OPENOFFICE.ORG CALC (Avanzado)
Marzo, 2008
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Índice de contenido
INTRODUCCIÓN................... INTRODUCCIÓN.............................. ....................... ........................ ........................ ........................ ........................ ................ ..............................5 ..........................5 OBJETIVO GENERAL.................... GENERAL................................ ........................ ........................ ........................ ........................ .............................................6 .............................6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................. ESPECÍFICOS............................. ........................ ........................ ........................ ...................... ....................................6 ..........................6 OPENOFFICE CALC .................................................................................................................7 CARACTERÍSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC..................... CALC................................. ........................ ....................... ..................7 .......7 FORMATO DE PÁGINA.............................................................................................................7 Márgenes y orientación de la página...................... página.................................. ........................ ....................... ....................... ..................... .............7 ....7 Bordes y fondos..................................................................................................................10 Encabezado y pie de página....................... página................................... ........................ ........................ ....................... .................... ........................11 ...............11 Saltos de página..................... página................................. ........................ ........................ ........................ ........................ ................ ................................14 ............................14 HOJAS DE CÁLCULO....................... CÁLCULO................................... ........................ ....................... ....................... ........................ ................. ...........................16 ......................16 Insertar y borrar.................... borrar............................... ....................... ........................ ........................ ........................ ........................ ....................................16 .....................16 Ocultar y mostrar................................................................................................................17 FÓRMULAS..............................................................................................................................19 Máximos, mínimos, contar y lógicas....................... lógicas.................................. ....................... ........................ ................. ......................19 .................19 Anidar fórmulas..................... fórmulas................................. ........................ ........................ ........................ ........................ ................ .................................21 .............................21 VALIDAR DATOS.....................................................................................................................22 ORDENAR DATOS...................................................................................................................23 INSERTAR FILTROS................................................................................................................26 Filtrado automático.............................................................................................................26 Filtrado de forma predeterminada...................... predeterminada.................................. ........................ ........................ .......................................28 Filtrado de forma especial....................... especial................................... ........................ ........................ ....................... ............... ...........................30 .......................30 GALLERY.................................................................................................................................32 2
Índice de contenido
INTRODUCCIÓN................... INTRODUCCIÓN.............................. ....................... ........................ ........................ ........................ ........................ ................ ..............................5 ..........................5 OBJETIVO GENERAL.................... GENERAL................................ ........................ ........................ ........................ ........................ .............................................6 .............................6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................. ESPECÍFICOS............................. ........................ ........................ ........................ ...................... ....................................6 ..........................6 OPENOFFICE CALC .................................................................................................................7 CARACTERÍSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC..................... CALC................................. ........................ ....................... ..................7 .......7 FORMATO DE PÁGINA.............................................................................................................7 Márgenes y orientación de la página...................... página.................................. ........................ ....................... ....................... ..................... .............7 ....7 Bordes y fondos..................................................................................................................10 Encabezado y pie de página....................... página................................... ........................ ........................ ....................... .................... ........................11 ...............11 Saltos de página..................... página................................. ........................ ........................ ........................ ........................ ................ ................................14 ............................14 HOJAS DE CÁLCULO....................... CÁLCULO................................... ........................ ....................... ....................... ........................ ................. ...........................16 ......................16 Insertar y borrar.................... borrar............................... ....................... ........................ ........................ ........................ ........................ ....................................16 .....................16 Ocultar y mostrar................................................................................................................17 FÓRMULAS..............................................................................................................................19 Máximos, mínimos, contar y lógicas....................... lógicas.................................. ....................... ........................ ................. ......................19 .................19 Anidar fórmulas..................... fórmulas................................. ........................ ........................ ........................ ........................ ................ .................................21 .............................21 VALIDAR DATOS.....................................................................................................................22 ORDENAR DATOS...................................................................................................................23 INSERTAR FILTROS................................................................................................................26 Filtrado automático.............................................................................................................26 Filtrado de forma predeterminada...................... predeterminada.................................. ........................ ........................ .......................................28 Filtrado de forma especial....................... especial................................... ........................ ........................ ....................... ............... ...........................30 .......................30 GALLERY.................................................................................................................................32 2
Insertar imágenes desde Gallery................... Gallery............................... ........................ ........................ .................. ...............................32 .........................32 Gestionar imágenes del Gallery................... Gallery............................... ........................ ........................ ........................ .................... .....................34 .............34 INSERTAR NOTAS...................................................................................................................36 DIAGRAMAS............................................................................................................................37 Construcción de hoja de datos como fueINTRODUCCIÓN..... f ueINTRODUCCIÓN................. ........................ ....................... .................5 ......5 OBJETIVO GENERAL.................... GENERAL................................ ........................ ........................ ........................ ........................ .............................................6 .............................6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................. ESPECÍFICOS............................. ........................ ........................ ........................ ...................... ....................................6 ..........................6 OPENOFFICE CALC .................................................................................................................7 CARACTERÍSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC..................... CALC................................. ........................ ....................... ..................7 .......7 FORMATO DE PÁGINA.............................................................................................................7 Márgenes y orientación de la página...................... página.................................. ........................ ....................... ....................... ..................... .............7 ....7 Bordes y fondos..................................................................................................................10 Encabezado y pie de páginante del diagrama.................... diagrama............................... ....................... ...................... ......................37 ............37 Crear diagramas..................................................................................................................40 Editar títulos y leyendas..................... leyendas................................. ........................ ........................ ........................ ...........................................43 ...............................43 Ejes y cuadrículas de diagramas.................... diagramas................................ ........................ ....................... ....................... ...............................47 ...................47 Autoformato del diagrama..................... diagrama................................. ........................ ........................ ........................ ........................ ............................55 ................55 Alineación de datos del diagrama.................... diagrama................................ ........................ .................... ........................................57 ................................57 Modificaciones del diagrama.............................................................................................58 Diagramas en 3D.................................................................................................................60 Modificar y rotar un u n diagrama tridimensional.............................. tridimensional........................................ ...................................60 .........................60 Efectos 3D en diagramas.................... diagramas................................ ........................ ........................ ........................ ........................ .................................62 .................62 NOMBRES................................................................................................................................67 Definición de nombres.................... nombres................................ ........................ ........................ ........................ ........................ ................. .......................67 ..................67 Insertar nombres.................................................................................................................69 Eliminar nombres................................................................................................................70 Crear nombres.................... nombres................................ ........................ ........................ ........................ ........................ .................. ....................................70 ..............................70 3
FUNCIONES.............................................................................................................................71 Sintaxis..................... Sintaxis................................. ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ .................... ...................................71 ...........................71 Editar argumentos...................... argumentos................................. ....................... ........................ ........................ ........................ .................... .............................72 .....................72 Autopiloto de funciones.....................................................................................................73 DATOS......................................................................................................................................76 Piloto de datos....................... datos................................... ........................ ....................... ....................... ........................ ....................... ..................................76 .......................76 Uso y edición del piloto de datos....................... datos................................... ........................ .................. ......................................79 ................................79 MACROS..................... MACROS................................. ........................ ........................ ........................ ....................... ....................... ..................... ......................................80 .............................80 Grabar una macro...............................................................................................................80 Ejecutar una macro.............................................................................................................81 MOSTRAR / OCULT OCULTAR BARRAS..................... BARRAS................................. ........................ ........................ .................. ..................................83 ............................83 PREFERENCIAS DE APLICACIÓN.........................................................................................85
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INTRODUCCIÓN El presente manual tiene la finalidad de servir como guía de ofimática para el usuario de la aplicación OpenOffice.Org Calc, de Sun Macrosystems, Inc. en entorno de Linux. Utilizado como apoyo, permitirá el fácil manejo y descubrimiento de las bondades de esta herramienta. OpenOffice.Org Calc es indispensable en la administración de cualquier empresa u organismo, brindando la posibilidad de generar reportes en tiempos muy cortos y manejando grandes volúmenes de datos a través de hojas de cálculo, con el agregado de poder visualizar estos valores a través de diagramas de diversos tipos, también se desempeña como una muy buena gestora de datos.
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OBJETIVO GENERAL Capacitar al participante en el uso de Aplicaciones GNU/LINUX, específicamente en OpenOffice.org Calc.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Al finalizar el curso el participante estará en la capacidad de:
Identificar los componentes y funciones de OpenOffice.org Calc.
Utilizar adecuadamente las funciones que brinda OpenOffice.org Calc a nivel avanzado.
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OPENOFFICE CALC OpenOffice.org Calc es una hoja de cálculos que forma parte de las aplicaciones libres de oficina de OpenOffice.org. Es la alternativa libre a Microsoft Excel. Permite el manejo de gran cantidad de datos (generalmente numéricos) rápida y ordenadamente, pudiendo además mostrarlos en diagramas y/o tablas.
CARACTERÍSTICAS DE OPENOFFICE.ORG CALC
Soporta el formato .xls de Microsoft Excel en casi su totalidad.
Puede exportar a archivos PDF nativamente sin usar programas intermedios.
Es totalmente configurable, se puede modificar cualquier opción de página, botones, barras de herramientas y otras opciones de lenguaje, autocorrección, ortografía, entre otros.
Permite proteger documentos con contraseña, guardar versiones del mismo documento, insertar imágenes, objetos OLE, admite firmas digitales, símbolos, fórmulas, tablas de cálculo, diagramas, hiperenlaces, marcadores, formularios, entre otros.
Contiene funciones útiles como un revisor ortográfico, un diccionario de sinónimos, un corrector automático y ordenar los datos según criterios seleccionados.
FORMATO DE PÁGINA Es posible dar una presentación profesional a un documento creado en Calc, para ello debe adecuarse el formato de la página para que se ajuste a las necesidades de espacio, color, bordes, numeración de páginas y otros elementos que se desee.
Márgenes y orientación de la página Siempre que iniciamos un documento en Calc, este nos crea ya un nuevo documento predefinido, donde el tamaño y la orientación del papel como los márgenes del mismo vienen 7
prefijados. Sin embargo, no siempre dicho prediseño del documento va a corresponderse con nuestras necesidades, con lo que tendremos que proceder a cambiar la configuración de la página. Para ello haremos clic en el menú Formato --> Página, al realizar dicha operación nos aparece un cuadro de diálogo denominado Estilo de página: Predeterminado, el cual aparece estructurado en diferentes pestañas, situándonos en la pestaña Página.
Tras realizar dicha operación podemos comprobar la configuración del estilo de página Predeterminado, a través de distintos campos disponibles. De este modo, en el campo Formato, podemos visualizar el formato que tiene asignado el papel, que en este caso es Letter (carta), cuyas dimensiones podemos ver desglosadas en los campos Ancho y Altura, aunque son modificables, de este modo si pulsamos la lista Formato y elegimos otro formato que no sea el Letter, veremos como cambian las dimensiones mostradas en los campos Ancho y Altura, además en la parte derecha del cuadro de diálogo, vemos una representación gráfica de cómo quedaría el papel. Una vez seleccionadas las dimensiones del papel, el siguiente paso es seleccionar su orientación, que es vertical en el estilo de página "Predeterminado". Para cambiar a orientación horizontal pulsaremos en la casilla Horizontal, comprobando cómo ha cambiado la imagen.
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Una vez elegido el tamaño y orientación del papel, el siguiente paso será configurar los márgenes del documento de texto. El estilo de página "Predeterminado" asigna 2,00 cm de margen por cada lado del papel, como podemos ver en los campos Izquierda, Derecha, Arriba, y Abajo.
Cada margen tiene a su derecha dos flechitas opuestas apuntando hacia arriba o hacia abajo: Si se desea incrementar el margen pulsaremos la flechita hacia arriba, y si se quiere disminuir el margen pulsaremos la flechita hacia abajo. De este modo, pulsaremos la flecha hacia arriba hasta que el campo margen tanto derecho como izquierdo indique el valor que deseamos establecer.
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Bordes y fondos Cuando trabajamos con Calc aunque en el entorno de trabajo veamos la cuadrícula, esto en realidad, es para que trabajemos con mayor comodidad, ya que, cuando imprimimos la hoja de cálculo la hoja aparece en blanco. Si lo que se quiere es asignarle bordes a la página y definir el color de fondo, se debe hacer clic en el menú Formato --> Página y se eligen las pestañas Borde y Fondo.
La ventana Bordes es muy similar a la utilizada para asignarle un borde a las celdas, en ella se encuentran las siguientes opciones:
Disposición de las líneas. Podemos hacer que las líneas del borde aparezcan en las siguientes posiciones de la celda:
Sin borde.
Los cuadro bordes.
Sólo borde derecho e izquierdo.
Sólo borde inferior y superior.
Sólo borde izquierdo. 10
Estilo de línea. Definimos en este punto el grosor del borde y también si queremos que sea simple o doble.
Color. Por defecto el color del borde será negro, aunque podemos un retoque estético cambiando el color de las líneas.
Sombra. Podemos causar un efecto de profundidad si al borde le añadimos un efecto de sombreado. Para ello deberemos definir el foco de luz sobre la sombra y hasta qué distancia se proyecta la sombra. Para finalizar, darle un color a la sobra distinto al gris que trae por defecto será un toque colorista que realzará nuestra hoja. El color de fondo que por defecto tendrá una hoja de cálculo será transparente,
aunque, igual que sucede con el borde, existe la posibilidad de cambiarlo. En la ventana de Fondo nos aparece una paleta de colores en la que se deberá elegir el tono que se desea darle al fondo de la hoja y pulsar “Aceptar”.
Encabezado y pie de página Las ventanas Encabezamiento y Pie de página permiten personalizar aún más los documentos impresos ofreciendo la posibilidad de incluir como encabezamiento o pie de página de cada hoja impresa información referente al número de página, nombre del libro o 11
de la hoja, entre otros.
Los encabezados y pie de página que se definen en este cuadro van a pertenecer a la hoja activa en el momento de realizar los cambios. Si se quiere que estos cambios afecten a más de una hoja o al libro completo, se debe seleccionar el conjunto de hojas y luego acceder a la configuración de página. En la imagen anterior aparecen dos botones: Opciones y Editar . Si hacemos clic en Opciones, nos aparecerá un cuadro como el siguiente:
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Mediante este cuadro de diálogo se puede configurar el tipo de borde y línea, su color y el color de fondo del encabezado y del pie de página. Si se hace clic en el botón Editar aparecerá un cuadro como el siguiente:
En él apreciamos tres grandes cuadros que se corresponde con la división que hace Calc de los encabezados y pies de página: parte derecha, central e izquierda. Podemos introducir en cada uno de ellos lo que consideremos oportuno, tan sólo debemos colocar el cursor en el cuadro correspondiente y teclear. En la parte inferior aparecen una serie de iconos Formato
del
texto
introducido.
Inserta, en el lugar en el que
Marcamos el texto, pulsamos este botón y
tengamos
colocado
en el cuadro de diálogo, definimos su
número de página.
el
cursor,
el
formato. Inserta, en el lugar en el que tengamos colocado el cursor, el número total de
Inserta la fecha en la que el documento fue impreso.
páginas. Inserta la hora en la que el documento
Inserta el nombre de la hoja.
fue impreso. Inserta el nombre del archivo.
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Al pulsar Aceptar y se regrese al cuadro Configurar página, se puede apreciar el resultado definitivo.
Saltos de página Una vez definido el área de impresión, Calc, teniendo en cuenta los márgenes que hayamos definido y el espacio que ocupan los datos que queremos imprimir, divide éstos en varias páginas si en una sola no caben todos. El criterio utilizado para el reparto es completar toda la página que será impresa, y lo que no quepa, pasarlo a otra. Si en la siguiente no cabe todo lo que queda, se repetirá la operación y así sucesivamente hasta que se coloca toda la información. Puede que Calc divida la hoja por alguna fila o columna que no sea la más apropiada para los datos que queremos imprimir. Esto puede solucionarse insertando saltos en alguna posición concreta. Calc posee una opción que nos permite ver con más claridad en qué lugares se insertarán los saltos de página. Para acceder a esta opción, en el menú Ver -->
Previsualización del salto de página. La imagen mostrada, como la que aparece más abajo, nos muestra la hoja en una escala menor y con algunos trazos en azul. Las líneas continuas que aparecen delimitan el área de impresión. Las discontinuas muestran los saltos de página sugeridos por Calc.
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En el caso de que se quisiera insertar un salto de página en una localización diferente a la sugerida por Calc, se selecciona la fila o la columna delante de la cual se desea que se produzca el salto. Luego, se hace clic en Insertar --> Salto manual -->Salto de fila o -->Salto de columna.
Si se coloca el puntero del ratón encima de de algunas de las líneas que delimitan un salto de página, veremos como éste cambia de forma, convirtiéndose en una flecha doble. En este momento puede hacerse un clic y arrastrar estas líneas, lo que nos permite modificar fácil y visualmente el área de impresión y los saltos de página. En el caso de desear eliminar un salto de página introducido previamente, se pulsa con el botón derecho sobre ese salto de página, apareciendo ahora la opción Eliminar todos
los saltos manuales.
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Se puede insertar un salto seleccionando una sola celda. En este caso, se generarán dos saltos, un salto se producirá en la fila superior y otro en la columna anterior a las que se encuentre la celda seleccionada. Para eliminar este tipo de salto, se procederá de la misma forma que anteriormente.
HOJAS DE CÁLCULO Insertar y borrar Una hoja de cálculo se compone a su vez de hojas, y aunque el número predeterminado sea de 3 es posible agregar tantas como sea necesario, dependiendo el límite de éstas de la capacidad de nuestro computador. Para crear una nueva hoja pueden hacerse dos cosas:
Se selecciona en el menú Insertar --> Hoja... o
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sobre el indicador de hojas, hacer clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual que se despliega seleccionamos el comando Insertar hoja...
En otras ocasiones será necesario eliminar alguna de las hojas de cálculo del documento. Para hacerlo procedemos de las dos siguientes maneras:
Se selecciona en el menú Editar --> Hoja de cálculo --> borrar . Es importante tener activa la hoja que se desea eliminar. La hoja activa es aquella cuyo cartel en el indicador de hojas aparece en blanco, o
En el indicador de hojas, y sobre el nombre de la hoja que deseemos eliminar, hacemos un clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual se selecciona
Borrar hoja... Ocultar y mostrar Para dar mayor nitidez a la presentación de los datos cabe la posibilidad de mostrar únicamente las hojas de cálculo que contienen datos esenciales, pero sin llegar a borrar nada. Para ocultar una hoja de cálculo, en primer lugar es necesario situarse sobre la hoja que se quiere ocultar, luego, se hace clic en el menú Formato --> Hoja de Cálculo -->
Ocultar . Dicha hoja no está eliminada, sólo no podemos verla, pero si hay alguna referencia a ella, la misma seguirá siendo válida. Si es necesario mostrar de nuevo la hoja se hará clic en el menú Formato --> Hoja de
cálculo --> Mostrar , al elegir esta opción aparece una ventana de diálogo en la que se listan todas aquellas hojas de cálculo que previamente se hayan ocultado. Se hace clic sobre el nombre de la hoja a recuperar y se pulsamos el botón Aceptar . Con esto la hoja de cálculo volverá a aparecer y en el mismo lugar que ocupaba antes de ser ocultada. 17
Renombrar y mover Cuando se crea una hoja de cálculo, el nombre que tiene por defecto es Hoja1, Hoja2… si se quieren personalizar y presentar los datos de forma organizada, es posible cambiar los nombres de cada hoja por uno más conveniente. Para cambiar el nombre a una hoja ya creada se puede elegir una de estas dos opciones:
seleccionar en el menú Formato --> Hoja --> Cambiar nombre. Introduciendo luego el nombre en el cuadro de diálogo que aparece y pulsar Aceptar .
en el indicador de hojas y sobre el nombre de la hoja a modificar, hacer clic en el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar Cambiar nombre...
Si cambiamos el nombre de una hoja de cálculo la referencia al nombre de la misma se actualiza automáticamente. 18
También es posible modificar el orden en el que aparecen las hojas en la barra anterior, para ello sólo debemos pulsar en la pestaña de la hoja y arrastrarlo hasta la localización deseada.
FÓRMULAS Máximos, mínimos, contar y lógicas Calc permite una forma automática de hacer varios cálculos estadísticos sobre los datos de los que se disponen. En el ejemplo del Supermercado Ibarra, será muy conveniente saber qué departamento producen mayores o menores beneficios para hacer los ajustes oportunos. Las siguientes son fórmulas estadísticas que pueden ser muy útiles:
Máximo. Calcula el valor más alto dentro de una lista de datos numéricos. Su sintaxis es la siguiente: =MÁX(Núm1; Núm2;…) Mínimo. Sirve para calcular el valor más pequeño de una lista de datos numéricos. Su sintaxis es =MÍN(Núm1; Núm2;…) Contar . Esta función define la cantidad de números que contiene un rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta función que SÓLO tiene en cuenta las celdas que contienen números, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto. =CONTAR(Valor1; Valor2;…)
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Entre los tipos de funciones con los que cuenta Calc encontramos las funciones lógicas: •
•
•
•
FALSO (). Esta función permite definir un valor lógico como FALSO. Para aplicarla no tenemos más que situarnos en una celda y escribir =FALSO(). VERDADERO (). Del mismo modo que la función FALSO(), nos situamos en una celda y escribimos =VERDADERO(), de este modo estaremos asignando el valor lógico VERDADERO. NO (valor lógico). Esta función invierte valores lógicos. Si por ejemplo la celda A1 tiene asignado el valor VERDADERO, cuando le pasemos la función NO() obtendremos el valor FALSO. La sintaxis sería la siguiente: =NO(A1) O (valor lógico 1; valor lógico 2) . Esta función devuelve VERDADERO si uno de los valores que le pasamos como parámetros es VERDADERO. Supongamos que en la celda A1 el valor es VERDADERO y en la celda A2 el valor el falso. Al pasar la función =O(A1:A2) obtendremos VERDADERO.
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•
Y (valor lógico 1; valor lógico 2) . Esta función devolverá VERDADERO sólo si todos los valores que le pasamos como parámetros son verdaderos. Siguiendo con el ejemplo anterior =Y(A1:A2), donde A1 es VERDADERO y A2 es FALSO, la función Y() nos devolverá FALSO.
Anidar fórmulas Es posible potenciar el uso de Calc si se anidan funciones, es decir, introducir una función dentro de otra y utilizar el valor resultante de una función como parámetro de otra. El orden de preeminencia por el que se llevarían a cabo los cálculos sería de dentro hacia fuera, el más anidado sería el que primero se calcularía y la primera de las funciones la última.
A continuación se explica el ejemplo en el que se anidan dos funciones, la de suma y la de promedio. El objeto de esta fórmula es sumar un rango de celdas y a la propia suma añadirle además el promedio de este rango: =SUMA(PROMEDIO(C5:C7);C5:C8) 21
En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuación se le suma el rango. Se pueden anidar muchas y variadas fórmulas, según las necesidades de cálculo que se tengan, sólo hace falta tener claro cuál es el resultado que se busca.
VALIDAR DATOS En algunos casos es necesario pasar una hoja de cálculo a terceras personas para que rellenen ciertos datos de esta, pero ¿cómo puede asegurar de que los datos que van a introducir se ajustan a los que se demandan? En Calc existe un mecanismo que verifica que los datos introducidos se adaptan a los requisitos de cálculo: las validaciones.
Las validaciones son reglas que definen el tipo de alcance y rango que pueden tener los datos que contenga una determinada celda. Para definir estas reglas se debe:
Seleccionar la celda o rango de celdas sobre las que se aplicará la validación, luego hacer clic en el menú Datos --> Validez .
Aparecerá un cuadro de diálogo. En la pestaña Criterios, se selecciona el formato del valor a introducir, y una vez determinado este se podrá establecer una restricción sobre el valor, ya sea de forma comparativa o absoluta.
En la ventana Ayuda de entrada se introduce un texto de ayuda que le aparecerá al usuario al poner el ratón sobre la celda, por ejemplo: “Introduzca la fecha con el formato DD/MM/AAAA” 22
Por último en Mensaje de error podrá determinarse la alerta que saltará cuando el usuario introduzca un valor que no se ajuste a las reglas definidas. Hay tres tipos de alertas:
Stop rechaza la entrada incorrecta y muestra un diálogo que se debe cerrar pulsando Aceptar. Advertencia o Información muestra un diálogo que se puede cerrar pulsando Aceptar o Cancelar. La entrada incorrecta sólo se recha za si se pulsa Cancelar. La opción Macro permite, a través del botón examinar, que se ejecute una macro en caso de error.
La regla de validación forma parte del formato de la celda y por lo tanto es susceptible de ser Cortada, Copiada y Pegada.
ORDENAR DATOS Los datos que se van registrando en una hoja de cálculo pueden ser ordenados fácilmente en muy corto tiempo si utilizamos el comando Ordenar . Esto permitirá utilizar la información contenida en la hoja de cálculo de la manera más conveniente en un momento determinado.
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Los pasos para ordenar los datos son:
Se seleccionan las celdas a ordenar teniendo cuidado de tomar todas aquellas celdas que relacionen, como en el ejemplo de la página siguiente.
Se hace clic en el menú Datos--> Ordenar...y se despliega una ventana permite elegir cuál será el criterio de ordenamiento, al igual si se hará de forma ascendente o descendente. Los datos puedes ser numéricos o alfabéticos.
Una vez seleccionados los criterios y el orden deseado, se hace clic en Aceptar.
También pueden utilizarse los iconos de la barra, como se ve en la imagen. Si observa el ejemplo, podrá notar que pueden seleccionarse varios criterios
simultáneamente, tomando en cuenta jerarquías: primero por antigüedad, luego por departamento y finalmente por C.I., así, las personas que tienen igual antigüedad se ordenan también alfabéticamente por departamento o numéricamente por cédula de identidad.
Para ordenar los datos con criterios más complejos, se procederá de la siguiente manera: En primer lugar se define el área de datos a ordenar. En Calc esta operación se conoce como “Definir área de base de datos”, que se encuentra en la opción de la barra de menú Datos --> Definir rango. Allí aparecerá una ventana como la del ejemplo, en donde 24
deben llenarse los datos que se piden:
Nombre que se desee darle al área a trabajar.
Rango de celdas que abarcan los datos. Para seleccionar un rango se pulsa el icono y se marcan las celdas del rango, una vez hecha la selección se vuelve a pulsar el icono.
Para finalizar se hace clic en Aceptar. Desde la opción Datos --> Seleccionar área, se puede acceder a cualquier de las
áreas de base de datos definidas sin necesidad de volver a marcar el rango de celdas sobre el que se vaya a trabajar. Al elegir la opción de “Seleccionar área” se muestra una ventana con la lista de las diferentes áreas de base de datos que previamente se haya definido. Se hace clic sobre el nombre del área a operar y se pulsa Aceptar . Con esto el rango de celdas correspondiente a esa área quedará resaltado. Una vez seleccionada el área se pueden ordenar los datos, para ello se siguen los pasos en la barra de menú Datos --> Ordenar. En la ventana de Ordenar se pide definir los siguientes parámetros:
Ordenar según. Se selecciona la columna que desee utilizar como criterio de orden principal, decir, la columna por la que se empezará a orde nar. Ascendente. Ordena la selección del valor mínimo al máximo, es decir, de la A a la Z 25
o del 0 al 9.
Descendente. Ordena la selección del valor máximo al mínimo, es decir, de la Z a la A o del 9 al 0. Después según. Se selecciona ahora la columna que se quiere utilizar como criterio de orden secundario. Este dato es opcional.
Cuando se ordena a partir de una columna se reorganizan las filas que indicadas como criterio y también sus adyacentes, manteniendo con ello la coherencia de la información en la hoja de cálculo.
INSERTAR FILTROS Insertar filtros es muy útil cuando existe una gran cantidad de datos y se requiere uno en particular de manera rápida, sin necesidad de reordenar dichos datos.
Filtrado automático La herramienta de Filtro automático inserta en una o más columnas de datos un desplegable que permite seleccionar las filas que se ajusten a un determinado criterio de búsqueda. Para aplicar un filtro es necesario:
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Seleccionar las columnas en las estén los datos a filtrar.
En el menú de herramientas hacer clic en Datos --> Filtro --> Filtro automático o bien, podemos acceder directamente a esta función pulsando el icono de la barra de herramientas Filtro automático. Las flechas del cuadro combinado se muestran en la celda de la primera fila del área seleccionada.
En cada encabezado aparecerá una flecha
que desplegará una ventana en donde
puede seleccionar el dato o criterio que necesite.
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Una vez realizada la selección en el desplegable sólo aparecerán las filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecerán ocultas. Para saber si quedan filas ocultas, se observa si los números de las filas son correlativos, de no ser así querrá decir que hay datos que no se muestran. La columna que se utilice para aplicar el filtro se diferencia del resto en que aparecerá de color azul. Si se quiere volver a mostrar todas las filas se pulsa la flecha de filtrado en la columna o columnas que hayamos seleccionado previamente y se elige la opción todo. Si aún habiendo aplicado un filtro la lista de valores es excesivamente larga se puede pedir a Calc que nos muestre sólo -Los 10 primeros- con lo que se muestran únicamente los 10 valores más altos. Al querer dejar de utilizar el Filtro automático:
Se seleccionan de nuevo las columnas a las que inicialmente se les aplicó la opción de Filtro.
En la barra de menú seguimos la siguiente secuencia Datos --> Filtro --> Filtro
automático.
Se puede pulsar directamente el icono Filtro automático de la barra de herramientas.
Filtrado de forma predeterminada A través del Filtro predeterminado es posible aplicar otras condiciones al filtrado de filas.
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Para aplicar el filtro predeterminado a una hoja de cálculo seguiremos los siguientes pasos:
Se seleccionaremos las columnas que contengan las filas cuyos datos se desean filtrar.
En la barra de menú se hace clic en el menú Datos --> Filtro --> Filtro
predeterminado… En la ventana de Filtro predeterminado se rellenan los siguientes campos:
Nombre del campo. Se refiere al valor de la primera fila, que al aplicar un filtro toma este valor como el nombre de referencia a la columna.
Condición. Establece el criterio sobre el que hacer el filtrado. Las posibilidades son:
=. Valores iguales a
<. Menor que.
>. Mayor que.
<=. Menor o igual.
>=. Mayor o igual.
<>. Distinto de.
El mayor. El valor más alto.
El menor. El valor más bajo.
El mayor %. El valor que se da con mayor frecuencia.
El menor %. El valor que se da con menor frecuencia.
Valor . En este campo se elige uno de los valores que aparecen en cualquiera de las filas comprendidas en la columna seleccionada. Este será el término con el que se hará la comparación establecida en el campo de Condición.
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Vínculo. Cuando se utiliza filtros en Calc es posible utilizar más de una columna. En ese caso se puede vincular un criterio con otro. Es decir, utilizar un criterio de filtro para la primera columna y otro para la segunda. Los vínculos pueden ser:
Y. Obliga a que se cumplan los dos criterios de filtrado.
O. Sólo es necesario que se cumplan uno de ellos para que entre dentro del criterio de filtrado.
Se pulsa el botón Aceptar y ¡listo!
Antes de aplicar el Filtro predeterminado se puede elegir de entre una serie de
Opciones:
Mayúsculas/Minúsculas. Al filtrar los datos considerará una palabra en minúsculas como diferente a la misma escrita en mayúsculas. El área contiene los títulos de columnas. En el caso de que la primera fila de la columna seleccionado no contenga el título, sino que sea un valor más a considerar, se deberá quitar la marca de verificación de esta casilla. Copiar resultado en... Se selecciona la casilla de verificación y, a continuación, el área en la que se quiere que aparezcan los resultados del filtro. Esta opción será de gran utilidad, ya que permite mantener la tabla de datos original y la filtrada en una misma vista.
Filtrado de forma especial Este filtro permitirá aplicar los criterios del filtro directamente de los valores recogidos un área de celdas. En un área de la hoja de cálculo está la tabla de datos sobre la que se quiere aplicar el filtro. Supongamos las columnas A y B. 30
Lo primero que debe hacerse es seleccionar las columnas, y en el menú elegir Datos
--> Filtro --> Filtro especial .
Nos aparece un cuadro de diálogo con los siguientes campos:
Leer criterios del filtro en. En este campo se seleccionará el nombre del área donde se encentran los valores que servirán de criterio de filtrado o se escribirá el rango de celdas correspondiente. Reducir/Aumentar . Este icono nos permite volver a la hoja de cálculo para seleccionar el rango que contiene los criterios de filtrado. Se hace clic de nuevo sobre el icono y se regresa al cuadro de diálogo Filtro especial. Cuando se pulsa el botón Aceptar se aplicará el filtro a partir de los datos contenidos
en el área seleccionada.
Antes de aplicar el Filtro especial se puede elegir de entre una serie de Opciones:
Mayúsculas/Minúsculas. Al filtrar los datos considerará una palabra en minúsculas como diferente a la misma escrita en mayúsculas. 31
El área contiene los títulos de columnas. En el caso de que la primera fila de la columna seleccionada no contenga el título, sino que sea un valor más a considerar, se debe quitar la marca de verificación de esta casilla. Copiar resultado en... Seleccione la casilla de verificación y, a continuación, el área en la que queremos que aparezcan los resultados del filtro. Esta opción será de gran utilidad, ya que permite mantener la tabla de datos original y la filtrada en una misma vista. Si se desea desaparecer el filtro sólo se tendrá que seguir la siguiente secuencia
Datos --> Filtro --> Borrar filtro, con lo que la hoja de cálculo volverá a su estado original.
GALLERY Calc permite añadir imágenes y objetos prediseñados disponibles en una galería de objetos denominada Gallery.
Insertar imágenes desde Gallery
Para abrir la galería de objetos que trae Calc se debe pulsar el botón Gallery ubicado en la barra de funciones o a través del menú Herramientas --> Gallery . Al hacer esto aparece una ventana dividida en dos partes, por un lado, en la parte izquierda aparecen los distintos temas en los que está agrupada la galería de objetos, atendiendo a la naturaleza de los mismos, y en la parte derecha aparecen desglosados los distintos objetos ubicados en cada tema.
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De este modo, vemos que en el tema Viñetas aparecen distintos iconos susceptibles de utilizar como viñetas, en el tema Sonidos aparecen distintos archivos de sonido que podemos agregar, etc. Para insertar en el documento la imagen deseada, se selecciona y se hace clic con el botón derecho del ratón, lo que despliega una ventana que dice Añadir . Se selecciona Copia y listo, la imagen quedará en el documento. También se puede incrustar la imagen seleccionando la imagen y arrastrándola al documento.
Por otro lado, Gallery también permite crear temas nuevos, por ejemplo, sería muy útil crear un nuevo tema para albergar las fotos del supermercado Ibarra, pues tendrían que utilizarse muchas veces fotos de los productos ofertados. Para crear un nuevo tema se hace clic en el botón Nuevo tema... , con lo que se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades de Nuevo tema, se sitúa en la pestaña General . desde la cual se introduce el nombre del tema que se quiera crear, por ejemplo Fotos
supermercado.
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Una vez dado el nombre al nuevo tema se pulsa la pestaña Archivos, una vez allí se pulsa el botón Buscar archivos... y se selecciona la carpeta donde se encuentran las imágenes que se desean importar al nuevo tema de la galería.
Una vez seleccionado la carpeta aparecerán todos aquellos archivos compatibles con los elementos del Gallery , pudiéndose visualizar cada uno pulsando la casilla
Previsualización, siempre y cuando sea un archivo de imagen. Por último, se pulsa Añadir o Añadir todos, según la preferencia. Gestionar imágenes del Gallery Para configurar el texto de un objeto, por ejemplo un cuadro de texto, dándole estilos de objeto FontWork, se debe seleccionar el mismo, e ir al menú Formato y seleccionar la opción FontWork . Desde el cuadro del diálogo FontWork pueden asignársele al texto distintas formas, ya sea en forma de perspectiva o arco, añadirle sombras o crear un contorno, etc..
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Si por ejemplo, se quiere configurar el nombre de la empresa "HELADERÍA
CONTINENTAL" de forma que la imagen se distribuya en forma de arco alrededor de la imagen. Para ello se selecciona del cuadro de diálogo FontWork la forma Semicírculo superior ,
sin embargo, no se apreciará el cambio de texto hasta que esté activada la
casilla Desactivado.
Por lo tanto, se debe seleccionar el tipo de ajuste del texto a la línea de referencia, de este modo se debe seleccionar el ajuste Rodar
, quedando ahora el texto curvado.
Ahora el texto está alineado a la izquierda, sin embargo se puede modificar la alineación del texto, por ejemplo para asignar una alineación justificada del texto al tamaño del objeto, para ello debe de pulsarse el icono Texto - tamaño automático
,
expandiéndose la imagen a la derecha e izquierda.
Debajo de los iconos de alineación se encuentran con los campos de espaciado, de este modo si se quiere insertar una distancia de 0,10 cm desde la línea de referencia al texto, se inserta dicho valor en el campo Espaciado vertical .
Por último, también se puede asignar una sombra al texto del objeto: primero se 35
selecciona el tipo de sombras deseada, entre las opciones, Ninguna sombra, Sombra
vertical , o Sombra oblicua.
Al seleccionar un tipo de sombra, se pueden configurar opciones como el color de la sombra por ejemplo Gris al 70%, la distancia vertical entre el texto y la sombra (45 %), así como la distancia horizontal entre el texto y la sombra (90 º ).
INSERTAR NOTAS A modo de recordatorio o aclaración, para nosotros mismos o para otra persona que trabaje con nuestra misma hoja de cálculo se pueden insertar notas informativas. Para insertar una nota se hará lo siguiente: 1.- Situarse en la celda donde desee hacerse la llamada. 2.- Hacer clic en el menú Insertar --> Nota. 3.- Aparecerá una pequeña ventana de color amarillo claro en donde se escribirá el texto necesario.
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4.- Una vez deseleccionada la celda la nota quedará insertada. Cuando insertamos una nota en la esquina superior derecha de la celda que la contiene aparece una marca roja.
5.- Se podrá leer el contenido de la nota sólo con pasar el cursor por encima de esta marca roja.
Si en algún momento no pueden verse las notas debe asegurarse que la Ayuda emergente está activa. Para ello debe hacer clic en el menú principal las opciones Ayuda -->
Ayuda emergente.
DIAGRAMAS Mostrar la información de una hoja de cálculo puede resultar mucho más cómodo y vistoso al hacerlo en un diagrama o gráfico, esto ayudará a la visualización e interpretación de los datos.
Construcción de hoja de datos como fuente del diagrama Primeramente comenzaremos explicando una de las formas más eficientes de obtener los datos para elaborar un diagrama, consistente en mantener separados en dos archivos de hoja de cálculo independientes los datos y el diagrama en sí. En primer lugar se crea una hoja de datos a partir de la cual se creará el diagrama. Continuando con el ejemplo del Supermercado Ibarra, en una hoja de cálculo nueva introduciremos en la columna A los meses del año, y en la columna B datos de los ingresos 37
del supermercado durante el último ejercicio. Las primeras filas se utilizarán para los encabezados, es decir, para darle título a los datos de las columnas. Resultará como se ve a continuación:
Para poder utilizar estos datos en una nueva hoja de cálculo debemos definir el área de datos que los contiene, para ello recordamos los pasos a seguir:
1.- Marcamos la tabla de datos. 2.- En la barra de menú seleccionaremos Datos --> Definir rango … 38
3.- En el cuadro de diálogo que nos aparece le damos un nombre, en este caso “ingresos”. 4.- Pulsamos el botón Aceptar . Ahora se puede guardar esta hoja de cálculo, cerrarla y abrir una nueva que será donde se generará el gráfico.
Para poder emplear los datos que recién guardados, en la nueva hoja de cálculo se elige la opción Insertar -> Vínculo con datos externos. En la ventana que aparece debe aportarse la siguiente información:
URL de la fuente de datos eterna. Se busca en el disco duro el archivo de hoja de cálculo en la que se ha guardado la tabla de datos, luego se selecciona y se pulsa el botón Aceptar Hojas/Áreas disponibles. Se muestra un listado con las áreas de datos que contiene la hoja de cálculo seleccionada. Actualizar cada. Esta opción permitirá manejar siempre los últimos datos en caso de que la fuente esté siendo modificada.
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Pulsamos Aceptar y los datos de la hoja de cálculo original aparecen en nuestra hoja actual.
Crear diagramas A partir de la tabla de datos crearemos un diagrama en el que quedarán representados gráficamente los datos. 1. Se marca el área que contiene los datos a representar en el diagrama. Siempre es conveniente marcar primero las filas desde arriba y de izquierda a derecha, ya que normalmente los rótulos de nuestro eje X y nuestro eje Y están en la cabecera de la tabla de datos. 2. En la barra de menú se hace clic en Insertar --> Diagrama. 3. En la ventana Formateado automático de diagrama se encuentran las siguientes opciones:
Área. En este campo se introduce el rango de datos que se representará gráficamente. Si se ha seleccionado previamente el área de datos este campo ya aparecerá relleno. Primera fila como título. La primera fila de la selección servirá como etiqueta del rango de datos. 40
Primera columna como título. Utiliza los datos de la columna de la izquierda de la selección como etiquetas para el área de datos. Resultados en la tabla. Especificamos aquí dónde queremos situar el diagrama. Se puede elegir entre cualquiera de las hojas que ya contiene la hoja de cálculo o bien en una hoja nueva.
4. Se pulsa Siguiente y se pasa a la siguiente fase de creación del diagrama.
5. Ahora se elige el tipo de diagrama entre la selección que ofrece Calc. Además del tipo de diagrama debe configurarse:
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Representación de texto en previsualización. Muestra los textos que acompañan al diagrama, como leyendas, encabezamientos y títulos de ejes. Datos en. En este campo se selecciona si se quiere la representación de la serie de datos organizados en filas o columnas. Seleccione una variante. Selecciona el tipo de diagrama que desea crear.
6. Pulsamos el botón Avanzar>> y se nos muestran una serie de posibilidades “extras” en cuanto a la presentación del tipo de diagrama que hemos elegido en el paso anterior. 7. Volvemos a pulsar Avanzar>> y con esto llegamos al último paso de la creación de una gráfica. En este punto pondremos título a determinadas áreas el diagrama:
Título de diagrama. Este será el título genérico para todo el diagrama. Leyenda. Se marca la casilla de verificación si se desea que aparezca la leyenda acompañando al gráfico. Previsualización. Ofrece una vista previa del tipo de diagrama seleccionado. Mostrar los objetos de texto en previsualización. Muestra objetos de texto, como leyendas, encabezamientos y títulos de ejes en la previsualización. Series de datos en. En este campo se selecciona si queremos la representación de la serie de datos organizados en filas o columnas. 42
Título de eje. En los siguientes campos daremos los títulos a cada uno de los ejes del diagrama.
Eje X. Etiqueta del eje horizontal.
Eje Y. Etiqueta para el eje vertical.
Eje Z. Etiqueta para el eje z. Esta opción sólo estará disponible si hemos elegido previamente un diagrama tridimensional.
8. El último paso será pulsar el botón Crear , con ello el diagrama aparecerá en la hoja seleccionada. Antes de crear definitivamente el diagrama pueden devolver sobre las acciones realizadas pulsando <
Editar títulos y leyendas En ocasiones es necesario modificar el texto o las propiedades de algún elemento de un diagrama ya presente en nuestra hoja de cálculo. En primer lugar se debe seleccionar el diagrama haciendo clic sobre él, luego se pulsa el botón derecho del ratón y se elige la opción Editar . También puede accederse al modo edición de diagramas haciendo doble clic sobre este.
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Una vez en el modo de edición de diagramas se puede seleccionar cada uno de los elementos del mismo individualmente. Al seleccionar el título del diagrama o la leyenda, pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opción Propiedades del objeto, o haciendo doble clic, se abre una ventana Título con varias pestañas:
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Bordes. En esta pestaña se manipulan las siguientes propiedades del objeto Título:
Estilo. Puede aplicarse un trazo de línea continua, discontinúa, punteada… Color . Un menú desplegable muestra las distintas gamas de colores aplicable al borde. Ancho. Este parámetro modifica el grosor de la línea de borde. Transparencia. una transparencia del 0% hará la línea de borde opaca, mientras que una del 100% la convertirá en completamente transparente.
Área. La zona que cubre este objeto puede adoptar diferentes rellenos:
Ninguno. Por defecto, el área de la zona de título y de la leyenda es transparente, y será esta la que se encuentra marcada al pulsar sobre la pestaña. Color . Esta opción abre una paleta en la que se selecciona el color deseado para aplicar al área. Gradiente. Permite aplicar transiciones de un color a otro mediante un efecto de degradado. Trama. El entramado que se quiera darle de fondo al objeto puede ser cambiado eligiendo entre los que aparecen en la paleta, así como su color. Mapa de bits. Por último, puede aplicarse como fondo del área del objeto una imagen. En relación a la imagen colocada de fondo al área se dispone de las siguientes opciones adicionales:
Tamaño. Aquí se especifican las dimensiones de la imagen. Para evitar que la imagen se deforme se activa la casilla de “Relativo” para mantener las proporciones originales. Posición. Sirve para elegir el desplazamiento de la imagen y sobre qué eje se quiere que este se produzca. Desplazamiento. También puede desplazarse el mapa de bits directamente a través de las filas y las columnas. 45
Transparencia. El objeto título y el objeto leyenda pueden asumir distintos grados de transparencia. Una transparencia del 100% hará los objetos invisibles mientras que la transparencia del 0% los devuelve a su estado original. Gradiente. Un objeto no tiene porqué ser uniformemente transparente, la opción de gradiente hace posible que la transparencia sea aplicada de forma progresiva, bien de un extremo a otro del objeto, en el caso del gradiente lineal , o bien, del centro a los extremos en el caso del gradiente radial .
Caracteres. En esta pestaña se modifican las propiedades relativas a:
Tipo de fuente.
Estilo (negrita, cursiva, etc.)
Tamaño.
Efectos de fuente. El texto de los títulos y la leyenda pueden recibir los siguientes efectos:
Subrayado. Subraya el texto.
Tachado. Tacha el texto Tanto en el subrayado como en el tachado se puede cambiar el color de la línea, y
activando la casilla Por palabras se consigue que sólo se subrayen las palabras y no toda la frase.
Relieve. Hay dos tipos de efecto de relieve: El relieve saliente hace que los caracteres parezcan sobresalir de la página. El relieve grabado hace que los caracteres parezcan estar hundidos en la página.
Alineación. El texto puede adoptar una alineación distinta a la horizontal. Veremos cómo:
Botón ABCD. Pulsando este botón el texto adopta inmediatamente la orientación vertical, siendo su lectura de arriba abajo.
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Grados. Si se pulsa el punto negro y se hace girar el texto se orientará del mismo modo que se ve en las letras ABCD de dentro del círculo. Puede asignarse una alineación más precisa si se introduce el parámetro de grados,
ya sea colocando los números o utilizando la flecha. Para aplicar los cambios sobre el título o a la leyenda del diagrama se hace clic en el botón Aceptar . En cualquier momento se puede devolver los valores iniciales al diagrama pulsando el botón Restablecer.
Ejes y cuadrículas de diagramas Puede que en algún momento se quiera presentar un diagrama más simplificado, haciendo que aparezca menos “recargado” eliminando las cuadrículas. En Calc existe la posibilidad de que aparezcan o no las líneas horizontales y verticales del diagrama. Para manipular la cuadrícula del diagrama se comienza por editarlo, haciendo doble clic sobre él o haciendo un clic con el botón izquierdo del ratón y luego con el derecho y eligiendo la opción Editar . Una vez seleccionado el diagrama aparecerá una nueva barra de
herramientas en la parte izquierda o en la superior de la pantalla (es posible moverlo de lugar a gusto del usuario).
Mostrar/Ocultar cuadrícula horizontal aparecerán o desaparecerán las líneas horizontales del diagrama. Si se pulsa el icono Mostrar/Ocultar cuadrícula vertical aparecerán o desaparecerán las líneas verticales de nuestro diagrama. Pulsando
el
icono
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Tipos de diagrama Calc proporciona una amplia variedad de tipos de diagramas para mostrar los datos de las hojas de cálculo. En muchas ocasiones sólo se conoce el sentido de algunos de ellos, desperdiciando otros que podrían mostrar de forma mucho más cómoda y clara la información. A continuación presentaremos algunos diagramas de los que se dispondrán y cuál es el sentido de cada uno. Hay que tener en cuenta que cada tipo de diagrama comentado presenta habitualmente subtipos o variaciones.
Diagrama de Áreas 2D: Muestra la importancia relativa de los valores en un período de tiempo. Este muestra la cantidad del cambio (magnitud de valores).
Diagrama de Barras 2D : Muestra las cifras individuales en un determinado momento o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% 48
muestran relaciones con un todo. En este tipo de diagrama, las abscisas se organizan verticalmente y las ordenadas horizontalmente, poniendo más énfasis en las comparaciones y menos en el flujo del tiempo.
Diagrama de Columnas 2D : Muestra variaciones en un período de tiempo o ilustra comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados y apilados 100% muestran relaciones con un todo. Las abscisas de este diagrama se organizan horizontalmente y las ordenadas verticalmente.
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Diagrama de Líneas: Muestra tendencias o cambios en los datos en un período de tiempo y a intervalos regulares. Aunque es semejante a un diagrama de áreas, este resalta el flujo del tiempo y la tasa de cambio, y no la magnitud del cambio.
Cotizaciones: Los subtipos de máximos, mínimos y de apertura, máximos, mínimos y cierre ilustran los valores de las cotizaciones bursátiles. El subtipo de apertura, máximos, mínimos y cierre a veces se conoce con el nombre de diagrama de candelero. También podemos usar el diagrama de máximos, mínimos y cierre para datos científicos, como por ejemplo, para indicar cambios de temperatura.
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Circular 2D: Muestra las relaciones o proporciones de las partes con un todo. Este diagrama es de utilidad cuando se pretende destacar un elemento importante. Un diagrama circular siempre se compone de una serie de datos excluyentes, es decir, en donde no se repiten datos u opciones dentro de otras selecciones.
Radial: Muestra cambios o frecuencias de las series de datos relativos a un punto central y a cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que parten del punto central. Las líneas conectan todos los marcadores de datos en la misma serie.
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Diagrama de Áreas 3D : Muestra una vista tridimensional de un diagrama de áreas que destaca la suma de los valores trazados y separa las series de datos de un diagrama en diferentes filas, a fin de mostrar las diferencias entre las series de datos.
Diagrama de Barras 3D : Muestra una vista tridimensional de un diagrama de barras, que destaca valores de elementos en un determinado momento o establece comparaciones entre elementos. Los subtipos apilados (como el de la ilustración) o apilados 100% muestran relaciones con un todo.
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Diagrama de Columnas 3D: El diagrama simple muestra marcadores de columnas tridimensionales en el eje X. El diagrama de columnas con perspectiva (como el de la ilustración) compara puntos de datos en dos ejes (el X de abscisas y el Y de ordenadas). En ambos estilos los valores de los datos se trazan en el eje Z.
Diagrama Circular 3D: Muestra una vista tridimensional de los datos que destaca los datos presentados en los sectores frontales.
Formato manual del diagrama Cuando se selecciona un diagrama y pasa a comportarse como un objeto independiente dentro de la hoja de cálculo, aparece una barra de herramientas en la parte izquierda de la pantalla que permite manipular distintas propiedades del diagrama.
Mostrar/Ocultar título. Esta opción permite que desaparezca el título del diagrama. 53
Siempre es mejor “ocultar” el título de un diagrama que seleccionarlo y eliminarlo pulsando la tecla “suprimir”, ya que al ocultarlo se tiene la posibilidad más adelante de volver a mostrarlo.
Mostrar/Ocultar leyenda. Si no se desea mostrar la leyenda de datos porque el diagrama es lo suficientemente simple e intuitivo como para no necesitarla y su presencia recargaría el diagrama a través de esta herramienta, este puede ocultarse. Mostrar/Ocultar título del eje . Muestra u oculta los títulos de los ejes horizontal y vertical ( X e Y ) del diagrama. Mostrar/Ocultar la cuadrícula horizontal. Este icono permite que no se muestren las líneas horizontales, que se corresponden con los datos del eje y del diagrama. Mostrar/Ocultar la cuadrícula vertical . Tiene la misma funcionalidad que la herramienta anterior pero actúa sobre las líneas verticales, que se corresponden con el eje x.
Modificar el tipo de gráfica. Supongamos que al crear el diagrama la primera vez se eligió el tipo “líneas” y ahora se quiere convertirlo al tipo “barras”. Pues bien, esta herramienta muestra la ventana donde aparecen los distintos tipos de gráfica que Calc ofrece. Invocar el asistente de autoformato. El asistente de autoformato es la guía paso a paso a partir de la cual se creará el diagrama la primera vez. Esta herramienta permite rehacer paso a paso el diagrama, desde el punto de partida volviendo sobre los pasos, es decir, el rango de datos que sirve de fuente al diagrama, pasando por la elección de tipo de gráfico y títulos del diagrama y ejes. Datos del diagrama. Esta herramienta nos permite editar las fuentes de datos externas a Calc o Writer, transfiriendo datos desde la fuente original al diagrama, en primer lugar y adicionalmente las siguientes operaciones:
Insertar una nueva fila. 54
Insertar una nueva columna.
Eliminar una fila.
Eliminar una columna.
Intercambiar la columna actual con la fila de la derecha.
Intercambiar la fila que tengamos seleccionada con la inferior.
Ordenar filas/columnas en orden ascendente.
Datos en filas. Esta herramienta modifica la disposición de las series de datos en filas. Es decir, cada fila de datos es representada en la leyenda de la gráfica como si de un dato independiente se tratara. Datos en columnas. Las series de datos se disponen normalmente en columnas, con lo que la primera columna se representa en el eje X y la segunda columna y restantes con los datos del eje Y. Modificar la escala del texto . Con esta herramienta activa, al cambiar el tamaño del diagrama el texto se redimensionará para mantener la proporción original, es decir, si el diagrama se agranda el texto aumentará de tamaño, y disminuirá si se reduce el diagrama. Nueva alineación de la gráfica. Ya que es posible mover los distintos elementos que constituyen el diagrama (gráfica, título, leyenda) esta herramienta será muy útil si se desea devolver al diagrama su configuración original.
Autoformato del diagrama Al hacer clic en el icono Tipo de diagrama aparece la ventana del mismo nombre. En esta ventana puede modificarse, además del tipo de diagrama (líneas, barras, sectores…) y sus variantes, las siguientes propiedades:
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Categoría de diagrama. Permite mostrar el diagrama en 2D (2 dimensiones) ó 3D (gráfico tridimensional). Los diagramas tridimensionales darán mayor atractivo al diagrama pero pueden dificultar su interpretación. Resolución. Para el caso especial de las gráficas de puntos unidos por una línea se puede indicar el número de puntos calculados para la generación de la línea. A mayor resolución, mayor número de puntos y por tanto, mayor precisión del diagrama. Al aplicar el autoformato se tiene acceso a opciones que el asistente no mostró en un primer momento.
Una de estas opciones es la edición del fondo de la gráfica. Mediante la ventana Área
del diagrama es posible realizar cambios en:
Bordes. Actúa sobre el borde del diagrama permitiendo cambiar la línea continua que aparece por defecto por una línea discontinua y de simple a doble. Área. Actúa sobre el área del diagrama alterando las propiedades de:
Relleno. Pudiéndose quitar completamente, darle un color de la paleta, darle degradado, un entramado y por último, aplicarle una imagen de fondo. 56
Posición. Sirve para elegir el desplazamiento de la imagen y el eje en que se desea que este se produzca.
Tamaño. Mediante los desplegables se puede darle un ancho y un alto específico al diagrama.
Desplazamiento. Es posible desplazar el mapa de bits directamente a través de las filas y las columnas.
Transparencia. Por defecto, cuando es insertado un diagrama, este es opaco, es decir, tapa completamente el área que ocupa. Mediante el parámetro transparencia pueden dejarse ver las celdas de fondo a través del diagrama.
Alineación de datos del diagrama En función de cómo estén distribuidos datos dentro de la hoja de cálculo estos deben considerarse en filas o en columnas:
Si los datos están dispuestos verticalmente en la hoja de cálculo, entonces, se elige la opción Columnas, con los que cada fila corresponderá a una entrada en el eje X bajo el título genérico de la segunda columna.
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Por el contrario, si los datos están dispuestos horizontalmente en la hoja de cálculo, se selecciona la opción Filas, con lo que cada columna de nuestra tabla de datos se corresponderá con una entrada del eje X bajo el título genérico de la segunda fila.
Si no se elige la disposición adecuada de los datos, cada fila o cada columna que se muestre en el eje X se considerará como un dato independiente y en la leyenda aparecerán tantos elementos como filas o columnas se tengan en la tabla de datos, dificultando la interpretación del gráfico.
Modificaciones del diagrama
Tamaño del diagrama. Lo primero que debe hacerse es seleccionar el diagrama de la hoja de cálculo haciendo un solo clic sobre él con el botón izquierdo del ratón. Al hacerlo aparecen una serie de cuadraditos verdes que rodean al diagrama. Estos cuadraditos verdes reciben el nombre de manejadores.
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Situando el cursor sobre cada uno de estos manejadores la forma del manejador cambiar adoptando la forma de una flecha con puntas a ambos extremos. Haciendo clic y arrastrando sobre uno de estos manejadores se estará cambiando el tamaño del diagrama.
Posición del diagrama . Para mover el diagrama es necesario seleccionarlo primero, cuando se sitúa el cursor sobre el área del diagrama se observa que el diagrama vuelve a cambiar, pero en esta ocasión la forma que adopta es de dos flechas cruzadas. Se hace clic y se arrastra a los largo de nuestra hoja de cálculo, soltándolo cuando el diagrama esté en la posición deseada.
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Gracias a estas dos opciones, modificar el tamaño y mover el diagrama puede presentarse nuestra hoja de cálculo de una forma organizada.
Diagramas en 3D La primera vez que se inserta un diagrama en la hoja de cálculo el asistente no da la posibilidad de crearlo directamente en 3D, por lo que es necesario crearlo en dos dimensiones y posteriormente modificarlo. Para seleccionar un diagrama ya presente en la hoja de cálculo se hace doble clic sobre él o bien se selecciona con un clic del botón izquierdo del ratón y luego pulsamos el botón derecho y elegimos la opción Editar. Una vez seleccionado el diagrama como objeto independiente, en la barra de herramientas de la izquierda habrán aparecido las herramientas de diagrama. De entre ellas se elige Tipo de diagrama, con lo que se abre la ventana del mismo nombre. En esta ventana es donde tenemos la opción de dotar de perspectiva a nuestro diagrama mediante el efecto 3D. Para finalizar se hace clic en el botón Aceptar.
Modificar y rotar un diagrama tridimensional Los diagramas tridimensionales, del mismo modo que tradicionales en 2D pueden ser 60
modificados en cuanto a tamaño, colores, etc. Además por sus características especiales pueden ser modificados en cuanto a rotación. Para rotar un diagrama 3D se selecciona el diagrama, y una vez en el modo de edición se selecciona el diagrama tridimensional. Es muy importante poder rotar un diagrama de sectores ya que el sector porcentualmente mayor puede quedar en primer lugar con lo que los datos menos representativos al fondo e inclinados resultan difíciles de ver. Cuando se ha seleccionado el diagrama éste queda rodeado por puntos rojos, si se sitúa el ratón sobre él área del diagrama el cursor cambia, convirtiéndose en una flecha circular. Se hace clic sobre el diagrama manteniendo el botón izquierdo del ratón pulsado y si se traza un círculo alrededor del diagrama, éste irá rotando siguiendo el movimiento del ratón. Una vez en la posición deseada se suelta el botón izquierdo del ratón y el diagrama quedará rotado.
Inicialmente en el centro del diagrama, se encuentra una especie de “punto de mira”. Si se hace clic sobre ese punto y se arrastra se cambiará el punto de rotación del diagrama. Si se vuelve a rotar el diagrama, se comprueba que el radio de giro se ha ampliado.
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Efectos 3D en diagramas Para aplicar estos efectos hay que seleccionar el diagrama como objeto independiente, una vez seleccionado se hace clic con el botón derecho del ratón y se elige la opción Efectos 3D, o bien, a través del menú principal Formato --> Efectos 3D. Antes de ver todas las posibilidades que ofrecen los Efectos 3D se debe señalar que para que se apliquen cada una de las opciones mostradas a continuación es necesario pulsar el icono con la marca de verificación verde. En la parte inferior de la ventana de Efectos 3D está la vista previa. Los Efectos 3D pueden ser aplicados a una serie de niveles:
Geometría. En esta ventana se definen las propiedades de la forma para el diagrama 3D. Las opciones dentro de la ventana de Geometría son:
Aristas redondeadas. Aquí se especifica en qué medida se quieren redondear las esquinas del diagrama. Escala de profundidad. Este parámetro establece en qué medida debe aumentar o disminuir el área del lado frontal del diagrama. Ángulo final. Rotación final del diagrama. 62
Profundidad. Afloramiento de las barras, sectores, etc. del diagrama.
Las opciones de Segmentos permiten cambiar el número de segmentos utilizados para dibujar un objeto 3D de rotación tanto horizontal como verticalmente.
Representación. Establece las opciones de sombras y representación para el objeto 3D seleccionado. Se puede elegir entre los siguientes modos de representación:
Plano. Asigna un único color a un polígono individual situado en la superficie del objeto. Gouraud. Mezcla colores a lo largo de los polígonos. Pong. Calcula el color promedio de cada píxel en función de los píxeles que lo rodean.
Cámara. Establece la distancia entre la cámara y el centro del diagrama y la distancia entre la cámara y el foco de luz. Sombra. Se pulsa el icono para que aparezca o no la sombra. Al activarla se introduce el número de grados de inclinación sobre el diagrama. La inclinación puede asumir un valor entre 0 y 90.
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Iluminación. Aquí se establece la fuente de luz para el objeto 3D seleccionado. Dentro de la opción de Efectos 3D se contemplan hasta 8 focos de luz para el diagrama. Dentro de la ventana de iluminación se elige tanto el color de la luz del foco como el de la luz ambiental.
Texturas. Aquí pueden definirse las propiedades de la textura de la superficie para el objeto 3D seleccionado.
Tipo. Establece las propiedades del color de la textura.
Blanco y negro. Convierte la textura en blanco y negro. 64
Modo. Muestra u oculta la sombra.
Textura y sombra. Aplica la textura con representación. Para definir las opciones de representación pulse el botón Representación de este diálogo.
Específico del objeto. Ajusta automáticamente la textura según la forma y el tamaño del objeto. Paralelo. Aplica la textura de forma paralela al eje horizontal. Circular. Envuelve el eje horizontal de la muestra de textura alrededor de una esfera.
Proyección Y. Con los botones correspondientes se define la disposición de la textura para el eje Y del objeto.
Solo textura. Aplica la textura sin representación.
Proyección X. Defina las opciones de presentación de la textura.
Color. Convierte la textura en color.
Específico del objeto. Ajusta automáticamente la textura según la forma y el tamaño del objeto.
Paralelo. Aplica la textura de forma paralela al eje vertical.
Circular. Envuelve el eje vertical del motivo de textura alrededor de una esfera.
Filtrar. Filtra una parte del “ruido” que se produce al aplicar una textura a un objeto en 3D. Esta función sólo está disponible después de aplicar una textura de superficie al objeto seleccionado. Para aplicar rápidamente una textura de superficie, abre Gallery , mantén pulsado Mayús+Control y luego arrastra una imagen al objeto 3D seleccionado.
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Material. Asigna una combinación de colores predefinida o permite crear una combinación de colores personal. Dentro de Material encontramos las siguientes opciones: Favoritos. Podremos definir nosotros mismos los colores que queremos aplicar a la gráfica o bien elegir entre una serie de opciones predeterminadas.
Color del objeto. En esta opción se selecciona el color del diagrama. Color de iluminación. Aquí se selecciona el color con el que se desea iluminar el diagrama.
Punto de brillo. Establece las propiedades de la reflexión de la luz para el diagrama. Tiene las siguientes opciones:
Color. Color que se desea que refleje el diagrama.
Intensidad. Intensidad del efecto “espejo”.
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NOMBRES Definición de nombres Siguiendo con el ejemplo de la tabla de beneficios del supermercado que nos ha ocupado hasta ahora.
Se procede a definir un nombre para la celda en la que se encuentra el valor del IVA, 67
para ello se activa esa celda, C16. Se hace clic en el menú Insertar --> Nombre, en el segundo desplegable aparecen las posibles opciones: Definir, Insertar, Aplicar, Etiquetas. Puede que alguna de ellas aparezcan en gris, eso quiere decir que en este momento no están disponibles. De entre estas opciones se selecciona Definir , tras lo cual aparecerá un cuadro como el siguiente
Si la celda que se encuentra a la izquierda o encima de la seleccionada tiene algún texto, este será sugerido como nombre en este cuadro de diálogo. Si el texto contiene varias palabras separadas por espacios, Calc las unirá con signos de subrayado, por ejemplo Mano
de obra pasará a ser Mano_de_obra. Si el nombre sugerido por Calc es el deseado agregar se hace un clic en el botón Agregar . Si se desea otro nombre, puede borrarse el que aparece y en su lugar colocar el que interese, luego se pulsa Aceptar . En el cuadro central irán apareciendo todos los nombres que se vayan definiendo.
Nombres globales y nombres locales. Los nombres globales son aquellos que se refieren a toda la hoja de cálculo y los nombres locales, sólo estarán disponibles en la hoja en la que han sido definidos. Calc por defecto, al definir un nombre, lo hace globalmente para toda la hoja de estilos. Eso se puede apreciar en el cuadro anterior en la sección "Asignado a:"
=$IVA.$C$16 que especifica la hoja concreta en la que se encuentra la celda C16 (podemos apreciar los signos $ que indican que ésta aparece referenciada absolutamente) 68
Si únicamente quisiéramos disponer de una referencia local, deberíamos eliminar el identificador del nombre de la hoja quedando:
=$C$16 De este último modo, el nombre definido tan sólo sería accesible desde la propia hoja en la que se ha creado.
Insertar nombres Una vez definido un nombre, puede pasar a utilizarse, para ello, cuando llegue el momento de referenciar a la celda en cuestión, se utiliza el comando Insertar --> Nombre -->
Insertar y en la ventana que muestra la relación de nombres definidos en la hoja se selecciona el que interese, luego se pulsa Aceptar
Otra forma de hacer esto mismo sería, teclear directamente el nombre asociado a la celda que se desea referenciar. Por ejemplo
Así mismo, para facilitar más el trabajo, a la izquierda de las barra de fórmulas está la casilla de referencia, que posee un desplegable en el que aparecerán todos los nombres definidos en la hoja, y que pueden seleccionarse en cualquier momento la celda en cuestión.
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Eliminar nombres Para eliminar nombres definidos previamente, es necesario volver al cuadro de diálogo Definir nombre a través del menú Insertar --> Nombre --> Definir
Se puede apreciar que en el margen derecho aparece el botón Borrar . Por tanto, tan sólo habrá que seleccionar el nombre deseado y posteriormente pulsar el botón Borrar . Es importante antes de proceder a eliminar un nombre, el asegurarse que este no se utiliza en la hoja de cálculo.
Crear nombres Si las celdas para las que se quiere definir un nombre se encuentran agrupadas y los nombres con los que se quieren identificar se encuentran en la fila superior a ellas o en la columna de la izquierda, se puede utilizar el menú Insertar --> Nombre --> Insertar . Para ello se seleccionan las celdas que contienen los valores y nombres a asignar y se selecciona la opción indicada:
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Al hacer esto, se obtiene un cuadro de diálogo como el siguiente:
FUNCIONES Sintaxis Además de poder realizar operaciones con los datos introducidos en una hoja de cálculo mediante fórmulas en las que se introducían los datos y los operadores (signos de suma, resta, multiplicación,...). Calc posee unas herramientas de cálculo mucho más elaboradas y completas, son las funciones. Una función de Calc tendrá la siguiente sintaxis:
=NOMBRE_FUNCION(argumento1;argumento2;...) Las funciones siempre irán precedidas del signo igual, a continuación el nombre de la
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función, seguido de un paréntesis, en que se contendrán los argumentos separados por punto y coma.
Editar argumentos Los argumentos serán los valores que facilitaremos a las funciones para que estas devuelvan un resultado o realicen alguna acción. El número de argumentos de una función depende de esta. Los argumentos que pueden ser usados en las funciones pueden ser
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Autopiloto de funciones Para introducir una función en una celda, puede hacerse escribiendo directamente en la celda, o en la barra de fórmulas una vez activada la celda, el nombre de la fórmula precedido del signo igual (=) y con los argumentos necesarios. No obstante, Calc proporciona el Autopiloto de funciones que facilita este trabajo en gran medida. Para activar el Autopiloto de funciones se pulsará el botón de la barra de fórmulas
estando posicionado en la celda deseada. Tras esto, aparecerá el cuadro de
diálogo Asistente: Funciones, que se muestra a continuación
A la izquierda se muestran las 11 categorías en las que se agrupan las funciones, más dos categorías más, una incluyendo todas las funciones y otra incluyendo las funciones utilizadas más recientemente. Debajo aparecen las funciones que corresponde a la categoría seleccionada. En la parte derecha del cuadro se observa la sintaxis de la fórmula, así como una pequeña descripción de la misma. Una vez seleccionada la fórmula a utilizar se hace clic en el botón Siguiente >>, con lo que aparecerá un nuevo cuadro (en esta ocasión se ha utilizado la función SI, que devuelve un valor si se da cierta circunstancia que se define previamente y adoptará otro valor en caso contrario) 73
Este cuadro se utilizará para introducir los argumentos. Los nombres que aparecen en negrita indican que ese argumento es obligatorio, el resto son opcionales. Conforme se activa cada uno de los argumentos, en la parte superior aparece una breve explicación de qué es este. Los argumentos pueden ser rellenados "a mano" o pueden seleccionarse directamente de la hoja. Cuando se hayan introducido todos los argumentos necesarios, en el cuadro se mostrará el resultado que adoptará la fórmula, luego se pulsa el botón Aceptar .
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Tipos de funciones Las funciones están agrupadas por categorías. En concreto:
BASE DE DATOS
FECHA Y HORA
FINANZAS
INFORMACIÓN
LÓGICO
MATEMÁTICA
MATRIZ
ESTADÍSTICAS
HOJA DE CÁLCULO
TEXTO
ADD IN Al seleccionar cada una de ellas en el cuadro Pegar función del asistente, aparece una
breve descripción de lo que hace. También se puede recurrir a la ayuda de Calc para recabar más información u obtener una lista de funciones a través del menú insertar.
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DATOS Piloto de datos El piloto de datos es un asistente de Calc que genera una tabla resumen compacta a partir de grandes listados de datos. Una hoja de cálculo creada a través del Piloto de datos será una hoja de cálculo interactiva ya que permitirá que los datos se puedan organizar y agrupar conforme distintos criterios.
Partiendo de la siguiente tabla de datos de ejemplo:
Producto
Marca
Almacén
Stock
Servilletas
Colhogar
1
40
Pañuelos de papel
Colhogar
1
50
Servilletas
Colhogar
2
150
Pañuelos de papel
Colhogar
2
120
Ambientador hogar
Brise
1
40
Ambientador carro
Brise
1
30
Ambientador hogar
Brise
2
90
Ambientador carro
Brise
2
50
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El piloto de datos es realmente útil cuando se tienen datos repetidos susceptibles de servir de criterio de agrupación. Volviendo al ejemplo, encontramos un fragmento de la tabla que contiene los productos en stock, la marca a la que pertenecen, su ubicación y la cantidad de unidades. 1. Se comienza por seleccionar todo el área de datos. 2. Se hace clic en el menú Datos --> Piloto de datos --> Activar… 3. Se abre una ventana de diálogo en la que encontramos los encabezados de las columnas y 3 áreas:
Filas. Criterio de agrupación que se representará en filas.
Columnas. Criterio de agrupación que se representará en columnas.
Datos. Datos que serán representados, es en esta zona donde se realizan cálculos.
4. Se arrastran los encabezados de columna a cada una de las zonas en función del criterio de agrupación deseados. Si se hace doble clic sobre uno de los encabezados arrastrados se mostrarán los cálculos que se pueden realizar. Como criterio de agrupación en el ejemplo, para las filas utilizaremos “Producto”, por lo que arrastraremos este encabezado la zona “Fila”. Como criterio de agrupación para las columnas utilizaremos “Almacén”, por tanto, arrastramos “Almacén” dentro de la zona “Columnas”.
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Por último, “Stock” será arrastrado a la zona “Datos”. Si hacemos doble clic sobre “Stock” se abrirá una ventana en la que podemos comprobar que la función que está seleccionada es “Suma”. Podríamos estar seleccionando otra función o bien, manteniendo pulsada la tecla Ctrl seleccionar más de una.
El objeto de este piloto de datos es el de darnos los totales de productos que tenemos en stock por almacén.
Además obtendremos los totales por almacén y el total de productos en stock en el año.
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Uso y edición del piloto de datos Una vez que creado un piloto de datos existe la opción de aplicar distintos criterios de filtrado. Encima del piloto de datos se encuentra un botón Filtro, si se pulsa se muestra una ventana en la que se establecerán los criterios de filtrado:
Nombre del campo. Indica por cual campo se quiere comenzar a filtrar (Modelo, marca, zona…) Condición. Qué condición debe cumplirse (igual que, mayor, menor que…) Valor . Puede ser un valor de los contenidos en la tabla de datos o bien uno que se introduzca manualmente. Vínculo. Si se quiere considerar más de una condición (Y), se ha de cumplir las dos, (O) se debe cumplir una u otra. Es posible cambiar los criterios de filas y columnas donde están situados los campos
que hemos utilizado para crear el piloto de datos. Para ello sólo debe hacerse clic sobre uno de los botones y arrastrarlo hacia la nueva posición, con ello, la disposición de los datos del piloto se alterará. Sin embargo, el piloto de datos no se comporta exactamente como los campos calculados a través de fórmulas, en el sentido de que si se actualiza el valor de una celda implicada en el cálculo de una fórmula el resultado de ésta se modifica inmediatamente.
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Si se cambia un valor en la tabla de datos, para que el piloto de datos se actualice debe hacerse clic en cualquiera de los botones de datos del piloto. Con esto el piloto quedará actualizado y todos los valores obtenidos a través de funciones volverán a autocalcularse.
MACROS Grabar una macro Del mismo modo que se utiliza el formateado automático para aplicar una estética determinada a un área de datos sin necesidad de tener que dar los pasos uno a uno, Calc permite guardar una serie de pasos que se ejecutarán de una sola vez con el consiguiente ahorro de tiempo para el usuario. La ejecución automática de una secuencia de acciones recibe el nombre de Macro.
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Suponiendo que continuamente se crean diagramas que recogen datos para los 7 días de la semana, pues bien, esto supone que cada vez que se lleva a cabo esta tarea es necesario escribir los días de la semana, aplicarle un formato y por último insertar el gráfico. Vamos a grabar una macro que reunirá estos 3 pasos en 1 sólo. 1. En primer lugar, en el menú principal se elige Herramientas --> Macros --> Grabar
macros. 2. Una vez hecho esto, el único cambio que se apreciará es que en la hoja de cálculo aparecerá una pequeña ventana flotante que contiene un botón llamado Finalizar grabación. 3. Se llevan a cabo los pasos descritos a modo de ejemplo (escribir los días, de la semana, dar formato, insertar diagrama). Al completarse los 3 pasos se pulsa el botón
Finalizar grabación. 4. Finalmente debe guardarse la nueva Macro en la biblioteca de macros de Calc, dándole un nombre identificativo y pulsando el botón Guardar.
Ejecutar una macro Para utilizar una macro que ha sido grabada previamente los pasos son los siguientes: 1. En el menú principal se hace clic en Herramientas --> Macro -->Ejecutar Macro... 2. Se abre la ventana de Macro. En ella se elige la macro que a utilizar y se pulsa el botón Ejecutar. 3. Se ejecutarán (de una vez) todas las acciones grabadas anteriormente.
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También puede condicionarse la ejecución de una macro a un evento (acontecimiento) dentro de Calc, con lo que ni siquiera el usuario tendrá que ejecutar por si mismo la macro ya que lo hará automáticamente. Para asignar una macro a un evento dentro de la hoja de cálculo se siguen los siguientes pasos: 1. Dentro Dentro de de la venta ventana na Macro se pulsa el botón Asignar . 2. Se elige el evento evento al que se quiere quiere asociar asociar la macro. 3. Dent Dentro ro de las libre librerí rías as y módu módulo lo se busc busca a la macro macro que que se quiera quiera asigna asignarr y se selecciona. 4. Se puls pulsa a el botón botón Asignar y con esto ya se habrá condicionado la ejecución de la macro a una acción que sucede en la hoja de cálculo. Por último, para asignar una macro al teclado, creando un atajo. 1. Dentro Dentro de de la venta ventana na Configuración, a la que se llega desde la de Macros, se elige la pestaña Teclado. 82
2. En primer lugar se encuentran encuentran los accesos directos directos desde teclado ya asignados. asignados. 3. Se busca uno libre (o se modifica modifica uno ya existente) existente) y lo seleccionamos. seleccionamos. 4. Dent entro de categoría se busc buscam amos os el módu módulo lo dent dentro ro de la libr librer ería ía en la que que se encuentre la macro. 5. En función se selecciona la macro que vaya a ser asignada. 6. Para Para fina finalilizar zar se puls pulsa a el botón botón Modificar y la macro ya queda asignada a esa combinación de teclas.
MOSTRAR / OCULTAR BARRAS Para trabajar en Calc de una forma más cómoda y eficiente, se puede configurar el entorno de trabajo a la medida de nuestras necesidades.
Puls Pulsan ando do sobr sobre e
, sit situa uado do en la barr barra a de de her herra rami mien enta tass apa apare rece ce un menú menú
contextual:
Este grupo de opciones permite configurar la propia barra de herramientas:
Botones visibles visibles, se eligen qué botones se quieren En la primera de las opciones, Botones mostrar en la barra de herramientas. Debe situarse en esta barra las funciones que se utilizan con más frecuencia.
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La opción Personalizar tiene una funcionalidad similar a la del punto anterior pero centrada en la propia barra de herramientas.
Para personalizar una de las barras de símbolos se siguen los siguientes pasos: 1. Se pulsa el botón derecho del ratón sobre la la barra de herramientas y se elige la opción opción
Personalizar . 2. De las barras de símbolos símbolos disponi disponible bless se elige elige la Estándar , de todas las categorías que se encuentran agrupadas. 3. En la parte inferior, inferior, está está una columna con los botones que representan representan cada una de las funciones que actualmente están disponibles en la barra de herramientas. 4. Se despliega despliega la categoría categoría en la cual esté la función función que se desea insertar insertar en la barra y se hace clic sobre dicha función para seleccionarla. 5. Por último, último, se pulsamos pulsamos el botón Agregar y la función aparecerá en la barra.
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Del mismo modo, existe la posibilidad de eliminar botones, que luego pueden volver a recuperar recuperar la funcionalid funcionalidad ad en cualquier cualquier momento. Para ello, en la columna columna de la derecha se hace clic sobre el botón que se desea eliminar de la barra y se pulsa el botón Borrar . ¿Cóm ¿Cómo o hace hacerr reapar reaparece ecerr la barra barra de herra herrami mient entas as ocul oculta ta? ? Pued Pueden en most mostra rarse rse u ocultarse las barras de símbolos desde la opción del menú Ver --> Barras de símbolos.
PREFERENCIAS DE APLICACIÓN Puede Pueden n modi modififica carse rse las las prefe prefere renci ncias as de apli aplicac cació ión n que que trae trae por por defec defecto to Calc Calc y ajustarlas más al gusto del usuario. En primer lugar, para acceder al menú de opciones se hace clic en Herramientas -->
Opciones. OpenOffice.org. Esta Esta área área cubre cubre aspe aspect ctos os como como datos, datos, usuar usuario ios, s, opci opcione oness de grabación, la impresión, las rutas de archivos y directorios importantes, así como los colores predeterminados del entorno de trabajo. Permite predet predeterm erminar inar la config configurac uración ión para para guardar guardar Opciones Cargar/Guardar. Cargar/Guardar. Permite documentos, así como los formatos de archivo por defecto.
Opciones de configuración de idioma. Elige el idioma por defecto en el que se escribirán escribirán los documentos, documentos, esto tiene importancia importancia de cara a determinados determinados símbolos símbolos y sobre todo a la corrección ortográfica y los sinónimos. Internet. Define como desde OpenOffice nos conectamos a Internet.
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Opciones del documento de texto. Establece la configuración de los documentos de texto. Esta configuración determinará cómo se manejan los documentos de texto creados en OpenOffice. Opciones de documento HTML. Define la configuración básica de los documentos de OpenOffice en formato HTML, así como sus parámetros de impresión y atributos. Hoja de cálculo. Define diversos parámetros de configuración para hojas de cálculo, como por ejemplo, el contenido que debe mostrarse y la dirección de desplazamiento del cursor después de introducir datos dentro de una celda. También se pueden definir listas de clasificación, determinar el número de decimales y la configuración para registrar y resaltar los cambios. Opciones de documento de presentación. Define diversos parámetros de configuración para los documentos de presentación recién creados, como el contenido que se debe mostrar, la unidad de medida utilizada, si se utiliza la alineación con cuadrícula y de qué modo y si las notas y los volantes se imprimen siempre. Dibujo. Define la configuración global de los documentos de dibujo, incluido qué contenido debe mostrarse, la escala a utilizar, la alineación de cuadrícula y el contenido que se debe imprimir. Fórmula. Define el formato y las opciones de impresión de todos los nuevos documentos de la fórmula. 86
