2008
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI Rinda Cahyana, ST Ringkasan buku Strategic Planning For Information System 3rd Edition Karya John Ward dan Jow Peppard, dibuat untuk memenuhi tugas matakuliah Perencanaan Informasi Strategis
Program Magister Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung
1|Hal a ma n
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI Rinda Cahyana
Ringkasan Buku STRATEGIC PLANNING FOR INFORMATION SYSTEM 3RD EDITION JOHN WARD AND JOE PEPPARD
Pengantar Tulisan ini merupakan ringkasan dari buku Strategic Planning for Information System 3rd Edition karya John ward dan Joe Peppard. Dibuat untuk memenuhi tugas matakuliah Perencanaan Informasi Strategis pada program Pascasarjana Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung. Dalam penyusunannya, Penulis mengambil kalimat atau paragraf yang dianggap sebagai intisari bagi bab atau dan sub bab buku, serta menghilangkan yang sifatnya tambahan bagi kalimat atau paragraf penting tersebut. Dengan keterbatasan penulis dan rentang waktu yang singkat, peringkasan ini sangatlah jauh dari kesempurnaan. Sabda Rasululloh SAW, ‘Tuntutlah ilmu hingga ke negeri Cina’ bermakna mengambil ilmu di mana saja, baik dari sumber berupa materi digital atau non digital, melalui guru, hikmah, ataupun kecerdasan buatan, dan dengan cara pergi ke luar negeri, mengambilnya di dalam negeri jika tersedia, atau di dunia maya. Dalam pengerjaan tugas meringkas ini terdapat kesempatan bagi penulis untuk menyerap pengetahuan John Ward dan Jow Peppard dari buku digital yang diterbitkan oleh Wiley untuk kemudian dapat difahami dan diterapkan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan di lingkungan kerja. Menyelesaikan tugas ini berarti memenuhi dua kewajiban, yakni kewajiban memenuhi tugas akademis dari Dosen dan dari Rasululloh SAW. Mudah-mudahan bermanfaat bagi penulis, memberi hasil akhir yang baik bagi studi matakuliah Perencanaan Informasi Strategis dan meningkatkan kualitas perniagaan penulis, baik di dunia ataupun di akhirat. Amien. Bandung, Oktober 2008
Program Magister Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung 2008
Rinda Cahyana, ST NIM : 23508016
2|Hal a ma n
BAB I
Peran Pengembangan Sistem Dan Teknologi Informasi Dalam Organisasi : Perspektif Strategis Sekarang ini hampir semua organisasi di berbagai sektor industri, perdagangan, dan pemerintahan yang telah atau sedang melakukan digitasi bergantung kepada sistem informasi atau aplikasi teknologi informasi. Aplikasi teknologi dipandang oleh organisasi tidak hanya sebatas untuk medukung operasi bisnis tetapi juga untuk menciptakan peluang bisnis baru. SISTEM INFORMASI INFORMASI (TI)
(SI)
DAN
TEKNOLOGI
TI berkaitan secara khusus dengan teknologi, perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi, baik yang terukur (seperti server, router, dan lain sebagainya) dan yang tidak terukur (seperti perangkat lunak dan yang semisalnya). Sementara SI didefinisikan oleh The UK Academy of Information Sistem (UKAIS) sebagai orang atau organisasi yang memanfaatkan teknologi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi. UKAIS mendefinisikan domain dari studi SI mencakup studi tentang teori dan praktek yang berkaitan dengan penomena sosial dan teknologi, yang menentukan pengembangan, penggunaan dan pengaruh dari sistem informasi bagi organisasi dan masyarakat. Beberapa SI diotomatisasi sepenuhnya dengan TI. Contohnya Dell Computers, memiliki sistem yang tidak memerlukan campur tangan manusia, mulai dari mengambil pesanan pelanggan, mengirim komponen ke pabrik Dell untuk dirakit, hingga mengirim pesanan kepada pelanggan. Perusahaan dapat mengambil pesanan Personal Computer (PC) secara langsung dari pelanggan melalui
website-nya (www.dell.com). Dell membangun elemen cerdas pada situsnya untuk membantu pelanggan dalam mengambil keputusan berkaitan dengan konfirgurasi komponen, memastikan tidak dipilihnya konfigurasi PC yang tidak optimal atau konfigurasi yang secara teknikal tidak mungkin. Pelanggan juga dapat memilih berbagai pilihan pengiriman. Tatkala pesanan pelanggan dikonfirmasi, pesanan pembelian untuk komponen secara otomatis dibuat untuk kemudian dikirimkan secara elektronik kepada pemasok. Hal ini memungkinkan Dell untuk membangun PC persis seperti yang dikehendaki oleh pelanggannya. Dengannya, Dell berhasil mengirimkan data transaksi dalam hitungan menit. Multi sistem informasi ini dibangun oleh berbagai teknologi yang berbeda, mulai dari server, simpanan data, perangkat lunak, jaringan computer, dan lain sebagainya. Istilah yang sering digunakan bersama-sama dengan SI dan TI adalah aplikasi, yang merujuk kepada penggunaan TI untuk kegiatan bisnis proses. Terdapat dua tipe mendasar dari aplikasi: 1. Penggunaan secara umum perangkat keras dan perangkat lunak TI untuk tugas tertentu seperti pemrosesan kata, surat elektronik atau menyiapkan bahan presentasi. 2. Penggunaan teknologi untuk melakukan kegiatan bisnis spesifik atau proses, seperti akunting umum, penjadwalan produksi atau permintaan permosesan Aplikasi tersebut dapat dibuat dalam bentuk program perangkat lunak pre-packaged atau prewritten untuk suatu kegiatan bisnis tertentu atau dibangun untuk fungsionalitas tertentu. Beberapa paket perangkat lunak aplikasi bisnis dapat dikhususkan atau diubah sesuai dengan kebutuhan spesifik organisasi, seperti contohnya: SAP, Baan, Oracle atau JD Edward.
3|Hal a ma n
E-BUSINESS DAN E-COMMERCE
Kendali Manajemen
Secara harfiah, e-commerce merujuk kepada perilaku perdagangan atau bisnis secara elektronik menggunakan teknologi internet. Ecommerce sudah ada sekitar tahun 1980-an, dengan terjadinya pertukaran dokumen bisnis dalam perdagangan antar perusahaan menggunakan electronic data interchange (EDI). EDI merupakan teknologi yang susah, perlu menggunakan partai ketiga a value-added network supplier atau VANS untuk memfasilitasi aliran informasi.
Kendali Operasi
Dengan dibukanya internet untuk kegiatan komersial pada tahun 1991, maka medium besar ‘network of networks’ pun muncul dengan strandar terbuka, koneksi yang mudah, tanpa perlu menggunakan VANS. Sementara itu WAP (Wireless Application Protocol) memungkinkan perangkat bergerak (telepon, personal digital assistant [PDA], dan sebagainya) untuk menghubungkan ke internet dan melakukan transaksi bisnis padanya. Apabila m-commerce merupakan istilah berkaitan dengan perilaku transaksi bisnis melalui perangkat bergerak, sebagaimana t-commerce merujuk kepada perilaku transaksi bisnis melalui televisi, maka e-business merujuk kepada otomatisasi proses bisnis internal organisasi menggunakan internet dan teknologi Browser.
Aplikasi berbeda dibuat untuk mendukung tingkat aktivitas manajemen yang berbeda.
Gambar 1.1 Perencanaan tipikal, sistem kendali dan operasional Berdasarkan hasil analisa terhadap penggunaan SI/TI di sejumlah organisasi di Amerika Serikat, Nolan dan Gibson mengajukan model evolusi, yang menggambarkan 6 tahapan yang ditempuh oleh organisasi dalam mencapai kematangannya dalam menerapkan SI/TI. Analisanya berdasarkan penelitian atas enam aspek benchmark SI/TI dan tentang pengelolaannya di dalam organisasi, yang meliputi: (i) tingkat pembelanjaan SI/TI, (ii) bentuk wujud teknologi, (iii) portfolio aplikasi (seperti model Anthony), (iv) organisasi TI / pemrosesan data (PD), (v) perencanaan PD/TI dan pendekatan kendali, dan (vi) karakteristik kesadaran pengguna.
MODEL TI/SI DALAM ORGANISASI Model yang terkenal pada tahun 1970-an yang menangkap evolusi SI/TI dalam organisasi adalah yang dikembangkan oleh Gibson dan Nolan. Model ini menggunakan model portfolio aplikasi hierarkis yang dijelaskan oleh Anthony, orang yang mendefinisikan struktur untuk sistem informasi dalam organisasi berbasis stratifikasi aktivitas manajemen :
Perencanaan Strategis
Gambar 1.2 Langkah Meningkatkan Kesempurnaan dan Kematangan
4|Hal a ma n
Initiation: Pemrosesan batch untuk mengotomatisasikan operasi klerek untuk mencapai pengurangan biaya, fokus kepada sistem operasional murni, kekuarang dari minat manajemen. Contagion: Lebih banyak aplikasi dengan ekspektasi manfaat yang tinggi, beranjak ke sistem online, tingginya biaya karena unit Pemroses Data berusaha untuk memenuhi semua permintaan pemakai, kendali yang sedikit Control: Sebagai respon atas perhatian manajemen terhadap biaya; Proyek sistem diharapkan dapat menampilkan pengembalian modal, rencana dibuat dan metodologi / standar dikuatkan. Seringkali menyebabkan pekerjaan dari aplikasi tertunda dan ketidakpuasan pengguna. Integration: Pertimbangan pembiayaan untuk mengintegrasikan sistem melalu basis data, ditetapkannya tanggung jawab pengguna terhadap sistem, dan Departemen Pemrosesan Data memberikan layanan kepada para pengguna tidak hanya sebatas solusi bagi persoalan.
tentang bagaimana meningkatkan kemampuan dalam mengirim dan mendukung sistem dan teknologi. 2. Reorientation: Fokus isu meluas hingga ke luar Departemen Pemrosesan Data, yakni tentang bagaimana memberikan layanan kepada seluruh manajemen fungsi bisnis. 3. Reorganization: Yakni tentang bagaimana memenuhi setiap kebutuhan bisnis yang berbeda melalui kesatuan tanggung jawab pengelolaan informasi dan sistem. JAMAN PEMROSESAN DATA (PD) DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Penggunaannya SI/TI dalam organisasi meliputi dua jaman, yakni: Jaman Pemrosesan Data dari tahun 1960-an, dan jaman Sistem Informasi Manajemen dari tahun 1970-an. Tahun 1980-an merupakan awal dari jaman ketiga yang disebut Sistem Informasi Strategis. Perbedaan utama antara jenis aplikasi pemrosesan data (PD) dan sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebagai berikut:
Data administration: Informasi dibagi bersama di dalam organisasi. Kemampuan basis data dieksploitasi oleh pengguna yang faham akan nilai informasi.
Tujuan. PD: Penanganan transaksi efiesien dan kendali sumber daya efektif. SIM: Resolusi masalah efektif dan dukungan untuk pengambilan keputusan.
Maturity: Rencana dan pengembangan SI/TI dalam organisasi dikordinasikan dengan pengembangan bisnis.
Daur hidup. PD: 3-12 tahun, tergantung kepada tingkat perubahan. SIM: Dari jam ke bulan dan ada kalanya berulang.
Batasan waktu informasi. PD: Sekarang dan jangka pendek masa depan. SIM: Sekarang dan jangka panjang.
Sumber Informasi. PD: Transaksi internal dan eksternal. SIM: ‘Penelitian data’ internal dan eksternal.
Berikut ini adalah model tiga tahap hasil penelitian Hirschheim dan para kolega atas perkembangan isu seputar pengelolaan SI/TI dalam organisasi: 1. Delivery: Fokus isu SI di dalam Departemen Pemrosesan Data, yakni
5|Hal a ma n
Proses Logis. PD: Strictly algoritmic. SIM: Probabilistic dan ‘Fuzzy’
Pengguna. PD: Operator, staf kerikal, dan mandor lini pertama. SIM: Profesional dan manajer pertengahan dan senior.
Teknologi. PD: Mainframe / minikomputer yang prosesnya dikendalikan di workstation. SIM: Pemrosesan lokal terhubung ke sumber daya informasi.
Organisasi memerlukan perencanaan sistem yang saling berhubungan. Perencanaan yang baik menyebabkan peningkatan pada semua sistem yang terkait dan peningkatan produktivitas.
Pelajaran yang diperoleh dari jaman SIM:
Pelajaran yang diperoleh dari jaman PD:
Tidak hanya program untuk memproses data saja, tetapi juga diperlukan pemahaman terhadap proses pengembangan sistem informasi yang lengkap. Persyaratan yang lebih seksama dan analisa data untuk meningkatkan hubungan antar sistem serta pendekatan yang lebih ‘elips’ untuk merancang komponen sistem.
Justifikasi investasi yang lebih sesuai, dengan mengkaji ekonomi dari keuntungan efisien dan mengubahnya menjadi rasio laba modal.
Tidak kreatif, terlalu banyak pemrograman dengan pendekatan terstruktur, serta uji coba dan dokumentasi untuk mengurangi masalah amandemen di masa depan. Telah diperkenalkan banyak disiplin dengan ‘mengubah semua prosedur kendali’ serta menghentikan spesifikasi dan tes.
Mengenali kebutuhan akan koordinasi di antara pengguna dan fungsi PD serta kebutuhan untuk menetapkan peran penting manajemen pengguna dalam pengembangan sistem.
Justifikasi dari inverstasi SI tidak semuanya merupakan materi analisis investasi/finansial.
Diperlukan proyek restrukturisasi yang besar untuk basis data.
Sumber daya SI diperlukan untuk beranjak dari orientasi produksi ke layanan yang memungkinkan pengguna mendapatkan informasi yang dibutuhkannya dari sumber daya data – konsep pusat informasi.
Tidak hanya memerlukan metodologi DP, tetapi juga kebijakan-kebijakan organisasi.
Komputer pribadi (Personal Computer/PC) dan system kantor memungkinkan dibangunnya SIM yang baik, dengan ketentuan pengguna dan spesialis SI fokus terhadap kebutuhan informasi dari pada teknologi.
Tiga hal yang menyebabkan sistem informasi menjadi lebih baik dan sering dikembangkan: 1. Perangkat keras – Penurunan harga dan ukuran, peningkatan reliabilitas dan konektifitas. 2. Perangkat lunak – Perangkat lunak operasi yang lebih fleksibel dan menyeluruh, bahasa pemrograman yang semakin baik, memungkinkan aplikasi bisnis di-instal dengan cepat, dengan akurasi yang luar biasa dan dapat dioperasikan oleh staf yang memiliki sedikit pengalaman.
6|Hal a ma n
3. Metodologi. Cara yang efisien untuk mengimplementasikan sistem yang kompleks, dan proyek yang besar dapat dikelola dengan baik.
mengotomatisasi informasi.
Perbedaan utama penggunaan SI/TI disetiap jaman adalah sebagai berikut:
Pada jaman PD, SI/TI digunakan untuk meningkatkan efisiensi dengan
berbasis
Pada jaman SIM, SI/TI digunakan untuk meningkatkan efektivitas manajemen dengan memenuhi kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan.
Pada jaman SIS, SI/TI digunakan untuk meningkatkan daya saing dengan perubahan alami atau perilaku bisnis.
JAMAN SISTEM INFORMASI STRATEGIS (SIS) Selama tahun 1970-an, sejumlah organisasi mulai menggunakan SI/TI, mengubah cara bisnis mereka, mengubah perimbangan kekuatan dalam industri berkaitan dengan pesaing, pelanggan, dan/atau pemasok. SI/TI menjadi senjata baru yang meningkatkan kedudukan persaingan bisnis mereka.
proses
STRATEGI PENGGUNAAN SI/TI: KLASIFIKASI, FAKTOR SUKSES DAN IMPLIKASI MANAJEMEN Empat jenis klasifikasi utama sistem strategis: 1. Informasi dibagi dengan pelanggan / konsumen dan / atau pemasok melalui system berbasis teknologi dan mengubah sifat alami hubungan.
Gambar 1.3 Trends in the evolution of business IS/IT (source: adapted from R.D. Galliers and E. Somogyi, ‘From data processing to strategic information systems: A historical perspective’, in R.D. Galliers and E. Somogyi, eds, Towards Strategic Information Systems, Abacus Press, 1987)
7|Hal a ma n
2. Integrasi penggunaan informasi yang lebih efektif di dalam organisasi. 3. Memungkinkan organisasi untuk mengembangkan, menghasilkan, memasarkan, dan mengirimkan produk baru atau meningkatkan produk atau layanan berdasarkan informasi. 4. Menyediakan informasi bagi manajemen eksekutif untuk mendukung pengembangan dan implementasi strategi. Notowidigdo membagi SIS ke dalam:
System internal yang memberikan keuntungan bagi perusahaan.
System eksternal yang memberikan keuntungan bagi pelanggan perusahaan.
Tiga jenis penggunaan TI secara revolusioner menurut Venkatraman: 1. Perancangan ulang proses bisnis 2. Perancangan ulang jaringan bisnis antara organisasi dengan rekanan dagang. 3. Pendefinisian ulang lingkup bisnis Perbedaan cara pandang system informasi strategis dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 1.4 Lingkungan Manajemen Sistem Informasi
Dimensi dari gambar tersebut menunjukan perubahan peran SI/TI dan perubahan fokus investasi dari internal ke eksternal. FAKTOR SUKSES DALAM SYSTEM INFORMASI STRATEGIS Berikut ini adalah faktor sukses dari SIS yang selalu bersebrangan dengan pendekatan SI/TI tradisional dan lebih banyak digunakan sebagai inovasi bisnis: 1. Fokus eksternal dan bukan internal, yakni melihat kepada pelanggan, pesaing, pemasok, industri lainnya, hubungan bisnis, atau dunia bisnis luar. Sementara secara tradisional, SI/TI hanya terfokus ke proses internal saja. 2. Menambahkan nilai dan tidak perlu mengurangi biaya. Pengurangan biaya bukan merupakan satu-satunya jalan untuk mencapai kesuksesan. 3. Berbagi keuntungan antara organisasi dengan pemasok, pelanggan, dan kompetitor. 4. Memahami pelanggan, apa yang mereka lakukan terhadap produk atau layanan. 5. Tidak sekedar mengikuti perkembangan teknologi tetapi juga mengembangkan inovasi bisnis. Keen mengatakan, ‘Major failures using IT are often based on much better technology and bad business vision. Successed come from good enough technology and a clear understanding of the customer.’ 6. Pengembangan yang berkelanjutan, yakni tidak berhenti begitu eksperimen pengembangan aplikasi sukses dilakukan tetapi kembali bertanya apa yang harus dilakukan berikutnya.
8|Hal a ma n
7. Menggunakan informasi dari untuk mengembangkan bisnis.
system
IMPLIKASI MANAJEMEN Dengan melihat evolusi SI/TI, tergambar implikasi manajemen naik dari lapisan bisnis terbawah hingga ke lapisan tertinggi eksekutif, tempat dimana visi strategis muncul.
dalam empat kategori berdasarkan kajian terhadap kepentingan bisnis dari aplikasi masa kini dan masa mendatang. Aplikasi didefinisikan sebagai strategis, potensial tinggi, kunci operasi, dan dukungan, berdasarkan arus dan kontribusi yang diharapkan untuk mencapai bisnis yang sukes.
Gambar 1.6 Portfolio Aplikasi APAKAH STRATEGI SI/TI ITU?
Gambar 1.5 Hubungan antara bisnis, System Informasi Strategis, System Informasi Manajemen, dan Pemrosesan Data Aplikasi pada keseluruhan aplikasi PD, SIM, dan SIS perlu direncanakan dan dikelola menurut kontribusi nya kepada bisnis sekarang dan masa depan. Portfolio tradisional mempertimbangkan hubungan system yang satu dengan lainnya dan tugas yang sedang dilakukan, dari pada dengan kesuksesan bisnis. Model portfolio yang dikembangkan oleh McFarlan mempertimbangkan kontribusi SI/TI terhadap bisnis sekarang dan di masa depan berdasarkan dampak industrinya. Model McFarlan seperti yang tampak pada gambar 1.6 mengusulkan kepada kita agar analisa terhadap semua yang ada, dan aplikasi yang potensial dan direncanakan dikategorikan ke
Strategi SI/TI terdiri dari dua bagian, yakni komponen SI dan komponen TI. Strategi SI mendefinisikan kebutuhan organisasi atau permintaan informasi dan system untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. Strategi TI memperhatikan visi tentang bagaimana teknologi mendukung permintaan organisasi akan informasi dan system. 12 komponen keselarasan strategis: I.
Stratgi bisnis 1. Lingkup bisnis, termasuk pasar, produk, layanan, kelompok pelanggan/klien dan lokasi dimana perusahaan bersaing sama, dan para pesaing potensial yang mempengaruhi lingkungan bisnis 2. Kemampuan berbeda, meliputi merek, penelitian, pengembangan manufaktur dan produk, struktur
9|Hal a ma n
pembiayaan dan harga, dan saluran distribus dan penjualan. 3. Tata kelola bisnis. Bagaimana perusahaan menetapkan hubungan antara manajemen, pemegang saham dan dewan komisaris. Juga tentang bagiamana pengaruh kebijakan pemerintah terhadap perusahaan dan bagaimana perusahaan mengelola hubungan tersebut dan bersekutu dengan mitra strategis. II. Proses dan infrastruktur organisasi 1. Struktur administratif. Cara perusahaan mengorganisir bisnisnya. Termasuk di dalamnya sentralisasi, desentralisasi, matriks, horisontal, vertikal, geografis, federal dan fungsional.
IV. Proses dan infrastruktur SI 1. Arsitektur. Prioritas teknologi, kebijakan dan pilihan yang memungkinkan aplikasi, perangkat lunak, jaringan, perangkat keras dan manajemen terintegrasi ke dalam platform kohesif. 2. Proses. Parktek dan aktivitas yang dilakukan untuk mengembangkan dan memelihara aplikasi dan mengelola infrastruktur TI. 3. Keahlian, tentang bagaimana memberi motivasi, melatih/medidik.
2. Proses. Bagaimana aktivitas operasi dan aliran bisnis perusahaan. Isu utama meliputi aktivitas penambahan nilai dan peningkatan proses. 3. Keahlian, tentang bagaimana memberi motivasi, melatih/mendidik.
Gambar 1.7 Model Keselarasan Strategis KONTEKS STRATEGI SI/TI
III. Strategi TI 1. Lingkup teknologi. Teknologi dan aplikasi informasi penting. 2. Kompetensi sistemik. Kemampuan (misalnya mengakses informasi penting untuk membuat strategi perusahaan) membedakan layanan TI. 3. Tata kelola TI. Bagaimana tentang otoritas sumber daya, resiko, resolusi konflik dan tanggung jawab TI dibagi di antara rekanan bisnis, manajemen TI dan penyedia layanan. Termasuk didalamnya isu tentang pemilihan proyek dan prioritas.
Sullivan mengusulkan model matrik sederhana untuk menjelaskan bagaimana lingkungan SI/TI strategis dipengaruhi oleh kekuatan diluar kendali dari siapapun di dalam organisasi. Dia menjelaskan dua axes yang organisasi dapat mempertimbangkan implikasi kekuatannya: 1. Infusi – Sebutan saat organisasi menjadi bergantung kepada SI/TI untuk melaksanakan operasi intinya dan mengelola bisnis. 2. Difusi – Sebutan saat TI menjadi tersebar di dalam perusahaan dan dikeluarkannya keputusan yang memperhatikan penggunaannya.
10 | H a l a m a n
BAB I I
Konsep Strategi Bisnis Dan Implikasi Strategi SI/TI PENGEMBANGAN SIFAT ALAMI STRATEGI DAN PERENCANAAN STRATEGI DALAM ORGANISASI Gluck mengembangkan suatu model untuk menggambarkan peningkatan kematangan evolusi dan perencanaan strategis sebagai berikut:
Gambar 1.8 Lingkungan Strategis SI/TI
Difusi rendah / infusi rendah – Kendali sumber daya TI yang benar-benar terpusat, dan SI tidak dianggap penting bagi bisnis. Ini adalah tipikal lingkungan tradisional dari perusahaan yang menggunakan TI semata-mata hanya untuk meningkatkan efisiensi system dengan basis system.
Difusi rendah / infusi tinggi – Kendali yang benar-benar terpusat, dan SI mengalami kerugian yang serius jika system mengalami kegagalan. System menjadi tulang punggu organisasi.
Difusi tinggi / infusi rendah – Sebagian besar kendali didesentralisasi, memberikan kemampuan kepada manajer bisnis untuk memuaskan prioritas lokal mereka. Difusi tinggi / infusi tinggi – Sebagian besar kendali didesentralisasi, tetapi kesuksesan bisnis bergantung kepada system. Ini adalah lingkungan kompleks yang susah untuk dikelola.
Gambar 2.1 Evolusi Kematangan Manajemen Strategis Strategi dapat didefinisikan sebagai: Sekumpulan kesatuan tindakan yang diarahkan untuk meningkatkan kesejahteraan jangka panjang dan kekuatan perusahaan terhadap para pesaingnya. Ada tiga proses yang saling berhubungan yang berperan dalam penetapan strategi: 1. Pemikiran strategis untuk menemukan cara mengembangkan perusahaan. 2. Perencanaan strategis berupa analisa menyeluruh untuk mengembangkan rencana kerja 3. Pengambilan keputusan menguntungkan, sebagai bentuk reakti efektif terhadap ancaman dan peluang tidak terduga.
11 | H a l a m a n
Untuk mencapai salah satu atau semuanya, diperlukan pemahaman terhadap lingkungan bisnis, golongan yang berpengaruh, pemegang saham, kemampuan perusahaan.
KERANGKA STRATEGIS Dalam kerangka strategis, faktor yang terlibat dalam strategi bisnis tersebar dalam tiga lapisan:
Lingkungan eksternal
Golongan berpengaruh dan pemegang saham
Analisa situasional dilakukan ke dalam dan keluar organisasi. Perhatian pertama adalah terhadap strategi saat ini dan memahmi kelemahan dan kekuatan organisasi. Meliputi analisa :
Analisa kedua meliputi analisa terhadap lingkungan kompetitif sehingga perusahaan dapat mengenali posisi mereka dalam pasar dan pilihan strategis yang mungkin di masa depan. Hal ini meliputi:
Segmen pasar dan penguasaan pasar dalam segmen tersebut, mengidentifikasi pilihan untuk meningkatkan penguasaan pasar, meningkatkan total pasar atau menargetkan segmen yang berbeda.
Posisi organisasi dalam daur hidup produk, dengan memperhatikan produk yang sedang bergerak ke arah yang lebih matang atau akan menjadi usang, produk yang permintaan atasnya masih berkembang.
Pengujian terhadap semua kompetitor terkini dan potensinya untuk memahami stratiegi saat ini dan potensinya, kekuatan dan kelemahan mereka di berbagai pasar dalam kaitan dengan produk, layanan, pemasaran, keuangan, orang dan proses.
Tindakan kompetitif di masa depan yang dapat dilakukan untuk memperkenalkan produk pengganti potensial atau lingkungan sekarang yang mana peserta baru mengakses pasar yang dipilih oleh perusahaan.
Perencanaaan dan strategi bisnis internal
Faktor lingkungan dipertimbangkan pada awal pemikiran strategis menggunakan pendekatan analisa PEST (Politik Ekonomi Sosial Teknologi). Dalam analisis PEST standar, faktor hukum biasanya tercakup dalam faktor politik, ekologi dalam faktor sosial
Sumber daya dalam organisasi dalam hal kemampuan mereka membuat dan mengirimkan produk dan layanan, apakah kedua sedang dalam proses pengembangan atau sudah ada.
Kesehatan organisasi menyangkut hutang, likuditas, dan aset.
Karyawan, keterampilan, pelatihan, pengalaman, dan motivasi mereka, dan penguasaan organisasi atas hasil kemampuan bisnis mereka.
Aset fisik, umur aset tersebut, teknologi yang digunakan, kegunaannya
Riset dan pengembangan
Organisasi, struktur dan hubungannya, sikap dan budaya, efektivitas operasional dan manajemen proses, dan kemampuannya dalam mengubah keadaan.
Analisa jenis ini seringkali disebut SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats). Dengan analisa ini perusahaan mencari jalan agar kekuatan yang dimilikinya dapat digunakan untuk memanfaatkan peluang, menghadapi kelemahannya dan melindungi diri dari ancaman.
12 | H a l a m a n
Gambar 2.2 Daur hidup industri dan produk – fokus kepada system dan informasi (sumber: diambil dari analisa J.M. Higgins, Strategy Formulation, Implementation and Control, Dryden Press, New York, 1985, halaman 130-135) IMPLEMENTASI STRATEGI Agar organisasi mencapai keinginannya maka strategi harus implementasi. Untuk ini diperlukan sumber daya yang cukup yang dialokasikan secara efektif, tanggung jawab organisasi, dan motivasi terhadap mereka agar dapar berperan dalam pencapaian strategis.
Pada saat strategi diimplementasikan, diperlukan monitor kinerja dan pengendalian aktivitas untuk memastikan bahwa tindakan yang diambil mengarah ke tujuan yang diharapkan. Hasil dari pengukuran kinerja digunakan untuk memperbaiki tujuan organisasi dan memastikan apakah strategi telah direalisasikan atau belum. TEKNIK DAN ALAT STRATEGI Matrik Boston merupakan salah satu contoh teknik yang menggunakan matrik portfolio. Esensinya model ini menggunakan dua ajaran, yakni daur hidup produk dan hubungan antara penguasaan pasar dan profitabilitas. Sekalipun model ini berlaku bagi banyak jenis produk dan industri, tapi tidak berlaku pada kondisi tertentu.
Gambar 2.2 Realita pengembangan strategi (Sumber : G. Johnson and K. Scholes, Exploring Corporate Strategy, Prentice-Hall, Englewood Cliffs, New Jersey, 2002)
Daur hidup produk seperti tampak pada gambar 2.2 menjelaskan bagaimana pasar produk meningkat dari tahap ‘percobaan’ penerimaan
13 | H a l a m a n
pasar berkembang menuju kematangan dan kemudian mundur karena kehilangan permintaan pelanggan. Pelanggan yang membeli produk disetiap tahapan dapat dijadikan acuan untuk mengetahui strategi segmen produk di masa depan. Tidak setiap produk mengikuti daur yang sama, beberapa diantaranya tidak pernah hilang dan sebagian yang lain tidak pernah dapat meningkatkan penerimaan pasar. Durasi dari daur hidup dapat berbeda-beda.
tinggi) kesuksesan dicapai dengan meningkatkan inovasi di pasar umum dan fokus terhadap pasar. Strategi SI/TI terfokus kepada produk dan pengembangan proses, atau digunakan untuk mengidentifikasi pelanggan potensial, jenis segmen pelanggan.
Produk dan bisnis Star (posisi pasar yang kuat dalam pertumbuhan pasar yang atraktif atau tinggi), organisasi harus mengembangkan kebutuhan pelanggan dan produk pesaing yang dianggap sangat vital bagi kesuksesan bisnis. Fokus System dan Informasi lebih ke arah pelanggan – mengidentifikasi pelanggan berikut syarat-syarat yang dikehendaki untuk memahami kebutuhan, dari pada ke pesaing aktual atau potensial. System membantu pertumbuhan bisnis. Penekanan utamanya pada inovasi bisnis – untuk memenuhi presyaratan pasar dan membedakan perusahaan dalam pasar tersebut. Investasi system difokuskan untuk penambahan nilai dan pertumbuhan.
Produk dan bisnis Cash cow (Posisi pasar yang dan matang, pertumbuhan pasarnya lemah). Posisi organisasi harus dipertahankan, biaya harus lebih rendah atau sama rendahnya. Fokus system cenderung kepada kendali aktivitas dan hubungan bisnis dari pada inovasi.
Produk dan binsis Dog (posisi pasar lemah, pertumbuhan lemah, pasar merosot) mau tidak mau menyebabkan banyaknya pembiayaan investasi korporat. Organisasi mengharapkan sedikit SI/TI yang inovatif.
Hubungan daur hidup produk dengan posisi pasar menghasilkan model matrik 2X2 (Gambar 2.3). Empat sel di dalam matrik merefleksikan dua tahap (pertumbuhan dan kematangan) di dalam daur hidup dan produk yang relatif sukses berhadapan dengan produk yang kompetitif. Hal yang harus diingat bahwa matrik mempertimbangkan penguasaan pasar yang relatif dan bukan yang absolut.
Gambar 2.3 Portfolio produk (Sumber: Grup konsultan Boston) Gambar 2.3 menunjukan aspek tipikal dari daur hidup produk, terutama kunci kegiatan usaha yang dapat ditingkatkan dengan pengembangan SI/TI yang efektif. Pada waktu tertentu industri mungkin sedang dalam salah satu tahap daur hidup produk ini. Strategi bisnis berbeda-beda dalam tahap kemunculan, pertumbuhan, kematangan, dan kemunduran.
Untuk produk Wildcat (penguasaan pasar lemah dalam pertumbuhan pasar yang
Selama evolusi industri berputar, perusahaan akan mengubah fokusnya dari pelanggan ke produk ke pelanggan dan lain sebagainya ketika
14 | H a l a m a n
siklusnya meningkat, untuk mendapatkan pertumbuhan pasar dan meningkatkan penguasan pasar.
potensial dan produk dan layanan pengganti masuk ke dalam pasar kompetitif tertentu. Untuk bertahan dan tumbuh di lingkungan ini, sangat penting untuk memahami interaksi dan impikasi, dalam arti bagaimana terhindar dari kerugian dan memahami peluang untuk meningkatkan keuntungan kompetitif. Berikut ini adalah gambaran tentang dampak potensial pada lima kekuatan bisnis yang meliputi: pembeli, pemasok, pesaing, pendatang baru, dan produk pengganti.
Gambar 2.4 Dimensi pertumbuhan bisnis Beberapa isu kunci strategi yang ditekankan di dalam model ini antara lain:
Kebutuhan untuk mengelola produk sesuai dengan peluang pasar dan tekanan, bukan sesuai dengan faktor internal. Kebutuhan untuk melakukan investasi ulang sebagai jaminan ketersediaan sumber pendapatan di masa depan. Kebutuhan untuk memiliki protfolio yang lengkap dan seimbang jika bisnis tumbuh berkembang untuk jangka waktu yang panjang.
Sekalipun Matrik Boston bermanfaat bagi perencanaan dan analisa karena fokusnya terhadap isu kunci seperti aliran kas, penguasaan pasar, pertumbuhan industri, namun dipandang terlalu menyederhanakan faktor yang terlibat dalam suksesnya suatu bisnis. Laju pertumbuhan dan penguasaan pasar hanyalah dua aspek dari daya tarik industri dan posisi kompetitif, beberapa faktor lainnya perlu dipertimbangkan. KEKUATAN DAN STRATEGI KOMPETITIF Saat perusahaan berinteraksi dengan pelanggan, pemasok dan pesaing, pendatang baru yang
Gambar 2.5 E-commerce dalam kaitannya dengan kekuatan industri kompetitif …
