myPortfolio_JTK_Ft19_UDM_KhairulSahrin-1.docx

myPortfolio JURUTEKNIK KOMPUTER KOLEJ MATRIKULASI KELANTAN

BAHAGIAN ALAMAT

: :

NO. TELEFON : NO. FAKS. : LAMAN SESAWANG:

KOLEJ MATRIKULASI KELANTAN BEG BERKUNCI NO 3, 16810 SELISING, SELISING, PASIR PUTEH, KELANTAN 09-780 8000 09-780 8080 www.kmkt.matrik.edu.my

1

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

:

Khairul Sahrin Mohd Yaakub

Gelaran Jawatan

:

Juruteknik Komputer

Gred Hakiki Jawatan

:

Ft19

Tarikh Penempatan

:

10 April 2014

DILULUSKAN OLEH

Nama

:

Mohd Syafizal Bin Jusoh

Gelaran Jawatan

:

Pegawai Teknologi Maklumat Kolej Matrikulasi Kelantan Kementerian Pendidikan Malaysia

Gred Jawatan

:

F41

Tarikh

2

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL.

1.

TARIKH

15 November 2018

TAJUK

TANDATANGAN PENYELIA

Mengantikan Fail Meja dengan MyPortFolio dengan fungsi tugas yang terkini.

Catatan:

Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio myPortfoli o dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3

KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

Carta Organisasi

5-6

Carta Fungsi

7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi

8

Deskripsi Tugas

9-10

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak bagi Aktiviti 1

11-14


15-17


18-22


23-27


28-30


31-34


35-37


38-41


42-46


47-51


52-55


55-58


59-61


62-64

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa

65-66

Senarai Borang

67

Senarai Jawatankuasa Jawatankuas a yang Dianggotai

68

4

1. CARTA ORGANISASI 1.1

Agensi

PENGARAH GRED DG 54

PEMB. SETIAUSAHA PEJ. GRED N22

TIMBALAN PENGARAH GRED DG 52

KETUA JABATAN

KETUA JABATAN

KETUA JABATAN

SAINS

SASTERA IKHTISAS

MATEMATIK

GRED DG 48

GRED DG48

GRED DG48

KETUA JABATAN PENGURUSAN PELAJAR GRED DG48

PENOLONG PENGARAH PEPERIKSAAN GRED DG44

PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN GRED N32

5

1.2

Bahagian

KETUA JABATAN MATEMATIK DG 48

KETUA UNIT

KETUA UNIT SAINS

MATEMATIK

KOMPUTER

GRED DG44

GRED DG 44

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT GRED F41

PENSYARAH PENSYARAH GRED DG44 DG44/48/52/54(KUP) PENSYARAH GRED DG48 PENSYARAH GRED DG52 PENSYARAH GRED DG54 (KUP)

PENSYARAH PENSYARAH GRED DG44 PENSYARAH DG44/48/52/54(KUP) GRED DG48 PENSYARAH GRED DG52 PENSYARAH GRED DG54 (KUP)

PEN. PEG. TEK. MAKLUMAT FA29

JURUTEKNIK FT29/FA29 KUP

6

2. CARTA FUNGSI PENGARAH

PEMB. SETIAUSAHA PEJ. N22

TIMB. PENGARAH

1. 2.

3.

4.

5.

JABATAN SAINS

JABATAN SASTERA IKHTISAS

PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

AKADEMIK

AKADEMIK

PENTADBIRAN

Meranc Merancang ang dan melaksana a ksana kuriku kurikulum lum subjek Kimia, Fizik dan Biologi. Mera Meranc ncan ang, g, mel melak aksa sana na dan dan memantau penilaian dan peperiksaan. Mera Meranc ncan ang, g, mel melak aksa sana na dan dan memantau Program Kecemerlangan Akademik Mera Meranc ncan ang g dan dan meng mengur urus us pelaksanaan program latihan dan pembangunan sumber manusia. Meranc Merancang ang Rancan Rancangan gan Strate Strategik gik jabatan dan unit. MAKMAL SAINS

1. 2. 3. 4.

Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akan an penyediaan amali sains. Memban Membantu tu dalam a m perole perolehan han makma makmall sains. Memban Membantu tu dalam a m pengur pengurusa usan n aset aset dan stok makmal sains. Bertan Bertanggun ggungja gjawab wab,, mera meranca ncang ng dan melaksana aspek keselamatan makmal sains.

1.

2. 3. 4.

5. 6.

1.

2. 3. 4. 5.

6.

Bert Bertan angg ggun ungj gjaw awab ab mengu menguru russ pendaftaran mata pelajaran, inden calon, penyediaan pusat peperiksaan, penyediaan dokumen, ahan peperiksaan, proses semak semula keputusan peperiksaan Mengur Mengurusk uskan an pelant pelantika ikan n petuga petugass peperiksaan dan taklimat peperiksaan. Menyel Menyelia i a pela pelaksa ksanaa naan n peper peperiks iksaan aan.. Mengur Mengurus us data data peperi peperiksa ksaan an Prog Program ram Matrikulasi Mengur Mengurusk uskan an Peperi Peperiksaan k saan Progra Program m Matrikulasi dan peperiksaan luar yang melibatkan pelajar Program Matrikulasi (MUET) Mengur Mengurusk uskan an bilik i k kebal kebal / bili bilik keselamatan dan bilik bahan peperiksaan.

1.

2. 3.

4. 5.

4.

5. 6.

3. 4. 5.

1. 2. 3. 4.

5.

Meranc Merancang ang dan melaks melaksana ana kuriku kurikulum lum subjek Matematik dan Sains Komputer. Meranc Merancang ang,, melak melaksan sana a dan dan meman memantau tau penilaian dan peperiksaan. Meranc Merancang ang,, melak melaksan sana a dan dan meman memantau tau Program Kecemerlangan Akademik. Meranc Merancang ang dan menguru menguruss pelak pelaksan sanaan aan program latihan dan pembangunan sumber manusia. Meranc Merancang ang Ranc Rancang angan an Strat Strategi egik k jabata jabatan n dan unit. UNIT DATA DAN MAKLUMAT

1. 1. 2.

4.

2.

2.

AKADEMIK

Mela Melaks ksan anak akan an peng pengaj ajar aran an dan dan pembelajaran Kokurikulum. Memban Membantu tu menyed menyediak iakan an kontij kontijen en karnival kokurikulum. Bert Bertan angg ggun ungj gjaw awab ab ten tenta tang ng kemudahan sukan dan riadah. Meranc Merancang ang melaksana a ksana dan memant memantau au penilaian. Meranc Merancang ang Rancan Rancangan gan Strate Strategik gik jabatan dan unit

UNIT KEWANGAN

3.

1.

Mengur Mengurus us Pentad Pentadbir biran an pejaba pejabatt dan dan bertanggungjawab ke atas pengurusan. Menyel Menyelaras a ras aspek aspek pemban pembangun gunan an Sumber Manusia. M en en gu gu ru ru s p en en gu gu ru ru sa sa n penyelenggaraan, perolehan stor/aset dan kenderaan. Meng Mengur urus us Sebu Sebuth thar arga ga.. Mengur Mengurusk uskan an Sistem Sistem Pengur Pengurusa usan n Latihan (SPL)

JABATAN MATEMATIK

KOKURIKULUM

UNIT HAL EHWAL PELAJAR

UNIT PERPUSTAKAAN

3. UNIT PEPERIKSAAN

Meranc Merancang ang dan melaks melaksana ana kuriku kurikulum lum subjek Perakaunan, Pengurusan Perniagaan, Ekonomi, Bahasa Inggeris, Kemahiran Dinamika dan Pendidikan Islam. Meranc Merancang ang,, melak melaksan sana a dan dan meman memantau tau penilaian dan peperiksaan. Meranc Merancang ang,, melak melaksan sana a dan dan meman memantau tau Program Kecemerlangan Akademik. Mera Meranc ncan ang g dan dan mengu menguru russ pelaksanaan program latihan dan pembangunan sumber manusia. Meranc Merancang ang Rancan Rancangan gan Strate Strategik gik jabatan dan unit. Bertan Bertanggu ggungja ngjawab wab,, mera meranca ncang ng dan melaksana aspek keselamatan makmal bahasa.

1.

JABATAN PENGURUSAN PELAJAR

Berta Bertanggu nggungj ngjawa awab b mera meranca ncang ng dan melaksanakan dasar, peraturan, prosedur dan aktiviti perpustakaan. Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akan an keperluan bahan maklumat dan khidmat nasihat rujukan. Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akna na promosi penggunaan perpustakaan. Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akan an pelupusan dan hapuskira bahan bercetak. Member Memberii sokong sokongan an kepada kepada proses proses pengajaran dan pembelajaran (P&P). Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akan an perancangan strategik.

5. 6. 7.

Menyed Menyediak iakan an anggar anggaran an belanja a nja mengurus. Mengur Mengurusk uskan an pembay pembayara aran n gaji, gaji, pembekal, elaun dan pelajar. Mengur Mengurusk uskan an perole perolehan han bekala bekalan n dan dan perkhidmatan. Mengur Mengurus us dan mengem mengemask askini ini akaun akaun amanah. Menyed Menyediak iakan an lapora laporan-l n-lapo aporan ran kewangan dan perolehan Menyel Menyeleng engara ara panjar panjar wang wang runci runcit. t. Mengu Menguru rusk skan an teri terima maan an hasi hasill

2.

3.

4.

Meranc Merancang ang dan dan mela melaksa ksanak nakan an akti aktiviti v iti berkaitan pelajar samaada anjuran BMKPM, Kolej, HEP, JPP ataupun Kelab di bawah JPP. Meranc Merancang ang dan mengur mengurusk uskan an proses proses pendaftaran,pertukaran, penangguhan pengajian dan pemberhentian pelajar. Mera Meranc ncan ang g dan dan meng mengur urus uska kan n penguatkuasaan peraturan pelajar, perkhidmatan kemudahan, kebajikan dan keselamatan pelajar. Mera Meranc ncan ang, g, men menye yela lara rass dan dan mengawal selia penubuhan serta pelbagai aktiviti Alumni Kolej.

1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

UNIT TEKNIKAL UNIT KAUNSELING DAN KERJAYA

1.

Meng Mengur urus uska kan n peny penyel elen engga ggara raan an insfrastruktur , bangunan, peralatan, mesin serta kemudahan.

1.

2.

3.

4.

7

Menyed Menyediak iakan an perkh perkhidm idmata atan n psiko psikolog logii dan kaunseling untuk kesejahteraan pelajar dan organisasi. Melaksana a ksanakan kan perk perkhid hidmat matan an psiko psikolog logii dan kaunseling berasaskan etika dan menepati peruntukan perundangan Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akan an pembangunan modal insan dan sumber manusia. Mele Melest star arik ikan ankelan kelangs gsun unga gan n perkhidmatan kaunseling kepada

Menyel Menyelenggar e nggara a komput komputer, er, pera peralat latan an ICT ICT dan Rangkaian di Jabatan. Memban Membangun gun,, menyel menyelenggar e nggara a dan mengendali sistem aplikasi dalaman Jabatan (E-Matris, ESPKB, E-Perolehan, ETerimaan, Hrmis, Sistem emel, e-learning, Sistem Perpustakaan (e-library), Sistem Helpdesk, Sistem E-Waris dan Sistem Parcel). Memban Membantu tu pengu pengurus rusan an aset aset dan dan inve invento ntori ri peralatan ICT Jabatan di bawah Pegawai Aset. Meranc Merancang ang Keperl Keperluan u an ICT serta serta perancangan strategik ICT di Jabatan. Melaksana a ksanakan kan penam penambah bahbai baikan k an dan perancangan inisiatif ICT daripada Bahagian Matrikulasi. Melaksana a ksanakan kan inisi inisiati a tif keselam keselamata atan n ICT. Mera Meranc ncan ang g dan mela melaks ksan anak akan an pembangunan modal insan dan sumber manusia.

ASRAMA

1. 2.

stake holder.

3.

Bert Bertan anggu ggungj ngjaw awab ab terha terhada dap p keselesaan pelajar di asrama Bert Bertan anggu ggungj ngjaw awab ab di ata atass menyediakan keperluan prasarana, kemudahan,penyelenggaraan, penguatkuasaan peraturan pelajar di kolej. Memast Memastika ikan n kebaji kebajikan k an pelaja pelajarr berada berada pada tahap yang memuaskan.

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

JABATAN MATEMATIK UNIT DATA DAN MAKLUMAT

3.1

Mengkaji dan menyediakan menyediakan kertas kerja Jawatankuasa Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) bagi perolehan peralatan ICT.

3.2

Menyelaras pelaksanaan program Kerajaan Elektronik (EG) serta sistem-sistem aplikasi bersesuaian. bersesuaian.

3.3

Menyediakan latihan dalaman kepada kakitangan kolej dalam bidang ICT.

3.4

Mengendalikan meja bantuan ( helpdesk), helpdesk), operasi penyelenggaraan dan pembaikan peralatan ICT.

3.5

Menguruskan pinjaman peralatan ICT untuk mesyuarat, bengkel dan seminar

3.6

Mengendalikan ‘backup/recovery ‘ backup/recovery ’ untuk sistem-sistem sistem-sistem aplikasi kritikal.

3.7

Melaksanakan Melaksanaka n tugas-tugas tugas-t ugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah.

3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

JABATAN MATEMATIK UNIT DATA DAN MAKLUMAT

3.1

Mengkaji dan menyediakan menyediakan kertas kerja Jawatankuasa Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) bagi perolehan peralatan ICT.

3.2

Menyelaras pelaksanaan program Kerajaan Elektronik (EG) serta sistem-sistem aplikasi bersesuaian. bersesuaian.

3.3

Menyediakan latihan dalaman kepada kakitangan kolej dalam bidang ICT.

3.4

Mengendalikan meja bantuan ( helpdesk), helpdesk), operasi penyelenggaraan dan pembaikan peralatan ICT.

3.5

Menguruskan pinjaman peralatan ICT untuk mesyuarat, bengkel dan seminar

3.6

Mengendalikan ‘backup/recovery ‘ backup/recovery ’ untuk sistem-sistem sistem-sistem aplikasi kritikal.

3.7

Melaksanakan Melaksanaka n tugas-tugas tugas-t ugas lain yang diarahkan dari masa ke semasa oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah.

8

4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

GELARAN JAWATAN

JURUTEKNIK KOMPUTER

KETUA PERKHIDMATAN

KETUA PENGARAH MAMPU

RINGKASAN GELARAN JAWATAN

JTK

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN

Bekalan B.63 – Kekal Kekal Program 7.1.1.10 – Kekal Kekal Butiran ( 416 )

GRED JAWATAN

FT29

BIDANG UTAMA

ICT

GRED JD

FT19

SUB-BIDANG

TEKNIKAL

STATUS JAWATAN

KUP

DISEDIAKAN OLEH

KHAIRUL SAHRIN BIN MOHD YAAKUB

\HIRARKI 1(BAHAGIAN)

KOLEJ MATRIKULASI KELANTAN

DISEMAK OLEH

MOHD SYAFIZAL BIN JUSOH

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)

UNIT DATA DAN MAKLUMAT

DILULUSKAN OLEH

PN HASLIDA BINTI TAHIR

SKIM PERKHIDMATAN

SISTEM MAKLUMAT

TARIKH DOKUMEN

15 NOVEMBER 2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Bertanggungjawab Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas merangkumi penyelenggaraan sistem komputer seperti penyelenggaraan pencegahan dan penyelenggaraan kelengkapan IT serta tugas-tugas penyelenggaraan aplikasi perkomputeran dan operasi sistem dalam sesebuah organisasi. AKAUNTABILITI

TUGAS UTAMA

Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas merangkumi penyelenggaraan penyelenggaraan sistem komputer seperti penyelenggaraan penyelenggaraan pencegahan pencegahan dan dan penyelenggaraan penyelenggaraan kelengkapan IT serta tugas-tugas penyelenggaraan penyelenggaraan aplikasi perkomputeran dan operasi sistem dalam sesebuah organisasi

9

1.

Bertanggungjawab dalam mengawal selia serta menyelenggara dengan baik semua peralatan berkaitan ICT juga menjalankan menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan, penyelenggaraan, pembaikan, dan pemulihan pemulihan komputer serta memformat, instalasi perisian, mengimbas virus dll. 2. Mendaftar sebarang perolehan baru peralatan ICT pada kad aset yang akan akan ditempatkan di lokasi yang dinyatakan di atas. 3. Mengemaskini kad aset peralatan ICT yang berkaitan dengan segera segera sebaik sahaja berlaku berlaku perubahan pemilik, pemilik, lokasi atau selepas pembaikan. pembaikan. 4. Memeriksa serta menyelenggara bagi memastikan peralatan sistem rangkaian rangkaian seperti server, seperti server, switch, hub, router , sistem pendawaian dan lain peralatan yang bersangkutan dengan sistem rangkaian kolej berada dalam keadaan baik dan beroperasi beroperasi dengan jayanya. 5. Memastikan rangkaian LAN atau Wireless di lokasi yang dinyatakan diatas berada dalam keadaan baik. 6. Melaporkan kepada PTM dengan kadar segera sekiranya berlaku sebarang kegagalan kepada mana-mana peralatan sistem rangkaian atau peralatan/sistem yang menyokongnya. menyokongnya. Juga melaporkan kepada PTM sebarang gangguan atau sebarang ancaman yang memungkinkan kegagalan atau kemusnahan sistem rangkaian kolej. Umpamanya serangan virus, spyware, worm dan worm dan elemen serta unsur lain. 7. Memberikan sokongan awal kepada pengguna sistem e-kerajaan sekiranya berlaku masalah, sebelum merujuk kepada PPTM/PTM. 8. Memberi khidmat nasihat, latihan dan konsultasi berkaitan penggunaan penggunaan perisian. 9. Memberi nasihat dan bantuan teknikal ke arah penyelesaian sebarang masalah penggunaan penggunaan perisian. 10. Membuat penyelenggaraan serta pembaikan mengikut log aduan dan di Sistem ICT Sistem ICT HelpDesk

11.

12.

13.

14.

15. 16.

Memantau serta menyelia kerja-kerja penyelenggaraan penyelenggaraan pencegahan dan pemulihan(preventive pemulihan(preventive and corrective maintenance) maintenance) oleh syarikat kontraktor yang dilantik di lokasi yang dinyatakan di atas. Melaporkan kepada PPTM/PTM berhubung sebarang kegagalan peralatan harta modal ICT untuk pembaikan dan pembetulan oleh syarikat kontraktor penyelenggaraan yang dilantik. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai langkah pencegahan dilokasi-lokasi dilokasi-lokasi yang ditetapkan ditetapkan bagi memastikan peralatan ict dapat berfungsi secara optimum untuk PnP. Mencadangkan kepada pihak pengurusan kolej sebarang inisiatif baru yang dapat mempertingkatkan mempertingkatkan lagi perkhidmatan ICT. Menyelia Stor Unit UDM (sekiranya perlu) Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh Pengarah atau wakilnya.

DIMENSI       

Blok Pusat Sumber, Makmal Komputer dan Bahasa Blok Pentadbiran dan Pensyarah Blok Tutoran Blok Makmal Sains Blok Dewan Kuliah Blok Asrama Blok Dewan Serbaguna dan Pondok Pengawal KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS



Sijil Vokasional Malaysia dalam bidang berkaitan yang diiktiraf oleh Kerajaan.



Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan serta Sijil Kemahiran Malaysia Tahap 2 dalam bidang berkaitan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.atau



Sijil Pelajaran Malaysia atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya oleh Kerajaan serta Sijil Kemahiran Malaysia Tahap 3 dalam bidang berkaitan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya. KOMPETENSI

-

Kemahiran pengurusan aset Kemahiran pengurusan aduan pelanggan Kemahiran penyelenggaraan peralatan komputer Kemahiran penyelenggaraan rangkaian komputer

PENGALAMAN

Tidak memerlukan pengalaman

10

AKTIVITI 1 :

AKTIVITI 1 :

PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK

Menguruskan Menguruskan penyediaan penyediaan kemudahan peralatan peralatan ICT bagi bagi persediaan persediaan

taklimat/ persembahan untuk mesyuarat/ taklimat khas/ majlis rasmi Proses Kerja

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7. 8.

Terima arahan untuk menyediakan kemudahan peralatan ICT bagi persediaan taklimat / persembahan. persembahan. Kenalpasti keperluan perkakasan dan jenis perisian yang akan digunakan. Catatkan maklumat lengkap peralatan yang dipinjam di ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT / KEW. PA-6. Pastikan peminjam mengesahkan penerimaan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT/ KEW. PA-6. Pastikan segala keperluan telah diuji dan berfungsi dengan baik sebelum / semasa majlis berlangsung. Pastikan peminjam mengesahkan pemulangan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT/ KEW. PA-6. Simpan borang dalam fail berkaitan. Sediakan bantuan sokongan teknikal jika diperlukan.

Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Pengarah Kolej/ Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

11

Undangundang/Peraturan

Pekeliling Perolehan Dan Pengurusan Aset Bil 3 Tahun 2009

AKTIVITI 1 : Menguruskan Menguruskan penyediaan penyediaan kemudahan peralatan peralatan ict bagi bagi persediaan persediaan taklimat/ persembahan untuk mesyuarat/ taklimat khas/ majlis rasmi

MULA

1

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk sediakan peralatan ICT.

2

Terima permohonan dari unit berkaitan.

3

Kenalpasti keperluan perkakasan dan jenis perisian.

4

Beri khidmat nasihat / teknikal.

5

Pastikan pemohon mengisi Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT.

12

penuhi? Batalkan permohonan pinjaman.

7

Tidak

6

Semak sama ada peralatan sedia ada memenuhi keperluan permohonan. permohonan.

Ya 8

Luluskan permohonan pinjaman.

9

Catat maklumat lengkap peralatan yang dipinjam.

10

Pastikan peminjam sahkan penerimaan peralatan.

11

Pastikan segala keperluan telah diuji dan berfungsi dengan baik.

12

Pastikan peminjam sahkan pemulangan peralatan.

13

Simpan borang dalam fail berkaitan.

14

Sediakan bantuan sokongan teknikal jika diperlukan.

TAMAT

13

AKTIVITI 1 : Menguruskan Menguruskan penyediaan penyediaan kemudahan peralatan peralatan ict bagi bagi persediaan persediaan taklimat/ persembahan untuk mesyuarat/ taklimat khas/ majlis rasmi BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan untuk menyediakan menyediakan kemudahan peralatan ICT bagi persediaan taklimat / persembahan. persembahan. Kenalpasti keperluan perkakasan dan jenis perisian yang akan digunakan. Pastikan Pastika n pemohon mengisi Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT. Semak sama ada peralatan sedia ada memenuhi keperluan yang dipohon. Batalkan pinjaman sekiranya peralatan sedia ada tidak mencukupi. Luluskan permohonan pinjaman dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT. Catatkan maklumat lengkap peralatan yang dipinjam di ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT / KEW. PA-6.

2 3 4 5

6

7

14

TINDAKAN

AKTIVITI 2 :

AKTIVITI 2 :


Menguruskan Menguruskan pengendalian pengendalian meja bantuan bantuan – – Helpdesk. Helpdesk.

Proses Kerja

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Terima arahan untuk mengendalikan meja bantuan – bantuan – Helpdesk bagi permasalahan ICT yang akan dimaklumkan kepada pembekal untuk tindakan penyelesaian. Kenalpasti masalah yang telah diadukan dan mengumpulkan segala maklumat berkaitan. Isi maklumat aduan ke dalam Borang Laporan Helpdesk dengan lengkap. Maklumkan kepada pihak syarikat berhubung masalah berkaitan melalui email dengan melampirkan sekali Borang Laporan Helpdesk dan juga lampiran berkaitan untuk rujukan. Pastikan masalah yang telah di log dapat diselesaikan dengan menerima maklumbalas dari syarikat melalui Borang Laporan Helpdesk yang telah disertakan. Maklumkan kepada pengguna status aduan sekiranya telah selesai. Simpan Borang Laporan Helpdesk ke dalam fail berkaitan.



15


AKTIVITI 2 :

Menguruskan Menguruskan pengendalian pengendalian meja bantuan bantuan – – Helpdesk Helpdesk

MULA

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk menyediakan Meja Bantuan.

1

2

Terima aduan yang memerlukan penyelesaian dari syarikat.

3

Kenal pasti masalah dan kumpul maklumat berkaitan.

4

Isi maklumat aduan ke dalam Borang Laporan Helpdesk.

5

Maklumkan kepada pihak syarikat berhubung masalah berkaitan melalui email.

6

Pastikan masalah yang telah dilog dapat diselesaikan oleh syarikat.

Tidak selesai? Ya 7

Maklum pada pengguna status aduan sekiranya selesai.

8

Simpan Borang Aduan Helpdesk dalam fail berkaitan.

TAMAT

16

AKTIVITI 2 : BIL 1

2 3 4

5 6

7 8

Menguruskan Menguruskan pengendalian pengendalian meja bantuan bantuan – – Helpdesk Helpdesk PROSES KERJA

Terima arahan untuk menyediakan Meja Bantuan – Helpdesk – Helpdesk bagi permasalahan ICT yang akan dimaklumkan kepada pembekal untuk tindakan penyelesaian. Terima sebarang aduan berkenaan masalah ICT dari pengguna yang memerlukan tindakan penyelesaian dari syarikat. Kenalpasti masalah yang telah diadukan dan mengumpulkan segala maklumat berkaitan. Isi maklumat aduan ke dalam Borang Laporan Helpdesk dengan lengkap. Maklumkan kepada pihak syarikat berhubung masalah berkaitan melalui email dengan melampirkan sekali Borang Laporan Helpdesk dan juga lampiran berkaitan untuk rujukan. Pastikan Pastika n masalah yang telah di log dapat diselesaikan dengan menerima maklumbalas dari syarikat melalui Borang Laporan Helpdesk yang telah disertakan. Maklumkan kepada pengguna status aduan sekiranya telah selesai. Simpan Borang Laporan Helpdesk ke dalam fail berkaitan.

17

TINDAKAN

AKTIVITI 3 : AKTIVITI 3 :

PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala Berkala Peralatan ICT

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk melaksanakan penyelenggaraan berkala peralatan ICT. 2. Isi Borang Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala, KEW PA-13 dan KEW. PA-14. 3. Buat pemeriksaan ke atas hardware / software dan rekodkan status tahap kerosakan peralatan dalam Borang Penyelenggaraan Berkala. 4. Lakukan penyelenggaraan penyelenggaraa n bagi peralatan yang mengalami kerosakan kecil. 5. Lakukan semakan status jaminan sekiranya sekiranya terdapat terdapat kerosakan peralatan yang serius. 6. Rujuk kepada Proses Kerja 6.1.10 sekiranya peralatan tersebut tamat tempoh jaminan. 7. Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. 8. Hantar peralatan tersebut kepada pihak syarikat untuk tujuan pembaikan. 9. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut.



18


10. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan penyelenggaraan / pembaikan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT setelah selesai dilakukan. 11. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. 12. Sahkan penerimaan peralatan dari syarikat dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. 13. Simpan Borang Penyelenggaraan Berkala, Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW.PA-9, KEW.PA-13, KEW.PA-14 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan.

19

AKTIVITI 3 :

Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan berkala berkala peralatan ICT ICT MULA

Lakukan penyelenggaraan oleh JTK. 5

1

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk melaksanakan penyelenggaraan berkala peralatan ICT.

2

Sediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala Peralatan ICT.

3

Isi Borang Penyelenggaraan Berkala, KEW PA-13 dan KEW. PA-14.

4

Buat pemeriksaan ke atas hardware / software dan rekod status tahap kerosakan.

serius? Tidak

Ya 6

Semak status jaminan.

Tidak

jaminan?

7 Ya

Rujuk Proses Kerja 6.1.10

8

Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Penyelenggaraan.

9

Hantar kepada syarikat untuk pembaikan.

10

Periksa peralatan yang telah dibaiki.

Tidak

Selesai? Ya 11

Sahkan kerja penyelenggaraan/pembaikan.

20

12

Serahkan PT dan Invois kepada Unit Kewangan.

13

Sahkan penerimaan peralatan dan rekod status peralatan.

14


TAMAT

21

AKTIVITI 3 :

Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan berkala berkala peralatan ICT ICT

BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan untuk melaksanakan penyelenggaraan berkala peralatan ICT. Sediakan Jadual Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala Peralatan ICT. Isi Borang Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala, KEW PA-13 dan KEW. PA-14. Buat pemeriksaan ke atas hardware / software dan rekodkan status tahap kerosakan peralatan dalam Borang Penyelenggaraan Berkala. Lakukan penyelenggaraan penyelenggaraa n bagi peralatan yang mengalami kerosakan kecil. Lakukan semakan status jaminan sekiranya terdapat kerosakan peralatan yang serius. Rujuk kepada Proses Kerja 6.1.10 sekiranya peralatan tersebut tamat tempoh jaminan. Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Hantar peralatan tersebut kepada pihak syarikat untuk tujuan pembaikan. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan / pembaikan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT setelah selesai dilakukan. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. Sahkan penerimaan peralatan dari syarikat dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2 Simpan Borang Penyelenggaraan Berkala, Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW.PA-9, KEW.PA-13, KEW.PA14 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan.

2 3

4 5 6 7

8 9

10

11 12

13

14

22

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan pembaikan pembaikan peralatan peralatan ICT

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk membuat penyelenggaraan pembaikan peralatan ICT. 2. Pastikan Pastika n semua pengguna melengkapkan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 sama ada aduan yang dibuat dengan menggunakan borang ataupun panggilan telefon. 3. Buat pemeriksaan ke atas kerosakan yang telah di laporkan dan rekodkan status tahap kerosakan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. 4. Lakukan penyelenggaraan penyelenggaraa n bagi peralatan yang mengalami kerosakan kecil. 5. Lakukan semakan status jaminan sekiranya sekiranya terdapat terdapat kerosakan peralatan yang serius. 6. Rujuk kepada Proses Kerja 6.1.10 jika peralatan masih dalam jaminan. 7. Isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Penyelenggaraan. 8. Hantar peralatan kepada syarikat untuk pembaikan. pembaikan. 9. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. 10. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan penyelenggaraan / pembaikan

Pegawai Yang Melulus/Dirujuk Pengarah Kolej/ Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

23


dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT setelah selesai dilakukan.

11. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. 12. Sahkan penerimaan peralatan dari pembekal dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. 13. Maklumkan kepada pengguna sekiranya kerosakan peralatan telah selesai dibaiki. 14. Minta pengguna mengesahkan penerimaan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. 15. Simpan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW.PA-2, KEW.PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan.

24

AKTIVITI 4 :

Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan pembaikan pembaikan peralatan peralatan ICT

MULA

Lakukan penyelenggaraan oleh JTK 5

1

Arahan daripada daripada Pengarah untuk menguruskan penyelenggaraan pembaikan peralatan ICT.

2

Terima Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT/ panggilan panggilan telefon.

3

Pastikan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW.PA-9 lengkap di isi.

4

Buat pemeriksaan ke atas kerosakan yang dilapor dan rekod status tahap kerosakan.

serius? Tidak

Ya 6


Tidak

jaminan?

7


Ya 8

Isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Penyelenggaraan.

9


10


Tidak

selesai? Ya 11


25

12


13


14

Maklum kepada pengguna setelah selesai.

15

Minta pengguna sahkan penerimaan peralatan.

16


TAMAT

26

AKTIVITI 4 :

Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan pembaikan pembaikan peralatan peralatan ICT

BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan untuk membuat penyelenggaraan penyelenggara an pembaikan peralatan ICT. Terima Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT/ panggilan telefon dari pengguna berkaitan masalah peralatan ICT. Pastikan semua pengguna melengkapkan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 sama ada aduan yang dibuat dengan menggunakan borang ataupun panggilan telefon. Buat pemeriksaan ke atas kerosakan yang telah di laporkan dan rekodkan status tahap kerosakan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Kerosakan Peralatan ICT. Lakukan penyelenggaraan penyelenggaraa n bagi peralatan yang mengalami kerosakan kecil. Lakukan semakan status jaminan sekiranya terdapat kerosakan peralatan yang serius. Rujuk kepada Proses Kerja 6.1.10 jika peralatan masih dalam jaminan. Isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Hantar peralatan kepada syarikat untuk pembaikan. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan / pembaikan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT setelah selesai dilakukan. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. Sahkan penerimaan peralatan dari pembekal dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. Maklumkan kepada pengguna sekiranya kerosakan peralatan telah selesai dibaiki. Minta pengguna mengesahkan penerimaan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. Simpan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW.PA-2, KEW.PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan.

2

3

4 5 6 7 8 9 10

11 12

13

14 15

16

27

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan pengendalian pengendalian backup manual manual pangkalan pangkalan data

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk membuat backup manual pangkalan data. 2. Muat turun data yang telah dibackup ke dalam hardisk. 3. Muat turun data data dari hardisk ke dalam CD. 4. Simpan CD backup di dalam peti besi.


28


AKTIVITI 5 :

Menguruskan Menguruskan pengendalian pengendalian backup manual manual pangkalan pangkalan data MIS

MULA

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk membuat backup manual pangkalan data MIS.

1

2

Backup database dan software.

3

Semak sama ada backup berjaya dilakukan.

Tidak berjaya? Ya 4

Muat turun data backup ke dalam hardisk.

5

Muat turun data dari hardisk ke dalam CD.

6

Simpan CD dalam peti besi.

TAMAT

29

AKTIVITI 5 : BIL 1 2 3 4 5 6

Menguruskan Menguruskan pengendalian pengendalian backup manual manual pangkalan pangkalan data PROSES KERJA

Terima arahan untuk membuat backup manual pangkalan data. Laksanakan backup manual bagi database dan software. Semak sama ada backup yang dibuat berjaya. Muat turun data yang telah dibackup ke dalam hardisk. Muat turun data dari hardisk ke dalam CD. Simpan CD backup di dalam peti besi.

30

TINDAKAN

AKTIVITI 6 :

AKTIVITI 6 :


Menguruskan Menguruskan penerimaan penerimaan peralatan ICT

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menerima peralatan ICT. 2. Semak sama ada peralatan yang diterima memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. 3. Maklumkan kepada syarikat sekiranya peralatan yang diterima tidak mencukupi atau memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. 4. Isi Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan Kerajaan (KEW.PA-1). 5. Maklumkan pada Unit Stor untuk tindakan mendaftar Harta Modal. 6. Agihkan peralatan yang diterima kepada yang berkenaan seperti yang telah dipersetujui. 7. Pastikan penerima menandatangani menandatangani KEW.PA-2, KEW.PA-6 dan Borang Perakuan Penerimaan Peralatan sebelum mengambil peralatan. 8. Simpan KEW.PA-2 dan Borang Perakuan Penerimaan Peralatan untuk tujuan rujukan dalam fail berkaitan.


31


AKTIVITI 6 :

Menguruskan Menguruskan penerimaan penerimaan peralatan ICT

MULA

Maklum pada syarikat.

4

1

Terima arahan daripada PTM/PPTM untuk menerima peralatan ICT.

2

Terima peralatan ICT dari pembekal.

3

Semak bilangan peralatan yang diterima.

Tidak

Cukup? Ya Semak spesifikasi peralatan.

5

Penuhi?

Tidak Ya 6

Sahkan Notis Penghantaran.

7

Isi KEW. PA-1.

8

Maklum pada Unit Stor untuk Daftar Harta Modal.

32

9

Agihkan peralatan peralatan kepada kepada yang berkenaan.

10

Pastikan penerima tandatangan KEW.PA-2, KEW.PA-6 dan Borang Perakuan Penerimaan Peralatan.

11

Simpan KEW.PA-2 dan Borang Perakuan Penerimaan Peralatan Peralatan dalam fail berkaitan.

TAMAT

33

AKTIVITI 6 : Menguruskan Menguruskan penerimaan penerimaan peralatan ICT

BIL

PROSES KERJA

1 2 3

Terima arahan untuk menerima peralatan ICT. Terima peralatan ICT dari pihak syarikat. Semak bilangan yang diterima mencukupi seperti yang tertera pada Notis Penghantaran (DO). Semak sama ada peralatan yang diterima memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Maklumkan kepada syarikat sekiranya peralatan yang diterima tidak mencukupi atau memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Sahkan DO sekiranya peralatan yang diterima mencukupi serta memenuhi spesifikasi. Isi Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1). Maklumkan pada Unit Stor untuk tindakan mendaftar Harta Modal. Agihkan peralatan yang diterima kepada yang berkenaan seperti yang telah dipersetujui. dipersetujui. Pastikan penerima menandatangani KEW.PA-2, KEW.PA-6 dan Borang Perakuan Penerimaan Peralatan sebelum mengambil peralatan. Simpan KEW.PA-2 KEW.PA- 2 dan Borang Perakuan Penerimaan Peralatan untuk tujuan rujukan dalam fail berkaitan.

4

5 6 7 8 9

10 11

34

TINDAKAN

AKTIVITI 7 :


AKTIVITI 7 : Menguruskan permohonan permohonan peralatan peralatan ICT

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menguruskan permohonan peralatan ICT. 2. Terima Borang Permohonan Permohonan Peralatan ICT dari pengguna. 3. Pastikan Pastika n Borang Permohonan Peralatan ICT telah lengkap di isi. 4. Semak sama ada peralatan sedia ada memenuhi keperluan yang dipohon serta berfungsi dengan baik. 5. Batalkan permohonan sekiranya peralatan sedia ada tidak memenuhi keperluan. keperluan. 6. Catatkan maklumat lengkap peralatan yang dipinjam di ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Peralatan ICT, KEW.PA-6 dan Borang Penerimaan Peralatan ICT. Sekiranya peralatan yang dipohon adalah notebook, pemohon juga perlu mengisi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT. 7. Pastikan Pastika n pemohon mengesahkan penerimaan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Peralatan ICT, KEW.PA-6, KEW.PA-2 dan Borang Penerimaan Peralatan ICT. 8. Serahkan peralatan yang dipohon kepada pengguna. Simpan borang dalam fail berkaitan.


35


AKTIVITI 7 : Menguruskan Menguruskan permohonan permohonan peralatan ICT

MULA

Batalkan permohonan pinjaman.

5

1

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk menguruskan menguruskan permohonan peralatan ICT.

2

Terima borang permohonan dari pengguna.

3

Pastikan borang permohonan lengkap.

4

Semak sama ada peralatan memenuhi keperluan pemohon dan berfungsi dengan baik.

Tidak

penuhi? Ya 6

7

Luluskan permohonan peralatan. Catatkan maklumat dalam Borang Permohonan Peralatan ICT, KEW.PA-6 dan Borang Penerimaan Peralatan ICT. Sekiranya notebook, isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT.

8

Pastikan pemohon tandatangan Borang Permohonan Peralatan ICT, KEW.PA-6, KEW.PA-2 dan Borang Penerimaan Peralatan ICT.

9

Pastikan peminjam sahkan permohonan peralatan.

10


TAMAT

36

AKTIVITI 7 :

Menguruskan Menguruskan permohonan permohonan peralatan ICT

BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan untuk menguruskan permohonan peralatan ICT. Terima Borang Permohonan Permohonan Peralatan ICT dari pengguna. pengguna. Pastikan Pastika n Borang Permohonan Peralatan ICT telah lengkap di isi. Semak sama ada peralatan sedia ada memenuhi keperluan yang dipohon serta berfungsi dengan baik. Batalkan permohonan sekiranya peralatan sedia ada tidak memenuhi keperluan. Luluskan permohonan dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Peralatan ICT. Catatkan maklumat lengkap peralatan yang dipinjam di ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Peralatan ICT, KEW.PA-6 dan Borang Penerimaan Peralatan ICT. Sekiranya peralatan yang dipohon adalah notebook, pemohon juga perlu mengisi mengisi Borang Borang Kebenaran Membawa Membawa Keluar Keluar Peralatan ICT. Pastikan Pastika n pemohon mengesahkan penerimaan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Peralatan ICT, KEW.PA-6, KEW.PA-2 dan Borang Penerimaan Peralatan ICT. Serahkan peralatan yang dipohon kepada pengguna. Simpan borang dalam fail berkaitan.

2 3 4 5 6 7

8

9

37

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan peminjaman peminjaman peralatan ICT ICT

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menguruskan peminjaman peralatan ICT. 2. Terima Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT dari pengguna. 3. Pastikan borang permohonan telah lengkap di isi. 4. Semak sama ada peralatan sedia ada memenuhi keperluan yang dipohon. 5. Batalkan permohonan sekiranya peralatan sedia ada tidak memenuhi keperluan. 6. Luluskan permohonan pinjaman dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT. 7. Catatkan maklumat lengkap peralatan yang dipinjam di ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT. 8. Pastikan peminjam mengesahkan penerimaan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT dan KEW.PA6.


38


9. Pastikan peminjam mengesahkan pemulangan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT dan KEW.PA6. 10. Simpan borang dalam fail berkaitan.

39

AKTIVITI 8 :

Menguruskan Menguruskan peminjaman peminjaman peralatan ICT ICT

MULA

Batalkan permohonan pinjaman.

5

1

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk menguruskan menguruskan peminjaman peralatan ICT.

2

Terima borang permohonan dari pengguna.

3

Pastikan borang permohonan lengkap.

4

Semak sama ada peralatan memenuhi keperluan pemohon.

Tidak

penuhi? Ya 6

Luluskan permohonan pinjaman.

7

Catat maklumat lengkap peralatan yang dipinjam.

8

Pastikan peminjam sahkan penerimaan peralatan.

9

Pastikan peminjam sahkan pemulangan peralatan.

10


TAMAT

40

AKTIVITI 8 : BIL 1 2 3 4 5

6

7

8

9

10

Menguruskan Menguruskan peminjaman peminjaman peralatan ICT ICT PROSES KERJA

Terima arahan untuk menguruskan peminjaman peralatan ICT. Terima Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT dari pengguna. Pastikan Pastika n borang permohonan telah lengkap di isi. Semak sama ada peralatan sedia ada memenuhi keperluan yang dipohon. Batalkan permohonan sekiranya peralatan sedia ada tidak memenuhi keperluan. Luluskan permohonan pinjaman dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT. Catatkan maklumat lengkap peralatan yang dipinjam di ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT. Pastikan peminjam mengesahkan penerimaan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT dan KEW.PA-6. Pastikan peminjam mengesahkan pemulangan peralatan dari Unit Data dan Maklumat (UDM) dengan menandatangani ruangan berkenaan dalam Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT dan KEW.PA-6. Simpan borang dalam fail berkaitan.

41

TINDAKAN

AKTIVITI 9 :

AKTIVITI 9 :


Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan berkala berkala sistem rangkaian rangkaian

Proses Kerja

1. Menerima arahan untuk membuat penyelenggaraan berkala sistem rangkaian kolej. 2. Isi Borang Penyelenggaraan Berkala / KEW. PA-13 / KEW. PA-14. 3. Buat pemeriksaan ke atas atas sistem rangkaian dan rekodkan status tahap kerosakan dalam Borang Penyelenggaraan Berkala. 4. Lakukan penyelenggaraan sekiranya mengalami kerosakan kecil. 5. Lakukan semakan status jaminan sekiranya terdapat kerosakan peralatan rangkaian yang serius. 6. Peralatan yang masih dalam jaminan akan dihantar dihantar kepada kepada syarikat berkenaan untuk pembaikan. 7. Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. 8. Hantar kepada syarikat untuk pembaikan. 9. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. 10. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan / pembaikan


42


dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 setelah selesai dilakukan. 11. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran.

12. Sahkan penerimaan peralatan dari syarikat dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. 13. Simpan Borang Penyelenggaraan Berkala, Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW. PA-9, KEW. PA-13, KEW. PA-14 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan.

43

AKTIVITI 9 :

Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala Berkala Sistem Rangkaian Rangkaian

MULA

1

2


Sediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala.

3

Isi Borang Penyelenggaraan Berkala, KEW PA-13 dan KEW. PA-14.

4

Buat pemeriksaan ke atas sistem rangkaian dan rekod status tahap kerosakan.

Serius? Tidak

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk melaksanakan penyelenggaraan berkala peralatan ICT.

Ya 6


Tidak

jaminan?

7 Ya


8

Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Penyelenggaraan.

9


10


Tidak

Selesai? Ya 11


44

12


13


14


TAMAT

45

AKTIVITI 9 :

Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala Berkala Sistem Rangkaian Rangkaian

BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan untuk membuat penyelenggaraan penyelenggara an berkala sistem rangkaian kolej. Isi Borang Penyelenggaraan Penyelenggaraan Berkala / KEW. PA-13 / KEW. PA-14. Buat pemeriksaan ke atas sistem rangkaian dan rekodkan status tahap kerosakan dalam Borang Penyelenggaraan Berkala. Lakukan penyelenggaraan penyelenggaraa n sekiranya mengalami kerosakan kecil. Lakukan semakan status jaminan sekiranya terdapat kerosakan peralatan rangkaian yang serius. Peralatan yang masih dalam jaminan akan dihantar kepada syarikat berkenaan untuk pembaikan. Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Hantar kepada syarikat untuk pembaikan. pembaikan. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan / pembaikan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 setelah selesai dilakukan. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. Sahkan penerimaan peralatan dari syarikat dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. Simpan Borang Penyelenggaraan Berkala, Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT, KEW. PA-9, KEW. PA-13, KEW. PA-14 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan Penyelenggaraan ke dalam f ail berkaitan.

2

3 4 5 6

7 8 9

10 11

12

13

46

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan pembaikan pembaikan sistem rangkaian rangkaian

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk membuat penyelenggaraan pembaikan sistem rangkaian. rangkaian. 2. Terima Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / panggilan telefon dari pengguna berkaitan masalah rangkaian. 3. Pastikan Pastika n semua pengguna melengkapkan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW.PA-9 sama ada aduan yang dibuat dengan menggunakan borang ataupun panggilan telefon. 4. Buat pemeriksaan ke atas kerosakan yang telah di laporkan dan rekodkan status tahap kerosakan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. 5. Lakukan penyelenggaraan penyelenggar aan bagi peralatan yang mengalami kerosakan kecil. 6. Lakukan semakan status jaminan sekiranya sekiranya terdapat terdapat kerosakan peralatan yang serius. 7. Merujuk kepada Proses Kerja 6.1.20 sekiranya status jaminan telah tamat. 8. Isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan. 9. Hantar peralatan yang masih dalam jaminan kepada syarikat berkenaan untuk pembaikan. 10. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki


47


oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. 11. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan / pembaikan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT setelah selesai dilakukan. dilakukan. 12. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. 13. Sahkan penerimaan peralatan dari syarikat dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. 14. Maklumkan kepada pengguna sekiranya kerosakan peralatan telah selesai dibaiki. 15. Minta pengguna mengesahkan penerimaan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. 16. Simpan Borang Aduan Kerosakan UDM, KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan

48

AKTIVITI 10 :

Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Pembaikan Pembaikan Sistem Rangkaian Rangkaian

MULA


1

Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk menguruskan penyelenggaraan pembaikan sistem rangkaian.

2

Terima Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT/ panggilan panggilan telefon.

3

Pastikan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 lengkap di di isi.

4

Buat pemeriksaan ke atas kerosakan yang dilapor dan rekod status tahap kerosakan.

serius? Tidak

Ya 6


Tidak

jaminan?

7


Ya 8

Isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Penyelenggaraan.

9


10


Tidak

selesai? Ya 11


49

12


13


14

Maklum kepada pengguna setelah selesai.

15


16


TAMAT

50

AKTIVITI 10 :

Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Pembaikan Pembaikan Sistem Rangkaian Rangkaian

BIL

PROSES KERJA

1

Terima arahan untuk membuat penyelenggaraan penyelenggara an pembaikan sistem rangkaian. rangkaian. Terima Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / panggilan telefon dari pengguna berkaitan masalah rangkaian. Pastikan semua pengguna melengkapkan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW.PA-9 sama ada aduan yang dibuat dengan menggunakan borang ataupun panggilan telefon. Buat pemeriksaan ke atas kerosakan yang telah di laporkan dan rekodkan status tahap kerosakan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Kerosakan Peralatan ICT. Lakukan penyelenggaraan penyelenggaraa n bagi peralatan yang mengalami kerosakan kecil. Lakukan semakan status jaminan sekiranya terdapat kerosakan peralatan yang serius. Merujuk kepada Proses Kerja 6.1.20 sekiranya sekiranya status jaminan telah tamat. Isi Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT Untuk Penyelenggaraan. Hantar peralatan yang masih dalam jaminan kepada syarikat berkenaan untuk pembaikan. Lakukan pemeriksaan peralatan yang telah dibaiki oleh syarikat sama ada telah selesai atau tidak ketika menerima semula peralatan tersebut. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan / pembaikan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT setelah selesai dilakukan. Serahkan Pesanan Tempatan dan Invois yang telah disahkan kepada Unit Kewangan untuk tujuan pembayaran. Sahkan penerimaan peralatan dari syarikat dalam Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan dan merekod maklumat penyelenggaraan yang dibuat dalam KEW.PA-2. Maklumkan kepada pengguna sekiranya kerosakan peralatan telah selesai dibaiki. Minta pengguna mengesahkan penerimaan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. Simpan Borang Aduan Kerosakan UDM, KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan ke dalam fail berkaitan

2

3

4 5 6 7 8

9 10

11

12 13

14 15

16

51

TINDAKAN

AKTIVITI 11 :


AKTIVITI 11 : Menguruskan Menguruskan penyelenggaraan penyelenggaraan pembaikan pembaikan sistem rangkaian rangkaian yang tamat tempoh jaminan

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menguruskan penyelenggaraan pembaikan sistem rangkaian yang telah tamat tempoh jaminan. 2. Minta sebutharga dari syarikat untuk tujuan pembaikan berkenaan. 3. Lantik syarikat yang berpengalaman dan menawarkan sebutharga paling minimum. 4. Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. 5. Hantar peralatan kepada syarikat yang dilantik. 6. Periksa peralatan yang telah dibaiki. 7. Sahkan kerja penyelenggaraan/pembaikan. 8. Serahkan PT dan Invois kepada Unit Kewangan untuk tujuan bayaran. 9. Sahkan penerimaan peralatan dan rekod status peralatan. 10. Memaklumkan kepada pengguna setelah selesai. 11. Minta pengguna sahkan penerimaan peralatan/perkhidmatan. 12. Simpan borang dalam fail berkaitan.


52


AKTIVITI 11 : Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Pembaikan Pembaikan Sistem Rangkaian Rangkaian Yang Tamat Tempoh Jaminan

MULA Arahan daripada daripada PTM/PPTM untuk untuk melaksanakan melaksanakan penyelenggaraan pembaikan sistem rangkaian yang tamat tempoh jaminan.

1

2

Minta sebut harga dari syarikat.

3

Pilih syarikat berpengalaman dan tawar harga minimum.

4

Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Penyelenggaraan.

5

Hantar kepada syarikat yang dilantik.

6


Tidak

selesai? Ya 7

Sahkan kerja k erja penyelenggaraan/pemba penyelenggaraan/pembaikan. ikan.

8

Serah PT dan Invois kepada Unit Kewangan untuk tujuan bayaran.

9


53

10

Maklumkan kepada pengguna setelah selesai.

11


12


TAMAT

54

AKTIVITI 11 : Menguruskan Menguruskan Penyelenggaraan Penyelenggaraan Pembaikan Pembaikan Sistem Rangkaian Rangkaian Yang Tamat Tempoh Jaminan BIL

PROSES KERJA

Terima arahan untuk menguruskan penyelenggaraan 1 2 3

4 5 6 7 8 9 10 11 12

pembaikan sistem rangkaian yang telah tamat tempoh jaminan. Minta sebutharga dari syarikat untuk tujuan pembaikan berkenaan. Lantik syarikat yang berpengalaman dan menawarkan sebutharga paling minimum. Isi Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT / KEW. PA-9 dan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan ICT untuk Penyelenggaraan. Hantar peralatan kepada syarikat yang dilantik. Periksa peralatan yang telah dibaiki. Sahkan kerja penyelenggaraan/pembaikan. penyelenggaraan /pembaikan. Serahkan PT dan Invois kepada Unit Kewangan untuk tujuan bayaran. Sahkan penerimaan peralatan dan rekod status peralatan. Memaklumkan kepada pengguna setelah selesai. Minta pengguna sahkan penerimaan peralatan/perkhidmatan. peralatan/p erkhidmatan. Simpan borang dalam fail berkaitan.

55

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan Aduan Kerosakan Kerosakan Peralatan ICT

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menguruskan aduan kerosakan peralatan ICT. 2. Terima aduan daripada pengguna mengenai kerosakan peralatan ICT melalui telefon/ Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. 3. Pastikan Pastika n semua aduan melalui telefon telah direkod di dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. 4. Beri nombor rujukan pada setiap Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT yang telah di isi. 5. Rekodkan maklumat aduan di dalam Buku Rekod Aduan Pengguna. 6. Serahkan kepada juruteknik yang berkaitan untuk tindakan. 7. Serahkan semula aduan yang telah diambil tindakan untuk direkodkan. 8. Simpan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT di dalam fail berkaitan.


56


AKTIVITI 12 :

Menguruskan Menguruskan Aduan Kerosakan Kerosakan Peralatan ICT

MULA

Arahan dari PTM/PPTM PTM/PPTM untuk menguruskan menguruskan aduan kerosakan peralatan ICT.

1

2

Terima aduan daripada pengguna mengenai kerosakan peralatan ICT melalui telefon/ Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT.

3

Pastikan semua aduan melalui telefon telah direkod di dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT.

Tidak

rekod? Ya 4

Beri nombor rujukan pada setiap Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT yang telah di isi.

5

Rekodkan maklumat aduan di dalam Buku Rekod Aduan Pengguna.

Tidak

rekod? Ya 6

Serahkan kepada juruteknik yang berkaitan untuk tindakan.

7

Serahkan semula aduan yang telah diambil tindakan untuk direkodkan.

8

Simpan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT di dalam fail f ail berkaitan.

TAMAT

57

AKTIVITI 12 :

Menguruskan Menguruskan Aduan Kerosakan Kerosakan Peralatan ICT

BIL

PROSES KERJA

1 2

Arahkan untuk menguruskan menguruskan aduan kerosakan peralatan ICT. Terima aduan daripada pengguna mengenai kerosakan kerosaka n peralatan ICT melalui telefon/ Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. Pastikan Pastika n semua aduan melalui telefon telah direkod di dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT. Beri nombor rujukan pada setiap Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT yang telah di isi. Rekodkan maklumat aduan di dalam Buku Rekod Aduan Pengguna. Serahkan kepada juruteknik yang berkaitan untuk tindakan. Serahkan semula aduan yang telah diambil tindakan untuk direkodkan. Simpan Borang Aduan Kerosakan Peralatan ICT di dalam fail berkaitan.

3 4 5

6 7

58

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan bantuan teknikal teknikal ICT( ad-hoc ) kolej

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menguruskan bantuan teknikal ICT. 2. Terima aduan daripada pengguna mengenai kerosakan peralatan ICT melalui telefon. 3. Maklumkan kepada juruteknik komputer untuk tindakan/cadangan tindakan/cadangan pembetulan. 4. Terima arahan untuk lakukan tindakan pembetulan. 5. Merujuk kepada Proses Kerja 6.1.11 sekiranya masalah teknikal tersebut adalah masalah peralatan. 6. Pastikan Pastika n operasi pulih seperti sedia kala. 7. Rekodkan maklumat bantuan teknikal ke dalam buku log juruteknik komputer. komputer.


59


AKTIVITI 13 :

Menguruskan Menguruskan bantuan teknikal teknikal ICT( ad-hoc ) kolej

MULA

Arahan dari Pengarah Pengarah untuk untuk menguruskan bantuan teknikal ICT.

1

2

Terima aduan daripada pengguna mengenai kerosakan peralatan ICT melalui telefon.

3

Maklumkan juruteknik komputer untuk tindakan t indakan /cadangan pembetulan

4

Juruteknik komputer melakukan tindakan pembetulan Tidak

Perisian

5

Rujuk proses kerja 6.1.11

Ya 6

Pastikan operasi pulih

Tidak

Ya 7

Rekod maklumat bantuan teknikal ke dalam buku log juruteknik komputer.

TAMAT

60

AKTIVITI 13 : BIL 1 2 3 4 5 6 7

Menguruskan Menguruskan bantuan teknikal teknikal ICT( ad-hoc ) kolej PROSES KERJA

Terima arahan untuk menguruskan menguruskan bantuan teknikal ICT. Terima aduan daripada pengguna mengenai kerosakan kerosaka n peralatan ICT melalui telefon. Maklumkan kepada juruteknik komputer untuk tindakan/cadangan tindakan/cadangan pembetulan. Terima arahan untuk lakukan tindakan pembetulan. pembetulan. Rujuk kepada Proses Pros es Kerja 6.1.11 sekiranya masalah teknikal tersebut adalah masalah peralatan. Pastikan operasi pulih seperti sedia kala. Rekodkan maklumat bantuan teknikal ke dalam buku log juruteknik komputer komputer

61

TINDAKAN


PROSES KERJA, CARTA ALIR DAN SENARAI SEMAK Menguruskan Menguruskan hal-hal percetakan percetakan kad matrik matrik pelajar/kakitangan pelajar/kakitangan

Proses Kerja

1. Terima arahan untuk menguruskan hal-hal percetakan kad matrik pelajar/kakitangan KMP 2. Laksanakan proses pengambilan gambar dan percetakan. 3. Serahkan kad matrik yang telah siap kepada HEP (bagi pelajar) dan bahagian pentadbiran (bagi kakitangan) untuk edaran.


62


AKTIVITI 14 :

Menguruskan Menguruskan hal-hal percetakan percetakan kad matrik matrik pelajar/kakitangan pelajar/kakitangan

MULA

1

Arahan dari PTM/PPTM PTM/PPTM untuk menguruskan menguruskan hal-hal percetakan kad matrik pelajar/kakitangan pelajar/kakitangan KMTPh.

2

Terima borang Permohonan Percetakan Kad Matrik daripada pelajar/kakitangan pelajar/kakitangan

3

Kemaskini maklumat pelajar/kakitangan untuk proses percetakan Kad Matrik.

4

Laksanakan proses pengambilan gambar dan percetakan. Serahkan kad matrik yang telah siap kepada HEP (bagi pelajar) dan bahagian pentadbiran (bagi kakitangan) untuk edaran.

5

Masalah? Tidak

Ya TAMAT

63

AKTIVITI 14 : BIL 1 2 3 4 5 6

Menguruskan Menguruskan hal-hal percetakan percetakan kad matrik matrik pelajar/kakitangan pelajar/kakitangan PROSES KERJA

Terima arahan untuk menguruskan menguruskan hal-hal percetakan kad matrik pelajar/kakitangan KMP. Terima borang Permohonan Percetakan Percetaka n Kad Matrik daripada pelajar/kakitangan. Kemaskini maklumat pelajar/kakitangan pelajar/k akitangan untuk proses percetakan Kad Matrik. Maklumkan kepada juruteknik komputer untuk proses percetakan. Arahkan juruteknik komputer untuk laksanakan proses pengambilan gambar dan percetakan. Serahkan kad matrik yang telah siap kepada HEP (bagi pelajar) dan bahagian pentadbiran (bagi kakitangan) untuk edaran.

64

TINDAKAN

8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perkhidmatan

2. Perintah Am – Am – Bab A – A – Peraturan-peraturan Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 Bab B – B – Elaun-elaun Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan Bab C – C – Cuti Cuti Bab D – D – Tatatertib Tatatertib Bab E – E – Rumah Rumah dan Bangunan Pejabat Kerajaan Bab F – F – Perubatan Perubatan Bab G – G – Waktu Waktu Berkerja dan Lebih Masa

3. Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmata n / Surat Pekeliling Perkhidmatan Perkhidmat an yang berkaitan dengan bidang tugas. -

Pekeliling Am Bil.3 tahun 2000 – 2000 – Rangka Rangka Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan

-

Pekeliling Am Bil.1 tahun 2001 Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

-

Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7/93

-

Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2000 - Peranan Jawatankuasa - jawatankuasa jawatanku asa di bawah Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK)

-

Pekeliling Am Bil.1 Tahun 2001 - Mekanisme Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

-

Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 - Rangka Rangka Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan

-

Pekeliling Am Bil. Bil. 1 Tahun 2000 - Garis Panduan Malaysian Civil Service Link (MCSL) dan Laman Web Agensi Kerajaan

-

Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 1999 - Pelaksanaan Perkongsian Pintar Antara Agensi-Agensi Kerajaan Kerajaan Dalam Dalam Bidang Teknologi Maklumat Maklumat

-

Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1999 - Jawatankuasa Jawatankuasa IT dan dan Internet Kerajaan (JITIK)

-

Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1995 – 1995 – Pengurusan Pengurusan Penyelenggaraan – Penyelenggaraan – Pewujudan Sistem Penyelenggaran yang dirancang 65

-

Pekeliling Perolehan dan Pengurusan Aset Bil. 1 Tahun 2009 – Panduan – Panduan Penggunaan, Penjagaan, Penyimpanan dan Membawa Keluar Peralatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi bagi KPM

4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam -

PKPA Bil.2/91

-

PKPA Bil. 8/91

-

PKPA Bil. 1/92

-

PKPA Bil.2/96

-

(PKPA) Bil.1 tahun 2003 - Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet & Mel Elektronik Di Agensi-agensi Kerajaan

5. Pekeliling Perbendaharaan/Surat Perbendaharaan/ Surat Pekeliling Perbendaharaan Perbendahara an yang berkaitan dengan bidang tugas. -

Surat Pekeliling Perbendaharaan 2/91- Penggunaan Borang-borang Borang-bora ng Baru Bagi Pengurusan Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat

-

Surat Pekeliling Pekeliling Perbendaharaan Perbendaharaan 2/80

6. Arahan Keselamatan

7. Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan (Kelakuan dan Tatatertib) Tatatertib) 1993 1993

8. Tonggak 12 – 12 – Nilai Nilai danEtika dalam Perkhidmatan Awam

9. Peraturan-peraturan Peraturan-peraturan jabatan.

66

9. SENARAI BORANG

1.

Borang Aduan Kerosakan

2.

Borang Permohonan Pinjaman Peralatan ICT

3.

Borang Tempahan Dewan Ibnu Yunus

4.

Borang Tempahan Dewan Kuliah

5.

Borang Tempahan Bilik Tutoran

6.

Borang Pengumpulan Maklumat Individu Hrmis

7.

BPPA 20

8.

Kew. Pa-1( Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan )

9.

Kew. Pa -2 ( Daftar Harta Modal )

10.

Kew. Pa -6 ( Daftar Pergerakan Harta Modal )

11.

Kew. Pa -9 ( Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan )

12.

Kew. Pa -13 ( Senarai Aset Alih Kerajaan yang Memerlukan Penyelenggaraan)

13.

Kew. Pa -14 ( Daftar Penyelenggaraan Harta Modal )

67

10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DI ANGGOTAI

BIL

PERKARA

JAWATAN

1

JAWATANKUASA DOKUMENTASI DOKUMENTASI

AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA

2

JAWATAN KUASA ICT MINGGU MPPB


3

JAWATANKUASA KAKOM


68

myPortfolio_JTK_Ft19_UDM_KhairulSahrin-1.docx

Recommend Documents