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7

Navegación en el árbol .....................................................................29 Cómo desplegar nodos.....................................................................31 Cómo ocultar nodos..........................................................................31 Cómo ver detalles ................................................................ .............................................................................32 .............32 Cómo visualizar listas de aciertos.....................................................34 Cómo visualizar listas de aciertos en vista de árbol.........................34 Cómo visualizar visualizar documentos originales ...........................................35 Acceso a transacciones SAP............................................................36 Actualización de la visualización.......................................................36

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Manual de usuario

7

23

iii

Tabla de contenidos

6.8 6.9 6.10 6.11

iv

Cómo obtener más valores para un número restringido de aciertos..............................................................................................36 Cómo iniciar GOS ................................................................. .............................................................................37 ............37 Cómo usar la vista de lista................................................................37 Uso de la barra de herramientas de botones y del menú contextual en DocuLink Web UI........................................................38

7

Cómo realiz lizar operacion iones básic icaas .. .... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...41 .41

7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.3 7.4 7.5

Tratamiento de un registro................................................................41 Creación de un elemento..................................................................42 Creación de registros de datos en SAP GUI ....................................43 Cómo crear como copia....................................................................43 Cómo crear y archivar documentos..................................................44 Creación y archivo de registros de datos con documentos..............45 Creación de registros de datos con documentos en DocuLink Web UI ..................................................................... ..............................................................................................47 .........................47 Desplazamiento y copia de elementos en SAP GUI for Windows ...48 Desplazamiento y copia de elementos en DocuLink Web UI...........48 Cómo borrar elementos elementos ....................................................................50

8

Cómo utiliz ilizaar las imá imágenes de sele leccción. ión..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...53 .53

8.1 8.2 8.3

Funciones de selección ....................................................................53 Variantes .................................................................. ...........................................................................................55 .........................55 Cómo configurar las las pantallas de selección .....................................56

9

Cómo us usar las las listas de acie ierrtos ... ...... ...... ...... ...... .... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...59 .59

9.1 9.1.1 9.1.2 9.2 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4 9.3 9.3.1 9.3.2 9.3.3 9.3.4 9.3.5

Representaciones diferentes ............................................................59 Lista de aciertos en vista separada ..................................................59 Lista de aciertos en vista de árbol ....................................................60 Funciones especiales .......................................................................60 Cómo obtener más datos..................................................................60 Nueva búsqueda en una lista de aciertos diferente..........................61 Actualización ......................................................................... .....................................................................................61 ............61 Visualización de datos de cabecera .................................................61 Modificación de la visualización........................................................61 Desplazamiento de una columna......................................................61 Ocultación de una columna ..............................................................62 Clasificación de registros ..................................................................62 Tratamiento de la presentación de la lista ........................................62 Configuración de las listas de aciertos en vista de árbol..................63

Parte 3

Trabajar con DocuLink

10

Importació Importación n de document documentos os ................. .................................. .............................69 ............69

10.1 10.2

Introducción mediante escenarios y back end..................................69 Introducción mediante DesktopLink..................................................70

11

Exportación de documentos (OpenText Rendition Server) Server) ............... ................................ .................................. .................................. ................................73 ...............73

11.1

Bajada de documentos documentos .....................................................................73

Manual de usuario

67

DC100000-UGD-ES

Tabla de contenidos

11.2 11.3 11.4

Envío de documentos como correo electrónico................................74 Impresión de documentos.................................................................76 Monitorización de trabajos de salida.................................................77 salid a.................................................77

12

Integración de las funciones de gestión de contenido de SAP ................. .................................. .................................. .................................. ............................. ............ 79

12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10 12.11

Funcionalidad de gestión de contenido (CM) ...................................79 Visualización de documentos CM y versiones .................................80 Visualización y tratamiento de las propiedades CM.........................81 Creación de una carpeta CM............................................................83 Creación de un documento CM ........................................................84 Tratamiento de un documento CM o creación de una versión nueva ....................................................................... ................................................................................................85 .........................85 Archivo de documentos CM como copia local ..................................86 Realizar el check out del documento CM .........................................86 Realizar el check in de un documento CM .......................................87 Desbloquea un documento CM ........................................................87 Establecer el status...........................................................................88

13

Uso de DocuLink DocuLink Web UI hiperenlaces............. hiperenlaces...................... ................ ....... 89

14

Otras Otras funciones funciones y configuracio configuraciones....................... nes................................... ............ 91

14.1 14.2 14.2.1 14.2.2

Cómo obtener ayuda............................................................ a yuda.........................................................................91 .............91 Especificación de las opciones de programas..................................91 Definición de opciones de color ........................................................92 Definición de opciones para el proyecto actual ................................92

Parte 4

Aplicaciones de DocuLink

15

Vistas de DocuLink en el Customer Interaction Interaction Center (CIC) (CIC) de SAP ................. .................................. .................................. .................................. .................... ... 97

16

Integración de espacios de trabajo proporcionada por Extended Extended ECM for for SAP Solutions Solutions ................. .................................. .................... ... 99

16.1 16.2 16.3 16.3.1 16.3.2

Navegación en espacios de trabajo..................................................99 Uso de las funciones de Enterprise Server Server ....................................100 Uso de Records Management con documentos de ArchiveLink....101 Visualización de registros ...............................................................101 Uso de comandos adicionales ........................................................102

Parte 5

Apéndice

17

Resumen Res umen de funciones funciones ................. .................................. .................................. ................... 105

17.1 17.2 17.3 17.4

Funciones para los nodos...............................................................105 Funciones para la gestión gestión de contenido .........................................107 Funciones en imágenes de selección.............................................108 Funciones en listas de aciertos .......................................................109

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OpenText DocuLink for SAP Solutions

95

103

v

Tabla de contenidos

vi

18

Proyectos Proyectos de muestra muestra ............... ................................ ................................... ...................... .... 111

18.1 18.2 18.2.1 18.2.1.1 18.2.1.2

Ejemplo de Puesta Puesta a disposición de documentos DVS/PLM .........111 Ejemplo de Modelo de documento CM...........................................111 Funcionalidad..................................................................................112 Gestión de status en el proyecto de muestra .................................112 Gestión de plantillas en el proyecto de muestra.............................113

IDX

Índice

115

Manual de usuario

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Parte 1 Introducción a DocuLink

Capítulo 1

Resumen OpenText DocuLink for SAP Solutions (abreviado: DocuLink) es una aplicación completamente integrada y para varios módulos que se utiliza para la presentación de documentos de procesos ejecutados con aplicaciones SAP. DocuLink permite archivar, administrar y recuperar documentos SAP y cualquier otro tipo de documentos, independientemente de que las transacciones se realicen en el estándar SAP. Estos datos pueden archivarse en una base de datos o pueden estar ya archivados en un servidor de archivos (por ejemplo, como resultado de la reorganización de datos. De manera predeterminada, el acceso se obtiene mediante SAP GUI for Windows o SAP GUI for HTML. Uno de los objetivos más importantes de DocuLink es que ofrece un método flexible para la visualización y recuperación de documentos que se puede adaptar fácilmente a los requisitos de los usuarios individuales. Para localizar los documentos, se utiliza un diálogo de búsqueda tradicional y un navegador que permite desplazarse por las estructuras e structuras jerárquicas (similares a carpetas). Este método aprovecha las ventajas de las carpetas de papel, pero elimina muchas de las desventajas (es decir, sólo utiliza una secuencia de clasificación). Pueden definirse formas de búsqueda y estructuras diferentes (llamadas vistas) para la misma agrupación de documentos. Lectores a los que va dirigida la guía

El manual de usuario está diseñado para usuarios finales y ofrece información detallada acerca de procedimientos y opciones disponibles cuando se trabaja con DocuLink. Las funciones descritas y las capturas de pantalla que se muestran están basadas en la versión 6.20 de SAP GUI. A menos que se indique lo contrario, las descripciones también corresponden a otras versiones de SAP GUI.

1.1 Convenciones Interfaz de usuario Este formato se utiliza para los elementos de la interfaz gráfica del usuario (GUI), como botones, nombres de iconos, opciones de menú y campos. Filenames , commands , y datos de ejemplo

Este formato se utiliza para nombres de archivo, rutas, direcciones URL y comandos del símbolo del sistema. También se utiliza para datos de ejemplo, texto que hay que introducir en cuadros de texto y otros textos literales. Nota: Si copia ejemplos de la línea de comandos de un archivo PDF,

tenga en cuenta que dicho formato puede incluir caracteres ocultos. OpenText recomienda que tales copias se efectúen en la versión HTML del documento, si estuviera disponible.

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Manual de usuario

9

Capítulo 1 Resumen

NOMBRES DE TECLAS Los nombres de las teclas se muestran EN MAYÚSCULAS, por ejemp ejemplo: lo: Pulse CTRL+V. < Nombres de variables> Los símbolos menor que y mayor que < > se utilizan para designar una variable o un marcador de posición. El usuario ha de sustituir tales símbolos y el contenido descriptivo con el valor adecuado. Por Por ejemplo, se volver volvería ía serv01. Hiperenlace o Enlace web (http://www.opentext.com ( http://www.opentext.com))

Estos formatos se utilizan para los enlaces. Se trata de referencias activas a otras ubicaciones de la documentación (hiperenlace ( hiperenlace)) o de Inte Intern rnet et (http://www.opentext.com http://www.opentext.com).). Referencias cruzadas internas Haga clic en la referencia cruzada para acceder directamente a la misma en el documento en uso. Referencias cruzadas externas Las referencias cruzadas externas normalmente son referencias de texto a otros documentos. Sin embargo, si un documento está disponible en formato HTML, por ejemplo en el Knowledge Center, las referencias externas pueden ser enlaces activos a una sección concreta del documento de referencia. Avisos, notas y sugerencias

Atención Las advertencias ayudan a evitar problemas irreversibles. Lea esta información atentamente y siga todas las instrucciones. Importante

Las notas importantes ayudan a evitar problemas mayores. Nota: Las notas proporcionan información adicional sobre una tarea. Sugerencia: Las sugerencias le ofrecen formas más rápidas o fáciles de

realizar una tarea.

1.2 Contacto OpenText Online (http://online.opentext.com/ (http://online.opentext.com/)) es un punto punto de acceso acceso único con información del producto facilitada por OpenText. A través de OpenText Online, se puede acceder a los recursos de soporte siguientes:

10

•

Comunidades

•

Centro de conocimiento

Manual de usuario

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1.2

Contacto

Comunidades de OpenText Online (http://communities.opentext.com/communities/livelink.exe/open/OpenTex http://communities.opentext.com/communities/livelink.exe/open/OpenTextt OnlineCommunity)) proporciona OnlineCommunity proporciona los recursos recursos siguientes: siguientes: •

Sugerencias de uso, archivos de ayuda y prácticas recomendadas para clientes y socios.

•

Información sobre lanzamientos de productos.

•

Grupos de usuarios y foros en los que formular preguntas a los expertos de OpenText.

OpenText Knowledge Center (https://knowledge.opentext.com (https://knowledge.opentext.com)) es la extran extranet et corporativa de OpenText y el sitio principal para soporte técnico. El Knowledge Center es el recurso oficial de: •

Descargas, parches y documentación de productos, incluidas in cluidas notas sobre las versiones.

•

Foros de discusión, comunidades en línea y base de conocimiento.

•

OpenText Developer Network (OTDN), que incluye muestras de programación y documentación destinada a desarrolladores para los productos de OpenText.

Si necesita más asistencia, puede buscar la información de contacto de soporte corporativo de OpenText en http://support.opentext.com/ http://support.opentext.com/..

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11

Capítulo 2

Conceptos de DocuLink En DocuLink existe una separación fundamental f undamental y estricta entre la estructura empresarial, los datos asociados y los atributos de los documentos. Esto le permite acceder a stocks de datos existentes e incluso a stocks de datos que no están disponibles para su modificación.

2.1 Atributos Cuando se archivan, los documentos se asocian con atributos que se utilizan posteriormente para recuperar documentos. Los atributos pueden existir también independientemente de los documentos. Los documentos pueden asociarse a registros de atributos, y los registros de atributos pueden enlazarse a otros registros de atributos. (Un registro de atributo tiene valores concretos utilizados para ofrecer una descripción detallada de un objeto, por ejemplo, un recibo de factura tiene un número de documento, un código de compañía, un año y una fecha).

2.2 Nodos Se puede obtener el acceso a los datos no sólo a través de los campos de tabla como en los métodos de búsqueda tradicionales, sino también a través de una estructura tipo navegador. Los niveles jerárquicos individuales los definen los llamados nodos.

2.3 Carpetas Debido a la representación independiente de los atributos, es posible asignar de forma conjunta grupos de documentos asociados lógicamente en lo que se llama una estructura de carpetas. Para poder acceder a un grupo de documentos R/3 asociados (por ejemplo, documentos de pedidos, documentos de entrada de mercancías, documentos de facturas y documentos de contabilidad, entre otros) ya no es necesario conocer la transacción estándar de SAP relevante. Es posible visualizar los documentos asociados a los registros de atributos actuales. Existe una distinción básica entre carpetas de estructura y carpetas que enmascaran un documento SAP u otro documento. documen to. Sin embargo, puede editar las tablas de clientes. En concreto el acceso de escritura es posible si se solicita.

2.4 Vistas En la mayoría de las compañías, varios empleados necesitan acceder a los mismos documentos, aunque sea desde perspectivas diferentes. Un empleado necesita un resumen general, otro está buscando un documento concreto y ya conoce, por ejemplo, el número de cliente y la fecha de archivo. Por este motivo, DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

13

Capítulo 2 Conceptos de DocuLink

se pueden configurar diferentes vías de acceso de búsqueda en DocuLink. Éstas se denominan vistas o vías de acceso. Así, se puede acceder a un documento mediante varias vías de acceso (búsquedas). La figura que se muestra a continuación muestra cómo se puede navegar por las diferentes vistas en DocuLink.

Figura 2-1: Navegación en DocuLink mediante vistas vist as diferentes

Las vías de acceso de búsqueda diferentes que conducen a las mismas fuentes de datos se visualizan normalmente en vistas diferentes que pertenecen a un proyecto común. Si no existe independencia entre las fuentes de datos utilizadas, deberá entonces establecerse un proyecto separada para cada fuente de datos.

2.5 Proyecto de muestra Objetos enlazados En los capítulos siguientes, las funciones se describen a menudo utilizando el proyecto de muestra Objetos enlazados. Aquí, se están enlazando enlazando dos tablas tablas originalmente independientes (productos, clientes) para representar la relación entre los productos y los clientes. Nuestro proyecto de muestra Objetos enlazados contiene una tabla de productos con información relacionada con varios productos, y una tabla de cliente con información (por ejemplo, direcciones) y documentos relacionados

14

Manual de usuario

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2.5

Proyecto de muestra Objetos enlazados

con los clientes. Los clientes se dividen en tres clases: Sector informático, comercial y sector automovilístico. Estas tablas están enlazadas mediante la relación existente entre clientes y productos (pedidos). Las vistas siguientes se establecieron en customizing: • Productos y clientes (por ejemplo, qué cliente ha comprado qué productos) • Productos enlazados (por ejemplo, qué productos se basan en otros

productos)

• Clasificación de clientes que explica el uso del campo de selección interno @LANGU.

En los ejemplos siguientes, nos referiremos principalmente a la vista Productos y clientes.

Figura 2-2: Vista de muestra: Productosyclientes Productos yclientes

La vista Productos y clientes se ha diseñado para visualizar vías de acceso diferentes a la misma tabla (de enlaces). Por un lado, puede accederse a ella a través de los productos (“¿quién ha pedido ya este producto?” y por otro lado, a través de los clientes (“¿qué ha pedido este cliente?”). Así, se puede asignar un número de productos a cada cliente y, de la misma forma, un número de clientes a cada producto. Esto representa una relación M:N.

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15

Capítulo 3

Interfase de usuario Las vistas, nodos y documentos pueden representarse en interfaces de usuario diferentes en función de cómo acceda a DocuLink. DocuLink admite las siguientes visualizaciones: •

SAP GUI for Windows

•

SAP GUI for HTML

•

DocuLink Web UI

Atención Debido a restricciones técnicas, no están disponibles todas las funciones de DocuLink en las diferentes visualizaciones. Observe las limitaciones que se indican al respecto en los siguientes capítulos.

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Manual de usuario

17

Capítulo 3 Interfase de usuario

3.1 SAP GUI for Windows Esta visualización utiliza el entorno común de SAP. Desde aquí, puede cambiar fácilmente a otras transacciones de SAP.

Figura 3-1: Visualización en SAP GUI for Windows

3.2 SAP GUI for HTML Esta visualización utiliza un navegador Web estándar e Internet Transaction Server (ITS). Los elementos de la pantalla son los mismos que los de SAP GUI for Windows. Existen las limitaciones siguientes:

18

•

No puede crear documentos.

•

No se admite la integración Customer Interaction Center (CIC) de SAP.

•

No es posible la función de customizing mediante la transacción J6NP.

•

No se admiten las vistas de muestra SAP CRM.

Manual de usuario

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3.3

DocuLink Web UI

Figura 3-2: Visualización en SAP GUI for HTML

3.3 DocuLink Web UI Para que pueda acceder de forma rápida y sencilla a documentos en un entorno basado en Web de Windows, DocuLink ofrece DocuLink Web UI, que se basa en la tecnología SAP Web Dynpro. Existen las limitaciones siguientes: •

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Sólo puede crear documentos ArchiveLink con carga de ficheros.


19

Capítulo 3 Interfase de usuario

Figura 3-3: Visualización en DocuLink Web UI

3.4 Dependencias de las visualizaciones Las visualizaciones admitidas por DocuLink dependen de la versión y tipo del sistema SAP subyacente. Existen las siguientes dependencias: Tabla 3-1: Dependencias de las visualizaciones Sistema SAP

R/3 4.7

SAP GUI for

SAP GUI for

Windows

HTML

Sí

No (requiere SAP

DocuLink Web UI

No

GUI for HTML

aparte)

20

ERP 2004 ECC 5.0

Sí

Sí

No

Netweaver 7.0 Netweaver 7.0x (es decir, EhP 1 y superior) = ERP 6.0, ERP 6.0 EhP x, CRM 5.0, CRM 6.0, CRM 7.0

Sí

Sí

Sí

Manual de usuario

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Capítulo 4

Novedades de DocuLink versión 10.0 •

El flujo de documentos de todos los documentos de una carpeta DocuLink •

requiere una estructura SAP WebDynpro y OpenText Imaging I maging Web Viewer.

•

está disponible en DocuLink SAP GUI y DocuLink Web UI.

•

proporciona opciones de presentación flexibles.

•

proporciona vista de miniatura . Los documentos documentos se representan representan como miniaturas.

•

admite 10 OpenText ECM Suite y 10 OpenText Imaging.

•

Puede combinar las descargad en un archivo renderizado.

•

Puede definir el formato de destino como original y un tiempo de retraso para las descargas.

•

Puede usar una configuración mejorada para ejecutar DocuLink desde la barra de herramientas GOS:

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•

Ahora puede aplicar los cambios a la tabla de configuración también en los proyectos de DocuLink que ya se han definido como productivos.

•

Puede modificar la manera de ejecutar la vista de árbol de DocuLink.

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21



En los siguientes capítulos, encontrará un resumen de la funcionalidad que admite DocuLink. Debido a que DocuLink utiliza distintas visualizaciones, las descripciones se agrupan de acuerdo con la interfase de usuario correspondiente. Nota: Dado que las funciones de DocuLink se pueden personalizar en gran

medida, es posible que no pueda acceder a todas las funciones que se describen a continuación.

24

Manual de usuario

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Capítulo 5

Llamar a DocuLink Puede llamar a DocuLink mediante varios métodos en función de la visualización utilizada: •

SAP GUI for Windows

•

SAP GUI for HTML

•

DocuLink Web UI

5.1 SAP GUI for Windows Para llamar a DocuLink en SAP GUI for Windows:

1. Entre al sistema SAP. 2. Especifique la transacción J6NY en el campo de comandos o selecciónela en la lista de favoritos. La pantalla se divide de la manera siguiente: •

Área de jerarquías con el árbol de navegación que muestra los nodos representados con iconos de carpetas.

•

Área de documentos lista de los documentos asignados a los registros de datos (si están disponibles) en la aplicación relevante. Para los documentos de gestión de contenido (CM), sólo se pueden usar aquí las funciones CM familiares.

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Manual de usuario

25

Capítulo 5 Llamar a DocuLink

Sugerencia: Puede acceder solamente a las vistas que tiene autorización

para ver.

Para añadir DocuLink a su lista de favoritos, haga clic con el botón secundario del ratón en SAP GUI y marque Insertar transacción en el menú contextual.

5.2 SAP GUI for HTML Para llamar a DocuLink en SAP GUI for HTML:

1. Introduzca el URL que le ha proporcionado su administrador en el navegador Web. final.l. Nota: No omita el signo de exclamación ( !) al fina 2. Entre a la aplicación SAP. 3. Haga clic en el icono Abrir campo de transacciones y especifique la transacción J6NY en el campo de transacciones o selecciónela en la lista de favoritos.

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Manual de usuario

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5.3

DocuLink Web UI

5.3 DocuLink Web UI Para llamar a DocuLink en DocuLink Web UI:

1. Introduzca el URL que le ha proporcionado su administrador en el navegador Web. La URL apropiada puede estar disponible en el menú Favoritos del navegador o como una página de Intranet. En caso de problemas, póngase en contacto con el administrador. 2. Entre en DocuLink Se muestra la pantalla de inicio de la Web de DocuLink, que muestra hiperenlaces a las vistas disponibles. Dependiendo del tipo de URL que utilice, puede que se le redirija directamente a la máscara de búsqueda.

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Capítulo 5 Llamar a DocuLink

Nota: DocuLink Web UI no admite el navegador Web estándar Siguiente ni los botones Atrás. Al hacer clic clic en el botón botón Actualizar, se muestra muestra la la pá-

gina de inicio de DocuLink Web UI.

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Manual de usuario

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Capítulo 6

Navegación Los nodos son los elementos básicos de una jerarquía de DocuLink. Normalmente, trabaja a nivel de nodo cuando crea registros o documentos nuevos, o trata los existentes. Existen funciones diferentes en función del tipo de nodo. Así, puede aparecer una advertencia en la barra de herramientas o en una ventana especial que indique que la operación no se permite para este nodo concreto. Sugerencia: Además de los iconos en la barra de herramientas, puede usar

los elementos de menú (de contexto) correspondientes o las combinaciones de clave ofrecidas en el menú para activar una operación. A continuación, sin embargo, se describen sólo los iconos.

Nota: Las funciones de nodos estándar en DocuLink están también

disponibles para los objetos de gestión de contenido (CM). Sin embargo, para algunas funciones deberá utilizar iconos especiales, consulte “Integración de las funciones de gestión de contenido de SAP ” en la página 79. 79.

6.1 Navegación en el árbol Puede navegar en DocuLink mediante varios métodos en función de la visualización utilizada: •

SAP GUI for Windows

•

SAP GUI for HTML

•

DocuLink Web UI

SAP GUI for Windows

Para abrir un proyecto:

1. Haga clic clic en la pequeña pequeña flecha delante del nombre del proyecto. El nodo del proyecto se despliega y se muestran todas las vistas asignadas. 2. Haga clic clic en el nombre de la vista para iniciar iniciar la vista. Se muestra el árbol de jerarquía de la vista. Para abrir un nodo:

1. Haga clic clic en la pequeña pequeña flecha delante del nombre de la carpeta. 2. Haga clic en el nombre de la carpeta o el icono de la carpeta carpeta para marcar un nodo con el fin de realizar una función.

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Manual de usuario

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Capítulo 6 Navegación

El nodo marcado aparecerá resaltado. El nodo de un documento se convierte en un enlace al documento después de marcarlo. Para desplegar un nodo de proyecto:

•

Haga clic en el icono han establecido.

para ver los nodos adicionales adicionales para las vistas vistas que se

Para alternar entre las vistas:

1. Haga clic en el botón lista de selección.

(Cambiar vista) y marque marque la vista requerida requerida en la

2. Cuando ya haya visualizado las diferentes vistas, haga clic en el botón (Vista anterior) o (Vista siguiente) para alternar alternar entre estas vistas. vistas. Para desplazarse hacia abajo en un árbol:

•

Haga Haga clic clic en el icono icono

o doble doble clic clic en el nombre nombre del nodo siguien siguiente. te.

Cuando el administrador ha configurado la vista de esta manera, aparece una imagen de selección (véase a continuación) en la que podrá introducir los criterios de selección para los atributos con el fin de restringir el número de registros a visualizar.

Visualizaciones del nodo en caché al desplegarse y ocultarse

Cuando un nodo se despliega en el árbol, el contenido resultante se archiva en la memoria caché. Cuando cierra y vuelve a abrir el mismo nodo después, los contenidos no se vuelven a generar a partir de la fuente de datos actual, lo que acelera la visualización. Asimismo, el sistema recuerda el status de los subnodos, por lo que cuando el usuario vuelve a desplegar un nodo otra vez, se visualizan los mismos subnodos que la última vez que se desplegaron.

30

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

6.1

Navegación en el árbol

Importante

Esto sólo ocurre cuando el nodo se desplegó u ocultó mediante el icono . Al hacer doble clic en un un nombre de nodo, se vuelve a realizar la selección. Este método se recomienda cuando es posible que los datos en la fuente de datos se hayan modificado, aunque puede ralentizar la operación.

6.1.1 Cómo desplegar nodos Puede desplegar un subárbol completo de una vez, por ejemplo, después de haber ocultado algunas líneas. Nota: Esta función no está disponible en la lista (de aciertos) externa. Para desplegar nodos:

1. Marque el nodo más más alto del subárbol que desea desplegar. 2. Haga clic en el botón

(Desplegar todos).

Importante

Si se trabaja con volúmenes de datos elevados, esta función puede ralentizar el rendimiento. Para desplegar un árbol de nodos completo en una vista:

1. Marque el nodo requerido. 2. Haga clic en el botón

(Desplegar todos).

Todos los subnodos de este nodo se desplegarán. Para desplegar todos los nodos en una vista: vist a:

1. Asegúrese de que que no se han han marcado ni abierto nodos. 2. Haga clic en el botón

(Desplegar todos).

Todos los nodos y subnodos se desplegarán.

6.1.2 Cómo ocultar nodos Si desea simplificar la visualización de las vistas, puede ocultar los nodos que no le interesan. Estos nodos estarán visibles la próxima vez que el nodo padre se despliegue. Para ocultar nodos:


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(Ocultar nodo).


31


Sugerencia: Para ver estos nodos otra vez, haga clic en el botón (Actualizar) o cierre y vuelva vuelva a abrir abrir el nodo nodo padre dos veces. veces.

6.2 Cómo ver detalles Puede usar la vista detallada para visualizar los valores de atributo de los registros marcados. Para documentos CM, la información de status también se muestra aquí. Para visualizar los detalles:

1. Marque el nodo requerido. 2. Haga clic en el botón (Detalle). De forma alternativa, puede hacer doble clic en el nodo (si no está configurado de otra manera; no en DocuLink en Web). Las propiedades de un registro se visualizan en una ventana diferente o en la misma, en función de la configuración.

Si se han configurado así, el documento original asignado a la entrada puede visualizarse también. Además, puede especificar qué propiedades se visualizan. Para configurar la vista detallada:

1. Haga clic en el botón

(Configuración) en la pantalla pantalla detallada. detallada.

Se abrirá la pantalla Detalle de administración.

32

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

6.2

Cómo ver detalles

2. Desmarque los campos en la columna Selección de campos que no quiere visualizar. Para visualizar un campo otra vez, marque la casilla de selección respectiva. Opcion Opcionalm alment ente, e, marqu marquee todos todos los campos campos a la la vez vez ( ) o desmárq desmárquelo ueloss todos todos ( ) haci hacien endo do cli clicc en el bot botón ón res respe pect ctiv ivo. o. Todos los campos que están marcados se visualizan en la pantalla detallada. 3. Haga clic en el botón

DC100000-UGD-ES

(Aceptar).


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6.3 Cómo visualizar listas de aciertos Puede visualizar una lista de aciertos diferente con los atributos de los subnodos. En este caso, se visualiza una imagen de selección primero para poder restringir los datos (consulte “Cómo utilizar las imágenes de selección” en la página 53 y “Cómo usar las listas de aciertos” en la página 59) 59 ). Nota: Para las jerarquías CM, los documentos y carpetas CM se visualizan

sin una imagen de selección, pero con sus atributos KPro y, si está disponible, la información de check out.

Para generar una lista de aciertos diferente:


(Lista de aciertos).

3. Introduzca los criterios, si es necesario, mediante las funciones de selección estándar (consulte “Funciones de selección” en la página 53) 53 ). También puede definir y usar variantes específicas de usuario (consulte “Variantes” en la página 55) 55 ). 4. Haga clic en el botón

(Ejecutar).

La lista de aciertos aparece en una ventana diferente.

Sugerencia: La generación de listas de aciertos se puede ejecutar de

fondo. Esto ahorra tiempo y le permite continuar trabajando mientras se ejecuta la función. Para ello, haga clic en Lista de aciertos en fondo en vez de en Ejecutar. Esto abre un cuadro cuadro de diálogo estándar estándar para establecer los procesos de fondo. Para desplegar más los nodos de la lista de aciertos separada, haga clic en el icono del nodo asociado. La lista de aciertos se sustituirá entonces por una lista de subnodos. Para volver a la lista de aciertos, haga clic en el botón (Atrás) Sugerencia: La representación de objetos de la lista de aciertos se puede

modificar para adaptarse a las necesidades del usuario mediante una gama de funciones, consulte “Modificación de la visualización” en la página 61. 61 .

6.4 Cómo visualizar visualizar listas de aciertos en vista de árbol Puede visualizar una lista de aciertos con los atributos de los subnodos directamente en el árbol. En este caso, se visualiza una imagen de selección

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Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

6.5

Cómo visualizar documentos originales

primero para poder restringir los datos (consulte “Cómo utilizar las imágenes de selección” en la página 53 y “Cómo usar las listas de aciertos” en e n la página 59). 59 ). Nota: Para las jerarquías CM, los documentos y carpetas CM se visualizan

sin una imagen de selección, pero con sus atributos KPro y, si está disponible, la información de check out.

Para generar una lista de aciertos en vista de árbol:


(Lista de aciertos en jerarquía).

Se abrirá un diálogo de selección con los atributos disponibles.

3. Introduzca los criterios, si es necesario, mediante las funciones de selección estándar (consulte “Funciones de selección” en la página 53). 53 ). También puede definir definir y usar variantes específicas de usuario usuario (consulte “Variantes” en la página 55). 55 ). 4. Haga clic en el botón

(Ejecutar).

Sugerencia: La generación de listas de aciertos se puede ejecutar de

fondo. Esto ahorra tiempo y le permite continuar trabajando mientras se ejecuta la función. Para ello, haga clic en Lista de aciertos en fondo en vez de en Ejecutar. Esto abre un cuadro cuadro de diálogo estándar estándar para establecer los procesos de fondo. Puede desplegar los nodos de la lista de árbol y usar las funciones DocuLink normales en estos nodos. Asimismo, existen algunas funciones para modificar la visualización, consulte “Modificación de la visualización” en la página 61. 61 .

6.5 Cómo visualizar documentos originales Cuando se asignan documentos originales a un registro, pueden visualizarse directamente. En función de la configuración, puede visualizar automáticamente el original al mimo tiempo mediante el botón . Cuando existe más de un

DC100000-UGD-ES


35


original asociado a un registro, se visualiza una lista de selección de originales en primer lugar. Para visualizar documentos originales:

1. Marque el registro requerido. 2. Haga clic en el botón

(Visualizar original).

3. Cuando se muestra una lista de selección con varios documentos diferentes, marque los documentos requeridos y haga clic en el botón Visualizar original.

6.6 Acceso a transacciones SAP Si existe una transacción SAP válida para el registro de datos (por ejemplo, para un recibo de ventas SD), puede saltar directamente a esta transacción. Cuando accede a datos archivados ejecutando esta e sta función, la transacción SAP no se inicia. En su lugar, verá la vista técnica o negocios asociados. Para acceder a una transacción SAP:

1. Marque el registro requerido. 2. Haga clic en el icono

(Documento SAP).

Se iniciará la transacción SAP asignada.

6.7 Actualización de la visualización. Puede actualizar la visualización manualmente, por ejemplo, desp ués de que se hayan realizado las modificaciones a los datos. Nota: Esta función no está disponibles en la visualización DocuLink Web UI. Cuando usa la función Actualizar del navegador Web, la página inicial

de DocuLink Web UI se visualiza otra vez.

Para actualizar la visualización:

•

Haga aga clic lic en el botó botónn

(Actualizar).

6.8 Cómo obtener más más valores valores para un número restringido de aciertos Si el número de entradas visualizadas se ha restringido (por ejemplo, por razones de rendimiento), puede visualizar el resto de las entradas en un bloque. Para obtener más valores:

•

36


(Obtener más datos).

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

6.9

Cómo iniciar GOS

6.9 Cómo iniciar GOS En función de la configuración, pueden iniciarse varios servicios de objetos genéricos (GOS), por ejemplo Iniciar workflow o Lista de anexos, median mediante te el menú contextual en el nodo (sólo registros). Mediante GOS, también puede visualizar documentos Content Server. Para ello, marque la opción Lista de anexos en el menú contextual de un nodo que se haya configurado a tal fin y, a continuación, marque el documento requerido. Nota: Esta función sólo está disponible en la visualización SAP GUI for

Windows.

6.10 Cómo usar la vista de lista Si desea ver los subnodos de un nodo particular con más detalle, puede visualizarlos en la vista de lista como un extracto de la jerarquía en la vista de lista externa, parecida a la lista de aciertos. Puede usar después las mismas funciones que las de la lista de aciertos (consulte “Cómo usar las listas de aciertos” en la página 59). 59 ). Como la vista de lista representa un extracto de la jerarquía que, al contrario de la lista de aciertos auténtica, no contiene con tiene información de estructura implícita, los nombres de los nodos configurados para los subnodos se usan como títulos de columnas. Nota: Algunas funciones no están disponibles en la vista de lista debido a

sus estructura no jerárquica.

Para visualizar una vista de lista:

1. Marque el nodo requerido. 2. Abra el menú Ver y selecciones la opción Vista de lista.

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6.11 Uso de llaa barra de herramientas de botones y del menú contextual en DocuLink Web UI La visualización de DocuLink Web UI ofrece el acceso a las funciones a través de los botones de la barra de herramientas o del menú contextual de los distintos elementos. Nota: Dado que la configuración de DocuLink puede cambiar, es posible

que no pueda acceder a todas las funciones que se describen a continuación.

Barra de herramientas

La barra de herramientas de DocuLink Web UI dispone de los botones siguientes: Arriba Permite acceder al nivel inmediatamente superior. Crear Añade nuevos registros y documentos al sistema SAP. Borrar Borra los documentos seleccionados. Copiar Copia el elemento seleccionado en una nueva ubicación del sistema SAP. Consulte “Desplazamiento y copia de elementos en DocuLink Web UI” en la página 48. 48.

38

Manual de usuario

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6.11 Uso de la barra de herramientas herramientas de botones y del menú contextual en DocuLink Web UI

Desplazar Mueve el elemento seleccionado a una nueva ubicación del sistema SAP. Consulte “Desplazamiento y copia de elementos en DocuLink Web UI” en la página 48. 48. Visualizar original Muestra documentos de ArchiveLink y de gestión de contenido (CM). Actualizar Actualiza la pantalla que se muestra. Más coincidencias Muestra la siguiente sección de una lista de aciertos que sobrepasa la pantalla de página actual. Menú contextual

Además de los botones de la barra de herramientas, puede usar los elementos de menú del menú contextual (indicados por el icono junto a la carpeta o documento) para iniciar una operación. Nota: Algunos de los elementos del menú contextual también están dispo-

nibles en la barra de herramientas. Se describen en “Barra de herramientas” en la página 38. 38.

Vista de árbol y de miniatura

Puede cambiar a la vista de miniatura o vista de árbol mediante el enlace Vistas, si su administrador ha habilitado esta opción. Para obtener más detalles, consulte sección 6.3 "Exploración en la Interfase Web de EFM " en OpenText Employee File Management - Guía del usuario (EIM-UGD) y sección 6.4 "Exploración de vistas en miniatura para la obtención rápida de documentos" en OpenText Employee File Management - Guía del usuario (EIM-UGD) .

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39

Capítulo 7

Cómo realizar operaciones básicas Las operaciones básicas con DocuLink son las siguientes: •

Tratamiento de un registro

•

Creación de un elemento

•

Desplazamiento de un elemento

•

Copia de un elemento

•

Borrado de un elemento

7.1 Tratamiento de un registro Puede tratar registros siempre que no sean campos clave. Sólo se puede tratar cuando un nodo representa realmente un registro y está disponible en la tablas modificables, es decir, no en las tablas estándar SAP. Opcionalmente, puede también visualizar el documento original de forma automática. Para los nodos de jerarquía CM, sólo puede modificar las propiedades del documento o los atributos con esta función, no el documento en sí. Para tratar el documento real, consulte “Tratamiento de un documento CM o creación de una versión nueva” en la página 85. 85 . Nota: En DocuLink Web UI, no se pueden tratar las propiedades ni los

contenidos de los documentos CM.

Para modificar un registro de datos:


(Tratar).

Las propiedades del registro se visualizan en el modo de tratamiento. Los campos obligatorios se muestran resaltados (con un color o con un “*”) y deben contener valores. Sugerencia: En DocuLink Web UI, la vía de navegación encima de los

campos de entrada indica la posición actual en la lista.

3. Realice las modificaciones necesarias; los campos que no pueden pueden tratarse, se mostrarán atenuados.

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Manual de usuario

41

Capítulo 7 Cómo realizar operaciones básicas

Importante

Sólo pueden tratarse los campos que no se han definido como campos clave en la tabla o que no tienen una función de estructuración en la jerarquía. Los campos clave se utilizan para identificar un registro de datos de forma única. Los campos que no pueden tratarse se muestran atenuados. 4. Haga clic en el botón (Aceptar) para confirmar confirmar las modificaciones modificaciones.. En DocuLink Web UI, haga clic en el botón Modificar y modifique el nodo. Algunos campos se validan para asegurar que la entrada es correcta (por ejemplo, se verifican las claves extranjeras o fechas). En caso de error, se muestra un mensaje de advertencia. No se guardarán los datos no válidos. En las opciones de usuario, quizá quiera especificar también que cuando se modifica un registro, se abra automáticamente cualquier documento asociado a él (consulte “Otras funciones y configuraciones” en la página 91). 91 ). Cuando realiza varias varias modificaciones al mismo registro, el sistema le preguntará pre guntará si desea volver a abrir el documento otra vez.

7.2 Creación de un elemento En función de la configuración, están disponibles las opciones siguientes: •

Crear registro de datos para crear un registro de datos nuevo sin un documento asignado (consulte “Creación de registros de datos en SAP GUI” en la página 43). 43 ).

•

Crear varios registros de datos para crear varios registros de datos del mismo tipo en la misma posición en el árbol de modo sucesivo; en este caso, la pantalla de creación permanece abierta después de crear un elemento nuevo (consulte “Creación de registros de datos en SAP GUI” en la página 43) 43 ).

•

Crear y archivar un documento para crear un registro de datos y archivar un un documento asignado simultáneamente (consulte “Cómo crear y archivar documentos” en la página 44) 44).

•

Crear y archivar varios documentos para crear un registro de datos y archivar simultáneamente un número de documentos asignados de forma consecutiva (consulte “Cómo crear y archivar documentos” en la página 44 ) Nota: No es posible crear documentos en la visualización de SAP GUI for HTML.

La creación de registros de datos y documentos en DocuLink Web UI se describe en “Creación de registros de datos con documentos en DocuLink Web UI” en la página 47 La creación de carpetas y documentos CM se describe en “Creación de un documento CM ” en la página 84. 84 .

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Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

7.2


7.2.1 Creación de registros de datos en SAP GUI Para crear un registro de datos:

1. Navegue a la posición del árbol en la que desea crear el elemento nuevo. 2. Haga clic en el botón

(Crear).

Se visualizará una casilla de selección con los elementos disponibles. Asimismo, una opción le permite crear una copia del elemento marcado, es decir, los campos de entrada del elemento nuevo ya están completos con los valores del elemento marcado actualmente. 3. Marque el elemento requerido y haga clic en el botón

(Aceptar).

Se muestra el diálogo Crear para el elemento requerido.

4. Introduzca los datos necesarios para para el elemento correspondiente correspondiente en el diálogo Crear, especialmente en los campos obligatorios resaltados con un color. El resto de los campos son optativos. 5. Para crear sólo un registro:

Haga clic en el botón

(Crear registro).

El diálogo Crear se cierra y el nuevo registro se visualiza en el árbol. 6. Para crear varios registros del mismo tipo en la la misma posición en el árbol:

Haga clic en el botón

(Crear varios registros).

Los valores de campo introducidos se transfieren y se crea el registro. Esto se confirma mediante un mensaje en la barra de status. Ahora podrá crear tantos registros como desee, uno después de otro. a. Repita el proceso descrito anteriormente; anteriormente; introduzca los valores valores del registro y haga clic en el botón . b. Después del último registro, haga clic en el botón cerrar el diálogo Crear.

(Cancelar) para para

7.2.2 Cómo crear como copia Cuando desea crear un registro que sea muy parecido a uno existente (por ejemplo, si coinciden muchos de los atributos), puede utilizar el comando Crear como copia. Para crear una copia de un registro existente:

1. Marque el registro que desea utilizar como plantilla y haga clic en el botón (Crear). 2. Marque como copia en la lista de selección y haga clic en el botón (Aceptar). DC100000-UGD-ES


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El diálogo Crear para el elemento se muestra con campos preconfigurados y modificables. 3. Realice las modificaciones necesarias, sin olvidar los campos campos clave. 4. Haga clic en el botón

(Crear registro) o . (Crear varios registros).

El registro nuevo se visualizará en el árbol. Cómo crear varios registros como copias

Cuando marque el elemento como copia en la lista de selección por primera vez, y después de introducir los valores y hacer clic en Crear varios registros, los valores del elemento marcado marcado se predefinen para los los elementos posteriores. Sin embargo, puede hacer clic en el botón (Borrar toda la selección ) para borrar borrar las opciones predefinidas. predefinidas.

7.2.3 Cómo crear y archivar documentos Nota: La creación de registros de datos y documentos en DocuLink Web UI

se describe en “Creación de registros de datos con documentos en DocuLink Web UI” en la página 47. 47 . Para crear y archivar documentos:

1. Navegue al nodo en el árbol al que que se asignará el documento. Sugerencia: Recuerde que, en función de la configuración, los

documentos no pueden archivarse en todos los nodos. En este caso, no hay ninguna función de creación disponible.


(Crear).

En función de la configuración, se muestra una casilla de selección con los elementos disponibles. 3. Marque un documento. 4. Marque el escenario de archivos archivos requerido, requerido, por ejemplo, importación de ficheros mediante DesktopLink. En función del escenario de archivos marcado, se seguirán pasos diferentes para archivar el documento, por ejemplo, escaneado o selección de ficheros (consulte “Importación de documentos” en la página 69). 69 ). Sugerencia: Para obtener más detalles sobre los diferentes escenarios

de archivo, consulte “Importación de documentos” en la página 69. 69 .

5. Asigne un tipo de documento al documento marcando un tipo tipo en la lista de selección. 6. Haga clic en el botón

(Aceptar).

El documento se inserta en la posición requerida en el árbol. Al salir del cuadro de diálogo de creación, los documentos recién creados se muestran en un color diferente. Este color se reinicializa cuando actualice la visualización.

44

Manual de usuario

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7.2


7.2.4 Creación y archivo de registros de datos con documentos En función de la configuración, puede crear un un registro de datos y archivar un documento para dicho registro de forma simultánea. Puede seleccionar si quiere archivar uno o más documentos juntos con un solo registro de datos. Nota: La creación de registros de datos y documentos en DocuLink Web UI

se describe en “Creación de registros de datos con documentos en DocuLink Web UI” en la página 47. 47 . Para crear y archivar registros de datos con documentos:

1. Navegue a la posición del árbol en la que desea crear un nuevo registro de datos con un documento. Sugerencia: Recuerde que, en función de la configuración, los

documentos no pueden archivarse en todos los nodos. En este caso, no hay ninguna función de creación disponible.


(Crear).

Se visualizará una casilla de selección con los elementos disponibles. Asimismo, una opción le permite crear una copia del elemento marcado, es decir, los campos de entrada del elemento nuevo ya están completos con los valores del elemento marcado. 3. Marque el elemento requerido para el registro de datos en el cuadro de diálogo. 4. Introduzca los datos necesarios para para el elemento correspondiente correspondiente en el Crear diálogo , especialmente en los campos obligatorios resaltados con un color. El resto de los campos son optativos.

5. Haga clic en el botón (Crear y archivar un documento) o (Crear y archivar varios documentos), en función del número de documentos que desee asignar al registro de datos. Se visualizará una imagen de selección para el escenario de archivo, a menos que el escenario se hubiera ya definido durante la configuración. 6. Marque el escenario de archivo requerido. El escenario de archivo marcado se vuelve a utilizar automáticamente para todos los registros siguientes (para el mismo usuario en el mismo tipo de nodo). El escenario actual se especifica después para la función de archivo, a menos que se haya definido Preguntar siempre como el escenario de archivo estándar. En este caso, se le preguntará qué modo desea utilizar para cada operación de archivo.

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7. Si es necesario, haga clic en el botón Escenario de archivo para modificar el escenario de archivo actual. En función del escenario de archivo marcado, se seguirán pasos diferentes para archivar el documento, por ejemplo, escaneado o selección de ficheros. Para obtener más detalles sobre los diferentes escenarios de archivo, consulte “Importación de documentos” en la página 69. 69 . Nota: Si se interrumpe la operación de archivo, puede decidir si

todavía desea crear el registro a pesar de ello.

Cuando marcó Crear y archivar un documento, el diálogo diálogo de creación creación se cerró y el registro recientemente creado con el documento se visualiza en el árbol. 8. Cuando marcó Crear y archivar varios documentos, se visualiza visualiza el registro registro con el documento en el árbol, sin embargo, el diálogo de creación permanece abierto. Ahora puede asignar otro documento al mismo registro. En función del escenario de archivo marcado, elija una de las alternativas siguientes: a. Marque una una opción opción para el escenario de archivo para el documento siguiente en el diálogo: •

El mismo escenario: utilizando utilizando el mismo escenario escenario de archivo (mismo modo de archivo, tipo de documento,etc.).

•

Otro escenario: utilizando un nuevo nuevo escenario de archivo (vuelve a aparecer la imagen de selección de escenarios de archivo).

•

ArchiveLink Escaneado: en este escenario, escenario, puede marcar marcar el archivo archivo de todos los documentos del scanner en un mismo registro de datos. Esto sólo ocurrirá si Escaneado se ha establecido como el escenario de archivo.

b. Repita el último último paso para cada cada documento documento adicional que desea asignar al registro de datos actual. c. Finalmente, haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. Regresará a la pantalla de creación y podrá crear el registro siguiente. d. Finalmente, vuelva a hacer clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo de creación. En la jerarquía, los nuevos registros de datos (posiblemente con un documento) se muestran con un color diferente una vez que ha salido del cuadro de diálogo de creación. Cuando no existen nodos de documentos, el nodo de la tabla de valor para la que se archivó un documento se muestra resaltado y la información de archivo se visualiza en la barra de estado. Este color se reinicializa cuando actualice la visualización.

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Manual de usuario

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7.2


7.2.5 Creación de registros de datos con documentos en DocuLink Web UI En DocuLink Web UI, es posible crear documentos SAP ArchiveLink mediante la carga de ficheros. Para crear y archivar registros de datos con documentos:

1. Navegue a la posición de la lista lista en la que desea crear el elemento nuevo nuevo y marque el nodo correspondiente. 2. Haga clic en el botón Crear de la barra de herramientas de control de lista y marque el tipo de registro de datos que desea crear. Sugerencia: Esta función también está disponible en el menú

contextual del elemento seleccionado.

Se mostrará un cuadro de diálogo con los datos disponibles del nuevo registro de datos. 3. Introduzca los datos necesarios para el nuevo nuevo elemento en el cuadro de diálogo Crear, especialmente en los campos obligatorios resaltados con un color. El resto de los campos son optativos. 4. Para añadir un archivo adjunto, haga clic en el botón botón Examinar para desplazarse hasta el documento que desea archivar. Haga clic en el botón Anexar para transferir el documento al campo Ficheros anexos actuales . 5. Si se le pregunta, seleccione el tipo de documento en la lista desplegable. Si selecciona un tipo de documento equivocado, utilice el botón Eliminar para eliminarlo. 6. Si es necesario, repita el procedimiento utilizando Examinar y el botón Anexar para añadir otros ficheros. 7. Haga clic en el botón Crear. El registro de datos, junto con los documentos, se insertan en la posición requerida en la lista. Para archivar documentos:

1. Navegue al nodo de la lista al que se asignará el documento y marque el nodo correspondiente. 2. Haga clic en el botón Crear de la barra de herramientas de control de lista y marque el tipo de documento que desea crear. Sugerencia: Esta función también está disponible en el menú

contextual del elemento seleccionado.

Se muestra el cuadro de diálogo Carga de ficheros - Crear documentos. 3. Para añadir un archivo adjunto, haga clic en el botón botón Examinar para desplazarse hasta el documento que desea archivar. Haga clic en el botón Anexar para transferir el documento al campo Ficheros anexos actuales .

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4. Si se le pregunta, seleccione el tipo de documento en la lista desplegable. Si selecciona un tipo de documento equivocado, utilice el botón Eliminar para eliminarlo. 5. Si es necesario, repita el procedimiento utilizando Examinar y el botón Anexar para añadir otros ficheros. 6. Haga clic en el botón Cargar. El documento se inserta en la posición requerida en la lista.

7.3 Desplazamiento y copia de elementos en SAP GUI for Windows Desplazar y copiar elementos sólo es posible mediante Arrastrar y soltar. Notas: •

Los documentos CM bloqueados (es decir, que ya han pasado el checkout) permanecen bloqueados después de desplazarse. Por otro lado, las copias de documentos CM bloqueados (es decir, que ya han pasado el check-out), no permanecen bloqueadas una vez que se han insertado.

•

La copia entre sistemas SAP diferentes no es posible.

Para desplazar un registro existente a otra posición en el árbol:

1. Marque el registro (los registros) requerido(s). 2. Arrastre la selección a la posición requerida en el árbol y suelte el botón del ratón. Para copiar un registro existente a otra posición en el árbol:

1. Marque el registro (los registros) requerido(s). 2. Mantenga pulsada la tecla de CTRL, arrastre arrastre la selección selección a la posición requerida en el árbol y suelte el botón del ratón.

7.4 Desplazamiento y copia de elementos en DocuLink Web UI Puede desplazar y copiar elementos con la barra de botones de la lista. Para mover un documento:

1. Marque uno o varios documentos. 2. Haga clic en el botón Mover. Se abre el cuadro de diálogo Mover vista.

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Manual de usuario

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7.4

Desplazamiento y copia de elementos en DocuLink Web UI

3. En el campo Mover a utilice la vía de navegación para desplazarse hasta la carpeta de destino a la que desea mover el documento. 4. Haga clic en el botón Mover. 5. Si se le solicita, seleccione un tipo de documento en la lista desplegable y haga clic en el botón Mover. El documento o documentos se moverán a la carpeta seleccionada. Nota: A continuación, se describe el procedimiento de copia de un

documento, que es casi idéntico al de desplazamiento. La única diferencia es que, al copiar, el documento también permanece en su ubicación original.

Para copiar un documento:

1. Marque uno o varios documentos. DC100000-UGD-ES


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2. Haga clic en el botón Copiar. Se abre el cuadro de diálogo Copiar vista. 3. En el campo Mover a utilice la línea de la vía de navegación para desplazarse hasta la carpeta en la que desea copiar el documento. 4. Haga clic en el botón Copiar. 5. Si se le solicita, seleccione un tipo de documento en la lista desplegable y haga clic en el botón Copiar. El documento o documentos se copiarán en la carpeta seleccionada.

7.5 Cómo borrar elementos Puede borrar registros, documentos y enlaces. Debido que al borrar un registro se pueden producir inconsistencias fácilmente, sólo puede borrarse un registro si no tienen ningún enlace. Por ejemplo, si desea borrar un producto en el proyecto de muestra, este producto no puede estar enlazado a ningún cliente. Por otro lado, puede borrar un enlace en cualquier momento, ya que el registro de datos real permanece intacto. Lo mismo ocurre con los documentos enlazados. Cuando especifica un registro que desea borrar sin el documento asignado, se le preguntará primeo si también desea borrar el original. Si no desea hacer esto, tampoco podrá borrar el registro asociado. Antes de que se produzca el borrado, se le preguntará si realmente desea borrar los registros. El número de registros marcados para ser borrados se visualizará también con fines de verificación. La pregunta volverá a hacerse después para los documentos que marcó para borrarlos. Los registros de datos y los documentos borrados se desplazan inicialmente a una tabla especial. Es la responsabilidad del administrador borrarlos por completo (consulte sección 22.1 "Administrating deleted data records" en OpenText DocuLink for SAP Solutions - Customizing and Administration Guide (DCCGD)). Hasta que esto ocurra, el administrador puede "rescatar" los registros

borrados y restaurarlos.

Sugerencia: Los documentos CM que ha bloqueado otro usuario (es decir,

para los que ha realizado el check-out) no pueden borrarse.

Para borrar registros y documentos:

1. Marque los registros o documentos requeridos. 2. Haga clic en el botón (Borrar). Alternativamente, pulse la tecla SUPR. 3. Confirme el mensaje si realmente dese borrar el registro haciendo clic en Borrar. 4. Confirme el mensaje si si realmente dese borrar el documento documento asignado haciendo clic en Borrar. Los registros o documentos marcados se borrarán y desaparecerán de árbol.

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Manual de usuario

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7.5

Cómo borrar elementos

Para borrar registros y documentos en DocuLink Web UI:

1. Marque los registros o documentos requeridos. 2. Haga clic en el botón Borrar. 3. Para confirmar confirmar que que desea borrar los elementos, haga clic en el botón Sí del mensaje. Los registros o documentos marcados se borrarán y no volverán a aparecer.

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51

Capítulo 8

Cómo utilizar las imágenes de selección Cuando quiera crear una lista de aciertos o se ha establecido una selección en un nodo en el árbol de jerarquías para restringir el volumen de datos a visualizar, se muestra una pantalla con una vista desglosada, también llamada (imagen de selección). Para ejecutar una imagen de selección en SAP GUI:

1. Introduzca los valores requeridos para la selección para restringir el número de entradas visualizadas. Para ello, puede usar las funciones de selección o variantes como se describe a continuación.


(Ejecutar).

Cuando se visualizan listas de aciertos a ciertos separadas, puede ejecutar la selección de fondo, de forma que puede continuar trabajando durante el proceso de selección ampliado. En este caso, marque Ejecutar en fondo. Comenzará entonces el procedimiento estándar para iniciar los procesos de fondo. En DocuLink Web UI, las pantallas de selección se usan para restringir el número de entradas visualizadas. Para ejecutar pantallas de selección en DocuLink Web UI:

1. Introduzca los criterios criterios de búsqueda (puede buscar buscar valores individuales o en rangos). Para buscar rangos, introduzca i ntroduzca valores umbral en ambos campos de una fila. 2. Para mostrar una lista de entradas posibles, haga clic en el icono situado a la derecha del campo de búsqueda, si está disponible. En la lista de entradas posibles, haga doble clic en una entrada para rellenarla en el campo de búsqueda. 3. Para iniciar la búsqueda, haga clic clic en el botón Buscar. El resultado de la búsqueda (uno o más registros maestros) aparece como una lista de aciertos en el panel Resultados búsqueda.

8.1 Funciones de selección Al introducir los valores en las pantallas de selección, puede usar las funciones de selección siguientes: DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

53

Capítulo 8 Cómo utilizar las imágenes de selección

(Opciones de selección) Llama a las opciones de selección estándar de SAP (como etc.). Valor único, No igual a, etc.).

Mayor de, Menor de,

(Borrar selección) Borra una entrada sencilla en el campo y restaura el último valor grabado. (Borrar toda la selección) Borra todas las entradas de los campos y restaura los últimos valores grabados. (Selección múltiple) Permite una selección múltiple en una imagen de selección, por ejemplo, para marcar varios objetos individuales o secuencias de números de objetos. Esto utiliza el diálogo estándar de SAP para la selección múltiple. Contiene cuatro fichas en las que puede especificar o excluir valores individuales o rangos de valores.

Ejemplo 8-1: Selección múltiple en la imagen de selección

En el ejemplo, los valores sencillos IXOS - DocuLink y IXOS-Ixtractor se introducen como valores de selección múltiple para el nombre de producto. Utilice el botón (Verificar) para comprobar si las entradas que ha ha realizado son correctas. Haga clic en el botón (Aceptar) para cerrar cerrar la imagen imagen de selección múltiple. Haga clic en el botón (Aceptar) otra vez para para cerrar cerrar la imagen de selección. El resultado de esta selección puede verse aquí:

54

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

8.2

Variantes

8.2 Variantes Puede grabar las entradas para una imagen de selección que se usa de forma regular en una variante (personal) específica de usuario. De esta forma, podrá acceder a ella directamente para la próxima obtención de datos y no tendrá que introducir todos los valores otra vez. Si otros usuarios requieren las mismas entradas, puede grabar la variante a nivel global (siempre que tenga autorización para ello) y facilitársela a todos lo usuarios. La próxima vez que realice una selección, puede elegir este tipo de variante predefinida. Los valores de entradas se introducen en los campos de selección adecuados. Para crear una variante:

1. Introduzca los valores requeridos en la imagen de selección y haga clic en el botón (Grabar como variante...) Se abre un diálogo. 2. Introduzca el nombre nombre y la descripción de la variante. variante. 3. Haga clic en el botón (Grabar como variante personal) o, si tien tienee la autorización necesaria, en el botón (Grabar como variante global). Para utilizar variantes:

1. En una imagen de selección, haga clic en el botón

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(Obtener variante...).

55

Capítulo 8 Cómo utilizar las imágenes de selección

Tanto las variantes personales disponibles como las globales se presentarán para la selección. 2. Marque una variante. La entradas de valor definidas en la variante se copian en la imagen de selección. Para borrar una variante:

•

En una imagen imagen de selecci selección, ón, haga haga clic clic en el botón botón marque la variante que desea borrar.

(Borrar variante) y

Sugerencia: Puede borrar variantes personales siempre, ya que sólo están

disponibles para usted. Puede borrar variantes globales sólo si tiene la autorización necesaria.

8.3 Cómo configurar las pantallas de selección En las pantallas de selección, puede ocultar los campos que no necesite. Nota: Esta función no está disponible en DocuLink Web UI. Para configurar una imagen de selección:

1. En una imagen de selección, haga clic en el botón

56

Manual de usuario

(Configuración).

DC100000-UGD-ES

8.3

Cómo configurar las pantallas de selección

2. Desmarque las casillas de selección para los campos que quiera ocultar en la imagen de selección. Para visualizar los campos ocultos otra vez, marque las casillas de selección respectivas. 3. Haga clic en el botón

(Aceptar) para cerrar cerrar la pantalla pantalla Administración.

Los campos desactivados se ocultan en la imagen de selección.

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57

Capítulo 9

Cómo usar las listas de aciertos Puede realizar una selección en cualquier fuente de datos, por ejemplo, para examinar un grupo de elementos que pertenecen a un nodo. Para ello, utilizará la función de lista de aciertos. Para generar una lista de aciertos, se evalúan los criterios de selección introducidos por el usuario en la pantalla de búsqueda. Todos los registros de datos que coinciden con los criterios se visualizan después en una lista de aciertos resultante. Listas de aciertos para carpetas CM

También puede crear listas de aciertos para carpetas de documentos CM. Para las jerarquías CM, los documentos y carpetas CM se visualizan sin una imagen de selección, pero con sus atributos KPro y, si está disponible, la información de check out.

9.1 Representaciones diferentes Existen dos representaciones diferentes para las listas de aciertos: •

Lista de aciertos en vista separada

•

Lista de aciertos en vista de árbol

9.1.1 Lista de aciertos en vista separada La lista de aciertos se muestra en una pantalla diferente. Esta vista en otra pantalla ofrece una visualización más detallada y capacidades de edición más amplias para representar registros.

Cómo desplegar nodos

Puede desplegar los nodos de la lista de aciertos separada haciendo clic en el icono del nodo asociado. La lista de aciertos se sustituirá entonces por una lista de subnodos. Para volver a la lista de aciertos, haga clic en el botón (Atrás)

DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

59

Capítulo 9 Cómo usar las las listas de aciertos aciertos

Funciones estándar para listas

Como en cualquier otra aplicación SAP, puede modificar los anchos de columna arrastrando la línea divisora con el ratón, definir el orden de las columnas mediante la función Arrastrar y soltar y marcar entradas múltiples usando las teclas MAYúSCULAS y CTRL. Existen muchas funciones adicionales en los menús contextuales. En el caso de listas de aciertos en ventanas diferentes, que se visualizan en una vista separada, existen más funciones estándar SAP para las listas. Consulte la documentación de SAP para obtener una descripción de estas funciones.

9.1.2 Lista de aciertos en vista de árbol La lista de aciertos se muestra en forma de árbol que se integra en la jerarquía de la vista existente. La visualización de árbol muestra cómo se organizan los registros en la jerarquía. Puede, no obstante, desplegar los nodos de la lista de aciertos en la vista de árbol y usar las funciones estándar de DocuLink en estos nodos. Asimismo, existen algunas funciones para modificar la visualización de la vista en árbol (consulte “Modificación de la visualización” en la página 61) 61 ).

9.2 Funciones especiales Además de las funciones ya mencionadas en “Navegación” en la página 29, 29 , también puede usar algunas funciones especiales en las listas de aciertos. Éstas se describirán a continuación.

9.2.1 Cómo obtener más datos Cuando se supera el número máximo de aciertos a visualizar en una lista de aciertos, sólo se visualizará inicialmente el número permitido de aciertos. Para visualizar más datos:

•

60

Marque Marque el la lista lista de aciert aciertos os y haga haga clic clic en el botón botón datos).

Manual de usuario

(Obtener más

DC100000-UGD-ES

9.3

Modificación de la visualización

Cada vez que haga esto, se pondrá a disposición otro número de registros X, donde X es el número máximo permitido (consulte también “Otras funciones y config configuraci uraciones” ones” en la página 91). 91). Esta opción puede ser útil, por ejemplo, cuando un gran número de clientes han adquirido un producto y está buscando un cliente en particular para no desea tener que desplazarse por todos los registros a la vez. Cuando existen grandes cantidades de datos se produce un impacto en el rendimiento, ya que al marcar todos los datos a la vez se pueden producir retrasos significativos e incluso timeouts.

9.2.2 Nueva búsqueda en una una lista lista de aciertos aciertos diferente Para modificar los criterios de selección de la lista de aciertos separada, haga clic en el botón (Atrás). Se mostrará la imagen de selección y podrá continuar de la manera habitual.

9.2.3 Actualización Cuando posteriormente se modifica una fuente de datos en la que se basa una lista de aciertos, la lista de aciertos debe actualizarse. Para ello, no tiene que iniciar una búsqueda nueva, puede hacer clic en el botón (Actualizar). Se mostrará el status más reciente de la lista de aciertos.

9.2.4 Visualización de datos de cabecera Los datos de cabecera tienen información adicional para la lista de aciertos (separada) (por ejemplo, proyecto, versión, vista, objeto de atributo, tipo de nodo). Para visualizarla, haga clic en el botón (Datos de cabecera).

9.3 Modificación de la visualización Puede modificar la visualización de la lista de aciertos de varias maneras para adaptarla a sus necesidades, por ejemplo, clasificando los datos u ocultando o desplazando las columnas individuales. Puede definir estas opciones temporal o permanentemente para un nodo concreto.

9.3.1 Desplazamiento de una columna Puede modificar la secuencia de las columnas para adaptarla a sus necesidades. Para desplazar una columna:

1. Marque la la columna requerida haciendo clic en el título de la columna. columna. 2. Utilice Arrastrar y soltar para desplazar la columna columna al sitio donde la quiere colocar. Sugerencia: En el caso de listas de aciertos en vista de árbol, no es posible

desplazar columnas con Arrastrar y soltar. Haga clic en el botón (Opciones de salida) para definir la secuencia de las columnas (consulte “Configuración de las listas de aciertos en vista de árbol” en la página 63). 63 ).

DC100000-UGD-ES


61


9.3.2 Ocultación de una columna Para ocultar una columna:

1. Marque la la columna requerida haciendo clic en el título de la columna. columna. 2. Marque Ocultar columna en el menú contextual. Sugerencia: De forma alternativa, puede excluir una columna de la

visualización usando la pantalla de configuración de la lista de aciertos (consulte “Configuración de las listas de aciertos en vista de árbol” en la página 63). 63).

9.3.3 Clasificación de registros Puede clasificar los registros de datos en una lista de aciertos usando algunos valores de atributos, como nombre, fecha, etc. Para clasificar registros:

1. Marque el atributo que usará para la clasificación clasificación haciendo clic en el título de la columna correspondiente. 2. Especifique el orden de clasificación haciendo clic en el botón (Clasificar en orden ascendente) o en el botó botónn (Clasificar en orden descendente) La clasificación utiliza las reglas siguientes: •

Cuando no se ha marcado ninguna columna, las filas de la tabla se clasifican usando los campos clave.

•

Cuando se ha marcado un atributo, el orden de clasificación es ambiguo y los registros se clasifican inmediatamente en orden ascendente o descendente en base a este atributo.

•

Cuando se marcan varios atributos, el orden de clasificación depende del tipo de lista de aciertos. Nota: En el caso de las listas de aciertos en vista de árbol, se muestra la pantalla Opciones de salida (consulte también “Configuración de las listas

de aciertos en vista de árbol” en la página 63), 63 ), que le permite especificar el orden de clasificación. Las columnas marcadas en la lista de aciertos se marcan también en la pantalla de configuración.

Orden de clasificación en listas de aciertos separadas

La clasificación se realiza de forma automática en el orden en el que se marcaron las columnas. Haga clic en las columnas que desea clasificar (en el orden correcto) y, a continuación, seleccione la función de clasificación.

9.3.4 Tratamiento de la presentación de la lista Puede tratar el aspecto de una lista de aciertos usando la función de presentación.

62

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

9.3


Para tratar la presentación de la lista:

1. Haga clic en el botón (Marcar disposición) en la vista vista de lista o en la pequeña flecha al lado de ese icono en la lista de aciertos separada. 2. Marque Cambiar disposición... en el menú contextual.

3. Especifique las opciones para la selección de columnas, clasificación, filtros y presentación. Consulte la documentación de SAP para obtener una descripción de estas funciones.

9.3.5 Configuración de las listas de aciertos aciertos en vista de árbol Puede definir (permanentemente) la presentación de las listas de aciertos en la vista de árbol en relación al alcance y secuencia de todas las columnas en una sola pantalla. Sugerencia: De modo alternativo, puede configurar la lista de aciertos

usando la función de presentación (consulte “Tratamiento de la presentación de la lista” en la página 62) 62 ).

Para configurar las listas de aciertos en vista de árbol: á rbol:


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(Opciones de salida) en el árbol. árbol.


63


Sugerencia: Cuando marque las columnas específicas en la lista de aciertos antes de llamar a Opciones de salida, las líneas líneas correspondientes se marcarán también en la pantalla de configuración.

2. Puede definir las opciones opciones de resultados siguientes siguientes para cada objeto objeto de atributo: Selección Selección de atributos; sólo se visualizan los campos marcados con una marca de verificación.

64

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

9.3


Clasificar Clasifica los datos en orden ascendente (U) o descendente (D); esto fuerza a una entrada en Orden de clasificación automáticamente. Orden de clasificación Determina la secuencia de los campos de clasificación. Cuando se especifica más de un campo de clasificación, tiene que realizar una entrada en el campo Clasificar. Longitud de salida Número de caracteres visualizados; se determina automáticamente, pero puede sobrescribirse.

3. Modifique el orden de los atributos según sea necesario: a. Marque la línea que desea desplazar haciendo clic clic en el campo campo al comienzo de la línea. Una pequeña flecha indica que se ha marcado el atributo. b. Haga clic en la línea encima de la que se insertará la línea marcada. c. Haga clic en el botón

(Desplazar).

Ahora el atributo se visualizará en el lugar marcado. d. Repita este proceso proceso hasta que haya obtenido el orden deseado. 4. Haga clic en el botón

(Aceptar) para cerrar la pantalla de configuración.

La lista de aciertos aparece ahora tal como la configuró.

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65

Parte 3 Trabajar con DocuLink

Parte 3 Trabajar con DocuLink

En los capítulos siguientes, encontrará las operaciones diarias con DocuLink. Estas tareas son las siguientes:

Atención Debido a restricciones técnicas, no están disponibles todas las funciones de DocuLink en las diferentes visualizaciones. Observe las limitaciones que se indican al respecto en los siguientes capítulos.

68

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

Capítulo 10

Importación de documentos Los documentos que van a archivarse en DocuLink pueden importarse o introducirse en el sistema de varias maneras. Existen una serie de opciones, en función de si los documentos ya existen (por ejemplo, en un sistema de terceros) o si deben importarse. importarse. Nota: Esta función no está disponibles en la visualización DocuLink Web

UI. En DocuLink Web UI, es posible crear documentos SAP ArchiveLink mediante la carga de ficheros (consulte “Creación de registros de datos con documentos en DocuLink Web UI” en la página 47). 47 ).

10.1 Introducción mediante escenarios y back end Para introducir documentos nuevos y la información de indexación que necesitan en el sistema de archivos, se admiten los escenarios siguientes en el ordenador front end: Archivo posterior con códigos de barras Cuando se crea un nuevo registro de documentos en DocuLink, se visualiza una pantalla de entrada en la que puede introducir el código de barras del documento al que deberá enlazarse. El documento con el código de barras puede escanearse y archivarse posteriormente. Archivando para entrada subsiguiente Al archivar un documento para su entrada posterior, el documento se escanea y se archiva en la aplicación SAP antes de que comience el workflow. El tipo de documento asignado al documento determina el workflow y, si se ha configurado a tal fin, cómo se archiva un registro con el documento archivado en DocuLink. Archivo desde sistema de ficheros (ArchiveLink) Selección y archivo del fichero desde SAP GUI. No se necesita software adicional en el cliente. Archivo desde sistema de ficheros (DesktopLink) Opción rápida para marcar y archivar el fichero desde SAP GUI, pero es necesario que se instale software adicional (DesktopLink) en el cliente. Sugerencia: Para obtener más detalles, consulte “Introducción

mediante DesktopLink” en la página 70. 70 .

Archivo desde el scanner Escanea un documento usando el cliente scanner y archiva el documento desde allí. Introducción mediante DesktopLink El documento se archiva desde otros programas usando DesktopLink. Al introducir documentos de aplicaciones compatibles con ODMA usando

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Manual de usuario

69

Capítulo 10 Importación de documentos

DesktopLink, puede predefinir los campos en la pantalla de entrada usando las propiedades definidas por el usuario. Asimismo, puede especificar que vista DocuLink se visualizará automáticamente y qué nodos se desplegarán. Esto facilita al usuario la navegación al nodo requerido. Creación en el editor (sólo documentos CM) El documento CM se crea y se trata trata en el editor durante su introducción. introducción.

Para introducir documentos que ya existen en formato electrónico, se puede utilizar uno de los métodos siguientes mediante el back end (normalmente en el servidor de archivos): •

La interfase para introducir datos externos (documentos y atributos) con transferencia de atributos a la aplicación SAP; esta interfase puede utilizarse, por ejemplo, escaneando proveedores de servicios.

•

Interfase para la transferencia de datos COLD junto a la transferencia de atributos a la aplicación SAP. Nota: La transferencia de datos COLD representa siempre un proyecto

adicional. •

Las transferencias de datos especiales de sistemas externos son posibles mediante el diseño de un grupo de funciones diferentes y con exits de usuario específicas para el proyecto (por ejemplo, el paquete de soluciones Lector de facturas).

El sistema le pide que especifique qué método de archivo se va a utilizar (si existen alternativas disponibles) cuando se crea un documento (consulte “Cómo crear y archivar documentos” en la página 44) 44 ). El último escenario marcado se utiliza automáticamente a menos que se haya definido la opción Preguntar siempre como modo de archivo propuesto. Para seleccionar un escenario diferente, haga clic en el botón Reiniciar escenario de archivo. Debe llevarse a cabo el customizing necesario para cada uno de estos escenarios de archivo antes de que puedan utilizarse (consulte sección 13 "Customizing for document entry" en OpenText DocuLink for SAP Solutions - Customizing and Administration Guide (DC-CGD) ).

10.2 Introducción mediante DesktopLink Nota: Esta función sólo está disponible cuando se instala el suplemento de

DesktopLink.

DesktopLink ofrecer varias posibilidades para comenzar a archivar documentos; para más información, consulte sección 4.1 "Métodos de archivo y recuperación" en OpenText DesktopLink - Guía del usuario (CLDL-UGD) . SAP GUI Existen varias maneras de iniciar el archivo desde la aplicación SAP:

70

•

mediante la transacción SAP OAWD (Archivar documentos)

•

mediante la transacción SAP de los business objects individuales (listas de documentos)

•

mediante la transacción SAP para Livelink ECM – Suite for SAP Solutions PLM ( /IXOS/PLM) Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

10.2 Introducción mediante DesktopLink

•

mediante la transacción DesktopLink J8AM (Archivar desde sistema de archivos)

•

mediante la interfase de gestión de contenido

Word, PowerPoint y OpenText Imaging Windows Wind ows Viewer Mediante los elementos de menú estándar Grabar o Grabar en IXOS y marcando la aplicación destino. Todas las aplicaciones de Windows •

Mediante el menú contextual Enviar a Solutions en Explorador de Windows

•

Mediante Arrastrar y soltar en el icono Livelink ECM – Suite for SAP Solutions del escritorio

•

Mediante un driver de impresora especial que convierte el fichero a formato PDF o TIFF primero y después lo archiva (OpenText PDF Converter o OpenText TIFF Converter)

Livelink ECM – Suite for SAP

Para introducir documentos mediante DesktopLink:

1. Inicie el archivo mediante mediante DesktopLink usando uno de los puntos de inicio descritos anteriormente. 2. En SAP GUI, marque el tipo de documento, las opciones propuestas y el escenario DocuLink. Este paso puede no ser necesario si estas opciones se han predefinido. 3. En DocuLink, DocuLink, navegue hasta la vista requerida requerida si todavía no se visualiza. visualiza. 4. En la jerarquía, navegue al nodo al que se asignará el fichero. Éste puede ser: •

Un nodo de tabla de valores para crear un registro y archivar el documento con este registro.

•

Un nodo de documento para añadir un documento.

•

Un nodo de tabla de valores con un nodo de documento subordinado para añadir un documento adicional al registro existente.

5. Haga clic en el botón (Crear). Cuando el tipo de documento no se ha determinado de manera exclusiva, se visualiza un cuadro de diálogo para cada fichero. Todos los ficheros actuales se asignan a un solo nodo (es decir, el nodo actual).

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71

Capítulo 11

Exportación de documentos (OpenText Rendition Server) Nota: La exportación de documentos sólo se admite para SAP GUI for

Windows y requiere la instalación previa de OpenText Rendition Server.

DocuLink ofrece las opciones de exportación siguientes para los documentos archivados: •

Bajar Copia el documento y lo convierte a formato PDF, TIFF o TXT para el archivo local.

•

Correo electrónico Copia el documento y lo envía como correo electrónico.

•

Impresión Imprime el documento en una impresora especificada. Sugerencia: Para facilitar el acceso, todas las funciones de exportación son

también accesibles desde el menú contextual.

Para todas las opciones, DocuLink le permite exportar documentos como documentos sencillos o como parte de una estructura de carpetas completa. Por lo tanto es posible exportar también grandes conjuntos de documentos en un lote. Sugerencia: El procesamiento de trabajos de exportación grandes puede

requerir mucho tiempo debido a la considerable carga de trabajo de computación.

11.1 Bajada de documentos Cuando descarga un documento, DocuLink genera una copia local del documento en el formato especificado junto a una página adicional con el índice. El documento original en el archivo no se modifica. De esta manera, se puede crear una copia local de documentos SAP, por ejemplo, si debe proporcionar determinados documentos a usuarios que no pueden acceder a su sistema SAP pero pueden utilizar un directorio de ficheros compartido interno. Para descargar uno o más documentos:

1. Navegue hasta los documentos requeridos en el sistema SAP. 2. Marque los documentos requeridos como documentos simples simples o una carpeta completa con documentos. 3. Haga clic en el botón (Procesamiento de documentos) y marq marqu ue Descargar documento en el diálogo Procesamiento de documentos.

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Manual de usuario

73

Capítulo 11 Exportación de documentos (OpenText (OpenText Rendition Rendition Server)

Se abre el diálogo Descargar documento.

4. Marque el campo Perfil de tarea y haga clic en el icono para abrir el diálogo Perfil de tarea. Marque Marque el perfil de tarea requerido requerido en el diálogo de selección. 5. Haga clic en el botón INTRO.

(Copiar) para confirmar la selección y pulse la tecla

El perfil de tarea junto con su vía de acceso de descarga definida se visualizan en el diálogo Descargar documento. 6. Si es necesario, introduzca información adicional en el campo campo Comentario. Este comentario podrá verse en el diálogo Resumen de los trabajos de procesamiento de documentos. 7. Haga clic en el botón Descargar para iniciar la descarga de los documentos marcados. En función de las opciones de Perfil de tarea, la descarga da como resultado archivos de destino diferentes o un único archivo de destino combinado. En el primer caso, el documento se descarga y se genera una página con el índice en formato HTML en la vía de acceso de la descarga. Nota: La página con el índice sólo se genera cuando se activa en el

perfil de Rendition Server.

En el caso de la descarga combinada, no se genera ninguna página con el índice en formato HTML en la vía de acceso de la descarga.

11.2 Envío de documentos como correo electrónico Antes de enviar documentos como correo electrónico, debe definirse una dirección de correo electrónico correcta en su perfil de usuario. Nota: En función de la configuración, esta definición puede ser su

responsabilidad.

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Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

11.2 Envío de documentos como correo electrónico

Para enviar uno o más documentos como correo electrónico:

1. Navegue hasta los documentos requeridos en el sistema SAP. 2. Marque los documentos requeridos como documentos simples simples o una carpeta completa con documentos. 3. Haga clic en el botón (Procesamiento de documentos) y marq marqu ue Enviar documento como correo electrónico en el diálogo Procesamiento de documentos. Se abre el diálogo Enviar documento como correo electrónico.


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75


El perfil de tarea se visualiza en el diálogo Enviar documento como correo electrónico. 6. Si es necesario, introduzca información adicional en el campo campo Comentario. 7. Marque el campo Para e introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario. De forma alternativa, haga clic en el icono para abrir el diálogo Dirección de correo electrónico y marque el destinatario en el sistema de correo de SAP. Para introducir varios destinatarios: a. Haga clic en el botón

para abrir el diálogo Selección múltiple para.

b. Marque una fila vacía en el diálogo Selección múltiple para. c. Pulse la tecla F4 para abrir el diálogo Dirección de correo electrónico y marque al destinatario requerido. Haga clic en el botón (Copiar) para para confirmar la selección. d. Repita los tres primeros pasos anteriores para cada destinatario destinatario que desee añadir. e. Haga clic en el botón múltiple para.

(Copiar) para cerrar cerrar el diálogo diálogo Selección

Los destinatarios definidos se añaden en el campo Para, pero sólo puede verse la primera entrada. Sugerencia: Para ver sus entradas, haga clic en el botón abrir el diálogo Selección múltiple para otra vez.

para

8. Si es necesario, repita el paso anterior para e campo campo Cc. 9. Introduzca el asunto asunto de su mensaje en el campo Asunto. 10. Si es necesario, introduzca el texto adicional que se enviará en el campo debajo del campo Asunto; se admite un máximo de 1.024 caracter caracteres. es. 11. Haga clic en el botón Enviar para iniciar el envío de los documentos marcados.

11.3 Impresión de documentos Cuando imprime un documento, DocuLink convierte el documento en formato PDF antes de enviarlo a la impresora. Para imprimir uno o más documentos:

1. Navegue hasta los documentos requeridos en el sistema SAP. 2. Marque los documentos requeridos como documentos simples simples o una carpeta completa con documentos. 3. Haga clic en el botón (Procesamiento de documentos) y marq arque Imprimir documento en el diálogo Procesamiento de documentos. Se abre el diálogo Imprimir documento.

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Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

11.4 Monitorización de trabajos de salida



El perfil de tarea junto con su vía de acceso de impresora definida se visualizan en el diálogo Imprimir documento. 6. Si es necesario, introduzca información adicional en el campo campo Comentario. Este comentario podrá verse en el diálogo Resumen de los trabajos de procesamiento de documentos. 7. Haga clic en el botón Imprimir para iniciar el envío de los documentos marcados.

11.4 Monitorización de trabajos de salida Para monitorizar el progreso de sus propios trabajos de salida, DocuLink permite visualizar su status en el sistema SAP. Para monitorizar los trabajos de salida actuales:

1. Haga clic en el botón (Procesamiento de documentos) y marq marqu ue Resumen de mi trabajo en el diálogo Procesamiento de documentos. Se abre el diálogo Resumen de mis trabajos de procesamiento de documentos.

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Las entradas de log para los trabajos de salida procesados actualmente se visualizan con su status actual. Sugerencia: Para descargar trabajos, la entrada de log tiene un icono

. Haga clic en este icono para acceder a la página de índice índice generada en formato HTML. 2. Haga clic en el botón

(Continuar) para cerrar cerrar el diálogo. diálogo.

Para borrar las entradas de log de los trabajos de salida:

1. Haga clic en el botón (Procesamiento de documentos) y marq arque Resumen de mi trabajo en el diálogo Procesamiento de documentos. Se abre el diálogo Resumen de mis trabajos de procesamiento de documentos. Las entradas de log para los trabajos de salida procesados se visualizan con su status actual. 2. Marque el trabajo requerido y haga clic en el botón

(Borrar).

Se abre el diálogo Borrar registro. 3. Confirme que desea borrar haciendo clic en el botón Sí. La entrada de log marcada se borrará. Sugerencia: Además de monitorizar sus propios trabajos de salida, los

administradores puede usar una función adicional para ofrecer información más detallada sobre el procesamiento de trabajos.

78

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

Capítulo 12

Integración de las funciones de gestión de contenido de SAP 12.1 Funcionalidad de gestión de contenido (CM) Las jerarquías de documentos de un sistema de gestión de contenido (CM) de SAP pueden integrarse en las estructuras de DocuLink como carpetas especiales. Estas carpetas llamadas CM se muestran resaltadas (normalmente en color). Sugerencia: Puede definir cómo resaltar estas carpetas CM especiales para

un usuario concreto; consulte “Otras funciones y configuraciones” en la página 91. 91.

Además de las funciones estándar para los nodos, los documentos en estas carpetas también tienen las funciones CM familiares del viewer de contenido de SAP (siempre que tenga la autorización necesaria). Estas funciones incluyen la realización del check-in o el check-out de los documentos, la visualización de las propiedades de los documentos y versiones, la modificación del status de los documentos y el archivo de una copia local sin realizar el check-out. Nota: Las funciones CM no están disponibles en DocuLink Web UI.

Sin embargo, puede visualizar los propios documentos CM como documentos de ArchiveLink (consulte “Cómo visualizar documentos originaoriginales” en la página 35) 35 ).

Área de jerarquías - área de documentos

En las jerarquías de documentos docume ntos CM, la estructura jerárquica se visualiza en la parte izquierda de la pantalla en lo que se llama área de jerarquías, como como en la interfase de usuario para business objects individuales. En la parte derecha de la pantalla, el documento real se visualiza en el área de documentos y puede tratarse en el viewer de contenido.

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Manual de usuario

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Capítulo 12 Integración de las funciones de gestión de contenido de SAP

Las funciones en el área de documentos (viewer de contenido) se refieren siempre al documento que se está visualizando en ese momento. Para cambiar el documento actual, haga doble clic en el nombre del documento requerido en el área de jerarquías.

12.2 Visualización de documentos CM y versiones Nota: Las funciones CM no están disponibles en DocuLink Web UI.

Sin embargo, puede visualizar los propios documentos CM como documentos de ArchiveLink (consulte “Cómo visualizar documentos originales” en la página 35) 35 ).

Para visualizar el documento actual en el viewer:

•


(Visualizar) en el área de documen documentos. tos.

Para ver la presentación preliminar de un documento:

•

Haga Haga clic clic en en el nombre nombre del del docum documento ento en la la jerarq jerarquía uía.. De forma alternativa, marque el documento requerido en la jerarquía y haga clic en el botón Vista previa del área de documentos. En ambos casos, se visualizará la versión más actual del documento.

Para visualizar un resumen de versión:

•

Haga aga cli clicc en en el el bot botón ón Versiones en el área de documentos. Se visualizará un resumen de todas las versiones existentes del documento actual.

80

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

12.3 Visualización y tratamiento de las propiedades CM

Sugerencia: Puede navegar por las diferentes vistas que se han

visualizado (por ejemplo, resumen de versiones, presentación preliminar del documento, propiedades de atributos, etc.) haciendo clic en (Atrás) o en el botón botón (Página siguiente).

12.3 Visualización y tratamiento de las propiedades CM En una jerarquía CM, puede visualizar propiedades adicionales de los elementos siguientes: •

Documentos

•

Carpetas

•

Versiones

•

Atributos de documento (se corresponde con los contenidos de la ficha Propiedades en el diálogo de propiedades del documento)

En las secciones siguientes, describiremos cómo visualizar las diferentes propiedades. Para tratar las propiedades, cambie al modo de tratamiento en la pantalla de visualización. Nota: Para tratar las propiedades, deberá tener los derechos de usuario y

permisos correctos para el tipo de nodo.

Para visualizar las propiedades del documento:

•


(Detalle) en la barra de herramientas herramientas DocuLink. DocuLink.

De modo alternativo, haga doble clic en el nombre del documento. Se mostrará un diálogo con las diferentes propiedades del documento actual.

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81


Para visualizar las propiedades de la carpeta:

•


(Detalle) en la barra de herramientas herramientas DocuLink. DocuLink.

De modo alternativo, haga doble clic en el nombre de la carpeta. Se mostrará un diálogo con las diferentes propiedades de la carpeta actual. Para visualizar las propiedades de la versión:

•

Marque Marque la la versión versión reque requerida rida en en el resume resumenn de la vers versión ión y haga haga clic clic en en el botón (Propiedades) del área área de documentos. documentos.

Para visualizar las propiedades de atributos:

•

82

Haga aga cli clicc en en el el bot botón ón Propiedades en el área de documentos.

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

12.4 Creación de una carpeta CM

Las propiedades de atributos para el documento actual (que se corresponde con los contenidos de la ficha Propiedades en la pantalla de propiedades del documento) se visualizarán en el área de documentos. Sugerencia: Cuando marca varios documentos para visualizar las

propiedades de atributos, estas vistas se apilan en el área de documentos. Puede navegar por las vistas haciendo clic en el botón (Atrás) o en el el botón (Página siguiente).

12.4 Creación de una carpeta CM Puede crear carpetas CM directamente en el árbol DocuLink. Para crear una carpeta CM:

1. Marque un nodo configurado para las carpetas CM y haga clic en el botón (Crear). 2. Marque Crear carpeta CM en el diálogo de selección. 3. Introduzca un nombre y una una descripción para la carpeta nueva. nueva. Nota: Las opciones Oculto y Orden de contenidos determinable libremente no se admiten actualmente en DocuLink.


DC100000-UGD-ES

.


83


12.5 Creación de un documento CM Puede crear documentos CM directamente en el árbol DocuLink mediante los métodos siguientes: •

Importación de un fichero (también mediante DesktopLink). El proceso es el mismo en ambos casos; no obstante, al importar un fichero mediante DesktopLink, se crea un fichero adicional en formato TIFF.

•

Usando un editor.

•

Usando una plantilla existente (si está disponible). Las plantillas tienen ya cierta información sobre contenido, propiedades y presentación definida. Nota: Para tratar un documento (especialmente al usar plantillas),

necesitará la autorización de usuario y permisos adecuados para el tipo de nodo. Para crear un documento mediante la importación de un fichero:

1. Marque un nodo configurado para los documentos CM y haga clic en el botón (Crear). 2. Marque Crear documento CM en el diálogo de selección. 3. Marque un escenario de importación de ficheros. 4. Marque el fichero necesario en el diálogo de selección de ficheros. 5. Introduzca un nombre y una descripción para el documento nuevo. 6. Cuando están disponibles varias clases de documentos documentos diferentes, marque la correcta para su documento. 7. Haga clic en el botón

.

El documento nuevo se mostrará en la jerarquía. Para crear un documento nuevo en el editor:

1. Marque un nodo configurado para los documentos CM y haga clic en el botón (Crear). 2. Marque Crear documento CM en el diálogo de selección. 3. Marque el escenario Iniciar editor CM. 4. Introduzca un nombre y una descripción para el documento nuevo. 5. Cuando están disponibles varias clases de documentos documentos diferentes, marque la correcta para su documento. 6. Marque el tipo de MIME para el documento nuevo. Según el tipo, se utilizará el editor correspondiente. 7. Haga clic en Iniciar editor CM. 8. Trate el fichero en el editor. El fichero recibirá automáticamente automáticamente el nombre que introdujo en el diálogo anterior.

84

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

12.6 Tratamiento de un documento CM o creación de una versión nueva

9. Grabe el fichero y cierre el editor. El documento nuevo se mostrará en la jerarquía. Para crear un fichero de una plantilla:

1. Marque un nodo configurado para los documentos CM y haga clic en el botón (Crear). 2. Marque Crear documento CM con plantilla en el diálogo de selección. 3. Marque la la plantilla plantilla requerida en la lista de selección si hay varias disponibles. Nota: Sólo estarán disponibles las plantillas mantenidas en el idioma

de entrada al sistema utilizado.

4. Introduzca un nombre nombre y una descripción para el documento nuevo. 5. En la ficha Propiedades, puede introducir un comentario y especificar posibles propiedades adicionales, en función de la configuración. El nombre y la descripción están predefinidas según la plantilla. Sin embargo, puede tratar las entradas. 6. Haga clic en el botón

(Grabar).

La plantilla se abre en el editor. 7. Trate el fichero en el editor. El fichero recibirá automáticamente el nombre que introdujo en el diálogo anterior. 8. Grabe el fichero y cierre el editor. El documento nuevo se mostrará en la jerarquía.

12.6 Tratamiento de un documento CM CM o creación de una versión nueva Nota: Para tratar un documento, deberá tener la autorización de usuario y

permisos correctos para el tipo de nodo. Importante

Mientras que un usuario trata un documento CM, se bloquea automáticamente para que no puedan utilizarlo otros usuarios. Mientras tanto, otros usuarios pueden acceder al documento sólo en modo de lectura. Sólo después de que el documento se haya grabado y cerrado en el editor, se libera para el resto de los usuarios. Para tratar un documento CM existente:

1. Marque el documento requerido en la jerarquía. 2. Haga clic en el botón

DC100000-UGD-ES

(Tratar documento CM).


85


Se abrirá el documento en el editor correspondiente. 3. Trate el documento y grabe las modificaciones. 4. Cierre el editor. Aparece un diálogo que le preguntará si desea sobrescribir la versión del documento antiguo o crear una nueva. 5. Marque la opción requerida. 6. Haga clic en el botón

(Archivar).

Se actualizará el resumen de la versión. Sugerencia: Los documentos bloqueados se muestran resaltados para que

puedan distinguirse; puede modificar el color del resaltado (consulte “Definición de opciones de color” en la página 92). 92 ).

12.7 Archivo de documentos CM como copia local Si desea tratar un documento CM sin grabar las modificaciones para otros usuarios o para tratarlo posteriormente en el sistema, puede archivar una copia local del documento. En este caso, el documento no se bloqueará para otros usuarios. Si desea transferir las modificaciones al sistema después, puede realizar el chek in de una versión nueva del documento o crear un documento nuevo. Para archivar una copia local:

1. Marque el documento requerido en la jerarquía. 2. Haga clic en el botón

(Copia local de documento CM).

3. En el diálogo Grabar fichero, introduzca introduzca una vía de acceso acceso y un nombre del lugar donde se archivará el documento localmente. 4. Haga clic en el botón Grabar. El documento se archiva localmente en su sistema de ficheros.

12.8 Realizar el check out del documento CM Si desea tratar un documento CM durante un período más largo y desea bloquear el documento para otros usuarios esta vez, puede realizar el check out del documento en el sistema. Después de tratar el documento (por ejemplo, en editores diferentes o durante una serie de días), puede volver a realizar el check in del documento, eliminando así el bloqueo para otros usuarios. Sugerencia: Los documentos bloqueados se muestran resaltados para que

puedan distinguirse; puede modificar el color del resaltado (consulte “Definición de opciones de color” en la página 92). 92 ).

Para realizar el check out de un documento CM:

1. Marque el documento requerido en la jerarquía.

86

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

12.9 Realizar el check in de un documento CM


(Realizar el check out del documento CM).

3. En el diálogo, introduzca una vía de acceso y un nombre del lugar donde se archivará el documento para su tratamiento. 4. Haga clic en el botón Grabar. El documento se archiva localmente en su sistema de ficheros y puede tratarse. En la jerarquía, el documento para el que se ha realizado el check out aparece resaltado.

12.9 Realizar el check in de un documento CM CM Si desea transferir las modificaciones a un documento CM que ha archivado localmente o para el que ha realizado el check out en el sistema SAP otra vez, puede volver a realizar el check in del documento. Puede marcar si desea sobrescribir la versión antigua o crear una versión nueva del documento. En ambos casos, el bloqueo se elimina del documento después del check in y el documento queda liberado para otros usuarios. Para realizar el check in de un documento CM:

1. Marque el documento requerido. 2. Haga clic en el botón

(Realizar el check in del documento CM).

3. Si es necesario, introduzca un comentario, como el motivo para modificar el documento. 4. Si no no desea crear una una versión nueva del documento, active la opción opción Sobrescribir versión antigua. 5. Haga clic en el botón

(Grabar).

El documento se desbloquea para otros usuarios y ya no se muestra resaltado.

12.10 Desbloquea un documento CM Puede ocurrir que un usuario haya realizado re alizado el check out para un documento d ocumento y por algún motivo no pueda volverse a realizar el check in. Para liberar el documento para otros usuarios, puede eliminar el bloqueo manualmente. Nota: Para desbloquear un documento, deberá tener la autorización de

usuario y permisos correctos para el tipo de nodo.

Para desbloquear un documento CM:

1. Marque el documento requerido. 2. Haga clic en el botón

(Anular el check out del documento CM).

En la barra de status DocuLink, un mensaje le informará de que el documento se ha desbloqueado.

DC100000-UGD-ES


87


12.11 Establecer el status Puede modificar el status de un documento, por ejemplo, de En trabajo a Verificación de calidad. Nota: Para establecer el status de un documento, deberá tener la

autorización de usuario y permisos correctos para el tipo de nodo.

Para establecer el status de un documento:

1. Marque el documento requerido. 2. Haga clic en el botón (Establecer status). De modo alternativo, puede hacer clic en el icono de status para el documento en el árbol (si está disponible). 3. Marque el status nuevo requerido para el documento marcado en la lista de selección. El símbolo de status para el documento en el árbol, si está disponible, se modificará como corresponde.

88

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

Capítulo 13

Uso de DocuLink Web UI hiperenlaces En DocuLink Web UI, los hiperenlaces mantenidos pueden utilizarse con el botón Enlaces relacionados de la barra de herramientas de la vista de lista o por medio del menú contextual del elemento de lista correspondiente. Nota: Esta función específica de DocuLink Web UI no está disponible en

las visualizaciones SAP GUI for Windows ni SAP GUI for HTML .

Para iniciar hiperenlaces mediante la barra de herramientas de la lista:

1. Navegue a un elemento de la lista en la que desea abrir el hiperenlace. 2. Haga clic en el botón Enlaces relacionados y marque el hiperenlace deseado. El hiperenlace se abre en una ventana de navegador. Para iniciar hiperenlaces mediante el menú contextual:

1. Navegue a un elemento de la lista en la que desea abrir el hiperenlace. 2. Abra el menú contextual de un elemento de lista, abra el submenú submenú Enlaces relacionados y marque el hiperenlace deseado. El hiperenlace se abre en una ventana de navegador. Se puede acceder a todos los enlaces mantenidos en la vista de lista si el tipo de nodo con asignación de hiperenlace está abierto o seleccionado.

DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

89

Capítulo 14

Otras funciones y configuraciones Además de las funciones para elementos especiales, existen algunas funciones y opciones generales en DocuLink.

14.1 Cómo obtener ayuda Existen formas diferentes de obtener ayuda en DocuLink: •

Para abrir la ayuda de DocuLink, haga clic en el botón

.

•

Para saber qué versión de DocuLink está instalada, marque el comando de menú Ayuda de DocuLink Documentación de DocuLink.

•

Para visualizar una lista detallada de los transportes importados a su sistema, haga clic en el botón del diálogo Acerca de (no en DocuLink en Web); los paquetes de suplementos instalados se muestran también como transportes en esta lista.

Asimismo, están disponibles funciones de ayuda específicas para las diferentes visualizaciones. SAP GUI for Windows

DocuLink Web UI

Para SAP GUI for Windows , tiene las opciones opciones siguient siguientes: es: •

Para abrir la documentación de usuario, marque el comando de menú Ayuda de DocuLink Documentación de DocuLink.

•

Para acceder a la ayuda online, coloque el cursor en el objeto para el que necesita ayuda y pulse F1.

•

Para acceder a la ayuda para entradas mientras introduce información en cuadros de diálogo, pulse la tecla F4.

Para DocuLink Web UI, tiene las opciones siguientes de ayuda para entradas: •

Para acceder a la ayuda para entradas en una selección o pantalla de creación, haga clic en el icono al lado del campo de entrada.

•

Para completar los campos de fecha, se ofrece un calendario como ayuda para entradas. Puede buscar en los meses y marcar una fecha.

•

Para el resto de los campos de entrada, se visualiza una lista de selección con los valores posibles. Si existe un gran número de valores disponible, puede buscar en las entradas. Para marcar el valor requerido para su entrada, haga clic en el botón OK. El valor se copia copia en el campo de entrada. entrada.

14.2 Especificación de las opciones de programas El menú Opciones tiene opciones que le permiten adaptar la visualización específica de usuario en DocuLink. DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

91

Capítulo 14 Otras funciones y configuraciones

Nota: Estas funciones no están disponibles en DocuLink Web UI.

14.2.1 Definición de opciones de color Puede especificar cómo se visualizarán los elementos resaltados de los diferentes tipos de nodos (por ejemplo, registros de atributos marcados). Pueden definirse las opciones de visualización siguientes: •

Nodos estáticos y dinámicos

•

Registros de atributos creados recientemente, con y sin documentos

•

Registros de atributo, también para datos de un archivo (offline) y para visualizar colores en filas alternas.

•

Títulos de listas de aciertos

•

Nodos de documentos (también para la visualización de colores de filas alternas)

•

Objetos CM (también objetos bloqueados)

Para definir las opciones de color:

1. Marque el comando de menú Opciones

Colores.

2. Defina los los colores de forma individual para cada tipo de nodo diferente: a. Haga doble clic en el tipo de nodo nodo correspondiente. Se muestra una selección de opciones de visualización posibles. b. Haga doble clic en las opciones requeridas. 3. De modo alternativo, utilice los siguiente botones para modificar todas las opciones a un diseño definido: •

Colores propuestos: vuelve a los colores colores propuestos propuestos

•

Sin color de fondo: usa colores colores sin un fondo fondo gris


(Grabar opciones de color).

5. Cuando haya personalizado todos los colores, haga clic en el botón cerrar el diálogo.

para

14.2.2 Definición de opciones para el proyecto actual Puede definir algunas opciones que afectan a la vista del proyecto. Estas opciones sólo son válidas para el proyecto actual. Nota: En función de la configuración, no todas las opciones estarán

disponibles.

Para especificar las opciones de usuario:

1. Marque el comando de menú Opciones

Opciones de usuario.

Se muestra el diálogo Opciones de usuario para vista.

92

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

14.2 Especificación de las opciones de programas

2. Especifique las opciones siguientes como sea necesario: Número máximo de aciertos Sólo para nodos de tablas de valores: Especifica el número máximo de objetos visualizados en la lista de aciertos; sin embargo, el valor está limitado por el número máximo de coincidencias definido durante la personalización. Visualizar documentos Especifica el comportamiento de los registros con DocID y ArchivID (DOCDIRECT): •

espacio (propuesto): muestra detalles y el original

•

V: visualiza visualiza sólo detalles detalles

•

D: visualiza visualiza sólo el original original

Iniciar visualizador Abre el original asociado automáticamente (si existe) cuando inicia la función de detalle o tratamiento o visualiza una lista de documentos disponibles que podrá marcar. Sin imagen de inicio Desactiva la pantalla de fondo para la vista integrada.

Esta opción sólo está disponible cuando una vista integrada se ha personalizado para la vista. Sin vista integrada Desactiva la vista integrada (es decir, la vista simultánea del árbol de navegación y el documento o lista de aciertos).

Esta opción sólo está disponible cuando la vista integrada se personalizó para la vista y cuando no existen jerarquías de documentos CM en la vista. 3. Haga clic en el botón

DC100000-UGD-ES

para cerrar el diálogo.


93

Parte 4 Aplicaciones de DocuLink

Capítulo 15

Vistas de DocuLink en el Customer Interaction Center (CIC) de SAP Con la configuración necesaria, también puede llamar a vistas de DocuLink desde la transacción CIC de SAP ( CIC0). La vista se visualiza en una ficha especial directamente en el Customer Interaction Center (CIC). Visualización de una vista

En el Customer Interaction Center (transacción CIC0), marque una ficha con un proyecto de DocuLink como nombre. En el gráfico siguiente, verá el proyecto de muestra Carpeta de cliente CRM en la aplicación CIC.

Funcionalidad

En la transacción CIC, pueden visualizarse todas las funciones familiares de DocuLink. Nota: La funcionalidad CIC estándar de SAP no está disponible desde SAP

CRM 6.0 (= SAP CRM 2007).

DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

97

Capítulo 16

Integración de espacios de trabajo proporcionada por Extended ECM for SAP Solutions Si DocuLink se instala junto a OpenText Extended ECM for SAP Solutions (Extended ECM for SAP Solutions ), se integra perfectamente en este entorno. Extended ECM for SAP Solutions a su vez, se conecta a Enterprise Server. Esta integración es especialmente aplicable a la característica espacio de trabajo , que que se se basa en un tipo de nodo especial, y a Records Management con documentos de ArchiveLink.

16.1 Navegación en espacios de trabajo Con independencia de la visualización, puede navegar por el árbol del espacio de trabajo de la manera habitual abriendo y cerrando las distintas carpetas. Si desea ver algún contenido, haga doble clic en el elemento correspondiente o utilice el menú contextual del elemento. En función de las opciones personalizadas, el contenido se mostrará en una vista integrada o externa. Si se trata de una carpeta u otro objeto “que no sea de contenido”, como un canal de debate, se mostrarán las propiedades. Si se trata de una vista externa, no estará disponible la vista de propiedades de ese elemento. Si se trata de un método abreviado, se abrirá el contenido del elemento original. Nota: La navegación de elementos en el lado de Enterprise Server puede

ofrecer una funcionalidad mayor que la admitida actualmente por DocuLink. Además, es posible que no pueda regresar a DocuLink; en tal caso, haga doble clic simplemente en el elemento en DocuLink.

Espacios de trabajo en DocuLink Web UI

La estructura básica de los espacios de trabajo en DocuLink Web UI es la misma que en SAP GUI. El elemento básico de la vista de espacio de trabajo es una fila en la tabla Resultados búsqueda. Cada fila represent representaa un elemento o documento del espacio de trabajo. Las siguientes características son especiales en DocuLink Web UI: •

La vista de lista de DocuLink Web UI ofrece acceso a las funciones a través de la barra de herramientas de la lista y del menú contextual de los diferentes elementos.

•

Todos los cuadros de diálogo relacionados con el espacio de trabajo se muestran en una ventana de navegador externa.

•

Para navegar por el espacio de trabajo, seleccione las carpetas en la vista de lista o árbol. Además de la jerarquía de tabla y árbol, puede utilizar el mecanismo de vía de navegación.

DC100000-UGD-ES

Manual de usuario

99

Capítulo 16 Integración de espacios de trabajo proporcionada proporcionada por Extended ECM for SAP Solutions

16.2 Uso de las funciones de Enterprise Server Las funciones que hay disponibles para los elementos del espacio de trabajo dependen de sus derechos de acceso de usuario en el lado de Enterprise Server y de las funciones admitidas por su sistema DocuLink. Importante

Dado que las funciones de DocuLink pueden personalizarse, es posible que no pueda acceder a todas las funciones que se describen a continuación. Funciones estándar

Fundamentalmente, DocuLink admite las siguientes funciones estándar de Enterprise Server: Añadir documento/carpeta Esta función añade un nuevo documento o carpeta. Navegue a la posición del árbol en la que desea crear el elemento nuevo y marque el nodo correspondiente. Seleccione el comando Añadir documento / carpeta en el menú contextual, que abre un cuadro de diálogo de creación en una ventana externa. Especifique los datos necesarios del nuevo elemento, en particular en los campos obligatorios, y haga clic en el botón Añadir para completar la acción. Nota: Estas funciones no están disponibles en DocuLink Web UI.

Abrir elemento Esta función muestra el contenido del elemento. En el caso de los documentos de Microsoft Office, se abrirá la aplicación de edición correspondiente; por ejemplo, al hacer doble clic en un documento de Microsoft Word, se mostrará un cuadro de diálogo para guardar o abrir el documento y, en función de la opción elegida por el usuario, se abrirá Word y el usuario podrá trabajar con el documento y guardar una copia local con los cambios. El documento no cambiará en Enterprise Server. Tratar elemento Esta función le permite trabajar con distintos tipos de documentos admitidos y guardar los cambios inmediatamente en Enterprise Server. El tipo de documento determina la aplicación utilizada para tratarlo. Esta asignación se puede personalizar; es decir, dependiendo de la opción elegida, un documento de Word podrá abrirse con Microsoft Word o con otro procesador de textos. Bajar elemento Esta función descarga el contenido del elemento como copia local. Esta acción no reserva el elemento correspondiente. Reservar/eliminar reserva Con esta función, puede reservar un elemento de forma exclusiva. Los demás usuarios sólo tendrán acceso de lectura hasta que cancele la reserva con la función correspondiente El status de reserva del elemento se indica por medio de un pequeño icono en el que se muestran una flecha verde y un lápiz. Puede cancelar la reserva volviendo a hacer clic en el icono.

100

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

16.3 Uso de Records Management con documentos de ArchiveLink ArchiveLink

Añadir seguimiento Esta función acciona, en Enterprise Server, una función de seguimiento, con la posibilidad de especificar una acción para un determinado usuario a una fecha y hora en concreto. Propiedades En el caso de los objetos que no son de contenido, se muestran las propiedades como acción por defecto. Las propiedades sólo se muestran cuando está activada una vista integrada. Los distintos tipos de objetos pueden tener propiedades diferentes (los detalles dependen de la configuración de Enterprise Server). Abrir zona de trabajo Abre su navegador predefinido, en el que se muestra el espacio de trabajo seleccionado. También podrá navegar aleatoriamente en Enterprise Server. Funciones especiales

Los elementos de Enterprise Server cuentan con propiedades especiales. También se puede acceder a lo siguiente desde DocuLink: Métodos abreviados Los métodos abreviados se indican por medio del icono adyacente al icono que indica el tipo del método abreviado. Si se muestra una carpeta, no se puede abrir en esta versión; en este caso, sólo podrá ver las propiedades cuando intente abrirla. Nota: En DocuLink Web UI, el icono del método abreviado se muestra

en una columna adicional al final del elemento de lista del espacio de trabajo.

Listas de tareas Las listas de tareas se indican por medio del icono ; al hacer doble clic en el icono o línea, se abre la lista de tareas en el lado de Enterprise Server. La navegación en el lado de Enterprise Server está separada completamente de DocuLink.

16.3 Uso de Records Management con documentos de ArchiveLink Extended ECM for SAP Solutions también admite Records Management con

documentos de ArchiveLink. Si se utiliza DocuLink en el mismo sistema SAP y Records Management estaba habilitado para una vista de DocuLink, la función Records Management está disponible para nodos de documento (ArchiveLink). Nota: En el contexto de Records Management, registro no se refiere a una

fila de datos concreta de una tabla de base de datos, sino a un documento archivado en un Enterprise Server y mantenido con Records Management, con un período de retención definido, etc. Si se utiliza la expresión “un documento es un registro” a continuación, significa que el documento se ha declarado como registro en Enterprise Server.

16.3.1 Visualización de registros Si Records Management está habilitado en DocuLink, los documentos de ArchiveLink que se han declarado como registros se indican en la interfase de usuario. DC100000-UGD-ES


101

Capítulo 16 Integración de espacios de trabajo proporcionada proporcionada por Extended ECM for SAP Solutions

SAP GUI for Windows

Aparece un icono adicional a la derecha del icono de tipo de documento.

Las descripciones registro o registro oficial son visibles al hacer clic con el botón secundario del ratón o al apuntar al icono y pulsar las teclas MAYúS + F10. SAP GUI for HTML

Las descripciones de los iconos se muestran como sugerencias sobre herramientas.

DocuLink Web UI Se muestra un icono adicional, como en SAP GUI for Windows , pero pero en una una columna agregada al final de cada línea del documento.

Se utilizan los siguientes iconos: Icono para registros Icono para registros oficiales

16.3.2 Uso de comandos adicionales Si Records Management está habilitado, DocuLink también ofrece comandos adicionales para nodos de documento de ArchiveLink. La disponibilidad de estos comandos depende de los permisos de usuario correspondientes. Los siguientes comandos están disponibles. Declarar como registro Disponible si el documento de ArchiveLink no se ha declarado aún como registro. Puede acceder al mismo a través del menú contextual solamente en diálogo para declaración declaración de SAP GUI for Windows . Se abre un cuadro de diálogo registros. Mostrar detalles de registro Disponible si el documento de ArchiveLink es un registro o un registro oficial. Puede acceder al mismo a través del menú de contexto o haciendo doble clic en el icono del registro (SAP GUI for Windows ), o bien haciendo clic en (DocuLink Web UI). Se abre la página Propiedad:Detalles del registro de Enterprise Server, en la que se declara dicho registro.

102

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

Parte 5 Apéndice

Capítulo 17

Resumen de funciones A continuación se ofrece un resumen de las funciones que admiten varios elementos de DocuLink con los iconos y las opciones de menú correspondientes, así como una descripción breve. El resumen indica también qué funciones están disponibles en función de los tipos de visualización. Para la visualización estándar en SAP GUI for Windows , todas las funcio funciones nes que se describen a continuación están disponibles. El resto de las visualizaciones se abrevian de la manera siguiente: HTML

•

SAP GUI for HTML •

Web DocuLink Web UI

•

Listas vista de listas (de aciertos) externa Nota:

En la vista de usuario, y por lo tanto también en las capturas de pantalla de este documento, a veces verá botones de reserva-espacio. Éstos no tienen una función real. No obstante, indican que pueden establecerse botones específicos para el usuario en su lugar. Solicite más información al administrador del sistema.

17.1 Funciones para los nodos Ico no

DC100000-UGD-ES

Nombre

Vía de acceso a menú/ acceso

Descripción

H T M L

W eb

Li st as

Detalle

Tratar lle

Deta-

Muestra registros seleccionados seleccionados (vista detallada) Para documentos CM, la información de status también se muestra aquí.

x

x

x

Tratar

Tratar

Tratar

Modifica los registros seleccionados (sólo campos sin clave). Para los nodos de jerarquía CM, sólo pueden modificarse los atributos o propiedades del documento mediante esta función, no el propio pr opio documento.

x

x

x

Crear

Tratar

Crear

Crea un registro de atributo o un documento.

x1

x2

x3,

Manual de usuario

4

105

Capítulo 17 Resumen de funciones

Ico no

Nombre


Descripción

H T M L

W eb

Li st as

Borrar

Tratar

Borra los registros de atributos o documentos documentos seleccionados

x

x

x

Desplazar

Sólo mediante Arrastrar y soltar

Desplaza un subárbol

x5

x

-

Copiar

Sólo mediante Arrastrar y soltar

Copia un subárbol

x6

x

-

Lista de aciertos

Pasar a Lista de aciertos

Llama a una imagen de selección x con una lista de aciertos. Para las jerarquías CM, los documentos y carpetas CM se visualizan sin una imagen de selección, pero con sus atributos KPro y, si está disponible, la información de check out.

x

x

Visualiza las listas de aciertos en vista de árbol.

x

x

-

Borrar

Lista de aciertos en jerarquía

106

Documento SAP

Pasar a Documento SAP

Cambia a la transacción de SAP asignada. Llama al método configurado (propuesto: Visualizar) Visualizar) del objeto SAP especificado en la fuente de atributos. Para los datos archivados, llama a la vista técnica técnica o de negocios negocios correspondiente.

x

x

x

Ocultar nodo

Tratar Ocultar nodo

Oculta los nodos seleccionados. seleccionados.

x

-

x

Visualizar original

Tratar Visualizar original

Visualiza el documento original o una lista con con una selección selección de documentos documentos asignados a los nodos marcados. Para nodos anexos de GOS URL, el URL Web definido en el nodo se abre en una ventana de navegador o integrado.

x

x

x

Actualizar

Ver zar

Actualiza Actualiza la visualización visualización después de que se hayan hecho modificaciones a la base de datos.

x

x

x

Obtener más datos

Tratar Obtener paquete de datos siguiente

Obtiene más datos si la cantidad de datos que se van a visualizar está limitada.

x

x

x

Desplegar todos

Tratar Desplegar todos

Abre todos los nodos y visualiza los subnodos.

x

-

-

Actuali-

Manual de usuario

DC100000-UGD-ES

17.2 Funciones para la gestión de contenido

Ico no

Nombre


Descripción

H T M L

W eb

Li st as

Li st as

Notas: 1. sin documentos 2. sólo documentos documentos ArchiveLink, ArchiveLink, sólo mediante carga carga de ficheros 3. sólo en el mismo nivel de la jerarquía jerarquía Archivo para entrada 4. no mediante DesktopLink o mediante escenario SAP SAP ArchiveLink. ArchiveLink. Archivo subsiguiente.

5. no mediante Arrastrar Arrastrar y soltar, soltar, sólo mediante mediante iconos de desplazamiento e inserción 6. no mediante Arrastrar Arrastrar y soltar, soltar, sólo mediante mediante iconos de copia e inserción inserción

17.2 Funciones para la gestión de contenido Las funciones de la gestión de contenido (CM), como la visualización de propiedades y versiones, no están disponibles en DocuLink Web UI. Sin embargo, puede visualizar los propios documentos CM como documentos de ArchiveLink, en la ventana derecha o en una ventana diferente. Lo mismo ocurre con la visualización de una lista (de aciertos) externa. Para la visualización en SAP GUI for HTML , están disponibl disponibles es todas las funciones descritas. Ico no

DC100000-UGD-ES

Nombre


Descripción

H T M L

W eb

Vista previa

En el área de documentos

Muestra una presentación preliminar del documento en el área de documento. documento.

x

x

Visualizar


Muestra el documento actual en un viewer.

x

x

Detalle

Tratar lle

Muestra las propiedades del documento para el documento actual o carpeta.

x

-

Propiedades


Muestra las propiedades de atributo en el área de documentos.

x

-

Versiones


Muestra un resumen de las versiones existentes del documento documento actual.

x

-

Propiedades


Muestra las propiedades de la versión del documento seleccionada.

x

-

Crear

Tratar

Crea una carpeta o documento CM.

x

-

Tratar documento CM

Tratar Documento CM Tratar

Trata un documento CM o crea una versión nueva.

x

-

Deta-

Crear


107


Ico no

Nombre


Descripción

H T M L

W eb

Copia local de documento CM

Tratar documento CM Copia local

Archiva una copia local de un documento CM.

x

-

Realizar el check out del documento CM

Tratar Documento CM Efectuar el check in

Bloquea un documento CM para otros usuarios.

x

-

Realizar el check in del documento CM

Tratar Documento CM Efectuar el check in

Desbloquea un documento CM

x

-

Anular el check out del documento CM

Tratar Documento CM Desbloquear documento

Desbloquea un documento CM manualmente.

x

-

Establecer status

Tratar Documento CM Establecer status

Modifica el status de un documento CM.

x

-

17.3 Funciones en imágenes de selección. Estas funciones no están disponibles en la visualización DocuLink Web UI. Para el resto de las visualizaciones, están disponibles todas las funciones descritas. Icono

108

Nombre

Descripción

H T M L

Ejecutar en fondo

Ejecuta la selección de fondo.

x

Opciones de selección

Rango de opciones de selección SAP estándar (mayor de, menor de, incluidos, excluidos, etc.).

x

Selección múltiple

Define la selección múltiple (ob jetos sencillos múltiples, múltiples, secuencias de números de objetos, etc.).

x

Borrar selección

Borra una entrada sencilla en el campo y restaura el último valor grabado.

x

Borrar toda la selección

Borra todas las entradas de los campos y restaura los últimos valores grabados.

x

Manual de usuario

W eb

Li st as

DC100000-UGD-ES

Li st as

17.4 Funciones en listas de aciertos

Icono

Nombre

Descripción

H T M L

Grabar como variante...

Graba las entradas de selección en una variante para el usuario individual o globalmente (se requiere la autorización apropiada).

x

Obtener variante...

Pone a disposición entradas específicas de usuario o globales a partir de una variante definida.

x

Borrar variante

Borra una variante definida por el usuario o global (se requiere la autorización adecuada).

x

Configuración

Marca Marca los atribu atributo toss visu visuali aliza zado dos. s. x

W eb

Li st as

17.4 Funciones en listas de aciertos Estas funciones no están disponibles en la visualización DocuLink Web UI. Para el resto de las visualizaciones, están disponibles todas las funciones descritas. Ico no

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Nombre


Descripción

H T M L

Obtener más datos

Tratar Obtener paquete de datos siguiente

Obtiene más datos si la cantidad de datos que se van a visualizar está limitada.

x

Actualizar

Tratar lizar

Sólo para lista de aciertos separada: Actualiza la visualización después de que se hayan hecho modificaciones a la base de datos.

x

Datos de cabecera

Pasar a Información de cabecera

Sólo para lista de aciertos sepax rada: Muestra los datos de cabecera para la lista de aciertos (por ejemplo, proyecto, versión, vista, objeto de atributo, tipo de nodo).

Clasificar en orden ascendente

Tratar Clasificación ascendente

Clasifica las filas en las columnas marcadas de una tabla en orden ascendente.

x

Clasificar en orden descendente

Tratar Clasificación descendente

Clasifica las filas en las columnas marcadas de una tabla en orden descendente.

x

Desplazar columna

sólo mediante Arrastrar y soltar

Elimina una columna de una vista actual.

x

Actua-


W eb

109

Li st as


Ico no

110

Nombre


Descripción

H T M L

Opciones de salida

Opciones Lista de aciertos (para lista de aciertos en árbol sólo)

Configura una lista de aciertos en vista de árbol: Oculta y muestra columnas, y define las secuencias.

x

Manual de usuario

W eb

DC100000-UGD-ES

Li st as

Capítulo 18

Proyectos de muestra Las vistas estándar de los business objects existentes se ofrecen en DocuLink. De esta manera, es posible utilizar la carpeta aunque sólo quiera archivar utilizando los procedimientos estándar (documentos escaneados, documentos R/3 de salida, listas para impresión). A continuación, se describirán con más detalle algunos proyectos de muestra seleccionados.

18.1 Ejemplo de Puesta a disposición de documentos DVS/PLM El proyecto de muestra Puesta a disposición de documentos DVS/PLM ($EX_DVS) muestra la integración de documentos de un modelo de documento SAP PLM DMS en una vista de DocuLink. Aquí, los documentos PLM de varios tipos de documentos se visualizan en un árbol de DocuLink junto a su registro de información de documentos SAP. Haga doble clic en el documento para visualizar el documento original en el viewer adecuado. Haga doble clic en el registro de información del documento para visualizarla en la transacción PLM correspondiente. No se admiten actualmente otras funciones para este tipo de nodo.

18.2 Ejemplo de Modelo de documento CM Documentos estáticos frente a

Además de la integración de documentos ArchiveLink, también es posible

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Manual de usuario

111

Capítulo 18 Proyectos de muestra

documentos dinámicos

integrar modelos de documentos de gestión de contenido definidos por el usuario específicos de SAP en DocuLink. Al contrario que los documentos de ArchiveLink completos estáticos, los modelos de documentos CM se utilizan bastante para documentos que se están procesando, por ejemplo, para permitir que varios usuarios creen versiones o traten un mismo documento. Los diferentes estados de procesamiento pueden indicarse con el status. Esta funcionalidad se admite también en DocuLink. Como ejemplo de integración de modelos de documentos CM y para describir la funcionalidad CM, se ofrecer el proyecto de DocuLink Modelo de documento CM, en el que se implementan dos modelos diferentes.

Vista de muestra con ramas de producto y cliente

La vista de muestra tiene una estructura sencilla formada por una rama de cliente y producto. Ambos tienen un registro para cada cliente o producto y bajo ellos, cierto número de nodos de jerarquía CM. Sin embargo, los nodos de jerarquía difieren en los modelos de documentos subyacentes.

Estructuras CM

Mientras que para los clientes sólo se admite una jerarquía plana, es decir, subnodos de documentos CM simples, la rama de productos permite la creación de estructuras más complejas usando las subcarpetas CM y los nodos de documentos CM. Sin embargo, dicha estructura CM se trata como un nodo de jerarquía CM simple en el árbol DocuLink.

18.2.1 Funcionalidad Puede probar la funcionalidad de CM, como realizar el check in y check out de documentos, establecer el status o crear documentos con plantillas, en los nodos de jerarquía CM, es decir, en todos los documentos y carpetas por debajo de los registros de datos de producto y cliente.

18.2.1.1 Gestión de status en el proyecto proyecto de muestra En la rama de producto del proyecto de muestra, se implementa también la gestión de status. Se definen cuatro status de documentos diferentes: •

112

En proceso

Manual de usuario

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18.2 Ejemplo de de Modelo de documento CM

•

Verificación de calidad

•

Liberado

•

Rechazado

Se ha diseñado un icono adecuado para cada status que se visualiza en la vista de la aplicación al lado de cada documento el en árbol para indicar su status.

Haga doble clic en el icono de status para modificar el status. Las transiciones de status posibles se definen como Flujo de status En el ejemplo, éstas son: •

De "en proceso" a "verificación de calidad"

•

De "verificación de calidad" a "liberada" o "rechazada"

•

De "liberada" a "en proceso" otra vez

•

De "rechazada" a "en proceso" otra vez

Después de la verificación de calidad, se asigna una actividad a la transición de status: •

Después de la liberación, el documento se convierte a un formato diferente y se archiva como una versión nueva (renderizado).

•

Después del rechazo, el documento se desplaza a un sistema de archivos diferente (migración).

18.2.1.2 Gestión de plantillas en el proyecto proyecto de muestra Debido a que las plantillas no pueden transportarse de un sistema SAP a otro, no se suministran plantillas para esta vista de muestra. Sin embargo, si el administrados ha creado las plantillas, puede intentar crear los documentos con una plantilla. Seleccione una función de creación y, en el diálogo de selección de escenario, marque el escenario Crear documento CM con plantilla. Ahora Ahora no deberá crear un documento nuevo desde el principio; puede crearlo utilizando un documento ya preparado en el que ya se han definido (en parte o por completo) los contenidos, las propiedades y la presentación.

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113

Índice A acceso a transacciones SAP 36 actualización 61 61,, 105 actualización de la visualización 36 Actualizar listas de aciertos 61 ancho de fila listas de aciertos 60 Aplicaciones compatibles con ODMA 69 Archivando para entrada subsiguiente introducción de documentos 69 archivo 42 documentos originales 44 registros de datos con documentos 45 scanner 69 sistema de ficheros (DesktopLink) 69 sistema de ficheros (estándar) 69 Archivo posterior con códigos de barras introducción de documentos 69 Arrastrar y soltar 71 listas de aciertos 60 atributos 13 ayuda 91 DocuLink en Web 91 Ayuda contacto 13 Ayuda F4 Ver “nombre de ayuda para búsqueda” área de documentos documento actual 80 modificación de vistas 81 81,, 83 propiedades de la carpeta 81 81,, 107 propiedades de la versión 82 82,, 107 propiedades del documento 81 81,, 107 visualización de documentos 80 80,, 107 visualización de un resumen de la versión 80 80,, 107 visualizar presentación preliminar 80 80,, 107 B bajada de documentos 73

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borrado 50 50,, 105 DocuLink Web UI 51 línea de selección 54 54,, 108 selección 54 54,, 108 búsquedas nuevas 61 C caché 30 características nuevas en DocuLink 21 Carpetas CM creación 83 83,, 107 opciones de color 92 clasificación listas de aciertos 62 62,, 65 listas de aciertos en árbol 62 columna desplazamiento 61 ocultar 62 conceptos 13 configuración imágenes de selección 56 56,, 108 listas de aciertos 62 listas de aciertos en formato de árbol 63 vista detallada 32 Contacto 10 convenciones 9, 13 conversión 71 copia 105 DocuLink Web UI 48 SAP GUI for Windows 48 copia local Documentos CM 86 86,, 107 creación 105 Carpetas CM 83 83,, 107 copia 43 Documentos CM 84 84,, 107 documentos originales 42 42,, 44 registros 42 42,, 43 registros de datos con documentos 45 Customer Interaction Center Ver CIC D Datos COLD introducción de documentos 70

Manual de usuario

115

Índice

Datos de cabecera listas de aciertos 61 desbloqueo Documentos CM 87 87,, 107 DesktopLink introducción de documentos 69 69,, 70 desplazamiento 105 columna 61 SAP GUI for Windows 48 desplazamientoDocuLink Web UI DocuLink Web UI 48 despliegue 105 nodos 31 todos los nodos 105 detalles 105 nodos 32 DocuLink en Web ayuda 91 funcionalidad 105 DocuLink Web UI archivo de documentos 47 ayuda para entradas 91 borrado de documentos 51 botones de la barra de herramientas 38 creación de documentos 47 creación de nodos 47 creación de registros de datos 47 Documentos CM 41 41,, 107 espacios de trabajo 99 funcionalidad 105 Funciones del navegador Web 28 imágenes de selección 53 nombre de ayuda para búsqueda 91 visualización 19 documento actual área de documentos 80 Documento SAP 105 documentos bajada 73 borrado 50 borrado en DocuLink Web UI 51 copia en la DocuLink Web UI 48 desplazamiento en la DocuLink Web UI 48 envío como correo electrónico 74 impresión 76 propiedades 81 81,, 107 Documentos CM archivado de copia local 107 Archivando copia local 86 borrado 50 copia 48 creación 84 84,, 107

116

creación con una plantilla 85 creación de versiones 85 85,, 107 creación en el editor 84 creación mediante importación de fichero 84 desbloqueo 87 87,, 107 desplazamiento 48 DocuLink Web UI 107 Documento actual 80 Establecer status 88 88,, 107 funcionalidad 112 interfase de usuario 79 introducción 70 listas de aciertos 34 34,, 59 listas de aciertos en árbol 35 modificación de vistas 81 81,, 83 opciones de color 92 propiedades de la carpeta 81 81,, 82 82,, 107 propiedades de la versión 82 82,, 107 propiedades del documento 81 81,, 107 proyecto de muestra 111 realización del check-in 87 87,, 107 realización del check-out 86 86,, 107 status 32 32,, 105 tratamiento 85 85,, 107 visualización de documentos 80 80,, 107 visualización de un resumen de la versión 80 80,, 107 visualizar presentación preliminar 80 80,, 107 Documentos Content Server visualización 37 documentos dinámicos 111 documentos estáticos 111 documentos originales archivo 42 área de documentos 80 80,, 107 creación y archivo 44 dinámicos 111 estáticos 111

E Editor CM 84 elemento nuevo creación 42 escaneado introducción de documentos 69 escenarios de archivo reinicialización 46 46,, 70 espacios de trabajo 99 Estructuras CM 112 estructuras de carpetas 13

Manual de usuario

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Índice

F flujo de status proyecto de muestra 113 funcionalidad 23 DocuLink en Web 105 105,, 105 imágenes de selección 53 53,, 108 listas de aciertos 59 59,, 109 nodos 29 29,, 105 otras 91 vista de lista 105 Funcionalidad Proyecto de muestra Objetos enlazados 14 funciones resumen 105 Funciones de Enterprise Server 100 G Gestión de contenido (Ver También CM) funcionalidad 79 gestión de plantillas proyecto de muestra 113 gestión de status proyecto de muestra 112 GOS 37

J Jerarquía CM 79 79,, 107

I imagen de fondo opciones de usuario 93 imágenes de selección borrado 54 54,, 108 borrado de líneas 54 54,, 108 Borrar variante 56 configuración 56 56,, 108 DocuLink Web UI 53 funcionalidad 53 funciones 108 Grabar como variante... 55 Obtener variante... 55 opciones 54 54,, 108 proceso de fondo 53 53,, 108 selección múltiple 53 Selección múltiple 54 variantes 55 importación de fichero Documentos CM 84 impresión de documentos 76 información paquetes de suplementos 91 transportes 91 Versión de DocuLink 91

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Iniciar visualizador opciones de usuario 93 interfase de usuario área de documentos 79 área de jerarquías 79 Documentos CM 79 SAP GUI for Windows 25 Viewer de contenido 79 Internet Transaction Server (ITS) 18 introducción 7 introducción de documentos Archivando para entrada subsiguiente 69 Archivo posterior con códigos de barras 69 Datos COLD 70 DesktopLink 69 69,, 70 DocuLink Web UI 47 47,, 47 Editor CM 70 escenarios 69 scanner 69 sistema de ficheros (ArchiveLink) 69 sistema de ficheros (DesktopLink) 69

L listas presentación 62 listas de aciertos 34 34,, 53 53,, 105 Actualizar 61 ancho de fila 60 Arrastrar y soltar 60 clasificación 62 62,, 109 configuración 62 Datos de cabecera 61 Desplazar columna 61 en árbol 34 34,, 60 funcionalidad 59 funciones 109 obtención de datos 60 opciones de color 92 proceso de fondo 34 selección múltiple 60 separadas 59 59,, 109 listas de aciertos en árbol 105 105,, 109 clasificación 62 configuración 63 llamada a DocuLink Web UI 27 SAP GUI for HTML 26 SAP GUI for Windows 25


117

Índice

Longitud de salida configuración de la lista de aciertos 65 M Modelo de documento CM proyecto de muestra 111 Modelo de documento DVS proyecto de muestra 111 Modelo de documento PLM proyecto de muestra 111 monitorización de trabajos de salida 77 N navegación 29 Navegador Web funciones estándar 28 visualización 18 18,, 19 nodos 13 (Ver También tipo de nodo) apertura 29 despliegue 30 30,, 31 funcionalidad 29 funciones 105 ocultar 31 31,, 105 opciones de color 92 nombre de ayuda para búsqueda DocuLink Web UI 91 Número máximo de aciertos opciones de usuario 93 O Objetos enlazados Funcionalidad 14 obtención de más datos 60 Obtener más datos 36 36,, 105 ocultar columna 62 listas de aciertos 109 nodos 31 opciones 91 Ver “configuración” opciones de color 92 Opciones de salida 62 62,, 63 Opciones de selección 54 opciones de usuario imagen de fondo 93 Iniciar visualizador 93 Número máximo de aciertos 93 vista 92 vista integrada 93 Visualizar documentos 93 OpenText Imaging Windows Viewer inicio de archivo 71 118

OpenText Online 10 OpenText PDF Converter inicio de archivo 71 OpenText TIFF Converter inicio de archivo 71 Orden de clasificación configuración de la lista de aciertos 65 originales listas de aciertos 109 visualización 35 35,, 105 P pantallas de puesta a disposición Ver “imágenes de selección” PDF Converter Ver “OpenText PDF Converter” plantillas Ver “Plantillas CM” Plantillas CM 85 presentación lista 62 presentación preliminar área de documentos 80 80,, 107 propiedades de la carpeta área de documentos 82 82,, 107 tratar 81 81,, 107 Proyectos 13 proyectos de muestra descripción 111 gestión de plantillas 113 Modelo de documento CM 111 Puesta a disposición de documentos DVS/PLM 111 Puesta a disposición de documentos DVS/PLM proyecto de muestra 111 R realización del check-in Documentos CM 87 87,, 107 realización del check-out anular 87 87,, 107 Documentos CM 86 86,, 107 Records Management iconos 101 integración 101 registros borrado 50 borrado en DocuLink Web UI 51 clasificación 62 creación en DocuLink Web UI 47 tratamiento 41

Manual de usuario

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Índice

resumen funciones 105 Resumen 9 S SAP GUI inicio de archivo 70 SAP GUI for Windows interfase de usuario 25 SAP Web Dynpro 19 selección configuración de las imágenes de selección 56 cómo obtener más datos 36 36,, 105 listas de aciertos 60 60,, 109 nuevas 61 Selección configuración de la lista de aciertos 64 selección múltiple 53 53,, 108 listas de aciertos 60 Servicios de objetos genéricos Ver “GOS” status Documentos CM 88 88,, 107 establecer 88 88,, 107 visualización 32 32,, 105

propiedades 82 82,, 107 resumen 80 80,, 107 Viewer de contenido 79 vista de árbol 37 vista de DocuLink en CIC 97 vista de lista 37 funcionalidad 105 vista detallada 32 vista integrada opciones de usuario 93 vistas lista 37 modificación 30 30,, 81 81,, 83 visualización en CIC 97 visualización en RMS 97 Vistas 13 visualizaciones dependencias 20 DocuLink Web UI 19 SAP GUI for HTML 18 SAP GUI for Windows 18 visualización Documentos Content Server 37 Visualizar documentos opciones de usuario 93

T TIFF Converter Ver “OpenText TIFF Converter” tipografía 9 trabajos de salida 77 transacciones /IXOS/PLM 70 CIC0 97 J6NY 25 25,, 26 J8AM 70 OAWD 70 Transacciones J6NP 18 tratamiento 105 Documentos CM 85 85,, 107 registros 41 V variantes 55 borrado 56 56,, 108 grabado de selecciones 55 55,, 108 obtención 108 uso 55 versiones creación 85 85,, 107 información 91 DC100000-UGD-ES


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OpenText-SAP-Solutions-User-Guide-Spanish.pdf

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