METODE PERSIDANGAN
Metode berarti cara. Sedangkan persidangan dapat diartikan sebagai suatu forum yang menyelesaikan atau memecahkan suatu masalah. Jadi pengertian dari metode persidangan itu sendiri adalah cara menyelesaikan suatu masalah dalam suatu forum berdasarkan hal / agenda yang telah dijadwalkan / dirumuskan sebelumnya.
Dalam membahas metode persidangan, kita tidak hanya membicarakan tentang bentuk persidangan / model forum, namun juga kita harus mengetahui macam-macam persidangan. Ada 2 macam sidang, yaitu:
1.Sidang formal
Dalam sidang formal, semua komponen-komponen sidang harus terpenuhi.
2.Sidang informal
Sedangkan dalam sidang informal, tidak harus memenuhi semua komponen sidang.
Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.
Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
1. Pimpinan sidang (stering comitte)
adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang.
Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang,atau dari ke tiga ini dikatakan persidium sindang sementara yakni :
pimpinan sidang ketua,
pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan;
dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.
2. Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.
3. Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
4. Perangkat sidang
Atau pendukung lainnya adalah palu sidang, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni :
Ketukan 1 : Mensahkan keputusan sementara, pencabutan skorsing sidang (jangka pendek dalam artian tidak lebih dari 15 menit ), tinjauan kembali (peka)
Ketukan 2 : Menskorsing sidang, pencabutan skorsing sidang (jangka lama dalam artian pending atau telah melebih waktu 2x 15 menit)
Ketukan 3 : Mensahkan keputusan akhir sidang, menetapkan keputusan konsideran (ketetapan hasil sidang) membuka dan menutup persidangan (ceremonial dgan mengunakan keyakinan dan kepercayaan masing- masing) secara resmi dan keseluruhan
Ketukan berulang-ulang atau ketukan tak beraturan : Menenangkan peserta sidang (forum dalam keadaan darurat)
Istilah – istilah dalam Persidangan
1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis.
Contoh ; ISOMA, kebakaran dsb.
2. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.
4. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
a. Interupsi Poin of Order
Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas" sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.
b. Interupsi Poin of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.
c. Interupsi Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
d. Interupsi Poin of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
8. Prosiding = Hasil ketetapan sidang/Musyawarah yang telah di bukukan (bersifat tertulis)
9. Konsideran = (Bagian) Surat keputusan
BENTUK SIDANG
Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain yaitu:
Bentuk U / tapal kuda
Merupakan bentuka persidangan yang paling efektif karena semua peserta sidang bisa benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk persidangan ini.
Bentuk lingkaran
Bentuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat debedakan secara tegas antara pemateri, moderator, dan notulen dengan para peserta sidang. Contoh forum yang pernah menggunakan bentul persidangan seperti ini yaitu Konferensi Meja Bundar (KMB).
Bentuk berpanjar
Kelemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut. Contohnya yaitu pada acara-acara seminar pada umumnya.
Bentuk komisi
Untuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang berdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari pemateri sidang maupun pesertanya.
Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan apabila
Terdapat permasalahan
Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum
Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang
Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai
Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu.
Terdapat keputusan.
Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan
Sebagai alat Pemecahan Masalah
Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran
Ciri khas masyarakat intelektual
Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus
Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif
Menghindari timbulnya masalah baru
Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen".
Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang
Demi kenyamanan bersidang
METODE PERSIDANGAN
A. Pendahuluan
Pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah organisasi merupakan suatu hal yang sangat penting, apabila organisasi tersebut ditimpang berbagai macam persoalan yang sangat mengancam stabitasnya kelangsungan sebuah organisasi. Setiap organisasi tentu saja mempunyai tujuan yang berbeda-beda, namun dalam pengambilan keputusan tidak terlepas dari yang namanya secara demokrasi. Sebuah organisasi yang memiliki warna demokrasi. Lebih-lebih dalam organisasi kemahasiswaan, proses decision making selalu dilakukan secara musyawarah mufakat antar anggota ataupun antar pengurus.
B. Pengertian
Untuk menjelaskan sesuatu biasa digunakan dengan dua cara yaitu:
Secara etimologi (asal kata)
Secara terminologi (istilah)
1. Metode
Kata metode yang berasal dari bahasa yunani:
Method: tata
Odhos : cara jadi secara istilah : tata cara
Kata lain dari metode:
-Teknik
-strategi
2. Persidangan
Secara etimologi:
Asal kata dari persidangan Per - sidang – an
Sidang adalah kata kerja, sedangkan per dan an merupakan kata keterangan bahwa sedang melakukan pekerjaan dalam sebuah sidang.
Secara terminologi
Sidang adalah proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih dengan musyawarh mufakat untuk menyelesaikan suatu masalah dengan syarat-syarat tertentu . adapun pengertian lain Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik.
keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
1. Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
2. Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik
C. Unsur-unsur persidangan
1. Pimpinan sidang
Ketua
Wakil ketua
notuler
2. Peserta sidang
3. Palu sidang
4. Agenda
5. Sarana dan prasarana
6. Dll
D. jenis-jenis persidangan
1. sidang formal
sidang yang memiliki dasar hukum dan syarat-syarat yang telah ditentukan.
1. Sidang paripurna
Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2. Sidang pleno
Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3. sidang komisi
Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
Anggota masing-masing Komisi adalah peserta penuh dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
4. sidang subkomisi
Adalah sidang yang lebih kecil dari sidang komisi karena tingkat kesulitannya permasalahan yang tinggi.
a. Ditinjau dari Jenis Peserta
Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll
b. Ditinjau dari Jenis Keputusan
Kongres, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, Pleno" dsb.
c. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan
Rapat Harian, Rapad dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb
sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi.
2. Sidang informal
Rapat Bidang
Rapat Pengurus
Rapat Panitia
Rapat Dewan
3. Sidang non formal
pertemuan yang tidak memiliki syarat-syarat tertentu
Beda Sidang dengan Diskusi
a. Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)
b. Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang sedangkan diskusi tidak)
c. Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)
d. Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)
E. Istilah-istilah persidangan
1. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
Macam – macam interupsi
Interupsi point of other
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang meminta bicara tentang persoalan yang sedang dibicarakan.
Interupsi out of other
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk berbicara tetapi diluar persoalan yang sedang dibicarakan.
Interupsi point of information
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberikan informasi kepada peserta sidang.
Interupsi point of correction
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk menelaskan atau meluruskan permasalahan yang sedang di bahas.
Interupsi point of privilaght (hak-hak istimewa)
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang apabila seorang merasa tersinggung oleh peserta sidang yang lain.
Interupsi inteknis
Yaitu memotong pembicaraan orang lain dan mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk membicarakan soal teknis persidangan dan teknis lain dalam persidangan.
2. Pending adalah menghentikan sidang yang tidak ditentukan waktunya.
3. Skorsing adalah menghentikan sidang dengan waktu yang ditentukan.
4. Lobying adalah merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang atau penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal
5. Voting adalah proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Quorum adalah syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
Catatan
- Tidak ada interupsi diatas interupsi
- Tidak ada interupsi disaat sunyi"
- Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat
F. Bentuk-bentuk persidangan
a. Bentuk banjar kebelakan:
b. Bentuk Shaf
c. Bentuk Huruf U :
d. Bentuk Lingkaran :
e. Bentuk Tapal Kuda :
"Garis Hitam adalah Posisi Pimpinan Sidang"
G. Ketukan palu dalam persidangan
Dalam pengambilan keputusan sering ditemukan dengan menggunakan ketukan: 3 – 1 - 3
1. 1 kali ketukan
o Menyerahkan/Menerima pimpinan sidang.
o Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang
o Menskorsing dan mencabut kembali skorsing sidang
o Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2. 3 kali ketukan
o Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
o Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang
Catatan : ketukan banyak adalah ketika forum dalam keadaan kurang kondusif (kacau)
&&&&&&&&&&&&
##################################################
TAMBAHAN
A. Hakekat Tekhnik dalam Persidangan
Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan.
Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah:
Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.
B. Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau…….
a. Terdapat permasalahan
b. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum
c. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang
d. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai
e. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu
f. Terdapat keputusan
C. Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?
a. Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif
b. Menghindari timbulnya masalah baru
c. Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen".
d. Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang
e. Demi kenyamanan bersidang
f. Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.
D. Tata Cara Memimpin Persidangan
a. Pemimpin sidang harus memperhatikan segala agenda acara, tata tertib, dan protokoler persidangan.
b. Membentuk kata pengantar yang singkat, padat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh peserta sidang.
c. Jika terjadi ketegangan ataupun perselisihan berupaya memberikan penjelasan secara proporsional mengenai masalah yang dibahas.
d. Memberikan sanksi jika ada yang melanggar tata tertib sidang dengan tegas dan adil.
e. Membuat kesimpulan dari keseluruhan acara persidangan.
Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya. Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan. Pimpinan sidang terpilih dapat dipilih lebih dari satu orang dan hendaknya dipilih lebih dari satu agar bergantian memimpin.
E. Persidangan dalam Kontek Musyawarah
Secara etimologi siding menunjukkan pada subjek yang terlibat dalam suatu pertemuan yang resmi seperti sidang pimpinan/anggota, sidang hakim, sidang jum'at dan sebagainya. Tujuan yang hendak dicapai dalam persidangan adalah usaha komunikasi guna mencapai kesepakatan tertentu yang bermuara pada proses pencapaian tujuan organisasi secara mufakat. Persidangan yang dilaksanakan melalui jalan musyawarah tersebut menuntut adanya kesepakatan-kesepakatan yang telah disetujui bersama oleh peserta sidang.
Sidang atau musyawarah atau rapat adalah suatu pertemuan untuk memutuskan suatu perkara atau masalah. Persidangan diartikan sebagai suatu forum yang dilaksanakan secara formal oleh suatu lembaga, organisasi atau unit-unit lain dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggung jawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya. Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi. Jadi persidangan sifatnya lebih formal dan isi pembicaraannya lebih bersifat politik legal serta menghasilkan keputusan-keputusan politik yang mengikat banyak orang serta kepentingan.
Persidangan biasanya sangat alot, karena isi pembicaraan begitu komplek serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai. Selain itu dikarenakan banyaknya kepentingan yang muncul sehingga tidak heran apabila suatu persidangan sangat alot dan kecenderungan panas yang mengundang kontak fisik. Gesekan-gesekan dalam situasi persidangan adalah suatu hal yang biasa karena didalamnya terjadi proses dialog atau debat untuk merasionalkan suatu hal sehingga sering pula persidangan disebut "perang dingin atau perangkata".
F. Syarat-syarat Presidium Sidang :
Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
G. Sikap Presidium Sidang :
Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
H. Quorum dan Pengambilan Keputusan
Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
I. Pelaksanaan Interupsi :
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
J. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.
K. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain
Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya
mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.
Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.
Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.
Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.
Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
Perangkat pendukung lainnya adalah palu siding, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.
Metode persidangan adalah langkah-langkah yang ditempuh untuk memperoleh hasil persidangan.
METODE PERSIDANGAN
(Tinjauan Komprehensif Untuk Organisasi Formal)
A. Pengertian Persidangan
Sidang : Rapat, Rembuk, Musyawarah dalam situasi formal.
Beda Sidang dengan Diskusi
Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)
Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang)
Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)
Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)
B. Hakekat Tekhnik dalam Persidangan
Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan.
Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah:
Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.
C. Bentuk – Bentuk Persidangan
1. Ditinjau dari Jenis Peserta
Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll
2. Ditinjau dari Jenis Keputusan
Kongres, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, rapat Pleno" dsb.
3. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan
Rapat Harian, Rapad dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb
D. Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau…….
1. Terdapat permasalahan
2. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum
3. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang
4. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai
5. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu.
6. Terdapat keputusan.
E. Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan
1. Sebagai alat Pemecahan Masalah
2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran
3. Ciri khas masyarakat intelektual
F. Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?
· Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif
· Menghindari timbulnya masalah baru
· Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen".
· Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang
· Demi kenyamanan bersidang
Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.
G. Istilah – istilah dalam Persidangan
Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip. Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.
Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.
Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
Interupsi Poin of Order. Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas" sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.
Interupsi Poin of Clarification. Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.
Interupsi Poin of Information. Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
Interupsi Poin of Personal Previllage. Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
Catatan
· Tidak ada interupsi diatas interupsi
· Tidak ada interupsi disaat sunyi"
· Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat
Apa Pengertian Persidangan?
Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan dan aturan-aturan yang jelas. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.
Unsur-unsur persidangan:
Presidium sidang
Presidium sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).
Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti aturan yang disepakati bersama.
Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.
Peserta sidang
Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah di sepakati
Peserta sidang biasanya tediri dari peserta aktif, pasif dan peninjau
Hak dan kewajiban peserta:
i.Hak Peserta Penuh
1.Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.
2.Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan.
3.Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan.
4.Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
ii.Hak Peserta Peninjau.
1.Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak bicara
iii.Kewajiban peserta penuh dan peninjau
1.Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan.
2.Menjaga ketenangan persidangan.
3.Berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang di bicarakan dan ikut serta ikut menyumbang buah fikiran yang positif dan bermanfaat
Notulen sidang
Notulen sidang bertugas untuk mencatat segala sesuatu yang terjadi pada rapat.
Notulen sidang dipilih dari dan oleh peserta melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah (Steering Committee).
Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat sidang dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam masyarakat.
Sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan usulan peserta
Istilah-istilah dalam Persidangan
1.Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
2.Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.
3.Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpinan sidang.
4.Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5.Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6.Deadlock, adalah kondisi dimana musyawarah tidak menemukan kata sepakat.
7.Walkout, yaitu saat dimana peserta sidang keluar ruangan dengan alasan tidak menyetujui keputusan sidang.
8.Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
9.Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
10.Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis).
11.Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.
12.PK/Peninjauan Kemballi, yaitu me-review keputusan yang telah disepakati untuk melakukan perbaikan atau perubahan.
13.Opsi, yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan suatu keputusan.
14.Afirmasi, adalah pendapat yang di sampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat pendapat yang telah di kemukakan sebelumnya.
15.Rasionalisai, adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan penjelasan logis terhadap pendapatnya.
Aturan Ketuk Palu
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan jumlah ketukannya.
1.Satu Kali Ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang;
b.Mengesahkan keputusan poin perpoin (keputusan sementara);
c.Menskorsing dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama, sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang;
d.Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
e.Memberi peringatan kepada peserta sidang.
2.Dua Kali Ketukan
a.Menskorsing atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya untuk lobbying, istrahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit, dan sebagainya
3.Tiga Kali Ketukan
a.Membuka atau menutup sidang secara resmi
b.Mengesahkan putusan final atau akhir sidang.
4.Ketukan Berulang-ulang
a.Menenangkan peserta sidang atau forum.
Jenis-Jenis Sidang
Ada beberapa jenis persidangan yang dikenal dalam setiap organisasi, yaitu:
Sidang Pleno
Sidang pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau;
Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang;
Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi itu.
Sidang Komisi
Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing komisi;
Anggota masing-masing komisi adalah peserta penuh dan atau peserta peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno;
Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu oleh Sekretaris Sidang Komisi;
Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota komisi dalam komisi tersebut;
Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari komisi yang bersangkutan.
Alat –alat persidangan
Palu Sidang
Pengeras Suara
LCD Proyektor
Macam-Macam Interupsi (Interruption)
Interruption Point of Order
Dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya pesidangan. (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten).
Interruption Point of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi, agar tidak terjadi pendangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
Interruption Point of Information
Dilakukan untuk menyampaiakan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya teknis.
Interruption Point of Personal Privilege
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar substansi permasalahan.
Interruption of Explanation
Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.
Pelaksanaan Interupsi
Interupsi dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah minta izin dari presidium sidang.
Interupsi di atas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan/atau Peserta Sidang.
