Modul Praktikum Access 2007

Modul Microsoft Office Access 2007 Pend. Matematika JPMIPA-FKIP-USD F.X. Made Setianto, S.Pd.

Modul MS. Access 2007

Tujuan Diharapkan mahasiswa dapat memahami: 1. Pemanfaatan Aplikasi Microsoft Access Dasar tentang Pembuatan Tabel (Form), Struktur Data (Database), Penyimpanan Data (Table), Laporan (Report), Menu Aplikasi, serta komponen-komponennya. 2. Alur Data dan Pengolahan Struktur Data (Database) Aplikasi Microsoft. Waktu 3 pertemuan (6 JP) Pendahuluan Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah Database model relasional karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Dalam merancang database antara Tabel, Form, Query, Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait sehingga dapat dikoordinasikan dalam pembuatan Tombol Macro, Menu Drop Down dan Menu Switchboard. Microsoft Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu mahasiswa bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada. Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat merancang Aplikasi Database diantaranya yaitu untuk membuat aplikasi program:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Administrasi Pendidikan, Gaji Karyawan/Pegawai, Kehadiran/Absensi, Persediaan Barang, Penjualan dan Pembelian, Antrian Kunjungan Berobat.

Selain itu, masih banyak aplikasi lainnya yang bisa mahasiswa buat dengan Microsoft Access.

Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected]

1


Memulai Microsoft Access 2007  Klik tombol Start.  Lanjutkan dengan memilih All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007 atau dengan cara mengklik dua kali icon Microsoft Office Access 2007 yang ada di Desktop komputer.

Tampilan Awal Microsoft Office Access 2007

Secara garis besar, tampilan awal ini terdiri atas lima bagian, yaitu: 1. Office Button Berisi kumpulan task yang sering digunakan antara lain: New, Open, Save, Save As, Close Database 2. Template Categories Berisi kelompok-kelompok template database. 3. New Blank Database Berisi icon perintah untuk menciptakan database kosong. 4. Featured Online Templates Berisi tampilan template untuk di Download ke Internet. 5. Open Recent Database Berisi daftar nama-nama database yang telah dibuka sebelumnya. Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected]

2


A. Membuat Database Untuk membuat sebuah Struktur Data (Database) kosong, langkah langkahnya cukup mudah, yaitu: 1. Pada halaman awal Microsoft Access 2007, pilihlah kelompok Featuring pada panel sebelah kiri.

2. Lanjutkan dengan memilih New Blank Database (memulai penyusunan struktur data baru) pada daftar template.

3. Selanjutnya pada panel di sebelah kanan, kalian akan diminta untuk memberikan nama file database yang akan dibuat. Nama database ini secara otomatis tertulis namanya sebagai Database1.accdb. Gantilah nama pada kotak File Name, dalam hal ini sebagai contoh berilah nama dengan ‘Latihan.accdb’

4. Klik icon browse untuk menempatkan lokasi file ‘Latihan.accdb’ 5. Kemudian klik tombol Create. Perlu diketahui bahwa ekstensi file yang diberikan pada Access 2007 adalah *.accdb. Hal ini berbeda dengan ekstensi file Access pada versi terdahulu. 6. Setelah kalian menekan tombol Create, akan terbuat sebuah database yang masih kosong. Kemudian kalian akan dihadapkan pada bidang kerja seperti berikut: Praktikum Pengantar Komputer | FX. Made Setianto, S.Pd.| [email protected]

3


Sampai tahap ini kalian telah mempelajari cara membuat database kosong (New Database) dengan Access 2007. B. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table Field Record

: Struktur data yang merupakan bagian dari kolom. : Data yang terangkai berdasarkan susunan beberapa field, yang merupakan bagian dari baris : Struktur data yang terdiri dari field-field (diberi nama sesuai dengan kebutuhan), yang dirancang pada suatu table

Tables

Forms Queries Reports Macros Pages Modules

: Untuk membuat rancangan tampilan dalam bentuk tabel (form) sebagai bahan untuk entry data : Untuk membuat relasi atau pengabungan (link) dari beberapa table (rangkaian atau gabungan beberapa bagian struktur data). : Untuk menampilkan data-data dalam bentuk tampilan/format laporan sesuai dengan data yang diproses. : Untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan dari menu table, form, report, dan query menjadi tombol serta menu secara otomatis. : Untuk merancang tampilan data Access pada halaman web melalui sistem jaringan(server) : Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database yang dibuat dengan mengunakan kode pada visual basic.


4


C. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table Sebelum membuat table pada aplikasi Microsoft Access, kalian perlu membuat dulu perencanaan penyusunan field-field yang akan menjadi informasi dari aplikasi yang dirancang, agar data yang dihasilkan menjadi tepat dan akurat. Berikut adalah contoh Soal Latihan : Rancanglah sebuah struktur data pada Table untuk pendataan mahasiswa baru pada Prodi Pendidikan Matematika dengan nama tabel ‘BIODATA MAHASISWA’ dan rangkaian field sebagai berikut: Field Name No NIM Nama L/P

Data Type Auto Number Text Text Text

Field Size Long integer 9 25 1

TgL T4L Asal Sekolah email

Date/Time Text Text Text

Long Date 25 25 25

Caption Nomor urut Nomor Induk Mahasiswa Nama lengkap Jenis kelamin (L=Laki-laki; P=Perempuan) Tanggal lahir Tempat lahir Nama SMA/K asal Alamat email

D. Membuat Struktur Data (Database) pada Table 1. Bukalah database yang telah dibuat sebelumnya yaitu ‘Latihan.accdb’ 2. Klik tab menu Create 3. Klik icon Table Design


5


4. Akan tampil halaman seperti berikut:

5. Input Field Name, Data Type, Field Size, Caption seperti yang telah disusun sebelumnya. Cermati gambar di bawah.


6


6. Berikan Field Kunci (Primary Key) untuk field Nomor Induk (tujuannya untuk menghindari terjadinya pemasukan Nomor Induk yang sama/Double atau pekerjaan berulang) 7. Klik field NIM 8. Klik icon Primary Key

9. Klik Icon Save untuk menyimpan table tersebut 10. Maka muncul form dialog Save As

11. Ketik BIODATA MAHASISWA untuk memberi nama table (nama salah satu rangkaian

struktur data) tersebut E. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table Jika kalian ingin memperbaiki (mengedit) salah satu field pada BIODATA MAHASISWA yang terdapat pada table, misalnya field Jenis Kelamin Data Type menjadi Lookup Wizard maka tahapannya adalah seperti berikut ini: 1. Klik kanan pada BIODATA MAHASISWA: Table 2. Pilih dan klik Design View


7


3. Klik pada Text Data Type Jenis Kelamin pilih Lookup Wizard…

4. Klik option I will type in the values that I want

5. Klik Next 6. Isi pada Number of columns dengan nilai 2, Col : L-Laki-Laki, Col2 : P-Perempuan 7. Klik Finish

Field Jenis Kelamin sudah berhasil kalian edit tipenya menjadi Lookup Wizard, maka hasilnya nanti pada saat setiap penginputan data tidak perlu diketik lagi namun hanya memilih L/P.


8


F. Mendesain Bentuk Tampilan (Form)  Untuk membuat Form pastikan tab menu Create aktif  Klik icon Form Design

Maka selanjutnya akan muncul Form Design Standar seperti dibawah ini

1. Memasukkan Fields ke Form a) Klik icon Add Existing Fields untuk mengeluarkan Field List


9


b) Double klik satu persatu pada Field untuk memasukan field ke dalam form

Maka field tersusun semua dalam form seperti gambar di atas c) Atur kotak text, kira-kira sesuai dengan ukuran masing-masing field


10


2. Membuat Tombol Perintah Button berguna untuk membuat tombol perintah pada form. Tombol Button akan melaksanakan intruksi sesuai dengan perintah sesuai tombol Button yang Bapak/Ibu pilih agar memudahkan pengoperasian pada saat entry data. a) Klik tombol Button yang ada pada menu Design.

b) Arahkan kursor ke dalam bagian bawah form dimana tombol Button akan diletakkan kemudian klik.

c) Setelah diklik akan muncul form aksi (Actions) yang dikelompokkan menurut kategorinya (Categories). Pada contoh berikut ini kalian akan menentukan pilihan tombol untuk menambah record (data).

Pada Categories pilih: Record Operation Pada Actions pilih: Add New Record Klik Next


11


d) Klik option Text: Pada kotak text ketik Tambah, klik Next

e) Ketik nama tombol cmdTambah dan klik Finish

f) Kerjakan dengan perintah yang sama untuk tombol Hapus dan Keluar dari Form.


12


3. Memberikan Judul Tampilan (Form) a) Klik icon Label b) Arahkan kursor ke dalam bagian atas form dan klik, ketik FORMULIR DATA MAHASISWA PENDIDIKAN MATEMATIKA USD


13


4. Mengedit Caption Field a) Klik Caption yang akan di edit misalnya Nomor Urut b) Klik Property Sheet, maka muncul daftar Property c) Pada tabulasi Format ganti Caption dengan No. Urut

G. Mendesain Model Print Out (Report) Pada kasus ini kalian akan mengunakan fasilitas Wizard agar cepat dalam pembuatan laporan atau report. Berikut adalah tahapannya: 1. Pastikan tab menu berada pada Create, klik icon Report Wizard

2. Maka muncul form dialog seleksi field berikut


14


3. ❶Klik tanda > untuk memilih field yang akan di tampilkan ke laporan (pada contoh ini No tidak di pilih), ❷klik Next, dan ❸klik Next sekali lagi 4. Maka selanjutnya akan muncul form grouping. Pada tahap ini ditanyakan apakah kalian mau membuat Group data? Pada contoh ini kita tidak akan membuat grup data. Untuk itu langsung klik Next.

5. Selanjutnya akan muncul form Sort order seperti di bawah ini.


15


Pada tahap ini ditanyakan apakan kalian mau mengurutkan data ? Apabila Ya, berdasarkan field apa? Pada contoh ini urutkan data berdasarkan field NIM.  Klik pada combo 1, urutkan berdasarkan NIM. Klik Next 6. Selanjutnya akan muncul form dialog mengatur kertas report,  klik Orientation : Landscape. Klik Next

7. Selanjutnya akan muncul pilihan setelan report seperti di bawah ini:

Kalian cukup mengunakan setelan Office saja, klik Next 8. Selanjutnya akan muncul kotak teks untuk memberi nama Report yang telah dibuat.


16


Ketik title report: LAPORAN BIODATA MAHASISWA, klik Finish 9. Maka terciptalah Model Print Out secara Laporan yang siap dicetak dengan tampilan seperti berikut:

TUGAS 1: 1.

Buatlah tabel ”BIODATA MAHASISWA” yang mencakup: NIM, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, golongan darah, alamat email, dan nomor kontak (HP/WA/BBM) !

2.

Rancanglah sebuah tabel untuk pendataan dosen pada Prodi Pendidikan Matematika JPMIPA USD dengan nama tabel “BIODATA DOSEN”, gunakan data seadanya yang ada pada web USD!


17


H. Mendesain Menu Pembuatan menu program berupa tombol menu yang memiliki link dengan menu tersebut dapat dibuat melalui Menu Switchboard. Langkah membuat Menu Switchboard adalah sebagai berikut : 1. Klik tab menu Database Tools

2. Klik icon menu Switchboard Manager 3. Apabila ada pertanyaan untuk menciptakan satu Switchboard seperti gambar di bawah maka klik Yes

4. ❶Klik Edit untuk mengubah nama menu, ketik pada kotak Switchboard, Name: Menu Biodata Prodi P.Matematika

5. Membuat Item Menu a) ❷Klik New.. untuk membuat item menu tombol Input Data


18


b) Pada Text: ketik Input Biodata Mahasiswa

 Pada Command: klik combo pilih Open Form in Add Mode  Pada Form: klik combo pilih Form1  Klik OK c) Klik New.. untuk membuat item menu tombol Laporan:

 Pada Text: ketik Laporan Biodata Mahasiswa  Pada Command: klik combo pilih Open Report  Pada Report: klik combo pilih LAPORAN BIODATA MAHASISWA  Klik OK


19


d) Klik New.. untuk membuat item menu tombol tutup program:

 Pada Text: ketik Tutup  Pada Command: klik combo pilih Exit Application  Klik OK e) Maka item menu tampak tersusun tiga item. Klik Close


20


f) Maka Menu Switchboard siap untuk dijalankan  Klik kanan pada Switchboard  Pilih Open

TUGAS 2: Lengkapi fasilitas menu Switchboard ini dengan ‘BIODATA DOSEN’ yang sudah kalian buat sebelumnya. Silakan diisi datanya (entry), untuk mahasiwa diisi dengan teman 1 kelas praktikum kalian sedangkan data untuk dosen harus lengkap!


21

Modul Praktikum Access 2007

Recommend Documents