METODE BENCHMARK
DISUSUN OLEH : AKHMAD SAYUTI 2971015027 TEKNIK MESIN
INSTITUT TEKNOLOGI BUDI UTOMO PONDOK KOPI – JAKARTA
1. Definisi Metode Benhmarking
Terdapat salah satu pertanyaan yang sering kita dengar di salah satu perusahaan ataupun instansi yang bergerak di bidang jasa atau produk, yakni terkait dengan kemampuan mengukur pencapaian kinerja bagi suatu perusahaan atau instansi tersebut. Bagaimana suatu perusahaan mengukur pencapaian kinerjanya dengan baik, khususnya agar mampu bersaing dalam industri, kalau tidak melakukan studi perbandingan dengan aktivitas bisnis pada perusahaan lain yang sejenis. Benchmark adalah sebuah metode peningkatan kinerja secara sistematis dan logis melalui pengukuran dan perbandingan kinerja dan kemudian menggunakannya untuk meningkatkan kinerja Banyak istilah atau pengertian terkait dengan metode benchmark, dalam buku lain Benchmarking adalah suatu proses yang biasa digunakan dalam manajemen atau umumnya manajemen strategi, dimana suatu unit / bagian / organisasi mengukur dan membandingkan kinerjanya terhadap aktivitas atau kegiatan serupa unit / bagian / organisasi lain yang sejenis baik secara internal maupun eksternal.
2. Jenis Benchmarking
Metode peningkatan kinerja yang dilakukan melalui Benchmark pada umumnya meliputi pengukuran dan perbandingan kinerja terhadap : 1. Bagaimana melakukan perbandingannya 2. Pihak mana yang lebih baik 3. Mengapa pihak lain lebih baik 4. Tindakan apa yang perlu ditingkatkan Dalam praktek pengukurannya, ada 3 jenis benchmarking yang dikenal selama ini, yaitu: 1. Internal : yaitu pengukuran dan perbandingan kinerja antar proses atau produk dalam organisasi itu sendiri 2. Competitive : yaitu pengukuran dan perbandingan kinerja yang berfokus pada produk dan proses yang setara dengan competitor 3.Functional : yaitu pengukuran dan perbandingan kinerja yang berfokus pada fungsi generik, seperti pemrosesan order nasabah
3. Manfaat Benchmark
Dari hasil benchmarking, suatu organisasi dapat memperoleh gambaran yg dalam (insight) mengenai kondisi kinerja organisasi sehingga dapat mengadopsi best practice untuk meraih sasaran yang diinginkan. Kegiatan benchmarking tidaklah harus peristiwa yang dilakukan satu kali waktu, namun bisa juga merupakan kegiatan berkesinambungan sehingga organisasi dapat memperoleh manfaat dalam meraih praktek aktifitas organisasi yang terbaik untuk mereka. Benchmarking dapat diartikan sebagai metode sistematis untuk mengidentifikasi, memahami, dan secara kreatif mengembangkan proses, produk, layanan, untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Manfaat bagi perusahaan dengan mengembangkan benchmarking, antara lain: a. b. c. d.
Untuk menetapkan sasaran yang menantang dan realistis Untuk menentukan bagaimana sasaran dapat dicapai Perlunya adanya terobosan peningkatan dalam organisasi Perlunya memperoleh ide-ide baru
4. Metode benchmark
Secara umum tahap-tahap pelaksanaan dalam benchmarking dapat disampaikan sebagai berikut : benchmarking dan 1. Merencanakan proses karakterisasi target yang akan di-benchmark
2. Pengumpulan
dan
analisis
3. Pengumpulan
dan
analisis
kinerja
target
4. Peningkatan 5. Peningkatan
secara
data data
internal eksternal
benchmarking
berkelanjutan
Adapun tahap-tahap dalam proses transfer atau benchmark adalah : 1) Inisiasi – meliputi semua hal yang membawa kepada keputusan mengenai perlunya untuk mentransfer praktek, seperti penemuan, ataupun proses kerja yang efektif dalam sebuah organisasi. 2) Implementasi – aliran sumber daya antara penerima dan unit sumber, hubungan sosial terjalin, dan upaya-upaya untuk melakukan transfer sudah lebih dapat benchmark diterima oleh pelaku
3) Ramp-up – dimulai ketika penerima mulai menggunakan pengetahuan yang diperoleh, dengan cara mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang tak terduga, sehingga kinerja meningkat secara bertahap 4) Integrasi – dimulai ketika penerima menerima hasil yang memuaskan dengan penggunaan pengetahuan yang diperoleh, dan terjadi proses institusionalisasi pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh Proses benchmark bukan menyontek, tetapi membandingkan keberadaan suatu proses di satu pihak dengan pihak lain yang melakukan proses yang sama. Hasil analisa yang diperoleh digunakan sebagai alat untuk melakukan perbaikan sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja. Silakan mencoba melakukan benchmark, pasti banyak perubahan positif yang bisa diterapkan di dalam organisasi anda.
Proses benchmarking memiliki beberapa metode. Salah satu metode yang paling terkenal dan banyak diadopsi oleh organisasi adalah metode 12, yang diperkenalkan oleh Robert Camp, dalam bukunya The search for industry best practices that lead to superior performance. Productivity Press .1989. Langkah metode 12 terlalu luas untuk dijabarkan. Agar mudah, metode 12 tersebut bisa diringkas menjadi 6 bagian utama
5.Kendala Proses Benchmark
Berhubung proses identifikasi dan transfer praktek bisnis cenderung memakan waktu (time consuming) , maka kendala yang terutama dalam melakukan benchmarking adalah kurangnya motivasi untuk mengadopsi praktek bisnis, kurangnya informasi yang memadai mengenai cara adaptasi dan penggunaannya secara efektif dan kurangnya kapasitas (sumberdaya ataupun keterampilan) dalam penyerapan praktek bisnis Kebanyakan orang mempunyai kecenderungan untuk belajar, membagi pengalaman, dan bertindak lebih baik. Kecenderungan ini dihalangi oleh sebab-sebab administratif, struktural, budaya yang berpengaruh negatif pada keseluruhan organisasi, antara lain: 1. Struktur organisasi silo, di mana masing-masing unit fokus pada tujuan sendiri, sehingga kepentingan bersama lebih dipandang dari sudut pandang masingmasing unit. 2. Budaya menghargai keahlian dan penciptaan pengetahuan lebih dominan dibanding budaya membagi keahlian. 3. Kurangnya kontak, hubungan dan perspektif bersama dalam suatu organisasi.
4. Sistem yang tidak memungkinkan atau menghargai upaya untuk melakukan knowledge sharing atau keterampilan
Faktor-faktor budaya yang menghambat proses knowledge sharing yaitu: - Kurangnya kepercayaan - Perbedaan budaya, kosa kata, dan kerangka berpikir - Kurangnya sarana baik waktu, tempat pertemuan, kesempatan untuk menampung ide-ide yang menunjang produktivitas - Penghargaan atau status tetap dimiliki oleh unit yang di-benchmark - Kurangnya kapasitas untuk menyerap pengetahuan - Kepercayaan bahwa pengetahuan tetap dimiliki oleh unit yang di-benchmark , atau sindrom “bukan hasil karya unit kami” - Kurang toleransi terhadap kesalahan atau dalam membutuhkan pertolongan
