Ofimática (Las herramientas productivas) ¿Qué es ofimática? La palabra ofimática viene de la unión de las palabras oficina + informática y se refiere, a el conjunto de todo el material informático informático destinado a ser usado en oficinas. La herramienta ofimática se debe apoyar en la integración de los siguientes elementos: comunicaciones, comunicaciones, ordenador personal/workstation personal/workstation e interfaz hombre/máquina. Integración en la oficina Los tres ejes de la integración de la tecnología en la oficina (ofimática): • • •
Comunicabilidad Comunicabilidad (comunicaciones), (comunicaciones), Computabilidad Computabilidad (ordenador personal/workstation personal/workstation y las herramientas software) y Convivencialidad Convivencialidad (interfaz hombre/máquina). hombre/máquina).
La oficina del futuro puede estar formada por un conjunto de herramientas informáticas conectadas, interna y externamente, por redes de comunicación de diferente naturaleza. En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas. Herramientas Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen: • • • • •
Manejador o Administrador de Bases de Datos Hojas de cálculo Procesadores Procesadores de Textos Presentadores de ideas Gráficos
Manejador o Administrador de Bases de Datos Un manejador de bases de datos básicamente básicamente permite almacenar información, clasificarla y posteriormente emplearla mediante consultas, resultados e informes que han de ser diseñados por el administrador o usuario de la base. Este aplicativo resulta especialmente especialmente útil cuando hablamos de analizar grandes volúmenes de información muy diferente, pero que cumple con ciertos requisitos en común al definir grupos. Esos requisitos que son similares en cada grupo de datos son los que se definen como campos dentro de una tabla. Y cada conjunto de campos para un dato almacenado en particular, particular, se denomina registro. Esto es, toda la información que almacenamos dentro de una base de datos está constituida por una serie de campos y registros cruzados, algunos
de ellos relacionados con otros, que nos permiten clasificarla según los criterios que definamos para ello, para así hacerla mucho más útil para nuestras labores. Hojas de cálculo Las hojas hojas de cálculo cálculo (hojas (hojas electrón electrónicas icas)) apareci aparecieron eron cuando surgió surgió la necesid necesidad ad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. empresarial. Mediante una hoja de cálcul cálculo o podemo podemos s realiz realizar ar divers diversas as tareas tareas que involu involucre cren n tanto tanto la organi organiza zació ción n y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos. Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almace almacenar nar un valor, valor, que que puede puede ser ser numéri numérico co o no, e inclus incluso o puede puede tener tener divers diversos os form format atos os.. Cada Cada celd celda a pued puede e ser ser refe refere renc ncia ia por por otra otra de tal tal form forma a que que los los dato datos s almace almacenad nados os en unas unas se convie convierte rten n en inform informaci ación ón utiliz utilizada ada por otras otras a través través de formulas formulas y funciones funciones.. Las formulas formulas son cálculos cálculos matemáticos matemáticos creados creados por el usuario usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario usuario sólo establec establece e los argument argumentos os o parámet parámetros ros de funciona funcionamient miento. o. Una formula formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función REDOND REDONDEAR EAR es una opera operació ción n prede predefin fina a que ajusta ajusta los número números s decima decimales les de un resu result ltad ado o segú según n los los inte intere rese ses s del del usua usuari rio. o. La func funció ión n orig origin inal al tien tiene e esta esta form forma: a: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos de lograr un mejor mejor result resultado ado el usuari usuario o las las junta junta de la forma forma indica indicada. da. El funcio funcionam namien iento to de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores. Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar poderosas herramientas para análisis estadístico y financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente particularmente útil, tanto para almacenar datos, como para hacer diversos análisis de los mismos, bien se de forma preliminar o con fines más profesionales. Procesadores de Textos Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y necesarios en la util utiliz izac ació ión n de cual cualqu quie ierr PC. PC. Eleg Elegir ir el más más adec adecua uado do depe depend nde e de la expe experi rien enci cia a y pretensiones de los usuarios. Un procesador de textos está orientado a la gestión de textos para la generación de informes, cartas, edición de documentos textuales, etc. que como último soporte utilizarán el papel para la transmisión de información escrita o bien las redes de comunicación. Hoy son una herramienta imprescindible en cualquier oficina.
La evolución ha sido tan importante que muchas veces no son aprovechadas ni la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona sin conocimientos informáticos y con un entrenamiento de algunas horas puede realizar todo el proceso de edición; desde concebir el original hasta escribirlo, darle el formato adecuado e imprimirlo. Un proces procesado adorr de texto texto se define define como como el softwa software re aplic aplicati ativo vo que permit permite e editar editar,, almacena almacenar, r, recuper recuperar ar e imprimir imprimir información información escrita dentro de un PC. Muchos quizá recordemos algunos editores de texto muy populares en los 80`s (WordStar por ejemplo), que requerían una gran cantidad de comandos y donde era indispensable saberlos de memoria para poder obtener un documento medianamente presentable, sin embargo las herramientas herramientas de procesamiento procesamiento de texto actuales son mucho más amigables y eficientes, en términos de recursos, complejidad, tiempo y resultados. resultados. Los proces procesado adore res s actua actuales les cuenta cuentan n con progr programa amas s auxil auxilia iares res como como los diccio diccionar narios ios ortográficos, de sinónimos o bilingües. Los ortográficos sirven para revisar el documento completo o páginas detectando los errores de mecanografía y faltas de ortografía. Los de sinóni sinónimos mos (tesa (tesauro uros) s) permit permiten en consul consultar tar posibl posibles es altern alternati ativas vas a una pala palabra bra.. Los diccionarios bilingües permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades posibilidades hasta hace poco tiempo consideradas consideradas como avanzadas son: editores de fórmulas, posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en columnas. Presentadores de ideas Estas sencillas pero útiles aplicaciones nos permiten diseñar presentaciones mediante diapositivas o avisos que incluyen texto, animaciones, sonidos, videos, etc. El trabajo dentro dentro de estos estos prese presenta ntador dores es se parec parece e mucho mucho al de un proces procesad ador or de texto, texto, sin sin embargo puede resultar más versátil al momento de incluir efectos en multimedia, así como al momento de exponerlos, pues suelen incluir una opción de presentación, que elim elimin ina a de la pant pantal alla la todo todos s los los elem elemen ento tos s inne innece cesa sari rios os deja dejand ndo o sola solame ment nte e la presentación. Este Este aplica aplicativ tivo o suele suele ser ser emple emplead ado o en exposi exposicio ciones nes,, prese presenta ntacio ciones nes de produc productos tos,, conceptos y trabajos, pues si se cuenta con el equipo adecuado, facilita la transmisión de información para auditorios con muchas personas. Gráficos En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computadora. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixeles) y se les suele denominar "mapas de bits" o "bitmap"; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. modificación. a) Los Los gráf gráfic icos os de gest gestió ión: n: pert perten enec ecen en al área área de prog progra rama mas s de dibu dibujo jo para para presenta presentacion ciones es de diagrama diagramas s estadíst estadísticos icos,, organigr organigramas amas,, esquema esquemas, s, etc. Suelen Suelen ser programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de textos, etc. b) Gráfi Gráficos cos de dibujo dibujo y diseño diseño:: Se dispon dispone e de figura figuras s geomét geométri ricas cas (punto (puntos, s, recta rectas s y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampl amplia iaci cion ones es,, etc) etc).. Se util utiliz izan an en dibu dibujo jo line lineal al y artí artíst stic ico, o, dise diseño ño de máqu máquin inas as y
herramientas (incluidos los automóviles), esquemas eléctricos y electrónicos, mapas y cartografía, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes gráficas, etc.
