Microsoft_Excel_2007.pdf

Microsoft Excel 2007

UNIVERSIDAD DE CUENCA DEPARTAMENTO INFORMATICA BASICA

MICROSOFT EXCEL 2007

Ciclo Septiembre 2010 – Febrero 2011

Informática Básica – Universidad de Cuenca

Página 1

Microsoft Excel 2007 Contenido Introducción Microsoft a Excel 2007

.......................................................................................................... 13

Que una Hoja esCálculo de

.................................................................................................................... 13

Conceptos Básicos Excel de

........................................................................................................................ 14

Iniciar Microsoft Excel 2007

.................................................................................................................... 17

Elementos de Microsoft Excel 2007

............................................................................................................ 19

Elementos de Pantalla la de Excel

........................................................................................................... 19

Titulo Barra deLa

................................................................................................................................ 19

Barra LaAcceso de Rápido

.................................................................................................................. 19

Banda Opciones La de

......................................................................................................................... 20

Formulas barra de La

.......................................................................................................................... 21

Barras Desplazamiento de

.................................................................................................................. 21

Barra Manejo de Hojas de Calculo

...................................................................................................... 22

Estado de Barra

................................................................................................................................... 22

Botón Office El

.................................................................................................................................... 23

Ayuda Microsoft de Excel

....................................................................................................................... 24

Libros Trabajo Los de

.................................................................................................................................. 26

Creación de un Nuevo Libro de Trabajo Guardar Libro unTrabajo de

................................................................................................. 26 ................................................................................................................... 26

Abrir Libro Excel un de

............................................................................................................................ 27

Cerrar Libro un Excel de

.......................................................................................................................... 28

Eliminar Libro unExcel de

....................................................................................................................... 29

BotonesdelosCuadrosdeDialogoAbriryGuardar EmpezandoaTrabajarconMicrosoftExcel2007 Movimientos Hojas las en

.............................................................................. 29 ....................................................................................... 32

....................................................................................................................... 32

Movimientos Libro elen

......................................................................................................................... 33

Ingresar Datos las en Celdas

................................................................................................................... 33

IntroducirDatosenvariasceldassimultáneamente Modificando Datos de las Celdas Datos deTipos Datos Numéricos

.......................................................................... 34

............................................................................................................ 34

......................................................................................................................................... 35 ................................................................................................................................. 35


Página 2

Microsoft Excel 2007 Texto tipo Datos de

............................................................................................................................. 36

Datos tipo de Fecha Hora y

................................................................................................................. 36

Edición Libros de Trabajo de

....................................................................................................................... 38

Seleccionar Celdas

.................................................................................................................................. 38

Seleccionar una Única Celda

............................................................................................................... 38

Seleccionar un Rango de Celdas

......................................................................................................... 38

AmpliaroReducirlaSeleccióndeCeldas Añadir Celdas una aselección

............................................................................................................. 40

Seleccionar Filas Completas

................................................................................................................ 41

Seleccionar Columnas Completas Seleccionar Hojas

....................................................................................................... 42

................................................................................................................................ 43

Copiar Celdas Rangos o

........................................................................................................................... 45

Portapapeles El

................................................................................................................................... 45

Copiar Portapapeles sin

...................................................................................................................... 48

Copiar Celdas en Contiguas Copiar Otras en Hojas

................................................................................................................. 49 ......................................................................................................................... 51

Llenado Rápido

....................................................................................................................................... 52

Mover Celdas Rangos o

........................................................................................................................... 53

Portapapeles El

................................................................................................................................... 53

Mover Portapapeles sin

...................................................................................................................... 56

Otras Mover Hojas a Celdas Borrar

.......................................................................................... 39

........................................................................................................................... 56 ........................................................................................................................................... 57

Formatos ..................................................................................................................................................... 60 Formato Celdas de

.................................................................................................................................. 60

Formatos numéricos

........................................................................................................................... 63

UsodeBandadeOpcionesparaestablecerFormatosnuméricos Formulas Funciones y

..................................................... 75

................................................................................................................................. 79

Introducción............................................................................................................................................ 79 Operadores ............................................................................................................................................. 79 Operadores aritméticos Operadores lógicos

.......................................................................................................................... 79

................................................................................................................................. 80


Página 3

Microsoft Excel 2007 Operadores texto de

............................................................................................................................... 81

Operadores referencia de

....................................................................................................................... 82

Prioridaddelosoperadoresenlasfórmulas Fórmulas funciones y

.......................................................................................... 82

.............................................................................................................................. 83

Formulas ................................................................................................................................................. 83 Ejemplodefórmulasqueusanfunciones: Escribir editar y fórmulas

.............................................................................................. 84

........................................................................................................................ 85

Usarreferenciasceldas a enlasfórmulas

............................................................................................... 87

Referenciasrelativas,absolutasymixtas

........................................................................................... 87

Referenciaaceldasqueestánfueradelahoja Funciones para hojas de cálculo Usar botón elautosuma de Función contar

................................................................................. 91

............................................................................................................. 94 ................................................................................................................. 98

.................................................................................................................................... 99

Función promedio

............................................................................................................................. 100

Función MAX, MIN

............................................................................................................................ 102

Funciones Búsqueda de

............................................................................................................................ 104

Función BUSCAR

................................................................................................................................ 104

Función BUSCARV Funciones Lógicas SIFunción

............................................................................................................................. 105 ................................................................................................................................. 106

.......................................................................................................................................... 106

Y Función ........................................................................................................................................... 108 O Función

.......................................................................................................................................... 108

Función SUMAR.SI

............................................................................................................................. 109

Función CONTAR.SI

........................................................................................................................... 110

Gráficos ..................................................................................................................................................... 112 Objetivo:................................................................................................................................................ 112 Introducción:......................................................................................................................................... 112 gráficos Tipos de

................................................................................................................................... 112

Columnas .......................................................................................................................................... 112 Barras ................................................................................................................................................ 113 Líneas ................................................................................................................................................ 114 Informática Básica – Universidad de Cuenca

Página 4

Microsoft Excel 2007 Circular .............................................................................................................................................. 115 Dispersión (XY)

.................................................................................................................................. 116

Área................................................................................................................................................... 117 gráfico un Crear

..................................................................................................................................... 118

Personalizar gráficos

............................................................................................................................. 120

Intercambiodevistasdelosmismosdatos Insertar títulos en los gráficos Agregar series datos de

...................................................................................... 120

........................................................................................................... 121 ..................................................................................................................... 123

Aplicar estilos los gráficos a

.............................................................................................................. 125

Modificar la posición de un gráfico

................................................................................................... 126

Impresión .................................................................................................................................................. 126 Introducción:......................................................................................................................................... 126 Definir área impresión de

..................................................................................................................... 127

Establecer área de impresión Borrar área elimpresión de

........................................................................................................... 127 .............................................................................................................. 128

Agregarceldasaunáreadeimpresiónexistente preliminar Vista

..................................................................................................................................... 128

Configurar página Página Ficha

.................................................................................................................................. 130 ...................................................................................................................................... 131

Márgenes Ficha

................................................................................................................................. 131

Ficha Encabezados Pie yde página HojaFicha

............................................................................. 128

................................................................................................... 132

.......................................................................................................................................... 135

Impresión .............................................................................................................................................. 137 Insercióndeobjetosenunahojadetrabajo

............................................................................................ 138

Insertar imágenes desde archivo

.......................................................................................................... 139

Insertar imágenes prediseñadas

........................................................................................................... 140

Insertar Autoformas

.............................................................................................................................. 142

Insertar WordArt

................................................................................................................................... 143

Insertar hipervínculo

............................................................................................................................. 145

Trabajar ventanas con

............................................................................................................................... 148

Dividir ventanas

.................................................................................................................................... 148


Página 5

Microsoft Excel 2007 Inmovilizar ventanas paneles o

............................................................................................................. 150


Página 6

Microsoft Excel 2007 Índice de Figuras Figura1HojadeCálculoMicrosoftExcel2007 ........................................................................................... 14 Hoja Cálculo Figura 2 ................................................................................................................................... 15 Filas 3Figura ............................................................................................................................................... 15 Columnas Figura 4 ....................................................................................................................................... 16 Figura Celda 5 Microsoft Excel .................................................................................................................... 16 Figura Rango Celdas 6de ............................................................................................................................ 17 Figura 7 Iniciar Excel desde Todos los Programas (Windows XP y Windows 7) ......................................... 17 Figura Iniciar 8 Excel desde Ejecutar ........................................................................................................... 18 Excel Salir Figura de9 .................................................................................................................................. 18 Figura 10 Pantalla de Excel 2007 ................................................................................................................ 19 Figura Barra 11 Titulo de ............................................................................................................................. 19 Figura 12 Barra Acceso Rápido ................................................................................................................... 19 Figura13PersonalizarBarraAccesoRápido ............................................................................................... 20 Figura Banda 14 Opciones de ..................................................................................................................... 20 Figura15AccesoportecladoBandaOpciones ........................................................................................... 21 Figura Barra 16Formulas ............................................................................................................................ 21 Figura 17 Barras de Desplazamiento .......................................................................................................... 22 Figura 18 Barra Manejo Hojas de Cálculo ................................................................................................... 22 Figura Botón 19 Office ................................................................................................................................ 23 Figura20Opciónconotromenúdesplegable ............................................................................................ 24 Figura Ayuda 21 Excel de ............................................................................................................................ 25 Figura Nuevo 22 Libro ................................................................................................................................. 26 Figura 23 Guardar un Libro Excel ................................................................................................................ 27 Figura 24 Abrir un Libro de Trabajo ............................................................................................................ 28 Figura 25Documentos Recientes ................................................................................................................ 28 Figura 26 Cerrar un Libro Excel ................................................................................................................... 28 Figura 27 Eliminar un Libro Excel ................................................................................................................ 29 Figura Ventana 28 Abrir .............................................................................................................................. 29 Figura 29 Ventana Guardar Como .............................................................................................................. 30 Figura Ventana 30 a... Ir .............................................................................................................................. 32 Figura 31 Ingreso de Datos en una Celda ................................................................................................... 33 Figura32IngresodeDatossimultáneamente ............................................................................................ 34 Figura Tipos Datos 33 de ............................................................................................................................. 35 Figura Datos 34Numéricos ......................................................................................................................... 35 Figura Tipos 35Números de ....................................................................................................................... 36 Figura Datos 36 tipo deTexto ..................................................................................................................... 36 Figura Formato 37 Fechas ........................................................................................................................... 37 Figura Formato 38 Horas ............................................................................................................................ 37 Figura 39Selección de una Única Celda ...................................................................................................... 38 Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Figura 40 Selección de un Rangode Celdas ................................................................................................ 39 Figura41Seleccióndeunrangodeceldasmedianteelteclado ................................................................ 39 Figura 42 Añadir Celdas Selección a ........................................................................................................... 40 Figura43Añadirceldasalaselecciónhaciendousodelteclado ............................................................... 41 Figura 44 Seleccionar Filas Completas ........................................................................................................ 41 Figura 45 Añadir Filas la Selección a ........................................................................................................... 42 Figura46SeleccionarColumnasCompletas ............................................................................................... 42 Figura 47 Seleccionar Varias Columnas ...................................................................................................... 43 Figura48Seleccionartodaslasceldasdeunahojadecálculo ................................................................... 43 Figura49Seleccionarvariashojasdecálculo ............................................................................................. 44 Figura50Seleccionartodaslashojasdecálculo ........................................................................................ 44 Figura51Copiarceldasatravésdelportapapeles ..................................................................................... 45 Figura52OperacionesdeCopiaconPortapapeles .................................................................................... 46 Figura53Duplicacióndeinformaciónconportapapeles ........................................................................... 46 Figura54CopiarenPortapapelesconelMenúContextual ....................................................................... 47 Figura55PegardelPortapapelesdesdeelMenúContextual .................................................................... 48 Figura 56 Copiar celdas sin portapapeles ................................................................................................... 49 Figura57Copiarceldascontiguas–Selección ............................................................................................ 49 Figura58Copiarceldascontiguas–Marcardestino .................................................................................. 50 Figura59CopiarceldascontiguasResultado ........................................................................................... 50 Figura60Copiarceldascontiguas–Datosnuméricos ............................................................................... 51 Figura Llenado 61 Rápido ............................................................................................................................ 52 Figura 62 Opciones de Autorelleno ............................................................................................................ 52 Figura 63 Ejemplo de llenado rápido .......................................................................................................... 53 Figura64OperacióndeMoverconPortapapeles ...................................................................................... 54 Figura65MoverCeldas–OperaciónCortar ............................................................................................... 54 Figura66 Mover Celdas Operación – Pegar ................................................................................................ 54 Figura67MoverCeldas–UsodeMenúContextualparaCortar ............................................................... 55 Figura 68 Mover Celdas con ratón el .......................................................................................................... 56 Figura69GrupodeOpcionesModificar–OpciónBorrar .......................................................................... 57 Figura70BorrarCeldas–Opcionesdeborrado ......................................................................................... 58 Figura Borrar 71Formato ........................................................................................................................... 58 Figura Borrar 72 Contenido ........................................................................................................................ 59 Figura73BorrarContenidodeCeldas–MenúContextual ........................................................................ 60 Figura Formato 74 Celdas de ...................................................................................................................... 61 Figura75CuadrodeDialogoFormatodeCeldas ........................................................................................ 62 Figura76AccesoaFormatodeCeldasmedianteMenúContextual .......................................................... 63 Figura77AccesoaFormatodeCeldasNúmero ....................................................................................... 64 Figura78FormatodeNúmeroCategoría General ................................................................................... 65 Figura79FormatodeNúmero-CategoríaNúmero .................................................................................. 66 Figura80Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaNúmero ................................................................ 66 Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Figura81FormatodeNúmero-CategoríaMoneda .................................................................................. 67 Figura82Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaMoneda ................................................................ 67 Figura83FormatodeNúmero-CategoríaContabilidad ........................................................................... 68 Figura84Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaContabilidad ......................................................... 68 Figura85FormatodeNúmero-CategoríaFecha ...................................................................................... 69 Figura86Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaFecha .................................................................... 69 Figura87FormatodeNúmero-CategoríaHora ....................................................................................... 70 Figura88Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaHora ..................................................................... 71 Figura89FormatodeNúmero-CategoríaPorcentaje .............................................................................. 71 Figura90Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaPorcentaje ............................................................ 72 Figura91FormatodeNúmero-CategoríaFracción .................................................................................. 72 Figura92Ejemplodeformatodenúmero–CategoríaFracción ................................................................ 73 Figura93FormatodeNúmero-CategoríaCientífica ................................................................................ 73 Figura94FormatodeNúmero-CategoríaEspecial .................................................................................. 74 Figura95FormatodeNúmero-CategoríaPersonalizada ......................................................................... 75 Figura96FormatonuméricomedianteBandadeOpciones ...................................................................... 76 Figura 97 Formato Numérico - Definir Categoría mediante Banda de Opciones ...................................... 77 Figura98Sumadelas10primerasfilasdelahojadecálculo .................................................................... 84 Figura99Sumadelas10primerasfilasdelahojadecálculo .................................................................... 85 Figura 100 Partes de una fórmula .............................................................................................................. 86 Figura101Introducirunafórmulademaneramanual .............................................................................. 86 Figura 102 Referencia relativa .................................................................................................................... 87 Figura 103 Referencia relativa .................................................................................................................... 88 Figura 104Referencia absoluta ................................................................................................................... 88 Figura 105 Referencia absoluta .................................................................................................................. 89 Figura 106 Referencia Mixta ....................................................................................................................... 89 Figura 107 Referencia Mixta ....................................................................................................................... 90 Figura 108 Referencia Mixta ....................................................................................................................... 90 Figura 109 Referencia Mixta ....................................................................................................................... 91 Figura110Referenciaaunahojadelmismolibro ..................................................................................... 92 Figura 111 Referencia a una hoja del mismo libro pero con nombre ´costo 2010´ ................................... 92 Figura112ReferenciaalaceldaB2dellibroPresupuesto2010 ................................................................ 93 Figura113ReferenciaalaceldaB2dellibroPresupuesto2010 ................................................................ 94 Figura 114 Biblioteca de Funciones ............................................................................................................ 95 Figura 115 Botón de barra de fórmula ........................................................................................................ 95 Figura116Cuadrodediálogodeinsertarfunción ...................................................................................... 95 Figura 117 Insertar Función ........................................................................................................................ 96 Figura 118 Argumentos de una Función ..................................................................................................... 97 Figura 119 Argumentos de una Función ..................................................................................................... 97 Figura 120 Botón de autosuma ................................................................................................................... 98 Figura121Botóndeautosumaconvariasopciones .................................................................................. 98 Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Figura 122 Función Contar .......................................................................................................................... 99 Figura 123 Función Promedio ................................................................................................................... 101 Figura 124 Función Max ............................................................................................................................ 102 Figura 125 Función MIn ............................................................................................................................ 103 Figura126:EjemplosdelaFunciónBUSCAR ............................................................................................ 104 Figura127:EjemplosdelaFunciónBUSCARV .......................................................................................... 106 Figura 128: Ejemplos de la Función SI ....................................................................................................... 107 Figura 129: Ejemplo de Función la Y ......................................................................................................... 108 Figura 130: Ejemplo de Función la O ........................................................................................................ 109 Figura131:EjemplodelaFunciónSUMAR.SI ........................................................................................... 110 Figura132:EjemplosdelaFunciónCONTAR.SI ........................................................................................ 111 Figura133:EjemplodeungráficodeColumnas ...................................................................................... 113 Figura134:EjemplosdesubtiposdegráficodeColumnas ...................................................................... 113 Figura135:EjemplodeungráficodeBarras ............................................................................................ 114 Figura136:EjemplosdesubtiposdegráficodeBarras ............................................................................ 114 Figura137:EjemplodeungráficotipoLínea ........................................................................................... 115 Figura138EjemplosdesubtiposdegráficosdeLíneas ............................................................................ 115 Figura 139: Ejemplo de un gráfico Circular .............................................................................................. 116 Figura140:EjemplosdesubtiposdegráficosCirculares .......................................................................... 116 Figura141:EjemplodeungráficodeDispersiónylosdatosgraficados .................................................. 117 Figura 142: Ejemplo de un gráfico de Área ............................................................................................... 117 Figura143:EjemplosdesubtiposdegráficosdeÁrea ............................................................................. 118 Figura144:Seleccióndelosdatosagraficar ............................................................................................ 118 Figura 145: Selección del tipo de gráfico .................................................................................................. 119 Figura 146: Resultado del Ejercicio ........................................................................................................... 119 Figura147:PestañasdelasHerramientasdegráficos ............................................................................. 120 Figura148:OpciónModificadorfilas/columnas ....................................................................................... 121 Figura149:UsodelaopciónModificadorfilas/columnas ....................................................................... 121 Figura150:Insercióndetítulosenlosejesyenelgráfico ....................................................................... 122 Figura151:Resultadodelainsercióndetítulosenelgráfico .................................................................. 122 Figura152:InsercióndeTítulosatravésdelafichaDiseño ..................................................................... 123 Figura 153: Agregar una serie de datos .................................................................................................... 123 Figura 154: Resultado de la inserción ....................................................................................................... 124 Figura155:OpciónSeleccionarDatosdelapestañaDiseño .................................................................... 124 Figura156:Cuadrodediálogoparaseleccionarelrangodedatos .......................................................... 124 Figura157: Cuadro dediálogo de configuraciónde celdas ocultasy vacías ............................................ 125 Figura 158: Grupo de estilos de forma ..................................................................................................... 125 Figura159: Cuadro dediálogo dondesemodificalaposiciónde ungráfico ........................................... 126 Figura160:UbicacióndelaopciónEstableceráreadeimpresión ........................................................... 127 Figura161:Áreadeimpresiónestablecida ............................................................................................... 128 Figura 162: Opción para agregar celdasa un área de impresión yaexistente ......................................... 128 Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Figura163:VistapreliminarubicadodentrodelbotóndeOffice ............................................................ 129 Figura164:PantalladelaopciónVistapreliminar ................................................................................... 129 Figura165:Cuadrodediálogoparalaconfiguracióndeunapágina ....................................................... 131 Figura166:ConfiguracióndePágina–FichaMárgenes ........................................................................... 132 Figura167:ConfiguracióndePágina–FichaEncabezadoypiedepágina ............................................... 133 Figura 168: Cuadro de diálogo de configuración del encabezado o pie de página .................................. 134 Figura169:ConfiguracióndePágina–FichaHoja .................................................................................... 136 Figura 170: Imprimir ................................................................................................................................. 137 Figura 171 Configuración de Impresión .................................................................................................... 138 Figura172:Opciónparainsertarunaimagen .......................................................................................... 139 Figura173:Cuadrodediálogoparainsertarunaimagen ........................................................................ 140 Figura174:ImágenesprediseñadasdelapestañaInsertar ..................................................................... 140 Figura175:ResultadodeunaconsultaenImágenesPrediseñadas ......................................................... 141 Figura176:MenúFormasdelapestañaInsertar ..................................................................................... 142 Figura177:DiferentesopcionesdeAutoformas ...................................................................................... 143 Figura178:OpciónWordArtdelapestañaInsertar ................................................................................. 144 Figura 179: Opciones de WordArt ............................................................................................................ 144 Figura 180: Configuración de WordArt ..................................................................................................... 145 Figura181:Cuadrodediálogoparainsertarunhipervínculo .................................................................. 146 Figura 182: Opciones de configuración de un hipervínculo para un lugar en el mismo documento ....... 147 Figura 183: Opciones de configuración de un hipervínculo creando un nuevo documento .................... 147 Figura184:Opción Dividir delmenúVista ................................................................................................ 149 Figura185:EjemplodeDivisióndePaneles ............................................................................................. 150 Figura186:OpcionesdelmenúInmovilizarpaneles Figura187:EjemplodeInmovilizacióndePaneles


................................................................................ 150 ................................................................................... 151

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Microsoft Excel 2007 Índice de Tablas Tabla Movimientos 1 en Hoja Cálculo ........................................................................................................ 32 Tabla2MovimientosentreHojasdeCálculo ............................................................................................. 33 Tabla Operadores 3 Aritméticos ................................................................................................................. 80 Tabla4Ejemplosdeusodelosoperadoresaritméticos ............................................................................ 80 Tabla Tabla 5 de operadores lógicos ........................................................................................................... 81 Tabla Ejemplo 6 de operadores lógicos ...................................................................................................... 81 Tabla 7Tabla de operadores de texto ......................................................................................................... 81 Tabla 8Tabla de prioridad de operadores ................................................................................................... 83 Tabla9Ejemplodeprioridaddeoperadores ............................................................................................. 83 Tabla 10 Ejemplo de función contar ......................................................................................................... 100 Tabla 11 Ejemplo función promedio ......................................................................................................... 101 Tabla12:Símbolosutilizadosparalascomparaciones ............................................................................. 107 Tabla 13: Datos graficar a ......................................................................................................................... 112


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Microsoft Excel 2007 Introducción a Microsoft Excel 2007 Que es una Hoja de Cálculo Excel es una aplicación del tipo Hoja de Cálculo integrada en el paquete Microsoft Office. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. El paquete de Microsoft Office mantiene un estándar en la presentación de las diferentes herramientas como Word o PowerPoint, por lo que nos resultara muy familiar utilizar Excel. Una de las aplicaciones informáticas utilizada más frecuentemente en las empresas son las hojas de cálculo las cuales nos permiten manipular datos o información en forma de tablas o cuadriculas (unión de filas y columnas). Gracias a la versatilidad de las hojas de cálculo, sus usos son variados como por ejemplo se las utiliza para crear pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas permitiéndonos obtener un nuevo valor o resultado. Una hoja de cálculo es una tabla de datos o información dispuestos en filas y columnas. Cada dato se encuentra en una celda (intersección de una fila y una columna), las cuales pueden contener números, letras, formulas o funciones que permiten obtener o calcular un nuevo dato o valor a partir de otros datos. Existen diferentes programas o aplicaciones que nos permiten manejar una hoja de cálculo: • • • • • •

Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office. StarOffice Calc: paquete StarOffice de Sun. OpenCalc: paquete OpenOffice (gratuito). IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite. Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect. KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.

En el presente documento nos centraremos en Microsoft Excel versión 2007.


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Figura 1 Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2007

Conceptos Básicos de Excel Para el correcto uso de Microsoft Excel es necesario definir unos conceptos previos: 

Libro de Trabajo: los archivos creados en Excel se denominan libros de trabajo. Un libro es un conjunto de una o varias hojas de cálculo, donde cada hoja de cálculo contiene su información. Los archivos de Excel tienen la extensión .xls para la versión 2003 y .xlsx para la versión 2007.

Cuando iniciamos el programa de Excel, automáticamente se crea un nuevo libro. Podemos comprobarlo en la barra de titulo de la ventana de Excel la cual contendrá de nombre “Libro 1 – Microsoft Excel”. Este nombre se asigna de forma automática pero nosotros podremos cambiar el nombre de nuestro libro al momento que guardemos el documento de Excel. Existe una gran ventaja al trabajar con libros ya que podemos organizar por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo tema o trabajo en un solo libro. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 

Hoja de Cálculo: Dentro de Excel podemos crear varias hojas de Cálculo, las cuales contendrán la información. Una hoja de cálculo de Excel es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384columnas y 1048576 filas. Las Columnas tienen por nombre Letras y las filas se las referencia por Números.

Columnas

Filas

Hojas del Libro Figura 2 Hoja Cálculo

Fila: Es el conjunto de Celdas Horizontales, se las nomina por números en orden creciente. Cada fila se numera desde la 1 hasta la 1048576.

Fila 2 Filas

Figura 3 Filas

Columna: Es el conjunto de Celdas Verticales, se las nomina por letras cuyo orden es de izquierda a derecha. Cada columna se nombra por letras del abecedario, por ejemplo A, B, C,…AA, AB,……XA. Cada hoja de cálculo tiene 16384 columnas desde la A hasta la XFD.


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Microsoft Excel 2007 Columnas

Columna B

Figura 4 Columnas



Celda: Es el lugar donde se pueden introducir los datos. En Excel se define como celda a la intersección entre una Fila y una Columna y se la identifica con un nombre como C4 (C es el nombre de la columna y 4 es el nombre de la fila). En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.

Nombre Celda

Celda Figura 5 Celda Microsoft Excel

Celda Activa: cuando hacemos clic sobre una celda para ingresar un dato, texto o formula, esa celda es la celda activa. Esta celda aparece más remarcada que las demás celdas. Rango: dentro de una hoja de cálculo podemos seleccionar varias celdas, a estas celdas seleccionadas se les da el nombre de Rango. Excel trata los rangos como una unidad. Los rangos dentro de Excel son importantes ya que nos permite realizar operaciones basándonos en rangos de datos.


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Rango Figura 6 Rango de Celdas

Iniciar Microsoft Excel 2007 Para ejecutar el programa Microsoft Excel 2007 existen varias formas, a continuación detallaremos 3: 

Todos los Programas: clic en el botón inicio, todos los programas, buscamos la carpeta Microsoft Office y seleccionamos Microsoft Excel 2007.

Figura 7 Iniciar Excel desde Todos los Programas (Windows XP y Windows 7) 

Acceso Directo Escritorio: buscamos en el escritorio de Windows el acceso directo a Microsoft Excel y damos doble clic.


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Microsoft Excel 2007 

Opcion Ejecutar: presionamos la combinación de teclas Tecla Windows + R, se abre la ventana de ejecutar e ingresamos el comando excely presionamos enter.

Figura 8 Iniciar Excel desde Ejecutar

Cualquiera de las opciones anteriores inicia Microsoft Excel 2007.

Para cerrar Excel podemos hacer clic en el botón salir la ventana.

ubicado en la parte superior derecha de

Otra forma de salir de Excel es hacer clic en el botón Office y seleccionar Salir de Excel.

Botón Office

Salir de Excel Figura 9 Salir de Excel


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Microsoft Excel 2007 Elementos de Microsoft Excel 2007 Al iniciar el programa Microsoft Excel 2007, nos aparece la siguiente ventana de la cual vamos a ver sus componentes fundamentales.

Figura 10 Pantalla de Excel 2007

Elementos de la Pantalla de Excel La Barra de Titulo Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1.xlsx, hasta que lo guardemos y definamos el nombre de nuestro documento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar restaurar

ycerrar

,

.

Figura 11 Barra de Titulo

La Barra de Acceso Rápido

Figura 12 Barra Acceso Rápido

En la barra de acceso rápido encontramos botones con las operaciones más habituales de Excel como Guardar

, Deshacer

o Rehacer

.


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Microsoft Excel 2007 Esta barra puede ser personalizada, permitiendo agregar otros botones. Para ello, damos clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccionamos Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abre una nueva ventana donde podremos añadir nuevas opciones a la barra:

Figura 13 Personalizar Barra Acceso Rápido

La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Figura 14 Banda de Opciones

Las pestañas de Excel son básicamente las siguientes:   

Inicio Insertar Diseño de pagina


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Microsoft Excel 2007    

Formulas Datos Revisar Vista

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, podemos reconocerlas porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según lo que estemos haciendo en Excel. Está diseñado para mostrar solamente aquellas opciones que pueden ser utilizados en un momento determinado. Si pulsamos la tecla ALT, podremos entrar en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Figura 15 Acceso por teclado Banda Opciones

La barra de Formulas En esta barra se introducen o modifican datos de la celda que esta activa. A la derecha de esta barra se encuentra el Cuadro de Nombres el cual visualiza el nombre de una celda o un rango de celdas

Cuadro Nombres

Barra Formulas

Figura 16 Barra Formulas

Barras de Desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.


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Vertica l

Horizontal Figura 17 Barras de Desplazamiento

Barra Manejo de Hojas de Calculo En la parte inferior de la hoja de cálculo encontramos una barra que nos permite administra las hojas del libro de Excel.

Crear Nueva Hoja

Botones Desplazamiento

Hojas del Libro Figura 18 Barra Manejo Hojas de Cálculo

Los botones de desplazamiento nos permiten realizar: •

•

•

Ir a la primera hoja. Ir a la hoja anterior/siguiente. Ir a la última hoja.

Barra de Estado


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Microsoft Excel 2007 El Botón Office Al hacer clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla, se despliega un menú de opciones, las cuales son acciones que podemos realizar sobre el documento de Excel como por ejemploNuevo documento, Abrir, Guardar, Guardar Como, Imprimir.

Documentos Recientes Opciones

Figura 19 Botón Office

A este menú se puedeacceder desde el modo de acceso por teclado al presionar las Teclas Alt + A. Este menú contiene tres tipos básicos de elementos: 



Comandos inmediatos. Estos comandos se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se los reconoce porque al posicionarnos con el puntero sobre ellos no se despliega ningún tipo de menú y además a la derecha del nombre no se muestra nada. Por ejemplo, la opción Guardar que nos permite guardar el documento actual, la opción Abrir el cual muestra una ventana para seleccionar el archivo a abrir. Opción con otro menú desplegable. Estos comandos tienen un triángulo a la derecha el cual significa que si me posiciono con el puntero sobre estas opciones, menú con nuevas opciones se visualizara. Por ejemplo la opción Guardar Como desplega un nuevo menú con las diferentes opciones para guardar un nuevo documento.


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Figura 20 Opción con otro menú desplegable

Ayuda de Microsoft Excel Una vez ejecutado el programa Excel, podemos acceder a la ayuda. Para ello podemos ir la botón de ayuda que está ubicado en la parte superior derecha de la ventana o podemos presionar la tecla de función F1.

Botón Ayuda


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Figura 21 Ayuda de Excel


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Microsoft Excel 2007 Los Libros de Trabajo Creación de un Nuevo Libro de Trabajo Cuando abrimos el programa de Microsoft Excel, por defecto se nos crea un nuevo libro de trabajo con el nombre Libro1.xlsx. Para crear un nuevo libro hacemos clic en el botón office, opción Nuevo.

y se visualiza la ventana Nuevo Libro. Dentro de esta ventana podemos seleccionar una plantilla para nuestro nuevo libro, por defecto seleccionaremos la plantilla Libro en Blanco. Además podemos crear un nuevo libro a partir de una plantilla predeterminada.

Figura 22 Nuevo Libro

Guardar un Libro de Trabajo Cuando trabajamos sobre un libro de Excel, si queremos poder recuperar los cambios realizados en el documento debemos guardarlos, para ello utilizamos la opción guardar. Al guardar un libro de trabajo se generara un nuevo archivo de Excel con la extensión por defecto .xslx. Existes dos opciones generales para guardar un libro de Excel: • •

Guardar Guardar Como

Las dos opciones nos permiten guardar los documentos, la diferencia es que Guardar Como... permite salvar el documento en el que se trabaja en un archivo y ubicación diferentes al que se está utilizando,


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Microsoft Excel 2007 mientras que Guardar... salva el documento en la misma ubicación y archivo sobre el que se está trabajando. Por ejemplo, si estamos trabajando en el documento "Libro.xlsx" en Excel, lo modificamos y luego seleccionamos la opción Guardar, los cambios se guardaran en el archivo Libro.xlsx. En cambio si escogemos la opción Guardar Como... se abrirá una ventana en la cual definiremos un nuevo nombre y ubicación para el documento (se puede optar también por el mismo nombre y ubicación). Guardar y Guardar Como se comportan de igual manera sólo en el caso de un documento que nunca ha sido guardado. Por ejemplo, si abrimos Excel y creamos un nuevo libro, al momento de guardar podemos elegir las opciones Guardar o Guardar como, ambas opciones abrirán, en este caso, la misma ventana para seleccionar la ubicación y el nombre de archivo a salvar.

Especificamos la ubicación destino

Nombr e Archivo Figura 23 Guardar un Libro Excel

Abrir un Libro de Excel Existen básicamente tres formas de abrir un libro de trabajo guardado en el computador. La primera es utilizando el explorador de Windows, seleccionamos la ubicación del archivo de Excel y haciendo doble clic sobre el archivo se abrirá el documento de Excel. La otra forma es, primero abrimos el programa Excel, clic en el botón office y seleccionamos la opción Abrir. Se nos despliega la ventana Abrir en la cual debemos seleccionar la ubicación del archivo de Excel y hacer clic en el botón Abrir.


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Especificamos la ubicación archivo

Clic Abrir Figura 24 Abrir un Libro de Trabajo

La tercera forma de abrir de un libro de trabajo es haciendo clic en el botón office y buscar en la sección de documentos recientes el libro de Excel que deseamos recuperarlo.

Figura 25Documentos Recientes

Cerrar un Libro de Excel Para cerrar el Libro actual sobre el que estamos trabajando hacemos clic en el botón office y seleccionamos la opción cerrar. En el caso de que se realizaron cambios al documento y no fueron guardados, Excel preguntara si se desea guardar los cambios. Al final, se cierra el libro de trabajo de Excel permaneciendo abierto el programa Microsoft Excel 2007.


Página 28 Figura 26 Cerrar un Libro Excel

Microsoft Excel 2007 Eliminar un Libro de Excel Para poder eliminar un libro de Excel ya no debemos estar trabajando sobre el libro, debe estar cerrado. Una vez cumplido esto, procedemos a eliminar el libro como eliminar cualquier archivo, es decir, debemos utilizar el explorador de Windows. Utilizando el explorador de Windows, nos ubicamos en el directorio donde se encuentra el documento de Excel, lo seleccionamos y presionamos la tecla suprimir obteniendo una ventana de confirmación.

Figura 27 Eliminar un Libro Excel

Botones de los Cuadros de Dialogo Abrir y Guardar Cuando abrimos los cuadros de dialogo Abrir o Guardar Como existen varios botones, a continuación explicaremos los más importantes:

Directori o/carpet a Botone s Acción

Carpet as Comun es

Figura 28 Ventana Abrir


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Microsoft Excel 2007 Directori o/carpet a Botone s Acción

Carpet as Comun es

Figura 29 Ventana Guardar Como

Botones Acción: Permite regresar a la carpeta anterior en caso de que nos cambiamos de carpeta.

Permite subir de nivel en el directorio. Por ejemplo si estamos en la carpeta mis documentos sube al nivel escritorio. Permite borrar el archivo o carpeta seleccionado en la lista.

Permite crear una nueva carpeta o directorio dentro del directorio seleccionado. Debemos definir el nombre de la nueva carpeta. Permite seleccionar la forma de visualizar la lista de archivos/carpetas. Al hacer clic se visualiza el siguiente menú:


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Diferent es Vistas


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Empezando a Trabajar con Microsoft Excel 2007 Movimientos en las Hojas Al abrir Excel, se nos visualiza la hoja de cálculo activa y en la pantalla se muestra una parte de la hoja. Nuestra hoja consta de varias columnas y filas las cuales no podrán ser visualizadas todas al mismo tiempo en la pantalla, por lo que es necesario moverse por la hoja rápidamente. En la siguiente tabla se resume el uso del teclado para el movimiento: Tabla 1 Movimientos en Hoja Cálculo

Movimiento

Teclas

Celda hacia abajo Celda hacia arriba Celda hacia derecha Celda hacia izquierda Primera Celda A1 Primera celda de la columna activa Ultima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Ultima celda de la fila activa

Flecha abajo Flecha arriba Flecha derecha Flecha izquierda Ctrl + inicio Ctrl + flecha arriba Ctrl + flecha abajo Ctrl + flecha izquierda Ctrl + flecha derecha

Otra forma de moverse dentro de una hoja si se sabe con exactitud la celda destino, es con el comando Ir a que se encuentra en la opción Buscar y Seleccionar en la pestaña Inicio:

Ir a…

Figura 30 Ventana Ir a...


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Microsoft Excel 2007 Ingresamos la celda a donde queremos dirigirnos y presionamos aceptar. Como resultado, la celda activa será la celda que seleccionamos anteriormente. Además, siempre podemos utilizar las barras de desplazamiento con el ratón para movernos dentro de la hoja.

Movimientos en el Libro Un libro de trabajo contiene una o más hojas de cálculo. Por defecto siempre aparece3 hojas, pero podemos insertar nuevas hojas o eliminar hojas existentes. Para movernos por las diferentes hojas podemos utilizar la barra de hojas:

Hojas del Libro Haciendo clic en cualquier etiqueta nos cambiamos de hoja. Podemos también utilizar combinaciones de teclas para desplazarnos dentro del libro de trabajo: Tabla 2 Movimientos entre Hojas de Cálculo

Movimiento Hoja Siguiente Hoja Anterior

Teclas Ctrl + Av Pag Ctrl + Re Pag

Ingresar Datos en las Celdas Dentro de una hoja de cálculo, es posible insertar texto, números o formulas en cada una de las celdas. Para insertar datos los pasos a seguir son: 1. Seleccionar la celda donde se va a ingresar los datos. 2. Ingresar los datos Los datos introducidos aparecerán en dos lugares a la vez: en la celda activa y en la Barra de Formulas.

Datos insertad os Figura 31 Ingreso de Datos en una Celda


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Microsoft Excel 2007 Para validar o aceptar el valor introducido en la celda podemos utilizar tres métodos: •

•

•

Tecla Enter (Intro): al presionar la tecla Enter se valida lo introducido en la celda y la celda activa pasa a ser la siguiente celda hacia abajo. Teclas de Movimiento: al presionar cualquier tecla de movimiento se valida lo introducido en la celda y la celda activa cambia según la tecla de movimiento que presionamos. Botón de Aceptación: al hacer clic en el botón de aceptación de la barra de formulas se valida lo introducido y la celda activa no se cambia, sigue siendo la misma.

Botón Aceptación Si antes de validar la información que introducimos queremos recuperar lo que estaba introducido anteriormente en la celda, podemos pulsar la tecla Esc (Escape) o hacer clic sobre el botón de cancelación

de la barra de formulas y así no se ingresan los datos en la celda.

Introducir Datos en varias celdas simultáneamente Si queremos ingresar datos en varias celdas a la vez, seleccionamos las celdas en las que queremos ingresar los datos, ingresamos los datos en la celda activa y finalmente pulsamos las teclas Ctrl + Enter.

Datos ingresados simultáneamente

Figura 32 Ingreso de Datos simultáneamente

Modificando Datos de las Celdas Para modificar datos de una celda lo podemos hacer de tres formas. • •

•

Seleccionando la celda a modificar y haciendo clic en la barra de formulas. Haciendo doble clic sobre la celda a modificar. Seleccionando la celda a modificar y presionamos la tecla de función F2.

Con cualquiera de estas formas obtendremos como resultado el cursor para modificar los datos.


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Microsoft Excel 2007 Tipos de Datos Dentro de cada celda podremos ingresar datos de diferentes tipos. A continuación veremos los distintos tipos de datos que podemos introducir. • • •

Texto: podemos ingresar en cada celda textos cortos o largos (letras, números, caracteres, etc.). Numérico: solo introducimos números en una celda. Formulas: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=).

Numérico Texto Fórmula

Figura 33 Tipos de Datos

Datos Numéricos Un dato tipo numérico en Excel comprende los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes, etc. Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9 y los signos especiales + – ( ) / %. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. Si queremos que Excel reconozca los datos ingresados como numéricos debemos cumplir ciertas reglas, por ejemplo no introducir espacios en blanco, caso contrario se los consideraran como caracteres alfanuméricos (texto) y no podremos realizar operaciones con estos datos. Cuando un numero es demasiado grande y sobrepasa el tamaño de la celda, se visualizara una serie de signos (#####) o se mostrara el numero en notación científica. Esto depende del formato preestablecido en la celda. Al momento que aumentamos el tamaño de la columna podremos visualizar el número.

Numero en Notación Científica Numero muy grande Figura 34 Datos Numéricos

Podemos definir el signo de los números ingresados. El signo (+) delante de los números se ignora y para ingresar un numero negativo debemos ingresar el signo (–). Otra forma de ingresar un número negativo es escribirlo entre paréntesis. Excel 2007 reconoce los números entre paréntesis como números negativos.


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Microsoft Excel 2007 Un número tiene una sola coma decimal y si ingresamos el signo % al final de un número, el número se lo interpreta como un porcentaje (se divide el número para 100).

Número Decimal Número Negativo Porcentaje Número Negativo Figura 35 Tipos de Números

Datos de tipo Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos). Es de naturaleza alfanumérica y puede estar formado por hasta un máximo de 32.000 caracteres. El texto ingresado en una celda aparece alineado a la izquierda por defecto pero se puede modificar la alineación. Podemos ingresar texto que solo contenga numero, para ello debemos anteponer el sigo de apostrofe (') y si requerimos introducir texto en formulas, este debe estar entre comillas dobles (“ ”). Cuando escribimos un texto muy largo y no cabe en la celda, el texto empieza a invadir la celda de la derecha vacía, caso contrario ser recortara, esto no significa que los datos se borran, solamente no son visualizados pero si aumentamos el tamaño de la columna podremos observar todo el texto.

Celda derecha vacía Celda derecha con datos Figura 36 Datos de tipo Texto

Datos de tipo Fecha y Hora El tipo de datos fecha/hora es tratado como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción del resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400). Así por ejemplo, el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).


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Microsoft Excel 2007 Los formatos en los que se puede introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:

Formato d/m d/m/aa d-mmm d-mmm-aa mmm-aa

Ejemplo 6/11 6/11/99 6-nov 6-nov-06 nov-06

Consideraciones Supone el año actual. Supone año 20__hasta el 30 y año 19__ del 30 y siguientes. Supone el año actual.

hh:mm hh:mm:ss hh:mm am/pm hh:mm:ss am/pm

15:45 Supone 0 segundos. 15:45:30 3:45 pm Supone cero segundos. 3:45:30 pm

Supone el día 1.

Figura 37 Formato Fechas

Figura 38 Formato Horas


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Microsoft Excel 2007 Edición de Libros de Trabajo Seleccionar Celdas Para realizar cualquier modificación al aspecto de una celda o a su contenido tenemos que seleccionar las celdas sobre las cuales vamos a aplicar los cambios por lo que revisaremos diferentes maneras de seleccionar celdas.

Seleccionar unauna Única Celda Para seleccionar celda lo único que se tiene que hacer es hacer clic con el botón izquierdo sobre la celda que se desea seleccionar por lo que sabrás que estás listo porque la forma del puntero del ratón será una cruz gruesa con filos negros e interior blanco.

Nombre de la celda seleccionada

Celda seleccionada Figura 39Selección de una Única Celda

Adicionalmente en el cuadro Nombres de la Barra de Formulas se puede apreciar el nombre de la celda seleccionada.

Seleccionar un Rango de Celdas Para seleccionar un rango de celdas debemos hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar, luego sin soltar el botón del ratón arrastrarlo. Mientras se arrastra el ratón podrás apreciar cómo las celdas a seleccionar cambian de color por lo que cuando todas las celdas que desees seleccionar hayan cambiado de color deberás soltar el botón del ratón.


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Microsoft Excel 2007 Nombre de la celda en la que inició la selección

Rangoseleccionado

Figura 40 Selección de un Rango de Celdas

Después de soltar el botón del ratón las celdas seleccionadas aparecerán con un marco alrededor y la celda activa será la celda en la que inició la selección

Ampliar o Reducir la Selección de Celdas Cuando se desee ampliar o reducir el rango de una selección se debe pulsar la tecla de Mayúsculas (MAYUS/SHIFT) y mientras se mantiene pulsada hacer clic en la celda en la que se desea que termine la selección. Con este método se seleccionarán celdas contiguas. Para seleccionar o ampliar un rango de celdas continuas haciendo uso del teclado luego de posicionarte en la primera celda a seleccionar se debe pulsar la tecla F8 para posteriormente hacer uso de las teclas de flechas de dirección y desplazarse hasta la última celda del rango, por último volver a pulsar F8 para finalizar la selección. Luego de la primera vez que se pulsa F8 se inicia el modo Ampliar Selección que indica que la selección será ampliada lo cual puede ser verificado en la barra de estados.

Al pulsar F8 se inicia el modo ampliar selección Figura 41 Selección de un rango de celdas mediante el teclado


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Añadir Celdas a una selección Cuando se desea añadir celdas a una selección existente y las nuevas celdas no encuentran contiguas se debe pulsar la tecla Control (CTRL) y mantenerla pulsada mientras se realizan otras selecciones. La nueva selección puede constar de un celda o de un rango de celdas.

Nombre de la celda en la que inició la última selección

Resultado de añadir selección

Figura 42 Añadir Celdas a Selección

Después de añadir una o más selecciones la celda activa será la celda en la que inició la última selección.

Para añadir celdas a una selección existente haciendo uso del teclado luego de que ya exista un rango seleccionado se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Mayúsculas (MAYUS/SHIFT) y F8, para luego desplazarse hasta el inicio del nuevo rango y seleccionarlo ya sea utilizando el ratón o el método del teclado (F8). Si es que se desea agregar más rangos se debe repetir el proceso de Mayúsculas y F8, desplazarse al inicio del siguiente rango y seleccionar. Se puede verificar que está activado el modo agregar a la selección porque en la barra de estados se presenta el mensaje Agregar a la selección luego de pulsar por primera vez la combinación de teclas indicada.


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Al pulsar MAYUS + F8 se inicia el modo Agregar a la Selección Figura 43 Añadir celdas a la selección haciendo uso del teclado

Seleccionar Filas Completas Para seleccionar una fila completa se debe colocar el puntero del ratón sobre el número de fila que se desea seleccionar y luego hacer clic sobre el número.

Figura 44 Seleccionar Filas Completas

La funcionalidad de las teclas Mayúscula (MAYUS/SHIFT) y Control (CTRL) se mantiene para la selección de filas, es decir si mantienes pulsada la tecla Mayúscula podrás seleccionar filas contiguas mientras que


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Microsoft Excel 2007 si mantienes pulsada la tecla Control podrás seleccionar filas que no están contiguas.

Figura 45 Añadir Filas a la Selección

Seleccionar Columnas Completas Para seleccionar una columna completa se debe colocar el puntero del ratón sobre la letra(s) con la cual se nomina a la columna que se desea seleccionar y luego hacer clic sobre la letra(s).

Figura 46 Seleccionar Columnas Completas


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Microsoft Excel 2007 La funcionalidad de las teclas Mayúscula (MAYUS/SHIFT) y Control (CTRL) se mantiene para la selección de columnas, es decir si mantienes pulsada la tecla Mayúscula podrás seleccionar columnas contiguas mientras que si mantienes pulsada la tecla Control podrás seleccionar columnas que no están contiguas.

Figura 47 Seleccionar Varias Columnas

Seleccionar Hojas Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo se debe hacer clic en el botón que se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo situado entre los identificadores de la Fila 1 y Columna A.

Clic aquí permite seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo

Figura 48 Seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo

Existen tareas en las que se desea considerar a toda la hoja de cálculo como una sola entidad y no como un conjunto de celdas. La hoja de cálculo en la cual se está trabajando se encuentra seleccionada y en Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 caso de requerir seleccionar más de una hoja de cálculo se pude hacer uso de las funcionalidades de las teclas Mayúscula (MAYUS/SHIFT) y Control (CTRL). Las hojas seleccionadas tendrán el fondo de su etiqueta de color blanco. Si se presiona la tecla Mayúsculas y se hace clic en la etiqueta de otra hoja de cálculo se seleccionan todas las hojas continuas que se encuentran entre la hoja actual y la hoja en cuya etiqueta se hizo clic. En caso de desear seleccionar hojas de cálculo no continuas se deberá mantener presionada la tecla Control (CTRL) mientras se hace clic en la etiquete de cada hoja que se desee seleccionar.

Hojas de cálculo seleccionadas Figura 49 Seleccionar varias hojas de cálculo

Para seleccionar todas las hojas de cálculo se tiene la alternativa de hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las etiquetas que identifican a las hojas y en el menú contextual que se presenta hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la opción Seleccionar todas las hojas.

Clic con el botón derecho sobre la etiqueta permite seleccionar todas las hojas de cálculo Figura 50 Seleccionar todas las hojas de cálculo


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Copiar Celdas o Rangos Copiar celdas es la operación que permite duplicar el contenido de una o varias celdas en otra posición. Para realizar esta tarea se cuenta con diferentes métodos.

El Portapapeles El portapapeles es un espacio de memoria en el cual se puede almacenar temporalmente el contenido de celdas, imágenes, texto, gráficos, tablas u otros elementos; lo cual permite que los elementos de una hoja de cálculo puedan seaDocumento en la misma otras hojas Ejemplo copiar datos deser unaduplicados hoja Excel ya a un enhoja, Microsoft Word).e incluso otros editores (por Para poder hacer uso de las facilidades de copia que brinda el portapapeles se debe aplicar las operaciones Copiar y Pegar, en donde la primera copiará el contenido de las celdas seleccionadas al espacio de memoria temporal (portapapeles) y la segunda copia el contenido del espacio de memoria temporal a la celda activa.

Portapapeles

Universidad de Cuenca

Copiar

Pegar

Figura 51 Copiar celdas a través del portapapeles


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Microsoft Excel 2007 Para acceder a las operaciones Copiar y Pegar deberá estar seleccionada la pestaña Inicio de la Banda de Opciones. Si no lo está debe hacer clic en la Pestaña Inicio.

Pestaña Inicio

Operación Copiar

Operación Pegar

Figura 52 Operaciones de Copia con Portapapeles

Una vez que se han identificado los elementos que intervienen en el proceso de copiar celdas utilizando el portapapeles, para duplicar el contenido de una o varias celdas primero se deben seleccionar las celdas a copiar, luego se debe hacer clic en la Operación Copiar. Para finalizar se debe seleccionar la celdas sobre las que se duplicará el contenido y hacer clic en la Operación Pegar. Las celdas destino pueden estar ubicadas en la misma hoja e incluso en una hoja de un libro diferente. Luego de que las dar clic en la Operación Copiar, las celdas seleccionadas para copiar son rodeadas por una línea de puntos que indica que el contenido de las celdas esta en el portapapeles y mientras estas líneas estén presentes se podrá seleccionar otras celdas destino y duplicar varias veces. Para dejar de duplicar y eliminar la línea de puntos se deberá pulsar la tecla Escape (ESC).

Las línea de puntos indica que la información a duplicar esta en el portapapeles

Las línea continua rodea a la información que se va ha duplicar Figura 53 Duplicación de información con portapapeles


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En lugar de hacer clic en la OperaciónCopiar del grupo de opciones Portapapeles de la FichaInicio se puede pulsar al mismo tiempo las teclas Control y C (CTRL+C). En lugar de hacer clic en la OperaciónPegardel grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio se puede pulsar al mismo tiempo las teclas Control y V (CTRL+V) o en su defecto pulsar la tecla ENTER lo que a mas de pegar el contenido provocará que se elimine las líneas de puntos de las celdas de srcen. Otra alternativa a la Operación Copiar y a la combinación de teclas (CTRL+C) es utilizar el Menú Contextual, para lo cual, una vez seleccionada la celda o rango de celdas a copiar se hace clic con el botón derecho del ratón sobre una de las celdas seleccionadas y en el Menú Contextual que se presenta se hace clic con el botón izquierdo sobre la opción Copiar.

Opción Copiar del Menú Contextual

Figura 54 Copiar en Portapapeles con el Menú Contextual


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Microsoft Excel 2007 Otra alternativa a la Operación es utilizar el Menú Contextual, para lo cual, se hace clic con el botón derecho del ratón sobre la celda en la que se duplicarán los datos, como resultado se presenta un Menú Contextual en el cual, haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, se debe seleccionar la opción Pegar. Si las celdas en las que se pega el contenido del portapapeles contienen datos estos serán reemplazados con los del portapapeles por lo que se debe tener precaución en no reemplazar datos de forma involuntaria.

Opción Pegar del Menú Contextual

Figura 55 Pegar del Portapapeles desde el Menú Contextual

Copiar sin Portapapeles Un método rápido para duplicar el contenido de las celdas consiste en marcar las celdas a duplicar, luego colocar el puntero del ratón en sobre uno de los bordes de la selección, verificar que la forma del puntero del ratón cambie a la forma de “mover” , luego pulsar la tecla Control (CTRL), sin liberar la tecla Control pulsar el botón izquierdo del ratón y mantenerlos pulsados mientras se arrastra el ratón hasta ubicarse en las celdas en donde se quiere copiar el rango seleccionado. Por último se libera el botón del ratón y la tecla Control (CTRL).


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Figura 56 Copiar celdas sin portapapeles

Copiar en Celdas Contiguas Para duplicar el contenido de una celda o rango en celdas adyacentes primero se debe seleccionar la celda o rango a copiar para luego colocar el puntero del ratón sobre el cuadro de llenado ubicado en la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas. Una vez en esta posición el puntero del ratón tomara la forma de “selección con precisión”

Puntero del ratón sobre el cuadro de llenado Figura 57 Copiar celdas contiguas – Selección

El siguiente paso a seguir es pulsar el botón izquierdo del ratón y, mientras se le mantienen pulsado, arrastrarlo sobre las celdas contiguas (a la derecha, izquierda, arriba o abajo) dando como resultado que las celdas en las que se duplicará el contenido se marcan.


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Al arrastrar el ratón se marcan las celdas en las que se duplicará Figura 58 Copiar celdas contiguas – Marcar destino

Por último una vez que se han marcado las celdas destino se libera el botón del ratón y los datos se duplican.

Datos duplicados en celdas contiguas Figura 59 Copiar celdas contiguas - Resultado

Cuando se utiliza este método para duplicar celdas, que contienen datos que podrían ser parte de una serie (números, fechas, horas, semana1, semana2, semana3 …) el efecto es que en lugar de duplicar los datos se generan nuevos valores que completan la serie de los ya seleccionados. Por lo que se debe dar clic sobre la operación Opciones de Autorrelleno y seleccionar la operación Copiar Celdas.


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Microsoft Excel 2007 Con datos numéricos por omisión se rellena la serie Datos a Opciones de duplicar Autorrelleno

Datos duplicados luego de aplicar Copiar Celdas Figura 60 Copiar celdas contiguas – Datos numéricos

Cuando se trabaja con datos que pertenecen a una serie (días de la semana, meses, días del año, etc.) y se desea evitar que se rellene la serie, al momento de arrastrar el ratón, se debe presionar la tecla Control (CTRL).

Copiar en Otras Hojas

Para duplicar celdas en una hoja diferente a la que se encuentran los datos que se desean copiar se debe primero seleccionar la celda o rango de celdas a copiar, luego hacer clic sobre la operación Copiar del grupo del grupo de opciones Portapapeles en la ficha Inicio. Una vez que los datos están en el portapapeles se selecciona la hoja de destino (haciendo clic sobre la etiqueta de la hoja), se selecciona la

celda en la que se iniciará a copiar y se hace clic en la OperaciónPegar Portapapeles en la ficha Inicio.

del grupo de opciones

En esta tarea también se pueden utilizar la alternativas (CTRL+C) para Copiar y (CTRL+V) o ENTER para pegar, así como el Menú Contextual.


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Microsoft Excel 2007 Llenado Rápido Como se explico en la copia de celdas contiguas, si es que no se trabaja con valores numéricos y, luego de seleccionar una o varias celdas se coloca el puntero del ratón en el cuadro de llenado (esquina inferior derecha de la selección) y se pulsa el botón izquierdo del ratón mientras se arrastra se tendrá como resultado que las serie de valores se rellena automáticamente. Por ejemplo si en una celda se escribe la palabra LUNES, luego se hace clic en el Cuadro de Llenado y se arrastra el ratón sin liberar el botón, en las celdas contiguas se rellenará automáticamente el resto de valores correspondientes a la serie de días de la semana.

Celdas en las que se completará la serie Días de la Semana

Puntero del ratón sobre el cuadro de llenado Figura 61 Llenado Rápido

Si es que se desea alterar el resultado del llenado rápido de celdas, luego de liberar el botón izquierdo del ratón se debe hacer clic en la opción Opciones de Autorelleno que se presenta al final de la serie resultante y elegir el comportamiento deseado.

Opciones de Autorrelleno

Figura 62 Opciones de Autorelleno

Si es que se desea que en lugar de generar los valores correspondientes a la serie se copie el valor de la celda o celdas seleccionadas inicialmente, se debe presionar la tecla Control (CTRL) mientras se arrastra Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 el ratón. En el ejemplo anterior si se presionaba la tecla control en todas las celdas se hubiese copiado el valor Lunes. Este mismo efecto se obtiene con series de fechas, nombres de meses, horas y otras series. A continuación un ejemplo de series creadas con autorelleno.

Valores generados a partir de valores en la columna A Figura 63 Ejemplo de llenado rápido

Mover Celdas o Rangos Mover celdas es la operación que permite desplazar el contenido de una o varias celdas a otra posición. Para realizar esta tarea se cuenta con diferentes métodos.

El Portapapeles Como se explico en Copiar Celdas o Rangos, el portapapeles es un espacio de memoria en el cual se puede almacenar temporalmente el contenido de celdas, imágenes, texto, gráficos, tablas u otros elementos; lo cual permite que los elementos de una hoja de cálculo puedan ser desplazados a otra posición. Para desplazar el contenido de una o varias celdas a otra posición primero se deben seleccionar las celdas a desplazar para luego “cortar” el contenido de la celda o rango de celdas haciendo uso de la Operación Cortar. Esta operación traslada el contenido seleccionado al portapapeles. Para finalizar se debe seleccionar las celdas a las que se desplazará el contenido y hacer clic en la Operación Pegar, esto provoca que el contenido del portapapeles sea trasladado a las celdas destino a su vez que elimina lo incluido en las celdas srcen. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Pestaña Inicio

Operación Cortar

Operación Pegar

Figura 64 Operación de Mover con Portapapeles

Cuando se ha trasladado el contenido al portapapeles las celdas a desplazar son rodeadas por una línea de puntos siendo aun posible cancelar la operación mover pulsando la tecla Escape (ESC).

La línea de puntos luego de Cortar indica que el contenido se traslado al portapapeles

Figura 65 Mover Celdas – Operación Cortar

El Contenido ha sido trasladado a su nueva ubicación Figura 66 Mover Celdas – Operación Pegar


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Microsoft Excel 2007 En lugar de hacer clic en la operación Cortar del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio se puede pulsar al mismo tiempo las teclas Control y X (CTRL+X). En lugar de hacer clic en la operación Pegardel grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio se puede pulsar al mismo tiempo las teclas Control y V (CTRL+V) o pulsar la tecla ENTER. Otra alternativa a la operación Cortar y a la combinación de teclas (CTRL+X) es utilizar el Menú Contextual, para lo cual, una vez seleccionado la celda o rango de celdas a trasladar se hace clic con el botón derecho del ratón sobre una de las celdas seleccionadas y en el Menú Contextual que se presenta se hace clic con el botón izquierdo sobre la opción Cortar.

Figura 67 Mover Celdas – Uso de Menú Contextual para Cortar

Otra alternativa a la operación Pegar y a la combinación de teclas (CTRL+V) es utilizar el Menú Contextual, para lo cual, se hace clic con el botón derecho del ratón sobre la celda a la que se trasladarán los datos, como resultado se presenta un Menú Contextual en el cual, haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, se debe seleccionar la opción Pegar.


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Microsoft Excel 2007 Si las celdas en las que se pega el contenido del portapapeles contienen datos estos serán reemplazados con los del portapapeles.

Mover sin Portapapeles Un método rápido para trasladar el contenido de las celdas consiste en marcar las celdas a mover, luego colocar el puntero del ratón en sobre uno de los bordes de la selección, verificar que la forma del puntero del ratón cambie a la forma de “mover” , luego pulsar el botón izquierdo del ratón y mantenerlo pulsado mientras se arrastra el ratón hasta ubicarse en las celdas en donde se quiere desplazar el rango seleccionado. Por último se libera el botón del ratón.

Figura 68 Mover Celdas con el ratón

Con este método si es que se intenta desplazar a una ubicación en la que ya existen datos, se presentará la advertencia “¿Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino?, dando la opción para cancelar la operación mover.

Mover a Otras Hojas Para mover celdas en una hoja diferente a la que se encuentran los datos que se desean desplazar se debe primero seleccionar la celda o rango de celdas a trasladar, luego hacer clic sobre la operación Cortar

del grupo de opciones Portapapeles de la ficha Inicio. Una vez que los datos están en el

portapapeles se selecciona la hoja de destino (haciendo clic sobre la etiqueta de la hoja), se selecciona la


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celda a la que se moverá los datos de srcen y hace clic en la operación Pegar opciones Portapapeles en la ficha Inicio.

del grupo de

En esta tarea también se pueden utilizar la alternativas (CTRL+X) para Cortar y (CTRL+V) o ENTER para pegar, así como el Menú Contextual.

Borrar Celdas En caso de borrar se debe seleccionar la celda o rango de celdas cuyo contenido o atributos se desea eliminar, luego hacer clic en la Pestaña Inicio de la Banda de Opciones para en el Grupo de OpcionesModificar hacer clic en laOpción Borrar.

Opción Borrar del Grupo de Opciones Modificar Figura 69 Grupo de Opciones Modificar – Opción Borrar

Una vez se haya hecho clic en la Opción Borrar se presenta un menú en el que se puede seleccionar Borrar todo, Borrar formatos, Borrar contenido o Borrar Comentarios


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Opciones de Borrado Figura 70 Borrar Celdas – Opciones de borrado

Borrar todo.- Elimina el contenido de la celda o rango de celdas seleccionadas, incluyendo el formato

de las celdas, y los comentarios relacionados. Con respecto a las dimensiones de las celdas, estas no se ven afectadas luego de la operación borrar. Borrar formatos.- Elimina únicamente el formato de la celda o rango de celdas, manteniendo los datos y

cualquier comentario asociado.

Figura 71 Borrar Formato

Borrar contenido.- Elimina únicamente el contenido de la celda o rango de celdas, manteniendo el

formato y cualquier comentario asociado. Si es que nuevamente se ingresan datos en las celdas, estos


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Microsoft Excel 2007 datos

adquieren

el

formato

que

tenia

la

celda

antes

de

borrar

el

contenido.

Figura 72 Borrar Contenido

Otra alternativa para borrar el contenido es a través del Menú Contextual. Para ello, una vez que se haya seleccionado la celda o rango de celdas a borrar, se hace clic con el botón derecho del ratón sobre una de las celdas (sin anular la selección) dando como resultado la aparición de una Menú Contextual en el que se debe escoger (dando clic) la opción Eliminar. Una vez selecciona la opción Eliminar


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Borrar Contenido de celdas

Figura 73 Borrar Contenido de Celdas – Menú Contextual

Otra manera de borrar el contenido de las celdas es pulsando la tecla Suprimir (Supr o’ Del) luego de haber seleccionado la celda o rango de celdas. Borrar comentarios.- Elimina únicamente los comentarios asociados a la celda o rango de celdas

seleccionadas, manteniendo el contenido y formato de las celdas.

Formatos Formato de Celdas Mediante los formatos de celda se establece la apariencia que tendrá el contenido de las celdas en lo que tiene que ver con formato numérico, alineación, bordes, relleno y protección de hojas. Se debe tener en consideración que el formato se aplica a una celda no a los datos que en ella se ingresan por lo que si se cambia el valor de una celda éste se presentará en el formato definido para la celda. Para formato de las celdas primero la celda ,o que celdas las cuales deseamodificar modificarelsu apariencia para luego hacer se clicdebe sobreseleccionar la OpciónFormato se de encuentra en se el grupo de opciones Celdas, en la Ficha Inicio. Una vez que se hace clic en la Opción Formato, se presenta un menú del cual hay que hacer clic sobre Formato de Celdas. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Figura 74 Formato de Celdas

Una vez seleccionada la opción formato de celdas se presenta el Cuadro de dialogo de Formato de Celdas.


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Microsoft Excel 2007 Cuadro de dialogo Formato de Celdas

Figura 75 Cuadro de Dialogo Formato de Celdas

Otro método para acceder al Cuadro de Dialogo Formato de Celdas es, una vez seleccionadas las celdas a las cuales se cambiará su apariencia se hace clic con el botón derecho del ratón sobre una de ellas y en el Menú Contextual que se presenta hacer clic sobre la opción Formato de Celdas.


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Acceso al Cuadro de Dialogo Formato de Celdas Figura 76 Acceso a Formato de Celdas mediante Menú Contextual

Formatos numéricos Para modificar la apariencia de los valores numéricos de una celda se debe acceder al Cuadro de Dialogo Formato de Celdas ya sea utilizando las técnicas indicadas anteriormente o haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en la flecha que se encuentra en el Grupo de Opciones Número de la Ficha Inicio lo que provocará que la pestaña Número se seleccione automáticamente.


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Acceso al Cuadro de Dialogo Formato de Celdas Figura 77 Acceso a Formato de Celdas - Número

Una vez que la pestaña Número se encuentra seleccionada, se configura el formato de número de acuerdo a la categoría deseada y se hace clic sobre el Botón Aceptar.

En el recuadro “Muestra” se presentará un ejemplo de cómo se visualizarán los valores numéricos. El valor utilizado para la muestra corresponde al de la primera celda incluida en el rango seleccionado (celda activa). Los parámetros de configuración variarán dependiendo de la categoría seleccionada. Categoría General: Con esta categoría los valores se presentan tal como se ingresaron en las celdas sin

un formato específico de número.


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Microsoft Excel 2007 Ejemplo del aspecto que tendrá las celdas seleccionadas

Categoría General

Figura 78 Formato de Número - Categoría General

Categoría Número: Sus opciones permiten que el formato de número incluya: hasta 30 posiciones

decimales, separador de miles y aspecto que tendrán los números negativos.


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Figura 79 Formato de Número - Categoría Número

En el caso del aspecto que tendrán los números negativos se puede definir si es que presentarán el signo menos ‘-‘, se presentaran en color rojo o ambos.

Formato con dos decimales, separador de miles y números negativos en rojo Figura 80 Ejemplo de formato de número – C ategoría Número

Categoría Moneda: Sus opciones permiten que el formato de número incluya: el símbolo de moneda a

utilizar, hasta 30 posiciones decimales, y aspecto que tendrán los números negativos.


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Figura 81 Formato de Número - Categoría Moneda

En la categoría moneda siempre se incluye el separador de miles.

Figura 82 Ejemplo de formato de número – Categoría Moneda

Categoría Contabilidad: Sus opciones permiten que el formato de número incluya: hasta 30 posiciones

decimales y el símbolo de moneda a utilizar.


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Figura 83 Formato de Número - Categoría Contabilidad

En la categoría contabilidad siempre se incluye el separador de miles y el símbolo de moneda a seleccionado al igual que las comas se alinean en las diferentes celdas.

Formato contabilidad con dos decimales y símbolo de moneda alineado a la izquierda Figura 84 Ejemplo de formato de número – Categoría Contabilidad

Categoría Fecha: Como se explico anteriormente los datos de tipo Fecha y Hora son tratados como

números por lo que los formatos de fecha incluyen números que representan fechas. Las opciones de la categoría fecha permiten especificar: el tipo de representación y la configuración regional (ubicación)


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Figura 85 Formato de Número - Categoría Fecha

Se debe tener presente que en la categoría fecha en la opción Tipo existen formatos varían dependiendo de la configuración regional del sistema operativo. Estos formatos inician con asterisco ‘*’.

Valor de la celda activa (A1)

Figura 86 Ejemplo de formato de número – Categoría Fecha


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Microsoft Excel 2007 Categoría Hora: Como se explico anteriormente los datos de tipo Fecha y Hora son tratados como

números por lo que los formatos de hora incluyen números que representan horas. Las opciones de la categoría hora permiten especificar: el tipo de representación y la configuración regional (ubicación).

Figura 87 Formato de Número - Categoría Hora

Se debe tener presente que en la categoría fecha en la opción Tipo existen formatos varían dependiendo de la configuración regional del sistema operativo. Estos formatos inician con asterisco ‘*’.


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Microsoft Excel 2007 Valor de la celda activa (A1)

Figura 88 Ejemplo de formato de número – Categoría Hora

Categoría Porcentaje: Sus opciones permiten que el formato de número incluya: hasta 30 posiciones

decimales.

Figura 89 Formato de Número - Categoría Porcentaje

Cuando se aplica esta categoría, los valores de las celdas se multiplican por 100 y en el resultado se incluye un símbolo porcentual ‘%’.


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Microsoft Excel 2007 El valor de la celda activa (B3) era 0,13457 antes de aplicar el formato

Figura 90 Ejemplo de formato de número – Categoría Porcentaje

Categoría Fracción: Su opción permite escoger de entre 9 alternativas de representar un número como

fracción.

Figura 91 Formato de Número - Categoría Fracción


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Microsoft Excel 2007 El valor de la celda activa (A1) es 0,5 y se visualiza 1/2 El valor de la celda B1 es 2,5 y se visualiza 2 1/2

Figura 92 Ejemplo de formato de número – Categoría Fracción

Categoría Científica: Su opción permite determinar las posiciones decimales que utilizará para

representar un número en notación científica.

Figura 93 Formato de Número - Categoría Científica


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Microsoft Excel 2007 Categoría Texto: La celda es tratada como texto y se presenta exactamente como fue introducida. Categoría Especial: Sus opciones permiten escoger formatos especiales (código postal, numero

teléfono, etc.) que dependen de la Configuración Regional también seleccionada en esta categoría.

Figura 94 Formato de Número - Categoría Especial

Categoría Personalizada: Sus opciones permiten crear formatos personalizados para números (formato

códigos de productos por ejemplo) tomando como punto de partida los tipos existentes. En esta categoría se puede modificar la opción Tipo.


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Figura 95 Formato de Número - Categoría Personalizada

Uso de Banda de Opciones para establecer Formatos numéricos En la Ficha Inicio¸ grupo de Opciones Número se dispone de operaciones que permiten modificar el formato de números de forma rápida.


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Microsoft Excel 2007 El grupo de Opciones Número brinda una forma rápida de cambiar el formato de números

Figura 96 Formato numérico mediante Banda de Opciones

Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en la flecha ubicada en la Operación Categoría se tiene acceso rápido a las diferentes categorías de formato numérico que se pueden aplicar a las celdas seleccionadas.


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Operación Categoría

Figura 97 Formato Numérico - Definir Categoría mediante Banda de Opciones

A más de las categorías del formato numérico se tiene la opción Más formatos de número …. que al seleccionarla haciendo clic abre el Cuadro de dialogo de Formato de Celdas. En el grupo de Opciones Número también se disponen de las siguientes operaciones: Permite establecer la categoría moneda en las celdas seleccionadas y el símbolo de moneda dependerá de la configuración regional establecida en el sistema operativo. Si se hace clic en la flecha junto al icono de moneda se tiene acceso a más formatos de cotabilidad.


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Microsoft Excel 2007 Permite establecer la categoría porcentaje en las celdas seleccionadas, los valores de las celdas se multiplican por 100 y en el resultado se incluye un símbolo porcentual ‘%’.

Muestra el valor de la celda con separador de miles. Cambia el formato de celda a Contabilidad sin símbolo de moneda.

Aumenta el número de decimales. Disminuye el número de decimales.


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Microsoft Excel 2007 Formulas y Funciones Introducción Las fórmulas son lo que hacen que una hoja de cálculo sea útil, sin estas, únicamente se convertiría en un procesador de texto, cuyo principal valor sería el permitir que la información se muestre en forma de tabla. Las fórmulas se utilizan para calcular resultados, utilizando valores almacenados en los libros. Cuando estos valores almacenados cambian, las fórmulas actualizan los resultados sin necesidad de realizar ningún esfuerzo adicional. Una fórmula se tiene que escribir en una celda, realiza un cálculo de algún tipo y devuelve un resultado, que se muestra en la celda. Para trabajar con números y textos las fórmulas utilizan operadores y funciones de hoja de cálculo. Los números y textos que se utilizan en las diferentes fórmulas, lo que facilita la operación de cambiar datos y da una naturaleza dinámica a los libros. Una fórmula puede constar o tener alguno de los siguientes elementos: 1. Operadores 2. Referencias a otras celdas 3. Valores numeritos o texto 4. Funciones de calculo Cuando se trabaja con una tabla, una de las funciones nuevas de Excel 2007 permite crear fórmulas que utilizan los nombres de columna de la tabla, esto hace que las fórmulas sean más fáciles de leer. Nota: Las fórmulas siempre comienzan con el signo de igual (=) para que Excel pueda distinguirlas de las celdas con texto.

Operadores Excel permite el uso de muchos operadores en sus fórmulas. Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que quiere que lleve a cabo. Existen diferentes tipos de operadores: aritméticos, lógicos, de texto, de referencia.

Operadores aritméticos Son los que nos permiten realizar operaciones matemáticas básicas, combinando valores numéricos y dan como resultado otros valores numéricos.


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Microsoft Excel 2007 Operador

Operación

+

Suma

-

Resta

*

Multiplicación

/

División

%

Porcentaje

^

Potenciación

Tabla 3 Operadores Aritméticos

Ejemplo: Fórmula =6+3

Lo que hace Suma los valores

= A1 - A2

Da como resultado el valor producido por la resta de las celdas A1 y A2

= A1 * A2

Da como resultado el valor producido por la multiplicación de las celdas A1 y A2

Tabla 4 Ejemplos de uso de los operadores aritméticos

Operadores lógicos Son los que nos permiten comparar dos valores produciendo como resultado Verdadero o Falso. Operador

Conocido

=

Igual

>

Mayor

<

Menor

>=

Mayor o igual


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Microsoft Excel 2007 <=

Menor o Igual

<>

Diferente

Tabla 5 Tabla de operadores lógicos

Ejemplo:

Fórmula =6>3

Lo que hace Devuelve el valor de VERDADERO como resultado

= A1 < A2

Devuelve l valor de VERDADERO como resultado siempre y cuando A1 sea menor que A2

= A1 > A2

Devuelve el valor de VERDADERO como resultado siempre y cuando A1 sea mayor que A2

= A1 <> A2

Devuelve el valor de VERDADERO como resultado siempre y cuando A1 sea diferente que A2, caso contrario devuelve el valor de FALSO

Tabla 6 Ejemplo de operadores lógicos

Operadores de texto El signo &, cuyo nombre en español es et que significa y de la que deriva la española «y».Es conocido por su nombre en inglés ampersand. Este operador nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola línea contínua. Fórmula

Lo que hace

="HO"&"LA" Muestra en la celda que contiene esta fórmula la palabra HOLA = A1 & A2

Une el contenido de las celdas A1 y A2

Tabla 7Tabla de operadores de texto


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Microsoft Excel 2007 Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores : (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias.

Ejemplo: A2:D2 Incluye las celdas A2, B2, C2, D2 , (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

Ejemplo: La suma de las celdas A1+A2+A3+B1+B2+B3 se lo puede colocar como la suma de A1:A3,B1:B3 (espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias

Ejemplo:

B3:E3 C1:C8 da como resultado de la intersección C3

Prioridad de los operadores en las fórmulas Cuando Excel calcula el valor de una fórmula, se emplea ciertas reglas para saber en qué orden se van a evaluar las operaciones. La siguiente tabla muestra la prioridad de operadores en Excel:

Símbolo

Operador

Prioridad

^

Elevar un numero a otro

1

*

Multiplicación

2

/

División

2

+

Suma

3

-

Resta

3


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Microsoft Excel 2007 &

Unión

4

=

Comparación Lógica igual

5

>

Comparación Lógica mayor que

5

<

Comparación Lógica menor que

5

Tabla 8Tabla de prioridad de operadores

Esta tabla muestra que elevar un valor a otro tiene la máxima prioridad, es decir, se ejecutará siempre en primer lugar y que los operadores lógicos que están en último lugar se ejecutarán al último. Para eliminar el orden de prioridad preestablecido se usa paréntesis, lo que ocasiona que las expresiones entre paréntesis se evalúen en primer lugar. Ejemplos:

Fórmula =(A1-A3)*A5

= A1-A3*A5

= A1-(A3*A5)

Lo que hace En este caso el valor de la celda A3 se resta del valor de la celda A1 y el resultado se multiplica por el valor de la celda A5 En este caso el valor de la celda A5 se multiplicará por el valor de la celda A3 y el resultado se restará del valor de la celda A1 En esta caso, el resultado es igual al anterior, pero al colocar paréntesis, no tengo que estar recordando cual es la prioridad de los operadores para evaluar la expresión

Tabla 9 Ejemplo de prioridad de operadores

Fórmulas y funciones Formulas Las fórmulas ecuaciones que celdas realizanque cálculos datos ingresados una en hojaotras de cálculo. Se puede hacer son referencia a otras estén con en los la misma hoja o a en celdas hojas. Las fórmulas pueden contener funciones predefinidas como Suma, Promedio, operadores (+,-,*,/,>,<,=, etc.) y constantes. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 La mayoría de las fórmulas que se crea usan funciones de hoja estas permiten elevar notablemente la potencia de las fórmulas y cálculos que son difíciles si utilizamos los operadores que acabamos de mencionar.

Ejemplo de fórmulas que usan funciones: Una función de hoja de cálculo puede simplificar de manera significativa una fórmula. Para calcular la media de los valores de 10 celdas (A1:A10) sin utilizar una función, tiene que escribir una fórmula como esta: =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10)

Figura 98 Suma de las 10 primeras filas de la hoja de cálculo


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Microsoft Excel 2007 Esto no nos gusta mucho, peor aún si tendríamos que editar la fórmula y esta contendría más de 20 celdas para sumar. Pero actualmente podemos reemplazar esta fórmula con una mucho más simple que utiliza funciones de hoja de trabajo integradas en Excel. =SUMA(A1:A10)

Figura 99 Suma de las 10 primeras filas de la hoja de cálculo

Escribir y editar fórmulas Para comenzar a escribir fórmulas debemos conocer primero sus partes, la figura mostrada a continuación indica cuales son las partes más importantes de la misma:


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Figura 100 Partes de una fórmula

Una fórmula debe comenzar por el signo “=” (igual), para indicar a la celda que contiene un fórmula y no texto. Excel nos proporciona dos maneras de introducir una fórmula en una celda: a mano o señalando las referencias de la celda. Para introducir una fórmula de manera manual debe seleccionar una celda y escribir el signo igual (=) seguido por la fórmula.

Figura 101 Introducir una fórmula de manera manual

Después de introducir una fórmula la puede editar, algunas de la formas para hacerlo son:   

Haga doble click en la celda y podrá editar el contenido directamente. Pulse F2, lo que permitirá editar el contenido directamente de la celda Si la celda contiene una fórmula que devuelve un error, Excel mostrará un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda . Active la celda y verá una etiqueta inteligente, haga click en la etiqueta inteligente y podrá escoger una de las opciones que se le ofrecen para corregir el error.


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Usar referencias a celdas en las fórmulas La mayoría de las fórmulas que crea contienen referencias a celdas o a rangos. Estas referencias permiten que sus fórmulas trabajen dinámicamente con los datos de esas celdas o con rangos, en lugar de ser restringidos a valores fijos. Estos es, si su fórmula se refiere a la celda A1 y cambia el valor de esa celda, los resultados de la fórmula cambiarán para reflejar el nuevo valor. Si no emplea referencias en sus fórmulas, tendrá que editar las fórmulas para cambiar los valores dentro de ellas.

Referencias relativas, absolutas y mixtas Cuando emplee una referencia en una fórmula puede ser de uno de estos tres tipos: •

Relativa: las referencias de fila y columna pueden cambiar cuando copie la fórmula en otra celda, ya que las referencias son en realidad distancias relativas respecto a la fila y columna actuales. Veamos el siguiente ejemplo:

La celda A2 contiene la referencia relativa al valor de la celda A1 y se le suma un valor constante de 2.

Figura 102 Referencia relativa

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 .


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Figura 103 Referencia relativa •

Absoluta: la referencias de fila y columna no cambian cuando copia la fórmula, ya que son referencias a una celda concreta. (Ejemplo: $A$1). Una referencia absoluta usa dos signos del dólar ($) en su dirección: uno para la letra de columna y otro par el número de la fila (por ejemplo , $A$5). Tomemos el ejemplo anterior:

Figura 104Referencia absoluta


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Microsoft Excel 2007 Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .

Figura 105 Referencia absoluta •

Mixta: la referencia a la fila o a la columna es relativa y la otra es de tipo absoluta. (Ejemplo: A$1, $A1). Se puede hacer una combinación de ambas referencias. Por ejemplo:

Figura 106 Referencia Mixta

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será =$A2+2 . Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Supongamos el ejemplo:


Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y el resultado será =B$1+2 . Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Por defecto Excel crea referencias a celdas relativas en las fórmulas, la diferencia se hace evidente cuando se copia una fórmula en otra celda. Una opción para cambiar el tipo de referencia, una vez que sabemos distinguir entre los diferentes tipos de referencias que existen y la que más nos interesa en cada momento es hacerlo a mano. Las referencias relativas se escriben tal cual vemos la intersección de la celda con la columna y la fila (A2, B3, D1...). Para que la referencia sea absoluta, es decir que sea fija, debemos anteponer a la columna y a la fila el signo $ ($A$2, $B$3, $D$1...). Para las referencias mixtas como hemos dicho puede ser una mezcla entre relativa y absoluta por tanto pueden ser de este tipo ($A2, B$3, $D1...). Otra opción, en lugar de escribirlo a mano es hacerlo cuando estemos editando la formula, en el momento en el que se incluyan las celdas referenciadas podemos pulsar sobre la tecla F4 y vemos que va cambiando a los posibles tipos de referencias que podemos hacer con la celda.

Referencia a celdas queestán fuera de la hoja Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdasque se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros. Referencia a otras hojas.

Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo deexclamación y el nombre de la celda.Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2. En este caso el valor devuelto es el numero 3, que se encuentra en la celda A2 de la Hoja2


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Figura 110 Referencia a una hoja del mismo libro

Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples' '.

Figura 111 Referencia a una hoja del mismo libro pero con nombre ´costo 2010´


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Microsoft Excel 2007 Referencia a otros Libros

Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver. Por ejemplo: '[Presupuesto 2010]Hoja2'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la celda B2.Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas simples ' '.

Figura 112 Referencia a la celda B2 del libro Presupuesto 2010

El valor que devolverá es el número 55.


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Figura 113 Referencia a la celda B2 del libro Presupuesto 2010

Funciones para hojas de cálculo Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre función(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas: o o o o

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No deje espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Si queremos introducir una función en una celda, se debe situar en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.


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Figura 114 Biblioteca de Funciones

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Figura 115 Botón de barra de fórmula

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Figura 116 Cuadro de diálogo de insertar función

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de esta manera no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.


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Microsoft Excel 2007 Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

Figura 117 Insertar Función

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clics obre ésta. Observe como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón . Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos defunción, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().


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Figura 118 Argumentos de una Función

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B1 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseada como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

Figura 119 Argumentos de una Función


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Microsoft Excel 2007 En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Usar el botón de autosuma En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Figura 120 Botón de autosuma

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón, que nos permite obtener promedio, contar números, obtener el máximo de una lista y el mínimo de una lista.

Figura 121 Botón de autosuma con varias opciones


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Microsoft Excel 2007 Función contar Definición: La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números.

Sintaxis:

CONTAR(valor1; [valor2],...) Donde: •

•

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números. valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

Nota: Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Veamos el siguiente ejemplo: Ejemplos:

Figura 122 Función Contar


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Tabla 10 Ejemplo de función contar

Función promedio Definición: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis: PROMEDI O( numer o1, [ numer o2] , . . . )

Donde: •

•

número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o rango para el que desea el promedio. número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Nota: la función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística.


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Microsoft Excel 2007 Ejemplos:

Figura 123 Función Promedio

Tabla 11 Ejemplo función promedio


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Función MAX, MIN Definición: Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores de un campo especificado en una consulta.

Sintaxis:

Mín(expr) Máx(expr) Donde:

El marcador de posición expr representa un rango de valores del cual se encontrará el máximo y el mínimo de los valores. Nota: la función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística. Ejemplos:

Figura 124 Función Max

Como resultado devuelve el valor de 27.00


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Figura 125 Función MIn

Como resultado devuelve el valor de 2.00


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Microsoft Excel 2007 Funciones de Búsqueda Función BUSCAR Definición:

Busca un valor en un rango de una fila o una columna y devuelve un valor situado en la misma posición en el segundo rango (Rango_de_resultado) de una fila o columna. Sintaxis:

BUSCAR (Valor_a_buscar ; Rango_de_comparación ; Rango_de_resultado) Donde: Valor_a_buscar

valor que la función BUSCAR buscará en el Rango_de_comparación; el valor puede ser un número, un texto, un valor lógico o una referencia. Obligatorio.

Rango_de_comparación es un rango de celdas que sólo contiene una fila o una columna. Los valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Obligatorio. Rango_de_resultado

es un rango que sólo incluye una fila o una columna. Este argumento debe tener el mismo tamaño que Rango_de_comparación. Obligatorio.

Nota:

Los valores del Rango_de_comparación se deben colocar en orden ascendente: …; -2; -1; 0; 1; 2;…; A-Z; FALSO, VERDADERO; caso contrario, BUSCAR puede resultar en un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

Figura 126: Ejemplos de la Función BUSCAR


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Microsoft Excel 2007 Ejemplos:

=BUSCAR (5;A2:A7;B2:B7) busca el valor 5 en el rango A2:A7, si lo encuentra devuelve el correspondiente valor situado en la misma posición en el rango B2:B7. En este caso “Raúl”. =BUSCAR (-3;A2:A7;B2:B7) busca el valor -3 en el rango A2:A7, si lo encuentra devuelve el correspondiente valor situado en la misma posición en el rango B2:B7. En este ejemplo como el valor a buscar es menor que cualquier valor del rango devuelve el error #N/A. =BUSCAR (9;A2:A7;B2:B7) busca el valor 9 en el rango A2:A7, si lo encuentra devuelve el correspondiente valor situado en la misma posición en el rango B2:B7. En este caso como el valor a buscar es mayor que los valores de su rango devuelve el mayor valor del rango B2:B7 en este caso Martha. =BUSCAR (“PEDRO”;B2:B7;C2:C7) busca “PEDRO” en el rango B2:B7, si lo encuentra devuelve el correspondiente valor situado en la misma posición en el rango C2:C7. En este caso 30000 (se devuelve sin formato de celda). Recordar que el texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente (“PEDRO” equivale a “Pedro”)

Función BUSCARV Definición:

Sirve para buscar un valor en la columna más a la izquierda de un rango y retorna el valor en la misma fila al valor encontrado en la tabla. Sintaxis:

BUSCARV (Valor_a_buscar ; Rango ; Número_de_columna ; [Ordenado]) Donde: Valor_a_buscar

es el valor que se busca; el valor puede ser un número, un texto, un valor lógico o una referencia. Obligatorio.

Rango

es un rango de celdas donde se busca el valor. Este rango debe disponer en la primera columna donde se desea buscar y en las siguientes columnas el valor que se desea mostrar. Obligatorio.

Número_de_columna se indica la columna que se va a mostrar en caso de que se encuentre el valor buscado. Si es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del Rango. Si es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna del Rango y así sucesivamente. Si es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si es mayor que el número de columnas de Rango devuelve el valor de error #¡REF!. Obligatorio.


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Microsoft Excel 2007 Ordenado

puede ser VERDADERO, FALSO. Si es VERDADERO, los valores de la primera columna del Rango de búsqueda deben colocarse en orden ascendente de lo contrario la función puede devolver valores incorrectos. Opcional.

Nota:

Se utiliza BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que deseamos encontrar.

Figura 127: Ejemplos de la Función BUSCARV

Ejemplos:

=BUSCARV (C10;A2:C7;2) busca el valor contenido en la celda C10 en el rango A2:C7, si lo encuentra devuelve el correspondiente valor situado en la misma posición en la columna número 2 es decir en el nombre del vendedor. En este caso “Raúl”. =BUSCARV (C10;A2:C7;3) busca el valor ubicado en la celda C10 en el rango A2:C7, si lo encuentra devuelve el correspondiente valor situado en la misma posición en el columna sobre el Total de Ventas número 3. En este ejemplo la función devuelve el valor 200000.

Funciones Lógicas Función SI Definición:

Es una función condicional que permite realizar una pregunta lógica, donde se puede tener dos posibles resultados VERDADERO o FALSO devolviendo un único valor si la condición resulta ser verdadera y otro valor si la condición resulta ser falsa. Sintaxis:

SI (Pregunta_lógica ; Acción_en_caso_verdadero ; Acción_en_caso_falso) Donde: Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Pregunta_lógica

es cualquier valor o expresión que puede ser evaluada como un VERDADERO o FALSO. Obligatorio.

Acción_en_caso_verdadero es el valor resultante si el argumento Pregunta_lógica es VERDADERO. Opcional. Acción_en_caso_falso es el valor resultante si el argumento Pregunta_lógica es FALSO. Opcional. Nota:

Los siguientes operadores de comparación pueden ser utilizados dentro del parámetro Pregunta_lógica: = > < >= <= <>

si dos valores son iguales, si un valor es mayor que otro, si un valor es menor que otro, si es mayor o igual, si es menor o igual, si dos valores son diferentes

Tabla 12: Símbolos utilizados para las comparaciones

Se pueden anidar hasta siete funciones SI. Ejemplos:

= SI (D2<>5%; B2;"No aplica") verifica si el vendedor de la fila 2 cumple la condición de tener un Bono diferente al 5%; de ser afirmativa la respuesta se visualizará el nombre del vendedor, caso contrario se visualizará la frase de “No aplica”. En el gráfico se observa la fórmula aplicada para cada uno de los vendedores.

Figura 128: Ejemplos de la Función SI


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Microsoft Excel 2007 Función Y Definición:

Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI. Nos permite realizar varias preguntas en la misma sentencia. Con la función Y, sólo se ejecutará el argumento situado en la parte verdadero de la función SI cuando todas las respuestas sean verdaderas. Sintaxis:

Y (Pregunta_1 ; Pregunta_2 ; Pregunta_3)

Figura 129: Ejemplo de la Función Y

Ejemplos:

= SI(Y(C2>20000;D2>5%);"Cumple";"No cumple") verifica si el vendedor de la fila 2 cumple con un Total de Ventas mayor a 20000 (C2) y si su Bono es mayor al 5%; se visualizará el texto “Cumple” de ser positiva la respuesta, caso contrario se visualizará No cumple. En el gráfico se observa la fórmula aplicada para cada uno de los vendedores.

Función O Definición:

Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro de la función SI. Con la función O, sólo se ejecutará el argumento reservado en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera. Sintaxis: O (Pregunta_1 ; Pregunta_2 ; Pregunta_3)


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Figura 130: Ejemplo de la Función O

Ejemplos:

= SI(O(C2>20000;D2>5%);"Cumple";"No cumple") verifica si el vendedor de la fila 2 cumple con un Total de Ventas mayor a 20000 (C2) o si su Bono es mayor al 5%; se visualizará el texto “Cumple” de ser positiva la respuesta, caso contrario se visualizará No cumple. En el gráfico se observa la fórmula aplicada para cada uno de los vendedores.

Función SUMAR.SI Definición:

Suma sólo las celdas en un rango de valores que cumplan con una condición indicada en los argumentos. Sintaxis:

SUMAR.SI (Rango_de_celdas_a_evaluar ; Criterio ; [Rango_suma]) Donde: Rango_de_celdas_a_evaluar se ingresa el rango de celdas del cual se desea contar las celdas y verificar la condición. Obligatorio Criterio

Rango_suma

puede ser un número, texto o expresión y corresponde a un criterio que condiciona las celdas que deben sumarse. Obligatorio rango de celdas que contienen los valores que van a ser sumados. Los datos a ser tomados en cuenta para el cálculo serán únicamente los relacionados a números; el resto de valores (lógicos, texto, etc.) son omitidos en el cálculo. Si se omite este valor se tomará como rango el primer argumento ingresado. Opcional

Ejemplos:

= SUMAR.SI (D2:D7;">5%";C2:C7) esta función sumará el Total de Ventas ubicado en el rango C2:C7; siempre que se cumpla la condición de que el Descuento ubicado en el rango D2:D7 sea mayor al 5%. En este caso el resultado es 300000.


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Figura 131: Ejemplo de la Función SUMAR.SI

Función CONTAR.SI Definición:

Cuenta el número de veces que una cadena de texto o un número aparece dentro de un rango de celdas. La función se aplica siempre que las celdas no estén en blanco y que cumplan con el criterio especificado. Sintaxis:

CONTAR.SI (Rango_de_celdas_a_evaluar ; Criterio ; Rango_suma) Donde: Rango_de_celdas_a_evaluar se ingresa el rango de celdas que van a ser evaluadas en la función. Obligatorio Criterio

puede ser un número, texto o expresión y corresponde a un criterio que condiciona las celdas que deben contarse. Los criterios pueden expresarse como 10, "10" "<10", "María", etc. Obligatorio

Ejemplos:

= CONTAR.SI (D2:D7;">5%") esta función cuenta el número de clientes que cumplen con la condición de que el Descuento ubicado en el rango D2:D7 sea mayor al 5%. En este caso el resultado es 4. = CONTAR.SI (C2:C7;"<40000") esta función cuenta el número de clientes que cumplen con la condición de que el Total de Ventas ubicado en el rango C2:C7 sea menor a 40.000. En este caso el resultado es de 3 clientes.


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Figura 132: Ejemplos de la Función CONTAR.SI


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Microsoft Excel 2007 Gráficos Objetivo: Diseñar gráficas utilizando las características de Excel, aprendiendo a personalizar elementos como títulos, escalas, leyendas, colores, etc.

Introducción: Una de las ventajas más importantes de Excel es su facilidad de creación de gráficos. Los gráficos en general son una representación visual de valores, haciendo más sencilla e inmediata la interpretación de esos datos. Los gráficos nos permiten por ejemplo mostrar con mayor claridad la diferencia/relación existente entre los valores graficados o también el comportamiento de un valor a lo largo del tiempo. En la mayoría de los casos un gráfico expresa mucho más que un rango de datos.

Tipos de gráficos Los gráficos más importantes que se pueden utilizar en Excel son los que se presentan a continuación. Cabe mencionar que los ejemplos de gráficos utilizados están basados en la siguiente tabla:

Tabla 13: Datos a graficar

Columnas Con este tipo de gráfico se puede mostrar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un periodo de tiempo determinado. Se puede indicar también las comparaciones entre varios elementos. Para este tipo de gráfico las categorías deberán organizarse horizontalmente de tal manera de que los valores se coloquen verticalmente, con el fin de ilustrar la variación ocasionada.


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Total de Ventas 250.000,00 200.000,00 150.000,00 100.000,00 50.000,00 0,00

Enero Febrero Marzo

Figura 133: Ejemplo de un gráfico de Columnas

Existen los siguientes subtipos de gráficos de columnas: •

•

•

•

Columna agrupada: se compara valores de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D. Puede ser visualizado en el gráfico anterior. Columna apilada: muestra la relación de elementos individuales con el todo, comparando la contribución de cada valor al total de distintas categorías. Disponible también con un efecto visual 3D. Columna 100% apilada: compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También disponible con un efecto visual 3D. Columnas 3D: compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.

Total de Ventas Marzo

1.000.000,00 0,00

Febrero Juan

Total de Ventas 100% 0%

Enero

Marzo Febrero

Total de Ventas Enero

200.000,00 0,00

Enero

Marzo Enero

Juan

Febrero Marzo

Figura 134: Ejemplos de subtipos de gráfico de Columnas

Barras Este tipo de gráficos permiten visualizar comparaciones entre elementos individuales. A diferencia de los gráficos de columnas, las categorías en este caso se encuentran organizadas verticalmente y los valores aparecen horizontalmente organizados.


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Total de Ventas Martha Raúl Jorge

Marzo

Pedro

Febrero

María

Enero

Juan 0,00

50.000,00 100.000,00 150.000,00 200.000,00 250.000,00

Figura 135: Ejemplo de un gráfico de Barras

Este tipo de gráfico cuenta a su vez con los siguientes subtipos: •

•

•

•

Barra agrupada: compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3D. Puede ser visualizado en el gráfico anterior. Barra apilada: muestra la relación de los elementos individuales con el todo. Disponible también con un efecto visual 3D. Barra 100% apilada: compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También disponible con un efecto visual 3D. Barra cilíndrica: similar a los gráficos de columnas 3D pero en forma de cilindro. Existe también la posibilidad de crear gráficos en forma de cono o de pirámide.

Total de Ventas

Total de Ventas

Enero Jorge Juan

Febrero 0,00100.000,00 200.000,00 300.000,00 400.000,00 500.000,00 600.000,00

Marzo

Total de Ventas

Enero Jorge Juan

Febrero 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Marzo Febrero

Juan

Marzo

0,00

50.000,00 100.000,00 150.000,00 200.000,00

Enero

Figura 136: Ejemplos de subtipos de gráfico de Barras

Líneas Los gráficos tipo líneas sirven para mostrar tendencias a lo largo del tiempo o entre categorías. En cada valor de datos es posible también incluir marcadores de los mismos.


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Microsoft Excel 2007 250.000,00 200.000,00 150.000,00 Enero

100.000,00

Febrero

50.000,00

Marzo

0,00

Figura 137: Ejemplo de un gráfico tipo Lí nea

Este tipo de gráfico cuenta con los siguientes subtipos: •

•

•

Línea apilada: presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. Línea 100% apilada: muestra la tendencia del aporte porcentual de cada valor en el tiempo o entre categorías. Líneas 3D: presenta el gráfico con efecto visual 3D. 600.000,00 200.000,00

400.000,00

Marzo

200.000,00

Febrero

0,00 n a u J

o r d e P

l ú a R

Enero

Enero

100.000,00 0,00

Marzo Enero n a u J

e g r o J

Febrero Marzo

Figura 138 Ejemplos de subtipos de gráficos de Líneas

Circular Los gráficos circulares permiten representar una serie de datos proporcionalmente en función del porcentaje que cada uno de ellos representa en la suma de los elementos. Con este tipo de gráficos no se pueden utilizar varias series de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento (ej. Total de ventas del mes de enero).


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Total de ventas x cliente 2% 4%

7%

Juan María

11%

33%

Pedro Jorge

43%

Raúl

Figura 139: Ejemplo de un gráfico Circular

Los gráficos circulares constan de los siguientes subtipos: •

•

•

•

Circular: donde se muestra la contribución de cada valor al total. También disponible con efecto visual 3D. Gráfico circular seccionado: muestra la contribución de cada valor al total enfatizando los valores individuales. Efecto visual 3D también disponible. Circular con subgráfico circular: consta de valores definidos por el usuario, combinados en un pequeño gráfico circular ubicado a un extremo del gráfico principal. Circular con subgráfico de barras: igual que el subtipo anterior pero únicamente combinado en un subgráfico de barras.

4% 2% 33%

Total de…Juan 7% 11%

43%

María Pedro

11% 7% 4% 2%

T43% otal de…Juan María 76% 33%

Pedro

11% 7% 4%

Total 76% de…Juan 43% 33% 2%

María Pedro

Figura 140: Ejemplos de subtipos de gráficos Circulares

Dispersión (XY) Los gráficos XY visualizan la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o dibujan dos vectores de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráfico es muy utilizado para representar datos científicos. Estas líneas pueden aparecer con o sin marcadores.


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Y 20,00 15,00 10,00 5,00 0,00 -6

-4

-2

0

2

4

6

Figura 141: Ejemplo de un gráfico de Dispersión y l os datos graficados

Consta de los siguientes subtipos: • •

Dispersión: compara pares de valores. Dispersión con puntos de datos conectados por líneas: se puede mostrar con o sin líneas de conexión rectas o suavizadas entre puntos de datos

Área Con este tipo de gráfico se puede representar las tendencias de los valores en el transcurso del tiempo o entre categorías. Al presentar la suma de los valores graficados, también se puede mostrar la relación de las partes con un todo. 250.000,00 200.000,00 150.000,00 100.000,00 50.000,00 0,00

Enero Febrero Marzo

Figura 142: Ejemplo de un gráfico de Área

Se puede clasificar en los siguientes subtipos •

•

Área apilada: muestra la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. Se lo puede graficar con un efecto visual 3D. Área 100% apilada: visualiza la tendencia del aporte porcentual de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También disponible con un efecto visual 3D.


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Microsoft Excel 2007 600.000,00 400.000,00 200.000,00 0,00

100% Marzo Febrero n a u J

o r d e P

l ú a R

50% 0%

Enero

Marzo Febrero Enero

Figura 143: Ejemplos de subtipos de gráficos de Área

Crear gráfico A travésun de Excel 2007, la creación de gráficos resulta muy fácil y rápida. A continuación se indicará los pasos a seguir durante la creación de un gráfico. La tabla de datos con la que se va a trabajar es la Tabla 13: Datos a graficar; en la cual se presentan el total de ventas efectuadas a cada cliente durante los meses de Enero, Febrero y Marzo. Se solicita comparar gráficamente a todos los clientes durante los tres primeros meses del año. Paso 1: Seleccionar los datos que se desean graficar, incluyendo los títulos de las filas (nombre de los clientes: Juan, María, Pedro, etc.) y las columnas (meses: Enero, Febrero, Marzo)

Figura 144: Selección de los datos a graficar

Paso 2: Una vez que se han seleccionados los datos, se deberá hacer clic en la ficha Insertar, y en el grupo Gráficos, seleccionar el tipo de gráfico correspondiente al requerimiento, en este caso al ser una comparación de valores es mejor utilizar el tipo de gráfico Columna.


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Figura 145: Selección del tipo de gráfico

Paso 3: Después de haber seleccionado el tipo de gráfico Columna, aparecerán varios subtipos de gráficos, donde se deberá seleccionar en la opción Columna agrupada, el primer subtipo de columnas de la sección Columna en 2-D. Adicionalmente, como se presenta en el gráfico anterior, al colocar el puntero sobre el tipo de gráfico, el nombre del tipo de gráfico y un breve descripción de la misma aparecerán en pantalla. 250.000,00 200.000,00 150.000,00

Enero Febrero

100.000,00

Marzo 50.000,00 0,00 Juan

María

Pedro

Jorge

Raúl

Martha

Figura 146: Resultado del Ejercicio

El gráfico que se ha creado compara el total de ventas efectuadas a cada cliente mes a mes. Como se puede observar, los títulos de las filas (nombres de los clientes) se encuentran en la parte inferior del gráfico y los títulos de las columnas (meses del año) se encuentran en la parte de la leyenda del gráfico Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 ubicada en la parte derecha del mismo. Este tipo de gráfico claramente indica que el cliente Raúl es el que más ha comprado en el mes de enero, Martha en el mes de febrero y así sucesivamente. Se debe mencionar que después de haber creado el gráfico, los cambios que se efectúen en los datos de la tabla se reflejarán inmediatamente dentro del mismo. Nota

Si se desea cambiar el tipo de gráfico luego de haberlo creado, se deberá seleccionar el gráfico. Luego de eso dar clic en la ficha Diseño del menú Herramientas de gráficos y dentro de grupo Tipo se dará clic en la opción Cambiar tipo de gráfico para seleccionar el nuevo tipo.

Personalizar gráficos Una vez que el gráfico ha sido creado, las Herramientas de gráficos aparecen en la Cinta de opciones, incluyendo las fichas/pestañas Diseño, Distribución y Formato. A través de estas opciones se podrá personalizar el gráfico de acuerdo a nuestras necesidades.

Figura 147: Pestañas de las Herramientas de gráficos

Cuando se termina la personalización, para eliminar las fichas en la cinta de opciones basta con dar clic fuera del gráfico. Así mismo para que vuelvan a presentarse bastará con dar clic dentro del gráfico.

Intercambio de vistas de los mismos datos A través de Excel 2007 es posible cambiar el gráfico de tal manera que compare los datos de otra forma, para esto se deberá dar clic en la opción Modificador filas/columnas ubicado en el grupo Datos de la pestaña Diseño.


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Figura 148: Opción Modificador f ilas/columnas

Si se retoma el ejemplo de la creación de un gráfico se puede observar que los títulos de las filas (nombres de los clientes) se encuentran en la parte inferior del gráfico y los títulos de las columnas (meses del año) se encuentran en la parte de la leyenda del gráfico. Si se aplica la opción antes mencionada de Modificador filas/columnas el gráfico resultante es el siguiente: 250.000,00 200.000,00 150.000,00 100.000,00 50.000,00 0,00

Enero Febrero

250.000,00 200.000,00 150.000,00 100.000,00 50.000,00 0,00

Marzo

Juan María Pedro Jorge Raúl

Figura 149: Uso de la opción Modificador filas/columnas

Este nuevo gráfico que se ha creado compara ahora las ventas efectuadas por mes, donde los títulos de las filas (nombres de los clientes) se encuentran ahora en la parte de la leyenda del gráfico y los títulos de las columnas (meses del año) se encuentran ahora en la parte inferior del mismo. Si se desea recuperar la vista inicial del gráfico, se deberá nuevamente hacer clic en Modificador filas/columnas.

Insertar títulos en los gráficos Una vez que el gráfico ha sido creado, es muy sencillo y recomendable agregar nuevos elementos. Por ejemplo, es posible agregar un título que brinde mayor información sobre el tema del gráfico. Se recomienda agregar títulos lo más descriptivos posibles de tal manera que el usuario no tenga que adivinar el significado del gráfico. Es posible insertar varios tipos de títulos. Se puede dar un título al gráfico y también a cada uno de los ejes que se presentan en el gráfico. La Figura 146: Resultado del Ejercicio tiene dos ejes, a la izquierda se encuentra el eje vertical o también conocido como eje Y o de valores; y en la parte inferior se encuentra el eje horizontal, también conocido como eje X o de categorías. Para insertar un título al gráfico de forma sencilla, se deberá dar clic en el gráfico para que se active en la Cinta de opciones las Herramientas de gráficos, después, hacer clic en una de las opciones del grupo de Diseños de gráfico de la ficha Diseño. Si desea obtener más opciones se puede dar clic en el botón Más para ver todos los diseños. En el caso del ejercicio, si se desea insertar títulos para los dos ejes así Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 como un título general del gráfico se puede seleccionar el Diseño 9, inmediatamente aparecerán cuadros de texto dentro del gráfico que permiten personalizar los títulos insertados:

Título del gráfico 250.000,00 200.000,00 e j e l e d lo u ít T

150.000,00 Enero Febrero

100.000,00 50.000,00

Marzo

0,00 Juan

María

Pedro

Jorge

Raúl

Martha

Título del eje

Figura 150: Inserción de títulos en los ejes y en el gráfico

Para cambiar el texto se deberá dar doble clic sobre cada uno de los títulos. En este caso el título del gráfico es “Comparación de las ventas efectuadas a cada cliente mes a mes”, el título del eje vertical de la izquierda corresponde a “Total de ventas”, y el título del eje horizontal de la parte inferior pertenece a “Clientes”.

Comparación de las ventas efectuadas a cada cliente mes a mes 250.000,00 s a t n e v e d l a t o T

200.000,00 150.000,00 Enero

100.000,00

Febrero

50.000,00

Marzo

0,00 Juan

María

Pedro

Jorge

Raúl

Martha

Clientes

Figura 151: Resultado de la inserción de títulos en el gráfico

Si bien, este tipo de inserción es muy fácil y rápido, también se pueden agregar títulos a través de la ficha Diseño del grupo Etiquetas. En este caso, se dará clic en Título del gráfico y en Títulos de los ejes.


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Figura 152: Inserción de Títulos a través de la ficha Diseño

Agregar series de datos Cuando el gráfico se ha creado, cualquier modificación dentro de la tabla de datos es automáticamente reflejada dentro de la gráfica. Sin embargo si se quiere añadir una columna o fila al rango de datos, se deberá dar clic en el gráfico, al efectuar esto la tabla que contiene los valores graficados se selecciona automáticamente. Por ejemplo para añadir una fila adicional deberá dar clic sobre el cuadrado de la esquina inferior derecha y aumentar la fila deseada.

Figura 153: Agregar una serie de datos

Al ingresar una nueva fila dentro de la serie, el gráfico automáticamente mostrará un espacio en blanco en la gráfica, se deberá ingresar el nombre y el total ventas de un nuevo cliente.


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Figura 154: Resultado de la inserción

Otra manera de ingresar una serie de datos es a través de la opción Seleccionar Datos del grupo Datos dentro de la pestaña Diseño

Figura 155: Opción Seleccionar Datos de la pestaña Diseño

Al seleccionar esta opción aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de diálogo

Figura 156: Cuadro de diálogo para seleccionar el rango de datos


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Microsoft Excel 2007 A través de este cuadro de diálogo se podrá seleccionar exactamente las filas y columnas requeridas así como las etiquetas para el eje horizontal y leyenda. Así pues se tiene un campo llamado Rango de datos del gráfico donde es posible seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. Al pulsar el botón correcto.

y seleccionar las celdas, automáticamente se llenará el campo de texto con el rango

Utilizar el botón Editar de la sección Entradas de leyenda (Series) para modificar los campos que serán mostrados en la leyenda del gráfico. Del mismo modo también se podrá modificar el rango de celdas que se incluirán como Etiquetas del eje horizontal (categoría). Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna se podrá invertir los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el punto “Intercambio de vistas” revisado anteriormente. Nota:

Al hacer clic en el botón Celdas ocultas y vacías se abrirá un cuadro de diálogo desde donde se podrá elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.

Figura 157: Cuadro de diálogo de configuración de celdas ocultas y vacías

Para eliminar una serie de datos se deberá utilizar el mismo cuadro de diálogo, y presionar el botón Quitar.

Aplicar estilos a los gráficos Para aplicar estilos a los gráficos se necesario ir a la pestaña Formato, donde se encontrará el grupo Estilos de forma.

Figura 158: Grupo de estilos de forma

Estas opciones permiten aplicar diversos estilos a los gráficos. Para esto se deberá primeramente seleccionar el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (ej. áreas, barras, leyenda, título, Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 etc.) y luego dar clic en el estilo que más se ajuste a los requerimientos. Es posible utilizar uno de los formatos preestablecidos o se lo puede personalizar directamente utilizando las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

Modificar la posición de un gráfico Excel 2007 permite decidir la posición del gráfico en el documento. Para ello se dará clic en el botón Mover gráfico de la pestaña Diseño.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Figura 159: Cuadro de diálogo donde se modifica la posición de un gráfico

La primera opción Hoja nueva permite establecer el gráfico como una nueva hoja. Esta opción tiene la ventaja de que no molestará dentro de la hoja de cálculo, pero al mismo tiempo no se puede contrastar los datos numéricos si se encuentran en una hoja diferente. Es posible asignarle un nombre diferente a la nueva hoja con el gráfico. Presionar el botón Aceptar para modificar su nueva posición. Con la segunda opción, Objeto en, se puede mover el gráfico a una hoja ya existente. Al utilizar este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y se podrá situarlo en la posición y con el tamaño que se prefiera.

Impresión Introducción: A menudo es necesario realizar copias en papel de los libros de trabajo que se están utilizando, por ello es importante aprender a aprovechar las opciones de las que dispone Excel para hacer impresiones personalizadas. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Definir área de impresión Generalmente Excel es utilizado para realizar cálculos complejos con grandes cantidades de información, si al realizar la impresión únicamente se requiere una parte de esa cantidad de datos, es recomendable definir un área de impresión que incluya sólo esa sección. De esta forma, cuando imprima la hoja de cálculo sólo se imprimirá esta área. Puede adicionalmente agregar celdas para ampliar el área de impresión según sea necesario o también puede borrar el área de impresión para volver a imprimir la hoja de cálculo completa.

Establecer área de impresión Para esto se deberá continuar con los siguientes pasos: Paso 1: En la hoja de cálculo, seleccionar la zona de la hoja de trabajo que se desea definir como el área de impresión. Paso 2: A continuación, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, hacer clic en la opción Área de impresión y, finalmente hacer clic en Establecer área de impresión.

Figura 160: Ubicación de la opción Establecer área de impresión

En este momento queda configurada el área de impresión. Es importante mencionar que el rango establecido como área de impresión aparecerá rodeado por una línea discontinua.


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Figura 161: Área de impresión establecida

Nota:

El área de impresión que se haya establecido será almacenado al guardar el libro.

Borrar el área de impresión Si por el contrario se desea eliminar un área de impresión se deberá primero hacer clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo en la que se desea borrar el área de impresión y luego seleccionar la opción Borrar área de impresión siguiendo las mismas instrucciones que en el Paso 2.

Agregar celdas a un área de impresión existente Para agregar celdas a un área de impresión ya existente se deberá seleccionar las celdas que desea agregar al área de impresión dentro de la misma hoja de cálculo. Una vez que ya se ha definido un área de impresión, en la ficha Diseño de página, grupo Configurar página, botón Área de impresión aparecerá la opción Agregar al área de impresión.

Figura 162: Opción para agregar celdas a un área de impresión ya existente

Vista preliminar Esta herramienta resulta muy útil antes de realizar la impresión, ya que permite ver en pantalla cómo quedará exactamente el trabajo realizado una vez que esté impreso. Por ejemplo, cuando se va a imprimir hojas de cálculo muy extensas se podrá comprobar cómo quedará la distribución final de la misma. Para ver la vista preliminar de la hoja en una página se deberá utilizar la opción Vista preliminar que se encuentra en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Figura 163: Vista preliminar ubicado dentro del botón de Office

Al seleccionar dicha opción aparecerá la siguiente pantalla:

Figura 164: Pantalla de la opción Vista preliminar

Como se puede observar, esta pantalla contiene varios botones donde:


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Lleva a cabo la impresión

Permite configurar la página. Establece las opciones que controlan la apariencia de las hojas impresas.

Amplía o disminuye el tamaño de la imagen. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que es posible ampliar o reducir cualquier zona de la página. Va a la siguiente página. Esta opción se activa en el caso de tener más de una página para imprimir. Ir a la página anterior. Esta opción se activa si se encuentra visualizando la página 2 o superiores. Permite visualizar los márgenes establecidos, éstos aparecerán como una línea punteada, donde se podrá arrastrar estas líneas hasta tener los márgenes que se desea.

Salir de la opción vista preliminar. Nota:

Cuando se regresa a la hoja de cálculo, aparecerán dentro de la página unas líneas discontinuas que indicarán donde Excel hará los saltos de página, estas líneas únicamente son sólo referencias, es decir que no se imprimirán en el papel.

Configurar página Antes de imprimir una hoja de cálculo, Es posible modificar los factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como por ejemplo: la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc. Si se desea modificar una de estas opciones, desde la vista preliminar se deberá dar clic en el botón Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo que consta de 4 fichas.


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Figura 165: Cuadro de diálogo para la configuración de una página

Ficha Página Es la primera ficha del cuadro de diálogo Configurar Página. Esta ficha permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos, calidad de impresión, etc. Orientación: Selecciona la orientación del documento, si se quiere vertical u horizontal. Ajuste de escala: Permitirá indicar si se desea que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%, etc.) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (por defecto se encuentra una página de ancho por uno de alto). Para ello Excel automáticamente reduce o amplia columnas y tamaños de fuente. Tamaño del papel y calidad de impresión: Un listado de diferentes tamaños de papel y calidades de impresión aparecen en esta opción. Por defecto el tamaño de papel es A4. Opciones: Permite ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para realizar la impresión.

Ficha Márgenes Permite modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir.


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Figura 166: Configuración de Página – Ficha Márgenes

Adicional a los márgenes mencionados anteriormente, es posible indicar la distancia entre el encabezado o pie de página con respecto al borde del papel. Si se desea que la salida tenga centradas las hojas tanto de forma horizontal como vertical, se deberá activar las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente según sea lo deseado.

Ficha Encabezados y Pie de página Excel usará el encabezado y pie de página en cada hoja de papel que requiera imprimir esa hoja de cálculo. En esta ficha se tienen dos recuadros, la primera vez que se crea un encabezado o pie de página estos recuadros se encuentran vacíos. Si existe un formato ya definido entonces en estos recuadros aparece una muestra de los mismos.


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Figura 167: Configuración de Página – Ficha Encabezado y pie de página

En el recuadro Encabezado aparece un ejemplo del tipo de encabezado elegido, pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a utilizar. Para el pie de página se muestra la misma lista. Es posible también indicar si se desea configurar el encabezado y pie de página para páginas impares y pares diferentes, primera página diferente, aplicar la escala con el documento o alinear con márgenes de página. Las dos últimas opciones mencionadas se encuentran activadas por defecto. En caso de querer colocar nuestro propio encabezado o pie de página, se deberá hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado… o Personalizar pie de página… según sea el caso. Para cualquiera de los dos aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de diálogo:


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Figura 168: Cuadro de diálogo de configuración del encabezado o pie de página

Como se puede observar, existen tres secciones en el cuadro de diálogo. De acuerdo al lugar donde se quiere colocar el contenido del encabezado o pie de página (izquierda, central, derecha) se deberá hacer clic en cualquiera de ellas y escribir el texto deseado. Adicionalmente existen unos botones ubicados sobre los cuadros de texto que servirán para introducir ciertos códigos o para modificar el formato del texto. Cambia el aspecto del texto escrito y seleccionado. Al hacer clic sobre este botón aparece el cuadro de diálogo Fuente. Inserta el número de página. Al hacer clic sobre este botón el código &[Página] aparecerá en la sección en la que nos encontremos situados, a través de esta codificación en cada hoja impresa aparecerá el número de página correspondiente. Inserta el número total de páginas a imprimir. Al hacer clic en este botón aparece el código &[Páginas] que a la hora de imprimir será el número total de páginas. Incluye la fecha del computador dentro del encabezado o pie de página. Al hacer clic sobre este botón aparece el código &[Fecha]. Inserta la hora del computador. Al hacer clic en este botón aparece el código &[Hora]. Incluye el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (su posición en el disco). Al hacer clic sobre este botón aparece el código [Ruta de acceso]&[Archivo] que al imprimir mostrará el nombre del libro de trabajo completo.


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Microsoft Excel 2007 Inserta el nombre del libro de trabajo. Al hacer clic sobre este botón aparece el código &[Archivo]. Adiciona el nombre de la hoja al encabezado o pie de página. Al hacer clic sobre este botón el código &[Etiqueta] aparecerá en el cuadro de texto, y en la impresión se visualizará el nombre de la hoja impresa. Inserta una imagen. Al hacer clic sobre este botón aparecerá el cuadro de diálogo para elegir la imagen a insertar y una vez elegida ésta en el recuadro del encabezado o pie de página pondrá el código &[Imagen] y en la impresión saldrá la imagen seleccionada. Esta opción puede ser utilizada por ejemplo para incluir el logotipo de la empresa o institución. Cambia el aspecto de la imagen seleccionada. Este botón se activará en caso de haber añadido una imagen en el encabezado o pie de página. Al hacer clic en este botón aparece el cuadro de diálogo Formato de imagen y así poder elegir los cambios de aspecto deseados. Realizar las modificaciones deseadas y hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ficha Hoja Esta sección permite definir la forma en que se desea que se impriman los datos contenidos en el documento.


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Figura 169: Configuración de Página – Ficha Hoja

A través de este cuadro de diálogo se podrá establecer el Área de impresión o Imprimir títulos mediante las siguientes opciones: Repetir filas en extremo superior: en cada página que se imprima aparece como título de columnas aquella fila indicada en ese recuadro. Repetir columnas a la izquierda: en cada página que se imprima aparece como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro. Con en el recuadro Imprimir se permite establecer la calidad de la impresión, si se desea imprimir líneas de impresión, imprimir el documento en blanco y negro, calidad borrador, y títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. En el recuadro Orden de las páginas se controla el orden en que se numeran e imprimen los datos cuando se requiere más de una página para imprimirlos.


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Microsoft Excel 2007 Impresión Una vez que se ha configurado nuestro documento para ser enviado a la impresora, es recomendable primeramente guardar el documento y luego de eso continuar con los siguientes pasos: Paso 1: Dar clic sobre la opción Imprimir ubicado en el botón Office.

Figura 170: Imprimir

Paso 2: De forma inmediata se abrirá un cuadro de diálogo desde donde se podrá configurar las opciones de impresión como por ejemplo: seleccionar la impresora donde se realizará la impresión, seleccionar el número de copias deseadas, indicar el rango de impresión, etc.


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Figura 171 Configuración de Impresión

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que se encuentra como predeterminada. En el caso de que se desee cambiar la impresora, se deberá hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá. Se muestra un resumen del estado, el tipo y la ubicación. delde botón Propiedades posibledel cambiar algunas características de la impresora (por ejemplo:Aeltravés tamaño página, orientaciónescalidad papel, etc.). En el recuadro Intervalo de páginas, se podrá indicar si se desea imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y Hasta: En el recuadro Imprimir, se indicará si se desea imprimir Todo el libro, sólo las Hojas activas (la hoja en que se está trabajando en este momento), o bien, Selección para imprimir sólo las celdas u objetos seleccionados de la hoja. Por último en el recuadro Copias, se podrá indicar el Número de copias a realizar y la forma en que van a ser impresas (Intercalar).

Inserción de objetos en una hoja de trabajo Una vez que se tenga un libro definido con los datos, cálculos y gráficos correspondientes, es posible mejorar el documento incluyendo elementos gráficos como por ejemplo imágenes, fotografías, autoformas, texto en WordArt, etc. Existen distintos elementos que pueden ser insertados: Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Imágenes desde un archivo existente en el computador. Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería propia de Excel. Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc. SmartArt, varias plantillas para crear organigramas. WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones. Hipervínculos, enlace a una página Web, a una imagen, a una dirección de correo electrónica o a un programa. Sobre las imágenes y dibujos pueden realizarse diversas operaciones como por ejemplo mover, copiar, rotar, cambiar de tamaño, intensidad, etc. Esto se realiza a través de varias barras de herramientas (pestañas de Diseño, Formato, etc.) que se activan al momento de seleccionar dicha imagen u objeto.

Insertar imágenes desde archivo Es posible insertar imágenes que se encuentran ya sea en el disco duro o en algunos de los dispositivos de almacenamiento externo (por ejemplo: CD, DVD, disquete, memoria USB, etc.). Para insertar cualquier archivo de imagen se deberá dar clic en el botón Imagen del grupo Ilustraciones ubicado en la ficha Insertar.

Figura 172: Opción para insertar una imagen

Aparece un cuadro de diálogo donde se podrá indicar la ubicación de la imagen en alguno de los dispositivos de almacenamiento instalados en la computadora.


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Figura 173: Cuadro de diálogo para insertar una imagen

En la parte derecha de este cuadro de diálogo se muestra la vista previa de la imagen seleccionada. Cuando se haya seleccionado el archivo que se desea insertar se deberá pulsar el botón Insertar para que la imagen aparezca en la hoja de cálculo.

Insertar imágenes prediseñadas Para insertar una imagen prediseñada perteneciente a una galería del catálogo de Office o de nuestra propia colección se deberá seguir los siguientes pasos: Paso 1: Hacer clic sobre el botón Imágenes prediseñadas del grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar.

Figura 174: Imágenes prediseñadas de la pestaña Insertar

En la parte derecha de la pantalla aparecerá un panel con el nombre Imágenes prediseñadas que consta de los siguientes elementos: Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 •

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Buscar: se puede especificar palabras claves que personalicen más la búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles. Buscar en: donde se puede seleccionar el lugar donde deseamos que se realice la búsqueda (Todos los lugares, Mis colecciones, Colecciones de Office, etc.). Los resultados deben ser: permite especificar qué tipo de archivos multimedia se está buscando (imágenes, fotografías, sonido, video, etc.)

Por ejemplo al escribir "casas" aparecen en el panel las imágenes que tengan relación con esta palabra.

Figura 175: Resultado de una consulta en Imágenes Prediseñadas

Paso 2: Una vez que se han llenado todos los criterios de búsqueda, se deberá dar clic en el botón Buscar, donde aparecerá un listado con los archivos localizados. Estos archivos aparecen en pantalla a modo de vista previa. Paso 3: Si una de las imágenes se acopla a nuestros requerimientos de búsqueda se deberá seleccionar la imagen de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo. Nota:

Al realizar búsquedas de imágenes puede ser que el programa solicite que se inserte el CD de Office2007 para copiar la imagen al disco duro. Esto dependerá del tipo de instalación que se efectuó con el paquete de Microsoft Office.


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Microsoft Excel 2007 Insertar Autoformas Microsoft Office presenta varias alternativas para crear o insertar dibujos, entre ellos se encuentran las autoformas. Esta herramienta dispone de una variedad de formas que se pueden insertar automáticamente, a través de estos objetos se podrá realizar esquemas, diagramas de flujo, etc. Es posible también realizar formas personalizadas ya que se dispone de líneas rectas, curvas ajustables o la opción de dibujar a mano alzada. Para acceder a todas estas posibilidades se deberá dar clic en el menú Formas del grupo Ilustraciones ubicados en la pestaña Insertar.

Figura 176: Menú Formas de la pestaña Insertar

Al hacer clic en este menú, un listado de todas las formas disponibles aparecerá en pantalla. Para acceder a una de las opciones basta con seleccionar la opción deseada y hacer clic sobre ella, esta opción permite volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma. Se deberá hacer clic en una zona de la hoja, arrastrar el ratón y soltarlo hasta obtener el tamaño deseado.


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Figura 177: Diferentes opciones de Autoformas

Insertar WordArt A través de la herramienta WordArt se pueden crear títulos y rótulos. Para esto es necesario introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicar un estilo de WordArt y automáticamente se creará un objeto gráfico. Una vez que se ha aplicado WordArt a un texto, se deja de tener texto y se pasa a tener un gráfico, es decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, etc.


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Microsoft Excel 2007 Para acceder a esta herramienta se deberá hacer clic en el botón WordArt del grupo Texto en la pestaña Insertar.

Figura 178: Opción WordArt de la pestaña Insertar

Al hacer clic sobre el botón aparecerá en pantalla un listado con la Galería de WordArt. Únicamente será necesario seleccionar el tipo de letra que más nos guste.

Figura 179: Opciones de WordArt

Una vez que se ha seleccionado el tipo de gráfico WordArt a insertar, se mostrará en pantalla el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.


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Figura 180: Configuración de WordArt

Insertar hipervínculo Un hipervínculo es un enlace de un documento que abre otra página u otro archivo cuando se hace clic en él. Por lo general un hipervínculo es a una página web, a una imagen, a una dirección de correo electrónico o a un programa. El hipervínculo puede ser a través de un texto o una imagen. Cuando el usuario de un sitio hace clic en el enlace, el resultado se muestra en un Explorador Web, ya sea abierto o ejecutado, según el tipo de destino. Por ejemplo, un hipervínculo a una página muestra la página en el Explorador Web pero un hipervínculo a un archivo AVI abre el archivo en un reproductor multimedia. Se puede adicionalmente crear un hipervínculo que vaya a un archivo existente o a un archivo nuevo. Una vez que se haya especificado el nombre para el archivo nuevo, se podrá elegir entre abrir el archivo para modificarlo inmediatamente o volver al archivo más adelante. En cualquiera de los casos, el archivo se crea automáticamente. Para crear un hipervínculo, los pasos a seguir se detallan a continuación: Paso 1: Seleccionar la celda u objeto de dibujo que se desea establecer como hipervínculo, dar clic en la opción Hipervínculo del grupo Enlaces de la pestañaInsertar.


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Figura 181: Cuadro de diálogo para insertar un hipervínculo

Ade má s, se pue de ha ce r cl ic con el bo tón se cu nd ar io (de re cho) de l rat ón en la celda o el gráfico y, a continuación, hacer clic en Hipervínculo en el menú contextual, o bien, presionar la combinación de teclas CTRL+ALT+K. Paso 2: Aparece una ventana con varias opciones. En el recuadro Vincular a: se puede escoger: a) Archivo o página Web existente, para crear un vínculo a un archivo o página Web ya creado. b) Lugar de este documento, para crear un vínculo dentro del mismo libro. c) Crear nuevo documento, para crear un vínculo a un archivo que no se ha creado todavía. d) Dirección de correo electrónico, para vincular a una dirección de correo electrónico. Paso 3: De acuerdo a la opción seleccionada en el paso anterior es posible realizar una de las siguientes acciones: a) Si se ha seleccionado la opción Archivo o página Web existente se deberá buscar y seleccionar el archivo al que se desea crear el hipervínculo. Esto se lo realiza a través de la sección central del mismo cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. (Ver figura anterior) b) Si se ha seleccionado la opción Lugar de este documento, en el centro del cuadro de diálogo se deberá escribir una referencia de celda o seleccionar una hoja del libro de cálculo para indicar hacia dónde se va a vincular.


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Figura 182: Opciones de configuración de un hipervínculo para un lugar en el mismo documento

c) Si se ha seleccionado la opción Crear nuevo documento en la parte central del mismo cuadro de diálogo aparecerá en pantalla nuevas opciones que permitirán escribir el nombre del archivo nuevo. También se podrá especificar la ruta al nuevo archivo y elegir entre abrir el archivo para modificarlo inmediatamente o volver al archivo más adelante.

Figura 183: Opciones de configuración de un hipervínculo creando un nuevo documento

d) Si se ha seleccionado la opción Dirección de correo electrónico, en el centro del cuadro de diálogo se deberá escribir la dirección de correo electrónico al que se va a vincular. Cada vez que Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 se dé clic sobre la celda u objeto con hipervínculo, se abre el programa Microsoft Outlook para enviar un mensaje.

Nota:

Cada vez que se apunta sobre la celda u objeto que contiene un hipervínculo, el puntero se convierte en una mano , indicando que puede hacer clic en la celda u objeto.

Trabajar con ventanas Dividir ventanas A través de esta opción es posible dividir la hoja en 2 o 4 paneles. Para esto, se dará clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y automáticamente aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales es posible desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.


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Figura 184: Opción Dividir del menú Vista

Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla es utilizando las barras de división. Barra de división horizontal: aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris que está encima de la flecha de desplazamiente el puntero del ratón se transforma en , indicando que es posible crear una línea de división horizontal. Barra de división vertical: se encuentra en el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical que está a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón se convierte en , demostrando que es posible crear una lía de división vertical. El resultado de una división de paneles es la siguiente:


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Figura 185: Ejemplo de División de Paneles

Inmovilizar ventanas o paneles Para ver dos secciones de una hoja de cálculo y bloquear filas y columnas de un área se puede usar la inmovilización o la división de paneles. Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras y desplazarse únicamente a través de los datos pero teniendo siempre disponible los títulos, es mejor utilizar la opción de Inmovilizar los paneles. Para realizar esto, se dará clic en el menú Inmovilizar paneles ubicado en la pestaña Vista. Existen varias opciones a escoger:

Figura 186: Opciones del menú Inmovilizar paneles

Inmovilizar paneles: se basa en la selección actual para inmovilizar los paneles tanto horizontal como vertical. Informática Básica – Universidad de Cuenca

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Microsoft Excel 2007 Inmovilizar fila superior: si se desea mantener la primera fila (como cabecera). Inmovilizar primera columna: si se desea mantener la primera columna (como cabecera). El resultado es el siguiente:

Figura 187: Ejemplo de Inmovilización de Paneles

En el ejemplo anterior se ha seleccionado la celda B2, a partir de la misma se ha seleccionado la opción Inmovilizar Paneles. La cabecera de filas y cabecera de columnas se mantendrán estáticas conforme se vaya desplazando sobre la hoja. Como se puede observar dos líneas: una vertical y una horizontal aparecen en pantalla indicando el lugar donde se ha realizado la inmovilización. Para desactivar la inmovilización de los paneles es necesario volver al mismo menú de Inmovilizar paneles y seleccionar la opción Movilizar paneles.


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Microsoft_Excel_2007.pdf

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