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Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad Autor: Efraín Ortiz

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Presentación del curso La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática. El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayor difusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de una organización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejor capacitado para un trabajo como contable. En este segundo curso aprenderemos el uso del Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad (herramientas, filas y columnas, celdas, modificaciones, plan de cuentas, documentos por cobrar, documentos por pagar, cuentas por pagar a accionistas , consultas del balance, etc.).

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Presentación del curso La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática. El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayor difusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de una organización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejor capacitado para un trabajo como contable. En este segundo curso aprenderemos el uso del Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad (herramientas, filas y columnas, celdas, modificaciones, plan de cuentas, documentos por cobrar, documentos por pagar, cuentas por pagar a accionistas , consultas del balance, etc.).

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1. La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas y modificaciones La hoja electrónica Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existían en el mercado, programas de hojas electrónicas como Lotus 123 y Q-pro. Con la aparición de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja electrónica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software, en razón de que se lo puede hacer las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propósitos de la Contabilidad. Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007, con el propósito de que las personas que accedan a este curso saquen el máximo provecho para su óptimo desempeño en el campo laboral, vamos a incluir algunas imágenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilación del conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un menú principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús, ayudas, íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú 3

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción para incrementar su número dependiendo del trabajo que vayamos a desa rrollar. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos más complejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo. Filas y Columnas En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas están identificadas con números, mientras que las columnas están designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576 , mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinación de las letras XFD, según podemos observar en la siguiente imagen

Celdas Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos, las celdas siempre reflejan su posición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Toda información que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o información con los cuales se trabaja. Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localización exacta, cuando tenemos más de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificación de este rango, se puede reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la selección de la primera y última celda. 4

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes La identificación de rangos de celdas es muy útil cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, también sirve para dar un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando. Modificaciones Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuación:

 Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del número de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas óptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.

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2. Principales herramientas y ayudas Opciones de Autorelleno Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma más delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el día domingo, si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el día lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los números no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una 6

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes ligera modificación se puede conseguir obtener relleno con números consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el número 1 y en la siguiente el número 2, luego marcamos las dos celdas y con tinuamos con el procedimiento antes descrito, aparecerá entonces

Centrar datos en las celdas Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el ícono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de relleno También podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, p ara esto hacemos clic en el ícono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a 7

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes continuación

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos más apropiado dando un clic a la derecha del mismo ícono y observaremos lo siguiente:

Con un poco de práctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del menú INICIO o de cualquiera de los menús que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecerá un pequeño recuadro de texto donde se explica la función de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestión de práctica.

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3. Operaciones básicas. Suma, resta, multiplicación, división y exponenciación Operaciones básicas Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones básicas como son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación. Suma Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de sumar, es decir únicamente números, si introducimos un dato alfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación y el resultado que Excel dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula es erróneo. Suma de celdas individuales Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.

Suma utilizando icono de sumatoria Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

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Excel, además de sumar en forma vertical, también puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuación, la gráfica corresponde a la suma del rango A3:D3.

Resta Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, 10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicación Para obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

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División Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece =C4/C5.

Exponenciación Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también puede elevar a cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

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4. Software contable educativo desarrollado en Microsoft Excel Antecedentes El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros propósitos. La editorial Libros en Red, en cooperación con el autor del presente curso, lanzaron al mercado en el año 2003, el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñar un software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidades del usuario, vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona el sistema.[1] Introducción al Software Contable Como hemos observado en capítulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse más, dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propós itos: Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobación Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el programa. Diario General En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre el rango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo, este recuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite consultar desde la primera hasta la última cuenta. En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, más abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se llamará MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las columnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son: fecha, comprobante, códigos que al momento de digitarlos aparece en forma automática el nombre de la cuenta, descripción para colocar las referencias para 13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes cada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito. Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botón con el nombre de “Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este botón contiene una macro que se debe usar con cuidado, únicamente cuando ya se ha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que este botón se pueda activar, primero, hay que considerar la “advertencia de seguridad” que se encuentra sobre la barra de fórmulas, haciendo clic en “Opciones”, escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clic en “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes:

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En la celda F8, aparece en forma automática un mensaje de advertencia, como medida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores de los créditos en cada asiento contable. Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada asiento debe tener su propio número de comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD #). Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir todas las páginas que se hayan utilizado en el período contable, cabe anotar que en ocasiones no se utilizan todas las páginas del Diario, en ese caso solo se imprimirá las páginas utilizadas. Macro Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden accionarse con un botón o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carácter repetitivo. Libro Mayor Esta hoja sirve para reflejar los débitos y créditos de cada cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se p uede consultar directamente el saldo en cualquier momento del período contable, haciendo clic en la cuenta que se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o acreedor. Consta también de una celda para la fecha en la celda E2. Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a través 15

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo código.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el código 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botón “Presentar Mayor” y vamos a observar lo siguiente:

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Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos en la celda E5, esta consulta aparece a manera de “Vista preliminar”, si deseamos podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la página 1 hasta la página 1, en razón de que no so n muchos movimientos y no es necesario imprimir todas las páginas, pues sería algo innecesario. Balance de Comprobación Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren cuadrados, también nos permiten hacer una clasificación de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la información necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.

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Balance General Es la cuarta hoja donde se recoge la información exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, esta información la recupera el sistema de la hoja BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un mejor análisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.

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Estado de Resultados También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para determinar la utilidad o pérdida obtenida durante el período o ejercicio contable, en base a la información de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja BALANCE, la utilidad o pérdida obtenida es trasladada de forma automática al patrimonio del Balance General. Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.

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Es necesario indicar que todo este software contable está diseñado con fórmulas, códigos y más facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad. Cuando ya está listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo demás puede hacerlo el sistema como cualquier otro software contable como comprenderá el lector del presente curso, no podemos ahondar más en el tema, pero si anotar que el libro “Excel y Contabilidad” está al alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el portal de “Libros en red”. El libro indica paso a paso como se debe proceder para concluir con éxito el sistema. [1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 5. Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación Plan de Cuentas Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad. Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado. Requisitos del Plan de Cuentas Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de l a empresa.Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.[1] Estructura, clasificación y codificación Ejemplo: 1. ACTIVO  GRUPO 1.1. ACTIVO CORRIENTE SUBGRUPO 1.1.1. CAJA CUENTA 1.1.1.01 CAJA GENERAL SUBCUENTA Como podemos observar en el ejemplo anterior, l a estructura del plan de cuentas está dada en base a un grupo principal que puede ser: Activo,Pasivo,Patrimonio,Ingresos,Gastos. A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”. Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento. Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura: 2. PASIVO GRUPO 2.1. PASIVO CORRIENTE SUBGRUPO A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo: 2.1.1. CUENTAS POR PAGAR CUENTA 2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo: 2.1.1.01 CxP Luis Santacruz SUBCUENTA 2.1.1.02 CxP Gonzalo Peña SUBCUENTA Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuenta termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemos un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente mensaje: #N/A A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes MODELO S.A. PLAN DE CUENTAS FECHA

septiembre 7, 2009

1.  ACTIVO 1.1.  ACTIVO CORRIENTE 1.1.1.  CAJA, BANCOS 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL 1.1.1.10 CAJA GENERAL 1.1.1.20 CUENTA CONTROL 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL 1.1.2.  CTAS Y DTOS X COB CLIENTES 1.1.2.01 CLIENTES QUITO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL 1.1.2.03 CLIENTES CUENCA 1.1.2.04 CLIENTES MANTA 1.1.3.  (-)PROV CTAS INCOBRABLES 1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES 1.1.4.  OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS 1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES 1.1.5. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES 1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA 1.1.6.  IMPUESTOS ANTICIPADOS 1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE 1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA 1.1.6.03 IVA EN COMPRAS 1.1.7. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS 1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAÑA 1.1.8.  OTROS ACTIVOS CORRIENTES 1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO 1.2.  ACTIVO FIJO 1.2.1. TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES 1.2.1.01 TERRENO 1.2.2. MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO 1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES 1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA 22

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 1.2.3.  VEHICULOS 1.2.3.01 VEHICULOS 1.2.4.  OTROS ACTIVOS FIJOS 1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR 1.2.5.  (-)DEPRECIACION ACUMULADA 1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA 1.3.  ACTIVOS NO CORRIENTES 1.3.1. GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION 1.3.2. GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS 1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS 1.3.3.  OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES 1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA 1.3.4.  (-)AMORTIZACION ACUMULADA 1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA 2  PASIVO 2.1.  PASIVO CORRIENTE 2.1.1.  CUENTAS POR PAGAR 2.1.1.01 PROVEEDORES 2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR 2.1.2.  DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.3.  PROV SOCIALES POR PAGAR 2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO 2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO 2.1.3.03 VACACIONES 2.1.4.  OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS 2.1.4.01 APORTE PATRONAL 2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL 2.1.4.03 FONDO DE RESERVA 2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS 2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1% 2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2% 2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8% 2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25% 2.1.4.09 IVA EN VENTAS 2.1.4.10 RETENC. IVA 30% 2.1.4.11 RETENC. IVA 70% 2.1.4.12 RETENC. IVA 100% 2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS 2.1.5.  OTROS PASIVOS CORRIENTES 2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS 2.2. PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE 2.2.1.  CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO 2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO 2.2.2.  OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO 23

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 3.  PATRIMONIO 3.1.  PATRIMONIO NETO 3.1.1.  CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO 3.1.1.01 CAPITAL 3.1.2.  RESERVAS 3.1.2.01 RESERVA LEGAL 3.1.2.02 OTRAS RESERVAS 3.1.3. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS 3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO 4.  INGRESOS 4.1.  INGRESOS OPERACIONALES 4.1.1.  VENTAS GRAVADAS CON IVA 4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS 4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAÑA 4.1.2. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS 4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA 4.1.3.  EXPORTACIONES 4.1.3.01 EXPORTACIONES 4.1.4. (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS 4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS 4.2.  INGRESOS NO OPERACIONALES 4.2.1.  OTROS INGRESOS 4.2.1.01 INTERESES GANADOS 4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS 4.2.1.03 OTRAS RENTAS 5.  GASTOS 5.1.  COSTO DE VENTAS 5.1.1.  COSTO DE VENTAS 5.1.1.01 COSTO DE VENTAS 5.2.  GASTOS DE ADMINIST Y VTAS 5.2.1.  SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM 5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS 5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.1.04 VACACIONES 5.2.1.05 FONDO DE RESERVA 5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL 5.2.2. COMISIONES EN VTAS Y PUBL 5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS 5.2.2.02 PUBLICIDAD 5.2.3.  GASTOS DE GESTION 5.2.3.01 GESTIONES VARIAS 5.2.4.  AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX 5.2.4.01 AGUA 5.2.4.02 LUZ 24

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX 5.2.4.04 INTERNET 5.2.5. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP. 5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS. 5.2.6.  DEPREC DE BIENES Y AMORT. 5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS. 5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC. 5.2.6.03 AMORTIZACIONES 5.2.7.  CTAS INCOB Y BAJA DE INV. 5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES 5.2.8.  INTERESES Y COMISIONES 5.2.8.01 GASTO INTERESES 5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS 5.2.9.  OTROS GTOS DE ADM Y VTAS. 5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE 5.2.9.02 ARRIENDOS 5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE 5.2.9.04 TRANSPORTE 5.3.  GASTOS NO OPERACIONALES 5.3.1.  PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS 5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ. 5.3.2.  OTROS GASTOS NO OPERACNLS 5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS [1] http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basica-plan_de_cuentas/12594-6

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6. Contabilidad especializada. Las operaciones comerciales Contabilidad especializada Por cuanto la Contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas. Se puede considerar como especializaciones, las siguientes: Contabilidad de CostosContabilidad GubernamentalContabilidad BancariaContabilidad AgropecuariaContabilidad de SegurosContabilidad HoteleraContabilidad PetroleraContabilidad Hospitalaria, etc. [1] Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas, en especial a nivel de cuentas y subcuentas, aunque en términos generales pueden conservar los grupos principales de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general. En consecuencia se originan diversas ramas, de las cuales las más importantes son: Contabilidad Financiera Sistema de información que expresa en términos c uantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización. Contabilidad Administrativa Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, con orientación pragmática destinada a fac ilitar, las funciones administrativas de planeación y control así como la toma de decisiones. Contabilidad Fiscal Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las o bligaciones tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco. [2] Las operaciones comerciales Denominadas también transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer las necesidades de la colectividad. Toda transacción tiene dos partes, una que entrega y otra que recibe, por valores equivalentes, este intercambio requiere una constancia, la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base de los registros contables. Esta documentación se debe archivar adecuadamente. El comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus negocios, y diez años después. 26

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes La especialización de la Contabilidad, posibilita que tenga en cada caso su forma particular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Agropecuaria, aunque los principios son los mismos. Por citar un ejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilización de la cuenta Inventario de Productos en Proceso, para acumular en esta los productos que se encuentran en proceso de fabricación, mientras que en la Contabilidad Agropecuaria, existe una cuenta para describir una situación similar con la cuenta Cosechas Pendientes. Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial por ejemplo, cuando se compensa el desempeño de sus empleados y se aplica un “bono de cumplimiento”, por el mismo concepto en una empresa de transporte aéreo para compensar el desempeño de los tripulantes, se aplica el concepto “bono por millaje”. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresas dependiendo de la especialización de la Contabilidad que se vaya a aplicar. [1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edición, Pág. 3 [2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pág. 3

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7. Cuentas y documentos por cobrar Cuentas por Cobrar Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por el otorgamiento de crédito sin documentos para el cobro, es decir se basa más, en la confianza que existe entre las partes para recuperar los valores por ventas realizadas o por la prestación de algún servicio. Clasificación de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario. Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o pérdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos. Cuentas Incobrables Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto. Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son: 1-Método del % de las Ventas Netas a Crédito. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos:  Ventas a crédito 725,000.00  Estimación de Cuentas  Incobrables (725,000.00 x .002)14,500.00  Valor neto 710,500.00

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2-Método del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crédito) Ejemplo: Veamos:  Ventas a crédito 725,000.00  Estimación de Cuentas   Incobrables (725,000 .00 x .002)14,500.00  Valor neto 710,500.00 3-Método del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en forma individual por cada cliente). Casa Real, S.A. 257,000.00 (5%) Casa Pérez 200,000.00 (3%) Casa el Toro 200,000.00 (5%)

Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de aparecer en el renglón del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el mayor general debe aparecer en 0.

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Documentos por Cobrar Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se solicita al cliente que firme un documento denominado pagare. Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negoc iables entre lo que tenemos: El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada futura. La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora. Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas: Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360) Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de interés y la fecha de vencimiento. Documentos por Cobrar descontados Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado. Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Este debe presentarse en el balance general como una deducción de los documentos por cobrar.

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8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pago efectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo. Principios y Procedimientos de Control Interno Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables de la empresa y de los proveedores.Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de cada factura, su correspondiente Informe de Recepción(cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las facturas con el sello de “Pagado”.Es preciso mantener al día los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por la Dirección.Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.[1] Procedimientos de Comprobación Interna Cuentas por Pagar Corto Plazo Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).Análisis por edades determinando las deudas vencidas (más de 30 días).Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas.Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago. Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.Análisis por edades 31

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2] Documentos por Pagar De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés o letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito, igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firma de pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de los valores por los cuales nos han concedido el crédito. Letra de cambio Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de dinero en el tiempo señalado.[3] [1] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [2] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar [3] http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio

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9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para futuras capitalizaciones Cuentas por Pagar a Accionistas Cuando una empresa es nueva, suele suceder que necesita más inyección de capitales para poder continuar con sus operaciones, generalmente por tratarse de una empresa nueva, los bancos o instituciones financieras consideran que estas empresas no son sujetos de crédito, por tanto no tienen acceso a los créditos que estas instituciones otorgan, por esta razón es necesario convocar a una reunión de los accionistas para tratar este particular. Por lo general son los accionistas quienes deben prestar sus aportes económicos para que la empresa siga adelante, es entonces cuando se hace necesario abrir en la Contabilidad, una cuenta denominada “Cuentas por Pagar a Accionistas” con la finalidad de registrar los aportes que realicen los socios para que la empresa pueda continuar operando. Para ilustrar de mejor manera esta situación, vamos a suponer que el señor Ivan Martinez, socio de la empresa Modelo S.A. decide aportar con $ 5.000 para inyectar mas fondos al negocio. El asiento contable se mostraría de la siguiente manera:

Es conveniente que por cada aportación se realice un asiento diferente, para llevar un registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro. Cuando ya se realice la devolución de estos valores, el asiento contable sería es siguiente:

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Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de una empresa nueva y aún no llega al punto de equilibrio (punto en el cual los ingresos generados son iguales a los gastos incurridos), cobran intereses sobre estas aportaciones, en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $ 10.000 por un período de 6 meses, el asiento como vemos registra una cuenta adicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750, valor que podemos calcular directamente en Excel en la celda E53, donde aplicamos la fórmula: =10000*15%*180/360

Aportes para futuras capitalizaciones Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunos accionistas les interesa que estos aportes, formen parte de futuras capitalizaciones, es decir estos fondos a futuro, pasarán a formar parte del capital y se incrementará el patrimonio. Para continuar con nuestro ejemplo, los mismos aportes del so cio Sr. Iván Martínez, vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES.

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Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa, el registro contable será el siguiente:

Con este asiento la cuenta 2.2.1.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES se cierra y se incrementa la cuenta 3.1.1.01 CAPITAL.

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10. Consultas del mayor general y balance de comprobación Consultas del Mayor General Para que una Contabilidad pueda proveer una información actualizada, es necesario realizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General, también para asegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Como mencionamos en su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T, sin embargo este método dificulta entre otras cosas, el que se pueda apreciar inmediatamente los saldos, es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel, cuenta con todas las columnas necesarias para brindar una información mas amplia a cerca de cada cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, Detalle, Código, Débitos, Créditos y Saldo. A continuación vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA.

Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de los dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre el riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarrearía problemas a la entidad. Es necesario realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma información se refleje en el Mayor, como vemos en la gráfica anterior existe un registro cronológico de los cheques emitidos, así como también de los depósitos realizados en la cuenta BANCO DEL PICHINCHA. De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos información, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y según normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos, como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente. 36


Consultas al Balance de Comprobación De igual forma cuando requerimos observar varias cuen tas, podemos dirigirnos a la Hoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma más panorámica algunas cuentas y hacer una evaluación de cómo se encuentra la entidad en un momento dado, en la gráfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.

Aquí podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto de 100,00 dólares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de 19.990,00 dólares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL PICHINCHA tenemos 44.187,93 dólares, también vemos que a nuestros CLIENTES de QUITO hemos cobrado los $ 9.990,00 de crédito concedido. Hemos entregado ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $ 2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas y cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general de cómo está marchando la empresa. En esta hoja también podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupación de valores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la Contabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que: CODIGOCUENTANIVEL 

 37

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes 1. ACTIVO PRIMERO 1.1. ACTIVO CORRIENTE SEGUNDO 1.1.1. CAJA, BANCOS TERCERO 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO CUARTO 1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL CUARTO 1.1.1.10 CAJA GENERAL CUARTO 1.1.1.20 CUENTA CONTROL CUARTO 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA CUARTO 1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO CUARTO 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL CUARTO 1.1.2. CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES TERCERO 1.1.2.01 CLIENTES QUITO CUARTO 1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL CUARTO Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirlo así, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercer nivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de Comprobación de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, más CAJA GENERAL $ 19.990,00, más BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $ 64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel. Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de las cuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, por último los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO. Toda esta clasificación permite al final del Balance de Comprobación, verificar que los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisión, hemos obtenido Utilidad o Pérdida, como podemos observar en la siguiente imagen.

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